analisis dan perancangan sistem informasi...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIANPADA FAKULTAS SENI RUPA
ISI YOGYAKARTA BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Dhian Shinta Pramudita
06.21.0353
kepadaSEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOMYOGYAKARTA
2012
NASKAH PUBLIKASI
Analisis dan Perancangan Sistem InformasiKepegawaian Pada Fakultas Seni Rupa
ISI YogyakartaBerbasis Web
disusun oleh
Dhian Shinta Pramudita06.21.0353
Dosen Pembimbing
Krisnawati, S.Si, MT.NIK. 1 90302038
Tanggal 3 Desember 2012
KETUA JURUSANTEKNIK INFORMATIKA
Sudarmawan, S.T., M.T.NIK. 190302035
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED PERSONNEL INFORMATION SYSTEMSAT THE FACULTY OF FINE ARTS ISI YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIANPADA FAKULTAS SENI RUPA ISI YOGYAKARTA BERBASIS WEB
Dhian Shinta Pramudita
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information system plays an important role in an organization (a company) inproviding the accurate information needed by the organization in terms of humanresources data and governmental information. An organization or company usestechnology to support the existing system to run smoothly.
So Far, The Faculty of Visual Art of Indonesia Institute of the art in processing itsdata of human resources still applies the manual system and it is not integrated with otherfaculties. The system used is very risky because it can be accesed by all people. There isno protection set by the information provider.
Web-based Human Resources Information System designed will give the usersmany benefits. The new system provides accurate information and sets access limitationfor the users. Only those who given the right will be permitted to access the data. Thesystem uses MySQL (PhpMyAdmin) as the database and Macromedia Dreamweaver,Appserv as the programs in use interface designing. This Web-Based system eases theusers in obtaining information quickly so that time efficiency is achieved and also reducesthe papers used (paperless).
Keyword : Information System, Human Resources (Personnel) Information System.
1. Pendahuluan
Sistem Informasi Kepegawaian adalah suatu sistem terpadu yang terdiri atas
perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat
lunak. Perangkat penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat
komunikasi yang saling berkaitan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan
informasi di bidang kepegawaian. Begitu banyaknya data yang harus diolah
mengharuskan penggunaan sistem informasi yang tertata rapi, disimpan dengan baik dan
diakses dengan benar, disini yang dimaksudkan adalah data ini harus diakses oleh
orang berhak.
Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta sudah menggunakan komputer sebagai alat
bantu pengolah data. Penggunaannya masih minimal sekali, apabila dibandingkan
dengan kemampuan komputer yang sebenarnya bisa digunakan secara maksimal.
Fakultas ini terdiri dari beberapa sub bagian yang memiliki jarak yang tidak berdekatan,
didukung lagi dengan gedung yang bertingkat. Jarak membuat informasi sulit untuk
diakses dalam waktu cepat.
Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis merancang Sistem Informasi
Kepegawaian pada Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta berbasis web.. Suatu sistem
kepegawaian membutuhkan pengolahan dan penyimpanan data yang bagus dan juga
dapat diakses oleh pengguna informasi sehingga kebutuhan akan informasi dapat
terpenuhi. Sistem kepegawaian berbasis web akan memudahkan penyaji informasi
melakukan update data secara cepat dan dapat diakses pengguna dimanapun mereka
berada, asalkan terdapat jaringan internet serta mengurangi penggunaan kertas yang
berlebihan. Melihat keadaan sistem yang masih manual sehingga dalam rangka
penelitian skripsi, judul yang diambil adalah “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Kepegawaian Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta berbasis Web”.
2. Landasan Teori
Definisi Sistem
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.”
Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.” Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk
jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item.
Siklus Informasi
Siklus in Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data
Gambar 1.1. Siklus Informasi
Keterangan :
Siklus informasi : data dimasukkan ke dalam model yang pada umumnya memiliki proses
tertentu dan pasti, setelah diproses akan diperoleh keluaran yang berupa informasi yang
bermanfaat bagi penerima untuk membuat keputusan dan melakukan tindakan yang
akan membuat sejumlah data kembali.
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu akurat (accurate), tepat
pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut
PROSES(MODEL)
DASARDATA
OUTPUT(INFORMATION)
PENERIMA
KEPUTUSANTINDAKAN
HASILTINDAKAN
DATA
INPUT
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.“
Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu
blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok
kendali. Sebagai sebuah sistem, keenam blok ini akan saling berinteraksi membentuk
satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
a. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode-
metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan.
b. Blok Model (Model Block)
Blok yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi yang berupa informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua
pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima
input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirikan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.
Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware ), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
e. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya. Data disimpan dalam basis data untuk keperluan
penyediaan informasi lebih lanjut. Basis data diakses dan dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
Systems).
f. Blok Kendali (Controls Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem, seperti kesalahan, ketidakefisienan,
kegagalan sistem dan lain-lain, sehingga perlu dirancang dan diterapkan beberapa
pengendalian untuk mencegah hal-hal yang merusak sistem ataupun bila sudah
terlanjur terjadi kesalahan bisa segera diatasi.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (management information systems atau MIS) merupakan
penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi
yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi SIM :
“SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk
menyediakan semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari
sistem-sistem informasi.”
Sistem-sistem informasi memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen,
yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), manajemen tingkat
menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level
management).
Sistem Manajemen Basis Data
Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem basis data
(database system). Sistem basis data adalah suatu sistem informasi informasi yang
mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan
membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu
organisasi. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah perangkat lunak yang
dirancang untuk melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumlah besar.
DBMS merupakan antar muka antara pengguna database dengan data yang tersimpan.
Keuntungan penggunaan DBMS :
a. Mengurangi pengulangan data
b. Mencapai Independensi data
c. Mengintegrasikan data dari beberapa file
d. Mengambil data dan informasi dengan cepat
e. Meningkatkan keamanan
Kerugian penggunaan DBMS :
a. Perangkat lunak yang mahal
b. Konfigurasi perangkat keras yang besar
c. Memerlukan staf pengelola basisdata khusus
Data dalam DBMS dapat digambarkan dalam tiga level abstraksi, yaitu konseptual, fisik
dan eksternal. Data definition language (DDL) digunakan untuk mendefinisikan skema
konseptual, SQL untuk menggambarkan aspek dari skema fisik. Skema didefinisikan
menggunakan data definition language (DDL) dan data dimodifkasi menggunakan data
management language (DML).
Perangkat Lunak yang Digunakan
Perangkat lunak adalah perintah-perintah atau data komputer, yang disimpan secara
elektronik. Perangkat lunak dibagi menjadi dua kategori, yaitu :
1. Perangkat lunak sistem (software system) yang meliputi sistem operasi dan
semua utilitas yang menjalankan komputer.
2. Perangkat lunak aplikasi (application system) yang meliputi program yang
digunakan oleh pengguna untuk melakukan pekerjaan tertentu, seperti
pengolahan kata (word processor), spreadsheets, dan sistem manajemen basis
data.
Dalam penyusunan skripsi ini, sistem operasi yang digunakan adalah Windows 7
Ultimate, didukung oleh aplikasi MySQL 5.0.21, PhpMyAdmin, Apache 2.2.2 dan
Macromedia Dreamweaver.
MySQL
MySQL (My Structure Query Language) merupakan sebuah program pembuat
database yang bersifat open source, berarti semua orang dapat menggunakannya dan
dapat dijalankan pada semua platfowm baik Windows maupun Linux. MySQL termasuk
jenis RDBMS (Relational Database Management System) yaitu satu jenis DBMS yang
mendukung adanya relationship atau hubungan antar tabel.
PhpMyAdmin
PhpMyAdmin merupakan perangkat lunak open source yang ditulis dalam
bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk menangani administrasi MYSQL
melalui www ( World Wide Web). Phpmyadmin mendukung berbagai aplikasi mysql,
diantaranya (mengelola basis data, tabel – tabel , bidang, relasi, indeks dan lain-lain).
Kelebihan PhpMyAdmin yaitu sifat aplikasi yang open source, kemudahan administrasi
dan akses objek-objek database.
Apache 2.2.2
Apache adalah sebuah nama web server yang bertanggung jawab pada request-
response HTTP dan logging informasi secara detail. Selain itu, Apache juga diartikan
sebagai suatu web server yang cocok, modular, mengikuti standar protokol HTTP, dan
tentu saja sangat digemari. Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan kesalahan
yang dapat dikonfiguri, autentikasi berbasis data dan lain-lain. Apache juga didukung oleh
sejumlah antarmuka pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan penanganan
server menjadi mudah. Apache merupakan perangkat lunak open source yang
dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiri dari pengembang-pengembang
dibawah naungan Apache Software Foundation.
Macromedia Dreamweaver
Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor professional yang
berfungsi untuk mendesain secara visual dan mengelola situs web maupun halaman
web. Dreamweaver 8 digunakan untuk web desain. Dreamweaver 8 mengikutsertakan
banyak tools untuk kode-kode dalam halaman web beserta fasilitas-fasilitasnya, antara
lain referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger dan editor kode yang
mengijinkan pengeditan kode Javascript, XML dan dokumen teks lain secara langsung.
3. Analisis
Identifikasi Masalah
Mengindentifikasi masalah yang ada pada Sub bagian Kepegawaian Fakultas Seni Rupa
ISI Yogyakarta. Identifikasi masalahnya adalah sebagai berikut :
- Lambatnya proses pemasukan data pegawai
- Penyajian informasi kepegawaian yang kurang efektif
- Penyimpanan data pegawai yang kurang bagus.
- Penyampaian informasi kepegawaian yang kurang cepat tersampaikan kepada
pegawai yang bersangkutan.
- Data pegawai yang tidak up to date.
- Pemborosan kertas.
Analisis Kelemahan Sistem
Analisis lain yang digunakan untuk menganalisis sistem kepegawaian pada Fakultas Seni
Rupa ISI Yogyakarta adalah dengan menggunakan analisis PIECES (Performance,
Information, Economy, Control, Efficiency, Services).
a. Analisis Kinerja (Performance)
Kelemahan sistem lama :
Pengolahan data pegawai yang menggunakan sistem manual, dan belum
digunakannya database untuk penyimpanan data pegawai.
Harapan pada sistem yang baru :
Dengan sistem kepegawaian yang berbasis web maka pengolahan data sudah
menggunakan database dan dapat diakses oleh pemakai yang berhak.
b. Analisis Informasi (Information)
Kelemahan sistem lama :
Informasi data kepegawaian yang kurang up to date dan sudah kadaluarsa, karena
masih menggunakan sistem cetak dalam penyampaian informasi dan ditempel pada
papan pengumuman kepegawaian, sehingga saat ada perubahan data pegawai
belum tentu akan dicetak dan ditempel di papan pengumuman kepegawaian.
Harapan pada sistem yang baru :
Informasi yang telah di up date oleh admin kepegawaian akan dapat tersampaikan
kepada pemakai (user) secara cepat dan tepat waktu.
c. Analisis Ekonomi (Economy)
Kelemahan sistem lama :
Dalam jangka panjang sub bagian kepegawaian akan mengeluarkan biaya yang tidak
sedikit untuk mencetak semua informasi baru yang telah mengalami perubahan,
karena semua informasi diberikan dalam bentuk cetak.
Harapan pada sistem yang baru :
Pengurangan biaya untuk mencetak informasi yang dibutuhkan karena informasi
akan disajikan dalam bentuk web dan dapat diakses dari komputer mana saja
asalkan komputer terhubung dengan internet.
d. Analisis Kendali (Control)
Kelemahan sistem lama :
Masih terlihat adanya pengendalian yang kurang yaitu kurangnya pengendalian hak
akses untuk mendapatkan informasi, semua pegawai dapat melihat data pegawai
yang lain saat mereka berada di sub bagian kepegawaian, sehingga kerahasiaan
informasi tidak bisa dijaga dan bisa disalahgunakan.
Harapan sistem yang baru :
Pemberian hak akses akan membatasi pemakai yang tidak berhak mengakses
informasi penting tentang data pegawai.
e. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Kelemahan sistem lama :
Pengolahan data pegawai yang masih mengunakan software standar belum
memberikan hasil yang maksimal dalam pendokumentasian data.
Harapan pada sistem yang baru :
Sistem yang baru akan membuat sumber daya manusia pada sub bagian
kepegawaian mengenal sistem yang lebih baik untuk melakukan pendokumentasian
data, agar informasi dapat disampaikan secara cepat dan terdokumentasi dengan
baik
f. Analisis Pelayanan (Service)
Kelemahan sistem lama :
Pelayanan yang diberikan pada sub bagian kepegawaian masih kurang maksimal,
karena pada saat informasi dibutuhkan dan admin kepegawaian tidak berada di
tempat maka pelayanan akan terhambat dan mengganggu dalam pengambilan
keputusan.
Harapan pada sistem yang baru :
Pelayanan akan informasi kepegawaian akan bisa dimaksimalkan karena sistem
akan berjalan berbasis web dan disajikan tanpa tergantung pada keberadaan admin
yang harus selalu ditempat.
Perancangan Sistem
Flowchart Sistem
DFD (Data Flow Diagram)
Diagram Konteks
Relasi Tabel
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Hasil uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari
kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga
pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah
diintegrasikan perlu di tes kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima
input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output
kepada program yang lainnya.
Menu Login
Saat admin melakukan login maka akan masuk ke menu dengan 2 pilihan, yaitu
menu utama admin dan menu utama user.
Gambar 4.1 Menu Login
Menu Utama Admin
Menu admin untuk melakukan pengolahan data kepegawaian dan menu user
untuk melihat tampilan data yang telah diolah yang akan bermanfaat bagi para
pengguna sistem. Menu utama admin terdiri dari beberapa menu untuk mengelola
data kepegawaian, yang meliputi pengolahan data pegawai, golongan, jabatan,
pendidikan, pelatihan, kenaikan pangkat/pendidikan/jabatan, pensiun, regitrasi user,
upload file & foto kegiatan, berita terbaru kepegawaian, dan laporan kepegawaian.
Sedangkan menu utama user terdiri dari Beranda, Profil Fakultas Seni Rupa ISI
Yogyakarta, Berita (Arsip Kepegawaian), Kontak, Galeri Foto Kegiatan dan Download
Arsip Kepegawaian.
Gambar 4.2 Menu Utama Admin
Menu Utama User
Gambar 4.3 Menu Utama User
5. Kesimpulan
Setelah melalui pembuatan perancangan sistem dan implementasi program, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :
Dengan membuat sebuah aplikasi sistem informasi kepegawaian yang
terkomputerisasi dan berbasiskan web mampu mengolah data dan menyediakan
informasi kepegawaian secara akurat dan cepat.
Aplikasi dibuat dengan desain GUI (Graphical User Interface) yaitu pemrograman
yang menggunakan tampilan grafis sebagai alat komunikasi dengan pengguna
aplikasi untuk dapat memenuhi syarat kemudahan operasional software.
Aplikasi telah diuji dan mampu menyelesaikan masalah yang dihadapi pada sub
bagian kepegawaian Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta.
Masih diperlukan pengembangan aplikasi untuk benar-benar memenuhi kebutuhan
aplikasi sesuai dengan kebutuhan informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Eddy Hartono, Esther Wibowo, Samuel Prakoso Konsepdan Aplikasi Pemrograman Client Server dan Sistem Terdistribusi. 2006.Edisi I,Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Kadir, Abdul. 2010. Mahir Mempelajari Database MySQL, Edisi I. Yogyakarta : PenerbitANDI
Kenneth, E. Kendall dan Julie, E. Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, EdisiKelima, Jilid II. Jakarta : PT Indeks Kelompok Gramedia.
Lanawati, Mei. 2007. Mahir Dalam 7 Hari Macromedia Dreamweaver 8 dengan PHP,Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
MADCOMS. 2007. Macromedia Dreamweaver 8. Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Nugroho, Bunafit. 2004. PHP & MySQL dengan Editor Dreamweaver MX, Edisi I.Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Simarmata, Janner dan Paryudi, Iman. 2006. Basis Data, Edisi I. Yogyakarta : PenerbitANDI.
Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer, Edisi Pertama. Yogyakarta :Penebit ANDI.
.