workbook - rmutirmuti.ac.th/.../computer_technology/microsoftexcel2007.pdf · 2011-06-27 ·...

1

Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007 เปนโปรแกรมประเภทสเปรตชต (spreadsheet) มลกษณะเปนตาราง เหมาะส าหรบเกบบนทกขอมลท

เปนตวเลขลงในแตละชองของตาราง หรอ “เซล” (Cell) เพอน าขอมลเหลานนมาวเคราะหหรอค านวณคา โดยอางองจากต าแหนงของ

เซล และใชกระบวนการทางคณตศาสตรมาค านวณหาผลลพธไดโดยอตโนมต

พนทการท างานของ Excel จะมลกษณะเปนชองตารางซงประกอบดวยคอลมน (Column) หรอแถวแนวตง ซงเรมจาก

คอลมน A ไปจนถงคอลมน XFD นบรวมได 16,384 คอลมน และแถว (Row) หรอแถวแนวนอน ซงมจ านวนถง 1,048,576 แถว

ตารางทแสดงในหนาจอหนงๆ เรยกวา “เวรกชต” (Worksheet) ซงในไฟล Excel หนงไฟลจะมเวรกชตหลายหนากได เราเรยกไฟล

Excel วา “เวรคบค” (Workbook) ซงเปรยบเสมอนสมด 1 เลม ทมหนากระดาษหลายๆ หนานนเอง

สวนประกอบของ Workbook (สมดงาน)

Microsoft Office

Quick Access Toolbar

Ribbon

Title bar

-

ป ม Microsoft Office แสดงเมนทใชจดการไฟลทวไป เชน New, Open, Save as, Print และ Publish เปนตน

Quick Access Toolbar แสดงปมค าสงทใชบอย ๆ โดยปกตคาเรมตน จะแสดงเครองมอ Save, Undo และ Redo ซงเราะ

สามารถก าหนดเครองมองในสวนนเองได

Title bar แสดงชอเวรกบคทใชงานอยและชอโปรแกรม ในทนคอ Microsoft Excel

2

Ribbon เปนกลมค าสงทเกบเครองมอออกเปนหมวดหม โดยแสดงเปนแทบ แทนทการเรยกใชเมน ค าสงตาง ๆ ในเวอรชน

กอน ๆ

Contextual tabs เปนแทบพเศษทจะแสดงเมอใสออบเจคลงในเวรกชต เชน เมอแทรก WordArt โปรแกรมจะแสดง Drawing

Tools ดานบนและมแทบ Format ทใชส าหรบตงคา WordArt แสดงอยดานลาง

Worksheet หรอแผนงานเปนตารางทใชเกบขอมลลงไป ซงเราสามารถเพมจ านวนเวรกชตในเวรกบคไดตามตองการ

View Shortcuts หรอมมมองเอกสาร จะแสดงมมมอมของเอกสารในลกษณะตาง ๆ

Zoom และ Zoom Slider แสดงเครองมอยอ-ขยายหนาจอ โดยเลอกขนาดตามเปอรเซนตทตองการ ยอ-ขยาย หรอเลอนสไล

เดอรทเครองมอ Zoom Slider ตามตองการ

สวนประกอบหลกของ Worksheet

เวรกชตคอแผนงานหรอพนทส าหรบเกบขอมลของ Excel ซงจะมลกษณะเหมอนสมดบญชทมการตชองตารางเพอใหกรอกขอมลลง

ไปในแตละชองไดงายขน มรายละเอยด ดงน

Formula bar( )

Name box( )

Column( )Active

Cell( )

Cell( )

Row( )

Formula bar แถบสตรค านวณทใชส าหรบใสสตร แกไข และแสดงสตรค านวณของเซลทเลอก

Row (แถว) พนทของแถวแนวนอนจากบนลงลาง เรมจากแถวท 1 ไปจนถงแถวท 1,048,576 มทงหมดลานกวาแถว

Column (คอลมน) พนทของคอลมนแนวตงจากซายไปขวา เรมจากคอลมน A ไปจนถงคอลมน XFD รวมทงหมด 16,384

คอลมน

3

Cell (เซล) คอชองตารางทเปนจดตดระหวาง Row และ Column ซงจะเรยกชอเซลจากชอคอลมน ตามดวยหมายเลขแถว

เชน จดตดทคอลมน A ในแถวท 10 จะเรยกวาเซล “A10” เปนตน

Active cell คอต าแหนงเซลทเลอกใชงานปจจบน สงเกตไดจากเสนขอบหนา ๆ ทแสดงอยรอบเซล

Name Box (กลองชอ) คอต าแหนงเซลทเลอกและชอเซลลทก าหนดขนมาใหม เมอคลกในเซลใดจะแสดงชอเซลในชองน

และสามารถกรอกชอเซลเพอกระโดดไปยงเซลทอยไกล ๆ ได

Sheet Tab แทบแสดงชอของเวรกชต เรมแรกเมอสรางเวรกบคเขามาใหมจะมแค 3 เวรกชต คอ Sheet1, Sheet2 และ Sheet3

สามารถเปลยนชอชตและเพมจ านวนชตใหมไดโดยคลกทแทบชตวาง ๆ สขาวสด

การท างานกบ Workbook

เมอเราเปดโปรแกรม Excel เขามาครงแรกจะม Workbook (เวรกบค) วาง ๆ ใหใชงานอย 1 เวรกบค และม Worksheet (เวรกชต) ให

ใชงานเรมตนท 3 เวรกชต ซงเราสามารถใชงานไดเลย หรอจะเพมเวรกชตใหมเขามากไดโดยไมจ ากดจ านวน ส าหรบการสรางเวรก

บคใหมท าได ดงน

Microsoft office New ( )

สรางเวรกบคใหมจากเทมเพลต

เวรกบคเทมเพลตคอ เวรกบคทมการเตรยมเนอหาบางสวน หรอออกแบบเอกสารตามรปแบบมาตรฐานทวไป เชน ใบก ากบ

ภาษ (Invoice) แบบฟอรมกรอกคาใชจายสวนตว เปนตน ซงน ามาใชงานหรอดดแปลงเนอหาบางสวนเพมเตมไดตามความเหมาะสม

โดยเลอกใชเทมเพลต ไดดงน

4

สรางเวรกบคจากเทมเพลตออนไลน

หากตองการเอกสารในรปแบบใหม ๆ ทออกแบบไวตามแบบมาตรฐานทนยมใชงานกนทวไป กสามารถเขาไปดาวนโหลด

เพมเตมไดทเวบไซต Microsoft Office Online ได โดยทคณตองเชอมตออนเทอรเนตกอนแลวเขาไปดาวนโหลดไดดงน

Microsoft office New ( )

5

การกรอกขอมลในเซล

เมอเขาส Excel โปรแกรมจะสรางเวรกบคใหมใหโดยอตโนมตพรอมทงตงชอวา “Book1” โดยจะเรมการท างานท “Sheet1”

และเซล

ใสขอมลในเซล

Enter

1. คลกเลอกเซลทจะใสขอมล

2. พมพขอความทตองการแลวกดคย Enter หรอกดลกศร 4 ทศ บนแปนพมพเพอไปปอนขอมลในเซลอนในทศทางตาง ๆ

ไดตอเนอง โดยไมตองกดคย Enter เชน จะพมพขอมลทางขวากกดลกศรขวา ไปรอรบคาได

เลอกกลมเซลกอนพมพ

การใสขอมลดวยวธนจะเปนการเลอกเซลเปาหมายทคณจะใสขอมลไวลวงหนากอน จากนนคอยพมพขอมลลงไปในเซลท

เลอกเอาไวดงภาพ

Enter

Enter

ปอนขอมลหลาย ๆ เซลพรอมกน

หากตองการปอนขอมลทเหมอนกนหลาย ๆ เซลพรอมกนทเดยว เพอความสะดวกคณอาจพมพขอมลทเดยวแลวใหใสไป

หลาย ๆ เซลไดโดยไมตองพมพซ าหรอสงกอปปใหเสยเวลา สามารถท าได ดงน

6

Ctrl

Ctrl+Enter

ปอนขอมลพรอมกนหลาย ๆ เวรกชต

นอกจากการปอนขอมลพรอมกนทเดยวหลาย ๆ เซลแลว เราสามารถปอนขอมลพรอมกนหลาย ๆ เวรกชตได ซงอาจจะใช

ในกรณในแตละเวรกชตนนมโครงสรางของขอมลทเหมอนกน อาจจะแตกตางทรายละเอยดภายใน เชน ตารางแสดงรายการสรปการ

ขายในแตละเดอน ซงจะมชอสนคาทเหมอนกน แตยอดขายตางกนเปนตน หากตองการประหยดเวลาในการปอนกสงปอนทเดยวได

ดงน

Shift

Enter

คลกทเซลใดๆ บนเวรกชตหนง กจะเปนการยกเลกการจดกลมเวรกชต

การกดคย Shift คางไวแลวคลกเลอกทชอเวรกชต จะใชส าหรบเลอกเวรกชตหลาย ๆ ชตทอยตดกนเพอใชงาน

พรอมกนได

การกดคย Ctrl คางไวแลวคลกเลอกทชอเวรกชต จะใชส าหรบเลอกเวรกชตหลายๆ ชตทไมอยตดกน เชน เลอก

ชตเวนชต เปนตน

7

การเลอกเซล

ในการท างานตาง ๆ กบเซลไมวาจะเปนการปอนขอมล, ลบ, จดรปแบบ, คดลอก, เคลอนยาย หรอ ค านวณ เราจ าเปนตอง

ก าหนดเปาหมายในการท างานหรอการใชค าสงกอน ซงจะเรยกวา “การเลอกเซล” โดยเลอกไดตงแต 1 เซลไปจนถงหลาย ๆ เซล

ตอเนองกนหรอไมตอเนองกนกได โดยจะมวธการเลอกไดหลายวธทงแบบทใชเมาส และใชค าสงดงตอไปน

เลอกกลมเซลแบบตอเนอง

คลกลากคลมดวยเมาสจะไดพนทของเซลเปนผนสเหลยมเสมอ

เลอกกลมเซลแบบไมตอเนอง

Ctrl

การเลอกแถวและคอลมน

นอกจากเลอกพนทแบบเซลแลว ยงสามารถเลอกพนทการท างานทงแถวหรอคอลมนได ซงจะใชส าหรบปรบแตงขอมล,

ปรบแตงแถวและคอลมน โดยจะมผลทงแถวหรอทงคอลมนทเลอก จงควรระมดระวงการใชค าสงกบการเลอกแบบนดวย เหมาะ

ส าหรบการปรบยอ-ขยายความกวาง, ลบหรอแทรกแถวและคอลมน แตไมควรใชกบค าสงส าหรบการจดรปแบบ เชน ใสสพนหรอต

กรอบ เพราะจะมผลกบเซลในเวรกชตจ านวนมาก อาจจะท าใหเครองประมวลผลไมไดหรอ แฮงคไปเลย การเลอกท าไดดงน

เลอกเซลทงแถวหรอหลายแถว

การเลอกแถวจะหมายถง การเลอกเซลทอยภายใตแถวนนทงหมด ทก ๆ คอลมนตงแตคอลมน A ไปจนถงคอลมน XFD

8

1 /

เมอคลกทหมายเลขแถวจะหมายถง เลอกแถวนนแถวเดยว แตถาตองการเลอกหลาย ๆ แถวกคลกลงหรอขนไปยงแถวอน ๆ

ทอยตดกนแบบหลาย ๆ แถวได

เลอกแถวทไมตอเนอง

หากตองการเลอกหลาย ๆ แถวทไมไดอยตดกน ใหคลกเลอกแถวแรกแลวกดคย Ctrl คางไว จากนนไปคลกเลอกแถวอน ๆ

เพมไดดงรป

Ctrl

เลอกเซลทงคอลมนหรอหลายคอลมน

การเลอกคอลมนจะหมายถง การเลอกเซลทอยภายใตคอลมนนนทงหมดทก ๆ แถว ตงแตแถวท 1 ไปจนถงแถว 1048576

9

เมอคลกทชอคอลมนจะหมายถง เลอกคอลมนนนคอลมนเดยว แตถาตองการเลอกหลาย ๆ คอลมนกคลกไปทางซายหรอ

ขวาไปเลอกคอลมนอนๆ ทอยตดกนแบบหลายๆ คอลมนได

การเลอกหลาย ๆ คอลมนทอยตดกนท าไดอกวธหนงคอ คลกทคอลมนแรกจากนนใหกดคย Shift คางไวแลวไปคลกท

คอลมนสดทายกจะไดคอลมนทอยตอเนองกนหลาย ๆ คอลมน

เลอกคอลมนทไมตอเนอง

หากตองการเลอกหลาย ๆ คอลมนทไมไดอยตดกน ใหคลกเลอกคอลมนแรกกอน จากนนกดคย Shift คางไว แลวคลกเลอก

ทชอคอลมนอน ๆ เพมได

Ctrl

เลอกเซลทงเวรกชต

คลกทมมเวรกชต ตรงจดทชอแถวตดกบชอคอลมน เซลทงเวรกชตจะถกเลอกพรอมกนทงหมด หรอกดคย Ctrl+A

การเลอกและเลอนเวรกชต

เวรกชตทเราใชงานอยจะมขนาดใหญและมหลาย ๆ เวรกชต บางครงเกบขอมลลงไปจ านวนมากจนเกนหนาจอ ท าใหมอง

ไมเหนขอมลทงหมด ส าหรบวธจดการกบการแสดงผลของเวรกชตนนท าไดหลายวธตามความเหมาะสมกบการใชงานดงน

การเลอกเวรกชต

การเลอกท างานกบเวรกชต โดยปกตเมอคลกทชอเวรกชตใด กจะหมายถงการท างานกบเวรกชตนน แตหากตองการเลอกท

จะท างานกบเวรกชตหลาย ๆ ชตพรอมกน ท าไดดงน

10

เลอกหลาย ๆ เวรกชตทอยตดกน ใหคลกทเวรกชตแรก แลวกดคย Shift คางไว จากนนใหคลกทชอเวรกชตสดทาย

กจะไดเวรกชตตามจ านวนทเลอก

Shift

เลอกหลาย ๆ เวรกชตทอยไมตดกน ใหคลกทเวรกชตแรก แลวกดคย Ctrl คางไว จากนนใหคลกทชอเวรกชตอน ๆ

ทตองการ กจะไดเวรกชตตามจ านวนทเลอก (เลอกแบบชตเวนชตได)

Ctrl

จดรปแบบเซลและขอมล

เมอเราสรางเอกสารใหมเขามาแลวเรมกรอกขอมลลงไปรปแบบขอมลทไดกจะมลกษณะพนฐานตามคาเรมตนทโปรแกรม

ไดตงคาเอาไว เชน ตวอกษรสด า พนเซลสขาวไมมเสนขอบ จะเหนแตเพยงเสนกรด (Gridline) ทใชส าหรบแบงเซลเทานน แตเรา

สามารถจดรปแบบขอมลในภายหลงได เพอจดขอมลนนใหสวยงาม และเนนจดเดนทตองการ เชน ก าหนดสตวอกษร, ใสสพนหลง

เซล, ใสเสนขอบเซล หรอหมนขอความ เปนตน

ขอความทกรอกไวในเซลตาง ๆ บนเวรกชต สามารถจดรปแบบใหเหมาะกบความตองการได ไมวาจะเปนฟอนตตวอกษร

การจดต าแหนงขอความ ซงนอกจากจะท าใหเกดความสวยงามแลว ยงใชเพอเนนถงความส าคญของขอมลดวย เชน ขอความหว

รายการตวอกษรควรจะใหญและหนากวาปกต เปนตนซงการจดรปแบบขอความในเซลท าไดดงน

Font

11

ก าหนดสตวอกษร

ตามปกตตวอกษรทพมพไวในเซลนน โปรแกรมจะตงคาเปนสด าใหอตโนมต ซงสามารถเปลยนสตวอกษรไดโดยท าตาม

ขนตอนดงน

จดรปแบบตวอกษรพเศษ

หากตองการก าหนดรปแบบตวอกษรพเศษ เชน ตวยก ตวหอย หรอเลอกขดเสนใตแบบอน ๆ กใหคลกป ม .......... ทอย มม

ลางขวาของกลมค าสง Font (แบบอกษร) เพอเปดเขาไปใสไดอะลอกบอกซ Format Cells ในแทบ Font แลวเลอกการจดรปแบบ

ตวอกษรพเศษซงอยในกลม Effects คอ

Strikethrough (ขดเสนทบ) มลกษณะเหมอนขอความนนถกขดฆาอย

Superscript (ตวยก) ตวอกษรจะอยสงกวาระดบปกต

Subscript (ตวหอย) ตวอกษรจะอยต ากวาระดบปกต

สรางเซลขนาดใหญส าหรบขอความยาว ๆ

การท างานกบ Excel ซงมลกษณะเปนตารางนนมพนทการพมพจ ากดเพยงในเซลหนง ๆ เทานน หากพมพขอความเกนพนท

เซลออกมากจะไปซอนกบขอความในเซลอน ๆ ท าใหอานยาก หรอถาจดการตดค าแลว กจะท าใหเซลในตารางมขนาดใหญเกนไป วธ

หนงทจะชวยขยายเซลใหมขนาดใหญขน คอการรวมเซล (Merge) โดยการน าเซลหลาย ๆ เซลมารวมใหเปนเซลเดยวกน ไดดงน

12

( )

เราสามารถรวมเซลในแบบอน ๆ ไดโดยคลกลกศรทายป ม ผสานและจดกงกลางเพอเลอกรปแบบการรวมเซล ดงน

Merge & Center (ผสานและจดกงกลาง) รวมเซลและจดกงกลาง

Merge Across (ผสานตามขวาง) รวมเซลเฉพาะเซลทอยในแถวเดยวกนเทานน

Merge Cells (ผสานเซลล) รวมเซลทเลอกทงหมด

Unmerge Cells (ยกเลกการผสานเซลล) ยกเลกการรวมเซล

เราสามารถยกเลกการรวมเซลใหกลบมาเปนเซลยอยๆ เหมอนเดมได โดยคลกเซลทตองการแลวคลกป ม ...... และ

เลอก Unmerge Cell (ยกเลกการรวมเซล)

การหมนขอมลในเซล

ตามปกตขอมลทพมพลงในเซลนนจะเรยงกนเปนแนวนอน ซงในบางครงอาจมความจ าเปนตองจดเรยงใหอยในระนาบอน

ๆ โดยใชเครองมอ Orientation (การวางแนว) หมนขอมลในเซล ดงน

ก าหนดสพนเซล

ปกตคาเรมตนของเซลทอยบนเวรกชตนนจะไมไดใสสพนหลงไวเลย ซงเราสามารถใสสหรอลวดลายเปนพนหลงใหกบ

เซลได โดยคลกเลอกสจากป ม Fill Colors (สเตม) ดงน

13

เมอเลอกเมาสไปบนตารางส โปรแกรมจะแสดงผลลพธใหเหนบนเวรกชตทนท ถาตองการใชสใดกใหคลกเลอก

สนนไดเลย

หากไมตองการใชสพนเซล และตองการยกเลกสพนเซลออก กคลกทลกศรทายปม Fill Color (เตมส) แลวเลอก

ค าสง No Fill (ไมเตม)

จดรปแบบขอมลตวเลข (Number)

ขอมลใน Excel ทเปนตวเลขนน หากไมไดก าหนดรปแบบใหเหนเปนแบบ Currency หรอ Accounting ไว โปรแกรมจะไม

ใสเครองหมายคอมมา (comma) และทศนยมให ซงเราสามารถใสเครองหมายเหลานเองได ดงน

Comma

Comma Accounting

2

เพมและยกเลกทศนยม

การเพมหรอลดต าแหนงทศนยมท าไดโดยใชเครองมอในกลมค าสง Number ดงตอไปน

Increase Decimal (เพมต าแหนงทศนยม) เพมทศนยมครงละ 1 ต าแหนง (เพมไดสงสด 30 ต าแหนง)

Decrease Decimal (ลดต าแหนงทศนยม) ลดต าแหนงทศนยมลงครงละ 1 ต าแหนง

14

เลอกรปแบบตวเลขส าเรจรป

เมอพมพตวเลขลงใน Excel แลว คาเรมตนขอมลในเซลจะเปนแบบ General (ทวไป) จนกวาเราจะก าหนดรปแบบของ

ขอมลใหเปนตวเลขลกษณะตาง ๆ โดยคลกเลอกรปแบบตวเลขในกลมค าสง Number (รปแบบตวเลข) ดงน

Accounting

ตวเลขแบบเปอรเซนต

ตวเลขแบบเปอรเซนตสามารถปอนลงไปตรง ๆ ได เชน เมอคณคย 10% แลวกดคย Enter ขอมลในเซลกจะแสดงเปน 10%

เชนเดยวกน หรอจะพมพ 0.1 กได จากนนคอยมาเปลยนเปนรปแบบเปอรเซนตภายหลง ดงน

รปแบบสญลกษณทางการเงน

เมอใดกตามทก าหนดรปแบบขอมลเปนแบบ Currency (สกลเงน) หรอ Accounting (บญช) คาเรมตนของโปรแกรมจะใส

สญลกษณทางการเงนมาใหเปน $ (ยเอสดอลลาร) ซงเราสามารถเปลยนเปนรปแบบสกลเงนอน เชน ตวเลขเงนบาทของไทย (฿)

15

จดรปแบบวนท

ขอมลอกแบบหนงทมกจะใชบอย ๆ คอขอมลประเภทวนท ซงใน Excel สามารถพมพไดงาย ๆ เพยงแตกรอกตวเลขวน

เดอน ป แลวคนดวยเครองหมาย – (ขด) หรอ / (slash) โปรแกรมจะมองวาเปนขอมลแบบวนทใหโดยอตโนมต ซงจะเลอกให

แสดงผลวนทแบบเตมหรอยอแบบอน ๆ ในภายหลงกได

Short Date Long Date

ก าหนดรปแบบวนทไทยและอน ๆ

นอกจากนแลวหาตองการปรบเปลยนรปแบบการแสดงผลวนทใหเปนวนทแบบไทยหรอแบบอน ๆ ใหคลกเลอกเซลขอมล

วนท แลวท าตามขนตอนดงน

ในชอง Locate (location) : ใหเลอกรปแบบวนทตามทองถน เชน ถาตองการแสดงวนทเปนภาษาไทย ใหเลอก

Thai (Thailand) และ ในชอง Calendar type: ใหเลอกชนดของปฎทนทจะใช เชน Thai Buddhist (พทธศกราช)

หรอ Western (ตะวนตก)

16

ใสเสนขอบเซล (Borders)

ในเวรกชตทมลกษณะเปนตาราง แมวาจะเหนเซลเปนชอง ๆ แตเสนตดระหวางคอลมนและแถวทเหนบนหนาจอนนไมใช

เสนขอบของเซลแตอยางใด แตเปนเพยงเสน Grid ทแสดงพนทของแตละเซลเทานน เมอสงพมพเอกสารผานเครองพรนเตอรกจะไม

มเสนขอบแสดงใหเหน นอกจากจะใสเสนขอบใหกบเซลตาง ๆ ในตารางโดยใชเครองมอ Borders (เสนขอบ) แลวเลอกวธใสเสน

ขอบ ดงน

Borders ( )

17

ปรบขนาดเซล

Excel เปนโปรแกรมทมลกษณะเปนตารางและมเซลลส าหรบกรอกขอมล ซงขอมลทกรอกลงไปนนอาจจะมทงสนและยาว

หรอเปนตวเลขทมจดทศนยมหลายต าแหนง ท าใหขนาดของเซลทโปรแกรมก าหนดไวเบองตนแสดงผลขอมลทงหมดใหเหนไมได

ท าใหขอมลหายไปหรอถกเซลขาง ๆ บงไว แตเราสามารถปรบขนาดของคอลมน หรอแถว ใหขยายขนหรอลดขนาดลงเพอแสดงผล

ขอมลในเซลทงหมดได ดงน

ปรบความกวางของคอลมนดวยเมาส

เมอเลอนเมาสไปบนเสนแบงคอลมน เมาสจะเปลยนรป ใหคลกลากปรบความกวางของคอลมนนนได โดยคลกไปทางซาย

คอยอคอลมน แลวถาคลกลากไปทางขวากคอขยายคอลมนออกไป โดยเลอกปรบทละคอลมนหรอหลาย ๆ คอลมนพรอมกนไดดงน

ปรบความกวางของคอลมนดวยเมนลด

โดยการระบความกวางของคอลมนโดยตรงไดโดยคลกขวาบนคอลมนทตองการ แลวเลอกค าสง Column Width.. (ความ

กวางคอลมน) จากนนใหระบความกวางคอลมนซงมหนวยเปนจ านวนตวอกษร เชน 12 ตวอกษร (คาทใสในชอง Column width: มคา

ระหวาง 0-255 หากระบคา 0 จะเปนการซอนคอลมน)

18

ปรบความสงของแถวดวยการคลกลากเมาส

การปรบความสงของแถวมวธการคลายกบการปรบกวางคอลมน โดยเลอนเมาสไปทเสนแบงแถว เมอเมาสเปลยนรป ให

คลกลากใหไดขนาดทตองการแลวปลอยเมาส

หากตองการปรบความสงหลาย ๆ แถวใหมขนาดเทากน ใหเลอกแถวทตองการโดยการกดคย Shift หรอ Ctrl เพอเลอก

หลายแถว แลวคลกลากเสนแบงแถวของแถวใดแถวหนงทเลอกไวจนไดขนาดทตองการ แถวทเลอกไวทงหมดจะมขนาดเทากน

ปรบความสงของแถวดวยเมนลด

โดยการะบขนาดความสงของแถวไดโดยเลอกแถวทตองการ (อาจมากกวา 1 แถวกได) แลวคลกขวา เลอกค าสง Row

Height (ความสงแถว) จากนนใหระบความสงของแถวซงมหนวยเปนพอยต (72 พอยตเทากบ 1 นว) แลวคลกป ม OK

ปรบเซลใหพอดกบขอมลอตโนมต

การปรบขนาดของเซลทงในแนวแถวและแนวคอลมนทท าไดแบบรวดเรว โดยการปรบพอดอตโนมต (AutoFit) ซงจะปรบ

คราวเดยวทงเวรกชต หรอปรบพอดทละคอลมนหรอทละแถวกได ดงน

19

ปรบพอดอตโนมตทงเวรกชต

ตวเลอกการปรบขนาดเซลมดงน

Row Height (ความสงของแถว) ปรบความสงของแถวทเลอก

AutoFit Row Height (ปรบความสงของแถวพอดอตโนมต) ปรบความสงของแถวใหพอดกบขอมลภายใน

Column Width (ความกวางคอลมน) ปรบความกวางของคอลมนทเลอก โดยระบความกวางลงไป

AutoFit Column Width (ปรบความกวางของคอลมนพอดอตโนมต) ปรบความกวางของคอลมนใหพอดกบขอมล

ทม

Default Width (ความกวางเรมตน) ปรบความกวางของคอลมนไปเปนคาเรมตน (โปรแกรมตงคาเปน 8.38 พอยต

ซงสามารถเปลยนแปลงได)

20

การสรางสตรค านวณและ โครงสรางสตรค านวณ

ความสามารถของ Excel นนไมเพยงแตใชเกบขอมลลงในเซลตาง ๆ ไดจ านวนมากมายเทานน แตความสามารถหลกทเปน

หวใจส าคญของ Excel คอการน าขอมลทอยในเวรกชตมาวเคราะหและประมวลผล เพอใหไดผลลพธจากการใชสตรค านวณ โดยการ

น าคาคงทตวเลข ตวแปร หรอการอางองต าแหนงเซลบนเวรกชต แลวใชตวด าเนนการหรอเครองหมายค านวณ เชน บวก, ลบ, คณ

หรอหาร และสรางผลลพธแสดงในเซล

สตรค านวณ (Formula) ใน Excel ขนตนดวยเครองหมาย = (เทากบ) ตามดวยตวแปร 2 ตว (หรอมากกวา) ซงแตละตวจะถก

คนกลางดวยตวด าเนนการ (Operator) ตวแปรนนอาจเปนคาคงท ขอความ ต าแหนงของชอเซล หรอฟงกชนกได โดยใชตวด าเนนการ

มาประมวลผลใหไดผลลพธบนเซลทเลอกไว มรปแบบสตรดงน

สตรค านวณ ตวแปร ตวด าเนนการ =A4+B4+D4 เซล A4, B4 และ D4 เครองหมาย + และ - =B2*15/100 เซล B2, เลข 15 และ 100 เครองหมาย * และ / =M5:M8 เซล M5 ถ M8 เครองหมาย : =”ราคา”&”สนคาแผนกกฬา” ขอความ “ราคา” และ “สนคาแผนกกฬา” เครองหมาย & =D1 < D2 เซล D1 และ D2 เครองหมาย <

ตวด าเนนการ (Operator)

ตวด าเนนการใน Excel นนแบงออกเปน 4 กลม ดงน

ตวด าเนนการทางคณตศาสตร (Arithmetic Operator)

ใชค านวณหาผลลพธทางคณตศาสตร เรยกงาย ๆ วา “เครองหมายค านวณ” เชน บวก, ลบ, คณ, หาร และยกก าลง

ซงตวแปรทใชกบตวด าเนนการนตองเปนขอมลตวเลขเทานน และผลลพธทไดกเปนตวเลขเชนกน

ตวด าเนนการ ตวอยางสตร ผลลพธ + (บวก) =230+70

=A7+5 300 น าคาในเซล A7 ไปบวกกบ 5

- (ลบ) =64-69 =18-K12

-5 น าเลข 18 ไปลบออกจากคาในเซล K12

- (คณ) =25*-0.5 =B5*L5

-12.5 น าคาในเซล B5 ไปคณกบคาใน L5

/(หาร) =49/7 7 %(เปอรเซนต) =20% หรอ 100% =0.20 หรอ 1 ^ (ยกก าลง) =2^10 1024

21

ตวด าเนนการเปรยบเทยบ (Comparison Operator)

เปนตวด าเนนการทใชเปรยบเทยบขอมล เชน = (เทากบ), < (นอยกวา), > (มากกวา) เปนตน โดยแปรผลในเชง

ตรรกะ คอ จรง (True) หรอเทจ (False)

ตวด าเนนการ ตวอยางสตร ผลลพธ < (นอยกวา) =15<20 TRUE =14<9<1 FALSE <= (นอยกวาหรอเทากบ) =23<=B2 ถาขอมลในเซล B2 มคาตงแต 23 ขนไปจะได TRUE > (มากกวา) =E8>D8 ถาขอมลในเซล E8 มากกวา D8 ไดผลลพธเปน TRUE >= (มากกวาหรอเทากบ) =0>=C5 ถาขอมลในเซล C5 มคาเปนศนยหรอตดลบจะได TRUE = (เทากบ) =C2=-16 ถาขอมลในเซล C2 มคาเปน -16 จะได TRUE <> (ไมเทากบ) =B5<>D5 ถาขอมลในเซล B5 มคาเทากบ D5 จะได FALSE

ตวด าเนนการขอความ (Text Operator)

ใชเชอมขอความเขาดวยกนดวยเครองหมาย & โดยแตละขอความจะตองอยภายใต “ ” เสมอ

ตวด าเนนการ ตวอยางสตร ผลลพธ & = “รหส” & “สมาชก”

= “ชอ -” & “นามสกล” ไดค าวา “รหสสมาชก” ไดค าวา “ชอ – นามสกล”

ตวด าเนนการอางอง (Reference Operator)

ใชในการอางองต าแหนงเซลบนเวรกชต โดยใชเครองหมาย , (comma), : (colon) หรอเวนวรรค (space) ในการ

อางถงกลมเซลบนเวรกชต

- : (colon) ใชอางองชวงเซลจากต าแหนงเซลแรกไปจนถงต าแหนงเซลสดทายตอเนองกน

- , (comma) ใชอางองชวงเซลทงหมดทอางถง เชน B2:B5, C3:C6, D4:D7 เปนตน

- เวนวรรค (space) ใชอางองเฉพาะเซลทซ ากนในชวงเซลทระบ

ตวด าเนนการ ตวอยางสตร ผลลพธ : (colon) =SUM(B2:B5) ไดผลรวมจากการบวกขอมลตวเลขในเซล B2, B3, B4 และ B5 , (comma) =SUM(B2:B5, D2:D5) น าขอมลทกเซลในชวย B2 ถง B5 ไปบวกกบทกเซลในชวย D2 ถง D5 เวนวรรค (space) =SUM(B2:D4 C3:E5) น าขอมลทซ าชวง B2 ถง D4 และ C3 ถง E5 มาบวกกน

(คอ C3,C4,D3,D4)

22

ระดบความส าคญของ Operator

ตวด าเนนการตาง ๆ นนมล าดบความส าคญตางกน ซงโปรแกรมจะประมวลผลจากระดบสงไปยงระดบรองลงมา

หากภายในสตรเดยวกนนนมตวด าเนนการทมระดบความส าคญเทา ๆ กน กจะค านวณจากซายไปขวาจนครบ

ล าดบ ตวด าเนนการ หมายเหต 1 - เครองหมายลบทแสดงคาตดลบของตวเลข เชน -5 2 % เปอรเซนต เชน 30% จะแปลงคาเปน 0.3 กอนแลวจงค านวณคาอน ๆ ตามล าดบ 3 ^ ยกก าลง เชน 2^10 4 * และ / คณ และ หาร 5 + และ - บวก และ ลบ 6 & น าขอความตงแตสองขอความขนไปมาเชอมตอกนเปนขอความเดยว 7 =, <, >, <=, >= และ <> ตวด าเนนการเปรยบเทยบ

การใชวงเลบ

หากเราใสสตร =5+10*3 Excel จะท าการคณกอนเสรจแลวจงจะบวกทหลง โดยจะน า 10 ไปคณ 3 แลวจงน าผลลพธมาบวก

กบ 5 กจะไดคา 35 หากตองการเปลยนแปลงล าดบของการค านวณ เชน ใหเอา 5+10 กอน แลวคอยน าผลไปคณ 3 ใหใสวงเลบครอม

สวนของสตรทจะน าไปค านวณเปนล าดบแรก เชน =(5+10)*3 กจะไดผลลพธ 45 ดงตวอยาง

= 14-5*3/2 โปรแกรมจะค านวณจาก 5 คณ 3 เปน 15 น าไปหาร 2 เหลอ 7.5 จากนนจงน าไปลบกบเลข 14

ไดผลลพธเปน 6.5

= (14-5)*(3/2) โปรแกรมจะค านวณวงเลบแรกคอ 14 ลบ 5 เปน 9 จากนนค านวณวงเลบถดมาคอ 3 หาร 2

เปน 1.5 แลวจงน าผลลพธของทงสองวงเลบมาคณกน ไดผลลพธเปน 13.5

การสรางสตรค านวณ

การใสสตรค านวณลงในเซลนนท าไดโดยคลกเซลทตองการ แลวพมพสตรลงไปในเซลโดยตรงหรอพมพลงบนแถบสตร

(Formula Bar) ซงจะมการใชงาน ดงน

23

พมพสตรค านวณ

สตรค านวณใน Excel นนจะตองเรมดวยเครองหมาย = (เทากบ) เสมอ ซงมวธการค านวณ ดงน

- คลกเลอกเซลทจะใสสตร

- พมพ = (เทากบ) ตามดวยสตรค านวณลงในเซล หรอแถบสตรกได เชน =B4*C4

- กดคย Enter หากจะพมพสตรใหมใหคลกป ม กากบาท (Cancel) หรอกดคย ESC เพอยกเลก

Enter

เลอกเซลลค านวณดวยเมาส

นอกจากการพมพต าแหนงเซลอางองลงในเซลสตรโดยตรงแลว เราสามารถใชเมาสคลกเลอกเซลอางองแทนไดเพอให

ไดผลลพธทแมนย าและรวดเรวกวาโดยไมตองพมพชอเซล ท าไดดงน

= ( )

* ( ) Enter

แกไขสตรค านวณ

การแกไขสตรค านวณทพมพไปแลวในเซลใด ๆ กตามบนเวรกชต ท าไดตามขอใดขอหนง ดงน

คลกเลอกเซลสตร แลวคลกแถบสตรเพอแกไขบนแถบสตร

คลกเลอกเซลสตร แลวกดคย F2 แลวแกไขสตรในเซล

ดบเบลคลกในเซลสตร แลวแกไขในเซล

24

….

... F2….

การกอปปสตรดวยเมาส

ขอดของการอางองต าแหนงเซลในสตรค านวณ นอกจากความถกตองของขอมลแลว สงทส าคญตอมา คอ ในกรณทเซลอน

ๆ ทอยตอเนองตองสรางสตรค านวณในลกษณะหรอรปแบบเดยวกน เราไมจ าเปนตองสรางทละสตรใหเสยเวลา แตสามารถสรางสตร

ตนฉบบเพยงเซลเดยว จากนนกใชค าสงกอปปคดลอกสตรไปยงเซล อน ๆ ทใชสตรเหมอนกนได ดงน

การกอปปสตรดวยเมาส จะเหมาะส าหรบการคดลอกสตรในเซลทเลอกไปยงเซลทอยตดกนทงสดานคอ บน ลาง ซาย และ

ขวา โดยคลกเมาสไปตามทศทางของเซลผลลพธไดดงน

การกอปปสตรดวยค าสง Copy

การกอปปสตรดวยวธนจะเหมาะส าหรบเซลผลลพธไดไดอยตดกบเซลตนฉบบ

Ctrl+C

Ctrl+V

25

การกอปปสตรขามเวรกชต

นอกจากการกอปปสตรไปวางในพนทตดกนและพนทหางไกลกนภายเวรกชตเดยวกนแลว เราสามารถกอปปสตรจากเวรก

ชตหนงไปยงอกเวรกชตหนงได โดยวธกอปปขามเวรกชต ซงจะใชค าสง Copy (คดลอก) และ Paste (วาง) เขามาชวยกอปปสตร ท า

ไดดงน

Ctrl+C

Ctrl+V

การใชค าสง SUMgt

=SUM(

)

การใชค าสง MIN และ MAX

=MAX(

)

ส าหรบค าสง MIN หาคานอยสด ใหท าเหมอนค าสง MAX เพยงแตเปลยนเปน MINs

26

การค านวณสตรโดยใชค าสง IF

IF

โดยก าหนดให

คะแนน 80-100 ไดเกรด A

คะแนน 70-79 ไดเกรด B

คะแนน 60-69 ไดเกรด C

คะแนน 50-59 ไดเกรด D

คะแนน 0-49 ไดเกรด F