analisis pengendalian sistem persediaan dalam rangka meningkatkan efisiensi pada pt
TRANSCRIPT
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
1/19
Analisis Pengendalian Sistem PersediaanDalam Rangka Meningkatkan Efisiensi
Pada PT. Andesen Jaya PlastikAbstrak
Dewasa ini perkembangan industri meningkat begitu cepat. Dalam meningkatkan operasional
pada PT. Andesen Jaya Plastik, maka dilakukankah analisis pengendalian sistem persediaan
barang yang bertujuan untuk menganalisa sistem persediaan yang sedang digunakan oleh
perusahaan, serta mengidentifikasi masalah yang ada agar dapat dilakukan manajemen operasi
yang lebih baik sehingga mengatasi masalah yang dihadapi.
Adapun masalah yang dihadapi pada PT. Andesen Jaya Plastik di mana terdapatnya kekurangan
persediaan (Out of Stock) atau kelebihan (Over of Stock)bahan baku, bila kekurangan bahan
baku menimbulkan terhambatnya proses produksi bahkan terhenti sehingga proses produksi
tidak dapat selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya
sehingga produk terlambat untuk dikirimkan ke customer. Sedangkan kelebihan bahan baku
akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan kualitas bahan baku akan menurun (hampir
kadarluwasa) bila disimpan dalam waktu yang lama, mengurangi mutu produk yang dihasilkan
dan telah kadarluwasa tidak dapat digunakan untuk produksi. Dan diketahui bahwa perusahaan
masih memiliki beberapa kelemahan dalam pengelolaan persediaan bahan bakunya, yaitu tidak
adanya analisis mengenai rencana kebutuhan bahan baku, belum adanya kebijakan mengenai
pengadaaan sejumlah persediaan tambahan untuk dijadikan sebagai persediaan pengaman,
serta belum terencananya jadwal untuk melaksanakan pemesanan ulang bahan baku. Selain itu
masih terdapat dalam aktifitas aliran dokumen antara tiap-tiap transaksi belum terintegrasi antara
bagianpurchasingdan bagianwarehouse.
Maka perlu adanya solusi untuk mengatasi kesulitan di dalam persediaan dan mengontrol jumlah
persediaan di mana perusahaan melakukan analisa kebutuhan bahan baku yang akan
digunakan dalam proses produksi, sehingga jumlah bahan baku terkendali, tidak terlebih dantidak kurang. Dalam melakukan pembelian bahan baku perusahaan sebaiknya
mempertimbangkan efisiensi biaya persediaan, selain itu perusahaan sebaiknya mengadakan
persediaan pengaman dan menetapkan jadwal dalam melakukan pemesanan kembali bahan
baku yang akan digunakan dalam menunjang proses produksi agar tetap berjalan
dengan lancar.Untukmempercepat proses operasi perusahaan maka perlu perancangan suatu
sistem informasi yang saling terintegrasi dengan bagian-bagian lain, sehingga dapat
menghasilkan informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi pihak
manajemen untuk memecahkan masalah serta melakukan perbaikan atas kelemahan sistem
yang sedang berjalan.
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
2/19
BAB 1 : PENDAHULUAN
Pada era globalisasi sekarang di dunia industri persaingan antar perusahaan menjadi semakin
ketat. Hanya perusahaan yang mampu menekan biaya produksi seminimal mungkin dengan
tanpa mengurangi kualitas yang dapat bertahan. Salah satu cara menekan biaya produksi
dengan menekan total biaya persediaan bahan baku yang seminimum mungkin, baik dalam
biaya pesanan, pemyimpanan, kehilangan, dan kerusakan bahan baku.
Di perusahaan manufaktur, salah satu bagian atau divisi yang penting adalah persediaan.
Persediaan ini perlu dikontrol secara teratur dan periodik, mulai dari bahan baku, bahan
setengah jadi, sampai barang jadi. Di samping itu masih ada perhitungan jumlah barang baku
yang rusak atau kadarluwarsa, cacat, di return atau dikembalikan karena kualitas yang tidak baik
atau rusak. Persediaan bahan baku harus dapat memenuhi kebutuhan rencana produksi, karena
jika persediaan bahan baku tidak dapat dipenuhi, maka akan menghambat proses produksi.
Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan konsumen dapat merugikan
perusahaan. Sedangkan jika persediaan bahan baku berlebihan dapat meningkatkan biaya
penyimpanan, kerusakan, dan kehilangan bahan baku.
1.1 Riwayat Perusahaan
PT. Andesen Jaya Plastik merupakan perusahaan manufaktur yang berlokasi di Jl. Prepedan 3No. 36 RT/RW. 011/007, Tegal Alur Cengkareng dengan NPWP 02.305.340.8-085.000. PT.
Andesen Jaya Plastik dalam kegiatan operasional sehari-hari menerimastandarddanjob order,
tetapijob orderlebih banyak permintaannya daripadastandard order. Hal ini
dikarenakancustomerlebih suka melakukan customisasi dengan mendesain sendiri motif produk
yang diinginkan.
1.2 Sistem Yang Berjalan
Dalam kegiatan operasional sehari-hari, PT. Andesen Jaya Plastik menanganijob order,
bukanstandard order. Artinya PT. Andesen Jaya Plastik baru mulai memproduksi jika ada
pesanan daricustomer. Pesanancustomerterdiri dari 2 jenis : design khusus dan standar. Jika
design standar,customermenggunakan motif design yang dimiliki PT. Andesen Jaya Plastik. Jika
design khusus,customermenggunakan motif desain daricustomersendiri yang biasanya
disesuaikan dengan keinginancustomer. Untuk hal ini biasa ditangani oleh kepala desain.
Manajer penjualan menerimapurchase orderrangkap 1 daricustomerlewat fax,
kemudianpurchase ordertersebut difotokopi sekali : rangkap 2 untuk ppic. Kemudian ppic akan
menghitung jumlah bahan baku yang diperlukan dan membuatnotesuntuk meminta
pengeluaran bahan baku yang diperlukan untuk produksi melalui manajer produksi, lalu manajer
produksi memberikannotestersebut ke kepala stok baku.
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
3/19
Kepala stok baku akan mengecek persediaan bahan baku, jika stok bahan baku ada, maka
kepala stok baku akan mencatat jumlah bahan baku padanotesdan mengirim bahan baku ke
pabrik untuk diproduksi, jika stok bahan baku tidak ada, maka kepala stok baku akan
memberikannoteske ppic, lalu ppic memberikannotesbahan baku yang akan dibeli ke manajer
pembelian, kemudian manajer pembelian akan membuatpurchase orderuntuk bahan baku yang
diperlukan untuk dipesan kesupplier.
2 minggu kemudian, bahan baku dikirim darisupplierdisertai dengan surat jalansupplier.
Kemudian bahan baku akan dicek kelengkapannya berdasarkan surat jalansupplieroleh kepala
stok baku. Jika sudah sesuai, maka kepala stok baku akan mencatat padanotesdan
memasukkan bahan baku ke gudang disertai surat jalan supplier. Jika bahan baku yang diterima
tidak sesuai, maka manajer pembelian akan membuat surat komplain dan bahan baku
dikembalikan kesupplier.
BAB 2 : IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
2.1 Analisis Kebutuhan Bahan Baku
Seperti dibahas sebelumnya, proses produksi pada PT. Andesen Jaya Plastik dilakukan
berdasarkan pesanan yang diterima perusahaan dari customer sehingga persediaan bahan baku
harus disesuaikan dengan pesanan yang diterima dari customer. Selama ini pemesanan bahan
baku hanya berdasarkan pada pengalaman pemakaian bahan baku yang lalu di mana ketika
membeli bahan baku tersebut berdasarkan total jumlah keperluan bahan baku bulan yang samatahun sebelumnya.
Jika dilakukan suatu analisis atas kebijakan tersebut, dapat ditemukan adanya kelemahan, yaitu
perusahaan melakukan proses produksinya berdasarkan pada pesanan yang diterimanya,
sedangkan penyediaan bahan baku berdasarkan data penjualan sebelumnya, padahal penjualan
tahun berjalan belum tentu sama dengan penjualan tahun lalu.
Cara peramalan ini tidak tepat karena perusahaan mengalami tingkat penjualan ynag bervariasi,
sehingga pada bulan-bulan tertentu pesanan akan mengalami penurunan sehingga terjadi
pesanan yang naik turun sepanjang spekulasi siklus tahunan perusahaan.
Sehingga jika pesanan tahun ini mengalami peningkatan dibandingkan dengan pesanan tahun
yang lalu, perusahaan akan mengalami masalah kekurangan bahan baku (Out of Stock). Dan
sebaliknya, jika pesanan yang diterima mengalami penurunan dibandingkan dengan pesanan
tahun yang lalu, perusahaan akan mengalami masalah kelebihan bahan baku (Over of Stock).
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
4/19
Bila kelebihan bahan baku akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan kualitas bahan
baku akan menurun bila disimpan dalam waktu yang lama, sedangkan bila kekurangan bahan
baku akan menyebabkan terhambatnya proses produksi bahkan terhenti sehingga proses
produksi tidak dapat selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
sebelumnya. Jika hal ini sering terjadi maka akan memungkinkan customer untuk berpaling ke
pesaing perusahaan lainnya. Apabila perusahaan mengadakan kekurangan bahan baku dengan
segera, hal inipun dapat menambah biaya karena pada umumnya pesanan secara mendadak
akan lebih mahal dibandingkan dengan pesanan yang normal, akibatnya keuntungan
perusahaan akan menurun.
2.2 Analisis Total Biaya Persediaan
Tujuan utama suatu perusahaan dibentuk adalah untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari
kegiatan operasionalnya. Salah satu cara untuk memaksimalkan keuntungan adalah dengan
meminimalkan biaya yang dikeluarkan dalam melakukan kegiatan perusahaannya.
Meminimalkan biaya tidak dapat dilakukan bila perusahaan mengalami masalah kelebihan
maupun kekurangan bahan baku. Kelebihan bahan baku menyebabkan biaya penyimpanan akan
menjadi lebih besar dari yang seharusnya, sehingga akan memperbesar total biaya persediaan.
Begitu pula bila perusahaan mengalami masalah kekurangan bahan baku, biaya pemesanan
akan membengkak sehingga akhirnya juga akan memperbesar total biaya persediaan.
Jadi yang diperlukan dalam meminimumkan biaya persediaan adalah melakukan pembelian
dengan jumlah pesanan yang ekonomis, tersedianya sejumlah persediaan pengaman (safety
stock) yang cukup, dan adanya perencanaan yang baik dalam melakukan pemesanan kembali
(reorder point) bahan baku. Jumlah pesanan yang ekonomis dapat ditentukan dengan
menggunakan metode EOQ (Economic Order Point).
2.3 Analisis Safety Stock dan Reorder Point
Dalam proses pembelian bahan baku yang selama ini dilakukan pada PT. Andesen Jaya Plastik,
diperlukan waktu tenggang, dihitung mulai dari bahan baku dipesan sampai bahan baku diterima
oleh gudang. Persediaan pengaman diperlukan untuk menjaga kemungkinan kekurangan bahan
baku, akibat penggunaan bahan baku lebih besar dari pada perkiraan semula ataupun
keterlambatan datangnya bahan baku yang dipesan.
Namun selama ini, selain dari jumlah bahan baku yang dipesan, perusahaan tidak membeli
persediaan tambahan untuk dijadikan persediaan cadangan, dan perusahaan tidak menetapkan
jadwal dalam melakukan pemesanan kembali. Persediaan tambahan hanya berasal dari sisa
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
5/19
bahan dari produksi sebelumnya yang masih memenuhi standar untuk dipakai dalam proses
produksi.
Jika dilakukan suatu analisis, dapat ditemukan adanya dua kelemahan, kelemahan yang
pertama yaitu tidak adanya persediaan pengaman. Karena tidak adanya persediaan pengaman,
maka untuk menangani masalah kekurangan bahan baku yang kemungkinan terjadi selama
masa produksi, perusahaan harus melakukan pemesanan kembali. Dengan adanya pemesanan
kembali tersebut, perusahaan harus mengeluarkan biaya ekstra berupa biaya pemesanan, dan
akibatnya biaya persediaan akan bertambah sehingga keuntungan perusahaan juga berkurang.
Kelemahan yang kedua adalah tidak adanya perencanaan dalam melakukan pemesanan
kembali. Bila pemesanan dilakukan terlambat akan memungkinkan terjadinya suatu saat di mana
perusahaan mengalami kehabisan stok persediaan bahan baku. Jika keadaan tersebut tidak
secepatnya diantisipasi dengan pembelian ekstra, yang otomatis akan memperbesar biaya
persediaan, akan menyebabkan terhambatnya proses produksi. Dalam jangka panjang, proses
produksi yang sering mengalami hambatan juga akan mempengaruhi profitabilitas perusahaan.
2.4 Analisis Pencatatan Persediaan
Data bahan baku hanya dicatat manual dengan menggunakannotesbaik penerimaan dan
pengeluaran bahan baku. Karena tidak dilakukan perhitungan secara otomatis (penambahan
atau pengurangan jumlah bahan baku), maka pencatatan tersebut sering tidak sesuai denganjumlah barang baku asli di gudang.
Selama ini tidak ada yang mengawasi stok bahan baku langsung di lapangan, ketika ada
permintaan bahan baku keluar dari manajer produksi barulah dilakukan pencatatan jumlah
bahan baku keluar dan begitu pula ketika bahan baku datang darisupplier. Begitu pula dengan
pengeluaran bahan baku oleh manajer produksi yang tidak dihitung berdasarkan standar bahan
baku yang sudah ditentukan oleh perusahaan, manajer produksi hanya meminta bahan baku
lewarnotesberdasarkan perkiraan yang seringkali melebihi jumlah kebutuhan sehingga terjadi
pemborosan pemakaian bahan baku di pabrik.
BAB 3 : ANALISIS PENYELESAIAN MASALAH
3.1 Forecast terhadap Kebutuhan Bahan Baku
Dalam menentukan besarnya persediaan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan, peramalan
(forecast) dengan menggunakan metode kuadrat terkecil (least square) menjadi suatu alternative
yang dipilih. Beberapa hal yang mendorong penggunaan metode ini untuk peramalan penjualan
karena penggunaannya relative sederhana dalam cara perhitungannya. Selain itu, model ini
memperhitungkan peramalan penjualan untuk masa yang akan datang dengan berdasarkan
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
6/19
pada data yang ada pada periode-periode yang telah lalu, dengan demikian akan selalu terlihat
perbandingannya dengan tahun yang telah lalu.
PT. Andesen Jaya Plastik merupakan perusahaan yang memproduksi peralatan makan dari
melamin. Data yang dikemukakan di sini merupakan data penjualan produk mulai dari Januari
2007 sampai dengan Desember 2009. Berikut ini penjualan produk :
Satuan : unit
Tahun Bulan Penjualan Produk
2007 Januari 432.000
Februari 396.000
Maret 338.400
April 313.200
Mei 324.000
Juni 349.200
Juli 374.400
Agustus 342.000
September 316.800
Oktober 270.000
o!ember 306.000
"esember 381.600
2008 Januari 396.000
Februari 324.000
Maret 306.000
April 2#2.000
Mei 270.000
Juni 313.200
Juli 331.200
Agustus 316.800
September 306.000
Oktober 234.000
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
7/19
o!ember 334.800
"esember 392.340
2009 Januari 414.000
Februari 360.000
Maret 324.000
April 31#.000
Mei 331.200
Juni 331.200
Juli 342.000
Agustus 288.000
September 280.800
Oktober 306.000
o!ember 331.200
"esember 34#.600
Dari data pesanan produk peralatan makan pada tahun 2006-2008, yang diambil dari tabel
penjualan produk di atas, maka dengan metode least square peramalan pesanan yang diterima
perusahaan dapat dihitung sebagai berikut :
1. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Januari
$ulan Januari
&a'un ( ) )2 )(
2007 432.000 *1 1 *432.000
2008 396.000 0 0 0
2009 414.000 1 1 414.000
1.242.000 0 2 + 18.000
Y Januari 2010 = 414.000 9.000 (2) = 396.000
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
8/19
2. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Februari
$ulan Februari
&a'un ( ) )2
)(
2007 396.000 *1 1 *396.000
2008 324.000 0 0 0
2009 360.000 1 1 360.000
1.080.000 0 2 *36.000
Y Februari 2010 = 360.000 18.000 (2) = 324.000
3. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Maret
$ulan Maret
&a'un ( ) )2 )(
2007 338.400 *1 1 *338.400
2008 306.000 0 0 0
2009 324.000 1 1 324.000
968.400 0 2 *14.400
Y Maret 2010 = 322.800 7.200 (2) = 308.400
4. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan April
$ulan April
&a'un ( ) )2 )(
2007 313.200 *1 1 *313.200
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
9/19
2008 2#2.000 0 0 0
2009 31#.000 1 1 31#.000
880.200 0 2 1.800
Y April 2010 = 293.400 + 900 (2) = 295.200
5. Perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Mei
$ulan Mei
&a'un ( ) )2 )(
2007 324.000 *1 1 *324.000
2008 270.000 0 0 0
2009 331.200 1 1 331.200
92#.200 0 2 7.200
Y Mei 2010 = 308.400 + 3.600 (2) = 315.600
6. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Juni
$ulan Juni
&a'un ( ) )2 )(
2007 349.200 *1 1 *349.200
2008 313.200 0 0 0
2009 331.200 1 1 331.200
993.600 0 2 *18.000
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
10/19
Y Juni 2010 = 331.200 9.000 (2) = 313.200
7. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Juli
$ulan Juli
&a'un ( ) )2 )(
2007 374.400 *1 1 *374.400
2008 331.200 0 0 0
2009 342.000 1 1 342.000
1.047.600 0 2 *32.400
Y Juli 2010 = 349.200 + 16.200 (2) = 316.800
8. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Agustus
$ulan Agustus
&a'un ( ) )2 )(
2007 342.000 *1 1 *342.000
2008 316.800 0 0 0
2009 288.000 1 1 288.000
946.800 0 2 *#4.000
Y Agustus 2010 = 315.600 27.000 (2) = 261.600
9. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan September
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
11/19
$ulan September
&a'un ( ) )2 )(
2007 316.800 *1 1 *316.800
2008 306.000 0 0 0
2009 280.800 1 1 280.800
903.600 0 2 *36.000
Y September 2010 = 301.200 18.000 (2) = 265.200
10. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Oktober
$ulan Oktober
&a'un ( ) )2 )(
2007 270.000 *1 1 *270.000
2008 234.000 0 0 0
2009 306.000 1 1 306.000
810.000 0 2 36.000
Y Oktober 2010 = 270.000 + 18.000 (2) = 306.000
11. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan November
$ulan o!ember
&a'un ( ) )2 )(
2007 306.000 *1 1 *306.000
2008 334.800 0 0 0
2009 331.200 1 1 331.200
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
12/19
972.000 0 2 2#.200
Y November 2010 = 324.000 + 12.600 (2) = 349.200
12. Tabel perhitungan peramalan pesanan untuk bulan Desember
$ulan "esember
&a'un ( ) )2 )(
2007 381.600 *1 1 *381.600
2008 392.340 0 0 0
2009 34#.600 1 1 34#.600
1.119.#40 0 2 *36.000
Y Desember 2010 = 373.180 18.000 (2) = 337.180
Atas dasar perhitungan dengan menggunakan metode least square di atas, dapat diketahui
peramalan pesanan yang diterima perusahaan untuk bulan Januari Desember 2010 adalah
sebagai berikut:
No Bulan Jumlah pesanan (unit)
1 Januari 396.000
2 Februari 324.000
3 Maret 308.400
4 April 29#.200
# Mei 31#.600
6 Juni 313.200
7 Juli 316.800
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
13/19
8 Agustus 261.600
9 September 26#.200
10 Oktober 306.000
11 o!ember 349.200
12 "esember 337.180
&otal ,esanan 3.788.380
Dari peramalan pesanan yang akan diterima pada tahun 2010, dapat digunakan untuk
melakukan perencanaan produksi dan perencanaan kebutuhan bahan baku untuk menunjang
rencana produksi perusahaan.
3.2 Penetapan EOQ
Perlu adanya penilaian kebijakan pengelolaan persediaan bahan baku dalam mencapai efisiensi
dalam pengadaannya serta untuk mengetahui sejauh mana efisiensi biaya dapat dilakukan.
Salah satu alternatif pemecahan masalah pada perusahaan yaitu menggunakan metode EOQ
dalam pengelolaan persediaan bahan bakunya.
Sebelum menentukan berapa jumlah persediaan bahan baku yang ekonomis, terlebih dahulu
harus ditentukan biaya yang timbul dari persediaan bahan baku tersebut. Jenis biaya yang
relevan untuk menentukan pembelian bahan baku yang ekonomis hanyalah biaya yang memiliki
sifat variabel, sedangkan biaya yang bersifat tetap dianggap tidak relevan untuk perhitunganEOQ.
Di bawah ini adalah perhitungan total biaya persediaan yang selama ini dilakukan perusahaan :
Frekuensi pembelian seta'un 24 kali
Jumla' unit setiap kali pesan
-3.788.380 24 /ntuk kebutu'an prouksi sebesar
1#7.849 unit
ilai perseiaan -1#7.849 p 6.#00 / p 102.601.8#00
ilai perseiaan rata*rata -#0 nilai
perseiaan/ p #13.009.2#0
$ia5a pen5impanan -# ilaiperseiaan rata*rata/ p 2#.6#0.462
$ia5a pesan selama seta'un
-1.#3#.000 24 /
p 36.840.000
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
14/19
&otal bia5a perseiaan
-p 2#.6#0.462 p 36.840.000/
p 62.490.462
Berdasarkan hasil ramalan penerimaan pesanan di atas, maka dapat ditentukan besarnya
jumlah pembelian bahan baku yang ekonomis dengan menggunakan rumus (formula approach)
Economic Order Quantity (EOQ) sebagai berikut :
Dari perhitungan sebelumnya, didapatkan:
F adalah biaya tetap untuk melakukan pemesanan perpesanan yaitu sebesar Rp 1.535.000
S adalah jumlah penjualan atau pemakaian unit per tahun, setelah melakukan forecast,
didapatkan sebesar 3.788.380 unit
C adalah biaya penyimpanan yang dinyatakan sebagai suatu persentase atas nilai persediaan,
yaitu sebesar 5%
P adalah harga beli per unit persediaan yang harus dibayar oleh perusahaan, yaitu sebesar Rp
6.500
Economic Order Quantity (EOQ) =
=
=
= 189.170,87 unit
= 189.170 unit
Dari perhitungan EOQ di atas, dapat diketahui bahwa besarnya pembelian yang ekonomis
adalah sebanyak 189.170 unit.
Dengan tingkat frekuensi pembelian optimum dalam setahun adalah:
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
15/19
Di bawah ini adalah perhitungan besarnya biaya persediaan dengan menggunakan metode
Economic Order Quantity (EOQ):
Frekuensi pembelian seta'un 20 kali
Jumla' unit setiap kali pesan-O /
ntuk kebutu'an prouksi sebesar
189.170 unit
ilai perseiaan -189.170 p 6.#00 / p 1.229.60#.000
ilai perseiaan rata*rata -#0 nilaiperseiaan/ p 614.802.#00
$ia5a pen5impanan - # ilai
perseiaan rata*rata/ p 30.740.12#
$ia5a pesan selama seta'un-1.#3#.000 20 /
p 30.700.000
&otal bia5a perseiaan
-p 30.740.12# p 30.700.000 /
p 61.440.12#
Setelah kita menghitung total biaya persediaan, baik yang ditetapkan oleh perusahaan selama ini
maupun dengan penerapan metode EOQ, maka dapat diketahui berapa jumlah biaya yang dapat
ditekan bila menggunakan EOQ.
EOQ ternyata dapat meminimkan biaya persediaan selama setahun sebesar:
Rp 62.490.462 Rp 61.440.125 = Rp 1.050.337
Sehingga pembelian dengan menggunakan metode EOQ adalah pembelian yang efisien dan
meminimumkan biaya persediaan bagi perusahaan.
3.3 Penetapan Safety Stock dan Reorder Point
Persediaan pengaman diperlukan untuk menjaga kemungkinan kekurangan bahan baku, akibat
penggunaan bahan baku lebih besar dari pada perkiraan semula ataupun karena keterlambatan
datangnya bahan baku yang dipesan.
PT. Andesen Jaya Plastik tidak pernah menyediakan secara khusus persediaan pengaman,
karena tidak adanya persediaan pengaman, maka untuk menangani masalah kekurangan bahan
baku tersebut perusahaan harus melakukan pemesanan ekstra. Dengan adanya pemesanan
ekstra tersebut, perusahaan juga harus mengeluarkan biaya ekstra untuk pemesanan.
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
16/19
Dari masalah di atas, usulan perbaikan untuk perusahaan adalah diadakannya persediaan
pengaman. Untuk menghindari terjadinya kekurangan bahan baku pada saat tertentu maupun
saat tenggang waktu (lead time) dalam proses pemesanan berikutnya, diperlukan adanya
persediaan pengaman. Pada saat menentukan besarnya persediaan pengaman terlebih dahulu
harus diperhatikan frekuensi pemesanan yang telah ditentukan pada saat pernghitungan jumlah
pesanan yang ekonomis dengan menggunakan metode EOQ.
Dari perhitungan EOQ, diketahui frekuensi pemesanan sebanyak 20 kali, dan untuk kebutuhan
produksi sebesar 189.170 unit. Untuk menentukan besarnya persediaan pengaman dapat
dilakukan dengan menggunakan perhitungan sebagai berikut:
Produksi normal (18 hari kerja) 189.170 unit
Produksi max / hari 10.509,44 unit
Produksi rata-rata/ hari 5.253,72 unit
Waktu tenggang (lead time) 1 minggu
Persediaan pengaman = (10.509,44 5.253,72) x 7
= 36.790,04 unit 36.790 unit
Dari perhitungan Safety stock, dapat diketahui bahwa besarnya persediaan pengaman adalah
sebanyak 36.790 unit.
Perusahaan kadangkala terlambat dalam melakukan pemesanan kembali, sehingga perusahaan
sering mengalami kekurangan persediaan bahan baku. Untuk menghindari hal tersebut,
perusahaan harus merencanakan saat untuk melakukan pemesanan berikutnya secara tepat.
ROP = produksi max selama lead time + safety stock
= (10.509,44 x 7) + 36.790,04
= 110.356,12 unit
110.356 unit
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
17/19
Dari perhitungan reorder point di atas, dapat diketahui bahwa bahan baku harus dipesan kembali
pada saat persediaan di gudang sebesar 110.356 unit.
Dari perhitungan EOQ, safety stock, dan reorder point yang telah dibahas sebelumnya, dapat
digambarkan siklus pemesanan bahan baku sebagai berikut:
Dari siklus di atas, dapat disimpulkan bahwa pemesanan kembali dengan menggunakan metode
EOQ dilakukan 11 hari sejak pemesanan sebelumnya, sehingga perusahaan tidak akan
mengalami kekurangan bahan baku lagi untuk kebutuhan produksinya.
3.4 Memperbaiki Pencatatan Persediaan
Dalam memperlancar proses operasi perusahaan sebaiknya terdapat sistem yang saling
terintegrasi antara bagian-bagian yang terkait dalam perusahaan. Untuk bagian gudang
sebaiknya para karyawannya diberikan pemahaman bahwa data-data yang ada pada mereka
sebaiknya dikonfirmasikan kembali dengan pihak-pihak yang terkait. Dan untuk ketepatan
catatan kartu bahan baku dengan catatan persediaan bahan baku di gudang, maka sebaiknya
para karyawan gudang mengecek kembali minimal satu minggu sekali (stok opname). Untuk
bagian purchasing sebaiknya para karyawannya juga diberi pemahaman bahwa data-data yang
ada pada mereka dikonfirmasikan kembali dengan pihak-pihak yang terkait.
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil analisis yang telah dibahas sebelumnya maka dapat disimpulkan:
1. Pada PT. Andesen Jaya Plastik, dalam pengadaan bahan bakunya di gudang terdapatmasalah-masalah yang mengakibatkan sering terjadinya kekurangan atau kelebihan bahan baku.
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
18/19
Penyebab sering terjadinya kekurangan dan kelebihan persediaan bahan baku di gudang
sebagai berikut:
Persediaan yang berjalan di PT. Andesen Jaya Plastik, jumlah bahan baku kimia yang dipesan
hanya berdasarkan pengalaman bahan baku yang lalu. Dan perusahaan tidak melakukan
peramalan terhadap penjualannya sehingga terjadi ketidakjelasan mengenai rencana produksi
dan rencana kebutuhan bahan baku yang dapat dijadikan sebagai acuan.
Dari hasil perhitungan biaya persediaan menurut cara yang diterapkan oleh perusahaan adalah
sebesar Rp 62.490.462, sedangkan hasil perhitungan biaya persediaan menurut EOQ untuk
tahun 2010 sebesar Rp 61.440.125. Berdasarkan hasil perhitungan tersebut maka biaya
persediaan menurut cara yang dijalankan perusahaan belum mencapai titik minimal. Di mana
jika perusahaan menerapkan penghitungan biaya persediaan dengan metode EOQ akan
terdapat penghematan sebesar Rp 1.050.337
Dengan demikian maka biaya persediaan menurut kebijakan yang dijalankan oleh perusahaan
pada masa yang lalu masih dapat ditekan lagi sehingga dana yang digunakan menjadi lebih
efisien dan dapat dipergunakan untuk keperluan lain yang lebih bermanfaat bagi kemajuan
perusahaan.
Perusahaan sering mengalami kekurangan persediaan bahan baku, hal ini dikarenakanperusahaan tidak menyediakan sejumlah persediaan untuk dijadikan sebagai persediaan
pengaman.
Kadang-kadang perusahaan mengalami keterlambatan dalam melakukan pemesanan kembali
persediaan bahan baku, sehingga perusahaan mengalami kekurangan bahan baku akibat
keterlambatan tersebut.
2. Dari analisis perencanaan persediaan pada PT. Andesen Jaya Plastik dengan menggunakan
prinsip-prinsip perhitungan persediaan maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
Penggunaan metode EOQ
Dengan menggunakan metode EOQ, keuntungan perusahaan dapat dimaksimalkan karena
biaya-biaya yang dikeluarkan lebih ekonomis.
Perhitungan persediaan pengaman
-
7/24/2019 Analisis Pengendalian Sistem Persediaan Dalam Rangka Meningkatkan Efisiensi Pada PT
19/19
Dengan adanya persediaan pengaman maka kekurangan bahan baku (Out of Stock) dapat
dihindarkan, sehingga kontinuitas produksi dapat terjamin.
Perhitungan titik pemesanan kembali
Dengan memperhitungkan titik pemesanan kembali, maka dapat diketahui kapan persediaan
bahan baku tersebut harus dipesan kembali agar tidak terjadi kekurangan bahan baku, sehingga
proses produksi dapat berjalan dengan lancar.
4.2 Saran
Adapun saran yang diharapkan dalam meningkatkan PT. Andesen Jaya Plastik yaitu:
1. Karena bahan baku digunakan untuk memenuhi kebutuhan produksi yang dilakukan untuk
memenuhi permintaan pasar, maka untuk menentukan tingkat kebutuhan bahan baku yang lebih
tepat untuk masa yang akan datang sebaiknya perusahaan menggunakan peramalan penjualan
terlebih dahulu. Dari ramalan penjualan tersebut dapat ditentukan berapa banyak barang yang
harus diproduksi dan kemudian akan dapat diketahui berapa besarnya bahan baku yang
dibutuhkan. Sehingga PT. Andesen Jaya Plastik sebaiknya tidak menggunakan metode
pemesanan bahan yang hanya berdasarkan pengalaman pemakaian bahan baku yang lalu.
2. Dalam melakukan pembelian bahan baku, sebaiknya PT. Andesen Jaya Plastikmempertimbangkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan yaitu biaya penyimpanan dan biaya
pemesanan. Biaya tersebut diusahakan sedemikian rupa sehingga jumlah biaya yang ditanggung
dengan adanya persediaan tersebut adalah minimal. Cara ini dapat dilakukan dengan analisis
EOQ.
3. Untuk menghindari kemungkinan terjadinya penumpukan bahan baku di gudang yang dapat
menyebabkan besarnya biaya penyimpanan di mana bahan baku tersebut akan mengalami
penyusutan, bahan baku kimia sangat mudah rusak dalam suhu dan temperatur yang tidak stabil
serta batas waktu kadarluwasa produk tertentu harus diperhatikan perusahaan dalam
penggunaan bahan baku yang selalu dipakai dalam produksi dan bahan baku yang jarang
dipakai dalam produksi harus dikurangi.
4. Sebaiknya para karyawan bagian gudang diberikan pelatihan atau pengenalan metode
peramalan dan EOQ dengan benar.