51

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

DAN METODE PERANCANGAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. XYZ didirikan pada tahun 1986 atas prakarsa bersama antara

PT. B sebagai pabrik pengecoran logam di Indonesia, yang juga adalah

anak perusahaan PT. B. Dengan dukungan penuh PT. B yang menguasai

teknologi pengecoran logam serta PT. K yang memiliki akses terhadap

teknologi industri komponen, PT. K ditargetkan untuk menghasilkan

produk komponen bernilai presisi tinggi berupa komponen otomotif

dengan standar kualitas Original Equipment Manufacturer (OEM) bagi

industri perakitan otomotif di Indonesia.

PT. XYZ menggunakan lebih dari 100 unit mesin otomatis temasuk

unit-unit mesin pendukungnya. Jumlah tersebut akan terus bertambah

sesuai kebutuhan kapasitas terpasang. Guna menjaga kinerja mesin setiap

saat, Sistem Pemeliharaan Terpadu pun diterapkan.

Sistem Kendali Mutu Total (Total Quality Control), Gugus Kendali

Mutu (Quality Control Circle), serta Kaizen (peningkatan kinerja) adalah

bagian dari proses produksi yang selalu diterapkan secara konsisten oleh

52

PT.XYZ. Ketiga sistem tersebut menjamin kulitas maupun efisiensi dalam

proses produksi, sehinga selain menghasilkan produk berkualitas OEM

yang tepat waktu, PT.XYZ pun mampu memberikan harga yang bersaing.

PT XYZ sebagai salah satu di antara hanya beberapa pabrik

komponen presisi swasta nasional, adalah pelopor dalam memasok

komponen otomotif berkualitas OEM bagi industri perakitan di Indonesia.

Prestasi ini dicapat berkat kiat PT. XYZ untuk selalu menyempurnakan

berbagai faktor pra-syarat industri komponen presisi seperti faktor

teknologi, peralatan serta sumber daya manusianya secara konsisten.

Sejak Februari 2007 PT.XYZ memiliki direct labors sebanyak 67

orang dan indirect labors sebanyak 63 orang dan administrasi sebanyak 44

orang. PT. XYZ memiliki marketing area sebanyak 85% untuk pasar

domestik dan 15% untuk pasar Ekspor. Produk-produk yang dihasilkan

oleh PT.XYZ diantara lain : Brake drum, Fly wheel, Hub, Disc brake,

Pulley, Pressure plate, Bracket spring, yang semuanya memiliki berbagai

model untuk customer yang bermacam-macam.

53

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ

54

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

• Visi

Selalu menjadi perusahaan pemesinan (machining) yang paling

berreputasi di Indonesia, dalam memberikan hasil kerja paling

berkualitas dalam waktu yang tepat, dan senantiasa menyempurnakan

dan menggunakan teknologi yang tepat untuk dapat melayani segala

macam pekerjaan pemesinan yang diminta, dan dengan

mempekerjakan pekerja atau operator professional yang baik, yang

dapat diandalkan, kompeten, produktif dan efisien, untuk dapat

memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi para pelanggannya,

pekerjanya, pemegang sahamnya, masyarakat dan lingkungan.

• Misi

• Tetap menjaga sebagai perusahaan yang bersertifikat ISO

9001:2000, dan juga bersertifikat ISO TS 16949 ataupun ISO

14000 segera dalam masa dekat bila diperlukan.

• Membangun manajemen yang efektif yang akan senantiasa

mengutamakan kepuasan pelanggan atas produk yang diserahkan,

berkat kendali kualitas yang baik dan dapat diandalkan, serta atas

waktu penyerahan yang tepat karena perencanaan produksi yang

baik.

55

• Menerima semua kebutuhan pelanggan, baik untuk jumlah pesanan

yang kecil disamping pesanan dengan jumlah besar.

3.1.4 Tugas dan Wewenang Sub Departemen Procurement

a. Kepala Sub Departemen Procurement

Departemen : Finance

Sub Departemen : Procurement

Jabatan atasan langsung : Kepala Departemen Finance

Bawahan langsung : Staff teknik procurement dan staff administrasi

procurement

Tugas-tugas Pokok :

1. Menyediakan barang/ jasa yang diperlukan dalam kegiatan usaha

PT XYZ, yang sesuai dengan yang dibutuhkan yaitu sesuai dengan

spesifikasi yang diminta oleh pengguna, dalam jumlah yang tepat,

dalam waktu yang tepat, dengan harga yang tepat (kompetitif) dan

sesuai dengan rencana kegiatan serta sesuai dengan Anggaran

Perusahaan yang diberlakukan.

Tanggung Jawab :

Memenuhi tugas pokok dengan:

1. Mengelola organisasi Sub Departemen Procurement (menyusun

organisasi, mengkoordinasikan, membuat rencana kerja, melakukan

pengendalian/ control, pemantauan/ monitor dan pengawasan) agar

anggota/ staffnya bekerja secara efektif dan efisien, serta selalu

56

bekerja dalam sikap hati-hati (mempunyai data dan pertimbangan

rinci, bekerja tertib urutan dan pahami masalah sebelum

melangkah).

2. Mengevaluasi dan kemudian memilih pemasok-pemasok yang

benar-benar dapat dinilai handal (reliable) dan berkualitas (mudah

dalam komunikasi, tidak melanggar kesepakatan/ terms &

reference) dalam memasok kebutuhan PT XYZ.

3. Berkoordinasi dengan pihak-pihak lain dalam organisasi

Perusahaan agar dicapai synergy yang positif dalam mencapai hasil

terbaik bagi Perusahaan.

4. Memeriksa apakah untuk melaksanakan pengadaan barang sudah

memenuhi persyaratan yang diperlukan (spesifikasi, pemasok

terpilih, harga terbaik).

5. Melakukan pemantauan dan pengawasan agar pelaksanaan

pengadaan dilakukan dengan mekanisme yang sesuai dengan aturan

yang diberlakukan Perusahaan.

6. Menjaga agar reputasi baik dan profesional Perusahaan senantiasa

terjaga di mata para pemasok dengan senantiasa memenuhi

perjanjian/ kesepakatan yang telah diambil antara Perusahaan

dengan pemasok.

7. Mengatur dan berkoordinasi dengan para Pemasok dengan tujuan

agar para Pemasok senantiasa dalam keadaan baik dan siap (fit &

proper) untuk memasok dengan baik dan tidak mengalami

57

hambatan atau dapat mengatasi hambatan yang sedang dihadapinya,

demi tercapainya mutu pemasokan kepada Perusahaan.

8. Menyampaikan laporan berkala maupun laporan khusus sesuai

permintaan atasan langsung.

Wewenang :

1. Membatalkan permintaan pengadaan barang apabila permintaan

dinilai tidak memenuhi persyaratan (kejelasan spesifikasi,

kesesuaian dengan rencana kegiatan dll.) yang diperlukan.

2. Memilih pemasok dan penawarannya untuk diajukan kepada atasan

untuk persetujuan pelaksanaannya.

3. Mengajukan calon Pemasok untuk dimasukkan dalam Daftar

Rekanan Mampu (DRM).

4. Mengajukan usulan untuk mengeluarkan Pemasok/ Pemasok-

pemasok dari DRM.

Hubungan Kerja :

• Internal : Seluruh pihak internal

Tujuan : Agar pelaksanaan tugas pengadaan barang/ jasa dapat

memenuhi dengan baik sebagaimana mestinya, apa-apa yang

diperlukan oleh kegiatan usaha Perusahaan.

• Eksternal : Seluruh pemasok maupun calon pemasok yang

berpotensi.

58

Tujuan : Agar dapat memilih pemasok/ pemasok-pemasok yang

terbaik (kompeten, lancar komunikasi, bonafide, kompetitif) untuk

melayani kebutuhan Perusahaan.

b. Staff Teknis

Departemen : Finance

Sub Departemen : Procurement

Jabatan atasan langsung : Kepala Departemen Finance

Bawahan langsung : -

Tugas-tugas Pokok :

1. Mencari pemasok dengan memperhatikan kualifikasi pemasok

sesuai dengan barang yang diminta.

2. Melakukan pembelian part/ barang-barang dalam kondisi urgent.

3. Mengisi catatan/ track record supplier

4. Memberikan informasi kepada Departemen/ Sub Departemen

yang membutuhkan estimasi kedatangan spare part/ barang,apa

bila spare part tersebut dibutuhkan segera.

5. Memonitor penyerahan barang dari pemasok/ supplier sebagai

wakil dari procurement dalam rangka menjalankan IK penerimaan

barang.

6. Memeriksa dan mengklarifikasi kelengkapan invoice/ tagihan dari

supplier disesuaikan dengan PO dan berita acara penerimaan

barang.

59

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas barang yang diterima agar sesuai dengan

purchase order.

2. Bertanggung jawab atas kecepatan dan ketepatan waktu

pengiriman barang dari supplier.

3. Bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen tagihan dari

supplier yang disampaikan ke Dep. Finance & Accounting.

4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan barang-barang parts

urgent.

Wewenang :

1. Mengkoordinasi masalah teknis secara langsung antara pemakai

dan supplier.

2. Melakukan dan menyampaikan claim/ complain atas barang-

barang yang tidak sesuai.

Hubungan Kerja :

• Internal : Seluruh Departemen/ Sub Departemen

Tujuan : Mengadakan koordinasi dan kerja sama dalam

memenuhi permintaan barang/ parts.

• Eksternal : Supplier/ Vendor

Tujuan : Agar proses pengadaan barang terjamin kecepatan waktu

dan kualitasnya.

60

c. Staff Administrasi

Departemen : Finance

Sub Departemen : Procurement

Jabatan atasan langsung : Kepala Departemen Finance

Bawahan langsung : -

Tugas-tugas Pokok :

1. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi

pengadaan kebutuhan consumable/ parts.

2. Membuat inquiry/ surat permintaan penawaran harga mencetak

evaluasinya.

3. Mencetak Purchase Order dan menyampaikan PO yang sudah

disetujui kepada supplier.

4. Mengawasi proses pembelian kebutuhan perusahaan melalui

sistem komputerisasi yang terpasang.

5. Membuat laporan bulanan kepada atasan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan dokumen-dokumen

pembelian PO dll.

2. Tertib administrasi di Sub Dept. Procurement.

61

Wewenang :

1. Pengadaan penyimpanan dan penyusunan pengarsipan di Sub

Departmen Procurement.

2. Mencetak PO Consumable/ parts yang sudah menjadi kebutuhan

rutin.

Hubungan Kerja :

• Internal : Seluruh Departemen/ Sub Departemen

Tujuan : Menyampaikan informasi atas kondisi pemesanan.

• Eksternal : Supplier/ Vendor

Tujuan : Meminta informasi kondisi pemesanan (stock,

keterlambatan dll)

3.2 Analisis Sistem Procurement yang berjalan

Analisis sistem procurement berjalan PT.XYZ dibagi menjadi 3 bagian

prosedur, antara lain :

1. Prosedur Kontrol dan Permintaan Pembelian Barang

2. Prosedur Pembelian

3. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

3.2.1 Prosedur Kontrol dan Permintaan Pembelian Barang

Prosedur ini berlaku untuk pengendalian raw material, tooling, dan

consumable part.

62

Gambar 3.2 Prosedur Kontrol dan Permintaan Pembelian Barang

63

Narasi Aktifitas :

1. Aktifitas dimulai dengan identifikasi kebutuhan (spare parts, tools,

RM, con.parts). Hal ini dilakukan atas dasar kebutuhan rutin yang

mengacu pada fluktuasi kegiatan harian/ bulanan atau kebutuhan

yang tidak rutin seperti kerusakan mesin yang tiba-tiba, dll. Data

kebutuhannya harus dibuat.

2. Setelah itu identifikasi berapa jumlah barang yang dibutuhkan?

3. Tetapkan stok minimum untuk spare parts, tools, dan raw material.

4. Lakukan pemeriksaan/ monitoring stok barang.

5. Apakah stok barang berada pada stok minimal, atau bahkan

dibawahnya ?

6. Bila stok berada pada level minimal (bahkan di bawahnya), periksa

budgetnya.

7. Apakah budget tersedia ? Bila budgetnya tersedia langsung ke

langkah no.11

8. Bila budgetnya tidak tersedia, maka ajukan usulan penambahan

budjet.

9. Apakah usulan penambahan budjet disetujui ?

10. Bila usulan penambahan budjet tidak disetujui, permintaan

pembelian di tolak, langsung ke langkah no.18 (selesai).

11. Cek apakah PO (barang terkait) yang belum lunas penerimaannya ?

64

12. Bila ada PO yang belum terlunasi pengirimannya, maka langsung ke

langkah no.16. Sedangkan bila tidak ada PO yang belum terlunasi,

maka

13. Buat dan serahkan spare requsition (SR) atau permintaan spare

parts kepada Dep. / Sub Dep. Terkait (PP/Store)

14. Buatkan dan serahkan Purchase Requisition (PR) atau lembar data

permintaan pembelian kepada Sub Dep. Procurement

15. Lakukan prosedur pembelian

16. Pastikan apakah perlu order tambahan ? Bila memerlukan order

tambahan

17. Bila tidak harus menambahkan order, maka mohon kepada Sub Dep.

Procurement untuk menginformasikan kepada supplier/ vendor

untuk melunasi PO tersebut (PO yang belum terlunasi pengiriman

barangnya).

18. Selesai

65

3.2.2 Prosedur Pembelian

Prosedur ini berlaku bagi seluruh Departemen/ Sub Departemen di PT.

XYZ dan seluruh supplier/ vendor.

Gambar 3.3 Prosedur Pembelian

66

Narasi Aktifitas :

1. Aktifitas diawalin dengan pembuatan Purchase Requisition (PR)

atau permintaan pembelian oleh bagian yang berwenang

mengeluarkan PR.

2. Terima PR dan periksa kelengkapan persyaratannya, seperti :

Spesifikasi, jumlah, tanggal penggunaan, status permintaan, bila

diperlukan lengkapi dengan drawing, sample part, referensi

pemasok, dan harga.

3. Bila persyaratan point 2 tidak lengkap dengan atau terdapat

ketidaksesuaian, makan PR dikembalikan ke pembuat PR.

4. Bila persyaratan point 2 sudah dilengkapi, PR diteliti apakah barang

yang diminta dapat disupply atau tidak oleh supplier/ vendor Daftar

Rekanan Mampu (DRM).

5. Apabila dapat disupply oleh supplier DRM, apakah merupakan

kebutuhan rutin ?

a. Jika “Ya”, proses langsung ke point no.7,Cetak PO.

Catatan : Data mengenai harga, delivery, termin pembayaran,

dan sebagainya sudah disepakati/ disetujui; maka inquiry tidak

diperlukan lagi. Perlakuan Status Prioritas Order (Biasa, Urgent,

dan Top Urgent) ditangani sesuai dengan permintaan pemesan

dan kemampuan supplier.

b. Jika “Tidak”, proses dilanjutkan ke point 6a.

67

6. a. Apabila barang yang diminta bukan merupakan produk untuk

yang disupply oleh supplier DRM, status permintaannya

diverifikasi kembali, apakah Biasa/ Urgent/ atau Top Urgent.

Catatan :

• Permintaan top urgent/ urgent langsung dibuatkan inquiry,

mengingat urgensi dan kecepatan kebutuhannya, inquiry

dapat dibuat hanya untuk satu supplier saja.

• Dalam hal permintaan top urgent yang dapat mengakibatkan

line produksi berhenti, dibelakukan “tindakan pembelian

barang dalam keadaan darurat”.

b. Untuk permintaan “BIASA” perlu diversifikasi lagi, apakah

supplier yang menyediakan barang yang diminta merupakan

Single Sourcing/ Supplier Tunggal atau tidak ? Jika “Ya”,

langsung ke proses no.7.

c. Jika “Tidak”, harus dicarikan pembanding minimal 3 (tiga)

supplier dan dibuatkan inquiry

7. Permintaan barang yang tidak rutin, namun “Top Urgent”,

“Urgent”, dan “Biasa” tetapi dipastikan hanya dapat dilayani oleh

supplier/ vendor tunggal, dibuatkan inquiry, ditujukan langsung ke

supplier/ vendor yang dimaksud.

Catatan : Tentukan batasan waktu kapan surat tersebut harus

dijawab.

68

8. Kirimkan inquiry secepatnya (melalui fax/email), konfirmasikan

apakah sudah diterima ?

9. Terima quotation supplier/ vendor, berisikan harga barang, kondisi

stok, delivery, termin pembayaran dan lain-lain yang berhubungan

dengan itu.

10. Negosiasikan hal-hal yang diperlukan untuk mencapai kesepakatan

mengenai harga, delivery, termin pembayaran, kurs mata uang yang

dipergunakan, kondisi barang yang dikehedaki (teknis/ non teknis)

dan sertifikat barang (apabila perlu), dll.

11. Untuk permintaan yang suppliernya lebih dari satu, penawaran harga

yang sudah dinegosiasikan harus dievaluasi dan dibandingkan antara

satu dengan yang lainnya.

12. Ada problem (masalah stok, delivery tidak sesuai dengan keinginan

pengguna/pihak perusahaan) ? Bila ada kendala pengadaan barang

hubungi pembuat PR untuk negosiasi kembali.

13. Apabila tidak ada problem, berdasarkan hasil evaluasi tentukan

supplier mana yang memenuhi kriteria.

14. Apakah pembelian bernilai cukup tinggi? Bila “Tidak” langsung ke

no.17 (Cetak PO).

15. Bila “Ya” informasikan kepada Finance (untuk diperiksa

ketersediaan budget dan dananya) dan pengguna barang (untuk

diketahui).

69

16. Apakah budget dan dananya tersedia ? Bila “Tidak”, kembalikan

kepada pembuat PR/ pengguna barang untuk dievaluasi kembali

(merevisi budget/ merevisi PR/ menunggu dana tersedia atau

membatalkan pembelian).

17. Bila “Ya” (semua hal sudah disepakati), cetak PO, untuk selanjutnya

diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang (18).

18. Validasi/ approval PO : Untuk PO dengan nilai < dua setengah juta

rupiah cukup ditandatangani oleh Ka Sub Dept.Procurement dan Ka

Dept. Finance, sedangkan untuk PO dengan nilai > dua setengah

juta rupiah ditandatangani oleh Ka Dept. Finance & Pres. Dir.

19. PO yang sudah ditandatangani dikirim ke vendor/ supplier secara

langsung atau melalui faximile/ email.

20. Minta konfirmasi mengenai kesanggupan pemenuhan PO.

Konfirmasi dapat disampakan melalui, fax, email, telepon.

21. Penerimaan barang dilakukan sesuai dengan Prosedur Penerimaan

Barang dan dibuatkan berita acara penerimaan barang.

70

3.2.3 Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

Prosedur ini berlaku bagi supplier (yang sudah masuk ke dalam DRM)

dan calon Supplier, kecuali/ Supplier Luar Negeri yang tidak termasuk

dalam DRM, namun supplier tersebut tetap dikontrol dan dikendalikan.

Gambar 3.4 Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

71

Narasi Aktifitas :

1. Data supplier baru; Didapatkan dari data supplier yang belum

pernah menjalin kerjasama dengan PT.XYZ, didapatkan dari brosur-

brosur, referensi dari perusahaan yang sejenis dengan PT. XYZ

maupun dari pameran-pameran atau perusahaan yang tidak lolos

seleksi pada periode sebelumnya. Setiap perusahaan dibatasi dua

kali berturut-turut mengikuti program seleksi supplier.

2. Bagi supplier yang nilai total evaluasinya kurang (dibawah 50 point)

dan supplier baru dimasukkan dalam daftar supplier yang wajib

mengikuti program seleksi. Supplier-supplier ini nantinya akan

diaudit setelah diberi penjelasan mengenai persyaratan-persyaratan

program seleksi supplier.

3. Kirim undangan untuk menjelaskan program DRM (Daftar Rekanan

Mampu).

4. Supplier yang tidak memenuhi undangan tidak diikut-sertakan pada

proses selanjutnya (dimasukkan dalam data untuk seleksi pada

periode berikutnya).

5. Penjelasan kondisi PT. XYZ pada saat terakhir, prospek dan masalah

yang dihadapi, dan program-program khusus yang berkaitan dengan

supplier. Pada saat bersamaan dijelaskan persyaratan-persyaratan

dokumen DRM yang harus dipenuhi (Company Profile, NPWP,

SIUP, Customer List dan Sertifikat Keagenan).

72

6. Kirimkan Notifikasi Audit; Konfirmasi apakah waktu audit yang

ditentukan disetujui ? Bila ‘tidak’ buat kesepakatan.

7. Pelaksanaan audit; Panduan dalam pelaksanaan audit ini adalah

cheeksheeti audit yang telah dibuat dalam format standar PT. XYZ.

8. Hasil audit selanjutnya dievaluasi oleh tim (non casting oleh

procurement) casting oleh tim khusus sebagai bahan pertimbangan

apakah supplier dapat masuk dalam DRM atau tidak.

9. Supplier yang telah diaudit dan memenuhi kriteria, dimasukkan

kedalam DRM. Definisi supplier DRM ini adalah; Supplier dalam

negeri/ local tertentu yang telah memenuhi kriteria dan persyaratan-

persyaratan yang ditentukan, yang mampu memasok kebutuhan rutin

untuk menunjang kegiatan perusahaan. Untuk supplier yang sifat

ordernya sewaktu-waktu, BUMN, atau supplier luar negeri

dikecualian dari aturan DRM, namun supplier-supplier tersebut

tetap dimonitor dan dikendalikan/ dikontrol.

10. Evaluasi supplier DRM untuk memperoleh track record dilakukan

satu kali dalam setahun yaitu pada bulan Januari sampai dengan

bulan Februari, dengan catatan kinerja supplier selama kurun waktu

bulan Januari sampai bulan Desember tahun sebelumnya, mengacu

pada point-point penilaian dalam Lembar Evaluasi Supplier. Tindak

lanjut dari hasil evaluasi supplier ini dituangkan dalam bentuk

report/ laporan. Hasil evaluasi juga harus diberitahukan kepada

supplier paling lambar pada akhir bulan Maret.

73

3.3 Kerangka Pikir

Kerangka pemikiran dalam penelitian ini menggunakan metode

Rekayasa Proses Bisnis (Business Process Reengineering) dengan mencoba

memetakan model procurement yang ideal dari benak pihak Sub. Dept.

Procurement dan Departemen/ Sub. Departemen lainnya maupun pihak yang

terkait ke dalam proses bisnis yang baru. Berikut tahapan kerangka pikir

perancangan sistem :

a. Penelitian Pendahuluan

Penelitian pendahuluan pada PT. XYZ dilakukan sebagai langkah awal

yang bertujuan untuk melihat situasi dan kondisi perusahaan pada bagian

Sub. Departemen Procurement dan pihak yang terkait dan untuk

mengetahui proses permintaan barang yang berlangsung di perusahaan,

penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui masalah-masalah yang

terjadi di perusahaan dengan cara observasi langsung pada bagian Sub.

Dept. Procurement perusahaan, dan melakukan wawancara kepada pihak

yang terkait.

b. Studi Kepustakaan

Pada studi kepustakaan, penelitian dilakukan dengan cara pencarian

informasi melalui media internet dan studi kepustakaan yang berkaitan

dengan topik pengadaan barang.

74

c. Identifikasi dan Perumusan Masalah

Dari hasil observasi langsung dan dari hasil wawancara didapatkan

permasalah yang terjadi pada sistem procurement PT. XYZ adalah

pengkoordinasian permintaan barang antar departemen/ sub. departemen

yang memakan waktu operasional. Dalam kegiatan operasional

procurement didapatkan hasil koordinasi antar departemen/ sub.

departemen yang tidak efisien karena memakan waktu, yang sebetulnya

dapat diminimalisasi, sebagai contoh dalam hal pertukaran dokumen-

dokumen yang diperlukan antar departemen/ sub. departemen. Kemudian

pada pihak manajemen menemukan kendala untuk memutuskan alasan

permintaan suatu barang, kurangnya variabel pendukung untuk membuat

keputusan final. Variabel tersebut antara lain setiap barang yang

didaftarkan di purchasing request dapat dilihat variabel-variabel

pendukungnya seperti laporan current stock, alasan dari permintaan

barang, laporan last purchased, minimum stock, dsb.

d. Pengumpulan Data

Tujuan dilakukannya pengumpulan data adalah untuk mendukung proses

pengolahan data analisa, dimana data yang dikumpulkan berhubungan

dengan masalah yang ingin dipecahkan.

Teknik pengumpulan data yang dilakukan terdiri dari 2 tahap, yaitu

observasi sistem procurement berjalan dan wawancara dengan pihak

75

perusahaan yang terkait untuk mengetahui sistem pengadaan barang

berjalan serta wawancara mengenai usulan sistem yang diinginkan.

e. Perancangan Usulan Sistem E-Procurement

Didalam proses ini digunakan metode waterfall untuk merancang usulan

sistem aplikasi E-Procurement. Melalui tahapan waterfall didapatkan

kebutuhan-kebutuhan untuk membangun sistem , analisis alur sistem

usulan yang baru, design tampilan sistem E-Procurement. Tahapan

metode waterfall dibatasi hanya sampai pada tahap design. Pada tahap

Testing/ Uji Coba Program, saat program dibuat juga dilakukan

pengetesan apakah ada terjadi error, begitu pula setelah program selesai

dibuat, kembali di uji coba, apakah terjadi error atau keluaran yang tidak

sesuai harapan pengguna sistem, jika ada maka akan dicek kembali.

Untuk tahapan metode waterfall dilakukan penambahan tahapan yaitu

tahapan usulan untuk meminta masukan atas sistem yang diusulkan. Dan

untuk tahapan implementation dilakukan oleh perusahaan.

f. Kesimpulan dan Saran

Setelah diketahui permasalahan didalam perusahaan dan memberikan

solusi serta menerapkannya, maka dibuatlah kesimpulan dan saran yang

berhubungan dengan topik permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.

76

Gambar 3.5 Kerangka Pikir Perancangan Sistem E-Procurement PT. XYZ

77

3.4 Metode Perancangan

Terdapat beberapa paradigma yang bisa digunakan sebagai metode

perancangan untuk merancang sistem aplikasi piranti lunak. Salah satunya

adalah paradigma model “Waterfall”.

Berikut penjelasan secara lebih terperinci dari langkah-langkah yang harus

ditempuh menggunakan paradigma “waterfall” (Pressman, 1997,p25).

Gambar 3.4 Metode Waterfall

1. System Engineering

Dalam merancang sebuah aplikasi piranti lunak, pertama-tama harus

dilakukan adalah membangun semua elemen sistem yang diperlukan.

Semua interaksi yang mungkin terjadi antara pengguna dan aplikasi piranti

lunak. Oleh karena itu system engineering merupakan hal yang penting

karena menghubungkan antara piranti keras, piranti lunak, database dan

manusia (user)/ pengguna sistem. Dalam perancangan aplikasi ini

pemetaan hubungan antara keempat elemen diatas diperoleh melalui

78

wawancara dengan pihak terkait dan melakukan evaluasi atas sistem

berjalan.

2. Analysis

Pada tahap analysis dalam suatu perancangan piranti lunak perlu mencari

tahu karakteristik dari piranti lunak yang akan dirancang. Berkaitan erat

dengan membuat atau menentukan parameter operasional dari suatu sistem

aplikasi. Parameter-parameter tersebut antara lain fungsi, bentuk, dan

tampilan dari aplikasi piranti lunak tersebut. Parameter-parameter tersebut

nantinya akan digunakan untuk memecahkan permasalahan yang ada.

Langkah detail yang perlu ditempuh untuk melakukan analisis antara lain

mengurai sistem menjadi beberapa bagian dan lalu menggambarkan

diagram untuk melakukan analisa menyeluruh dari situasi yang ada.

Sehingga nantinya kesimpulan akhir yang ingin diraih selain menentukan

parameter-parameter diatas adalah mencoba untuk berkomunikasi dengan

pengguna sehingga kebutuhan mereka dapat dipenuhi.

3. Design

Setelah pada tahap analysis semua kebutuhan user dapat diketahui dan

parameter-parameter operasional dapat dibuat. Tahap selanjutnya adakah

tahap Design, yaitu suatu proses pendefinisian dari kebutuhan pengguna

yang ditransformasikan menjadi komponen-komponen modul-modul,

79

struktur database, arsitektur piranti lunak, detail perusahaan dan

karakteristik tampilan yang disajikan.

Dapat disimpulkan bahwa tahap Design adalah pengaplikasian sistem teori

menuju pengembangan produk. Di dalam sistem Design mencakup

tampilan layar, bisnis proses, dan dokumetasi lainnya. Pada tahap design

ini juga dibutuhkan usulan dari user/ pengguna sistem untuk memenuhi

kebutuhan informasi pada sistem.

4. Code

Tahap Code setelah tahap design, adalah pengaplikasian tahap design

menjadi bahasa pemrograman yang terjemahkan ke dalam suatu bentuk

atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh komputer.

Unit testing dan modul testing akan diselesaikan oleh pihak programmer

pada tahap ini. Kemudian hasil dari tahap Coding akan dibawa menuju

tahap selanjutnya.

5. Testing

Setelah melewati tahap coding, maka selanjutnya akan masuk ke tahap

testing. Testing aplikasi dilakukan untuk mengetahui bila terjadi kesalahan

pada program yang telah dibuat. Selain itu dapat digunakan untuk

memastikan apakah input diproses dengan benar sehingga dapat

menghasilkan output yang sesuai.

80

Pada tahap ini akan sering muncul perbedaan pendapat antara pengguna

dengan pengembang (developer), dan perbedaan tersebut akan disatukan

dengan membentuk penyesuaian-penyesuaian. Terdapat beberapa tipe

testing yang umum dipakai pada teknik perancangan aplikasi, pada

pendekatan metode waterfall akan digunakan teknik User Acceptance

Testing :

User Acceptance Testing (UAT) adalah proses untuk mendapatkan

informasi dari klien atau pengguna sistem mengenai objek aplikasi piranti

lunak yang ditest, melalui uji coba atau review, sehingga modifikasi atau

penyesuaian dapat sesuai dengan keinginan kedua belah pihak yaitu pihak

developer dan user.

Tes dilakukan dengan menggunakan variasi pertanyaan. Dianjurkan bahwa

perancang dari pertanyaan tes dilakukan bukan oleh developer, tapi hal itu

kadang tidak bisa dihindari. UAT menjadi verifikasi tingkat akhir dari

proses bisnis dan sistem yang dikembangkan.

Tes ini biasanya dilakukan oleh user/ pengguna sistem dan tidak hanya

fokus pada pengidentifikasian masalah kecil seperti salah eja dan

permasalahan pada tampilan. Hasil dari tes akan menunjukkan kepada user/

pengguna sistem mengenai bagaimana sistem akan beroperasi.

6. Implementation

Jika aplikasi telah melewati masa testing, selanjutnya akan diberikan

kepada user/ pengguna sistem, selama penggunaan akan terjadi

81

penyesuaian dan perubahan sesuai dengan maksud dari perawatan aplikasi.

Yaitu untuk memperbaiki kesalahan yang mungkin timbul, untuk

meningkatkan performa kerja aplikasi, dan untuk beradaptasi dengan

lingkungan operasional.

Dengan adanya keterbatasan waktu, maka langkah-langkah

perancangan yang akan dituliskan adalah system engineering, analysis, dan

design.