analisis desain formulir ringkasan masuk & keluar.pdf

8/16/2019 ANALISIS DESAIN FORMULIR RINGKASAN MASUK & KELUAR.pdf

1/13

ANALIZE DESIGN OF ADMISSION AND DISCHARGE SUMMARY’S FORM (RM.1) INRSUD KAJEN, PEKALONGAN 2014

VIVI OCTA ARIFIANA

Program Studi Rekam Medis&Info. Kesehatan - D3,FakultasKesehatan, Universitas Dian Nuswantoro Semarang

URL :http://dinus.ac.id/Email : [email protected]

ABSTRACT

RM.1 form has primary function to know the any kinds servicewhich is given to the

patient during treatment in service unit from the entering until exit from hospital and it is one

of the medical record form which is to be documented so that the material and the data have

to be full of completeness. According to earlier random survey in Desember 2014 to 10

Medical record, there was no revision of admission and discharge summary form to purposeof this study was design analyze the design of admission and discharge summary‟s form in

RSUD Kajen, Pekalongan at 2014.

Type of the study was descriptive with cross sectional approach. Object of the study

was admission and discharge summary;s form in RSUD kajen, Pekalongan. Subject from

this study were TPPRI staffs, doctors, and nurses. The instruments of the study which are

used are observation and interview.

According to the research study toward three aspects, analize from physical aspect

that the material form was not suitable. Second, anatomy aspect that this form do not have

edition number because it has not revised yet and the TPPRI staff, doctor, and nurse states

that the form need a mark between identity data and clinical data. Content aspect, which

was acoording to interview and observation result, needs the addition in the data such as

payment insurance, doctor‟s name and signature.

From this study we can conclude from the physical aspect, it is not suitable to the

form which is to be documented. Second, for anatomy aspect, it needs a mark region identity

data and clinical data. Third, for content aspect, it needs addition point of payment insurance

data, doctor‟s name and signature.

Keywords : design form, admission and discharge sumarry‟s form (RM.1),

RSUD Kajen Pekalongan

Bibiliography : 9 (1996-2011)

http://dinus.ac.id/http://dinus.ac.id/


2/13

PENDAHULUANFormulir rekam medis dirancang dan

digunakan untuk pemeliharaan danpengawasan agar sesuai dengan tujuandibuatnya formulir tersebut. Antaraformulir yang diabadikan maupun tidakdiabadikan harus dibedakan untukmempermudah dalam penyimpananya.Bahan dari formulir rekam medissebaiknya dipilih dari bahan yang tidakmudah rusak / kuat, mudah ditulisi, dankualitas tinta untuk menulis harus baik.Tetapi, jika formulir yang dirancangdengan tidak bagus, dapatmenyebabkan kesalahan dalampencatatan data, duplikasi data, dankesulitan dalam pengumpulan data. Oleh

karena itu, dalam perancangan danpembuatan desain formulir harusdilakukan secara teliti dan benar agartidak terjadi kesalahan pengisian datauntuk kegiatan selanjutnya.

Formulir ringkasan masuk & keluaradalah formulir rekam medis yangdigunakan untuk mencatat ringkasanperjalanan penyakit sejak pasien masuksampai keluar RS. Formulir ini berisikandata identitas pasien dan data klinis,termasuk ringkasan penyakit terdahulu,

diagnosa awal, diagnosa utama,diagnosa kompilkasi, infeksi nosokomial,tindakan dan sebab kematian. Formulirini dapat dibuat oleh perekam medisberdasarkan formulir-formulir pendukung(formulir anamnesa, formulirpemeriksaan fisik, formulir penunjang,laporan operasi, dan lain-lain). Formulirini dapat diberikan kepada pasien biladiminta atau dirujuk. Bila diperlukandipengadilan,sebab formulir ini dapatdiserahkan tanpa seizin pasien.

Formulir ringkasan & keluarmemuat informasi yang cukup untukmengidentifikasi pasien. Informasi yangterkandung dalamnya dapat digunakanlagi ketika pasien datang untuk berobatulang sehingga tercipta kesinambunganinformasi pelayanan terhadap pasienmenjadi maksimal dan tepat sasaran.Formulir ini juga dapat digunakan untukmenilai proses dan hasil pelayanan klinisguna memperoleh kebenaran ilmiah danhukum.

Cara pengisian formulir lebihbanyak dilakukan dengan cara entry

data. Formulir ini berisikan identitaspribadi, ( nama pasien, tanggal lahir,alamat lengkap, no RM, sex, carapenerimaan, cara masuk, tanggalmasuk, tanggal keluar, lama dirawat ),identitas sosial ( pekerjaan, statusperkawinan, agama ), data klinis danotentifikasi dokter penanggung jawab (diagnosa masuk, diagnosa utama,diagnosa tambahan, penyebab luarcedera & keracunan/morfologineoplasma, nama operasi/tindakan, goloperasi, jenis anastesi, infeksinosokomial, imunisasi yang pernahdidapat, imunisasi yang diperolehselama dirawat, dokter yang merawat )

Ketidaklengkapan DRMdimungkinkan oleh desain formulir yangkurang efektif dan efisien baik segi desainformulir maupun SDM pengentry datatersebut. Formulir yang kurang efektif danefisien dapat dilihat dari segi aspek fisik,anatomi, maupun isi juga dari petugaspengentri data itu sendiri, sehingga perludilakukan adanya kontrol formulir untukselanjutnya dilakukan redesain formuliragar formulir yang ada sesuai dengankebutuhan pengguna dari segala aspek.

Tujuan penelitian adalahmenganalisis desain formulir ringkasanmasuk & keluar di RSUD Kajen KotaPekalongan. Menganalisis desain formulirringkasan masuk & keluar RSUD Kajen,mengidentifikasi keluhan dari pengguna,menganalisis kebutuhan penggunaformulir, merancang formulir ringkasanmasuk & keluar.

TINJAUAN PUSTAKAA. Rekam Medis

Menurut Permenkes RIno.269/Menkes/Per/III 2008 Bab I,Pasal 1,menyebutkan bahwa rekam medis adalahberkas yang berisikan catatan dokumententang identitas pasien, pemeriksaan,pengobatan, tindakan dan pelayanan lainyang telah diberikan kepada pasien. [1]

Sedangkan menurut Huffman Ek,1992 rekam medis adalah rekaman ataucatatan mengenai siapa, apa, mengapa,bilamana, dan bagaimana pelayanan yangdiberikan kepada pasien selama masaperawatan yang memuat pengetahuanmengenai pasien dan pelayanan yang


3/13

diperolehnya serta memuat informasi yangcukup untuk mengidentifikasi pasien,membenarkan diagnosa dan pengobatanserta merekam hasilnya. [2]B. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

1. Tujuan Rekam MedisTujuan rekam medis adalahmenunjang tercapainya tertibadministrasi dalam rangka upayapeningkatan pelayanan kesehatandirumah sakit. Tertib administrasimerupakan salah satu faktor yangmenentukan didalam upayapelayanan kesehatan dirumah sakit,maka dari itu perlu didukung suatupengelolaan sistem rekam medisyang baik dan benar.[3]

2. Kegunaan Rekam Medisa. Aspek AdministrasiSuatu berkas rekam medismempunyai nilai administrasikarena isinya menyangkuttindakan berdasarkan wewenangdan tanggung jawab sebagaitenaga medis dan paramedisdalam mencapai tujuanpelayanan masalah.

b. Aspek HukumSuatu berkas rekam medis

mempunyai nilai hukum karenaisinya menyangkut masalahadanya jaminan kepastian hukumatas dasar keadilan dalam rangkausaha menegakkan kebenaranserta menyediakan bahan buktiuntuk kepentingan peradilan.

c. Aspek KeuanganSuatu berkas rekam medismempunyai nilai uang, karenamengandung data atau informasiyang dipergunakan sebagai

aspek keuangan.d. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medismempunyai nilai penelitiankarena isinya mengandung dataatau informasi yang digunakansebagai aspek penelitian danpengembangan ilmupengetahuan dibidangkesehatan.

e. Aspek PendidikanSuatu berkas rekam medis mempunyai

nilai pendidikan,karena isinyamenyangkut data / informasi tentang

perkembangan kronologis dan kegiatanpelayanan medik yang diberikan kepadapasien. Informasi tersebut dapatdigunakan sebagai bahan / referensipengajaran dibidang profesi sipemakai.

f. Aspek DokumentasiSuatu berkas rekam medis mempunyai

nilai dokumentasi karena isinya memilikisejarah medis seseorang dan sebagaisumber ingatan yang harusdidokumentasikan sehingga dapatdipakai sebagai bahan pertanggung jawaban.

C. Kelengkapan Dokumen Rekam MedisKualitas Data

Ciri-ciri data yang baik memiliki 4kriteria, sebagai berikut :

a. Akuratb. Validc. Terus-menerusd. Reliabel

Faktor-faktor yang mempengaruhikelengkapan

a. Sumber daya1. Man (manusia)

Faktor terpenting daripelaksanaan suatu sistem untukmencapai pelayanan kesehatanyang maksimal.

2. Matherial (bahan)Bahan adalah suatu produk /

fasilitas yang digunakan untukmenunjang keawetan kerasagar tidak mudah rusak.

3. Machines ( peralatan) Alat yang digunakan manusia

untuk mengerjakan suatupekerjaan agar lebihcepat,efisien,dan sebagaipenunjang pelaksanaankesehatan dirumah sakit.

4. Methods (metode)Metode yang tepat akan

membantu tugas-tugasseseorang akan lebih cepat danringan didalam suatu sistempelaksanaan dirumah sakit.

5. Money (dana)Dana yang paling berperan

untuk mencapai pelaksanaansuatu sistem dirumah sakitdapat berjalan dengan cepatsesuai kebutuhan seorangpasien.[5]

b. Desain formulir


4/13

c. Kebijakan rumah sakitd. Protap

D. Desain Formulir Rekam Medis1. Pengertian formulir

Formulir adalah secarik kertasyang memiliki ruang dan diisi yangdigunakan untuk merekamterjadinya transaksi / peristiwayang terjadidalam organisasisebagai dan pencatatan danpengolahan selanjutnya.[6]

2. Pengertian desain formulirDesain formulir adalah suatu

rancangan dalam formulir yangmengatur tata letak danpenyususnan layout danperwajahan formulir dan kolom-

kolom,garis-garis,maupun huruf-huruf.[2]

E. Formulir Lembar Masuk Dan Keluar1. Pengertian

Rekam medis terdiri atasbeberapa lembar formulir, yangsemuanya digunakan untukkeperluan khusus. Salah satunyalembar ringkasan masuk dankeluar, yang berisi identitaspasien, diagnosa pasien dan

tanda tangan dokter.[4]2. Isi formulir lembar masuk dan

keluarFormulir lembar masuk dankeluar dapat digunakan untukinformasi dalam perawatanpasien selanjutnya.

F. Aspek Desain Formulir Aspek Fisik

a. BahanDalam mendesain suatu

formulir harus

memperhatikan bahanformulir yangdigunakan,khususnya untukformulir - formulir yangdisimpan dan diabadikan.Bahan yang diguanakanuntuk formulir yang disimpan/ diabadikan minimal HVS 80gram. Dalam pemilihanbahan, sebaiknya juga bahanyang mudah ditulis agar tidakmenimbulkan kesulitan saatmengisi formulir tersebut.

b. Bentuk

Bentuk formulir disesuaikandengan standar dan disesuaikandengan formulir lain agar mudahdalam penyimpanannya. Biasanyabentuk formulir adalah persegipanjang.

c. UkuranFormulir menggunakan ukuran

standar, untuk kertas HVS denganpanjang 32,5 cm dan lebar 21,5cm.

d. WarnaWarna kertas dalam pembuatan

formulir adalah digunakan untukmemudahkan dalam penggunaanformulir. Penggunaan kertasberwarna untuk formulir

merupakan mediayang efektifuntuk memperoleh daya tarik (eyecatching) Penggunaan warnaharus kontras antara warnaformulir dengan tinta pengisianagar tidak menyulitkan penggunapada saat pengisian. Persepsiwarna adalah kesan terhadapwarna yang ditentukan oleh jenis- jenis panjang gelombang cahayaserta efek psikologi warna.(7)

2. Aspek anatomi

a. HeadingMencakup dan judul

informasi mengenai informasi .Judul sebuah formulir bisaterdapat pada satu daribeberapa tempat. Posisistandar adalah : kiri atas,tengah, kanan atas. Judul harusberada diatas sehinggainformasi kontrol.

yang berhubungan bisaterlihat dibagian dasar.Informasi lain

mengenai formulir adalah identitasrumah sakit, identitas formulir, noedisi dan no halaman.

b. Introduction Bagian pendahuluan ini

menjelaskan tujuanformulir.Kadang-kadang tujuanditunjukan oleh judul. Kalaupenjelasan lebih lanjutdiperlukan, pernyataan yang jelas bisa dimasukkan kedalamformulir untuk menjelaskantujuannya.

c. Instruction


5/13

Instruction berisipetunjuk / perintah singkatberkaitan dengan carapengisian formulir danpendistribusian bila ada.

d. BodyBody merupakan bagian

utama dari formulir.Pertimbangan hati – hatiharus diberikan mengenaisusunan data yang dimintaatau informasi tersedia yangmeliputi pengelompokkan,pengurutan, dan penyusunantepi (aligning) yangsepantasnya, margins,spacing, rules, type styles,

dan cara pencatatan.1) MarginsBatas pinggir ini tidak

saja menambah tampilandan kegunaan formulir, tetapi juga pada kesanggupanuntuk merancang formulirsecara fisik. Fasilitasreproduksi memerlukanmargins sebagai daerahkerja untuk lubangpemegang yang membantu

penahanan kertas selamaproses percetakan, danuntuk merapikan kertasketika beberapa copyformulir dicetak padalembaran besar sekaligus.Margins minimum harusdisediakan 2/16” padabagian atas, 3/6” dibagianbawah, dan 3/10” pada sisi-sisi.2) Spacing

Spacing adalah ukuranarea entry data. Pada waktumendesain formulir dengandata yang akan diisi dengantulisan tangan, berikanhorizontal spacing 1/10”sampai 1/12” perkarakter.Vertical spacingmemerlukan 1/4” sampai 1/3”.Kalau desain kotak yangdigunakan,1/3” diperlukan.Spasi vertikal 1/3” akanmenerima baik entry tulisantangan ataupun mesin.

3) RulesSebuah rule adalah

sebuah garis vertikal atauhorizontal. Garis ini bisa solid(langsung), dotted (terputus-putus), atau paralelberdekatan yang melayaniberbagai tujuan. Rulesmembagi formulir atasbagian-bagian logis,mengarahkan penulisanuntuk memasukan data padatempat semestinya,menginstrusikan penulisanmengenai panjang yangdiinginkan dari data yangdimasukan membimbing

pembaca melaluikomunikasi, dan menambahdaya tarik fisik formulir (kalaudiatur dengan benar).

4) Type style Jenis huruf ini penting

dalam hal keterbacaan danpenonjolan. Untuk suatuformulir, paling baik adalahmenggunakan sesedikitmungkin jenis dan ukuranhuruf, item-item dengan

tingkat kepentingan yangsama hendaknya dicetakdengan huruf yang samadisemua bagian formulir.Biasanya, jenis italic danbold digunakan untukpenekanan, tapi terbataspada kata-kata yangmemerlukan penekanankhusus.

e. Closekomponen utama terakhir

formulir kertas adalah „close’ atau penutup. Ini merupakanruangan untuk tanggal,nama, dan tanda tangandokter.

3. Aspek isia. Kelengkapan butir data

Data yang tercatat padaformulir berisikan dataidentitas pasien dan data klinispasien, dimana butir data yangtercatat harus sesuai dengan


6/13

kebutuhan pengguna dan jenisformulirnya.

b. Terminology Penggunaan terminology sebaiknya menggunakan istilahyang dapat dimengerti dandipahami oleh semua orang.Begitu juga dengan penggunaansingkatan, singkatan dapatdigunakan apabila diperlukan.[6]

METODOLOGI PENELITIANA. Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan jenispenelitian deskriptif, yaitu penelitianyang digunakan untuk menjelaskankeadaan nyata yang diamati.Pendekatan yang digunakan adalah

pendekatan cross sectional yaitusemua variabel penelitian yangdiamati secara langsung pada saatyang sama.[6]

B. Variabel penelitianVariabel penelitian ini adalah

1. Desain formulir ringkasan masuk& keluar RSUD Kajen KotaPekalongan.Meliputi beberapa aspek,yaitu :

1) FisikMeliputi bahan, bentuk,

ukuran, dan warna.2) Anatomi

Meliputi heading,introduction, instruction,body, dan close.

3) IsiMeliputi butir data danterminology .

2. Keluhan pengguna formulirRingkasan Masuk & KeluarRSUD Kajen Kota Pekalongan.

3. Kebutuhan Pengguna terhadap

desain formulir ringkasan masuk& keluar.

C. Subjek dan Objek Penelitian1. Objek penelitian ini adalah

ringkasan masuk & keluar RSUDKajen Kota Pekalongan

2. Subjek penelitian ini adalahpetugas TPPRI, Dokter danperawat.

a.Total populasi petugas TPPRIyang ada di RSUD Kajenadalah 3 petugas.

b. Total populasi dokter yang adadi RSUD Kajen adalah 21dokter.

c. Total populasi perawat yangada di RSUD Kajen adalah 56.Jumlah bangsal : 7

= 8 orang

Jadi rata-rata tiap bangsalterdiri 8 perawat.

D. Instrumen PenelitianInstrumen penelitian yangdigunakandalam penelitian iniadalah :

1. AngketBertujuan untuk mengetahui

kendala dan kebutuhan

responden ( petugasTPPRI,Dokter, dan perawat )terhadap desain formulirringkasan masuk & keluarRSUD Kajen Kota Pekalongan.

2. Pedoman observasiBertujuan sebagai bahan

acuan peneliti dalam melakukanidentifikasi terhadap formulirringkasan masuk & keluarRSUD Kajen Kota Pekalongan.

E. Cara pengumpulan dataCara pengumpulan data adalah

obsevasi dengan cara mengamatiformulir lembar masuk dan keluar dariaspek fisik, anatomik, dan isi. Selainitu pengumpulan data juga dengancara wawancara terhadap respondenmenggunakan Angket tentang formulirlembar masuk dan keluar yang di lihatdari aspek fisik, anatomik dan isi.

Data yang di gunakan dalampenelitian ini adalah :

1. Data PrimerData primer dalampenelitian ini memberikanangket yang berisikan daftarpertanyaan secara tertuliskepada responden (petugasTPPRI, Dokter, dan perawat)mengenai kendala dankebutuhan dalam pengisianformulir RM 1.

2. Data SekunderData yang diperoleh

dengan melihat dari buku


7/13

referensi, kebijakan RumahSakit.

G. Pengolahan Data1. Editing

Pengolahan data dilakukandengan meneliti kembali jawabandari hasil wawancara danobservasi yang disusun secaraterstruktur.

2. TabulatingPengelompokan data yangdiperoleh dengan caramemasukkan hasil penelitian.

H. Analisis Data1. Mendeskripsikan data yang

diperoleh yaitu dari aspek fisik,

anatomik dan isi.2. Mengevaluasi kesesuaikandesain formulir dengan standar,teori, dan kesulitan/kemudahanpengguna formulir.

3. Merancang ulang desainformulir sesuai dengankebutuhan pengguna.

HASIL DAN PEMBAHASANDesain formulir RM.1

a. Aspek fisik1). Bahan

Bahan yang digunakan padaformulir RM.1 terbuat dari kertasHVS dengan berat 70 gram.Menurut hasil wawancaraterhadap responden sebanyak66,8% petugas TPPRI, 75,6%perawat, dan 87,1% doktermenyatakan bahwa dengankertas HVS 70 gram tidakmenyulitkan pekerjaan mereka.

Hal ini tidak sesuai denganteori yang menyebutkan bahwa

untuk formulir yang diabadikansebaiknya menggunakan kertasHVS 80 gram denganpertimbangan formulir tidakmudah rusak, dan formulir RM.1merupakan formuir yangdiabadikan.(6)

2). BentukBentuk kertas yang digunakan

pada formulir RM.1 di RSUDKajen berupa lembaran persegipanjang. Responden setujudengan bentuk kertas yang telahdigunakan di RSUD Kajen.

Hal ini sudah sesuai teori yaitukertas dengan bentuk lembaranpersegi panjang seperti ini lebihefektif dan efisien dalampenyimpanannya karena tidakmembutuhkan tempat yangbesar. Selain itu, bentuk persegipanjang sesuai dengan semuaformulir rekam medis dalamdokumen rekam medis rawatinap.(6)

3). UkuranUkuran kertas yang

digunakan pada formulir RM.1 diRSUD Kajen yaitu mengunakankertas dengan panjang 33 cmdan lebar 21,5 cm dan sudah

sesuai dengan teori karena akanmempermudah dalam penyatuandan penyimpanan denganformulir yang lain.(6)

4). WarnaWarna yang digunakan pada

formulir RM.1 RSUD Kajenadalah putih dengan tulisan tintawarna hitam.

Berdasarkan hasil wawancara,didapat 100% petugas TPPRI,84,6% perawat, 93,8% dikter

setuju dengan warna putih formilirRM.1 yang sekarang digunkan.Hanya 14,3% perawat yangmnginginkan warna lain. Denganpenggunaan kertas putih dantinta hitam sudah sesuai teori.

Yang diutamakan adalahkekontrasan warna, dengankertas warna putih dan tintawarna hitam akan lebih mudahdibaca dan pengaruhnya padapenggandaan nanti.(6)

b. Aspek Anatomi 1). Heading

Heading atau kepala formulirdimasukkan dengan tujuanapabila suatu saat formulir akandiisi atau dikirimkan kepada pihakdiluar organisasi, makainformasinya akan jelas. Jadi,dapat diketahui nama dan alamatfasilitas asuhan kesehatan.

a). JudulFormulir RM.1 RSUD Kajen

memiliki judul formulir “


8/13

RINGKASAN MASUK & KELUAR“ dan terletak pada bagian tengahatas agar informasi mudahterlihat.

Berdasarkan hasil wawancara,sebanyak 100% petugas TPPRI,67,9% perawat, 87,1% doktersetuju bahwa judul pada formulirRM.1 sudah memberikanpenjelasan tentang formulir.

Hal ini sudah sesuai denganteori karena judul formulir RM.1sudah dapat menunjukan isiformuir.(6)

b). Sub judulFormulir RM.1 RSUD Kajen

tidak memiliki sub judul.

Berdasarkan teori sub judul harusdigunakan apabila judul utamamemerlukan penjelasan atauklarifikasi lebih lanjut.

Jadi, hal ini sudah sesuaidengan teori karena judul formulirsudah memberikan penjelasanterhadap isi dari formulir RM.1.(6)

c). ID Rumah SakitFormulir RM.1 RSUD Kajen

memiliki ID Rumah Sakit yaitu “RSUD KAJEN KABUPATEN

PEKALONGAN” yang terletak dikiri dibawah judul formulir.Berdasarkan teori ID Rumah Sakitdalam suatu formulir dapatdimasukkan kedalam judul apabilaformulir akan diisi atau dikirim keorang lain di luar organisasi.(6)

Jadi, hal ini sudah sesuaidengan teori ID Rumah Sakit tanpamencantumkan alamat rumah sakitkarena formulir RM.1 merupakanformulir yang tidak dikirim ke

instansi / organisasi lain dan hanyadisimpan dalam rumah sakit.

d). ID FormID Form dalam formulir RM.1

RSUD Kajen adalah “ RM.1” yangterletak pada posisi pojok kananbawah. ID Form digunakansebagai sarana untukmengidentifikasi formulir agartidak tertukar dengan formulirlain. ID Form harus ada dandiletakkan di bagian kananbawah kertas. Karena padalokasi ini perobekan atau

tertutupnya informasi dapatdihindarkan dan juga mudahterlihat apabila dijilid pada bagianatas atau sisi kiri.Penyimpananformulir juga akanlebih mudah apabila identitasformulir berada pada bagianbawah.(6)

Jadi, hal ini sudah sesuaidengan teori yaitu ID Form padaformulir RM.1 yakni “ RM.1”terletak pada bagian pojok kananbawah dari formulir.

e). Nomor EdisiFormulir RM.1 RSUD Kajen

tidak memiliki No Edisi.Berdasarkan teori nomor edisi

adalah nomor yang digunakanuntuk membantu dan menentukanapakah formulir ini edisi terbaruyang sedang digunakan danmembantu dalam pembuatan stokyang tidak dipakai lagi.

Formulir RM.1 RSUD Kajensudah sesuai dengan teori karenapihak Rumah Sakit belum pernahmelakukan revisi, sehingga tidakmemeiliki nomor edisi.(6)

f). Nomor Halaman

Dalam formulir RM.1 Kajentidak terdapat Nomor Halamankarena formulir RM.1 hanya memiliki1 (satu) halaman. Nomor halamandigunakan apabila formulir memilikilebih dari satu halaman.

Berdasarkan teori pada formuliryang terdapat Nomor Halamanterletak pada sudut kanan atas ataukanan bawah dan bisa berupaangka atau alfabet sehingga akanmembantu percetakan dalam

menyusun material untuk dicetakdan disusun, nomor halaman harusdibuat apabila terdapat halamanganda.(6)

Meskipun tidak memilikiNomor Halaman pada formulirRM.1, sudah sesuai degan teorikarena hanya memeiliki 1 (satu)halaman.

2) Introduction Formulir RM.1 RSUD Kajen tidak

memiliki introduction. Introduction merupakan bagian pendahuluan yangdapat menggambarkan tujuan atau


9/13

dapat juga berbentuk penjelasan ataukenyataan yang berupa nama formuliryaitu Ringkasan Masuk & Keluar.Tujuan dari formulir RM.1 adalahmencatat semua data identitas pasiendan data klinis pasien dari awal saatmasuk hingga keluar RS.(6) meskipuntidak terdapat introduction, namunkeberadaan judul formulir dalam RM.1RSUD Kajen sudah mewakili tujuanformulir tersebut.

3). InstructionPada formulir RM.1 di RSUD

Kajen terdapat instruksi pengisian yangberbunyi “ Isi dengan lengkap, jelasdan terbaca” dan terletak pada posisikiri bawah. Berdasarkan hasil

wawancara 100% petugas TPPRI,66,1% perawat, dan 80,4% doktermenyatakan bahwa instruksi yang adadapat mempermudah pekerjaanmereka.

Menurut teori instruksiseharusnya ada dan jelas dandiletakkan pada bagian depan formulirapabila terdapat tempat yang cukup. Apabila diperlukan informasi yang lebihdetail, sisi baik formulir bisa digunakan. Akan tetapi, harus ada rujukan tentang

hal ini. Instruksi tidak boleh diletakkanantara ruang-ruang entri karena haltersebut membuat formulir terkesanberantakan dan mempersulit pengisian.Instruksi juga harus diberikan padaentri data yang berupa pilihan.Misalnya bagaimana cara pengisian

yaitu di ceklist ( ) dan instruksitersebut dicatak tebal agar jelas dalampengisian.(6)

Hal ini menunjukan instruction pada formulir RM.1 RSUD Kajen belum

sesuai dengan teori, yaitu hanyamencantumkan instruksi untuk kolom -kolom isian, sedangkan untuk entridata belum ada instruksi yang jelasbagaimana mengisinya.

4). Body a). Pengelompokan

Pengelompokan pada formulirRM.1 dikelompokkan menjadi 2 yaitudata identitas pasien dan data klinispasien sehingga memudahkan dalampengisian formulir.Pengelompokkannya adalah sebagaiberikut :

c) PerataanPada formulir RM.1 perataan yang

digunakan adalah rata kiri (Left)dan rata tengah ( Center ). Perataanyang digunakan sudah sesuaidengan teori, yaitu menggunakanperataan kiri (Left ) dan perataantengah (Center) sehingga formulirmenjadi lebih rapi.(6)

d) Margin Margin dari formulir RM.1 RSUDKajen adalah margin atas : 3 cm,margin bawah : 4,5 cm, margin kanan : 1,2 cm, margin kiri : 1,2cm.Berdasarkan teori margin minimalyang digunakan adalah margin atas: 2/16”, margin bawah : 3/6”,

margin kanan : 3/10”, margin kiri :3/10”. Dengan demikian margin yang digunakan dalam RM.1 sudahsesuai dengan teori.

e) SpasiSpasi yang digunakan dalamformulir RM.1 adalah 1 spasi vertikaldan 1,5 spasi horizontal. Untukspacing yang dibuat dengan tulisantangan, berikan horizontal spacing 1/10” sampai 1/12” per karakter.Vertical spacing memerlukan 1/4”

sampai 1/3”. Kalau desain kotakyang digunakan, 1/3” diperlukan.Spasi vertikal 1/3” akan menerimabaik entry tulisan tangan ataupunmesin. Spasi yang digunakan diformulir RM.1 tersebut sudah sesuaidengan teori.

f) Garis / Kotak / Bayangan / WarnaPada formulir RM.1 caramemasukkan entry data ada yangmenggunakan garis dan ada jugayang menggunakan kotak ( Khusus

No RM dan No. Reg ). Dalamformulir ini tidak menggunakanwarna dan bayangan.Rule ( garis ) adalah sebuah garisvertikal maupun horizontal. Rulesberguna untuk membagi formuliratas bagian – bagian logis,mengarahkan penulisan untukmemasukkan data pada semestinya,menginstruksi penulisan mengenaipanjang yang diinginkan dari datayang dimasukkan, membimbingpembaca melalui komunikasi danmenambah daya tarik fisik formulir.


10/13

Kotak, bayangan, dan warna hampirsama kegunaanya yaitumengarahkan penulisan danmenambah daya tarik formulir.(6)Berdasarkan hasil wawancara73,2% perawat, dan 93,8% doktermenyatakan tidak mengalamikesulitan terhadap area kerjapengisian. 100% petugas TPPRI,69,9% perawat, dan 40,2% doktermenyatakan perlu adanya garispenanda daerah isian pada dataidentitas pasien dan data klinispasien.Berdasarkan hal tersebut garis /kotak / bayangan / warna dariformulir RM.1 sudah sesuai dengan

teori hanya saja belum terdapatgaris penanda daerah isian padadata identitas pasien dan data klinispasien. Pemberian penanda daerahisian berguna sebagai pemisahantara identitas pasien dan dataklinis pasien, sehingga area kerjayang ada tidak mempersulitpekerjaan responden.

g). Huruf – Ukuran / Jenis / AtributDalam formulir RM.1 ukuran huruf

yang digunakan adalah Arial ukuran

16 pada judul formulir, ukuran 14pada identitas RS, dan ukuran 12untuk butir data. Berdasarkan hasilwawancara 100% petugas TPPRI,76,8% pearawat, dan 93,8% doktermenyatakan jenis huruf yangdigunakan dalam formulir RM.1adalah sudah jelas dan mudahdibaca. 100% petugas TPPRI 82,2%perawat, dan 87,1% doktermenyatakan ukuran huruf yangdigunakan sudah memudahkan

responden dalam membaca.Berdasarkan teori untuk suatu

formulir paling baik adalahmenggunakan sedikit mungkin jenishuruf dan ukuran huruf. Biasanya jenis italic dan bold digunakan untukpenekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanankhusus.(6)

Jadi, penilaian terhadap huruf – ukuran / jenis / atribut sudah sesuaidengan teori tetapi catatan – catatantambahan / perintah – perintahdalam formulir tersebut perlu ditulis

dengan huruf cetak tebal (bold)untuk penekanan.

h). Cara PengisianCara Pengisian dalam formulir RM.1RSUD Kajen dengan cara entri datadan melingkari. Cara entri datamenggunakan tulis tangan dilakukanpada

Hampir semua formulir dihasilkandengan tangan, mesin ketik ataucetakan komputer. Cara lainpencatatan data mencakup ORC (Optical character recogniting )pengenalan huruf secara optis dan barcode yang bekerja langsung kedalamkomputer.(6)

Berdasarkan hasil wawancara 100%

Petugas TPPRI, 66,1% perawat, dan93.8% dokter setuju jika cara pengisiandilakukan dengan komputerisasi danakan mempermudah pekerjaanmereka. Jika dilakukan pengisianformulir dengan komputerisasi makadidapatkan banyak keuntungandiantaranya : pengisian data menjadicepat, tidak akan terjadi kesalahandalam menggunakan formulir, tidakakan pernah kehabisan dan tidak akanketinggalan jaman karena dapat diubah

sesuai kebutuhan.Hal ini menunjukkan bahwa formulir

RM.1 RSUD Kajen dalam carapengisiannya sudah sesuai denganteori. Namun, pada pengisian dengancara melingkari hendaknya diganti

dengan check box () agar lebihmempersingkat waktu dalam pengisianformulir.

1) Closea). Tempat

Dalam formulir RM.1 tidak terdapat

keterangan tempat. Berdasarkanteori, close pada formulir RM.1 tidakharus ada keterangan tempat,karena formulir RM.1 merupakanformulir yang tidak dibawa keluardari instansi pelayanankesehatan.(6) Sehingga penilaianterhadap tempat pada close formulirRM.1 sudah sesuai berdasarkanteori.

b). TanggalDesain yang ada dari formulir RM.1tidak ada tanggal pada bagian close.Berdasarkan teori, tanggal pada


11/13

bagian close tidak harus ada karenatanggal akhir pelayanan sudahterdapat pada kolom tanggal keluarpasien.(6) Sehingga tanggal padabagian close sudah sesuai teori.

c). WaktuPada formulir RM.1 Kajen tidakterdapat keterangan waktu padabagian close. Menurut teori, padabagian penutup formulir tidakdiperlukan waktu dalampenandatanganan. Apabila dibutuhkan,waktu sudah dapat ditujukan padakolom jam keluar.(6) Sehinggapenilaian terhadap waktu pada close sudah sesuai dengan teori.

d). Tanda tangan

Desain yang ada dalam formulir RM.1pada bagian penutup terdapat DPJP(dokter penanggungjawab pasien) dannama dokter yang memulangkan.Berdasarkan hasil wawancara terhadapdokter 87,1% diantaranya setujuapabila kolom DPJP dan tanda tangandokter yang memulangkandigabungkan menjadi satu dan sisanya13,4% menjawab tidak tahu.Berdasarkan teori formulir RM.1 harusada tanda tangan dokter sebagai tanda

otentifikasi. (6) Jadi, penilaian terhadaptanda tangan pada formulir RM.1sudah sesuai dengan teori.

c. Aspek Isi1). Kelengkapan butir data

Dalam formulir RM.1 terdapat 2 jenisbutir data, yaitu butir data identitaspasien dan butir data klinis pasien.Berdasarkan hasil wawancara 100%petugas TPPRI, 64,3% perawat, dan80,6% dokter menyatakan sudah

memenuhi kebutuhan. Berdasarkanhasil observasi dan wawancaraterhadap responden perlu adapenambahan untuk jenis asuransi,tanda tangan dokter yang menerima,dan tanda tangan perawat / bidan yangmerawat.

Kolom jenis asuransi yang adasaat ini hanya berisi jenis askes /asuransi lain, akan tetapi dalampraktik di lapangan jenis asuransiyang digunakan saat ini adalahBPJS, In Health dan Umumsehingga butir data yang ada pada

kolom jenis asuransi saat ini menjadikurang relevan dan tidak update.Oleh karena itu perlu ditambahkandengan kolom butir data sepertiBPJS, In Health dan Umum untukmempermudah respondan dalampengisian jenis asuransi.Tanda tangan dokter yangmenerima juga perlu ditambahkankarena item ini hanya terdapat padaformulir surat perintah opname (RM.3) karena Tanda tangan dokteryang menerima berfungsi sebagaiotentifikasi dan kontrol terhadapketetapan diagnosis yang digunakanoleh dokter sebagai alasan untukperintah opname.

2). Terminologi Ada 2 terminologi yang digunakandalam formulir RM.1 yaitu istilah dansingkatan. Istilah – istilah dansingkatan – singkatan yangdigunakan sudah lazim sehinggapetugas TPPRI, perawat, dan dokterdapat mengerti dan memahanimaksudnya. Berdasarkan hasilwawancara 100% petugas TPPRI,64,3% perawat, dan 80,6% doktermenyatakan sudah paham dengan

istilah yang ada didalam formulirRM.1 yang digunakan saat ini.

KESIMPULAN DAN SARANA. Kesimpulan

1. Aspek fisika. Bahan : HVS 70 gram, hal

ini belum sesuai untuk formuliryang akan diabadikan.

b. Bentuk : persegi panjang,sudah sesuai sehinggamemudahkan dalam

penyimpanan denganformulir lain.

c. Ukuran : 21,5 cm x 33 cmdan sudah sesuai dan samadengan formulir lainpernah direvisi sudah sesuai.

d. Warna : kertas formulirRM.1 adalah putih dengantinta berwarna hitam.

2. Aspek anatomia. Heading

1). Judul : terletak pada posisitengah dan sudah sesuai.


12/13

2). Sub judul : tidak memiliki sub judul, tidak memerlukanpenjelasan yang lebih rinci dansudah sesuai.

3). ID Rumah Sakit : terletak padaposisi kiri atas dan sudahsesuai.

4). ID Form : terletak pada posisikanan bawah dan sudah sesuai.

5). No. Edisi : tidak memiliki No.Edisi, belum pernah direvisisudah sesuai.

6). No. Halaman : tidak memiliki No.Halaman, hanya memilikihalaman tunggal sudah sesuai

b. Introduction : tidak memiliki, sudahsesuai.

c. Instruction : terletak pada kiribawah dan sudah sesuai teori.Belum ada instruksi untuk pengisianitem – item yang berupa pilihansehingga belum sesuai.

d. Body1) Pengelompokkan : data identitas

pasien dan data klinis pasiensudah sesuai.

2) Urutan kelompok : tersusunmenjadi dua kelompok yangtersusun secara logis dan

sistematis sehingga sudah sesuaidengan teori.

3) Perataan : rata tengah ( center ) dan rata kiri ( left ) dansudah sesuai dengan teori.

4) Margin : margin atas : 3 cm,bawah : 4,5 cm, kanan : 1,2 cm,kiri : 1,2 cm dan sudah sesuai.

5) Spasi : 1 spasi vertikal dan 1,2spasi horizontal, sudah sesuai.

6) Garis / kontak / bayangan /warna: belum ada garis penanda

daerah isian pada data identitasdan data klinis pasien.

7) Huruf / ukuran / jenis / atribut :arial ukuran 16 pada judulformulir, ukuran 14 pada identitasRS, dan ukuran 12 untuk butirdata, sudah sesuai dengan teori.

8) Cara pengisian : tulisan tangandan pilihan dengan melingkari.Pada isian pilihan, cara yangpaling efektif dilakukan adalah

dengan memberi tanda () padanomor pilihan yang dipilih.

e. Close

1) Tempat : tidak terdapatketerangan tempat, karenaformulir RM.1 formulir yangtidak dibawa keluar dariinstansi, sudah sesuai.

2) Tanggal : tidak ada tanggalpada bagian close, sudahterdapat pada kolom tanggalkeluar pasien dan sudahsesuai.

3) Waktu : tidak terdapatketerangan waktu pada bagianclose, waktu sudah dapatditunjukkan pada kolom jamkeluar. Sehingga penilaianterhadap waktu pada close sudah sesuai dengan teori.

4) Tanda tangan : tanda tangandan nama dokter yangmemulangkan, sudah sesuaidengan teori.

3. Aspek Isia. Kelengkapan butir data :

perlu ada penambahan untuk jenis asuransi pembayaran,agama, tanda tangan dokteryang menerima.

b. Terminologi : sudah lazimdigunakan sehingga tidak

memerlukan penjelasan lebihlanjut.

B. Saran1. Formulir RM.1 RSUD Kajen perlu

adanya revisi baik dari aspek fisik,anatomi, dan isia. Aspek fisik

Dari aspek fisik masih perluadanya terhadap bahan yangdigunakan menjadi 80 gramagar tidak mudah rusakkarena formulir RM.1

merupakan formulir yangdiabadikan.

b. Aspek anatomi Aspek anatomi dalam

formulir RM.1 pada bagianinstruksi perlu dicantumkancara pengisian untuk butir datapilihan ditunjukkan oleh tanda*). Perlu adanya daerahpembatas untuk membedakandaerah pengisian dataidentitas pasien dan data klinispasien.

c. Aspek isi


13/13

analisis desain formulir ringkasan masuk & keluar.pdf

Documents