vibeke møller thomsen international programmedarbejder, duf rbu uddannelsesdag, februar 2012

Vibeke Møller ThomsenInternational Programmedarbejder, DUF

RBU uddannelsesdag, februar 2012

Financial Management

– Budgetlægning – DUF-krav (når ansøgning er bevilliget)– Overførsel af penge– Valutakurser– Økonomirapporter i Excel– Regnskabsaflæggelse

Financial Management

• Et budget– er et planlægningsredskab– beskriver hvad et projekt skal koste– er et kvalificeret gæt på fremtiden

Tag 500

Vinduer 100

Dør 200

Mure 700

I alt 1,500 

ET

ET

EK

SEM

PEL

EK

SEM

PEL

Financial Management

• Simpel købmandsregning

• Grundig planlægning (af strategier og aktiviteter)• Start med formålet/output/resultatet

for aktiviteten

• Lokalkendskab • Alle involveres

• Bed altid den aktivitetsansvarlige om inputs

ER

ER

KR

ÆV

ER

KR

ÆV

ER

Financial Management

Hvordan husker vi det hele? • Lær af tidligere erfaringer• Spørg andre• Start fra dag 1 og løb projektet igennem

• Brug finansfolk til tekniske råd. Ikke til at prioritere

• Brug noter til forklaringer og udregninger • Lav et hoved- og detailbudget

Financial Management

Financial Management

• Indeholder alle aktivitetsudgifter direkte forbundet med projektet

• Kan opdeles i maksimum 10 underposter • Det er vigtigt, at der er god sammenhæng

mellem ansøgning og budget• Vurder om udgifterne er rimelige• DUF støtter normalt ikke diæter, generel drift og

køb af jord & fast ejendom• Der kan ikke inkluderes budgetposter som

”diverse” og ”uforudsete udgifter”

Financial Management

– I budgetfasen beregnes administrationsvederlaget af det samlede budget eksklusiv administration

– I regnskabsfasen ydes vederlaget af det faktiske forbrug eksklusiv administration

Financial Management

• Bruges altid efter aftale med DUF

• Kan bruges til at dække ”uforudsete udgifter” som prisstigninger og valutakursændringer (SKAL være relateret til planlagte projektstøtteaktiviteter),

• Kan ikke bruges til at udvide aktiviteterne

• Normalt vil budget marginen ikke blive brugt

Financial Management

  Main Budget    

Budget in Foreign

CurrencyBudget in

DKK  Project support    

10Preparation 0 020International and local transport 0 030Food and lodging 0 040Visa 0 050Vaccinations/inssurance 0 060Meetings and activities 0 070Materials 0 080Project visit 0 090not defined 0 0

100not defined 0 0  Project support total 0 0

110Information activities in Denmark (max 2 % of project support – only Project Pool) 0 0

120Audit    

130Budget margin (max 5 % of project support) 0 0  Sub total 0 0

140Administration in DK & abroad (max 7% of sub total) 0 0  Total 0 0  Applied for      exchange rate - mean   F. Curr/DKK       

Financial Management

  Detailed budget

Budget in XX Currency

Budget in DKK

10PreparationForeign Currency DKK

11     12     

  Sub total 0 0

20International and local transport

Foreign Currency DKK

21     24     25     

  Sub total 0 0

30Food and lodgingForeign Currency DKK

31     32     36     

  Sub total 0 0

40VisaForeign Currency DKK

41     42     

  Sub total 0 0

50Vaccinations and insurrance

Foreign Currency DKK

51     52     53     

  Sub total 0 0

60Meetings and activitiesForeign Currency DKK

61     63     

  Sub total 0 0

70MaterialsForeign Currency DKK

71     72     

  Sub total 0 0

80Project visitForeign Currency DKK

81     82     

  Sub total 0 0

90not definedForeign Currency DKK

81     82     

100not definedForeign Currency DKK

81     82     

  Sub total 0 0

  Detailed budget Budget in XX Currency

Budget in DKK

10PreparationForeign Currency DKK

11     12     

  Sub total 0 0

20International and local transportForeign Currency DKK

21     24     25     

  Sub total 0 0

30Food and lodgingForeign Currency DKK

31     32     36     

  Sub total 0 0

40VisaForeign Currency DKK

41     42     

  Sub total 0 0

50Vaccinations and insurranceForeign Currency DKK

51     52     53     

  Sub total 0 0

60Meetings and activitiesForeign Currency DKK

61     62     63     

  Sub total 0 0

70MaterialsForeign Currency DKK

71     72     

  Sub total 0 0

80Project visitForeign Currency DKK

81     82     

  Sub total 0 0

90not definedForeign Currency DKK

81     82     

  Sub total 0 0

100not definedForeign Currency DKK

81     82     

  Sub total 0 0

Financial Management

– Mellem hovedposterne• Spørg altid DUF • DUF giver altid skriftligt svar

– Inden for projektstøtten• Der kan flyttes 2.500 kr. mellem hver

underpost

Financial Management

• Kontrakt mellem den danske organisation og DUF• Aftale om revision af projektregnskabet (internt/eksternt)• Separat bankkonto

– Det er muligt at få 80% af bevillingen udbetalt, når projektet bevilliges – 100% vil blive udbetalt for bevillinger under 50.000 kr.– Separat konto både i DK og samarbejdslandet

• Budgetændringer– Kontakt løbende DUF vedr. budgetændringer

• Uregelmæssigheder– Kontakt altid DUF i tilfælde af uregelmæssigheder

Overvej:

• Kontrakt mellem den danske organisation og partner organisationen

Financial Management

– Kontanter– Western Union– Bankoverførsel

Financial Management

Håndtering af kontanter

• Hold penge der kommer ind, adskilt fra de penge der gives ud

• Giv altid en kvittering for penge, der er modtaget• Få altid en kvittering, når der gives penge ud • Sæt altid kontanter i banken• Hav faste procedurer for, hvordan der kan

modtages penge• Begræns adgangen til kontantbeholdningen• Begræns brugen af kontanter• Aftal et tidspunkt for afregning

Financial Management

  Likviditetsbudget        

    Jan Feb Mar I alt

  Projektstøtte        

10 Forberedelsesmøder 5.000     5.000

20 Forberedelsesdokumenter 2.000     2.000

30 Rejseomkostninger   19.000   19.000

40 Kost & Logi   21.500   21.500

50 Eksterne undervisere   5.000   5.000

60 Undervisningsmateriale   8.000   8.000

70 Opfølgning     11.500 11.500

80 Projektbesøg   24.000   24.000

  Projektstøtte i alt 7.000 77.500 11.500 96.000

Financial Management

Dato Beløb (DKK) Kurs Beløb (lokal valuta)

15/12.xz 10.000 9,91 99.100

10/01.xx 50.000 10,39 519.500

11/02.xx 10.000 9,85 98.500

I alt 70.000 717.100

Vægtet gennemsnitskurs 10,24

• Vægtet gennemsnit: 717.100/70.000= 10,24

• NB En gennemsnitskurs er aldrig helt fast

Financial Management

• Ved faste kurser: - kurs 10: 300 lokal valuta (Gevinst: 300)– kurs 20: 600 lokal valuta (Gevinst: 0) – kurs 30: 900 lokal valuta (Tab: 300)

Dato Beløb (DKK) Kurs Beløb (lokal valuta)

1/1 10 10,00 100

1/2 10 20,00 200

1/3 10 30,00 300

I alt 30 600

Vægtet gennemsnitskurs 20

Financial Management

• Eksempler på regnskabssystemer:– Papirbaserede systemer– Computerbaserede systemer

(Navision, C5, Winkas, Quickbook ect.)

– Vi ser på Excel-skabeloner fra www.duf.dk

Financial Management

• Registrering af bilag– Kvitteringer– Kontoplan

Projektstøtte10 Forberedelsesmøder20 Forberedelsesdokumenter30 Rejseomkostninger40 Kost & logi50 Undervisere 60 Undervisningsmateriale70 Opfølgning80 Projektbesøg

110 Oplysningsaktiviteter i Danmark120 Revision

130 Budget margin

140 Administration i Danmark & udland

Financial Management

– Øvelse 2: Ledertræning i Burundi

– Excel-skabelonen kan hentes på http://duf.dk/materialer/globale_materialer/

Name of organisation

Address

City Date:______________

ExpenseFOR: AMOUNT:

Total 1,000

Name: ________________________ Signature:_______________

Name: ________________________ Signature:_______________

Financial Management

• Dokumenter: – (Revideret) projektregnskab– Ingen rentetilbageførsel– Inventarliste – Overdragelsesdokument

• Indeholder udstyr eller inventar med en værdi, der overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser (2012: 12.300kr.)

Financial Management

Fremgangsmåden ved projektregnskab:

Den danske revisor modtager bilagene fra samarbejdsorganisationen og udarbejder på dennebaggrund et samlet revideret regnskab

Financial Management

• Revisionen– Efter Danidas Revisionsinstruks

Instruks vedr. udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter under/over 200.000 kr

– Kontakt DUF eller revisor, hvis I er i tvivl om kravene

Financial Management

Over kr. 200.000 siger bl.a.:

• Statsautoriseret eller registreret revisor– Anerkendt revisionsfirma, statsautoriseret revisor– Efter anerkendte internationale standarder (IFAC eller

INTOSAI)

• Der skal gennemføres forvaltningsrevision – Her ses på produktivitet, effektivitet, og

sparsommelighed

Financial Management

Under kr. 200.000 siger bl.a.:• Revisionen kan udføres af statsautoriseret eller

registreret revisor• Revisionen kan også udføres af en foreningsvalgt

ikke-faguddannet revisor (inkl. MO’ regnskabsmed-arbejder)

• Revisionen skal sikre at lokalt afholdte udgifter kan dokumenteres– Det er ikke nok at der er overført midler til

samarbejdsorganisationen

• Ikke samme fokus på forvaltningsrevision – Men det skal efterprøves om der er udvist

sparsommelighed

Financial Management

Vær opmærksom på: - Hvem har deltaget i workshops?

- Kræv evt. deltagerlister

- Er der rejst som angivet?- Kræv evt. boardingcard

eller andre rejsedokumenter

- Er der købt det bilagene viser? - Kræv evt. at se det indkøbte

- Er der købt ind til overpriser? - Lav evt. din egen prisundersøgelse

Financial Management

Identifikation: (forside) • Navn på den danske organisation • Projektets titel • Projektperioden • Bevillingens størrelse • DUFs sagsnummer

Ledelsespåtegning • Ledelsens underskrift m.m.

Revisionspåtegning• Udfyldes af revisor

Financial Management

Regnskabsberetning• Kortfattet resumé af projektets forventede resultater• Kortfattet stillingtagen til om projektets formål er

opnået• Stillingtagen til kvaliteten af dokumentationen i

regnskabet• Redegørelse for ubrugte midler (eller tilgodehavende

midler) samt rentetilskrivning (kan eventuelt medtages i resultatopgørelse eller i noter)

• Redegørelse for eventuelle budgetændringer og anvendelse af budgetmargin med henvisning til korrespondance med DUF

Financial Management

Anvendt regnskabspraksis• Danidas Revisionsinstruks • Den anvendte metode for omregning af fremmed

valuta• Øvrige særlige forhold

Resultatopgørelse

Financial Management

Note nr.

Totale forbrug(kr.)

Forbrug af bevilling (kr.)

Bevilliget budget (kr.)

1 Tilskud fra DUF 114.993 116.330   

2 ProjektudgifterKost & logi 43.500 43.500 39.000Undervisere 7.500 7.500 5.000Undervisningsmateriale 13.500 13.500 16.000Opfølgning 5.000 5.000 6.000Projektbesøg 31.000 30.000 30.000Projektudgifter i alt 100.500 99.500 96.000Oplysning i Danmark 2.010 1.990 1.920Revision 5.980 5.980 6.000Budget margin 0 0 4.800Subtotal 108.490 107.470 108.720Administration 7.594 7.523 7.610

     Udgifter I alt 116.084 114.993 116.330

     Resultat (egenfinansiering)

-1.091

 3 Tilskrevne renter (afregnes ikke til DUF) 1.041,00

Financial Management

Noter:

• Acontoudbetaling fra DUF og evt. tilgodehavende

• Brug af budgetmargin• Overførsler til samarbejdsorganisationen • Indkøb af udstyr og inventar• Tilskrevne renter

Financial Management

Indeholder de ovenstående krav til regnskabsaflæggelse

http://duf.dk/materialer/globale_materialer/