waktu penyediaan dokumen rekam medis …repository.unjaya.ac.id/2072/2/dewi...
Post on 06-Jun-2019
268 Views
Preview:
TRANSCRIPT
WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN
DI RSUD WATES TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat mencapai Gelar Ahli Madya
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun Oleh:
DEWI KOTIMAH
1314019
PROGRAM STUDI
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan
judul: “Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD
Wates Tahun 2017” dengan tepat waktu. Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai
salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
Karya tulis ilmiah ini dapat diselesaikan, atas bimbingan, arahan, dan bantuan
berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, dan pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus-tulusnya
kepada:
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes, SKM, MPH selaku Ketua Prodi D3 Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
dan Koordinator pelaksanaan penelitian dan pembuatan KTI.
3. Kori Puspita Ningsih A.Md., SKM selaku pembimbing akademik yang telah
meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing penulis dalam
penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
4. Suryo Nugroho Markus SE., MPH selaku penguji yang telah meluangkan
waktu, tenaga dan pikiran dalam Karya Tulis Ilmiah ini.
5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah
mendukung penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
6. Dr. Lies Indriyati, Sp.A sebagai Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Wates.
7. Dewi Natalia, A.Md sebagai Kepala Instalasi Rumah Sakit Umum Daerah
Wates.
v
8. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Wates.
9. Ayah, Ibu, adik tercinta atas do’a, motivasi dan kasih sayang yang telah
diberikan selama ini untuk kelancaran penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
10. Seluruh teman-teman Rekam Medis angkatan 2014 atas dukungan dan do’a
yang telah kalian berikan demi kelancaran KaryaTulis Ilmiah ini.
11. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah
membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya, atas
segala amal kebaikan dan bantuannya. Akhirnya besar harapan penulis semoga
karya tulis ilmiah ini berguna bagi semua.
Yogyakarta, Juli 2017
Penulis
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i
HALAMAN PENGESAHAN .............................. Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ........................................................................................ iv
DAFTAR ISI ...................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... ix
DAFTAR SINGKATAN ..................................................................................... x
DAFTAR KODING ............................................................................................ xi
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xii
INTISARI ......................................................................................................... xiv
ABSTRACT ........................................................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
A. Latar Belakang .......................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 2
C. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 2
D. Manfaat Penelitian .................................................................................... 3
E. Keaslian Penelitian .................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 5
A. Tinjauan Teoritis ....................................................................................... 5
B. Landasan Teori ........................................................................................ 12
C. Kerangka Konsep .................................................................................... 13
BAB III METODE PENELITIAN ..................................................................... 14
A. Desain Penelitian ..................................................................................... 14
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................... 15
C. Subjek dan Objek Penelitian .................................................................... 15
D. Definisi Operasional ................................................................................ 17
E. Metode dan Alat Pengumpulan Data ....................................................... 18
F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ...................................................... 20
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ..................................................... 21
H. Teknik Analisis Data ............................................................................... 23
I. Etika Penelitian ....................................................................................... 24
J. Jalannya Penelitian .................................................................................. 24
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ..................................... 26
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ............................................................... 26
1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates ............................. 26
2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Wates27
3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis RSUD Wates .......................... 28
4. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis .......................................... 29
B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 30
1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat
Jalan di RSUD Wates Tahun 2017. ............................................................. 30
2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ........................................... 38
vii
3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ................................. 42
C. Pembahasan ............................................................................................ 48
1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat
Jalan di RSUD Wates Tahun 2017. ............................................................. 48
2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ........................................... 53
3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ................................. 56
D. Keterbatasan............................................................................................ 61
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................. 62
A. Kesimpulan.......................................................................................... 62
B. Saran ................................................................................................... 62
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....8
Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis......................................30
Tabel 4.2 Kualifikasi Jumlah SDM Petugas Penyedia Dokumen Rekam Medis..31
Tabel 4.3 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM......................................................38
Tabel 4.4 Rata-rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.....41
Tabel 4.5 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....52
Tabel 4.6 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....53
Tabel 4.7 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM......................................................53
Tabel 4.8 Frekuensi Waktu Pelayanan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien
Rawat Jalan Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis
Tahun 2014.............................................................................................54
Tabel 4.9 Distribusi Frekuensi Waktu Pelayanan Penyediaan Dokumen Rekam
Medis Pasien lama..................................................................................54
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Konsep...............................................................................12
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun
2017....................................................................................................28
Gambar 4.1 Prosentase Total Kualifikasi SDM.....................................................30
Gambar 4.2 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran di RSUD
Wates..................................................................................................31
Gambar 4.3 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Filing di RSUD Wates......32
Gambar 4.4 Diagram Penyediaan DRM Rawat Jalan............................................38
Gambar 4.5 Prosentase Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
di RSUD Wates...................................................................................39
x
DAFTAR SINGKATAN
DRM : Dokumen Rekam Medis
SDM` : Sumber Daya Manusia
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
MKI : Manajemen Komunikasi dan Informasi
KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit
SPO : Standar Prosedur Operasional
SPM : Standar Pelayanan Minimal
TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
KIB : Kartu Identitas Pasien
NCR : Non Carbon Required Paper
ATK : Alat Tulis Kantor
DPPKA : Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset
PNS : Pegawai Negeri Sipil
IGD : Instalasi Gawat Darurat
TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap
KEPMENKES: Keputusan Menteri Kesehatan
AP : Asesmen Pasien
IFHIMA : International Federation of Health Information
Management Assosiation
xi
DAFTAR KODING
Koding 1 Pedoman/kebijakan Penyediaan dokumen rawat jalan, berapa standar
waktunya
Koding 2 Waktu evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dan
pelaksanaannya
Koding 3 Didalam indikator mutu ditentukan peninjauan/ PIC untuk melakukan
evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
Koding 4 Perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan di RSUD Wates
Koding 5 Capaian waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan sudah
sesuai dengan standar waktu yang sudah ditentukan
Koding 6 SPO tentang uraian tugas untuk petugas filing di RSUD Wates
Koding 7 Apakah SDM petugas filing sudah mencukupi
Koding 8 Pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan
Koding 9 Apakah sering terjadi kesalahan dalam pendistribusian rekam medis
pasien ke klinik
Koding 10 Penyebab terjadinya kesalahan pendistribusian rekam medis pasien ke
klinik.
Koding 11 Faktor dari SDM/man yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan
Koding 12 Faktor dari bahan/ material yang menyebabkan keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
Koding 13 Faktor dari cara kerja/methode yang menyebabkan keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
Koding 14 Faktor dari uang/money yang menyebabkan keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan?
Koding 15 Faktor dari mesin/machine yang menyebabkan keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?
Koding 16 Perbaikan yang telah dilakukan dengan permasalahan tentang
penyediaan dokumen rekam medis
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1.1 Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus Untuk Dinas Penanaman
Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo
Lampiran 1.2 Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus untuk Direktur RSUD Wates
Kabupaten Kulon Progo
Lampiran 2 Surat Keterangan/Izin dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu Kabupaten Kulon Progo
Lampiran 3 Surat Balasan Ijin Studi Pendahuluan RSUD Wates
Lampiran 4.1 Ijin Penelitian dari Kampus untuk Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo
Lampiran 4.2 Ijin Penelitian dari Kampus untuk Direktur RSUD Wates
Kabupaten Kulon Progo
Lampiran 4.3 Keterangan Persetujuan Etik Penelitian
Lampiran 5 Surat Keterangan/Izin Penelitian dari Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo
Lampiran 6 Surat Balasan Ijin Penelitian RSUD Wates
Lampiran 7 Persetujuan Responden
Lampiran 8 Persetujuan Responden
Lampiran 9 Persetujuan Responden
Lampiran 10 Persetujuan Responden
Lampiran 11 Persetujuan Responden
Lampiran 12 Persetujuan Responden
Lampiran 14 Persetujuan Responden
Lampiran 15 Persetujuan Responden
Lampiran 16 Persetujuan Responden
Lampiran 17 Persetujuan Responden
Lampiran 18 Pedoman Wawancara
Lampiran 19 Hasil Wawancara Koding 1
Lampiran 20 Hasil Wawancara Koding 2
Lampiran 21 Hasil Wawancara Koding 3
Lampiran 22 Hasil Wawancara Koding 4
Lampiran 23 Hasil Wawancara Koding 5
Lampiran 24 Hasil Wawancara Koding 6
Lampiran 25 Hasil Wawancara Koding 7
Lampiran 26 Hasil Wawancara Koding 8
Lampiran 27 Hasil Wawancara Koding 9
Lampiran 28 Hasil Wawancara Koding 10
Lampiran 29 Hasil Wawancara Koding 11
Lampiran 30 Hasil Wawancara Koding 12
Lampiran 31 Hasil Wawancara Koding 13
Lampiran 32 Hasil Wawancara Koding 14
Lampiran 33 Hasil Wawancara Koding 15
Lampiran 34 Hasil Wawancara Koding 16
Lampiran 35 List Dokumentasi
xiii
Lampiran 36 Check List Observasi Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam
Medis Rawat Jalan Pasien Baru Di RSUD Wates 2017
Lampiran 37 Check List Observasi Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam
Medis Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Wates 2017
Lampiran 38 Check List Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Rawat Jalan Pasien Baru Di RSUD Wates 2017
Lampiran 39 Check List Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Wates 2017
Lampiran 40 Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan Periode Triwulan I di
RSUD Wates.
Lampiran 41 Lembar Hadir Bimbingan
xiv
WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI
RSUD WATES TAHUN 2017
Oleh:
Dewi Kotimah1 , Kori Puspita Ningsih
2
INTISARI
Latar Belakang : Pentingnya penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
untuk kepentingan pelayanan pasien maka penulis ingin mengetahui tentang
tinjauan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates
tahun 2017. Namun pada studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Mei 2017
di RSUD Wates dengan jumlah sampel 31 dokumen rekam medis masih terdapat
waktu penyediaan dokumen rekam medis yang telat lebih dari 10 menit yaitu
sebesar 93,54% dan yang tidak terlambat yaitu sebesar 6,45%. Sedangkan
kebijakan di RSUD Wates standar pelayanan waktu penyediaan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan yaitu ≤10 menit.
Tujuan Penelitian : Mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan di RSUD Wates tahun 2017.
Metodologi Penelitian : Jenis Penelitian yang digunakan adalah deskriptif
dengan pendekatan kualitatif dan rancangan cross-sectional. Metode
pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumentasi.
Hasil Penelitian : Pelaksanaan penyediaan dokumen terdapat 13 orang petugas.
Dalam penyediaan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan sebanyak
152 (76,8%) dokumen pasien baru dan pasien lama dari jumlah sampel 198
dokumen rekam medis. faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis di RSUD Wates yaitu kurangnya SDM di
bagian filing, terjadinya misfile, penumpukan tracer, dan dokumen rekam medis
yang tidak ditemukan di rak penyimpanan.
Kesimpulan : Penyediaan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan
sebanyak 152 (76,8%) dokumen pasien baru dan pasien lama dari jumlah sampel
198 dokumen rekam medis dipengaruhi karena kurangnya SDM di bagian filing,
terjadinya misfile, penumpukan tracer, dan dokumen rekam medis yang tidak
ditemukan di rak penyimpanan.
Kata Kunci: Dokumen rekam medis, Waktu Penyediaan 1
Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. 2 Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
xv
TIME OF PROVIDING MEDICAL RECREASE DOCUMENTS IN RSUD
WATES 2017
By:
Dewi Kotimah1 , Kori Puspita Ningsih
2
ABSTRACT
Background: The importance of providing outpatient medical record documents
for the sake of patient services, the authors want to know about the time review of
provision of medical records outpatient in hospitals Wates 2017. But in the
preliminary study conducted in May 2017 at Wates Hospital with a sample of 31
medical record documents There is still time to provide medical record document
that is more than 10 minutes late is 93.54% and that is not too late that is 6.45%.
While the policy in hospitals Wates standard service time of medical records
document outpatients that is ≤10 minutes.
Objective: To know the time of medical record of outpatient medical records at
Wates Hospital in 2017.
Method: The type of research used is descriptive with qualitative approach and
cross-sectional design. Methods of data collection by way of observation,
interviews, and study documentation.
Result: Implementation of document provision there are 13 officers. In the
provision of medical record documents, 152 (76.8%) of new and old patients
documented the sample size of 198 medical record documents. The factors that
influence the delay in providing medical record documents at Wates Hospital are
the lack of human resources in filing, misfile, tracer buildup, and medical records
not found on storage shelves.
Conclusions: The provision of medical record documents has been delayed by as
many as 152 (76.8%) of new patient documents and the old patients from the
sample number. 198 medical record documents were affected due to lack of
human resources in filing, misfile, tracer buildup and medical records not found
On the storage rack.
Keywords: Document Record, Time of Provision 1 Student of Medical Record and Health Information Study Program STIKES
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. 2 Lecturer of Medical Record and Health Information Study Program STIKES
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (UU,
2009). Salah satu kewajiban rumah sakit sebagaimana tertuang dalam
Permenkes RI No. 69 tahun 2014 tentang kewajiban rumah sakit dan
kewajiban pasien adalah menyelenggarakan kegiatan rekam medis.
Menurut Permenkes 269/2008 Tentang rekam medis dalam pasal 1
ayat 1 Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis juga
mempunyai nilai informasi yang bertanggung jawab dan setiap unit-unit
terkait perlu memberikan dukungan pada unit ream medis salah satunya
dukungan dari unit rawat jalan kepada rekam medis yang seharusnya
dapat dilakukan dengan cepat. Dengan begitu tujuan unit rekam medis
dalam menyelenggarakan proses pengelolaan serta penyimpanan dapat
berjalan dengan baik.
Mutu pelayanan kesehatan adalah menunjuk pada tingkat
kesempurnaan penampilan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan
yang di satu pihak dapat memuaskan para pemakai jasa jasa pelayanan dan
di pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan kode etik serta
standar yang telah ditetapkan (Azwar, 2010).
Standar pelayanan minimal adalah ketentuan tentang jenis dan mutu
pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak
diperoleh setiap warga secara minimal. Standar pelayanan minimal
merupakan spesifikasi teknis tentang tolak ukur pelayanan minimum yang
diberikan oleh Badan Layanan Umum kepada masyarakat. Salah satu
standar pelayanan minimal pada unit rekam medis yaitu waktu penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan adalah ≤ 10 menit (Kepmenkes
2
129, 2008). Yang dihitung untuk waktu penyediaan dokumen rekam
medis mulai dari pasien mendaftar sampai dokumen rekam medis tersebut
disediakan/ditemukan oleh petugas.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Mei 2017
di RSUD Watea tidak ada pendaftaran perjanjian, dengan jumlah sampel
31 dokumen rekam medis masih terdapat waktu penyediaan dokumen
rekam medis yang telat lebih dari 10 menit yaitu sebesar 93,54% dan yang
tidak terlambat yaitu sebesar 6,45%. Sedangkan kebijakan di RSUD Wates
standar pelayanan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan yaitu ≤10 menit.
Berdasarkan permasalahan diatas, pentingnya penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan untuk kepentingan pelayanan pasien maka
penulis ingin mengetahui tentang tinjauan waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil
adalah “Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017?”.
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
RSUD Wates tahun 2017.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan di RSUD Wates tahun 2017.
b. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.
c. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.
3
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi pelayanan
kesehatan dan peningkatan kinerja petugas di RSUD Wates.
2. Manfaat bagi Institusi Pendidikan
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa dimasa
yang akan datang dan menambah kerja sama dengan rumah sakit
pemerintah maupun swasta.
3. Manfaat bagi Mahasiswa
Menambah wawasan secara teori yang dipelajari maupun keterampilan
di dunia kerja dan sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja
yang sesungguhnya.
E. Keaslian Penelitian
1. Dwi Novalina (2005) dengan judul jangka waktu pendistribusian berkas
rekam medis pasien lama klinik syaraf Rumah Sakit Pusat Pertamina
Jakarta.
Persamaan Penelitian: Jenis penelitian yang dilakukan menggunakan
deskriptif.
Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengetahui
pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan,
mengetahui faktor pendukung pelaksanaan distribusi berkas rekam
medis dan mengetahui prosentase kecepatan berkas rekam medis
sampai ke poliklinik sesudah menggunakan alat baru.
2. Ferlina Mauren (2011) dengan judul tinjauan lama waktu
pendistribusian rekam medis dilihat dari lokasi penyimpanan di RSJ Dr.
Soeharto Heerdjan.
Persamaan Penelitian: jenis penelitian yang dilakukan menggunakan
deskriptif.
4
Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengidentifikasi lama
waktu yang diperlukan dalam pendistribusian berkas rekam medis,
mendapatkan informasi mengenai alur pasien rawat jalan, dan
mendapatkan informasi mengenai lokasi penyimpanan berkas rekam
medis.
3. Nimade Gina S D Sw (2016) dengan judul Pelaksanaan Penyediaan
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Wonosari II.
Persamaan penelitian: penelitian ini sama-sama meneliti tentang faktor
5M yang mempengaruhi lama penyediaan berkas rekam medis.
Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengetahui rata-rata
waktu yang diperlukan untuk penyediaan berkas rekam medis.
Sedangkan penelitian ini tujuannya yaitu mengetahui tingkat prosentase
ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
RSUD Wates tahun 2017.
26
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates
Lokasi RSUD Wates di Dusun Beji Kecamatan Wates, tepatnya di
Jalan Tentara Pelajar Km.1 No.5 Wates, Kulon Progo. Pembangunan
dan kepindahannya diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI yang
menjabat saat itu, dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal 26
Februari 1983 dengan status kelas D.
Rumah Sakit Umum Daerah Wates ditingkatkan kelasnya menjadi
kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menkes Nomor
491/SK/V/1994 tentang Peningkatan kelas RSUD Wates milik Pemda
TK II Kulon Progo menjadi kelas C. Setelah menjalani ujicoba maka
ditetapkan menjadi RSUD Unit Swadana melalui SK Bupati
No.343/2001. Surat keputusan menteri kesehatan RI Nomor
720/Menkes/SK/V/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit
Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon
Progo sebagai RSUD Kelas B Non Pendidikan pada tanggal 15 Juni
2010.
Sejak tanggal 19 Januari 2015 berdasarkan SK Menteri Kesehatan
No. HK 02.03/I/0085/2015 RSUD Wates sudah menjadi RSUD Kelas
B Pendidikan.
Sejak berdirinya RSUD Wates telah mengalami pergantian
pimpinan. Berikut daftar urutan Direktur RSUD Wates.
a. dr. Samadikun Maryadi Tahun 1966-1977
b. dr. M. Harsono Tahun 1977-1987
c. dr. Edhi Jatno, MMR Tahun 1987-2001
d. dr. Moerlani M Dahlan, Sp.PD Tahun 2001-2005
e. dr. Bambang Haryatno, M.Kes Tahun 2005-2012
f. dr. Lies Indriyati, Sp.A Tahun 2012-sekarang
27
2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah
Wates
a. Pelayanan Rawat Jalan
1) Poliklinik Kebidanan
2) Poliklinik Anak
3) Poliklinik Bedah
4) Poliklinik Dalam
5) Poliklinik Jiwa
6) Poliklinik Gigi dan Mulut
7) Poliklinik Kulit dan Kelamin
8) Poliklinik Mata
9) Poliklinik THT
10) Poliklinik Syaraf
11) Poliklinik Orthopedi
12) Poliklinik Psikologi
13) Poliklinik Gizi
b. Pelayanan Rawat Inap
1) Kelas Utama
2) Kelas I
3) Kelas II
4) Kelas III
5) Non Kelas III
c. Pelayanan Penunjang
1) Pelayanan Administrasi
2) Pelayanan Ambulance dan Mobil Jenazah
3) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral
4) Pelayanan Instalasi Gizi
5) Pelayanan Instalasi Laboratorium Klinik (24 jam)
6) Pelayanan Informasi, Wartel, Koperasi
7) Pelayanan Instalasi Radiologi
28
8) Pelayanan Keuangan (kasir)
9) Pelayanan Pemulasaran Jenazah
10) Pelayanan Fisioterapi/Rehabilitasi Medis
11) Pelayanan Farmasi (24 jam)
12) Pelayanan Haemodialisa
13) Pelayanan Treadmil
14) Pelayanan Ketertiban dan Keamanan
d. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (24 jam)
3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis RSUD Wates
Sejarah Rekam Medis RSUD Wates dapat diketahui melalui
instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Pada awal berdirinya,
kegiatan pencatatan medis pasien telah mulai dilaksanakan di RSUD
Wates. Pasien yang semakin banyak, membuat catatan medis pasien di
RSUD Wates semakin hari semakin bertambah banyak pula, sampai
akhirnya di RSUD Wates terbentuklah tata kerja dan organisasi rumah
sakit yang dinamakan catatan medis.
29
4. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates
Tahun 2017
Sumber: Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun 2017
Kepala Instalasi Rekam Medis
Dewi Natalia, A.Md
Pengelolaan Berkas,
Pengolahan Data dan
Pelaporan
Tri Nur Endah, A.Md
1. Assembling
2. Coding Indexsing
3. Analisis
4. Filing
5. Pelaporan
6. SKM dan Visum Et
Repertum
Penjaminan dan INA
CBG’S
Dian Wijayanti, A.Md
1. Verifikator
Internal
2. Penjaminan
3. Coding INA
CBG’S
Penerimaan Pasien
Purwantiningsih, A.Md
1. Rawat Jalan
2. Rawat Inap
3. IGD
4. Distribusi
30
B. Hasil Penelitian
1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017.
Peneliti melakukan penelitian di instalasi rekam medis pada bagian
pendaftaran dan bagian filing di RSUD Wates untuk mengetahui waktu
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan pada periode triwulan I
(Januari-Maret). Pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD Wates dilihat dari man (manusia), methode
(cara kerja), material (bahan), machine (mesin), dan money (uang):
a. Man (Manusia)
Berdasarkan hasi observasi SDM penyediaan dokumen rekam
medis di RSUD Wates dilakukan oleh petugas pendaftaran untuk
pasien baru, dan petugas filing untuk pasien lama, petugas
pendataran berjumlah 7 orang, untuk pendaftaran umum 1 orang
berlatarbelakang pendidikan D3 Rekam Medis, jaminan lain atau
jamkesda 2 orang berlatar pendidikan sarjana ekonomi dan SMA,
sedangkan untuk pendaftaran pasien jaminan BPJS berjumlah 4
orang berlatarbelakang pendidikan SMA. Petugas filing berjumlah
6 orang yang diantaranya 1 orang berlatarbelakang pendidikan D3
Rekam Medis sedangkan 5 orang berlatarbelakang pendidikan
SMA.
Hal ini dipertegas dengan hasil wawancara kepada Triangulasi
Sumber yaitu (Koding 4):
Yang melaksanakan penyediaan DRM petugas rekam medis
petugas pendaftaran untuk pasien baru, kalau pasien lama petugas
filing. Triangulasi Sumber
31
Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis
No. Kualifikasi Jumlah Prosentase
1 D3 Rekam Medis 2 Orang 15,4%
2 Sarjana Ekonomi 1 Orang 7,7%
3 SMA 10 Orang 76,9%
Jumlah 13 Orang 100%
Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates
Berdasarkan tabel diatas, dapat digambarkan dengan
menggunakan diagram pie mengenai total kualifikasi SDM
penyediaan dokumen rekam medis sebagai berikut:
Gambar 4.2 Prosentase Total Kualifikasi SDM
Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates
Berdasarkan diagram diatas dapat diketahui bahwa dari total
SDM penyedia dokumen rekam medis dari total 13 orang petugas
yang paling banyak yaitu pendidikan terakhir SMA berjumlah 10
orang sebesar 76,9%, petugas penyedia dokumen rekam memdis
berpendidikan terakhir sarjana ekonomi berjumlah 1 orang sebesar
7,7% untuk petugas penyedia dokumen yang berpendidikan
terakhir D3 rekam medis hanya 2 orang yaitu sebesar 15,4%.
Berikut adalah tabel penjabaran dari total kualifikasi SDM
penyedia dokumen rekam medis di RSUD Wates:
15,4%
7,7%
76,9%
Total Kualifikasi SDM
D3 Rekam Medis Sarjana Ekonomi SMA
32
Tabel 4.2 Kualifikasi Jumlah SDM Petugas Penyedia Dokumen
Rekam Medis
No. Petugas Kualifikasi Jumlah Prosentase
1 Petugas Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan
D3 Rekam
Medis
1 Orang 14,3%
Sarjana
Ekonomi
1 Orang 14,3%
SMA 5 Orang 71,4%
Jumlah 7 Orang
2 Petugas Filing D3 Rekam
Medis
1 orang 16,7%
SMA 5 Orang 83,3%
Jumlah 6 Orang
Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates
Berdasarkan tabel diatas, dapat digambarkan dengan
menggunakan diagram pie mengenai kualifikasi dan jumlah
petugas pendaftaran penyediaan dokumen rekam medis sebagai
berikut:
Gambar 4.3 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran
di RSUD Wates
Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates
SMA
71,4%
D3Rekam
Medis
14,3%
Sarjana
Ekonomi
14,3%
Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran di
RSUD Wates Tahun 2017
33
Sedangkan penjabaran diagram pie untuk petugas filing adalah
sebagai berikut:
Gambar 4.4 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Filing di
RSUD Wates
Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates
Berdasarkan kedua diagram diatas dapat diketahui bahwa
pendidikan terakhir petugas pendaftaran dari total 7 orang petugas
yang paling banyak yaitu pendidikan terakhir SMA berjumlah 5
orang sebesar 71,4%, petugas pendaftaran berpendidikan terakhir
sarjana ekonomi berjumlah 1 orang sebesar 14,3% untuk petugas
pendaftaran yang berpendidikan terakhir D3 rekam medis hanya 1
orang yaitu sebesar 14,3%. Sedangkan petugas filing di RSUD
Wates berjumlah 6 orang terdiri dari 1 orang sebesar 16,7%
berpendidikan terakhir D3 rekam medis dan yang paling banyak
yaitu 5 orang sebesar 83,3% berpendidikan terakhir SMA.
b. Methode (Cara Kerja)
Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
RSUD Wates dimulai dari pasien mendaftar atau melihat jam
registrasi yang tertera pada tracer hingga dokumen rekam medis
tersebut sampai ke poliklinik yang dituju. Dalam pelaksanaan
D3
Rekam
Medis
16,7%
SMA
83,3%
Pendidikan Terakhir Petugas Filing di
RSUD Wates Tahun 2017
34
penyediaan dokumen rekam medis tersebut sudah ada SPO tentang
pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan No.
MKI/449.1/10/2015, SPO tentang pendaftaran pasien umum baru
dengan no. MKI/449.1/45/2015, SPO tentang pencarian atau
pengambilan status rekam medis rawat jalan dengan no. dokumen
MKI/449.1/11/2015, dan SPO tentang pendaftaran pasien
penjaminan kesehatan rawat jalan dengan no. MKI/449.1/47/2015
sebagai acuan langkah-langkah kegiatan penyediaan dokumen
rekam medis untuk petugas, dan terdapat SPM dengan dasar
Peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2009 mengenai penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan, Hal ini diperkuat dengan
wawancara kepada responden tentang pelaksanaan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan (Koding 1):
Menurut Responden C
Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan pernyataan
dari triangulasi sumber:
Berdasarkan hasil observasi langkah-langkah penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru di RSUD Wates
adalah sebagai berikut:
1) Pasien mengambil no Antrian
2) Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru
Untuk penyediaan dokumen rawat jalan itu ada pedomannya
Responden C
Kita ada SPM standar Pelayanan minimal untuk bagian pelayanan
untuk penyediaan status rawat jalannya untuk pasien baru 5-10
menit, untuk pasien lamanya 10-20 menit. Kita tidak buat SPO
karna menurut saya kalau SPO itu sifatnya kegiatan kalau
penyediaan itu kan hasilnya, kalau SPOnya kita ya pas daftar
pasien itu, terus nanti pengambilan statusnya, terus
pendistribusiannya sampai ke poli tujuan, kalau SPO penyediaan
rekam medis itu gk ada. Triangulasi Sumber
35
3) Pasien mendaftar di TPP RJ,
4) Petugas TPP RJ mewawancarai pasien
5) Petugas TPP RJ melakukan input data pasien
6) Petugas TPP RJ mencetak tracer
7) Petugas mencetak lembar admission bagi pasien baru
8) Petugas mencetak kartu berobat
9) Petugas TPP RJ memberikan no antrian poliklinik pada pasien
10) Petugas TPP RJ membuat dokumen rekam medis baru
11) Kemudian Petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke
poliklinik yang dituju.
Langkah-langkah penyediaan dokumen pasien lama:
1) Pasien mengambil no Antrian
2) Pasien mendaftar di TPP RJ,
3) Petugas TPP RJ mewawancarai pasien
4) Petugas TPP RJ melihat nomor rekam medis pada KIB pasien
5) Petugas TPP RJ mencetak tracer
6) Petugas pendaftaran menempelkan Tracer yang sudah dicetak
pada outguide.
7) Petugas distribusi mengumpulkan dan menaikkan tracer
tersebut ke bagian filing menggunakan alat bantu retractor di
tempat penyimpanan lantai 2.
8) Kemudian petugas filing menyortir tracer tersebut sesuai
dengan angka terakhir pada nomor rekam medis pasien.
9) Petugas mulai mencari dokumen rekam medis.
10) Jika dokumen rekam medis telah ditemukan, petugas filing
akan memberi cap dan menuliskan poliklinik tujuan pada
lembar poliklinik.
11) Kemudian petugas filing akan mengumpulkan dokumen rekam
medis yang telah diberi cap dan telah dituliskan poliklinik
tujuan pada retractor dan di turunkan ke bagian pendaftaran
menggunakan alat bantu untuk didistribusikan.
36
12) Petugas distribusi menyortir dokumen rekam medis sesuai
dengan poliklinik yang dituju yang tertera pada tracer yang
diselipkan di dokumen rekam medis tersebut.
13) Kemudian petugas distribusi mendistribusikan dokumen rekam
medis ke poliklinik tujuan.
c. Material (Bahan)
Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan dokumen
rekam medis rawat di RSUD Wates untuk pasien lama
menggunakan bahan KIB, tracer, dan dokumen rekam medis. KIB
tersebut digunakan pasien lama sebagai identitas pasien untuk
mendaftar ke poliklinik yang di tuju. Tracer berbahan dari kertas
NCR 3 rangkap bewarna kuning, pink, dan putih berisi jam daftar
pasien, nomor antrian, dan poliklinik tujuan. Tracer berwarna
kuning akan diberikan kepada pasien untuk nomor antrian
poliklinik, sedangkan tracer warna putih akan di tempelkan pada
dokumen rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis dan
identitas pasien, dan untuk tracer warna merah akan di selipkan
pada outguide untuk dipasang di rak penyimpanan tempat
dokumen rekam medis yang diambil.
Tracer dicetak oleh bagian pendaftaran yang kemudian tracer
tersebut akan dinaikkan menggunakan retractor, lalu tracer akan
disortir menurut angka akhir oleh petugas filing, kemudian dicari
dokumen rekam medis menurut permintaan di tracer tersebut,
setelah dokumen rekam medis ditemukan dokumen rekam medis
diambil dan tracer tersebut diselipkan antara dokumen yang
diambil. Dokumen yang telah diambil tersebut dicek
kelengkapannya kemudian diberi cap dan diturunkan kebagian
distribusi untuk didistribusikan menggunakan retractor. Sedangkan
untuk pasien baru bahan yang digunakan yaitu formulir
pendaftaran pasien baru, KIB, dokumen rekam medis baru yang
akan ditulis identitas pasien oleh petugas pendaftaran. Hal ini
37
dipertegas dengan hasil wawancara dengan Triangulasi Sumber
yaitu (Koding 12):
d. Machine (Mesin)
Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan dokumen
rekam medis rawat di RSUD Wates menggunakan komputer yang
digunakan di instalasi pendaftaran rawat jalan untuk mendaftar
pasien rawat jalan dan untuk mencetak tracer serta kerekan/
retractor yang digunakan untuk menaikkan dan menurunkan tracer
atau dokumen rekam medis pasien rawat jalan yang akan
disediakan dan didistribusikan oleh petugas rekam medis. untuk
mendistribusikan dokumen rekam medis rawat jalan RSUD Wates
masih manual menggunakan SDM. SDM pendistribusian rekam
medis berjumlah 3 orang, 1 orang berlatar pendidikan D3 Rekam
medis, dan 2 orang berlatar pendidikan SMA. Hal ini dipertegas
dengan hasil wawancara dengan Triangulasi Sumber yaitu (Koding
15):
e. Money (Uang)
Berdasarkan hasil wawancara pelaksanaan penyediaan
dokumen rekam medis di RSUD Wates dilihat dari money atau
uang secara langsung tidak menggunakan uang untuk
pelaksanaannya dikarenakan begitu ada pasien sudah memiliki
material untuk penyediaan dokumen rekam medis, dan tidak harus
membeli bahan. Bahwa untuk pengadaan barang dokumen rekam
medis, tracer, alat tulis dan sebagainya, tertuang dalam
Untuk bahan kita memakai tracer yang dicetak di bagian
pendaftaran untuk pasien lama. Kalau pasien baru ada dokumen
rekam medis. Triangulasi Sumber
Pakai komputer di pendaftaran rawat jalan rawat dan pakai
kerekan itu yang di ruang filing.
Triangulasi Sumber
38
perencanaan anggaran instalasi rekam medis yang dibuat oleh
kepala rekam medis setiap satu tahun sekali kemudian kepala
rekam medis akan melaporkan apa yang akan dibutuhkan untuk
pengadaan barang rekam medis tersebut kepada bagian rumah
tangga di RSUD Wates. Sedangkan untuk gaji pegawai PNS di
sediakan oleh DPPKA, dan untuk karyawan biasa digaji oleh
bagian keuangan. Hal ini dipertegas dengan hasil wawancara
dengan Triangulasi sumber yaitu (Koding 14):
2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.
Berdasarkan hasil wawancara dengan triangulasi sumber di RSUD
Wates perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan mengacu pada indikator mutu SPM dengan dasar peraturan
Bupati Nomor 32 Tahun 2009 di RSUD Wates sendiri belum
melakukan perhitungan atau evaluasi secara rutin terkait waktu
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan, perhitungan baru
dilakukan satu kali pada tahun 2015 terhitung dari tahun 2014 sampai
sekarang.
Berdasarkan hasil observasi di bagian pendaftaran dan filing di
RSUD Wates, peneliti melakukan check list observasi waktu
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan periode triwulan I
dengan hasil sebagai berikut:
untuk pengadaan barang penyediaan dokumen, status, ATK
nggak belanja sendiri, lewate rumah tangga. Kita pokokmen
cuma aku butuh ini ini harus ada gak belanja sendiri, itu
tertuang dalam perencanaan anggaran instalasi rekam medis
tapi gak belanja sendiri ya.. tetep lewatnya sana.. perencanaan
itu buatnya satu tahun sekali.. gaji kita kan kalau PNS dari
DPPKA jadi udah langsung masuk kesini, teruskalau sing lain-
lanya ya nanti keuangan. Kita instalasi ning nggak sampai
kesitu.kita cuman angkanya aja.. Triangulasi Sumber
39
Gambar 4.5 Diagram Penyediaan DRM Rawat Jalan
Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017
Berdasarkan penjabaran diatas diatas, dapat digambarkan dengan
menggunakan tabel mengenai hasil penyediaan dokumen rekam medis
rawat jalan di RSUD Wates.
Tabel 4.3 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM
Jenis Pasien
Tepat
≤ 10 Menit
Tidak Tepat
≥ 10 Menit
Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase
Baru 32 32,7% 66 67,3%
Lama 14 14,0% 86 86,0%
Jumlah DRM 46 23,2% 152 76,8%
Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017
Berdasarkan tabel 4.3 diatas, dapat diketahui bahwa penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates dari total sampel
sebanyak 198 terdiri dari 98 dokumen pasien baru dan 100 dokumen
pasien lama. Terdapat dokumen rekam medis yang tepat waktu sebesar
32,7% (32 dokumen dari 98 dokumen rekam medis pasien baru) dan
14,0% (14 dokumen dari 100 dokumen rekam medis pasien lama)
penyediaan dokumen.
Pasien Baru Pasien Lama
Tepat 32 14
Terlambat 66 86
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Penyediaan DRM Rawat Jalan
40
Berdasarkan penjabaran tabel 4.3 diatas, dapat diketahui prosentase
waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dengan melihat
diagram pie sebagai berikut:
Gambar 4.6 Prosentase Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Pasien Rawat Jalan RSUD Wates.
Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017
Prosentase penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD
Wates yang mengalami keterlambatan dari total dokumen pasien baru
dan pasien lama sebesar 76,8% yaitu 152 dokumen dari sampel 198
dokumen rekam medis. Terdiri atas 66 dokumen dari 98 dokumen
pasien baru (67,3%) dan 86 dari 100 dokumen rekam medis pasien
lama (86,0%). Hal ini dikarenakan untuk pasien baru, petugas
pendaftaran harus mengentri data identitas pasien baru di SIMRS
dengan rata-rata waktu kurang lebih 3,6 menit, sedangkan untuk
menyediakan dokumen rekam medis baru petugas pendaftaran akan
mencetak tracer, mencetak KIB, edukasi pasien, mencetak label,
mencetak data identitas sosial pasien, menulis identitas paien di map
rekam medis, mengisi formulir rawat jalan dalam map rekam medis,
dan memberi cap tanggal periksa dengan rata-rata waktu kurang lebih
12,7 menit. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Responden
B (Koding 2 ):
23,2%
76,8%
Prosentase Waktu Penyediaan DRM
TEPAT TERLAMBAT
41
Dan dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber:
Sedangkan untuk dokumen rekam medis pasien lama terlambat
dikarenakan tracer yang tercetak dibagian pendaftaran tidak langsung
dinaikkan ke ruang filing dan dibiarkan dibawah sampai menumpuk.
Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber (Koding
13) :
Dokumen rekam medis yang telah memenuhi standar waktu
penyediaan yaitu sebesar 23,2% dari total dokumen pasien baru dan
lama, 32,7% dokumen pasien baru dan 14,0% dokumen pasien lama.
Jadi dari bawah itu tracer yang udah habis dicetak yang
seharusnya langsung naik masih dibiarkan dibawah nunggu sampe
ada tumpukannya dulu, nanti ke atas di atas tu seperti itu di filing
gak tiap ada langsung dikirim, nunggu barengannya dulu mungkin
itu yang jadi lama terus bikin statusnya terlambat sampai di poli.
Triangulasi Sumber
Alur pasien baru kita tentukan dulu pasien jaminan atau bayar,
kalau umum nanti ambil antrian didepan ditanyain ke poli mana
terus ngisi general consent atau surat persetujuan umum sama
ngisi form identitas baru ke skriningnya, setelah itu pasien
mengantri di loket D sambil membawa general consent sama
form identitas, kalau sudah dipanggil kan nanti dientry ke
komputer, kalau misalnya databasenya sudah lengkap kita
cetakin antrian, cetakin identitasnya, cetakin kartu pasiennya,
form rekam medis baru dilengkapi , berkas poliklinik,
diasembling lengkap terus diantarkan kepoli.
Responden B
Pasien datang terus nanti dientry sama petugasnya identitas,
poliklinik tujuannya kemana, dokternya siapa kalau sudah simpan
terus nanti diprintkan itu identitas sama form-form yang
didalamnya itu terus sekalian dikasih antrian ditempel ke mapnya
yang baru sudah jadi status barunya. Triangulasi sumber
42
Untuk memperoleh rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD Wates periode triwulan I tahun 2017
adalah sebagai berikut:
Tabel 4.4 rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan di RSUD Wates
Pasien
Baru
Pasien
lama
Pasien
baru dan
pasien
lama
Numerator Jumlah komulatif
waktu penyediaan
dokumen rawat jalan pasien baru
1605 2020 3625
Denominator Tota sampel yang
diamati
98 100 198
Rata-rata
Penyediaan
DRM
16,4
menit
20,2
menit
18,3 menit
Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017
a. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru
Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀 𝑏𝑎𝑟𝑢
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑠𝑎𝑚𝑝𝑒𝑙
= 1605
98 = 16,4 menit
b. Rata-rata penyediaan DRM pasien lama
Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀 𝑙𝑎𝑚𝑎
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑠𝑎𝑚𝑝𝑒𝑙
= 2020
100 = 20,2 menit
c. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru dan lama
Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑠𝑎𝑚𝑝𝑒𝑙
= 3625
198 = 18,3 menit
3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.
Penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates
masih terdapat keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis.
Berdasarkan hasil wawancara terdapat faktor-faktor yang
43
mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis
tersebut antara lain faktor dari man (manusia), methode (cara kerja),
dan material (bahan), machine (mesin), money (uang):
a. Man (Manusia)
1) Kurangnya SDM bagian filing
SDM yang bertugas di bagian filing di RSUD Wates
terdapat 6 orang petugas namun dengan jumlah pasien yang
setiap hari semakin banyak menyebabkan keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Di RSUD
Wates sendiri saat ini sedang melakukan perekrutan petugas
rekam medis untuk ditempatkan di pendaftaran loket a, bagian
filing, pendaftaran IGD, dan pendaftaran TPPRI.
Berdasarkan wawancara dengan Responden B tentang
kurangnya SDM yaitu (Koding 7):
Menurut Responden B yaitu:
Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan
pernyataan dari triangulasi sumber:
b. Methode (Cara Kerja)
Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates sudah terdapat
kebijakan, pedoman, dan SPO untuk penyediaan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan. Faktor methode (cara) dalam
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates
tidak mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan. Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh
triangulasi sumber yaitu (Koding 1):
Dengan pasien yang banyak seperti ini sangat kurang sekali,
apalagi kalau ada yang ijin atau cuti kan mesti terlambat..
Responden B
Belum, masih sangat kurang.. Triangulasi Sumber
44
c. Material (bahan)
1) Terjadinya misfile (salah letak)
Terjadinya misfile atau salah letak sangat mempengaruhi
dalam keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis,
dikarenakan petugas harus menyisir satu-satu dokumen rekam
medis dan menyebabkan lama ditemukannya dokumen rekam
medis tersebut. Berdasarkan wawancara dengan responden B
yaitu (Koding 11):
Dari kedua pernyataan diatas, maka diperkuat dengan
wawancara kepada triangulasi sumber:
2) Terjadinya Penumpukan Tracer
Berdasarkan tabel 4.3 keterlambatan dokumen rekam medis
paling banyak adalah pada pasien lama yaitu 86 dokumen
sebesar 86,0% untuk proses yang paling lama adalah dibagian
pendaftaran dan bagian filing yang mempengaruhi
keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis yaitu tracer
yang seharusnya setelah dicetak langsung dinaikkan tetapi
masih dibiarkan dibawah sampai menumpuk, dan di bagian
Misalnya ada yang salah masuk, eee.. pencariannya kan
butuh waktu lama, kan waktunya mengulur-mengulur terus.
Responden B
Iya adanya dokumen yang misfile.. Triangulasi Sumber
Kita ada SPM standar Pelayanan minimal untuk bagian
pelayanan untuk penyediaan status rawat jalannya untuk pasien
baru 5-10 menit, untuk pasien lamanya 10-20 menit. Kita tidak
buat SPO karna menurut saya kalau SPO itu sifatnya kegiatan
kalau penyediaan itu kan hasilnya, kalau SPOnya kita ya pas
daftar pasien itu, terus nanti pengambilan statusnya, terus
pendistribusiannya sampai ke poli tujuan,
Triangulasi Sumber
45
filing dokumen rekam medis tidak langsung dikirim dan
ditunggu sampai dokumen rekam medis tersebut penuh.
Menurut wawancara dengan responden A yaitu (Koding 13):
Dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber, yaitu:
3) Dokumen rekam medis tidak ditemukan di rak filing
Berdasarkan hasil observasi terdapat dokumen rekam medis
yang tidak ditemukan di rak filing, sehingga petugas filing akan
melacak dokumen rekam medis tersebut, petugas harus
menyisir terlebih dahulu di rak-rak yang memiliki nomor
rekam medis yang hampir sama dan melacak menggunakan
komputer. Apabila dokumen rekam medis yang dicari tidak
ditemukan petugas akan membuatkan dokumen rekam medis
baru sehingga hal ini akan membutuhkan waktu lama dan akan
mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam
medis. Menurut wawancara dengan responden D untuk
permasalahan tersebut (Koding 12):
Untuk mempertegas hasil wawancara responden D, maka
dilakukan wawancara dengan triangulasi sumber, yaitu:
Kadang tu tracernya numpuk karna harus nunggu yang diatas
diturunkan. Responden A
jadi dari bawah itu tracer yang udah habis dicetak yang
sharusnya langsung naik masih dibiarkan dibawah nunggu
sampe ada tumpukannya dulu, nanti ke atas di atas tu
seperti itu di filing gak tiap ada langsung dikirim, nunggu
barengannya dulu mungkin itu yang jadi lama terus bikin
statusnya terlambat sampai di poli. Triangulasi Sumber
Adaa sih sakjane,, salah letak bisa, misfile, nek DRM gak
ditemukan di ruang filing kae..
Responden D
...Terus nek DRM gak ditemukan biasanya dicari lewat
komputer.
Triangulasi Sumber
46
4) Formulir pendaftaran pasien baru habis
Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
pasien baru menggunakan bahan salah satunya formulir
pendaftaran pasien baru. Apabila formulir tersebut habis
petugas pendaftaran akan menghubungi bagian rumah tangga
RSUD Wates untuk persediaan formulir, hal ini akan
mempengaruhi keterlambatan waktu penyediaan dokumen
rekam medis dikarenakan dalam kehabisan formulir akan
mengulur waktu dan antrian pasien yang mendaftar akan
semakin banyak. Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh
triangulasi sumber, yaitu (Koding 12 ):
d. Machine (Mesin)
Faktor dari machine (mesin) yang mempengaruhi
keterlambatan penyedian dokumen rekam medis adalah pada
penggunaan retractor, hal ini sangat mempengaruhi keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates
dikarenakan jika retractor tersebut belum terisi penuh dokumen
rekam medis maka retractor tersebut tidak mau diturunkan atau
akan macet di tengah jalan, sehingga petugas filing harus
menunggu sampai dokumen rekam medis tersebut penuh,
kemudian tracer yang dibawah akan terus menumpuk karena harus
menunggu retractor tersebut turun baru tracer tersebut dapat
dinaikkan. Menurut wawancara dengan responden D tentang
permasalahan tersebut yaitu (Koding 12):
Masalah sama kerekan itu, kan kalau belum diturunkan
tracernya pasti akan numpuk, dan menyebabkan lama.
Responden D
Ya ngambil ke RT, kalau yang RT stoknya habis, sebelum
stok habis itu RT nyetak terus dikita sendiri juga sebelum
stoknya habis ngambil ke RT,bisa jadi mempengaruhi nek
sampai kejadian kayak gitu kan menghubungi RT lama to,
jadi harus kesana dulu..
Triangulasi Sumber
47
Untuk mempertegas hasil wawancara responden D, maka
dilakukan wawancara dengan triangulasi sumber, yaitu:
e. Money (Uang)
Waktu penyediaan rekam medis merupakan salah satu standar
pelayanan minimal di instalasi rekam medis RSUD Wates namun
berdasarkan hasil wawancara apabila SPM mencapai dengan target
petugas tidak akan diberikan reward atau hadiah apapun dan jika
petugas mendapat komplain dari banyak pihak tentang
keterlambatan penyediaan dokumen petugas juga tidak akan
mendapat punishment (hukuman) apapun juga dari atasan. Faktor
money (uang) dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
di RSUD Wates tidak mempengaruhi keterlambatan penyediaan
dokumen. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara responden A
yaitu (Koding 14):
Wawancara dengan triangulasi sumber yaitu:
Apa faktor uang ki, gak ada.. Responden A
Enggak sih.. kita nggak ada reward buat petugas, nek ada
komplain kita juga nggak kasih hukuman.
Triangulasi Sumber
Mungkin kerekannya ya.. kan kadang itu ditengah-tengah kalo
misalnya kurang banyak memang gak bisa turun kal gak ada
bebannya, jadi misanya nurunin satu-satu itu tu macet ditengah
itu lo.. atau tutupannya bengkong atau apa , sebenarnya kalo
hanya kurang itu nek turun tu mesti macet ditengah.
Triangulasi Sumber
48
C. Pembahasan
1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017.
a. Man (Manusia)
Berdasarkan hasil observasi SDM penyediaan dokumen rekam
medis di RSUD Wates masih ditemukan petugas yang
berpendidikan terakhir SMA yaitu sebesar 76,9% (10 orang dari 13
petugas), petugas yang berpendidikan terakhir sarjana ekonomi
sebesar 7,7% (1 orang dari 13 petugas), dan SDM yang telah lulus
pendidikan rekam medis, atau SDM yang berpendidikan terakhir
D3 rekam medis hanya sebesar 15,4% (2 orang dari 13 petugas).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
55/MENKES/PER/III/2013 mengenai Penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis yang menjelaskan tentang SDM perekam medis
adalah seseorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan. Sebagaimana yang telah dijelaskan peraturan menteri
kesehatan nomor 55 tahun 2013 petugas rekam medis tidak hanya
mengerjakan lingkup tugasnya namun juga memiliki tanggung
jawab untuk melakukan kegiatan pelayanan rekam medis.
b. Methode (Cara Kerja)
Berdasarkan hasil observasi langkah-langkah penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan di lihat dari pasien mendaftar
RSUD Wates adalah sebagai berikut:
1) Pasien mengambil no Antrian
2) Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru
3) Pasien mendaftar di TPP RJ,
4) Petugas TPP RJ mewawancarai pasien
5) Petugas TPP RJ melakukan input data pasien
6) Petugas TPP RJ mencetak tracer
7) Petugas mencetak lembar data identitas sosial bagi pasien baru
49
8) Petugas mencetak kartu berobat
9) Petugas TPP RJ memberikan no antrian poliklinik pada pasien
10) Petugas TPP RJ membuat dokumen rekam medis baru
11) Kemudian Petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke
poliklinik yang dituju.
SPO mengenai alur pendaftaran pasien baru dengan nomor
dokumen MKI/449.1/45/2015 SPO tentang pendaftaran pasien
umum baru adalah sebagai berikut:
1) Pasien diterima di tempat pendaftaran pasien rawat jalan
2) Pasien diwawancarai oleh petugas rekam medis
3) Pasien baru diminta mengisi formulir pendaftaran pasien baru.
4) Pasien baru diminta untuk menunggu di ruang tunggu poli
tujuan.
5) Petugas mengecek identitas pasien ke dalam komputer apakah
pernah berobat atau belum;
6) Petugas menginput data pasien ke dalam SIM RS
7) Petugas kemudian mencetak lembar data identitas sosial
8) Petugas pendaftaran memberikan status pasien baru pada
petugas distribusi untuk di distribusikan ke poliklinik tujuan.
SPO pendaftaran pasien umum baru di bagian pendaftaran
RSUD Wates pada point (4) menjelaskan setelah pasien diminta
mengisi formulir pendaftaran pasien baru diminta untuk menunggu
diruang tunggu poli tujuan. Namun pada berdasarkan hasil
observasi proses tersebut belum selesai karena petugas belum
memberikan tracer yang berisi nomor antrian untuk periksa
dipoliklinik.
Menurut Permenkes No. 512 Tahun 2007 SPO adalah suatu
perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu, dimana SPO
memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan
konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan
50
fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan
berdasarkan standar profesi.
Menurut Budi (2011) identifikasi adalah proses pengumpulan
data dan pencatatan segala keterangan tentang bukti-bukti dari
seseorang. Unit rekam medis mempunyai tanggung jawab atas
kelengkapan data identitas pasien maka dalam mengumpulkan data
identitas pasien harus diperoleh data yang lengkap sehingga dalam
proses pelayanan kesehatan selanjutnya akan berjalan dengan baik.
Sedangkan Menurut KARS 2012 dalam standar AP 1.2
asesmen awal seorang pasien, rawat jalan atau rawat inap, sangat
penting untuk mengidentifikasi kebutuhan pasien dan untuk
memulai proses pelayanan. Asesmen awal memberikan informasi
untuk:
1) Memahami pelayanan apa yang dicari pasien
2) Memilih jenis pelayanan yang terbaik bagi pasien.
Berdasarkan hasil observasi pasien baru di RSUD Wates
pertama kali diterima di tempat penerimaan pasien dan
diwawancarai petugas guna mendapat informasi mengenai data
pasien.
c. Material (bahan)
Berdasarkan hasil observasi bahan yang digunakan untuk
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan yaitu dokumen
rekam medis dan tracer.
Menurut KARS (2012) dalam standar MKI. 7 menyebutkan
bahwa dokumen rekam medis adalah suatu sumber informasi
utama mengenai proses asuhan dan perkembangan pasien sehingga
merupakan alat yang penting. Dalam pelaksanaan penyediaan
dokumen RSUD Wates juga menggunakan dokumen rekam medis.
Sedangkan berdasarkan hasi observasi tracer hanya terdapat
pada bagian pendaftaran rawat jalan. Di bagian filing juga sudah
terdapat alat cetak tracer. Namun dalam pelaksanaan cetak tracer
51
hanya dilakukan di bagian pendaftaran dikarenakan letak ruang
filing di lantai dua dan tracer berbentuk rangkap 3 dengan
menggunakan kertas NCR dengan didalamnya terdapat nomor
antrian pendaftaran poliklinik yang harus diberikan oleh pasien
sehingga tidak memungkinkan untuk petugas filing mencetak
tracer.
Menurut IFHIMA (2012) Tracer (outguide) yaitu pengganti
rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan
apapun. Adanya tracer dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi
dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan saat kembali.
Dengan adanya tracer agar memudahkan petugas rekam medis
dalam menyediakan rekam medis.
Menurut Budi (2011) beberapa fasilitas di ruang penyimpanan
dokumen rekam medis diantataranya ada tracer yang digunakan
sebagai pengganti dokumen rekam medis di rak filing yang dapat
digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.
d. Machine (mesin)
Berdasarkan hasil observasi pendistribusian dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD Wates masih menggunakan manual
yaitu menggunakan tangan petugas distribusi untuk menyediakan
dokumen rekam medis rawat jalan ke meja dokter di poliklinik dan
menggunakan mesin retractor/kerekan untuk mengirimkan
dokumen rekam medis rawat jalan di bagian distribusi. Untuk
penyediaan dokumen rekam medis pasien baru RSUD Wates juga
menggunakan komputer yang ada di bagian pendaftaran.
Menurut Rustiyanto (2010) komputer dirumah sakit dinilai
sangat bermanfaat untuk meningkatkan mutu pelayanan. Selain
untuk mempermudah pelayanan, sistem komputerisasi di rumah
sakit tidak hanya digunakan dibagian administrasi khususnya
dipersonalia, tetapi komputerisasi bisa digunakan diberbagai unit
pelayanan di rumah sakit.
52
e. Money (uang)
Berdasarkan hasil wawancara untuk pengadaan barang
dokumen rekam medis, tracer, alat tulis dan sebagainya, tertuang
dalam perencanaan anggaran instalasi rekam medis yang dibuat
oleh kepala rekam medis setiap satu tahun sekali kemudian kepala
rekam medis akan melaporkan apa yang akan dibutuhkan untuk
pengadaan barang rekam medis tersebut kepada bagian rumah
tangga di RSUD Wates. Sedangkan untuk gaji pegawai PNS di
sediakan oleh DPPKA, dan untuk karyawan biasa digaji oeh bagian
keuangan.
Menurut M. Harujito (2001) uang merupakan alat (tools) yang
penting untuk menilai tujuan karena segala sesuatu harus
diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan
berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga
kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan berapa hasil yang akan dicapai
dari suatu organisasi.
53
2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.
Berdasarkan hasil studi dokumentasi di RSUD Wates sudah
terdapat SPM dengan dasar peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2009
tentang Standar Pelayanan Miniman RSUD Wates yang menyebutkan
bahwa penyediaan dokumen rekam medis dimulai dari saat pasien
mendaftar sampai dokumen rekam medis disediakan/ditemukan oleh
petugas dengan standar pelayanan minimalnya adalah ≤10 menit.
Dengan isi sebagai berikut:
Tabel 4.5 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan
Rawat Jalan
Judul Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat
jalan
Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi
Tujuan Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan
Definisi
operasional
Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam
medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada
pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis
disediakan/ditemukan oleh petugas.
Frekuensi
pengumpulan data
Tiap bulan
Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel
rawat jalan yang diamati
Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N
kurang dari 100)
Sumber data Hasil survey pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan
untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama.
Standar Rerata ≤ 10 menit
Penanggung
jawab
Kepala instalasi rekam medis
Sumber:Profil/Kamus Indikator Mutu RSUD Wates Tahun 2015
Sesuai dengan Kepmenkes 129, 2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit dengan isi sebagai berikut:
54
Tabel 4.6 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan
Rawat Jalan
Judul Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat
jalan
Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi
Tujuan Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan
Definisi
operasional
Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam
medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam
medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis
disediakan/ditemukan oleh petugas.
Frekuensi pengumpulan
data
Tiap bulan
Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati
Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N
kurang dari 100)
Sumber data Hasil survey pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama.
Standar Rerata ≤ 10 menit
Penanggung
jawab
Kepala instalasi rekam medis
Sumber: Kepmenkes No 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit
Berdasarkan hasil observasi waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD Wates adalah sebagai berikut:
Tabel 4.7 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM
Jenis Pasien
Tepat
≤ 10 Menit
Tidak Tepat
≥ 10 Menit
Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase
Baru 32 32,7% 66 67,4%
Lama 14 14,0% 86 86,0%
Jumlah DRM 46 23,2% 152 76,8%
Sumber: Hasil Observasi Penyediaan DRM di RSUD Wates Tahun
2017
Berdasarkan tabel diatas tergambar bahwa capaian waktu
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dalam waktu ≤ 10
menit mencapai 23,2% (46 dari 198 dokumen rekam medis).
Menurut Sudrajat (2014) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa
berdasarkan hasil pengumpulan data tentang kecepatan pelayanan
penyediaan dokumen rekam medis pasien lama di pelayanan rawat
55
jalan Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis diperoleh data sebagai
berikut:
Tabel 4.8 Frekuensi waktu pelayanan penyediaan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum
Daerah Ciamis Tahun 2014
No. Kategori Jumlah
Responden
Presentase
1 Cepat 35 39,8%
2 Lambat 53 60,2%
Jumlah 88 100
Sumber : Data Primer 2014
Menurut Andria (2015) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa
berdasarkan hasil pengumpulan data tentang kecepatan pelayanan
penyediaan dokumen rekam medis pasien lama di pelayanan rawat
jalan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya
diperoleh data sebagai berikut:
Tabel 4.9 Distribusi Frekuensi Waktu Pelayanan
Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama
No. Kategori
Waktu
Frekuensi Prosentase
1 Cepat 36 36,4%
2 Lambat 63 63,6%
Jumlah 99 100
Berdasarkan ketiga data diatas dapat diketahui bahwa dalam
penelitian Sudrajat (2014) waktu penyediaan dokumen rekam medis
pasien lama di pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah
Ciamis yaitu sebanyak 35 dokumen (39,8%) dari 88 dokumen sudah
memenuhi standar standar ≤10 menit. Dalam penelitian Andria (2015)
diketahui bahwa sebanyak 36 dokumen (36,4%) dari 99 dokumen
penyediaan dokumen Rekam Medis Pasien Lama sudah memenuhi
standar ≤10 menit. Sedangkan peneliti melakukan penelitian di RSUD
Wates menemukan bahwa dengan sampel 198 dokumen rekam medis
pasien baru dan pasien lama ditemukan dokumen yang sudah
memenuhi standar ≤10 menit sebanyak 46 dokumen (23,2%).
Berdasarkan hasil evaluasi tentang capaian indikator mutu yang sudah
56
dilakukan di RSUD Wates terdapat rata-rata waktu penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru sebesar 15,9 menit, dan
rata-rata dokumen rekam medis pasien lama sebesar 22,3 menit.
Sedangkan hasil yang diperoleh peneliti pada penelitian di RSUD
Wates rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien baru
yaitu 16,4 menit dan dokumen rekam medis pasien lama sebesar 20,2
menit.
3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.
Faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah sebagai berikut:
a. Man (Manusia)
Menurut Ningsih (2012) dalam penelitiannya menyebutkan
bahwa dengan banyaknya jumlah kunjungan pasien, mengharuskan
Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta memiliki SDM dengan
kinerja yang berkualitas sesuai dengan kompetensinya dengan
jumlah yang mencukupi untuk memberikan pelayanan kepada
pasien sehingga diharapkan mampu meningkatkan mutu pelayanan.
Menurut Harujito (2001) Manusia merupakan unsur
manajemen yang pokok manusia tidak dapat disamakan oleh
benda. Ia mempunyai peranan, pikiran harapan, serta gagasan.
Reaksi psikisnya terhadap keadaan sekeliling dapat menimbulkan
pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar diperhitungkan
secara seksama. Oleh karena itu, manusia perlu senantiasa
diperhatikan untuk dikembangkan kearah yang positif sesuai
dengan martabat dan kepribadiannya sebagai manusia.
Berdasarkan hasil wawancara SDM dibagian filing tidak
sebanding dengan jumlah pasien yang setiap hari semakin banyak
menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis
rawat jalan.
57
b. Methods (Metode)
Berdasarkan hasil studi dokumentasi di RSUD Wates
menggunakan SPM dengan dasar peraturan Bupati nomor 32 tahun
2009 untuk metode waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan sudah sesuai dengan SPM menurut Kepmenkes nomor 129
tahun 2008, namun menurut persepsi triangulasi sumber bahwa
perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
dari pasien mendaftar sampai dokumen tersebut disediakan di
poliklinik.
Perbedaan persepsi ini kemungkinan akan mempengaruhi
terhadap waktu penyediaan. Dimana menurut Kepmenkes 129
tahun 2008 dan SPM RSUD Wates tersebut hanya sampai
dokumen rekam medis disediakan/ditemukan saja namun pada
kenyataannya perhitungan waktu penyediaan di RSUD Wates
sampai diantar di poliklinik. Sebelum dokumen tersebut sampai
dipoliklinik juga harus melalui beberapa proses dari dokumen
diperiksa kelengkapan formulirnya, kemudian diberi cap tanggal
dan ditulis poliklinik tujuan pada formulir rawat jalan, dan
dilakukannya penyortiran berdasarkan poliklinik yang dituju oleh
petugas distribusi. Hal ini dapat mempengaruhi waktu penyediaan
dkumen rekam medis menjadi lama.
c. Material (bahan)
1) Terjadinya Misfile (salah letak)
Menurut Shofari (2008) Masalah lain yang dihadapi filing
adalah seringkali terjadi kejadian misfile (salah letak) dan
keterlambatan pelacakan dokumen rekam medis serta
penyerahan dokumen rekam medis ke TPPRJ. Berdasarkan
hasil wawancara di RSUD Wates terjadinya rekam medis yang
misfile atau salah letak sangat mempengaruhi terhadap
penyediaan dokumen rekam medis. Karena petugas harus
mencari dokumen rekam medis tersebut hingga ketemu,
58
sehingga dapat menghambat pekerjaan lainnya. Terjadinya
dokumen rekam medis yang salah letak dikarenakan kurangnya
ketelitian petugas dalam penyimpanan rekam medis.
2) Terjadinya Penumpukan Tracer
Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates sudah terdapat
tracer dibagian pendaftaran. Namun terjadi penumpukan tracer
yang dilakukan oleh petugas, hal ini sangat menghambat waktu
penyediaan dokumen rekam medis karena akan menyebabkan
dokumen rekam medis terlambat.
Menurut IFHIMA (2012) Tracer (outguide) yaitu pengganti
rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan
apapun. Adanya tracer dapat meningkatkan efisiensi dan
akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan
saat kembali. Dengan adanya tracer agar memudahkan petugas
rekam medis dalam menyediakan rekam medis.
3) Dokumen rekam medis tidak ditemukan di Rak Filing
Berdasarkan SPO mengenai pencarian dokumen rekam
medis dengan nomor dokumen MKI 449.1/11/2015 pada point
(5) disebutkan bahwa status rekam medis yang tidak ditemukan
di rak penyimpanan, maka petugas rekam medis melihat pada
tracer yang terpasang, tanggal dan pelayanan kesehatan yang
dituju pasien terakhir berkunjung. Dan point (6) menjelaskan
bahwa status rekam medis yang tidak ditemukan di rak
penyimpanan dan tidak juga terpasang di tracer, maka petugas
menelusuri melalui data yang telah disimpan di komputer
kunjungan terakhir pasien.
Sedangkan menurut KARS 2012, dalam standar AP.1.5
disebutkan bahwa disebutkan bahwa temuan pada assesmen
didokumentasikan dalam rekam medis pasien dan siap tersedia
bagi para penanggung jawab.
59
Terjadinya dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di
rak penyimpanan petugas filing akan mencari dokumen
tersebut sesuai dengan prosedur di SPO, namun hal tersebut
akan menghambat waktu penyediaan dokumen rekam medis
rawat jalan.
4) Formulir rekam medis pasien baru habis
Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru di RSUD Wates
menggunakan bahan salah satunya formulir pendaftaran pasien
baru.
Menurut KARS 2012 dalam standar AP 1.2 asesmen awal
seorang pasien, rawat jalan atau rawat inap, sangat penting
untuk mengidentifikasi kebutuhan pasien dan untuk memulai
proses pelayanan. Asesmen awal memberikan informasi untuk:
1) Memahami pelayanan apa yang dicari pasien
2) Memilih jenis pelayanan yang terbaik bagi pasien.
Sedangkan menurut Hatta 2010 menyebutkan bahwa dalam
rekaman kertas atau isi rekam kesehatan dibagi dalam data
administratif dan data klinis. Data administratif mmenakup data
demgrafi, dalam pelayanan kesehatan inforasi demografi
diperlukan dalam mengisi informasi dasar identitas diri pasien.
Formulir pasien baru berisi data identitas pasien. Apabila
formulir tersebut habis petugas pendaftaran akan menghubungi
bagian rumah tangga RSUD Wates untuk persediaan formulir,
hal ini akan mempengaruhi keterlambatan waktu penyediaan
dokumen rekam medis dikarenakan dalam kehabisan formulir
akan mengulur waktu dan antrian pasien yang mendaftar akan
semakin banyak.
d. Machines (Mesin)
Menurut Harujito (2001) Mesin digunakan untuk memberi
kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta
60
menciptakan efisiensi kerja. Berdasarkan hasil wawancara Faktor
Machine (mesin) yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis adalah pada penggunaan retractor/ kerekan,
dikarenakan di RSUD Wates masih menggunakan alat sederhana
yang disebut retractor/ kerekan dimana jika alat tersebut belum
terisi penuh dokumen rekam medis maka alat tersebut akan macet
dan menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam
medis. Pada penggunaan mesin komputer di RSUD Wates hanya
terdapat pada bagian instalasi pendaftaran untuk cetak tracer
sehingga menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam
medis.
e. Money (Uang)
Reward merupakan salah satu faktor penting yang
mempengaruhi individu bekerja pada suatu organisasi. Menurut
Hasibuan (2010), penghargaan (reward) merupakan balasan jasa
yang diberikan instansi pada tenaga kerja, penghargaan bukan
sekedar hak dan kewajiban tetapi yang terpenting adalah daya
dorong dan semangat untuk bekerja. Menurut Fitria (2017) reward
adalah tingkat penampilan yang diwujudkan melalui usaha tertentu,
diyakini bahwa individu akan termotivasi oleh harapan yang akan
datang, sehingga beberapa orang melakukan pekerjaannya dengan
baik.
Sedangkan Menurut Nurmiati (2011), reward merupakan
ganjaran, hadiah, upah. Rewards dalam bentuk positif disebut
dengan penghargaan sedangkan dalam bentuk negative disebut
punishment.
Berdasarkan hasil observasi petugas pelaksana penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tidak diberikan
reward/penghargaan apabila penyediaan dokumen telah memenuhi
target SPM, begitu juga dengan punishment/ hukuman, petugas
61
yang mendapat komplain tentang penyediaan dokumen tidak akan
diberikan hukuman apapun.
D. Keterbatasan
1. Ada beberapa Responden yang tidak mau diwawancarai karena
berlatar belakang bukan dari D3 Rekam Medis.
2. Perbedaan pendapat antara petugas rekam medis (Responden A)
dengan kepala rekam medis (Triangulasi sumber).
62
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
RSUD Wates dilihat dari man (manusia) terdapat 13 orang petugas,
methode (cara kerja) sudah terdapat SPO dan SPM sebagai acuan
pelaksanaan, material (bahan) menggunakan dokumen rekam
medis dan tracer, machine (mesin) masih manual menggunakan
SDM, komputer dan retractor, dan tidak menggunakan money
(uang) pada pelaksanaannya.
2. Penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates
mengalami keterlambatan sebanyak 152 (76,8%) dokumen rekam
medis pasien baru maupun lama dan penyediaan dokumen rekam
medis tepat waktu sebanyak 46 (23,2%) dokumen pasien baru
maupun pasien lama dari jumlah sampel 198 dokumen rekam
medis, dan diketahui rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis yaitu 18,31 menit.
3. Faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam
medis di RSUD Wates yaitu: man (manusia) kurangnya SDM
dibagian filing, methode (cara kerja) perbedaan persepsi antara
petugas rekam medis dengan SPM mempengaruhi keterlambatan
dokumen, material (bahan) terjadinya misfile, penumpukan tracer,
dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan,
dan formulir pasien baru habis, machine (mesin) Alat Retractor
yang sering macet bila tidak diisi dokumen dengan penuh, money
(uang) belum ada reward untuk karyawan.
B. Saran
1. Sebaiknya pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis
dilakukan oleh petugas rekam medis berlatar pendidikan D3
Rekam Medis sesuai dengan PERMENKES No 55.
2. Sebaiknya pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan di RSUD Wates disesuaikan dengan SPM rumah sakit.
63
3. Sebaiknya SDM di bagian filing ditambah dengan petugas yang
berlatarbelakang pendidikan dari rekam medis agar pekerjaannya
menjadi lebih efektif.
4. Sebaiknya bagian filing juga diberi kewenangan untuk mencetak
tracer pada ruangan filing agar mempercepat pencarian dokumen
rekam medis.
5. Sebaiknya ada reward dan punishment sebagai salah satu alat
untuk menilai kinerja staff.
6. Sebaiknya dilakukan evaluasi secara rutin terkait indikator mutu
penyediaan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Andria, Firzah Dika. (2015). Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam Medis di
RSUD Dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya, Jurnal Manajemen Informasi
Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2. Tasikmalaya: Poltekkes Kemenkes
Tasikmalaya.
Azwar, Azrul. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Tiga. Jakarta:
Binarupa Aksara.
Budi, Savitri Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:
Quantum Sinergis Medis.
Bungin, Burhan. (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Pedoman Penyelenggaraan
Pelayanan di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Fitria, Jimmy. (2017). Pengaruh Reward, Insentif, Pembagian Tugas dan
Pengembangan Karier pada Kepuasan Kerja Perawat Di Rumah Sakit
Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta, Jurnal Manajemen dan Bisnis
Volume 2, Nomor 1. Surakarta: Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hatta, Gemala.R.et.al. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di
sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
Harujito, M. Y. (2001). Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo.
Hasibuan. (2010). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
IFHIMA. (2012). Education Module 3: Record Identification System, Filing and
Retention of Health Records, Diakses dari www.ifhima.org/learning-
center/ pada tanggal 10 Juli 2017.
KARS. (2012). Instrumen Akreditasi Rumah Sakit Versi 2012. Jakarta: KARS.
Permenkes RI No. 512 Tahun 2007. Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan
Praktik Kedokteran. Jakarta: Republik Indonesia.
Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis. Jakarta:
Republik Indonesia.
Permenkes RI No. 55/MENKES/PER/III/2013. Tentang Penyelenggaraan
Pekerjaan Perekam Medis. Jakarta: Republik Indonesia.
Permenkes RI No. 69 Tahun 2014 tentang Kewajiban Rumah Sakit dan
Kewajiban Pasien. Jakarta: Republik Indonesia.
Keputusan Menteri Kesehatan No.129/MENKES/SK/II/2008 Tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Republik Indonesia.
Ningsih, Kori Puspita. (2013). Hubungan Beban Kerja Dan Kepuasan Kerja
dengan Kinerja Karyawan di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mata
“Dr.Yap” Yogyakarta. Surakarta: Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Notoatmodjo, Soekidjo. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta:
Rineka Cipta.
UU RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Sekretariat Negara. Jakarta:
Republik Indonesia.
Rustiyanto, Ery. (2010). Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Yang
Terintegrasi. Yogyakarta: Gosyen Publishing.
Rustiyanto, E & Rahayu W. A (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
Sudrajat, Indra. (2015). Hubungan Kecepatan Penyediaan Dokumen Rekam
Medis Rawat Jalan dengan Tingkat Kepuasan Pasien, Jurnal Manajemen
Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1.
Tasikmalaya: PIKES Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya.
Sugiyono. (2015). Metode Kuantitatif Kualitatif dan R& D. Bandung: Alfabeta.
Lampiran 18
PEDOMAN WAWANCARA
Hari/Tanggal :
A. Karakteristik Pegawai
Jabatan :
Masa Bekerja :
Pendidikan :
Jenis Kelamin :
Umur :
B. Pedoman Wawancara
1. Apa pedoman/ kebijakan sasaran indikator mutu yang digunakan untuk
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ? jika ada, Berapa
standar waktunya ?
2. Apakah didalam indikator mutu terdapat waktu evaluasi terkait
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan? Jika iya, bagaimana
pelaksanaannya?
3. Apakah didalam indikator mutu ditentukan peninjauan/ PIC untuk
melakukan evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?
4. Bagaimana perhitungan waktu untuk penyediaan dokumen rekam
medis pasien rawat jalan di RSUD Wates?
5. Apakah capaian waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
sudah sesuai dengan standar waktu yang sudah ditentukan ?
6. Apakah ada SPO tentang uraian tugas untuk petugas filing di RSUD
Wates ?
7. Menurut anda, apakah SDM petugas filing sudah mencukupi ?
8. Apakah ada pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan
penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ?
9. Apakah sering terjadi kesalahan dalam pendistribusian rekam medis
pasien ke klinik ?
10. Apa yang menjadi penyebab terjadinya kesalahan pendistribusian
rekam medis pasien ke klinik?
11. Menurut bapak/ibu apa faktor dari SDM/man yang mempengaruhi
keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ?
12. Menurut Bapak/Ibu apa faktor dari bahan/ material yang menyebabkan
keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ?
13. Menurut bapak/ibu apa faktor dari cara kerja/methode yang
menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan ?
14. Menurut bapak/ibu apa faktor dari uang/money yang menyebabkan
keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?
15. Menurut bapak/ibu apa faktor dari mesin/machine yang menyebabkan
keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?
16. Apa saja perbaikan yang telah dilakukan dengan permasalahan tentang
penyediaan dokumen rekam medis?
top related