vantaan energian esitys kameleon aamubrunssi 3.12.2013

Case Vantaan Energia Oy

Kameleon Aamubrunssi 3.12.2013

SharePoint-ympäristö

Vantaan Energia -konsernissa

• Liikkeelle lähdettiin SharePoint 2003 -versiolla • SharePoint 2003 (v. 2006)

• Asiakaspalvelun työryhmäsivusto

• Ympäristöjärjestelmä

• SharePoint 2007 • Intranet (Vintra) (6/2009)

• Työryhmäsivustot (6/2009)

• Extranet (Vextra) (9/2009)

• Kotisivut (10/2010)

• SharePoint 2010 • SharePoint 2010 (migraation toteutus 2007 > 2010

8/2012) • Vintra

• Työryhmäsivustot

27.11.2013/Heidi Paasonen 2

Asiakirjapohjat Vantaan

Energialla

Lähtötilanne

• Asiakirjapohjat tallennettu verkkolevyille,

henkilökohtaisille työasemille jne.

• Haitat

• Oikeudet dokumentteihin

• Dokumenttien löytäminen

• Versiointi

• Asiakirjapohjat tallennettu Intranettiin

27.11.2013/Heidi Paasonen 3

Vaiheissa eteneminen

27.11.2013/Heidi Paasonen 4

Perusasiakirjapohjat

Prosessikohtaiset asiakirjapohjat

SharePoint integraatio

• Metatiedot

Uusi valintaikkuna

•Kaikki asiakirjapohjat valittavissa samasta valintaikkunasta

VAIHE 1

• Päätettiin hankkia Kameleon, jotta saadaan henkilöstölle käyttöön perusasiakirjapohjat (v. 2011)

• Hyödyt

• Pohjista käytettävissä aina viimeisin versio

• Päivitys vain yhteen paikkaan

• Pohjat löydettävissä helposti

• Oikeudet pohjiin kunnossa

• Pohjia käytössä n. 20 kpl

• Koko henkilöstölle infotilaisuuksia ja koulutuksia

• Avattaessa dokumenttia ilmoitus, ettei ole toteutettu Kameleon pohjalla

27.11.2013/Heidi Paasonen 5

Pohjien sisältö

• Asiakirjastandardin mukaiset pohjat huomioiden

Vantaan Energian graafinen ohjeistus

• Fontit, värit, logo, yhteystiedot

• Henkilön tiedot

• Kielivalinta

• Yhtiövalinta

• Lopputervehdys

• Allekirjoitus

• Vastaanottajan tiedot jne.

27.11.2013/Heidi Paasonen 6

Laatijan, asiakirjan sekä

vastaanottajan tiedot

27.11.2013/Heidi Paasonen 7

VAIHE 2

• Kameleonin käyttöä laajennettiin

• Prosessikohtaiset asiakirjapohjat käyttöön

• Pohjat (v. 2013)

• Word (n. 100 kpl)

• Excel (n. 50 kpl)

• PowerPoint (n. 10)

• Asiakaspalvelun pohjat mm. tarjoukset ja asiakaskirjeet

• Henkilöstöpalveluiden pohjat

• Projektin dokumentaatioon liittyvät pohjat

• Rakentaminen mm. erilaisiin lupiin liittyvät pohjat

• Viestintä esim. yritysesittelyt ym.

27.11.2013/Heidi Paasonen 8

Henkilöstöpalveluiden

asiakirjapohjia

27.11.2013/Heidi Paasonen 9

Asiakirjapohjat

Lyhyt ohje mihin

tarkoitukseen käytetään Prosessi

VAIHE 3

• Tiedonohjaussuunnitelma mukaan toteutukseen

• Kameleon SharePoint integraatio käyttöön pilotilla

(v. 2012)

• Laajennus 2013

27.11.2013/Heidi Paasonen 10

SharePoint 2010

• Uusi työryhmäsivustopohja käyttöön

• Erona vanhaan sivustopohjaan

• Dokumenttienhallinta mukaan vahvemmin

• Kameleon > SharePoint integraatio käyttöön

• Konsernin yhteiset metatiedot käyttöön

• Prosesseilla myös omia prosessikohtaisia

metatietoja

27.11.2013/Heidi Paasonen 11

Käytännön muutokset

• Käyttäjäystävällisempi ratkaisu

• Asiakirjan voi luoda

• esim. Wordin kautta

• SharePoint dokumenttikirjastosta suoraan sivustolle

• Metatiedot täytetään vain kerran

• Siirtyvät dokumentin mukana, jos luotu Kameleonin kautta tai SharePoint kirjastosta

• Tallennus suoraan oikeaan prosessiin automaattisesti

• Mikäli aloitus SharePoint kirjastosta tai tallennuspaikka suosikeissa

27.11.2013/Heidi Paasonen 12

Vaihtoehto 1.

Tallennus kohteeseen SharePoint

27.11.2013/Heidi Paasonen 13

Vaihtoehto 2.

Tallennuspaikan valinta

manuaalisesti ”Suosikeista”

27.11.2013/Heidi Paasonen 14

Vaihtoehto 3.

SharePoint kirjastosta ”Uusi

tiedosto”

27.11.2013/Heidi Paasonen 15

Asiakirjapohjan valinta ja

metatietojen täyttö Kameleon -

valintaikkunassa

27.11.2013/Heidi Paasonen 16

Automaattisesti

metatietolomakkeelle

27.11.2013/Heidi Paasonen 17

Vaihtoehto 4.

SharePoint kirjastossa ”Lataa

tiedosto” -toiminto

27.11.2013/Heidi Paasonen 18

Metatietolomakkeen

täyttäminen

27.11.2013/Heidi Paasonen 19

Vaihe 4

• Uusi valintaikkuna käyttöön

• Kaikki pohjat löytyvät samasta valintaikkunasta

• Avautuvat oikeaan sovellukseen

27.11.2013/Heidi Paasonen 20

Ylläpito

• Toiminnoissa ja yksiköissä sisällöntuottajia

• Pohjien päivitys

• Uusien pohjien tekeminen (osa tekee)

• Pääkäyttäjä

• Palvelimelle päivitetyt tiedostot

• Sisällöntuottajien ja käyttäjien tuki

• Kameleon Document House Oy

• Pääkäyttäjän tuki

• Uusien pohjien tekeminen

• SharePoint sivusto missä ohjeet ym.

27.11.2013/Heidi Paasonen 21

Kiitos mielenkiinnosta!