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Les cahiers de laboratoireUn des outils de la traçabilité des données de la recherche
17/10/2017 ANF Traçabilité des activités de recherche et gestion des connaissances 1
Contexte
› Responsable qualité en recherche depuis 2005 (PFs, labos)
› IBS - ISBG : CNRS, CEA, UGA– 18 groupes de recherche thématique et méthodologique autour de la
structure des protéines
– Environ 250 personnels de tous niveaux, tutelles et domaines : biologistes, chimistes, physiciens, informaticiens…
– Travaux réalisés à partir de différents type de données : données wetlab (protocoles…), données brutes issues de multiples instruments (fichiers numériques, images…), données traitées et analysées pour aboutir aux structures et publications.
17/10/20172
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Historique
› Outil essentiel de tout temps pour les inventeurs et chercheurs
17/10/20173
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Pauling, 1922
De Vinci, 1506-1508
Pasteur, 1876
Crick, 1953
Historique
› Entre 1998-2000, 1ers cahiers officiels
CEA, Institut Pasteur, INRA, INSERM…
› 2007 : cahier de laboratoire National à l’initiative du ministère délégué à l’enseignement supérieur et la recherche
– outil en lien avec les préconisations du MENESR sur la Propriété Intellectuelle (charte)
– pour renforcer l’esprit d’appartenance à la recherche publique française
– pour une image d’excellence et de confiance de la recherche française
17/10/20174
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Objectifs des cahiers de laboratoire
› Garantir la traçabilité des recherches
– Valoriser et publier les données dans les meilleurs journaux
– Pérenniser et transmettre les savoirs et savoir-faire
– Capitaliser et communiquer les connaissances scientifiques
– Assurer une continuité des projets
› Assurer la protection – Attester de la qualité et de la véracité des données
– Servir d’éléments de preuve à l’antériorité et la propriété des données
– Justifier la qualité d’inventivité
17/10/20175
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Pour atteindre ces objectifs il faut
› Que les cahiers soient remplis– Donc pratiques à utiliser avec le moins de contraintes possibles pour la
tenue
– Distribués et sensibilisés les utilisateurs
› De manière adaptée à la relecture– Contenu détaillé
– Bonnes pratiques pour la lisibilité
– Données associées
– Faciliter les recherches
› Conserver dans les meilleures conditions– Préserver l’intégrité
– Recenser au fil des années
17/10/20176
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Distribution et sensibilisation
› Présentation à tout nouvel arrivant :
– Réunion nouveaux entrants,
– Journée doctorants…
› Recyclage des personnels permanents et des encadrants
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ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Distribution et sensibilisation› Enregistrement de la distribution :
– Qui
– Quand
– Quoi
› Outil de recensement à définir :– Cahier officiel de suivi
– Tableur excel
– Base de données : unité, tutelle…
17/10/20178
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
De la bonne utilisation› Formats et supports adaptés à l’utilisation
– Solidité,
– Pièces à intégrer
– Mode de vie : sédentaire, mobile…
Préconisation = cahier de laboratoire national (C.U.R.I.E.)
Disponibles auprès des Délégations (SPV)
17/10/20179
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
De la bonne utilisation
› Contenu : – date,
– titre et description des expérimentations,
– noms ou références des échantillons,
– références des matériaux utilisés
– relevés de mesures, leurs conditions d’obtention,
– calculs et méthodes de traitement des données,
– toute modification d’une méthode référencée,
– faits et observations marquants,
– hypothèses, questionnements, réflexions,
– interprétations et conclusions,
– critiques et commentaires…
17/10/201710
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
De la bonne utilisation› Règles d’écriture pour faciliter la relecture efficace
– langue, sigles et abréviations
– encres indélébiles
– explication des erreurs,
– marques des ajouts,
– marque espaces blancs
17/10/201711
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
De la bonne utilisation
› Aucune restriction d’informations juste quelques principes à garder en tête :– Etre le plus précis possible pour faciliter la relecture par l’auteur
ou un de ses collaborateurs dans un délai inconnu et pouvant aller jusqu’à plusieurs années,
– Ne susciter aucun doute sur la véracité/valeur des informations
› Liste exhaustive et exemples dans les guides associés aux cahiers
› Le niveau de détails et l’application de ces règles est à adapter aux objectifs de l’unité en termes de– Défense de propriété, niveau de protection
– Niveau de valorisation envisagé…
17/10/201712
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Clôture et archivage› Clôture
– Pièces jointes : à lister et joindre (ou le mode d’accès)
› Chemin vers les répertoires informatiques
› Classeurs liés aux cahiers à identifier
– Sommaire : à compléter et intégrer pour faciliter la recherche future d’informations
› Chronologique,
› Par thématique
› Par type d ’expérimentations
17/10/201713
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Clôture et archivage
› Archivage :
– Préserver l’intégrité : lieu adapté à la protection nécessaire
› Humidité, feu, accès restreint
› Laboratoires, bureaux, Local d’archives
– Faciliter la réutilisation :
› Enregistrer toutes les informations nécessaires
› Outil de recherche avancé
17/10/201714
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Clôture et archivage
› Outils :– Fiche/rubrique de clôture
› à la suite d’un nouveau
› au départ de l’agent
› à la fin d’un projet
– Check-list de départ› pense-bête pour tout agent partant
› pour les cahiers comme toutes les autres données
– Campagne de clôture et archivage› Fréquence régulière
› Enregistrement de tous les cahiers « oubliés »
› Proposition d’archivage physique
– Base de données
17/10/201715
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Exemple d’une base de données
17/10/201716
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Version électronique
› Avantages
– Partage et lien entre les données : partenaires, expérimentations d’un même projet, ou résultats communs à différents projets…
– Recherche d’informations : systèmes d’indexation ou de recherche avancée (date, opérateur, projet, type d’expérience…)
– Base de données de modèles réutilisables : bonnes pratiques
– Horodatage : datation assurée des expériences, et les ajouts et autres modifications de résultats sont clairement identifiés
› Inconvénients– Pérennisation des formats et supports (sauf .pdf)
– Hébergement des données
17/10/201717
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
En résumé
› Critères pour définir les outils de traçabilité pertinents :
– Simplicité d’utilisation
– Faciliter les recherches d’informations
– Partager les informations entre collaborateurs
– Lier les données associées efficacement (fichiers électroniques, images, gels, échantillons…)
– Assurer le niveau de protection juridique suffisant
– Conserver les données et supports dans le temps
17/10/201718
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Merci de votre attention
17/10/201719
ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES
Pour plus d’informations :
Auriane DENIS MEYERE
Responsable qualité IBS-ISBG71 avenue des martyrs
CS 10090
38044 GRENOBLE cedex 9
Tél. : 04.57.42.87.23.
E-Mail : auriane.denis-meyere@ibs.fr
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