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Post on 13-Aug-2019
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Zeitmanagement mit Outlook Mehr Zeit, weniger Stress und den totalen Überblick mit Outlook 1. E-Mail-Management für die E-Mail-Flut
- AHA-Methode - störungsfreier arbeiten mit voller Konzentration - Ordner bzw. Archivstruktur entwickeln - Leseordner „Lesen am Freitag“
2. Aufgaben für den totalen Überblick
- ABC-Analyse (MUSS / SOLL / KANN) - 25.000 $-Methode - Schweinehunde, Bürokröten und Ziele
3. Die „Stille Stunde“ als „Power-Hour“ im Kalender
- Wochen- und Tagesplanung, die auch funktioniert - „Stille Stunden“ als Termin vorher fest einplanen für die TOP 3 des Tages - „Wer nicht selber plant, wird von anderen verplant!“
Jörg Reimann, Kämpenstraße 153, 58456 Witten Tel. 02302 972193 ▪ j.reimann@tempus.de
Literaturhinweis: Holger Wöltje, Christian Obermayr Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook Microsoft Press
PrioA (hoch) = MUSS:
sehr wichtig und sehr dringend (nur ich, nur
heute, viel Geld, exakter
Termin…)
Bsp:Kundenauftrag ↗€,
Bilanztermin, Ziele…
Ansicht: eigene Aufgabenansicht
definieren.
Einstellungen: „fällig am oder vor heute“
und „Gruppieren“ nach Prioritäten
PrioB (normal) = SOLL:
wichtig, aber nicht so
dringend (ich oder andere,
grober Termin, Geld, Ziele,
Bürokröte…) Bsp:Kundenauftrag→ €,
Mails, Zahlungen, Ziele…
PrioC (niedrig) = KANN:
nicht wichtig und nicht dringend (evtl. ich, kein
Termin,wenig Geld, mehr
delegieren + streichen…)
Bsp: Tagesroutine, Ablage,
Lesen, Statistik…
Feld 25.000 $: die TOP 3 der
A-Prioritäten pro Tag auswählen und
dann in eine absolute Reihenfolge
bringen.
Mit der 3-Minuten-Planung: ideal am Abend vorher oder zum Tagesbeginn
ZIEL: Schritte für die Erreichung
von Zielen als Aufgabe mit
Fälligkeit eintragen.
Text: „ZIEL: …“
BÜROKRÖTE: Aufgaben, die Sie
schon länger aufschieben, als
Aufgabe mit Fälligkeit eintragen.
Text: „BÜROKRÖTE: …“
Feld: neues Feld einfügen
Feldauswahl: „neu“ und „25.000 $“ und
„Nummer“
Posteingang:nur fürunerledigteE-Mails !
AHA-Methode anwenden!
Posteingang ist am Tagesende leer(oder
gesichtet mit max. 5 E-Mails).
Lesen am Freitag: Sammlung von Newslettern,
allgemeine Info´s, Protokolle ,CC-E-Mails, , XING &
Co.usw…
Ideal: der Regelassistent übernimmt die
Vorsortierung automatisch!
Outlook-Archiv: eigene .pst-Datei nur für erledigte und
zu archivierende E-Mails erstellen.
a) strukturiertes Archiv (max. 10 Ordner mit max. 2 -3
Unterebenen)oder…
b) chaotisches Archiv mit nur 1 Ordner für alles und
die Suchfunktion nutzen
c) Tipp: evtl. auch Archive nach Jahren getrennt
einrichten
Das geht so: Datei-> Kontoeinstellungen->
Datendateien-> hinzufügen-> Auswahl Speicherort
Elemente:am Tagesende „0“ (oder gesichtet
mit max. 5 E-Mails.
Aufgabeleiste: eigene Aufgabenansicht
definieren.
Einstellungen: „fällig am oder vor heute“
und „Gruppieren“ nach Prioritäten
Lesebereich: „rechts“ anordnen wie ein
Blatt DIN A4 hochkant.
Desktop-Benachrichtigungen:ausschalten!
Ideal: störungsfreier arbeiten!
Das geht so: Datei->Optionen -> E-Mail ->
Nachrichteneingang
Termine: durch Kategorien
farbig markieren.
Hier: rote Termine = Kunden =
Vorfreude !
An- oder abwesend? Beim Eintragen von
Terminen sorgfältig beachten!
Stille Stunde: hochkonzentriertes
Arbeitenohne Störungen für die TOP3 der A-
Prioritäten des Tages.
Tipp: Diese Stunde ist genauso wichtig wie ein
echter kostbarer Kundentermin. Also jede
Woche unbedingt vorherfest einplanen!
In dieser Zeit sollte Ihr Leistungshoch sein.
Verteidigen Sie diese Zeit mit aller Kraft!!!
Wochenplanung: Planen Sie
gezielt vorher ein paar Eckdaten
in die Woche ein.
Mit der 3-Minuten-Planung:
ideal am Freitagabend vorher
oder am Montagmorgen.
„Wer nicht selberplant, wird
von anderen verplant!“
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