unidad n°3. documentación del sistema de gestión de calidad
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Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2
Actividad: Documentación de procesos
Nombre del Aprendiz: Juan David Sanabria Velásquez
Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, usted debe solucionar los
siguientes tres puntos:
1) Selección del orden de la documentación: defina mediante una
gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los
procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora
continua.
2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del
Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccione el que
debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentación, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.
A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.
B. Realice los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos,
listados, y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en
el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación,
mantenimiento y mejora continua.
Manual de Calidad: es el documento que específica el Sistema de Gestión de la Calidad de la UNAD, en él se detalla el alcance del sistema de gestión de la calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión, o referencia a los mismos así como la descripción de la interacción entre sus procesos.
Mapa de Procesos: Representación gráfica de la identificación de los procesos de la entidad y se definen sus interacciones. Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operación y los indicadores necesarios para garantizar su control. Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia como son los formatos e instructivos: Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos. Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.
Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en ell procedimiento para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros (P-GQ-GCMU-004). Todos los documentos del Sistema son controlados de acuerdo a lo establecido por el Procedimiento de control de documentos (P-GQ-GCMU-003).
Procesos Estratégicos
Dirección Estratégica
Control Interno
Mejoramiento Continuo de
Calidad
Procesos Misionales
Formación A Distancia en los
diferentes ciclos educativos
Investigación Y Gestión Del
Conocimiento
Autoevaluación Y Acreditación
De Programas Y Procesos
Académicos
Bienestar Universitario
Gestión Tecno pedagógica en
medios y mediaciones
Gestión para el desarrollo
social educativo
Procesos de Apoyo
Registro, Seguimiento Y
Control Académico
Desarrollo Humano
Gestión Financiera
Gestión Administrativa
Administración De
Infraestructura Tecnológica
Gestión Interinstitucional
Gestión Jurídica
Gestión Ambiental
3) Escriba las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
Conclusiones
1. Que la implementación del sistema de gestión de la calidad de cualquier
organización contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de procesos,
Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos,
Registros del Sistema.
2. Se logró concluir en este trabajo que la estructura de manuales,
procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos son
necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad
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