wolfram klein projektmanagement bei kammern und verbänden
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Wolfram Klein
Rechtsanwalt
© 2010 WK 1
Prozessorientiertes
Projektmanagement
in dienstleistungsorientierten
Kammern und Verbänden
von Rechtsanwalt Wolfram Klein, IHK - Hauptgeschäftsführer a.D.
01.07.2014
Wolfram Klein
Rechtsanwalt
01.07.2014 2
Projektmanagement in Kammern und Verbänden
• Was müssen wir für unsere Kunden und Mitglieder leisten, um unsere
strategischen und operativen Ziele zu verwirklichen?
• Wie müssen wir uns und unsere Organisation entwickeln, um unsere
Ziele zu erreichen?
• Wie müssen wir unsere Prozesse organisieren, um unsere Kunden
effizient zufrieden zu stellen?
© 2010 WK
Ausgangsfragen
Wolfram Klein
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Projektmanagement in Kammern und Verbänden
1.0 Grundsätzliches zum Projektmanagement
2.0 Projektorganisation
3.0 Projektablauf
4.0 Implementierung
5.0 Projekterfahrungen…
© 2010 WK
Inhaltsübersicht
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1.0 Grundsätzliches zum Projektmanagement
1.1 Begriffsdefinition: Projektmanagement – was ist das?
1.2 Inhalt: Projekt – aus welchen Bausteinen besteht es?
1.3 Bedeutung: Projektmanagement – warum?
1.4 Ziele: Projektmanagement – wozu?
1.5 Nutzen: Projektmanagement – wem nützt es?
1.6 Projektmanagement Dreieck: Projektmanagement – wie funktioniert das?
1.7 Einflüsse: Projektmanagement – wie wirkt es?
1.8 Zusammenhang: Projektmanagement – Kernfunktionen und Schnittstellen
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Inhaltsübersicht
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1.1 Projektmanagement - Was ist das?
Begriffsdefinition Projektmanagement ist ein in der Unternehmensorganisation ebenso anerkannter wie weit verbreiteter Begriff.
Dennoch werden darunter in der Praxis ganz unterschiedliche Dinge verstanden.
Definition des Projektes nach DIN 69901:
„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer
Gesamtheit gekennzeichnet ist. Diese Bedingungen können die Ziele, die zeitlichen, finanziellen und personellen
Bedingungen der Projektabwicklung, die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben sowie eineprojektspezifische Organisationsform sein”
Daraus folgt:
• Projektmanagement ist eine unternehmensindividuelle Form der Arbeitsorganisation zur Lösung spezifischer,einmaliger und komplexer Aufgaben und Probleme, die mit den traditionellen, Organisationsformen funktionalerund input-orientierter Produktion oder Administration nicht gelöst werden können.
• Die individuelle Ausgestaltung des Projektmanagements ist Ausdruck des Leitbildes, der Unternehmenskulturund des Führungsverständnisses eines Unternehmens.
• Projektmanagement ist die kontinuierliche, bewusste und an den individuellen Anforderungen undBedingungen orientierte Selbstorganisation eines Unternehmens .
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Wie die Menschen sind, so arbeiten sie. – Wie die Menschen arbeiten, so sind sie.
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Inhalt
Spezielle Form der Arbeits-
organisation
Komplexe, einmalige Aufgaben-stellung
Fachbereichs-übergreifende Zusammenarb.
Begrenzte Ressourcen
Eindeutige Zielsetzung
Begrenzte Laufzeit
Spezielle Form der Arbeitsorganisation:
� Projektstruktur
� Projektorganisation
� Projektphasen
� Planungs- und Steuerungsmethoden
Komplexe, einmalige Aufgabenstellung:
� Komplex, d.h. fachgebiets-übergreifende Aufgabe
� Einzigartige Lösung
Begrenzter Zeitraum:
� Definierter Anfangs- und Endtermin
� Begrenzte Durchlaufzeit
Fachübergreifende Zusammenarbeit:
� Unterschiedliche Kompetenzen
� Kontinuität und Verfügbarkeit
� Spielregeln der Zusammenarbeit
� Organisationsentwicklung
� Reproduzierbare Ergebnisse
� Gemeinsame Methoden
1.2 Projekt – aus welchen Bausteinen besteht es?
Eindeutige Zielsetzung:
� Sachziel: - Kundenzufriedenheit- Lösung der Probleme
- Qualitative Ergebnisse
� Formalziele: - Erledigung der Aufgaben
- Termintreue
- Budgeteinhaltung
Begrenzte Ressourcen:
� Begrenztes Budget
� Begrenzte Personalressourcen
� Begrenzter Aufwand
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Bedeutung
Ein einheitlich gestaltetes, prozessorientiertes Projektmanagement
� steigert den Organisationsgrad des Unternehmens
� erhöht die Dienstleistungs- und Produktqualität
� verbessert die Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Projektabwicklung
� erhöht die Geschwindigkeit der Projektumsetzung
� ersetzt die klassische Orientierung auf interne Hierarchien durch markt- und kundenorientierte Organisationsperspektiven wie
� Prozesse: bezüglich Leistungserbringung und Servicegrad
� Projekte: bezüglich Produktentwicklung und -management
� Produkte: bezüglich Kosten und Qualität
Produkte
ProjekteProzesse
Kunden-
zufriedenheit
1.3 Projektmanagement - warum ?
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Entscheidend für den Markterfolg ist nicht das im Unternehmen absolut vorhandene Wissen undKönnen, sondern die Fähigkeit, es schnell, gezielt und kostengünstig zur Mehrung von Nutzen undZufriedenheit des Kunden einzusetzen.
Voraussetzung dafür sind einheitlich definierte, durchgängig organisierte und praxisorientierte Verfahren,Methoden und Instrumente.
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Ziele Das Projektmanagement
� erweitert das vorhandene Führungsinstrumentarium,
� steigert die Produktivität von Führungskräften und Mitarbeitern
� befähigt Mitarbeiter und Führungskräfte zu mehr Ergebnis-, Leistungs- und Kostenverantwortung
durch:
Einheitliche Regeln zur Leistungserstellung
Klare Rollen-, Aufgaben- und Kompetenzverteilung
Höhere Transparenz und Wirtschaftlichkeit
Methodische Sicherung der Prozessqualität
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1.4 Projektmanagement - wozu ?
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Nutzen
…aus der Sicht der Kunden, Mitglieder und Projektpartner:
� Verbesserte Produkt- und Dienstleistungsqualität
� Erhöhte Termintreue und Planungssicherheit
� Bedarfs- und anforderungsgerechtere Betreuung
� Erhöhte Zufriedenheit und Akzeptanz der Zusammenarbeit
…aus der Sicht der Mitarbeiter:
� Erhöhte fachliche und methodische Qualifikation
� Erhöhte Motivation und Zufriedenheit
� Verbesserte Karrierechancen
…aus der Sicht der Organisation:
� Erhöhter Organisationsgrad und zeitgemäßes Führungsinstrumentarium
� Abgesicherte strategische und operative Ziele
� Größere Transparenz und Wirtschaftlichkeit bei der Leistungserstellung
� Effizientere Entscheidungsprozesse
� Erhöhte Planungssicherheit und Steuerungsgenauigkeit
� Förderung der Prozess-, Projekt- und Produktorientierung in der Organisation
1.5 Projektmanagement – wem nützt es?
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Das Projektmanagement gewährleistet die erfolgreiche Leistungserstellung durch :
Projektmanagement Dreieck� Einheitlichkeit:
� einheitlich verstandene Definitionen und Begriffe
� einheitlich angewendete Methoden und Instrumente
� einheitlich geregelte und angewandte Planungs- und Steuerungsverfahren
� Zielorientierung:
� sorgfältige Aufnahme und Dokumentation der Erwartungen und Anforderungen
� eindeutige Zielvereinbarungen
� präzise Aufgabendefinition
� Ausrichtung am wirtschaftlichen Nutzen
� Organisationsgrad:
� vollständige Projektorganisation
� klare Verteilung der Rollen, Aufgaben und Kompetenzen
� wirtschaftliches Ressourcenmanagement
� Zusammenarbeit:
� erfolgreiche Teambildung und Konfliktbehandlung
� reibungsloses Schnittstellenmanagement
� lückenlose Kommunikation mit Teammitgliedern und Kunden
1.6 Projektmanagement – wie funktioniert das ?
Kostenniveau TermineRessourcen
Projekt Ziel
Ergebnis
Aufgaben
Ausgangs-situation
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Sachebene: Einflüsse der sachlogischen, bewussten Ebene:
� fachliche Inhalte und Ziele
� Verfügbarkeit von Ressourcen
� Anwendung von Methoden und Instrumenten
� operative Aufgabendurchführung
Emotionale Ebene: Einflüsse der emotionalen, unterbewußten Ebene:
� Unterschiedliche persönliche Interessen
� Angenehme und unangenehme Gefühle
� Offene und verdeckte Konflikte
Einflüsse Die Leistungserstellung wird sowohl von sachlichen wie von emotionalen Faktoren beeinflusst. Das Projektmanagement integriert beide Einflussebenen.
1.7 Projektmanagement – wie wirkt es?
Prozessführung
Fachliche Leitung
Inte
nsitä
t
Prozess
Gleichgewicht
Das Projektmanagement bringt Inhalt und Prozess der Leistungserstellung ins Gleichgewicht.Durch eine sorgfältige und transparente Prozessorganisation werden Energien für den inhaltlichenProjektfortschritt freigesetzt und nutzbar gemacht.
Das Gleichgewicht zwischen Fach- und Prozeßorientierung erhöht die Produktivität.
Inhalte
Sachebene
Beziehungs-ebene
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1.8 Projektmanagement - Kernfunktionen und Schnittstellen
Zusammenhang
Organisation Prozesse
KalkulationMethoden
InstrumenteDokumentation
TeamarbeitQualitäts-
management
StrategieundZiele
Auftrags-portfolio
Führungs-grundsätze
Controlling
Organisationund Prozesse
Dienstleistung-portfolio
PersonelleRessourcen
Bewertete Gesamtheit desProdukt- und Dienstleistungsangebotes
Bewertete Gesamtheit aller aktuellen Aufträge
Aktuelle Organisationsstruktur und Kerngeschäftsprozesse
Quantitativer Bestand an Mitarbeitern und deren Qualifikationen
Methodenunterstützung, Informations- und Datenlieferant für das Projektmanagement
Bedingungen für die Gestal-tung der Kernfunktionen des Projektmanagements
Bedingungen für die Führung von Mitarbeitern, Projektteams und externen Dienstleistern
Orientierung auf lang- und mittelfristige Sicht bezüglich Organisationszielen, Rahmenbedingungen, Entwicklungen, Budgets, Ressourcen und Investitionen
Kernfunktionendes Projektmanagements
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2.0 Projektorganisation
2.1 Der Projektmanagementprozeß
2.2 Definition spezifischer Projekttypen
2.3 Struktur der Projektorganisation
2.4 Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
Inhaltsübersicht
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FinanzwesenFinanzwesen
ControllingControlling
Kalkula-tion
Spezifika-tion
Projekt-plan
Status-bericht
Nach-kalkulation
Abschluß-bericht
Projekt-referenz
PMBerichte
Buch-haltung
VertragAngebot
PMDatenbank
Kunden-daten
Akquise AngebotProjektNach-
betreuung
Projekt-durch-
führungVertrag
Planung ProjektmanagementKundenService
operativePlanung
Jahr
Unter-nehmens-Strategie
Auftragsbuch
Faktura/Zahlungsplan
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2.1 Der Projektmanagementprozeß
Projektorganisation
Das Projektmanagement (PM) ist in den Gesamtprozess der Organisation eingebunden. Über die PM-Dokumente und -Datenbasen wird der Informationsfluss mit Controlling und Finanzwesen sichergestellt. Das „Auftragsbuch“ ist die zentrale Informationsquelle des PM.
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2.2 Definition spezifischer Projekttypen
Projektorganisation
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Projektkriterien Komplexes Projekt Standard-Projekt Dienstleistung Produkt
Arbeitsorganisation • komplexe Organisation
• aufwändige Projekt-planung & -steuerung
• Teamarbeit
• einfache Organisation
• standardisierte Planung
• definierte Prozesse
• zuständiger MA
• einfache Organisation
• standardisierte Planung
• definierte Prozesse
• zuständiger MA
• definierte Prozesse
• zuständiger MA
Ergebnis • vertragliche Leistung
• Hohe Wertschöpfung
• Kundenzufriedenheit
• vertragliche Leistung
• Kundenutzen
• Kundenzufriedenheit
• vertragliche Leistung
• Kundenutzen
• Kundenzufriedenheit
• definierte Produktkriterien
• Marktakzeptanz
Aufgabenstellung • komplex
• Interdisziplinär
• Intern/extern
• standardisiert
• unternehmensintern• standardisiert
• Wiederholbar
• Auftragsbezogen
• definiert
• Wiederkehrend
Laufzeit/Termine • definierte Laufzeit
• definierte Meilensteine• definierte Laufzeit • nicht termingebunden
• kurze Durchlaufzeit• wiederkehrend
• z.T. termingebunden
Kooperationsbedarf • Auftraggeber
• externe Partner
• externe Dienstleister
• Team
• Auftraggeber
• externe Dienstleister
• Team
• Auftraggeber
• externe Partner
• Team
• Team
• externe Partner
Personalbedarf • hoch
• alle Ebenen
• externe Dienstleister
• Projektleiter
• mehrere Mitarbeiter
• externe Dienstleister
• zuständiger Mitarbeiter
• externe Dienstleister• zuständiger Mitarbeiter
• externe Dienstleister
Zeitaufwand • ≥ 10 PT • definierter Aufwand
• Standardplanung• im Rahmen verfügbarer
Kapazitäten• definierter Aufwand
• Standardplanung
Dokumentation • Aufwändige Projekt- & Ergebnisdokumentation
• Standardprojektdoku.
• Einfache Ergebnisdoku.• Standardergebnisdoku
Budget • aufwändige Erlös- und Kostenkalkulation
• Hoher Auftragswert
• Standardkalkulation
• Mittlerer Auftragswert• definierte Preise
• Auftragswert nach Liste• fixe Preise
• Produktkalkulation
• feste Budgets
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Projektorganisation
� Entscheidungsebene (Unternehmensleitung):
� trifft die grundlegenden Projektentscheidungen (Vertrag, Budgets, Ressourcen etc.)
� Steuerungsebene (Projektleitung):
� übernimmt die operative Projektleitung (Termin-, Ressourcen-, Kostensteuerung)
� ist Ansprechpartner des Kunden
� steuert Projektteam und externe Dienstleister
� sichert den fachlichen Projektfortschritt und die Projektergebnisse
� Ausführungsebene:
� Ausführung der Projektaufgaben
2.3 Projektstrukturen
Steuerungsebene
Entscheidungsebene
Ausführungsebene
EG
PL
PTMA
MAMA
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3.0 Projektablauf
3.1 Project Circle
3.2 Projektvorbereitung und –planung
3.3 Projektdurchführung und -abschluss
Inhaltsübersicht
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3.1 Project Circle
Projektablauf
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Projektablauf
Projektvorbereitung:
1. Anforderungen: Ermittlung und Dokumentation der Kundenanforderungen
2. Leistungsumfang: Bestimmung des inhaltlichen Leistungsumfanges und der Projektziele
3. Projektspezifikation: Erstellen des inhaltlichen, formalen, methodischen und wirtschaftlichen Projekt-lay-out (einschl. Mengengerüst und Angebotskalkulation)
Auf der Grundlage der Projektspezifikation wird über die Abgabe eines Angebots entschieden und das Angebot an den Kunden erstellt. Das Angebot ist Grundlage des Projektvertrages.
Projektplanung:
1. Aufgabenplanung: erstellen eines detaillierten Phasen-, Aufgaben-, Termin- und Meilensteinplanes
2. Projektorganisation: Festlegung der Projektverantwortlichen auf Auftraggeber und Auftragnehmerseite, Aufgabenabstimmen im Projektteam und mit externe Dienstleistern, ggf. Erteilung von Unteraufträgen
3. Projektstart: Start der Projektdurchführung
3.2 Projektvorbereitung und -planung
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Projektdurchführung:
:
1. Phasenplanung: Detailplanung und -festlegung der Aktivitäten und Termine für die einzelnen Projektphasen
2. Phasensteuerung: Koordination und Überwachung der fachlichen Umsetzungsschritte. Überwachung der Zeitplanung und des Projektfortschritts. Reaktion auf Planabweichungen, Einleitung von Korrekturen
3. Phasenabschluß: Am Ende jeder Phase werden die Ergebnisse festgestellt, abgestimmt und abgenommen. Die nächste Projektphase wird freigegeben
Projektabschluß:
1. Projektabnahme: Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber, Abnahme, Sicherung des im Projekt entstandenen Know-hows.
2. Projektabrechnung: Abrechnung der in Anspruch genommenen Ressourcen, Nachkalkulation, Projektabrechnung mit Auftraggeber und externen Dienstleistern
3. Projektbewertung: Durchführen der Projektbewertung, Erstellen des Abschlussberichts und ggf. Auflösung des Projektteams
3.3 Projektdurchführung und -abschluss
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Projektablauf
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ProjektablaufProjektspezifikation: Definition von Leistungsumfang, Vorgehen und Organisation
Projektziele: Formulierung, Abstimmung und Vereinbarung der Projektziele
Nutzenaspekte: Ermittlung der Nutzenaspekte
Aufwandsschätzung: Schätzung des Leistungs- und Kapazitätsbedarfs (Mengengerüst)
Methoden in der Projektvorbereitung:
Projektplan: Phasen-, Aktivitäten-, Meilenstein- und Terminplanung
Vorkalkulation: Kalkulation der Ressourcen, Kapazitäten und Kosten
Methoden in der Projektplanung:
Projektbewertung: Fachliche und methodische Bewertung der Projektergebnisse
Nachkalkulation: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des durchgeführten Projektes
Methoden beim Projektabschluss:
Projektreview: Statusanalyse und -bewertung
Projektstatusbericht: Erfassung von Projektfortschritt, Planabweichungen, Teilergebnissen
Abnahme der Ergebnisse: Abnahme der Projektergebnisse durch Auftraggeber
Externe Dienstleister: Einbeziehung und Steuerung externer Dienstleister
Methoden in der Projektdurchführung:
3.4 Methoden im Projektmanagement
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3.5 Methodenanwendung im Projektmanagement
Projektablauf
Obligatorisch:
Methode muss angewendet werden.
Standard:
Methode wird formularmäßig angewendet.
Spezifisch:
Methode wird projektspezifisch nach Bedarf angewendet.
Projektmanagement-
methodeKomplexes Projekt Standard-Projekt Dienstleistung Produkt
Projektspezifikation obligatorisch standard spezifisch
Projektziele obligatorisch obligatorisch
Nutzenaspekte obligatorisch standard
Aufwandsschätzung obligatorisch standard standard spezifisch
Projektplan obligatorisch standard
Vorkalkulation obligatorisch standard standard spezifisch
Projektreview /
Statusberichtobligatorisch standard
Besprechungsprotokoll standard standard standard obligatorisch
Abnahme der Ergebnisse obligatorisch standard obligatorisch
Externe Dienstleister spezifisch spezifisch spezifisch spezifisch
Projektbewertung obligatorisch standard
Abrechnung /
Nachkalkulationobligatorisch standard spezifisch
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4.0 Implementierung
4.1 Implementierung
4.2 Beispiele für EDV-basierte Tools & Instrumente
Inhaltsübersicht
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4.0 Implementierung
Implementierung
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Schritt Inhalt / Ergebnis
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a) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Dienstleistungen / Produkte
b) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Prozesse
c) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Instrumente u. Hilfsmittel
2a) Kategorisierung der vorhandenen Dienstleistungen/Produkte
b) Definition / Beschreibung von Projekttypen
3Überprüfung der bestehenden Prozesse anhand der einzelnen Projekttypen und Projektmanagement-Grundsätze
4 Beschreibung der Projektorganisation und -prozesse nach Projekttypen (Workflow)
5Erstellung von prozess- und methodenbasierten EDV-Tools & Instrumenten
(Muster, Formulare, Kalkulationsschemata etc.)
6 Zusammenstellung des Projektmanagement-Handbuchs
7 Mitarbeiterschulung / Begleitung bei der Einführung
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4.2 Beispiele für EDV-basierte Tools & Instrumente
A EDV-FormulareA1 Projektauftrag /ProjektspezifikationA2 ProjektkalkulationenA3 BeschaffungsauftragA4 ProjektstatusberichtA5 BesprechungsprotokollA6 ProjektabschlussberichtA7 Projektreferenz
B KalkulationsschemataSP_A Standardprojekt DirektKP_B Komplexes Projekt DirektKP_C Komplexes Projekt DritteSP_D Standardprojekt Dritte
C AngebotsmusterC1 Angebot/Vertrag Komplexes Projekt
D Beschreibung der ProjektprozesseSP_A Standardprojekt DirektKP_B Komplexes Projekt DirektKP_C Komplexes Projekt DritteSP_D Standardprojekt Dritte
E OrganisationsanweisungenE1 UnterschriftenregelungE2 Beschaffungsordnung
Implementierung
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5.0 Zum Abschluß
Gesammelte Projekterfahrungen…
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Inhaltsübersicht
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Gesammelte Projekterfahrungen…
„Zeig mir, wie das Projekt startet –
und ich sage Dir, wie es enden wird“
„Erfolg ist Zielerreichung“
Nur wer den Blick für das Ganze hat, wird auch das Ganze erkennen“
Projekt = System
„Vordenken beginnt mit Nachdenken“
„Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“
„Wer das Ziel nicht kennt, dem ist jeder Weg recht“
„So manches Vorhaben beginnt diffus – und endet auch so“
„Chef, wir sind fertig – es gibt nur ein Problem mit dem Plan“
„Abweichungen sind Lernerfahrung – und keine Schuldbeweise!“
„So wie Du startest, so liegst Du im Rennen!“
„Egal, wann wir anfangen – Hauptsache wir erreichen das Ziel pünktlich!“
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