UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALASEDE SAN JOSE PINULA

Facultad: Ciencias de la AdministraciónCurso: Administración del Talento HumanoCatedrático (a): Lic. Patricia de EscobarSección: “B”Guatemala 01-08-2015

ANALISIS DE PUESTOS

INTEGRANTESJulia Leticia Rosales 312213-11970

Esteisy Mauricia Esquivel 312213-10048 Amabilia Leticia Salas 3122-13-10924

Yackeline Marilú Cruz 3122-13-11583 Erick Alexander Garcia 3122-13-

INTRODUCCION

El objetivo del Análisis y Descripción de Puestos es definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo algunas organizaciones no le dan la debida importancia.

En algunas empresas se preocupan por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y se olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de Puestos.Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, nos gustaría invitar a la siguiente reflexión:

¿Cuántas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben, cuáles son exactamente sus tareas y sus funciones?

¿Cuántas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y luego nos damos cuenta de que esa persona no era la idónea?

¿Cuántas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa?

¿Cuántas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra organización?

¿Cuántas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones?En nuestra opinión, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales cuestiones y las respuestas a todas ellas están en el Análisis y Descripción de Puestos.

Todo empresario, Directivo o departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de Análisis y Descripción de Puestos y concientizar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema. Aunque existen modelos estándares, la organización debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización.

LETIA ROSALES

DEFINICIÓN DE ANÁLISIS DE PUESTO

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

Situaciones donde se necesita o recomienda el análisis de puesto:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:

Cuando se funda la organización Cuando se crea nuevos puestos Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados

de nuevas tecnologías o procedimientos Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una

empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.

Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos.

.La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.

La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

La mano de obra no está adecuadamente capacitada. La productividad general de la organización no resulta aceptable para la

administración. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos bien preparados y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer

sus necesidades en aspectos críticos de política de personal, corno remuneraciones, contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y la planificación de la mano de obra.

  LOS PASOS PARA REALIZAR UN BUEN ANÁLISIS DE PUESTOS SON LOS SIGUIENTES:

Paso 1: Determinar el uso de la información en el análisis de puestoIdentificar el uso que se dará a la información, ya que esto determinara el tipo  de datos que se debe reunir y la técnica de recolección de información que se debe aplicar, tal vez es conveniente una observación directa, una entrevista con cuestionarios o el registro y medición de tareas.

Paso 2: Reunir información previaEs necesario revisar información previa disponible, como organigramas, diagramas de flujos o de proceso y descripción de puestos. En los organigramas se indica la denominación del puesto, la ubicación en la organización, sus relaciones con los otros puestos y otros datos. El diagrama de procesos muestra de manera detallada el flujo de trabajo, y el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado. El conocer previamente esto facilita la recopilación de la información.Paso 3: Seleccionar puestos representativos para estudiarlosEsto es necesario cuando existen muchos puestos similares por analizar, la elección de los puestos más representativos ayuda a simplificar el trabajo, ya que evita el analizar todos los puestos, representando economía de tiempo y trabajo.

Paso 4: Reunir y analizar la información recopiladaEl siguiente paso es analizar realmente el puesto en base a los datos obtenidos sobre las actividades que ejecuta las condiciones de trabajo, las relaciones de coordinación que tiene, la autoridad ejercida y recibida, así como los requerimientos académicos y la experiencia deseada para el cargo.

Paso 5: Revisar la información con los participantesEl análisis del puesto ofrece información sobre la naturaleza y funciones del puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo ejecuta y un superior inmediato. Revisar la información ayudara a determinar si es correcta, si esta completa y si es fácil de entender para todos los involucrados. Este paso de revisión puede dar la oportunidad para precisar algunos datos o modificar la descripción de las tareas.

Paso 6: Elaborar la descripción y la especificación del puesto

ERICK GARCIA

En la mayoría de los casos una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis del cargo. La descripción del puesto es una relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, asi como de sus características importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo y podría ser un documento separado o parte de la misma descripción del puesto.

DATOS QUE SE REÚNEN EN EL ANÁLISIS DE PUESTO

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de análisis de puesto como los siguientes:

Actividades del trabajo Actividades y procesos del trabajo. Registros de las actividades Procedimientos utilizados. Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el

trabajo. Movimientos elementales para el análisis de métodos. Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangibles e intangibles relacionados con el puesto Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. Habilidades requeridas Desempeño del trabajo Análisis de error. Normas de trabajo. Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos) Condiciones físicas de trabajo. Requerimientos personales para el puesto Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización

 

LOS PRINCIPALES REQUERIMIENTOS Y EXIGENCIAS QUE DEBE POSEER EL OCUPANTE DEL PUESTO.

La identificación del puesto: Denominación exacta, lugar de trabajo, número de personas que ejercen el mismo cargo.

El objetivo del puesto: La situación dentro del organigrama. Las responsabilidades del puesto. Las relaciones: relaciones en el seno de un equipo, animación, contactos,

influencias sobre el trabajo de otros que no tienen relación de supervisión con el puesto que se describe y que es ejercida a través del intercambio de información o de opinión.

Las condiciones físicas de trabajo: descripción del lugar de trabajo, naturaleza del esfuerzo físico, riesgos posibles, así como las exigencias mentales inherentes al mismo. En cuanto a las exigencias mentales se consideran la concentración, reflexión, coordinación, juicio, discernimiento, etc., que el puesto requiera para el desarrollo de sus funciones, teniendo en cuenta tanto la frecuencia con que se los requiere cuanto la complejidad del razonamiento requerido.

Requerimientos para ocupar el puesto: Deberán indicarse las condiciones mínimas que debería reunir el ocupante ideal del puesto que se describe los cuales no coincidirán necesariamente con los que posee el ocupante real del puesto, incluye:

Estudios: Nivel mínimo y la especialidad de los estudios formales requeridos, se refieren a aquellos que se adquieren fuera de la empresa, con sus propósitos general y no necesariamente para un puesto específico.

Cursos de especialización: Se especificaran aquellos cursos o actividades complementarias que proveen conocimientos particulares especializados y que se consideran necesarios para el cumplimiento de las tareas del puesto.

Experiencia previa y entrenamiento: Se indicará el tiempo mínimo de trabajo como para una persona de características medias y con el nivel de estudios ya descrito, esté en condiciones de ejercer satisfactoriamente todas las funciones y salarios, pensiones de jubilación, primas, beneficios, posibilidades de promoción, cambios, desarrollo de carreras.

ESTEISY ESQUIVEL

USOS DE LA INFORMACIÓN DEL ANÁLISIS DE PUESTOS.

La información del análisis de puesto es el fundamental para varias actividades de la administración de personal, las cuales son:

Descripción de puestos: El análisis de puestos es útil para asegurar que todas las actividades que se tienen que realizar están asignadas en las posiciones específicas.Reclutamiento y Selección: El análisis de puestos proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Estas informaciones sirven de base para decidir qué tipo de personas reclutar y contratar.Compensación: La compensación está vinculada con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros. El análisis de puestos ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada puesto.

Evaluación del desempeño: Consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Es mediante el análisis de puestos que se determinan los criterios que se deben alcanzar y las actividades específicas que hay que realizar.Capacitación: La información del análisis de puestos también se utiliza para diseñar los programas de capacitación y desarrollo que se requieren para desempeñar de manera efectiva el puesto.

LOS MÉTODOS PARA RECABAR INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS:

La información acerca de las obligaciones, responsabilidades y actividades de un puesto se puede obtener de distintas maneras.  En la práctica se puede usar alguna de ellas o combinar las técnicas que sirvan para el propósito que se persigue, a continuación las más importantes.

• La entrevista: existen tres tipos de entrevistas: entrevistas individuales con cada empleado, entrevistas de grupo con conjunto de empleados que tienen el mismo

puesto y entrevistas a supervisores, con uno o varios supervisores que conocen a

fondo el puesto que se analiza.  

• Los cuestionarios Lo más importante en decidir qué tan estructurado debe estar el cuestionario y qué preguntas habría de incluir.  Se entrega al empleado una relación de hasta cientos de tareas y obligaciones específicas se le pide que marque si desempeña cada una de las tareas o no, y si lo hace, cuánto tiempo suele dedicar a cada una de ellas.  En el otro extremo, el cuestionario puede ser muy abierto y tan sólo pedir que el empleado describa las principales obligaciones de su puesto.  En la práctica el cuestionario más recomendado suele ser el intermedio.  Los cuestionarios, estructurados o no, tienen ventajas y desventajas.  El cuestionario es una vía rápida y eficiente para obtener información de muchos empleados y es menos caro que entrevistar a cientos de trabajadores.  No obstante, preparar el cuestionario y comprobarlo puede tomar mucho tiempo.

• La observación La observación directa del trabajador ejecutando la labor, es muy útil cuando los puestos incluyen mucha actividad física observable por ejemplo conserje, obrero de línea entre otros.  La observación no suele ser aconsejable cuando el puesto tiene gran actividad mental que no se puede medir ejemplo abogado, ingeniero, diseñador entre otros.  Tampoco sirve cuando el empleado desempeña

actividades importantes que sólo se presentan en ocasiones, como el caso de una enfermera de urgencias.

JAKELINE CRUZ

• Los diarios o bitácoras de los participantes  Estas son listas diarias que hacen los trabajadores de cada actividad que realizan, así como el tiempo que se tardan en cada una de ellas.

• El procedimiento del servicio civil de E.U.Representa un procedimiento estándar para comparar y clasificar distintos puestos.

Existe el método mixto que es la combinación de 2 ó más de los anteriores que eliminan las desventajas de los otros métodos para hacer aun más confiable.

REDACCIÓN DE DESCRIPCIONES EFECTIVAS DE PUESTOSLas descripciones de puestos son una parte fundamental de la contratación y administración de los empleados. Estos resúmenes escritos aseguran que los solicitantes y empleados entienden sus roles y qué deben hacer para rendir cuentas.

Las descripciones de puestos también:

Ayudan a atraer a los candidatos correctos para el puesto Describen las principales áreas de un cargo o trabajo de un empleado Sirven como la principal base para expresar las expectativas de

desempeño, capacitación y evaluación del trabajo y progreso de la carrera Proporciona un punto de referencia para las decisiones de compensación y

prácticas injustas de contratación

Descripción general

Una descripción de puestos debe ser práctica, clara y precisa para definir con eficacia las necesidades que usted tiene. Las buenas descripciones de puestos en general comienzan con un detallado análisis de los hechos importantes relacionados con un trabajo como:

Tareas individuales involucradas Los métodos utilizados para completar las tareas El objetivo y las responsabilidades del puesto La relación del puesto con otros puestos Calificaciones necesarias para el puesto

Qué debe evitar

No sea inflexible con la descripción del puesto. Los puestos están sujetos a cambios debido al crecimiento personal, el desarrollo de la organización y/o la evolución de nuevas tecnologías. Una descripción flexible de puestos alienta a que los empleados crezcan en sus posiciones y contribuyan con el tiempo a la empresa en general.

Qué se debe incluir

Las descripciones de puestos en general incluyen:

Título del puesto Objetivo del puesto o declaración general del propósito Resumen de las características generales y nivel del puesto Descripción de la función y alcance general de la posición Lista de deberes o tareas críticas para el éxito Responsabilidades funcionales y de relación clave en orden de importancia Descripción de las relaciones y roles dentro de la empresa, incluyendo

posiciones de supervisión, roles subordinados y otras relaciones de trabajo

Elementos adicionales para las descripciones de puestos para situaciones de reclutamiento

Especificaciones, normas y requisitos del puesto Ubicación del puesto donde se realizará el trabajo Equipo a utilizar en el desempeño del puesto Convenios colectivos de trabajo, si los empleados de su empresa son

miembros de un sindicato

Rango salarial

Idioma adecuado de la descripción del puesto

Mantenga cada afirmación de la descripción del puesto clara y concisa:

Estructure las oraciones en el tradicional formato verbo/objeto y frases explicativas. Teniendo en cuenta que el ocupante del puesto es el sujeto de su oración, puede ser eliminado. Por ejemplo, una oración que pertenece a la descripción de la posición de recepcionista podría decir: “Da la bienvenida a los visitantes de la oficina y al personal de manera amigable y sincera”.

Siempre use el tiempo presente de los verbos. Si es necesario, use frases explicativas que digan por qué, cómo, dónde o

con qué frecuencia para agregar significado y claridad (por ejemplo “Recopila las planillas de tiempo de todos los empleados de manera bisemanal para la nómina”).

Omita los artículos innecesarios como “un”, “el” o “la” u otras palabras para facilitar entendimiento de la descripción.

LETICIA SALAS

Use terminología imparcial Por ejemplo, use el enfoque él/ella o construya las oraciones de manera tal que los pronombres de género no sean necesarios.

Evite el uso de adverbios o adjetivos que estén sujetos a interpretación como “frecuentemente”, “algo”, “complejo”, “ocasional” y “varios”.

Antecedentes del Análisis y Descripción de los puestos de trabajo.Desde la época primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos que resultaban inalcanzables de modo individual, la administración ha sido fundamental para lograr la coordinación del quehacer humano. La organización y la división del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas.

Los términos "Análisis de puestos de trabajo", "Descripción de puestos de trabajo" y "Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo" son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma teórica, una diferenciación conceptual

Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Especificaciones del puesto de trabajo: está relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidas de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y

Es importante, también, aclarar la diferencia existente entre ciertos términos comúnmente utilizados en el Análisis y descripción de puestos de trabajo:

Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.

o Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.o Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área

definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica.

o Obligación: se le denomina así a las diversas compromisos que puede desarrollar una persona en una organización.

o Puesto: Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización. También puede definirse como "una unidad de organización que

conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros" (8).

o Ocupación: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de trabajo.

Especificación de puesto

Se define como el resumen de  las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.

La especificación del puesto intenta responder a la pregunta: ¿Qué experiencias y características humanas son necesarias para hacer bien este trabajo? Es muy difícil esa respuesta, que puede darse en base al juicio personal o experiencia de supervisores o gerentes, o en base al análisis estadístico, que permita demostrar relaciones entre características y desempeños.

Elementos que están contenidos en una especificación de puesto a partir de la práctica actual de trabajo:

Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo Educación pertinente Experiencia pertinente Esferas concretas de experiencia Aptitudes manuales o mentales Aptitudes

sociales o de acción recíproca Exigencias de viajes Horas y horarios de trabajo Condiciones ambientales peligrosas o duras  

CONCLUSIONES

La descripción de puestos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la distribución de la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

Al momento de reclutar personal, el departamento de Recursos Humanos debe definir un perfil del puesto tomando en cuenta la descripción del mismo. Este perfil debería incluir información acerca de las áreas claves para la obtención de resultados, conexiones críticas dentro de la compañía, comportamientos, valores, formación y experiencia requeridos para el desempeño del trabajo.Es necesario que el personal de Recursos Humanos conjuntamente con el gerente o supervisor del departamento donde existe la vacante, trabajen juntos para establecer un perfil consistente y establezcan qué tipo de persona es la que mejor desempeñaría el trabajo. Esto permite conocer los diferentes puntos de vista de todas las personas relacionadas con el mismo, y al momento de tomar la decisión puedan tener una visión más amplia y completa. El perfil del candidato va a proporcionar a los responsables de selección una visión clara de la persona que buscan antes de entrevistarlo .La descripción y el análisis de puestos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con los recursos humanos que son la base para el desarrollo de cualquier organización.

Los puestos adecuadamente diseñados permiten a las empresas hacer una mejor selección del personal, aumentar la motivación de éstos y por ende, lograr los resultados esperados.

RECOMENDACIONES

El análisis de puestos tiene como propósito ilustrar la importancia que tiene el proceso de análisis y descripción de puesto de trabajo para el despliegue de la estrategia organizacional.

Para ubicar dicho proceso en la gestión humana, se hace necesario estructurarlo a partir de la teoría, la cual describe de forma general las aplicaciones y ventajas de esta herramienta.

Con este fin se abordan diferentes teorías, abarcando su historia, desglosando los elementos básicos que facilitan su comprensión, y estableciendo una diferenciación con algunos conceptos de similar interpretación. Así se expone de una manera sencilla el procedimiento y los métodos empleados para efectuar la descripción y el análisis de puestos.