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Une méthode de pilotage : la gestion de projet
IDEES
intervenant Vincent Rouch
DIAPORAMA
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SEQUENCEPEDAGOGIQUE 1 : A quoi sert la gestion de projet
Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 3
Questionnaire (sauf si séquence 0)
Pas de projet sans problème Projet et produit Projet et opération de construction Projet du conducteur d ’opération
Le projet et le rôledu chef de projetSOMMAIRE
Bureaucratie et conduite de projet Suivre, conduire et diriger le projet Les missions des acteurs de la GdP Le chef de projet, le CAP du projet Le processus général de la GdP.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 4
Suivre, conduire et diriger le projet
Distinction et complémentarité entre :
➠ Suivi de projet := Mesures (TdB) les variations (glissement)
➠ Conduite de projet := Action correctrice
pour atteindre la cible initiale
➠ Direction de projet := Changement de cible
conseillé par le COP
Inspiré de :"Techniques d'Analyse de Projets"de Gilles VALLET - Editions : DUNOD
Cible fixée par cadrageet prévision
(résultat attendu)
Cible révisée acceptée par tous(nouveau résultat)
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 5
Les missions des acteurs de la GdPLe directeur de projet
Définit les aspects stratégiques, politiques et fixe les objectifs du projet,
Reçoit les indicateurs de l'avancement (du chef de projet).
Le chef de projet Effectue la gestion du projet dont il a la charge, en
coordonnant l ’équipe projet, en contrôlant et mesurant sa réussite et en veillant à la réalisation des objectifs en termes de : coûts, délais, performances.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 6
Le chargé d'opération
Les acteurs et leurs missions (suite)
Utilise la gestion de projet pour renseigner et conseiller le Maître d'ouvrage (directeur de projet) sur l'évolution de l'opération, et en prévoit le déroulement il s ’assure en permanence de l ’adéquation du projet avec le budget
du maître d ’ouvrage, il planifie les dépenses (mise en place des fonds), il détecte les écarts entre le planifié et le réalisé, il propose des solutions de correction dans un état prévu, il met en place des indicateurs et dresse des bilans exploitables pour
de futures opérations, il agit avec rigueur (argent public), efficacité (ce qu ’il faut quand il
faut), transparence et déontologie.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 7
Le chef de projet
Est un chef d ’orchestreUn généraliste qui fait jouerensemble et en harmonie
les acteurs du projet
et non un homme orchestre qui prend tout à sa charge
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 8
Le chef de projet
Doit être reconnu pour quelles qualités ?
ses compétences méthodologiques, ses capacités de médiateur, son écoute, sa disponibilité, son goût pour l ’action au changement, sa détermination, volonté d ’aboutir, sa capacité d ’anticipation, son sens de l ’organisation et son éthique, ...
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 9
Le chef de projetLes gens n ’aiment pas diriger
(métier)mais pensent aimer être le chef
(jeu) !Diriger c ’est savoir déléguer
en laissant aux autresce qu ’on aime le plus ! ...
PICP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 10
Le CAP du projet
Piloter un projet c ’est maintenir un CAP
Communiquer,
coordonner,
contrôler,
corriger,
chronométrer.
Animer.
Planifier.
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SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
Le principe général Pourquoi communiquer Les objectifs de la communication Les trois logiques de communication
L ’exercice, la restitution, les exemples Vos communications sur les projets (métaplan)
Les apports généraux Informer et convaincre Le contenu du plan de communication (+) Quelques principes de communication (+) Les moyens de communication
La conclusion Le processus de communication, l ’essentiel de communiquer
Communiqueravec les acteursSOMMAIRE
CADRER
PREVOIR
REAGIR
VALIDER
CLORE
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 13
Le projet associe de façon et pour des durées variables plusieurs partenaires
Le maître d'ouvrage, le maître d'oeuvre, des clients, des experts, des financiers, des exécutants, ...
Pourquoi communiquer
La réussite du projet dépend de la qualité des relations entre ces acteurs, avec la hiérarchie et avec l ’extérieur
Souvent, la communication n'est pas structurée On communique au « feeling » (ressentir), La plupart du temps quand le projet est déjà en route.
La communication doit-être : Conçue dès le départ, Structurée rationnellement, Organisée avec les acteurs, Une préoccupation tout au long du projet.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 14
Etre informé et sensibilisé L'information doit être adaptée aux préoccupations du récepteur,
redondante. Comprendre
Chacun réfléchit selon ses propres interrogations et une démarche commune permet de fonder la compréhension d'une situation.
Adhérer L'adhésion est faible au discours, forte dans l'action. On se mobilise si l'on voit un enjeu fort pour soit, un intérêt dans sa
fonction, une possibilité de participation personnelle. Agir
Niveau d'objectif le plus élevé, il suppose d'avoir fait partager le « vouloir faire », le « savoir faire », et crée les conditions rendant l'action possible.
Une démarche de communication implique laformalisation des objectifs poursuivis
Les objectifs de la communication
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 15
Les trois logiques de communication
Coexistence et articulation
Avecl ’extérieur
Avecvotre hiérarchie
Entreles acteurs
COMMUNICATIONSUR LE PROJET
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 16
Informer et convaincre
Une synthèse financière périodique pour le maître d ’ouvrage, Prévision, avancement, consommation, rappel des décisions
prises, décisions à prendre, analyse des propositions, ...
Pour obtenir l ’adhésion des acteurs, Pour négocier avec le maître d ’œuvre, les
partenaires financiers, les comptables, ...
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 17
La réussite du projet dépend de la qualité des relations Entre les acteurs, avec la hiérarchie, avec l ’extérieur
La communication doit-être Conçue dès le départ, structurée rationnellement, organisée
avec les acteurs, une préoccupation tout au long du projet.
Analyser les besoins et les objectifs de la communication Pour chaque phase de l ’opération, Informer, consulter, convaincre, négocier, alerter, décider, … Messages et modalités de diffusion, d ’évaluation.
Planifier les actions de communication (scénario) Mettre en œuvre et suivre les actions, Evaluer les effets.
L ’essentiel de COMMUNIQUER sur le projet
CLORE
VALIDER
REAGIR
PREVOIRCADRER
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 18
Communiquer
Tout le monde fit des reproches à chacun parce quepersonne avait fait ce que quelqu ’un aurait pu faire ...
Une confrontationconstructive
Plutôt qu ’unepolémique stérile
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 19
Communiquer
Curiosité et étonnement
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SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 21
Le cadrage des objectifs
Objectifs complémentaires- réorganisation service,- motivation personnel,- comportement, prestige, ...- soutien de l'activité du bâtiment,- cohésion sociale, ...
CADREINITIAL
DUPROJET
ECONOMIECoût de réalisation,
Exploitation
DELAI IMPOSEDurée totale,Échéancier
BESOIN / OUVRAGEIdées directrices
Usages - utilisateursQuantitatifs généraux
CONTRAINTESet EXIGENCES
Normes, règles, qualité à respecter, ...
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 22
L ’analyse des acteurs
POSEURqui la décelé ?
PORTEURqui le prend en charge ?
VOISINSqui implique-t-il ?
VERROUqui fait obstacle ?
RESOLVEURqui peut le résoudre ?
DECIDEURqui tranche ?
qui en a le pouvoir ?ACHETEUR
qui est pour sa résolution ?PAYEURqui paye ?
PROJETproblème ?
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 23
Exemple de restitutionActeurs
ObjectifsSTRATEGIE
(au sens du bien public)
Besoins(quoi)
Économies(combien)
Délais(quand)
Objectifscomplément.
ExigencesContraintes
Disposer d ’établissements d ’hébergement d ’un niveau de qualité digne du respect que la société doit à nos aïeux.
Pour un prix de journée par pensionnaire compatible avec le budget « aide sociale » du Conseil général (sans accroître la pression fiscale).
Dans un délai compatible avec les priorités de la programmation.
Prévoir un dossier de demande de subvention.Spécifications techniques et de surfaces cohérentes avec celles retenues sur les autres opérations du département :- Respecter les normes de la CRAM- Limiter au maximum le nombre de chambres à 2 lits.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 24
Exemple de restitutionActeurs
ObjectifsCLIENT
(Maître d ’ouvrage : Directeur de la maison de retraite)
Besoins(quoi)
Économies(combien)
Délais(quand)
Objectifscomplément.
ExigencesContraintes
Changer l ’image traditionnelle de l ’établissement qui reste pour la population « l ’hospice ».Disposer des locaux nécessaires au développement du projet de vie collective.Ne plus avoir de « problèmes » avec les commissions de sécurité et les services vétérinaires.
Pour un montant « acceptable » par la tutelle et pour un effort financier acceptable pour l ’établissement dans la limite d ’un niveau de prix attractif pour les pensionnaires « payants ».
Le plus rapidement possible.
Mettre l ’établissement aux normes de sécurité et d ’accessibilité afin de dégager sa responsabilité d ’exploitant.Exigence : limiter l ’augmentation des coûts de maintenance et de personnels.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 25
Exemple de restitutionActeurs
ObjectifsUTILISATEURS
(Le personnel soignant)
Besoins(quoi)
Économies(combien)
Délais(quand)
Objectifscomplément.
ExigencesContraintes
Disposer d ’un établissement fonctionnel pour améliorer les conditions de travail et le service rendu.
Ne croient pas encore totalement à la « réalité » de l ’opération :- les échéances sont trop lointaines, …,- l ’établissement ne pourra pas payer, etc, …Ne sont pas encore dans la position d ’avoir à coordonner des délais avec des exigences de fonctionnement.Sont toutefois conscients des dysfonctionnements actuels et auraient d ’ailleurs préféré des actions ponctuelles rapidement mises en œuvre.
Facilité d ’entretien des locaux.Confort pour les pensionnaires.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 26
Exemple de restitutionActeurs
ObjectifsENVIRONNEMENT
(Les familles)
Besoins(quoi)
Économies(combien)
Délais(quand)
Objectifscomplément.
ExigencesContraintes
Elles veulent un bel établissement « moderne » qui les aide à accepter l ’impression d ’abandon de la personne qu ’elle « place » en institution.Souhaitent disposer d ’espace d ’intimité où les enfants puissent jouer, où elles peuvent partager un goûter, un repas avec leur parent âgé.
Les familles de « payants » souhaitent une augmentation limitée du prix de journée afin de n ’avoir pas à augmenter leur contribution.
Exigent des locaux permettant une organisation du travail préservant en toutes conditions le respect de la dignité de la personne humaine.
Délais de travaux courts pour limiter les nuisances pour leur parent.Souhaitent disposer rapidement du nouvel établissement.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 27
Exemple de restitutionActeurs
ObjectifsENVIRONNEMENT
(Le Conseil d ’administration et son Président)
Besoins(quoi)
Économies(combien)
Délais(quand)
Objectifscomplément.
ExigencesContraintes
Un établissement plus ouvert sur la ville, pour une meilleure intégration. « L ’hospice » reste pour la population le lieu des exclus de la société.
Cette intégration et la modernisation doit se faire sans participation financière de la commune qui a d ’autres projets « structurants ».
Cette action doit permettre de « faire travailler » les personnes et les sociétés de la commune. Il faut en retour une « image positive » et économique pour la commune.Montrer aux autres établissements, aux maires de communes que l ’on sait faire « mieux » et moins cher.
Compatible avec l ’échéance électorale du Maire qui souhaite inscrire cette action au crédit de son mandat.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 28
ACTEURSENJEUX
GainsACTIONS
A ENVISAGERPertes
Vos exemples ?
La fiche d ’analyse des acteurs du projet
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 29
QUALITE ROLE EXEMPLE(Nouvelle école maternelle)
- Représentant qualifié de la maîtrised’ouvrage
- Réflexion- Arbitrage des choix et respect desobjectifs de la maîtrise d’ouvrage
- Le maire de la commune
- Conducteur de projet (unique dansle cas d’une maîtrise d’ouvragemultiple)
- Mémoire de l’opération- Co-animateur de l’équipe etorganisateur de son travail- Contrôle et gestion du travail duprogrammiste
- Un responsable du serviceconstructions publiques de laDDE
- Programmiste - Animateur de l’équipe- Analyses, synthèses- Rédaction des documents- Recherche et apport d’informations
- Monsieur X du cabinet deprogrammation Y
- Elus chargés de domainesparticuliers (urbanismes, finances...)
- Expérience du terrain et vision politique - L’adjoint à l’urbanisme et celuiaux affaires scolaires
- Représentants des services de lamaîtrise d’ouvrage
- Expérience professionnelle dans leursdomaines respectifs
- Le fonctionnaire municipalchargé des travaux
- Représentants des cofinanceurs ouautorités de tutelle
- Respect des budgets, des orientations,des normes...- Connaissance de nombreusesopérations similaires
- L’Inspecteur d’Académie
MAITRISE D ’OUVRAGE
Exemples de « Qui fait quoi »
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 30
Exemples de « Qui fait quoi »QUALITE ROLE EXEMPLE
(Nouvelle école maternelle)
- Gestionnaire du futur équipement oud’un équipement similaire
- Compétences fonctionnelles- Optimisation de l’exploitation
- Le directeur de l’école primaire /maternelle existante
- Représentant du personnel du futuréquipement ou d’un équipementsimilaire
- Expérience du quotidien et optimisation dutravail- Relais avec le reste du personnel (diffusionet remontée de l’information, despropositions)
- L’enseignant de la classe dematernelle / CP actuelle- La femme de service
- Représentant d’autres servicespublics associés à l’opération
- Etudes de collaborations possibles etintégration locale du nouvel équipement
- Le directeur du centre de loisirintercommunal
- Représentant des usagers futurs del’équipement, d’associations qui vontl’utiliser...
- Expression des besoins- Diversification des points de vue (nonprofessionalisme)- Relais pour l’acceptation du projet par lesusagers
- Un délégué des parents de l’écoleactuelle
- Représentants des riverains, decertaines catégories de public(handicapés, ...)
- Insertion du projet dans son environnement- Besoins spécifiques ou généraux
- Le représentant de l’associationpour la sauvegarde del’environnement
- Personnes qualifiées - Expertise technique, financière, etc...- Intervention ponctuelle- Compétences particulières
- Un économiste d’un cabinet privé
UTI
LISA
TEU
RS
EXPERTS
USA
GER
S
Vos exemples
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 31
La grille des questions typessur les objectifs
SECTEUR (besoin, économie, délais, contraintes, …)
QUESTIONS REPONSES
Question 1
Question 2
Question 3...
R1
R2
R3
SYNTHESE PAR SECTEUR
Vos exemples ?
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 32
La grille des objectifs principauxActeurs
Objectifs
Stratégie(au sens dubien public)
Clients(maître
d’ouvrage)
Utilisateurs Environnement
Besoins(quoi)
Économies(combien)
Délais(quand)
ContraintesExigences
Objectifscomplément
Vos exemples
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 33
Pourquoi PREVOIR
« Celui qui n'a pas d'objectifs,ne risque pas de les atteindre ! … »
Sun Tzu
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SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 35
L ’importance du scénario
Pour avoir une vision globale du projet des objectifs, des délais, du budget, des moyens.
Pour situer la contribution de chaque partenaire, de chacun dans l'équipe.
Pour communiquer, échanger des informations Pour avoir un référent commun et permanent.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 36
Conduite de l ’opérationde restructuration de la
maison de retraite
PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2)PRINCIPAUX ACTEURS
CONCERNES
PHASEPROGRAMME
(1) Action par verbe infinitif et nom du produit(2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ...
L ’exercice de scénario du projet Etude de cas : Cadre de restitution proposé
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 37
Exemple de scénario du projet : 1 / 5Conduite de l ’opérationde restructuration de la
maison de retraite
PERIODES PROCEDURES (1) FINANCEMENT ACCOMPAGNEMENT (2)PRINCIPAUX ACTEURS
CONCERNES
COP réaliserpréprogramme
PHASEPROGRAMME
Choisir Moediagnostic MOP
et contrôleur
Réaliserdiagnostic MOP
Réaliserprogramme
par COP
Approbation
M.Ou.
Validationcontrôleur
Décisionpoursuivre
Affiner budgetdont mobilier
Déterminerenveloppe
etéchéancierfinanciersitérations
(1) Action par verbe infinitif et nom du produit(2) Actions de communication : informer, consulter, négocier, valider, ...
Consulter sur évolutionprogramme
Personnel de l ’établissementConseil administration MairieTutelles
Présentation des phasages,du diagnostic, et
des nuisances prévisiblesPersonnel
Présentation études diag. C.A. et Tutelles
Négociation planning travaux Services vétérinaires
Accord su financement prévu Tutelles ou C.A.
PHASE CONCEPTION
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 38
Le plan type d ’un programmePREAMBULE
INTRODUCTION
PRESENTATION DE L ’OPERATIONNature de l ’opération Organisation maîtrise d ’ouvrage Genèse
ENVIRONNEMENTSite Données physiques Desserte Règlement d ’urbanisme
OBJECTIFS DE L ’OPERATIONQualité du service à rendre Qualité du cadre bâti
VIE DE L ’EQUIPEMENTFonctionnement général Activités - Usages - Exigences
CONTRAINTES ET EXIGENCES TECHNIQUES
EXIGENCES OPERATIONNELLES ET FINANCIERES
ANNEXES
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 39
Comment réaliser un scénario
C ’est un découpage logique, et non physique du projet (cf. S6 : organigramme technique).
Il se présente sur une seule page, C ’est le résultat d ’une construction collective pour le
faire partager par les principaux acteurs, Sa construction débute après le choix entre plusieurs
hypothèses procédures retenues pour le choix du Moe, des entreprises,
des tranches, des négociations, …
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 40
La structure du scénario
Global pas de détail
Stratégique paramètres sensibles / objectifs
Logique enchaînement par grandes phases
Complet du début à la fin de l ’opération
Explicite vis à vis des hypothèses prises
Evolutif
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 41
Le contenu du scénario
Il est décrit dans un document qui contient les hypothèses retenues, les procédures de fonctionnement, les contraintes à respecter, les grandes phases avec leurs acteurs, les moyens prévus, le budget global préestimé, les grands jalons (et les validations).
Il s'élabore principalement en explorant les hypothèses possibles, analysant les variantes (solutions alternatives), choisissant la méthode de conduite et les guides de procédures
(phases, articulation, jalons).
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 42
Méthode des cas analogueset retours d ’expériences
On dispose d'une base de données dans laquelle est mémorisé un ensemble de paramètres clés sur des opérations antérieures,
On y recherchera les opérations qui paraissent voisines de celle que l'on doit gérer, en vue de s'en inspirer pour définir le scénario,
d'où l'intérêt de faire des bilans et de fonctionner en réseau.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 43
Le processus général de GdP
CO
MM
UN
IQU
ER
Actesd’anticipation
etde cadrage
Définir objectifs (finalité) et repérer organisationDéfinir scénario réalisation,Estimer bilan financier prévisionnelCahier des charges (programme de l’opération)Demander financements (AP)
CADRER
Découper tâchesEstimer durées, ressourcesPlanifier (planning, charges)Ventiler dépenses, demander crédits paiementsAnalyser risques glissement
PREVOIR
Mesurer (indicateurs)Diagnostiquer réel / prévuSuivre engagements prévisionnels, réels, dépensesDéfinir causes glissementAlerter et décider
REAGIR(recadrer)
Préparer listes des contrôles des tâches (plan)Mener validation selon plan (PV)Décider (refus à modifier, accepté avec ou sans réserve)Mettre en place financements (AP) et crédits paiements
VALIDER(conformité)
Faire bilans synthétiques (qualités, délais, coûts, conduite)Archiver éléments tangiblesTransmettre pour mise en service, exploitationFaire progresser maturité GdP en conduite d’opération immobilière (référentiel métier)
CLORE(mettre au capital)
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 44
Quand organiser le projet ?Capacitéd'actionsur le projet
Niveau de connaissance sur le projet
temps
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 45
Quand organiser le projet ?
Montage opération
% coûts
100%
80%
décis
ions
dépenses
0%Programme Conception Travaux Réception
Mise en service
Phases
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SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 47
Nº Nom de la tâche Durée prév. Début prév. Fin prévue33 3.5 Suivi des études 13s 22/07/99 20/10/99
34 3.5.1 Mise au point APS 2s 22/07/99 04/08/99
35 3.5.2 Validation APS - Clauses définitives contrat maître d'oeuvre 2s 05/08/99 18/08/99
36 3.5.3 APD 3s 19/08/99 08/09/99
37 3.5.4 Validation de l'APD 2s 09/09/99 22/09/99
38 3.5.5 Projet et sa validation 3s 23/09/99 13/10/99
39 3.5.6 Dossier de consultation des entreprises 2s 07/10/99 20/10/99
40 3.6 Suivi des procédures 22s 05/08/99 05/01/00
41 3.6.1 Préparation enquête publique, TA et commissaire enquêteur 6s 05/08/99 15/09/99
42 3.6.2 Enquête publique et conclusions 10s 16/09/99 24/11/99
43 3.6.3 Préparation et dépôt de la demande de permis de construire 2s 05/08/99 18/08/99
44 3.6.4 Instruction et délivrance du permis de construire 20s 19/08/99 05/01/00
45 3.6.5 Dossiers de subventions et autres financements 2s 19/08/99 01/09/99
46 3.6.6 Consultation des concessionnaires de réseaux 6s 05/08/99 15/09/99
47 3.6.7 Consultation assurances DO, sélection, mise au point contrat 6s 23/09/99 03/11/99
28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45Jul 99 Aoû 99 Sep 99 Oct 99 No
Affichage « Etat prévisionnel »Tâche récapitulative (sous phase)Tâche élémentaire normale (avec marges)Tâche élémentaire critique (sans marges)Jalon normal (avec marges)
Un diagramme de GANTT Une parfaite lisibilité des durées et des dates du projet Une vision peu clair de la logique des enchaînements des tâches.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 48
ANTICIPERméthode « planifier »
AGIR méthode « essai-erreur »
REAGIR méthode « pompier »
Zone d’intervention « souhaitable »
Zone d’intervention« subie »
Le rôle du conducteur d ’opération
Son comportement doit s’équilibrer entre : prévision, action, correction pour garder des marges de manœuvre en cas de dérive.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 49
Le gagnant est celui qui agit,le perdant celui qui réagit ! ...
Critères de motivation
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SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 51
Les causes et les effets des risques
Diverses sources (causes) méthode / organisation, moyens et acteurs, matériels, matériaux, ...
L'importance d'un risque est fonction de ses effets et de ses conséquences niveau de risque (probabilité, gravité), délais, coût, qualité, ...
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 52
Défaillance, Effets Niveau Préventionincidents potentiels risque Causes Mesures
Arrêt du moteur arrêt duvéhicule
1 défaut ducarburateur
vérifierpériodiquement lefonctionnement de cetorgane principal duvéhicule
arrêt duvéhicule 1
panned’essence
faire le plein et vérifierle niveau de la jaugepériodiquement
arrêt duvéhicule 2
manqued’huile
Vérifierpériodiquement leniveau
Le tableau d'analyse des risques
Le retard à une réunion peut être imputable à :
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 53
L ’essentiel de PREVOIR le projet
La prévision n ’a de sens que si elle est ensuite confrontée à la réalisation ! ...
9
SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
L ’essentiel de REAGIR au cours du projet
Disposer d'une situation de référence le prévisionnel construit pendant l'activité « PREVOIR »,
Mesurer l'avancement (suivre) par un système d ’indicateurs de suivi,
Recadrer le prévisionnel (conduire) Comparer le « réel » et le « planifié » (écarts), Analyser les causes, rechercher les solutions (scénario), Mettre en œuvre des actions correctrices.
Alerter et décider (hiérarchie et maître d ’ouvrage) Rendre compte (tableau de bord), Proposer des solutions aux problèmes, Susciter la prise de décisions, ...
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SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet VALIDER les produits11 : CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 57
Activité VALIDER
Un projet ou une étape du projet n ’est effectivement terminé ? ...
que lorsque le produit final ou un produit intermédiaire est …
reconnu conforme à la demande.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 58
Activité VALIDER Suivre l ’avancement des tâches et des actions
Nécessite de contrôler la qualité des productions réalisées.
Constater la réalisation d'une tâche Nécessite de vérifier qu ’elle est qualitativement conforme, Que le « produit » livré respecte les besoins, Qu ’il ne compromet pas la suite du projet, ...
Mettre en place un système de validations intermédiaires du projet Pour consolider progressivement le projet, Pour gérer les actions et les productions non conformes. Qui s ’appuie sur des points d'arrêt, des points de contrôle, Des méthodes : listes de contrôle, plan et P.V. de validation, ...
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 59
Préparer les décisions
Suivre la conformité financière du produit par rapport aux objectifs Définir les points de contrôle intermédiaires
Evaluer les incidences et les risques de la non conformité Du produit, des procédures
Identifier et organiser (qui, quoi, comment ) les points et circuits de validation financière ESQ, AVP, PRO, DCE, ...
Mettre au point des méthodes de contrôle
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 60
Opération : Phase programmation :dossier étude faisabilité
Date :
PLAN VALIDATION1. Contrôle de forme
1.1 Respect du plan type (paragraphes non traités)1.2 Compréhension globale du document1.3 Traçabilité : liens entre les différents documents ?
2. Respect des attentes2.1 Participation des acteurs2.2 Avis des utilisateurs sur le dossier
3. Synthèse et avis sur le fond3.1 Remarques ayant un impact sur le dossier de faisabilité3.2 Remarques ayant un impact sur la programmation3.3 Remarques ayant un impact sur la phase suivante de l'opération
+ préciser les acteurs et le timing
PROCES VERBALLe dossier de validation est accepté sous réserve ...
Plan d'un dossier de validation
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N° QUESTIONS1
2
3
4
5
6
7
Ce document vous-semble-t-il facile à lire ? (présentation, pagination, intercalaires, repérage rapide du contenu, des paragraphes, facilité de passage d'un chapitre à l'autre
CritèresRéponseCommentaires
Programme/ Forme du document
CritèresRéponseCommentaires
Programme/ Forme du document
CritèresRéponseCommentaires
Programme/ Forme du document
CritèresRéponseCommentaires
Programme/ Forme du document
CritèresRéponseCommentaires
Programme/ Formedu document
CritèresRéponseCommentaires
Programme/ Forme du document
CritèresRéponseCommentaires
Programme/ Forme du document
Le plan du document vous parait-il clair ?
Le programme a-t-il été présenté dans sa forme actuelle auxreprésentants d'usagers, des utilisateurs et des gestionnaires ?
A-t-il été modifié après cette présentation ?
Ce document comprend-il une note de présentation générale ?
S'il y a cette note, est-elle explicite sur le contexte de l'ouvrage et les objectifs généraux du programme y apparaissent-ilsclairement ?
Existe-t-il un schéma fonctionnel, un organigramme ou un tableau récapitulatif des fonctions et activités de l'établissement ?
Méthode de validation par questionnement
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 62
L ’essentiel de VALIDER les produits
La validation est une démarche par laquelle on s'impose une série de vérifications avant de poursuivre le projet.
Les validations intermédiaires A prévoir selon la nature et l'enjeu de la production, Valider le programme, l'APS, l'APD, ...
La validation Suppose la mise en œuvre d'un processus
et d'outils adaptés, Peut aboutir à un refus, Important d'évaluer les conséquences de
l ’absence de validation, et d'informer sur ces conséquences.
11
SEQUENCEPEDAGOGIQUE
1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet 6 : PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet10 : VALIDER les produits CLORE le projet12 : Les grandes phases de la GdP
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 64
D ’autres retours d ’expériences Un référentiel de conduite d ’opération
Se constituer un press-book, un savoir-faire, mieux se vendre.
Les bilans Plaquette et liste des références récentes pour les Mou
(droit d ’auteur et de reproduction), Journal d ’opération individuel, Fiches ratios de coûts (surfaces, lots, subventions) et
durées des travaux.
Les archives Documents types (individuels, harmonisation du service), Photos de chantiers (évolutions, litiges).
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 65
Le bilan du projet
Tirer les enseignements du déroulement du projet (+ -) Relever les écarts entre le programme prévisionnel et le
produit réalisé, entre les engagements contractuels et les prestations fournies, par postes de dépenses initiaux,
Lister les raisons des différences avec le prévisionnel Qualités, coûts, délais, moyens, méthodes, outils,
formations, …
Le prévisionnel doit être « parfaitement » défini pour pouvoir comparer et dresser le bilan synthétique.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 66
Projet : Phase : Le : Page :
JOURNAL DU PROJET
Date
Description / Cause Retard / AvanceJours (+ -) Charge
Le journal du projet
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 67
L ’essentiel de CLORE le projet
Une préoccupation à avoir dès le début du projet Tout au long de l'opération
Renseigner une base de données informatisée, Rédiger un journal du projet.
A la fin de l'opération Réaliser l ’archivage et les bilans synthétiques, Organiser des bases de données des opérations au
niveau des cellules, des réseaux.
Construire le référentiel de la conduite de projet Mémoriser et capitaliser pour réutiliser et améliorer.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 68
Gestion de projet et conduite d ’opération
PHASESPHASES 1èreMontageopération
(génération)
JALONSJALONS 1Décision delancement
2 3Approbation
de APD
4Notification desmarchés travaux
5Décision de
réception
La gestion de projetLa gestion de projetCADRER PREVOIR REAGIR VALIDER CLORE
COMMUNIQUER
Zone d’action de la conduite d’opération CPZone d’action de la conduite d’opération CP2ème
Programme(définition)
Conception(projection)
3èmeTravaux
(réalisation)
4èmeRéception
Mise en service(utilisation)
5ème
Approbationdu programme
ACTIVITESSTRUCTURANTESPREFERENTIELLES
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 69
1 - Définir les objectifs clairs, précis, mesurables, les besoins généraux, les délais, l ’enveloppe financière globale (postes), les modalités d ’engagement et de suivi budgétaire, les contraintes et exigences, l ’accompagnement.
2 - Repérer l'organisation les acteurs et leur rôle, la stratégie des acteurs, les partenaires financiers(fonds propres, concours, subventions, emprunts).
OBJECTIFSACTEURS
L ’essentiel de CADRER le projet
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 70
L ’essentiel de CADRER le projet 3 - Faire des hypothèses et des choix
Analyser les risques (performances, délais, financiers),
Faire valider les choix.
4 - Construire un scénario de réalisation Une vision globale du projet, Précisant les objectifs, les délais, le
financement (simulation, découpage en tranches), les moyens,
Validé par les acteurs.
Lorsque ces principes sont clairs, l'analyse détaillée peut être faite Elaboration du programme détaillé, par exemple.
+ _
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 71
L ’essentiel de PREVOIR le projet Définir et organiser dans le détail les actions à
réaliser et les moyens pour faire aboutir le projet
La planification introduit l'échelle du temps, et les marges de manœuvre mobilisables pour gérer les dérives
L ’analyse des risques est un outil d'anticipation qui permet de créer des marges de sécurité dès
le démarrage du projet par l'identification des actions de prévention.
L ’organigramme des tâches est l'organisation structurée des actions à conduire et précise le contenu des tâches, les contraintes, les liaisons avec les autres tâches, les moyens à affecter, les responsabilités, les points de contrôle, ...
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 72
L ’essentiel de REAGIR au cours du projet
Disposer d'une situation de référence le prévisionnel construit pendant l'activité « PREVOIR »,
Mesurer l'avancement (suivre) par un système d ’indicateurs de suivi,
Recadrer le prévisionnel (conduire) Comparer le « réel » et le « planifié » (écarts), Analyser les causes, rechercher les solutions (scénario), Mettre en œuvre des actions correctrices.
Alerter et décider (hiérarchie et maître d ’ouvrage) Rendre compte (tableau de bord), Proposer des solutions aux problèmes, Susciter la prise de décisions, ...
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 73
L ’essentiel de VALIDER les produits La validation est une démarche par laquelle
on s'impose une série de vérifications avant de poursuivre le projet.
Les validations intermédiaires A prévoir selon la nature et l'enjeu de la
production, Valider le programme, l'APS, l'APD, ...
La validation Suppose la mise en œuvre d'un processus
et d'outils adaptés, Peut aboutir à un refus, Important d'évaluer les conséquences de
l ’absence de validation, et d'informer sur ces conséquences.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 74
L ’essentiel de CLORE le projet
Une préoccupation à avoir dès le début du projet Tout au long de l'opération
Renseigner une base de données informatisée, Rédiger un journal du projet.
A la fin de l'opération Réaliser l ’archivage et les bilans synthétiques, Organiser des bases de données des opérations au
niveau des cellules, des réseaux.
Construire le référentiel de la conduite de projet Mémoriser et capitaliser pour réutiliser et améliorer.
S12 - GRANDES PHASES DE LA GESTION DE PROJET 75
L ’essentiel de COMMUNIQUER sur le projet
La réussite du projet dépend de la qualité des relations Entre les acteurs, avec la hiérarchie, avec l ’extérieur
La communication doit-être Conçue dès le départ, structurée rationnellement, organisée
avec les acteurs, une préoccupation tout au long du projet.
Analyser les besoins et les objectifs de la communication Pour chaque phase de l ’opération, Informer, consulter, convaincre, négocier, alerter, décider, … Messages et modalités de diffusion, d ’évaluation.
Planifier les actions de communication (scénario), Mettre en œuvre et suivre les actions, Evaluer les effets. CLORE
VALIDER
REAGIR
PREVOIRCADRER
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