analýza dokumentové komunikace ve společnosti kongresové...
TRANSCRIPT
Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky
Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Andrea Filipová
Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha,
a.s.
Bakalářská práce
2009
r
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s. zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.
V Praze dne 15. 5. 2009 Podpis
4
Obsah
1 Metodika zpracování bakalářské práce 13
2 Informační prameny a dokumentová komunikace 14
2.1 Informační prameny 14
2.1.1 Primární informační prameny 15
2.1.2 Sekundární informační prameny 15
2.1.3 Terciární informační prameny 15
2.2 Dokument a jeho definice 16
2.2.1 Dokument 16
2.2.2 Publikované a nepublikované dokumenty 16
2.2.3 Vývojové etapy dokumentů 17
2.3 Elektronické dokumenty 19
2.4 Dokumentová komunikace - definice 20
3 Charakteristika společnosti a řízení dokumentace 22
3.1 Historie 22
3.2 Předmět činnosti 23
3.3 Služby 24
3.4 Vztah k okolí 24
3.5 Postavení firmy na trhu 25
3.6 Síťová architektura 26
3.7 Softwarová infrastruktura 27
3.8 Organizační struktura 28
3.9 Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s. 29
3.9.1 Struktura dokumentace 29
3.9.2 Popis řízení dokumentace 31
3.9.3 Obchodní dokumentace 31
3.9.4 Interní audit 31
3.9.5 Archivace a skartace 32
4 Analýza dokumentové komunikace prostřednictvím ankety a vlastní průzkum 33
4.1 Vyhodnocení ankety 33
4.1.1 Ekonomický úsek 34
4.1.2 Úsek generálního ředitele 36
4.1.3 Technickoprovozní úsek 37
4.1.4 Obchodní úsek 39
4.1.5 Shrnutí 41
4.2 Analýza dokumentové komunikace – vlastní průzkum 43
4.2.1 Cestovní příkaz 44
4.2.2 Interní sdělení 46
4.2.3 Korekční lístek 47
4.2.4 Návrh na pracovní cestu do zahraničí 48
5
4.2.5 Požadavkový list 49
4.2.6 Předávací protokol 50
4.2.7 Převodka majetku 51
4.2.8 Škodní protokol 52
4.2.9 Vyřazovací protokol 54
4.2.10 Výstupní list 56
4.2.11 Změna systemizace 58
4.2.12 Zpráva z interního auditu 59
4.2.13 Žádost o autodopravu 60
4.2.14 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS 62
4.2.15 Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky 64
4.2.16 Congress Man, informační čtvrtletník Kongresové centra Praha, a.s. 65
4.2.17 Návrhy na změny 66
5 Závěr 69
6 Přílohy 74
6
Seznam obrázků uvedených v bakalářské práci
1. Přenos informací od tvůrce k uživateli.
2. S čím vším dokument souvisí.
3. Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem.
4. Síťová architektura
5. Organizační struktura
6. Diagram aktivit oběhu formuláře Cestovní příkaz.
7. Diagram aktivit oběhu formuláře Interní sdělení.
8. Diagram aktivit oběhu formuláře Korekční lístek.
9. Diagram aktivit oběhu formuláře Návrh na pracovní cestu do zahraničí.
10. Diagram aktivit oběhu formuláře Požadavkový list.
11. Diagram aktivit oběhu formuláře Předávací protokol.
12. Diagram aktivit oběhu formuláře Převodka majetku.
13. Diagram aktivit oběhu formuláře Škodní protokol.
14. Diagram aktivit oběhu formuláře Vyřazovací protokol.
15. Diagram formuláře Výstupní list.
16. Diagram aktivit oběhu formuláře Změna systemizace.
17. Diagram aktivit oběhu formuláře Zpráva z interního auditu.
18. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o autodopravu.
19. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o přidělení Výpočetní techniky a
přístupového oprávnění do VIS
20. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky.
21. Diagram aktivit oběhu dokumentu Congress Man.
7
Seznam příloh
Příloha 1 Ekonomické výsledky 2007
Příloha 2 Ekonomické výsledky 2006
Příloha 3 Anketa
Příloha 4 Cestovní příkaz
Příloha 5 Interní sdělení
Příloha 6 Korekční lístek
Příloha 7 Návrh na pracovní cestu do zahraničí
Příloha 8 Požadavkový list
Příloha 9 Předávací protokol
Příloha 10 Převodka majetku
Příloha 11 Škodní protokol
Příloha 12 Vyřazovací protokol
Příloha 13 Výstupní list
Příloha 14 Změna systemizace
Příloha 15 Zpráva z interního auditu
Příloha 16 Žádost o autodopravu
Příloha 17 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS
Příloha 18 Žádost o zřízení, zrušení, změnu telefonní linky
Příloha 19 Congress Man
8
Výklad pojmů a zkratek
Použité pojmy
Colosseum - varianta rezervačních systémů určená pro kongresová a výstavní centra.
CSS - jazyk pro formátování internetových stránek.
Dokument - informační zdroj, obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící
samostatnou jednotku z hlediska obsahu.
Dokumentová informace - informace, jejímž nosičem dat je dokument.
Dokumentová komunikace - je komunikace informací, které jsou uloženy na
nosičích a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných
v dokumentačních informačních tocích.
Dokumentační systém – informační systém zabývající se sběrem, pořádáním
vyhledáváním, analýzou a distribucí dokumentů.
E-časopis - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem.
E-kniha - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem.
ESO9 - komplexní ekonomický systém pro řízení firem.
Externí dokumentace - dokumentace, která byla vypracována nebo vydána jinými
organizacemi nebo institucemi.
Informační pramen - informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které
jsou zaznamenány na nějakém "nosiči".
Informační tok - posloupnost přenosu informací v informačních systémech na cestě
od zdroje k uživateli.
JavaScript - je multiplatformní, objektově orientovaný skriptovací jazyk.
MySQL - je databázový systém. Komunikace probíhá pomocí jazyka SQL.
PHP - je skriptovací programovací jazyk, určený především pro programování
dynamických internetových stránek.
Server - je v informatice obecné označení pro počítač, který poskytuje nějaké služby
nebo počítačový program, který tyto služby realizuje.
9
Použité zkratky
HTML - HyperText Markup Language je značkovací jazyk pro hypertext.
ISDN - je zkratka z anglického termínu Integrated Services Digital Network, český
název pro tuto síť je Digitální síť integrovaných služeb.
ISO - Mezinárodní organizace pro normalizaci (anglicky International Organization
for Standardization)
KCP - Kongresové centrum Praha
MTZ - materiálnětechnické zásobování
OVT - oddělení výpočetní techniky
SW - software
VIS - výpočetní informační systém
VT – výpočetní technika
10
Anotace
Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní a externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti.
V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich rozdělením.
V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum Praha, a.s. (KCP), ve které jsem analýzu provedla.
Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve společnosti KCP na jednotlivých úsecích
Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve společnosti KCP. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které jsem pro tuto práci vybrala. Na závěr tohoto průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich formy.
The aim of the thesis is to characterize, summarize and categorize entire internal and external documents and their life cycle and specify that way, which documents will need updating earlier than it is set by the Quality Management System.
In this dissertation we will familiarize with information sources and their distribution in the first chapter.
In the second chapter of this thesis we will take up with Prague Congress Centre where the analysis has been done.
The third chapter is dedicated to the main topic of this work which is the analysis of document communication. There is evaluated public inquiry in the first part which was carried out in the Prague Congress Centre in each of departments.
The second part of the third chapter is dedicated to the self inquiry of the documents in the Prague Congress Centre. My aim here is to focus especially on the forms that I have chosen for this dissertation. The forms are described from the contentual point of view. Their life cycle is displayed in the detailed activity diagram. At the end of the survey I devote myself proposals ganges of these forms especially from formal point of view.
11
Úvod
Při založení společnosti Kongresové Centrum Praha (dříve Palác Kultury) zde
nebyly zavedené žádné autority, které by nařizovaly jak zacházet s dokumenty, jak je
třídit a jak je archivovat. Nebyly zde prováděné žádné aktualizace vnitřních norem a
nebylo možné zjistit, které směrnice či dodatek jsou právě v platnosti.
Rozhodnutím o zavedení systému řízení jakosti (certifikáty ISO), jejichž
jednou součástí je právě řízení dokumentace a záznamů, se tato skutečnost musela
změnit a dnes je tento systém, který je založený na určitých pravidlech, plně funkční.
V této práci se budu snažit analyzovat, zda je opravdu řízení dokumentace a záznamů
zcela funkční. Zda je právě ten daný dokument vhodný využívat a které by se měly
případně změnit.
Tento postup se vztahuje na veškeré typy dokumentů, formulářů a dokumentů
externího původu včetně zákonů, předpisů a norem.
Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní či
externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou
potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti. Dále budu zkoumat,
zda některé dokumenty jsou méně využitelné a navrhnu řešení, jako je aktualizace
nebo novelizace, či vytvoření podnětu pro změnu směrnic řízení dokumentů, který
povede k jejich další aktualizaci a vetší efektivnosti.
V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich
rozdělením. Dále zde popisuju vznik dokumentů, jejich definici a rozdělení
dokumentů. Další část je věnována elektronickým dokumentům. Závěrem této
kapitoly se věnuji dokumentové komunikaci.
V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum
Praha, ve které jsem analýzu provedla. Je zde popsána historie společnosti, předmět
činnosti a postavení společnosti na trhu. Nemalá část této kapitoly je věnována řízení
dokumentace a záznamů v této společnosti. Zde je popsáno třídění dokumentů, jejich
archivace či interní audit, který je spojen se systémem managementu kvality.
Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové
komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve
12
společnosti Kongresové Centrum Praha na jednotlivých úsecích. Jsou zde popsány
nejčastěji využívané dokumenty dle jednotlivých útvarů nebo návrhy na změny
dokumentů podle uvážení dotazovaných zaměstnanců.
Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve
společnosti Kongresové centrum Praha. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které
jsem pro tuto práci vybrala. Formuláře jsou popsány z hlediska jejich obsahu. V
podrobném diagramu aktivit je zobrazen jejich životní cyklus. Na závěr tohoto
průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich
formy. Obsahové hledisko je dáno systémem managementu kvality. Jsou zde popsány
4 formuláře a 1 dokument sloužící pro propagaci společnosti, které dle podrobného
zkoumání nevyhovují uživatelským potřebám zaměstnanců. Na závěr této práce je
shrnutí dosažených cílů.
13
1 Metodika zpracování bakalářské práce
Pro tuto práci bylo nutné navštívit Kongresové centrum Praha osobně. Z toho
důvodu, že jsem zde vykonávala odbornou praxi, jsem mohla nahlédnout na intranet
společnosti a vyhledat zde všechny potřebné dokumenty, které souvisí s touto prací.
Kromě vyhledávání informací na intranetu jsem rovněž využila webové stránky
společnosti, ke studiu problematiky jsem využila písemné texty dokumentů, které mi
poskytl zmocněnec pro kvalitu. Navštívila jsem všechna oddělení, ve kterých jsem
zadala anketu. Pro další informace o oběhu dokumentů či jejich archivaci jsem
hovořila s vedoucími oddělení zaměstnaneckého a výpočetní techniky. Také jsem
měla možnost získat informace od interní auditorky.
Poté jsem nashromážděné informace využila pro psaní bakalářské práce.
Anketa byla vypracována na základě konzultace s vedoucí zaměstnaneckého oddělení.
Samotná analýza dokumentů vyžadovala opětovnou návštěvu společnosti, kde jsem
vybrala formuláře pro analýzu podle různých kriterií. Každý formulář, který je použit
v analýze jsem zkoumala z hlediska obsahu a zejména formy. Zejména u formulářů,
které mají delší dobu oběhu, byla nutná konzultace se zaměstnanci společnosti
(zaměstnanecké oddělení, marketingové oddělení a zmocněnec pro kvalitu).
Pro vlastní analýzu jsem použila formu přímého dotazování na útvarech
společnosti. Pro znázornění životního cyklu formulářů jsem využila CASE nástroje.
14
2 Informační prameny a dokumentová komunikace
2.1 Informační prameny
Informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které jsou
zaznamenány na nějakém "nosiči". Může to být hmota (kniha) nebo energie (projev,
rozhlasové vysílání). Jsou výsledkem cílevědomé lidské činnosti. Můžou být tištěné
nebo elektronické.[5]
Informační prameny můžeme dělit na formu tištěnou (hmotný zdroj a lze jej
tedy přímo číst), dále na formu elektronickou, která aby mohla být čtena a naplnila
tak svou funkci, potřebuje příslušné zařízení (počítač) a na formu mikrografickou,
která je představována zejména mikrofilmem (filmový pás s reprodukcemi předloh ve
zmenšeném měřítku). [2,5,6]
Obr 1 Přenos informací od tvůrce k uživateli.
Zdroj: VÍTKOVÁ, Hana. Informační prameny, jejich druhy a charakteristika
Tvůrci informací rozumíme ty, kteří informace vytvářejí. Černé čáry s šipkami naznačují
zpětný vliv uživatele na tvorbu informací a informačních pramenů. [3]
15
Možnosti pohledu na informační prameny lze rozdělit do několika hledisek.
2.1.1 Primární informační prameny
Primární informační prameny označují texty a data, které obsahují vědecké
nebo odborné znalosti, a které poskytují nová sdělení. Tvoří podstatnou část pramenů.
Lze je rozdělit:
1. Standardní primární informační prameny jsou takové, které lze běžně
získat v knihovnách či katalozích (časopisy, knihy, periodika, noviny,
učebnice, seriály, monografie a encyklopedie).
2. Nestandardní primární informační prameny je obtížné získat v běžné
distribuci.
Patří sem diplomové práce, odborné a vědecké práce, výzkumné zprávy, dokumenty
státní správy. Sem řadíme i tzv. normy, patenty a firemní literaturu. Firemní literatura
zahrnuje veškeré materiály, které firma vydává, aby informovala společnost o svých
činnostech, výrobcích nebo budoucím vývoji firmy. [6, 7, 13]
2.1.2 Sekundární informační prameny
Sekundární informační prameny nás informují o tom, že existuje soubor a
popis primárních informačních pramenů. Druhy těchto pramenů lze rozdělit:
• bibliografie a bibliografické databáze,
• knihovní katalogy,
• nakladatelské katalogy.
Všechny tyto druhy popisují a informují nás o určitých záznamech a soupisech o
primárních informačních pramenech.[6, 7, 11]
2.1.3 Terciární informační prameny
Terciární informační prameny jsou soupisy nebo databáze záznamů o
sekundárních informačních pramenech tzv. Bibliografie bibliografií. [7]
16
2.2 Dokument a jeho definice
2.2.1 Dokument
Dokument je informační pramen, který je tvořen hmotným nosičem informací,
na kterém je uložena množina informací sloužící k přenosu dat v čase a prostoru.
Informace jsou formálně i obsahově uspořádané. Patří sem knihy, grafika,
videozáznamy a filmy, mapy, vědecké a výzkumné zprávy. Tyto dokumenty se
vyskytují samostatně v konkrétní fyzické podobě. [2, 9, 11, 12,]
Dokumentem můžeme nazvat i ty formáty, které se označují jako záznamy.
Tento pojem se používá v databázovém prostředí. Hranice mezi dokumentem a
záznamem jsou nejasné.[14]
Dokumenty umožňují získávat opakovaně informace v nich uložené
(opakovaně je číst). Dokumenty také můžeme chápat jako obchodní doklady, nástroje
žurnalistiky, soubory sloužící k uložení dat nebo nástroje dokládající určitou
historickou událost. [2, 11]
Pro účely této práce se pod pojmy dokument a elektronický dokument rozumí:
Dokument - informační zdroj obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící
samostatnou jednotku z hlediska obsahu. [14]
Elektronický dokument – Je to dokument, který je možný číst a upravovat v
počítači, bez nutnosti fyzické formy tohoto dokumentu.
2.2.2 Publikované a nepublikované dokumenty
Tyto formy souvisí s obsahem dokumentů. Publikované dokumenty jsou dokumenty s neomezeným okruhem uživatelů. [3]
Do skupiny nepublikovaných dokumentů patří zejména zápisy, záznamy, zprávy, výkazy, deníky, seznamy, projekty a protokoly. [7]
V této práci jsou předmětem zkoumání nepublikované dokumenty zejména formuláře. Patří sem i směrnice, interní předpisy či smlouvy. Tyto dokumenty nejsou k dispozici veřejnosti. Jde to tzv. interní dokumenty, které vznikají v rámci společnosti.
17
2.2.3 Vývojové etapy dokumentů
Sdělování informací pomocí nějakého dokumentu má velmi širokou historii.
Souvisí s vývojem lidského myšlení a cítění. Vznik dokumentů je spjat se vznikem
grafické komunikace – obrazové nebo literární vyjádření informací. [3]
Vývoj dokumentů zaměříme a předvedeme pomocí vývoje knih. Zásadní
přeměny mimo používání písma.
1) Vznik kodexu (1. stol. našeho letopočtu)
2) Běžné používání papíru (14. stol.)
3) Vynález knihtisku (15. stol.)
4) Zprůmyslnění výroby knihy (18. stol.) [3]
K přečtení informace je nutné technické zařízení. Můžeme je rozdělit podle
druhu nosičů, které se začaly rozvíjet po 2. světové válce.
1) děrné štítky a děrné pásky,
2) magnetické disky a pásky,
3) diskety a CD-ROM,
4) multimediální dokument a elektronické dokumenty. [3]
18
Obr 2 S čím vším dokument souvisí.
Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z
oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV
Rozeznáváme následující třídy dokumentů:
• původní (tvořený novými, dosud nezaznamenanými informacemi
v jiných dokumentech),
• sumarizační (vytvoření nové hodnoty přehodnocením nebo utříděním
poznatků převzatých z jiných dokumentů,
• odvozené (dokument tvořený v rozhodující míře již dříve
zaznamenanými informacemi v jiných dokumentech). [2, 3]
Dokumenty můžeme třídit podle různých měřítek. Podle způsobu
zaznamenávání obsahu (písemné, obrazové, audiovizuální, strojem čitelné či
zvukové), podle původnosti obsahu, podle návaznosti (periodické, jednorázové), podle
funkce (informační zdroje pro řízení, informační zdroje pro poznání), podle stupně
zveřejnění (zveřejněné, nezveřejněné - tajné, interní), podle způsobu vnímání obsahu
dokumentu (vizuální, audiální, audiovizuální). [9]
19
2.3 Elektronické dokumenty
Elektronické dokumenty se od tradičních typů dokumentů liší zejména tím, že
čitelnost těchto dokumentů, které jsou pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, je
závislá na nástrojích, které zpřístupňují jejich obsah. Jsou to také záznamy na
multimediálních nosičích. Může být tvořen pouze jednoduchým textem, ale může také
obsahovat další elektronická media (audio, video, animace, grafika nebo HTML
odkazy). Digitální uložení informací umožňuje aplikace účinnějších metod práce
s informacemi (vyhledávání, změny). [8, 16]
Rozdělení elektronických dokumentů:
a) Z hlediska typů:
• elektronické katalogy knihoven,
• databáze,
• oborové portály,
• digitální knihovny, e-časopisy, e-knihy.
b) Z hlediska technického zpřístupnění:
• přístup offline (účastník není připojen přímo k síti),
• přístup online (komunikace probíhá přímo v reálném čase, účastník je připojen přímo k síti).
c) Z hlediska tematického a oborového dělení.
d) Z hlediska standardů, které souvisí s internetem a digitálními informacemi.
Můžeme rozlišit také primární i sekundární elektronické dokumenty. Mezi
primární dokumenty patří e-kniha, celý text článku z databáze. Mezi sekundární
dokumenty patří elektronický katalog knihovny, bibliografická databáze. [8, 16]
20
2.4 Dokumentová komunikace - definice
Komunikace je výměna informací, údajů, poznatků, myšlenek, názorů a
zkušeností nebo reakce na vnější podnět. Tato výměna je uskutečňována pomocí
komunikačních spojení a procesů.
Dokumentová komunikace je komunikace informací, které jsou uloženy na
nosičích, a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných
v dokumentačních informačních tocích. Lze ji zkoumat pomocí bibliometrických či
jiných metod. [12, 15]
Podle druhu přenášených dokumentů rozeznáváme:
• komunikace patentových informací,
• komunikace bibliografických informací a dalších.
Systém dokumentové komunikace zahrnuje databáze informací, které jsou
spravovány různými institucemi (knihovny, registry obyvatel, databáze, archivy a také
veškeré počítačové sítě). [2, 9]
V dnešní době je komunikace prezentována většinou prostřednictvím sítí.
Rozvoj výpočetní techniky má za následek masové šíření informací a přenos
dokumentů je prakticky okamžitě. Dokumenty mají dnes obrovské množství příjemců,
kteří nestačí informace v nich uložených třídit podle jejich důležitosti a dochází tak
k přehlcení informacemi. Tomuto přenosu dokumentu v prostoru a čase se říká
dokumentační komunikační tok.
Zákonitosti dokumentové komunikace informací:
• kumulativnost (vytvoření nových typů dokumentů staré nezanikají),
• exponenciální nárůst (informační exploze),
• rozptyl (seskupení relevantních dokumentů ve velkých souborech do zón podle určitého pravidla). [7]
21
Obr 3 Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem.
Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti
informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV
22
3 Charakteristika společnosti a řízení dokumentace
Název a sídlo: Kongresové centrum Praha, a.s.
5. května 65
140 21 Praha 4
IČO: 63080249
Tato společnost vznikla zápisem do obchodního rejstříku dnem 1. 7. 1995.
Společnost je zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod spisovou
značkou B 3275. Akciová společnost ke dni vzniku převzala veškerá práva a závazky
Paláce kultury a stala se jeho právním nástupcem. Jediným akcionářem a zakladatelem
je Hlavní město Praha, Mariánské náměstí 2/2, 110 01, Praha 1, IČO: 00064581.
Základní kapitál společnosti činí 1.306.254.000,- Kč. [14, 21]
Kongresové centrum Praha bylo významným hostitelem zasedání
Mezinárodního měnového fondu v roce 2000 a hostila také Summit Severoatlantické
aliance v roce 2002.
Od roku 2000 se Praha řadí mezi přední světová kongresová města. Kongresové
centrum Praha je jediné zařízení svého druhu v České republice. [4, 6]
3.1 Historie
Budova byla postavena na přelomu sedmdesátých a osmdesátých let. Dříve se
Kongresové centrum Praha jmenovalo Palác kultury a ten byl slavnostně otevřen dne
2. dubna 1981.
V roce 1995 se usnesením pražského zastupitelstva dosavadní příspěvková
organizace Palác kultury změnila na akciovou společnost Kongresové centrum Praha.
V letech 1998 – 2000 prošla původní stavba částečnou rekonstrukcí. Zároveň
s rekonstrukcí byla postavena nová multifunkční budova, která slouží jako Hotel
Holiday Inn PCC, dále jako kancelářské prostory a obchodní plochy, které využívají
desítky firem. [4, 5]
23
3.2 Předmět činnosti
• zajišťování kongresů, sympozií veletrhů, výstav a dalších obdobných
společenských akcí,
• zajišťování uměleckých a kulturních akcí,
• koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej,
• pronájem nemovitostí s poskytováním jen základních služeb s tímto
pronájmem spojených,
• provozování parkingu a garáží,
• hostinská činnost,
• ubytovací služby,
• kopírovací práce,
• pořádání kulturních produkcí, zábav a provozování zařízení sloužících
k zábavě,
• pronájem movitých věcí,
• směnárenská činnost,
• realitní činnost,
• zprostředkování obchodu a služeb,
• služby jinde nezařazené – v oblasti správy a provozu technických zařízení
budov,
• zprostředkování služeb,
• poskytovaní software a poradenství v oblasti hardware a software. [5]
24
3.3 Služby
Kongresové centrum Praha nabízí zajištění služeb k uspořádání pronájemních
akcí všeho druhu – kongresů, konferencí, seminářů, obchodních jednání a prezentací,
komerčních výstav a veletrhů, společenských, kulturních a gastronomických akcí.
Mezi poskytované služby dále patří příprava sálů na požadovanou variantu,
pronájem televizní, filmové a projekční techniky, promítacích pláten, světelného,
zvukového a komunikačního vybavení, pronájem počítačů, instalace a připojení vody
a elektřiny. Je zde připravena strukturovaná kabeláž (ISDN linky, optické kabely) a
telekomunikační síť včetně připojení na internet. [4]
3.4 Vztah k okolí
Kongresové centrum je také členem mnoha významných institucí. K
nejdůležitějším patří CzechTourism (Česká centrála cestovního ruchu), Prague
Convention Bureau, ICCA (Mezinárodní kongresová asociace), AIPC (Mezinárodní
sdružení kongresových center), Společenstvo organizátorů veletržních a výstavních
akcí ČR (SOVA ČR), Americká obchodní komora v České republice, Britská
obchodní komora a Francouzsko – česká obchodní komora.
Mezi významné partnery společnosti z oblasti kongresy a incentiva patří
Agentura Carolina, AIMS International, CZECH-IN, s.r.o., Guarant International.
Z oblasti hotelnictví jsou partnery Holiday Inn Prague Congress Centre,
Corinthia Towers Hotel, Crowne Plaza Prague a Top Hotel Praha.
Z oblasti dodavatelských služeb jsou partnery PROMOPRO, s.r.o., Czechocar
CS, a.s., Computer Systém, Beck Spedition Praha a Zátiší Catering Group a.s. [4]
25
3.5 Postavení firmy na trhu
Kongresové centrum Praha patří ke společnostem, které podnikají v oblasti
kongresové turistiky. Kongresová turistika je specializovaná podoba cestovního ruchu,
která v sobě spojuje návštěvu určitého kongresového města a v něm možnost získat
nové poznatky z oblastí vědecké či odborné. Platí zde také, že v rámci kongresové
turistiky lze navázat nové obchodní kontakty a propagovat svou společnost či zájmy.
Kongresové centrum Praha je určené pro pořádání jak velkých akcí
(Mezinárodní měnový fond) tak i těch méně významných (maturitní plesy, menší
výstavy apod.). V současné době je Kongresové centrum Praha místem, kde se konají
konference a setkání ministrů EU v rámci českého předsednictví Evropské Unii.
Společnost je také jedním z největších a nejvýznamnějších kongresových
center v Evropě. Z hlediska konkurence má KCP největší konkurenci u zahraničních
společností, které nabízejí většinou větší výstavní plochy či větší kapacitu
návštěvníků. V dalších případech zde hraje roli politická a ekonomická vyspělost
země, úroveň poskytovaných služeb (s tímto je spojena i ubytovací kapacita) nebo
také kulturní tradice města.
Kongresové centrum Praha je také velmi důležitým článkem při konání
různých zahraničních jednání. Dne 5. 4. 2009 se zde uskutečnil summit Evropské unie
a Spojených států amerických, kterého se zúčastnili zástupci všech zemí Evropské
unie a současný americký prezident Barack Obama.
26
3.6 Síťová architektura
Síť je postavena na technologii firmy IT&T Lucent, topologii Ethernet1,
certifikováno pro 100Mbs. Jde o NON dedicated2 prostředí s výkonnými servery pro
každou z aplikací VISu.
Pro případ výpadku elektrického proudu je zajištěna ochrana a bezpečnost dat
pro všechna zařízení. Zařízení jsou zálohována UPS3 zdroji, to zajišťuje automatické
uložení dat v rozmezí 10-20 min.
KCP je připojeno na internet pomocí virtuálního pevného připojení s aktuální
rychlostí 2Mbs. Dále je KCP distributorem připojení k internetu pro nájemce
v objektech KCP. [18]
Obr 4 Síťová architektura
Zdroj:Směrnice:Informatika
1 Ethernet je jeden z typů lokálních sítí, který realizuje vrstvu síťového rozhraní.
2 Server, který svou funkci serveru vykonává vedle dalších činností - může být současně i pracovní stanicí, na které uživatelé provozují své aplikace.
3 UPS je zařízení nebo systém, který zajišťuje souvislou dodávku elektřiny pro zařízení, která nesmějí být neočekávaně vypnuta.
27
3.7 Softwarová infrastruktura
Všechna data, která využívají jednotlivé aplikace, včetně specializovaných
aplikací vyvinutých společností KCP, jsou zálohována. Pro tento účel je určen server
Palac. Na jednotlivých stanicích jsou nainstalovány různé operační systémy. Uživatelé
mají rozdílné oprávnění přístupu do VIS, které zajišťuje diferencovaný přístup na
všechna zařízení ve VIS. Jsou definovány skupiny uživatelů pro rezervační a
ekonomický systém. Také na síťové tiskárny je zajištěn diferencovaný přístup. Na
pracovních stanicích je nainstalován kancelářský SW a antivirový SW. [18]
Používané systémy
• rezervační systém,
• ekonomický systém,
• mzdový systém,
• internet a intranet v KCP.
Používané webové technologie
• HTML,
• JavaScript,
• PHP,
• MySQL,
• CCS. [18]
28
3.8 Organizační struktura
Kongresové centrum má 185 zaměstnanců (bez zaměstnanců hotelu Holiday Inn).
Obr 5 Organizační struktura
Zdroj: Žatečková Jitka, Organizační řád Kongresové centra Praha, a.s.
29
3.9 Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s.
Společnost Kongresové centrum Praha se v roce 2005 přidala k ostatním
firmám, které získaly certifikát ISO 9001:2000. Od této doby se v této firmě změnily
nároky na cíle kvality firmy.
Systém managementu kvality je vytvořen podle požadavků normy ČSN EN
ISO 9001:2000 a zahrnuje komplexní činnost společnosti včetně řízení dokumentace.
Pro všechny postupy jak zacházet, nakládat a zpracovávat dokumenty jsou zpracované
dokumentované postupy řešení ve směrnicích.
Dokumentem je podle Spisové a skartační směrnice KCP, a.s. každý písemný,
obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či
digitální, který vznikl z činnosti původce.
Požadavky na dokumentaci zahrnují:
• prohlášení o politice kvality a cíle kvality,
• příručku kvality,
• dokumentované postupy požadované ČSN EN ISO 9001:2000,
• dokumenty potřebné pro zajištění, plánování, fungování a řízení procesů,
• záznamy požadované ČSN EN ISO 9001:2000. [17]
3.9.1 Struktura dokumentace
Všechny dokumenty, s kterými Kongresové centrum pracuje, jsou rozděleny
do 3 úrovní:
• I. úroveň = příručka kvality, organizační řád, cíle kvality, stanovy
společnosti, kolektivní smlouva, politika kvality.
• II. úroveň = směrnice systému řízení kvality a interní směrnice.
• III. úroveň = rozhodnutí, pracovní postupy, formuláře, záznam (již vyplněný
formulář). [19]
30
Celkový počet dokumentů ve společnost KCP je 395 z toho:
• Dokumenty I. Úrovně - 11.
• Dokumenty II. Úrovně - 30.
• Dokumenty III. Úrovně - 271. Z toho interní dokumenty (76) a formuláře
(195).
• Externí dokumenty – 83.
Do dokumentů I. úrovně patří zejména dodatky ke Kolektivní smlouvě, Cíle
kvality, Politika kvality, Podpisový řád KCP a Stanovy společnosti KCP.
Do dokumentů II. úrovně konkrétně patří směrnice Personalistika,
Informatika, Marketing, Odpovědnost vedení nebo také Inventarizace majetku a
závazků KCP, a.s.
Dokumenty III. úrovně jsou nejpočetnější a nejdůležitější z nich jsou
Odpisový plán, Marketingová strategie KCP,a.s., Vyřazovací protokol, Převodka
majetku, Skladová karta zásob, Bankovní výpis, Faktura přijatá, Faktura vydaná, Interní
doklad, Pokladní doklad nebo Roční otevření hlavní knihy. [19]
Každý doklad obsahuje kód a název číselné řady, který se používá
v informačním systému ESO9. [21]
Každá směrnice, která je vydána podle systému managementu kvality musí
obsahovat:
• účel a oblast působnosti,
• výklad pojmů a zkratek,
• odpovědnosti a popis,
• záznamy a související dokumentace. [21]
Mezi dokumenty a údaje patří i dokumenty externí:
• zákony,
• externí předpisy a směrnice,
• technické normy a normy ČSN EN ISO 9000,
• další dokumenty a údaje.
31
3.9.2 Popis řízení dokumentace
Součástí systému managementu kvality je směrnice, která přímo stanovuje jak
navrhnout nový dokument, jak dokument zpracovat, členění dokumentace do různých
úrovní, popisuje jak postupovat při změnách dokumentace a při jejich archivaci.
Dále zahrnuje platnosti dokumentů, externí dokumentaci a v neposlední řadě
také intranet. Stanovuje také základní pravidla pro distribuci všech dokumentů a
formulářů. [21]
3.9.3 Obchodní dokumentace
V Kongresovém centru existuje 5 druhů smluv, které jsou k dispozici v tištěné i
elektronické podobě:
• smlouvy krátkodobých pronájmů (nájemní smlouvy k akcím v KCP),
• smlouvy dlouhodobých pronájmů (nájemní smlouvy nájemců prostor KCP),
• smlouvy parkingu (nájemní smlouvy dlouhodobých nájemců parkovacích míst KCP),
• smlouvy personální (pracovní smlouvy se zaměstnanci KCP),
• smlouvy ostatní (provoz, technika, finance, marketing, partnerství a spolupráce).
Dále obchodní dokumenty zahrnují ceníky, které patří do III. úrovně interních
dokumentů a patří sem Ceníky gastronomie, Ceníky KCP nebo Ceníky služeb. [19]
3.9.4 Interní audit
V systému managementu kvality je také nutné provádět prověření, jestli zde
nejsou nějaké případné neshody, zjištění slabých míst ve společnosti a zda je systém
efektivně uplatňován a udržován. Proto se provádí tzv. interní audit (systematický,
nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jeho objektivní
hodnocení s cílem stanovit rozsah plnění kriterií auditu)4. [20]
Je prováděn přímo společností KCP a je plánován na jeden rok. Interní audit
zahrnuje stanovení programů auditů (audit je naplánován na určitý časový rámec a
účel). Zahájení auditu zahrnuje přezkoumání odpovídajících dokumentů a záznamů.
Zajišťuje se zde prověření všech prvků příručky kvality i normy ČSN tzn., že je
přezkoumána dokumentace s cílem souhlasu s kriterii auditu. [20, 19]
4 Zdroj:Směrnice:Interní audity v systému managementu kvality
32
Dále provedení auditu zahrnuje také tyto činnosti pohovory, pozorování
činností. Z provedených auditů jsou vyhotoveny zprávy. V případě zjištěných neshod je
nutné odstranění těchto neshod a přijetí nápravných opatření. [20]
3.9.5 Archivace a skartace
Každý dokument, který je označen jako již neplatný, je opatřen razítkem
s nápisem neplatná dokumentace, datem ukončení platnosti a také podpisem garanta
daného dokumentu (podpis garanta se netýká formulářů). [17]
Rozlišujeme tzv. Provozní archivaci a tzv. Zákonnou archivaci. Veškeré
originály neplatné dokumentace jsou provozně archivovány po dobu 3 let od data
ukončení jejich platnosti nebo jejich vystavení. V případě elektronických dokumentů
je doba provozní archivace též 3 roky a jsou uloženy v adresáři Archiv na intranetu
KCP. [17]
Po uplynutí doby provozní archivace, která je součástí doby zákonné
archivace, jsou dokumenty buď dále archivovány či skartovány podle pravidel
příslušných směrnic. Doba zákonné archivace dokumentů a záznamů je uvedena
v seznamu dokumentace a záznamů. [17]
Při vyřazování písemných, obrazových, zvukových i jiných záznamů se
postupuje dle Skartačního řádu. Vyřazováním se rozumí plánovitý výběr písemností,
které jsou již nepotřebné pro činnost daného útvaru. [17]
Skartační lhůta je doba, která je uvedená počtem let, po kterou je písemnost
uložena v KCP. Každý dokument je též označen skartačním znakem A, V nebo S.
Znakem A se rozumí písemnosti trvalé dokumentární hodnoty a jsou uloženy po
uplynutí doby skartační lhůty v Archivu hl. m. Prahy, jinak zůstávají v KCP. Znak
V označuje dokumenty, které nelze v okamžiku jejich vzniku zařadit. Znak S označuje
písemnosti archivně a provozně bezcenné, které jsou po uplynutí skartační lhůty
navrženy ke zničení. [17]
33
4 Analýza dokumentové komunikace
prostřednictvím ankety a vlastní průzkum
4.1 Vyhodnocení ankety
Pro tuto práci je nutné znát postoj zaměstnanců k dokumentům, které
dokumenty konkrétně využívají ke své práci a zda nemají případné připomínky
k stávajícímu stavu dokumentů. Průzkum byl vykonán během měsíce března 2009.
Cílová skupina dotazovaných lidí byla stanovena na základě organizačního
schématu jednotlivých útvarů a na základě důležitosti útvarů z pohledu hlavní činnosti
KCP, a.s. Dotazovaných osob bylo 20. Dotazníky byly vyplněny všemi dotazovanými.
Celkový počet dokumentů ve společnosti KCP je 395.
Cílem bylo zjištění nejčastěji používaných dokumentů (směrnic, formulářů),
využití lokální sítě (intranet) a dále používání externích dokumentů. Anketa byla
provedena na jednotlivých úsecích v jejich stěžejních odděleních. Po ukončení ankety
jsem vyhodnotila údaje v ní zaznamenaných a výsledky zde popíšu podle jednotlivých
dotazovaných úseků. Písemná anketa byla doplněna přímým dotazováním zapojených
zaměstnanců k upřesnění odpovídaných otázek.
Anketa se skládala z otázek:
§ Z jakého jste útvaru?
§ S jakými dokumenty ve vašem útvaru pracujete nejčastěji?
§ S kterými dokumenty pracujete méně často nebo vůbec?
§ Pracujete s elektronickými dokumenty a využíváte intranet?
§ Využíváte externí dokumenty? Pracujete s nimi nebo je dáváte rovnou
k archivaci?
§ Myslíte si, že by se měly některé papírové formuláře změnit? A jak?
§ Domníváte se, že některé formuláře budou potřebovat novelizace?
34
4.1.1 Ekonomický úsek
Řídí finanční strategii provozu KCP s cílem udržení trvalé likvidity a
zabezpečení plynulého financování potřeb organizace.
Zaměstnanecké oddělení
Vykonává veškerou personální agendu včetně agendy pracovněprávních
vztahů. Organizuje výběr, přijímání a rozmisťování zaměstnanců v součinnosti s
vedoucími odborných útvarů. Zajišťuje péči o zaměstnance a jejich sociální rozvoj,
výchovu a vzdělávání. Organizuje výběrová a konkurzní řízení.
V tomto oddělení jsou nejčastěji využívanými dokumenty tyto směrnice:
Personalistika, Odměňování, Pracovní doba nebo Organizační řád. Z elektronických
dokumentů je používána databáze právních předpisů pro PC - Konzultant. Intranet je
využíván denně. Z hlediska externích dokumentů se zde používají časopisy Práce a
mzda, Personální kartotéka a Sociální pojištění. Dále pak zákony z oblasti pracovně
právní.
Nevyhovujícím dokumentem je formulář Interní sdělení. Z důvodů pevného
nastavení nelze pracovat variantně s textem (podtržení, zvýraznění, tabulátory, vložení
tabulek). Dalším nevyhovujícím dokumentem jsou formuláře, které slouží pro audit
ISO 9000, protože jsou nepřehledné. Řešením je jejich zjednodušení.
Oddělení MTZ a evidence majetku
Zajišťuje materiálně-technické zásobování KCP. Sestavuje plán nákladů MTZ.
Organizuje poptávkové řízení a předkládá návrhy na výběr dodavatelů.
Toto oddělení je rozděleno na MTZ (materiálnětechnické zásobování) a
evidenci majetku. V oddělení evidence majetku jsou nejčastějšími dokumenty
formuláře pro změny nebo pohyby majetku, formuláře týkající se účtování majetku a
Interní sdělení. Pracuje se zde s elektronickými dokumenty, které se týkají majetku
společnosti (data z programu ESO9), intranet je využíván denně. Dokumenty jsou
vyhovující a průběžně aktualizovány.
Oddělení MTZ používá nejčastěji Objednávku, Žádost o dopravu nebo
Převodku majetku. Nevyužívá se zde vůbec dokument Vyúčtování pracovní cesty do
zahraničí. Intranet je používán denně a externí dokumenty též využívají (reklamní
35
nabídky). Nevyhovujícím dokumentem je Kniha Faxu z důvodu jejího minimálního
využití.
Oddělení ekonomické strategie a rozborů
Vypracovává alternativy hospodářské strategie KCP, výhledu činností,
propočtu alternativ řešení, atd. Vyhotovuje podklady pro vedení KCP a orgány
společnosti.
V tomto oddělení nejčastěji pracují s elektronickými daty (data ze systému
ESO nebo Colosseum). Dále pracují s elektronickými dokumenty (rozpočty, rozbory,
cashflow). V menší míře pracují se směrnicemi KCP. Z důvodu malého využití
formulářů, nelze posoudit jejich případnou změnu či novelizaci.
Oddělení informační soustavy 1
Vede účetnictví KCP. Účtuje o stavu a pohybu majetku a závazků, o rozdílu
majetku a závazků, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření za účetní
jednotku jako celek a za jednotlivá HS. Připravuje metodické pokyny a normy v
oblasti informační soustavy /IS/, předkládá návrhy na úpravu IS, vytváří účtový
rozvrh pro zpracování IS.
Zde jsou nejvyužívanějšími dokumenty faktury, výpisy, smlouvy a rozpisy
pohledávek. Pracuje se zde také s elektronickými daty v excel tabulkách ke sledování
pohledávek. Intranet je využíván zejména při práci s metodickými pokyny,
elektronickými dokumenty jsou zejména podklady z rezervačního systému. Z
externích dokumentů jsou využívány zejména zákonné účetní předpisy a odborné
časopisy. Návrh na změny zde není žádný.
Oddělení informační soustavy 2
V tomto oddělení jsou denně využívány pokladní doklady a faktury. Méně
často smlouvy jakéhokoliv druhu. S elektronickými dokumenty zde nepracují. Intranet
a externí dokumentace jsou používány v rámci práce. Dokumenty jsou vyhovující.
36
4.1.2 Úsek generálního ředitele
Úsek přímo řídí generální ředitel. Odpovídá za realizaci celkové koncepce a
přijatých záměrů KCP. Osobně kontroluje zabezpečování hlavních úkolů KCP,
zajišťuje kontrolní činnost KCP.
Zmocněnec pro kvalitu
Provádí administrativní úkony spojené se systémem kvality ISO 9000 v KCP,
vede evidenci veškerých dokumentů KCP v systému ISO 9000.
Na tomto oddělení jsou nejčastějšími dokumenty, s kterými se pracuje,
směrnice: Seznam dokumentace a záznamů, Řízení dokumentace a záznamů a
formulář Kniha neshod, nedostatků a doporučení. Toto oddělení odpovídá za
aktualizaci a archivaci veškerých dokumentů KCP. Proto jsou veškeré požadavky na
případné změny dokumentů adresovány na toto oddělení. Z hlediska externích
dokumentů jsou zde používány normy ISO.
Oddělení právní a auditorské služby (vedoucí oddělení – interní auditor)
Zkoumá, prověřuje, analyzuje, ověřuje a vyhodnocuje jednotlivé činnosti a
procesy uvnitř společnosti a poskytuje konzultace a poradenství. Zpracovává a
předkládá zprávu o výsledcích auditu vedení společnosti, sleduje, jaká byla přijata
opatření,
Zde se nejčastěji pracuje s právními předpisy, smlouvami, interními normami,
soudními a správními rozhodnutími. V oddělení se pracuje se všemi dokumenty KCP
z důvodu každoročního interního auditu, který se zaměřuje na veškerou dokumentaci.
Z elektronických dokumentů je používána elektronická verze Sbírky zákonů. Intranet
je využíván pro čtení a stahování vzorových smluv. Z externích dokumentů jsou
využívány normy ISO, Sbírky zákonů, časopisy Právní rádce, Soudní rozhledy nebo
Konkursní noviny. Nevyhovujícím dokumentem je formulář Interní sdělení, který je
uživatelsky nepříjemný a neumožňuje úpravy textu.
37
Oddělení právní a auditorské služby (právník)
Zastupuje KCP dle udělené plné moci při právních jednáních a soudních
sporech. Zajišťuje zapracování legislativních změn do základních dokumentů a
vnitřních norem KCP.
Zde se využívají zejména směrnice, dodavatelské faktury. Intranet je zde
využíván zejména pro dokumenty systému ISO. Využívají zde odborné časopisy,
zákony a normy. Inovace dokumentů KCP probíhá průběžně v závislosti na změnách
právního a podnikatelského prostředí a potřebách KCP. Některé změny dokumentů
probíhají následně po zjištění interních auditů kvality a dozorových auditů kvality.
4.1.3 Technickoprovozní úsek
Zajišťuje opravy, údržbu, provoz a obnovu všech objektů a vymezených
technologických a provozních zařízení KCP. Organizuje hospodaření se všemi druhy
energie. Provádí pravidelné kontroly technického stavu objektů a úklidu KCP.
Oddělení energetiky a elektrotechniky
Toto oddělení sjednává smlouvy na odběr elektrické energie a zemního plynu,
plánuje jejich spotřeby a kontroluje plnění závazků ze smluv. Zpracovává statistické
výkazy o spotřebě energií.
V tomto oddělení se nejčastěji pracuje s formuláři Požadavkový list na akce,
požadavky na odstranění závad a faktury za dodávky. Pracuje se zde www stránkami
dodavatelů i intranetem. Vlastní vnitřní dokumenty nejsou součástí ISO, činnost se
řídí zákonnými technickými normami. Z externích dokumentů dále využívají zákony a
normy. Dokumentem na změnu je navržen formulář Interní sdělení (hlavička pokrývá
1/3 stránky).
Odbor realizačních služeb
Připravuje prostory pro konání akcí, zabezpečuje přestavbu a vybavení všech
prostor, včetně zprostředkování aranžérských služeb. Dále zajišťuje stavbu výstav a
provoz referentského vozidla.
Nejčastěji používanými dokumenty na tomto oddělení jsou formuláře
Požadavkový list, Plán akcí KCP, technické dokumentace, faktury. Jsou zde
využívána elektronická data ze systémů ESO9 a Colosseum. Intranet je využíván a
38
externí dokumentace v tomto oddělení není používána. Návrh na změnu se týká
formuláře Interní sdělení, do kterého nelze vložit tabulku.
Spojová a spisová služba
Zajišťuje komplexní provoz podatelny. Zajišťuje objednávky a distribuci
novin, časopisů a jiných tiskovin včetně vyúčtování nákladů. Zajišťuje provoz
spisovny a provozní archiv.
Na tomto oddělení nejčastěji využívají faktury, interní sdělení, směrnice a
běžnou doručenou a odeslanou poštu. Intranet je využíván pro vyhledávání směrnic
ISO. Z externích dokumentů je používán Telekomunikační zákon, který se po
skončení doby platnosti archivuje. Návrhem na změnu je dokument Interní sdělení –
nevyhovující předepsaná forma. Ostatní dokumenty jsou vyhovující.
Odbor provozu
Zajišťuje požární ochranu objektů KCP, parking a hospodářskou správu
budov. Spolupracuje s externími bezpečnostními agenturami a službami zajišťujícími
ostrahu objektu.
Zde se používají zejména faktury, dokumentace ke stavebním povolením,
zápisy z porad, komisí, dispečink. Elektronické dokumenty zde používají velmi málo
prostřednictvím elektronické pošty a příloh v ní uložených (tabulky, stavební
výkresy). Intranet je využíván občas (1x týdně). Internet je využíván denně. Externí
dokumentace je zde používána také občas spíše podřízenými zaměstnanci. Návrhem
na změnu resp. jeho úplné zrušení je Korekční lístek a některé excelové tabulky.
Oddělení výpočetní techniky
Zajišťuje provozuschopnost a funkčnost celého výpočetního informačního
systému v KCP včetně oddělených podsystémů. Zabezpečuje technickou údržbu
zařízení výpočetní techniky.
Toto oddělení nepracuje s klasickými dokumenty v takové míře, jako ostatní
oddělení. Proto nejpoužívanějšími dokumenty jsou SQL databáze, xml, pst, php, html,
css, js, dom, jpg, psd, cdr, dwg, pdf soubory. Toto oddělení je tvůrcem a správcem
vnitřní lokální sítě intranet. Obsahová náplň dokumentů jde mimo kompetence tohoto
oddělení. Návrhem na změnu je zrušení všech papírových dokumentů a převedení do
elektronické podoby.
39
4.1.4 Obchodní úsek
Vypracovává obchodní plán společnosti pro dané časové období, provádí
součinnost při zpracování ročních finančních plánů KCP a naplňování
podnikatelského záměru.
Oddělení produkce
Produkčně zajišťuje akce pořádané v KCP. Po uzavření smlouvy přebírá
odpovědnost za přípravu, průběh a likvidaci akce. Kontroluje připravenost
pronajatých prostor a protokolární předání prostor klientovi/pořadateli akce,
V tomto oddělení nejčastěji pracují s formuláři: Požadavkový list, hodnocení
akcí a dále s ceníky a smlouvami. Intranet zde využívají zejména pro plánky prostor a
výstavní rastry. Z externích dokumentů používají zákony a normy. Návrh na změny
zde není.
Oddělení marketingu
Navrhuje aktualizace podnikatelského záměru ve spolupráci se všemi úseky
KCP. Připravuje strategické plány a vize rozvoje KCP. Připravuje návrhy
marketingových plánů
Na tomto oddělení jsem vykonávala odbornou praxi, a proto vím, že zde
pracují zejména s dokumenty Objednávka, Interní sdělení, Marketingová strategie,
Akční plán či ceníky služeb. Intranet je využíván v menší míře. Ve větší míře se zde
pracuje s internetem (zejména webové stránky KCP) a zejména s interním
dokumentem sloužícím k propagaci Congress Man. Z externí dokumentace se
setkávají s odbornými časopisy.
Oddělení dlouhodobých pronájmů
Odpovídá za plnění výnosů z dlouhodobých pronájmů. Provádí aktivní
obchodní politiku v oblasti nabídky dlouhodobých pronájmů na příslušném trhu realit.
Vyhotovuje nabídky dlouhodobých pronájmů, dispoziční a prostorové podklady
příslušných prostor s vyznačením technických náležitostí.
Zde se pracuje nejčastěji s cenovými kalkulacemi, smlouvami, požadavky prací
nebo s předávacími protokoly nebytových prostor a s fakturami. V rámci
elektronických dokumentů pracují s evidencemi smluv, přehledy nájemců či cash
40
flow. Externí dokumenty nepoužívají. Požadavkem na změnu je elektronický oběh
faktur.
Oddělení krátkodobých pronájmů
Odpovídá za plnění výnosů z krátkodobých pronájmů. Smluvně zajišťuje akce
– přípravu, vyjednávání, smluvní dokumentaci. Sleduje plnění smlouvy a vyúčtování.
Aplikuje tarifní a cenovou politiku KCP při přípravě krátkodobých pronájmů a
rozsahu služeb
Na tomto oddělení nejčastěji používají smlouvy na pronájem, přílohy ke
smlouvám, cenovou a tarifní politiku, faktury. Intranet využívají velmi málo, je zde
kritizováno rozdělení dokumentů na I. – III. úroveň (není zde možné nalézt relevantní
dokument) a nejsou řazeny podle abecedy (vyhledávání dokumentů je velmi
zdlouhavé). Externí dokumenty přímo nepoužívají, v případě potřeby si je zapůjčují
z jiných oddělení. Ostatní formuláře, s kterými toto oddělení přichází do styku, jsou
vyhovující. V případě výhrad k dokumentům by se tato situace okamžitě řešila.
41
4.1.5 Shrnutí
Z této analýzy vyplývá, že počet návrhů dokumentů na změnu (počet 5) je
k poměru celkového počtu dokumentů (počet 395) zanedbatelný a dokumenty jsou pro
dotazované osoby vyhovující.
Přístup k dokumentaci mají všichni uživatelé prostřednictvím vnitřní lokální
sítě (intranet) a mohou tedy kdykoliv vyhledat aktuální znění dokumentů.
Z uvedeného vyplývá, že intranet je nejvyužívanější přístupová cesta k dokumentům
v této společnosti.
Využití externí dokumentace je závislé na jednotlivých úsecích. Stoprocentní
využití této dokumentace je v Ekonomickém úseku a v oddělení Generálního ředitele.
Naopak padesátiprocentní využití externích dokumentů je v Obchodním úseku.
Nejčastěji navrhovaným dokumentem na změnu byl formulář Interní sdělení.
Graf 1 Využitelnost externích dokumentů v jednotlivých úsecích v procentech.
42
Graf 2 Počet dokumentů navržených na změnu:celkový počet dokumentů.
Graf 3 Porozumnění pojmu elektronický dokument v rámci společnosti KCP, a.s.
43
4.2 Analýza dokumentové komunikace – vlastní průzkum
K tomuto průzkumu jsem vybrala 15 formulářů a 1 interní dokument (sloužící
k propagaci KCP), které budu charakterizovat a případně navrhovat na změny.
Formuláře byly vybrány na základě údajů získaných z ankety a též podle počtu
zaměstnanců, kteří s formulářem pracují, než dojde k jeho uplatnění. Dokumenty byly
vybrány též podle jejich frekventovanosti ve společnosti.
U všech dokumentů se jedná vždy o fyzickou (papírovou) formu z důvodu, že
dokument musí vždy podepsat odpovědné osoby a není možné je šířit jen
elektronicky. U dokumentů, jejichž platnost je starší než rok 2006, nebyl apel na
aktualizaci z důvodu nezměněných obecně závazných podmínek. Aktualizace
dokumentů se provádí každé 3 roky. Archivaci dokumentů popisuje Spisová a
skartační směrnice, která odkazuje na Typový skartační rejstřík.
Dokumenty jsou seřazeny podle abecedy vzestupně. U každého dokumentu
budu zkoumat tyto náležitosti:
• název,
• procesy, ke kterým daný dokument slouží,
• obsah (náležitosti) dokumentu,
• počet a funkce zaměstnanců pověřených manipulací s daným dokumentem,
• garant daného dokumentu,
• platnost dokumentu,
• životní cyklus dokumentu (prostřednictvím diagramu aktivit).
44
4.2.1 Cestovní příkaz
Tento formulář slouží pro povolování tuzemských cest a jejich vyúčtování. Na
intranetu je umístěn vzor formuláře. Formulář pro vyplnění je k dispozici v hlavní
pokladně KCP.
Formulář je rozložen na 2 stránky. Na 1. stránce se vyplňují kolonky zejména
název organizace, jméno a příjemní zaměstnance, útvar, počátek cesty, účel cesty,
spolucestující, předpokládaná částka výdajů. Na 2. stránce jsou údaje o vyúčtování
cesty. Vyplňují se kolonky zejména účtovací předpis, výdajový a příjmový doklad,
zpráva o výsledku pracovní cesty a datum a podpisy odpovědných osob.
Osobami pověřenými manipulací s tímto formulářem jsou: účetní, pokladník,
vedoucí účetního oddělení, zaměstnanec, který cestu vykonal, jeho přímý nadřízený a
ředitel úseku.
Garant: Vedoucí oddělení informační soustavy
Platnost od data: 30. 4. 2004
45
Obr 6 Diagram aktivit oběhu formuláře Cestovní příkaz.
zam
ěst
na
ne
cn
ad
říze
ný
řed
ite
l ú
seku
po
kla
dn
íkú
če
tní
ved
ou
cí o
dd
. In
f.so
ust
avy
AN
O
NE
NE
A
NO
NE
AN
O
vyp
lní
cest
.pří
kaz
Po
volí
ce
stu
vyú
čto
ván
í ce
sty
sch
vále
ní
sch
vále
ní
vyú
čto
ván
í
pře
pra
cová
ní
vyp
lace
ní
zálo
hy
arc
hiv
ace
po
do
bu
5 l
et
46
4.2.2 Interní sdělení
Interní sdělení je formulář sloužící pro interní korespondenci mezi
jednotlivými útvary a jednotlivými zaměstnanci.
Formulář má tyto náležitosti: rok, oddělení, pořadové číslo, komu je formulář
určen, od koho je formulář posílán, komu se tento formulář dává na vědomí, z jakého
oddělení je formulář posílán a do jakého, důvod tohoto sdělení a datum a podpisy
odpovědných osob.
Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou všichni zaměstnanci KCP, a.s., a
je vedle e-mailové korespondence používán ke korespondenci, která je z jakéhokoliv
důvodu potřebná podepsat.
Obr 7 Diagram aktivit oběhu formuláře Interní sdělení.
zaměstnaneczaměstnanec, kterému
sdělení postupujezam. kterému je sdělení určeno
vypracuje sdělení
dostává na vědomí toto
sdělení
přijetí sdělení
archivace po dobu 3 let
Garant: Zmocněnec pro kvalitu
Platnost od data: 25. 7. 2005
47
4.2.3 Korekční lístek
Korekční lístek slouží jako podklad pro doplnění údajů o docházce z důvodů
omluvené nepřítomnosti zaměstnance.
Tento formulář obsahuje zejména tyto náležitosti: Příjmení a jméno
zaměstnance, zda má pružnou či nepravidelnou pracovní dobu, kolik hodin nebyl
přítomen na pracovišti, podrobné rozepsání těchto údajů, důvod nepřítomnosti
zaměstnance (vyšetření ve zdravotnickém zařízení, školení, seminář apod.), datum a
podpisy odpovědných osob.
Osobami manipulujícími s tímto dokumentem jsou zaměstnanec, jehož se tento
formulář týká, vedoucí oddělení tohoto zaměstnance a pověřená osoba
zaměstnaneckého oddělení.
Obr 8 Diagram aktivit oběhu formuláře Korekční lístek.
zaměstnanecvedoucí odd.zaměstnance
zaměstnanecké odd. mzdová účtárna
ANO
NE
vyplnění formuláře
realizuje ve mzdovém
systému údaje o prac.době
přepracování
schválení
archivace formuláře po dobu 5 let
Garant: Vedoucí zaměstnaneckého oddělení
Platnost od data: 1. 5. 2007
48
4.2.4 Návrh na pracovní cestu do zahraničí
Formulář sloužící pro povolování pracovních cest do zahraničí a nákladů na
tuto cestu.
Tento dokument obsahuje kolonky zejména jméno a příjmení osoby, která
cestu vykoná, do které země cestuje, datum od kdy a do kdy je cesta vykonávána, kdo
hradí náklady na cestu, číslo a druh cestovního pasu, účel cesty. Dále pak zahrnuje
tabulku rozpisu nákladů a datum a podpisy odpovědných osob.
Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: zaměstnanec, který cestu
vykoná, vedoucí oddělení informační soustavy a generální ředitel.
Obr 9 Diagram aktivit oběhu formuláře Návrh na pracovní cestu do zahraničí.
zaměstnanec (cestovatel) vedoucí oddělení zaměstnance
účetní generální ředitel
NE
ANO
NE
ANO
vyplnění formuláře
rozpis nákladů
Schválení pracovní cesty
schválení
archivace po dobu 5 let
přepracování
Garant: Vedoucí oddělení informační soustavy
Platnost od data: 30. 9. 2004
49
4.2.5 Požadavkový list
V souvislosti s realizací krátkodobých pronájmů pro akci klienta KCP, a.s.
stanoví formulář harmonogram akce, specifikaci prostor a specifikaci služeb. Je určen
všem realizátorům podílejících se na realizaci akce.
V tomto dokumentu jsou hlavními náležitostmi Akce, číslo smlouvy, datum
konání
(příprava akce, vlastní akce, likvidace akce), prostory, objednavatel, manažer akce,
produkce (jméno a telefon), předáno komu datum a podpisy odpovědných osob.
Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: obchodní referent
krátkodobých pronájmů (manažer akce), zaměstnanec oddělení produkce a realizátoři
akce.
Obr 10 Diagram aktivit oběhu formuláře Požadavkový list.
manažer akce odd. produkce realizátoři akce
ANO
NE
vyplnění základních údajů
doplnění údajů z hlediska prostor
schválení
archivace po dobu 5 let
přepracování
Garant: Vedoucí oddělení produkce
Platnost od data: 1. 4. 2005
50
4.2.6 Předávací protokol
Formulář sloužící pro předání prostor klientovi KCP, a.s., při realizaci
krátkodobého pronájmu – konkrétní akce v KCP. Současně po ukončení akce slouží
ke zpětnému převzetí prostor a popsání zjištěních škod při předání.
V tomto dokumentu se vypisují zejména tyto náležitosti: název akce, číslo
smlouvy, termín akce, prostory, kde se akce bude konat, termín předání a zjištění
případných závad. Dále pak formulář obsahuje tabulku pro zpětné převzetí, kde jsou
tyto náležitosti: termín předání, zjištěné škody, vyčíslení škod a datum a podpisy
odpovědných osob.
Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: klient KCP, zaměstnanec
oddělení realizace akcí.
Obr 11 Diagram aktivit oběhu formuláře Předávací protokol.
klient KCP oddělení realizací akcí
žádá o přidělení prostor
vyplnění form. a předání prostor
převzetí a zpětné předání
archivace po dobu 5 let
Garant: Vedoucí oddělení produkce
Platnost od data: 1. 4. 2005
51
4.2.7 Převodka majetku
Formulář sloužící pro převod majetku mezi jednotlivými zaměstnanci. Na
základě tohoto dokumentu je provedena změna v evidenci majetku podle
odpovědných osob.
Převodka majetku obsahuje zejména evidenční číslo majetku, název majetku,
počet kusů, výrobní číslo, datum a podpisy odpovědných osob.
Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: zaměstnanec, který majetek
vydal, zaměstnanec, který majetek přijal, vedoucí oddělení evidence majetku.
Obr 12 Diagram aktivit oběhu formuláře Převodka majetku.
zam. který majetek vydal zaměstnanec oddělení MTZ a evidence majetku
vyplnění formuláře
převzetí form. a majetku
převzetí form. pro záznam do evidence
archivace po dobu 5 let
Garant: Vedoucí oddělení evidence majetku
Platnost od data:1. 5. 2007
52
4.2.8 Škodní protokol
Formulář slouží k hlášení o škodě na majetku KCP, a.s., a ke stanovení
odpovědnosti zaměstnance za vznik škody. Je podkladem pro jednání škodní komise.
Škodní protokol je rozdělen na 2 strany. Na 1. straně je hlášení o škodě, které zahrnuje
náležitosti: druh škody, výše škody, doba a místo vzniku škody, popis případu,
vyčíslení skutečné škody, zda škoda byla hlášena na Policii ČR a datum a podpisy
odpovědných osob. Na 2. straně jsou odstavce k vyplnění stanoviska odpovědných
osob, závěry škodní komise a rozhodnutí generálního ředitele.
Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: zaměstnanec, který škodu
způsobil, vedoucí oddělení tohoto zaměstnance, tajemník, vedoucí škodní komise,
generální ředitel, vedoucí evidence majetku.
Garant: Vedoucí oddělení evidence majetku
Platnost od data: 1. 5. 2007
53
Obr 13 Diagram aktivit oběhu formuláře Škodní protokol.
ozn
am
ova
tel
ško
dy
ved
ou
cí o
dd
. o
zna
mo
vate
leta
jem
ník
ško
dn
í ko
mis
eg
en
era
lní
řed
ite
lo
dd
. e
vid
en
ce
ma
jetk
u
AN
O
NE
na
hlá
šen
í šk
od
y
sta
no
ven
í m
íry
zavi
ně
ní
pře
vze
tí p
roto
kolu
a
při
řaze
ní
evi
de
nč
níh
o č
ísla
do
po
ruč
en
í a
st
an
ovi
sko
ke
zp
ůso
be
né
ško
dě
vyd
án
í vl
ast
níh
o
rozh
od
nu
tí
zázn
am
do
e
vid
en
ce a
a
rch
iva
ce 5
le
t
sch
vále
ní
54
4.2.9 Vyřazovací protokol
Formulář je podkladem k vyřazení přebytečného, neupotřebitelného nebo
zničeného majetku a stanoví způsob naložení s takovým majetkem.
Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: název majetku, důvod
návrhu na vyřazení, návrh způsobu vyřazení, zvýšená cena majetku, zůstatková cena
majetku, pořizovací cena majetku, evidenční číslo majetku a datum a podpisy
odpovědných osob.
Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: navrhovatel na vyřazení
majetku, vedoucí oddělení tohoto navrhovatele, garant, ředitel úseku, vedoucí
vyřazovací a oceňovací komise, generální ředitel, zaměstnanec pověřený likvidací
majetku, předseda VOK, vedoucí oddělení MTZ a evidence majetku a vedoucí
oddělení informační soustavy.
Garant: Vedoucí oddělení evidence majetku
Platnost od data: 1. 5. 2007
55
Obr 14 Diagram aktivit oběhu formuláře Vyřazovací protokol.
navr
hova
tel
vedo
ucí o
dděl
ení
gara
ntře
dite
l úse
kuvy
ř. a
oceň
.kom
ise
gene
ráln
í řed
itel
likvi
dáto
r maj
etku
před
seda
VO
Kod
d.ev
iden
ce
maj
etku
odd.
inf.s
oust
avy
AN
O
NE
AN
O
NE
NE
AN
O
navr
huje
m
ajet
ek n
a vy
řaze
ní
vyjá
dřen
í se,
co
se
s m
ajet
kem
st
ane
schv
álí n
ávrh
gar
anta
dopo
ručí
co
s m
ajet
kem
ud
ělat
odpo
vídá
za
likvi
daci
m
ajet
ku
zaev
idov
ání
vyřa
zené
ho
maj
etku
zaúč
tová
ní
vyřa
zené
ho
maj
etku
schv
álen
í
schv
álen
í1
schv
álen
í2
jiný
návr
h na
lik
vida
ciar
chiv
ace
form
ulář
e po
do
bu 5
let
56
4.2.10 Výstupní list
Výstupní list slouží jako doklad o odevzdání všech svěřených předmětů,
splněných závazků zaměstnance vůči zaměstnavateli, včetně absolvování výstupní
lékařské prohlídky. Dále slouží jako doklad o převzetí písemností a osobních dokladů
zaměstnancem.
Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno zaměstnance,
z jakého je úseku, osobní číslo zaměstnance, důvod skončení a datum. Dále pak
obsahuje datum a podpisy osob, s kterými se provedlo vyrovnání závazků a vyjádření
lékaře.
S tímto dokumentem manipulují tyto osoby: zaměstnanec, jehož se výstupní
list týká, vedoucí útvaru tohoto zaměstnance, vedoucí oddělení výpočetní techniky,
zaměstnanecké oddělení a vedoucí tohoto oddělení, zaměstnanec mzdové účtárny,
vedoucí oddělení MTZ a evidence majetku, vedoucí oddělení informační soustavy,
vedoucí nářaďovny, vedoucí správy budov, vedoucí odboru provozu, vedoucí
oddělení parkingu, klíčník a lékař.
Garant: Vedoucí zaměstnaneckého oddělení
Platnost od data: 1. 6. 2008
57
Obr 15 Diagram oběhu formuláře Výstupní list.
Pozn.: Pro znázornění oběhu formuláře Výstupní list jsem zvolila odlišný typ
diagramu, kterým je vyjádřen celkový počet kompetentů (odpovědných zaměstnanců),
které musí zaměstnanec navštívit před ukončením pracovního poměru.
58
4.2.11 Změna systemizace
Formulář se používá pro jednotlivé změny systemizovaných míst v rámci
organizační struktury. Jedná se o vytvoření, zrušení nebo změnu konkrétního
systemizovaného místa.
Tento formulář obsahuje zejména tyto náležitosti: číslo systemizovaného
místa, původní stav, návrh, odůvodnění změny. Dále pak obsahuje Rozhodnutí o
návrhu, kde je vyjádření odpovědných osob, datum a jejich podpis.
Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: navrhovatel, vedoucí
zaměstnaneckého oddělení, finanční ředitel, generální ředitel.
Obr 16 Diagram aktivit oběhu formuláře Změna systemizace.
navrhovatel vedoucí zam.odd. finanční ředitel generální ředitel
NE ANO
schválení
navržení změny
vyjadřuje se k návrhu
vyjádření k návrhu
provedení změny
přepracování
archivace po dobu 10 let
Garant: Vedoucí zaměstnaneckého oddělení
Platnost od data: 1. 1. 2004
59
4.2.12 Zpráva z interního auditu
Na základě provádění interních auditů systému managementu kvality, kterými
se přezkoumává konkrétní auditovaný proces, je vypracována zpráva z interního
auditu. Zpráva obsahuje popis zjištěných neshod, nedostatků a doporučení a slouží pro
přijetí nápravných opatření ve společnosti.
Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: předmět auditu, cíle auditu,
podnět na audit, auditované prvky, zjištění z interního auditu, vyhodnocení účinnosti
opatření z minulého auditu a datum a podpisy odpovědných osob.
Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: vedoucí auditor, tým auditorů,
zástupci auditovaných oblastí a zmocněnec pro kvalitu.
Obr 17 Diagram aktivit oběhu formuláře Zpráva z interního auditu.
Vedoucí auditor tým auditorůzástupce auditované
oblasti zmocněnec pro kval itu
Vypracování zprávy z int. auditu
podílení se na vypracování
vyjádřuje se k vypracované
zprávě
archivace po dobu platnosti certifikace ISO
Garant: Vedoucí oddělení auditorské služby
Platnost od data: 1. 3. 2007
60
4.2.13 Žádost o autodopravu
V rámci pravidel provozu služebních vozidel slouží formulář (strana č. 1),
k žádosti jednotlivých útvarů na autodopravu – pro služební účely i pro zapůjčení
vozidla pro osobní potřebu.
Předání a převzetí vozidla do dočasného užívání se provádí formou písemného
předávacího protokolu (strana č. 2 formuláře).
Tento dokument je rozložen na 2 strany. První strana je Žádost o autodopravu
a obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno žadatele, typ vozidla, obsluha vozidla,
datum odjezdu a příjezdu, předmět a trasa autodopravy, Prohlášení žadatele v případě
soukromé dopravy a datum a podpisy odpovědných osob. Druhá strana je Protokol o
předání a zpětném převzetí motorového vozidla, který obsahuje zejména tyto
náležitosti: závady zjištěné při předání vozidla a při zpětném převzetí, stav
tachometru, datum předání a zpětného převzetí a datum a podpisy odpovědných osob.
Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: žadatel, vedoucí úseku žadatele,
technický ředitel, odpovědný technik.
Garant: Vedoucí odboru realizačních služeb
Platnost od data: 10. 8. 2005
61
Obr 18 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o autodopravu.
žad
ate
lve
do
ucí
od
d.
žad
ate
lete
chn
ický
ře
dit
el
od
po
věd
ný
tech
nik
AN
O
NE
NE
AN
O
žád
á o
au
tod
op
ravu
pře
dá
ní
a p
řevz
etí
au
ta
sch
vále
ní
sch
vále
ní
po
žad
avk
u
pře
vze
tí a
zp
ětn
é v
ráce
ní
vozi
dla
arc
hiv
ace
po
do
bu
3
le
t
62
4.2.14 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS
V souladu s provozním řádem výpočetního informačního systému slouží
k žádosti uživatele o:
• přidělení VT včetně požadavků na vybavení,
• přidělení přístupu do výpočetního informačního systému,
• změnu rozsahu oprávnění do výpočetního informačního systému.
Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno uživatele,
požadovaná výpočetní technika (tiskárna, počítač, ekonomický systém ESO9),
požadované oprávnění přístupu do VIS, datum a podpisy odpovědných osob.
Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: uživatel, ředitel úseku uživatele,
technický ředitel, vedoucí oddělení výpočetní techniky.
Garant: Vedoucí oddělení výpočetní techniky
Platnost od data: 1. 2. 2005
63
Obr 19 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS.
uživatel ředitel úseku vedoucí odd. OVT technický ředitel
NE
ANO
vystavení žádosti
přidělení VT
schválení
archivace 3 roky
stanovisko ředitele v případě překročení povolených l imitů
64
4.2.15 Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky
Slouží pro účely zřízení, zrušení nebo změnu telefonní linky firem sídlících
v nájmu v prostorách KCP.
Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: upřesnění o jaký druh
žádosti se jedná, název firmy, kontaktní osoba, požadovaný termín instalace. Dále pak
obsahuje tabulku s typem telefonní linky nebo přiděleným číslem telefonní stanice a
datum a podpisy odpovědných osob.
S tímto dokumentem manipulují tyto osoby: odpovědný zástupce firmy a
obchodní referent dlouhodobých pronájmů.
Obr 20 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky.
odpovědný zástupce firmyobch.refernt dlouhodob.
nájmů
ANONE
žádá o telekomunikační službu
schválení
archivace po dobu trvání nájmu
Garant: Vedoucí oddělení spojové a spisové služby
Platnost od data: 31. 12. 2004
65
4.2.16 Congress Man, informační čtvrtletník Kongresového centra Praha, a.s.
Tento dokument slouží pro styk s veřejností. Je vydáván 4x ročně a je v něm
vždy uvedeno úvodní slovo generálního ředitele, články o KCP v českém i anglickém
jazyce, interview a seznam akcí v KCP. Tento dokument vychází v nákladu 10 000 ks.
S tímto dokumentem manipulují zaměstnanci marketingového oddělení,
externí klienti a zaměstnanci KCP. Tento dokument je posílán do tuzemských firem i
do zahraničních firem na základě databáze klientů. Tento dokument schvaluje
Marketingové oddělení a osoba, která napsala úvodní slovo (generální ředitel).
V případě článků o Evropské unii je schvalující osobou obchodní ředitel.
Garantem tohoto dokumentu je vedoucí Marketingového oddělení. Poslední
aktualizovanou verzí tohoto dokumentu je Congress Man Únor 2009.
Obr 21 Diagram aktivit oběhu dokumentu Congress Man.
marketingové odd. generální ředitel obchodní ředitel
č lánek o EU
článek není o EU
NE
ANO
ANO
NE
zajištění překladu do AJ
schválení úvodního slova
schvalování č lánků o EU
přepracování
archivace na webových stránkách spol.(stálá)
charakteristika č lánku
66
4.2.17 Návrhy na změny
Interní sdělení
Ve formuláři je v nastavení hlavičky pevně naformátovaná velikost, typ písma,
rovněž také část samotného textu je z hlediska velikosti a typu písma nevyhovující.
Nedovoluje uživateli pracovat s textem podle svých potřeb.
Velkým přínosem by proto byla možnost pracovat s tímto dokumentem bez
pevně stanoveného formátu. Byla by zde možnost vkládat tabulky, podtrhávat či jinak
zvýraznit důležité úseky formuláře.
Další možností je šířit Interní sdělení elektronicky, tj. zavedení autentizace,
elektronického podpisu, zajištění důvěryhodnosti obsahu formuláře, dostupnost a
čitelnost formuláře, integrita dat5 a průkaznost původu dat. U implementace toho
způsobu je nutné též zohlednit software (zda všichni zaměstnanci budou mít příslušný
software pro editaci formuláře), operační systémy (kompatibilita OS), hardware a
požadovanou úroveň zabezpečení v této společnosti.
Výstupní list
Vyplnění tohoto dokumentu je velmi časově náročné pro zaměstnance, který
musí obíhat 13 zaměstnanců KCP a jednoho lékaře z důvodů vyrovnání závazků
s KCP. Z důvodu toho, že zaměstnanec musí odevzdat majetek KCP, či vyrovnat
případné peněžní neshody, je nutnost, aby se tohoto koloběhu zúčastnil. Řešením je
předběžné elektronické poslání dokumentu pro přípravu podkladů na vyrovnání
závazků před datem návštěvy daného oddělení zaměstnancem. Toto opatření alespoň
trochu sníží časově náročnou činnost spojenou s tímto dokumentem.
Jelikož zaměstnanec musí vyrovnat závazky před odchodem ze společnosti,
není možné vynechat některou odpovědnou osobu (pokud ovšem u té osoby závazky
má). Snížení počtu osob manipulujících s tímto dokumentem by byl možný za
předpokladu sloučení některých činností pod jednu osobu. Tento způsob by jistě
5 Stav, kdy přečtená data jsou totožná s daty uloženými. Tzn. během uložení (přenosu) dat nedošlo k jejich neočekávaným změnám. Zajištění kompletnosti dat. Například osobní číslo patří nějaké osobě. Pokud by osobní číslo nikomu nepatřilo, jedná se o osiřelá nebo nekompletní data. Zachování dat pro jejich zamýšlené použití.
Zdroj: wikipedia.org
67
nevyhovoval odpovědným zaměstnancům z důvodu přidělení činnosti nad rámec
jejich denních pracovních povinností.
Vyřazovací protokol
Formulář obsahuje velké množství osob, které se k problematice vyjadřují a
tím je oběh celého formuláře nepružný a neefektivní. Než dojde k uplatnění formuláře,
tak se může stát, že vyřazovaný majetek bude poškozen, či jinak znehodnocen a
zůstatková cena by poté mohla být jiná, než která je uvedena na protokolu. Druhým
možným negativním dopadem dlouhodobého oběhu formuláře je skutečnost, že
zaměstnanec, který majetek vyřazuje, nevyčká na dokončení vyřazovacího procesu a
sám majetek bez záznamu zlikviduje (z hlediska uvolnění místa v kanceláři).
Vyplnění by se mělo soustředit na správný popis majetku, který se vyřazuje,
nikoliv na velké množství podpisů. Počet osob by se měl zmenšit minimálně o 2.
Podpisy předsedy VOK a VOK samotné na formuláři jsou přebytečné, po projednání
v komisi by postačil pouze podpis předsedy VOK. Vyjádření garanta je z pohledu
vyřazení majetku podstatnější než podpis ředitele úseku.
Korekční lístek
Tento formulář je uživatelsky nepřehledný. Při vyplňování tohoto formuláře je
velký problém orientovat se, do které kolonky se údaj má vlastně zapsat. Do kolonky
Celk. počet zapisuje většina lidí počet hodin (podle vyjádření vedoucí
zaměstnaneckého oddělení), který se ale má zapisovat až do řádků uvedených pod
touto kolonkou.
Formulář je z hlediska vyplňování ostatních údajů též nepřehledný, kolonky
jsou velmi malé pro zapisování údajů. Není přesně specifikován způsob označení
režimu pracovní doby. Také zakroužkování příslušného důvodu absence je velmi
nepřehledné. V případě, kdy se zaměstnanec splete ve vyplnění, se z tohoto formuláře
stane „škrtací kalendář“.
Některé části formuláře by se měly změnit. Zejména kolonky Od, Hodina, Den
Měsíc by měly být zapsány jako pouze kolonka Datum a čas, kde by postačily pouze
dvě kolonky. Celý formulář, by měl být zvětšen pro lepší manipulaci uživatele.
Samotný název, který je napsán v levé části formuláře, je nevýrazný. Měl by být
zapsán nad všemi kolonkami uprostřed formuláře.
68
Congress Man
Tento dokument slouží pro informování klientů KCP o nových událostech
týkajících se firmy. Congress Man se posílá jak tuzemským firmám, tak zahraničním.
Bohužel ne všechny odeslané Congress Many splní svou funkci, protože mnoho z nich
(cca 10%) se jich vrátí zpět do společnosti. Důvody jsou zejména změny adres
firmem, zánik firmy nebo adresovaný zaměstnanec ve firmě již nepracuje.
Při vykonávání odborné praxe byla jedna z mých činností aktualizace databáze
firem (potencionální klienti). Vyhledávala jsem na internetu firmy z databáze
společnosti a dohledávala adresy těch firem, kterým Congress Man z uvedených
důvodů nedošel. Aktualizace databáze se provádí 2x ročně a je zdlouhavá, jelikož
obsahuje přes 10 000 položek a samotné dohledávání zabírá mnoho času. 10%
odeslaných dokumentů je poté nevyužito a zůstává v krabicích na marketingovém
oddělení.
Negativním dopadem je tedy nesplnění účelu marketingového nástroje, protože
informace obsažená ve čtvrtletníku nedojde ke svému adresátovi. Řešením jde tedy
častější aktualizace, která však není podle vyjádření vedoucí marketingové oddělení
z časových a personálních hledisek možná.
69
5 Závěr
Tato práce měla za cíl charakterizovat, zkategorizovat, sumarizovat a navrhnout
dokumenty na změnu. Tento cíl byl splněn prostřednictvím vyhodnocené ankety a
vlastního průzkumu. V anketě bylo zejména vyhodnoceno, že pouhých 5 dokumentů
z celkového počtu (395) je nevyhovujících, tudíž by jejich novelizace měla
proběhnout dříve, než je určeno systémem managementu kvality, tj. 3 roky.
Dokumenty byly nevyhovující zejména z hlediska jejich použitelnosti. Obsah
dokumentů je dán podle systému managementu kvality.
Dle charakteristiky formulářů byly navrženy 4 formuláře (Interní sdělení,
Korekční lístek, Výstupní list, Vyřazovací protokol) a 1 dokument, sloužící
k propagaci společnosti (Congress Man) na změnu, která by se měla provést
v nejkratším možném čase a to z důvodu uvedených u jednotlivých navrhovaných
formulářů. Podařilo se mi v této práci popsat průběh různých činností týkajících se
dokumentů (jejich archivace, návrh na změny apod.) Výsledkem této práce je možnost
změnit vybrané dokumenty ku prospěchu uživatelů těchto dokumentů a tím zrychlit
procesy spojené s dokumenty.
Graf 4 Grafické znázornění vybraných dokumentů na změnu z celkového počtu zkoumaných dokumentů (v
procentech).
70
Na návrh oběhu veškerých dokumentů v elektronické podobě, který podalo
oddělení výpočetní techniky, je potřeba si odpovědět na mnoho otázek.
1. Musel by mít každý zaměstnanec společnosti zařízení pro čtení elektronických
dokumentů?
2. Je společnost připravena na elektronický oběh dokumentů z hlediska vybavení
(hardware, software)?
3. Jsou zaměstnanci připraveni na takovou to změnu z hlediska znalostí?
4. Usnadnila by tato forma práci zaměstnancům nebo naopak by se práce
zkomplikovala?
5. Případně, zda je firma schopna zajistit komunikaci i s externími firmami pomocí
elektronického oběhu dokumentů?
Formuláře využívají všichni zaměstnanci, přidělení počítače pro každého
zaměstnance by bylo nezbytné. V současné době má však počítač přidělena pouze cca
polovina (90) všech zaměstnanců (podle informace vedoucí oddělení výpočetní
techniky). Znamenalo by to tedy velké finanční zatížení společnosti.
Vzhledem k tomu, že ne všichni zaměstnanci mají výpočetní techniku, není
zde ani předpoklad, že by pro elektronický oběh dokumentů měli dostačující znalosti.
Míra usnadnění práce při elektronickém oběhu dokladů není úměrná
nákladům, které by byly zavedením elektronického oběhu vyvolány.
71
Seznam použitých zdrojů
Knihy
1. NOVÁKOVÁ, Marta. Informatická typológia dokumentov [Informatická typologie dokumentů]. [Martin] : Matica Slovenská, 1981. 242 s.
2. SEDLÁČKOVÁ, Beáta, MARVANOVÁ, Eva. Dokumentová komunikace. [Praha] : Národní knihovna ČR, 2007. 340 s. ISBN 807-05-0535-4.
3. VÍTKOVÁ, Hana. Informační prameny, jejich druhy a charakteristika. [Praha] : ÚVTEI-St. techn. knihovna, 1973. 67 s.
Elektronické zdroje
1.
4. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Kongresové centrum Praha [online]. 2005 [cit. 2009-03-09]. Dostupný z WWW: <www.kcp.cz>.
5. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Výroční zpráva 2006. [Praha] : [s.n.], 2006. 50 s. Dostupný z WWW: <http://www.kcp.cz/vyr_zprava.php?lng=CZ>.
6. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Výroční zpráva 2007. [Praha] : [s.n.], 2007. 50 s. Dostupný z WWW: <http://www.kcp.cz/vyr_zprava.php?lng=CZ>.
7. KUČEROVÁ, Helena. Dokumentová komunikace [online]. 2002, 18. 1. 2004
[cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://info.sks.cz/users/ku/UIS/dokument.htm>.
8. KUNT, Miroslav. Elektronické dokumenty z hlediska požadavku zákona c. 499/2004 Sb. a potřeb jejich dlouhodobého ukládání [online]. 2005, 29. 5. 2005 [cit. 2009-03-13]. [dokument ve formátu PDF] Dostupný z WWW: <http://www.nacr.cz/Z-Files/elektronicke_doku.pdf>.
72
9. RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV [online]. Praha: Vydavatelství VŠCHT Praha, c2006 , 2006 [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW: <http://vydavatelstvi.vscht.cz/knihy/uid_es-005/motor/main.copyright.html>. ISBN 80-7080-599-4.
10. ŠPÁLA, Milan. Informační prameny a dokumenty [online]. 2006 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://209.85.129.132/search?q=cache:E5gL1qSfhKsJ:www.lf1.cuni.cz/Data/files/spala/04%2520Text%2520%252011%2520Informa%C4%8Dn%C3%AD%2520prameny%2520a%2520dokumenty%252006309%2520-%2520%2520Final.doc+informa%C4%8Dn%C3%AD+prameny&hl=cs&ct=clnk&cd=5&gl=cz>.
11. TKAČÍKOVÁ, Daniela. Práce s informacemi [online]. 2004, 2008-01-08 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://knihovna.vsb.cz/knihovna/bibliografie/index.html>.
12. TKAČÍKOVÁ, Daniela. Základy práce s informacemi [online]. 1998, 2008-04-15 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://knihovna.vsb.cz/kurzy/uvod/obsah.html>.
13. VÝPOČETNÍ A INFORMAČNÍ CENTRUM ČVUT. Informační prameny [online]. 2002, 12. 7. 2002 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW <http://knihovny.cvut.cz/vychova/vychova1/inf_pram/inf_pram.html>.
2.
14. KUČEROVÁ, Helena. Organizace informací. Verze 1.1 Praha: Ústav informačních studií a knihovnictví FF UK, 2008. Dostupné z portálu Elektronické studijní texty ÚISK: <http://texty.jinonice.cuni.cz/> (nutná registrace)
15. SLÁMOVÁ, Hana. Hlavní poznatky sociální komunikace. ISP II [online]. 2007 [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW: <http://joomla.slamow.com/content/view/64/27/>.
16. ŠEDINOVÁ, Petra, KŘIVÁNEK, Petr, ŠKYŘÍK, Petr. Elektronické informační zdroje I: : využití pro život. Kurz práce s informacemi [online]. 2007 [cit. 2009-03-25], s. 1-7. Dostupný z WWW: <http://is.muni.cz/elportal/estud/ff/js07/informace/materialy/pages/eiz_opora.pdf>.
73
Směrnice
17. BARTOŠ, Vratislav, VONDRUŠKOVÁ, Hana. Směrnice : Spisová a skartační směrnice KCP, a.s.. [Praha] : [s.n.], 2008. 12 s.
18. FALTUS, Václav. Směrnice: : Informatika. Praha : [s.n.], 2007. 7 s.
19. MELICHAROVÁ, Ladislava. Směrnice: Řízení dokumentace a záznamů. [Praha] : [s.n.], 2008. 9 s.
20. ŽATEČKOVÁ, Jitka. Směrnice: Interní audity v systému managementu kvality. [Praha] : [s.n.], 2008. 6 s.
Ostatní
21. MELICHAROVÁ, Ladislava. Příručka systému managementu kvality ISO 9001:2000. [Praha] : [s.n.], 2008. 15 s.
22. ŽATEČKOVÁ, Jitka. Organizační řád Kongresového Centra Praha, a.s.[Praha] : [s.n.], 2008. 32 s.
74
6 Přílohy
Příloha 1 Ekonomické výsledky 2007
Zdroj: KCP, Výroční zpráva 2007
75
Příloha 2 Ekonomické výsledky 2006
Zdroj: KCP, Výroční zpráva 2006
76
Příloha 3 Anketa
77
Příloha 4 Cestovní příkaz
78
79
Příloha 5 Interní sdělení
80
Příloha 6 Korekční lístek
Kongresové centrum Praha, a.s. F - 06 - 8
Korekční Režim pracovní doby /označte/ Útvar č.: os.číslo:
lístek pružná nepravidelná hmg. č. .........
Příjmení a jméno
Od Hodina Den Měsíc Do Hodina Den Měsíc Celk. počet
hodin /1
Dovolená - počet dnů ......................................
Pracovní neschopnost, ošetřování člena rodiny /2
Vyšetření, ošetření ve zdravot.zařízení - s náhradou mzdy
Vyšetření, ošetření ve zdravot.zařízení - bez náhrady mzdy
Doprovod rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení
Úmrtí rodinného příslušníka
Vlastní svatba, svatba dětí, svatba rodičů /2
Nepředvídané přerušení provozu /zpoždění/ dopr.prostř. /2
Vyhledávání nového místa před skončením prac. poměru
Pracovní cesta, pochůzka /2
Školení, seminář, studium, studijní volno /2
Ztráta, opomenutí, poškození magnetické karty /2
Neplacené volno
Překážky z důvodu obecného zájmu /2
Podpis zaměstnance Podpis vedoucího, dne: Zaměstnanecké odd.
1/ Údaj se uvádí v desetinném čísle a zaokrouhluje se na 1/4 hod. 2/ Příslušný důvod zakroužkovat /specifikovat/ Návštěvu zdravotnického zařízení potvrďte na zadní straně formuláře
Verze 2 - 05/2007
81
Příloha 7 Návrh na pracovní cestu do zahraničí
82
Příloha 8 Požadavkový list
83
Příloha 9 Předávací protokol
84
Příloha 10 Převodka majetku
85
Příloha 11 Škodní protokol
86
87
Příloha 12 Vyřazovací protokol
88
Příloha 13 Výstupní list
89
Příloha 14 Změna systemizace
90
Příloha 15 Zpráva z interního auditu
91
Příloha 16 Žádost o autodopravu
Žádost o autodopravu
č. zakázky:………...
Útvar žadatele: Jméno a příjmení žadatele: tel.: Typ vozidla: Obsluha vozidla: PEUGEOT BOXER – nákladní 1) s řidičem referentského vozidla 1) ŠKODA OCTAVIA – osobní 1) převzetí vozidla žadatelem - služební autodoprava 1) převzetí vozidla žadatelem - soukromá autodoprava 1)
Datum odjezdu: Čas odjezdu:
Datum příjezdu: Čas příjezdu:
Předmět autodopravy:
Trasa autodopravy:
Spolujezdci:
Prohlášení žadatele v případě soukromé autodopravy:
Zavazuji se uhradit spotřebované PHM a případné škody na vozidle způsobené vlastní vinou.
Datum: Podpis žadatele:
Souhlas vedoucího úseku žadatele s požadavkem na autodopravu:
Datum: Podpis:
Souhlas technického ředitele KCP s cestou mimo základní využití vozidla:
Datum: Podpis:
Vysvětlivky: 1) nehodící se škrtněte
92
Protokol o předání a zpětném převzetí motorového vozidla
Na základě tohoto protokolu předává provozovatel níže uvedenému zaměstnanci
Kongresového centra Praha, a.s. do dočasného užívání automobil: PEUGEOT BOXER, RZ ABA 46-30 1) ŠKODA OCTAVIA, RZ AHU 20-54 1) včetně následujícího vybavení a dokladů: klíč od vozidla, kniha jízd, osvědčení o registraci motorového vozidla, doklad o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, osvědčení o měření emisí, mezinárodní automobilová pojišťovací karta, kupón prokazující zaplacení poplatku za užívání dálnice, karta závorového systému KCP, bezpečnostní páka volantu + klíč, hever, lékárnička, výstražný trojúhelník, rezerva a klíč na kola, reflexní bezpečnostní vesta (u automobilu PEUGEOT BOXER navíc: uživatelská příručka, klíč k uzamykání řadící páky a klíč k imobilizéru). Zaměstnanec přebírající vozidlo stvrzuje, že se podrobil přezkoušení ze znalosti řízení vozidla a pravidel silničního provozu, je seznámen s pracovním postupem PP OŘ 06-11 (Provoz referentských vozidel Peugeot Boxer a Škoda Octavia v KCP, a.s.) a nejsou mu známy žádné zdravotní důvody, které by bránily používání vozidla k dohodnutým účelům. Závady zjištěné při předání vozidla: …………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………..………… Stav tachometru v době předání vozidla [km]: Datum předání vozidla: Jméno a příjmení předávajícího: Podpis předávajícího: Jméno a příjmení přebírajícího: Podpis přebírajícího: Závady zjištěné při zpětném převzetí vozidla: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Stav tachometru v době zpětného převzetí vozidla [km]: Datum zpětného převzetí vozidla: Jméno a příjmení předávajícího: Podpis předávajícího: Jméno a příjmení přebírajícího: Podpis přebírajícího: Vysvětlivky: 1) nehodící se škrtněte
93
Příloha 17 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS
Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS
Uživatel
Uživatel :
Úsek : Oddělení :
Pracovní pozice :
Hlavní činnost uživatele ve vztahu na VT :
Požadovaná VT
počítač s monitorem a standardní výbavou ano / ne
Standardní vybavení PC - Intel 500MHz, RAM 128MB, Disk 10GB, klávesnice, myš, flopy 3,5“, CD, monitor barev. 15/17‘
Vybavení SW - PC SUITE 602, Acrobat Reader, VNC, OS Win 98/XP, Salamandr
Přednastavené úlohy - údržba disku, vzdálená správa
Nad rámec standardního vybavení
tiskárna : ano / ne
jiné vybavení – hardware :
Ekonomický systém ESO9 ano / ne
definice oprávnění:
Reservační systém Colloseum 3000 ano / ne
definice oprávnění:
jiné vybavení – software :
94
Požadované oprávnění přístupu do VIS
standardně se uživateli VT nepřiděluje žádné přístupové oprávnění do VIS, uvedeno v PP TŘ 06-0
E-mail ano / ne
e-mail adresa (v případě žádosti o nestandardní adresu) :
Internet ano / ne
Intranet ano / ne
Disk záloh (H:) ano / ne
cesta a adresář (v případě žádosti o nestandardní nastavení) :
Další požadovaná oprávnění
HW a SW je přidělován dle aktuálního stavu volných zařízení i volných licencí SW
Žádost vystavil :
(datum a podpis)
Žádost schválil :
(datum a podpis odborného ředitele úseku)
Vyjádření OVT (datum přidělení, vysvětlení neshod apod.) :
(datum a podpis vedoucího OVT)
Stanovisko TŘ (pouze v případě neshod a překročení povolených limitů pravomocí):
(datum a podpis technického ředitele)
95
Příloha 18 Žádost o zřízení, zrušení, změnu telefonní linky
Žádost - o zřízení telefonní linky * - o zrušení telefonní linky * - o změnu telefonní linky *
Název firmy
Objekt KCP / patro
Kontaktní osoba / telefon
Požadovaný termín instalace
Pořadové číslo
telefonu
Číslo místnosti Typ telefonní linky A – analogová D - digitální
Oprávnění 1 až 6
Přidělené číslo telefonní stanice
1
2
3
4
5
6 Poznámka : 1) *nehodící se škrtněte 2) typ linky - „A“, analogová linka je vhodná pro všechny typy telefonních přístrojů,
obvykle se na ní připojuje faxový přístroj a modem k PC - „D“, digitální linka je použitelná pro zařízení, které je kompatibilní s naší telefonní ústřednou Consono MD 110 Ericsson 3) oprávnění: 1 – KCP (místní), 2 – Praha, 3 – Praha + mobilní síť, 4 – ČR, 5 – Evropa, 6 – svět
Datum, jméno a podpis odpovědného zástupce firmy V Praze, dne: Jméno: Podpis:
Datum, jméno a podpis odpovědného zaměstnance KCP, a.s. V Praze, dne: Jméno: Podpis:
96
Příloha 19 Congress Man
97
98