undgå email-kaos: samarbejdsprocesser på tværs af afdelinger og organisationer
Post on 01-Feb-2016
36 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
-
Undg email-kaos: Samarbejdsprocesser p tvrs af afdelinger og organisationer Office Inspirationsseminar 31. oktober
-
DagsordenForretningsmssige problemstilling herunder e-mail kaos
Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer
vrige samarbejdsprocesser
Opsummering
-
Om FlowITMission: Styrke organisationers evne til at samarbejde
Effektiv projektgennemfrelseVidendeling og dokumenthndteringHR-Portal med procesunderstttelseWorkflow lsninger
100% specialiseret i SharePoint Portal Server/MS Office
Etableret i 1999
-
ReferencerUdvalgte kunder:TV 2Kbenhavns KommuneKommunedata (KMD)Svendborg KommuneGudme KommuneEgebjerg KommuneKalundborg Kommune...Fdevarekonomisk institut (FI)Elsam EngineeringNetDesignOBH-GruppenLODansk SygeplejerdNetDesignTietgenSkolenInternational Business CollegeOdense StaalskibsvrftExhaustoVestWoodGN Store Nord
Kunderne siger:
Projektportalen sikrer os ganske enkelt det ndvendige overblik og er bare nemmere at g til.
Niels Tovgaard, IT-chef, Svendborg Kommune
FlowIT har gennem hele processen vist teknisk og forretningsmssigt overskud
Pia Flint, projektleder, EXHAUSTO A/S
Med vores projektportal er det blevet meget lettere at dele viden og understtte samarbejdet med eksterne partnere.
Kim Reidar Lantz, Business Manager, Elsam Engineering A/S
Se cases p www.flowit.dk
-
DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos
Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer
vrige samarbejdsprocesser
Opsummering
-
Jens arbejder med driftsopgaver og projekter med interne og eksterne samarbejdspartnere
Situation: Medarbejder i organisation
-
E-mails, mder, fllesdrev, konomisystemManglende overblikTidsspildManglende videndelingStress
Side
-
OrganisationsdiagramProjektsamarbejde p tvrsEksterne
-
Indbakke analyse d. 21/9
Diagram7
33I dagI dagI dagI dagI dagI dag0
Med ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlowMed ProjectFlow
I alt
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
Fildeling
Antal e-mails
Ark1
PmindelserDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverFildelingtotal
I dag12234561033
Med ProjectFlow10221112221
Dem som er tilbage: Gr det nemt at komme af med dem.
I altDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverFildelingtotal
I dag33033
Med ProjectFlow0
Ark1
Pmindelser
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
Fildeling
Antal e-mails
Ark2
I alt
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
Fildeling
Antal e-mails
33
Pmindelser
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
I alt
Antal e-mails
Diagram6
122345610
102211122
Pmindelser
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
Fildeling
Antal e-mails
Ark1
PmindelserDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverFildelingtotal
I dag12234561033
Med ProjectFlow10221112221
Dem som er tilbage: Gr det nemt at komme af med dem.
PmindelserDiversePrivateEksterne (kunder mv.)Interne nyhederDiskussioner / ideerProjektopgaverI alttotal
I dag3333
Med ProjectFlow0
Ark1
Pmindelser
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
Fildeling
Antal e-mails
Ark2
Pmindelser
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
I alt
Antal e-mails
Pmindelser
Diverse
Private
Eksterne (kunder mv.)
Interne nyheder
Diskussioner / ideer
Projektopgaver
I alt
Antal e-mails
-
Projektleder Ledelse Hvordan ser deres indbakke ud?Hvordan fr de overblik?
vrige roller i projektgennemfrelsen
-
DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos
Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer
vrige samarbejdsprocesser
Opsummering
-
Ml med projektportalenNemt at anvende
Effektivt projektsamarbejde
Overblik og styring
Forankre projektmetodenFx Prince2 eller egen projektmetode
Integreret med vrige systemer
-
MidlerProjektportalen ProjectFlow til
Samarbejde
Projektstyring
Portefljestyring
-
ProjectFlowOverblikUndg e-mail kaosUndersttte samarbejds- processerVidendeling
Side
Sidegruppe
Data
Group
Program A
Effektivesamarbejdsprocesser
Delprojekt 3
Delprojekt 2
Valg af projektmetode
Uddannelse:Metode og vrktj
Impl. projektportal
Workflow ny medarb.
Workflow krselsgodtgrelse
Workflow medarb. stopper
Projekt 1
Projekt 2
Projektgennemfrelse
HR-portal
Delprojekt 1
Program
Projekt
Delprojekt
-
ProjectFlowOverblikUndg e-mail kaosUndersttte samarbejds- processerVidendeling
Side
Sidegruppe
Data
Group
Program A
Effektivesamarbejdsprocesser
Delprojekt 3
Delprojekt 2
Valg af projektmetode
Uddannelse:Metode og vrktj
Impl. projektportal
Workflow ny medarb.
Workflow krselsgodtgrelse
Workflow medarb. stopper
Projekt 1
Projekt 2
Projektgennemfrelse
HR-portal
Delprojekt 1
Program
Projekt
Delprojekt
-
Jobsituation: Ledelse og projektlederDan dig et overblik p tvrs af projekterne
Hvad er status i projektgrupperne?
Hvad er status p faser, mileple og opgaver?
Hvad er tids- og ressourceforbruget?
-
Demo
Side
Sidegruppe
Data
Group
Program A
Effektivesamarbejdsprocesser
Delprojekt 3
Delprojekt 2
Valg af projektmetode
Uddannelse:Metode og vrktj
Impl. projektportal
Workflow ny medarb.
Workflow krselsgodtgrelse
Workflow medarb. stopper
Projekt 1
Projekt 2
Projektgennemfrelse
HR-portal
Delprojekt 1
Program
Projekt
Delprojekt
-
- Office 2007 og Office 2003 understttesKvikGem i SharePoint fra Outlook
-
Integration med ProjectFlowESDH(det offentlige)ActiveDirectoryTids-registreringkonomi-system
-
IntegrationESDHAfhnger af ESDH type fx FESD, eDoc mv.MS Project ServerProjektstyring og tidsregistreringKrver MS Project web access CAL og MS Project ServerkonomisystemNavision, Axapta, SAP, Movex m.fl.
-
Situation: Projektdeltager
ProblemLsningDokumentdeling sker via e-mailDokumenter i projektweb, versionsstyring og send link Opgavehndtering sker via e-mailOpgaver i flles opgaveliste, overblik og versioneringManglende arkivering af e-mails, s viden kan deles med kollegerOutlook KvikGem i SharePointManglende overblikNem navigation, standardiseret opbygget, overordnede mlMange systemern samlet indgang til systemerne
-
Situation: Projektleder/ledelse
ProblemLsningHvordan skal jeg prioritere?Overblik over forml, ml og forretningsomrdeMange e-mails med statusrapporter, rapportering mv.Nem kommunikation af status via ProjectFlow, projektmetode understttes.Svrt at overskue tidenEnkel tidsplanlgning og overblik i Gantt kort integration til MS ProjectHvem laver hvad? Hvad nr NN er syg?Overblik over alle opgaver, overskredne mv.Hvem arbejder p mit projekt? Hvordan ser konomien ud?Overblik over planlagt og realiseret ressourceforbrug (kr. og tid)
-
DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos
Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer
vrige samarbejdsprocesser
Opsummering
-
E-mails, mder, fllesdrev, konomisystemManglende overblikTidsspildManglende videndelingStress
Side
-
Situation: HR-medarbejder
ProblemLsningMange hndskrevne krselsbger drligt dokumenteretUnderstttelse af workflow med FlowITs HR-Portal og integration med Kraks webservices (samarbejde med A-Ware og Krak)Tung proces nr ny medarbejder starterUnderstttelse af Ny medarbejder workflow, ndring af medarbejder, fratrdelse af medarbejderHvor er min ansttelses- kontrakt, MUS doks., lndata mv.Adgang til HR-information fra FlowITs HR-portalHvilke fortrolige dokumenter og data har vi omkring NN?Rollebestemt adgang til HR-informationIntegrationIntegration af lnsystem/HR-system med SharePoint og Active Directory
-
WorkflowWorkflow ny medarbejder i SharePoint 2007I gang ved TV 2Krselsgodtgrelse SharePoint 2007Med Krak web services til ruteberegningWorkflow omkring godkendelseAlle FlowITs produkter er SharePoint 2007 kompatible
-
FlowIT kom i gang - pakker
-
DagsordenForretningsmssig problemstilling herunder e-mail kaos
Lsning p samarbejde p tvrs af afdelinger og organisationer
vrige samarbejdsprocesser
Opsummering og sprgsml
-
Sprgsml?
-
Tak for nuHer finder du mere information:www.flowit.dkXML er fremtiden, ls om Office Open XML formatet: www.microsoft.com/office/preview
Vi vil gerne blive dygtigere - udfyld venligst evalueringskemaet
**Lone*Lone****Se hvert eneste punkt, som en folder p en filserver. Men her er det ikke bare en folder til dokumenter, men en hjemmeside programmet eller projektet. Du kan navigere ligesom du navigerer p en filserver. (bullet 2).
Skaber overblik:Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes.Sgning og versionsstyring af dokumenter.Fr e-mail pmindelser nr der sker ndringer.
Undg e-mail kaos: E-mail systemet bliver ikke brugt til fildeling. E-mail systemet bliver brugt til pmindelser men ikke til fildeling.
Videndeling:Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgngelig og kan fremfindes. I projektwebsne kan du finde din information og besge andre projekter og se status.
Det betyder: Tid sparesFejl mindskesKvaliteten forbedres
*Skaber overblik:Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes.Sgning og versionsstyring af dokumenter.Fr e-mail pmindelser nr der sker ndringer.
Undg e-mail kaos: E-mail systemet bliver ikke brugt til fildeling. E-mail systemet bliver brugt til pmindelser men ikke til fildeling.
Videndeling:Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgngelig og kan fremfindes. I projektwebsne kan du finde din information og besge andre projekter og se status.
Det betyder: Tid sparesFejl mindskesKvaliteten forbedres
***Lone**
top related