využití knowledge managementu k řízení projekt ů · Úvod do znalostního managementu pot...

Využití knowledge managementu k řízeníprojekt ů

Šárka KvětoňováSpoluautor: Jitka Kreslíková

© 2006

Fakulta informačních technologiíVysoké učení technické v Brně

Seminá ř UIFS

2

Úvod do znalostního managementu

� Potřeba teorie� Definice znalosti� Úrovně poznání reality� Typy znalostí� Znalost a změna situace� Management znalostí� Proces managementu znalostí� Systém pro řízení znalostí� Používané technologie� Znalostní oblasti projektového řízení

3

Potřeba teorie

� Teorie nejlepším příspěvkem pro praxi. (A. Eistein)

� Předpoklad úspěšné komunikace.

� Objasnění řady teoretických a terminologických otázek.

4

Úvodem..

� „Kdybychom tak věděli, co víme !“

� Typické je zahlcení podniku informacemi, ale znalostí je přitom málo.

� Znalosti by neměly být jen hromaděny, ale především racionálně využívány.

� Účelem je především odstraňování bariér rozvoje znalostí.

� Nabídnout pravé znalosti pravým lidem v pravý čas s cílem pokrýt aktuální potřebu znalostí.

� Řízení znalostí není náhradou stávajících manažerských aktivit, ale prolíná je !

5

Definice znalosti

� Znalost je proměnlivou směsí uspořádaných zkušeností, hodnot, do souvislostí zasazených informací, názorů expertů a podložené intuice, kterávytváří prostředí a rámec pro vyhodnocování a začleňování nových zkušeností a informací.

� Znalost vzniká a je používána v mysli znalostních pracovníků.

� Znalost je informace, která byla zorganizována a analyzována tak, aby byla srozumitelná a použitelnápro řešení problémů nebo rozhodování a učení.

6

Definice znalosti

� Organizační znalost je zpracovaná informace začleněná do postupů a procesů.Kap. 1 - Knowledge Management Handbook, ed.1 J.Liebowitz, CRC Press, 1999

� V organizacích je často zabudována nejen v dokumentech a archivech, ale i v organizačních postupech, procesech, praktikách a normách.P.R.Gamble, J.Blackwell: Knowledge management, Kogan Page, 2001

� Znalosti jsou dnes chápány jako strategicky nejdůležitější zdroj a učení jako strategicky nejdůležitější schopnost podniků a organizací.

7

Úrovně poznání reality

Organizační odbornost: sklady znalostí, integrovaný systém podpory výkonnosti, klíčové dovednosti

Způsobilost5

Rychlá a přesná rada, vysvětlení a zdůvodnění výsledků a postupů

+ integrace + distribuce + navigace =

Odbornost4

Případ, pravidlo, proces, model

+ výběr + zkušenost + principy + omezení + učení se =

Znalosti3

Organizovaná, strukturovaná, interpretovaná a shrnutá data

+ zdůvodnění + abstrakce + vztahy + aplikace =

Informace2

diskrétní pozorování, měření, objektivní fakta+ význam + struktura =

Data1

8

Vztah mezi daty, informacemi a znalostmi

9

OD HROMADĚNÍ INFORMACÍ K JEJICH VYUŽITÍ

P. F. Drucker: "... Znalosti jsou stejně jako elektřina či peníze jistou formou energie, která existuje jen tehdy,

vykonává-li nějakou práci. ..." (Věk diskontinuity).

� Úspěšné organizace → přesunout maximálnípozornost na znalosti: � jejich vznik, transformaci, způsob ukládání do paměti,

jejich výběr, zpracování, využívání a hodnocenívynakládaných nákladů na jejich efektivitu a další rozvoj.

� Nejde o pouhé hromadění informací, ale o pokrytíkonkrétních potřeb reálného procesu řízení a zajišťování všech pro podnik nezbytných funkcí.

10

Více o znalostech..

� Implicit, tacit� implicitní, vnitřní znalost (v hlavách lidí), intuice

� Strategie personalizační

� Explicitní� representovaná, kodifikovaná: dokumenty,

databáze, záznamy� embedded: zabudovaná v procesech, produktech,

postupech� Strategie kodifikační

11

Znalost a změna situace

� Znalost není to, co víš, ale to, co umíš.

� Schopnost selekce relevantní části poznatků je podstatnou součástí znalosti, je jejím atributem.

� Znalost je vždy spojena se situací a s procesem.

� Lze hovořit o třídách situací a o konkrétních situacích.

� Znalost (bez ohledu na obor) zahrnuje:� schopnost hodnotit situaci, (cíl, podmínky, kritéria),� identifikovat a hodnotit reálné cesty řešení situace,� schopnost aplikovat obecnou-modelovou znalost na

konkrétní podmínky.

12

Znalost a změna situace

� Znalost je spojena vždy se změnou.� Znalost je uplatněna v akci.� Akce je vždy vyvolána potřebou uvést věci do

pohybu� řešit vzniklou situaci,� odstranit překážky vývoje,� zajistit podmínky optimálního vývoje atd.

Toto poznání bezprostředně souvisí s otázkou definice cílů projektu KM.

13

Management znalostí (knowledge management)

� Termín MZ zavedl Karl Wiig v r. 1986. � Počátek 90. let Stewart (1991) a Nonaka (1991)

� zvýšit povědomí v organizacích o významu řízeníintelektuálních aktiv

� dopad výrazného snižování počtů zaměstnanců a zeštíhlovánífirem na ztrátu „firemní paměti“

� The Knowledge Creating Company (Společnost produkujícíznalosti) Nonaka a Tackeuch (1995)� snaha, aby organizace přezkoumaly vlastní modely podnikání a

aktivně zvážily, jak mohou využít znalostí a získat konkurenčnívýhodu pomocí vlastního know-how

To vedlo k vývoji nové podnikatelské disciplíny – řízení znalostí .

14

Management znalostí - definice

� MZ je systémový a organizovaný přístup k nalézání, pochopení a využití znalostí v org., s cílem vytvářet hodnotu, zlepšovat výkon org. a dosahovat jejich cílů.

� MZ je formalizací přístupu ke zkušenostem a znalostem, vytváří nové schopnosti, umožňuje skvělévýkony, podporuje inovace a zvyšuje hodnotu pro zákazníka.

� „Systém“ pro sběr, uchovávání, řízení a opakovatelnévyužívání sdílených znalostí, zkušeností, informací, objektů, komponent.

15

Management znalostí- k čemu slouží

� Specifi čnost KM: nekonkuruje žádnému existujícímu směru managementu, pomáhá ho prov ěřit, přispívá kprovázanosti, zvyšuje efektivitu.

� Proč vznikl? Pro přežití firmy je nutná rychlost v hodnocení situace, rychlost aktivizace zdrojů, rychlost komunikace a vyšší kvalita spolupráce.

� Rozvoj znalostí a jejich plné využití posiluje ú činnost působení ostatních faktorů (lidské zdroje, výrobníprostředky, technologie).

16

Matice managementu znalostí

Rozhodnutí jak a kdy použít - použitíInternalizace

Simulace ŠířeníSdíleníSocializace

MapováníKategorizace Vyhledávánísouvislostí

Organizace

Vytvářeníhypotéz

Sběr PozorováníVnímání

ZabudovanáKodifikovanáVnitřní

17

Proces managementu znalostí

1. Identifikace� Určení klíčových oblastí

2. Sběr� Formalizace existujících znalostí

3. Výběr � Hodnocení relevance, hodnoty a přesnosti znalostí

4. Uložení� Reprezentace znalostí organizace v archívu znalostí

5. Sdílení� Automatická distribuce znalostí k uživatelům,

spolupráce virtuálních týmů

18

Proces managementu znalostí

6. Aplikace � Vyhledání a použití znalostí při rozhodování, řešení

problémů, automatizaci nebo podpoře pracovních činností, výcvik

7. Vytvoření� Objevy nových znalostí výzkumem, experimenty a

kreativním myšlením

8. Prodej � Vývoj a uvedení na trh nových výrobků a služeb

založených na znalostech

19

Systém pro řízení znalostí

Základní požadavky:

� Informovanost � Přístupnost� Dosažitelnost� Včasnost� Bezpečnost� Otevřenost

Pět stup ňů fáze implementace :

1. Knowledge-chaotic (ad-hocdatabáze, neexistuje systém)

2. Knowledge aware (organizace si uvědomuje potřebu KM, pilotníprojekt)

3. Knowledge-enabled (izolovanéaktivity, nekoordinované)

4. Knowledge-managed (vzájemnákoordinace aktivit)

5. Knowledge-centric (systém je plně implementován, integrován)

20

Používané technologie

� Neexistuje softwarová technologie, která by pokryla všechny požadavky komplexního systému KM. Mezi nejčastější patří:

� Intranet jako základní komunikační a prezentační nástroj. � DMS, CMS (document, content management systems). � Vyhledávací nástroje (engines), push technologie,

„agenti“.� Help-desk aplikace pro tok externích i interních žádostí,

FAQ.� Group ware, workflow technologie.� Data warehouse, data mining.� Specializované znalostní systémy, včetně technologie

pro kategorizaci znalostí.� Databáze expert ů, e-learningové aplikace.

21

Řízení znalostních procesů

Vnímání• Poslech

• Zachycení

Internalizace• Porozumění

• Tvorba nových znalostí

Organizování• Kategorizace• Personalizace

Socializace• Sdílení

• Spolupráce

22

Životní cyklus znalostí

Zdroje znalostí

Produkování znalostí

Získání znalostí

Reprezentace znalostí

Ukládání znalostí

Šíření znalostí

Aplikace znalostí ZNALOSTI

Znalostní báze

TECHNICKÁ INFRASTRUKTURA

KULTURA ORGANIZACE

23

Znalosti a podnikové procesy

Proces - transformace

Vstupy Výstupy

Řízeníprocesu

Zpětná vazba –informace o

stavu procesu

Znalosti oprocesu

Cíle procesuz podnik. řízení

„Core“ procesyZnalosti o řízení

Inovace řízení

Inovace procesu

Inovace produktu

Znalosti odvozené

Znalosti odvozené

24

Znalostní oblasti projektového řízení

� Znalostní oblasti projektového řízení - PMBOK1. Řízení integrace projektu2. Řízení rozsahu prací projektu3. Řízení času v rámci projektu4. Řízení nákladů projektu5. Řízení jakosti v rámci projektu6. Řízení lidských zdrojů v rámci projektu7. Řízení komunikace v rámci projektu8. Řízení rizik projektu9. Řízení obstarávání v rámci projektu

25

Proč procesy – motivace.

� Požadovaného výsledku se dosáhne mnohem účinněji, jsou-li činnosti a související zdroje řízeny jako proces,

� projekty se skládají z procesů,� proces je posloupnost akcí zaměřených na

vytvoření výsledku.

Projektové řízení je integrační úsilí - akce nebo selháníakce v jedné oblasti obvykle ovlivňují jiné oblasti.

př.: změna rozsahu prací téměř vždy ovlivňuje náklady projektu, přitom však může nebo nemusí ovlivnit morálku týmu nebo kvalitu produktu.

26

Co je proces?

� proces je soubor vzájemně propojených zdrojů a činností, které přeměňují vstupy na výstupy (ISO 10006),

� procesy projektu jsou vykonávány lidmi a obecněspadají do jedné ze dvou kategorií:� procesy řízení projektu se zabývají popisem a

organizací prací projektu,

př.: sestavení plánu projektu, definování činností.

27

Co je proces?

� procesy zaměřené na produkt se týkají specifikací a tvorbou produktu projektu,� jsou obvykle definovány životním obdobím projektu,

� procesy řízení projektu a procesy zaměřené na produkt se během projektu překrývají a vzájemně ovlivňují.

př.: rozsah projektu nemůže být stanoven bez pochopení, jak daný produkt vytvořit.

př.: specifikace požadavků, návrh uživatelského rozhraní, testování.

28

Procesy řízení projektu

PMBOKProject Management Body of Knowledge

Project Management Institute9 oblastí (37 procesů )

29

1. Řízení integrace projektu

� sestavení plánu projektu� převzetí výsledků jiných plánovacích procesů a jejich

začlenění do jednoho dokumentu.

� realizace plánu projektu� provádění plánu projektu realizací činností, které

jsou v něm zahrnuty.

� celková koordinace zm ěn� koordinace změn v rámci celého projektu.

Řízení integrace projektu popisuje procesy požadovanépro zajištění řádné koordinace různých prvků projektu:

plánovací

provád ěcí

řídící

30

2. Řízení rozsahu prací projektu

� zahájení� podnícení organizace, aby zahájila následující fázi

projektu.

� plánování rozsahu� vypracování písemného rozsahu prací jako podkladu

pro budoucí projektová rozhodnutí.

Řízení rozsahu prací projektu popisuje procesy požadovanépro zajištění toho, aby projekt zahrnoval všechny požadovanépráce a pouze tyto práce:

plánovací

plánovací

31

Řízení rozsahu prací projektu

� definování rozsahu� rozložení hlavních dodávek na menší lépe

zvládnutelné části.

� ověřování rozsahu� formální schválení převzetí rozsahu projektu.

� operativní řízení změn rozsahu� operativní řízení změn v rozsahu prací projektu.

plánovací

řídící

provád ěcí

32

3. Řízení času v rámci projektu

� definování činností� stanovení konkrétních činností, které musí být

provedeny s cílem vytvořit různé výstupy projektu.

� řazení činností� stanovení a dokumentování závislostních vazeb.

Řízení času v rámci projektu popisuje procesy požadovanépro zajištění včasného dokončení projektu:

plánovací

plánovací

33

Řízení času v rámci projektu

� odhadování trvání činností� odhadování počtu pracovních období potřebných pro

dokončení jednotlivých činností.

� sestavení časového rozvrhu� analyzování pořadí činností, doby trvání činností a

požadavků na zdroje s cílem sestavit časový rozvrh projektu.

� operativní řízení časového rozvrhu� operativní řízení změn časového rozvrhu projektu.

plánovací

plánovací

řídící

34

4. Řízení nákladů projektu

� plánování zdroj ů� určování, jaké zdroje (pracovníci, materiál, zařízení)

a v jakých množstvích jsou třeba pro prováděníčinností v rámci projektu.

� odhadování náklad ů

� stanovení odhadu nákladů na zdroje potřebné pro dokončení činností v rámci projektu.

Řízení nákladů projektu popisuje procesy požadované pro dokončení projektu v rámci schváleného rozpočtu:

plánovací

plánovací

35

Řízení nákladů projektu

� rozpo čtování náklad ů� přidělování odhadovaných nákladů jednotlivým činnostem v rámci projektu.

� operativní řízení náklad ů� operativní řízení změn v rozpočtu projektu.

plánovací

řídící

36

5. Řízení jakosti v rámci projektu

� plánování jakosti� určování toho, které normy se vztahují na projekt a

zajišťování jejich plnění.

� zabezpečování jakosti� pravidelné vyhodnocování celkového plnění projektu

s cílem poskytnout důvěru, že projekt bude vyhovovat příslušným normám jakosti.

Řízení jakosti v rámci projektu popisuje procesy požadovanépro zajištění toho, aby projekt uspokojil potřeby, kvůli kterým je realizován:

plánovací

provád ěcí

37

Řízení jakosti v rámci projektu

� operativní řízení jakosti� sledování konkrétních výsledků projektu s cílem

určit, jestli odpovídají příslušným normám jakosti a určování způsobů odstraňování příčin nevyhovujících výkonů.

řídící

38

6. Řízení lidských zdrojů v rámci projektu

� plánování organiza čního uspo řádání� určování, dokumentování a přidělování projektových

úloh, odpovědností a vztahů pod- a nadřízenosti.� nábor pracovník ů

� získávání potřebných lidských zdrojů a jejich přidělování pro práci na daném projektu.

� rozvoj tým ů

� rozvoj dovedností jednotlivců a skupin s cílem zlepšit plnění projektu.

Řízení lidských zdrojů popisuje procesy požadované pro co nejefektivnější využití osob zapojených do projektu:

plánovací

plánovací

provád ěcí

39

7. Řízení komunikace v rámci projektu

� plánování komunikace� určování komunikačních a informačních potřeb

zájmových skupin, kdo a jaké informace potřebuje, kdy je potřebuje a jak mu budou sdělovány.

� šíření informací� včasné poskytování informací zájmovým skupinám

v rámci projektu.

Řízení komunikace v rámci projektu popisuje procesy požadované pro zajištění včasného a řádného vypracování, sběru, šíření a uchování projektových informací a jednoznačného nakládání s těmito informacemi:

plánovací

provád ěcí

40

Řízení komunikace v rámci projektu

� vykazování výkon ů

� sběr a šíření informací o plnění projektu,� zahrnuje hlášení stavu plnění prací, měření postupu

a předpovídání dalšího vývoje.

� administrativní uzav ření� vypracování, sběr a šíření informací s cílem

formálně schválit dokončení fáze nebo projektu.

uzavírací

provád ěcí

41

8. Řízení rizik projektu

� rozpoznání rizik� určení, která rizika mohou projekt ovlivnit a

dokumentování jejich charakteristik (Ishikawa).� ohodnocení rizik

� vyhodnocení rizik a jejich vazeb s cílem posoudit rozsah možných dopadů na projekt.

� kvalitativní analýza rizika � vykonání kvalitativní analýzy rizika a podmínek pro

upřednostnění vlivu (důsledků) na projektové cíle.

Řízení rizik projektu systematický proces identifikace, analýzy a reakce na projektová rizika:

plánovací

plánovací

provád ěcí

42

Řízení rizik projektu

� kvantitativní analýza rizika � měření pravděpodobnosti a míry (důsledků) rizika

a odhadování jejich důsledků pro projektové cíle

� tvorba protirizikových opat ření

� definování a rozvoj postupů a technik ke zvýšenípříležitostí a redukci hrozeb ve vztahu k projektovým cílům

� operativní řízení protirizikových opat ření� reagování na změny rizik během projektu.

plánovací

řídící

provád ěcí

43

9. Řízení obstarávání v rámci projektu

� plánování obstarávání� určování, co a kdy obstarat.

� plánování poptávek� dokumentování požadavků na produkt a stanovení

potenciálních zdrojů.

Řízení obstarávání v rámci projektu popisuje procesy požadované pro získání zboží a služeb mimo prováděcíorganizaci.

plánovací

plánovací

44

Řízení obstarávání v rámci projektu

� poptávání� získávání cenových nabídek, soutěžních či jiných

nabídek nebo návrhů.

� výb ěr zdroj ů� výběr z potenciálních nabídek.

� správa smluvních vztah ů

� řízení vztahů s nabízejícími.

� ukon čení smluvních vztah ů

� dokončení a vyřízení smlouvy včetně vyřízení všech nedořešených položek.

řídící

provád ěcí

provád ěcí

provád ěcí

45

Skupiny procesů

� zahajovací procesy� vymezování zahájení projektu nebo jeho fáze s

jednoznačným přiznáním oprávněnosti jeho provedení.

� plánovací procesy� doporučování a udržování uskutečnitelného plánu,

aby mohly být naplněny potřeby daného oboru podnikání, kvůli kterým je projekt realizován.

Procesy řízení projektu lze rozdělit do pěti skupin sestávajících z jednoho a nebo více jednotlivých procesů:

46

Skupiny procesů

� provád ěcí procesy� koordinace lidí a dalších zdrojů tak, aby mohl být

realizován plán projektu.

� procesy operativního řízení� zajišťování plnění cílů projektu prostřednictvím

trvalého sledování a měření postupu spolu s vyvoláním potřebných nápravných opatření.

� uzavírací procesy � formalizace přijetí projektu nebo jeho fáze a jeho

právoplatné ukončení.

47

Skupiny procesů – vazby mezi procesy

� Skupiny procesů jsou spojeny výsledky, kterévytvářejí.

� Výsledek nebo výstup jednoho procesu se stávávstupem dalšího.

� Vazby mezi hlavními skupinami se opakují: plánování předává realizačnímu útvaru nejprve dokumentovaný plán projektu a poté, jak realizace projektu postupuje, aktualizované plány.

� V rámci každé skupiny jsou jednotlivé procesy propojeny svými vstupy a výstupy.

48

Vazby mezi procesy

� vstup ů - dokumentů nebo položek, na základěkterých se proces uskutečňuje,

� nástroj ů a technik - mechanismů aplikovaných na vstupy s cílem vytvořit výstupy,

� výstup ů - dokumentů nebo dokumentovaných položek, které jsou výsledkem procesu.

Jestliže se soustředíme na tato spojení, můžeme každý proces popsat pomocí jeho:

49

Vazby mezi procesy - příklad

Řazení činností (3.2)řízení času v rámci projektu

seznam činností (3.1)(výstup definování činností)

popis produktu (2.1)(výstup definování rozsahu)

povinné závislosti (věcná omezení)

závislosti na základě vlastního uvážení (nejlepší praxe)

vnější závislosti(závislost na dodávce)

síťový graf projektuaktualizace seznamu

činností(řízení času v rámci projektu)

uzlověorientovaný graf

hranověorientovaný graf

podmíněnědefinované grafy

vzory grafů

50

Využití knowledge managementu k řízení projektů