vad blir konsekvenserna av att snabbt ställa om till hemarbete för … · 2020. 6. 21. ·...

Välkomna! Vi börjar kl. 10:00

Vad blir konsekvenserna av att snabbt ställa omtill hemarbete för ideell sektor?

2© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

AlexandraSalomonsson

Auktoriserad revisorKPMG

Moderatorer

3© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Ulrika Årehed

KågströmGeneralsekreterare

Cancerfonden

Medverkande

FredrikAndersson

RedovisningsspecialistKPMG

Marie Enander

Skatterådgivare -specialist förmåner och representation

KPMG

Daniel Jönsson

DigitaliseringsrådgivareKPMG

Maja Fröjdh

DigitaliseringsrådgivareKPMG

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Innan vi börjar

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Ställ gärna frågorlöpande

I M A G I N E © 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Agenda

Ulrika Årehed Kågström

Vad kan man köpa till sin anställde som jobbar hemifrån?

Fungerande distansarbete

Arkivering – krav, digitalisering och effektivisering

Frågor

ULRIKA ÅREHED KÅGSTRÖMGENERALSEKRETERARE CANCERFONDEN

Cancerfonden våren 2020 I• Verksamhet

– Cancerlinjen utökning

– Studie Covid-19 och effekterna på cancervården

– Insamling – digital acceleration med långsiktigt fokus

Cancerfonden våren 2020 II

• Verksamhet

– Studie Covid-19 och effekterna på cancervården

Cancerfonden våren 2020 III• Verksamhet

– Insamling – digital acceleration med långsiktigt fokus

Cancerfonden våren 2020 IV• Ledarskap och medarbetarskap

– Cellskapsresan – fysiskt kontor, kulturvision och digitalisering

– Personaldagar – tvärfunktionellt, innovativt och digitalt – verktyg och övning

– Målstyrning – självledarskap

Cancerfonden våren 2020 V• Ledarskap och medarbetarskap

– Uppföljningar – veckovisa pulsmätningar

– Incheckningar, ”gradänghäng”, CellTalks, CellNet, digitalt fika, glassogram

– Digital lunchgymnastik, headset och låneskärmar

Cancerfonden våren 2020 VI• Kontor och dokumenthantering

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Vad kan man köpa till sin anställde som jobbar hemifrån?

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Marie Enander

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Arbetsredskap Grundprincipen

Undantag - personalvårdsförmån eller särskilt reglerad i Inkomstskattelagen

Marknadsvärde

Arbetsredskap (11 kap 8§ IL) ex. bredband, headset, skärm m.m.

Ej förmånsbeskattning om:

• väsentlig betydelse för att utföra sina arbetsuppgifter

• begränsat värde

• särskilja privata nyttan från nyttan i arbetet

Arbetsgivaren äga/leasa redskapet

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Anseenderisker Skadar varumärket

Särskilt viktigt för vissa organisationer att beakta

Kan vara direkt olämpligt även om inte olagligt

Svårt att rekrytera

“Genomlysning av anseenderisker”

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Fungerande distansarbete

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Daniel Jönsson och Maja Fröjdh

18© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Inledning

Lätt att stressa fram en reaktiv lösning

System stödjer inte

alltid arbete på

distans

19© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Organisationen behöver ge medarbetaren rätt förutsättningar för distansarbete

Policy

Utbildning

IT-support

Verktyg

20© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Exempel på verktyg för samarbete som stöttar arbete på distans

Google

Microsoft

Blandat

Skapa Filer Möten

21© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

System och arbete på distans

Misslyckande är kostsamt

Vägen till lyckat systembyte

— Genomför behovsanalys— Involvera hela organisationen— Kravställ rätt— Utvärdera även leverantören— Var ödmjuk inför tidsåtgång och komplexitet— Säkerställ kompetens i projektet

— Ekonomiskt— Utmattning hos organisationen

22© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Sammanfattning

Policy Verktyg för samarbete Systembyte

– Identifiera behov

– Rätt kravställning

– Stressa inte

– Tillse kompetens

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Arkivering – krav, digitalisering och effektivisering

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Fredrik Andersson

24© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Arkivering – grundläggande krav

1 2 3

• Vid hemarbete aktualiseras kraven kring arkivering avbokföringsmaterial

Mottagen räkenskaps-information

• T.ex. leverantörsfakturor – sparas i mottaget format

Egenupprättad räkenskaps-information

• T.ex. bokförings-ordrar– sparas i den form den är avsedd att presenteras i organisationen

25© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Arkivering - digitalisering

Fundera över form på egenupprättad räkenskapsinformation

Arkivering i en form, på ett ställe

Systembyte

26© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Exempel: Kartläggning av arkiveringsflödetBearbetningsfrekvens

Aktiv Programvara Används för Sköts av Identifie-ras med

Verifikations-serie

Registrerings-ordning

Systematisk ordning Uppdateras via Kopplas ihop till

övriga systemRäkenskaps-information

Arkiverings-form

Ja

System X -Kund-

fakturerings-modul

Kund-fakturering

Out-sourcat

Faktura-nummer och kund-

namn

A Dagligen Veckovis

Synkronisering samt

godkännande av kundfaktura-

journal

Timmar från tidsrapporteringssystem. Till system

för huvudbok

Kundfakturor (elektroniska) samt Kundfakturajournal

Fakturor (elektroniska) i programmet och journaler i Verifikations-pärm månad

Ja System YInbetal-

ningar från kund

Ek. avd.

Faktura-nummer och kund-

namn

F Veckovis Veckovis

Import av återrapporteringsf

il skapad på internetbanken

samt godkännande av

inbetalnings-journal

In i kundreskontra automatiskt

Inbetalningsjournal tillsammans med inbetalningsavier

Verifikations-pärm månad

27© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Arkivering - effektivisering

Krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat

skick

Arkivplan och systemdokumentation

Se över rutiner för hantering av

utlägg, leverantörsfakturor etc

Nulägesanalys av arkivering

28© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Nulägesanalys av arkiveringSystemdokumentation Svar Rekommendation

Ark

ivp

lan

Finns dokumentation över vad för räkenskapsinformation som arkiverats? ⚫

Se över att all typ av räkenskapsinformation hanteras vid systembyte.

Finns dokumentation över platser (servermapp, ekonomisystem etc.) där elektronisk räkenskapsinformation förvaras?

⚫Se över vilken information som sparas i ekonomisystem för att säkerställa att den inte behöver sparas i servermapp också.

Om tredje part förvarar vår räkenskapsinformation, har vi genom avtal säkerställt vår tillgång till informationen under hela arkiveringsperioden?

⚫Upprätta avtal med leverantören.

Ja Delvis Nej

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Frågor

30© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Daniel JönssonDigitaliseringsrådgivareEpost: daniel.m.jonsson@kpmg.se Tel: +46 70 914 37 27

Fredrik AnderssonRedovisningsspecialist Epost: fredrik.andersson2@kpmg.seTel: +46 70 8760588

Marie EnanderSkatterådgivare - specialist förmåner och representationEpost: marie.enander@kpmg.seTel: +46 70 875 61 81

Alexandra SalomonssonAuktoriserad revisorEpost: alexandra.salomonsson@kpmg.seTel: +46 70 98 137 53

Tack för att du deltog!

Maja Fröjdh Auktoriserad revisorEpost: maja.frojdh@kpmg.seTel: +46 70 8365224

Document Classification: KPMG Confidential

© 2020 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

The KPMG name and logo are registered trademarks or trademarks of KPMG International.

The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation.

kpmg.com/socialmedia