webinar 22.04.2014 kontrolnye tochki

Контрольные точки: миф или реальность?Филимонов Антон | Ведущий консультант по управлению проектами

Елсакова Раиса | Руководитель отдела комплексных решенийГруппа компаний Проектная ПРАКТИКА

О Группе компаний «Проектная ПРАКТИКА»

500Успешно реализованных проектов

20Лет на рынке управления проектами

25000Специалистов прошли обучение в нашем учебном центре

КОНСАЛТИНГ ОБУЧЕНИЕ ВНЕДРЕНИЕ АУТСОРСИНГ

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Наши клиенты

Проекты и проектная деятельность. Планирование проекта.

Поэтапная реализация проекта – Stage Gate Process

Распределение ответственности за выполнение точек. Вертикаль

контроля

Автоматизация методологии управления по контрольным точкам

Содержание

Демонстрация информационной системы PPMPlus

Проекты и проектная деятельность. Планирование проекта.

Проекты и проектная деятельность

Проект – уникальный комплекс взаимных работ, направленных на достижение заранее определенного общего результата/цели. Проекты выделяются по фиксированным параметрам сроков, финансов, вовлеченности ресурсов и пр.

Деятельность Компании

Плановая деятельность

Внеплановая деятельность

Основная деятельность

Обеспечивающая деятельность

Внутренние поручения

Проект ОбъектыуправленияМероприятие

Внешние запросы

Инциденты

Виды деятельности

Процесс

Проект

Мероприятие

Процесс

Контрольные точки

Структура объектов управления компании

Компания реализует свою стратегию на рынке через выполнение ряда проектов и программ, сгруппированных в портфели (направленные на достижение стратегических целей организации)

1-й уровень контроля: Стратегический

2-й уровень контроля: Тактический

3-й уровень контроля: Оперативный

4-й уровень контроля: Операционный

Стратегия / Миссия

Портфельноеуправление

Программноеуправление

Проектноеуправление

Миссия Стратегия

Портфель проектов компании

Программа проектов развития

ИТ

Программа коммерческих

проектов

Проекты

КТ

КТ

КТ

Продукт, как результат проекта. Взаимосвязь проектов и продуктов

Каждый проект приводит к созданию уникального продукта (или его части) – материальной или нематериальной сущности, использование которой способно принести выгоды для организации

Инициация РазработкаПроизводство

и применение

Изъятие Архив

Оценка Выбор Определение Выполнение Завершение

Жизненный цикл продукта*

Жизненный цикл проекта

* Согласно ГОСТ ИСО/МЭК «15288-2005. Процессы жизненного цикла систем»

• В течении жизненного цикла продукта с ним может быть связано несколько проектов

Планирование проекта. Несколько подходов к планированию проекта

Планирование проекта – непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом текущего понимания обстановки.

Планирование работ/задач Планирование результатов

Смещение «фокуса» с задач/работ к результатам

Классический подход к планированию проекта включает:- Составление СДР – структурной декомпозиции работ проекта;- Определение операций и их последовательности;- Оценка ресурсов операций;- Оценка длительности операций;- Разработка расписания;

Планирование проекта по результатам включает:- Составление Структурной декомпозиции продукта проекта

(СДП), определение всех промежуточных и конечных результатов;

- Превращение результатов в КТ = Результат + дата получения;- Планирование работ исходя из запланированных КТ;

Акцент на работах / задачах

Акцент на результатах (КТ)

Проект

Фазы проекта

Промежуточные результаты фаз

Дата завершения проекта

Даты прохождения фаз

Даты для результатов

ИСР

Пакет работ 1

Пакет работ 2

Пакет работ 3

ИСР

Пакет работ 1

Пакет работ 2

Пакет работ 3

Расписание проекта

Расписание контрольных точек проекта

Поэтапная реализация проекта – Stage Gate Process (SGP)

Поэтапный процесс реализации проекта (Stage-Gate process)

Поэтапный процесс реализации проекта (Stage-Gate Process) заключается в разделении каждого проекта на этапы с четко установленными результатами, по завершении которых проект должен пройти через контрольную точку.

Оценка Выбор Определение Выполнение

Точки принятия решения о дальнейшем исполнении проекта

Завершение

Блоки работ Блоки работ

Блоки работ

Контрольные точки следующих уровней служат для контроля достижения запланированных параметров проекта:- Целевые и контрольные показатели проекта- Промежуточные результаты

Контрольные точки верхнего уровня служат для принятия ключевых решений относительно проекта:- этап завершен, получены все

запланированные результаты (проект соответствует плановым значениям показателей на момент прохождения «вехи (КТ)»);

- Также возможно принятие решение о дополнительных проработках (переносе сроков) или о приостановке (прекращении) проекта;

Распределение ответственности за выполнение точек. Вертикаль контроля

Организационно-ролевая структура управления проектом

Организационно-ролевая структура управления проектом – иерархическая модель субъектов управления проектом, отражающая подчиненность одних субъектов другим. Субъекты в модели представлены ролями и коллегиальными органами. Также модель имеет несколько уровней управления: стратегический, тактический, оперативный и операционный.

Заказчик / Функциональный

заказчик

Куратор проекта

Руководитель проекта

Руководители Рабочих групп

Специалисты / Эксперты

ИсполнителиИсполнители

Внешние заинтересованн

ые стороны

1-й уровень контроля: Стратегический

2-й уровень контроля: Тактический

3-й уровень контроля: Оперативный

4-й уровень контроля: Операционный

Проектный офис

Уровни контроля (для проекта)

СтратегическийСтратегический

ТактическийТактический

ОперативныйОперативный

ОперационныйОперационный

Что контролируется Кем контролируется

• Результаты и события, важные для успешной реализации проекта

• КТ фаз проекта («ворота» фаз)

• Заказчик / Функциональный заказчик

• Проектный комитет• Куратор проекта

• Важные промежуточные результаты и задачи

• Куратор проекта• Руководитель проекта

• Текущий ход выполнения блоков работ

• Руководитель проекта• Руководители РГ

• Отдельные работы• Отдельные операции в

рамках производства работ

• Руководители РГ• Ответственные исполнители

Реализация «сквозного»

контроля за ходом исполнения проекта

Уровни контроля

Ответственность за достижение ключевых и промежуточных результатов проекта распределяется по уровням: на уровне стратегии контролируются результаты, важные для успешной реализации проекта, на тактическом уровне – важные промежуточные результаты и задачи, на оперативном – результаты блоков работ (текущий ход выполнения), на операционном уровне – отдельные операции и работы

Автоматизация управления по контрольным точкам

5

4

3

1

Точки могут жить абсолютно разной жизнью в зависимости от уровня их значимости в проекте или в рамках всей организации; поэтому они всегда актуальны

Работа ради работыДостижение мини и макси результатов

2 На всех уровнях управления дедлайн более понятен, нежели сложная сеть задач

В одном проекте могут легко уживаться точки разных подразделений

Точку можно жестко контролировать – от назначения в работу до чек-листов приёмки

Плюсы использования контрольных точек

Контрольные точки не обладают

длительностью, поэтому планирование выполняет экспертно

Отсутствие возможности гибкого планирования ресурсов

Нет длительности – нет расписаний

Меняющиеся бизнес-процессы в

организации влияют на жизненный цикл контрольных точек

Трудно отслеживать

сдвигов сроков при связанных

точках

Трудно строить

прогнозы

Минусы жизни по точкам

Снижение негатива за счет

В календарных планах контрольные точки существуют как вехи, от которых выполняется детализация работ, планируются ресурсы, рассчитывается бюджет проекта

Статус контрольных точек определяется не затраченными часами исполнителей, а периодической оценкой рисков и состояния выполнения через сбор статус-отчетов

Календарное планирование

• Информационная система должна иметь гибкие настройки, чтобы методолог мог менять бизнес-процессы работы с точками

Отчетность

• Отчеты, отчеты и ещё раз отчеты: прогнозы, мониторинг, дэшборды, моделирование, дисциплины и пр.

Автоматизация

Снижение негативного воздействия от использования методологии КТ

Максимальная автоматизация процессов управления контрольными точками

Варианты снижения негатива

Project Server

Вехи и deliverables (конечные результаты) Делегирование Расписания Статус-отчеты Документы в рабочих областях

SharePoint Список для контрольных точек Workflow для согласований Вложенные документы

PPMPlus

Типы и уровни контрольных точек Электронные паспорта точек Журналирование и запросы на изменение Назначение ответственных Документооборот в контрольной точке Статус-отчеты Отслеживание достижения Чек-листы

Автоматизация управления по контрольным точкам

Демонстрация работы с контрольными точками в PPMPlus

Пути создания контрольных точек

Типовые параметры контрольных точек

Запуск контрольной точки в работу

Исполнение контрольных точек

Моделирование изменений КТ

Изменение КТ

Выполнение КТ. Чек-листы и приемка

Информационные панели (Dashboard)

Отчетность. Отчетные формы

Спасибо за внимание!Вопросы?

info@pmpractice.ruPpmplus@pmpractice.ru