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UNIVERSIDAD METROPOLITANA ESCUELA DE EDUCACIÓN PROGRAMA GRADUADO
ESTUDIO DOCUMENTAL SOBRE LAS EXIGENCIAS DEL MERCADO LABORAL Y SU IMPACTO EN EL CURRÍCULO DE EDUCACIÓN COMERCIAL
EN EL PROGRAMA DE EDUCACIÓN VOCACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN DE PUERTO RICO
TESINA PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA EL GRADO DE MAESTRÍA EN EDUCACIÓN CON ESPECIALIDAD EN CURRÍCULO Y
ENSEÑANZA
Carmen A. González Rodríguez
Mayo, 2009
NOTA ACLARATORIA
Para propósitos de carácter legal en relación con la Ley de Derechos Civiles de 1964,
el uso de los términos: maestros, supervisor, estudiantes, niños y cualquier otro que
pueda hacer referencia a ambos géneros, incluye tanto al masculino como al femenino.
ii
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación lo dedico a Dios que me permitió alcanzar un logro
más en mi vida. Sin su ayuda y fortaleza no lo hubiera podido realizar.
También lo dedico a mis hijas, Eliannette y Evelyn, que siempre me han
mostrado su comprensión y se han sacrificado conmigo. A mis padres Isabel y José y a
toda mi familia por su apoyo incondicional. Es en los momentos difíciles o de retos que
se presentan en la vida en que se demuestra el amor y la unidad, y es precisamente lo
que he recibido de ustedes. Con mucho amor les dedico este sueño hecho realidad.
iii
AGRADECIMIENTOS
Mis agradecimientos primeramente a Dios que con su ayuda, bendición y
fortaleza me permitió completar mis estudios y llegar hasta esta etapa en mi vida. En
los momentos en que me sentía que no podía, Él me dio la inspiración y la motivación
para seguir luchando y lograr la meta deseada.
A mis hijas, Eliannette y Evelyn, que estuvieron a mi lado, me apoyaron y se
sacrificaron conmigo para que yo pudiera lograrlo. A mis padres, hermanos, hermana,
sobrinos y sobrinas que me dieron su ayuda y siempre estuvieron a mi lado para
apoyarme y motivarme.
A mis queridos compañeros Elizabeth Pérez, Johanny López, José Maldonado y
Olpha Serrano por su apoyo y colaboración. A mis profesores por contribuir a mi
crecimiento profesional y porque me motivaron a continuar luchando. A mi consejero de
tesina, el Dr. Ángel L. Canales Encarnación, por su valiosa ayuda en este proceso.
Mis agradecimientos van dirigidos a todas las personas que de una u otra forma
contribuyeron al logro de la meta trazada.
iv
SUMARIO
Vivimos en una era tecnológica y esto ha contribuido a la evolución de la profesión del
asistente administrativo. Es necesario identificar cuáles son los cambios que estos
avances tecnológicos han ocasionado en el personal de oficina y cómo éstos impactan
al currículo del Programa de Educación Comercial. Esta investigación descriptiva con
un enfoque documental tenía el propósito de investigar si el currículo del asistente
administrativo del Programa de Educación Comercial del Departamento de Educación
está atemperado con las exigencias del mercado laboral actual. Las preguntas que
guiaron esta investigación son las siguientes: ¿Está atemperado el currículo de
educación vocacional comercial con las exigencias del mercado laboral actual?
¿Cuáles son las destrezas o requisitos que los patrones exigen a las personas que
ocupan el puesto de asistente administrativo? ¿Cuáles son las tareas oficinescas que
realizan los asistentes administrativos en la oficina actual? ¿Qué aportaciones
investigativas o teóricas producto del proceso de revisión de la literatura contribuyen al
conocimiento de cambio curricular de este ofrecimiento vocacional? Para la
recopilación de los datos del estudio se construyeron dos instrumentos, uno para el
análisis de los documentos y otro para la recopilación de los datos de los clasificados
de empleo. Los datos se presentaron en tablas con frecuencias y por cientos. El
investigador encontró entre sus hallazgos que el uso de programas de aplicación de
computadoras y el ser bilingüe son las exigencias más solicitadas por parte de los
patronos. Algunas de las conclusiones a las que llegó el investigador luego de
analizados los resultados son: a) Los avances tecnológicos han generado un cambio
v
en los negocios y a su vez en las ocupaciones de oficina. b) La profesión secretarial ha
evolucionado debido a los cambios ocurridos por los avances tecnológicos. c) Las
responsabilidades y tareas que realiza el asistente administrativo son diferentes a las
que realizaba la secretaria, ahora son más de carácter administrativo. Se presentaron
las siguientes implicaciones: a) darle mayor énfasis en el currículo a las destrezas
suaves o de características personales b) reforzar las destrezas de inglés desde la
educación primaria c) incluir el uso de más programas de aplicación de computadoras.
vi
TABLA DE CONTENIDO
Página
Portada…………………………………………………………………………………………...1
Página Aprobatoria………………………………………………………………………………i
Nota Aclaratoria………………………………………………………………………………….ii
Dedicatoria……………………………………………………………………………….. …….iii
Agradecimientos………………………………………………………………………………..iv
Sumario…………………………………………………………………………………………..v
Tabla de Contenido…………………………………………………………………………….vii
Lista de Tablas…………………………………………………………………………………..x
Lista de Figuras…………………………………………………………………………………xi
Capítulo I – Introducción……………………………………………………….....................2
Justificación del Estudio………………………………………………………..4
Objetivos de la Investigación…………………………………………………..5
Preguntas de Investigación…………………………………………………….8
Definición de Términos…………………………………………………...........8
Limitaciones…………………………………………………………………….10
Resumen………………………………………………………………………..10
Capítulo II – Revisión de la Literatura………………………………………………………12
Introducción …………………………………………………………………...12
Naturaleza del Trabajo………………………………………………………..12
Marco Teórico………………………………………………………………….13
vii
Página
El impacto de los avances tecnológicos en la oficina……………………..19
Investigaciones y estudios realizados en los Estados Unidos……...........21
Investigaciones y estudios realizados en Puerto Rico…………………….24
Resumen………………………………………………………………………..32
Capítulo III – Método…………………………………………………………………………..33
Introducción…………………………………………………………………….33
Descripción de la Muestra…………………………………………………….33
Descripción del Instrumento………………………………………………….33
Diseño de Investigación………………………………………………………34
Procedimiento de la Investigación…………………………………………...35
Análisis de los Datos…………………………………………………………..36
Resumen………………………………………………………………………..37
Capítulo IV – Análisis e Interpretación de los Hallazgos……………………………….....38
Introducción…………………………………………………………………….38
Análisis e Interpretación de los Hallazgos…………………………………..38
Discusión de los Hallazgos…………………………………………………...55
Resumen………………………………………………………………………..61
Capítulo V – Conclusiones, Implicaciones y Recomendaciones…………………...........62
Introducción…………………………………………………………………….62
Conclusiones…………………………………………………………………...62
Implicaciones…………………………………………………………………..63
viii
Página
Recomendaciones……………………………………………………………..63
Referencias…………………………………………………………………………………….66
Apéndices………………………………………………………………………………………71
A Carta Circular 19-2006-2007…………………………………………………72
B Programa de estudios del asistente administrativo………………………..76
C Modelo del instrumento para la recopilación de los datos…………..........78
D Modelo del instrumento de recopilación de los datos de los
clasificados de empleo………………………………………………………..80
ix
LISTA DE TABLAS
Tabla Título Página
1 Resumen de los Resultados del Análisis de los Documentos……………39
2 Exigencias y Destrezas para el Puesto de Asistente Administrativo…….41
3 Preparación y Experiencia…………………………………………………...44
4 Competencias Generales……………………………………………………..46
5 Programas de Aplicación de Computadoras……………………………….48
6 Competencias de Comunicación…………………………………………….51
7 Competencias de Características Personales……………………………...53
x
LISTA DE FIGURAS
Figura Título Página
1 Exigencias y Destrezas para el Puesto de Asistente Administrativo…….43
2 Preparación y Experiencia……………………………………………………45
3 Competencias Generales……………………………………………………..47
4 Programas de Aplicación de Computadoras……………………………….50
5 Competencias de Comunicación…………………………………………….52
6 Competencias de Características Personales……………………………...54
xi
Estudio Documental 2
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
Introducción
El propósito de este estudio fue realizar una investigación documental sobre
las exigencias del mercado laboral y su impacto en el currículo de Educación
Comercial en el programa de Educación Vocacional del Departamento de
Educación de Puerto Rico.
En estos momentos en que vivimos en medio de un mundo caracterizado
por los constantes cambios económicos, tecnológicos y sociales, entre otros, es
importante mantenerse a la vanguardia para poder enfrentarlos de forma
responsable y efectiva. Más aún, cuando se trata de la educación de los jóvenes
quienes son el futuro de nuestra generación. Debido a esos cambios que son
parte de esta nueva generación, es necesario que los educadores y el personal a
cargo de la educación de nuestro país, se mantengan investigando y buscando las
últimas tendencias y adelantos en la educación para mejorar el proceso de
enseñanza y aprendizaje. Las destrezas que se supone que la escuela imparta
deben ser identificadas por el estado y las comunidades, especialmente por los
educadores, líderes del comercio y la industria; al igual que por el movimiento
obrero (Ortiz, 2007).
De igual forma, es importante que se analicen los estudios de egresados
que realizan las instituciones universitarias como parte de sus procesos de
acreditación para corroborar la efectividad del currículo de acuerdo con las
exigencias del mercado laboral actual.
Estudio Documental 3
Según Blanco (2007), el énfasis de todo el ámbito educativo a nivel mundial
ha sido ofrecer una educación superior de alta calidad. Una de las formas en que
esto se puede lograr es que las instituciones educativas de educación superior se
interesen en realizar estudios de egresados frecuentemente para saber el grado
de satisfacción de sus estudiantes. Los resultados que se obtienen de estos
estudios son muy valiosos, ya que le permiten tomar decisiones importantes sobre
cómo mejorar y cambiar sus servicios para lograr la excelencia académica, crear
ambientes atractivos y seguros para los estudiantes y les permite también tomar
decisiones sobre los procesos de acreditación por las agencias pertinentes. Estos
estudios son muy necesarios hoy día porque vivimos en un mundo de constantes
cambios y de avances tecnológicos, los cuales van dictando el rumbo que han de
tomar las empresas para prestar servicios de calidad y estar a la vanguardia ante
los nuevos retos que surgen día a día.
Según Burgos (2009), los avances tecnológicos y su impacto en la
profesión secretarial han motivado a que se revise el currículo del Bachillerato en
Administración de Sistemas de Oficina. Entre los cursos que se ofrecen están los
cursos sobre Tecnologías, Administración, Lenguaje y Transcripción, en adición a
los cursos de la Facultad de Administración de Empresas. Los cursos de
Administración de Empresas son: Introducción a la Gerencia y a los Negocios,
Relaciones Humanas, Introducción a la Economía, Principios de Mercadeo,
Introducción a los Fundamentos de Contabilidad I y II, Aspectos Legales en los
Negocios y Ética Empresarial. Como se puede observar en esta revisión curricular
se han añadido más cursos sobre administración, ya que la tendencia de la
profesión es hacia las tareas y responsabilidades más administrativas.
Estudio Documental 4
La Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras comenzó con el
nuevo programa de estudios en agosto de 2008. Este hecho es sumamente
importante porque demuestra que existe la necesidad de la revisión curricular. El
Departamento de Educación debe igualmente tomar la iniciativa de revisar el
currículo de Educación Comercial para que esté alineado con las exigencias del
mercado laboral actual y acoplado con los ofrecimientos a nivel postsecundario.
En ocasiones y a causa de estos cambios, existe una discrepancia entre los
requisitos del currículo para el puesto de asistente administrativo en cuanto a
conocimientos, destrezas y exigencias por los patronos de dicha profesión. En
relación con esos cambios y su impacto en el mundo de las empresas, es
necesario revisar constantemente el currículo para atemperarlo con las exigencias
del mercado laboral.
En estudios recientes y de acuerdo a las referencias se ha encontrado que
la profesión secretarial ha sufrido una transformación a causa de los cambios
tecnológicos. En la actualidad el título de secretaria ha cambiado a asistente
administrativo. Por tal motivo, las tareas que realiza hoy día el asistente
administrativo son diferentes a las que realizaba en el pasado, las mismas son
parte de las responsabilidades del personal administrativo. En vista de estos
cambios que ha sufrido la profesión, es importante que los mismos también se
reflejen en el currículo del asistente administrativo.
Justificación del estudio
La información obtenida de este estudio impactará tanto al currículo actual
como a los estudiantes, a los patronos, maestros y a los padres, entre otros. Al
Estudio Documental 5
revisarse y mantenerse actualizado el currículo, los estudiantes se beneficiarán, ya
que tendrán la oportunidad de ampliar sus conocimientos, desarrollar al máximo
las destrezas y habilidades requeridas para el puesto de asistente administrativo.
En relación a estas destrezas, habilidades y conocimientos, los estudiantes
realizan un Internado Ocupacional en duodécimo grado y es en éste que aplicarán
lo aprendido a través de su trayectoria en el Programa. Es el interés del
investigador que ellos puedan crecer profesionalmente y que puedan tener una
inversión en el proceso actual y no luego de graduado que tengan que actualizar
el conocimiento no adquirido en su formación.
Este estudio es importante porque los cambios tecnológicos han contribuido
al desarrollo y expansión de los negocios y en específico a las destrezas que
deben tener los asistentes administrativos para realizar las diferentes tareas
inherentes a su profesión. En términos de los patronos, también se beneficiarán,
ya que si los estudiantes obtienen una buena preparación en el área, los
beneficios redundarán en las compañías porque sus empleados estarán mejor
capacitados para cumplir con las exigencias actuales del mercado laboral. Es
necesario que el currículo del Programa de Educación Comercial se mantenga
actualizado tomando en consideración las exigencias del mercado laboral actual,
ya que se desea que los estudiantes puedan tener éxito en sus funciones y en sus
metas futuras dentro del campo laboral.
Objetivos de la investigación
El objetivo de esta investigación documental fue llevar a cabo un estudio de
la profesión donde se pueda realizar un análisis comparativo entre las tareas y
Estudio Documental 6
destrezas contempladas por el Negociado de Estadísticas del Trabajo y el
Departamento de Educación, Programa Vocacional, en cuanto a la profesión de
asistente administrativo con las exigencias del mercado laboral actual. Este
estudio tenía como propósito aportar un conocimiento actualizado sobre los
requerimientos de esta profesión a la luz de las demandas del mundo laboral
actual con la finalidad de que se puedan incorporar cambios de naturaleza
curricular a los ofrecimientos de esta profesión. Además, se pretendía aportar
conocimiento investigativo científico que contribuya a justificar cualquier decisión
de cambio de naturaleza curricular.
Evidentemente es necesario conocer, comparar y contrastar los requisitos
del Programa de Educación Vocacional del Departamento de Educación con los
del Negociado de Estadísticas del Trabajo y con la realidad actual del mercado
laboral.
Según la Resolución del Senado 1621, la Secretaría Auxiliar de Educación
Vocacional y Técnica (2003), quien es el componente de la docencia del
Departamento de Educación, tiene la encomienda de preparar los recursos
humanos y desarrollar una fuerza trabajadora competitiva internacionalmente.
Como parte integral del Sistema y en armonía con la filosofía educativa de Puerto
Rico, contribuye a la realización personal, económica y social de los alumnos. Su
filosofía se centra en la preparación de los estudiantes con las destrezas
ocupacionales, académicas básicas y de empleabilidad que le permitan obtener,
retener y progresar en posiciones productivas y de responsabilidad.
Estudio Documental 7
Esta Secretaría aspira alcanzar sus propósitos educativos a través del
desarrollo de una política pública hacia la consecución del dominio de las
destrezas básicas académicas integradas a las destrezas ocupacionales. De esta
forma, los estudiantes participarán de un proceso de enseñanza y aprendizaje
que, a tenor con los cambios tecnológicos, les permitirá: alcanzar los estándares
de excelencia en todos los programas instruccionales; tomar decisiones sobre sus
metas ocupacionales; integrarse al proceso de transición de la escuela al trabajo;
obtener, retener y progresar en un empleo para competir en una economía global.
. Con relación al currículo del Programa Vocacional del Departamento de
Educación para el puesto de asistente administrativo, los requisitos, en términos
de los cursos que se ofrecen en el mismo son: Manejo del Teclado y Producción
de Documentos Comerciales I, Producción de Documentos Comerciales II,
Escritura Rápida o Taquigrafía, Administración de Documentos, Tecnología de
Oficina, Registro de Datos Financieros, Transcripción, Principios de Administración
y Supervisión e Internado Ocupacional, en adición a las materias básicas.
Según el Negociado de Estadísticas del Trabajo (2006), quien es el sistema
que sirve como recurso primario de la información ocupacional, el puesto de
asistente administrativo planifica, dirige o coordina servicios de apoyo en una
Organización, como son: distribución de correspondencia, operar el teléfono o la
recepción, y otras tareas de apoyo en la oficina. Asimismo entre los requisitos
están contemplados las tareas, conocimientos, destrezas, habilidades, actividades
del trabajo, contenido del trabajo, intereses, estilos de trabajo, valores del trabajo,
ocupaciones relacionadas, salarios, entre otros. Entre los conocimientos están los
Estudio Documental 8
clericales, administración y supervisión, servicio al cliente y al personal, personal y
recursos humanos, dominio del lenguaje inglés y de las matemáticas, entre otros.
Conjuntamente están algunas de las destrezas como las relaciones sociales,
manejo del tiempo, coordinación, comprensión de lectura, servicio de orientación,
actividades auditivas, actividades de aprendizaje, comunicación oral y escrita,
entre otras.
El Departamento de Educación tiene el Programa de Educación Comercial
dentro de los ofrecimientos del Programa de Educación Vocacional. El propósito
del Programa de Educación Comercial es preparar a los alumnos para ingresar al
mundo laboral, aunque también pueden continuar sus estudios universitarios. El
investigador espera conocer cuáles son las tareas que se realizan en la oficina y
su frecuencia. Además, desea investigar cuáles son las destrezas que los
patronos exigen a los empleados en el puesto de asistente administrativo.
El investigador realizó el estudio Exigencias del mercado laboral y su
impacto en el currículo de Educación Comercial en el programa de Educación
Vocacional: un acercamiento hacia el estudio del puesto de asistente
administrativo mediante la recopilación de datos de estudios previos y del análisis
de clasificados para el puesto de asistente administrativo, tanto del periódico El
Nuevo Día y de clasificados en Internet.
Preguntas de investigación
Las preguntas de investigación que orientaron este estudio, y las cuales se
contestaron con los datos obtenidos de este estudio, son las siguientes:
1. ¿Está atemperado el currículo de educación vocacional comercial con las
exigencias del mercado laboral actual?
Estudio Documental 9
2. ¿Cuáles son las destrezas o requisitos que los patrones exigen a las
personas que ocupan el puesto de asistente administrativo?
3. ¿Cuáles son las tareas oficinescas que realizan los asistentes
administrativos en la oficina actual?
4. ¿Qué aportaciones investigativas o teóricas producto del proceso de
revisión de la literatura contribuyen al conocimiento de cambio curricular
de este ofrecimiento vocacional?
Definición de términos
Para efectos de esta investigación documental, se definieron los siguientes
términos relacionados con la misma:
1. Asistente administrativo – El asistente administrativo asiste al gerente
general realizando funciones rutinarias administrativas y de oficina, tales
como redactar la correspondencia, programar las citas, organizar y
mantener los papeles y los archivos electrónicos y suministrar la
información requerida por las personas que llamen.
2. Competencia – Capacidad laboral medible necesaria para realizar un
trabajo eficazmente (Marelli, 1999).
3. Currículo – Todas las experiencias planificadas, provistas o incorporadas
por la escuela para ayudar al estudiante a lograr unos objetivos al máximo
de sus habilidades (Ortiz, 2007).
4. Destreza – Habilidad con que se hace una cosa.
5. Destrezas suaves – Habilidades que revelan el carácter de la persona.
6. Estándar – Aseveración del entendimiento y nivel del logro que los
estudiantes deben obtener (NBEA, 1995).
Estudio Documental 10
7. Globalización – Proceso de expansión de actividades y de operaciones
comerciales para obtener una perspectiva mundial de clientes, productos y
procedimientos operacionales (Dlabay, 1997).
8. Mercado laboral – Es un sitio real o abstracto donde la demanda por
servicios laborales por parte de las empresas y organizaciones productivas
y no-productivas se encuentra con la oferta de destrezas y habilidades de
producción adquiridas y acumuladas por las personas en una economía o
región (Alameda, 2001).
9. Programa de Educación Comercial – Programa que provee a los
estudiantes variadas experiencias de aprendizaje que les permiten
desarrollar las destrezas necesarias, así como los valores y las actitudes
fundamentales que se requieren para lograr el éxito en el desempeño de un
empleo de oficina (Departamento de Educación, 2005).
10. Programa de Educación Vocacional – Sistema que proporciona los medios
necesarios para que una persona ingrese al mundo laboral y se desarrolle
en él (Fernández, 2007).
Limitaciones
Existen muchos puestos relacionados al área de tareas oficinescas, pero se
tomó en consideración, para efectos de este estudio solamente el de asistente
administrativo.
Resumen
En este Capítulo se presenta una introducción, los objetivos de la
investigación, las preguntas guías que dirigieron esta investigación documental, la
justificación del estudio, las limitaciones y la definición de términos que están
Estudio Documental 11
relacionadas con este estudio. En el mismo se pretende evidenciar cómo los
cambios tecnológicos han impactado las tareas que realiza el asistente
administrativo y las destrezas necesarias para poder realizar efectivamente su
labor y cómo afecta el currículo actual para que los estudiantes logren la meta
esperada al ingresar al mundo laboral.
Estudio Documental 12
CAPÍTULO II
REVISIÓN DE LA LITERATURA
Introducción
Este estudio se realizó con el propósito de tomar en consideración las
exigencias del mercado laboral actual para ofrecer recomendaciones para la
revisión o actualización del currículo del puesto de asistente administrativo del
Programa de Educación Comercial de la División Vocacional del Departamento de
Educación de Puerto Rico. El Programa de Educación Comercial tiene como
objetivo el garantizar una educación gratuita y no sectaria que desarrolle las
capacidades y talentos de todos los estudiantes para que sean ciudadanos
productivos e independientes, aprendices de por vida, respetuosos de la ley y del
ambiente y capaces de contribuir al bienestar común.
En este capítulo se presenta un resumen de la revisión de la literatura
realizada con el objetivo de proveer información pertinente que sirva de apoyo a
esta investigación. Se efectuó una búsqueda manual y computadorizada en libros,
enciclopedias, revistas y publicaciones profesionales, entre otras fuentes, las
cuales constituyeron la muestra de documentos de este estudio.
Naturaleza del Trabajo
Según el Occupational Outlook Handbook (2008-2009), la ocupación de
asistente administrativo se describe como el empleado de oficina que realiza una
variedad de actividades administrativas y tareas clericales, las cuales le serán de
gran utilidad para manejar eficientemente una oficina u organización. Algunas de
las tareas que realiza en la oficina son las siguientes: planifica y prepara el
itinerario de reuniones y de citas, organiza y mantiene los archivos manuales y/o
Estudio Documental 13
electrónicos, maneja proyectos, conduce investigaciones, recibe y gestiona
llamadas telefónicas, disemina información utilizando el teléfono, los servicios de
correo y los de la red electrónica y se encarga de los arreglos de viajes y de
invitados.
El asistente administrativo debe saber utilizar diferentes equipos
electrónicos, como: fotocopiadoras, máquinas de facsímil, sistemas de teléfono y
videoconferencia, entre otros. También tiene que realizar otras tareas como:
componer correspondencia utilizando diferentes programados, crear hojas de
cálculos, manejar programas de base de datos, elaborar informes, presentaciones
comerciales y otros documentos utilizando programas y equipos especializados.
Además, el asistente administrativo realiza tareas tradicionales y otras de índole
administrativas que se le asigne de acuerdo a la empresa en la cual trabaje.
Marco teórico
El Programa de Educación Vocacional del Departamento de Educación
(2003), tiene como propósito preparar personal que ayude a fortalecer el
desarrollo económico del País. Su filosofía se centra en la preparación de
personas que posean las destrezas ocupacionales técnicas, académicas básicas,
éticas, ciudadanas y de empleabilidad que le permitan adquirir un empleo,
mantenerlo y progresar en el mismo. Los Programas Vocacionales y Técnicos
brindan la oportunidad a sus estudiantes de participar de internados en la industria
como parte de los cursos.
Según la reforma curricular del Departamento de Educación, se adoptó la
teoría de aprendizaje cognoscitivo-humanista, este fundamento teórico orienta el
proceso de aprendizaje hacia el desarrollo de los más altos niveles del proceso de
Estudio Documental 14
pensar. El proceso de enseñanza y aprendizaje son eventos enérgicos y
complejos, los cuales se desarrollan por medio de diferentes recursos, enfoques,
métodos, técnicas y estrategias. La visión del constructivismo se fundamenta en
que el maestro puede ocupar un papel de mediador y facilitador del aprendizaje
entre los estudiantes y su entorno vivencial. Esto ocasiona un cambio en el
paradigma tradicional en el cual el rol del maestro era el de suministrar
información y el rol del estudiante era el de receptor pasivo. En el nuevo
paradigma, el estudiante se transforma en un ser activo y se le orienta a que
autoevalúe el progreso de la calidad de su aprendizaje.
Este aprendizaje se basa en los principios sicológicos y sociológicos de
Piaget. Él resaltó que los niños aprenden mejor cuando son activos y buscan
soluciones por sí mismo. Que los maestros deben diseñar situaciones que
promuevan el pensamiento y el descubrimiento. El aprendizaje de los niños debe
ocurrir de manera natural. El salón de clases debe convertirse en un escenario de
exploración y descubrimiento. Por otro lado, también se basa en los principios de
Vygostky (1982).
Según Vygostky (1982), los niños construyen los conocimientos a través de
la interacción social con los demás. Su principal implicación para la enseñanza es
que debemos establecer muchas oportunidades para que los estudiantes
aprendan con el maestro y con compañeros más hábiles. Ambos consideran que
el maestro funciona como facilitador y guía, más que como directores y
moldeadores del aprendizaje.
Según la Carta Circular Núm. 19 (2006-2007) del Departamento de
Educación la misión del Departamento de Educación de Puerto Rico se ha
Estudio Documental 15
revisado y atemperado al compás de los constantes cambios sociales generados,
esencialmente, como resultado de los avances en las áreas relacionadas con la
información, la tecnología y la economía. Esta misión, conforme la Ley 149 de 15
de julio de 1999, conocida como Ley Orgánica para el Departamento de
Educación, establece que la educación se orienta hacia el desarrollo y formación
integral del estudiante en los aspectos físico, mental, social, emocional y ético-
moral. Considera, a su vez, el desarrollo socioeconómico, político, científico y
tecnológico de la nueva era y se basa en los valores universales y culturales de la
sociedad puertorriqueña. Por tal motivo, la legislación constituye el marco legal en
el cual se fundamenta la Reforma Educativa. Ésta dispone la formulación de
estándares de excelencia para todos los estudiantes en todas las áreas
curriculares.
Estos estándares se prepararon con el propósito de encaminar la oferta
educativa en la teoría de aprendizaje cognoscitivo-humanista y el enfoque
constructivista. En adición, para convenir con las demandas de esta nueva
sociedad, estos estándares se han revisado, con la finalidad de medir y orientar
los contenidos y aplicaciones del cuerpo de conocimiento medular del
Departamento de Educación. El currículo con los estándares como guía seguirá
evolucionando de forma activa e integradora impulsando el desarrollo del
pensamiento crítico creativo y pertinente a los retos de esta nueva era. El
componente medular del diseño curricular lo constituye ocho aspectos básicos, a
saber: conocimientos, valores, actitudes y virtudes humanas, destrezas y
competencias, diversidad cultural, ambiente, estudio y trabajo, tecnología y
economía.
Estudio Documental 16
El 16 de enero de 2006 se presentó una Resolución en el Senado de
Puerto Rico donde se expuso los objetivos que tiene La Secretaría Auxiliar de
Educación Vocacional y Técnica, quien es el componente de la docencia del
Departamento de Educación con la encomienda de preparar los recursos
humanos y desarrollar una fuerza trabajadora competitiva internacionalmente. La
misma aporta a la realización personal, económica y social de los alumnos. Su
filosofía se enfoca en el desarrollo de los estudiantes con las destrezas
ocupacionales, académicas básicas y de empleabilidad que le permitan conseguir,
conservar y progresar en posiciones productivas y de responsabilidad.
Por medio del desarrollo de una política pública hacia el logro del dominio
de las destrezas básicas académicas sumadas a las destrezas ocupacionales, es
que se alcanzan estos propósitos educativos. De esta manera, y de acuerdo con
los cambios tecnológicos, los estudiantes participarán de un proceso de
enseñanza aprendizaje que les permitirá alcanzar los estándares de excelencia en
todos los programas instruccionales; hacer decisiones sobre sus metas
ocupacionales; integrarse al proceso de transición de la escuela al trabajo;
obtener, retener y progresar en su empleo para competir en una economía global.
Es necesario tomar en consideración la perspectiva del mercado laboral actual
para hacer una comparación entre el aspecto académico y el de la economía.
El mercado laboral es un sitio real o abstracto donde la demanda por
servicios laborales por parte de las empresas y organizaciones productivas y no-
productivas se encuentra con la oferta de destrezas y habilidades de producción
adquiridas y acumuladas por las personas en una economía o región. La teoría
clásica del mercado competitivo postula que el salario pagado estará determinado
Estudio Documental 17
por la demanda y oferta. No obstante, teorías más modernas reconocen que
imperfecciones en el mercado permiten que el salario pueda ser negociado entre
las partes o determinado por el poder de los grupos y organizaciones que
demandan y ofrecen trabajo (Alameda, 2001).
Con el propósito de entender a cabalidad las señales que ofrece el mercado
laboral sobre las condiciones de la economía, varias agencias altamente
especializadas del gobierno han desarrollado y manejan un sistema complejo de
estadísticas laborales. La agencia encargada de manejar este sistema en Puerto
Rico es el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH) mientras que
en Estados Unidos lo es el Negociado de Estadísticas del Trabajo (Bureau of
Labor Statistics (BLS), sistema que sirve como fuente nacional primario de
información de las ocupaciones, provee información comprensiva, clave para los
atributos y características de los trabajadores y ocupaciones. Estas agencias
tienen el deber ministerial de proveer la información básica y relevante de las
estadísticas y tendencias en el mercado laboral (Alameda, 2001).
Según el Negociado de Estadísticas del Trabajo (2006), establece para el
puesto de asistente administrativo las tareas, destrezas, conocimientos,
habilidades, actividades de la profesión, intereses, salarios, otros. Algunas de las
tareas indicadas como requisito en esta agencia, se encuentran el dirigir y
coordinar servicios de apoyo en el departamento, agencia u organización, preparar
y revisar informes operacionales e itinerarios para asegurar corrección y eficiencia,
analizar procesos internos y recomendar e implementar procesos o políticas de
cambio para desarrollar operaciones, así como suplir cambios en los archivos,
adquirir, distribuir y almacenar materiales, planificar, administrar y controlar
Estudio Documental 18
presupuestos para contratos, equipo y materiales. Entre los conocimientos
oficinescos están los conocimientos de administración y procesos clericales,
sistemas como procesamiento de palabra, administrar archivos y registros,
estenografía y transcripción, diseñar formularios y otros procedimientos y términos
de oficina.
Según el Departamento de Educación, El Programa de Educación
Comercial le permite desarrollar en los estudiantes, las destrezas esenciales para
desempeñarse eficientemente en la oficina mediante las diversas experiencias de
aprendizaje que se brinda a sus miembros. Las destrezas que se destacan en el
currículo del Programa son: de comunicación, solución de problemas, relaciones
humanas, razonamiento y lógica, y conocimientos básicos con el uso de la
computadora. El Programa le brinda a los estudiantes, la oportunidad de adquirir el
adiestramiento, los conocimientos, las destrezas y los hábitos deseables en el
empleo mediante una experiencia real de trabajo, producto de los arreglos entre la
escuela y el patrono. Dicha experiencia le facilita al estudiante la transición de la
escuela al trabajo.
Entre los cursos que contiene el Programa de estudios de la especialidad:
Asistente Administrativo está el de Tecnología de Oficina. Se utilizará el prontuario
del curso, ya que en su diseño se tomó en consideración las necesidades
inmediatas de los estudiantes de duodécimo grado que realizan su Internado
Ocupacional. Este curso es sumamente importante porque contiene los temas
pertinentes a las funciones y tareas que realiza el asistente administrativo en la
oficina.
Estudio Documental 19
Según el Prontuario del Curso de Tecnología de Oficina (2002) este curso
le permite al estudiante refinar, integrar y actualizar las destrezas y los
conocimientos fundamentales en las áreas de Administración de Documentos,
Escritura Rápida o Taquigrafía, Contabilidad, Producción de Documentos y
Registro de Datos. Entre las competencias contempladas en el documento de
trabajo están las siguientes: ética y valores, salud y seguridad, relaciones
interpersonales, ambiente de trabajo, uso de equipos de oficina, perfil del asistente
administrativo, preparativos de viaje, coordinación de reuniones, preparación de
documentos, establece prioridades y la búsqueda de empleo.
Los avances tecnológicos y su impacto en el personal de apoyo
Fenner (1989) indica que tanto la tecnología, como la fuerza laboral y el
ambiente de trabajo cambiarán y que es necesario que los empleados de oficina
se mantengan adiestrados para que sus funciones evolucionen y puedan
responder a esos cambios a los cuales han de enfrentarse.
Según Jaffee (1991), los cambios en la profesión secretarial han
evolucionado y continuarán evolucionando debido al gran aumento en los avances
tecnológicos. Mientras más sofisticados sean los equipos así será el impacto que
tendrá en la profesión. También señala que hay otros cambios que establecerán el
camino que marcará el futuro de la profesión. Las funciones del empleado de
oficina han sufrido un cambio, su énfasis va dirigido a ser facilitador, organizador,
coordinador y experto en relaciones humanas responsable de las actividades de
servicio al cliente.
Timm (2005) en su artículo: “Preparing Students for the Next Employment
Revolution”, explica cómo la naturaleza y los retos de la ocupaciones en este
Estudio Documental 20
mundo global y técnico han creado una demanda por un nuevo tipo de empleado.
Los cambios tecnológicos que han surgido, de una u otra forma, afectan el mundo
de los negocios. A causa de esto, los negocios han tenido que reestructurar las
tareas y responsabilidades de su personal para poder cumplir eficientemente con
la demanda actual. De acuerdo con Friedman (2005), América está en el borde de
una ola creativa. Estamos entrando en una fase en la que podemos ver la
digitalización, virtualización y automatización de la mayoría de las cosas.
También Timm (2005) presenta unas nuevas estrategias de enseñanza y
aprendizaje que los maestros deben utilizar para que los estudiantes salgan mejor
preparados para enfrentar los retos y realidades del mundo de los negocios en
esta nueva era. Las mismas son las siguientes: asumir el rol de modelo de
cambio, hacer el compromiso de colaborar, darle la oportunidad a cada estudiante
para dirigir, fomentar en los estudiantes el aprender de sus errores, brindar
oportunidad para la creatividad, soltar el control y dejar que la energía fluya,
comprometerse con lo mejor y no aceptar menos, retar a los estudiantes para
descubrir el beneficio de la diversidad, proveer estrategias y herramientas para el
aprendizaje continuo y tomar decisiones basadas en la información y crear placer
o diversión.
Friedman (2005), The Herman Group (2005) y Gibson (2002) están de
acuerdo en que las personas que tendrán ventaja competitiva en un futuro en el
mercado laboral, serán los que cumplan con lo siguiente: que sean creativos, que
tomen riesgos, que muestren iniciativa y responsabilidad, que sean colaboradores
y líderes, que tengan y exploren un conocimiento interdisciplinario y que deseen
continuar aprendiendo.
Estudio Documental 21
Mora (2008) en su artículo: Secretarias Ejecutivas y Competencias
Actitudinales enfatiza la importancia de estas competencias, las cuales garantizan
un excelente rol de la ejecutiva moderna. Indica que la triada de las competencias
laborales está compuesta por los conocimientos, habilidades y competencias
actitudinales, como son la auto confianza, auto desarrollo, auto motivación,
comunicación interpersonal, disponibilidad, gestión de conflictos, gestión de
recursos, impacto e influencia, autoestima, asertividad, trato y necesidades de
logro.
En la revisión de literatura se ha encontrado que son varios los estudios
que se han realizado referentes al personal de oficina, las destrezas, requisitos o
responsabilidades que tiene en el desempeño de sus funciones. Los adelantos
tecnológicos han impacto el mundo de los negocios, y a su vez al personal de
oficina como lo es el asistente administrativo.
Investigaciones y estudios realizados en los Estados Unidos
La Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills (1991) del
Departamento del Trabajo de los Estados Unidos realizó un estudio con el fin de
analizar las demandas del lugar de trabajo y saber si los estudiantes, de acuerdo
con los modelos de enseñanza vigentes, son capaces de cumplir con ellas. La
SCANS se hizo responsable de puntualizar las destrezas necesarias para el
trabajo, proponer niveles aceptables de desempeño, sugerir métodos eficaces
para evaluar el dominio y diseñar una estrategia de difusión para las escuelas de
la nación, las empresas y el hogar. Como parte de los resultados del estudio se
identificaron cinco competencias y tres elementos fundamentales de habilidades y
Estudio Documental 22
cualidades personales que conducen al desempeño eficiente en un puesto de
trabajo.
Las competencias identificadas son las siguientes:
Recursos: tiempo, dinero, materiales y distribución de personal.
Relaciones interpersonales: trabajo en equipo, enseñar a otros, servicio al
cliente, ejercer liderazgo, negociar y trabajar con personas diversas.
Información: buscar, evaluar, organizar y mantener sistemas de
información, interpretar, comunicar información y utilizar computadoras.
Sistemas: comprender interrelaciones complejas, entender sistemas,
monitorear y corregir desempeños, mejorar o diseñar sistemas.
Tecnología: seleccionar tecnologías, aplicarlas en las tareas, dar
mantenimiento y reparar equipos.
Los tres elementos fundamentales son:
Destrezas básicas: lectura, escritura, matemáticas, escuchar y hablar.
Destrezas de pensamiento: pensamiento creativo, toma de decisiones,
solución de problemas, visualizar, aprender a cómo aprender
Cualidades personales: responsabilidad, autoestima, sociable, autogestión,
integridad y honestidad.
Por otro lado, Hickmann (1995) hace referencia al estudio “Career Path
Study for Office Professionals” delegado al Centro de Investigación y Encuestas
de la Universidad de Georgia por la Asociación Internacional de Secretarios
Profesionales en 1994. Este estudio se realizó con el fin de entender la conexión
entre los títulos y las responsabilidades laborales del personal de oficina. Este
Estudio Documental 23
estudio refleja que el personal secretarial exige competencias gerenciales y de
computadoras debido a la importancia de las funciones que realiza en la oficina
automatizada. También señala que es importante que todos los empleados de
oficina adquieran una educación básica que les capacite con las competencias
básicas para ejecutar su trabajo eficientemente, y que los que interesen un puesto
en específico tomen cursos especializados.
Zaho (2004) afirma que las competencias profesionales importantes para
todos los estudiantes del Programa Comercial deben incluir la escritura de
informes, solución de problemas, trabajo en equipo, comunicación oral, preparar y
enviar presentaciones efectivas y el uso efectivo de la computadora/Internet.
Weber (2007) argumenta la importancia de proveer a los estudiantes de
finanzas la oportunidad de desarrollar y mejorar sus destrezas profesionales, las
cuales deben incluir: comunicación oral y escrita, destrezas de presentación,
solución de problemas, trabajo en equipo y el uso de la computadora.
Hyman y Hu (2005) identificaron las destrezas de mercadeo que los
estudiantes, egresados y profesionales creen que son importantes para que los
estudiantes ingresen a la fuerza laboral, las destrezas que consideraron fueron:
comunicación oral y escrita, toma de decisiones y habilidad para colaborar. El
análisis estadístico indicado por la facultad clasifica como las destrezas más
deseadas para los estudiantes de mercadeo son: destrezas de administración
(toma de decisiones, liderazgo, planificación, organización y destrezas de
administración del tiempo), destrezas cognitivas (solución de problemas,
pensamiento crítico y destrezas analíticas) y destrezas de comunicación
(destrezas de comunicación oral y escrita).
Estudio Documental 24
En el suplemento especial El Lugar de Trabajo de 2000 (1998), el equipo
editor expone que los profesionales de oficina deben tener proficiencia en el
manejo de sofisticados programas aplicaciones de computadoras, ser capaces de
producir hojas de cálculo electrónicas, generar informes y presentaciones para los
ejecutivos, mantener bases de datos, manejar proyectos de publicaciones de
escritorio y realizar investigaciones a través del Internet. Este personal debe
demostrar flexibilidad y ser capaz de trabajar efectivamente con otros empleados
de la empresa. La habilidad para resolver problemas creativamente, las destrezas
de comunicación y las relaciones interpersonales son indispensables para que el
personal de apoyo administrativo pueda realizar su labor (Workplace 2000 – Office
Team, 1998).
En un estudio realizado por la Asociación Internacional de Profesionales de
Oficina (Secretaries Week Survey, 1998) el 94.7 por ciento de las personas que
contestaron la encuesta afirmaron que sus responsabilidades y tareas habían
aumentado considerablemente en el último año. Los aumentos más notables
fueron en las áreas de administración (70.3%), manejo de computadoras de alto
nivel (34.1%), finanzas y contabilidad (26.9%), supervisión (24.9%) y manejo de
recursos humanos (18.9%) (Torres, 1999).
Investigaciones y estudios realizados en Puerto Rico
Las empresas multinacionales en Puerto Rico y la Sociedad Honoraria de
Educación Comercial Delta Pi Epsilon (según citado por Huertas, 2007) realizaron
cada una de ellas un estudio en el 2006 con el fin de determinar cuáles son las
destrezas que necesita un asistente administrativo. Los resultados de ambos
estudios reflejaron que las destrezas se dividen en seis grandes áreas, a saber:
Estudio Documental 25
Comunicación: bilingüe, manejo efectivo de la información electrónica y
manual, manejo efectivo de llamadas telefónicas, habilidad para redactar
documentos comerciales y comunicaciones electrónicas y técnicas de
presentación.
Tecnología: profundo dominio de los programas de computadora (Excel,
Word, PowerPoint, Publisher, Access, otros), integración de documentos de
distintos programas y medios, uso efectivo de la Internet, diseño y
mantenimiento de páginas electrónicas, uso de programas o agendas
electrónicas (Outlook, otros), diseño creativo de documentos, manejo
efectivo de las tecnologías de oficina y sistemas electrónicos y producción
de gráficas e informes estadísticos.
Organización y planificación: crear planes de trabajo, manejo efectivo del
tiempo, habilidad para establecer prioridades, trabajo con múltiples tareas
simultáneamente, organización de reuniones y distribución de agendas,
diseño de actividades formales e informales donde puede haber
participación de extranjeros, conocimiento sobre etiqueta y protocolo,
manejo y mantenimiento de inventario de equipo y materiales, recopilación
y organización de información para el uso de informes gerenciales, arreglo
de viaje y elaboración de itinerarios.
Destrezas interpersonales: confidencialidad, personalidad agradable,
proyección profesional, actitudes positivas, actitud de servicio, habilidad
para trabajar bajo presión, integridad y ética profesional, sensibilidad
cultural, receptividad hacia el aprendizaje, cortesía y flexibilidad.
Estudio Documental 26
Destrezas analíticas: análisis de situaciones críticas, toma de decisiones,
asertividad, búsqueda y análisis de información e investigación.
Destrezas y conocimientos gerenciales: manejo de presupuesto, liderazgo e
iniciativa, supervisión de personal y asignación de trabajo a subalternos,
servicio al cliente, negociación y mercadeo, adiestramiento a personal
subalterno, conocimiento del negocio y de la cultura organizacional.
El Censo de Desarrollo Ocupacional y Empresarial del Departamento del
Trabajo y Recursos Humanos (2005) realizó un estudio con el fin de identificar las
destrezas y ocupaciones en mayor demanda en Puerto Rico. Entre los hallazgos
del estudio se identificó lo siguiente:
Las destrezas en mayor demanda son las destrezas básicas, de
comunicación, destrezas de cualidades personales y de compromiso con la
empresa, siendo la responsabilidad la más deseada por los patronos.
Las destrezas que han adquirido mayor importancia en los últimos cinco a
diez años son: cualidades personales, toma de decisiones, solución de
problemas y relaciones interpersonales.
Las principales causantes para ocasionar el cambio en las destrezas han
sido: exigencias de los clientes, necesidad de realizar más trabajo en
equipo, contacto directo con clientes y la nueva tecnología.
La ocupación secretarial se encuentra entre las primeras cinco de mayor
demanda.
Estudio Documental 27
Entre las expectativas de los patronos la ocupación de oficina y apoyo
administrativo está entre las cinco ocupaciones que se espera sea una de
las de mayor crecimiento.
Entre las implicaciones educativas recomendadas en este estudio están las
siguientes: incluir en el currículo las destrezas suaves, reforzar las destrezas
básicas de español, aritmética e inglés en la educación primaria y secundaria y
que los currículos académicos deben incluir programas de internados para
proveerle a los estudiantes la experiencia que le facilite la transición al mundo
laboral.
Pinto (2005) realizó un estudio sobre la trayectoria profesional de los
egresados de Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de
Río Piedras. Para recopilar la información del estudio se administró un
cuestionario a los egresados del Departamento y se realizaron entrevistas
telefónicas con los egresados. Uno de los hallazgos que encontró es que las
destrezas y preparación del asistente administrativo son muy diferentes a la de los
siglos anteriores. En su revisión de literatura pudo hallar que han ocurrido cambios
fundamentales en la profesión secretarial o asistente administrativo. Algunos de
los cambios señalados son los siguientes:
Se exige preparación académica universitaria y con experiencia en el
campo del comercio.
Las destrezas requeridas incluyen manejar problemas y situaciones
variadas, relaciones interpersonales, comunicación efectiva o interpretación
de procedimientos y políticas de la organización.
Estudio Documental 28
Asumir responsabilidades que antes eran labor del ejecutivo, tales como:
supervisión, entrevistas a posibles empleados, capacitación al personal,
participación en comités, manejo del presupuesto, compra de equipos,
manejo del inventario, revisión de procedimientos, desarrollo de
estándares, manejo de proyectos.
Se requiere peritaje en el uso de los programas de computadoras
especializados para oficina, tales como: Word, PowerPoint, Excel y Access.
Hay gran demanda por asistentes administrativos especialistas en oficinas
legales y médicas.
También pudo encontrar que se repetían las siguientes destrezas:
liderazgo, solución de conflictos, trabajo en equipo, auto-dirigido, comunicación
(verbal y escrita), multi-tareas, manejo de proyecto y creatividad. Los resultados
de este estudio, coinciden con la información presentada en la literatura. Todo
apunta a los cambios tecnológicos y su impacto en la profesión secretarial o del
asistente administrativo. Estos cambios han contribuido a la evolución de la
profesión. Por tal motivo es necesario que el currículo se actualice de acuerdo con
los cambios que surgen en el mercado laboral.
Quiñones (2000) realizó una investigación con el propósito de identificar las
competencias internacionales necesarias en el asistente administrativo para
desempeñarse eficientemente en las empresas internacionales en Puerto Rico.
Llevó a cabo un estudio Delfos utilizando como expertos a empresarios,
industriales, directores de recursos humanos y altos ejecutivos de dichas
Estudio Documental 29
empresas mediante un cuestionario titulado Identificación de competencias
internacionales. Entre sus hallazgos están los siguientes:
Las competencias que fueron clasificadas como Muy importantes fueron las
siguientes: Ética (100%), Mejoramiento Profesional (78%) y
Comunicaciones Internacionales (59%).
Las competencias que fueron clasificadas como Importantes fueron las
siguientes: Finanzas (100%), Ambiente (71%), Economía (71%) y
Conciencia Global (70%).
Las competencias clasificadas como Menos importantes fueron las
siguientes: Mercado Internacional (66%) y Gerencia (57%).
Torres (1999) realizó una investigación con el propósito de investigar cuál
es el impacto del proceso de automatización de las empresas privadas en las
competencias profesionales del personal de oficina y sus implicaciones para la
capacitación de éstos por medio de los programa de educación continua y
actividades de mejoramiento profesional. Su investigación fue de carácter
descriptivo correlacional. Los hallazgos de su investigación le permitieron llegar a
varias conclusiones, entre ellas están las siguientes:
Las competencias de tecnología, comunicación y las relacionadas con las
características personales son las más importantes.
Las competencias asociadas con las características personales de los
empleados de oficina es el aspecto más importante para el desempeño
exitoso en la oficina moderna.
Estudio Documental 30
Existe necesidad de continuar la capacitación en las competencias sobre
las características personales, las competencias de tecnología y las de
comunicación.
Las competencias generales de transcripción de signos taquigráficos y las
que usan equipo de dictado/transcripción así como la rapidez y la exactitud
en el manejo de los teclados no se consideran importantes para que el
personal de oficina se desempeñe eficientemente en su lugar de trabajo.
La enseñanza de la comunicación oral y escrita en inglés debe ser
reforzada en los programas de educación continua, en las actividades de
mejoramiento profesional y en los currículos de administración, sistemas de
oficina y ciencias secretariales en las instituciones postsecundarias.
Morales (1990) realizó una investigación con el fin de evidenciar la
necesidad de actualizar el currículo del Programa de Educación Comercial del
Departamento de Educación debido a los adelantos tecnológicos. Entrevistó a
jefes de agencias públicas y privadas, para determinar el rol de la
microcomputadora en la industria y el comercio. Examinó un cuestionario aplicado
por el Programa a los maestros de la Región Educativa de Arecibo para conocer el
dominio que tenían los maestros de Educación Comercial en el uso y manejo de
microcomputadora. Realizó entrevistas no estructuradas a maestros de Educación
Comercial de las Regiones de Arecibo, Caguas y Mayagüez y a estudiantes
egresados de cursos comerciales para conocer su opinión sobre el rol de la
microcomputadora en el currículo del Programa de Educación Comercial y analizó
178 anuncios de ofertas de empleo.
Estudio Documental 31
Entre los hallazgos más importantes de su estudio Morales señaló que:
Existe la necesidad de una revisión curricular partiendo de la oferta y la
demanda ocupacional.
La falta de relación entre los ofrecimientos curriculares y el mundo del
trabajo, la necesidad de actualizar el currículo a tono con la nueva
tecnología.
La no adecuacidad en la cantidad y calidad del equipo utilizado en la
enseñanza.
El mantenimiento al equipo y los procedimientos de compra son
ineficientes.
La falta de un plan de desarrollo profesional para el personal docente y no
docente.
La falta de incentivos a los maestros y la escasez de recursos de apoyo a la
docencia.
En el análisis de anuncios clasificados sobre ofertas de empleo en el campo
oficinesco los resultados fueron los siguientes: De los 178 anuncios, 123 fueron de
Secretarias, 27 de Contables y 28 de Oficinistas/Recepcionistas. Entre los
requisitos de empleo de la empresa pública y privada los que obtuvieron el por
ciento mayor de demanda para la ocupación de Secretarias fueron los siguientes:
Poseer bachillerato o grado asociado (40) – 33%
Dominio de programas de aplicación de computadoras (90) – 73%
Completamente bilingüe (81) – 66%
Poseer dominio de la mecanografía (28) – 23%
Estudio Documental 32
También indica que los anuncios señalaban otros requisitos o destrezas,
tales como: iniciativa, habilidad para trabajar con el público, capacidad para
trabajar bajo presión, entre otros.
Resumen
Jaffee (1991), Timm (2005), Hickmann (1995), Pinto (2005) y Torres (1999)
están de acuerdo en que los avances tecnológicos y la automatización de la
oficina han impactado la profesión secretarial y/o asistente administrativo. Es
importante mantenerse actualizado de acuerdo con los nuevos cambios para
poder competir y tener éxito en el desempeño de las funciones en la oficina. Zaho
(2004), Weber (2007), Hyman y Hu (2005) y Torres (1999), entre otros, hablan de
la importancia que están teniendo las destrezas suaves o de características
personales en el empleado de oficina. Además, en las fuentes consultadas se
pueden identificar las diferentes destrezas o requisitos que hoy día los patronos le
exigen al asistente administrativo y al personal de oficina.
Estudio Documental 33
CAPÍTULO III
MÉTODO
Introducción
Se investigó, para propósitos de este estudio, las exigencias del mercado laboral
y su impacto en el currículo de Educación Comercial en el Programa de Educación
Vocacional del Departamento de Educación de Puerto Rico. En este capítulo se
presenta el diseño de la investigación, las preguntas de investigación, la descripción de
la muestra, la descripción del instrumento, el procedimiento utilizado por el investigador
dirigido a contestar las preguntas de investigación formuladas para el estudio, el
análisis de los datos, limitaciones y conclusiones.
Descripción de la muestra
Se realizó un análisis de los documentos curriculares del Programa de
Educación Comercial del Departamento de Educación de Puerto Rico, tales como la
Carta Circular 19-2006-2007, específicamente la sección del currículo del Asistente
Administrativo, el Prontuario del curso Tecnología de Oficina. También se utilizaron 50
clasificados para el puesto de asistente administrativo del periódico El Nuevo Día y de
clasificados en línea. Además, se analizaron los datos recopilados de la revisión de la
literatura.
Descripción del instrumento
Para recopilar los datos necesarios para el estudio, el investigador diseñó
diferentes instrumentos. El primer instrumento diseñado fue una tabla de tres columnas
para la recopilación de los datos del análisis de documentos utilizados en este estudio.
Estudio Documental 34
El título de la primera columna es Código, el de la segunda Descripción y el de la
tercera Hallazgo.
Luego el investigador diseñó otro instrumento de dos columnas para la
recopilación de los datos del análisis de los clasificados de empleo. El investigador
clasificó las destrezas profesionales en cinco áreas: Preparación y Experiencia,
Destrezas Generales, Destrezas de Comunicación, Programas de Aplicación de
Computadoras y Destrezas de Características Personales. La primera columna la tituló
Destrezas o Requisitos y la segunda columna Frecuencia. La tabla se dividió en cinco
áreas, cada una correspondiente a cada una de las destrezas profesionales. En cada
división se identificó las destrezas o exigencias correspondientes a cada clasificación.
El Apéndice D muestra el modelo en blanco de esta tabla que se utilizó para recopilar
los datos de los cincuenta clasificados analizados. En cada división se le añadió la
palabra otras, para añadir cualquier otra destreza o exigencia que se encontrara en la
recopilación de los datos.
Después el investigador diseñó otra tabla con tres columnas. En la primera
columna se especificaron las exigencias o destrezas requeridas por los patronos en los
clasificados de empleo, en la segunda columna se indicó la frecuencia con que la
destreza estuvo presente en cada clasificado. En la última columna se anotó el por
ciento detallado de cada destreza.
Diseño de la investigación
Esta investigación es una descriptiva, con un enfoque documental, en la que se
utilizaron los datos de investigaciones previas y el análisis de clasificados para el
puesto de asistente administrativo. La investigación descriptiva tiene como objetivo
Estudio Documental 35
llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la
descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se
limita a la recopilación de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones
que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores,
sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen
la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a
fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento
(Noemágico, 2006).
La investigación documental como parte esencial de un proceso de investigación
científica, puede definirse como una estrategia en la que se observa y reflexiona
sistemáticamente sobre realidades teóricas y empíricas usando para ello diferentes
tipos de documentos donde se indaga, interpreta, presenta datos e información sobre
un tema determinado de cualquier ciencia, utilizando para ello, métodos e instrumentos
que tiene como finalidad obtener resultados que pueden ser base para el desarrollo de
la creación científica (Martínez, 2002).
Procedimiento
Se seleccionó el tema, se realizó el proceso de revisión de la literatura,
utilizando documentos del Programa de Educación Comercial del Departamento de
Educación, artículos de revistas profesionales y otras fuentes a través del Internet,
libros y en clasificados del periódico El Nuevo Día y clasificados en línea. Luego se
recopilaron los datos, se organizaron en tablas y se analizaron. Una vez analizados, el
investigador hizo las recomendaciones y/o aportaciones al currículo del Programa de
Educación Comercial, a la luz de los hallazgos encontrados en la investigación.
Estudio Documental 36
Análisis de los datos
Los datos cualitativos consisten de palabras e ideas que se recogen por el
investigador a través de entrevistas abiertas, observaciones del participante o análisis
de documentos. Por consistir en palabras e ideas, tienden a ser una fuente de
información rica en descripciones y explicaciones sobre el fenómeno de estudio. Las
investigaciones que se centran en levantar datos cualitativos se orientan a entender los
fenómenos que investigan con el objetivo de describirlos, entender sus ramificaciones,
predecir sus impactos y poder comunicarlos al mundo científico. La riqueza de los
datos cualitativos radica en poder describir perspectivas y no en llegar a conclusiones
numéricas. Analizar datos cualitativos significa identificar “descriptores o categorías” en
los datos que permitan al investigador darle un orden u organización a la información
que se recopila para poder explicar los hallazgos de su investigación (Ponce, 2006).
Como parte del análisis de las fuentes identificadas en la literatura se comenzó
un proceso de organización de la información obtenida de los documentos curriculares
para el puesto de asistente administrativo del Programa de Educación Comercial del
Departamento de Educación de Puerto Rico y de los datos recopilados en la revisión de
la literatura. El investigador utilizó una tabla diseñada para la recopilación de los datos
encontrados en las referencias. Se asignó una codificación o clasificación que
contribuye al análisis de los datos. Luego se identificaron y contabilizaron las tareas y
destrezas señaladas en los clasificados. Contabilizadas las tareas y destrezas, se
estimó la frecuencia y por cientos de los datos para identificar las más señaladas por
los patronos. Estos análisis permitieron contestar las preguntas de investigación.
Estudio Documental 37
Resumen
En este capítulo el investigador explicó la metodología que utilizó para realizar
esta investigación documental descriptiva. Esta investigación se realizó con el propósito
de realizar aportaciones al currículo del asistente administrativo del Programa de
Educación Comercial del Departamento de Educación, ya que el investigador siente el
compromiso de contribuir al mejoramiento de la educación comercial del país.
Estudio Documental 38
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS HALLAZGOS
Introducción
En este capítulo el investigador incluye los resultados obtenidos producto del
análisis de los datos identificados. Los mismos se presentan en tablas y en figuras. Se
analizaron los documentos estudiados y los clasificados del periódico.
Análisis e interpretación de los hallazgos
A continuación se presenta un resumen de los datos obtenidos en la revisión de
los documentos estudiados y utilizados en la realización de este estudio. Se analizaron
los datos obtenidos de los documentos curriculares y de las demás fuentes utilizadas,
como son los artículos de revistas profesionales, libros, tesis, estudios, entre otras
fuentes. Una vez creado el instrumento para la recolección de datos, se comenzó la
misma a través de este estudio. El investigador clasificó la información en cuatro
áreas, las mismas son las siguientes: destrezas o requisitos, conocimientos, tareas y
estrategias de enseñanza.
Estudio Documental 39
Tabla 1: Resumen de los Resultados del Análisis de los Documentos
Código Descripción Hallazgo
1 Destrezas o
requisitos
Preparación académica
Experiencia
Comunicación (comunicación oral y escrita, bilingüe,
redacción, )
Relaciones interpersonales (trabajo en equipo, servicio al
cliente)
Cualidades personales (ética profesional, valores, seguridad,
creatividad, iniciativa, responsabilidad, colaboración,
autoconfianza, autodesarrollo, automotivación, autoestima,
disponibilidad, deseos de continuar aprendiendo, autogestión,
socialización, integridad, honestidad, confidencialidad,
personalidad agradable, proyección profesional, actitudes
positivas, actitud de servicio, habilidad para trabajar bajo
presión, sensibilidad cultural, receptividad hacia el
aprendizaje, cortesía, asertividad y flexibilidad)
Tecnología (dominio y uso de programas de aplicación de
computadoras, uso de equipos de oficina, )
Destrezas de administración y pensamiento (toma de
decisiones, solución de problemas, liderazgo, planificación,
organización, establecer prioridades, destrezas de
administración del tiempo, pensamiento creativo, tomar
riesgos)
2 Conocimientos Administración de Documentos
Escritura Rápida o Taquigrafía
Contabilidad
Producción de Documentos
Registro de Datos
Tecnología de Oficina
Relaciones Humanas
3 Tareas Preparar y planificar itinerario de citas y reuniones
Mantener y administrar archivos manuales y electrónicos
Manejar proyectos
Conducir investigaciones
Manejar presupuesto
Estudio Documental 40
Código Descripción Hallazgo
3 Tareas Preparar y planificar itinerario de citas y reuniones
Mantener y administrar archivos manuales y electrónicos
Manejar proyectos
Conducir investigaciones
Manejar presupuesto
Contestar y gestionar llamadas telefónicas
Tramitar información
Utilizar equipos electrónicos
Preparar correspondencia
Crear hojas de cálculos
Manejar base de datos
Elaborar informes
Crear presentaciones
Dirigir y coordinar servicios de apoyo
Preparar y revisar informes operacionales
Adquirir, distribuir y almacenar materiales
Realizar preparativos de viaje
Diseñar formularios
Redactar documentos
Adiestrar y supervisar a otro personal
Manejar el inventario
Comprar equipo
Revisar procedimientos
Desarrollar estándares
4 Estrategias de
Enseñanza
Asumir el rol de modelo de cambio
Hacer el compromiso de colaborar
Darle la oportunidad a cada estudiante para dirigir
Fomentar en los estudiantes el aprender de sus errores Brindar
oportunidad para la creatividad
Soltar el control y dejar que la energía fluya
Comprometerse con lo mejor y no aceptar menos
Retar a los estudiantes para descubrir el beneficio de la
diversidad
Proveer estrategias y herramientas para el aprendizaje continuo
Tomar decisiones basadas en la información
Crear placer o diversión
Estudio Documental 41
A continuación se presenta una tabla con las exigencias o destrezas requeridas
por los patronos en los clasificados de empleo analizados por el investigador. En la
misma se presentará la frecuencia y el por ciento para cada una de las exigencias o
destrezas requeridas en cada clasificado.
Tabla 2: Exigencias y Destrezas para el Puesto de Asistente Administrativo
Exigencias o Destrezas fe %
Preparación académica 33 66%
Experiencia 26 52%
Ser bilingüe 36 72%
Destrezas de comunicación (otras) 20 40%
Uso de programas de aplicación de computadoras 46 92%
Archivo y control de documentos 9 18%
Conocimientos matemáticos y de contabilidad 8 16%
Manejar equipo y transcribir documentos 10 20%
Manejar agendas, calendarios y coordinar actividades 6 12%
Sistemas de escritura 3 06%
Servicio al cliente 6 12%
Iniciativa, liderato, dinamismo, diligente y buena actitud 7 14%
Responsabilidad, puntualidad y buena presencia 6 12%
Discreción, buen juicio y confidencialidad 3 06%
Trabajo bajo presión y organización 11 22%
Trabajo en equipo y relaciones interpersonales efectivas 5 10%
n= 50
Estudio Documental 42
Entre los resultados obtenidos en esta investigación mediante el análisis de
clasificados de empleo, se encontró que entre las destrezas requeridas que obtuvieron
el por ciento mayor están las siguientes: el uso de programas de aplicación de
computadoras con un 92%, el ser bilingüe con un 72%, el tener una preparación
académica con un 66% y el tener experiencia con un 52%. El por ciento mayor de las
destrezas requeridas, lo observamos en el uso de la computadora y los distintos
programas de aplicación para utilizar la misma. Entre los programas de aplicación que
más le exigen al asistente administrativo están Word, Excel y PowerPoint.
Estudio Documental 43
66
52
72
40
92
18 1620
126
12 14 126
10
22
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
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Destrezas
Figura 1: Destrezas o exigencias requeridas para el puesto de asistente administrativo
Porciento
Estudio Documental 44
Tabla 3: Preparación y Experiencia
Preparación Académica o Experiencia Fe %
Grado Asociado 13 26%
Bachillerato 19 38%
Otros 1 02%
Experiencia 26 52%
n= 50
Los resultados presentados en la Tabla I demuestran que uno de los requisitos
que más se exige en los clasificados de empleo es la experiencia, la cual obtuvo un
52%. En cuanto a la preparación académica, el tener el grado de bachillerato en
Ciencias Secretariales o Sistemas de Oficina obtuvo un 38%, mientras que el tener un
grado asociado en Sistemas de Oficina obtuvo un 26%.
Estudio Documental 45
26%
38%
2%
52%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Por Ciento
Grado Asociado Bachillerato Otros Experiencia
Destrezas o Exigencias
Figura 2: Preparación y Experiencia
Porciento
Estudio Documental 46
Tabla 4: Competencias Generales
Competencias Generales Fe %
Archivo y control de documentos 9 18%
Principios de contabilidad 7 14%
Matemáticas 1 02%
Transcribir o preparar documentos 6 12%
Taquigrafía o Escritura Rápida 3 06%
Manejar equipos de oficina 4 08%
Manejar agendas y calendarios 5 10%
Servicio al cliente 6 12%
Coordinar actividades 1 02%
n= 50
Los resultados obtenidos en la Tabla 3 demuestran que entre las competencias
generales requeridas en los clasificados de empleo, la que obtuvo el por ciento mayor
fue el archivo y control de documentos con un 18%. Las otras destrezas generales con
por cientos más altos fueron: principios de contabilidad con un 14% y servicio al cliente
con un 12%.
Estudio Documental 47
18%
14%
2%
12%
6%
8%
10%
12%
2%
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
Por ciento
Arc
hiv
o
Conta
bilid
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Mate
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Tra
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Agendas y
cale
ndarios
Serv
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al cliente
Coord
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activid
ades
Destrezas
Figura 3: Destrezas Generales
Porciento
Estudio Documental 48
Tabla 5: Programas de Aplicación de Computadoras
Competencias en Programas de Aplicación Fe %
Word 25 50%
Excel 23 46%
Power Point 14 28%
Outlook 4 08%
Peachtree 4 08%
Publisher 1 02%
Quickbooks 2 04%
Internet 2 04%
Data entry 2 04%
Facturación 2 04%
Act 1 02%
Windows 2 04%
Adobe Acrobat 1 02%
Corel Draw 1 02%
WordPerfect 9 1 02%
n= 50
Estudio Documental 49
Los datos contenidos en la Tabla 4 muestran que son varios los programas de
aplicación que se utilizan en las empresas. El por ciento mayor de los programas de
aplicación requeridos en los clasificados analizados, lo obtuvo el programa de
procesamiento de palabras “Word”, con un 50%. Le sigue el programa de aplicación de
hoja de cálculos “Excel” con un 46%. Los programas de aplicación de “Microsoft Office”
fueron los más requeridos en los clasificados de empleo utilizados en esta
investigación.
Estudio Documental 50
50%
46%
28%
8% 8%
2%
4% 4% 4% 4%
2%
4%
2% 2% 2%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
Por Ciento
Wo
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Wo
rd P
erf
ect
9
Destrezas
Figura 4: Programas de Aplicación de Computadoras
PorCiento
Estudio Documental 51
Tabla 6: Competencias de Comunicación
Competencias de Comunicación fe %
Dominio de la comunicación oral y escrita 11 22%
Ser bilingüe 36 72%
Redacción 7 14%
Tomar dictado 2 04%
n= 50
Entre los resultados obtenidos mediante el análisis de los clasificados de
empleo, en las competencias de comunicación la que obtuvo el por ciento mayor fue el
ser bilingüe con un 72%. Seguido del dominio de las comunicación oral y escrita con un
22%.
Estudio Documental 52
22%
72%
14%
4%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Por Ciento
Comunicación oral y
escrita
Ser bilingüe Redacción Tomar dictado
Destrezas
Figura 5: Competencias de Comunicación
PorCiento
Estudio Documental 53
Tabla 7: Competencias de Características Personales
Competencias de Características Personales fe %
Liderato 1 02%
Dinamismo 3 06%
Organización 3 06%
Trabajar bajo presión 8 16%
Relaciones interpersonales efectivas 4 08%
Discreción 1 02%
Puntualidad 1 02%
Diligente 1 02%
Responsabilidad 4 08%
Buen juicio 1 02%
Iniciativa 1 02%
Confidencialidad 1 02%
Buena actitud 1 02%
Buena presencia 1 02%
Trabajar en equipo 1 02%
n= 50
En esta tabla se puede observar que entre las destrezas de características
personales, la que obtuvo el por ciento mayor fue la de trabajar bajo presión con un
16%. Las otras características personales más solicitadas fueron las relaciones
interpersonales efectivas y la responsabilidad con un 08% cada una.
Estudio Documental 54
2%
6% 6%
16%
8%
2% 2% 2%
8%
2% 2% 2% 2% 2% 2%
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
Por Ciento
Lid
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uip
o
Destrezas
Figura 6: Competencias de Características Personales
Por Ciento
Estudio Documental 55
Discusión de los hallazgos
Entre los resultados obtenidos de esta investigación, está el hecho de que las
destrezas de tecnología, uso de programas de aplicación de computadoras fue el
requisito que la mayoría de los patronos solicitó en las ofertas de empleo. El
investigador pudo comprobar que los cambios tecnológicos han influido en las
destrezas y tareas que realiza el asistente administrativo hoy día en la oficina. Otra de
las destrezas muy solicitadas por los patronos en el mercado laboral es el ser bilingüe.
Esa es una destreza que la mayoría de los estudiantes del Programa de Educación
Comercial Vocacional no dominan. También pudo comprobar que las destrezas de
taquigrafía y/o escritura rápida casi no se requieren para el trabajo de oficina, y es uno
de los cursos de especialidad en el programa de estudios del asistente administrativo.
Estos resultados concuerdan con los resultados que obtuvo Pinto (2005) en su estudio
sobre la trayectoria profesional de los egresados de Sistemas de Oficina de la
Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.
Las preguntas que guiaron esta investigación fueron contestadas a la luz de los
hallazgos luego de analizados los resultados obtenidos de la misma.
1. ¿Está atemperado el currículo de educación vocacional comercial con
las exigencias del mercado laboral actual?
Luego de haber realizado este estudio, el investigador ha podido observar que
han surgido cambios significativos en el Programa de Educación Comercial luego del
impacto de la tecnología como presentara Morales (1990) en su tesis sobre la
necesidad de actualizar el currículo del Programa de Educación Comercial del
Departamento de Educación debido a los adelantos tecnológicos. De igual forma, el
Estudio Documental 56
investigador ha podido darse cuenta de que los adelantos tecnológicos no se detienen
y las exigencias del mercado laboral tienen que estar a tono con esos cambios que
surgen día a día. A la luz de los resultados obtenidos en este estudio, el investigador
recomienda que el Programa de Educación Comercial necesita ser revisado
nuevamente y que el mismo debe mantenerse en constante revisión para suplir las
necesidades de los estudiantes que aspiran ingresar a la fuerza laboral en esta área y
es el objetivo del Departamento de Educación y de los educadores que ellos puedan
ser empleados eficientes y competentes para que así puedan lograr sus metas y las del
Departamento de Educación de Puerto Rico. A través de este estudio se ha podido
identificar la necesidad de añadir la enseñanza de otros programas de aplicación de
computadoras que se están utilizando en las oficinas por este personal. El curso de
escritura rápida o taquigrafía es uno de especialidad y en las fuentes consultadas se ha
podido observar que apenas se utiliza o se solicita por parte de los patronos, por tal
motivo se puede modificar el énfasis con que se está ofreciendo.
2. ¿Cuáles son las destrezas o requisitos que los patrones exigen a las
personas que ocupan el puesto de asistente administrativo?
De acuerdo con los clasificados de empleo analizados en este estudio, las
destrezas o requisitos que los patronos exigen en las personas que ocupan el puesto
de asistente administrativo, en orden de mayor a menor frecuencia, son las siguientes:
Uso de programas de aplicación de computadoras en un 92%. Los programas
que obtuvieron el por ciento mayor de solicitud fueron Word, Excel y PowerPoint.
Ser bilingüe en un 72%
Estudio Documental 57
La preparación académica en un 66%. La preparación académica más solicitada
fue el bachillerato y luego el grado asociado.
El tener experiencia en un 52%
Las destrezas de comunicación en un 40%
El trabajar bajo presión y la organización en un 22%
El manejar equipo y transcribir documentos en un 20%
El archivar y el control de documentos en un 18%
Tener conocimientos matemáticos y de contabilidad en un 16%
Tener iniciativa, liderato, dinamismo, ser diligente y tener buena actitud en un
14%
Manejar agendas, calendarios y coordinar actividades en un 12%
Servicio al cliente en un 12%
La responsabilidad, puntualidad y buena presencia en un 12%
El trabajo en equipo y las relaciones interpersonales efectivas en un 10%
La discreción, el buen juicio y la confidencialidad en un 06%
Los sistemas de escritura en un 06%
Estas destrezas o requisitos se clasificaron en cinco áreas de competencias, las
cuales fueron: Preparación académica y experiencia, Destrezas generales, Programas
de aplicación de computadoras, Competencias de comunicación y Competencias de
características personales. Siendo la de programas de aplicación de computadoras la
más requerida en los anuncios.
De acuerdo con las referencias consultadas, según Morales (1990), SCANS
(1991), Torres (1999), Quiñones (2000), Hyman y Hu (2005), Departamento del Trabajo
Estudio Documental 58
y Recursos Humanos (2005), Pinto (2005), Delta Pi Epsilon (2006) y Weber (2007), las
destrezas o exigencias para el puesto de asistente administrativo son las siguientes:
Preparación académica y experiencia
Comunicación (comunicación oral y escrita, bilingüe, redacción)
Relaciones interpersonales (trabajo en equipo, servicio al cliente)
Cualidades personales (ética profesional, valores, seguridad, creatividad,
iniciativa, responsabilidad, colaboración, autoconfianza, autodesarrollo,
automotivación, autoestima, disponibilidad, deseos de continuar aprendiendo,
autogestión, socialización, integridad, honestidad,
confidencialidad, personalidad agradable, proyección profesional, actitudes
positivas, actitud de servicio, habilidad para trabajar bajo presión, sensibilidad
cultural, receptividad hacia el aprendizaje, cortesía, asertividad y flexibilidad)
Tecnología (dominio y uso de programas de aplicación de computadoras, uso de
equipos de oficina)
Destrezas de administración y pensamiento (toma de decisiones, solución de
problemas, liderazgo, planificación, organización, establecer prioridades,
destrezas de administración del tiempo, pensamiento creativo, tomar riesgos)
Como se ha podido observar, el impulso de la globalización, el avance del
conocimiento y los avances tecnológicos, requieren nuevas competencias
profesionales, tales como habilidad para trabajar bajo presión, habilidad para trabajar
en equipos multidisciplinarios, destrezas de comunicación oral y escrita y dominio del
inglés, habilidades de razonamiento superior, pensamiento crítico y creativo, capacidad
para resolver problemas y tomar decisiones, capacidad de aprender a aprender y muy
Estudio Documental 59
especialmente las destrezas tecnológicas, como el dominio de diferentes programas de
aplicación de computadoras.
3. ¿Cuáles son las tareas oficinescas que realizan los asistentes administrativos
en la oficina actual?
De acuerdo con los resultados obtenidos del análisis de las referencias en este
estudio, según Office Team (1998) y el Negociado de Estadísticas del Trabajo (2006)
las destrezas oficinescas que más realizan los asistentes administrativos en la oficina
actual son las siguientes:
Preparar y planificar itinerario de citas y reuniones
Mantener y administrar archivos manuales y electrónicos
Manejar proyectos
Conducir investigaciones
Manejar presupuesto
Contestar y gestionar llamadas telefónicas
Tramitar información
Utilizar equipos electrónicos
Preparar correspondencia
Crear hojas de cálculos
Manejar base de datos
Elaborar informes
Crear presentaciones
Dirigir y coordinar servicios de apoyo
Preparar y revisar informes operacionales
Estudio Documental 60
Adquirir, distribuir y almacenar materiales
Realizar preparativos de viaje
Diseñar formularios
Redactar documentos
Adiestrar y supervisar a otro personal
Manejar el inventario
Comprar equipo
Revisar procedimientos
Desarrollar estándares
4. ¿Qué aportaciones investigativas o teóricas producto del proceso de
revisión de la literatura contribuyen al conocimiento de cambio curricular
de este ofrecimiento vocacional?
Mediante el proceso de revisión de la literatura, se realizó un acercamiento a
diferentes documentos identificados sobre el tema, y se pudo corroborar e identificar
investigaciones teóricas y estudios de naturaleza investigativa que implican que hay
que atemperar las expectativas de los cursos con lo que está pasando en el mercado
laboral. Pinto (2005), Torres (1999), Morales (1990), entre otros, han realizado
investigaciones y estudios relacionadas con el tema presente en este trabajo y han
podido encontrar que los cambios tecnológicos han impactado las oficinas y por ende,
impactan también el currículo para el asistente administrativo. Hay que observar las
fuerzas tanto externas como internas que conforman el currículo. Díaz (1997) indica
que, la evaluación curricular pretende relacionarse con todas las partes que conforman
el plan de estudios. Esto implica la necesidad de adecuar de manera permanente el
Estudio Documental 61
plan curricular y determinar sus logros. Para ello es necesario evaluar continuamente
los aspectos internos y externos del currículo (Fossi, 2008). El currículo se debe
evaluar y reestructurar tomando en consideración las evoluciones que ocurren en el
mundo que nos rodea. La verdadera constante es el cambio, nada es perpetuo.
Resumen
En este capítulo se presentaron los hallazgos obtenidos después de analizar los
datos. Este estudio encontró que la profesión del asistente administrativo ha sufrido
unos cambios causados en gran parte por los avances tecnológicos. Como
consecuencia de estos cambios, las tareas, responsabilidades del asistente
administrativo también han evolucionado. A raíz de estos cambios, es importante seguir
de cerca las exigencias del mercado laboral y utilizar las mismas para actualizar los
currículos pertinentes y estar a la vanguardia con estas exigencias. Las exigencias más
frecuentes por los patronos son el dominio de programas de aplicación y el ser bilingüe.
Además, los patronos están dándole mayor énfasis en las destrezas suaves o
actitudinales, ya que éstas influyen en el desempeño de las funciones del asistente
administrativo.
Estudio Documental 62
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES
Introducción
En este capítulo el investigador incluye las conclusiones, implicaciones y
recomendaciones luego de haber analizado los hallazgos producto de los datos
recopilados en esta investigación.
Conclusiones
Luego del análisis de los hallazgos, el investigador llegó a las siguientes
conclusiones:
Los avances tecnológicos han generado un cambio en los negocios y a su vez
en las ocupaciones de oficina.
La profesión secretarial ha evolucionado debido a los cambios ocurridos por los
avances tecnológicos.
Las responsabilidades y tareas que realiza el asistente administrativo son
diferentes a las que realizaba la secretaria, ahora son más de carácter
administrativo.
Las competencias actitudinales son sumamente indispensables en el asistente
administrativo. Es necesario que se le dé especial cuidado al desarrollo de las
destrezas suaves, las cuales son importantes en el personal de oficina.
Las competencias en el uso de la tecnología y de diferentes programas de
aplicación de computadoras son una de las más requeridas por los patronos.
Las competencias de comunicación oral y escrita en español y en inglés también
son muy importantes en el personal de oficina.
Estudio Documental 63
Implicaciones
Las implicaciones que se desprenden de este estudio son las siguientes:
Darle mayor énfasis en el currículo a las destrezas suaves o de características
personales, ya que las mismas son de gran importancia en la oficina.
Reforzar las destrezas de inglés desde la educación primaria, ya que el ser
bilingüe fue la segunda exigencia más solicitada por parte de los patronos.
Revisar el currículo del programa de asistente administrativo del Programa de
Educación Comercial del Departamento de Educación de Puerto Rico para que
los egresados adquieran las destrezas y conocimientos necesarios que los
capaciten para desempeñarse eficientemente en puestos de oficina.
Recomendaciones
El investigador hace las siguientes recomendaciones, las cuales son producto de
este estudio.
Departamento de Educación
Realizar un estudio de los egresados del Programa de Educación Comercial
para evaluar la efectividad del mismo y que permita realizar los cambios
necesarios para que el Programa logre las metas deseadas.
Revisar el currículo del Programa de Educación Comercial para el puesto de
asistente administrativo de acuerdo con las exigencias del mercado laboral
actual y que esté articulado con el nivel postsecundario.
Fortalecer los cursos de inglés, ya que el ser bilingüe fue uno de los requisitos
más requeridos por los patronos.
Estudio Documental 64
Continuar ofreciendo talleres y adiestramientos en el uso de la tecnología y de
los programas de aplicación para los maestros.
Motivar al personal pertinente a conducir investigaciones que contribuyan a
enriquecer el currículo y que fomenten el mejoramiento y fortalecimiento de las
destrezas requeridas por los patronos.
Universidades
Realizar estudios de egresados periódicamente para evaluar la efectividad del
Programa y realizar las recomendaciones necesarias para mantenerse
atemperado con las exigencias del mercado laboral.
Maestros y Comunidad Escolar
Realizar estudios e investigaciones que contribuyan a mantener el currículo
actualizado de acuerdo con las exigencias del mercado laboral.
Desarrollar proyectos y actividades que motiven a los estudiantes a visitar las
diferentes agencias y/o negocios para investigar cuáles son las exigencias del
mercado laboral y cómo es el ambiente real de oficina.
Realizar actividades significativas donde le provean a los estudiantes la
oportunidad de desarrollar liderazgo, tomar decisiones, solucionar problemas y
desarrollar el pensamiento crítico, entre otras destrezas.
Utilizar las revistas profesionales como Business Education Forum que tienen
muchos artículos interesantes y pertinentes para los cursos comerciales.
Fortalecer los cursos de inglés, ya que el ser bilingüe es uno de los requisitos
más importantes para los patronos.
Estudio Documental 65
Puntualizar en la enseñanza de la tecnología y de los programas de aplicación
que se utilizan en las oficinas hoy día.
Patronos
Que trabajen en conjunto con el Departamento de Educación y con los maestros
para que contribuyan a mejorar el aprendizaje de los estudiantes mediante
experiencias educativas en el campo comercial y que faciliten la transición de la
escuela al trabajo.
Futuros Investigadores
Realizar investigaciones pertinentes al currículo del Programa de Educación
Comercial que incluyan los otros ofrecimientos del área de Administración de
Empresas.
Estudio Documental 66
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Estudio Documental 71
APÉNDICES
Estudio Documental 72
Apéndice A: Carta Circular 19-1006-2007
Se incluyen las páginas de la 1 a la 3
Estudio Documental 73
Estudio Documental 74
Estudio Documental 75
Estudio Documental 76
Apéndice B: Programa de Estudios del Asistente Administrativo
Esta es la página 41 de la Carta Circular 19-2006-2007
Estudio Documental 77
Estudio Documental 78
Apéndice C: Modelo del instrumento para la recopilación de datos
del análisis de documentos
Estudio Documental 79
Tabla 1: Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos del Análisis de Documentos
Código Descripción Hallazgo
1 Destrezas o
requisitos
2 Conocimientos
3 Tareas
4 Estrategias de
Enseñanza
Estudio Documental 80
Apéndice D: Modelo del instrumento de recopilación de los datos de los clasificados de
empleo
Estudio Documental 81
Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos de los Clasificados de Empleo
Destrezas o Requisitos
Frecuencia
Preparación y Experiencia
Grado Asociado
Bachillerato
Otro
Experiencia
Destrezas Generales
Archivo
Contabilidad
Matemáticas
Transcribir documentos
Sistemas de Escritura
Uso de equipo de oficina
Manejo de agendas y calendarios
Servicio al cliente
Otras
Estudio Documental 82
Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos de los Clasificados de Empleo
Destrezas o Requisitos
Frecuencia
Programas de Aplicación de Computadoras
Word
Excel
PowerPoint
Access
Outlook
Publisher
Peachtree
Otros
Competencias de Comunicación
Ser bilingüe
Comunicación oral y escrita
Redacción
Otras
Estudio Documental 83
Modelo del Instrumento de Recopilación de Datos de los Clasificados de Empleo
Destrezas o Requisitos
Frecuencia
Competencias de Características Personales
Liderato
Dinamismo
Responsabilidad
Organización
Trabajar bajo presión
Relaciones interpersonales
Trabajar en equipo
Iniciativa
Otras
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