zastosowanie excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds
Post on 11-Jan-2017
219 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całościlub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione.Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanieksiążki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszeniepraw autorskich niniejszej publikacji.
Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymibądź towarowymi ich właścicieli.
Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawartew tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnejodpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualnenaruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELIONnie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłez wykorzystania informacji zawartych w książce.
Redaktor prowadzący: Barbara Gancarz-WójcickaProjekt okładki: Jan Paluch
Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock.
Wydawnictwo HELIONul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: onepress@onepress.plWWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)
Drogi Czytelniku!Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adreshttp://onepress.pl/user/opinie/zaexanMożesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.
Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/zaexan.zip
ISBN: 978-83-246-3128-5
Copyright © Helion 2012
Printed in Poland.
• Kup książkę• Poleć książkę • Oceń książkę
• Księgarnia internetowa• Lubię to! » Nasza społeczność
SPIS TRE�CI
WST�P 9
1. BUD�ET FIRMY HANDLOWEJ— USTALANIE WARUNKÓW BONUSÓW DLA KLIENTÓW 11
1.1. Opis zagadnienia 11
1.2. Model sprzeda�y i wyników bud�etu 12
1.3. Zadanie analityka 13
1.4. Tabela danych jako narz�dzie analizy symulacji 14
2. MIESI�CZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCÓW 21
2.1. Opis zagadnienia 21
2.2. Microsoft Query — pobieranie danych zewn�trznych 23
2.3. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej
— element obliczeniowy 30
2.4. Modyfikowanie/usuwanie elementów obliczeniowych
oraz wy�wietlanie listy utworzonych elementów 33
2.5. Od�wie�anie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy
w Microsoft Query 33
3. STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZYDU�YCH ZBIORÓW DANYCH SPRZEDA�OWYCH 35
3.1. Opis zagadnienia 35
3.2. Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej 36
3.3. Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pól 37
3.4. Modyfikacja pól tabeli przestawnej 39
3.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej 43
3.6. Wy�wietlanie stron filtru raportu jako arkuszy 45
4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y
4. TYGODNIOWY RAPORT MAR�Y BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) — TABELE 47
4.1. Opis zagadnienia 47
4.2. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeda�y 48
4.3. Przypisanie produktom kosztu materia�owego 50
4.4. Budowa tabeli przestawnej obrazuj�cej sprzedan� ilo��
poszczególnych produktów w ka�dym tygodniu 51
4.5. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej
— pole obliczeniowe 52
5. TYGODNIOWY RAPORT MAR�Y BRUTTO NA TOPOWYCHPRODUKTACH (TOP30) — GRAFICZNA PREZENTACJA 59
5.1. Opis zagadnienia 59
5.2. Sprawdzanie poprawno�ci danych — lista rozwijalna 60
5.3. Funkcja WE�DANETABELI 63
5.4. Wykres ko�owy — struktura sprzeda�y (ilo�ci) w wybranym
przez u�ytkownika tygodniu 68
5.5. Wykres skumulowany kolumnowy — porównanie wybranej
wielko�ci z czterech tygodni dla ka�dego z produktów 70
6. KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCHFORECASTÓW SPRZEDA�Y 73
6.1. Opis zagadnienia 73
6.2. Pliki do planowania sprzeda�y 73
6.3. Konsolidacja danych 74
6.4. Konsolidacja bez ��czy ze ród�em danych 79
6.5. Zamiana plików z danymi ród�owymi 80
6.6. Edycja ��czy w zestawieniu podsumowuj�cym 80
7. WIEKOWANIE NALE�NO�CI I ZOBOWI�ZA� 83
7.1. Opis zagadnienia 83
7.2. Przygotowywanie zestawienia 84
7.3. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO 86
7.4. Wiekowanie przy u�yciu tabeli przestawnej 89
S P I S T R E � C I | 5
8. LISTY WINDYKACYJNE — KORESPONDENCJA SERYJNA 93
8.1. Opis zagadnienia 93
8.2. Baza klientów i szablon pisma 93
8.3. Podpi�cie bazy do szablonu i drukowanie listów 95
8.4. Drukowanie kopert 100
9. ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDA�Y SEZONOWEJ 105
9.1. Opis zagadnienia 105
9.2. Budowa modelu 106
9.3. Trend liniowy i funkcja REGLINX 107
10. PRZYSZ�E WP�YWY I WYDATKI 115
10.1. Opis zagadnienia 115
10.2. Miesi�c p�atno�ci — funkcja MIESIC 117
10.3. Tydzie� p�atno�ci — funkcja WEEKNUM 118
10.4. Rodzaj wp�ywów — funkcja JE�ELI 118
10.5. Przysz�e wp�ywy — tabela przestawna 121
11. MACIERZ KOSZTÓW TRANSPORTUPRZEWO�NIK – KLIENT 125
11.1. Opis zagadnienia 125
11.2. Budowa macierzy — tabela przestawna 126
11.3. Funkcja JE�ELI.B D 129
11.4. Wyró�nienie warto�ci — formatowanie warunkowe 130
12. GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDA�YWED�UG WOJEWÓDZTW 133
12.1. Opis zagadnienia 133
12.2. Dane sprzeda�owe — tabela przestawna 134
12.3. Wybór miesi�ca — lista rozwijalna 134
12.4. Pobieranie danych z tabeli — funkcja WE�DANETABELI 139
12.5. Graficzna prezentacja 140
13. GRAFICZNA PREZENTACJA SK�ADOWYCH WYNIKUBRUTTO NA SPRZEDA�Y 145
13.1. Opis zagadnienia 145
13.2. Okre�lenie granic kolumn 146
6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y
13.3. Wykres skumulowany kolumnowy 148
13.4. Dodanie warto�ci poszczególnych kolumn wykresu — pola tekstowe 151
14. MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTUPRZY ZACHOWANYM POZIOMIE PROCENTUMAR�Y ZAMÓWIENIA 153
14.1. Opis zagadnienia 153
14.2. Model 153
14.3. Szukaj wyniku 157
15. TWORZENIE W�ASNYCH FUNKCJI EXCELA 163
15.1. Opis zagadnienia 163
15.2. Tworzenie niestandardowych funkcji 163
15.3. Argumenty opcjonalne 165
15.4. Tworzenie opisu funkcji i definiowanie kategorii 166
15.5. Tworzenie dodatku z funkcjami 167
Rozdzia� 7.
WIEKOWANIE NALE�NO�CII ZOBOWI�ZA�
CEL: STWORZENIE NARZ�DZIA S�U��CEGO DO WIEKOWANIA NALE�NO�CI.NARZ�DZIA:
1. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO2. TABELA PRZESTAWNA
7.1. OPIS ZAGADNIENIAPrzewa�nie systemy finansowo-ksi�gowe, z których korzysta firma, posiadaj�
narz�dzie s�u��ce do wiekowania nale�no�ci i zobowi�za� w okre�lonych przez
u�ytkownika przedzia�ach czasu. Osoba tworz�ca raport w systemie podaje jedy-
nie dzie�, na który ma by� przyj�ty stan nale�no�ci lub zobowi�za�, oraz inter-
wa�y czasowe przeterminowanych nale�no�ci (zobowi�za�), w jakich ma zosta�
przedstawione zestawienie. Dodatkowo zestawienie tworzone jest w podziale
na odbiorc� w przypadku nale�no�ci oraz na dostawc� w przypadku zobowi�-
za�. Co jednak, je�eli analityk pracuje na systemie, w którym nie ma takiego
narz�dzia, a co poniedzia�ek z samego rana musi tworzy� wiekowanie nale�-
no�ci? W jaki sposób ma sobie zautomatyzowa� prac�, tak aby nie traci� niepo-
trzebnie cennego czasu, a powtarzaj�c� si� cz��� pracy zast�pi� automatycznym
narz�dziem? Dodatkowo gotowe raporty w systemie pokazuj� cz�sto jedynie
kwoty nale�no�ci poszczególnych klientów. Pojawia si� problem, je�eli chcemy
wiedzie�, jakie dokumenty sk�adaj� si� na dan� kwot�. Nale�y wtedy szuka�
odpowiednich pozycji w kartotekach odbiorców czy te� na kontach analitycz-
nych nale�no�ci. W tym rozdziale przedstawi� sposób tworzenia narz�dzia dla
naszego analityka, które umo�liwi mu usprawnienie i przyspieszenie tworzenia
raportu wiekowania nale�no�ci, jak równie� pozwoli na sprawne dotarcie do
poszczególnych dokumentów sk�adaj�cych si� na interesuj�c� go kwot�.
Zak�adamy, i� nasz pracownik dzia�u analiz nie posiada narz�dzia systemo-
wego do tworzenia raportu wiekowania nale�no�ci. Jedyne, co mo�e otrzyma�
z systemu, to zestawienie faktur niezap�aconych przez klientów (rysunek 7.1).
Takie zestawienie zawiera nast�puj�ce informacje: nr faktury, nazw� kontra-
henta, dat� dokumentu, termin p�atno�ci oraz niezap�acon� kwot�. Tak niewiele
8 4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y
Rysunek 7.1. Zestawienie niezap�aconych faktur
informacji „wyci�gni�tych” z systemu pozwoli naszemu analitykowi na stwo-
rzenie zestawienia pokazuj�cego wiekowanie nale�no�ci w podziale na danego
odbiorc� z dok�adno�ci� co do dokumentu. Wykorzystamy do tego celu tabele
przestawne oraz funkcj� WYSZUKAJ.PIONOWO.
7.2. PRZYGOTOWYWANIE ZESTAWIENIAPierwszym krokiem b�dzie okre�lenie dla ka�dego z dokumentów liczby dni
od podanej przez analityka daty oraz terminu p�atno�ci. Ujemna liczba b�dzie
oznacza�a, �e dana faktura jest bie��ca, natomiast dodatnia liczba — �e dana
kwota z dokumentu jest przeterminowan� nale�no�ci�. W komórce I1 wpiszmy
dat� 2011-08-01 — b�dzie to dzie�, na który wykonane zostanie wiekowanie
nale�no�ci. Kolumn� F nazwijmy liczba dni. Nast�pnie przyciskiem F2 wstawmy
formu��, która b�dzie od podanej w I1 daty odejmowa�a termin p�atno�ci dla
ka�dego z dokumentów (rysunek 7.2). Uwaga: nale�y pami�ta� o zablokowaniu
komórki zawieraj�cej podan� dat�. Formu�� nale�y skopiowa� do samego ko�ca
zestawienia.
Kolejnym krokiem jest okre�lenie przedzia�ów czasowych wyra�onych
w dniach, wed�ug których b�d� klasyfikowane nale�no�ci. W naszym przypadku
b�d� to nale�no�ci bie��ce oraz przeterminowane w przedzia�ach: 1 – 14, 15 – 30,
31 – 45, 46 – 60, 61 – 90, 91 – 180 i powy�ej 180 dni. W zestawieniu budujemy
dodatkow� tablic� z przedzia�ami, jak na rysunku 7.3.
W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 8 5
Rysunek 7.2. Formu�a wyliczaj�ca liczb� dni przeterminowania ka�dego z dokumentów
Rysunek 7.3. Tablica z przedzia�ami
Tablica sk�ada si� z dwóch kolumn. W pierwszej wstawiona jest dolna granica
danego zakresu, a w drugiej — opis zakresu. Dla przedzia�u o nazwie bie��ce
wstawiona jest bardzo du�a liczba ujemna, �eby ka�da liczba dni poni�ej 0 uzna-
wana by�a za nale�no�� bie��c�. Do naszego zbioru danych dla wiekowania
nale�no�ci dodajemy kolejn� kolumn� o nazwie przedzia�y (rysunek 7.4).
W nowo dodanej kolumnie dla ka�dego z dokumentów zostanie okre�lony prze-
dzia� na podstawie wyliczonej liczby dni. To zadanie zostanie wykonane przy
u�yciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.
Rysunek 7.4. Dodanie kolumny przedzia�y
8 6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y
7.3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWOFunkcja WYSZUKAJ.PIONOWO s�u�y do wyszukiwania i dopasowywania do siebie
danych znajduj�cych si� w dwóch osobnych tabelach. Idealnie nada si� do
naszego zadania, czyli przyporz�dkowania ka�demu z dokumentów na pod-
stawie warto�ci w dniach odpowiedniego przedzia�u wiekowania.
Sk�adnia funkcji to:
= WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_warto��;tablica;nr_kolumny;kolumna)
Argumenty funkcji to:
� szukana_warto�� — warto�� (lub odwo�anie), która ma zosta� odszukana
w pierwszej kolumnie tablicy. Krótko mówi�c, ten argument okre�la, czego
szukamy.
� tablica — wskazuje, gdzie szukamy interesuj�cych nas danych. W pierwszej
kolumnie tabeli musz� znajdowa� si� warto�ci, po których wyszukujemy,
czyli takie same jak w argumencie szukana_warto��.
� nr_kolumny — numer kolumny, z której ma zosta� zwrócona warto�� z tabeli
przeszukiwanej.
� kolumna — warto�� logiczna (0 lub 1), która okre�la, czy funkcja ma znale�
dopasowanie dok�adne (0), czy przybli�one (1).
W kolumnie przedzia�y dla pierwszej faktury wstawiamy nasz� funkcj�, prze-
chodz�c na wst��k� Formu�y/Biblioteka funkcji/Wyszuk.i odwo�./WYSZUKAJ.
PIONOWO (rysunek 7.5).
Nast�pnie poszczególne argumenty funkcji wype�niamy tak jak na rysunku 7.6.
1. Argument Szukana_warto�� — wskazujemy liczb� dni dla pierwszego doku-
mentu.
2. Argument Tabela_tablica — wskazujemy nasz� tabel� z przedzia�ami. Nale�y
zablokowa� jej adres, aby nie zmienia�a si� ona przy kopiowaniu formu�y
na reszt� pozycji.
3. Argument Nr_indeksu_kolumny — wpisujemy cyfr� 2, czyli dla danych
w dniach pobierzemy dan� nazw� przedzia�u.
4. Argument Przeszukiwany_zakres — podajemy 1 (warto�� logiczn� PRA-
WDA), tak aby w przypadku nieznalezienia dok�adnej szukanej warto�ci
W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 8 7
Rysunek 7.5. Lokalizacja funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
Rysunek 7.6. Argumenty funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
zwróci� nam przybli�ony wynik z tabeli z przedzia�ami. Je�eli podaliby�my 0
(warto�� logiczn� FA�SZ), funkcja dla nieznalezionych warto�ci zwróci�aby
b��d #N/D.
Wynikiem dzia�ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO dla pierwszej liczby dni rów-
nej 386 (komórka F2) b�dzie przedzia� o nazwie przeterminowane powy�ej 180
(rysunek 7.7). Funkcj� kopiujemy do ko�ca naszego zestawienia.
8 8 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y
Rysunek 7.7. Wynik dzia�ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
W ten oto sposób otrzymali�my ko�cowe zestawienie faktur wraz z nie-
zb�dnymi informacjami do stworzenia zestawienia wiekowania nale�no�ci
(rysunek 7.8).
Rysunek 7.8. Ko�cowe zestawienie do wiekowania nale�no�ci
W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 8 9
7.4. WIEKOWANIE PRZY U�YCIUTABELI PRZESTAWNEJ
Najszybszym sposobem stworzenia zestawienia wiekowania z otrzymanego
zbioru danych dotycz�cych nale�no�ci b�dzie u�ycie tabeli przestawnej. Struk-
tura tabeli przestawnej wygl�da nast�puj�co (rysunek 7.9):
1. Etykiety kolumn — pole przedzia�y.
2. Etykiety wierszy — pole kontrahent.
3. Warto�ci — pole kwota (format liczbowy z separatorem tysi�ca, bez miejsc
po przecinku).
Rysunek 7.9. Struktura tabeli przestawnej
Po tych wszystkich operacjach nasz analityk otrzyma� zestawienie wieko-
wania nale�no�ci wed�ug kontrahentów w podziale na okre�lone przedzia�y,
które mo�e dowolnie zmienia� (rysunek 7.10). Dodatkowo widniej� w zesta-
wieniu sumy kwot zaleg�ych nale�no�ci wed�ug kontrahentów (suma wiersza)
i wed�ug przedzia�ów (suma kolumny).
9 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y
Rysunek 7.10. Gotowe zestawienie wiekowania nale�no�ci
Je�eli chcemy wiedzie�, jakie dokumenty sk�adaj� si� na dan� kwot�, wystar-
czy j� dwukrotnie klikn�� i w nowym arkuszu zostan� wyfiltrowane wszystkie
dokumenty sk�adaj�ce si� na ni� (rysunek 7.11).
Rysunek 7.11. Pozycje wybranej kwoty
Drugim rozwi�zaniem na pokazanie dokumentów sk�adowych kwot jest
dodanie do obszaru Etykiety wierszy tabeli przestawnej pola faktura. Dzi�ki
temu otrzymamy zestawienie bardziej szczegó�owe w podziale nale�no�ci wed�ug
kontrahenta/faktury w poszczególnych przedzia�ach. Do ka�dej pozycji kontra-
henta zostanie dodana podsuma (rysunek 7.12).
Po pobraniu nowych danych zadaniem naszego analityka b�dzie jedynie
wklejenie nowego zestawu faktur, zmiana daty, na któr� ma zosta� wykonane
wiekowanie, sprawdzenie, czy funkcje w kolumnach przedzia�y i liczba dni
W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 9 1
Rysunek 7.12. Dodanie pola faktura do Etykiety wierszy
obejmuj� ca�y zestaw danych, oraz od�wie�enie tabeli przestawnej. W taki sam
sposób analityk mo�e wykona� wiekowanie zobowi�za�. Jak wida�, stworzone
narz�dzie mo�e s�u�y� do wiekowania zarówno nale�no�ci, jak i zobowi�za�.
Jest elastyczne, poniewa� umo�liwia zmian� przedzia�ów oraz daty wiekowania.
Co najwa�niejsze, zaoszcz�dza te� du�o czasu u�ytkownikowi i usprawnia jego
prac�. Taki raport jest równie� przejrzysty dla osoby czytaj�cej go i zawiera
wszelkie potrzebne informacje na temat nale�no�ci od poszczególnych kontra-
hentów z poziomem szczegó�owo�ci do dokumentu.
top related