tutorial para fiscalizar y vigilar cooperativas
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SOTO SISTEMAS S.A. AUDITORES Y ASESORES
RNC 00102008422
CURSO TALLER DIRIGENTES COOPERATIVA PROFESIONALES INDEPENDIENTES
TEMA: DIRECCION ,ADMINISTRACION, Y CONTABILIDAD COOPERATIVA
REGISTRO Y SUPERVISION DE OPERACIONES
DIRIGIDO A:Dirigentes, Tesorera(o), empleados del área de Caja, Contabilidad, Nominas, Recursos Humanos, Cómputos, Prestamos:
DURACION: 3 horas.
IMPARTIDO POR: Lic. Victor Soto
LUGAR:
DURACION: Este curso está diseñado para ser impartido en 3 horas de 3 a 6 pm con 1 receso a las 4:45 pm .
COSTO: El costo es de 4,000.00 incluye un ejemplar del material de apoyo para que sea reproducido por el que monta el curso.
TEMATICA Y CONTENIDO:
1-Registro de participantes
2-Introduccion y desarrollo
3-Receso …………………….
4-Estudio de casos….……..
6-Conclusion………………..
Cuando los dirigentes sonelectos para desempeñar cargosdeben ser preparadosadecuadamente para que puedansupervisar las operaciones de sucooperativa para evitar que otroshagan su trabajo y que luego nosean señalados por violacionesde controles administrativos ycontables por desconocimiento.
En este curso el dirigenteconocerá una técnica de cómosupervisar las operaciones de suorganización.
1- EFECTIVO:
• A- Hacer una revisión de los recibos de ingresos que se elaboran en caja recibiendo
dinero o cheques.
• B- Cotejar los valores depositados con los recibos, verificar secuencia numérica
y si el valor depositado es igual al que se recibió.
C- Verificar que el boucher del Banco tenga el sello de recibido por el Banco y que la cuenta sea de la Cooperativa.
• D- Verificar si se registró el depósito en el libro Banco y si se lleva registro de los recibos de ingresos
E- Ver que los recibos sean aplicados a los auxiliares que correspondan.
• F- Observar si el cajero firma el recibo de ingreso.
• G-Verificar que se archivan estos por meses.
2- CHEQUES:
• A- Revisar que tengan los soportes que avalan la erogación.
• B- Ver si los soportes tienen el sello de pagado.
• C- Revisar si los cheques son debidamenteregistrados en el libro banco y conciliados.
• D- Ver si los cheques son autorizados por solicitudes antes de ser confeccionados.
• E- Revisar si son codificados por contabilidad para llevar las cuentas a donde corresponde.
F- Observar si estos tienen anexo cotizaciones cuando son ompras.
• G- Revisar si los expedientes copias son archivados con los soportes por meses.
3- AHORROS:
• A- Revisar si los ahorros son registrados en un auxiliar.
• B- Chequear si los auxiliares son balanceados
periódicamente.
C- Revisar si los balances de ahorros son
pasados a las libretas de los socios.
• D- Ver si se elabora una relación de socios
con los balances de ahorros por año.
• E- Verificar si las cuotas ahorradas por
los socios coinciden con las registradas
en sus auxiliares y libretas.
F- Revisar si cuando el socio renuncia se cierra el auxiliar con la devolución de sus ahorros.
4- CUENTAS Y PRÉSTAMOS POR
COBRAR
• A- Revisar que se vigilen los vencimientos de préstamos o cuentas por cobrar a socios, empleados y funcionarios.
B- Chequear que se cancelen los expedientes de préstamos y cuentas saldadas.
• C- Verificar si se le amortizan adecuadamente los pagos en los balances de los socios y que estén registrados en su auxiliar y su libreta.
• D- Revisar si se separan los intereses generados por cada cuota y si están registrados
como tal.
E- Solicitar a los auditores queelaboren en su auditoría laconfirmación de balances con lossocios para verificar si el balanceque tiene el socio en su libreta es elmismo que está en los auxiliarescontables.
• F- Revisar si se cumple con elartículo 62 del reglamento de la ley127 de la creación de la reservapara cuentas incobrablesconsistente en el uno % (1%) de lasoperaciones brutas durante el año
de los créditos o préstamosejecutados
(solo en los casos de lascooperativas
de ahorro y crédito) que
dice “Toda
cooperativa que conceda crédito a sus asociados establecerá una reserva para cuentas incobrables no menor del cinco porciento (5%) de los intereses percibidos
por dichos créditos”.
G- Revisar si se cumple con el procedimiento de enviar a cuentas incobrables los balances de socios morosos que no pueden ser recuperados por
la cooperativa en el tiempo establecido en el manual de procedimiento contable.
• H- Chequear si en el auxiliar y la libreta se registra el excedente distribuido según asamblea a cada socio por el patrocinio de este en sus operaciones de créditos o servicios en caso que la asamblea haya acordado ponerlo en la libreta.
A continuación presento un método para
diagnosticar empresas cooperativas, este procedimiento
le permite a cualquier persona con un simple
cuestionario determinar si la cooperativa tiene
indicios o focos de corrupción y si esta se encuentra
en una situación de intervención por mal manejo de
sus operaciones.
DIAGNOSTICO
Después de usted ver los
puntos claves en que se debe
insistir en la revisión de libros usted esta preparado
para saber si su cooperativa
esta en condiciones para garantizar el ahorro de los socios, a continuación se
elabora un cuestionario el cual debe ser contestado para saber las condiciones de su cooperativa
A-RECIBOS DE INGRESOS
1-Están prenumerados?
2-Tienen copia?
3-El cajero los firma?
4-Están codificados por contabilidad?
5-Son archivados por meses secuencialmente?
6-Hay talonarios en existencia?
7-Son registrados en un libro o sistema
B-DEPÓSITOS
1-Son depositados antes de 48 horas?
2-Están sellados por el cajero del banco ?
3-Cuadran con los recibos de ingresos anexo?.
4-Son archivados con los recibos de ingresos?
5-La tesorera lleva control de los depósitos?
C-CAJA CHICA
1-Contabilidad realiza arqueos periódicos?
2- Los comprobantes tienen firma de autorización?
3-Hay un máximo a girar del fondo?
4-Los comprobantes y facturas tienen sello de "pagado"?
5-Se hace una relación de
gastos al reponer el fondo?
D-CHEQUES
1-Se registran secuencialmente
2-Tienen copias?
3-Firman mas de una persona?
4-Se archivan en orden?
5-Tienen solicitud de cheque autorizada anexo?
6-Tienen sus soportes anexos?
7-Se concilian mensualmente?
E-CONCILIACIÓN LIBRO BANCOS
1-Se llevan ordenadas por meses?
2-Cuadran los bces en libros con bce banco?
3-Se le da seguimiento a las diferencias con el banco?
4-Se elabora un balance diario de disponibilidades de bco?
F-AUXILIARES DE AHORROS
1-Son balanceados mensualmente?
2-Son conciliados con la libreta del socio?
2-Son conciliados con la libreta del socio?
3-Se elaboran relaciones anuales con el bce?
4-Se cancela el auxiliar cuando el socio sale de la coop?
G-CUENTAS POR COBRAR
1-Se registran los créditos con su cuota y fecha de vencimiento?
2-Se lleva actualizado el balance mensual del socio?
3-Los préstamos y créditos en exceso son analizados y aprobados?
4-El comité de crédito tiene control de todos los créditos?.
5-Se le da seguimiento a los créditos si son descontados a la fecha?
6-Los descuentos son cuadrados con los cheques recibidos y lo enviado?
7-El expediente de préstamo se le pone no. Ck y fecha al entregarlo?
H-ACTIVOS FIJOS
1-La compra de equipos tienen cotizaciones y orden de compra anexa?
2-Se firma recibido la factura en contabilidad cuando se compra?
3-Son marcados con un numero y registrado en el inventario?
4-Se le da salida con la anuencia de vigilancia cuando se daña un equipo?
5-Se calcula la depreciación correctamente de los activos?.
I-INVERSIONES
1-Son autorizadas por el Consejo de Administración?
2-Cuando son certificados se registra el interés que genera?.
3-Se dan informe del estado de las mismas a los funcionarios?
4-Están contempladas en el presupuesto anual?
J-DEL PERSONAL
1-Tienen contrato elaborado?
2-Existe un manual de personal?
3-Se lleva control de salida y entrada del personal?
4-Se ejecutan las sanciones al empleado que viola reglamentos?
5-Se eligen por concurso?
6-Están registrados en la Secretaria de Trabajo y Seguridad Social
K-ESTADOS FINANCIEROS
1-Elaboran estados financieros cada 3 meses?
2-Los estados son discutidos por funcionarios?
3-Se envían los estados trimestralmete al IDECOOP?
4-Son auditados por Auditores externos?
M-EXCEDENTES Y RESERVAS.
1-Se calculan los excedentes anuales de los socios ?
2-Existe una relación de los intereses pagados por año del socio?
3-Se separa según la ley las reservas después de los excedentes?
PUNTUACION FINAL SOTO SIS
A CADA PREGUNTA QUE SEA POSITIVA CONCEDER 5 PTOS Y SI ES NEGATIVO QUITAR 5 PTOS SON 69 PREGUNTAS
Si su puntuación es de 650 a 690 Su cooperativa es un modelo, se deben mantener los procesos
Si la puntuación es de 500 a 649 La cooperativa esta en progreso se deben mejorar los controles
Si la puntuación es de 400 a 499 Lanzar un “Alerta” se pueden producir manejos inadecuados.
Si la Puntuación es de 200 a 399 Se debe convocar a asamblea-puede ser intervenida.
En el artículo 65 del reglamento de la ley 127
manda a que la cooperativa contrate los servicios de
un auditor para revisar las operaciones ya que el informe
o corte anual de la institución debe estar auditado
y dice así: “Toda cooperativa cuyas operaciones anuales
excedan de Doscientos cincuenta mil pesos (RD$
250,000.00) deberá usar los servicios de un auditor
que podrá ser contratado a través de las federaciones
o de la Confederación. El auditor debe ser Contador
Público Autorizado”. En los artículos anteriores 64 y
63 se le da potestad para que la cooperativa envíe sus
informes o cortes IDECOOP para que el departamento
de fiscalización certifique mediante recibo la recepción
del mismo revisará cualquier diferencia notoria antes
Toda cooperativa que cae en la escala que señala
el artículo 65 del reglamento al que se hace mención
más arriba debe contratar una firma de auditores y
para ello es necesario cumplir con el procedimiento de
sometimiento de ternas, esto es, se llama a concurso
a varias firmas reconocidas para que éstas hagan un
levantamiento de las informaciones y hagan sus propuestas
, el mínimo de firmas a recibir son 3 y de estas
se escoge una firma de solvencia moral y sobretodo
que tenga experiencia en el área de cooperativas para
lo cual debe presentar en la propuesta referencias de
otras cooperativas donde hayan hecho este trabajo,
para la selección de la firma se debe tener en cuenta
el alcance del trabajo que estos deben hacer, pues,
hay firmas de auditores que revisan las operaciones
y dejan intactas áreas importantes como la revisión
minuciosa de los balances de ahorros y préstamos y
a veces no realizan el trabajo de conciliación de estos
balances con los socios lo cual hay que recordarles lo
importante de este renglón.
La selección de la firma de auditores debe
hacerse 3 meses antes de finalizar el periodo fiscal y
tratar de que estos cubran algunas operaciones antes
del corte como son los inventarios de activos fijos y
de mercancías cuando la cooperativa tiene tiendas o
negocios, esto le sirve para ir avanzando y cumplir
con el artículo 54 del reglamento que dice así
“La toma de los inventarios para preparar los balances y
estados financieros que sean sometidos a una Asamblea
General serán fiscalizados por el Consejo de
Vigilancia y el resultado de los mismos será anotado
en triplicado. El Consejo de Vigilancia iniciará cada
hoja de inventario y guardará para sus archivos una
copia del mismo”.
Muchos ejecutivos de cooperativas cometen el
error de prometer entregar sus estados financieros en
los 3 meses siguientes al corte e incluso los dirigentes
planifican sus asambleas luego de recibir esta información,
ningún departamento de contabilidad podrá
cumplir con esta fecha si no ha hecho el proceso como
describimos anteriormente, la selección de la firma, el
trabajo que conlleva la realización de una auditoría
pulcra por parte de los auditores externos, envío de
la información a la regional del IDECOOP para que
estos la remitan al departamento de fiscalización, la
visita del departamento de fiscalización del IDECOOP
a la cooperativa a revisar las operaciones, la emisión
de la certificación de estos y la revisión de los estados
antes de la asamblea por parte de los dirigentes de la
cooperativa son actividades que en ninguna cooperativa
se ha hecho en menos de 4 meses y más si en
ese año hay cambio de funcionario en el IDECOOP
se lleva más tiempo.
El IDECOOP no permite que una misma firma
de auditores realice 3 auditorías consecutivas, las
firmas solo pueden realizar 2 auditorías seguidas,
para una tercera revisión se debe realizar el proceso
de selección de nuevo.
Hay dos tipos de auditorías externas que
regularmente se solicitan en las cooperativas, una
de ella es la auditoría operativa, este tipo de auditoría
se contrata cuando la cooperativa no tiene bien
organizado los libros contables y las informaciones
no se pueden obtener mediante informes rápidos y
siguiendo principios contables, por lo general sucede
en cooperativas que están iniciando operaciones y el
alcance de la auditoría debe de llegar hasta la confección
de catálogo de cuentas, edición de manuales de
procedimientos contables, reglamento para la recepción
de efectivo, los auditores deben empezar como
si estuvieran haciendo las operaciones en presente y
revisarlas una por una.
El otro tipo de auditoría externa que se solicita
en cooperativas son las auditorías de balances, en esta
el auditor determina en su levantamiento cuando va
a elaborar su propuesta si la empresa necesita una
mayor profundidad en el alcance del trabajo que se
va a realizar y dependiendo de cómo este organizada
la cooperativa va a ser el costo de esta
El auditor externo cuando va a una cooperativa
a iniciar su trabajo que le ha encomendado el gerente
de la firma debe pedir los siguientes documentos:
1- Estatutos de la cooperativa y políticas de
servicios
2- Libro de Actas y Resoluciones.
3- Decreto de incorporación que le otorga la
base legal.
4- Informe de la asamblea anterior.
5- Auditoría anterior o estados firmados por
el contador y el catálogo de cuentas.
6- Balance de comprobación del periodo que se
va auditar, el manual de procedimientos contables y
manual de funciones de empleados y dirigentes.
7 -Nómina del personal.
8- Relación de los dirigentes activos con sus
cargos y código de ética.
9- Poliza de seguros de los activos.
10- Presupuesto del año en curso y el ejecutado
del año anterior.
11- Planilla de vacaciones del personal y el RNL
(Registro Nacional Laboral) que emite la Secretaría de
Trabajo y el RNC que le dió la DGII.
12- Pagos de la Tesorería de la Seguridad Social
(TSS).
13-Plan de distribución de excedentes del
periodo anterior (si la cooperativa pasa de 5 años de
operaciones).
14- Pagos de INFOTEP.
15- Para las otras informaciones se elabora
un listado para que se entreguen según avancen los
trabajos como son: Conciliaciones bancarias,
Copia
de recibos de ingresos, Arqueos realizados a cajeros,
Copias de cheques con la firma del beneficiario, Relación
de socios con el balance de ahorros y balance de
préstamos y cuentas por cobrar, Relación de cuentas
por pagar y retenciones, Relación de suplidores, Libro
de cheques y otras informaciones.
Nota: En cualquier momento de la auditoría se debe
realizar un arqueo sorpresa en las cajas o fondos de efectivo que
funcionen.
Según la ley 127 todos los años las cooperativas
deberán distribuir excedentes si hubo beneficio en
el periodo auditado y fiscalizado por el IDECOOP luego
de ser presentado en su asamblea correspondiente
al año fiscal, (ver art 1 del reglamento de la Ley en el
acápite e), que reza” Devolución de los excedentes
netos en proporción al volumen de operaciones o al
trabajo aportado en la cooperativa por cada socio”.
Solo las cooperativas que tienen más de 5 años
deben hacer este proceso ya que en la misma ley se
contempla que en los primeros 5 años las cooperativas
deberán reinvertir los beneficios obtenidos para la
capitalización de esta (ver art 43 que dice “Ninguna cooperativa efectuará distribución de excedentes en
efectivo durante sus primeros cinco años de operaciones, destinándose la totalidad de los mismos a aumentar el capital de la cooperativa”).
Luego de finalizar el año el departamento de contabilidad deberá elaborar los estados financieros
donde se determinara si hubo beneficios en el año, luego de sacar el 10% para las bonificaciones del
personal (ver código de trabajo arts. del 223 al 227)
sacar las reservas contempladas en la ley 127 y luego
de que el consejo presenta su propuesta de distribución
el departamento de contabilidad procederá de
la siguiente manera.
Se determina los intereses pagados por los
socios en los 12 meses del año correspondiente a sus
servicios de préstamos, consumo, electrodomésticos
y otros, luego se dividen los intereses individuales
de cada socio entre el total de intereses pagados para
sacar el factor que indicara la participación de cada
socio en los beneficios de su cooperativa. (ver art. 1
letra g) de la ley 127 y la letra e) del artículo 1 del
reglamento sobre el patrocinio del socio).
Artículo 1 letra g) de la Ley 127 “Repartir sus rendimientos o excedentes netos a prorrata entre los asociados de acuerdo con el monto de las operaciones
realizadas con la Sociedad”;
Artículo 1 letra e) del Reglamento.e)”Devolución
de los excedentes netos en proporción al volumen de
operaciones o al trabajo aportado en la cooperativa por cada socio”
Si en la asamblea se acuerda poner los excedentes en la libreta el departamento de contabilidad deberá solicitar la libreta de cada socio y registrar en los libros y en su balance el excedente de los servicios
y el que le corresponde por los certificados de aportación,
en caso que se acuerde otro tipo de distribución el departamento de contabilidad procederá a cumplir con el mandato de la asamblea. (ver anexo Distribución excedentes)
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