vorlesung informatik & gesellschaft dr. andrea kienle 23.05.2005
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VorlesungInformatik & Gesellschaft
Dr. Andrea Kienle
23.05.2005
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Dr. Andrea Kienle: Vorlesung Informatik & Gesellschaft 2005, UniDO 23.05.2005
Informatik & Gesellschaft – Kapitel der Vorlesung
1. Soziotechnische Systeme 1.1 Grundlagen (11.04.) 1.2 Der Entwurf soziotechnischer Systeme (18.04.)
2. Kommunikation 2.1 Grundlagen menschlicher Kommunikation (18.04.) 2.2 Medial vermittelte Kommunikation; Klassifizierung von
Kommunikationsmedien (25.04.)
3. Kooperation und Koordination 3.1 Theoretische Grundlagen (02.05.) 3.2 Systeme zur Unterstützung von Koop (CSCW, Joint Editing,
Awareness) (09.05.) 3.3 Systeme zur Unterstützung von Koordination (WMS,
Gruppenkalender) (23.05.)
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Gliederung für die heutige Sitzung
■ Joint Editing Gegenstandsklärung Synchrones Joint Editing
Erklärungsmodell
Mechanismen zur Unterstützung
Asynchrones Joint Editing: Anforderungen
■ Workflowmanagement Gegenstandsklärung Workflowanwendung: Aufgaben und Beispiele Anpassungsmöglichkeiten
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Joint Editing
Folien in Anlehnung an einen Vortrag von
Gabriele KunauRuhr-Universität Bochum
Institut für Arbeitswissenschaften (Gabriele.Kunau@iaw.ruhr-uni-bochum.de)
LiteraturSchwabe, G.; Streitz, N., Unland, R. (2001): CSCW Kompendium
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Beispiel zur Einstimmung
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Gegenstandsbestimmung
■ Joint Editing = Gemeinsames Editieren
■ Synchron: es wird gleichzeitig dasselbe Objekt bearbeitet Räumlich verteilt vs. in einem Raum
■ Asynchron: durch voneinander unabhängiges Editieren entstehen parallele Versionen des Objektes
■ Modi erfordern unterschiedliche Unterstützungsfunktionen durch Groupware
■ Oft wechseln sich die Modi im Entstehungsprozess eines Dokumentes phasenweise ab
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Erklärungsmodell
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Erklärungsmodell – Ausschnitt 1
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Erklärungsmodell, Ausschnitt 2
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■ Gewärtigkeit der Anwesenheit und des Verhaltens anderer Beteiligter Wer ist Teil der Arbeitsgruppe? Wer arbeitet wo? Wer macht gerade was?
■ Lose gekoppelte vs. fest gekoppelte Sichten
■ Schicht „View“: WYSIWIS, relaxed WYSIWIS
Flexibilität vs. gemeinsamer Kontext
■ Mechanismen Telepointer
Multi-User Scroll bars
Miniaturansicht
Radaransicht
WYSIWID
Synchron: Mechanismen zur Awareness-Unterstützung
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Beispiel: Telepointer
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Beispiel: Radarview (1)
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Beispiel: Radarview (2)
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Beispiel: Fisheye / Lense
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What you see is what I do
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Synchron: Mechanismen der Eingabe-Koordination
■ Session Konzept: Hinzukommen, verlassen
■ Floor control: Turn taking, FIFO, Moderiert, Priorisiert
■ Sperren (Locking) von Objekten
■ Notwendigkeit der Koordination hängt vom zu bearbeitenden Material ab: bspw. syntaktisch strukturierte Diagramme vs. freies Zeichnen
■ Unterstützung unterschiedlicher Kommunikationskanäle
Visuell
Chat
Audio ...
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Turntaking
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Turntaking ohne Moderation - Masken
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Turntaking moderiert - Masken
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Kommunikationskanäle
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Synchron: Mechanismen zur Konsistenzsicherung
■ Problem: Änderungen müssen allen Nutzern angezeigt werden
■ Ebenenmodell nach Patterson (1995)
Entscheidung, auf welcher Ebene Synchronisierung stattfinden soll
■ Abwägung: Sicherheit vs. Performance
■ Aufwändigkeit hängt von zu bearbeitendem Material ab
Freie Zeichnung vs. Text oder Graphische Modelle mit festgelegter
Syntax
■ SeeMe: Message Konzept
■ Prinzipiell gilt: Materialien müssen als gemeinsame Arbeitsobjekte wahrgenommen werden: dazu müssen Änderungen allen Beteiligten dargestellt werden.
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Beispiel für Konsistenzproblem(fehlende Kommutativität von Operationen)
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Asynchron: Unterstützungsfunktionen (1/2)
■ Zerlegung des Materials in getrennt zu bearbeitende Einheiten
■ Zuordnung von Teilen zu Bearbeitern
■ Kenntlich machen unterschiedlicher Autoren
■ Anzeigen von Änderungen (ALLE möglichen: Streichungen, Ergänzungen, Layoutänderungen ...)
■ Entscheidungen über Änderungen:
revidieren
akzeptieren
■ Anlegen von Änderungshistorien
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Asynchron: Unterstützungsfunktionen (2/2)
■ Mechanismen zum Verteilen von Dokumenten
■ Darstellung:
Wählbarkeit der Granularität bzgl. Bedeutung der Änderung,
bzgl. des Umfangs etc.
Markierung am Rand
■ Vergleich von Dokumenten
■ Anlegen von Kommentaren
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Asynchron: Beispiel MS-Word
Formatierungshinweise der Konferenzorganisatoren
Joint Editing auf zwei Ebenen:a) Konferenzband
b) Einzelner Beitrag
„Übersicht (?)“ über
Änderungen
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Asynchron: Beispiel Anzeigemodus
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Asynchron: Text-Beispiel MS WordVersionsinfo in
Dateinamen kodiert: Feature oder Notlösung?
Aufgabenverteilung Variante 1:
direkt im Text
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Asynchron: Beispiel Aufgabenverteilung
Aufgabenverteilung Variante 2: ToDo
Liste im Text
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Asynchron: Beispiel BSCW
Jedes Element ist ein Baustein
des zu erstellenden Dokumentes
Awareness-anzeigen
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BSCW: Versionsinfo
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BSCW: neue Version anlegen
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Zusammenfassung zu Joint Editing
■ Joint Editing = Gemeinsames Editieren
■ Mechanismen beim synchronen Joint Editing Awareness
Eingabekoordination
Konsistenzsicherung
■ Anforderungen an asynchrones Joint Editing
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Workflowmanagement
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Gliederung für die heutige Sitzung
■ Joint Editing Gegenstandsklärung Synchrones Joint Editing
Erklärungsmodell
Mechanismen zur Unterstützung
Asynchrones Joint Editing: Anforderungen
■ Workflowmanagement Gegenstandsklärung Workflowanwendung: Aufgaben und Beispiele Anpassungsmöglichkeiten
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Was ist ein Geschäftsprozess
■ Ein Geschäftsprozess ist ein Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt (Hammer & Champy 1994).
■ Charakteristika Aktivitäten (Prozeßschritte) Inputs Kunden Ergebnisse (interne und externe)
■ Beispiele Versicherungen: Abschluss einer neuen Police, Schadensfall Spedition: Abwicklung eines Lieferauftrags, Reklamation Produktion: Kleinserienfertigung, ...
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Wurzeln der Geschäftsprozessoptimierung
■ Geschäftsprozesse sind nichts neues (kein Geschäft ohne Geschäftsprozesse)
■ Aber: Geschäftsprozesse sind in der Vergangenheit nicht genug beachtet worden
■ Statt dessen wurde die Aufbauorganisation gepflegt, z. B.
Arbeitsplatzanalyse
Kommunikationsanalysen
Zentrale Rechenzentren
Einzelplatz PCs
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Betonung der Aufbauorganisation geht auf Kosten der Arbeitsabläufe!
AkquiseKundenbetreuung Lage Konstruktion Beschaffung Buchhaltung
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Geschäftsprozess in SeeMe Notation
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x xSenduns-datenerfassen
Fahrzeug eingetroffen
Abrechnen
Sekretariat Buchhaltung
Fahrzeugentladen
Halle
Kundendienst
Entladeberichterstellen
Sonderfällebearbeiten
Storno
DisponierenFahrzeugbeladen
Fracht ausliefern
Rücklauferfassen
DisponentHalle + Fahrer Fahrer
Fahrer + Disponent
Sendungs-daten ein-gegangen
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Definition Workflowmanagementsystem (WMS)
■ WMS unterstützen Geschäftsprozesse, indem sie die Ausführung von Aktivitäten in Geschäftsprozessen unterstützen Arbeitsaufträge und Arbeitsergebnisse automatisch weiterleiten und
zuordnen Arbeitsinformationen und grundlegende Informationen für die
Bearbeitung bereitstellen Handlungsalternativen vorgeben die Einhaltung von Fristen und die Qualität der Arbeitsergebnisse
überwachen, sowie Ergebnis- und Prozessinformationen speichern und als
Transparenzdaten bereitstellen.
■ Gegenüber herkömmlichen Vorgangssteuerungssystemen zeichnen sich WMS dadurch aus,
dass sie organisatorische Regeln in modellhafter Form explizit erfassen und dadurch die Anpassung und Entwicklung der Arbeitsorganisation erleichtern.
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Welche Prozesse sind Workflow-geeignet?
■ Ein Geschäftsprozess, der…
… in der Regel von mehreren Personen bearbeitet werden muss.
… wahrscheinlich abteilungsübergreifend bearbeitet wird.
… in der Regel immer gleich abläuft.
… stark strukturiert ist.
… stark formalisierbare Aufgaben umfasst.
… oft ausgeführt werden muss.
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Aktivitäten bei Bearbeitung mit WMS
Bearbeiter
WA nutzen
Prozesskontrolle
Prozessbeschreibung
AblaufbeschreibungAufbaube-schreibung
Anpassungsdaten
auswählen
Worklist
abfragen
bearbeiten FallStatusdaten Kundendaten
Falldaten^
Datenbasis
Workflowanwendung
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Beispiel einer EntwicklungsumgebungIBM Flowmark
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Bearbeiter zuordnen
Hauptaufgaben
ZusätzlicheAufgaben
Steuerung der Abläufe
Bedingungenauswerten
Ereignisseverarbeiten
Protokollerstellen
Deadlinesüberwachen
Workflowausführung (WA)- Aufgaben
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Hauptaufgaben
■ Steuerung der Abläufe automatische Weiterleitung eines Vorgangs gemäß modellierter
Geschäftsregeln wer erhält welche Dokumente
eventuelle gibt es Einschränkungen
dazu werden die Bedingungen ausgewertet
■ Bearbeiter zuordnen Standardfälle Sonderfälle (z.B. Beschaffung > 5000 €) Vertretungsregeln (Krankheit, Urlaub...) es gibt Arbeitsverteilverfahren
Mitarbeiter wählen sich zu bearbeitende Fälle
Transparenz für andere Gruppenmitglieder
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Zusätzliche Aufgaben
■ Bedingungen auswerten Voraussetzung für die Steuerung der Abläufe
■ Ereignisse verarbeiten z.B. neue Ereignisse auslösen
■ Deadlines überwachen Terminerinnerungen
■ Protokoll erstellen Ablaufdaten (Vorgang rücksetzen nicht möglich)
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Transparenz während der Ausführung
Es ist immer nachvollziehbar ....
■ wo sich gerade ein Vorgang befindet.
■ welche Aktivitäten bereits ausgeführt wurden.
■ was man am Ende des Tages geschafft hat.
■ wer für welche Aufgaben zuständig ist.
■ wer Stellvertreter von wem ist und welche Rechte und Pflichten eine Person hat.
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© SAP-AG, 1997
Beispiel: SAP Business WorkflowWorklist (Aufgabenliste)
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© SAP-AG, 1997
Beispiel: Auswahl der Tätigkeit
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© SAP-AG,1997
Beispiel: Ausgewählte Maske
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© SAP-AG1997
Beispiel: Verknüpfungen mit Objekten
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© SAP-AG, 1997
Beispiel: Verknüpfungsart und verknüpftes Dokument
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Anforderung am WMS: Anpassung bei der Nutzung
1) Ausnahmefälle müssen behandelbar sein
2) Beliebiger Zugriff auf Dokumente und beliebige Verteilung
3) Flexible Verteilung von Arbeitsaufträgen
4) Vertretungsregelungen ad hoc möglich
5) Erweitern und Reduzieren von Dokumenten
6) …
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1) und 2): Flexibilisierung von Abläufen – was sollte möglich sein?
■ Ausnahmefälle müssen bearbeitbar sein
■ Umleitung muss möglich sein
■ Parallelisierung und Unterbrechung ermöglichen
■ Stornierung
■ Zurückholen von Vorgängen, Nachbearbeitung möglich
■ Möglichkeit, Unvollständiges weiterzuleiten
■ Vorziehen: vorab-bearbeiten, vorab-sehen
■ Überspringen von Bearbeitungsschritten
■ Umgehen von Zeitlimits
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Ad hoc Veränderungen bei Workflow gesteuerten Abläufen
Rückfragenbeim vorherigenBerater
Fragen an andere Teilnehmer
Umleitungim Ablauf
Änderung des Workflowsanhand einer gegebenenAlternative
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3) und 4): Flexible Arbeitseinteilung
■ Agenda-Prinzip nutzen (wählbare Reihenfolge)
■ Pool-Prinzip (Aufträge für eine Gruppe auswählbar)
■ Weiterleiten von Aufgaben ermöglichen (auch teilweise)
■ Zurückgeben von zugeteilten Aufgaben ermöglichen
■ Unterbrechungen, um andere Fälle zu übernehmen
■ Reservierung oder bevorzugte Übernahme von Aufträgen
■ mehrere an einem Fall beteiligen
■ Vertretungen ermöglichen
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5) Flexible Nutzung und Gestaltung von Dokumenten
■ beliebige Annotationen
■ Einfügen neuer Felder ermöglichen
■ kein Zwang zur Vollständigkeit beim Ausfüllen
■ Vorbelegungen müssen einfügbar sein.
■ …
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Anpassung bei Rekonfiguration
■ Aufgabenzuschnitt
■ dauerhafte Veränderung von Abläufen
■ Veränderung der Organisationsstrukturund der Zuständigkeiten
■ Hinzufügung neuer Vorgangsarten
■ …
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Workflow vs. Groupware
große Gruppen kleine Gruppen
strukturierte Abläufe unstrukturierte Abläufe
Lösungsweg bekannt Koordination von Prozessen
(Prozess vorgezeichnet) (Prozess entwickelt sich zur Laufzeit
Kommunikation planbar Kommunikation ungeplant, ad hoc
hohe Wiederholhäufigkeit geringe Wiederholhäufigkeit
Workflow
Groupware
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Optimierungsidee: Fließende Übergänge zwischen Groupware und Workflow ermöglichen
Ad-hocWorkflow
Autonome Arbeits-gruppe
semi-strukturierte Workflowsstandar-disierter Workflow
z.B. mit e-mail
Festlegungder Folge-bearbeitungnach jedem Schritt
KombinationdefinierterAbläufe undautonomerGruppen-arbeit
vordefinierteAbläufe mitmit einigenunstrukturier-ten Elemen-ten
vordefinierteAbläufe mitmöglicher Ad-hoc Verän-derung(z.B. bei Aus-nahmen)
alleSchritte im vorhineinfestgelegt
flexibel, änderbar, einzigartig
vordefiniert, strukturiert, wiederkehrend
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Zusammenfassung zu Workflowmanagement
■ Gegenstandsklärung Geschäftsprozess ist ein Bündel von Aktivitäten, für das ein oder
mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt
Zur Steuerung der Geschäftsprozesse werden Workflowmanagementsysteme genutzt
■ Workflowanwendung Aufgaben Beispiel
■ Anpassungsmöglichkeiten Flexibilisierung von Abläufen Flexibilisierung der Arbeitsteilung Flexibler Umgang mit Dokumenten
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