viestintä ja vuorovaikutus työssä - oppilaitospainotteisesti

viestintäkulttuuri ja vuorovaikutus työssä

Oppilaitosjohdon luoti -koulutus

Jarmo TanskanenValopi oy,

17.8.2012 cc-by-sa

Käytettyjä Viestintäkanavia

sähköposti, sähköpostilistat

kahvipöytäkeskustelu

paperitiedotteet, kouluissa oppijoille

yhdeltä yhdelle, yhdeltä monelle

viestintä pysyy piirin (henkilöt) sisällä tarkemmin, rajattu kohde

mahdollisia uusia kanavia

oma keskustelualue, jonne viestit ja ketjut jäävät talteen kootusti.

säännöllinen uutiskirje

facebook, ryhmä voi olla myös suljettu.

yammer, tarkoitettu tiimien (esim. projektit) väliseen yhteydenpitoon (chat-tyyppinen)

sähköposti on backup-kanava

Mitä voidaan saavuttaa?

hyvin toteutettu viestintä ja vuorovaikutus tuo etua ja tehokkuutta

poistaa epätietoisuutta, tiedetään mistä tiedon saa

luo palautemahdollisuuden sidosryhmille

luo tyytyväisyyttä ja turvallisuutta, ei jätä arvailulle sijaa

oikea-aikainen viestintä säästää aikaa

antaa mahdollisuuden vaikuttaa päätöksiin valmisteluvaiheessa

luo avoimen ja reilun ilmapiirin, luo synergiaa

Avointa tai suljettuakuinka avoimesti asioista tiedotetaan tai voidaan tiedottaa

Voisiko koko organisaation saada mukaan keskusteluun?

Annetaanko kaikille(?) mahdollisuus päästä tietoon käsiksi?

Ei syrjitä ketään TVT-osaamattomuuden takia --> osaamattomuus tarkoittaa, että ei ole silloin mukana

Tehdään suunnitelma ja periaatepäätös siitä, mitkä tiedot (asiakirjat) ovat saatavilla (ryhmän, yhteisön, kaikkien?)

tunnistetaan ja ymmärretään, että viestintä on osa työprosesseja

luodaan pelisäännöt viestintään, eri kanaville

Työtä tukeva viestintä

käytännön viestintä voisi olla osa sosiaalista mediaa?

kannustavaa ja avointa, asioita ei pidetä salassa.

”missä mennään nyt” tyyppinen viestintä

esim. ryhmien minuutti-palaverit ovat lyhyitä tsekkaustilanteita, joissa katsotaan tilanne ja tulevat tehtävät jokaiselle.

kaikki tietävät missä vaiheessa muut menevät ja näin heillä on mahdollisuus vaikuttaa asiaan.

ongelmista viestintä on tehtävä helpoksi, jolloin helposti saa myös ratkaisun

on oltava paikka, jossa kysyä ja saada tukea!

viestin perillemeno

sähköpostissa viestin perillemenon vastuu on lähettäjällä, samoin kirjeessä, ja paperilapuissa

voidaanko vastuuta siirtää vastaanottajalle? (vrt. ilmoitustaulu)

kun viestit menevät paikkaan, jossa se on aina saatavilla, on vastuu vastaanottajalla vrt. sanomalehti

vastuu viestin sisällöstä on toki kirjoittajalla

Dialogisuus taitona

Dialogi on hyvää vuoropuhelua ja yhdessä ajattelua

”Laadukas keskustelu” syventää

Vaatii kykyä

puhua omista tunteista

kuunnella

puhua, ilmaista itseään

nähdä taustalla vaikuttavia voimia

Organisaatioissa esillä: uuden luomisessa, informaation kulussa, työhyvinvoinnissa tai strategian toteuttamisessa

Dialogia on paljon pohtinut helena aarnio blogissaan . Katso myös dialogi oppimisessa

Lähde: http://fi.wikipedia.org/wiki/Dialogi

Kulttuurit

Miten viestiä ulkomaalaisille oppijoille ja heidän vanhemmilleen

kulttuurien väliset erot otettava huomioon muualta tulleiden oppijoiden ja heidän vanhempiensa kanssa

Monikulttuurisen koulun viestinnästä on hyvää asiaa oph:n edu.fi -sivuilla

Hyvä, paha sähköposti

Ärsyttävä sähköpostitulva

joukkokirjeet, mainoskirjeet, ns. asiakaskirjeet,

Vie huomattavan osan työajasta ja varkain tulee hoidettua työasioita työajan ulkopuolellakin

lyhyeen, informatiiviseen viestintään mainio väline

www-palveluissa pitää olla mahdollisuus valita miten haluaa kytkennän omaan sähköpostiinsa

Harri Jussilan ajanhallintablogista löydät hyviä vinkkejä sähköpostin hallintaan.

kun nonverbaali ilmaisu ja viestintä puuttuu

verkon kautta eleet, ilmeet, puheen sävy jne. eivät välity

ennestään tuntemattoman ihmisen kanssa muodollinen ja erityisen ystävällinen sävy tekstissä luo hyvä vaikutelman.

ensimmäinen yhteydenotto ja sen vaikutus on hyvin tärkeä myös jatkokirjeenvaihdon onnistumisen kannalta.

Mieti siis huolella mitä kirjoitat!

Jos/kun pitää välittää ns. kriittisesti sävyttyneitä viestejä, mieti huolella onko parempi soittaa tai puhua kasvotusten.

Milloin viestiä

Välineet mahdollistavat 24/7 viestinnän

Helposti väsyneenä ja kasvottomasti tulee viestineeksi sellaista mitä ei tarkoittanut

usein kannattaa nukkua ”yön yli” ja vasta sitten vastata rauhassa. sähköpostikirjeenvaihto voi helposti ryöpsähtää hallitsemattomaksi

mieti miten käytät sähköpostivälinettä, jotta et kuitenkaan unohda vastata posteihisi

huonojen uutisten kertomista pitää välttää silloin kun ollaan väsyneempiä. Eli vältä esim. perjantai iltapäivää. Tosin kehuja on mukava saada viikonlopuksi!

Hankkeet avoimiksi

Hankkeiden tiedottaminen on tehtävä mahdollisimman avoimeksi.

Tiedottamisen toimintatapa on hyvä miettiä jo strategiaan ja purkaa se käytännön ohjeiksi.

Vaikka ajattelisi, että tiedolla ei ole mitään väliä, niin on hyvä antaa kaikille työyhteisössä mahdollisuus halutessaan tutustua siihen.

Hankkeiden viestinnässäkin voi käyttää avointa ja suljettua aluetta/välinettä sulassa sovussa.

Sidosryhmille

Vanhemmille viestiminen koulun tapahtumista säännöllisesti

Vanhempien lasta koskeva yksityinen ja salassapidettävä viestintä

koulussa vieraileville, koulun verkkosivut, virallinen ja opetuksellinen

vanhempain vartit, kasvotusten

Välineitä viestintään

systemaattiset välineet, jotka muutenkin työssä käytössä

kouluissa on wilmat, helmit, reppupostit jne., olennaista, että kaikki käyttävät, sillä muuten välineellä ei saavuteta tehokkuutta

kotisivut, rehtorin/opettajien blogit, uutiskirjeet oltava säännöllisiä

esim. wiki-sivut läksyjen kirjaamiseen --> aina nähtävillä

luokkatilat (alusta-palvelut), jonne voi kutsua vanhemmatkin

Kiitos kuuntelemisesta!

Jarmo Tanskanen

jarmo.tanskanen@valopi.fi