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#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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SharePoint 2013Comment gérer au mieux les fichiers volumineux et les
grandes listes
Conférencier :
Benoît Jester - AsipeMVP SharePoint @SPAsipehttp://spasipe.wordpress.com
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Sommaire
SharePoint 2013 et les grandes listes• Un peu de vocabulaire• Quelques limites• La (fameuse) limite des 5.000 éléments• Les erreurs potentielles
Comment améliorer la gestion des grandes listes ?• Plusieurs solutions !
Comment gérer les fichiers volumineux ?
#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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SharePoint 2013 et les grandes listes
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Un peu de vocabulaire
Limitations et frontières logicielles pour SharePoint 2013
3 catégories :• Frontières (Boundaries) : limites statiques qui ne peuvent absolument pas être dépassées• Seuils (Thresholds) : limites configurables qui peuvent être dépassées si des contraintes spécifiques l’imposent• Limites prises en charge (Supported limits) : limites connues du produit qui peuvent être dépassées mais ….
Domaines d’application• Applications web• Bases de données de contenu• Collections de sites• Listes et bibliothèques• Colonnes• ..
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Quelques limites
Limite Valeur maximale Type de limite Commentaires
Taille de fichiers 2 Go Frontière 250 Mo par défaut
Versions mineures 511 Frontière Nombre maximal
Documents 30.000.000 par bibliothèque Pris en charge Dépend de l’organisation des données
Eléments 30.000.000 par liste Pris en charge Dépend de la structure utiliséeExemple : colonnes
Opérations en bloc 100 Seuil 100 éléments peuvent être sélectionnés pour une opération
Affichage de liste 5.000 Seuil Nombre d’éléments qu’une opération de base de données peut traiter (row-level lock)
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La (fameuse) limite des 5.000 éléments
Pourquoi ce nombre de 5.000 ?
Parceque SQL Server is in da house !• Utilisation fréquente de la stratégie de “row-level locking” • Pour assurer que des mises à jour n’impactent pas d’autres utilisateurs
Dans le cas d’une opération concernant plus de 5.000 lignes (environ)• SQL Server préfére locker la table entière, et non plus uniquement les lignes concernées• Et ce jusqu’à la fin de l’opération
Environ 5.000 lignes car dépendant du site, de l’activité sur la base de données, et de la configuration du site
Lors du lock, les autres utilisateurs n’accèdent pas à la table (Dégradation des performances si fréquent …)
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Les erreurs potentielles
Sur les listes • Vue en mode “feuille de données”• Gestion de colonnes ou de types de contenu• Gestion d’index• Gestion de fichiers extraits• Suppression de site ou de liste• Sauvegarde de liste en tant que template• Affichage de totaux dans des vues• Gestion de pièces jointes
Sur les dossiers• Gestion (copie, renommage, …)• Gestion de la sécurité• Ouverture avec l’explorateur Windows
#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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Comment améliorer la gestion des grandes listes ?
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Utiliser la fenêtre de délai quotidien
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Option des applications web nommée « Daily time window » (fenêtre de délai quotidien)• Configurable via l’administration centrale• Par application web• Définit un intervalle de temps durant lequel les utilisateurs peuvent exécuter des opérations sans limites• Tous les seuils et toutes les limites sont ignorés
Pas (seulement) pour de l’affichage ! • Ajout ou suppression d’un index• Ajout ou suppression d’une colonne de liste• Suppression ou copie de dossiers• Modification des permissions d’une liste• …
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Créer des colonnes indexées
Création• Depuis une liste / bibliothèque• En quelques clics
Les + :• Amélioration des performances, combinée à des vues filtrées• Indexation de 20 colonnes maximum
Les - :• Consommation supplémentaire de ressources pour la mise à jour de l’index• Limiter les colonnes indexées aux colonnes utilisées dans les vues• Plusieurs types de colonne non supportées
• Calculées• Multilignes• Personnes et groupes• …
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Créer des vues basées sur des colonnes indexées
Principes de création d’une vue• La première colonne doit être indexée• Les autres colonnes indexées ne sont pas prises en compte• La première colonne (indexée) du filtre ne doit pas ramener plus d’éléments que le seuil
Attention aux éléments présents dans la corbeille• Dépassement du seuil• Résultats incomplets
Opérations pouvant néanmoins poser problème (accès à la liste entière)• Ajout ou suppression d’index• Affichage d’un total dans une colonne• Ajout, mise à jour ou suppression de champs calculés
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Organiser les éléments dans des dossiers
Principes• Réorganiser les données (limite des 5.000 éléments)• La création d’un dossier induit la création d’un index interne utilisé lors de l’accès à son contenu
Performances• L’accès aux éléments d’un dossier va utiliser cet index• Performances améliorées grâce à cet index• Affichage d’un dossier au moins aussi performant qu’une vue utilisant une colonne indexée
Inconvénients• Gestion des dossiers• Déplacement d’éléments entre les dossiers compliqué
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Contrôler les données affichées sur la page
Performance ! Performance !• Limiter la taille de la page• Limiter les données à afficher
Solutions• Utiliser la « Limitation des éléments » (Groupes de taille spécifiée ou limite fixe)• Utiliser le style « Volet Aperçu »• Utiliser la fonctionnalité « Grouper par »• Utiliser la vue en mode « Datasheet »
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Utiliser la synchronisation en mode déconnecté
Modification hors-ligne et synchronisation• Pas d’activité sur le serveur SQL• Ressources SharePoint moins impactées
Access 2013• Connexion bidirectionnelle (via Access Services)• Traitement de 50.000 éléments dans la limite de 2 Go• Transfert uniquement des modifications• Gestion des conflits
Excel 2013• Connexion unidirectionnelle (SharePoint vers Excel)• Capacités d’analyse d’Excel
Outlook 2013• Gestion de contacts, de tâches, de calendriers ou de bibliothèques SharePoint• Synchronisation des données
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Utiliser la recherche
Principes• Rapide• Mécanisme d’indexation spécifique• N’est pas impactée par les limitations en place• Recherche sur le site ou sur une bibliothèque/liste• Utilisation d’opérateurs logiques sur des colonnes• Résultats affinés
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Utiliser des listes externes
Principes• Basé sur le Business Connectivity Services (BCS)• Connexion à des données issues de SAP, de Webservices, ou SQL Server• Toutes les opérations de base sont possibles depuis SharePoint
Avantages• Pas d’utilisation du serveur SQL de SharePoint pour récupérer les données• Une liste externe n’est pas impactée par les mêmes limitations qu’une liste « classique »• Possède ses propres limites
#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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Comment gérer les fichiers volumineux ?
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Le cas particulier des vidéos
Ajout (virtuel) de vidéos dans SharePoint• Ajout de la vidéo via un lien• Externalisation des vidéos (site IIS)• Charge due au streaming est supportée par la source hébergeant les vidéos• Attention à la sécurité décorélée de celle de SharePoint !
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La gestion des fichiers volumineux
BLOB : Binary Large Object• Objet (large) stocké dans une base de données• Connu par sa taille et son emplacement, et non via par structure (fichier Office, vidéo)• Les BLOBs sont des données non structurées (80% des données en entreprise)• Stockage possible hors de la base de données Utilisation du RBS
RBS : Remote BLOB Storage• Ensemble d’API fourni par SQL Server (SQL Server 2008 à 2014)• Permet de stocker des BLOBs hors de la base de données• Les métadonnées liées au BLOB restent en base• Scope : base de données
Avantages• Transparent pour l’utilisateur• Optimisation des I/O (bypass de SQL Server)• Temps de transfert accéléré entre le client et le serveur SQL
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Le stockage des données non structurées
BLOB SQL• Stockage des BLOBS en base
FILESTREAM (local)• Fonctionnalité SQL Server, supporté par SharePoint 2013• Les BLOBs sont déplacés sur le système de fichiers• Pas de support de la compression ou du TDE
RBS Remote• Providers RBS dédiés
• AvePoint (DocAve Storage Manager)• Metalogix (StoragePoint)• …
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Utilisation du RBS
Points d’attention• RBS n’augmente pas les limites de stockage des bases de données de contenu• Microsoft ne prend actuellement en charge que le fournisseur RBS FILESTREAM avec SharePoint 2013
• S’il n’est utilisé sur des lecteurs de disque dur locaux ou sur des lecteurs iSCSI• Les fonctionnalités de sauvegarde et de restauration sont opérationnelles• Pas de chiffrement, pas de compression
Utilisation• Déterminer la taille moyenne des fichiers
• Taille > 1 Mo : amélioration des performances• Taille < 256 Ko : diminution des performances globales
• Déterminer le type d’accès• En cas de lecture de contenu : gains de performances possibles• En cas de révision de contenu : diminution des performances
• Coûts : Trouver le compromis entre les coûts de stockage et les coûts opérationnels.
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