ระบบสารสนเทศเพอปรบปรงประสทธภาพของการจดการทรพยากรมนษย ของบรษท เนกซเทคโนโลย จ ากด

An Information System for Performance Improvement in Human Resource Management of Nextzy Technologies.

จนดา ยอดบอพลบ Jinda Yodboplab

สารนพนธนเปนสวนหนงของการศกษา หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

คณะวทยาการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร

ปการศกษา 2558

I

หวขอ ระบบสารสนเทศเพอปรบปรงประสทธภาพของการจดการ ทรพยากรมนษย ของบรษท เนกซเทคโนโลย จ ากด ชอนกศกษา จนดา ยอดบอพลบ รหสนกศกษา 5717670004 หลกสตร วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาเทคโนโลยสารสนเทศ ปการศกษา 2558 อาจารยทปรกษา รศ.ดร. วระศกด ครธช

บทคดยอ

สารนพนธฉบบนน าเสนอระบบสารสนเทศปรบปรงประสทธภาพของการจดการทรพยากรมนษย ของบรษท เนกซเทคโนโลย จ ากด เพอปรบปรงระบบงานดานทรพยากรมนษย โดยมเปาหมายเพอเพมประสทธภาพในการจดการดานทรพยากรมนษยในองคกรโดยน าเทคโนโลยสารสนเทศเขามาปรบใช ซงมงหวงใหระบบสามารถลดระยะเวลาในกจกรรมดานทรพยากรมนษยของพนกงาน และเพมความนาเชอถอของขอมลจากการจดเกบในฐานขอมล และน ามาซงประสทธภาพของการจดการทรพยากรมนษยทเพมขน โดยพบวาหลงจากน าระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษยเขามาปรบใชแทนระบบเดมแลว การจดการกบขอมลของพนกงานในองคกรมประสทธภาพเพมขน อกทงยงสามารถชวยลดระยะในกระบวนตางๆ ดานทรพยากรมนษยลงดวย

II

กตตกรรมประกาศ

สารนพนธนไดพฒนาจนส าเรจดวยด เพราะความกรณาและความชวยเหลอจากหลายทาน ขาพเจาขอขอบพระคณมา ณ ทน

ขาพเจาขอขอบพระคณ รศ.ดร. วระศกด ครธช อาจารยทปรกษาโครงงานทกรณาสละเวลาใหค าแนะน าทเปนประโยชนอยางยงทงตอสารนพนธและการน าไปใชในการท างานจรง คอยตรวจสอบสารนพนธอยสม าเสมอ และพรอมชแนะการแกปญหาของสารนพนธดวยดมาโดยตลอด

ขอขอบพระคณ ผศ.ดร.พนม เพชรจตพร ทชวยประสทธประสาทวชาดานการจดการแกขาพเจาเสมอมา โดยสามารถน ามาประยกตใชในสารนพนธไดเปนอยางด

จนดา ยอดบอพลบ ธนวาคม 2558

III

สารบญ หนา

บทคดยอ I กตตกรรมประกาศ II สารบญ III สารบญรป V สารบญตาราง VI บทท 1 บทนา 1 1.1 กลาวนา 1

1.2 กรณศกษา 1 1.3 ปญหาหรอแรงจงใจ 1 1.4 แนวทางแกไขปญหา 2 1.5 วตถประสงค 3 1.6 ขอบเขตโครงงาน 3 1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 3 1.8 โครงสรางของสารนพนธ 4

บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ 5 2.1 กลาวนา 5

2.2 กระบวนการทางานเดม 5 2.3 ประเดนปญหา 7 2.4 กระบวนการใหม 7 2.5 ทฤษฎทเกยวของ 8 2.6 สรป 15

บทท 3 การออกแบบระบบและประยกตใชงาน 16 3.1 กลาวนา 16 3.2 การออกแบบระบบ 16

3.2.1 กาหนดความตองการของระบบ (Requirement Determination) 16 3.2.2 การจดทาแผนธรกจ (Business Case) 17 3.2.3 สรางแบบจาลองกระบวนการของระบบ (Process Model) 31 3.2.4 สรางแผนผงกระแสงาน (Workflow Diagram) 35

3.3 แผนการนาไปใช 38 บทท 4 ผลการดาเนนงาน 40 4.1 กลาวนา 40 4.2 เมนการใชงานของระบบ 40

IV

สารบญ (ตอ) หนา

4.2.1 เมนสาหรบผบรหาร 40 4.2.2 เมนสาหรบพนกงาน 43

4.3 การทดสอบใชงานระบบ 45 4.3.1 เพมพนกงานใหม 45

4.3.2 การลางานของพนกงาน 47

4.3.3 การสรรหาบคคลเขาทางาน 48

4.4 รายงานสรปวนลางานของพนกงาน 50 4.5 ประเมนความพงพอใจของผใชระบบ 51 บทท 5 สรปผลโครงการ 56

5.1 สรปผลโครงการ 56 5.2 ปญหาและอปสรรคจากการพฒนาโครงงาน 57

เอกสารอางอง 58

V

สารบญรป หนา

รปท 2.1 ทรพยสนทสาคญขององคกร 5 รปท 2.2 กระบวนการทางานดานทรพยากรมนษยแบบเดม 6 รปท 2.3 กระบวนการทางานดานทรพยากรมนษยแบบใหม 7 รปท 3.1 กระบวนการของกรณศกษาทางธรกจ 17 รปท 3.2 ตวอยางการเขาใชงานตามสทธของแตละไคลเอนต 19 รปท 3.3 แนวทางการนาซอฟตแวรฟรมาใชงานในองคกร 23 รปท 3.4 แผนภาพบรบทของระบบ 32 รปท 3.5 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 0 34 รปท 3.6 แผนผงกระแสงานการลางาน 35 รปท 3.7 แผนผงกระแสงานขอมลพนกงาน 36 รปท 3.8 แผนผงกระแสงานสรรหาบคคลเขาทางาน 37 รปท 4.1 หนาจอหลกเมอผบรหารเขาสระบบ 40 รปท 4.2 เมนขอมลสวนบคคลสาหรบผบรหาร 41 รปท 4.3 เมนการลางานสาหรบผบรหาร 41 รปท 4.4 เมนขอมลรายละเอยดสวนบคคลสาหรบผบรหาร 42 รปท 4.5 หนาจอหลกเมอพนกงานเขาสระบบ 43 รปท 4.6 เมนการลางานของพนกงาน 43 รปท 4.7 เมนขอมลรายละเอยดสวนบคคลของพนกงาน 44

รปท 4.8 เมนผจดการสรางพนกงานใหม 45 รปท 4.9 อเมลแจงรหสผานสาหรบพนกงานใหมเขาสระบบ 46 รปท 4.10 พนกงานใหมเขาสระบบครงแรก 46 รปท 4.11 พนกงานสรางและสงคารองขอลางาน 47 รปท 4.12 ผบรหารพจารณาอนมตคารองขอลางาน 47 รปท 4.13 ผจดการกรอกรายละเอยดของตาแหนงทตองการรบสมคร 48 รปท 4.14 ตาแหนงทอนมตใหทาการรบสมคร 48 รปท 4.15 รายละเอยดของผทสมครงาน 49 รปท 4.16 เกบเอกสารของผทสมครงานเขาระบบ 49 รปท 4.17 รายการผทสมครงานตามตาแหนง 50 รปท 4.18 ผประเมนแยกตามเพศของพนกงาน 51 รปท 4.19 ผประเมนแยกตามชวงอายของพนกงาน 51 รปท 4.20 ประเมนแยกตามตาแหนงของพนกงาน 52รปท 4.21 ผลการประเมนความถกตองแมนยาของขอมลในระบบ 52

VI

สารบญรป (ตอ) หนา

รปท 4.22 ผลการประเมนการชวยลดระยะเวลาในการเขาถงขอมลสวนตวของพนกงาน 53 รปท 4.23 ผลการประเมนความสะดวกในการใชงาน 53 รปท 4.24 ผลการประเมนความนาเชอถอในการจดเกบขอมล 54 รปท 4.25 ผลการประเมนสามารถตรวจสอบการลางานไดอยางมประสทธภาพ 54

VII

สารบญตาราง หนา

ตารางท 3.1 ปญหาทพบและความตองการของระบบ 17 ตารางท 3.2 สวนทไดรบผลกระทบและคาชวด 19 ตารางท 3.3 การเสนอทางเลอกในเบองตน 20 ตารางท 3.4 รายละเอยดทางเลอกท 1 ใชซบเวอรชน 21 ตารางท 3.5 ละเอยดทางเลอกท 2 พฒนาระบบขนใชเอง 22 ตารางท 3.6 รายละเอยดทางเลอกท 3 ใชโอเพนซอรส 24 ตารางท 3.7 เปรยบเทยบคาใชจายจากจานวนวนทางานของพนกงาน 26 ตารางท 3.8 เปรยบเทยบประโยชนทจะไดรบและความคมคา 27 ตารางท 3.9 กาหนดนาหนกคะแนนของคาใชจายของโครงการ 28 ตารางท 3.10 คานวณคาใชจายจากนาหนกคะแนนและจานวนวนทางานของแตละคน 28 ตารางท 3.11 รายละเอยดเบองตนของโอเพนซอรสทง 4 30 ตารางท 3.12 เปรยบเทยบคณลกษณะโอเพนซอรสทนามาพจารณา 30 ตารางท 3.13 เปรยบเทยบคณลกษณะโอเพนซอรสกบความตองการของระบบ 31 ตารางท 4.1 จานวนวนลาแตละประเภทของพนกงานแตละคน 51ตารางท 5.1 เปรยบเทยบระยะเวลาทใชในแตละกระบวนการ 57ตารางท 5.2 เปรยบเทยบจานวนครงความไมถกตองของการลางาน 58

1

บทท 1 บทน ำ

1.1 กลำวน ำ

หากจะกลาวถงปจจยทมสวนส าคญในความส าเรจตามเปาหมายขององคกร คงจะกลาวไมผดนกวาปจจยดานทรพยากรมนษยคอปจจยหลกของทกๆองคกร เพราะทรพยากรมนษยเหลานนถอเปนทรพสนทมคาอยางมากในการด าเนนงานขององคกร ทกองคกรยอมตองการผทมคณภาพมความรและเหมาะสมกบงานยอมสงผลทดตอองคกรดวย แมแตบรษทท ใชเครองยนตกลไก หรอดานการผลตทใชเครองจกรแบบอตโนมตกยงตองพงความสามารถของมนษยอยด ใหมนษยเปนผคดคนนวตกรรมใหมๆ เปนผวเคราะห เปนผควบคมเครองจกร เปนผแกปญหาเฉพาะหนาตางๆ เพราะมนษยมความสามารถในการเรยนรไดเรว สอสารได คดวเคราะห และตดสนใจไดอยางมประสทธภาพ ดงนนในทกๆองคกรจงใหความส าคญกบการจดการทรพยากรมนษยมาก และในปจจบนเทคโนโลยไดพฒนาไปอยางรวดเรวและเขามามบทบาทในทกๆสวนขององคกรไมเวนแมแตการจดการทรพยากรมนษย โดยบางองคกรเลอกทจะพฒนาระบบขนใชเอง หรอแบบส าเรจรปทมท งซอฟตแวรขนาดเลก ซอฟทแวรฟร จนกระทงซอฟทแวรระบบใหญทมมากกวาความสามารถในการบรหารทรพยากรมนษยแตยงสามารถชวยในเรองของการบรการลกคาไดอกดวย ทงนกข นกลบกลยทธแตละองคดวยวาจะเลอกใชแบบใด เพราะถอเปนความไดเปรยบในการแขงขนทางการคากบคแขงดวย

1.2 กรณศกษำ

โครงงานน ไดยกเอาบรษท เนกซ เทคโนโลย จ ากด(Nextzy Technologies) เปนกรณศกษา โดยบรษท เนกซเทคโนโลย จ ากด ตงอยท เลขท 219/23 ชน 7 อาคารอโศกทาวเวอรส ถนนสขมวท 21 (อโศก) แขวงคลองเตยเหนอ เขตวฒนา กรงเทพมหานคร 10110 เปนบรษทขนาดเลกมพนกงานทงหมด 12 คน เนนการท างานเปนทมและมงแสวงหาความรดานเทคโนโลยใหมๆ เพอตอบสนองตอความตองการของลกคาไดอยางทนท ไดด าเนนธรกจดานการพฒนาโปรแกรมทงเวบแอพพลเคชนและแอพพลเคชนบนสมารทโฟนทงบนระบบปฎบตการไอโอเอส (iOS) และแอนดรอยด (Android) ทงยงเคยไดรบความไววางใจจากสถานศกษาและองคกรระดบแนวหนาของประเทศมาแลว

1.3 ปญหำหรอแรงจงใจ

เนองจากเปนบรษทขนาดเลกและมนเนนในการพฒนาโปรแกรมตามความตองการของ

ลกคา ท าใหปจจบนทางบรษทมแตพนกงานฝายไอทเทานน สวนงานดานบญชเปนการจาง

2

บรษทภายนอกเขามาด าเนนการซงจะเขามาเปนครงคราวตามความจ าเปน แตไมมฝาย

ทรพยากรมนษยหรอระบบทางเทคโนโลยสารสนเทศทชวยจดการในดานนท าใหบรษทเกด

ปญหาตางๆ ตามมาดงน

1.3.1 ไมมระบบในการจดเกบขอมลของพนกงาน ขอมลและเอกสารยงคงอยในรปแบบ

กระดาษหรอไฟลเอกสารรปแบบไมโครซอฟท เวรด (Microsoft Word) และ ไมโครซอฟท เอก

เซล (Microsoft Excel) ในเครองคอมพวเตอรของผบรหาร และไมมผรบผดชอบในการดแลหรอ

ปรบปรงขอมลใหเปนปจจบนอยตลอดเวลา เมอตองการแกไขขอมลกใชเวลานานในการคนหา

เอกสารหรอตองรอใหผบรหารเปนคนแกให ซงขอมลของพนกงานแตละคนกมจ านวนมาก เชน

ขอมลสวนตว ต าแหนงงานปจจบน แผนกหรอฝาย ขอมลดานการศกษา ประวตการท างาน

ทกษะความสามารถดานตางๆ ประวตการฝกอบรม เปนตน บางครงหากตองการขอมลหรอใช

เอกสารตองเสยเวลาในการคนหาและตรวจสอบวาขอมลในเอกสารยงถกตองอยหรอไม และม

ความเสยงสงทเอกสารจะสญหายจากการน าออกไปใชแลวไมไดเกบเขาทเดม หรอเครอง

คอมพวเตอรอาจจะมปญหาท าใหไฟลใชงานไมได

1.3.2 พนกงานไมสามารถตรวจสอบการลางานยอนหลงหรอนบจ านวนวนลาคงเหลอใน

แตละประเภทไดอยางแมนย า เพราะปจจบนใชวธการลางานแบบงายๆ คอ โทรศพทเขามาบอก

ผบรหาร หรอแจงผานระบบสนทนาในโซเชยลเนตเวรค ซงไมไดมการบนทกไวในระบบอยาง

เปนทางการ ท าแคเพยงบนทกในไฟลเอกเซลของผบรหารเพยงคนเดยว จงอาจเกดความ

คลาดเคลอนของจ านวนวนลางาน ทเปนสวนหนงของการประเมนการปฎบตงานของพนกงาน

ซงท าใหเกดความขดแยงและโตเถยงกนเรองของวนลางาน ระหวางพนกงานและผบรหารซง

สรางความไมพอใจใหทง 2 ฝาย และมผลเสยตอโครงการทด าเนนการอยตองสงมอบลาชา

1.3.3 ไมมการรวบรวมเอกสารการสมครงาน (Resume) ของผทสนใจรวมงานกบบรษท

ซงเมอตองการเรยกดประวตผทเคยสมครงานเขามาท าใหตองเสยเวลาคนหาและแยกเปนราย

ต าแหนงหรอเอกสารสญหาย

1.4 แนวทำงแกไขปญหำ

จากกระบวนการการท างานเดมในปจจบนและปญหาทไดกลาวมาแลวในขางตน ท าให

เกดแนวคดในการน าเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชงานในการบรหารจดการทรพยากรมนษย

และชวยขบเคลอนองคกรสเปาหมาย โดยมขนตอนในการแกปญหาดงน

1.4.1 รวบรวมปญหาและความตองการจากพนกงานในองคกร

3

1.4.2 ออกแบบระบบเพอแกปญหาทเกดขน

1.4.3 จดหาซอฟตแวรฟรทตรงกบทไดออกแบบไว และมฟงกชนรองรบตอความ

ตองการเขามาใชในองคกร

1.4.4 ด าเนนโครงการตามแผนงานทไดวางไวและปรบใชใหเหมาะสมกบความตองการ

ของระบบและองคกร

1.5 วตถประสงค

1.5.1 ใชซอฟตแวรฟรเกบรวบรวมขอมลทางดานทรพยากรมนษยขององคกร เพอลด

เวลา (Time) ในกจกรรมดานทรพยากรมนษย ทงการคนหาและแกไขขอมลของพนกงานและ

ขอมลผสมครงานทสงประวตการท างานเขามา

1.5.2 เพมความนาเชอถอ (Reliability) ของขอมลการลางานมากขน สามารถตรวจสอบ

ความถกตองไดทงพนกงานและผบรหาร ลดความขดแยงและโตเถยงกนเรองของวนลางาน

1.6 ขอบเขตโครงงำน

เนองจากโครงการนไดน าซอฟตแวรฟรเขามาปรบใชภายในองค ซงมอยหลายสวนทงท

องคกรตองการใชและไมตองการใช จงไดก าหนดขอบเขตการใชงานดงน

1.6.1 ใชเพอรวบรวมขอมลของพนกงานทกคนในองคกรไวทเดยวกน ท าใหงายตอการ

คนหา ปรบปรงแกไข และดแลรกษา

1.6.2 ใชในกจกรรมการลางานของพนกงานในองค เพอเพมความถกตองและนาเชอถอ

ของขอมลการลางานเมอน าซอฟตแวรฟรเขามาปรบใช

1.6.3 ไมมการใชงานในสวนทเกยวของกบเงนเดอน โบนส คาท างานลวงเวลา หรอ

คาตอบแทนอนๆ

1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

เมอโครงงานน ไดถกน ามาใชในองคกร จะท าให เกดประโยชนตอองคกรโดยม

รายละเอยดดงน

4

1.7.1 มระบบทชวยเพมประสทธภาพในการจดการทรพยากรมนษยขององคกรใหด

ยงขน ทงดานการเกบบนทกขอมลทมความถกตองแมนย านาเชอถอและกระบวนการตาง ๆ

ดานทรพยากรมนษย

1.7.2 เพออ านวยความสะดวกและความรวดเรวยงขนใหพนกงาน ในการจดการกบ

ขอมลของตวพนกงานเอง และด าเนนการขออนมตตาง ๆ จากผบรหาร และผบรหารเองก

สามารถพจารณาอนมตสงทพนกงานสงค ารองขอมา อกทงยงสามารถดขอมลของพนกงานและ

ขอมลการท างาน เพอใชประกอบการพจารณาไดอยางมประสทธภาพ

1.7.3 ก าจดความขดแยงภายในองคกรทเกดขนจากความไมถกตองของขอมล

1.8 โครงสรำงของสำรนพนธ

บทท 1 บทน า ทกลาวถงองคประกอบของโครงงาน ทงกรณศกษาทใชในโครงงาน การ

วเคราะหปญหาหรอแรงจงใจ พรอมเสนอแนวทางการแกไขปญหา วตถประสงคและขอบเขต

โครงงาน รวมถงประโยชนทคาดวาจะไดรบรบ

บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ เปนทฤษฎการจดการทรพยากรมนษย และการน าระบบ

สารสนเทศดานทรพยากรมนษยมาปรบใชในองคกร

บทท 3 การออกแบบระบบและประยกตใชงาน กลาวถงการวเคราะหปญหาทเกดขน

วเคราะหทางเลอกในการแกปญหา การออกแบบระบบใหมและการวางแผนการน าไปใชงาน

บทท 4 ผลการด าเนนงาน เปนการน าเสนอผลการทดลองการใชงานระบบสารสนเทศ

ดานทรพยากรมนษยขององคกร และแบบส ารวจความพงพอใจในการใชงานระบบของพนกงาน

บทท 5 สรปผลโครงการ กลาวถงการสรปผลการด าเนนงาน ปญหาและอปสรรคทพบ

5

บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ

2.1 กลาวน า

ปจจบนระบบเทคโนโลยสารสนเทศไดเขามามสวนรวมกบแทบทกหนวยงานในองคกร

ไมวาจะเปนองคกรขนาดเลกหรอขนาดใหญกยงตองน าเทคโนโลยสารสนเทศอนทนสมยไปใช

เพอสรางผลประโยชนทคมคาตอองคทงสน แมแตการจดการดานทรพยากรมนษยทหลาย ๆ

คนยงมองไมออกวาจะเอาระบบสารสนเทศเขามาใชอยางไรหรอมองเปนเรองไกลตว เพราะ

องคกรสวนใหญมงเนนไปทการพฒนาจดขายขององคกรเพอการแขงกนกบคแขงหรอการ

บรการทยอดเยยมส าหรบลกคา แตแททจรงแลวฝายทรพยากรมนษยซงเปนหนงในทรพยสน

ขององคกรและเปนสงทส าคญมากทมสวนผลกดนองคกรสความส าเรจ ดงรปท 2.1

รปท 2.1 ทรพยสนทส าคญขององคกร

เพอใหทราบถงทมาทไปของทฤษฎทจะน ามาใชในโครงงานน จะขอกลาวถงปญหาทพบอยในปจจบน รวมทงวธการวเคราะหหาแนวทางแกไขโดยใชเทคโนโลยสารสนเทศเขามามสวนรวมและเพมสมรรถนะใหการจดการทรพยากรมนษยใหดยงขน

2.2 กระบวนการท างานเดม

นบตงแตบรษท เนกซเทคโนโลย จ ากด ไดถกกอตงขน กมงเนนทจะน าเสนอผลงาน

ดานการพฒนาโปรแกรมทมคณภาพใหกบลกคาอยเสมอ เรมตนจากการมพนกงานเพยง 2 คน

6

จากนนจงเรมรบพนกงานดานไอทเพมขนเรอยๆ โดยทไมมพนกงานดานธรการหรอฝาย

ทรพยากรมนษยเลย อกทงยงมวฒนธรรมในการท างานแบบเปนกนเองมความยดหยนในการ

ท างานสงเนนทผลงานมาตลอด ท าใหขาดการจดการกบขอมลและเอกสารซงถอเปนอกหนง

ทรพยสนทางกลยทธ(Strategic Asset) ขององคกรอยางเปนระบบ [1] โดยสามารถจ าลองระบบ

การท างานแบบเกา ไดดงรป 2.2

รปท 2.2 กระบวนการท างานดานทรพยากรมนษยแบบเดม

2.2.1 องคกรและพนกงาน

ขอมลของพนกงานจะมการจดเกบขอมลตงแตเรมตนเขามาท างานในรปแบบของทง

ไฟลเอกสารในเครองคอมพวเตอรของผบรหารหรอเอกสารทเปนกระดาษ รวมถงขอมลการลา

งานทเมอพนกงานแจงลางานมาผบรหารกจะบนทกไว ซงมเพยงผบรหารเทานนทสามารถ

เขาถงขอมลนได

7

2.2.2 องคกรและผสมครงาน

เนองดวยทางองคกรใหความส าคญกบการเรยนรส งใหม ๆ อยเสมอ จงมการเขารวมกจกรรมหรอการสมนาทางดานเทคโนโลยตาง ๆ เปนการพบปะแลกเปลยนความรและความคดเหน ซงถอเปนการประชาสมพนธองคกรไปในตว ท าใหเกดชองทางในการรบสมครตรงส าหรบผทสนใจเขามารวมงานกบองคกรจากแตละกจกรรมอกดวย

2.3 ประเดนปญหา

จากกระบวนการท างานเดมจะเหนไดวา ขอมลทงของพนกงานในองคกร และผสมครงานจะถกเกบอยทผบรหารเทานนซงท าใหเกดปญหามากมาย เชน การจดเกบทไมเปนระเบยบ การคนหาขอมลตองใชเวลานาน ขอมลขาดการปรบปรงใหถกตองหรอเปนปจจบนอยเสมอ มความเสยงทขอมลจะสญหายสงซงอาจเปนขอมลส าคญทสามารถสงผลกระทบตอองคกรได หรอไมสามารถน าขอมลในเอกสารไปประมวลผลเพอใชประกอบการตดสนใจไดทนเวลา [2]

2.4 กระบวนการใหม

จากกระบวนการท างานแบบเดมทไดกลาวไวขางตนในหวขอท 2.1 จงไดน าระบบ

ทางดานเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชเปนตวกลางเพอจดการกบขอมลและเอกสารบางสวน

ของกระบวนการเดม ดวยการจดเกบลงฐานขอมล (Database) ดงรปท 2.3

รปท 2.3 กระบวนการท างานดานทรพยากรมนษยแบบใหม

8

2.4.1 องคกรและพนกงาน

ในสวนของพนกงานในองคกรเองกจะมการจดเกบขอมลในระบบ สามารถเกบขอมลได

ละเอยดขน รวมถงขอมลการลางานทจะมบนทกไวอยางชดเจนถงการลางานในแตละครง อกทง

ยงสามารถเขาระบบไปแกไขขอมลไดเองตลอดเวลาและรวดเรวขนดวย ผานการลอคอน

(Login) ดวยชอผใช (Username) และรหสผาน (Password) ซงเปนความลบของพนกงานแตละ

คน

2.4.2 องคกรและผสมครงาน

เมอมผสนใจจะสมครงานกบองคกรกสามารถท าไดรวดเรวขน โดยระบบสามารถเกบ

ขอมลเบองตนและไฟลประวตการท างานไว ท าใหงายตอการคนหาและด าเนนการพจารณา

ตอไป

2.5 ทฤษฎทเกยวของ

2.5.1 การจดการทรพยากรมนษย

การจดการทรพยากรมนษย คอ การจดการโดยใชกลยทธในการบรหารจดการ

ทรพยากรมนษยซงมคณคามากทสดในองคกร เพอใหบรรลเปาหมายขององคกรตงไว โดยใน

ปจจบนกลยทธการจดการทรพยากรมนษยไดมการเปลยนแปลงอยางรวดเรวไปตามเวลาและ

สถานการณจงตองมการพฒนาและปรบปรงอยตลอดเวลาเพอใหองคคงความไดเปรยบทาง

ธรกจไว จากเดมบคคลถกมองวาเปนเพยงแคปจจยในกระบวนการผลตหรอแคเพยงแรงงาน

เทานน แตในปจจบนไดถกเพมความส าคญขนมาเปน "ทรพยากรมนษย" และหนวยงานท

รบผดชอบเกยวกบบคคลในองคกรกก าลงเปลยนบทบาทไปเปน "การจดการทรพยากรมนษย

เชงกลยทธ" เพอการพฒนาอยางตอเนองไปในระยะยาว และยงพบวามการพฒนาตวแบบนมา

จากนกคดนกวจยใน 2 กลมประเทศส าคญ โดยจ าแนกไดดงน

2.5.1.1 กลมนกคดในสหรฐอเมรกา ทมตวแบบการจดการทรพยากรมนษย

ทส าคญจาก 2 ส านกคด คอ

1) ตวแบบการบรหารจดการทรพยากรมนษยกลมฮารวารด (The Harvard

model) หรอเรยกวากลมแนวคดแบบ "มนษยนยมเชงพฒนาการ" (Developmental humanism)

เปนแนวคดทแพรหลายทสด มรากฐานมาจากส านกคด "มนษยสมพนธ" ซงมจดเนนทาง

9

ความคดอยทเรองของการสอสารกนภายในองคการการสรางทมเวรกใหเกดขน รวมถงการใช

ความสามารถของแตละบคคลใหเกดประโยชนอนสงสด โดยจะใหความส าคญกบเรองของการ

สรางสมพนธภาพของคนในองคกร เพราะจะเกดแรงจงใจทท าใหองคการเกดภาวะอยดมสขทาง

สงคมขนและจะน าไปสคณภาพงานทด

2) ตวแบบการบรหารจดการทรพยากรมนษยส านกมชแกน (The Michigan

School) หรอ เรยกวาเปนแนวคดแบบ "บรหารจดการนยม" (Managerialism) คอ เปนกลมท

เนนเรองการบรหารจดการเชงกลยทธทมงใหความส าคญอนดบแรกไปทผลประโยชนตอบ

แทนทองคกรจะไดรบ โดยทเรองของคนและการบรหารจดการคนเปนแคเครองมอในการทจะท า

ใหบรรลสเปาหมาย ดงนนแนวคดการบรหารจดการทรพยากรมนษยของส านกคดนจงมกถก

เรยกวา "อรรถประโยชน-กลไกนยม" (Utilitarian Instrumentalism)

2.5.1.2 กลมนกคดในสหราชอาณาจกร กไดมการน าเสนอแนวคดของ 2

กลมความคดเชนกน คอ

1) กลมนกคดทมมมมองแบบออน (Soft) คอ กลมทใหความส าคญทคน

มากกวาการบรหารจดการ โดยเชอวาบคลากรทกคนเปนทรพยากรทมคณคาอยในตนเอง

ดงนนจงมองการบรหารจดการทรพยากรมนษยวาเปนเพยงวธการหนงทจะชวยปลดปลอย

ศกยภาพทงหมดของทรพยากรมนษยออกมา จงเนนไปทเรองของการสรางความไวเนอเชอใจ

กน การหาแนวทางทจะสรางความรสกถงการมพนธกจผกพน (Commitment) เกยวของ

(Involvement) และการมสวนรวม (Participation) ใหเกดขนในหมพนกงาน

2) กลมนกคดทมมมมองแบบแขง (Hard) คอ กลมทใหความส าคญกบเรองของ

การบรหารจดการมากกวาเรองของคน โดยจะมองการบรหารจดการทรพยากรมนษยวาเปน

ภาระงานดานหนงทองคกรจะสามารถเพมพนผลตอบแทนเขาองคกรใหไดมากทสดจากการใช

ทรพยากรบคคลใหเกดประโยชนสงสด โดยตองมการบรณาการ (Integrate) การบรหารจดการ

ทรพยากรมนษยเขากบกลยทธทางธรกจขององคกร

ในภาพรวมของการจดการทรพยากรมนษยนน ม 2 ประเดนทควรจะตระหนกเพอให

การจดการมประสทธภาพสงสด คอ

1) ความสมพนธกบงาน เปนหลกการขนพนฐานของการจดการทรพยากรมนษยท

บคคลและงานนน ๆ ตองมความเหมาะสมกน โดยแตละต าแหนงจะตองตอบสนองตอความ

10

ตองการงาน เชน เรองชวงอาย เพศ กบลกษณะงานทตองท า

2) การจดบคคลใหเหมาะสมกบงาน หรอเรยกวา “Put the right man on the right job”

โดยองคกรจะตองพยายามสรรหาบคคลทมความร ความสามารถ ทกษะ และทศนคตท

เหมาะสมกบความตองการของต าแหนงงานนน ๆ องคกจงจะไดรบประโยชนจากการจางงาน

อยางเตมท และในขณะเดยวกนบคคลกจะมความพอใจในงานและใชความร ความสามารถใน

การปฏบตงานอยางเตมทเชนกน

การวางแผนทรพยากรมนษย (Human Resource Planning) เปนกระบวนการทส าคญ

ของทกองคกร โดยตองมการจดเตรยมทรพยากรมนษยทงในเชงคณภาพและปรมาณ เพอ

รองรบการเปลยนแปลงทอาจเกดขนทงภายในและภายนอกองคกร ดงนนจงมความจ าเปนท

ตองวางแผนเพอตอบสนองความตองการและความจ าเปนในการปฏบตงานในอนาคต โดยเรม

จากการวเคราะหงาน (Job Analysis) เพอใหทราบวาแตละงานมหนาท ความรบผดชอบ

ขนตอนการปฏบต และรายละเอยดอยางไร จากน นจงจดท าสารสนเทศของงาน ( Job

Information) ซงจะก าหนดชอต าแหนงงาน หนาทความรบผดชอบ งานทตองปฏบต และ

วตถประสงคของต าแหนงงานเรยกวา เอกสารพรรณนางาน (Job Description) และจดท า

เอกสารระบคณสมบตเของงาน (Job Specification) ซงจะก าหนดคณสมบตเฉพาะของบคคลท

จะปฏบตงานนนๆ

การสรรหาและคดเลอกบคลากรสามารถกระท าไดจาก 2 แหลง ดงน

1. แหลงภายนอกองคกร (External Source) เหมาะส าหรบองคกรทตองการการ

เปลยนแปลง หรอ ตองการมมมองและความคดใหม ๆ ทแตกตางจากเดม จงตองการคดเลอก

บคลากรจากแหลงภายนอก โดยม 2 ขนตอน ดงน

1.1 การสรรหา (Recruitment) เปนกระบวนการก าหนดและคนหากลม

เปาหมาย ทมคณสมบตตรงตามความตองการของต าแหนงงานนนๆ โดยตองเลอกใชสอให

เหมาะสมกบกลมเปาหมายซงเปนบคคลทอยภายนอกองคกร

1.2 การคดเลอก (Selection) เปนกระบวนการประเมนและตดสนใจในการเลอก

ผสมครงาทเหมาะสมทสดใหเขารวมงานกบองคกร ซงจะมข นตอนดงน

11

ก. การกรอกใบสมครและตรวจสอบเอกสารประกอบการคดเลอก ใชใน

การคดกรองบคลากรเฉพาะทมคณสมบต และเกบเปนขอมลของฝายทรพยากรมนษยของ

องคกรได

ข. การสมภาษณ เปนการพดคยโตตอบกนจงเปนขนตอนของการ

กลนกรองผสมครใหมปรมาณแคบลง อกทงยงสามารถใชพจารณาบคลกภาพ การควบคม

อารมณ ทกษะการสอสาร และการแกปญหาเฉพาะหนาไดดวย

ค. การทดสอบ เปนการประเมนความสามารถและความถนดของ

ผสมคร โดยการทดสอบอาจมหลายวธ แตไมวาวธใดการทดสอบจะตองมความถกตอง

(Validity) และ มความนาเชอถอ (Reliability) โดยการทดสอบควรมความเหมาะสมและแตกตาง

กนไปตามต าแหนงงาน เพอใหน าไปใชวดความสามารถไดอยางถกตองแมนย า

ขอดของการสรรหาบคลากรจากภายนอกองคกร คอ องคกรมโอกาสในการคดเลอกและ

สรรหาบคลากรทตรงกบความตองการมากทสดจากหลากหลายแหลง และยงเปนบคลากรทม

แนวความคดใหม ๆ ทจะพฒนาองคกรไดในระยะยาว ทงยงลดความขดแยงในองคกรเมอตอง

เลอกบคคลใดบคคลหนงขนมาด ารงต าแหนงทตองการ

2. แหลงภายในองคกร (Internal Source) เปนการเปดโอกาสใหบคคลภายในองคกรม

โอกาสปฏบตงานในต าแหนงทวางลงกอนทจะท าการสรรหาจากภายนอกเขามา เพอเปนการ

สรางขวญและก าลงใจใหปฏบตงานอยางเตมความสามารถ สามารถท าได 2 รปแบบ คอ

ก. การเลอนต าแหนงแบบปด (Closed Promotion Systems) หรอ การเลอน

ขน/เลอนต าแหนง (Promotion) ของบคคลในหนวยงาน โดยใชขอมลจากผลการประเมนการ

ปฏบตงานหรอค าแนะน าแบบไมเปนทางการของหวหนางาน

ข. การเลอนต าแหนงงานแบบเปด (Open Promotion Systems) โดยฝาย

ทรพยากรมนษยจะประกาศรบสมครงานในต าแหนงงานทวาง เพอเปดโอกาสใหบคคลในองคกร

สามารถสมครเขารบการทดสอบและคดเลอกกอน

ขอดของการสรรหาบคคลจากภายในองคกร คอ พนกงานมก าลงใจในการท างาน

เพราะมโอกาสในความกาวหนาของงาน และเกดความมนคงปลอดภยในขอมลขององคกร

ผบรหารสามารถวางแผนงานในระยะยาวได ชวยประหยดคาใชจายในการโฆษณารบสมคงาน

12

2.5.2 ระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษย (Human Resource Information

System, HRIS)

การน าเทคโนโลยสารเขาชวยในการบรหารงานภายในองคกรถอวาเปนเครองมอในการ

สรางความไดเปรยบใหกบองคกรไดเหนอคแขงอกวธหนง ซงการพฒนาทรพยากรมนษยกเปน

อกหนงปจจยทส าคญอยางยง เพราะทรพยากรมนษยคอขมพลงในการขบเคลอนองคกร ท าให

ปจจบนแตละองคกรหนมาใหความสนใจตอการจดการทรพยากรมนษยดวยเทคโนโลย

สารสนเทศมากขน

ระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษย หรอ ระบบขอมลดานทรพยากรมนษย คอ ระบบ

คอมพวเตอรทองคกรน ามาประยกตใชในงานดานการบรหารทรพยากรมนษยทจ าเปนตอองคกร

โดยมวตถประสงคเพอด าเนนการตาง ๆ เกยวกบขอมลของบคลากร [5] ถอเปนเครองมอทาง

ธรกจทชวยใหองคกรสามารถรวบรวมขอมลตาง ๆ ของพนกงานในองคกร ประกอบดวยการ

รวบรวม การจดเกบขอมล การรกษาขอมล และการเรยกขอมลตางๆ กลบมาใชไดอกเมอ

ตองการ เชน ประวตการท างาน สญญาจางงาน การขาดงานลางาน โดยองคกรสมยใหมได

ปรบเปลยนระบบการจดเกบขอมลแบบเดมจากเอกสารทเปนกระดาษมาเปนการจดเกบขอมล

ดวยระบบฐานขอมลคอมพวเตอรทสะดวกตอการใชงาน ขอมลมความถกตองแมนย าเชอถอได

สามารถเกบขอมลจ านวนมากไดอยางเปนระเบยบ ลดปญหาเรองเอกสารจ านวนมาก และลด

ความเสยงทขอมลจะคลาดเคลอนจากการจดบนทกขอมล รวมทงมความคมคาในการลงทนของ

องคกรอกดวย

เนองจากระบบสารสนเทศเปนระบบทรวมเอาความสามารถของคอมพวเตอรและมนษย

เขาไวดวยกน จงประกอบไปดวยรปแบบทสามารถมองเหนได ดงน

1. รปแบบกายภาพทสามารถจบตองได เชน คอมพวเตอรฮารดแวร (Computer

hardware)

2. โปรแกรมคอมพวเตอร (Software) ท าการวเคราะหขอมลหรอรายงานผล โดยม

องคประกอบทส าคญทท าใหการท างานของระบบสารสนเทศมความสมบรณ คอ

ขอมลและบคลากร

ผวเคราะหระบบ ผพฒนาโปรแกรม และผใชระบบ

เทคนคในการปฏบตการของระบบคอมพวเตอร คอ รบขอมล ประมวลผล

แสดงผล และเกบขอมล

13

การจดขอมลดวยคอมพวเตอร

รปแบบของการประมวลผล

3. ระบบจดการฐานขอมล (Database Management System, DBMS) ท าการเกบ

ขอมลของระบบ และการจดเตรยมการแสดงผล

เมอน าระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษยมาใชในองคกรแลวนน ยอมเกยวของกบ

พนกงานในทกระดบ และมการเชอมโยงกนของขอมลแบบในเวลาเดยวกน (Real-time) โดย

พนกงานทกคนเขามามสวนเกยวของกบการจดการทรพยากรมนษยไดหลายอยาง ดงตอไปน

ระดบพนกงาน คอ พนกงานทกคนสามารถเขาไปแกไขปรบปรงขอมลของตวเอง การ

บนทกวนลางานและการสงไปขออนมตจากผบรหาร ซงอาจเรยกวา ระบบบรการพนกงาน

(Employee Self Service)

ระดบผบรหาร คอ ผบรการกสามารถแกไขปรบปรงขอมลของตวเองไดเชนกน และยง

สามารถเขาไปจดการกระบวนการทเกยวของกบพนกงานในองคกรไดดวย เชน การอนมตวน

ลางาน หรอการเขาไปดประวตของพนกงาน โดยเรยกระบบแบบนวา ระบบบรการหวหนางาน

(Manager Self Service)

ระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษยเพอการบรหารจดการสามารถจ าแนกออกเปน

ระบบยอยไดดงน

1. ระบบการวางแผนก าลงคน (Manpower Planning Module) ชวยในการวางแผน

จ านวนพนกงาน การหมนเวยนพนกงาน ทงในปจจบนและอนาคต

2. ระบบการรบสมครงาน (Recruitment Module) ชวยในการรบสมครและคดเลอก

พนกงานใหมประสทธภาพ

3. ระบบพฒนาพนกงาน (Development Module) ชวยในการวางแผนและอบรม

พนกงาน เพอเพมประสทธภาพในการท างานของพนกงาน

4. ระบบการวางแผนอาชพพนกงาน (Career Development Module) ชวยเกยวกบ

การประเมนผลเพอการเลอนต าแหนงของพนกงาน

5. ระบบการจายคาจางเงนเดอน (Payroll Module) ครอบคลมทกอยางทเกยวกบการ

จายเงนใหกบพนกงาน

14

6. ระบบบรหารคาจางคาตอบแทน (Remuneration Module)

7. ระบบสวสดการ (Welfare Module) เปนงานทเกยวกบสวสดการตาง ๆ

8. ระบบการจดสรรงบประมาณการปรบเงนเดอน (Salary Increase Budget) ชวยใน

การประเมนผลและวางแผนการปรบเงนเดอนของพนกงาน

9. ระบบประเมนผลการปฏบตงาน (Performance Appraisal Module)

10. ระบบการวเคราะหงาน (Job Analysis) เกบรวบรวมรายละเอยดของงานและ

คณสมบตเฉพาะของงานทพนกงานพงมในการปฏบตงานในหนาทตาง ๆ

11. ระบบขอมลการปฏบตงานประจ าของพนกงาน (Time Attendance Module) ดง

ขอมลเวลาเขาออกงานของพนกงานมาประมวลผล ค านวณคาลวงเวลา ฯลฯ

12. ระบบฐานขอมลพนกงาน (Staff Data Bank) เกยวกบขอมลสวนตวและประวต

ตางๆ ของพนกงานโดยละเอยด และสามารถน ามาสรางเปนโครงสรางของ

หนวยงานได

13. ระบบสนบสนนงานบรหารทรพยากรมนษย (Support System Module)

ประโยชนของระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษย [6]

1. เพมความคลองตวใหกบองคกรโดยลดเวลาในการเขาถงขอมลไดรวดเรวขน

ถกตองและแมนย าขน เพอเพมความไดเปรยบในการแขงขนทสงมากขนทกวน

2. สรางภาพลกษณทดตอองคกร โดยองคกรสวนใหญทน าระบบสารสนเทศดาน

ทรพยากรมนษยเขามาใชนน สามารถลดความสนเปลองของกระดาษ (Paperless)

เปนการรกษาสงแวดลอม และสรางภาพลกษณททนสมยใหองคกรอกดวย

3. การใชระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษยสามารถเชอมโยงขอมล (Share) กบ

การบรหารดานอน ๆ

4. ชวยใหองคกรลดเวลาในการด าเนนการตาง ๆ ได พนกงานสามารถลดเวลาใน

กระบวนการของงานดานทรพยากรมนษยลง ประสทธภาพในการท างานของตวเอง

กจะมาขน เพราะสามรถเขาถงระบบสารสนเทศดานทรพยากรมนษยไดงาย และ

ตลอดเวลา

15

2.6 สรป

จากทไดกลาวมาแลวขางตนจะเหนไดวาทรพยากรมนษยเปนปจจยส าคญขององค หาก

เกดปญหากบฝายทรพยากรมนษยยอมเปนสงทสมควรเรงแกไข หรอหากเปนการเพม

สมรรถนะในการจดการทรพยากรมนษยไดยงถอเปนเรองทด ดงน นการน าเทคโนโลย

สารสนเทศซงเปนสงธรกจหลกขององคกรเขามาปรบใชเปนสงทเหมาะสมทสดของโครงการน

16

บทท 3 การออกแบบระบบและประยกตใชงาน

3.1 กลาวน า

การด าเนนโครงการในการปรบปรงสมรรถนะของการจดการภายในองคกร สามารถท าไดหลายวธ ซงแตละวธจะมขอดขอเสยตางกน ทงนตองพจารณาใหเหมาะสมตามการใชงานและความคมคาในการด าเนนงานดวย โดยในบทนจะน าเสนอทางเลอกทสามารถเปนไปไดและกระบวนการในการวเคราะหโดยใชหลกการดานการจดการเขามาชวยอกดวย

3.2 การออกแบบระบบ

จากปญหาทพบและทฤษฎทไดกลาวมาแลวนน จงน าไปสการเรมตนโครงการใหมทใช

เทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยในการปรบปรงสมรรถนะของการจดการทรพยากรมนษย โดย

มขนตอนดงน

3.2.1 ก าหนดความตองการของระบบ (Requirement Determination)

จากการศกษาระบบเกาจนเขาใจแลวนน ท าใหทราบถงปญหาทเกดขนแลวจง

เรมด าเนนการระบความตองการของผใชระบบ คอ พนกงานในองคกร และความตองการของ

ระบบทมประสทธภาพควรจะม โดยมรายละเอยดดงตารางท 3.1

ตารางท 3.1 ปญหาทพบและความตองการของระบบ

ปญหาทพบ ความตองการของระบบ คณสมบตเบองตนของระบบ - ระบบมความปลอดภยโดยพนกงานจะตองท าการ

ลอคอนเขาระบบดวยชอผใชและรหสผานของตวเองเทานน - ระบบใชงานงายไมซบซอนจนเกนไป - ก าหนดบทบาทการใชงาน (Role) ตามสทธทเหมาะสม

ไมมระบบในการจดเกบขอมลของพนกงาน โดยขอมลบางสวนอยในรปแบบไฟลในเครองคอมพวเตอรผบรหาร บางสวนยงคงถกเกบเปนแบบกระดาษ

- พนกงานสามารถจดการกบขอมลของตวเองไดอยางสะดวกและครบถวนไดตลอดเวลา

17

พนกงานไมสามารถตรวจสอบจ านวนวนลางานทสามารถลาได และจ านวนวนลาทใชไปแลว

- สามารถก าหนดวนหยดประจ าปอยางเปนทางการ - สามารถก าหนดวนลาแตละประเภทททางบรษทอนญาตใหลา เชน ลาปวย ลากจ ลาพกรอนประจ าป - ก าหนดจ านวนวนลาแตละประเภทใหพนกงานเปนรายบคคลได - มสรปการลางานของพนกงาน - มกระบวนการใหพนกงานสงค ารองขออนมตการลางานไปยงผบรหารผานระบบ และกระบวนการในการอนมตการลางานของผบรหาร

ขอมลผสมครงานจดเกบไมเปนระเบยบ

- สามารถเกบขอมลผสมครแบบเปนไฟลเขาในระบบได - สามารถคนหาขอมลผสมครไดตามเงอนไขทตอง เพอน ามาพจารณาไดอยางครบถวน

3.2.2 การจดท ากรณศกษาทางธรกจ (Business Case)

ศกษากรณศกษาทางธรกจ (Business Case) ทสามารถน ามาแกปญหาไดอยาง

เหมาะสมและคมคาทสด ดงรปท 3.1

รปท 3.1 กระบวนการของกรณศกษาทางธรกจ [7]

18

กระบวนการท 1 การเลอกสมาชกทมงานหลก (Select core team)

โดยพจารณาเลอกนกวเคราะหระบบ (System Analyst, SA) ทไดรบการยอมรบวาม

ความช านาญในการวเคราะหระบบและความตองการขององคกร เพอใหสามารถเขาถงพนกงาน

ทกคนงาย สะดวกในการประสานงานและขอความรวมมอตาง ๆ นอกจากนยงพจารณาเลอก

นกพฒนาระบบ (Programmer) และผเชยวชาญดานเทคนคมารวมทมดวย

กระบวนการท 2 ระบคาชวด (Define Measurable Organizational Value,

MOV)

การก าหนดคาชวดความส าเรจทใชในโครงการน อาจไมสามารถชวดไดดวยผลก าไร

เนองจากไมใชโครงการดานการลงทนเพอหวงผลก าไรเขาองคกร แตเปนโครงการทตองการ

ปรบปรงบางกระบวนการในการท างานใหดขน ดงตารางท 3.2

ตารางท 3.2 สวนทไดรบผลกระทบและคาชวด [8]

สวนทไดรบผลกระทบ คาชวด กลยทธ (Strategic) สอดคลองกบกลยทธขององคกรในการขบเคลอน

ดวยเทคโนโลยสารสนเทศมากขน ลกคา (Customer) ไดรบความเชอถอมากขน ในฐานะบรษทดาน

พฒนาระบบทน าเทคโนโลยเขามามสวนรวมในองคกร

การเงน (Financial) เนองจากผลของโครงการนมงเนนทการปรบปรงสมรรถนะภายในองคกรเอง จงไมกระทบตอรายไดหรอผลก าไร

การด าเนนงาน (Operational)

เพมประสทธภาพในการท างานมากขน เนองจากพนกงานไมตองกงวลตอความผดพลาดทอาจจะเคยเกดขนจากกระบวนการการจดเกบขอมลแบบเดม

สงคม (Social) สามารถเปนกรณศกษาใหองคกรอนในการน าเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชจดการในองคกรได ซงอาจมการน าไปใชเพมคณภาพขององคกรในกระบวนการอน ๆ ตอไปได

19

กระบวนการท 3 บงชทางเลอก (Identify Alternatives)

ก าหนดทางเลอกทสามารถเปนไปไดทงสน 3 ทางเลอก เพอท าการเปลยน

เทยบแลวสงใหผบรหารตดสนใจ โดยไดแสดงรายละเอยดในเบองตนกอนดงตารางท 3.3 แลว

อธบายลายละเอยดในสวนตาง ๆ ตอไป

ตารางท 3.3 การเสนอทางเลอกในเบองตน

ทางเลอก รายละเอยด 1 ใชซบเวอรชน (Subversion) ในการควบคมไฟล 2 พฒนาระบบขนใชเอง 3 ใชซอฟตแวรฟร

ทางเลอกท 1 ซบเวอรชน เปนหนงในเครองมอของกลมเวอรชนคอนโทรล

(Version Control) ทใชกนอยางแพรหลายแยกเปน 2 สวน คอ เซรฟเวอร (Server) และ

ไคลเอนต (Client) โดยทเซรฟเวอรจะมในสวนของ Repository หรอเรยกยอ ๆ วา repo ท า

หนาทเปนศนยกลางในการเกบขอมล ซงเกบไดทงเอกสาร โคดโปรแกรม และอน ๆ ตาม

ตองการ และสามารถจ ากดสทธในการเขาใชใหแตละไคลเอนตตามตวอยางดงรปท 3.2 โดยเมอ

มไคลเอนตเขามาแกไขขอมลกจะมการเกบสถานะเกา ๆ ไวไดดวยโดยมหมายเลขก ากบไว

(Revision Number) พรอมทงบอกใหรวาไคลเอนตใดเปนผแกไขในหมายเลขนนๆ

รปท 3.2 ตวอยางการเขาใชงานตามสทธของแตละไคลเอนต

20

การใชซบเวอรชนนนไมมคาใชจายสามารถดาวนโหลดโปรมมาลงไดทงฝ ง

เซรฟเวอรและไคลเอนตแลวท าการตงคาการใชงานตาง ๆ กสามารถเรมตนใชงานภายใน

องคกรไดเลย เปนทางเลอกทประหยดทงคาใชจายและเวลา ประโยชนทจะไดรบคอการจดเกบ

ขอมลเปนหลกซงยากส าหรบการรวบรวมขอมลเพอน าไปวเคราะหเพอการตดสนใจซงเปน

สงจ าเปนส าหรบองคกร โดยมรายละเอยดดงตารางท 3.4

ตารางท 3.4 รายละเอยดทางเลอกท 1 ใชซบเวอรชน

ทางเลอกท 1

รายละเอยด ใชซบเวอรชน (Subversion, SVN)

วธด าเนนการ - ใชเครองเซรฟเวอรทมอยแลวขององคกร จ ากดสทธในการเขาใชงานแตละพาธ (Path) ตามสทธ(role) ทเหมาะสม - การจดสรรคพนทส าหรบซบเวอรชนใหผบรหารใชเกบไฟล - จดใหมพาธใหพนกงานสงไฟลการท างานของพนกงาน และใหสทธเฉพาะผบรหารทสามารถเปดดไดเทานน

ขอด - ไมตองซอเซรฟเวอรเพม - ลดความเสยงของไฟลในเครองคอมพวเตอรของผบรหารพงหรอสญหาย - สามารถตรวจสอบเวลาการท างานของพนกงานได

ขอเสย - สามารถจดเกบไฟลไดอยางเดยว แตไมสามารถน ามาวเคราะหหรอประกอบการตดสนใจได - หากการท างานไมถกตอง ผบรหารตองเปนผไปแจงใหพนกงานทราบเอง เพอท าการแกไขและสงใหม - กระบวนการลางานยงเปนการบนทกขอมลในไฟลของทางผบรหารทางเดยวเหมอนเดม เพราะไมสามารถโตตอบกนไดทง 2 ทาง ระหวางผบรหารและพนกงาน

ผรบผดชอบ ผวเคราะหระบบ 1 คน ฝายเทคนค 1 คน

ระยะเวลา 3 วน

ทางเลอกท 2 พฒนาระบบขนใชเอง เนองจากเปนองคกรทมจดเดนและ

มงเนนในการพฒนาระบบสารสนเทศอยแลว พรอมทงมทรพยากรดานบคคลครบทกดานในการ

21

พฒนาระบบ อกทงยงสามารถออกแบบใหตรงตามความตองการมากทสด เพราะสามารถ

สอบถามความตองการไดโดยตรงจากพนกงานและผบรหารขององคกร และยงสามารถควบคม

คณภาพของระบบไดอยางใกลชดท าใหงายตอการบ ารงรกษารวมถงการพฒนาระบบตอยอดไป

อก แตถงแมวาจะพฒนาระบบเองและใชทรพยากรบคคลภายในองคกรเองกถอวามคาใชจาย

เกดขนเชนกนซงถอวาเปนคาใชจายทไมกอใหเกดรายได น ามาซงการสญเสยโอกาสทางรายได

ขององคกรถามการตดตอจากลกคาเพอวาจางใหพฒนาระบบใหในชวงนน

ในทางเลอกของการพฒนาระบบขนใชเองนนถอวามประโยชนและขอดจ านวน

มาก แตกตองพจารณาในสวนของการใชทรพยากรบคคลขององคกรจ านวนมากหรอกคอ

คาใชจายในโครงการนนนเอง โดยมรายละเอยดดงตารางท 3.5

ตารางท 3.5 รายละเอยดทางเลอกท 2 พฒนาระบบขนใชเอง

ทางเลอกท 2

รายละเอยด พฒนาระบบขนใชเอง

วธด าเนนการ - วเคราะหความตองการของระบบ - ออกแบบระบบใหสอดคลองตอความตองการ - ออกแบบฐานขอมลใหรองรบความตองการทอาจเพมขนและเทคโนโลยในอนาคตได - เลอกเทคโนโลย ภาษาทจะใชเขยนโปรแกรม เฟรมเวรค (Framework) และฐานขอมล - ด าเนนการพฒนาระบบตามทไดออกแบบไว - ทดสอบระบบกอนน าไปใชจรง ตงคาระบบและปรบใชใหเหมาะสม รวมถงการน าเขาขอมลเบองตนของพนกงาน

ขอด - สามารถออกแบบระบบใหตรงตอความตองการไดมากทสด - สามารถถายทอดความรตอไดด - งายตอการพฒนาเพมเตมในอนาคต - สะดวกในการปรบปรงรกษา เพราะมทงผทออกแบบระบบ และพฒนาระบบอยในองคกร - ลดความเสยงของการสญหายขอมล เพราะสามารถจดท าแผนการส ารอง (Backup) ขอมลในฐานขอมลไว

22

- สามารถโตตอบกนไดทง 2 ทาง ระหวางผบรหารและพนกงาน โดยการสงค ารองขอ และการอนมต

ขอเสย - ตองใชทรพยากรขององคกรเปนจ านวนมากในการพฒนาระบบนทง ผวเคราะหระบบ ผพฒนาระบบ และผทดสอบระบบ ซงหากตองการระบบทมความสามารถมาก รายละเอยดมากยงตองใชทรพยากรมากขนดวย อาจท าใหบรษทสญเสยรายไดจ านวนมากจากการน าทรพยากรมาใชในการพฒนาระบบใชเองในองคกร ซงไมใชระบบทเปนธรกจหลกขององคกร - ในระหวางพฒนาโครงการทรพยากรบคคลอาจถกดงไปใชในโครงการอน ๆ ดวย ซงจะท าใหระยะเวลาในการพฒนาลาชาออกไป และอาจน าไปสความลมเหลวของโครงการ

ผรบผดชอบ ผวเคราะหระบบ 1 คน ผพฒนาระบบ 2 คน ผทดสอบระบบ 1 คน ฝายเทคนค 1 คน

ระยะเวลา 60 วน

ทางเลอกท 3 ใชซอฟตแวรฟร ปจจบนซอฟตแวรฟรเขามามสวนรวมใน

องคกรตาง ๆ อยางแพรหลายทงในภาคเอกชนและภาครฐ มอยหลากหลายประเภทใหเลอกใช

ไดตามความตองการโดยสามารถน ามาใชทดแทนโปรแกรมยอดนยมตาง ๆ ซงมราคาแพงได

เปนอยางด โดยความหมายของซอฟตแวรฟรพอนยามไดวา เจาของผพฒนาซอฟตแวรจะ

อนญาตใหผอนตดตงและใชงานไดแบบไมมคาใชจาย นอกจากนยงสนบสนนใหเรยนรท าความ

เขาใจการท างานของซอฟตแวรดวยการเผยแพรตนฉบบ (Source Code) ของซอฟตแวร

ออกมาซงอนญาตใหแกไขดดแปลงพฒนาโปรแกรมใหตรงกบความตองการไดโดยไมถอเปน

การละเมดลขสทธแตอยางใด

โดยทางส านกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต (SIPA) ไดสงเสรม

การพฒนาและใชซอฟตแวรฟรในทกภาคสวนนน ไดเสนอแนวทางการน าซอฟตแวรฟรมาใช

งานในองคกร ดงรปท 3.3

23

รปท 3.3 แนวทางการน าซอฟตแวรฟรมาใชงานในองคกร [9]

จากคณประโยชนทงหลายทไดกลาวมา การใชซอฟตแวรฟรจงเปนอกทางเลอก

ทถอวามความคมคาในเรองของคาใชจายเปนอยางมาก โดยมรายละเอยดตารางท 3.6

ตารางท 3.6 รายละเอยดทางเลอกท 3 ใชซอฟตแวรฟร

ทางเลอกท 3 รายละเอยด ใชซอฟตแวรฟร วธด าเนนการ - วเคราะหความตองการของระบบ

- จดหาซอฟตแวรฟรจากหลายแหลง ศกษาคณลกษณะ (Feature) ของแตละซอฟตแวรฟร อยางละเอยด รวมทงขอดขอเสยดวย - เทยบความตองการของระบบและคณลกษณะของแตละซอฟตแวรฟรวาครอบคลมความตองการของระบบทตองการหรอไม หรอมคณลกษณะใดทสามารถน ามาใชแลวสามารถเพมประสทธภาพใหองคกรได - เลอกซอฟตแวรฟรทเหมาะสมตอองคกรมากทสด - ลงโปรแกรมทเกยวของและทดสอบการใชงานเบองตน ตงคาระบบและปรบใชใหเหมาะสม รวมถงการน าเขาขอมลเบองตนของพนกงาน

24

ขอด - ใชงบประมาณนอย - สามารถใชงานคณลกษณะอนของซอฟตแวรฟรทมอยใหเกดประโยชนตอองคกร - ลดความเสยงของการสญหายขอมล เพราะสามารถจดท าแผนการส ารองขอมล (Backup) ในฐานขอมลไว - สามารถโตตอบกนไดทง 2 ทาง ระหวางผบรหารและพนกงาน โดยการสงค ารองขอ และการอนมต

ขอเสย - ซอฟตแวรฟรอาจไมสามารถตอบสนองความตองการของระบบไดทงหมดทตองการ - พฒนาระบบเพมเตมไดไมมาก เพราะมขอจ ากดของระบบซงถกออกแบบไวอยแลว

ผรบผดชอบ ผวเคราะหระบบ 1 คน ฝายเทคนค 1 คน

ระยะเวลา 5 วน

กระบวนการท 4 ก าหนดความเปนไปไดและประเมนความเสยง (Define

Feasibility and Asses Risk)

ในโครงการนไดมงเนนวเคราะหความเปนไปไดและประเมนความเสยงท

เกยวของโดยตรง 3 สวน คอ

ความเปนไปไดเชงเศรษฐศาสตร (Economic feasibility) การวเคราะห

ตนทนเปนปจจยส าคญในการด าเนนโครงการ โดยเฉพาะในองคกร

ขนาดเลกทเพงเรมตนไดไมนาน หากตองใชเงนลงทนจ านวนมากยอม

ตองแนใจวาจะมผลก าไรกลบมาทคมคา แตหากเปนการลงทนท า

โครงการทใชงานเฉพาะในองคกรยอมตองพจารณาใหดวาจะคมกบ

ผลประโยชนทจะไดรบกลบมามากนอยเพยงใด

ความเปนไปไดเชงเทคนค (Technical feasibility) เน องจากทง 3

ทางเลอกไมไดมการใชเทคโนโลยทใหมเกนไป และพนกงานสวนมากม

ความคนเคยเปนอยางด ไมวาจะเปนการใชซบเวอรชนทนกพฒนา

โปรแกรมจ าเปนตองใชในการเกบโคดโปรแกรมอยแลว การพฒนา

ระบบซงเปนธรกจหลกขององคอกทงพนกงานยงมความสามารถใน

25

การพฒนาไดหลายภาษาอกดวย ซงรวมทงการน าซอฟตแวรฟรหรอ

ฟรแวร อน ๆ เขามาใชในการพฒนาระบบในปจจบน ท าใหมความ

เสยงทจะเกดปญหาในเชงของเทคนคมนอยมาก

ความเปนไปไดเชงองคกร (Organizational feasibility) หากพจารณา

ถงผลกระทบดานการเปลยนแปลงทจะเกดขนหลงจากทตดสนใจเลอก

ทางเลอกใดแลวนบวามผลกระทบตอหนกงานและองคกร โดยแตละ

ทางเลอกมผลกระทบตอการการท างานในแตละวนมากนอยตางกน

ทงนทางองคกรตองใหความส าคญตอการหาวธในการจดการกบการ

เปลยนแปลงอยางใกลชด เพอใหโครงการนประสบความส าเรจและเพม

ประสทธภาพขององคไดอยางแทจรง

กระบวนการท 5 ก าหนดคาใชจายทงหมด (Define Total Cost of

Ownership)

เนองจากโครงการนใชทรพยากรบคคลและทรพยสนภายในองคกรทงหมดจง

ขอเปรยบเทยบคาใชจายในแตละทางเลอกเปนจ านวนวนท างานของพนกงาน ดงตาราง 3.7

ตารางท 3.7 เปรยบเทยบคาใชจายจากจ านวนวนท างานของพนกงาน

ทางเลอก งบประมาณ

1 1. เครองเซรฟเวอรทมอยแลว 2. คาแรงพนกงาน 3 วน - ผวเคราะหระบบ 1 วน และฝายเทคนค 2 วน

2

1. เครองเซรฟเวอรทมอยแลว 2. คาแรงพนกงาน 60 วน - ผวเคราะหระบบ 15 วน - ผพฒนาระบบคนละ 15 วน รวมเปน 30 วน - ผทดสอบระบบ 10 วน - ฝายเทคนค 5 วน

3 1. เครองเซรฟเวอรทมอยแลว 2. คาแรงพนกงาน 5 วน - ผวเคราะหระบบ 3 วน และฝายเทคนค 2 วน

26

กระบวนการท 6 ก าหนดประโยชนทจะไดรบทงหมด (Total Benefits of

Ownership) สรปประโยชนทคาดวาจะไดรบในแตละทางเลอกโดยพจารณาถงความคมคาใน

การลงทนทางเงนทนและเวลา รายละเอยด

ตารางท 3.8 เปรยบเทยบประโยชนทจะไดรบและความคมคา

ทางเลอก ประโยชนทได / ความคมคา

1

- มทส าหรบเกบขอมลทเปนไฟลของผบรหาร เชน ไฟลทบนทกการลางานของพนกงาน หรอไฟลตางๆทเกยวของกบโครงการของลกคา - ผบรหารสามารถเกบไฟลทเปนขอมลของพนกงาน เชน ประวตการท างาน - ลงทนนอย ความคมตอการลงทนคานอย เนองจากสามารถจดเกบขอมลไดเทานน ไมสามารถออกรายงานหรอน ามาวเคราะหได - ประสทธภาพทชวยในการจดการยงนอย

2

- มระบบทรองรบตอความตองการมาใชงานในองคกรมากทสด โดยระบบจะจดเกบขอมลลงในฐานขอมล สามารถเรยกด ปรบปรง แกไข หรอลบขอมลได - ระบบสามารถเพมความถกตองของขอมลไดอยางมมประสทธภาพ - ลงทนมาก ความคมคาตอการลงทนปานกลางถงแมจะไดระบบทมคณคาสง เนองจากใชทรพยากรบคคลขององคกรสงดวยเชนกน - ประสทธภาพทชวยในการจดการสง รองรบทกความตองการและสามารถปรบเปลยนหรอเพมเตมไดเรอยๆ

3

- มระบบทรองรบตอความตองการมาใชงานในระดบทสามารถรบได โดยระบบจะจดเกบขอมลลงในฐานขอมล สามารถเรยกด ปรบปรง แกไข หรอลบขอมลได - ระบบสามารถเพมความถกตองของขอมลไดอยางมมประสทธภาพ - ระยะเวลาในการด าเนนโครงการนอย แตไดระบบทพรอมใชงานเลย และลงทนนอย ความคมคาอยในเกณฆด

27

กระบวนการท 7 วเคราะหทางเลอกโดยการใชโมเดลทางการเงน

(Analyze Alternatives)

เนองจากโครงงานนไมไดจดท าขนเพอแสวงหาผลก าไรใหองคกร จงไมสามารถ

เปรยบเทยบ การคนทน (Payback) ผลตอบแทนจากการลงทน (Return on Investment, ROI )

หรอมลคาปจจบนของผลประโยชนสทธ (Net Present Value, NPV) ได จงใชวธการก าหนด

น าหนกคะแนนของคาใชจายดงตาราง 3.9

ตารางท 3.9 ก าหนดน าหนกคะแนนของคาใชจายของโครงการ

ผรวมโครงการ น าหนกคะแนน

เครองเซรฟเวอร 1 ผวเคราะหระบบ 4 ผพฒนาระบบ, ฝายเทคนค 2 ผทดสอบระบบ 1

จากนนใหน าหนกกบคาใชจายทจะเกดขนในโครงการนทง 3 ทางเลอก จาก

กระบวน การท 5 ก าหนดคาใชจายทงหมด ค านวณไดดงน

คาใชจายตอ 1 รายการ = จ านวนคน X น าหนกคะแนน X วนท างาน

เชน

คาใชจายของผวเคราะหระบบ = 1 X 4 X 3 (12 วน)

คาใชจายของผพฒนาระบบ = 2 X 2 X 15 (60 วน)

ตารางท 3.10 ค านวณคาใชจายจากน าหนกคะแนนและจ านวนวนท างานของแตละคน

ทางเลอก งบประมาณ คะแนน รวม

1 1. เครองเซรฟเวอรทมอยแลว 2. ซอฟตแวรซบเวอรชน (ฟร) 3. คาแรงพนกงาน 3 วน - ผวเคราะหระบบ 1 วน - ฝายเทคนค 2 วน

1+4+4 9

28

2 1. เครองเซรฟเวอรทมอยแลว 2. ซอฟตแวรทใชพฒนา (ฟร) 3. คาแรงพนกงาน 60 วน - ผวเคราะหระบบ 15 วน - ผพฒนาระบบคนละ 15 วน รวมเปน 30 วน - ผทดสอบระบบ 10 วน - ฝายเทคนค 5 วน

1+60+60+10+10 141

3 1. เครองเซรฟเวอรทมอยแลว 2. ซอฟตแวรฟรทใช (ฟร) 3. คาแรงพนกงาน 5 วน - ผวเคราะหระบบ 3 วน - ฝายเทคนค 2 วน

1+12+4 17

เมอค านวณแลวตามตาราง ตารางท 3.10 จะเหนไดวาทางเลอกท 1, 3 และ 2

มคาใชจายจากนอยไปหามากตามล าดบ

กระบวนการท 8 น าเสนอและสนนสนนใหค าแนะน า (Propose and

Support the Recommendation)

จากทกกระบวนการในการพฒนาแผนกรณศกษาทางธรกจทไดกลาวมาแลวนน

ไดน าเสนอขอมลตอผบรหารเพอพจารณาตดสนใจ และผลของการพจารณาทผบรหารเลอกใน

การน าไปด าเนนการโครงการตอไป คอ ทางเลอกท 3 โดยใหเหตผลวา “องคกรขนาดเลกไม

ตองการทจะลงทนจ านวนมากไปกบระบบทใชเฉพาะภายในองคกร และตองการน าทรพยากร

บคคลทมอยอยางจ ากดไปใชในโครงการทสามารถสรางผลก าไรตอองคกรมากกวา อกทงการน า

ซอฟตแวรฟรมาใชงานถงแมจะไมครอบคลมทกความตองการทระบไวขางตน แตกถอวาอยใน

เกณฑทสามารถรบไดเมอเทยบกบการลงทนและระยะเวลาในการด าเนนโครงการ”

หลงจากทตดสนใจเลอกน าซอฟตแวรฟรมาใชในองคกรแลว สงทตองพจารณา

ตอคอ การเลอกซอฟตแวรฟรทมคณลกษณะทตรงตอความตองการของระบบทก าหนดไวใน

เบองตนมากทสดหรอเหมาะสมกบองคกรมากทสด ดงตารางท 3.11

29

ตารางท 3.11 รายละเอยดเบองตนของซอฟตแวรฟรทง 4

เมอศกษาเมนการใชงานและคณลกษณะเดนตางๆ ของทง 4 ซอฟตแวรฟรแลว

จงน ามาเปรยบเทยบกนเพอประกอบการตดสนใจในการเลอกใชซอฟตแวรฟรทมครอบคลม

กระบวนการของการจดการทรพยากรมนษยเปนอยางด อกทงยงพจารณาคณลกษณะยอย ๆ ท

สามารถน าไปใชประโยชนไดอกดวย ดงรายละเอยดตาราง 3.12

ตารางท 3.12 เปรยบเทยบคณลกษณะซอฟตแวรฟรทน ามาพจารณา

คณลกษณะ OrangeHRM Sentrifugo freeHR WebHR Dashboard / / X / ผดแลระบบ (Admin) / / / / ขอมลพนกงาน (Employee Self-Service)

/ / / /

จดการการลางาน (Leave Management)

/ / / /

จดจาง (Recruitment) / / / / ประกาศและขาวสาร (Announcement / News)

/ / X /

แผนผงองคกร / / X /

30

(Organizational Chart) จดการวนหยด (Holiday Management)

/ / / X

ประเมนผลการปฏบตงาน (Performance Appraisal)

/ / X X

วนท างาน (Timesheet) / / / / เงนเดอน (Payroll) X X / / รายงาน (Reports) / / / / บนทกกจกรรม (Activity Logs)

X / X X

อบรม (Training) / / X / ระบบงายตอการใชงาน / / X X

จากการเปรยบเทยบขางตน พบวาม 2 ซอฟตแวรฟรทมคณลกษณะท

หลากหลายเหมอนกน คอ OrangeHRM และ Sentrifugo จงตองมการน าไปเปรยบเทยบกบ

ความตองการขององคกรทจะน ามาใชในการแกปญหาดงทไดเคยระบไวอกครงจากตารางท 3.1

โดยผลการเปรยบเทยบคณลกษณะกบความตองการ ดงตารางท 3.13

ตารางท 3.13 เปรยบเทยบคณลกษณะซอฟตแวรฟรกบความตองการของระบบ

ความตองการของระบบ OrangeHRM Sentrifugo - ระบบมความปลอดภยโดยพนกงานจะตองท าการลอคอนเขาระบบดวยชอผใชและรหสผานของตวเองเทานน - ระบบใชงานงายไมซบซอนจนเกนไป - ก าหนดบทบาทการใชงาน (Role) ตามสทธทเหมาะสม

/ / /

/ / /

- พนกงานสามารถจดการกบขอมลของตวเองไดอยางสะดวกและครบถวนไดตลอดเวลา

/

/

31

- สามารถก าหนดวนหยดประจ าปอยางเปนทางการ - สามารถก าหนดวนลาแตละประเภทททางบรษทอนญาตใหลา เชน ลาปวย ลากจ ลาพกรอนประจ าป - ก าหนดจ านวนวนลาแตละประเภทใหพนกงานเปนรายบคคลได - มสรปการลางานของพนกงาน - มกระบวนการใหพนกงานสงค ารองขออนมตการลางานไปยงผบรหารผานระบบ และกระบวนการในการอนมตการลางานของผบรหาร

/ / X / /

/ / / / /

- สามารถเกบขอมลผสมครแบบเปนไฟลเขาในระบบได - สามารถคนหาขอมลผสมครไดตามเงอนไขทตอง เพอน ามาพจารณาไดอยางครบถวน

X /

/ /

จากการเปรยบเทยบพบวาซอฟตแวรฟร Sentrifugo มคณลกษณะทใกลเคยง

กบความตองการของระบบมากทสด จงพจารณาน า Sentrifugo เขามาปรบใชในองคกรตอไป

3.2.3 สรางแบบจ าลองกระบวนการของระบบ (Process Model)

หลงจากท าการศกษาซอฟตแวรฟร Sentrifugo แลว สามารถสรางแบบจ าลอง

ขนตอนการท างานของระบบ เพอจ าลองการท างานของระบบใหอยในรปแบบแผนภาพซง

สะดวกในการสอสารและสามารถท าความเขาใจไดงาย โดยการใชแผนภาพกระแสขอมล (Data

Flow Diagram, DFD) ซงจะเรมตนจากแผนภาพบรบท (Context Diagram) ดงรป 3.4

32

รปท 3.4 แผนภาพบรบทของระบบ

33

จากรปท 3.4 แผนภาพบรบทของระบบแสดงภาพโดยรวมของระบบซงประกอบไปดวย

1. พนกงาน เกยวของกบกจกรรมของระบบดงน

สามารถสงค ารองขอลางานของตวเองผานระบบ เพอให

ผบรหารท าการอนมต

ดรายงานสรปการลางานของตวเอง

2. ผบรหาร เปนผมสวนรวมในระบบมากทสดดงน

พจารณาอนมต/ไมอนมต การลางานตามทพนกงานสงค ารอง

ผานระบบมา

เลอกประเภทรายงานเพอดการลางานของพนกงานในองคกร

พจารณาอนมต/ไมอนมต ค ารองขออนมตเวลาท างานของ

พนกงานทสงผานระบบ

คนหาขอมลผสมครงานทมประวตอยในระบบและสามารถ

เปลยนสถานะใบสมครไดในระบบ

3. ผสนใจสมครงาน สงประวตการท างานเขามาและรอการตอบกลบ เพอ

เขาสกระบวนการสรรหาบคคลเขาท างานตอไป

4. ผจดการ เปนผทคอยดแลพนกงานในแตละสวน และยงบทบาทในการ

ขออนมตต าแหนงงานตอผบรหารเพอรบพนกงานเพม

34

รปท 3.5 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 0

35

3.2.4 สรางแผนผงกระแสงาน (Workflow Diagram)

เพออธบายรายละเอยดของแตละกระบวนการในระบบ จงใชแผนผงกระแสงานเพอให

เหนถงล าดบขนตอนการท างานอยางชดเจน ดงรป 3.6

รปท 3.6 แผนผงกระแสงานการลางาน

3.2.4.1 แผนผงกระแสงานการลางาน เรมจากพนกงานสงค ารองขอลางาน

ผานระบบไปยงผบรหาร ผบรหารพจาณาการลางานโดยพนกงานสามารถเขาดผลการ

พจารณาได หากผบรหารไมอนมตการลางานโดยอาจจะใสเหตผลมาใหพนกงานแกไขและสง

ค ารองใหม

36

รปท 3.7 แผนผงกระแสงานขอมลพนกงาน

3.2.4.2 แผนผงกระแสงานขอมลพนกงาน หากมพนกงานใหมเขามาผบรหารจะท า

การสรางอเมลและรหสผานใหพนกงานใหมกอน และเขาไปสรางขอมมลเบองตนของพนกงาน

ใหมในระบบ หลงจากนนพนกงานใหมตองลอคอนเขาอเมลทไดรบมาเพอน ารหสไปเขาสระบบ

หลงจากนนพนกงานตองเปนผน าเขาหรอแกไขปรบปรงขอมลของตวเองทงหมด ดงรป 3.7

37

รปท 3.8 แผนผงกระแสงานสรรหาบคคลเขาท างาน

3.2.4.3 แผนผงกระแสงานสรรหาบคคลเขาท างาน ผจดการจะตองเปนผ

สงค ารองขอต าแหนงงานทตองการใหเปดรบสมครในระบบเสนอใหผบรหารอนมตกอนแลวจง

เปดรบสมคร แลวจงสามารถท าการกรอกขอมลและอพโหลดประวตการท างานของผทสนใจ

สมครเขามา จากนนผบรหารสามารถเขามาคนหาผสมครทมคณสมบตตรงกบทตองการใน

38

ระบบและท าการนดสมภาษณงาน เมอผานการสมภาษณงานแลวผบรหารจงเสนอต าแหนง

งานใหผสมครและรอผสมครแจงผลตอบรบกลบมา ดงรป 3.8

3.3 แผนการน าไปใช

หลงจากก าหนดความตองการของระบบและเลอกการน าซอฟตแวรฟรเขามาใชในการ

จดการทรพยากรมนษยภายในองคกรแลวนน ไดจดท าแผนของโครงการเพอน าไปใชในองคกร

ใหเกดประสทธภาพมากทสด โดยมขนตอนดงน

3.3.1 แจงใหพนกงานในองคไดทราบถงความส าคญและประโยชนของการน าระบบเขา

มาใช เพอชวยสรางความเขาใจอนดใหพนกพรอมทงชวยเพมความรวมมอภายในองคกร

พรอมแนะน าผร บผดชอบในสวนตาง ๆ ของโครงการน เชน ท าการตดตงซอฟคแวร

ก าหนดการตงคาตางๆ และปรบใชใหเหมาะสมกบองคกร ท าการแจงระยะเวลาในการด าเนน

โครงการ พรอมระบวนทจะท าการอบรมการใชงาน และวนเรมใชงานจรงของระบบ

3.3.2 หลงจากฝายเทคนคท าการตดตงซอฟตแวรและตงคาตาง ๆ แลว และผวเคราะห

ระบบไดท าการปรบใชซอฟตแวรฟรใหเหมาะสมตอการใชงานและตรงตามความตองการของ

ระบบแลว จงเรมทดสอบการใชงานเบองตน โดยท าการสรางผใชงานขนมาใหมบทบาทการใช

งานเปนพนกงานและผบรหารและทดสอบทกฟงกชนงานวาถกตองและเหมาะสมหรอไม

3.3.3 หลงจากทดสอบการใชงานระบบไดเหมาะสมกบองคกรแลว จดใหมการอบรม

การใชงานใหพนกงานโดยสามารถจดไดหลายรอบตามความสะดวกของพนกงาน เพราะตองม

พนกงานบางสวนทออกไปพบลกคาหรอไปพฒนาและทดสอบระบบทบรษทลกคาอยบอย ๆ

แตการอบรมจะตองแลวเสรจภายใน 2 สปดาหหลงจากท าการตดตงและทดสอบการใชระบบ

เสรจสนแลว

3.3.4 เมอจดอบรมใหพนกงานไดครบทกคนตามก าหนดเวลาแลว จงเรมน าระบบขน

ออนไลนเรมใชงานจรง

3.3.5 โดยในการเรมตนใชระบบนน ผดแลระบบจะเปนผเพมขอมลของพนกงานทกคน

ลงไปในระบบ ซงจะไดชอผใชและรหสผานส าหรบพนกงานท าการลอกอนเขาใชงาน หลงจาก

นนพนกงานจะตองท าการเพม แกไข จดการขอมลของตวเองและพนกงานจะตองสงเกตขอมล

เหลานนวาหลงจากทมการแกไขแลวนน ขอมลเปลยนแปลงไปในทางทควรจะเปนหรอไม หาก

เกดขอผดพลาดใหรบแจงตอผดแลระบบทราบทนทเพอท าการแกไขโดยเรว

39

3.3.6 ในระยะแรกเมอใชงานระบบแลวทก ๆ 1 เดอนจะตองขอความรวมมอให

พนกงานตรวจสอบความถกตองของขอมลสวนตวของตวเอง สรปวนลางานทไดตามสทธและ

ใชงานไปแลว (อนมตแลว) และขอมลการท างานในแตละวน เพอรวบรวมและรายงานตอ

ผบรหาร

3.3.7 จดท าแผนการส ารองขอมลทกเดอน โดยจะท าการส ารองขอมลจากฐานขอมล

และโคดโปรแกรมจากเซรฟเวอร มผรบผดชอบคอฝายเทคนค

40

บทท 4 ผลการด าเนนงาน

4.1 กลาวน า

เพอใหมนใจวาโครงการจะสามารถบรรลเปาหมายทไดตงไวดงทกลาวไวในบทกอน และการด าเนนงานทผานมาเปนไปในทศทางเดยวกน ในบทนจงเปนการทดลองการใชงานของระบบแบบเบองตนเพอแสดงความสอดคลองกบความตองการของระบบ

4.2 เมนการใชงานของระบบ

หลงจากทท าการตดตงซอฟตแวรเสรจเรยบรอยแลว จะเหนไดวาระบบมเมนการใชงานดงทไดกลาวไปแลวตอนท าการเปรยบเทยบคณลกษณะกบความตองการของระบบ โดยแยกผใชงานเปนแบบผบรหาร พนกงาน และผดแลระบบ ดงน

4.2.1 เมนส าหรบผบรหาร เมอผบรหารเขาสระบบ จะเรมตนดวยหนาจอแดชบอรดทมเมนทางลดทใชบอยใหเขาใชไดอยางสะดวกรวดเรว รวมถงค ารองขอตาง ๆ ของพนกงานทสงมารอใหผบรหารอนมต/ไมอนมต รายละเอยดดงรปท 4.1

รปท 4.1 หนาจอหลกเมอผบรหารเขาสระบบ

41

เมนการจดการขอมลสวนบคคล (Self Service, My Team) ทมความสามารถคนหาพนกงานไดตามเงอนททมใหเลอกดานบนและท าการแสดงขอมลของพนกงานเบองตนทตรงตามเงอนไข ดงรปท 4.2

รปท 4.2 เมนขอมลสวนบคคลส าหรบผบรหาร เมนการลางาน ส าหรบผบรหารเมอเขามาในเมนการลางานจะมในสวนของการแสดงรายการค ารองขออนมตการลางานของพนกงานซงสามารถเขาไปดรายละเอยดในการพจารณาได ดงรปท 4.3

รปท 4.3 เมนการลางานส าหรบผบรหาร

42

เมนขอมลรายละเอยดสวนบคคล มเมนยอย ๆ อกดานซายมอซงเปนขอมลสวนบคคลทส าคญ เชน ต าแหนงและงานปจจบน ทอย ประวตการศกษา ทกษะการทาน และรายละเอยดการลางานของพนกงาน ดงรปท 4.4

รปท 4.4 เมนขอมลรายละเอยดสวนบคคลส าหรบผบรหาร

43

4.2.2 เมนส าหรบพนกงาน เมอพนกงานเขาสระบบ กจะเรมตนดวยหนาจอแดชบอรดทมเมนทางลดทใชบอยใหเขา

ใชไดอยางสะดวกรวดเรวเชนกน แตจะมนอยกวาตามสทธการเขาใชงาน ดงรปท 4.5

รปท 4.5 หนาจอหลกเมอพนกงานเขาสระบบ เมนการลางานของพนกงาน จะแสดงขอมลการลางานทมอย โดยสามารถตรวจสอบสทธการลางานแตละประเภทของตวเอง และดรายงานการลางานยอนหลงได ดงรปท 4.6

รปท 4.6 เมนการลางานของพนกงาน

44

เมนขอมลรายละเอยดสวนบคคลของพนกงาน จะมรายละเอยดเหมอนกบของผบรหาร ดงรปท 4.7

รปท 4.7 เมนขอมลรายละเอยดสวนบคคลของพนกงาน

45

4.3 การทดสอบใชงานระบบ 4.3.1 เพมพนกงานใหม

เรมการทดลองใชงานเบองตน โดยเรมจากการเพมขอมลของพนกงานใหมขนมา และหลง จากนนจงเรมกระบวนการลางาน ซงผจดการจะเปนผเพมขอมลของพนกงานใหม จากเมน HR > Employees และ Add แลวกรอกขอมล ดงรปท 4.8

รปท 4.8 เมนผจดการสรางพนกงานใหม

46

เมอการเพมขอมลของพนกงานส าเรจแลว พนกงานจะไดรบรหสผานในการเขาใชงาน

ระบบผานทางอเมลของบรษททจดเตรยมไวให ดงรป 4.9

รปท 4.9 อเมลแจงรหสผานส าหรบพนกงานใหมเขาสระบบ

เมอพนกงานลอคอนเขาสระบบครงแรก ในสวนของเมนแดชบอรดจะยงไมมขอมล

พนกงานสามารถปรบแตงเองไดในภายหลง ดงรปท 4.10

รปท 4.10 พนกงานใหมเขาสระบบครงแรก

47

4.3.2 การลางานของพนกงาน

พนกงานลอคอนเขาสระบบ แลวเขาเมน Self Service › Leaves › Leave Request

เพอท าการสรางและสงค ารองลางานใหผบรหารอนมต ดงรปท 4.11

รปท 4.11 พนกงานสรางและสงค ารองขอลางาน

ค ารองลางานจะถกสงใหผบรหารอนมต ดงรปท 4.12

รปท 4.12 ผบรหารพจารณาอนมตค ารองขอลางาน

48

4.3.3 การสรรหาบคคลเขาท างาน

ผจดการลอคอนเขาสระบบ เขาเมน Talent Acquisition › Openings/Positions › Add

เพอท าการเพมต าแหนงและรายละเอยดของต าแหนงทตองการรบพนกงานเพม ดงรปท 4.13

รปท 4.13 ผจดการกรอกรายละเอยดของต าแหนงทตองการรบสมคร

หลงจากนนผบรหารสามารถเขาไปดรายละเอยดและท าการอนมตต าแหนงทผจดการ

ตองการรบพนกงานเพม แสดงเปนรายการดงรปท 4.14

รปท 4.14 ต าแหนงทอนมตใหท าการรบสมคร

เมอมผท สนใจรวมงานกบทางองคกรสมครเขามา ผจดการสามารถน าเอกสารประวต

การท างานของผสมครมาจดเกบไวในระบบตามต าแหนงทสมครเขามา โดยสามารถเกบ

49

รายละเอยดโดยยอของผสมคร (ดงรปท 4.15) และเกบเอกสารประวตการท างานดวย ท าใหงาย

ตอการคนหาและพจารณา ดงรปท 4.16

รปท 4.15 รายละเอยดของผทสมครงาน

รปท 4.16 เกบเอกสารของผทสมครงานเขาระบบ

50

หลงจากจดเกบขอมลของผสมครเรยบรอยแลว ผจดการสามารถเขามาคนหาขอมลทท

สมครเขามาไดอยางสะดวก โดยมการแบงเปนรายต าแหนงและยงสามารถดเอกสารทผสมคร

แนบเขามาไดดวย ดงรปท 4.17

รปท 4.17 รายการผทสมครงานตามต าแหนง

4.4 รายงานสรปวนลางานของพนกงาน

เมอน าขอมลการลางานของพนกงานในองคกรมาสรปเปนรายงาน โดยแยกเปนการลา

ตามแตละประเภทของการลาเปนรายบคคล ซงเรมใชงานตงแตเดอน พฤศจกายน 2558 ถง

พฤษภาคม 2559 ตามตารางท 4.1

ตารางท 4.1 จ านวนวนลาแตละประเภทของพนกงานแตละคน

Name Annual leave Personal leave Sick Leave Jutamas A. 4 2 4 Khemmachart C. 7 1 5 Monsinee A. 6 0 2 Panupak W. 7 0 4 Phonbopit S. 5 0 4 Phutsadee D 8 0 5 Somkiat K 4 1 0 Tanapruk T 5 1 1 Thana T 4 0 1

51

4.5 ประเมนความพงพอใจของผใชระบบ

หลงจากเรมใชงานระบบแลวจงส ารวจความพงพอใจตอการใชระบบของทงพนกงาน

และผบรหารในองคกร โดยแบบสอบถามไดแบงออกเปน 3 สวน ดงน

สวนท 1 ค าถามเกยวกบขอมลลกษณะส าคญของพนกงาน

1.1 ขอมลเพศ แสดงเปนกราฟดงรปท 4.18

รปท 4.18 ผประเมนแยกตามเพศของพนกงาน

1.2 ขอมลอาย แสดงเปนกราฟดงรปท 4.19

รปท 4.19 ผประเมนแยกตามชวงอายของพนกงาน

52

1.3 ขอมลต าแหนง แสดงเปนกราฟดงรปท 4.20

รปท 4.20 ผประเมนแยกตามต าแหนงของพนกงาน

สวนท 2 แบบสอบถามความพงพอใจของพนกงานทมตอการใชงานระบบ

ระดบความพงพอใจมากทสด คอ 5

ระดบความพงพอใจมาก คอ 4

ระดบความพงพอใจปานกลาง คอ 3

ระดบความพงพอใจนอย คอ 2

ระดบความพงพอใจนอยทสด คอ 1

2.1 ขอมลทถกเกบในระบบมความถกตองแมนย า แสดงเปนกราฟดงรปท 4.21

รปท 4.21 ผลการประเมนความถกตองแมนย าของขอมลในระบบ

53

2.2 ระบบสามารถชวยลดระยะเวลาในการคนหา เพม หรอแกไขขอมลสวนตวของ

พนกงาน แสดงเปนกราฟดงรปท 4.22

รปท 4.22 ผลการประเมนการชวยลดระยะเวลาในการเขาถงขอมลสวนตวของพนกงาน

2.3 การเขาใชระบบฯ มความสะดวกงายตอการใชงาน แสดงเปนกราฟดงรปท 4.23

รปท 4.23 ผลการประเมนความสะดวกในการใชงาน

54

2.4 ระบบชวยเพมความนาเชอถอในการจดเกบขอมล แสดงเปนกราฟดงรปท 4.24

รปท 4.24 ผลการประเมนความนาเชอถอในการจดเกบขอมล

2.5 ระบบชวยใหสามารถตรวจสอบการลางานไดอยางมประสทธภาพ แสดงเปนกราฟ

ดงรปท 4.25

รปท 4.25 ผลการประเมนสามารถตรวจสอบการลางานไดอยางมประสทธภาพ

สวนท 3 ขอเสนอแนะและความคดเหนอนๆ

พนกงานไมมขอเสนอแนะและความคดเหนอนๆ

55

สรปการประเมนผลความพงพอใจ

จากการรวบรวมผลการประเมนความพงพอใจในการใชระบบจดการทรพยากรมนษย

พบวาความพงพอใจของพนกงานและผบรหารอยในเกณฑ พอใจ – พอใจมากทสด ทงในเรอง

ของความนาเชอถอของขอมล ลดระยะเวลาในการท างาน ความสะดวกในการใชงาน และการ

ตรวจสอบขอมล

56

บทท 5 สรปผลโครงการ

5.1 สรปผลโครงการ

จากการทดสอบใชงานเบองตนในบทท 4 สามารถสรปไดวาซอฟตแวรฟรทองคกรเลอกเขามาใชงานเพอแกปญหาการจดการทรพยากรมนษย พบวาระบบสามารถบนทกขอมลไดถกตองครบถวนตามทเมนนนควรจะสามารถท าได และสรปไดดงน

5.1.1 สามารถลดระยะเวลาในการเขาถงและแกไขขอมลของพนกงานและเอกสารประวตการท างานทผสมครงานสงเขามา ซงผลการทดสอบโดยรวมมความสอดคลองกบวตถประสงคของโครงการทไดก าหนดไว ในเรองของการลดระยะเวลา ดงตารางท 5.1

ตารางท 5.1 เปรยบเทยบระยะเวลาทใชในแตละกระบวนการ

5.1.2 กระบวนการสงค ารองขอใหผบรหารอนมตตาง ๆ สามารถสงและอนมตไดอยางม

ประสทธภาพ โดยผานการตรวจสอบไดทงพนกงานทเปนผสงค ารองขอลางานและผบรหารทตองพจารณากอนอนมต ดงตารางท 5.2

57

ตารางท 5.2 เปรยบเทยบจ านวนครงความไมถกตองของการลางาน

5.2 ปญหาและอปสรรคจากการพฒนาโครงงาน

เนองจากเปนครงแรกทมการน าระบบเขามาใชอยางเปนทางการ อกทงยงเปนบรษทขนาดเลกทการท างานมความยดหยน ไมมกฎระเบยบทเครงครดมากนก ท าใหตองคอยๆท าความเขาใจและชใหเหนถงประโยชนทพนกงานจะไดรบ และเนองจากเปนซอฟตแวรเวอรชนฟรทเปดใหดาวนโหลดมาใชไดโดยไมเสยคาใชจายซงอาจพบขอผดพลาดของซอฟตแวรในบางฟงกชน

58

เอกสารอางอง

1. Efraim Turban and Linda Volonino, “Data, Text, and Document Management,” pp. 59, in Information Technology for Management Improving Strategic and Operational Performance, John Wiley & Sons, Inc, 2011. 2. ศรสมรก อนทจนทรยง, “การจดการขอมล,” หนาท 135, ในระบบสารสนเทศเพอการจดการ, กรงเทพ:มหาวทยาลยธรรมศาสตร, 2549. 3. Dubois D. David and William J. Rothwell, in Competency – Based Human Resource Management, California:Davies – Black Publishing, 2004. 4. ณรงควทย แสนทอง, ใน การบรหารงานทรพยากรมนษยสมยใหม ภาคปฏบต, กรงเทพฯ:เอช อาร เซนเตอร, 2545. 5. จตรงค ศรวงษวรรณะ, “เทคโนโลยสารสนเทศทางดานการบรหารทรพยากรมนษย (HRIS),” ใน การบรหารทรพยากรมนษย, หนา 49, กรงเทพ:โอเดยนสโตร , 2558. 6. จตรงค ศรวงษวรรณะ, “เทคโนโลยสารสนเทศทางดานการบรหารทรพยากรมนษย (HRIS),” ใน การบรหารทรพยากรมนษย, หนา 54, กรงเทพ:โอเดยนสโตร , 2558. 7. Jack T. Marchewka, “Conceptualizing and Initializing the IT Project,” pp. 43, in Information Technology Project Management - Providing Measurable Organizational Value, John Wiley & Sons, Inc, 2012. 8. Jack T. Marchewka, “Conceptualizing and Initializing the IT Project,” pp. 46, in Information Technology Project Management - Providing Measurable Organizational Value, John Wiley & Sons, Inc, 2012. 9. ส านกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต, ใน เปดโลก Open Source, หนา 21