chakraiya.files.wordpress.com€¦ · web viewบทที่ 1: ......
Post on 11-Sep-2019
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
บทท 1: หนาจอและการพมพขอความ -- Excel 2010
[ เวบบอรด Excel | MS Excel Tips ] โดย นฤมล อนตะรกานนท
โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมหนง ทจดอยในชด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มชอเสยงในดาน การคำานวณเกยวกบตวเลข และการทำาบญช ตาง ๆ การทำางานของโปรแกรม ใชตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตง (columns) เปนหลก ซงเราเรยกโปรแกรมในลกษณะนวาเปน Spread Sheet
ไฟลของ Excel เปรยบเสมอนหนงสอ 1 เลม ทประกอบไปดวยหนา หลาย ๆ หนา ไฟลของ Excel เรยกวาเปนสมดงาน (Workbook) และในแตละหนา เรยกวา เปน แผนงาน (Worksheet) ในแตละแผนงาน จะแบงออกเปนตาราง ซงประกอบไปดวย ชองตาราง จานวนมาก ซงเรยกวา เซลล (Cell) เซลลคอสวนตดกนของแถวและคอลมน ใน แผนงานหนง ๆ ของ Excel 2010 จะมแถวทงหมด 1,048,576 แถว และ จะม คอลมนทงหมด จานวน 16,384 คอลมน โดยเรยงชอตามตวอกษรภาษาองกฤษ ตงแต A จนถง Z และ ตอดวย AA จนถง AZ, BA จนถง BZ ไปจนถง XFD และในสมดงานหนง ๆ จะมแผนงานไดจานวนมาก ขนอยกบหนวยความจำาทมอยในเครองคอมพวเตอร
ในแตละชองตาราง หรอ Cell จะบรรจขอมลตาง ๆ เราพมพขอมลลงในชองตาราง แตละชอง l เชนพมพขอความ พมพตวเลข เปนตน เมอเวลาจะอางองถงขอมล เรากอางองถง ชองตาราง โดยการระบ คอลมนและแถว เชน B4 หมายถงชองตารางทตรงกบ คอลมน B และ แถวท 4 ดงภาพ
หนาจอของ MS Excel 2010
หนาจอของ Excel 2010 มสวนประกอบหลกทควรรจก ดงน
สวนบนของหนาจอคอแถบรบบน ซงประกอบไปดวย แทบตาง ๆ โดยปกตจะม จำานวน 7 แทบ ไดแก หนาแรก แทรก เคาโครงหนากระดาษ สตร ขอมล ตรวจทาน และมมมอง และในแตละแทบ จะประกอบไปดวยกลมตาง ๆ ซงจะมคำาสงทมกจะใชดวยกน รวมอยในกลมเดยวกน ดงภาพ
แฟม แทบแฟม เปนแทบพเศษไมถอเปนแถบบนรบบนเพราะใชจดการเกยวกบไฟล หรอแฟม เชน การเปด-ปดไฟล การสรางไฟลใหม การบนทกไฟล ตลอดจนการตงคาตวเลอกตาง ๆ เปนตน
หนาแรก เปนแทบทรวมลกษณะการใชงานทว ๆ ไป เชน การคดลอก การวาง การกำาหนดตวอกษร การจดรปแบบ การกรองขอมล ตลอดจนการคนหาขอมล เปนตน
แทรก เปนแทบสำาหรบแทรก ตาราง ภาพ รปรางอตโนมต อกษรศลป สญลกษณ การเชอมโยง เปนตน
เคาโครงหนากระดาษ เปนแทบสำาหรบการตงคากระดาษเพอพมพออกทางเครองพมพ เชน ตงระยะขอบกระดาษ กำาหนดขนาดกระดาษ พมพแนวตงหรอแนวนอน เปนตน
สตร ใชแทบนเมอตองการคำานวณคาตาง ๆ เชน การรวม การเรยกใชสตรของ Excel เปนตน
ขอมล แทบนใชสาหรบการรบขอมลจากภายนอกเพอมาวเคราะหใน Excel เชน นาขอมลจาก ฐานขอมล Access เปนตน นอกจากน ยงใชสำาหรบการจดการกบขอมลจำานวนมาก ๆ เชน การเรยงขอมล การกรองขอมล การจดกลมขอมล เปนตน
ตรวจทาน เปนแทบหรบการตรวจตวสะกดการนต ตลอดจนการจดการเกยวกบแผนงาน เชน การปองกนการแกไขขอมลบนแผนงาน เปนตน
มมมอง เปนแทบสำาหรบแสดงแผนงานในมมมองตาง ๆ เชน แบบปกต แบบเตมหนา กำาหนดใหมหรอไมมเสนตาราง ยอ/ขยาย ตลอดจนการแบงหนาจอออกเปนสวน ๆ เปนตน
การปอนขอมลลงเซลล
ขอมลในเซลล มทงตวเลขและตวอกษร ตวเลขสามารถนำาไปคำานวณคาตาง ๆ ไดโดยการระบตำาแหนงของตวเลข โดยปกตตวเลขจะจดชดขวาของเซลล สำาหรบขอความหรอตวอกษร จะจดชดซาย ในกรณทมทงขอความและตวเลขภายในเซลลเดยวกน Excel จะถอวาเปนขอความ ไมสามารถนำาไปคำานวณได ดงนน ถาตองการนำาตวเลขไปคำานวณ ตองพมพตวเลขนน ๆ ในเซลลของตวเอง และอางถงในการคำานวณ
การปอนขอมลลงใน Cell ทำาได ดงน
1. นำาเคอรเซอรไปท cell A1 แลวคลก 1 ครง
2. พมพคำาวา วราวรรณ ในชอง A13. ถาพมพผด ใหกดปม Backspace เพอลบทละตวอกษร และพมพใหม 4. พมพเสรจแลว กดปม Enter
กจกรรมฝกปฏบต
ใหทานลองพมพขอความลงในแผนงาน Excel ขางลางน
การลบขอมล
การลบขอมลจะทำาใหขอมลนนหายไป และขอมลทอยในเซลลอนมาแทนท ดงตวอยางตอไปน
1. พมพขอมลตามตวอยางตอไปน2. คลกเลอก เซลล A2
3. บนแถบไปทแทบหนาแรก -> กลมเซลล คลกปม ลบ ดงภาพ
4. ขอมลจะปรากฏ ดงน 5. จะเหนวา ชอสมศกดหายไป และขอมลเลอนขนมาแทนท (ถาสงเกตใหด จะเหนวา ขอมลเกด
การผดพลาด ขอมลเดม วศน อาย 30 เมอลบสมศกดออกไป ทำาใหขอมลเลอนในเซลลขางลางขนมาแทนท)
การลางขอมล
1. พมพขอมลตามตวอยางตอไปน2. คลกเลอก เซลล A23. บนแถบไปทแทบหนาแรก -> กลมเซลล คลกปม ลาง ดงภาพ
4. คลกลางทงหมด จะไดผลดงน
การคดลอกและการวางขอมล
1. พมพขอมลในเซลลตามตำาแหนงดงภาพ2. ใชเมาสลากตงแต A1 ถง D4 (A1:D4) เพอกำาหนดบรเวณทตองการคดลอก (หรอ คลก
เมาสภายในบรเวณขอมล แลวกด Ctrl + * กได)
3. ทแทบหนาแรก กลมคลปบอรด คลกปมคำาสง คดลอก4. จะเกดเสนประ เหมอนมดเดนรอบ ๆ บรเวณทเลอก
5. นำาเมาสไปวางบรเวณทตองการวางสวนทคดลอกน เชน B66. แทบหนาแรก กลมคลปบอรด คลกปมคำาสง วาง
7. ขอความทคดลอกจะมาปรากฏ ดงภาพ
8. สงเกตดทมมลางดานขวา จะเหนมปมทางลด (Shortcut) ใหคลกทลกศร หรอกดปม Ctrl
9. จะเกดตวเลอกในการวางอกหลายลกษณะ ดงน o วาง เปนการวางแบบปกต ถาขอมลทคดลอกเปนสตรจะคดลอกสตรและมการ
ปรบปรงการอางองตาม ลกษณะของสตรนน นอกจากนนยงมตวเลอกอนเชน วางโดยไมมเสนตาราง หรอวางแบบสลบแถวและคอลมน เปนตน
o วางคา เปนการคดลอกและวางสงทเหนปรากฏในเซลลนน ๆ ถาเซลลนนมสตร Excel จะตดสตรออกไป เหมอนการพมพปอนขอความตามปกต
o ตวเลอกการวางอน ๆ สามารถวางแบบเชอมโยง หรอ วางเปนภาพ เพอนำาไปใชเปนกราฟกประกอบโปรแกรมอน หรอเพอการนำาเสนองาน เปนตน
การยายขอมล
การยายขอมล ในกรณทจะยายขอมล ใหลากแถบสวางใหครอบคลมบรเวณทตองการยายเสยกอน จากนน จงใชเมาสคลกทขอบ แลวลากไปยงตำาแนงทตองการ
ตวอยาง
ทเซลล B2 ถง B5 (B2:B5) มชอ 4 ชอ ตองการยายขอมลน ไปยงตำาแหนง C2 ถง C5 ทำาได
ดงน
1. เลอกบรเวณขอมลทตองการยาย โดยใชเมาสคลกทตำาแหนง B2 คลกเมาสคางไวแลวลาก
ลงมาทตำาแหนง B5 แลวปลอยเมาส 2. นำาเคอรเซอรไปวางทเสนขอบ จะเหนเคอรเซอรเปลยนรปเปนลกศร สทศทาง แสดงวา
เคลอนยายได3. กดเมาสคางไว แลวลากไปทตำาแหนงทตองการยาย ในทนคอ คอลมน C ขอใหสงเกต กรอบ
สเหลยม ซงจะเปนบรเวณทขอมลทถกยายจะมาปรากฎ
4. ปลอยเมาส ขอมลจะถกยายตามทตองการ
การปรบความกวางของคอลมน
การปรบความกวางคอลมนเดยว
ในการทำางานกบ Excel มกจะมการปรบความกวางของคอลมนใหเปนไปตามรปแบบทตองการ เชน แบบฟอรม ตารางตาง ๆ เปนตน
1. ถาตองการขยายความกวางหรอ ลดความกวางของคอลมน แตละคอลมน ใหนำาเคอรเซอร ไปวางไวทเสนขอบ ของคอลมนทตองการขยาย เมอเคอรเซอรเปลยนรปรางเปนลกศร 2 หว ดงภาพ ใหกดเมาสคางไว แลวลากไปทางซายหรอทางขวา ไดตามตองการ
2. ถาในกรณทขอมลตวเลขในชอง Cell มลกษณะ ##### แสดงวา ความกวางของ ชอง Cell นอยไป ใหนำาเคอรเซอรไปวางทหวคอลมน และลากออกไป หรอดบเบลคลกทหวของ
คอลมน กได3. ถาตองการใหขยายความกวางของเซลลใหครอบคลมความยาวของขอมลในทก เซลลของ
คอลมนนน ๆ ใหนำาเคอรเซอรไปวางทบรเวณหวของคอลมนและเมอเคอรเซอรเปลยนเปน
ลกศรสองหว ใหดบเบลคลก ดงภาพ4. จะไดความกวางของคอลมนทครอบคลมความยาวของขอมลทมในคอลมนนน เชน
การปรบความกวางหลายคอลมน
ในการจดทำาแบบฟอรมตาราง มกจะตองมการจดความกวางของคอลมนหลายคอลมนใหเทา ๆ กน เชน ตารางปฏบตงานลวงเวลา ตารางคะแนนนกเรยน เปนตน การจดความกวางของคอลมนหลาย ๆ คอลมน มดงน
1. เลอกคอลมนทตองการทำาใหความกวางเทากน โดยคลกและลากบรเวณหวคอลมน
2. ปรบความกวางของคอลมน ดงภาพ
3. เมอปลอยเมาสจะไดคอลมนทเทากนตามทเลอก
การปรบความสงของแถว
การปรบความสงของแถว ทำาเชนเดยวกบการปรบความกวางของคอลมน คอนำาเคอรเซอรไปวางไวทเสนระหวางแถวทหวแถว และลากเพอกำาหนดความสง ดงภาพ
กจกรรมฝกปฏบต
ใหทานพมพขอความขางตน และจดคอลมนตามตวอยางขางบน (ใหปรบความกวางของคอลมน A ใหกวางพอสำาหรบชอและนามสกล เสยกอน)
การลบคอลมนและแถว
เราสามารถลบ คอลมนทงคอลมน หรอ ลบแถวทงแถวได สมมตวาตองการลบ คอลมน C และ D มวธการ ดงน
1. คลกเลอกคอลมน C และ D ดงภาพ
2. ไปทแทบหนาแรก กลมเซลล และคลกคำาสงลบ3. จะเหนวาขอมลในคอลมน C และ D จะถกลบ และขอมลถดไปจะเขามาแทนท ดงภาพ
4. จากขอ 1 ถาตองการลางขอมล โดยไมมการเลอนขอมลในคอลมนถดไปมาแทนทขอมลเดม ใหกดปม Delete บนแปนพมพ จะลางขอมลโดยไมเลอนขอมลมาแทนท ดงภาพ
5. เมอลบไปแลว แตเปลยนใจไมลบ ใหคลกทรป บนแถบเครองมอดวน เพอขอขอมลทลบไปแลว คนมาเหมอนเดม
การแทรกคอลมน และแถว
บางครง เราอาจตองการเพม หรอ แทรก คอลมน กสามารถทำาได โดยขอมลจะถกแยกออกไปอก 1 คอลมน การเพมคอลมน ทำาดงน
1. คลกทชอของคอลมน จะเกดแถบสวางยาวตลอดคอลมน
2. ไปท แทบหนาแรก กลมเซลล คลกคำาสง แทรก 3. คลก 1 ครง คอลมนใหมจะแทรกเขาทางขวาของคอลมนทถกเลอก จากภาพ จะสงเกตเหน
วา ขอมลเดมถกยายไปอกคอลมน และชอของคอลมน จะยงคงเรยงเหมอนเดม
4. การแทรกแถวกทำาเชนเดยวกน โดยคลกทหวแถวทตองการแทรก และไปทแทบหนาแรก กลมเซลล และคลกคำาสงแทรก
การแบงหนาจอ
เนองจาก Excel เปน Sheet ใหญ บางทเราตองการดขอมลจากหลาย ๆ แหงพรอม ๆ กน หรอ ตองการดหวตารางเพอทำาใหการกรอกขอมลถกตอง ดงนนเราจงมความจำาเปนตองแบงหนาจอ Excel ออกเปนสวน ๆ ซงสามารถ เลอน หรอ Scroll ดไดทกสวน ซงมวธการดงน
1. 1. ทมมบนดานขวาตอจาก Scroll bar และดานลางของหนาจอ จะมแถบสำาหรบแบงหนา
จอ ดงภาพ
2. 2. เมอนำาเคอรเซอร ไปวางทตรงน เคอรเซอรจะเปลยนเปนรปลกศรสองทาง ซงแสดงวา
สามารถลากแบงได 3. 3. ใหกดเมาสและลากแบงหนาจอไดดงภาพ จะเหนวาสามารถเลอนแตละสวนไดอยางอสระ
จากกน ในภาพจะเหนวา คอลมน B ถกเลอนหายไป ทำาใหคอลมน ชอ-สกล และ ทอย มาอยใกลกน ทำาใหดขอมลไดชดเจนไมตองเลอนไปมา สวนในแนวนอน จะเหนขอมลถกซอนออกไปหลายรายการ ทำาใหสะดวกในการเปรยบเทยบขอมลทมความยาวมาก ๆ
4. 4. ยกเลกการแบงหนาจอ โดยการใชเมาสลากเสนแบงไปเกบไวทดานขาง หรอดานบน-ลาง
การตรงแนวหนาจอ
ทางเลอกของการแบงหนาจออกอยางหนงคอการทำาใหหนาจอสวนหนงไม เคลอนไหว ซงตางจากการแบงหนาจอ ทหนาจอทกสวนสามารถเคลอนไหวไดดวยการใช Scroll bar แตการตรงแนวหนาจอจะทำาใหสวนทถกตรง ไมเคลอนท มประโยชนในการทำาใหสวนหวของตารางคงท ในขณะทสวนทเตมขอมลเคลอนทไปไดเรอย ๆ การตรงแนวทำาไดทงแนวนอนและแนวตง
วธการการตรงแนวหนาจอ
ไปทแทบ มมมอง กลมหนาตาง คลกตรงแนว จะเกดเมนยอยใหเลอก
ตรงแนว จะตรงแนว ณ ตำาแหนงของเคอเซอร โดยตรงทงแนวนอนและแนวตง ตรงแถวบนสด เปนการตรงแนว แนวนอนแถวบนสด ตรงคอลมนแรก เปนการตรงแนว แนวตงคอลมนแรก
การยกเลกการตรงแนว ใหคลกทคำาสง ตรงแนว และคลกยกเลก
การใช Keyboard shortcut ทควรทราบ
Shortcut ความหมาย/การกระทำาการพมพและการแกไขCtrl + Enter ออกจากโหมดปอนคา หรอแกไข โดยไมเปลยนตำาแหนงเซลล
F2 แกไขขอมลในเซลลAlt + Enter บงคบขนบรรทดใหมในเซลลเดยวกน
F12 บนทกเปนCtrl + C คดลอกเซลลทกำาลงถกเลอกEsc ยกเลกการคดลอก
Ctrl + V วางเซลลทคดลอกCtrl + X ตดเซลลทกำาลงถกเลอกCtrl + Alt + V ถามการคดลอกขอมลไวแลว จะแสดงหนาตางการวางแบบพเศษ
การเลอกเซลล
Ctrl + *เลอกเซลลทตดกนทงหมด เชน มขอมลในเซลล A1 ถง A20 ขณะนเคอรเซอรอยทเซลล A5 ถากด Ctrl คางไวและ กดเครองหมาย * บรเวณ A1 ถง A20 จะถกเลอก ขอมลทไมตดกบขอมลชดน จะไมถกเลอก
Ctrl + A เลอกพนททงหมดของชดขอมลนน ๆ ถากด Ctrl + a อกครง จะเปนการเลอกแผนงานทงหมด
Ctrl + Shift + ปมลกศร
ขยายพนทการเลอกเซลลจนถงจดสนสดของชดขอมล (ชดขอมลคอบรเวณทไมมเซลลวางคน)
Shift + คลก
เลอกบรเวณพนทสเหลยม ตงแตเซลลแรกทคลกไว ครอบคลมถงบรเวณทคลก เชน คลกทเซลล B5 และ ไป Shift + คลก ทเซลล E30 บรเวณทถกเลอกคอ B5:E30
Shift + ปมลกศร
ขยายพนทการเลอกเซลลอก 1 เซลล ตามแนวทศทางลกศร
การเคลอนทไปยงเซลลตาง ๆCtrl + G หรอ F5 เปดหนาจอใหพมพตำาแหนงเซลลทตองการไป
Home เลอนไปยงเซลลแรกของแถวนนปมลกศร เลอนตำาแหนงไปยงเซลล ซาย ขวา บน ลาง ตามแนวทศทางลกศรCtrl + ปมลกศร
เลอนตำาแหนงไปยงเซลลรมสดของพนท ขอมลชดนน ถาไมมขอมลจะเลอนไปยงตำาแหนงบนสด ลางสด ซายสด ขวาสด ของแผนงาน ตามแนวทศทางลกศร
PageDown/Up เลอนตำาแหนงขน-ลง ครงละ 1 หนา
การจดการเกยวกบไฟลCtrl + F4 ปดโปรแกรมCtrl + N เปดไฟลใหม
00000000000000000000000000000000
top related