analisis dan perancangan informasi penjualan...

ANALISIS DAN PERANCANGAN INFORMASI PENJUALAN PADA

KOPERASI GURU KECAMATAN SAMBIREJO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Andri Korniawan

07.12.2255

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASI DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

ANALYSIS AND DESIGN SALES INFORMATION ON COOPERATIVE TEACHER SUB-DISTRICT SAMBIREJO

ANALISIS DAN PERANCANGAN INFORMASI PENJUALAN PADA

KOPERASI GURU KECAMATAN SAMBIREJO

Andri Korniawan Jurusan Sistem Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Cooperatives have helped bring prosperity objective standard of living of its members so that the business activities of cooperatives, such as savings and loans, the interest

charged to members are also smaller and in businesses selling goods price is also cheaper, so that the cooperative members tend to be more frequent shopping dikoperasi. Because the sales activities of goods which are very crowded, making the work of our employees to serve the sales of goods to members of cooperatives is felt to be more severe. Therefore the background above problems the author was trying to help the system sales of basic food needs of these teachers so that the performance of cooperative services to member cooperatives to be optimal. By analyzing the way the old system of selling goods, then the results of his analysis is used as a reference for improvements to the development. of a new system. After analyzing the old system, the data are used as reference to make the sale of goods information system based computerization of basic food needs are able to handle the transactions of purchase and sale of basic food needs. So the main goal to help improve the performance of transaction services to members of cooperatives selling goods become more optimally achieved. Keywords : purchases and sales of basic supplies

1. PENDAHULUAN

Pada era globalisasi sekarang ini kemajuan teknologi komputer bergerak semakin maju

pesat, teknologi komputer ini diciptakan untuk membantu pekerjaan manuasia agar bisa

diselesaikan lebih cepat, efisien waktu dan mendapatkan hasil yang optimal. Dengan hasil-

hasil positif yang diberikan oleh komputer kepada manusia sehingga bisa membuat segala

sesuatunya dapat dilakukan dengan baik.

Pada tahun 1 april 1970 KPRI “GURU” Kecamatan Sambirejo berdiri, koperasi ini

didirikan atas hasil rapat kkg guru-guru sekolah dasar se-kecamatan sambirejo. Awalnya

koperasi ini dirintis guna melaksanakan kegiatan usaha yang berguna untuk melayani secara

langsung kebutuhan ekonomi para anggotanya sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan

mereka beserta keluarganya.

Semakin lama koperasi ini semakin maju menjadi lebih besar serta kegiatan perputaran

transaksi keuangan yang dilakukan didalamnya seperti kegiatan simpan-pinjam keuangan

kepada anggota koperasi, dan kegiatan transaksi penjualan barang kebutuhan sembako

sehari-hari kepada para anggota koperasinya. Karena tujuan utama koperasi adalah

membantu mensejahterakan taraf hidup para anggotanya, sehingga bunga yang dibebankan

kepada anggota koperasi yang mengambil pinjaman bunganya cukup kecil, disamping itu

juga pada akhir tahunnya anggota koperasi juga mendapatkan sisa hasil usaha dari koperasi

menurut jasanya. Dan juga pada kegiatan transaksi penjualan barang, harga jual barang

kebutuhan sembako cenderung lebih murah, sehingga kebanyakan para anggota koperasi

lebih suka belanja barang kebutuhan sembako dikoperasi dari pada ditoko-toko.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

2.1.1 Definisi Sistem Informasi

Agar informasi yang dihasilkan memiliki nilai yang berkualitas maka perlu dibuatnya

sistem informasi. Untuk memahami pengertian dari sistem informasi secara mendalam perlu

melihat dari segi keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas yang penting dalam

pembentukan sistem informasi.

Sistem informasi memiliki banyak definisi yang sangat banyak, yang dapat dipelajari

dan dipahami dengan melihatnya dari berbagai segi pandang. Antara lain pengertian sistem

informasi secara umum yaitu sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsitem informasi

terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang mempunyai sebuah makna

dan berguna dalam membantu pengambilan keputusan. Selain itu menurut kertahadi (1995)

sistem informasi didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara

sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.

2.1.2 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari beberapa komponen yang

berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari, juga menyediakan

kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Komponen -

komponen tersebut antara lain, yaitu :

1. Orang

Adalah semua pihak yang mempunyai tanggung jawab penuh dalam hal perancangan

sistem, penggunaan keluaran sistem informasi, perawatan sistem, pengembangan sistem

informasi.

2. Aktivitas atau Prosedur

Aktivitas dan prosedur mempunyai pengertian yang sama yaitu sekumpulan aturan

atau tahapan-tahapan yang dipakai untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah

sistem informasi hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

3. Basis Data

Adalah kumpulan dari data dan informasi yang organisasikan serapi mungkin sehingga

memudahkan untuk diakses oleh pengguna serta berkaitan dengan penyimpanan data.

4. Perangkat keras

Yaitu komponen-komponen untuk melengkapi kegiatan menginputkan data,

memproses data, dan keluaran data yang berupa piranti fisik seperti komputer, printer,

monitor, harddisk, dll

5. Perangkat lunak

Berupa sekumpulan intstruksi-instruksi atau perintah-perintah yang diberikan

keperangkat keras atau komputer untuk dapat memproses data, sering disebut dengan

program.

6. Jaringan

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai oleh sejumlah

pemakai pada waktu dan tempat secara bersama–sama ataupun tidak.

Selain komponen-komponen yang telah disebutkan diatas, ada pendapat lain tentang

komponen-komponen dari sistem informasi adalah:1

1. Blok Masukan

2. Blok Model

3. Blok Keamanan

4. Blok Teknologi

5. Blok Database

6. Blok Kendali

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Koperasi

2.2.1 Pengertian Koperasi

Koperasi adalah suatu badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan

hukum koperasi yang melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus

sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas azas kekeluargaan2.

2.2.2 Prinsip-Prinsip Koperasi

Menurut undang-undang republik indonesia no.25/92 bab III pasal 5 ayat 1 adalah

sebagai berikut :

1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka.

2. Pengelolaan dilakukan secara demokratis.

3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa

usaha masing-masing anggota.

4. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal.

5. Kemandirian.

2.2.3 Tugas Pokok Premier Koperasi

1 Dikemukakan oleh Burch dan Grudnistki

2 UU RI No.25 tahun 1992 : BAB 1 Pasal 1 ayat 1

Koperasi memiliki tugas pokok primer yaitu melaksanakan kegiatan usaha guna

melayani secara langsung kebutuhan ekonomi para anggotanya sehingga dapat

meningkatkan kesejahteraan mereka beserta keluarganya. Untuk diketahuinya bahwa tingkat

kesejahteraan tersebut selalu berubah sesuai dan selaras dengan tingkat pertumbuhan serta

perkembangan ekonomi yang ada3.

2.2.4 Kegiatan Koperasi

Koperasi merupakan badan usaha yang sangat mengutamakan kesejahteraan

anggotanya. Koperasi memiliki program kegiatan yang dapat membantu mensejahterakan

anggotanya antara lain kegiatan simpan-pinjam yang membantu memberikan pinjaman

kepada anggotanya, dikoperasi setiap anggota yang mengajukan pinjaman akan dicatat jasa

kegiatan simpan-pinjamannya yang digunakan untuk penghitungan SHU pada akhir tahun.

Koperasi juga memiliki program penjualan kebutuhan sembako yang memiliki tujuan

untuk dapat memenuhi kebutuhan sehari-hari para anggotanya. Progaram ini diwajibkan

kepada seluruh anggotanya untuk mengambil barang pada awal bulan yang dilaksanakan

mulai tanggal 1-10, yang memiliki ketentuan setiap anggota koperasi paling minimal

mengambil barang dikoperasi sejumlah Rp 25.000. Cara pengambilan barangnya dengan

cara mencatat jumlah barang yang diambil oleh per-setiap anggota kemudian totalnya untuk

digunakan pemotongan gaji pegawai tersebut. Dengan program-program kegiatan koperasi

ini dirasa bisa untuk membantu mensejahterakan para anggota beserta keluarganya.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis

3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mempersiapkan sebuah sistem yang kinerjanya optimal, digunakan analisis

dalam perancangan sistem informasi penjualan dan persedian barang akutansi dengan

menggunakan metode penelitian PIECES (Performance, Information, Economic, Control,

Efficiency, Service). Dengan melakukan analisis ini akan diperoleh beberapa hal yang dapat

disimpulkan masalah utama koperasi guru ini secara jelas dan spesifik .Dari hasil analisis

akan dapat rumusan berbagai usulan untuk membangun sistem yang lebih baik.

1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)

3 Materi Diklat Dekopinda. Sragen, hal 4

Analisis kinerja berguna untuk meningkatkan kinerja supaya lebih efektif

Tabel Analisa Kinerja Pada Sistem Penjualan Koperasi

No Faktor Hasil Analisis

1 Response Time Waktu tanggap sistem ini membutukan waktu yang

cukup lama, 10 menit bahkan lebih untuk melakukan

setiap satu kali melakukan proses transaksi penjualan

barang.

2 Throughput Sistem manual kurang lebih hanya bisa melakukan 6 kali

transaksi penjualan barang per 1 jamnya.

2. Analisis Informasi (Information Analysis)

Analisis Informasi digunakan penyajian informasi yang dihasilkan bisa akurat, tepat

waktu, dan relevan.

Tabel Analisis Informasi Pada Sistem Penjualan Koperasi


1 Akurat Pada laporan seluruh jenis barang, pernah mengalami

kesalahan sebanyak 1 kali, pada penjumlahan sisa barang.

2 Relevansi Karena seluruh laporan transaksi penjualan barang disimpan

dan dicatat pada buku besar jurnal penjualan, sehingga data

informasi pada waktu tahun yang lalu pernah mengalami

kehilangan file data laporan transaksi penjualan barang

3 Time Line Selesainya pembuatan laporan informasi transaksi tidak bisa

ditargetkan waktunya secara mutlak karena untuk membuat

laporan transaksi harus melakukan perekapan dan

penjumlahan data transaksi penjualan barang secara

keseluruhan dan dilakukan secara manual oleh karyawan

koperasi, jadi proses pembuatannya membutuh waktu lama,

sehingga penyampaian laporan sering tidak tepat waktu.

3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis)

Analisis Ekonomi digunakan untuk menekan ketidakefisien biaya yang di keluarkan

supaya bisa diminimalisasi sekecil mungkin .

Tabel Analisis Ekonomi Pada Sistem Penjualan Koperasi Guru


1 Biaya yang

dikeluarkan

terhadap

manfaat yang

dihasilkan.

Koperasi mempersiapkan biaya untuk menyediakan

peralatan media penyimpanan data, untuk membuat laporan

transaksi penjualan yang meliputi seperti membeli buku,

kertas folio, pensil, pena, penggaris dan lain-lain.Jadi

kalkulasi biaya yang harus dikeluarkan oleh koperasi

menjadi sangat besar untuk jangka panjangnya.

4. Analisis Pengendalian (Control Analysis)

Analisis Pengendalian digunakan untuk menghindari dan mendeteksi

penyalahgunaan atau kesalahan sistem, untuk menjamin keamanan data dan informasi.

Sehingga tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi.

Tabel Analisis Pengendalian Pada Sistem Penjualan Koperasi Guru


1. Pengaturan hak

akses

Sistem ini tidak memiliki pembatasan terhadap siapa

saja yang hendak membaca, mengedit, menyimpanan

data informasi laporan transaksi. sehingga pengamanan

terhadap data informasi laporan-laporan transaksi

penjualan barang menjadi tidak aman.

5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)

Analisis Efisiensi digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan

menggunakan sumberdaya yang tersedia.

Tabel Analisis Efisiensi pada Sistem Penjualan Koperasi Guru


1. Sumber daya

manusia terhadap

keluaran informasi.

Untuk proses transaksi penjualan barang dan

pembuatan laporan transaksinya membutuhkan 2

orang, sebenarnya proses tersebut bisa dikerjakan

oleh 1 orang saja.

6. Analisis Pelayanan (Service Analysis)

Analisis Pelayanan digunakan untuk membuat pelayanan yang kedepannya bisa

lebih optimal terhadap konsumen.

Tabel Analisis Pelayanan pada Sistem Penjualan Koperasi Guru


1 Ragam Informasi Sistem ini kurang lengkap terhadap informasi

laporan siapa yang telah membuat laporan

transaksi penjualan barang.

2 Prosedur Untuk mendapatkan informasi harus melengkapi

prosedur yang meliputi :

a.Benar pegawai negeri sipil, khusus sebagai

guru sekolah dasar dikecamatan sambirejo.

b.Terdaftar sebagai anggota koperasi guru

kecamatan sambirejo.

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Pengertian Perancangan Sistem

Rancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru

berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah

memberikan gambaran rancangan sistem yang lengkap untuk programmer dan ahli-ahli

teknik yang akan mengimplementasikan sistem.

3.2.2 Perancangan Model Sistem

Rancangan model merupakan gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau

model sistem tersebut. Secara umum rancangan model mempunyai dua bentuk yaitu

physical model dan logical model. Physical model menerangkan bagaimana sistem ini

diterapakan secara fisik, dan digambarkan dalam bentuk diagram alir, sedangkan logical

model menerangkan fungsi-fungsi sistem informasi bekerja secara logika, model ini di

gambarkan dengan diagram arus data. Pada perancangan sistem ini menggunakan

rancangan model sistem logical model yang diterangkan dengan diagram arus data (data

flow diagram).

3.2.3 Data Flow Diagram

Data flow diagram adalah merupakan gerakan data dari sebuah sistem, mulai dari

masuk sampai ketujuannya. Arus data mengalir diantara proses (procced), simpanan data

(data store), dan kesatuan luar (external entity). Pendekatan terstruktur ini menggambarkan

top level yang menjelaskan arus data secara garis besar dan menggambarkan lower level

yang menjelaskan arus data secara lebih rinci.

1. Diagram Konteks

Pembuatan suatu diagram konteks dari sistem, struktur ini mengambarkan sistem secara

garis besar. Berikut adalah diagram konteks sistem penjualan sembako pada koperasi guru

kecamatan sambirejo :

Gambar Diagram Konteks

2. Data Flow Diagram Level 0

Pembuatan gambar data flow diagram level 0, digunakan untuk menjelaskan proses-

proses yang ada didalam bagan berjenjang agar prosesnya bisa menjadi lebih terperinci lagi.

Berikut adalah gambar data flow diagram level 0 pada sistem penjualan koperasi guru

kecamatan sambirejo :

Gambar Data Flow Diagram Level 0

3. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1

Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 1



4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Implementasi Database

Implementasi database adalah menjelaskan tabel-tabel database beserta

fungsinya untuk sistem informasi penjualan barang, dalam pembuatan database

menggunakan Microsft word accses 2007. Dalam database koperasi ini terdiri dari 10

tabel antara lain tabel jenis_barang, tabel barang, tabel pengguna, tabel pelanggan,

sekolah, ka_koperasi, pembelian, detail_pembelian, penjualan, detail_penjualan.

Gambar Implementasi Database Data Jenis_Barang

4.2 Implementasi Program

1. Menu Utama

a. Listing Program

Private Sub MDIForm_Load()

StatusBar1.Panels(2).Text = "Login mulai : " & Format(Date, "dd MMMM yyyy ") & Format(Time,

"H:mm:ss")

End Sub

Private Sub MDIForm_Unload(Cancel As Integer)

If MsgBox("YAKIN AKAN MENUTUP APLIKASI INI..?", _

vbQuestion, "Konfirmasi") = vbNo Then

Cancel = 1

Else

End

End If

End Sub

Private Sub menubarang_Click()

FrmBarang.Show

End Sub

Private Sub menujenis_Click()

FrmJenis.Show

End Sub

Private Sub menulogin_Click()

FrmLogin.Show 1, FrmUtama

End Sub

Private Sub menulapbarang_Click()

FrmlapBarang.Show

End Sub

Private Sub menulapjenisbarang_Click()

Call BukaDB

SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi"

Set RsKS = Conn.Execute(SQL)

SQL = "select * from jenis_barang "

With lapjenisbarang

.DataControl1.ConnectionString = StrConnect

.DataControl1.Source = SQL

.lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua")

.lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA")

.Refresh

.Run

.Show

End With

End Sub

Private Sub menulappelanggan_Click()

Call BukaDB



SQL = "select * from Pelanggan a,sekolah b where a.kd_sekolah=b.kd_sekolah"

With lappelanggan





.Refresh

.Run

.Show

End With

End Sub

Private Sub menulappengguna_Click()

Call BukaDB



SQL = "select * from Pengguna "

With lappengguna





.Refresh

.Run

.Show

End With

End Sub

Private Sub menulapsekolah_Click()

Call BukaDB



SQL = "select * from Sekolah "

With lapsekolah





.Refresh

.Run

.Show

End With

End Sub

Private Sub menulaptransbeli_Click()

Frmlapbeli.Show

End Sub

Private Sub Menulaptransjual_Click()

FrmLapJual.Show

End Sub

Private Sub menupelanggan_Click()

FrmPelanggan.Show

End Sub

Private Sub menupengguna_Click()

FrmPengguna.Show

End Sub

Private Sub menusekolah_Click()

FrmSekolah.Show

End Sub

Private Sub menutransaksipembelian_Click()

FrmPembelian.Show

End Sub

Private Sub menutransaksipenjualan_Click()

FrmPenjualan.Show

End Sub

Private Sub mnusetketua_Click()

FrmSet.Show

End Sub

Private Sub Toolbar1_ButtonClick(ByVal Button As MSComctlLib.Button)

On Error Resume Next

Select Case Button.Index

Case 1:

FrmPembelian.Show

Case 2:

FrmPenjualan.Show

Case 3:

FrmSet.Show

End Select

End Sub

b. Pembahasan

Listing program diatas berfungsi untuk memanggil menu yang ada di menu

utama seperti memanggil menu-menu master data, memanggil menu-menu transaksi

dan memanggil menu-menu laporan

c. Kelebihan

Pengguna diberi kemudahan dalam mengakses data karena menu utama sistem

informasi penjualan ini memiliki fitur tambahan shortcut yang ada di program, sehingga

dapat membantu pengguna untuk mengakses data lebih cepat.

d. Kelemahan

Tampilan antar muka dari menu utama masih terlihat standar bagi pengguna

sistem informasi penjualan ini (kurang terlihat menarik).

Gambar Menu Utama

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari uraian analisa serta pembahasan yang dilakukan oleh penulis tentang

pembuatan sistem informasi penjualan barang kebutuhan sembako pada koperasi guru

kecamatan sambirejo, dapat ditarik kesimpulan bahwa :

a. Sistem informasi penjualan ini telah mampu mengolah data jenis barang, data

barang, data pengguna, data sekolah, data pelanggan, data ka_koperasi, data transaksi

pembelian, transaksi penjualan, pembuatan laporan-laporan dengan optimal sesuai

dengan analisa perancangan sistem.

b. Sistem informasi penjualan ini dapat meminimalisir tingkat kesalahan pada proses

pengolahan transaksi pembelian dan penjualan barang kebutuhan sembako.

c. Sistem informasi penjualan ini memberikan kemudahan untuk proses pencarian

laporan data barang, laporan data pengguna, laporan data pelanggan, laporan data

sekolah, laporan data transaksi pembelian dan laporan transaksi penjualan barang

kebutuhan sembako.

5.2 Saran

Saran dirasakan sangat perlu untuk pengembangan penelitian skripsi tahun-tahun

yang selanjutnya adalah :

a. Tulisan skripsi tentang penelitian pembuatan sistem informasi penjualan barang

ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan. Karena pada tampilan

interface dan fitur-fitur penunjang kinerja sistem belum sempurna, oleh sebab itu penulis

mengharapkan peran serta dan partisipasi pada tahun-tahun selanjutnya ada penelitian-

penelitian yang lebih baik, lengkap, dan inovatif.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Design Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi Offset

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktik Aplikasi Bisnis, Edisi Ketiga. Yogyakarta: Andi Offset

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data Edisi Kesatu.

Yogyakarta : Andi

analisis dan perancangan informasi penjualan...

Documents