verksamhetsutveckling och digitalisering med …...• bättra på tillgänglighet och transparens...

Verksamhetsutveckling och digitalisering

med invånaren i fokus

Bygg- och miljökontoret

Bygg- och miljönämndenBygg- och miljökontoret

Bygg- och miljöchefSara Helmersson

BygglovenhetenEnhetschef

Anna Keskitalo

Miljö- och hälsoskyddsenheten

Enhetschef Carl Wesslén

GIS-, Mätnings- och kartenhetenEnhetschef

Martin Karlsson

LivsmedelsenhetenEnhetschefPer Nilsson

StabEnhetschef

Ulrika Isgård

Identifierade behov 2010…

• Öka rättssäkerheten för invånaren

• Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans

• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren

• Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser

• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)

• Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling

Granskningansökan/anmälan

Är ärendet komplett?

Begäran om komplettering

Nej Inkommer

Beslut om avvisning samt

debitering

Nej

Ja

Ärendeutdelningansökan/anmälan

Besked om fullständig

ansökan/anmälan

Ja

Behov av yttrande Ja

Beredning av beslut alt.

tjänsteyttrande

Nej

Kommunicering om det inte är

obehövligt Avser endast

delegationsbeslut

Beslutsinstans Nämnd

Delegation

Nämndprocess

Debitering

Separat process

Separata processerExpediering av

beslut(underrättelse)

Separat process

Delegationsbeslut

Behov av platsbesök

Ja

Nej

2012-05-01

Tillståndsprocess

Fastställande om intern samverkan

Hörande av sakägare

Inkommen överklagan

Platsbesök

Granskningansökan/anmälan

Är ärendet komplett?

Begäran om komplettering

Nej Inkommer

Beslut om avvisning samt

debitering

Nej

Ja

Ärendeutdelningansökan/anmälan

Besked om fullständig

ansökan/anmälan

Ja

Behov av yttrande Ja

Beredning av beslut alt.

tjänsteyttrande

Nej

Kommunicering om det inte är

obehövligt Avser endast

delegationsbeslut

Beslutsinstans Nämnd

Delegation

Nämndprocess

Debitering

Separat process

Separata processerExpediering av

beslut(underrättelse)

Separat process

Delegationsbeslut

Behov av platsbesök

Ja

Nej

2012-05-01

Tillståndsprocess

Fastställande om intern samverkan

Hörande av sakägare

Inkommen överklagan

Platsbesök

Rättssäkerhet

• Öka rättssäkerheten för invånaren

− Resultat: ”rätt” andel rätt i överinstanser

− Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile)

− Engagera medarbetarna i arbetet

− FoU-grupp

Invånarnas nöjdhet

• Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans

– Resultat: bättre HL-tider och NKI

– Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete

– Tät uppföljning i realtid och månadsvis

0

10

20

30

40

50

60

Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan

HL-tid median

HL-tid medel

Är vi tillgängliga för invånaren?

• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren

– Resultat: ökad andel ärenden via e-tjänster, NKI samt svarstider

– Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även ”Torsdagsöppet” och ”Bygglov/VA-bussen”)

– Enkäter efter varje beslut i realtid

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb

Pro

cent

Andel e-ansökningar PBL

Andel e-ansökningarMål (andel e-ansökningar)

Älska avvikelser

• Jobba med den interna kulturen

Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser

Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser.

Upprepade workshops kring detta med medarbetarna 0

50

100

150

200

250

300

Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag

Attraktiv arbetsgivare

• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)

– Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte)

– Metod

− Mobilt arbete

− Automation (mindre belastning)

− Personliga (individuella) mål

− Feedback i realtid

− I framkant med ny teknologi

Digitalisering som verktyg

Dagens kommunala lösning för informationsflöden

Ett smartare infoflödeHämtar information

Lämnar information

Dela ut dataHjälp invånaren att göra rätt

Vår digitala handläggning

Framtiden handlar om relationer & informationsflöden• Samverka med invånarna i kommunens IT-

miljö

• Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer

• Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö

Utveckling Bygglov

1830 17102000

2680

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

2012 2013 2014 2015

Antal beslut om bygglov

2225 24 23

51 50

57

44

10,5 10,514,5

12

0

10

20

30

40

50

60

2012 2013 2014 2015

HL-tid median HL-tid medel

Antal årsarbetare

0

200

400

600

800

2012 2013 2014 2015 2016

Antal beslutade ärenden

0

50

100

150

2012 2013 2014 2015 2016

Handläggningstider

Antal årsarbetare HL-tid median

HL-tid medel

Utveckling Miljöbalken

Verksamhetsutveckling och digitalisering

med invånaren i fokus

Bygg- och miljökontoret

Bygg- och miljönämndenBygg- och miljökontoret

Bygg- och miljöchefSara Helmersson

BygglovenhetenEnhetschef

Anna Keskitalo

Miljö- och hälsoskyddsenheten

Enhetschef Carl Wesslén

GIS-, Mätnings- och kartenhetenEnhetschef

Martin Karlsson

LivsmedelsenhetenEnhetschefPer Nilsson

StabEnhetschef

Ulrika Isgård

Identifierade behov 2010…

• Öka rättssäkerheten för invånaren

• Öka invånarnas nöjdhet och mervärdet i vår leverans

• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren

• Jobba med den interna kulturen avseende avvikelser

• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)

• Arbeta systematisk med verksamhetsutveckling

Granskningansökan/anmälan

Är ärendet komplett?

Begäran om komplettering

Nej Inkommer

Beslut om avvisning samt

debitering

Nej

Ja

Ärendeutdelningansökan/anmälan

Besked om fullständig

ansökan/anmälan

Ja

Behov av yttrande Ja

Beredning av beslut alt.

tjänsteyttrande

Nej

Kommunicering om det inte är

obehövligt Avser endast

delegationsbeslut

Beslutsinstans Nämnd

Delegation

Nämndprocess

Debitering

Separat process

Separata processerExpediering av

beslut(underrättelse)

Separat process

Delegationsbeslut

Behov av platsbesök

Ja

Nej

2012-05-01

Tillståndsprocess

Fastställande om intern samverkan

Hörande av sakägare

Inkommen överklagan

Platsbesök

Granskningansökan/anmälan

Är ärendet komplett?

Begäran om komplettering

Nej Inkommer

Beslut om avvisning samt

debitering

Nej

Ja

Ärendeutdelningansökan/anmälan

Besked om fullständig

ansökan/anmälan

Ja

Behov av yttrande Ja

Beredning av beslut alt.

tjänsteyttrande

Nej

Kommunicering om det inte är

obehövligt Avser endast

delegationsbeslut

Beslutsinstans Nämnd

Delegation

Nämndprocess

Debitering

Separat process

Separata processerExpediering av

beslut(underrättelse)

Separat process

Delegationsbeslut

Behov av platsbesök

Ja

Nej

2012-05-01

Tillståndsprocess

Fastställande om intern samverkan

Hörande av sakägare

Inkommen överklagan

Platsbesök

Rättssäkerhet

• Öka rättssäkerheten för invånaren

− Resultat: ”rätt” andel rätt i överinstanser

− Metod: Skapa ett kvalitetssystem och förbättra det (ISO 9001, Lean, Agile)

− Engagera medarbetarna i arbetet

− FoU-grupp

Invånarnas nöjdhet

• Öka invånarnas nöjdhet med vår leverans

– Resultat: bättre HL-tider och NKI

– Metod: Processanalys baserad på faktiskt data, Lean och agila metoder, Värdskapsarbete

– Tät uppföljning i realtid och månadsvis

0

10

20

30

40

50

60

Feb Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan

HL-tid median

HL-tid medel

Är vi tillgängliga för invånaren?

• Bättra på tillgänglighet och transparens för invånaren

– Resultat: ökad andel ärenden via e-tjänster, NKI samt svarstider

– Metod: Helt igenom digital handläggning. (Men även ”Torsdagsöppet” och ”Bygglov/VA-bussen”)

– Enkäter efter varje beslut i realtid

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

Mar Apr Maj Jun Jul AugSep Okt NovDec Jan Feb

Pro

cent

Andel e-ansökningar PBL

Andel e-ansökningarMål (andel e-ansökningar)

Älska avvikelser

• Jobba med den interna kulturen

Resultat: ökat antal rapporterade avvikelser

Metod: Infört (2010) strukturerad metod för rapportering och hantering av avvikelser.

Upprepade workshops kring detta med medarbetarna 0

50

100

150

200

250

300

Rapporterade avvikelser/föbrättringsförslag

Attraktiv arbetsgivare

• Behålla duktiga medarbetare (och kunna rekrytera nya)

– Resultat: Många studiebesök från andra kommuner (gott rykte)

– Metod

− Mobilt arbete

− Automation (mindre belastning)

− Personliga (individuella) mål

− Feedback i realtid

− I framkant med ny teknologi

Digitalisering som verktyg

Dagens kommunala lösning för informationsflöden

Ett smartare infoflödeHämtar information

Lämnar information

Dela ut dataHjälp invånaren att göra rätt

Vår digitala handläggning

Framtiden handlar om relationer & informationsflöden• Samverka med invånarna i kommunens IT-

miljö

• Automation: flera av de processer som idag utförs manuellt i en föråldrad förvaltningsstruktur kan utföras i automatiserade processer

• Möten: vi möter invånaren i en interaktiv miljö i realtid men även i verkligheten i närmiljö

Utveckling Bygglov

1830 17102000

2680

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

2012 2013 2014 2015

Antal beslut om bygglov

2225 24 23

51 50

57

44

10,5 10,514,5

12

0

10

20

30

40

50

60

2012 2013 2014 2015

HL-tid median HL-tid medel

Antal årsarbetare

0

200

400

600

800

2012 2013 2014 2015 2016

Antal beslutade ärenden

0

50

100

150

2012 2013 2014 2015 2016

Handläggningstider

Antal årsarbetare HL-tid median

HL-tid medel

Utveckling Miljöbalken