ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA DI STMIK AMIKOM

YOGYAKARTA BERBASIS WEB

Naskah Publikasi

Diajukan oleh

Heriyanto La Idris

09.11.2727

Kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM MANAGEMENT

ORGANIZATION OF STUDENTS IN WEB-BASED

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA DI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

BERBASIS WEB

Heriyanto La Idris

09.11.2727

JurusanTeknikInfomatika

STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

Maid Chair for Student Affairs and Alumni (Puket III) STMIK AMIKOM

Yoyakarta as one of the departments that manage or administer the activities of

student organizations STMIK AMIKOM Yogyakarta continue to create, improve and

develop existing systems. One system that could be developed is a management

information system student organizations, specifically related to data storage

management structure, accountability reports (LPJ), work programs and work

programs controlling student organization STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Lack of management information systems student organizations that exist

today is the absence of Web-based applications that can store and control data every

student organization inSTMIKAMIKOMYogyakartaonline. The control of the

implementation of any student organization that is now less effective because it is

done manually from the oral boardbetween student organizations and the Student

Senate Student Affairs Puket III while his direct control or online as well not exist.

On the other hand the data has not been computerized student organization directly.

From the analysis of the above problems the authors try to design a

management information system student organization that is expected to improve the

shortcomings, which controls the storage and organization of student data will be

done online. But before any student organization data to be stored and controlled

online should have got legality of Trustees and chair of the respective student

organizations. After that can be stored and controlled online by authorized parties.

On the other hand the student organization data already stored in the database and is

ready to be processed as required.

Key word :Management, Organization, Student, Website, Services

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi terus berkembang dengan cepat dan

merata di berbagai hal. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen banyak diterapkan

di berbagai instansi, karena diyakini dapat menjadikan sebuah proses menjadi lebih

efektif dan efisien.

Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan dan Alumni (PUKET III) STMIK

AMIKOM Yoyakarta yakni sebagai salah satu departemen yang memanajemen atau

mengelola kegiatan organisasi mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta terus

berusaha menciptakan, memperbaiki dan mengembangkan sistem yang sudah ada.

Salah satu sistem yang masih bias dikembangkan adalah system informasi

manajemen organisasi mahasiswa, yang khusus berhubungan dengan penyimpanan

data-data susunan pengurus, laporan pertanggungjawaban (LPJ), program kerja dan

pengontrolan program kerja organisasi mahasiswa di STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Kekurangan dari system informasi manajemen organisasi mahasiswa yang

ada sekarang adalah belum adanya Aplikasi berbasis Web yang dapat menyimpan dan

mengontrol data-data setiap organisasi mahasiswa yang ada di STMIK AMIKOM

Yogyakarta secara online. Sehingga pengurus organisasi mahasiswa yang baru

mengalami kesulitan apabila ingin melihat-lihat data-data organisasi mahasiswa

tahun-tahun sebelumnya. Adapun pengontrolan terhadap pelaksanaan kegiatan setiap

organisasi mahasiswa yang ada sekarang kurang efektif karena hanya dilakukan

secara manual dari lisan kelisan antara pengurus organisasi mahasiswa dengan senat

mahasiswa maupun dengan Bidang Kemahasiswaan PUKET III sedangkan untuk

pengontrolannya secara langsung atau online juga belum ada. Disisi lain data-data

organisasi mahasiswa belum terkomputerisasi secara langsung.

Dari analisa permasalahan diatas penulis mencoba merancang sebuah system

informasi manajemen organisasi mahasiswa yang diharapkan dapat memperbaiki

kekurangan yang ada, dimana penyimpanan dan pengontrolan data-data organisasi

mahasiswa akan bias dilakukan secara online .Tetapi sebelumnya setiap data-data

organisasi mahasiswa yang akan disimpan dan dikontrol secara online harus sudah

mendapat legalitasdari Pembina dan ketua organisasi mahasiswa masing-masing.

Setelah itu baru dapat disimpan dan dikontrol secara online oleh pihak-pihak yang

berwenang. Disisilain data-data organisasi mahasiswa sudaht ersimpan di database

dan siap untuk diolah sesuai kebutuhan.

2. LandasanSistem

2.1 DefinisiSistemInformasi

Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk

menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi

penerimanya (Al Fatta 2007, hal. 9). Lebih lanjut dijelaskan bahwa :

Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan

keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, perngorganisasian, pengendalian

kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi

pada proses. Dengan demikian, system informasi berdasarkan konsep (input,

processing, output - IPO) dapat dilihat pada gambar berikut1 :

GambarKonsepSistemInformasi

2.2 TeoriKonsepPembantuKetuaBidangKemahasiswaandan Alumni

Mahasiswa (demikian juga halnya kemudian alumni) adalah raison d’etre

sebuah universitas. Keberhasilan dan reputasi sebuah universitas antara lain

ditentukan oleh prestasi mahasiswa dan alumninya dalam kehidupan di

masyarakat. Disisi lain, bagi para alumni, universitas di mana mereka menimba

1Al Fatta Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing

perusahaan & organisasi modern, Penerbit Andi, Yogyakarta, hal 9.

Input

Data Pemrosesan Output

Data

ilmua dalah Alma Mater Studiorum (nourishing mother of studies). Suatu

hubungan yang tidak mungkin dapat dipisahkan oleh kekuatan apapun.2

2.3 PerangkatPerancanganSistem

2.3.1 Unified Modeling Language

Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah

menjadi standar dalam industry untuk visualisasi, merancang dan

mendokumentasikan system piranti lunak .3

Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan

syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk

menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna

tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut

dapat dikombinasikan.

UML mendefinisikan model perangkat lunak didalam beberapa diagram-

diagram sebagaiberikut:

• use case diagram

• class diagram

• statechart diagram

• activity diagram

• sequence diagram

• collaboration diagram

• component diagram

• deployment diagram

2http://www.pemilihanrektor.ui.ac.id/content/mahasiswa-dan-alumni-elemen-kunci-kehidupan-

universitas?destination=node/312 --> di akses 3 okt 2012 : 3.27 3 Dharwiyanti, Sri, Materi Kuliah Umum IlmuKomputer.com copyright © 2003 IlmuKomputer.com

2.3.2 Entity Relationalship Diagram

Entity Relationship atau E-R Diagram merupakan suatu model untuk

menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi

bahwa real world terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan atau

relasi antar objek-objek tersebut yang digambarkan dengan simbol-simbol grafis

tertentu.4

2.4 PerangkatLunak yang Digunakan

Aplikasi ini akan dibangun menggunakan software Macromedia

Dreamweaver 8 dan MySQL sebagai database.

3. Analisis Dan Perancangan

3.1 Analisis

Analisis merupakan cara untuk mengetahui kelemahan sistem lama

sehingga penulis bias mengambil langkah lebih lanjut guna membangun system

baru yang dapat memenuhi kelemahan tersebut, untuk menentukan kebutuhan

system baru dan menguji kelayakan dari system baru.

3.1.1 AnalisisKelemahan

Metode yang digunakan oleh penulis untuk menganalisis kelemahan

sistem lama adalah metode PIECES, yaitu menganalisis dari segi kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan layanan.

3.1.2 AnalisisKebutuhan

Analisis kebutuhan system digunakan untuk menguraikan kebutuhan-

kebutuhan dalam membangun system baru. Untuk mendukung aplikasi ini, user

4Linda Marlinda, Sistem Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2004, hal.16.

harus memiliki satu unit computer dengan spesifikasi minimal Motherboard

S478, Processor Pentium IV, RAM 1 GB, HD 80Gb SATA, VGA integreted

256Mb, CD-ROM 22x, Moniotor LCD, Mouse+Keyboard PS2, Case

SIMBADDA SIM X 380W, Printer HP.

3.1.3 AnalisisKelayakan

Analisis kelayakan sistem di lakukan dengan menganalisa pada kelayakan

teknologi, hukum, operasional dan kelayakan ekonomi.

3.2 PerancanganSistem

Use Case Diagaram menyajikan interaksi antara Use Case dan actor,

adapun Use Case Diagram pada Sistem Informasi Manajemen Organisasi

Mahasiswa ini adalah sebagai berikut :

Admin

Akses Halaman Web

Login

Upload Data ORMA

Download Data ORMA

Pilih Menu Tambahan

Update Data ORMA

Delete Data ORMA

Input Data ORMA

user

Keterangan :

Gambar Use Case Diagram

4. Pembahasan

4.1.AlurKerjaSistem

Work flow untuk pengunjung atau peminjam dapat dilihat pada gambar

berikut :

a. Work flowuntukpengunjung :

1. Akses Internet

2. Buka Web SIM Keg ORMA

Pilih Menu yang tersedia, yaitu :

1. Home

2. Upload Data (harus login)

3. Data Orma

4. Program Kerja

5. Hubungi Kami

6. Tentang Kami

7. Panduan ORMA

8. PETA BSC

b. Work flow untuk pengunjung data :

GambarWork Flow Pengunjung

1. Akses Internet

2. Buka Web SIM Keg

ORMA

5. Konfirmasi

Ke Bag. PUKET III

Langkah – Langkah :

1. Login dengan id

dan password yang

diberikan oleh Admin

WEB

2. Pilih Menu Upload

Data

3. pilih orma, input

nama data,desc

data,pilih data yg

akan diupload, pilih

hak akses, klik

tombol “Upload”.

Untuk pengguna disediakan control panel yang berfungsi sebagai pusat

pengaturan system, untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar berikut :

GambarWork Flow Pengupload Data

1. Akses Internet

2. Buka Control Panel SIM Keg ORMA

Pilih Menu yang tersedia, yaitu :

(Menu Samping) : (Menu Utama) :

1. Home 1. Mnj. Pengguna(lihat, edit)

2. Halaman Statis 2. Mnj. Orma (lihat)

3. Pengguna 3. Mnj.Data Orma(lihat, edit)

4. Orma 4. Mnj.Proker (lihat, edit)

5. Data Orma 5. Mnj. Hub. Kami (mengrim pesan)

6. Program Kerja 6. Mnj. CS (lihat, edit)

7. Hubungi Kami 7. Mnj. Hal Statis (tidak ada hak akses)

8. Tentang Kami 8. Ganti Password

9. Log Out

Admin

Fungsi khusus yang ada pada control panel petugas adalah peminjaman cepat,

berikut gambarnya : Tugas utama bagi pengguna(Admin PUKET III) adalah

memanajemen data-data yang telah diupload oleh organisasi mahasiswa (ORMA)

agar dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan Bidang Kemahasiswaan PUKET III

maupun Orma yang ada di STMIK Amikom Yogyakarta secara online, berikut

gambarnya.

GambarWork Flow Pengguna(Admin Orma)

1. Akses Internet

2. Buka Control Panel SIM Keg ORMA

Pilih Menu yang tersedia, yaitu :

(Menu Samping) : (Menu Utama) :

1. Home 1. Mnj. Pengguna(tambah,ubah,hapus)

2. Halaman Statis 2. Mnj. Orma (tambah,ubah,hapus)

3. Pengguna 3. Mnj.Data Orma(Hapus,ubah,tambah)

4. Orma 4. Mnj.Proker (Hapus, ubah tambah)

5. Data Orma 5. Mnj. Hub. Kami (hapus, balas )

6. Program Kerja 6. Mnj. CS (tambah, ubah, hapus)

7. Hubungi Kami 7. Mnj. Hal Statis (tmb, ubah, habus)

8. Tentang Kami 8. Ganti Password

9. Log Out

Admin

GambarWork Flow Manajemen Data-data Orma

Oleh Pengguna(admin web)

5. Kesimpulan

Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan di Bidang Kemahasiswaan

PUKET III STMIK AMIKOM Yogyakarta maka dilakukanlah penelitian yang

diawali dari identifikasi permasalahan yang ada, kemudian dilakukan analisis dan

perancangan sistem sebagai solusi dari permasalahan yang ada. Selanjutnya

dilakukan implementasi dan uji system dari rancangan yang sudah dibuat

sebelumnya.Untuk penelitian dan identifikasi masalah digunakan teknik wawancara,

baik itu dengan sekretaris PUKET III dan juga dengan pengurus organisasi

mahasiswa. Adapun untuk analisis kelemahan sistem yang ada saat ini digunakan

metode PIECES, yang dilengkapi dengan analisis kebutuhan dan analisis kelayakan.

Perancangan system menggunakanUnified modeling Language (UML) yang

meliputi use case diagram dan activity diagram, kemudian dilengkapi dengan Class

Diagram dan Squence Diagram. Adapun perancangan basis data menggunakan Entity

Relational Diagram (ERD). Sebagai penyempurna perancangan system ditutup

dengan perancangan tampilan.

Tahap selanjutnya dilakukan implementasi program yang sudah dirancang

dengan menggunakan aplikasi “Dream weaver” sebagai olah program dan “MySql”

sebagai basis data. Adapun langkah-langkahnya diawali dari pembuatan database,

table dan olah tabel yang dibutuhkan, kemudian dilanjutkan pembuatan system

setahap – demi setahap sesuai perancangan yang sudah ada.

Setelah system selesai dibuat, dilakukan uji system dengan metode Black Box

Testing, dan White Box Testing. Setelah dilakukan pembenahan dari hasil uji system

maka sistem di unggah kedalam hosting untuk kemudian dilakukan uji fungsi, dari uji

fungsi ditemukan kesalahan fungsi yang belum bias diperbaiki dengan alasan yang

dapat dipertanggungjawabkan.

Sebagai langkah akhir dibuatlah manual program atau petunjuk penggunaan

aplikasi dalam beberapa alur kerja atau work flow dan dilengkapi dengan beberapa

penjelasan detail hingga kekode program pada beberapa bagian inti program.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan

bersaing perusahaan & organisasi modern, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Arbie, 2004, Manajemen Database dengan MySQL, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Dharwiyanti Sri, 2003, Materi Kuliah Umum Ilmu Komputer.com copyright © 2003

IlmuKomputer.com, diaksespada : 5 Juli 2012.

Firdaus, 2007, 7 Jam Belajar Interaktif PHP & MySQL dengan dreamweaver,

PenerbitMaxicom, Palembang.

H. Jogiyanto, 1999, Analisis & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori

dan praktek aplikasi bisnis, PenerbitAndi, Yogyakarta.

Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2006, Analisis dan Perancangan Sistem,

Penerbit PT. Indeks, Jakarta.

Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Linda Marlinda, 2004, Sistem Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta.

SunyotAndi, 2007, Ajax Membangun web dengan teknologi Asyichronouse

JavaScript & XML, PenerbitAndi, Yogyakarta

Simarmata, 2010, Rekayasa Web, Penerbit Andi, Yogyakarta

Team Dosen STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2012, Pedoman Penyusunan Proposal

dan Laporan Skripsi Jurusan Sistem Informasi & Jurusan Teknik

Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Yogyakarta.

Team Penyusun, Buku Panduan Akademik STMIK AMIKOM Yogyakarta Tahun

Ajaran 2012 – 2013, Yogyakarta.

Utami Ema dan Sukrisno, 2005, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman

Database dengan SQL Server, Ms. Acces, dan Ms. Visual Basic, Penerbit

Andi, Yogyakarta.

Wahana Komputer,2006, Pengembangan Web di Linux dengan Apache, MySQL, dan

PHP(LAMP), Penerbit Salemba Infotek, Jakarta.

http://wishenterprise.com/portofolio/sistem-manajemen-organisasi

-->tglacsess 24 september 2012

http://julian-arief.blogspot.com/2011/09/pengertianmanajemenorganisasi_25.html

-->tglacsess 24 september 2012

http://zeincom.wordpress.com/2011/10/22/pomo/

-->pentingmanajem& organ -->tglacsess 24 september 2012

http://www.scribd.com/doc/52149389/33/Bagian-Penting-XAMPP

-->tgl 2 okt 2012 10.31

http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=45389

--> XAMPP -->tgl 2 okt 2012 10.31

http://soulofmyheart.blogspot.com/2010_12_01_archive.html

--> XAMPP -->tgl 2 okt 2012 10.31