universitas indonesia strategi manajemen...
Post on 06-Dec-2020
0 Views
Preview:
TRANSCRIPT
UNIVERSITAS INDONESIA
STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN UNTUK
MENDUKUNG IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN
DOKUMEN SHAREPOINT: STUDI KASUS PADA PREMIER
OIL INDONESIA
KARYA AKHIR
BARRA PURNAMA PRADJA
1106144531
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
JANUARI 2014
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
i
UNIVERSITAS INDONESIA
STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN UNTUK
MENDUKUNG IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN
DOKUMEN SHAREPOINT: STUDI KASUS PADA PREMIER
OIL INDONESIA
KARYA AKHIR Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar
Magister Teknologi Informasi
BARRA PURNAMA PRADJA
1106144531
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
JANUARI 2014
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
ii
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
iii
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya ucapkan kepada Alloh SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya,
saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan karya akhir ini dilakukan
dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister
Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas
Ilmu Komputer – Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada
penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya.
Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. Ir. Benny Ranti, M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah
menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam
penulisan karya akhir ini;
2. Dr. Achmad Nizar Hidayanto, selaku Ketua Jurusan Magister Teknologi
Informasi;
3. Widijanto S. Nugroho, Ph.D dan M. Rifki Shihab, M.Sc sebagai penguji yang
telah membantu saya menyempurnakan Karya Akhir ini;
4. Departemen Sistem Informasi Premier Oil Indonesia yang telah banyak
membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan;
5. Orang tua dan keluarga saya yang telah memberikan dukungan moral agar
saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini; Istri saya tercinta dr. Hj. Wuri
Harnaning, Yazid MH Praja yang telah memberikan semangat dan dukungan
yang tiada hentinya dalam menyelesaikan kuliah serta Karya Akhir ini;
6. Teman-teman di 2011FA, dan The WolfGank, yang sangat membantu dalam
kesuksesan saya memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi.
Akhir kata, saya berharap Alloh SWT berkenan membalas segala kebaikan semua
pihak yang telah membantu. Semoga Karya Akhir ini membawa manfaat bagi
pengembangan ilmu.
Salemba, 14 Januari 2014
Penulis
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
v
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
vi Universitas Indonesia
ABSTRAK
Nama : Barra Purnama Pradja
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung
Implementasi Sistem Manajemen Dokumen
SharePoint: Studi Kasus pada Premier Oil Indonesia.
Sebuah perusahaan harus mencermati trend-trend yang sedang berkembang untuk
tetap bisa bertahan dan secara terus menerus mengamati kondisi yang sedang
terjadi. Salah satu kunci keberhasilan untuk mencapai itu semua adalah pada
sistem informasi (SI) yang handal yang memang tidak bisa dipungkiri diharapkan
dengan sistem informasi yang efektif dapat membantu perusahaan untuk
melakukan hal-hal yang terkait dengan mekanisme proses pengambilan keputusan
yang berkualitas, proses penyelenggaraan manajemen yang efesien, budaya
komunikasi, berkolaborasi dan bekerjasama yang efektif perlu adanya strategi-
strategi dan langkah-langkah dalam melakukan penerapan manajemen perubahan
dalam implementasi sistem informasi pada sebuah perusahaan. Untuk
menghindari kegagalan implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint
pada Premier Oil Indonesia perlu dibuat strategi manajemen perubahan dalam
implementasi tersebut.
Dengan tujuan menemukan kerangka teori yang tepat untuk mengelola perubahan.
Penelitian ini membentuk kerangka baru manajemen perubahan yang dipetakan
kedalam metode manajemen perubahan Lewin, dengan memadukan langkah-
langkah detail dari metode manajemen perubahan Kotter, Anderson and Anderson
serta ADKAR. Hasil dari penelitian ini adalah kerangka baru manajemen
perubahan dan strategi manajemen perubahan yang dapat dijadikan dasar untuk
memastikan implementasi Sistem Manajemen Dokumen pada Premier Oil
Indonesia berjalan sesuai dengan keinginan.
Kata Kunci: Manajemen Perubahan, Sistem Manajemen Dokumen
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
vii Universitas Indonesia
ABSTRACT
Name : Barra Purnama Pradja
Study Program : Master of Information Technology
Title : Change Management Strategies to Support
Implementation of SharePoint Document Management
System: A Case Study on Premier Oil Indonesia.
A company should examine trends emerging to survive and continually assess the
current conditions. One of the keys to success to achieve it all is in the
information system (IS) that are reliable that it can not be denied, is expected in
the presence of an effective information system that can help the company to do
things related to the mechanism of decision-making prosess quality, process
implementation efficient management, cultural communication, collaboration and
the need for effective collaboration strategies and measures to carry out the
implementation of change management in the implementation of information
systems in a company. To avoid failure of the implementation of SharePoint
document management system at Premier Oil Indonesia needs to be made
implementation of change management strategies.
With the aim of finding the right theoretical framework for managing change.
This research formed the new change management framework that is mapped into
Lewin's change management methods, by combining the detailed steps of Kotter's
change management methods, Anderson and Anderson and ADKAR. The results
of this study is new framework change management and change management
strategies that can be used as a basis for ensuring the implementation of Document
Management Systems at Premier Oil Indonesia running smoothly.
Keywords: Change Management, Document Management System
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
viii Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS…………………………………. ........... v
ABSTRAK ............................................................................................................. vi
ABSTRACT .......................................................................................................... vii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................................. 1
1.2. Perumusan Masalah ...................................................................................... 2
1.3. Penelitian Sebelumnya ................................................................................. 4
1.4. Kontribusi Penelitian .................................................................................... 6
1.5. Tujuan dan Manfaat ...................................................................................... 8
1.6. Ruang Lingkup ............................................................................................. 9
1.7. Metode Penelitian ....................................................................................... 10
1.8. Sistematika Penulisan ................................................................................. 10
BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................. 12
2.1 Dampak TI terhadap perusahaan ................................................................. 12
2.2 Manajemen Perubahan ................................................................................ 12
2.2.1 Penyebab Perubahan ......................................................................... 13
2.2.2 Dimensi dari Perubahan .................................................................... 14
2.2.3 Kebutuhan dan Pentingnya Manajemen Perubahan .......................... 16
2.2.4 Proses-proses dalam Perubahan ........................................................ 17
2.2.5 Mengatasi Penolakan Perubahan ....................................................... 18
2.2.6 Tipe-tipe Perubahan .......................................................................... 19
2.3 Metode Manajemen Perubahan yang sering digunakan .............................. 20
2.3.1 Manajemen Perubahan versi Kurt Lewin Three Step Model ............ 20
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
ix Universitas Indonesia
2.3.2 Manajemen Perubahan versi Kotter 8 Stages of Change .................. 23
2.3.3 Manajemen Perubahan versi ADKAR .............................................. 25
2.3.4 Manajemen Perubahan versi Anderson and Anderson Nine Phase
Change Process Model ...................................................................... 29
2.4 Teori Sistem Manajemen Dokumen ............................................................ 30
2.5 Analisis PEST .............................................................................................. 32
2.6 Analisis SWOT ............................................................................................ 33
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN................................................................. 36
3.1 Tahapan Penelitian ...................................................................................... 36
3.2 Kerangka Teoritis ........................................................................................ 39
3.3 Metode Pengumpulan Data ......................................................................... 42
3.4 Profil Premier oil Indonesia ........................................................................ 42
3.4.1 Sekilas tentang Aplikasi-aplikasi terkait dengan Livelink. ............... 42
BAB 4 ANALISIS PENELITIAN ......................................................................... 45
4.1 Data Wawancara .......................................................................................... 45
4.1.1 Data Responden ................................................................................. 45
4.1.2 Hasil Wawancara ............................................................................... 45
4.2 Perumusan Strategi Manajemen Perubahan ................................................ 47
4.2.1 Analisis Lingkungan Internal TI dan Organisasi .............................. 47
4.2.2 Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi ............................ 54
4.3 Formulasi Strategi Manajemen Perubahan .................................................. 57
4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan .................................................. 58
4.4.1 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin ............................. 63
4.4.2 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter ............................. 67
4.4.3 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR ......................... 71
4.4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and Anderson 76
4.5 Perbandingan Metode Manajemen Perubahan ............................................ 80
4.6 Pembentukan Kerangka Baru Manajemen Perubahan ................................ 90
4.6.1 Pemetaan Kerangka Baru Strategi Manajemen Perubahan ............. 100
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 104
5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 104
5.2 Saran .......................................................................................................... 106
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 108
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
x Universitas Indonesia
Lampiran 1: Transkip Wawancara 1 .................................................................... 110
Lampiran 2: Transkip Wawancara 2 .................................................................... 112
Lampiran 3: Transkip Wawancara 3 .................................................................... 114
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
xi Universitas Indonesia
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Penelitian Sebelumnya ........................................................................ 8
Tabel 2.1 Elemen-elemen Manajemen Perubahan ............................................ 16
Tabel 2.2 Matriks SWOT .................................................................................. 35
Tabel 3.1 Matriks Kerangka baru Manajemen Perubahan ................................ 41
Tabel 4.1 Hasil Analisis Fakta-Fakta Internal .................................................. 48
Tabel 4.2 Hasil Analisis Fakta-Fakta Eksternal ................................................ 55
Tabel 4.3 Matriks SWOT Formulasi Strategi Manajemen Perubahan ............. 59
Tabel 4.4 Tujuan dari Strategi Implementasi SMD .......................................... 61
Tabel 4.5 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin ............................ 63
Tabel 4.6 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter ............................ 68
Tabel 4.7 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR ........................ 72
Tabel 4.8 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and Anderson 76
Tabel 4.9 Langkah-langkah Kegiatan Manajemen Perubahan ......................... 81
Tabel 4.10 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Lewin. ..................... 83
Tabel 4.11 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Kotter .................. 84
Tabel 4.12 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Anderson and
Anderson ........................................................................................... 85
Tabel 4.13 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Lewin .................. 87
Tabel 4.14 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Anderson and
Anderson ........................................................................................... 88
Tabel 4.15 Perbandingan langkah-langkah Anderson and Anderson dengan
Lewin ................................................................................................ 89
Tabel 4.16 Fase Pertama Kerangka Baru Manajemen Perubahan ...................... 90
Tabel 4.17 Fase Kedua Kerangka Baru Manajemen Perubahan ......................... 93
Tabel 4.18 Fase Ketiga Kerangka Baru Manajemen Perubahan ........................ 95
Tabel 4.19 Kerangka Baru Manajemen Perubahan ............................................ 97
Tabel 4.20 Tujuan dari Kerangka Manajemen Perubahan yang Terbentuk ....... 98
Tabel 4.21 Pemetaan strategi manajemen perubahan ....................................... 101
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
xii Universitas Indonesia
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Diagram Fishbone Permasalahan Implementasi Sistem Manajemen
Dokumen SharePoint .......................................................................... 4
Gambar 2.1 Dimensi dari Perubahan .................................................................... 15
Gambar 2.2 Proses-proses Perubahan ................................................................... 17
Gambar 2.3 Lewin’s Three Steps Model .............................................................. 21
Gambar 2.4 Kerangka Kerja Analisis PEST ......................................................... 33
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ............................................................................ 38
Gambar 3.2 Kerangka Teoritis ............................................................................. 40
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
xiii Universitas Indonesia
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Transkip Wawancara 1 .................................................................... 110
Lampiran 2: Transkip Wawancara 2 .................................................................... 112
Lampiran 3: Transkip Wawancara 3 .................................................................... 114
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
1 Universitas Indonesia
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab 1 ini berisi tentang latar belakang, perumusan permasalahan, penelitian
sebelumnya, kontribusi penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup
dan sistematika penulisan dalam penyusunan karya akhir ini.
1.1. Latar Belakang
Saat ini perkembangan teknologi informasi semakin pesat yang mempengaruhi
kehidupan manusia. Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat
mempengaruhi kegiatan operasional sehari-hari, salah satunya dalam bidang dunia
usaha. Kondisi ini berdampak dengan semakin ketatnya persaingan antar
perusahaan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi yang tepat guna,
perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya, mempercepat proses bisinis yang
berjalan untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Sistem Manajemen Dokumen (SMD) banyak digunakan dalam perusahaan
diawali dengan berbagi dokumen antar pengguna secara langsung, penempatan
dokumen-dokumen perusahaan dalam sentralisasi data sampai pada penggunaan
aplikasi untuk sistem manajemen dokumen. Penggunaaan sistem manajemen
dokumen dalam perusahaan umumnya digunakan pada perusahaan menengah dan
atas yang memiliki ratusan bahkan ribuan dokumen. Perusahaan-perusahaan ini
menggunakan manajemen dokumen untuk mengelola, mengelompokkan,
mengurutkan, dan mengontrol dokumen-dokumen perusahaan sesuai dengan
kebutuhan (Heckman, 2008).
Premier Oil Indonesia sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang
minyak dan gas di Indonesia sudah menggunakan sistem manajemen dokumen
selama 12 tahun sejak 2001 (lampiran 1, J2). Saat ini Premier Oil Indonesia
menggunakan sistem manajemen dokumen Livelink. Pada tahun 2013,
manajemen memutuskan untuk melakukan perubahan sistem manajemen
dokumen tersebut. Sistem manajemen dokumen Livelink akan digantikan dengan
SharePoint.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
2
Universitas Indonesia
Implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint yang diterapkan di Premier
Oil Indonesia mengakibatkan perubahan pada proses bisnis. Perubahan-perubahan
ini berdampak pada berubahnya cara pengguna dalam menggunakan sistem
manajemen dokumen. Berubahnya proses bisnis yang diakibatkan implementasi
sistem manajemen dokumen SharePoint menyebabkan timbulnya resistensi dari
pengguna, sebagaimana disampaikan oleh Manajer Operasional Premier Oil
Indonesia (lampiran 2, J5). Resistensi ini ditandai dengan keengganan pengguna
untuk melengkapi isian informasi dokumen sebelum disimpan ke dalam sistem
manajemen dokumen SharePoint. Penyebabnya antara lain tampilan yang
berubah, adanya penambahan informasi yang wajib diberikan ketika menyimpan
dokumen yang membuat pengguna kesulitan dalam menggunakan sistem
manajemen dokumen SharePoint, dan kesiapan yang kurang dari personil TI di
dalam perusahaan. Hal-hal tersebut dikarenakan tidak adanya strategi manajemen
perubahan yang dirancang sebelum dilakukannya implementasi sistem manajemen
dokumen SharePoint, padahal menurut Albert F. Bolognese (Bolognese, 2002)
implementasi TI pasti akan membawa perubahan, baik dalam proses bisnis
maupun kebutuhan sumber daya manusia (SDM). Perubahan organisasi akibat
implementasi TI dapat menimbulkan sikap pesimis dan resistensi pada karyawan
yang mengakibatkan sulit untuk melakukan perubahan atau bahkan tidak mau
melakukan perubahan.
Dalam hal ini Premier Oil Indonesia membutuhkan adanya strategi manajemen
perubahan yang tepat untuk mendukung implementasi sistem manajemen
dokumen SharePoint. Hal ini diperlukan untuk menunjang keberhasilan dan
suksesnya implementasi sistem ini.
1.2. Perumusan Masalah
Pembahasan di dalam penelitian ini berdasarkan permasalahan yang terdapat pada
perusahaan yang menjadi studi kasus penelitian. Permasalahan yang didapatkan
berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti terhadap kondisi nyata di
Premier Oil Indonesia.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
3
Universitas Indonesia
Permasalahan tersebut dapat digambarkan pada gambar 1.1, bahwa kegagalan
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia
disebabkan beberapa faktor, yaitu faktor sumber daya manusia, infrastruktur, dan
komunikasi. Pada penelitian ini akan dibahas faktor yang menyebabkan kegagalan
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia
berasal dari faktor SDM, yaitu belum adanya strategi manajemen perubahan yang
mendukung implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.
Gambar 1.1 Diagram Fishbone Permasalahan Implementasi Sistem
Manajemen Dokumen SharePoint
Berdasarkan analisis masalah tersebut penulis menganggap bahwa adanya strategi
manajemen perubahan yang tepat akan mampu mendukung keberhasilan
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil
Indonesia, dengan membuat sebuah kerangka baru manajemen perubahan
menggunakan 4 (empat) metode manajemen perubahan yaitu Lewin, Kotter,
Anderson and Anderson, dan ADKAR.
Kerangka baru manajemen perubahan ini dilakukan untuk mendapatkan kekuatan-
kekuatan dari masing-masing langkah pada metode-metode manajemen perubahan
tersebut. Pada metode Lewin terdapat kekurangan dalam penerapan manajemen
perubahan yaitu metode Lewin terlalu sederhana dan tidak cocok untuk organisasi
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
4
Universitas Indonesia
besar yang memiliki inovasi yang tinggi dan metode Lewin terlihat menganjurkan
pendekatan manajemen perubahan dari atas ke bawah, di lain pihak
mengesampingkan pendekatan manajemen dari bawah ke atas. Pada metode
Kotter, metode ini menggunakan pendekatan manajemen perubahan dari atas ke
bawah, tidak ada keleluasaan untuk kreasi atau partisipasi aktif dalam perubahan,
serta metode Kotter memicu frustasi diantara penguna jika tahapan kebutuhan
pengguna dan kebutuhan individual pengguna tidak digunakan sebagai
pertimbangan dalam perubahan. Pada metode ADKAR, metode ini meninggalkan
peran dari kepemimpinan dan prinsip-prinsip dari program manajemen untuk
membuat kejelasan dan menyediakan arahan terhadap perubahan, serta metode
ADKAR gagal dalam melihat program manajemen secara lebih luas. Pada metode
Anderson and Anderson, metode ini menggunakan pendekatan manajemen
perubahan dari atas ke bawah, serta tiap-tiap langkah harus dijalankan, tidak dapat
dilewatkan tiap langkahnya.
Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini diterapkan dalam Sistem
Manajemen Dokumen pada Premier Oil Indonesia yang memiliki karakterisktik
perusahaan yang memiliki keleluasaan untuk kreasi dan partisipasi aktif dalam
perubahan, dan Premier Oil Indonesia adalah perusahaan besar yang memiliki
inovasi tinggi, serta menganut pendekatan perubahan dari bawah ke atas (lampiran
1, J3 dan lampiran 2, J1), sehingga pembentukan kerangka baru manajemen
perubahan ini akan menjawab pertanyaan penelitian yaitu: Bagaimanakah
strategi manajemen perubahan yang mampu mendukung implementasi
sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia?
1.3. Penelitian Sebelumnya
Pada bagian ini disajikan penelitian-penelitian terdahulu yang memiliki tema
serupa mengenai manajemen perubahan yang dilakukan oleh peneliti lain untuk
dijadikan bahan referensi dalam penelitian ini yaitu:
1. Strategi Manajemen Perubahan Terhadap Implementasi Sistem Pengisian
Kartu Rencana Studi Online di Institusi Pendidikan: Studi kasus Universitas
Al Azhar Indonesia (Haryadi, 2012).
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
5
Universitas Indonesia
Penelitian yang dilakukan oleh Dody Haryadi pada tahun 2010 bertujuan
menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi sistem
pengisian kartu rencana studi online di Universitas Al Azhar. Data yang
didapat dalam penelitian ini melalui wawancara, kuesioner, observasi, dan
FGD. Data yang didapat melalui wawancara, kuesioner dan observasi
selanjutnya akan dimasukan kedalam model ADKAR. Data yang didapatkan
dari hasil FGD untuk mendapatkan draft strategi manajemen perubahan.
Selanjutnya draft strategi tersebut diberi bobot dan diproses dengan
menggunakan metode Analytic Hirarchy Process (AHP).
Kontribusi penelitian ini adalah menyusun strategi manajemen perubahan
dengan menggunakan ADKAR dan AHP.
2. Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi Informasi di STMIK
Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-Learning (Indar, 2013).
Penelitian yang dilakukan oleh Sukma Indar pada tahun 2013 bertujuan
menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi teknologi
informasi di STMIK Indonesia. Data yang didapat dalam penelitian ini
melalui wawancara, observasi, dan FGD. Data yang didapat melalui
wawancara, yang selanjutnya dianalisa dengan PEST dan SWOT untuk
mendapatkan analisa eksternal dan internal organisasi. Selanjutnya hasil
analisa SWOT dipetakan kedalam system thinking dan selanjutnya dibuatkan
prioritas dari strategi manajemen perubahan dengan metode Analytic
Hirarchy Process AHP.
Kontribusi penelitian ini adalah menyusun strategi manajemen perubahan
dengan menggunakan Kotter 8 Stages of changes, SWOT, PEST, System
Thinking dan AHP.
3. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi ERP: Studi
Kasus Pada PT. NKP Bogor (Wibowo, 2013).
Penelitian yang dilakukan oleh Adi Wibowo pada tahun 2013 bertujuan
menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi ERP. Data
yang digunakan dalam penelitian ini melalui wawancara dan observasi
menggunakan SKEPTIC untuk mengetahui lingkungan SIT/TI masa yang
akan datang, selanjutnya menggunakan analisa SWOT dan Value Chain
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
6
Universitas Indonesia
untuk mendapatkan informasi peluang dan ancaman yang ada, yang akan
menghasilkan strategi-strategi manajemen perubahan. Selanjutnya hasil
analisa SWOT dipetakan kedalam System Thinking dan selanjutnya
dibuatkan prioritas dari strategi manajemen perubahan dengan metode
Analytic Hirarchy Process AHP.
Kontribusi penelitian ini adalah menyusun strategi manajemen perubahan
dengan menggunakan Lewin Three Step Model, SWOT, Value Chain,
SKEPTIC, System Thinking dan AHP.
4. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung Implementasi Sistem
Informasi Rumah Sakit: Studi kasus RSUD RAA Soewondo Pati (Setia,
2009).
Penelitian yang dilakukan oleh Dian Setia Hartana pada tahun 2009 bertujuan
menyusun strategi manajemen perubahan terhadap implementasi ERP. Data
yang digunakan dalam penelitian ini melalui wawancara, kuesioner, dan
observasi. Selanjutnya menggunakan analisa SWOT untuk mendapatkan
informasi peluang dan ancaman yang ada, yang akan menghasilkan strategi-
strategi manajemen perubahan.
Kontribusi penelitian ini adalah menyusun strategi manajemen perubahan
dengan menggunakan Anderson and Anderson Nine Phase Change Process
Model dan SWOT.
1.4. Kontribusi Penelitian
Perbandingan dilakukan terhadap kajian sebelumnya yang dilakukan terhadap 4
(empat) kajian studi kasus. Penelitian yang dilakukan sebelumnya secara umum
bertujuan untuk menyusun strategi manajemen perubahan dalam implementasi TI.
Pada tabel 1.1 terlihat bahwa hasil studi kasus memberikan kontribusi dalam
bentuk strategi manajemen perubahan pada jenis industri yang berbeda. Ada 2
(dua) studi kasus pada institusi pendidikan, 1 (satu) dari perusahaan manufaktur
dan 1 (satu) dari rumah sakit umum daerah.
Kontribusi dalam penelitian ini yaitu strategi manajemen perubahan dalam sebuah
perusahaan dengan membuat sebuah kerangka baru dari 4 (empat) metode-metode
manajemen perubahan. Penelitian ini merujuk pada contoh yang digunakan oleh
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
7
Universitas Indonesia
masing-masing studi kasus di atas, sehingga dalam penelitian ini akan digunakan
pendekatan penggabungan dari metode-metode dari manajemen perubahan yang
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Tabel 1.1 Penelitian Sebelumnya
No Peneliti Penelitian
Perbandingan Penelitian
Metode Objek Studi Jenis
industri
Hasil
akhir
1. Dodi
Haryadi
Strategi
Manajemen
Perubahan
Terhadap
Implementasi
Sistem
Pengisian
Kartu
Rencana
Studi Online
di Institusi
Pendidikan:
Studi kasus
Universitas
Al Azhar
Indonesia
ADKAR Universitas
Al Azhar
Indonesia
Pergurua
n Tinggi
Swasta
Strategi
manajemen
perusahaan
2. Sukma
Indar
Strategi
Manajemen
Perubahan
Implementasi
Teknologi
Informasi di
STMIK
Indonesia:
Studi Kasus
Implementasi
E-Learning
Kotter STMIK
Indonesia
Pergurua
n Tinggi
Swasta
Strategi
manajemen
perusahaan
3. Adi
Wibowo
Strategi
Manajemen
Perubahan
untuk
Mendukung
Implementasi
ERP: Studi
Kasus Pada
PT. NKP
Bogor
Lewin PT. NKP
Bogor
Perusaha
an
Manufakt
ur
Strategi
manajemen
perusahaan
4. Dian
Setia
Hartana
Strategi
Manajemen
Perubahan
untuk
Mendukung
Anderson
and
Anderson
RSUD RAA
Soewondo
Pati
Rumah
Sakit
Umum
Daerah
Strategi
manajemen
perusahaan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
8
Universitas Indonesia
No Peneliti Penelitian
Perbandingan Penelitian
Metode Objek Studi Jenis
industri
Hasil
akhir
Implementasi
Sistem
Informasi
Rumah
Sakit: Studi
kasus RSUD
RAA
Soewondo
Pati
5. Barra
Purnama
Pradja
Strategi
Manajemen
Perubahan
untuk
Mendukung
Implementasi
Sistem
Manajemen
Dokumen:
Studi Kasus
pada Premier
Oil Indonesia
ADKAR,
Kotter,
Lewin,
Anderson
and
Anderson
Premier Oil
Indonesia
Perusaha
an
Minyak
dan Gas
Strategi
manajemen
perusahaan
Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara dan observasi. Dari hasil
pengumpulan data tersebut akan dipetakan ke kerangka baru manajemen
perubahan.
1.5. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat strategi dan langkah-langkah
manajemen perubahan untuk mendukung keberhasilan implementasi sistem
manajemen dokumen SharePoint di Premier Oil Indonesia. Strategi ini diharapkan
menjadi bahan pertimbangan bagi manajemen Premier Oil Indonesia dalam
penerapan sistem manajemen dokumen SharePoint.
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
1. Bagi perusahaan dapat memanfaatkan hasil penelitian ini sebagai pedoman
strategi manajemen perubahan yang harus dijalankan untuk mendukung
keberhasilan implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.
2. Bagi akademik dapat menjadi sumbangan penulisan mengenai penyusunan
strategi manajemen perubahan dengan menggunakan metode manajemen
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
9
Universitas Indonesia
perubahan baru yang disusun dari Lewin’s three step model, Kotter Eight
Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine Phase
Change Process Model.
1.6. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penulisan karya akhir ini adalah:
1. Membahas beberapa metode yang sering digunakan dalam manajemen
perubahan. Metode-metode tersebut adalah Lewin’s three step model, Kotter
Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine
Phase Change Process Model.
2. Menerapkan metode manajemen perubahan untuk strategi manajemen
perubahan pada implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint dari
masing-masing metode manajemen perubahan yaitu Lewin’s three step
model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and
Anderson Nine Phase Change Process Model.
3. Menyusun kerangka baru dari metode-metode manajemen perubahan Lewin’s
three step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson
and Anderson Nine Phase Change Process Model. Ke empat metode
manajemen perubahan tersebut diambil dari penelitian sebelumnya dalam
membuat strategi manajemen perubahan, seperti yang dijelaskan pada sub
bab 1.3 Penelitian Sebelumnya. Sebagai landasan utama dalam menyusun
kerangka baru ini menggunakan metode manajemen perubahan Lewin’s three
step model, dengan menggabungkan langkah-langkah dari ketiga metode
manajemen lainnya, yaitu Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan
Anderson and Anderson Nine Phase Change Process Model.
4. Metode yang digunakan untuk menyusun strategi manajemen perubahan
terhadap implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint adalah
dengan menggunakan kerangka baru manajemen perubahan.
5. Pengumpulan data dilakukan pada Premier Oil Indonesia dengan wawancara
dan observasi. Data dari wawancara dan observasi digunakan sebagai
informasi yang digunakan dalam menentukan Perumusan Strategi Manajemen
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
10
Universitas Indonesia
Perubahan yang terbagi kedalam Analisis Lingkungan internal TI dan
Organisasi, serta Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi.
1.7. Metode Penelitian
Penelitian yang dilakukan ini bersifat studi kasus dengan objek perusahaan yaitu
Premier Oil Indonesia. Untuk menunjang proses penelitian, pengumpulan data
dilakukan dengan cara:
1. Melakukan wawancara
Wawancara dilakukan dengan narasumber yang memiliki kapabilitas dalam
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint, yaitu pada tiga
dimensi yang berkaitan dengan manajemen perubahan SI/TI (teknologi,
struktural, dan sumber daya). Manajer SI mewakili dimensi teknologi,
Manajer Operasional mewakili dimensi struktural dan Manajer SDM
mewakili dimensi sumber daya.
2. Melakukan studi literatur
Studi literatur dilakukan pada dokumen yang berkaitan dengan penelitian
seperti metode-metode yang sering digunakan untuk manajemen perubahan,
visi misi perusahaan, aturan atau prosedur yang dijalankan dalam sistem
manajemen dokumen yang berjalan.
3. Melakukan observasi
Observasi dilakukan di sekitar lingkungan Premier Oil Indonesia yang
dijadikan tempat studi kasus penelitian ini.
1.8. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam karya akhir ini dibagi kedalam 5 bab, yaitu sebagai
berikut:
BAB 1 Pendahuluan
Bab ini memuat tentang latar belakang, perumusan permasalahan, penelitian
sebelumnya, kontribusi penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup
dan sistematika penulisan dalam penyusunan karya akhir ini.
BAB 2 Landasan Teori
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
11
Universitas Indonesia
Pada bab ini membahas teori-teori yang digunakan sebagai landasan penelitian
dalam penulisan karya akhir ini, meliputi apa yang dimaksud dengan manajemen
perubahan, penyebab-penyebab perubahan, dimensi dari perubahan itu sendiri,
kebutuhan dan pentingnya dari manajemen perubahan, dan proses-proses dalam
Perubahan. Selain itu juga dalam bab ini membahas 4 metode manajemen
perubahan yang sering digunakan dalam membuat strategi manajemen perubahan.
dalam kegiatan analisis dan desain metodologi manajemen perubahan.
BAB 3 Metodologi Penelitian
Pada bab ini membahas penjelasan tahapan penelitian, kerangka teoritis dan
metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini, serta profil
singkat dari Premier Oil Indonesia. Pada bab ini juga digambarkan proses yang
dilakukan untuk menganalisa dan melakukan pembentukan metode manajemen
perubahan dalam penelitian ini.
BAB 4 Analisis Penelitian
Bab ini membahas perumusan strategi manajemen perubahan yang akan
diterapkan ke masing-masing metode manajemen perubahan, yaitu metode
Lewin’s three step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan
Anderson and Anderson Nine Phase Change Process Model. Selanjutnya akan
dibuat perbandingan dari masing-masing langkah dari ke empat metode
manajemen perubahan, berisi kesesuaian langkah tiap kegiatan. Dilanjutkan
dengan pembentukan kerangka baru metode manajemen perubahan yang diambil
dari keempat metode manajemen perubahan yang akan dikelompokkan kedalam 3
fase manajemen perubahan. Selanjutnya dari kerangka baru metode manajemen
tersebut diterapkan dalam implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint
pada Premier Oil Indonesia.
BAB V Kesimpulan dan Saran
Bab ini akan memberikan kesimpulan dari uraian dan penjelasan bab-bab
sebelumnya serta saran yang bermanfaat bagi Premier Oil Indonesia dalam
penerapan manajemen perubahan dalam implementasi sistem manajemen
dokumen SharePoint.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
12 Universitas Indonesia
BAB 2
LANDASAN TEORI
Bab 2 menjelaskan landasan teori yang digunakan dalam pembuatan karya akhir
ini, yaitu teori-teori yang digunakan dalam kegiatan analisis dan desain
manajemen perubahan.
2.1 Dampak TI terhadap perusahaan
Penggunaan TI dalam sebuah perusahaan menjadi bagian penting dalam kegiatan
operasional sehari-hari. Banyaknya aplikasi yang digunakan, teknologi terkini
yang mengikuti perubahan, serta semakin banyaknya TI yang diterapkan,
membuat sebuah sebuah perusahaan umumnya tidak dapat menghindari
ketergantungan terhadap penggunaan TI. Aplikasi dalam keseluruhan pengolahan
data, kebutuhan penggunaan TI baru serta kesiapan perusahaan di masa yang akan
datang ikut menentukan TI apa yang akan diterapkan di dalamnya, diharapkan
tujuan TI sejalan dengan tujuan TI bisnis perusahaan tersebut.
Teknologi informasi telah menjadi dasar untuk manajemen transaksi, proses
informasi, mendapatkan pengetahuan, pengerjaan tugas-tugas sehari-hari dan
aktifitas sosial lainnya. Pada banyak perusahaan, TI menjadi bagian penting untuk
mendukung, mempertahankan, berpindah, dan meningkatkan bisnis. Dengan
mengetahui kepemimpinan dalam peran TI dapat membantu pengambil keputusan
dalam memahami mengapa peran TI dalam perusahaan selalu berubah tiap waktu.
Dengan memahami peran TI dalam perusahaan, pengambil keputusan dapat
mengevaluasi pendekatan kepemimpinan TI dan membuat skala, melakukan
pendekatan kapabilitas di dalam perusahaan atau antar perusahaan (Applegate, et
al., 2009).
2.2 Manajemen Perubahan
Kebutuhan perubahan dalam sebuah perusahaan mutlak terjadi. Penggunaan
teknologi baru umumnya menjadi faktor utama yang membuat sebuah perusahaan
untuk melakukan perubahan, baik itu peningkatan dari TI yang ada atau
mengganti TI lama dengan TI yang baru, mengikuti perkembangan TI terkini.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
13
Universitas Indonesia
Tetapi perubahan yang terjadi tidak akan berjalan dengan lancar tanpa didukung
salah satunya dengan manajemen perubahan.
Manajemen perubahan menjadi bagian penting ketika perusahaan melakukan
perubahan dalam operasional mereka sehari-hari. Manajemen perubahan adalah
kontrol yang kuat dari perpindahan sistem dari tahapan pengembangan,
selanjutnya dilakukan pengetesan, sampai sistem tersebut dapat digunakan dengan
pemahaman yang tepat dari manfaat dan potensi dari masalah-masalah yang tidak
diantisipasi tiap tahapannya. Suksesnya manajer perubahan memperkenalkan
fasilitas sistem baru dalam kegiatan operasional dengan tingkat kepercayaan yang
tinggi dalam perubahan. Manajer perubahan mengetahui tiap waktu, apa yang
berjalan di dalam operasional mereka dengan lebih baik lagi dalam mengetahui
masalah-masalah dan dapat merespon permasalahan dengan cepat (Applegate, et
al., 2009).
Menurut Bennet P. Lientz dan Kathryn P. Rea (Lientz, et al., 2004), manajemen
perubahan adalah pendekatan untuk merencanakan, mendesain,
mengimplementasikan, mengelola, mengukur dan mempertahankan perubahan di
dalam pekerjaan dan bisnis proses. Beberapa aktifitas yang berkaitan dengan
manajemen perubahan adalah:
1. Melakukan review pemicu dan harapan dari perubahan
2. Mengidentifikasi area-area yang potensial dalam perubahan
3. Mendefinisikan tujuan dan lingkup dari perubahan
4. Menentukan aktifitas-aktifitas untuk perubahan
5. Mendefinisikan bagaimana pekerjaan dilakukan setelah perubahan
6. Menentukan strategi implementasi dari perubahan
7. Mengelola dan mengarahkan perubahan
8. Mengukur pekerjaan sebelum, selama, dan setelah perubahan
9. Mengelola momentum dari perubahan
2.2.1 Penyebab Perubahan
Untuk dapat memahami perubahan, adalah penting untuk memahami pemicu atau
apa yang menyebabkan sebuah perubahan. Pemahaman ini menjadi penting
sebelum perusahaan melakukan perencanaan dan penerapan dari sebuah
perubahan (Lientz, et al., 2004).
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
14
Universitas Indonesia
Hal-hal yang menyebabkan perubahan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Perubahan dari manajemen tingkat atas, perubahan perusahaan,
penggabungan perusahaan (mergers).
2. Kompetisi.
3. Peraturan.
4. Tuntutan pengguna.
5. Kesalahan dari metode bekerja sehari-hari.
6. Teknologi.
Keenam penyebab perubahan di atas dapat dikelompokkan menjadi faktor internal
dan eksternal. Faktor internal penyebab perubahan adalah sebagai berikut:
1. Perubahan dari manajemen.
2. Perubahan prioritas dari manajemen.
3. Masalah internal dalam bekerja.
4. Keluar masuk karyawan sangat tinggi.
5. Kehilangan karyawan-karyawan penting.
6. Produk dan jasa baru.
7. Penerapan teknologi baru.
8. Penggabungan perusahaan (mergers).
9. Perubahan perusahaan.
Faktor eksternal penyebab perubahan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan meningkat atau menurun.
2. Kompetisi yang sangat ketat, sehingga memerlukan perubahan dalam proses.
3. Teknologi baru muncul dan harus digunakan.
4. Perubahan kebijakan dan peraturan pemerintah.
5. Perubahan dari pemilik perusahaan
6. Rekomendasi dari konsultan untuk melakukan perubahan.
2.2.2 Dimensi dari Perubahan
Setelah faktor-faktor penyebab diketahui, selanjutnya dimensi-dimensi dari
perubahan yang terjadi di dalam perusahaan (Lientz, et al., 2004). Lientz
menyebutkan beberapa dimensi dari perubahan, yaitu:
1. Manajemen (bagaimana pengarahan dari pekerjaan).
2. Pekerjaan itu sendiri (apa yang dikerjakan – lingkup kerja).
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
15
Universitas Indonesia
3. Prosedur (bagaimana pekerjaan diselesaikan).
4. Sistem dan teknologi (bagaimana pekerjaan diselesaikan).
5. Staf dan perusahaan (siapa melakukan pekerjaan dan supervisi).
6. Kebijakan (bagaimana tata kelola pekerjaan).
7. Fasilitas, lokasi, dan infrastruktur (dimana pekerjaan dilaksanakan).
8. Waktu (kapan pekerjaan diselesaikan).
Gambar 2.1 Dimensi dari Perubahan
Dari gambar 2.1 di atas, garis tebal menampilkan karakteristik perubahan
prosedur, dan garis putus-putus merepresentasikan perubahan dari otomatisasi.
Analisa terhadap keberhasilan dan kegagalan telah didefinisikan dalam mendesain
perusahaan, salah satunya adalah transformasi dari perusahaan membutuhkan
lebih dari perubahan struktur. Tidak cukup mudah untuk membuat perubahan dan
mengubah sebuah struktur perusahaan. Perubahan dalam struktur perusahaan akan
menyebabkan kebingungan dalam perusahaan, tetapi dapat membantu untuk
membuat kondisi untuk perubahan. Perubahan di dalam struktur akan membuat
penyelarasan dari karyawan, proses dan informasi (Applegate, et al., 2009).
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
16
Universitas Indonesia
2.2.3 Kebutuhan dan Pentingnya Manajemen Perubahan
Tabel 2.1 di bawah ini berisi kebutuhan dan dampak dari tiap elemen-elemen dari
manajemen perubahan (Lientz, et al., 2004).
Tabel 2.1 Elemen-elemen Manajemen Perubahan
Elements Need Impact, if not addressed
Review of triggers,
expectations
Understand where managers
are coming from
Misjudge what is behind
change
Identification of
areas of potential
change
Need to be able to
understand alternatives for
trade-offs
Missed opportunities
Define objectives Realistic and attainable
objectives
Lack of focus
Define the scope Trade-off between activities,
resources, schedule
Scope creep and
expansion
Market change and
change management
Marketing is required to
compensate for inertia,
resistance, and
political/cultural factors
Support for change will
wane
Select activities for
change
Get management behind the
selection
Without active trade-
offs, the the whole effort
is in danger
Determine how work
will be done after
change
Need for vision of the
change
No common vision of
change effect leads to
confusion,
misunderstanding
Create the
implementation
strategy
Organized approach for
phasing in change
Lack of direction of the
change
Manage the change Need for multiple levels of
management
Problems remain
unresolved for too long
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
17
Universitas Indonesia
Elements Need Impact, if not addressed
Measure the work Essential for benefits,
morale, and momentum
Lack of confidence in
change without
measurement
Ensure lasting
change
Essential in order to get
benefits
Lower morale; more
inefficient work
Maintain change
momentum
Build cumulative effect Change results may later
be undone
2.2.4 Proses-proses dalam Perubahan
Pada gambar 2.2 di bawah ini menerangkan tentang proses-proses di dalam
perubahan. Kotak sebelah kiri menjelaskan proses-proses dan bahan-bahan dari
proses-proses tersebut. Tujuan dari perubahan dan manajemen perubahan adalah
untuk berpindahnya dari situasi dan proses-proses dari kotak sebelah kiri ke
sebelah kanan. Perubahan membutuhkan waktu, sehingga ada waktu yang akan
digunakan ketika berpindah dari kotak sebelah kiri ke kotak sebelah kanan.
Gambar 2.2 Proses-proses Perubahan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
18
Universitas Indonesia
Di atas kotak sebelah kiri ada issue dan opportunities yang memicu terjadinya
perubahan. Pemicu perubahan ini adalah kombinasi dari faktor-faktor yang
dikumpulkan dalam perusahaan untuk membuat sebuah perubahan. Perusahaan
harus memahami potensi dan pemicu dari sebuah perubahan.
Panah besar dari kiri ke kanan menerangkan bahwa perusahaan harus melakukan
perencanaan untuk perubahan. Dengan melakukan berbagai macam langkah untuk
membuat perubahan itu berjalan. Sebelum perubahan itu dianggap selesai
dilakukan, perubahan harus dapat diukur, diawasi, dan direncanakan manajemen
perubahannya. Pengukuran yang terjadi dapat diselesaikan dengan menggunakan
score cards. Score cards adalah pendekatan kolaboratif untuk secara keseluruhan
menilai unjuk kerja dan keadaan dari proses bisnis (Lientz, et al., 2004).
2.2.5 Mengatasi Penolakan Perubahan
Dalam mengatasi penolakan atas perubahan, Coch dan French Jr. (L, et al., 1948)
mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi
perubahan, yaitu sebagai berikut:
1. Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar
belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak.
Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan,
presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
2. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan
hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi
yang mengambil keputusan.
3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas,
lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang
memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.
4. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi
dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika
yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan
serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka.
5. Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang
sesungguhnya. Misalnya memelintir (twisting) fakta agar tampak lebih
menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
19
Universitas Indonesia
sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting
kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
6. Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan
hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.
2.2.6 Tipe-tipe Perubahan
Seiring dengan bertambahnya pengalaman sebuah organisasi, perubahan di
dalamnya dapat dibedakan menjadi tiga tipe, yaitu development change,
transitional change, dan transformational change (Anderson, et al., 2001).
Penjelasan lengkap dari tiga tipe perubahan dalam organisasi dapat dipaparkan
sebagai berikut:
1. Development Change
Tipe perubahan ini adalah yang paling sederhana diantara tipe perubahan-
perubahan yang lain. Tujuan utama dari perubahan ini adalah untuk
melakukan perbaikan, baik dari sisi keterampilan, metode, kinerja, maupun
kondisi. Fokus dari perubahan ini adalah untuk memperkuat atau
memperbaiki hal yang sudah terjadi dalam organisasi untuk meningkatkan
kinerja guna mencapai target yang lebih tinggi. Perubahan ini umumnya
terjadi karena perubahan kecil di dalam lingkungan kompetisi atau dapat juga
disebabkan tuntutan organisasi untuk dapat meningkatkan kinerja
operasional, oleh karenanya pada perubahan tipe ini hanya akan
menimbulkan penolakan yang kecil pula jika dibandingkan dengan 2 tipe
perubahan yang lain.
2. Transitional Change
Perubahan ini umumnya terjadi karena ada tuntutan perubahan yang
signifikan dari lingkungan kompetisi. Perubahan ini akan mengubah kondisi
yang ada dalam organisasi menjadi sesuatu yang berbeda. Biasanya suatu
organisasi melakukan perubahan ini jika pemimpin organisasi tersebut
menyadari bahwa ada masalah atau tujuan yang tidak tercapai sehingga
organisasi tersebut tidak mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Untuk
mencapai tujuan tersebut, maka organisasi harus meninggalkan keadaan lama
melalui proses transisi menuju keadaan baru. Pada perubahan ini, kebutuhan
akan individu (SDM) dapat diprediksi atau dikelola. Perbedaaan transitional
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
20
Universitas Indonesia
change dengan transformational change adalah pada faktor manusia dan
budaya. Pada transformational change, kedua faktor di atas sangat dominan
dan merupakan faktor kunci.
3. Transformational Change
Perubahan ini adalah yang paling radikal, sehingga membutuhkan pergeseran
budaya, pola pikir, dan perilaku dari organisasi agar perubahan ini berhasil
diimplementasikan dan bertahan lama. Perubahan ini akan dilakukan jika
kondisi organisasi sangat genting sehingga harus dilakukan perubahan secara
menyeluruh untuk menyelamatkan kondisi organisasi dalam kompetisi.
Berdasarkan penjelasan tiga tipe perubahan dalam organisasi di atas, maka tipe
perubahan yang dilakukan di dalam karya akhir ini adalah transitional change.
Hal tersebut dikarenakan Premier Oil Indonesia akan mengubah suatu keadaan
lama menjadi keadaan baru dalam implementasi sistem manajemen dokumen.
Perubahan ini tidak menuntut adanya perubahan atau pergantian SDM dan budaya
organisasi secara menyeluruh.
2.3 Metode Manajemen Perubahan yang sering digunakan
Ada berbagai metode dalam manajemen perubahan, metode manajemen
perubahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah versi Kurt Lewin Three
Step Model, Kotter 8 Stages of Change, ADKAR, dan Anderson and Anderson
Nine Phase Change Process Model.
2.3.1 Manajemen Perubahan versi Kurt Lewin Three Step Model
Dalam memahami perubahan, terdapat metode yang dikembangkan oleh seorang
ahli fisika serta ilmuwan sosial yang bernama Kurt Lewin pada tahun 1950-an.
Lewin mengembangkan konsep force field analysis atau teori perubahan untuk
membantu menganalisa dan mengerti suatu kekuatan terhadap suatu inisiatif
perubahan. Force field analysis adalah sebuah teknik untuk melihat gambaran
utama yang melibatkan semua kekuatan yang berjalan sejalan dengan perubahan
(driving forces) dan kekuatan yang merintangi sebuah perubahan (resisting forces).
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
21
Universitas Indonesia
Gambar 2.3 Lewin’s Three Steps Model
Metode Lewin atau sering disebut Lewin’s three step model mengacu pada tiga
konsep atau fase, yaitu unfreezing – movement – refreezing seperti yang
digambarkan pada gambar 2.4. Dari gambar tersebut dapat dilihat tiga fase
perubahan menurut Lewin dengan perbandingan antara driving forces dengan
restraining forces. Berikut penjelasan untuk masing-masing fase dalam Lewin
(Lewin, 1951):
1. Unfreezing
Fase yang pertama ini dibentuk dengan teori perilaku manusia dan perilaku
perusahaan, yang terbagi dalam tiga subproses yang mempunyai relevansi
terhadap kesiapan perubahan yaitu perlunya kondisi perubahan karena adanya
kesenjangan yang besar antara tujuan dan kenyataan. Umumnya, fase ini
melibatkan tiga aktivitas berikut:
a. Menelaah dan memahami status quo atau keadaan perusahaan saat ini
untuk melihat jarak yang ada antara keadaan yang diharapkan dengan
keadaan saat ini.
b. Meningkatkan dan menekankan faktor-faktor yang menguatkan untuk
melakukan perubahan.
c. Mengurangi faktor-faktor yang bersifat resisten terhadap perubahan
tersebut.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
22
Universitas Indonesia
Proses perubahan ini dipimpin oleh orang yang memiliki jabatan yang tinggi,
misalnya adalah manajer. Manajer perlu memahami pentingnya perubahan
tersebut terlebih dahulu, kemudian barulah melakukan edukasi ke para
anggota lainnya mengenai perubahan tersebut. Proses edukasi tersebut
memerlukan desakan dan motivasi bahwa perubahan yang dilakukan tersebut
merupakan hal yang positif, mendatangkan keuntungan, serta membantu
kegiatan dalam perusahaan kedepannya. Selain itu, manajer juga perlu
memperhatikan dan mengatasi faktor-faktor lainnya yang dapat menghambat
perubahan tersebut, sehingga akhirnya perubahan tersebut mendapatkan
dukungan penuh dari berbagai pihak. Kemudian, manajer perlu membuat
rencana-rencana jangka pendek dan panjang yang berkaitan dengan
perubahan tersebut.
2. Movement
Menganalisa kesenjangan antara desire status dengan status quo, dan
mencermati program-program perubahan yang sesuai untuk dilakukan agar
dapat memberi solusi yang optimal untuk mengurangi resistensi terhadap
perubahan.
Sebagaimana peran berubah, suatu kondisi inefisiensi terjadi, manakala
tujuan perubahan terabaikan. Penerapan gaya kepemimpinan yang baik
adalah penting dan dengan mencermati strategi-strategi perubahan yang
sesuai untuk dilakukan agar dapat memberi solusi yang optimal untuk
mengurangi resistensi terhadap perubahan. Tujuan akhir dari fase ini adalah
agar setiap orang tetap dalam kondisi siap berubah.
3. Refreezing
Merupakan fase dimana perubahan yang terjadi distabilisasi dengan
membantu orang-orang yang terkena dampak perubahan, mengintegrasikan
perilaku dan sikap yang telah berubah ke dalam cara yang normal untuk
melakukan sesuatu. Hal ini dilakukan dengan memberi mereka kesempatan
untuk menunjukkan perilaku dan sikap baru. Sikap dan perilaku yang sudah
mapan kembali tersebut perlu dibekukan, sehingga menjadi norma-norma
baru yang diakui kebenarannya, atau dengan kata lain membawa kembali
perusahaan kepada keseimbangan baru.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
23
Universitas Indonesia
Fase ini adalah fase dimana keadaan yang diharapkan sudah dapat tercapai
sehingga perubahan tersebut harus diperkuat dan dipermanenkan. Untuk
memperkuat perubahan tersebut dapat dilakukan dengan cara menetapkan
aturan dan kebijakan baru, menciptakan budaya-budaya baru, dan
menerapkan sistem penghargaan terhadap perubahan tersebut. Dengan
melakukan hal-hal tersebut, maka perubahan tersebut mencapai titik stabil
Dengan menerapkan tiga fase perubahan Lewin maka dapat membuat kekuatan
pendukung semakin banyak dan kekuatan penolak semakin sedikit.
Metode lewin digunakan sebagai landasan utama dalam menyusun kerangka baru
manajemen perubahan dalam penelitian ini. Hal ini dikarenakan metode Lewin
secara efektif memungkinkan bisnis untuk sukses dalam merencanakan,
mendesain dan mengimplementasikan perubahan (Longo, 2011). Pendekatan
metode Lewin adalah penting karena tidak hanya merepresentasikan pendekatan
struktur yang bernilai dari manajemen perubahan, tapi juga secara efektif
membantu pengguna untuk mengetahui sampai mana pencapaian yang pengguna
dapatkan dalam arti dari proses perubahan berbeda yang pengguna jalankan dan
akhirnya untuk lebih baik lagi dalam mengikuti kecepatan dunia perubahan
Keterbatasan dari metode manajemen perubahan Lewin adalah:
1. Metode Lewin terlalu sederhana dan tidak cocok untuk organisasi besar yang
memiliki inovasi yang tinggi.
2. Metode Lewin terlihat menganjurkan pendekatan manajemen perubahan dari
atas ke bawah, dilain pihak mengesampingkan pendekatan manajemen dari
bawah ke atas.
2.3.2 Manajemen Perubahan versi Kotter 8 Stages of Change
Menurut John P. Kotter (Kotter, 1996), suatu tindakan perubahan yang dilakukan
tanpa dukungan koalisi yang cukup bisa jadi sukses namun tidak akan bertahan
lama, kemudian akan muncul perlawanan-perlawanan yang akan membuat usaha
dari perubahan menjadi lemah. Kotter mengungkapkan delapan langkah
perubahan, yaitu:
1. Membangun rasa urgensi
Untuk perubahan terjadi, diperlukan agar seluruh perusahaan benar-benar
menginginkannya. Mengembangkan rasa urgensi sekitar perlunya perubahan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
24
Universitas Indonesia
dapat membantu meningkatkan motivasi awal untuk mendapatkan sesuatu
bergerak. Mempelajari pasar dan realitas kompetitif, identifikasi dan
mendiskusikan krisis-krisis yang ada, krisis-krisis yang potensial atau
peluang-peluang yang utama.
2. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan
Dalam meyakinkan orang bahwa perubahan diperlukan kepemimpinan yang
kuat dan didukung orang-orang penting dalam perusahaan.
3. Membangun visi dan strategi untuk perubahan
Membangun visi untuk membantu kearah perubahan yang lebih baik,
mengembangkan strategi-strategi perubahan untuk mendorong visi dari
perubahan.
4. Mengkomunikasikan visi perubahan
Menjadikan sarana komunikasi untuk mendukung visi dan strategi perubahan
yang baru. Mengajarkan perilaku-perilaku perusahaan yang baik kepada
koalisi atau kelompok kerja.
5. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh (Empowerement)
Membuang rintangan-rintangan yang ada untuk perubahan. Sistem perubahan
atau struktur yang membangun visi. Mendorong untuk menghadapi tantangan
dan ide-ide pembaharuan, aktifitas-aktifitas dan kegiatan-kegiatan.
6. Menghasilkan kemenangan jangka pendek
Perencanaan untuk meningkatkan kemampuan individu. Menciptakan ide-ide
perbaikan untuk perubahan. Pengakuan dan penghargaan karyawan-karyawan
yang mau melakukan perubahan.
7. Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar
Penggunaan angka kredit untuk sistem perubahan, struktur dan kebijakan,
perekrutan, promosi, pengembangan karyawan untuk perubahan. Inovasi
terhadap proses-proses perubahan dengan karya-karya baru, tema-tema dan
agen-agen perubahan.
8. Menambahkan pendekatan baru dalam budaya
Artikulasi hubungan antara perilaku baru dengan keberhasilan perusahaan,
peningkatan kualitas kepemimpinan dan kesuksesan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
25
Universitas Indonesia
Keterbatasan dari metode manajemen perubahan Kotter (Consulting, 2013)
adalah:
1. Metode Kotter menggunakan pendekatan manajemen perubahan dari atas ke
bawah, tidak ada keleluasaan untuk kreasi atau partisipasi aktif dalam
perubahan.
2. Metode Kotter memicu frustasi diantara penguna jika tahapan kebutuhan
pengguna dan kebutuhan individual pengguna tidak digunakan sebagai
pertimbangan dalam perubahan.
2.3.3 Manajemen Perubahan versi ADKAR
Jeffrey M. Hiatt (Hiatt, 2006) berpendapat bahwa terdapat 5 (lima) elemen yang
mendorong suksesnya perubahan yaitu: awareness, desire, knowledge, ability, dan
reinforcement. ADKAR adalah suatu metode untuk perubahan dalam bisnis,
pemerintahan dan komunitas, yang mempunyai lima elemen atau objek yang
dibangun dalam sebuah kerangka untuk mencapai perubahan. Kelima elemen ini
dibangun dalam suatu kerangka dan berurutan dalam mengelola individu untuk
melakukan perubahan. Dalam dunia kerja, ADKAR menjadi dasar kegiatan
change management, yaitu assessment, sponsorship, communications, coaching,
training, recognition, dan resistance management.
Berdasarkan urutan dari elemen-elemen metode ADKAR, langkah-langkah dalam
menyusun strategi manajemen perubahan dilakukan sebagai berikut (Hiatt, 2006):
1. Membangun Awareness
Awareness adalah pemahaman seseorang terhadap sifat perubahan, yaitu apa
penyebab adanya perubahan, apa akibat tidak mengikuti perubahan, faktor
internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk perubahan, dan apa manfaatnya.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya membangun awareness
yaitu:
a. Sudut pandang seorang terhadap keadaan tertentu
b. Bagaimana seseorang merasakan permasalahan
c. Kredibilitas penyampai informasi
d. Informasi yang salah atau rumor yang beredar
e. Alasan perubahan yang tidak dapat dibantah
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
26
Universitas Indonesia
Proses perubahan pertama adalah membangun awareness, pada proses ini
kegiatan atau program yang dilakukan adalah:
a. Komunikasi yang efektif, seperti: face to face meeting, group meeting,
email, newsletter, buletin, executive presentation, training, workshop,
demonstration, project team presentation, poster, banner, flyer, televisi,
radio, dan lain- lain.
b. Executive sponsorship, executive menjadi pembicara yang terbaik dalam
mengkomunikasikan perubahan.
c. Manajer dan supervisor menjadi pembimbing dalam proses perubahan.
d. Menyediakan akses bagi karyawan untuk memperoleh informasi.
Dalam proses membangun awareness, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat
awareness stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.
2. Menciptakan Desire
Desire adalah keinginan yang mendorong dan terlibat dalam perubahan.
Desire berhubungan dengan pilihan individu, pengaruh dari sifat perubahan
itu sendiri, situasi individu, dan motivasi masing-masing individu. Ada
beberapa faktor yang mempengaruhi suksesnya terciptanya desire yaitu:
a. Sifat perubahan (apa yang berubah dan bagaimana dampaknya)
b. Perusahaan atau konteks lingkungan (budaya perusahaan, sejarah
menangani perubahan, penguatan terhadap perubahan)
c. Situasi pribadi seseorang (pekerjaan, pendidikan, keluarga, rekan kerja,
prestasi)
d. Motivasi seseorang (memperoleh manfaat dan kemauan sendiri, atau
menghindari konsekuensi negatif)
Pada langkah ini kegiatan bertujuan untuk menciptakan energi dan
keterkaitan terhadap perubahan yang menghadirkan daya gerak dan
pendorong pada setiap level dalam perusahaan, yaitu:
a. Business leader mendukung penuh perubahan, melakukan koalisi dengan
manajer dan supervisor pada level kunci perusahaan.
b. Mempersiapkan manajer dan supervisor menjadi pemimpin perubahan
dan mengelola resistensi.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
27
Universitas Indonesia
c. Mengukur tingkat resiko yang berkaitan dengan perubahan dan
merancang strategi untuk mengatasi resiko tersebut.
d. Melibatkan karyawan dalam proses perubahan sehingga karyawan dapat
berpartisipasi dalam mendesain, mengembangkan, menguji dan
menerapkan solusi akhir.
e. Memberikan insentif program dan sistem manajemen performa yang
sejalan dan mendukung perubahan.
Dalam proses membangun desire, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat
desire pemangku kebijakan terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.
3. Mengembangkan Knowledge
Knowledge adalah informasi, latihan dan edukasi yang diperlukan untuk
mengetahui bagaimana cara untuk perubahan. Knowledge meliputi kebiasaan,
proses, perangkat, sistem, keahlian, dan teknis yang dibutuhkan untuk
perubahan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya
knowledge yaitu:
a. Pengetahuan yang dimiliki saat ini
b. Kemampuan seseorang menambah pengetahuan
c. Sumber-sumber yang tersedia untuk edukasi dan pelatihan
d. Akses atau ketersediaan pengetahuan yang dibutuhkan
Dalam mengembangkan knowledge membutuhkan aktivitas yang
memungkinkan masing-masing individu belajar dengan satu cara yang paling
efektif bagi mereka, yaitu:
a. Memberikan training dan program edukasi
b. Menggunakan job sides yang membantu karyawan dalam proses belajar
c. Memberikan one-on-one coaching (satu pembimbing satu pembelajar)
d. Membuat user group dan forum untuk berbagi
Dalam proses membangun knowledge, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat
knowledge stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perusahaan.
4. Meningkatkan Ability
Ability adalah kemampuan menerapkan pengetahuan menjadi terealisasi atau
pelaksanaan perubahan. Ability dicapai jika seseorang mempunyai
kemampuan mengimplementasikan perubahan pada level performa yang
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
28
Universitas Indonesia
ditentukan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi berkembangnya ability
yaitu:
a. Hambatan psikologis
b. Kemampuan fisik
c. Kemampuan intelektual
d. Waktu yang tersedia untuk mengembangkan keahlian
e. Ketersediaan sumber yang mendukung kemampuan
Dalam meningkatkan Ability, sebaiknya diterapkan beberapa cara untuk
membantu karyawan mengembangkan kemampuan mereka, yaitu:
a. Melibatkan supervisor dalam praktek sehari-hari, sehingga tercipta
lingkungan yang nyaman untuk belajar keterampilan dan kebiasaan baru.
b. Menyediakan akses pada subject matter experts, agar memperkecil
kesenjangan pengetahuan dan memperoleh demonstrasi satu per satu.
c. Menerapkan program performance monitoring sehingga kemajuan
terukur seperti hasil yang diharapkan dalam perubahan.
d. Memberikan hands-on exercises selama training agar karyawan dapat
mempraktekkan apa yang sudah dipelajari.
Dalam proses membangun ability, perlu diketahui terlebih dahulu tingkat
kemampuan pemangku kebijakan terhadap perubahan dalam suatu
perusahaan.
5. Membuat Reinforcement
Reinforcement adalah faktor internal dan eksternal yang mendukung
perubahan. Reinforcement eksternal meliputi recognition, reward, dan
celebration. Reinforcement internal bisa datang dari rasa puas dengan
pencapaian (achievement atau manfaat lain yang diperoleh dari perubahan.
Faktor- faktor yang mempengaruhi reinforcement perubahan adalah:
a. Reinforcement yang berarti bagi seseorang
b. Hubungan reinforcement dengan kemajuan atau accomplishment
c. Tidak adanya konsekuensi negatif
d. Sistem pencatatan atas monitoring dan pengukuran.
Reinforcement sangat penting untuk mempertahankan proses perubahan agar
terus berlangsung, diantaranya:
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
29
Universitas Indonesia
a. Merayakan kesuksesan dan menerapkan program recognition
b. Memberikan reward
c. Mengumpulkan feedback dari karyawan
d. Melakukan audit dan pengukuran performa
Dalam proses membangun reinforcement, perlu diketahui terlebih dahulu
tingkat reinforcement stakeholder terhadap perubahan dalam suatu
perusahaan.
Keterbatasan dari metode manajemen perubahan ADKAR (Consulting, 2013),
adalah:
1. Metode ADKAR meninggalkan peran dari kepemimpinan dan prinsip-prinsip
dari program manajemen untuk membuat kejelasan dan menyediakan arahan
terhadap perubahan.
2. Metode ADKAR gagal dalam melihat program manajemen secara lebih luas.
2.3.4 Manajemen Perubahan versi Anderson and Anderson Nine Phase
Change Process Model
Metode ini berisi sembilan langkah perubahan. Setiap langkah terdiri dari
beberapa aktivitas dan tugas yang dapat diikuti untuk merencanakan, mendesain,
dan mengimplementasi perubahan (Anderson, et al., 2001).
1. Membentuk pemimpin kunci
Dalam langkah ini, ditentukan key people leader. Key people leader bertujuan
untuk menyiapkan pemimpin yang akan mengendalikan perubahan.
2. Membuat visi, komitmen, dan kapasitas organisasi
Langkah ini bertujuan menbangun pengertian, komitmen, momentum dan
kapasitas perubahan, khususnya diantara para stakeholder, dan pada seluruh
elemen perusahaan umumnya.
3. Melihat situasi untuk menentukan rancangan perubahan
Langkah ini bertujuan melihat keadaan dan situasi yang ada pada perusahaan
untuk membuat rancangan perubahan yang realistis.
4. Merancang perubahan yang diinginkan
Langkah ini membantu perusahaan merancang keadaan perubahan yang
diinginkan.
5. Menganalisa pengaruh perubahan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
30
Universitas Indonesia
Langkah ini menganalisis pengaruh perubahan di dalam perusahaan, orang,
dan kebiasaannya sebagai dasar untuk merencanakan proses implementasi
yang realistis.
6. Merencanakan dan mengelola penerapan perubahan
Langkah ini mengidentifikasi langkah apa yang diperlukan untuk menuju ke
arah keadaan yang diinginkan.
7. Menerapkan perubahan
Langkah ini mengimplementasikan perubahan di dalam perusahaan.
8. Merayakan hasil perubahan yang didapat
Pada langkah ini dirayakan kemenangan atas hasil perubahan yang didapat
dan memberi tahu perusahaan bahwa mereka sudah masuk dalam keadaan
yang baru.
9. Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan yang sudah berubah
Langkah ini menciptakan mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan yang
sudah berubah dan menjadikannya permanen.
Metode Anderson and Anderson secara garis besar berisi 3 bagian dasar
manajemen perubahan:
1. Dasar fondasi yang kuat untuk perubahan (upstream change)
2. Rancangan perubahan (midstream change)
3. Implementasi perubahan (downstream perubahan)
Ketiga dasar manajemen perubahan tersebut ada dalam 9 langkah perubahan
Anderson and Anderson, langkah 1 sampai 3 adalah upstream, langkah 4 sampai 6
adalah midstream dan langkah 7 sampai 9 downstream.
Keterbatasan dari metode manajemen perubahan Anderson and Anderson adalah
(Consulting, 2013):
1. Menggunakan pendekatan manajemen perubahan dari atas ke bawah,
2. Tiap-tiap langkah harus dijalankan, tidak dapat dilewatkan tiap langkahnya.
2.4 Teori Sistem Manajemen Dokumen
Sistem Manajemen Dokumen atau disebut dengan Document Management System
merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan
berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Awad , et al., 2004). Inti
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
31
Universitas Indonesia
pada sistem manajemen dokumen adalah tempat penyimpanan terpusat
(centralized repository), sebuah media elektronik tempat penyimpanan (storage)
dengan sebuah lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses ke
dalamnya. Sistem manajemen dokumen pada dasarnya menyimpan informasi.
Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang
relevan dengan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar muka (interface) yang
umum. Manajemen dokumen dibangun pada tempat penyimpanan terpusat dengan
menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan
menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali (retrieval)
dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang mandiri.
Sistem manajemen dokumen dapat diterapkan secara ’cheap and cheerful’,
beroperasi pada sejumlah fungsi yang terbatas atau dapat juga yang berkembang
sepenuhnya, sistem yang mahal dengan sejumlah fungsi yang besar dan berpotensi
menakutkan dalam istilah dampak mereka terhadap proses-proses organisatoris
dan pelaksana kegiatan-kegiatan administrasi. Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada
sistem manajemen dokumen meliputi:
1. Mengontrol untuk menjamin hanya satu pengguna saja yang memodifikasi
sebuah dokumen pada satu waktu.
2. Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada
sebuah dokumen setiap waktu.
3. Menyiapkan keamanan untuk mengontrol akses pengguna kepada dokumen-
dokumen.
4. Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam grup-grup yang berhubungan dan
folder-folder.
5. Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan
teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (freetext searching).
6. Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai metadata,
seperti pengarang, tanggal pembuatan dan judul.
7. Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna
kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan
workflow.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
32
Universitas Indonesia
8. Mengubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan
melakukan pemindaian.
9. Mengatur dokumen-dokumen ke dalam grup-grup untuk memungkinkan
dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau
pembaca.
Tahapan implementasi sistem manajemen dokumen dibangun dengan tujuh
tahapan yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet
enable/publish, process search requests, present results dan view/download
original.
1. Identify content. Identifikasi dari jenis dokumen apa yang dapat ditempatkan
pada sistem manajemen dokumen
2. Database set-up. Sebuah sistem manajemen dokumen membutuhkan tempat
penyimpanan terpusat. Database harus dibuat dan dikonfigurasi sebagai lokasi
penyimpanan dokumen.
3. Populate database. Sebuah database yang sudah dibuat harus dinaikkan untuk
dapat digunakan.
4. Intranet enable/publish. Sistem manajemen dokumen digunakan pada internal
jaringan organisasi, sehingga diperlukan jaringan internal yang menampilkan
dari publikasi dari portal intranet organisasi.
5. Process. Proses digunakan dalam akses terhadap dokumen yang akan
digunakan, atau ketika unggah sebuah dokumen.
6. Search requests. Pencarian dokumen dapat dilakukan terhadap nama
dokumen, bahkan sampai pada isi dari dokumen yang dicari.
7. Present results. Hasil pencarian dapat ditampilkan berdasar kata kunci yang
dimasukkan dalam kotak pencarian.
8. View/download original. Melihat, dan mengunduh sebuah dokumen.
2.5 Analisis PEST
Analisis PEST yang merupakan singkatan dari political, economic, social, dan
technology. Analisis digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal
bisnis/organisasi melalui analisa terhadap kondisi politik, ekonomi, sosial, dan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
33
Universitas Indonesia
teknologi yang berpengaruh langsung terhadap strategi bisnis/organisasi, baik
untuk kondisi saat ini maupun di masa yang akan datang.
Hasil dari analisis PEST adalah faktor-faktor yang termasuk ke dalam kesempatan
(opportunity) dan ancaman (threat) bagi organisasi. Seperti yang dapat dilihat
pada gambar 2.5 yang menggambarkan aspek-aspek yang tergolong dalam
masing-masing faktornya.
Gambar 2.4 Kerangka Kerja Analisis PEST
2.6 Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan singkatan dari strength (kekuatan), weakness
(kelemahan), opportunity (kesempatan), dan threat (ancaman). Analisis ini
pertama kali diperkenalkan oleh Albert Humphrey yang memimpin proyek riset di
Stanford University. Melalui analisis SWOT, kita dapat melakukan identifikasi
faktor internal (strength dan weakness) dan faktor eksternal (opportunity dan
threat) dari organisasi secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi.
Analisis SWOT adalah analisis yang berdasarkan pada anggapan bahwa suatu
strategi yang efektif berasal dari sumber daya internal (strength dan weakness)
dan eksternal (opportunity dan threat). Keuntungan dari analisis SWOT adalah
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
34
Universitas Indonesia
menghubungkan faktor internal dan eksternal untuk merangsang strategi baru,
oleh karena itu perencanaan yang berdasarkan pada sumber daya dan kompetensi
dapat memperkaya analisis SWOT dengan mengembangkan perspektif internal
(Dyson, 2002). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari
spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal
yang mendukung dan yang tidak mendukung dalam mencapai tujuan tersebut
pada kondisi yang ada saat ini.
Hasil identifikasi tersebut dibandingkan untuk memaksimalkan strength dan
opportunity (strategi SO) serta meminimalkan weakness dan threat (strategi WT)
guna mencapai strategi yang optimal. Dalam penelitian ini, analisis SWOT
digunakan terhadap data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data, sehingga
akan diperoleh strategi yang memaksimalkan kekuatan dan peluang dan
meminimalkan kelemahan dan ancaman.
Pemaparan empat komponen SWOT secara terperinci adalah sebagai berikut:
1. Strength (S) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang
merupakan suatu keunggulan.
2. Weakness (W) merupakan karakteristik dari suatu organisasi atau bisnis yang
merupakan kelemahan.
3. Opportunity (O) kesempatan yang datang dari luar organisasi atau bisnis.
4. Threat (T) elemen yang datang dari luar yang dapat menjadi ancaman bagi
organisasi atau bisnis.
Tujuan dari setiap analisis SWOT adalah untuk mengidentifikasi faktor kunci
yang datang dari lingkungan internal dan eksternal. Analisis SWOT
dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu:
1. Faktor internal: merupakan strength dan weakness yang datang dari
lingkungan internal organisasi atau bisnis.
2. Faktor eksternal: merupakan opportunity dan threat yang datang dari
lingkungan eksternal organisasi atau bisnis. Untuk mengidentifikasi faktor
ini, dapat digunakan analisis PEST.
Analisis SWOT adalah sebuah metode untuk mengkategorisasikan dan metode ini
memiliki kelemahan. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kecenderungan suatu
organisasi menyusun daftar dibanding berfikir untuk melihat apa yang sebetulnya
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
35
Universitas Indonesia
penting untuk meraih suatu tujuan. Analisis SWOT juga menghasilkan daftar
tanpa urutan prioritas yang jelas, sebagai contoh adalah opportunity yang lemah
dapat dianggap sebagai threat yang kuat.
Secara matriks, penjelasan SWOT dapat disajikan dalam tabel 2.2 berikut:
Tabel 2.2 Matriks SWOT
Strength (S) Weakness (W)
Opportunity (O) Strategi S-O:
Memanfaatkan kekuatan
untuk memanfaatkan
peluang
Strategi W-O:
Meminimalkan
kelemahan untuk
memanfaatkan peluang
Threat (T) Strategi S-T:
Menggunakan kekuatan
untuk mengantisipasi
ancaman
Strategi W-T:
Meminimalkan
kelemahan untuk
menghindari
Proses eliminasi kandidat nilai SWOT harus dilakukan dengan hati-hati.
Pentingnya setiap individual SWOT akan dinyatakan oleh nilai dari strategi-
strategi yang dihasilkan. Sebuah nilai SWOT yang menghasilkan strategi yang
bernilai merupakan hal penting, sedangkan nilai SWOT yang tidak menghasilkan
strategi merupakan hal yang tidak penting.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
36 Universitas Indonesia
BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
Bab 3 berisi uraian mengenai tahapan penelitian, kerangka teoritis, dan metode
pengumpulan data. Pada bab ini juga akan menggambarkan proses yang dilakukan
untuk menganalisa dan melakukan pembentukan metode manajemen perubahan
dalam penelitian ini. Selain itu juga dibahas sekilas tentang profil Premier Oil
Indonesia.
3.1 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian yang dilakukan dalam kajian ini terbagi atas 5 (lima) tahapan
yang dapat dilihat secara jelas pada gambar 3.1. Tahapan-tahapan dalam gambar
3.1 dapat dipaparkan penjelasannya sebagai berikut:
1. Melakukan identifikasi masalah.
Tahapan ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dalam implementasi
sistem manajemen dokumen SharePoint. Metode yang digunakan yaitu
dengan melakukan wawancara kepada Manajer Operasional. Hasil dari
tahapan ini yaitu mendapatkan permasalahan yang terjadi dalam
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil
Indonesia dan membuat pertanyaan penelitian (halaman 4).
2. Mempelajari dan membandingkan metode-metode strategi manajemen
perubahan.
Tahapan ini bertujuan untuk membandingkan satu kegiatan manajemen
perubahan dalam satu metodologi dengan metodologi lain. Metodologi-
metodologi tersebut adalah Lewin’s three step model, Kotter Eight Stage
Change, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine Phase Process Model.
Dari hasil pembandingan tersebut diperoleh beberapa buah kegiatan yang
sama dan dikelompokkan dalam satu bagian. Dalam penelitian ini dari 4
(empat) metode strategi manajemen perubahan yang dipelajari, kemudian
akan didapatkan kerangka baru dari metode-metode manajemen perubahan
yang akan digunakan, yang akan menghasilkan teori-teori terkait strategi
manajemen perubahan. Metode Lewin digunakan sebagai landasan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
37
Universitas Indonesia
utama dalam menyusun kerangka baru manajemen perubahan. Informasi pada
tahapan ini diperoleh dari data sekunder yang didapat dari studi literatur
tentang strategi manajemen perubahan (halaman 20).
3. Melakukan pengumpulan data
Tahapan ini bertujuan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam
manajemen perubahan pada proses implementasi sistem manajemen dokumen
SharePoint yang digunakan untuk membentuk strategi manajemen perubahan.
Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan observasi. Informasi
pada tahapan ini merupakan data primer yang didapat langsung dari
responden penelitian yaitu Manager SI, Manager Operasional, dan Manager
SDM (halaman 47).
4. Merumuskan strategi manajemen perubahan
Tahapan ini bertujuan untuk memperoleh strategi manajemen perubahan
berdasarkan hasil analisa SWOT terhadap lingkungan internal perusahaan dan
SI/TI, serta analisa PEST terhadap lingkungan eksternal perusahaan dan SI/TI
(halaman 58). Dari perumusan strategi manajemen perubahan ini akan
digunakan sebagai masukan untuk pemetaan strategi manajemen perubahan
ke dalam kerangka baru manajemen perubahan.
5. Pemetaan strategi manajemen perubahan ke dalam kerangka baru manajemen
perubahan.
Tahapan ini bertujuan untuk memetakan strategi manajemen perubahan ke
dalam langkah-langkah kerangka baru manajemen perubahan yang disusun
pada langkah ketiga. Tahapan ini dilakukan dengan mendapatkan Informasi
dari hasil perumusan strategi manajemen perubahan yang dibagi kedalam
analisis lingkungan internal TI dan organisasi, serta analisis lingkungan
eksternal TI dan organisasi. Hasil dari perumusan strategi manajemen
perubahan yang didapatkan akan dipetakan ke dalam kerangka baru
manajemen perubahan, sehingga dihasilkan strategi manajemen perubahan
(halaman 100).
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
38
Universitas Indonesia
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian
Melakukan Identifikasi Masalah
Masukan : Wawancara
Tujuan : Identifikasi Masalah dan menentukan pertanyaan penelitian
Metode : Wawancara
Keluaran : Pertanyaan Penelitian (halaman 4)
Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan
Masukan : Strategi-strategi manajemen perubahan
Tujuan : Mendapatkan strategi manajemen perubahan yang telah dipetakan
kedalam kerangka baru manajemen dokumen
Metode : Analisis tujuan dari masing-masing langkah kerangka baru manajemen
perubahan
Keluaran : Strategi manajemen perubahan (halaman 100)
Melakukan Pengumpulan Data
Masukan : Teori-teori terkait strategi manajemen perubahan
Tujuan : Memperoleh informasi dalam proses implementasi sistem manajemen
dokumen SharePoint yang digunakan untuk membentuk strategi
manajemen perubahan
Metode : Wawancara dan observasi
Keluaran : Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam membentuk strategi
manajemen perubahan (halaman 47)
Merumuskan Strategi Manajemen Perubahan
Masukan : Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam membentuk strategi
Tujuan : Memperoleh strategi-strategi manajemen perubahan
Metode : SWOT dan PEST
Keluaran : Strategi-strategi manajemen perubahan (halaman 58)
Mempelajari dan Membandingkan Metode-Metode Strategi Manajemen
Perubahan
Masukan : Pertanyaan Penelitian
Tujuan : Memahami langkah-langkah dari Lewin’s three step model, Kotter
Eight Stage Change, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine
Phase Process Model
Metode : Studi literatur mencakup teori-teori terkait
Keluaran : Teori-teori terkait strategi manajemen perubahan (halaman 20)
Strategi Manajemen Perubahan Sistem
Manajemen Dokumen
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
39
Universitas Indonesia
3.2 Kerangka Teoritis
Kerangka teoritis merupakan alur pemikiran penelitian yang disusun berdasarkan
teori-teori yang digunakan. Pada gambar 3.2, disajikan kerangka teoritis dalam
bentuk diagram yang dilengkapi dengan metode yang digunakan.
Kerangka teoritis ini menjelaskan kerangka baru manajemen perubahan yang
digunakan dipengaruhi oleh empat metode manajemen perubahan, yaitu Lewin’s
three step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and
Anderson Nine Phase Change Process Model.
Pada metode manajemen perubahan Lewin terdapat 3 (tiga) fase, pada metode
Kotter 8 (delapan) langkah, pada ADKAR 5 (lima) langkah, dan Anderson and
Anderson 9 (sembilan) langkah untuk melakukan manajemen perubahan dalam
organisasi.
Pada penelitian ini dihasilkan 13 langkah manajemen perubahan yang diambil dari
4 metode manajemen perubahan yang digunakan oleh empat penelitian
sebelumnya, sehingga menghasilkan kerangka baru manajemen perubahan. Pada
13 langkah yang dihasilkan disesuaikan dengan kebutuhan dari manajemen
perubahan pada Premier Oil Indonesia.
Pada gambar 3.2 terlihat penggabungan dari beberapa langkah yang akan
digunakan dalam menyusun sebuah kerangka baru manajemen perubahan, sebagai
landasan utama dari metode perubahan dalam penelitian ini adalah menggunakan
metode Lewin, yang berisi 3 fase manajemen perubahan.
Pada fase pertama atau yang disebut fase Unfreezing, terdapat 8 langkah
penggabungan dari 3 metode manajemen perubahan, yaitu 3 langkah Kotter, 4
langkah Anderson and Anderson dan 1 langkah ADKAR. Pada fase kedua atau
yang disebut fase Movement, terdapat 3 langkah penggabungan dari 2 metode
manajemen perubahan, yaitu dari 2 langkah Kotter, dan 1 langkah dari Anderson
and Anderson. Metode ADKAR pada fase ini tidak digunakan karena sudah
terwakili oleh langkah-langkah dari Kotter dan Anderson and Anderson. Pada fase
ketiga atau yang disebut fase Refreezing, terdapat 2 langkah penggabungan dari 3
metode lainnya, yaitu 1 langkah Anderson and Anderson dan 1 langkah ADKAR.
Metode Kotter pada fase ini tidak digunakan karena sudah terwakili oleh langkah-
langkah dari Anderson and Anderson dan ADKAR.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
40
Universitas Indonesia
Gambar 3.2 Kerangka Teoritis
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
41
Universitas Indonesia
Kerangka teoritis menampilkan kerangka baru manajemen perubahan berdasarkan
kerangka Lewin yang terdiri dari fase Unfreezing, Movement, dan Refreezing.
Langkah-langkah dari metode Kotter diberi simbol K1 sampai K8, langkah-
langkah dari metode Anderson and Anderson diberi simbol AA1 sampai AA9,
dan langkah-langkah dari metode ADKAR diberi simbol A1 sampai A5.
Tabel 3.1 Matrik Kerangka baru Manajemen Perubahan
No.
Kerangka baru manajemen
perubahan berdasarkan
metode Lewin
Metode
Kotter
Metode
Anderson and
Anderson
Metode
ADKAR
1. Langkah 1 K1 - A1
2. Langkah 2 - AA3 -
3. Langkah 3 K2 AA1 -
4. Langkah 4 K3 AA2 -
5. Langkah 5 - - A2
6. Langkah 6 K4 - -
7. Langkah 7 - AA4 -
8. Langkah 8 - AA5 A3
9. Langkah 9 - AA6 dan AA7 A4
10. Langkah 10 K5 - -
11. Langkah 11 K6 - -
12. Langkah 12 K7 AA8 A5
13 Langkah 13 K8 AA9 -
Tabel 3.1 berisi matrik pemilihan dari masing-masing metode-metode manajemen
perubahan. Sebagai contoh pada no urut 1, langkah 1 merupakan hasil dari
pemilihan langkah 1 pada metode Kotter dengan langkah 1 dari metode ADKAR.
Dari matriks tersebut masing-masing langkah kerangka baru manajemen
perubahan berdasarkan kerangka Lewin diambil dari pemilihan langkah-langkah
dari metode Kotter, Anderson and Anderson, dan ADKAR.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
42
Universitas Indonesia
3.3 Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini data-data dikumpulkan dengan menggunakan beberapa cara
yaitu:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan mewawancarai Manager SI, Manajer
Operasional, dan Manajer SMD. Data yang diperoleh dengan cara ini
merupakan data primer yang kemudian digunakan dalam penelitian.
2. Dokumen
Data yang diperoleh dari dokumen merupakan data pendukung atau disebut
dengan data sekunder yang berkaitan dan digunakan dalam penelitian ini.
Dokumen berupa gambaran perusahaan dan kebijakan perusahaan, dan tata
kelola informasi.
3. Observasi
Selain dengan cara wawancara, data primer diperoleh juga dengan observasi.
Observasi dilakukan untuk melihat proses kerja pada proses operasional
sistem manajemen dokumen. Hal ini dilakukan untuk melengkapi informasi
dari data wawancara dan dokumen.
3.4 Profil Premier oil Indonesia
Premier Oil Indonesia adalah operator dari Blok A laut Natuna dan memiliki hak
di Kakap. Dua PSC berada berdekatan dengan jarak 500 kilomoter dari Singapura
di laut Natuna barat. Gas di produksi pada area Anoa dan Gajah Baru pada area
Bloak A laut Natuna dan dari Kakap PSC diekspor ke Singapura melalu pipa
WNTS sejauh 650 kilometer. Pada area Pelikan dan Naga sedang dalam proses
pengembangan untuk gas.
Premier Oil Indonesia juga mempunyai kepemilikan pada blok A di Aceh, berisi 4
gas yang belum dikembangkan dan masih dalam tahap pengembangan, serta di
area Tuna di laut Natuna untuk pengeboran minyak, sedang dalam tahap
perencanaan.
3.4.1 Sekilas tentang Aplikasi-aplikasi terkait dengan Livelink.
Aplikasi Livelink digunakan sebagai sistem manajemen dokumen pada Premier
Oil Indonesia. Penggunaan aplikasi ini sudah berjalan 12 tahun, sejak pertama kali
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
43
Universitas Indonesia
adanya pengarahan dari kantor premier pusat yang berada di Inggris untuk
menggunakan Livelink sebagai sistem manajemen dokumen untuk internal
perusahaan. Selain livelink yang digunakan sebagai sistem manajemen dokumen,
ada beberapa aplikasi yang terintegrasi dengan Livelink. Aplikasi-aplikasi tersebut
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Cars (HSE Corrective Action Register System)
Keterangan:
a. Aplikasi CARS dibangun : ASP Classic
b. Pemilik aplikasi CARS : HSE
c. User yang menggunakan : Semua user
d. Tujuan aplikasi : Mencatat/registrasi
e. Hubungan dengan aplikasi : CARS-Livelink (Database SQL)
2. Invoice
Keterangan:
a. Aplikasi Invoice dibangun : (Old System – ASP Classic) hanya
dipakai saat audit, untuk invoice sebelum tahun 2010 (New system –
JDE) digunakan untuk tahun 2010 keatas
b. Pemilik aplikasi Invoice : Finance
c. User yang menggunakan : Invoice reviewer dan approver + users
Finance
d. Tujuan aplikasi : Invoice
e. Hubungan antar aplikasi : Invoice - JDE –LiveLInk (Database
SQL)
3. RMC Metadata Index System
Keterangan:
a. Aplikasi RMC dibangun : .Net
b. Pemilik aplikasi RMC : IS
c. User yang menggunakan : Semua user POI
d. Tujuan aplikasi : Physical data indexing
e. Hubungan antar aplikasi : RMC – Livelink ((Database SQL)
4. OVA Offshore Visitor Authorization
Keterangan:
a. Aplikasi OVA dibangun : .Net
b. Pemilik aplikasi OVA : Operation
c. User yang menggunakan : Semua user POI
d. Tujuan aplikasi : Perijinan ke Offshore
e. Hubungan antar aplikasi : berdiri sendiri (Database: SQL)
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
44
Universitas Indonesia
5. E-MoC Electronic Management of Change
Keterangan:
a. Aplikasi e-MoC dibangun : .Net
b. Pemilik aplikasi e-MoC : Operation
c. User yang menggunakan : Semua user POI
d. Tujuan aplikasi : Pekerjaan di lapangan/offshore harus
mendapatkan persetujuan
e. Hubungan antar aplikasi : berdiri sendiri (Database SQL)
6. Osyriz PPSG Operation
Keterangan:
a. Aplikasi Osyriz dibangun : .Net
b. Pemilik aplikasi Osyriz : Operation
c. User yang menggunakan : Semua user POI
d. Tujuan aplikasi : PPSG document control
e. Hubungan antar aplikasi : Osyriz – LiveLink (Database SQL)
7. DoA Delegation of Authority
Keterangan:
a. Aplikasi DoA dibangun : .Net
b. Pemilik aplikasi DoA : Finance
c. User yang menggunakan : Semua user POI
d. Tujuan aplikasi : Approval untuk yang mau cuti
e. Hubungan antar aplikasi : berdiri sendiri (Database SQL)
8. LLE Loose Lifting Equipment (Monitoring Shipped form Onshore to
offshore)
Keterangan:
a. Aplikasi LLE dibangun : Microsoft Access
b. Pemilik aplikasi LLE : Operation
c. User yang menggunakan : Logistic – Operation - HSE
d. Tujuan aplikasi : Monitoring barang dari onshore ke
offshore
e. Hubungan antar aplikasi : Berdiri sendiri (database di MS Access)
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
45 Universitas Indonesia
BAB 4
ANALISIS PENELITIAN
Bab 4 ini membahas perumusan strategi manajemen perubahan yang akan
diterapkan ke masing-masing metode manajemen perubahan, yaitu Lewin’s three
step model, Kotter Eight Stage Change Process, ADKAR, dan Anderson and
Anderson Nine Phase Change Process Model. Selanjutnya akan dibuat
perbandingan dari masing-masing langkah dari keempat metode manajemen
perubahan, berisi kesesuaian langkah tiap kegiatan. Dilanjutkan dengan
pembentukan kerangka baru metode manajemen perubahan yang diambil dari
keempat metode manajemen perubahan yang akan dikelompokkan kedalam 3 fase
manajemen perubahan. Selanjutnya dari kerangka baru metode manajemen
tersebut diterapkan dalam implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint
pada Premier Oil Indonesia.
4.1 Data Wawancara
Data diperoleh dengan melakukan wawancara. Wawancara dilakukan kepada
pihak-pihak yang menjadi pemangku kebijakan dari implementasi sistem
manajemen dokumen SharePoint di Premier Oil Indonesia. Materi pertanyaan
yang diajukan kepada responden dibagi kedalam beberapa kelompok, yaitu
organisasi, komunikasi, dan teknologi informasi.
4.1.1 Data Responden
Repsonden wawancara berjumlah 3 orang yang merupakan jajaran manajemen di
Premier Oil Indonesia. Berikut adalah data repsonden:
1. Manajer SI (1 orang)
2. Manajer Operasional (1 orang)
3. Manajer Sumber Daya Manusia (1 orang)
4.1.2 Hasil Wawancara
Dari wawancara yang telah dilakukan, diperoleh beberapa kesimpulan.
Kesimpulan tersebut dikelompokkan menjadi beberapa kelompok pertanyaan,
yaitu:
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
46
Universitas Indonesia
1. Tujuan
Tujuan terkait dengan implementasi SMD di Premier Oil Indoneisa adalah
sebagai berikut:
a. Mempermudah pengguna dalam mengakses dokumen (lampiran 1, J1).
Berdasar wawancara yang dilakukan dengan Manager SI, adanya
kesulitan dalam melakukan pencarian dokumen. Diharapkan dengan
implementasi SMD baru, pengguna dapat dengan mudah menemukan
dokumen yang dicari, bahkan dapat melakukan pencarian tidak hanya
pada nama dari dokumen, tetapi melakukan pencarian berdasar isi dari
dokumen.
b. Mengurangi pengguna yang resisten.
Dalam implementasi SMD, terdapat pengguna yang resisten yang akan
menyebabkan kegagalan.
2. Kepemimpinan
Manajemen Premier Oil Indonesia secara jelas telah menginformasikan ke
seluruh pihak yang ada di dalam organisasi mengenai rencana implementasi
sistem manajemen dokumen SharePoint sehingga seluruh pihak memiliki
pemahaman yang sama mengenai pentingnya implementasi sistem
manajemen dokumen SharePoint (lampiran 2, J7).
3. Kebijakan
Keputusan untuk implementasi sistem dokumen manajemen SharePoint
disebabkan oleh arahan dari kantor pusat yang berada di London untuk
mengganti sistem manajemen dokumen Livelink ke SharePoint. Kebijakan ini
juga diterapkan di kantor pusat Premier di London dan kantor cabang yang
berada di Vietnam.
4. Teknologi Informasi
Penerapan sistem dokumen manajemen SharePoint ini khususnya sangat
mengandalkan teknologi informasi berupa internet yang digunakan untuk
mengakses sistem dokumen manajemen SharePoint ketika pengguna berada
di lingkungan luar dari jaringan internal perusahaan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
47
Universitas Indonesia
4.2 Perumusan Strategi Manajemen Perubahan
Perumusan strategi manajemen perubahan dilakukan dengan menggunakan
analisis SWOT. Langkah-langkah yang dilakukan meliputi analisis lingkungan
internal dan eksternal TI dan organisasi. Selanjutnya dari kedua analisis tersebut
diformulasikan strategi manajemen perubahan.
4.2.1 Analisis Lingkungan Internal TI dan Organisasi
Dalam analisis lingkungan internal TI dan organisasi, diperoleh faktor-faktor yang
merupakan kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness). Faktor-faktor tersebut
hadir di dalam lingkungan TI dan perusahaan. Berikut yang menjadi faktor-faktor
kekuatan dan kelemahan di dalam lingkungan internal Premier Oil Indonesia:
Tabel 4.1 merupakan hasil analisis fakta-fakta internal yang dilakukan untuk
memperoleh kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dari fakta-fakta
internal yang telah ditemukan. Berikut adalah hasil analisis fakta-fakta
internalnya:
1. Faktor-faktor kekuatan (strength):
a. S1. Manajemen sangat mendukung implementasi sistem manajemen
dokumen SharePoint.
Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer Operasional, implementasi
sistem manajemen dokumen SharePoint sangat didukung oleh
manajemen.
b. S2. Pemberian penghargaan bagi unit yang beradaptasi dengan cepat.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer SI, terdapat kebijakan
pemberian penghargaan kepada departemen yang dapat menyesuaikan
dengan cepat penggunan SMD ini.
c. S3. Pembuatan panduan dan prosedur bagi pengguna
Adanya panduan ini sangat membantu pengguna dalam menggunakan
sistem manajemen dokumen SharePoint ini
d. S4. Infrastruktur TI sangat mendukung
Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer SI, implementasi SMD ini
didukung oleh infrastuktur TI yang mumpuni, mengikuti panduan yang
sesuai dengan rekomendasi dari SharePoint, meliputi koneksi internet
yang dibutuhkan, perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
48
Universitas Indonesia
Tabel 3.1 Hasil Analisis Fakta-Fakta Internal
No Fakta Internal
Analisis
Keterangan Klasifikasi Standar Wawancara
Studi
Literatur Kompetitor
1.
Manajemen sangat
mendukung implementasi
sistem manajemen dokumen
SharePoint (lampiran 2, J2)
Setiawan (2013), berdasarkan
hasil wawancara dari Manajer
Operasional, implementasi
sistem manajemen dokumen
SharePoint sangat didukung
oleh manajemen.
S
2.
Pemberian penghargaan bagi
unit yang beradaptasi dengan
cepat (lampiran 1, J7)
Budiawan (2013), berdasarkan
hasil wawancara dengan
Manajer SI, terdapat
kebijakan pemberian
penghargaan kepada
departemen yang dapat
menyesuaikan dengan cepat
penggunan SMD ini.
S
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
49
Universitas Indonesia
No Fakta Internal
Analisis
Keterangan Klasifikasi Standar Wawancara
Studi
Literatur Kompetitor
3.
Pembuatan panduan dan
prosedur bagi pengguna
(Razak, 2011), mengatakan
bahwa pentingnya panduan
(dalam bentuk SOP) untuk
peningkatan mutu layanan.
Penelitian ini menjelaskan
bahwa salah satu manfaat
adanya panduan adalah
memberikan kejelasan
mengenai prosedur kerja dan
tanggung jawab dalam sebuah
proses, selain itu panduan juga
bermanfaat untuk
meminimalisir kesalahan
dalam bekerja.
S
4. Pelatihan yang dilakukan Setiawan (2013), berdasarkan W
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
50
Universitas Indonesia
No Fakta Internal
Analisis
Keterangan Klasifikasi Standar Wawancara
Studi
Literatur Kompetitor
masih kurang (baru
diselenggarakan 1 kali).
(lampiran 2, J2)
hasil wawancara dari Manajer
Operasional, pelatihan baru
diselenggarakan 1 kali.
5. Infrastruktur TI sangat
mendukung (lampiran 1, J5)
Budiawan (2013), berdasarkan
hasil wawancara dengan
Manajer SI, Implementasi
SMD ini didukung oleh
infrastuktur TI yang
mumpuni.
S
6.
Sistem manajemen dokumen
SharePoint dibuat semudah
mungkin dalam
pengoperasionalannya
Budiawan (2013), berdasarkan
hasil wawancara dengan
Manajer SI, implementasi
SMD SharePoint ini dibuat
semudah mungkin, agar
pengguna tidak kesulitan
S
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
51
Universitas Indonesia
No Fakta Internal
Analisis
Keterangan Klasifikasi Standar Wawancara
Studi
Literatur Kompetitor
dalam menggunakannya.
7. Belum ada unit khusus yang
menangani SMD SharePoint
Riza Kurniawan dari
ConocoPhillips sekaligus
manajer proyek dari
implementasi SMD,
menyatakan bahwa
dibentuknya unit khusus yang
menangani SMD ini, sangat
membantu dalam proses
implementasi.
W
8.
Ada resistensi dari pengguna
yang belum terbiasa dengan
sistem manajemen dokumen
SharePoint (lampiran 2, J5)
Setiawan (2013), berdasarkan
hasil wawancara dari Manajer
Operasional,
W
9. SDM TI belum berpengalaman Standar yang didapat dari W
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
52
Universitas Indonesia
No Fakta Internal
Analisis
Keterangan Klasifikasi Standar Wawancara
Studi
Literatur Kompetitor
mengelola SMD SharePoint COBIT 4.1 pada proses AI3
"Mengelola dan Memelihara
Infrastruktur TI" menyatakan
bahwa dalam mengelola dan
memelihara infrastruktur TI
dibutuhkan pengetahuan dan
keterampilan khusus.
10.
Terbatasnya jumlah SDM TI
(lampiran 1, J10 dan Lampiran
3, J9)
Budiawan dan Rachmat
(2013), berdasarkan hasil
wawancara dengan Manajer
SI dan Manajer SDM, jumlah
SDM TI sangat terbatas dan
belum ada perekrutan baru.
W
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
53
Universitas Indonesia
e. S5. Sistem manajemen dokumen SharePoint dibuat semudah mungkin
dalam pengoperasionalannya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer SI, implementasi SMD
SharePoint ini dibuat semudah mungkin, agar pengguna tidak kesulitan
dalam menggunakannya.
2. Faktor-faktor kelemahan (weakness)
a. W1. Pelatihan yang dilakukan masih kurang (baru diselenggarakan 1
kali).
Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer Operasional, pelatihan baru
diselenggarakan satu kali.
b. W2. Belum ada unit khusus yang menangani sistem manajemen
dokumen.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Riza Kurniawan dari
ConocoPhillips sekaligus manajer proyek dari implementasi sistem
manajemen dokumen, menyatakan bahwa dibentuknya unit khusus yang
menangani SMD ini, sangat membantu dalam proses implementasi.
c. W3. Ada resistensi dari pengguna yang belum terbiasa dengan sistem
manajemen dokumen SharePoint.
Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer Operasional, kendala yang
terjadi adalah tampilan antar muka yang berubah, lalu beberapa
pengguna menyampaikan adanya langkah-langkah tambahan ketika
unggah sebuah dokumen, diharuskan mengisi metadata (informasi
tentang dokumen tersebut), yang membuat kesulitan dibanding dengan
penggunaan SMD sebelumnya dan akhirnya mengakibatkan resistensi
dari beberapa pengguna
d. W4. SDM TI belum berpengalaman mengelola SMD SharePoint
Dalam implementasi SMD SharePoint ini, sangat dibutuhkan sumber
daya TI yang berpengalaman dalam bidang SharePoint, supaya tidak
menghambat proses implementasi.
e. W5. Terbatasnya jumlah SDM TI.
Berdasarkan hasil wawancara dari Manajer SI dan Manajer SDM, jumlah
SDM TI sangat terbatas dan belum ada perekrutan baru.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
54
Universitas Indonesia
4.2.2 Analisis Lingkungan Eksternal TI dan Organisasi
Dalam analisis lingkungan eksternal TI dan organisasi, diperoleh faktor-faktor
yang merupakan kesempatan (opportunity) dan ancaman (threat). Untuk
mendapatkan faktor-faktor tersebut digunakan analisis PEST (political, economic,
social, dan technology). Berikut ini penjabaran dari analisis PEST.
1. Political
a. Keinginan manajemen kantor pusat Premier untuk melakukan
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.
b. Dukungan dari manajemen kantor pusat sangat besar.
2. Economic
Biaya implementasi sistem manajemen yang cukup mahal.
3. Social
Interaksi antar pengguna dalam berbagi informasi serta isu-isu terkait
perusahaan semakin tinggi.
4. Technology
a. Perkembangan TIK terutama yang terkait SMD SharePoint telah
berkembang sangat pesat.
b. Panduan atau materi penggunaan dari SharePoint banyak tersebar di
internet.
c. Mengharuskan kecepatan akses dokumen yang tinggi.
d. SMD SharePoint ini mengharuskan hanya bahasa .Net untuk pembuatan
form.
e. Ketergantungan kepada vendor pembuat perangkat lunak yang dalam hal
ini adalah Microsoft.
Berdasarkan hasil dari analisis PEST, maka dilakukan analisis lingkungan
eksternal TI dan organisasi untuk mendapatkan faktor-faktor kesempatan dan
ancaman. Berikut adalah faktor-faktor kesempatan dan ancaman lingkungan
eksternal TI dan organisasi.
Dari tabel 5 dapat dilihat bahwa dalam klasifikasi fakta-fakta eksternal yang
diperoleh dari analisis PEST, digunakan aspek dampak yang dihasilkan dari fakta-
fakta eksternal tersebut terhadap organisasi, sehingga dapat diklasifikasikan mana
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
55
Universitas Indonesia
yang termasuk kesempatan (opportunity) dan mana yang termasuk ancaman
(threat).
Tabel 4.2 Hasil Analisis Fakta-Fakta Eksternal
No Aspek Fakta Eksternal Dampak bagi
Perusahaan Klasifikasi
1. P Keinginan manajemen
kantor pusat Premier
untuk melakukan
implementasi sistem
manajemen dokumen
SharePoint
Menambah semangat
manajemen untuk
mengimplementasikan
SMD SharePoint
O
2. P Dukungan dari
manajemen kantor
pusat sangat besar
Menambah semangat
manajemen untuk
mengimplementasikan
SMD SharePoint
O
3. E Biaya implementasi
sistem manajemen yang
cukup mahal
Mempengaruhi
keputusan manajemen
pusat dalam
mengimplementasikan
SMD SharePoint
T
4. S Interaksi antar
pengguna dalam
berbagi informasi serta
isu-isu terkait
perusahaan semakin
tinggi
Memudahkan
komunikasi antar
pengguna dalam
perusahaan
O
5. T Perkembangan TIK
terutama yang terkait
SMD SharePoint telah
berkembang sangat
Memudahkan tim
implementasi dalam
mengembangkan SMD
O
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
56
Universitas Indonesia
No Aspek Fakta Eksternal Dampak bagi
Perusahaan Klasifikasi
pesat SharePoint
6. T Panduan atau materi
penggunaan dari
SharePoint banyak
tersebar di internet
Memudahkan tim
implementasi dalam
mengembangkan SMD
SharePoint
O
7. T Mengharuskan
kecepatan akses
dokumen yang tinggi
Mengharuskan
perusahaan untuk
membeli bandwidth yang
besar
T
8. T SMD SharePoint ini
mengharuskan hanya
bahasa .Net untuk
pembuatan form
Mewajibkan tim
pengembang untuk
menggunakan .Net
dalam membuat sebuah
form
T
9. T Ketergantungan kepada
vendor pembuat
perangkat lunak yang
dalam hal ini adalah
Microsoft
Perusahaan tidak bisa
lepas dari vendor
walaupun SMD
SharePoint telah
diimplementasikan
T
Berikut adalah pengelompokkan kesempatan (opportunity) dan ancaman (threat):
1. Faktor-faktor kesempatan (opportunity):
a. O1. Keinginan manajemen kantor pusat Premier untuk melakukan
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint.
b. O2. Dukungan dari manajemen kantor pusat sangat besar.
c. O3. Interaksi antar pengguna dalam berbagi informasi serta isu-isu terkait
perusahaan semakin tinggi.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
57
Universitas Indonesia
d. O4. Perkembangan TIK terutama yang terkait SMD SharePoint telah
berkembang sangat pesat.
e. O5. Panduan atau materi penggunaan dari SharePoint banyak tersebar di
internet.
2. Faktor-faktor ancaman (threat)
a. T1. Biaya implementasi sistem manajemen yang cukup mahal.
b. T2. Mengharuskan kecepatan akses dokumen yang tinggi.
c. T3. SMD SharePoint ini mengharuskan hanya bahasa .Net untuk
pembuatan form.
d. T4. Ketergantungan kepada vendor pembuat perangkat lunak yang dalam
hal ini adalah Microsoft.
4.3 Formulasi Strategi Manajemen Perubahan
Formulasi strategi manajemen perubahan dilakukan setelah mendapatkan faktor-
faktor kekuatan (strength), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunity), dan
ancaman (threat) yang telah dilakukan pada subbab 4.2 di atas. Formulasi strategi
manajemen perubahan tersebut dapat dilihat pada matriks SWOT di tabel 4.3
berikut:
Berdasarkan tabel 4.3 dari hasil analisis SWOT didapatkan 18 (delapan belas)
strategi manajemen perubahan yang terdiri dari 5 (lima) dari analisis SO, 4
(empat) dari analisis ST, 5 (lima) dari analisis WO, dan 4 (empat) dari analisis
WT. Penjelasan dari masing-masing strategi manajemen perubahan yang telah
disusun adalah sebagai berikut:
1. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.
2. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi
dengan cepat.
3. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.
4. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD
SharePoint.
5. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan.
6. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
58
Universitas Indonesia
7. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD
SharePoint.
8. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD
SharePoint (Microsoft).
9. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen yang
besar.
10. Menjelaskan pentingnya SMD SharePoint.
11. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.
12. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.
13. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses
implementasi.
14. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada seluruh
pengguna.
15. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil
mengimplementasikan SMD SharePoint.
16. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD
SharePoint.
17. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua pihak
dalam perusahaan.
18. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.
4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan
Dari hasil analisis SWOT yang telah dilakukan, diperoleh 18 (delapan belas)
strategi manajemen perubahan yang dalam pelaksanaannya perlu dilakukan secara
bertahap. Strategi-strategi manajemen perubahan ini akan dipetakan ke 4 (empat)
metode manajemen perubahan yaitu Lewin’s three step model, Kotter Eight Stage
Change Process, ADKAR, dan Anderson and Anderson Nine Phase Change
Process Model.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
59
Universitas Indonesia
Tabel 4.3 Matriks SWOT Formulasi Strategi Manajemen Perubahan
Kekuatan (strength)
S1. Manajemen sangat mendukung
implementasi sistem manajemen dokumen
SharePoint.
S2. Pemberian penghargaan bagi unit yang
beradaptasi dengan cepat
S3. Pembuatan panduan dan prosedur bagi
pengguna
S4. Infrastruktur TI sangat mendukung
S5. Sistem manajemen dokumen SharePoint
dibuat semudah mungkin dalam
pengoperasionalannya
Kelemahan (weakness)
W1. Pelatihan yang dilakukan masih kurang
W2. Belum ada unit khusus yang menangani
sistem manajemen dokumen
W3. Ada resistensi dari pengguna yang belum
terbiasa dengan sistem manajemen
dokumen SharePoint
W4. SDM TI belum berpengalaman mengelola
SMD SharePoint
W5. Terbatasnya jumlah SDM TI
Kesempatan (opportunity)
O1. Keinginan manajemen kantor pusat Premier
untuk melakukan implementasi SMD
SharePoint
O2. Dukungan dari manajemen kantor pusat
sangat besar
O3. Interaksi antar pengguna dalam berbagi
informasi serta isu-isu terkait perusahaan
semakin tinggi
O4. Perkembangan TIK terutama yang terkait
SMD SharePoint telah berkembang sangat
pesat
O5. Panduan atau materi penggunaan dari
SharePoint banyak tersebar di internet
SO1. Mempertahankan dan memperkuat
dukungan manajemen kantor pusat. (S1 &
O1, O2)
SO2. Memberikan tambahan penghargaan
terhadap karyawan yang beradaptasi
dengan cepat. (S2 & O1, O2)
SO3. Mengadakan pelatihan secara rutin ke
semua pengguna SMD SharePoint (S1, S3
& O1, O2)
SO4. Mensosialisasikan kemudahan-
kemudahan dalam penggunaan SMD
SharePoint (S3, S5 & O3, O5)
SO5. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang
sesuai dengan kebutuhan (S1, S4 & O1,
O2, O4)
WO1. Menjelaskan pentingnya SMD
SharePoint (W3 & O1, O2, O4, O5)
WO2. Membuat unit khusus yang menangani
dan mengelola SMD SharePoint (W2 &
O1, O2)
WO3. Membuat tim yang terdiri dari karyawan
pilihan sebagai agen perubahan (W3, W4
& O1, O2, O3)
WO4. Merekrut karyawan baru yang
berpengalaman untuk mempercepat
proses implementasi (W5 & O1, O2)
WO5. Mensosialisasikan pentingnya
implementasi SMD SharePoint kepada
seluruh pengguna. (W3 & O1, O2)
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
60
Universitas Indonesia
Kekuatan (strength)
S1. Manajemen sangat mendukung
implementasi sistem manajemen dokumen
SharePoint.
S2. Pemberian penghargaan bagi unit yang
beradaptasi dengan cepat
S3. Pembuatan panduan dan prosedur bagi
pengguna
S4. Infrastruktur TI sangat mendukung
S5. Sistem manajemen dokumen SharePoint
dibuat semudah mungkin dalam
pengoperasionalannya
Kelemahan (weakness)
W1. Pelatihan yang dilakukan masih kurang
W2. Belum ada unit khusus yang menangani
sistem manajemen dokumen
W3. Ada resistensi dari pengguna yang belum
terbiasa dengan sistem manajemen
dokumen SharePoint
W4. SDM TI belum berpengalaman mengelola
SMD SharePoint
W5. Terbatasnya jumlah SDM TI
Ancaman (threat)
T1. Biaya implementasi sistem manajemen
yang cukup mahal
T2. Mengharuskan kecepatan akses dokumen
yang tinggi
T3. SMD SharePoint ini mengharuskan hanya
bahasa .Net untuk pembuatan form
T4. Ketergantungan kepada vendor pembuat
perangkat lunak yang dalam hal ini adalah
Microsoft
ST1. Menjelaskan nilai manfaat TI yang
dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint (S1 & T1)
ST2. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI
dalam pengembangan SMD SharePoint
(S1, S3 &T3)
ST3. Mempertahankan hubungan baik dengan
pihak vendor pembuat SMD SharePoint
(Microsoft) (S1 & T4)
ST4. Menambah bandwidth untuk kebutuhan
akses dengan ukuran dokumen yang besar.
(S1 & T2)
WT1. Mempelajari lesson learned dari
perusahaan lain yang telah berhasil
mengimplementasikan SMD SharePoint
(W2, W3 & T1, T2, T3, T4).
WT2. Melakukan pengawasan dan evaluasi
pelaksanaan implementasi SMD
SharePoint (W1, W2, W3 & T1, T2)
WT3. Mengkomunikasikan tujuan
implementasi SMD SharePoint ke semua
pihak dalam perusahaan (W3 & T3)
WT4. Melakukan evaluasi berkala dalam
implementasi SMD SharePoint (W3 &
T1)
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
61
Universitas Indonesia
Pemetaan tersebut dilakukan dengan membandingkan tujuan/dampak/manfaat dari
pelaksanaan strategi tersebut. Tabel 4.4 menjelaskan tujuan/dampak/manfaat dari
masing-masing strategi tersebut:
Tabel 4.4 Tujuan dari Strategi Implementasi SMD
No Strategi Implementasi SMD Tujuan/Dampak/Manfaat
1. Mempertahankan dan memperkuat
dukungan manajemen kantor pusat
Membuat kelompok yang memiliki
kekuasan dalam perubahan,
sehingga tercipta kepemimpinan
yang kuat.
2. Memberikan tambahan
penghargaan terhadap karyawan
yang beradaptasi dengan cepat
Memberikan pengakuan kepada
orang-orang yang memungkinkan
tercapainya kemenangan.
3. Mengadakan pelatihan secara rutin
ke semua pengguna SMD
SharePoint
Menggunakan setiap waktu untuk
mengkomunikasikan visi
perubahan.
4. Mensosialisasikan kemudahan-
kemudahan dalam penggunaan
SMD SharePoint
Menciptakan kekuatan dan
keterkaitan terhadap perubahan
yang menghadirkan daya gerak dan
pendorong pada setiap level dalam
perusahaan.
5. Menerapkan semua fasilitas-
fasilitas yang sesuai dengan
kebutuhan
Mengimplementasikan perubahan
di dalam organisasi.
6. Menjelaskan nilai manfaat TI yang
dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint
Membangun pengertian, komitmen,
momentum dan kapasitas
perubahan, khususnya di antara
para stakeholder, dan pada seluruh
elemen organisasi umumnya.
7. Meningkatkan kompetensi sumber
daya TI dalam pengembangan
SMD SharePoint
Menghilangkan rintangan-rintangan
yang ada untuk perubahan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
62
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi SMD Tujuan/Dampak/Manfaat
8. Mempertahankan hubungan baik
dengan pihak vendor pembuat
SMD SharePoint (Microsoft)
Mengajarkan perilaku-perilaku
organisasi yang baik kepada
seluruh pihak dalam organisasi.
9. Menambah bandwidth untuk
kebutuhan akses dengan ukuran
dokumen yang besar.
Menghilangkan rintangan-rintangan
yang ada untuk perubahan.
10. Menjelaskan pentingnya SMD
SharePoint
Melihat keadaan dan situasi yang
ada pada organisasi untuk membuat
rancangan perubahan yang realistis.
11. Membuat unit khusus yang
menangani dan mengelola SMD
SharePoint
Menciptakan kekuatan dan
keterkaitan terhadap perubahan
yang menghadirkan daya gerak dan
pendorong pada setiap level dalam
perusahaan.
12. Membuat tim yang terdiri dari
karyawan pilihan sebagai agen
perubahan.
Membuat kelompok yang memiliki
kekuasan dalam perubahan.
Sehingga tercipta kepemimpinan
yang kuat.
13. Merekrut karyawan baru yang
berpengalaman untuk mempercepat
proses implementasi.
Menghilangkan rintangan-rintangan
yang ada untuk perubahan.
14. Mensosialisasikan pentingnya
implementasi SMD SharePoint
kepada seluruh pengguna.
Membahas dan memikirkan krisis-
krisis yang ada, krisis-krisis yang
potensial atau peluang-peluang
yang utama.
15. Mempelajari lesson learned dari
perusahaan lain yang telah berhasil
mengimplementasikan SMD
SharePoint.
Menciptakan mekanisme untuk
terus memperbaiki keadaan yang
sudah berubah dan menjadikannya
permanen.
16. Melakukan pengawasan dan
evaluasi pelaksanaan implementasi
Mempertahankan proses perubahan
agar terus berlangsung.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
63
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi SMD Tujuan/Dampak/Manfaat
SMD SharePoint
17. Mengkomunikasikan tujuan
implementasi SMD SharePoint ke
semua pihak dalam perusahaan
Membantu organisasi merancang
keadaan perubahan yang
diinginkan.
18. Melakukan evaluasi berkala dalam
implementasi SMD SharePoint
Menganalisis pengaruh perubahan
di dalam organisasi, orang, dan
kebiasaannya sebagai dasar untuk
merencanakan proses implementasi
yang realistis.
Dari identifikasi tujuan/dampak/manfaat strategi implementasi sistem manajemen
dokumen (tabel 4.4) di atas, langkah selanjutnya adalah melakukan pemetaan
strategi manajemen perubahan ke masing-masing metode perubahan yang
digunakan dalam penelitian ini.
4.4.1 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin
Setelah identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari strategi manajemen perubahan
didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 3 fase metode Lewin. Pemetaan
ini dilakukan dengan mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari strategi-
strategi manajemen perubahan (tabel 4.4) dengan tiap langkah manajemen
perubahan Lewin. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5 berikut:
Tabel 4.5 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Lewin
No Strategi Implementasi
SMD
Metode Manajemen Perubahan Lewin
Unfreezing Movement Refreezing
1. Menjelaskan
pentingnya SMD
SharePoint
2. Menjelaskan nilai
manfaat TI yang
dihasilkan dari
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
64
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi
SMD
Metode Manajemen Perubahan Lewin
Unfreezing Movement Refreezing
implementasi SMD
SharePoint
3. Mensosialisasikan
kemudahan-kemudahan
dalam penggunaan
SMD SharePoint
4. Membuat unit khusus
yang menangani dan
mengelola SMD
SharePoint
5. Membuat tim yang
terdiri dari karyawan
pilihan sebagai agen
perubahan.
6. Merekrut karyawan
baru yang
berpengalaman untuk
mempercepat proses
implementasi.
7. Mempertahankan dan
memperkuat dukungan
manajemen kantor pusat
8. Mengadakan pelatihan
secara rutin ke semua
pengguna SMD
SharePoint
9. Meningkatkan
kompetensi sumber
daya TI dalam
pengembangan SMD
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
65
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi
SMD
Metode Manajemen Perubahan Lewin
Unfreezing Movement Refreezing
SharePoint
10. Menerapkan semua
fasilitas-fasilitas yang
sesuai dengan
kebutuhan
11. Mensosialisasikan
pentingnya
implementasi SMD
SharePoint kepada
seluruh pengguna.
12. Mengkomunikasikan
tujuan implementasi
SMD SharePoint ke
semua pihak dalam
perusahaan
13. Mempertahankan
hubungan baik dengan
pihak vendor pembuat
SMD SharePoint
(Microsoft)
14. Menambah bandwidth
untuk kebutuhan akses
dengan ukuran
dokumen yang besar.
15. Memberikan tambahan
penghargaan terhadap
karyawan yang
beradaptasi dengan
cepat
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
66
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi
SMD
Metode Manajemen Perubahan Lewin
Unfreezing Movement Refreezing
16. Melakukan evaluasi
berkala dalam
implementasi SMD
SharePoint
17. Melakukan pengawasan
dan evaluasi
pelaksanaan
implementasi SMD
SharePoint
18. Mempelajari lesson
learned dari perusahaan
lain yang telah berhasil
mengimplementasikan
SMD SharePoint.
Dari tabel 4.5 di atas, pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode
manajemen perubahan Lewin, dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Unfreezing
Pada fase Unfreezing, terdapat 6 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menjelaskan pentingnya SMD SharePoint.
b. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint.
c. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD
SharePoint.
d. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.
e. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.
f. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses
implementasi.
2. Movement
Pada fase Movement, terdapat 8 langkah yang dilakukan, yaitu:
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
67
Universitas Indonesia
a. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.
b. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.
c. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD
SharePoint.
d. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan.
e. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada
seluruh pengguna.
f. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua
pihak dalam perusahaan.
g. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD
SharePoint (Microsoft).
h. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen
yang besar.
3. Refreezing
Pada fase Refreezing, terdapat 4 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi
dengan cepat.
b. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.
c. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD
SharePoint.
d. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil
mengimplementasikan SMD SharePoint.
4.4.2 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter
Setelah identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari strategi manajemen perubahan
didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 8 langkah metode Kotter.
Pemetaan ini dilakukan dengan mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari
strategi-strategi manajemen perubahan (tabel 4.4) dengan tiap langkah manajemen
perubahan Kotter. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.6.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
68
Universitas Indonesia
Tabel 4.6 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Kotter
No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan Kotter
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Menjelaskan pentingnya SMD
SharePoint
2. Mensosialisasikan
kemudahan-kemudahan dalam
penggunaan SMD SharePoint
3. Membuat unit khusus yang
menangani dan mengelola
SMD SharePoint
4. Membuat tim yang terdiri dari
karyawan pilihan sebagai
agen perubahan.
5. Menjelaskan nilai manfaat TI
yang dihasilkan dari
implementasi SMD
SharePoint
6. Mengkomunikasikan tujuan
implementasi SMD
SharePoint ke semua pihak
dalam perusahaan
7. Mengadakan pelatihan secara
rutin ke semua pengguna
SMD SharePoint
8. Mempertahankan dan
memperkuat dukungan
manajemen kantor pusat
9. Mensosialisasikan pentingnya
implementasi SMD
SharePoint kepada seluruh
pengguna.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
69
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan Kotter
1 2 3 4 5 6 7 8
10. Menerapkan semua fasilitas-
fasilitas yang sesuai dengan
kebutuhan
11. Meningkatkan kompetensi
sumber daya TI dalam
pengembangan SMD
SharePoint
12. Merekrut karyawan baru yang
berpengalaman untuk
mempercepat proses
implementasi.
13. Mempertahankan hubungan
baik dengan pihak vendor
pembuat SMD SharePoint
(Microsoft)
14. Menambah bandwidth untuk
kebutuhan akses dengan
ukuran dokumen yang besar.
15. Memberikan tambahan
penghargaan terhadap
karyawan yang beradaptasi
dengan cepat
16. Melakukan evaluasi berkala
dalam implementasi SMD
SharePoint
17. Melakukan pengawasan dan
evaluasi pelaksanaan
implementasi SMD
SharePoint
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
70
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan Kotter
1 2 3 4 5 6 7 8
18. Mempelajari lesson learned
dari perusahaan lain yang
telah berhasil
mengimplementasikan SMD
SharePoint.
Pada tabel 4.6, pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode manajemen
perubahan Kotter, dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Membangun rasa urgensi
Pada langkah ini terdapat 1 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menjelaskan pentingnya SMD SharePoint.
2. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan
Pada langkah ini terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD
SharePoint.
b. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.
c. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.
3. Membangun visi dan strategi untuk perubahan
Pada langkah ini terdapat 1 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint.
4. Mengkomunikasikan visi perubahan
Pada langkah ini terdapat 4 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua
pihak dalam perusahaan.
b. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.
c. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.
d. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada
seluruh pengguna.
5. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
71
Universitas Indonesia
Pada langkah ini terdapat 5 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan
b. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD
SharePoint.
c. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses
implementasi.
d. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD
SharePoint (Microsoft).
e. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen
yang besar.
6. Menghasilkan kemenangan jangka pendek.
Pada langkah ini terdapat 1 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi
dengan cepat.
7. Mengkonsolidasi hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar
Pada langkah ini terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.
8. Menambahkan pendekatan baru dalam budaya
Pada langkah ini terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD
SharePoint.
b. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil
mengimplementasikan SMD SharePoint.
4.4.3 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR
Setelah identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari strategi manajemen perubahan
didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 5 langkah metode ADKAR.
Pemetaan ini dilakukan dengan mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari
strategi-strategi manajemen perubahan (tabel 4.4) dengan tiap langkah manajemen
perubahan ADKAR. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.7:
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
72
Universitas Indonesia
Tabel 4.7 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan ADKAR
No Strategi
Implementasi SMD
Metode Manajemen Perubahan ADKAR
Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement
1. Menjelaskan
pentingnya SMD
SharePoint
2. Menjelaskan nilai
manfaat TI yang
dihasilkan dari
implementasi SMD
SharePoint
3. Mensosialisasikan
kemudahan-
kemudahan dalam
penggunaan SMD
SharePoint
4. Membuat unit khusus
yang menangani dan
mengelola SMD
SharePoint
5. Membuat tim yang
terdiri dari karyawan
pilihan sebagai agen
perubahan.
6. Merekrut karyawan
baru yang
berpengalaman untuk
mempercepat proses
implementasi.
7. Mempertahankan dan
memperkuat
dukungan manajemen
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
73
Universitas Indonesia
No Strategi
Implementasi SMD
Metode Manajemen Perubahan ADKAR
Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement
kantor pusat
8. Mengadakan
pelatihan secara rutin
ke semua pengguna
SMD SharePoint
9. Meningkatkan
kompetensi sumber
daya TI dalam
pengembangan SMD
SharePoint
10. Menerapkan semua
fasilitas-fasilitas yang
sesuai dengan
kebutuhan
11. Mensosialisasikan
pentingnya
implementasi SMD
SharePoint kepada
seluruh pengguna.
12. Mengkomunikasikan
tujuan implementasi
SMD SharePoint ke
semua pihak dalam
perusahaan
13. Mempertahankan
hubungan baik dengan
pihak vendor pembuat
SMD SharePoint
(Microsoft)
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
74
Universitas Indonesia
No Strategi
Implementasi SMD
Metode Manajemen Perubahan ADKAR
Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement
14. Menambah bandwidth
untuk kebutuhan
akses dengan ukuran
dokumen yang besar.
15. Memberikan
tambahan
penghargaan terhadap
karyawan yang
beradaptasi dengan
cepat
16. Melakukan evaluasi
berkala dalam
implementasi SMD
SharePoint
17. Melakukan
pengawasan dan
evaluasi pelaksanaan
implementasi SMD
SharePoint
18. Mempelajari lesson
learned dari
perusahaan lain yang
telah berhasil
mengimplementasikan
SMD SharePoint.
Pada tabel 4.7 pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode manajemen
perubahan ADKAR, dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Awareness
Pada langkah Awareness, terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
75
Universitas Indonesia
a. Menjelaskan pentingnya SMD SharePoint.
b. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint.
c. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD
SharePoint.
2. Desire
Pada langkah Desire, terdapat 4 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.
b. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.
c. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses
implementasi.
d. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.
3. Knowledge
Pada langkah Knowledge, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.
b. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD
SharePoint.
4. Ability
Pada langkah Ability, terdapat 6 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan.
b. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada
seluruh pengguna.
c. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua
pihak dalam perusahaan.
d. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD
SharePoint (Microsoft).
e. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen
yang besar.
f. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi
dengan cepat.
5. Reinforcement
Pada langkah Reinforcement, terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
76
Universitas Indonesia
a. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.
b. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD
SharePoint.
c. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil
mengimplementasikan SMD SharePoint.
4.4.4 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and Anderson
Setelah identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari strategi manajemen perubahan
didapatkan, selanjutnya akan dipetakan ke dalam 9 langkah metode Anderson and
Anderson. Pemetaan ini dilakukan dengan mencocokkan tiap
tujuan/dampak/manfaat dari strategi-strategi manajemen perubahan (tabel 4.4)
dengan tiap langkah manajemen perubahan Anderson and Anderson. Hasil
pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.8 berikut:
Tabel 4.8 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan Anderson and
Anderson
No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan
Anderson and Anderson
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mempertahankan dan memperkuat
dukungan manajemen kantor pusat
2. Membuat tim yang terdiri dari
karyawan pilihan sebagai agen
perubahan
3. Menjelaskan nilai manfaat TI yang
dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint
4. Menjelaskan pentingnya SMD
SharePoint
5. Mensosialisasikan kemudahan-
kemudahan dalam penggunaan
SMD SharePoint
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
77
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan
Anderson and Anderson
1 2 3 4 5 6 7 8 9
6. Membuat unit khusus yang
menangani dan mengelola SMD
SharePoint
7. Mengadakan pelatihan secara rutin
ke semua pengguna SMD
SharePoint
8. Meningkatkan kompetensi sumber
daya TI dalam pengembangan
SMD SharePoint
9. Merekrut karyawan baru yang
berpengalaman untuk
mempercepat proses
implementasi.
10. Mensosialisasikan pentingnya
implementasi SMD SharePoint
kepada seluruh pengguna
11. Mengkomunikasikan tujuan
implementasi SMD SharePoint ke
semua pihak dalam perusahaan
12. Menerapkan semua fasilitas-
fasilitas yang sesuai dengan
kebutuhan
13. Mempertahankan hubungan baik
dengan pihak vendor pembuat
SMD SharePoint (Microsoft)
14. Menambah bandwidth untuk
kebutuhan akses dengan ukuran
dokumen yang besar.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
78
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi SMD Metode Manajemen Perubahan
Anderson and Anderson
1 2 3 4 5 6 7 8 9
15. Memberikan tambahan
penghargaan terhadap karyawan
yang beradaptasi dengan cepat
16. Melakukan evaluasi berkala dalam
implementasi SMD SharePoint
17. Melakukan pengawasan dan
evaluasi pelaksanaan
implementasi SMD SharePoint
18. Mempelajari lesson learned dari
perusahaan lain yang telah
berhasil mengimplementasikan
SMD SharePoint.
Pada tabel 4.8 di atas, pemetaan 18 strategi manajemen perubahan ke metode
manajemen perubahan Anderon and Anderson, dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Membentuk pemimpin kunci
Pada langkah ini, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Mempertahankan dan memperkuat dukungan manajemen kantor pusat.
b. Membuat tim yang terdiri dari karyawan pilihan sebagai agen perubahan.
2. Membuat visi, komitmen, dan kapasitas organisasi
Pada langkah ini, terdapat 1 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menjelaskan nilai manfaat TI yang dihasilkan dari implementasi SMD
SharePoint.
3. Melihat situasi untuk menentukan rancangan perubahan
Pada langkah ini, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menjelaskan pentingnya SMD SharePoint.
b. Mensosialisasikan kemudahan-kemudahan dalam penggunaan SMD
SharePoint.
4. Merancang perubahan yang diinginkan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
79
Universitas Indonesia
Pada langkah ini, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Membuat unit khusus yang menangani dan mengelola SMD SharePoint.
b. Mengadakan pelatihan secara rutin ke semua pengguna SMD SharePoint.
5. Menganalisa pengaruh perubahan
Pada langkah ini, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Meningkatkan kompetensi sumber daya TI dalam pengembangan SMD
SharePoint.
b. Merekrut karyawan baru yang berpengalaman untuk mempercepat proses
implementasi.
6. Merencanakan dan mengelola penerapan perubahan
Pada langkah ini, terdapat 2 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Mensosialisasikan pentingnya implementasi SMD SharePoint kepada
seluruh pengguna.
b. Mengkomunikasikan tujuan implementasi SMD SharePoint ke semua
pihak dalam perusahaan.
7. Menerapkan perubahan
Pada langkah ini, terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Menerapkan semua fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan
b. Mempertahankan hubungan baik dengan pihak vendor pembuat SMD
SharePoint (Microsoft).
c. Menambah bandwidth untuk kebutuhan akses dengan ukuran dokumen
yang besar.
8. Merayakan hasil perubahan yang didapat
Pada langkah ini, terdapat 1 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Memberikan tambahan penghargaan terhadap karyawan yang beradaptasi
dengan cepat.
9. Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan yang sudah berubah
Pada langkah ini, terdapat 3 langkah yang dilakukan, yaitu:
a. Melakukan evaluasi berkala dalam implementasi SMD SharePoint.
b. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan implementasi SMD
SharePoint.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
80
Universitas Indonesia
c. Mempelajari lesson learned dari perusahaan lain yang telah berhasil
mengimplementasikan SMD SharePoint.
4.5 Perbandingan Metode Manajemen Perubahan
Dari empat buah metode manajemen perubahan, yaitu Kotter, Lewin, ADKAR,
dan Anderson and Anderson, akan ditampilkan perbandingan dari masing-masing
metode satu sama lainnya. Dari empat buah metode yang akan dipaparkan
ternyata diperoleh pola yang menjadi padanan fokus dalam pelaksanaan
manajemen perubahan. Kesesuaian langkah-langkah dikelompokkan menjadi satu
kedalam kegiatan, sesuai dengan penggunaannya. Tiap langkah-langkah
dibedakan oleh warna. Pengelompokan kegiatan tersebut ditampilkan dalam tabel
4.9. Pada tabel 4.9 disebutkan langkah-langkah dalam keempat metodologi
manajemen perubahan. Selanjutnya pada tabel 4.10 sampai tabel 4.15 ditampilkan
kesamaan langkah masing-masing metodologi dengan metodologi lainnya, yaitu:
1. Tabel 4.10 berisi perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Lewin.
2. Tabel 4.11 berisi perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Kotter.
3. Tabel 4.12 berisi perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Anderson and
Anderson.
4. Tabel 4.13 berisi perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Lewin.
5. Tabel 4.14 berisi perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Anderson
and Anderson.
6. Tabel 4.15 berisi perbandingan langkah-langkah Anderson and Anderson
dengan Lewin.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
81
Universitas Indonesia
Tabel 4.9 Langkah-langkah Kegiatan Manajemen Perubahan
Metode Manajemen Perubahan
Elemen
perubahan
Prosci
8 langkah perubahan Kotter Anderson dan Anderson Nine Phase
Change Process Model
Lewin Three Step
Model
Awareness
Desire
Knowledge
Ability
Reinforcement
Langkah 1: Membangun rasa urgensi
Langkah 2: Membangun koalisi atau kelompok kerja
untuk perubahan
Langkah 3: Membangun visi dan strategi untuk
perubahan
Langkah 4: Mengkomunikasikan visi perubahan
Langkah 5: Memberdayakan tindakan yang
menyeluruh
Langkah 6: Menghasilkan kemenangan jangka
pendek.
Langkah 7: Mengkonsolidasi hasil dan mendorong
perubahan yang lebih besar
Langkah 1: Membentuk pemimpin
kunci
Langkah 2: Membuat visi, komitmen,
dan kapasitas organisasi
Langkah 3: Melihat situasi untuk
menentukan rancangan perubahan
Langkah 4: Merancang perubahan
yang diinginkan
Langkah 5: Menganalisa pengaruh
perubahan
Langkah 6: Merencanakan dan
mengelola penerapan perubahan
Unfreezing
Movement
Refreezing
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
82
Universitas Indonesia
Metode Manajemen Perubahan
Elemen
perubahan
Prosci
8 langkah perubahan Kotter Anderson dan Anderson Nine Phase
Change Process Model
Lewin Three Step
Model
Langkah 8: Menambahkan pendekatan baru dalam
budaya
Langkah 7: Menerapkan perubahan
Langkah 8: Merayakan hasil
perubahan yang didapat
Langkah 9: Mekanisme untuk terus
memperbaiki keadaan yang sudah
berubah
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
83
Universitas Indonesia
Tabel 4.10 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Lewin.
Metode Manajemen Perubahan
8 langkah perubahan Kotter Lewin Three Step
Model
Langkah 1: Membangun rasa urgensi
Langkah 2: Membangun koalisi atau kelompok
kerja untuk perubahan
Langkah 3: Membangun visi dan strategi untuk
perubahan
Unfreezing
Langkah 4: Mengkomunikasikan visi perubahan
Langkah 5: Memberdayakan tindakan yang
menyeluruh
Langkah 6: Menghasilkan kemenangan jangka
pendek.
Movement
Langkah 7: Mengkonsolidasi hasil dan mendorong
perubahan yang lebih besar
Langkah 8: Menambahkan pendekatan baru dalam
budaya
Refreezing
Pada tabel 4.10 berisi tabel perbandingan langkah-langkah antara metode
perubahan Kotter dengan Lewin. Kesesuaian langkah 1 sampai langkah 3 pada
metode kotter sesuai dengan langkah Unfreezing pada metode Lewin, yaitu
diperlukannya membangun rasa urgensi, membentuk koalisi atau kelompok untuk
perubahan serta membangun visi dan strategi perubahan berkaitan dengan
memahami keadaan perusahaan saat ini untuk mengetahui kesenjangan antar
keadaan yang diharapkan dengan keadaan yang berjalan saat ini. Meningkatkan
dan menekankan faktor-faktor yang menguatkan untuk melakukan perubahan
serta mengurangi faktor yang bersifat resistensi terhadap perubahan tersebut, serta
membangun visi dan strategi untuk perubahan. Selanjutnya langkah 4 sampai
langkah 6 sesuai dengan langkah Movement. Pada langkah ini dilakukan proses
perubahan itu sendiri, dengan mengkomunikasikan visi dari perubahan,
melakukan perubahan-perubahan untuk menghindari resistensi dan mendapatkan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
84
Universitas Indonesia
tujuan jangka pendek dari perubahan tersebut. Pada langkah 7 sampai langkah 8
sesuai dengan langkah Refreezing. Perubahan-perubahan yang terjadi harus
diperkuat dan dipermanenkan. Untuk memperkuat perubahan tersebut dapat
dilakukan dengan menetapkan aturan dan kebijakan baru, menciptakan budaya-
budaya baru, dan menerapkan sistem penghargaan terhadap perubahan tersebut.
Tabel 4.11 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Kotter
Metode Manajemen Perubahan
Elemen perubahan
Prosci 8 langkah perubahan Kotter
Awareness
Desire
Knowledge
Langkah 1: Membangun rasa urgensi
Langkah 2: Membangun koalisi atau kelompok kerja
untuk perubahan
Langkah 3: Membangun visi dan strategi untuk
perubahan
Langkah 4: Mengkomunikasikan visi perubahan
Ability
Langkah 5: Memberdayakan tindakan yang
menyeluruh
Langkah 6: Menghasilkan kemenangan jangka
pendek.
Reinforcement
Langkah 7: Mengkonsolidasi hasil dan mendorong
perubahan yang lebih besar
Langkah 8: Menambahkan pendekatan baru dalam
budaya
Pada tabel 4.11 berisi tabel perbandingan langkah-langkah antara metode
perubahan ADKAR dengan Kotter. Kesesuaian langkah Awarness, Desire, dan
Knowledge pada metode ADKAR sesuai dengan langkah 1 sampai langkah 4 pada
metode Kotter. Pada langkah ini diperlukan pemahaman terhadap perubahan,
mengetahui penyebab-penyebabnya, mengetahui faktor internal dan eksternal
yang diperlukan untuk perubahan. Keinginan yang mendorong dan terlibat dalam
perubahan yang dituangkan dalam visi dan strategi perubahan itu sendiri, dan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
85
Universitas Indonesia
mengkomunikasikan visi perubahan tersebut dengan memberikan informasi,
latihan dan edukasi agar memahami maksud dari perubahan itu. Langkah Ability
sesuai dengan langkah 5 dan langkah 6, diterapkannya perubahan pada level
tertentu untuk mencapai terealisasinya pelaksanaan perubahan, dengan
memberdayakan tindakan menyeluruh dari perubahan dan mengetahui capaian-
capaiannya.
Tabel 4.12 Perbandingan langkah-langkah Kotter dengan Anderson and
Anderson
Metode Manajemen Perubahan
8 langkah perubahan Kotter Anderson dan Anderson Nine Phase
Change Process Model
Langkah 1: Membangun rasa urgensi
Langkah 2: Membangun koalisi atau
kelompok kerja untuk perubahan
Langkah 3: Membangun visi dan
strategi untuk perubahan
Langkah 4: Mengkomunikasikan visi
perubahan
Langkah 1: Membentuk pemimpin
kunci
Langkah 2: Membuat visi, komitmen,
dan kapasitas organisasi
Langkah 3: Melihat situasi untuk
menentukan rancangan perubahan
Langkah 4: Merancang perubahan
yang diinginkan
Langkah 5: Menganalisa pengaruh
perubahan
Langkah 5: Memberdayakan tindakan
yang menyeluruh
Langkah 6: Menghasilkan
kemenangan jangka pendek.
Langkah 6: Merencanakan dan
mengelola penerapan perubahan
Langkah 7: Menerapkan perubahan
Langkah 7: Mengkonsolidasi hasil
dan mendorong perubahan yang lebih
besar
Langkah 8: Menambahkan
pendekatan baru dalam budaya
Langkah 8: Merayakan hasil
perubahan yang didapat
Langkah 9: Mekanisme untuk terus
memperbaiki keadaan yang sudah
berubah
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
86
Universitas Indonesia
Langkah Reinforcement sesuai dengan langkah 7 dan langkah 8. Mempertahankan
proses perubahan agar tetap berlangsung, dengan pendekatan budaya, adanya
aturan dan kebijakan baru untuk mendorong perubahan yang lebih besar.
Ditambah dengan menerapkan sistem penghargaan terhadap perubahan tersebut
atas kesuksesan yang didapatkan.
Pada tabel 4.12 berisi tabel perbandingan langkah-langkah antara metode
perubahan Kotter dengan Anderson and Anderson. Kesesuaian langkah 1 sampai
langkah 4 pada metode Kotter sesuai dengan langkah 1 sampai langkah 5 pada
metode Anderson and Anderson. Mengetahui mengapa perubahan diperlukan
dengan melakukan identifikasi perubahan-perubahan yang diinginkan,
diperlukannya kepemimpinan yang kuat, dibuatnya visi dan strategi, komitmen
untuk perubahan yang akan dilakukan, merancang perubahan yang diinginkan
serta menganalisa pengaruh dari perubahan itu sendiri, selanjutnya dibuat
perencanaan proses implementasi yang realistis serta mengkomunikasikan
perubahan tersebut. Kesesuaian langkah 5 dan langkah 6 pada metode Kotter
sesuai dengan langkah 6 dan langkah 7 pada metode Anderson and Anderson.
Mengikutsertakan keterlibatan dari seluruh elemen organisasi untuk mengatasi
rintangan, melakukan perencanaan peningkatan kinerja dari hasil yang sudah
didapatkan, dengan melaksanakan langkah-langkah menuju keadaan yang
diinginkan. Pada langkah ini implementasi perubahan dijalankan. Kesesuaian
langkah 7 dan langkah 8 pada metode Kotter sesuai dengan langkah 8 dan langkah
9 pada metode Anderson and Anderson. Terciptanya perubahan yang diinginkan
akan membentuk mekanisme keadaan yang sudah berubah dan terciptanya
budaya-budaya baru.
Pada tabel 4.13 berisi tabel perbandingan langkah-langkah antara metode
perubahan ADKAR dengan Lewin. Langkah Awarness, Desire, dan Knowledge
pada metode ADKAR sesuai dengan langkah Unfreezing pada metode Lewin.
Pemahaman tentang perubahan itu sendiri, mengetahui penyebab perubahan,
pentingnya perubahan. Diperlukannya kepemimpinan yang baik dari perubahan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
87
Universitas Indonesia
yang akan dilakukan, yang akan mendorong keterlibatan dari perubahan, dan
komunikasi dari perubahan tersebut.
Tabel 4.13 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Lewin
Metode Manajemen Perubahan
Elemen perubahan Prosci Lewin Three Step Model
Awarness
Desire
Knowledge
Unfreezing
Ability Movement
Reinforcement Refreezing
Kesesuaian langkah Ability pada metode ADKAR sesuai dengan langkah
Movement pada metode Lewin. Menerapkan pengetahuan untuk direalisasikan,
kemampuan mengimplementasikan perubahan, agar setiap orang siap untuk
berubah. Kesesuaian langkah Reinforcement pada metode ADKAR sesuai dengan
langkah Refreezing pada metode Lewin. Keadaan yang diharapkan sudah tercapai
harus diperkuat dan dipertahankan yang akan menciptakan budaya baru,
selanjutnya dengan merayakan kesuksesan, pemberian penghargaan dan adanya
audit pengukuran dari perubahan yang terjadi.
Pada tabel 4.14 berisi tabel perbandingan langkah-langkah antara metode
perubahan ADKAR dengan Anderson and Anderson. Kesesuaian langkah
Awarness, Desire, dan Knowledge pada metode ADKAR sesuai dengan langkah 1
sampai langkah 5 pada metode Anderson and Anderson. Memahami mengapa
perubahan itu penting, dan mengetahui manfaat dari perubahan, dengan keinginan
untuk mendorong dan terlibat dalam perubahan. Didukung dengan kepemimpinan
yang baik, perancangan perubahan yang diinginkan, dibuatnya visi dan strategi
dari perubahan yang akan dijalankan, dan mengkomunikasikan visi dan strategi
tersebut. Kesesuaian langkah Ability pada metode ADKAR sesuai dengan langkah
6 dan langkah 7 pada metode Anderson and Anderson. Implementasi perubahan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
88
Universitas Indonesia
menuju keadaan yang diinginkan, yang didukung oleh penerapan pengetahuan dan
kemampuan untuk mengimplementasikan perubahan.
Tabel 4.14 Perbandingan langkah-langkah ADKAR dengan Anderson and
Anderson
Metode Manajemen Perubahan
Elemen
perubahan
Prosci
Anderson dan Anderson Nine Phase Change Process
Model
Awarness
Desire
Knowledge
Langkah 1: Membentuk pemimpin kunci
Langkah 2: Membuat visi, komitmen, dan kapasitas
organisasi
Langkah 3: Melihat situasi untuk menentukan rancangan
perubahan
Langkah 4: Merancang perubahan yang diinginkan
Langkah 5: Menganalisa pengaruh perubahan
Ability
Langkah 6: Merencanakan dan mengelola penerapan
perubahan
Langkah 7: Menerapkan perubahan
Reinforcement
Langkah 8: Merayakan hasil perubahan yang didapat
Langkah 9: Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan
yang sudah berubah
Kesesuaian langkah Reinforcement pada metode ADKAR sesuai dengan langkah
8 dan langkah 9 pada metode Anderson and Anderson. Melakukan perayaan dari
perubahan yang terealisasi dan adanya mekanisme keadaan yang sudah berubah.
Pada tabel 4.15 berisi tabel perbandingan langkah-langkah antara metode
perubahan Anderson and Anderson dengan Lewin. Kesesuaian langkah 1 sampai
langkah 5 pada metode Anderson and Anderson, sesuai dengan langkah
Unfreezing pada metode Lewin. Mengetahui kesenjangan antara keadaan saat ini
dengan keadaan yang diharapkan, mengetahui mengapa diperlukannya perubahan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
89
Universitas Indonesia
Didukung oleh kepemimpinan yang kuat, dengan mengetahui rancangan
perubahan yang diinginkan, dibuatkannya visi dan strategi perubahan dan
melakukan analisa pengaruh dari perubahan.
Tabel 4.15 Perbandingan langkah-langkah Anderson and Anderson dengan
Lewin
Metode Manajemen Perubahan
Anderson dan Anderson Nine Phase
Change Process Model Lewin Three Step Model
Langkah 1: Membentuk pemimpin
kunci
Langkah 2: Membuat visi, komitmen,
dan kapasitas organisasi
Langkah 3: Melihat situasi untuk
menentukan rancangan perubahan
Langkah 4: Merancang perubahan
yang diinginkan
Langkah 5: Menganalisa pengaruh
perubahan
Unfreezing
Langkah 6: Merencanakan dan
mengelola penerapan perubahan
Langkah 7: Menerapkan perubahan
Movement
Langkah 8: Merayakan hasil
perubahan yang didapat
Langkah 9: Mekanisme untuk terus
memperbaiki keadaan yang sudah
berubah
Refreezing
Kesesuaian langkah 6 dan langkah 7 pada metode Anderson and Anderson, sesuai
dengan langkah Movement pada metode Lewin. Merealisasikan langkah-langkah
perubahan menuju keadaan yang diinginkan, dengan mencermati strategi-strategi
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
90
Universitas Indonesia
perubahan yang tepat. Kesesuaian langkah 8 dan langkah 9 pada metode
Anderson and Anderson, sesuai dengan langkah Refreezing pada metode Lewin.
Keadaan yang diharapkan sudah tercapai harus diperkuat dan dipertahankan
dengan menetapkan kebijakan-kebijakan baru, terbentuknya budaya baru.
Merayakan hasil dari perubahan dengan pemberian penghargaan.
4.6 Pembentukan Kerangka Baru Manajemen Perubahan
Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan dalam penelitian ini dilakukan
dengan memilih langkah-langkah dari empat metode manajemen perubahan. Pada
pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini, akan dibagi kedalam tiga
fase. Ketiga fase yang digunakan adalah dari metode Lewin sebagai landasan
utama dari pembentukan kerangka baru manajemen perubahan, yaitu Unfreezing,
Movement, dan Refreezing. Masing-masing fase tersebut akan berisi langkah-
langkah kegiatan manajemen perubahan.
Pada fase pertama yaitu Unfreezing, langkah-langkah manajemen perubahan yang
akan digunakan adalah:
Tabel 4.16 Fase Pertama Kerangka Baru Manajemen Perubahan
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
Kotter Langkah 1 Alasan memilih
Mengembangkan rasa urgensi, dengan
mempelajari dan mendiskusikan krisis-
krisis yang ada, untuk mendapatkan alasan
yang baik untuk melakukan sesuatu yang
berbeda.
Alasan tidak memilih
ADKAR - Awareness. Karena pada
langkah ini kegiatan yang dilakukan
langsung kepada langkah kegiatan
komunikasi.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
91
Universitas Indonesia
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
Anderson
and
Anderson
Langkah 3 Alasan memilih
Untuk mendapatkan kesenjangan dari
keadaan dan situasi yang ada sekarang dan
harapan yang diinginkan.
Alasan tidak memilih
-
Kotter Langkah 2 Alasan memilih
Dukungan dan terbentuknya kepemimpinan
yang kuat untuk menjalankan dan
mengendalikan perubahan mutlak
diperlukan perusahaan.
Alasan tidak memilih
Anderson and Anderson - langkah 1.
Karena tidak dijelaskan bagaimana
pemimpin perubahan melakukan kegiatan
perubahan.
Anderson
and
Anderson
Langkah 2 Alasan memilih
Dibuatnya visi, strategi, komitmen,
momentum dan kapasitas dari perubahan.
Pada langkah ini Anderson and Anderson
menjelaskan lebih detail langkah yang akan
dilakukan.
Alasan tidak memilih
Kotter - langkah 3 hanya menjelaskan
langkah pembuatan visi dan strateginya.
ADKAR Desire Alasan memilih
Membangun rasa keterikatan dan
keterlibatan dalam perubahan.
Alasan tidak memilih
-
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
92
Universitas Indonesia
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
Kotter Langkah 4 Alasan memilih
Mengkomunikasikan visi dan strategi dari
perubahan
Alasan tidak memilih
-
Anderson
and
Anderson
Langkah 4 Alasan memilih
Merancang perubahan yang diinginkan.
Alasan tidak memilih
-
Anderson
and
Anderson
Langkah 5 Alasan memilih
Analisa pengaruh perubahan di dalam
organisasi, orang dan kebiasaannya,
sehingga akan dibuatkan perencanaan
proses implementasi yang realistis.
Alasan tidak memilih
ADKAR - Knowledge. Pada langkah ini
lebih berfokus pada bagaimana cara
mengetahui hal-hal teknis yang dibutuhkan
untuk perubahan. Seperti pelaksanaan
pelatihan.
Fase pertama yaitu Unfreezing, berisi langkah-langkah seperti berikut:
1. Kotter - Langkah 1. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah
bagaimana manajemen mempelajari dan mendiskusikan kiris-krisis yang ada
untuk mendapatkan alasan yang baik untuk melakukan sesuatu yang berbeda.
2. Anderson and Anderson - Langkah 3. Pada langkah ini, kegiatan yang
dilakukan adalah mendapatkan informasi yang bertujuan untuk melihat
keadaan dan situasi yang ada pada perusahaan untuk membuat rancangan
keadaan perubahan yang realistis.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
93
Universitas Indonesia
3. Kotter - Langkah 2. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah
membentuk koalisi yang akan menjalankan perubahan, terdiri dari personil-
personil yang memiliki kekuasaan yang cukup untuk memimpin perubahan.
Minimal personil tersebut adalah personil-personil yang memiliki pengaruh,
kekuasaan, keahlian, kredibilitas dan jiwa pemimpin untuk memulai
perubahan.
4. Anderson and Anderson – Langkah 2. Pada langkah ini, setelah langkah
ketiga didapatkan, yaitu terbentuknya koalisi atau kepemimpinan untuk
perubahan, langkah selanjutnya adalah dibuatnya visi, strategi, momentum,
komitmen, dan kapasitas untuk perubahan yang akan dijalankan.
5. ADKAR - Desire. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah
menciptakan kekuatan dan keterlibatan dalam perubahan. Dengan cara
melibatkan karyawan dalam proses perubahan sehingga karyawan dapat
berpartisipasi dalam mendesain, mengembangkan, menguji dan menerapkan
solusi akhir
6. Kotter – Langkah 4. Pada langkah ini, setelah visi dan strategi pada langkah 3
di atas dijalankan, selanjutnya mengkomunikasikan visi dan strategi
perubahan tersebut pada seluruh elemen organisasi secara terus menerus
dengan menggunakan setiap kesempatan yang ada.
7. Anderson and Anderson - Langkah 4. Pada langkah ini, kegiatan yang
dilakukan adalah merancang perubahan yang diinginkan.
8. Anderson and Anderson - Langkah 5. Pada langkah ini, kegiatan yang
dilakukan adalah melakukan analisa pengaruh perubahan di dalam organisasi
sebagai dasar membuat perencanaan proses implementasi yang realistis.
Pada fase kedua yaitu Movement, langkah-langkah manajemen perubahan yang
digunakan adalah:
Tabel 4.17 Fase Kedua Kerangka Baru Manajemen Perubahan
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
Anderson
and
Anderson
Langkah 7 Alasan memilih
Langkah implementasi manajemen
perubahan dijalankan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
94
Universitas Indonesia
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
Alasan tidak memilih
ADKAR Ability. Pada langkah ini kegiatan
pengembangan pengetahuan dan
kemampuan. Langkah ini tidak dilakukan
karena pada langkah ini manajemen
perubahan sedang diterapkan, sedangkan
ability bermaksud untuk menerapkan
pengetahuan yang didapat menjadi
terealisasi di dalam pekerjaan.
Anderson and Anderson Langkah 6.
Langkah ini tidak dilakukan karena
identifikasi langkah apa yang diperlukan
untuk menuju ke arah keadaan yang
diinginkan sudah terdapat pada langkah 1.
Kotter Langkah 5 Alasan memilih
Keterlibatan dari seluruh elemen organisasi
untuk mengatasi rintangan-rintangan yang
ada. Mendorong untuk menghadapi
tantangan dan ide-ide pembaruan.
Alasan tidak memilih
-
Kotter Langkah 6 Alasan memilih
Sebuah perubahan yang berhasil dijalankan
walau lingkupnya kecil harus mendapatkan
perhargaan, dalam hal ini akan membantu
proses perubahan berjalan dengan baik. Hal
ini akan menyebabkan pengguna lain dapat
melihat bahwa perubahan yang dilakukan
tidak sesulit yang dibayangkan, karena
terdapat contoh pengguna lain yang dapat
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
95
Universitas Indonesia
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
beradaptasi dengan baik.
Alasan tidak memilih
-
Fase kedua yaitu Movement: berisi langkah-langkah seperti berikut:
1. Anderson and Anderson - Langkah 7. Pada langkah ini, kegiatan yang
dilakukan adalah implementasi dari manajemen perubahan di dalam
organisasi.
2. Kotter - Langkah 5. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah
melibatkan seluruh elemen-elemen dalam organisasi untuk mengatasi
penghalang atau rintangan-rintangan yang ada ketika langkah implementasi
dari manajemen perubahan dilakukan.
3. Kotter - Langkah 6. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah
memberikan penghargaan bagi pengguna yang dapat beradaptasi dengan
baik ketika perubahan tersebut dijalankan.
Pada fase ketiga yaitu Refreezing, langkah-langkah manajemen perubahan yang
akan digunakan adalah:
Tabel 4.18 Fase Ketiga Kerangka Baru Manajemen Perubahan
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
ADKAR Reinforcement Alasan memilih
Pengukuran dilakukan untuk melihat
berhasil tidaknya manajemen perubahan
yang dilakukan dengan adanya umpan
balik dari pengguna. Perayaan kesuksesan
dalam implementasi perubahan harus ada,
sebagai motivasi bagi pengguna dan
pemicu pengguna lain untuk mampu
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
96
Universitas Indonesia
Metode Langkah dalam
metode tersebut Keterangan
beradaptasi terhadap perubahan yang
terjadi, dan untuk mempertahankan
proses perubahan agar terus berlangsung.
Alasan tidak memilih
Anderson and Anderson – Langkah 8.
Perayaan hasil perubahan tidak perlu
dilakukan dalam langkah ini, karena
sudah dilakukan pada langkah kedua
sebelumnya.
Kotter – langkah 7. Kegiatan untuk
membuat proses perubahan semakin
besar.
Anderson
and
Anderson
Langkah 9 Alasan memilih
Terdapat mekanisme untuk terus
memperbaiki keadaan yang sudah
berubah dan menjadikannya permanen.
Alasan tidak memilih
Kotter – langkah 8. Pembentukan budaya
baru sudah terdapat pada langkah 9
Anderson and Anderson.
Fase ketiga yaitu Refreezing: berisi langkah-langkah seperti berikut:
1. ADKAR - Reinforcement. Pada langkah ini, kegiatan yang dilakukan adalah
melakukan pengukuran dari perubahan yang terjadi. Dari umpan balik yang
didapat dari pengguna, manajemen dapat menentukan perubahan-perubahan
mana yang efektif yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan
perubahan-perubahan yang tidak tepat diterapkan di perusahaan.
2. Kotter – Langkah 8. Pada langkah ini kegiatan yang dilakukan membentuk
budaya kerja baru yang disebabkan oleh perubahan-perubahan yang dapat
diterima oleh pengguna.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
97
Universitas Indonesia
Sub bab ini menghasilkan kerangka manajemen perubahan baru yang terdiri dari
13 langkah dan terbagi dalam 3 fase yang dapat dilihat pada tabel 4.19.
Tabel 4.19 Kerangka Baru Manajemen Perubahan
No Fase Langkah
1. Unfreezing 1. Membangun rasa urgensi
2. Melihat situasi untuk menentukan rancangan
perubahan
3. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk
perubahan
4. Membuat visi, komitmen, dan kapasitas
organisasi
5. Desire
6. Mengkomunikasikan visi perubahan
7. Merancang perubahan yang diinginkan
8. Menganalisa pengaruh perubahan
2. Movement 9. Menerapkan perubahan
10. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh
11. Menghasilkan kemenangan jangka pendek
3. Refreezing 12. Reinforcement
13. Mekanisme untuk terus memperbaiki keadaan
yang sudah berubah
Tabel 4.19 di atas merupakan kerangka baru manajemen perubahan yang
terbentuk dari empat metode perubahan, sebagai kerangka manajemen perubahan
baru menggunakan metode Lewin, dan tiap langkah-langkah didalamnya diambil
dari metode Kotter, ADKAR, dan Anderson and Anderson. Urutan langkah dari
13 langkah yang terbagi ke dalam 3 fase tersebut dapat berubah sesuai kebutuhan
organisasi, perubahan urutan langkah tersebut hanya dapat dilakukan di dalam
fasenya masing-masing, perubahan urutan langkah tidak dapat terjadi antar fase.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
98
Universitas Indonesia
Berikut ini adalah tabel 4.20 yang menjelaskan tujuan atau dampak atau manfaat
dari masing-masing langkah tersebut.
Tabel 4.20 Tujuan dari Kerangka Manajemen Perubahan yang Terbentuk
Fase Langkah Tujuan/dampak/manfaat
Unfreezing 1. Membangun rasa urgensi a. Melihat dan memahami
kondisi pasar dan realitas
kompetitif, identifikasi
pasar.
b. Membahas dan memikirkan
krisis-krisis yang ada, krisis-
krisis yang potensial atau
peluang-peluang yang
utama.
2. Melihat situasi untuk
menentukan rancangan
perubahan
Melihat keadaan dan situasi
yang ada pada organisasi untuk
membuat rancangan perubahan
yang realistis
3. Membangun koalisi atau
kelompok kerja untuk
perubahan
Membuat kelompok yang
memiliki kekuasan dalam
perubahan. Sehingga tercipta
kepemimpinan yang kuat
4. Membuat visi, komitmen,
dan kapasitas organisasi
Membangun pengertian,
komitmen, momentum dan
kapasitas perubahan, khususnya
diantara para stakeholder, dan
pada seluruh elemen organisasi
umumnya
5. Desire Menciptakan kekuatan dan
keterkaitan terhadap perubahan
yang menghadirkan daya gerak
dan pendorong pada setiap level
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
99
Universitas Indonesia
Fase Langkah Tujuan/dampak/manfaat
dalam perusahaan
6. Mengkomunikasikan visi
perubahan
a. Menggunakan setiap waktu
untuk mengkomunikasikan
visi perubahan.
b. Menjadikan koalisi yang
tangguh yang dijadikan
panutan dalam perubahan.
c. Mengajarkan perilaku-
perilaku organisasi yang baik
kepada seluruh pihak dalam
organisasi.
7. Merancang perubahan
yang diinginkan
Membantu organisasi
merancang keadaan perubahan
yang diinginkan.
8. Menganalisa pengaruh
perubahan
Menganalisis pengaruh
perubahan di dalam organisasi,
orang, dan kebiasaannya sebagai
dasar untuk merencanakan
proses implementasi yang
realistis
Movement 9. Menerapkan perubahan Mengimplementasikan
perubahan di dalam organisasi
10. Memberdayakan tindakan
yang menyeluruh
a. Menghilangkan rintangan-
rintangan yang ada untuk
perubahan.
b. Mendorong karyawan untuk
menghadapi tantangan
dengan ide-ide pembaharuan,
aktifitas-aktifitas dan
kegiatan-kegiatan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
100
Universitas Indonesia
Fase Langkah Tujuan/dampak/manfaat
c. Mempercepat proses
implementasi dan
mengurangi resiko kegagalan
11. Menghasilkan
kemenangan jangka
pendek
a. Memberikan pengakuan
kepada orang-orang yang
memungkinkan tercapainya
kemenangan.
b. Merencanakan peningkatan
kinerja atau kemenangan
jangka pendek yang terlihat
Refreezing 12. Reinforcement Mempertahankan proses
perubahan agar terus
berlangsung
13. Mekanisme untuk terus
memperbaiki keadaan
yang sudah berubah
Menciptakan mekanisme untuk
terus memperbaiki keadaan yang
sudah berubah dan
menjadikannya permanen
4.6.1 Pemetaan Kerangka Baru Strategi Manajemen Perubahan
Setelah dilakukan identifikasi tujuan/dampak/manfaat dari setiap strategi
manajemen perubahan, kemudian akan dicocokkan dengan
tujuan/dampak/manfaat dari setiap kerangka baru manajemen perubahan yang
dapat dilihat pada tabel 4.20.
Dari identifikasi tujuan/dampak/manfaat antara strategi implementasi sistem
manajemen dokumen (tabel 4.4) dan kerangka baru metode manajemen perubahan
(tabel 4.20), kemudian dilakukan pemetaan strategi manajemen perubahan
berdasarkan kerangka baru manajemen perubahan. Pemetaan ini dilakukan dengan
mencocokkan tiap tujuan/dampak/manfaat dari strategi-strategi dengan
tujuan/dampak/manfaat yang ada pada tiap langkah kerangka baru metode
manajemen perubahan. Hasilnya dapat dilihat adalah pada tabel 4.21 berikut.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
101
Universitas Indonesia
Tabel 4.21 Pemetaan Strategi Manajemen Perubahan
No Strategi Implementasi
SMD
Kerangka Baru Manajemen Perubahan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1. Mensosialisasikan
pentingnya
implementasi SMD
SharePoint kepada
seluruh pengguna
2. Menjelaskan
pentingnya SMD
SharePoint
3. Mempertahankan dan
memperkuat dukungan
manajemen kantor
pusat
4. Membuat tim yang
terdiri dari karyawan
pilihan sebagai agen
perubahan.
5. Menjelaskan nilai
manfaat TI yang
dihasilkan dari
implementasi SMD
SharePoint
6. Mensosialisasikan
kemudahan-kemudahan
dalam penggunaan
SMD SharePoint
7. Membuat unit khusus
yang menangani dan
mengelola SMD
SharePoint
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
102
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi
SMD
Kerangka Baru Manajemen Perubahan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
8. Mengadakan pelatihan
secara rutin ke semua
pengguna SMD
SharePoint
9. Mempertahankan
hubungan baik dengan
pihak vendor pembuat
SMD SharePoint
(Microsoft)
10. Mengkomunikasikan
tujuan implementasi
SMD SharePoint ke
semua pihak dalam
perusahaan
11. Melakukan evaluasi
berkala dalam
implementasi SMD
SharePoint
12. Menerapkan semua
fasilitas-fasilitas yang
sesuai dengan
kebutuhan
13. Meningkatkan
kompetensi sumber
daya TI dalam
pengembangan SMD
SharePoint
14. Menambah bandwidth
untuk kebutuhan akses
dengan ukuran
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
103
Universitas Indonesia
No Strategi Implementasi
SMD
Kerangka Baru Manajemen Perubahan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
dokumen yang besar.
15. Merekrut karyawan
baru yang
berpengalaman untuk
mempercepat proses
implementasi.
16. Memberikan tambahan
penghargaan terhadap
karyawan yang
beradaptasi dengan
cepat
17. Melakukan pengawasan
dan evaluasi
pelaksanaan
implementasi SMD
SharePoint
18. Mempelajari lesson
learned dari perusahaan
lain yang telah berhasil
mengimplementasikan
SMD SharePoint.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
104 Universitas Indonesia
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab 5 berisi kesimpulan dari uraian dan penjelasan bab-bab sebelumnya dan saran
yang bermanfaat bagi kegiatan penyusunan dan implementasi manajemen
perubahan.
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pada penjelasan pada bab-bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan-
kesimpulan sebagai berikut:
1. Strategi manajemen perubahan yang sesuai untuk mendukung keberhasilan
implementasi sistem manajemen dokumen SharePoint di Premier Oil
Indonesia adalah strategi perubahan transisional yang melibatkan semua
pengguna. Hal ini dikarenakan Premier Oil Indonesia akan mengubah suatu
keadaan lama menjadi keadaan baru dalam implementasi sistem manajemen
dokumen. Perubahan ini tidak menuntut adanya perubahan atau pergantian
SDM dan budaya organisasi secara menyeluruh. Strategi manajemen
perubahan ini menjawab pertanyaan penelitian yaitu: Bagaimanakah strategi
manajemen perubahan yang mampu mendukung implementasi sistem
manajemen dokumen SharePoint pada Premier Oil Indonesia?
2. Kerangka baru manajemen perubahan ini disusun dari 4 (empat) metode
manajemen perubahan yaitu Lewin, Kotter, ADKAR, serta Anderson and
Anderson. Pengelompokan fase-fase dalam kerangka baru ini mengikuti 3
(tiga) fase metode manajemen perubahan Lewin. Penggunaan fase-fase pada
metode Lewin menjadi landasan dari pembentukan kerangka baru manajemen
perubahan karena metode Lewin dianggap sebagai metode pertama yang
secara khusus mempertimbangkan faktor perubahan dan sampai sekarang
masih digunakan sebagai dasar atau acuan dari pengembangan metode-
metode manajemen perubahan lainnya. Langkah-langkah detail dari masing-
masing fase diambil dari metode manajemen perubahan Kotter, ADKAR,
serta Anderson and Anderson.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
105
Universitas Indonesia
3. Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan yang dilakukan dalam
penelitian ini adalah membandingkan masing-masing langkah dari tiap
metode manajemen perubahan yang digunakan. Perbandingan tersebut
menghasilkan kesamaan atau kesesuaian langkah dari masing-masing metode
manajemen perubahan. Proses pemilihan dari langkah yang digunakan
sebagai kerangka baru manajemen perubahan, ditentukan oleh kesesuaian dari
tiap langkah-langkah tersebut. Kesamaan-kesamaan langkah dari masing-
masing metode manajemen tersebut lalu dipilih langkah yang paling tepat.
Misalnya, langkah pada kerangka baru manajemen perubahan nomor 4
memilih langkah 2 dari metode Anderson and Anderson, yaitu membuat visi,
strategi, komitmen, momentum dan kapasitas dari perubahan. Pada langkah
ini Anderson and Anderson menjelaskan lebih detail langkah yang akan
dilakukan, dibanding dengan langkah 3 dari metode Kotter yang hanya
menjelaskan langkah pembuatan visi dan strategi dari perubahan.
4. Metode manajemen perubahan Kotter dan Anderson and Anderson berisi
detail dari langkah-langkah manajemen perubahan yang dijalankan. Berbeda
dengan metode manajemen perubahan Lewin dan ADKAR yang berisi
gambaran umum bagaimana langkah-langkah dari sebuah penerapan
manajemen perubahan dilaksanakan. Pada metode Kotter dan Anderson and
Anderson langkah yang digunakan lebih mudah dipilih karena langkah-
langkah yang digunakannya lebih jelas, dibandingkan dengan metode Lewin
dan ADKAR.
5. Kesulitan yang dihadapi dalam pembentukan kerangka baru manajemen
perubahan ini adalah menentukan langkah yang akan diambil dari metode
manajemen perubahan ADKAR. Ada 5 (lima) langkah dari metode ADKAR,
kesulitan yang dihadapi adalah menentukan langkah yang tepat dalam
pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini. Definisi dari langkah
yang digunakan tidak sesuai dengan kegiatan atau program yang harus
dijalankan dalam penerapan manajemen perubahan.
6. Kerangka baru manajemen perubahan ini menghasilkan 13 (tiga belas)
langkah yang dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) fase. Fase pertama berisi 8
langkah, fase kedua berisi 3 langkah dan fase ketiga berisi 2 langkah
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
106
Universitas Indonesia
manajemen perubahan. Selanjutnya 18 strategi manajemen perubahan yang
didapat dari analisis SWOT dipetakan ke kerangka baru manajemen
perubahan dalam studi kasus penelitian ini.
5.2 Saran
Saran-saran yang dapat disampaikan setelah melakukan semua tahapan penelitian
ini sesuai metodologi yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini, selain dapat
diterapkan pada manajemen perubahan implementasi sistem manajemen
dokumen, dapat juga diterapkan pada manajemen perubahan implementasi TI
lain, seperti implementasi CRM, implementasi ERP, dan implementasi
pengembangan aplikasi baru lainnya. Tetapi tidak tepat untuk penerapan
implementasi jaringan, infrastruktur, dan implementasi dari Data Center,
karena pada implementasi-implementasi tersebut tidak mengubah cara
bagaimana pengguna bekerja di dalam organisasi, sehingga dalam penelitian
selanjutnya dapat dibuatkan kerangka baru manajemen perubahan untuk
implementasi jaringan baru, infastruktur dan Data Center.
2. Pembentukan kerangka baru manajemen perubahan ini, selain dapat
diterapkan untuk implementasi TI pada perusahaan minyak dan gas seperti
dalam penulisan karya akhir ini, dapat juga diterapkan pada industri lain
seperti manufaktur, institusi pendidikan, institusi pemerintah atau rumah
sakit. Khusus untuk penerapan manajemen perubahan pada institusi
pemerintah, perubahan radikal yang mungkin terjadi atau disebut dengan
perubahan tranformasional, yaitu perubahan yang membutuhkan pergeseran
pola pikir, budaya atau perilaku organisasi, sehingga dalam penelitian
selanjutnya dapat dibuatkan kerangka baru manajemen perubahan untuk
diterapkan pada institusi pemerintah yang dapat mengakomodir pola dan
tatanan yang sudah berjalan selama ini.
3. Untuk penelitian selanjutnya dalam pembentukan kerangka baru manajemen
perubahan, gunakan metode manajemen perubahan selain dari metode
manajemen perubahan Lewin dan ADKAR, yang berisi detail dari langkah-
langkah yang digunakan. Karena dalam metode manajemen perubahan Lewin
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
107
Universitas Indonesia
dan ADKAR hanya berisi gambaran umum bagaimana langkah-langkah dari
sebuah manajemen perubahan dilaksanakan, tidak menjelaskan secara rinci
langkah-langkah di dalamnya.
4. Untuk penelitian selanjutnya, metode manajemen perubahan ADKAR
sebaiknya tidak digunakan sebagai acuan dalam pembentukan kerangka baru
manajemen perubahan. ADKAR sebaiknya digunakan langsung sebagai
metode manajemen perubahan dan penerapannya dalam strategi manajemen
perubahan pada sebuah organisasi. Karena dalam metode manajemen
perubahan ADKAR definisi langkah yang digunakan tidak sesuai dengan
kegiatan atau program yang harus dijalankan dalam penerapan manajemen
perubahan, sehingga akan menyulitkan dalam menentukan langkah yang tepat
dalam pembentukan kerangka baru manajemen perubahan
5. Dalam penelitian ini tidak menyebarkan kuesioner, karena pada perusahaan
minyak dan gas yang ada di Indonesia umumnya tidak diperkenankan untuk
penyebaran dari kuesioner kepada karyawannya. Penelitian selanjutnya dapat
menggunakan kuesioner, menyesuaikan dengan organisasi dari penelitian
yang akan diambil.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
108 Universitas Indonesia
DAFTAR PUSTAKA
Anderson, Dean and Anderson, Linda Ackerman. 2001. Beyond Change
Management: Advanced Strategies for Today's Transformational Leaders. s.l. :
Jossey-Bass, 2001.
Applegate, Lynda M, Austin, Robert D and Soule, Deborah L. 2009. Corporate Information Strategy and Management: Text and Cases International
Edition Eight Edition. s.l. : Mc Graw Hill, 2009.
Awad , Elias M and Ghazir, Hassan M. 2004. Knowledge Management. New
Jersey : Pearson Education, 2004.
Bolognese, Albert F. 2002. Employee Resistance to Organizational Change .
[Online] 2002. [Cited: 11 20, 2013.]
http://www.newfoundations.com/OrgTheory/Bolognese721.html .
Consulting, PeopleWiz. 2013. A Comparison of 5 popular Models for Managing
Business Change. Change Management Models. [Online] 2013. [Cited: November
29, 2013.]
Dyson, R. 2002. Strategic Development and SWOT Analyst at The University of
Warwick. United Kingdom : University of Warwick, 2002.
Haryadi, Dody. 2012. Strategi Manajemen Perubahan Terhadap Implementasi
Sistem Pengisian Kartu Rencana Studi Online di Institusi Pendidikan: Studi
Kasus Universitas Al Azhar Indonesia. Jakarta : Program Magister Teknologi
Informasi Universitas Indonesia, 2012.
Hiatt, Jeffrey M. 2006. ADKAR: A Model for Change Business, Government and
Our Community. s.l. : Prosci Research Center, 2006.
Indar, Sukma. 2013. Strategi Manajemen Perubahan Implementasi Teknologi
Informasi di STMIK Indonesia: Studi Kasus Implementasi E-Learning. Jakarta :
Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, 2013.
Kotter, John P. 1996. Leading Change. Boston, Massachusetts : Harvard
Business School Press, 1996.
L, Coch and J.R.P, French Jr. 1948. Overcoming Resistance to Change. 1948.
Lewin K. 1951. Field theory in social science. New York :, 1951
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
109
Universitas Indonesia
Lientz, Bennet P and Rea, Kathryn P. 2004. Breakthrough IT Change
Management - How to Get Enduring Change Results. s.l. : Elseiver Butterworth
Heinemann, 2004.
Longo, Rosario. 2011. Is Lewin’s change management model still valid?,. HR
Professional by Rosario Longo. [Online] 2011. [Cited: November 29, 2013.]
http://rosariolongo.blogspot.com/2011/05/is-lewins-change-management-model-
still.html.
Razak, A. 2011. Perlunya Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk
Peningkatan Mutu Layanan. Manado : Balai Diklat Keagamaan., 2011.
Setia, Dian Hartana. 2009. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung
Implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit: Studi kasus RSUD RAA Soewondo
Pati. Jakarta : Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia,
2009.
Sterman, John. 2000. Business Dynamics: System Thinking and Modeling For a
ComplexWorld. Singapore : McGraw Hill , 2000.
Wibowo, Adi. 2013. Strategi Manajemen Perubahan untuk Mendukung
Implementasi ERP: Studi Kasus Pada PT. NKP Bogor. Jakarta : Program
Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, 2013.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
110
Universitas Indonesia
Lampiran 1: Transkip Wawancara 1
Nama : Dharmoro Budiawan
Jabatan : Manajer Sistem Informasi
P1 : Apa alasan implementasi SMD di Premier Oil Indonesia?
J1 : Adanya keinginan dari manajemen kantor pusat yang berada di
London untuk melakukan pergantian SMD Livelink ke
SharePoint.
P2 : Sudah berapa lama SMD Livelink digunakan?
J2 : Sejak tahun 2001.
P3 : Apakah manajemen mendukung implementasi SMD SharePoint?
J3 : Sangat mendukung, karena arahan dari kantor pusat yang
mengharuskan penggunaan SharePoint untuk menggantikan
Livelink yang ada sekarang. Bentuk dukungan tersebut dengan
mengerahkan semua sumber daya di masing-masing unit bisnis
untuk keberhasilan implementasi sistem ini.
P4 : Apakah ada unit khusus di dalam departemen TI yang mengelola
dan mengembangkan SMD SharePoint ini?
J4 : Belum ada, saat ini SMD SharePoint dikelola oleh 1 orang admin.
Admin ini belum mempunya unit tersendiri, ke depan akan
direncanakan akan dibentuknya sebuah unit khusus untuk
pengelolaan dan pengembangan SMD ini di bawah departemen
TI.
P5 : Apakah infrastruktur TI mendukung dalam implementasi SMD
SharePoint ini?
J5 : Implementasi SMD ini didukung oleh infrastuktur TI yang
mumpuni, mengikuti panduan yang sesuai dengan rekomendasi
dari SharePoint, meliputi koneksi internet yang dibutuhkan,
perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan. Memang
masih ada masalah bagi pengguna yang berada diluar jaringan
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
111
Universitas Indonesia
internal perusahaan yang kesulitan mengakses dokumen, seperti
pengguna yang berada di Offshore, karena mereka mengakses
dokumen eksplorasi dengan ukuran yang besar.
P6 : Bagaimana gambaran pengguna dalam hal ini pengguna yang
sehari-harinya menggunakan SMD?
J6 : Umumnya pengguna sudah terbiasa dengan SMD yang sudah ada
sebelumnya, implementasi SMD mengubah cara pengguna
bekerja. Memang ada kesulitan awalnya, tetapi sedikit-demi
sedikit kesulitan itu dapat diatasi.
P7 : Apakah ada kebijakan yang dibuat oleh manajemen sehubungan
dengan implementasi SMD ini?
J7 : Kami dari manajemen mencoba memformulasikan kebijakan
terkait implementasi SMD ini. Kebijakan yang kami buat antara
lain pemberian penghargaan kepada departemen yang dapat
menyesuaikan dengan cepat penggunan SMD ini.
P8 : Bagaimana caranya supaya pengguna tidak kesulitan dalam
menjalankan aplikasi SMD tersebut?
J8 : Dalam implementasi SMD SharePoint ini dibuat semudah
mungkin, agar pengguna tidak kesulitan dalam menggunakannya.
P9 : Apa harapan dari implementasi SMD ini?
J9 : Harapannnya antara lain, SMD dapat meningkatkan efektifitas
dan efisiensi pengguna dalam melakukan unggah, unduh, dan
pencarian dokumen.
P10 : Apakah SDM TI yang terkait dengan implementasi SD sudah
cukup?
J10 : SDM TI saat ini masih kurang, karena hanya ada 7 orang yang
bekerja dalam implementasi ini, sedangkan aplikasi-aplikasi yang
diintegrasikan dengan SMD SharePoint ada 11 aplikasi.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
112
Universitas Indonesia
Lampiran 2: Transkip Wawancara 2
Nama : Antoni Setiawan
Jabatan : Manajer Operasional
P1 : Apa alasan utama implementasi SMD di Premier Oil Indonesia?
J1 : Adanya keinginan dari pengguna yang merasa kesulitan dalam
menggunakan sistem manajemen dokumen yang sekarang, karena
tidak ada kontrol dari dokumen yang dimasukkan ke sistem
manajemen dokumen tersebut, sehingga menyebabkan ada
duplikasi dari dokumen dan kesulitan dalam melakukan
pencarian.
P2 : Apakah manajemen mendukung implementasi SMD SharePoint?
J2 : Sangat mendukung, bentuk dukungannya berupa dukungan
finansial, yaitu kemudahan dana yang digunakan serta dukungan
kebijakan yang dibuat untuk membantu implementasi SMD.
P3 : Apakah ada unit khusus di dalam departemen TI yang mengelola
dan mengembangkan sistem manajemen dokumen SharePoint
saat ini?
J3 : Untuk saat ini hanya ada 1 (satu) admin yang ditugaskan untuk
mengelola SMD SharePoint. Rencana ke depan, akan ada bagian
technical support nya, tapi belum tahu akan berapa banyak
personil yang terlibat di dalamnya.
P4 : Apakah infrastruktur TI mendukung dalam implementasi SMD
SharePoint ini?
J4 : Untuk kebutuhan penggunaan SMD ini, pengguna disediakan
komputer dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang
mendukung kegiatan operasional mereka sehari-hari.
P5 : Apakah ada kendala-kendala yang dihadapi dalam implementasi
SMD?
J5 : Kendala yang terjadi adalah tampilan antar muka yang berubah,
lalu beberapa pengguna menyampaikan adanya langkah-langkah
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
113
Universitas Indonesia
tambahan ketika unggah sebuah dokumen, diharuskan mengisi
metadata (informasi tentang dokumen tersebut), yang membuat
kesulitan dibanding dengan penggunaan SMD sebelumnya dan
akhirnya mengakibatkan resistensi dari beberapa pengguna.
P6 : Apakah ada kebijakan yang dibuat oleh manajemen sehubungan
dengan implementasi SMD ini?
J6 : Ada, yaitu kebijakan tentang pemberian penghargaan dari masing-
masing departemen dengan melakukan penilaian terhadap
bagaimana cara mereka menggunakan SMD dengan seharusnya.
P7 : Apakah manajemen menginformasikan tentang implementasi
SMD ke seluruh pihak di dalam organisasi?
J7 : Iya, manajemen mengkomunikasikan ke seluruh departemen
terkait tentang implementasi SMD, melalui poster, X-banner dan
laman internal perusahaan.
P8 : Apakah ada pelatihan yang diberikan oleh manajemen terkait
implementasi SMD?
J8 : Ada, pelatihan tentang bagaimana cara menggunakan SMD sudah
pernah diberikan, namun pelatihan ini baru diselenggarakan satu
kali. Pelatihan ini memang belum dilaksanakan ke semua
pengguna SMD, baru pada pengguna-pengguna kunci saja yang
diberikan.
P9 : Apakah pelatihan yang diselenggarakan oleh manajemen terkait
implementasi SMD sudah cukup?
J9 : Belum, pelatihan ini baru diselenggarakan 1 (satu) kali.
Kedepannya akan ada pelatihan untuk pengguna-pengguna
lainnya
P10 : Apa harapan dari implementasi SMD ini?
J10 : Harapannnya adalah SMD dapat mempermudah pengguna dalam
melakukan unggah, unduh, dan melakukan pencarian dokumen-
dokumen perusahaan.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
114
Universitas Indonesia
Lampiran 3: Transkip Wawancara 3
Nama : Rachmat S.M
Jabatan : Manajer Sumber Daya Manusia
P1 : Apa alasan utama implementasi SMD di Premier Oil Indonesia?
J1 : Manajemen ingin memperkuat penggunaan dari SMD. Karena
dalam implementasi ini, tidak hanya dokumen-dokumen
perusahaan yang dapat dikelola dengan baik, tetapi keterkaitan
hubungan antara bawahan dan atasan dapat dilihat. Keterkaitan
tersebut dapat dilihat dari struktur organisasinya. Pada SMD yang
sekarang digunakan, seorang pengguna dapat mengetahui
hubungan struktur organisasi dari pengguna lain untuk
mengetahui siapa atasannya. Begitu juga ketika atasan ingin
mengetahui siapa saja bawahan yang berada dalam sebuah
struktur. Hal ini memudahkan pengguna untuk melihat struktur
organisasi dalam perusahaan. Selain itu, adanya forum diskusi
yang tersedia pada SMD, mempermudah pengguna dalam
mengangkat isu-isu terkait, dan mendapatkan masukan dari hasil
diskusi tersebut. Pada tingkatan manajemen, manajer dapat
memasukkan informasi terbaru di laman mereka, dan akan terlihat
oleh pengguna lainnya.
P2 : Apakah manajemen mendukung implementasi SMD SharePoint?
J2 : Sangat mendukung, dikarenakan adanya arahan dari kantor pusat
yang berada di London, hal ini membuat mudahnya pemberian
dana terkait implementasi SMD.
P3 : Apakah ada unit khusus di dalam departemen TI yang mengelola
dan mengembangkan sistem manajemen dokumen SharePoint
saat ini?
J3 : Untuk saat ini hanya ada 1 (satu) admin yang ditugaskan untuk
mengelola SMD SharePoint.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
115
Universitas Indonesia
P4 : Apakah infrastruktur TI mendukung dalam implementasi sistem
manajemen dokumen SharePoint ini?
J4 : Infrastruktur TI sudah cukup baik untuk digunakan dalam SMD.
P5 : Dalam menghadapi perubahan ini, strategi apa yang telah
diterapkan perusahaan, agar implementasi SMD berjalan sesuai
dengan harapan?
J5 : Saat implementasi dijalankan, belum ada strategi yang dirancang
dalam implementasi SMD.
P6 : Apakah ada kebijakan yang dibuat oleh manajemen sehubungan
dengan implementasi SMD ini?
J6 : Ada, yaitu kebijakan tentang pemberian penghargaan dari masing-
masing departemen dengan melakukan penilaian terhadap
bagaimana cara mereka menggunakan SMD dengan seharusnya.
P7 : Bagaimana hasil dari implementasi SMD sekarang ini?
J7 : Saya melihat bahwa perlu diadakannya sosialisasi lebih lanjut dari
implementasi SMD. Pelatihan yang diberikan juga belum ke
semua pengguna, tentu ini akan menghambat proses implementasi
tersebut.
P8 : Apa harapan dari implementasi SMD ini?
J8 : Tentu saja harapan dari implementasi SMD dapat memudahkan
pengguna selain sebagai arena untuk bertukar informasi di laman
web.
P9 : Bagaimana kondisi SDM TI yang ada saat ini?
J9 : SDM TI saat ini merupakan karyawan lama yang belum
berpengalaman dalam operasional sistem manajemen dokumen
SharePoint ini, disamping itu berdasarkan informasi dari Manajer
SI, jumlah SDM TI saat ini mengalami kekurangan sumber daya
karena belum ada rekrutmen baru.
Strategi manajemen …, Barra Purnama Pradja, Fasilkom UI, 2014
top related