analisis dan perancangan sistem informasi pegawai...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEGAWAI
“ SMP NEGERI 1 SAWANGAN”
MAGELANG
Naskah Publikasi
Disusun Oleh :
Anggit Septiana K
06.12.1830
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA dan KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ANALYZE AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM EMPLOYEES “SAWANGAN 1 JUNIOR HIGH SCHOOL”
MAGELANG
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEGAWAI “ SMP NEGERI 1 SAWANGAN”
MAGELANG
Anggit Septiana K
06.12.1830
Jurusan S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The improvement of computer science nowadays has a great transformation rapidly. So it brings dynamically change in every sector. This improvement help human needs to maintain self personal data to be an information with simply fast and accurate. So it help people to processing task better.
Concisely, this paper contains about developing information system with devise application for employer data processing as a media data processing which used in order to make work fast and accurate. In this case SMPN 1 Sawangan has non computerized processing data, so it takes long term process to seeking data because the quantity data amount which is not computerized. Therefore it requires to conversion the way of employer data processing into a system. The developing program application employer processing data system help facilitate in data recording.Facilitate user for data searching when it needed. Minimalist expenditure and decrease the possibility of fault causing by non effective data recording process.
Application system employer data processing program of SMPN 1 Sawangan built with computer software based Windows using Microsoft visual basic and Microsoft SQL Server 2000. Keywords : Information system, Visual basic, SQL Server 2000
1. Pendahuluan
Kemajuan teknologi terutama di bidang teknologi informasi berkembang pesat secara
bertahap kearah yang lebih maju dari waktu ke waktu, berbagai sarana dan prasarana
yang ada dan ditunjang dengan berbagai penemuan-penemuan ilmiah penunjang
teknologi informasi, maka semakin meningkat pula kemudahan dan fasilitas sebagai
pendukung manusia, baik dalam menyelesaikan tugas-tugasnya maupun dalam mencari
informasi-informasi secara cepat dan efektif. Berdasarkan uraian tersebut maka penulis
sebagai Mahasiswa pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
AMIKOM Yogyakarta akan mengadakan penelitian dengan judul “Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang”
dengan harapan pemanfaatan teknologi informasi bisa lebih optimal dan efektif terutama
dibidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya dapat membantu
pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat
mendukung pihak SMPN 1 Sawangan Magelang dalam pengambilan keputusan.
2. Dasar Teori
2.1. Pengenalan Sistem Informasi
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang.1
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu:
a. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan
jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan
masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.
1 Gordon B.Davis, Sistem Informasi Manajemen, Seri Manajemen, hal 28.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.“2
2.4. Konsep Pemodelan Sistem
2.4.1 Analisis Sistem
2.4.2 Perancangan Sistem
2.4.3 Teori Flowchart
2.4.4 Data Flow Diagram (DFD)
2.5. Konsep Dasar Sistem Basis Data
Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang yang
berbeda, seperti:
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi
sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan
mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang ti dak perlu, untuk
memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam madia
penyimpanan elektronik.
2.6. Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS-
Windows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara
optimal. Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan
seperti program aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual
Basic secara umum adalah menyediakan komponen-komponen yang
2 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal. 11.
memungkinkan untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan
dan cara kerja Microsoft Windows.
2.6.2 Database Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 merupakan program aplikasi database untuk
client/server. Program ini dapat beroprasi pada berbagai sistem operasi, mulai
dari windows 9x, windows 2000 dengan bermacam-macam versinya dan juga
windows NT. Masing-masing sistem operasi itu untuk menjalankan aplikasi SQL
server 2000 menyediakan dukungan bermacam-macam, yang dapat disesuaikan
dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selama beroprasi, SQL Server
ini mengolah database, SQL Server di dalam berhubungan dengan user akan
dikelola oleh seseorang yang disebut DatabaseAdministrator.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Sejarah Berdirinya SMPN 1 Sawangan Magelang
SMP Negeri 1 Sawangan adalah SMP Pemerintah Daerah (Pemda).
Kemudian meningkat menjadi SMP Persiapan sebelum menjadi SMP Negeri
pada 1 April 1978. Berkembang dari tahun ke tahun SMP Negeri 1 Sawangan
terus mengadakan perbaikan dan peningkatan di berbagai aspek, dengan luas
tanah 7790 m2 dan luas bangunan 2095 m2 pada tahun 2008 SMP Negeri 1
Sawangan layak menjadi Sekolah Standar Nasional. Memiliki 18 ruang kelas
dengan jumlah siswa 605 pada tahun pelajaran 2010/2011 ini. SMP N 1
Sawangan berlokasi di Jl.Mawardi-Sawangan kab.Magelang 56481, merupakan
salah satu sekolah menengah tingkat pertama yang berada di kabupaten
Magelang Jawa Tengah. Dengan no identitas sekolah SMP Negeri 1 Sawangan
Magelang : 201030807003. Dan yang menjabat sebagai kepala sekolah
sekarang adalah Bpk. Wahid S., S. Pd.
3.1.2 Visi dan Misi
SMP N 1 Sawangan mempunyai visi dan misi dan nilai yang ingin dicapai.
Adapun visi dari SMP N 1 Sawangan adalah :
“Mewujudkan siswa-siswi SMP N 1 Sawangan Magelang Santun Dalam
Perilaku, Unggul Dalam Prestasi”
Untuk mewujudkan visi tersebut maka dari SMP N 1 Sawangan
menetapkan beberapa misi yaitu
Mengamalkan ajaran agama dalam kehidupan sehari-hari.
Mengembangkan nilai-nilai luhur budaya bangsa dalam berperilaku.
Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan yang efektif untuk
menghasilkan peserta didik yang bermutu.
Meningkatkan profesionalisme warga sekolah sebagai bekal dalam
berkarya.
Mengembangkan minat bakat peserta didik secara optimal.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Identifikasi Masalah
Untuk membuat sistem yang tepat maka telah dilakukan analisa terhadap
sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul
dalam pengolahan data guru dan pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang
adalah pembuatan laporan-laporan sangat lama, pengelolaan data yang masih
dilakukan secara manual dengan cara mencatat ke dalam sebuah arsip membuat
para pegawainya kesulitan jika sewaktu-waktu membutuhkan data seorang
pegawai atau guru.
3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem
Untuk memastikan suatu sistem layak atau tidak maka diperlukan
analisis PIECES :
3.2.2.1 Analisis Kerja Sistem (Performance)
Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas
dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja dapat
diukur dari Throughput dan Respose Time. Throughtput adalah jumlah
pekerjaan yang dapat dilakukan saat waktu tertentu. Response Time
adalah rata-rata waktu tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan di
tambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut
dengan melihat berapa lama waktu yang diperlukan oleh pegawai dalam
melakukan pekerjaan yang dapat dikatakan efektifitas. Dengan
menggunakan sistem yang lama atau manual sistem, dalam penyelesaian
laporan membutuhkan waktu 10 menit, jumlah pekerjaan lebih dari satu
orang.
3.2.2.2 Analisis Informasi (Information)
Sistem kepegawaian di SMP Negeri 1 Sawangan Magelang
yang masih menggunakan sistem manual dalam menyajikan informasi
memiliki beberapa masalah, diantaranya adalah :
a. Adanya pengulangan di dalam pencatatan data.
b. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat karena
data yang diolah cukup banyak sehingga terjadi kesalahan
dalam pemasukan data.
Beberapa masalah diatas menyebabkan informasi yang
disediakan kurang berkualitas. Maka perlu pengembangan sistem
informasi yang dapat mengatasi masalah di atas. Diharapkan sistem
yang akan dibuat mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan
diharapkan dapat membantu setiap bagian dan pimpinan dalam
mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah berikutnya.
3.2.2.3 Analisis Ekonomi (Economic)
Pada sistem lama, proses penyimpanan data mengenai guru dan
karyawan dilakukan secara manual sangatlah tidak efektif dan tempat yang
cukup luas dalam proses penyimpanan sehingga memerlukan dokumen,
file arsip, dan rak serta almari-almari untuk penyimpanan. Secara
ekonomis SMP N 1 Sawangan membutuhkan biaya operasional yang tidak
sedikit seperti biaya membeli peralatan tulis, buku laporan, tempat arsip,
dan sebagainya.
3.2.2.4 Analisis Pengendalian (Control)
Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan
keberadaannya untuk menjamin keamanan data dan informasi. Sistem
informasi yang masih manual dengan pengarsipan data menggunakan file-
file berkas akan mempersulit dalam mengontrol dimana data-data itu di
arsipkan. Karena terkadang ada file yang tercampur dengan file lain.
Selain itu juga karena disimpan di lemari dapat dibuka oleh siapa saja,
sehingga menimbulkan kekhawatiran ada pihak-pihak yang tidak
bertanggung jawab yang memanfaatkan data-data tersebut.
3.2.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang
digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal.
Sistem Kepegawaian yang sedang berjalan masih menggunakan sistem
manual, tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan
manusia cukup terbatas, sedangkan pengolahan data dan laporan masih
mengandalkan pada kemampuan manusia. Hal ini dapat mengakibatkan
kelelahan dan kesalahan. Untuk itu diharapkan sistem yang akan dibuat
nantinya dapat mengurangi beban manusia agar pekerjaanya lebih mudah
dengan hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan.
3.2.2.6 Analisis Pelayanan (Service)
Dalam suatu organisasi peningkatan pelayanan dan kepuasan
karyawan merupakan suatu tujuan yang penting. Pada SMP N 1
Sawangan pelayanan yang diberikan pada karyawan khususnya pada
proses penggajian dinilai kurang maksimal. Hal itu dikarenakan masi ada
kekurangan-kekurangan dalam proses pencarian dan perubahan data
pegawai yang ada hubungannya dengan proses sehingga dapat
mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian laporan.
3.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras
1. Server
1. Processor E5200
2. RAM 1024MB PC-6400
3. Standart Mouse, Keyboard, VGA, Display (monitor atau LCD)
2. Client
1. Processor celeron E420
2. RAM 256MB
3. Standart Mouse, Keyboard, VGA, Display (monitor atau LCD)
Spesifikasi diatas adalah spesifikasi minimum. Penentuan spesifikasi diatas
disesuaikan dengan budget yang disediakan oleh pihak instansi dan kebutuhan
berjalannya system.
3.2.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan sistem dan
pemrosesan data dari sistem yang diusulkan adalah :
a. Microsoft Windows XP sebagai sistem operasi.
b. Microsoft Visual Basic 6.0 untuk Develop Program
c. Microsoft SQL 2000 sebagai Data Storage.
3.2.3.3 Kebutuhan Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting untuk sistem
informasi karyawan di SMP N 1 Sawangan Magelang karena informasi
yang baik akan mendukung kinerja yang baik pula. Dalam suatu sekolah
dibutuhkan laporan-laporan yang berhubungan dengan kelancaran hal-hal
yang dapat mendorong terciptanya peningkatan kinerja para pegawai
dalam melakukan pengolahan data. Kebutuhan informasi yang akan
dihasilkan merupakan informasi mengenai Laporan statistik jenis pegawai,
laporan data guru, slip gaji, laporan gaji, laporan tunjangan dan potongan.
3.2.3.4 Kebutuhan Pengguna (user)
User merupakan orang yang terlibat dalam pembuatan laporan
aplikasi pelayanan sistem informasi pegawai. Dalam pengoperasian
program yang akan dibuat nanti akan memerlukan sejumlah orang yang
terllibat dalam pembuatan sistem ini antara lain :
a. Adminstrator, pada administrator diperlukan 1 orang saja.
b. Programmer dan user
3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem
3.2.4.1 Kelayakan Teknologi
Sistem ini secara teknologi sangat layak karena ketersediaan
teknologi yang ada sangat memadai dan mudah untuk didapatkan.
Demikian juga dengan teknologi komputer, pemakaian teknologi komputer
dalam berbagai bentuk dapat menunjang kinerja yang handal, cepat dan
akurat. Untuk itu sangat tepat apabila teknologi komputer digunakan untuk
penerapan dan pengembangan sistem yang baru untuk mencapai hasil
yang lebih baik dengan ditunjang SDM lulusan perguruan tinggi.
3.2.4.2 Kelayakan Hukum
Secara hukum, sistem ini telah memenuhi aturan dan undang-
undang yang berlaku dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat
lunak legal. Dalam pembelian software Sistem Operasi Windows XP Home
SP2 serta Microsoft SQL Server 2000. Dengan demikian apabila ditinjau
dari segi kelayakan hukum maka penerapan dan pengembangan sistem ini
layak untuk digunakan.
3.2.4.3 Kelayakan Operasional
Kesimpulannya adalah sistem dapat dikatakan layak untuk
diterapkan karena sumber daya manusia sudah tersedia di sekolah
tersebut.
3.2.4.4 Kelayakan Ekonomi
Secara ekonomi sistem ini tidak akan menimbulkan kerugian
karena biaya dasar tidak lebih besar dari manfaat dan keuntungan yang
diperoleh. Dalam proses analisis kelayakan ekonomi diperlukan dua
komponen utama, yaitu komponen biaya dan manfaat, serta teknik
penilaiannya disebut Analisis Biaya dan Manfaat. Apabila dilihat dari
manfaatnya yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan, tingkat efisiensi
tinggi dan efektifitas maksimal, hal ini menunjukkan sistem yang akan
dikembangkan cukup menguntungkan.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci
terhadap system baru yang akan diterapkan.
3.3.1 Perancangan Model
3.3.1.1 Flowchart
3.3.2 Perancangan Basis Data
Adapun struktur database yang digunakan pada sistem ini dapat
dilihat secara lengkap sebagai berikut :
a. Struktur Tabel Admin
Tabel ini digunakan untuk login admin
username sebagai primary key
Field Tipe data Length
Username (PK) Varchar 50
Password Varchar 50
b. Struktur Tabel Pegawai
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data guru
nip sebagai primary key
Field Tipe Data Length
kd_pegawai (PK) Varchar 50
nama Varchar 50
id_jabatan(FK) Integer 4
Gambar 3.4 Data Flow Diagram (DFD)
Tabel 3.9 Struktur Tabel Admin
Tabel 3.10 Struktur Tabel Guru
id_golongan(FK) Integer 4
tempat_lahir Varchar 50
tanggal_lahir Date 8
jenis_kelamin Char 1
alamat Varchar 255
tlep numeric 12
agama varchar 10
status varchar 50
c. Struktur Tabel Gaji
Tabel ini untuk menyimpan data gaji pokok untuk tiap periode.
Id_Gaji sebagai Primary key
Field Tipe Data Length
id_gaji(PK) Integer 4
kd_pegawai(FK) Varchar 50
bulan Integer 4
tahun Numeric 4
nilai Integer 11
d. Struktur Tabel Potongan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada suatu
periode.
Id_Potongan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_potongan (PK) Integer 4
nama Varchar 50
nilai Integer 11
Tabel 3.11 Struktur Tabel Gaji
Tabel 3.12 Struktur Tabel Potongan
e. Struktur Tabel Tunjangan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data tunjangan gaji pada
suatu periode.
Id_Tunjangan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_tunjangan(PK) Integer 4
nama Varchar 50
nilai Integer 4
f. Struktur Tabel Jabatan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data jabatan pada suatu
periode.
Id_Jabatan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_jabatan(PK) Integer 4
nama_jabatan Varchar 50
g. Struktur Tabel Golongan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data id_golongan pada suatu
periode.
Id_Golongan sebagai Primary Key
Field Tipe Data Length
id_golongan(PK) Integer 4
nama_golongan Varchar 50
h. Struktur Tabel Gaji_Potongan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada
suatu periode gaji.
Tabel 3.13 Struktur Tabel Tunjangan
Tabel 3.14 Struktur Tabel Jabatan
Tabel 3.15 Struktur Tabel Golongan
Field Tipe Data Length
id_gaji (FK) Integer 4
id_potongan(FK) Integer 4
i. Struktur Tabel Gaji_Tunjangan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada
suatu periode gaji.
Field Tipe Data Length
id_gaji(FK) Integer 4
id_tunjangan(FK) Integer 4
4. Implementasi Sistem
Setelah sistem selesai dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah
diseleksi dan dipilih, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Tahap Implementasi
sistem adalah tahap meletakkan sistem yang baru supaya siap untuk dioperasikan.
Tujuan implementasi sistem adalah untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem
sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
Manual Program :
a. Login Operator
Tabel 3.16 Struktur Tabel Gaji_Potongan
Tabel 3.17 Struktur Tabel
Gaji_Tunjangan
Gambar 4.15 Tampilan Form Login
b. Form Master Pegawai
Form ini untuk menginputkan data pegawai
c. Laporan Data Pegawai
Form ini digunakan untuk laporan pegawai.
Gambar 4.17 Tampilan Form Master Data pegawai
Gambar 4.25 Tampilan Laporan Data Pegawai
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Selama penulis melakukan penelitian di SMP N 1 Sawangan Magelang hingga
dalam perancangan sistem, maka penulis dapat menarik kesimpulan :
1. Pengolahan data dengan menggunakan komputer dapat meringankan
pekerjaan, lebih efektif dan efisien karena dapat mempersingkat waktu kerja dan
mendapatkan hasil yang akurat.
2. Penggunaan perangkat komputer yang baik mendapatkan hasil yang lebih
maksimal dan dapat mempersingkat waktu dalam pengoperasian program.
3. Sistem yang diberikan penulis sudah layak dipakai meskipun masih sederhana
tetapi dapat meningkatkan kinerja pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penyusun memberikan saran-saran kepada
instansi sebagai berikut:
1. Adanya sistem baru ini diharapkan pemakai memperhatikan kekurangan dan
kelemahan sistem agar segera dicari permasalahannya untuk perhatian.
2. Instansi perlu memperhatikan pelatihan personil pada karyawan yang akan
langsung berhubungan dengan sistem baru.
3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi
yang digunakan oleh instansi harus selalu menganalisis apakah sistem ini
masih layak digunakan atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya
pengembangan sistem untuk masa datang demi kelangsungan pelaksanaan
sistem informasi yang lebih baik dan menguntungkan.
4. Perancangan sistem informasi pegawai yang penulis ajukan pada laporan ini
hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk dikembangkan menjadi
sistem yang baru yang lebih efektif dan efisien, serta mendukung informasi
yang diperlukan instansi.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999.
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005
Hanif Al Fatta,M.Kom. Analisis & Perancangan Sistem Informasi ntuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset, 2007.
Linda Marlina, Sistem Basis Data, Penerbit ANDI Yogyakarta, 2004.
Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen, Seri Manajemen, PT. Prenhallindo,
Jakarta, 1995.
http://www.tabloidpcplus.com, 10 November 2011
www.bi.go.id, 10 November 2011