analisis dan desain sistem informasi penjualan...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA DAFFA’ SHOP BEKASI
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Misward Gobel Djamaludin 08.11.2443
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2012
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA DAFFA’ SHOP BEKASI
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM OF SALE IN DAFFA’ SHOP BEKASI
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA DAFFA’ SHOP BEKASI
Misward Gobel Djamaludin Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Daffa' Shop is a trading business unit that specializes in the sale of the Muslim fashion clothing for teens and adults. Daffa 'Shop has customers both in Calcutta and in the various regions in Indonesia (Online). Daffa 'Shop should be able to manage data and information available as well. Data or information that is supposed to be able to be kept confidential so as not to be misused by those who are not authorized, but it must be a realtime information or up-to-date so that it can assist in the sales process.
Based on the performed analysis of the problem of data collection using the PIECES analysis is done completely in Daffa 'Shop. This analysis uses three methods to obtain data by using the method of observation, interviews, and literature study method. The data collected will explain the sales process in Daffa 'Shop.
The results of the analysis in Daffa 'Shop was found that the sales transaction data that is in Daffa' Shop still manual. Process sales transaction data is still manual is often made in the sales process Daffa 'Shop run less effectively and efficiently, and even tend to be slow, especially in the process of buying and selling and preparing reports that occur in it.
Keywords: sale and purchase, information, transaction, a computerized system
1. Pendahuluan
Seiring Berkembangnya usaha – usaha perdagangan yang sangat pesat pada
saat ini menjadikan sistem informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalan
menunjanng jalannya operasi – operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh
setiap perusahaan. Sistem transaksi berbasis komputer merupakan sebuah media yang
dapat dipergunakan untuk mengelola data, laporan, serta memudahkan perusahaan
dalam mengelola informasi.
Daffa’ Shop adalah salah satu usaha pakaian yang berbentuk home industry
yang menjual aneka pakaian/jilbab busana muslim yang bertempat di Bekasi Jawa Barat.
Semakin bertambahnya permintaan dan pesanan untuk pakaian/jilbab busana muslim
saat ini, Daffa’ Shop sendiri dalam hal mengolah informasi transaksi penjualanya masih
bersifat manual sehingga perlu dirancang sebuah sistem informasi transaksi penjualan
yang telah terkomputerisasi untuk menghasilkan informasi transaksi penjualan yang
efektif dan efesien.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara
data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan
nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepan dari konteks apapun. Sementara
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
(Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti.
Akhirnya sistem informasi dapat di definisikan sebagai suatu alat untuk
menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi
penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah menyajikan informasi guna
pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasikan,
pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi
organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi
berdasarkan konsep (input, processing, output – IPO) dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.1 Konsep sistem informasi
2.2 Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu
membedahkan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini adalah
karakteristik sistem yang dapat membedahkan suatu sistem dengan sistem yang
lainnya:1
1. Batasan (boundary) : Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana
yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang
menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukkan (input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari
lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,
tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan
sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem
yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output).
Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan
lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan
sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya.
Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen
tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan mengmungkinkan
komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
2.2.1 Definisi Penjualan dan Pembelian
Penjualan Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena
jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara
langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran
penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Untuk
lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri adalah sebagai berikut :
Pengertian penjualan menurut Henry Simamora dalam buku “Akuntansi Basis
Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa: “Penjualan adalah pendapatan
lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada
pelanggan atas barang dan jasa”.
1 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 5, 2007
Pengertian penjualan menurut Chairul Marom dalam buku “Sistem Akuntansi
Perusahaan Dagang” menyatakan bahwa : “Penjualan artinya penjualan barang
dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur”.
Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan
adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual
menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang
sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati.
2.3 Konsep Arsitektur Sistem Dari sudut pandang perangkat lunak, komponen arsitektural dapat dibagi
menjadi:
1. Data storage, merupakan komponen yang digunakan untuk menyimpan data.
2. Data access logic, merupakan prosedur yang digunakan untuk mengakses
data yang disimpan dalam data storage.
3. Aplication Logic, merupakan bagian logika pemprosesan dalam lapis aplikasi.
4. Presentation Logic, merupakan komponen pemrosesan tampilan dan
perintah dari pengguna.
2.3.1 Pilihan Desain Arsitektur Sistem
Berdasarkan posisi penempatan elemen-elemen arsitektur di sisi klien maupun
server, ada empat jenis arsitektur dasar yang bisa dipilih:2
1. Server-Based Architecture
Pada arsitektur jenis ini, empat komponen perangkat lunak diletakan pada
bagian yang sama, yaitu server. Terminal yang tersedia hanya digunakan
sebagai dumb terminal, perpanjangan layanan dari server saja. Pada
arsitektur ini, data relative aman tetapi beban kerja server sangat berat
karena semua komponen dijalankan di server.
2. Client-Based Architecture
Pada arsitektur ini, server hanya berperan sebagai data storage. Komputer
klien lah yang digunakan untuk mengolah data yang akan dikirim oleh
server. Beban kerja server sangat ringan, tetapi keamanan data sangat
tergantung kinerja dari klien.
3. Client-Server Architecture (Two-Tiered)
Pada arsitektur ini, data dan prosedur pengaksesan data dilayani oleh server
dan masalah tampilan dan logika aplikasi dilayani oleh pengguna. Arsitektur
ini cukup menjamin keamanan data karena prosedur mengakses data oleh
klien ditangani server. Arsitektur ini biasa disebut arsitektur 2-tier.
2 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 142, 2007
a. Kelebihan
1. Scalable
2. Meningkatkan modularitas dari sistem berbasis web
3. Tidak ada titik pusat kegagalan
b. Kekurangan
1. Terlalu kompleks
2. Perlu bahasa dan teknik pemrograman baru
3. Lebih kompleks untuk di-update
4. Three-Tiered Client-Server Architecture
Pada arsitektur ini ditambahkan perangkat keras untuk menjalankan lapis
aplikasi logis, sehingga keamanan pengaksesan data lebih terjamin.
2.4 Konsep Basis Data
Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah basis
data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan.
Definisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data
yang berada dibawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data3. Data yang
disimpan tidak mengalami ketergantungan terhadap program sehingga penambahan,
pengembalian, serta modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan tekontrol.
DBMS (Database Management System) merupakan antarmuka antar pengguna
database dengan data yang disimpan yang berfungsi untuk memudahkan dalam
melakukan utilisasi dan mengelolah data dalam jumlah besar. Salah satu contoh DBMS
adalah MySQL.
2.5 Konsep Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan suatu tahapan yang dilakukan setelah
melakukan analisis sistem. Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan
masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan.4
2.5.1 Analisis PIECES
Untuk mengindentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
infromasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini
dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, dan
services).5 Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini sangat
3 Raymond Mcleod,Jr. George P.Scheel, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Salemba Empat offset, Jakarta, hal 158, 2008 4 Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung, hal 139, 2002 5 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 51, 2007
penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya
gejala dari masalah utama saja.
2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan
Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi transaksi ini
menggunakan perangkat lunak NetBeans IDE 7.0, MySQL, J-Report dan AppServer.
NetBeans digunakan dalam pembuatan form aplikasi, MySQL dalam pembuatan
database, J-Report dalam pembuatan laporan, dan AppServer.
3. Analisis (Proses Penelitian) Tahap analisis sistem biasa dilakukan sebelum tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Metode yang digunakan dalam analisis sistem pada Daffa’
Shop ini yaitu menggunakan analisis PIECES. Metode ini terdiri atas tahap analisis kerja,
analisis informasi, analisis ekonomi, analisis keamanan, dan analisis efisiensi. Dalam
tahapan analisis perancangan sistem ini terdapat, analisis kelemahan sistem, analisis
kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem.
Tabel 3.1 Analisis PISCES Daffa’ Shop
Jenis Analisis Kelemahan Sistem lama Sistem yang diajukan Performance Sistem pengolahan data secara
manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data. Selain itu pemrosesan data akan banyak memakan waktu
Sistem berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses pengolahan data.
Information Sistem pengolahan data manual menyebabkan proses informasi berlansung lama.
Teknologi berbasis komputer akan maka proses informasi akan berlangsung cepat.
Economic Dalam jangka panjang biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya untuk tak terduga dalam hal pembelian barang.
Dalam jangka pendek biaya yang dibutuhkan cukup besar. Namun untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer.
Control Sistem pengolahan data secara manual akan sulit dilakukan control karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar.
Sistem berbasis komputer akan memudahkan control sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dapat ditekan.
Eficiency Sistem pengolahan data secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual.
Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis.
Services Pelayanan pada pelanggan akan Pelayanan pada
memakan banyak waktu karena harus menunggu pemrosesan data.
pelanggan akan lebih cepat karena pemrosesan dan pengecekan data dilakukan dengan komputer.
3.1 Perancangan Sistem
3.1.1 UML
Unified Modeling Language (UML) merupakan suatu bahasa standard yang
digunakan untuk pengembangan sebuah software yang dapat menyampaikan bagaimana
membuat dan membentuk model.
a. Use Case Diagram
Use Case Diagram merepresentasikan sebuah interaksi antara actor (user)
dengan sistem. Berikut use case diagram user dalam sistem baru:
Gambar 3.1 Use case diagram user
Berikut adalah use case diagram transaksi penjualan:
Gambar 3.2 Use case diagram pengolahan data penjualan
b. Activity Diagram
Diagram ini menggambarkan berbagai aktivitas dalam sistem yang sedang
dirancang mulai dari titik awal, melalui kondisi (decision) yang mungkin terjadi,
kemudian sampai pada titik akhir
Gambar 3.4 Activity diagram pengolahan data barang
c. Class Diagram
Berikut gambaran class diagram dari sistem yang diusulkan.
Gambar 3.5 Class diagram
d. Sequence Diagram
Sequence Diagram adalah penggambaran interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem. Penggambaran ini biasanya berupa message yang digambarkan
terhadap waktu.
Gambar 3.5 Sequence diagram login
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Tampilan Aplikasi
Berikut tampilan awal aplikasi setelah user berhasil melakukan login:
Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama
Di dalam menu utama terdiri atas menu File, menu Inventori, menu Peralatan,
menu Transaksi, menu Laporan, dan menu Help. Pada menu File terdapat menu Exit.
Sedangkan pada menu Inventori terdiri atas empat buah menu yaitu menu Box, menu
Barang, menu Pemasok dan menu Pelanggan. Menu Box memiliki sub-menu Data Box,
Tambah Uang, dan Ambil Uang. Sedangkan pada menu Peralatan terdapat menu Admin,
Backup, dan DB Setiing. Pada menu Transaksi terdapat menu Pembelian, menu
Pembayaran, menu Penjualan dan menu Penerimaan. Sedangkan pada menu Laporan
terdapat pilihan menu Laporan Daftar admin, Box, Keuangan, Stok Barang, Pemasok,
Pelanggan, Pembelian, Pembayaran, Penjualan, dan Penerimaan. Di dalam menu Help
terdapat menu About dari aplikasi yang dibuat.
4.2 Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem atau maintenance system dilakukan secara periodik.
Tahapan yang harus dilakukan untuk memelihara program aplikasi yang sudah dibuat
sehingga program dapat terus digunakan tanpa ada gangguan:
a. Memperbarui database. Perbaruan sistem dilakukan untuk menambah item-item
baru kedalam database.
b. Packing data. Packing data dilakukan untuk menghapus data yang sudah tidak
diperlukan sehingga dapat menghemat penggunaan memori komputer.
5. Kesimpulan
Pada bab ini penulis mencoba menyimpulkan hasil analisis yang telah dilakukan
di Daffa’ Shop. Kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan Proses yang sekarang berjalan pada Daffa’ Shop belum
terkomputerisasi, dimana sistem pengolahannya masih dilakukan secara
manual sehingga admin dalam melakukan pencatatan data barang,
informasi penjualan dan pembuatan laporan masih berupa arsip atau buku
akumulasi penjualan, sehingga mempunyai resiko yaitu data – data hilang
susah di cari, Hal ini dinilai kurang efektif. Untuk itu lah dirancang sistem
informasi yang efektif dimana untuk mencapai hasil sesuai dengan tujuan
yang ditetapkan dan juga menggunakan analisis PIECES di dalamnya.
Tujuan yang ditetapkan adalah memberi kemudahan untuk mencatat
informasi penjualan dan pembelian serta membuat laporan. Dalam hal ini,
sistem informasi jual beli dapat mencapai tujuan sekaligus meringankan
serta mempercepat proses kerja dan dapat lebih menghemat waktu dan
tenaga sehingga meningkatkan kinerja usaha.
2. Sistem informasi yang dirancang memiliki fasilitas untuk melakukan proses
pembuatan laporan. Hasil dari perancangan sistem informasi jual beli
diimplementasikan menjadi lebih efektif dan efisien , dengan tampilan yang
lebih mudah dimengerti oleh pihak Daffa’ Shop. Sistem informasi tersebut
dapat memudahkan Daffa’ Shop dalam membuat laporan penjualan maupun
pembelian karena sudah terkomputerisasi dan dapat menghasilkan suatu
laporan yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat meningkatkan proses
kerja serta menghasilkan informasi yang bermutu dan dapat dipergunakan
untuk mengambil keputusan.
Berikut beberapa saran untuk pedoman dan pembangunan sistem yang lebih sempurna,
sehingga tercipta sistem komputerisasi yang lebih optimal:
a. Perlu dilakukan duplikat (back-up) data untuk menghindari kemungkinan
rusak atau hilangnya data-data file yang penting.
b. Untuk menghindari penyalahgunaan dan memberikan batasan kepada
pemakai yang berhak menggunakan sistem ini dibuatkan pula password dan
privileges sebagai pengaman sistem yang ada.
c. Pada periode tertentu akan dilakukan pengecekan kembali dan pembaruan
sistem untuk menjaga dan meningkatkan kualitas sistem tersebut.
d. Diharapkan peneliti selanjutnya bisa menambahkan maupun
mengembangkan aplikasi yang ada dengan menambahkan beberapa fitur
seperti: detail barang, laporan grafik keuangan dan yang menurut peneliti
berikutnya perlu ditambahkan dipersilahkan. Agar aplikasi menjadi lebih
efektif dan optimal.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Mcleod. Raymond, Jr. George P.Scheel. 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10.
Jakarta: Salemba Empat Offset.
Nugroho, Adi. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi
Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.