anlisis factorial y diagnstico por funciones

anlisis factorial y diagnstico por funciones

INDICEANLISIS FACTORIAL Y DIAGNSTICO POR FUNCIONES2Historia2Anlisis Factorial2QU ES UN ANLISIS FACTORIAL?2Factores de Operacin31.MEDIO AMBIENTE32.POLTICA Y DIRECCIN33.PRODUCTOS Y PROCESOS34.FINANCIAMIENTO35.MEDIOS DE PRODUCCIN36.FUERZA DE TRABAJO37.SUMINISTROS38.ACTIVIDAD PRODUCTORA39.MERCADO410.CONTABILIDAD Y ESTADSTICA4Principios4Tipos De Anlisis Factorial4Aplicaciones4EL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO O POR FUNCIONES6Concepto:6ASPECTOS DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO.6ETAPAS DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO.7I.RECOPILACIN DE INFORMACIN7II.ANLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO8OBJETIVOS DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO8ASPECTOS DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO8III.OBTENCION DE CONCLUSIONES:10EJEMPLOS DE PROBLEMAS ORGANIZACIONALES:11IV.PROPUESTA Y PLAN DE ACCION:12CONCLUSIN13Bibliografa13

ANLISIS FACTORIAL Y DIAGNSTICO POR FUNCIONESHistoriaLos factores latentes de Francis Galton y los ejes principales de Karl Pearson fueron los precedentes ms inmediatos del anlisis factorial. En 1904, Charles Spearman plante una teora de la inteligencia basada en la existencia de factor comn al que denomin g. De acuerdo con esta teora, la inteligencia de los individuos poda ordenarse a lo largo de una sola dimensin.En la obra Multiple Factor Analysis de Louis Leon Thurstone se plantea un anlisis factorial con ms de un factor comn y se introducen la estructura simple y las rotaciones de factores. La existencia de varias dimensiones latentes haca imposible una ordenacin de los individuos a en funcin de su inteligencia. Tambin permita ubicar las personalidades neurticas y psicticas en dimensiones distintas, en contradiccin con los principios de los psicoanalistas, que establecan una continuidad entre ambos extremos.Los mtodos modernos para extraer los factores son los del anlisis factorial cannico de C.R. Rao, el mtodo Alfa (H.F. Kaiser, J. Carey) y el mtodo de la mxima verosimilitud (D.N. Lawley, Karl Jreskog).El mtodo varimax de rotacin ortogonal es de Kaiser. J.B. Carroll introdujo la rotacin oblicua quartimin y A.E. Hendrickson y P.O. White la promax.Hasta los aos sesenta, el anlisis factorial era principalmente exploratorio. En esa poca naci el anlisis factorial confirmatorio que permite confirmar o rechazar hiptesis planteadas en forma de una cierta estructura subyacente.Anlisis FactorialQU ES UN ANLISIS FACTORIAL?El Anlisis Factorial es una tcnica estadstica multivariante cuyo principal propsito es sintetizar las interrelaciones observadas entre un conjunto de variables en una forma concisa y segura como una ayuda a la construccin de nuevos conceptos y teoras. Para ello utiliza un conjunto de variables aleatorias inobservables, que llamaremos factores comunes, de forma que todas las covarianzas o correlaciones son explicadas por dichos factores y cualquier porcin de la varianza inexplicada por los factores comunes se asigna a trminos de error residuales que llamaremos factores nicos o especficos.El Anlisis Factorial puede ser exploratorio o confirmatorio. El anlisis exploratorio se caracteriza porque no se conocen a priori el nmero de factores y es en la aplicacin emprica donde ser determina este nmero. Por el contrario, en el anlisis de tipo confirmatorio los factores estn fijados a priori, utilizndose contrastes de hiptesis para su corroboracin.Anlisis factorial es una tcnica estadstica de reduccin de datos usada para explicar las correlaciones entre las variables observadas en trminos de un nmero menor de variables no observadas llamadas factores. Las variables observadas se modelan como combinaciones lineales de factores ms expresiones de error. El anlisis factorial se origin en psicometra, y se usa en las ciencias del comportamiento tales como ciencias sociales, marketing, gestin de productos, investigacin de operaciones y otras ciencias aplicadas que tratan con grandes cantidades de datos.Factores de OperacinAquellos aspectos vitales del funcionamiento de una empresa que van desde el medio ambiente que la rodea pasando por insumos, procesos, fuerza laboral, etc.; es decir, factores tantos internos como externos los cuales permite cumplir con sus funciones y objetivos. Estos son los denominados factores de operacin y son en los cuales se basa el anlisis factorialLos factores de operacin se definen y describen como sigue:1. MEDIO AMBIENTE: conjunto de influencias externas que actan sobre la operacin de la empresa.2. POLTICA Y DIRECCIN: orientacin y manejo de la empresa mediante la direccin y vigilancia de sus actividades.3. PRODUCTOS Y PROCESOS: seleccin y diseo de los bienes que se han de producir y de los mtodos usados en la fabricacin de los mismos.4. FINANCIAMIENTO: manejo de los aspectos monetarios y crediticios.5. MEDIOS DE PRODUCCIN: como inmuebles, equipo, maquinaria, herramienta e instalaciones de servicios.6. FUERZA DE TRABAJO: personal ocupado en la empresa.7. SUMINISTROS: materias primas, materiales auxiliares y servicios.8. ACTIVIDAD PRODUCTORA: transformacin de los materiales en productos que puedan comercializarse.9. MERCADO: orientacin y manejo de la venta y la distribucin de los productos.10. CONTABILIDAD Y ESTADSTICA: comprende el registro e informacin de los hechos y operaciones econmicas y financieras de la empresa.Es muy importante considerar todos estos factores en su conjunto al realizar una investigacin industrial mediante la metodologa del anlisis factorial ya que no es posible analizar cada factor por separado debido a que es el esfuerzo conjunto de todas ellas lo que permite que una empresa funcione.PrincipiosEl anlisis factorial se debe realizar a partir del rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la empresa. Los factores a evaluar pueden variar de acuerdo con el giro de la empresa. La objetividad del auditor es indispensable al evaluar cada factor. Es importante considerar el enfoque holstico de las organizaciones en el sentido de que un factor influye en los resultados de otro.Tipos De Anlisis FactorialEl anlisis factorial exploratorio, AFE, se usa para tratar de descubrir la estructura interna de un nmero relativamente grande de variables. La hiptesis a priori del investigador es que pueden existir una serie de factores asociados a grupos de variables. Las cargas de los distintos factores se utilizan para intuir la relacin de stos con las distintas variables. Es el tipo de anlisis factorial ms comn.El anlisis factorial confirmatorio, AFC, trata de determinar si el nmero de factores obtenidos y sus cargas se corresponden con los que cabra esperar a la luz de una teora previa acerca de los datos. La hiptesis a priori es que existen unos determinados factores preestablecidos y que cada uno de ellos est asociado con un determinado subconjunto de las variables. El anlisis factorial confirmatorio entonces arroja un nivel de confianza para poder aceptar o rechazar dicha hiptesis.AplicacionesEl anlisis factorial se utiliza para identificar factores que expliquen una variedad de resultados en diferentes pruebas. Por ejemplo, investigacin en inteligencia halla que la gente que obtienen una nota alta en una prueba de habilidad verbal tambin se desempea bien en pruebas que requieren habilidades verbales. Los investigadores explican esto mediante el uso de anlisis factorial para aislar un factor a menudo llamado inteligencia cristalizada o inteligencia verbal, que representa el grado en el cual alguien es capaz de resolver problemas usando habilidades verbales.Anlisis factorial en psicologa se asocia frecuentemente con la investigacin sobre la inteligencia. Sin embargo, tambin se ha utilizado en un amplio rango de dominios, tales como personalidad, actitudes, creencias, etc. Est asociado a la psicometra, debido a que puede evaluar la validez de un instrumento estableciendo si el instrumento de verdad mide los factores postulados.

EL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO O POR FUNCIONESConcepto:El Diagnstico Administrativo es un estudio sistemtico, integral y peridico que tiene como propsito fundamental conocer la organizacin administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solucin que ayuden a la erradicacin de los mismos.Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, as como las necesidades de adaptacin del presente al futuro. Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolucin de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento. Su campo de aplicacin no tiene lmites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier rea, departamento, funcin o proceso, simplemente se encontrarn variantes de cmo aplicarlo dependiendo de las caractersticas particulares del problema que se desee atacar. Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con l, adems es necesario realizar anlisis peridicos sobre las reas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.

ASPECTOS DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO.El Diagnstico Administrativo no es ms que el anlisis de los siguientes aspectos: De la estructura administrativa y orgnica, lneas de autoridad y tramos de control. De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre s que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma. De los procesos generales y descripcin grfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos. De facultades delegadas dentro del personal, as como la relacin existente entre la ejecucin de las funciones especficas de los puestos y el proceso de toma de decisiones. De comunicacin y coordinacin entre dos o ms reas para determinar la relacin existente entre cada una de ellas.Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario llevar un orden lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la informacin y cumplir con los objetivos deseados, difcilmente se podrn obtener si no existen parmetros de evaluacin que indiquen los aspectos que se deben evaluar. ETAPAS DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO.Las etapas que integran el Diagnstico Administrativos pueden resumirse en:I. RECOPILACIN DE INFORMACINLa informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos bastar la informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los sntomas directos; la informacin deber ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependern las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de informacin es variada y diferente en relacin a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solucin final. En todo proceso de recoleccin de datos existe la informacin a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con informacin verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del rea afectada, para realizar en forma breve y rpida el anlisis de lo recolectado que facilite la finalizacin del diagnstico en el menor tiempo posible.Tambin es necesario analizar la informacin proveniente de fuentes externas, pues indicar las caractersticas, las posibilidades y la situacin particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el anlisis del problema. Esta informacin es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia econmica y tecnolgica, implican desequilibrio orgnico y funcional y alientan a la expansin, restriccin o desaparicin de las empresas.Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigacin administrativa como funcin permanente, para que con sus productos y/o servicios se adece a lo que el medio ambiente requiere.La informacin interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a travs de la informacin que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta informacin debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su anlisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualizacin es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y comprobar el costo de su obtencin tomando en cuenta la utilidad que prestar al estudio.En sntesis es vital tener a disposicin una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un autodiagnstico preliminar, tomando en cuenta la informacin registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, as como informacin externa al departamento o rea afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el anlisis de la informacin y sus posibles conclusiones.II. ANLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVOEsta fase del Diagnstico Administrativo tiene como objetivo comparar la informacin registrada en la etapa de anlisis y los aspectos tcnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos crticos que afectan al buen desempeo del rea evaluada. OBJETIVOS DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVODentro de sus principales objetivos estn: Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa. Determinar con datos reales la evolucin de la empresa en un perodo ms o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como tambin en los operativos. Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc. ASPECTOS DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVOSe realiza a travs del anlisis de los siguientes aspectos organizacionales:a) ANLISIS DE LA ESTRUCTURA Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misin, visin y objetivos de la misma y de la empresa en general.Los aspectos que se deben evaluar como mnimo son los siguientes: Organigrama estructural Niveles jerrquicos Tipo y lneas de autoridad Tramos de control Recursos existentes Dependencia y relacin con otras reasb) ANLISIS DE LAS FUNCIONES:Comprende el estudio de las funciones asignadas al rea objeto de estudio, as como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeo del trabajo.La base para este tipo de anlisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:FUNCIONES PRINCIPALES: Funciones principales del rea objeto de estudio. Relacin existente entre las funciones que se desempean en cada puesto de trabajo con los objetivos del rea y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma emprica. Duplicidad u omisin de funciones dentro del rea en relacin a los objetivos de la misma. Grado de complejidad y especializacin que se necesita para realizar cada una de las funciones. Descripcin y perfiles de los puestos de trabajoc) ANLISIS DE LOS PROCESOS:Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio, as como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organizacin en los cuales se ve involucrada.La base para este tipo de anlisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio. Procesos principales Sub-procesos Procesos contingentes Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras reas.Es de mucha utilidad para realizar este anlisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del rea.d) ANLISIS DE RELACIONES:Comprende el estudio de la coordinacin, comunicacin y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organizacin en general y que se relacionan con el rea objeto de estudio.Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes: Entre los niveles jerrquicos que integran la estructura organizacional del rea objeto de estudio. Entre el personal en general del rea objeto de estudio con las otras reas. Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el rea. Entre los procesos generales de la organizacin en los cuales dependencia del rea en por lo menos una de sus actividades componentes.III. OBTENCION DE CONCLUSIONES:Todas las etapas del diagnstico administrativo estn ntimamente ligadas, cada una de ellas puede producir conclusiones, an antes de finalizar la recoleccin de los datos, y por simple observacin al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por medio de la informacin obtenida.Para realizar un anlisis ms completo es importante revisar sobre la evolucin y desarrollo que han sufrido a travs del tiempo y comparacin de esos datos con otros similares, ya sean de otras reas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situacin.Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que tambin se deben analizar tanto la organizacin del rea afectada como las tcnicas de direccin empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del rea y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que polticas y procedimientos emplea cul es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cules son los canales de comunicacin y distribucin utilizados, en qu manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.Es necesario tambin el anlisis de la informacin, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtencin y registro, as como el uso adecuado del procesamiento electrnico de datos, si existe un sistema integrado de informacin o un simple sistema general; con todo esto se desarrollar el anlisis funcional que no es ms que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio. Por ltimo se debe elaborar un listado de las cosas que estn mal y producen fallas dentro de la organizacin, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solucin final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de accin.EJEMPLOS DE PROBLEMAS ORGANIZACIONALES:Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se pueden llegar a detectar a travs de la aplicacin del Diagnstico Administrativo son los siguientes:- Inexistencia de misin, visin y objetivos definidos claramente.- Inexistencia de estrategias, metas y polticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organizacin, para no confundir autonoma con independencia.- Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del rea de estudio- Dualidad de mando y abuso de autoridad- Incapacidad o falta de inters gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa.- Improvisacin en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos.- Falta de comunicacin y coordinacin entre el personal a todo nivel o entre las diferentes reas o departamentos que integran la empresa (lnea jerrquica).- Falta de informacin oportuna para la adecuada toma de decisiones.- Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa.- Obsolescencia de procedimientos, mtodo y tcnicas de trabajo.- Insuficiencia de calidad profesional y tcnica en los diferentes puestos de trabajo.- Falta de programas de induccin y capacitacin para el personal que realiza las diferentes actividades.- Duplicidad de funciones- Cuellos de botella.- Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.- Falta de controles para la adecuada utilizacin de los recursos disponibles.- Exceso de papelera y formularios en general.- Inadecuada distribucin del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.- Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad.- Excesivo tramo de control- Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal- Inadecuada utilizacin de habilidades y destrezas del personal.- Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrndolas y congestionndolas en la alta direccin an aquellas que son rutinarias.- Exceso de mandos medios o puestos innecesarios- Baja productividad como consecuencia de problemas tcnicos, humanos y organizacionales.- Crecimiento no programado, cuando no se prev y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la organizacin estructural y funcional sea condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa.- Especializacin del trabajo en una sola persona o rea (no substitutos)- Falta de lderes o lderes inadecuados.El listado de conclusiones se representa a travs del FODA ADMINISTRATIVO, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, as como la interrelacin entre los cuatro factores.IV. PROPUESTA Y PLAN DE ACCION:Es la sincronizacin del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigacin, el anlisis de la informacin y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organizacin o reorganizacin que determina cuales fases son necesarias para una investigacin real, que reas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cules recursos son necesarios para el anlisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operacin y la metodologa a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.La propuesta y plan de accin en trminos muy generales debe describir: Cmo aprovechar las fortalezas de la organizacin, para hacer frente a las oportunidades detectadas.

Cmo minimizar las debilidades de la organizacin, para contrarrestar a las amenazas detectadas.CONCLUSINPara concluir podemos decir que el diagnostico administrativo es vital para cualquier empresa ya que en la revisin de su estructura organizacional y la revisin de las funciones de direccin, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando principalmente las funciones en las cuales se basa la organizacin, y as para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y de manera ms consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.BibliografaAbraira Santos, Vctor. Mtodos Multivariantes en bioestadstica. Spearman, Charles (1927). The Abilities of Man.Cuadras, Carles (2008).

U.A.C.

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