v/asbjørn isaksen, landssekretær - rotary.dk¦rkurset 2019.pdf · asbjørn isaksen | 6 hvad skal...

Sekretærkurset 2019

v/Asbjørn Isaksen, Landssekretær

Asbjørn Isaksen | 2

Hvem er jeg?

Asbjørn Isaksen, Landssekretær• 69 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i

Markedsføring og Civiløkonom i afsætning• Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef,

samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær.

• Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet.

• Rotary CV: – Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år,

Counsellor i 5 år, CICO i 15 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben.

– Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12– Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012

Asbjørn Isaksen | 3

Landssekretariatet

Rotary Danmarks Sekretariatv/Asbjørn Isaksen

Sønderstrand 11, 1.tv

9300 Sæby

Tlf.: (+45) 3880 4008

Tlf.: (+45) 40 456 456

E-mail: rds@rotary.dk

Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge!

HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os

Margit Isaksen

Asbjørn Isaksen

Asbjørn Isaksen | 4

Dataudvekslingen mellem RI og RD

• 262 af 263 Rotary klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser.

Det betyder:

At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat!

Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0)

Asbjørn Isaksen | 5

Hvad skal en sekretær huske?

Asbjørn Isaksen | 6

Hvad skal en sekretær huske

• 1. juli & 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD

BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer.

1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk

Asbjørn Isaksen | 7

Hvad skal en sekretær huske

• Ca. 15. april: Bestilling af den nye medlemsbog. Gøres på hjemmesiden under servicefunktioner og SHOP. Bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni. (på nyt Rotary år)

• 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget – da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen.

Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre!

Asbjørn Isaksen | 8

Hvad skal Præsidenten huske?

Asbjørn Isaksen | 9

Præsidenten I forhold til Rotary Danmark

• Sørge for at Sekretær og Kasserer overholder deres deadlines.

• Sørge for at klubbens målsætninger bliver indtastet i ”Rotary Club Central” på Rotary.org

• Sørge for klubbens ve og vel

Ellers intet

Asbjørn Isaksen | 10

Hvad skal en kasserer huske?

Asbjørn Isaksen | 11

Hvad skal en kasserer huske

• Betale faktura der udsendes fra Rotary Danmark inden 10. juli og 10. januar. Skal betales fakturadato + 8 dage.

* Præsident og kasserer får fakturaen fra Rotary Danmark pr. e-mail.

• Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo juli & ultimo januar. Skal betales inden 120 dage fra fakturadato.

* Formand for medlemsudvalget, Formand for Foundation udvalget og Excecutive secretary får også RI fakturaen pr. e-mail, hvis de er oprettet under ledelsen på rotary.dk.

Asbjørn Isaksen | 12

Regler for betaling til RI

• RI vil selvfølgelig gerne have pengene så hurtigt som muligt, men betalingsfristen er 1. januar 120 dage eller 1. juli 120 dage. Hvorefter der sker eksklusion!

• Hvis en klub bliver ekskluderet skal der for at blive genåbnet betales et fee på 10 US$ for åbningen, samt 15 US$ i nyt medlemsgebyr. Herudover skal der laves nye åbningsdokumenter som ved ny klub

Fakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til en dansk bank.

Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto 5367215307

HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: 10098 Sæby RC Inv 8443

Asbjørn Isaksen | 13

Årshjulet for sekretæren

Asbjørn Isaksen | 14

Årets gang – hvad der er tilbage for din forgænger

• Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu)

• Primo april: Sekretæren skal bestille medlemsbogen, faktura sendes til Præsident og kassereren når bøgerne udsendes ca. 25. juni. (Bestilles på SHOP på rotary.dk)

• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før data udtræk til medlemsbogen

• Juni: Få overdraget fra forgænger

Det er altså din forgængers ansvar!

Asbjørn Isaksen | 15

Årets gang – for jer!

• 1. juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår 2019-20 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• August: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv.

• September: Deltage i Distriktskonferencen

Asbjørn Isaksen | 16

Årets gang – for jer!

• 1. januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for andet halvår 2019-20 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• 1. februar: Indberette bestyrelsen på rotary.dk

• 15. februar oprette ”Sekretær elect” i ledelsen for indeværende rotaryår med adm. rettighed, så de kan deltage i Sekretærkurset på PETS- og instruktionsmødet i marts/april måned.

Asbjørn Isaksen | 17

Årets gang – for jer!

• Primo april: Sekretæren skal bestille medlemsbogen, faktura sendes til Præsident og kassereren når bøgerne udsendes ca. 25. juni. (Bestilles på SHOP på rotary.dk)

• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen

• Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde

Så er du færdig med dit år

Asbjørn Isaksen | 18

Hvad spørger sekretærer meget om?

Asbjørn Isaksen | 19

Hvad er godt at vide?

• Hvordan anskaffer jeg en PHF

• Har man et medlemskort

• Behandling af lister fra hjemmesiden

• Rotary International`s Club Central

• Rotary International`s Brand Center

• Rotary International`s Show Case

Asbjørn Isaksen | 20

Hvordan anskaffer man en PHF?

Asbjørn Isaksen | 21

Download

Asbjørn Isaksen | 22

Download

Asbjørn Isaksen | 23

Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer

Asbjørn Isaksen | 24

Kontingent – Rotary Norden - Medlemsstatistik

Asbjørn Isaksen | 25

PHF

Asbjørn Isaksen | 26

PHF - bestilling

1. Kontaktpersoner i Zürich

2. Vejledning i udfyldelse af PHF skema

3. PHF ansøgningsformular

4. Bestilling af PHF medallion

Asbjørn Isaksen | 27

PHF skema sendes til

Asbjørn Isaksen | 28

Vejledning

Asbjørn Isaksen | 29

PHF skema

Asbjørn Isaksen | 30

PHF skema

Asbjørn Isaksen | 31

Sekretærens opgaver

Asbjørn Isaksen | 32

Download de gule sider

Opdateret 3. august2018

Asbjørn Isaksen | 33

Øvrigt under Downloads

• ROTARY INTERNATIONAL MATERIALE

• FOUNDATION BLANKETTER

• COUNSIL ON LEGISLATION 2016

• RI POWERPOINT TEMPLATE

• DOWNLOAD TRYKKLARE ROLL-UPS

• RETNINGSLINIER

• DOWNLOAD AG PJECEN

• ROTARY MEDLEMSKORT

Asbjørn Isaksen | 34

Har man et medlemskort

Asbjørn Isaksen | 35

Download - Det nye medlemskort

• Kan downloades og udskrives

• Er gratis at bruge

• Laminering kosterikke meget!

Asbjørn Isaksen | 36

Behandling af lister fra hjemmesiden

Asbjørn Isaksen | 37

Konvertering af csv til excel

Gå ind på ex. medlemmer

Tryk på de 3 lodrette prikker

Tryk på hent medlemsdata

Tryk på åbn

Asbjørn Isaksen | 38

Asbjørn Isaksen | 39

Asbjørn Isaksen | 40

Asbjørn Isaksen | 41

Asbjørn Isaksen | 42

Asbjørn Isaksen | 43

Rotary International`s Hjemmeside

Asbjørn Isaksen | 44

RI webben

• Sørg for at få adgang til My Rotary på www.rotary.orgDer findes en vejledning i Sekretærens værktøjskasse om hvordan man kommer ind.

• Når du har adgang kan du – slå ”Club Recognition Summary” op

– vedligeholde klubmål på Club Central

– Anvende Brand Centret

– Og meget mere!

Asbjørn Isaksen | 45

Når du er logget rigtig ind!

• Kan du se My Club Snapshot

• Kan du se Online Tools

• Vi skal se nærmere på de 3 øverste

Asbjørn Isaksen | 46

Rotary International`s Club Central

Asbjørn Isaksen | 47

Rotary Club Central

Asbjørn Isaksen | 48

Rotary International`s Brand Center

Asbjørn Isaksen | 49

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 50

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 51

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 52

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 53

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 54

Rotary International`s Show Case

Asbjørn Isaksen | 55

Show Case

Asbjørn Isaksen | 56

Show Case

Asbjørn Isaksen | 57

Nu er det jeres tur til at arbejde

Asbjørn Isaksen | 58

Hands on på hjemmesiden

Nu er det jeres tur til selv at prøve det!

Asbjørn Isaksen | 59

Hands on på hjemmesiden

Gå til : https://www.rotary.dk

Asbjørn Isaksen | 60

Hands on på hjemmesiden

Log ind med dit eget medlemsnummer og dit min. 8 karrakterspassword

Asbjørn Isaksen | 61

Hands on på hjemmesiden

Så er du her!Din helt egen side

For at arbejde i klubben skal dutrykke på klub-navnet her.

Asbjørn Isaksen | 62

Hands on på hjemmesiden

Så kommer du her

på denne side!

Tryk på de 3 lodretteprikker her

Asbjørn Isaksen | 63

Hands on på hjemmesiden

Asbjørn Isaksen | 64

Hands on – den nye hjemmeside

Asbjørn Isaksen | 65

Hvordan opretter og administrerer jeg

MINE FAVORITTER - 3.05 min. Se her

Asbjørn Isaksen | 66

• Ny i Rotary: Hvordan opretter jeg en ny adgangskode - 1.52 min.

• Opret et medlem (gæste/aktivt medlem)

• Aktiver et gæstemedlem - 1:58 min.

• Udmeld et medlem - 1:01 min.

• Flyt medlem til anden klub - 2:41 min.

• Genindmeld et medlem - 1:32 min.

Asbjørn Isaksen | 67

Hands on – den nye hjemmeside

• Videoerne er primært målrettet mod klubredaktører, der gerne vil lave mere interessante klubsider for medlemmerne og andre, men principperne er de samme uanset hvilket niveau man er redaktør på.

• Opret uge-/nyhedsbrev på klubniveau - 6:15 min.*

• Opret artikler, arrangementer og projekter -3:57 min.

• Opret undersider - 3:50 min.

• Opret foto- og videogallerier - 2:32

Asbjørn Isaksen | 68

Tak for opmærksomhedenGod arbejdslyst som sekretær for klubben!