anexa nr. 3. capitolul i. organizarea flag · dizolvarea prin voința membrilor asociației poate...
TRANSCRIPT
1
REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE FLAG
Regulamentul intern constituie cad ANEXA nr. 3.
REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE FLAG
CAPITOLUL I. ORGANIZAREA FLAG
1) Denumirea FLAG
Grup Local Dobrogea Nord
2) Sediul FLAG
Bulevardul TOMIS, Nr.51, et.3, camera 347, Constanţa, România.
Sediul asociației poate fi mutat în baza Hotărârii Consiliului Director.
3) Durata FLAG
Asociația se constiuie pe o durată de funcționare nelimitată.
Durata de funcționare poate fi modificată în baza Hotărârii Adunării Generale a
asociaților.
4) Forma juridică a FLAG -
Parteneriatul propriu-zis (FLAG-ul), este organizaţia cu statut juridic – organizație
non-guvernamentală conform OG nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații -
actualizată la 19.12.2008, compusă din reprezentanţii tuturor partenerilor relevanţi
pentru zona pescărească din sectoarele public, privat şi al societăţii civile.
5) Patrimoniul inițial –
Patrimoniul ASOCIAȚIEI „GRUP LOCAL DOBROGEA NORD" este format din:
a) mijloace bănești în valoare de 700 lei, proveniți din contribuția membrilor
fondatori, care poate fi majorată în urma deciziei Adunării Generale a Asociației, cu
respectarea prevederilor legale;
b) taxa de înscriere în Asociație, în suma de 400 lei pentru fiecare membru primit;
c) cotizația de 10.000 (zecemii) lei per an, respectiv 2500 (douămiicincisute) lei per
trimestru, urmând ca plata să se realizeze la începutul fiecărui trimestru din an.
Neplata cotizației duce la excluderea membrului respectiv, cu respectarea
termenelor acordate prin prezentul.
2
d) fonduri europene
e) donații din țară și străinătate;
f) venituri realizate din activități economice directe;
g) cotă parte din veniturile obținute din activitățile social-culturale, educaționale și
sportive organizate de Asociație;
h) dividendele societăților comerciale înființate de Asociație;
j) sponsorizări din partea agenților economici;
k) resurse obținute de la bugetul de stat și bugetele locale;
I) venituri realizate din diverse programe sau proiecte de finanțare, precum și din
activități de consultanță și asistență tehnică de specialitate.
CAPITOLUL IV
DIZOLVAREA, LICHIDAREA ȘI DISTRIBUIREA PATRIMONIULUI ASOCIAțIEI GRUP
LOCAL DOBROGEA NORD
Art. 33. Dizolvarea înseamnă desființarea Asociației și poate avea loc prin trei modalități
juridice:
a) de plin drept;
b) prin hotărâre judecătorească;
c) prin hotărârea adunării generale a Asociației.
Art. 34. Dizolvarea de plin drept are loc în următoarele situații:
a) reducerea numărului membrilor sub limita fixată de lege, dacă acesta nu a fost complinit
timp de 3 Iuni;
b) când Asociația, din cauza de insolvabilitate, nu-și mai poate continua activitatea, fiind
nevoită să se lichideze.
Art. 35. Dizolvarea prin hotărâre judecătorească poate avea loc în cazurile prevăzute de
legislația în vigoare.
Art. 36. Dizolvarea prin voința membrilor Asociației poate avea loc când hotărârea este
luată în unanimitate de către membrii fondatori.
Art. 37. După dizolvare, Asociația intră în lichidare. Aceasta se va face de către lichidatori
numiți de Consiliul Director al Asociației. Lichidatorii vor respecta procedura de lichidare
3
prevăzută de legea română pentru persoanele juridice non-profit și în urma inventarului
încheierii tuturor registrelor și a bilanțului de lichidare, vor distribui patrimoniu conform
prevederilor legale în vigoare.
CAPITOLUL II. SCOP ŞI OBIECTIVE
6) Scopul şi misiunea FLAG -
Asociația are ca scop dezvoltarea durabilă a zonelor pescărești din Județul
Constanța și întreaga regiune, în totalitatea multiplelor sale forme, precum și
acordarea suportului necesar pentru implementarea strategiilor naționale, regionale
și locale de dezvoltarea a zonelor pescărești.
7) Obiectivele FLAG
1. Dezvoltarea viabilă și competitivă a pescuitului comercial și a acvaculturii din
zona pescărească a GL Dobrogea Nord;
2. Dezvoltarea durabilă a zonei pescărești prin asigurarea condițiilor pentru
creșterea bunăstării și a coeziunii sociale și de respectarea mediului;
3. Consolidarea parteneriatului și coordonarea echipei de management.
8) Activitatea FLAG
FLAG Dobrogea Nord, este parteneriatul care a facilitat dezvoltarea strategiei de
dezvoltare a a zonei pescăresti Dobrogea Nord si va avea responsabilitatea pentru
implementarea Strategiei de Dezvoltare „DOBROGEA NORD – Pământul sălbatic
dintre Dunăre și Mare”, în conformitate cu legea, cu calendarul POPAM 2014-2020,
cu acordurile stabilite la nivel local şi a legislaţiei naţionale. Fiecare partener are o
voce egală în procesul decizional, iar scopul parteneriatul este de a lua toate
deciziile privitoare la dezvoltarea durabila a zonei căreia i se adresează, prin
consens.
CAPITOLUL III. PRINCIPIILE, FUNCŢIONAREA ŞI COMPETENŢELE FLAG
9) Principiile FLAG Dobrogea Nord sunt:
1. Largirea parteneriatului astfel incat să reunească cei mai importanţi reprezentanţi
ai sectorului;
4
2. Îmbunătăţirea standardului de viaţă pentru membrii comunitatilor pescărești ce
fac parte din zona pescărească Dobrogea Nord;
3. Dezvoltarea durabilă a sectorului pescăresc din zona Dobrogea Nord luând în
considerare politicile de mediu.
10) Condiţii de funcţionare
Parteneriatul propriu-zis (FLAG-ul), este organizaţia cu statut juridic – organizatie
non-guvernamentala conform OG nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii -
actualizata la 19.12.2008, compusă din reprezentanţii tuturor partenerilor relevanţi
pentru zona pescărească din sectoarele public, privat şi al societăţii civile. Toate
normele de functionare precum si administrarea şi gestionarea patrimoniului
Asociaţiei se realizează potrivit prevederilor legale în vigoare şi ale statutului roman,
în condiţiile păstrării autonomiei fiecărui partener şi fiecărei unităţi teritorial-
administrative membre.
CAPITOLUL IV. DREPTURILE ŞI OBLIGAŢIILE MEMBRILOR
11) Calitatea de membru
Pot fi membrii ai Asociaţiei persoane fizice sau juridice care aderă la statutul
Asociaţiei. FLAG Dobrogea Nord cuprinde următoarele categorii de membri:
a) membrii fondatori - sunt persoanele fizice iniţiatoare şi întemeietoare ale
Asociaţiei reprezentând comitetul de iniţiativã şi semnatari ai procesului-verbal de
constituire, membrii semnatari ai Statutului Asociatiei,
b) membri consultativi – persoane fizice sau juridice care optează pentru aderarea
la Asociatie şi manifestă interes în participarea la programele, proiectele şi
activităţile Asociatie.
c) membri observatori - instituţii financiare naţionale sau internaţionale, organizaţii
româneşti sau străine care susţin şi sprijină tehnic şi/sau financiar interesele
membrilor fondatori în vederea atingerii obiectivelor Asociatie.
12) Drepturile membrilor
Membrii fondatori şi cei consultativi au următoarele drepturi:
a) dreptul de a alege şi de a fi ales în toate organele de conducere ale Asociaţiei;
b) dreptul de a participa personal în toate cazurile în care se discută şi urmează a
se lua o hotărâre cu privire la activitatea sa;
5
c) dreptul de a folosi, în condiţiile stabilite de Asociaţie, dotările tehnice ale
Asociaţiei;
d) dreptul de a solicita şi beneficia de ajutoare materiale pentru situaţii speciale care
vor fi definite limitativ în Regulamentul de Organizare si Functionare;
e) dreptul de a contesta sancţiunile primite, în termen de 15 zile de la comunicarea
lor, sub sancţiunea decăderii din acest drept;
f) dreptul de vot în Adunarea Generală;
g) dreptul de a consulta bilanţul contabil, procesele-verbale ale şedinţelor organelor
de conducere şi de control ale Asociaţiei;
h) să beneficieze de toate publicaţiile şi materialele documentare de care dispune
Asociaţia;
i) să colaboreze la actiunile Asociaţiei;
j) alte drepturi stabilite prin decizii ale Consiliului Director, Hotarari ale Adunarii
Generale sau regulamente interne.
13) Obligaţiile membrilor
a) să participe activ la atingerea scopului şi realizarea obiectivelor Asociaţiei,
inclusiv la activităţile de voluntariat organizate de aceasta;
b) să respecte prevederile statutului, hotărârile Adunării Generale şi deciziile
Consiliului Director al Asociaţiei;
c) să nu prejudicieze imaginea, acţiunile şi activitatea Asociaţiei;
d) să achite cotizaţia anuală şi alte taxe stabilite de Consiliul Director al Asociaţiei;
e) să participe la Adunările Generale şi la activităţile iniţiate de Asociaţie.
Este considerată incompatibilă cu calitatea de membru al Asociaţiei, sub sancţiunea
excluderii:
a) folosirea în interes personal a calităţii de membru al Asociaţiei şi a informaţiilor
cu character confidenţial referitoare la strategia de dezvoltare şi organizare a
Asociaţiei;
b) promovarea intereselor proprii în dauna Asociaţiei;
c) neîndeplinirea atribuţiilor şi sarcinilor stabilite prin fişa postului.
6
d) fiecare membru al Asociatiei va face o declaraţie de interese (după modelul-tip
aprobat de Consiliul Director al Asociaţiei). Această declaraţie va fi actualizată
anual;
e) alte drepturi stabilite prin decizii ale Consiliului Director, Hotarari ale Adunarii
Generale sau regulamente interne.
Excluderea din Asociaţie se face în cazurile prevăzute la alineatul precedent, prin
dispoziţia Preşedintelui Asociaţiei, însoţită de raportul de specialitate realizat de
secretarul general al Asociaţiei.
CAPITOLUL V. VENITURILE FLAG
14) Sursele patrimoniale şi de venit ale FLAG-
Patrimoniul ASOCIATIEI „GRUP LOCAL DOBROGEA NORD” este format din:
a) mijloace băneşti în valoare de 700 lei, proveniţi din contribuţia membrilor
fondatori, care poate fi majorata în urma deciziei Adunării Generale a Asociaţiei, cu
respectarea prevederilor legale;
b) taxa de înscriere în Asociație, în suma de 400 lei pentru fiecare membru primit;
c) cotizația de 10.000 (zecemii) lei per an, respectiv 2500 (douămiicincisute) lei per
trimestru, urmând ca plata să se realizeze la începutul fiecărui trimestru din an.
Neplata cotizației duce la excluderea membrului respectiv, cu respectarea
termenelor acordate prin prezentul.
d) fonduri europene
e) donații din țară și străinătate;
f) venituri realizate din activități economice directe;
g) cotă parte din veniturile obținute din activitățile social-culturale, educaționale și
sportive organizate de Asociație;
h) dividendele societăților comerciale înființate de Asociație;
j) sponsorizări din partea agenților economici;
k) resurse obținute de la bugetul de stat și bugetele locale;
I) venituri realizate din diverse programe sau proiecte de finanțare, precum și din activități
de consultanță și asistență tehnică de specialitate.
7
15) Activitatea financiară
Administrarea şi gestionarea patrimoniului Asociaţiei se realizează potrivit
prevederilor legale în vigoare şi ale prezentului statut.
CAPITOLUL VI. ORGANELE DE CONDUCERE, ADMINISTRARE ŞI DE
CONTROL -
16) Componenţa
Organele de conducere ale FLAG Dobrogea Nord:
a) Adunarea Generală
b) Consiliul Director compus din: Preşedinte, Vicepreşedinte, Secretar
c) Comitetul de Selecție al proiectelor
d) Managementul Tehnic
17) Consiliul Director
Consiliul Director este organul executiv care conduce Asociaţia între sesiunile
Adunării Generale. Are rol de orientare strategică şi de decizie privind aspectele
cheie.si este veriga de legătură între Asociatie si toate autoritatile publice locale si
centrale şi va asigura o coordonare şi un management coerent şi eficient. Consiliul
Director al Asociaţiei este format din 3 de membri aleşi de Adunarea Generală pe o
perioadă de 5 ani, putând fi realeşi.
18) Adunarea generală FLAG (descriere, atribuţii, hotărâri)
Adunarea Generală este organul suprem de conducere al Asociaţiei şi se compune
din toţi membrii Asociaţiei. Adunarea Generală se întruneşte în sedinţe ordinare
anuale şi în şedinţe extraordinare, ori de câte ori este necesar.
Adunarea Generală ordinară va fi convocată de Preşedintele Asociaţiei in primul
semestru al anului, iar dacă acesta se află în imposibilitate, convocarea va fi făcută
de către Consiliul Director. Adunarea Generală extraordinară poate fi convocată de
Consiliul Director sau de cel puţin 1/3 din numărul membrilor Asociaţiei prin cerere
scrisă şi motivată adresată Consiliului Director. Convocarea poate fi făcută prin
poştă, fax, e-mail, anunţ pe pagina oficială de web a Asociaţiei, şi va trebui să
cuprindă: locul, data, ora şi proiectul ordinii de zi şi va fi comunicată membrilor
Asociaţiei cu cel puţin 7 zile înainte de data Adunării Generale ordinare. Prin
excepţie de la dispoziţiile precedente, în situaţii de urgenţă Consiliul Director va
8
convoca Adunarea Generală extraordinară cu cel puţin 2 zile înainte de data
intrunirii acesteia. Adunarea Generală adoptă hotărâri cu votul majorităţii membrilor
prezenţi sau reprezentaţi respectându-se prevederile art. 20 şi 21 din prezentul
statut. Hotărârile Adunării Generale sunt semnate de Preşedintele Asociaţiei şi
contrasemnate de Secretarul Asociaţiei.
Adunarea Generala va fi condusa de Presedintele Asociatiei sau in lipsa de
Vicepresedintele Asociatiei. In urma fiecarei Adunari Generale se va incheia un
proces-verbal. Hotararile Adunarii Generale, contrare legii sau care nu sunt in
spiritul dispozitiilor actului constitutiv si a statutului, pot fi atacate in justitie, dupa
respectarea unei proceduri prealabile de conciliere in fata Consiliului Director de
catre membru care nu a participat la Adunarea Generala sau care a votat impotriva
unor decizii despre care se face vorbire in procesul-verbal de sedinta in termen de
15 zile de la data cand au luat la cunostinta despre hotarare sau de la data cand a
avut loc sedinta, dupa caz.
Adunarea Generala de alegeri se desfasoara din 5 in 5 ani si se convoaca de catre
Consiliul Director cu cel putin 30 de zile inainte de data faxata pentru desfasurarea
acestuia. In situatia in care nu se intruneste cvorumul necesar se va convoca o noua
Adunare Generala.
Adunarea Generală este legal constituită, dacă participă cel puţin jumătate plus unu
din numărul membrilor Asociaţiei. În cazul în care majoritatea nu este întrunită, se
va face o a doua convocare în termen de cel mult 7 zile de la data primei convocări.
La a doua convocare Adunarea Generală este legal constituită cu participarea a cel
puţin ¼ din membri Asociaţiei şi poate hotărî cu majoritatea celor prezenţi.
Membrii Asociaţiei care nu pot participa personal la lucrările Adunării Generale pot
delega, prin împuternicire sub semnătură privată, conform modelului aprobat de
Consiliul Director, reprezentarea lor numai unui alt membru al Asociaţiei. Un
membru al Asociaţiei nu poate reprezenta cumulativ la vot mai mult de 2 membri ai
Asociaţiei. Fiecare membru al Asociaţiei are dreptul la un vot în Adunarea Generală
sau la un număr de voturi în conformitate cu numărul de delegări de reprezentare
pe care îl deţine.
Adunarea Generală a Asociaţiei adoptă hotărâri cu o majoritate simpla din numărul
9
membrilor prezenţi sau reprezentaţi.
Adunarea Generală are următoarele atribuţii:
a) stabileşte strategia şi obiectivele generale ale Asociaţiei;
b) aprobă, modifică şi completează Actul Constitutiv şi Statutul Asociaţiei;
c) alege şi revocă membrii Consiliului Director;
d) alegerea unui cenzor pentru efectuarea analizei activitatii de control financiar
intern;
e) analizează şi controlează activitatea desfăşurată de către Consiliul Director,
Preşedinte şi comisiile de specialitate;
f) hotărâşte cu privire la colaborarea, cooperarea, Asocierea sau aderarea la alte
organizaţii;
g) aprobă regulamentul de organizare şi funcţionare propus de Consiliul Director;
h) stabileşte valoarea cotizaţiilor şi prestaţiilor membrilor Asociaţiei;
i) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege şi prezentul statut;
j) responsabila cu punerea în aplicare corectă a strategiei integrate în conformitate
cu legea, cu calendarul POP, cu acordurile stabilite la nivel local şi a legislaţiei
naţionale;
k) monitorizarea strategiei;
l) promovarea programului;
m) angajarea comunităţii;
n) supravegherea gestionării şi progresului,implementarii strategiei;
o) susţine activităţile personalului echipei de Management Tehnic;
p) alege comitetul de selecție al proiectelor;
19) Preşedintele FLAG îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) conduce lucrările Adunării Generale;
b) convoacă şedinţele Consiliului Director şi conduce lucrările acestuia;
c) reprezintă Asociaţia în relaţiile acesteia cu persoanele fizice şi juridice din ţară şi
din străinătate precum şi în raporturile acestuia cu instituţiile şi autorităţile publice şi
alte organizaţii;
d) semnează actele şi documentele adoptate de organele Asociaţiei;
e) stabileşte sarcinile pentru Vicepreşedintei, Secretarul Asociatiei, reprezentanti
10
teritoriali si urmareste executarea lor;
f) urmăreşte şi asigură ducerea la îndeplinire a hotărârilor, deciziilor şi a măsurilor
stabilite de Adunarea Generală şi Consiliul Director;
g) administrează patrimoniul Asociaţiei;
h) păstrează şi foloseşte ştampila Asociaţiei;
i) numeşte reprezentanţii teritoriali ai Asociaţiei;
k) propune Adunarii Generale excluderea din cadrul Consiliului Director sau din
cadrul Asociatiei a unor membri in cazul neindeplinirii atributiilor stabilite prin fisa
postului;
l) constată prin dispoziţie încetarea calităţii de membru al Asociaţiei;
m) dispune excluderea din Asociaţie;
20) Incompatibilităţi şi Declaraţii de interese
Membrii Comitetului Director nu pot propune / primi spre implementare proiecte ai
căror beneficiari finali în cadrul strategiei locale integrate cu finanţare prin FEP
POPAM sa fie aceştia. La stabilirea componenţei structurii decizionala a fost avută
în vedere eliminarea riscului de conflict de interese, prin crearea unor mecanisme
de luare a deciziei care să asigure transparenta şi imparţialitatea în procesul de
selecţie şi să elimine posibilitatea potenţialilor beneficiari de a influenţa procesul de
luare a deciziei privind selectarea proiectelor.
21) Consiliul Director
Consiliul Director se întruneşte cel puţin o dată pe luna şi ori de câte ori este
necesar, la convocarea Preşedintelui. Consiliul Director adoptă decizii cu
majoritatea simpla a membrii săi. Convocarea Consiliului Director se face cu cel
puţin 3 zile înaintea şedinţelor, iar în situaţii ce reclamă urgenţă, cu cel puţin 1 zi
înainte. Convocarea se face în scris, e-mail, fax, poşta, de către preşedinte,
precizându-se ordinea de zi, data, ora şi locul desfăşurării şedinţei. Şedinţele sunt
legal constituite dacă este prezentă majoritatea membrilor. Şedinţele sunt conduse
de Preşedinte, iar când acesta se află în imposibilitate de către Vicepreşedinte.
Prezenţa membrilor Consiliului Director la şedinţă este obligatorie. Deciziile
Consiliului Director, luate în limitele legii şi în conformitate cu statutul Asociaţiei, se
comunică şi se publică pe pagina oficială de internet a Asociaţiei, şi sunt obligatorii
11
pentru toţi membrii Asociaţiei. Pentru participarea la sedinţele consiliului director,
membrii consiliului beneficiază de indemnizaţie de sedinţă, stabilită în funcţie de
complexitatea temelor aflate pe ordinea de zi.
Membrii Consiliului Director întocmesc fişele de post pentru personalul din
departamentele pe care le coordonează.
Deciziile Consiliului Director se semnează de către Preşedinte, iar în lipsa acestuia
de către Vicepreşedinte şi sunt contrasemnate de către Secretarul Asociaţiei.
Lucrările Consiliului Director se consemnează în procesele-verbale de şedinţă,
întocmite de Secretar şi sunt semnate de către Preşedinte si Secretarul Asociaţiei.
22) Atribuţiile Consiliului Director
Consiliul Director exercită următoarele atribuţii:
a) convoacă Adunarea Generală, propune ordinea de zi şi asigură buna desfăşurare
a lucrărilor;
b) aduce la îndeplinire hotărârile Adunării Generale;
c) prezintă Adunării Generale raportul de activitate pe perioada anterioară,
executarea bugetului de venituri şi cheltuieli, bilanţul contabil, proiectul bugetului de
venituri şi cheltuieli, proiectul programelor Asociaţiei;
d) încheie acte juridice în numele Asociaţiei;
e) propune spre aprobarea Adunării Generale, organigrama şi politica de personal
a Asociaţiei;
f) asigură efectuarea lucrărilor prin secretariat;
g) asigură exploatarea în condiţii corespunzătoare, bună gospodărire a mijloacelor
materiale ale Asociaţiei şi răspunde de integritatea lor;
h) decide asupra acceptării donaţiilor şi legatelor făcute Asociaţiei;
i) avizează conform, editarea publicaţiilor Asociaţiei;
j) aprobă sau respinge cererile de intrare în rândurile Asociaţiei;
l) decide, în situaţii bine justificate, schimbarea sediului Asociaţiei, precum şi
stabilirea sediilor sucursalelor Asociaţiei;
m) îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite de Adunarea Generală a Asociaţiei;
n) angajeaza pe baza de contract de munca sau contract de management echipe
de proiect;
12
o) implica şi promoveaza acţiuni/proiecte;
p) aproba modificari de adaptare a strategiei;
r) asigura implicarea parteneriatului şi promoveaza unele acţiuni/proiecte strategice,
altele decât cele selectate prin implementarea strategiei integrate;
s) gestioneaza relaţiile externe ale Asociatiei;
t) interacţioneaza cu părţile interesate regionale, locale, naţionale si internationale;
u) monitorizează realizarea rezultatelor propuse în cadrul strategiei.
23) Comitetul de selecție al proiectelor
a) Comitetul de selecție a proiectelor va fi alcătuit din 3 membrii titulari și 3 membrii
supleanți. La nevoie numărul membrilor Comitetului de Selecție poate fi modificat
printr-o hotărâre a Adunării Generale a Asociației;
b) Comitetul de Selecție decide prin dublu forum în ceea ce privește selectarea
proiectelor elaborate pentru implementarea Strategiei de Dezvoltare Locală din cadrul
POPAM 2014-2020 respectiv pentru validarea voturilor vor prezenți în momentul
selecției cel puțin 50 % din parteneri din care peste 50% să fie din mediul privat și din
societatea civilă;
c) Dacă unul din proiectele depuse pentru selectare aparține unuia din membrii
Comitetului de Selecție, în această situație persoana (organizația) în cauză nu are
drept de vot și nu va participa la întâlnirea Comitetului de Selecție respectiv;
d) Primul Comitet de Selecție al proiectelor va fi ales la prima Adunare Generală a
Asociației, în care vor fi aprobate ghidurile și procedurile pentru implementarea
Strategiei de Dezvoltare Locală.
24) Controlul intern al Asociației
a) Organul de control intern al Asociației se exercită de către un cenzor ales de Adunarea
Generală, pe o perioadă de 4 ani;
b) Cenzorul controlează și verifică periodic activitatea financiară a Asociației și
întocmește rapoarte pe care le prezintă Adunării Generale. În cazul în care constată
abateri grave în administrarea Asociației, cenzorul convoacă de urgență Adunarea
Generală. Cenzorul poate solicita angajarea unui contabil care să asigure buna
funcționare a contabilității Asociației;
c) Pentru activitatea depusă cenzorul poate fi renumerat.
13
25) Structura de management tehnic a FLAG-ului. Rolul Managerului FLAG
FLAG Doborgea Nord va avea o structura de Management Tehnic, formate dintr-un număr
de 4 angajati, fiind condusa de un Manager General. Structura de management tehnic a
FLAG DOBROGEA NORD este dedicată deciziilor curente gestionării activităţii de zi cu zi
şi implementării strategiei integrate, responsabilă direct de proiectele promovate prin FLAG
DOBROGEA NORD şi de cooperarea cu alte FLAG-uri, precum şi de coordonarea
proiectelor individuale în ansamblu. Conform organigramei, cele 4 pozitii ale structurii de
management tehnic sunt:
1 Manager General
1 Coordonator Tehnic - Comunicare
1 Coordonator Evaluare
1 Coordonator Monitorizare
Responsabilitati ale echipei de Management Tehnic:
a) implementarea strategiei integrate;
b) gestionarea activitatii de zi cu zi;
c) promovarea strategiei si animarea teritoriului;
d) evaluarea. selectarea si monitorizarea proiectelor ce vor primi finantare prin Asociatie;
e) raportare;
FLAG Dobrogea Nord, prin structura sa de Management Tehnic este pe deplin responsabil
pentru selecţia operaţiunilor care vor fi implementate si pentru selectarea proiectelor ce
vor fi implementate în zona pescăreasca Dobrogea Nord. În acest sens a fost gândit un
sistem transparent şi corect pentru selectarea, implementarea şi finanţarea proiectelor
locale.
Propunerea de Organigrama a FLAG Dobrogea Nord s-a facut in functie de atributiile
care vor fi delegate acesteia din partea DGP- AM POPAM.
Structura organizatorica, in concordanta cu organigrama, este urmatoarea:
- Managerul General care subordoneaza toate departamentele, dupa cum urmează:
- Departament Tehnic - Comunicare
- Departament Evaluare
- Departament Monitorizare
14
Este coordonatorul proiectului şi răspunde de planificarea, implementarea, evaluarea şi
conducerea proiectului. Colaborează cu echipa de management si Consiliul Director al
FLAG Dobrogea Nord şi informează toate persoanele implicate si colaboratori despre
progresele inregistrate in implementarea strategiei, prin rapoarte lunare si trimestriale. Se
asigură de resursele necesare bunei desfasurari a proiectului, respectă procedurile
financiare interne de raportare şi solicitare a bugetelor. Menţine legătura cu Consiliul
Director al FLAG Dobrogea Nord si se asigură de calitatea rapoartelor către acesta.
A. Managerul General este coordonatorul proiectului şi răspunde de planificarea,
implementarea, evaluarea şi conducerea proiectului. Colaborează cu echipa de
management si Consiliul Director al FLAG DOBROGEA NORD şi informează toate
persoanele implicate si colaboratori despre progresele inregistrate in implementarea
strategiei, prin rapoarte lunare si trimestriale. Se asigură de resursele necesare bunei
desfasurari a proiectului, respectă procedurile financiare interne de raportare şi
solicitare a bugetelor. Menţine legătura cu Consiliul Director al FLAG DOBROGEA
NORD si se asigură de calitatea rapoartelor către acesta
FUNCTIE: Manager General
DEPARTAMENT: Managementul Tehnic al FLAG DOBROGEA NORD
RAPORTEAZA: Organismului de decizie al FLAG DOBROGEA NORD- consiliului
director
RESPONSABILITATI:
Coordonează întreaga activitate a echipei tehnice a FLAG DOBROGEA NORD:
- cercetarea şi actualizarea informaţiilor relevante;
- responsabil de activităţile de animare, dezvoltare şi raportare;
- monitorizează evaluarea și selecția proiectelor;
- monitorizarea continuă a proiectelor aflate în derulare;
15
- aprobă rapoartele aferente procesului de evaluare, selecţie şi contractare, pentru
a fi transmise AM POP;
- propune adaptarea strategiei, în urma evaluăriilor intermediare, a rapoartelor
anuale sau analizelor privind implementarea;
- colaborare, cooperare şi networking;
- arhivează documentele aferente activităţii, în conformitate cu legislaţia naţională
şi comunitară relevantă;
- asigurarea managementului proiectului din punct de vedere tehnic în vederea
implementării în limitele bugetului şi conform specificaţiilor stabilite în strategia de
dezvoltare;
- asumarea responsabilităţilor pentru managementul zilnic al proiectului;
- supervizarea procedurilor de achiziţie;
- monitorizarea îndeplinirii eficiente a obligaţiilor echipei de implementare;
- coordonarea şi supravegherea activităţilor celorlalţi membrii ai echipei de
implementare a proiectului, monitorizând îndeplinirea atribuţiunilor de către fiecare
în parte;
- asistarea la întâlnirile săptămânale, lunare şi trimestriale organizate pe perioada
de implementare;
- monitorizarea fluenţei adecvate a circuitului informaţional, a discuţiilor şi feedback-
ului dintre diferiţi actori implicaţi în implementarea strategiei de dezvoltare;
- avizarea tuturor planificărilor de lucru şi controlarea respectării acestora;
- verificarea atingerii rezultatelor;
- avizarea rapoartelor întocmite de membrii echipei de proiect;
- verificarea îndeplinirii indicatorilor de realizare a bugetului, utilizării resurselor de
timp, umane, financiare şi materiale ale proiectului;
- avizarea activităţilor consultanţilor şi contractanţilor, raportând desfăşurarea
activităţilor acestora conform planurilor de lucru negociate;
- facilitarea cooperării dintre şi între consultanţi/experţii pe termen scurt şi a acestora
cu alte părţi implicate în proiect;
- participarea la toate evenimentele FLAG DOBROGEA NORD controlând
pregătirea adecvată a acestora;
16
- informarea permanentă şi punctuală atât a Comitetului Director cât şi a FLAG
DOBROGEA NORD şi/sau AMPOP în ceea ce priveşte progresul înregistrat în
implementarea strategiei;
- informarea conducerii FLAG DOBROGEA NORD asupra tuturor aspectelor legate
de derularea activităţilor şi obstacolelor întâmpinate în implementarea strategiei,
contribuind la identificarea soluţiilor şi rezolvarea problemelor;
- participarea la întâlnirile de lucru ale echipei de implementare, cu ocazia vizitelor
AM POP;
- acordarea întregului sprijin necesar în vederea îndeplinirii obligaţiilor în ceea ce
priveşte monitorizarea proiectului;
- acceptarea şi facilitarea inspecţiilor efectuate de către toate autorităţile competente
şi asigurarea conformităţii cu concluziile lor;
- elaborează rapoartele lunare de activitate.
B. Departament Tehnic - Comunicare
Coordonează activitatea de comunicare a FLAG DOBROGEA NORD:
- implementează, Planul de Comunicare al FLAG DOBROGEA NORD;
- elaborează şi implementează Planul anual de acţiuni de comunicare a Strategiei;
- asigură informarea publică asupra activităţii FLAG;
- asigură informarea internă şi instituţională cu privire la activitatea FLAG;
- promovează lansarea apelurilor de proiecte;
- elaborează şi asigură realizarea materialelor de informare tipărite sau electronice
(broşuri, pliante, afişe, ghiduri, etc.) şi supune materialele spre avizare şi aprobare;
- arhivează documentele aferente activităţii, în conformitate cu legislaţia naţională şi
comunitară relevantă;
- gestionează activităţile de notificare a solicitanţilor cu privire la rezultatele procesului de
evaluare a cererilor de finanţare depuse;
- gestionează activităţile de înregistrare şi transmitere a contestaţiile privind rezultatele
procesului de evaluare şi selecţie către AM POP;
- notifică aplicanţii cu privire la rezultatele fiecarei etape din procesul de evaluare şi selecţie
a cererilor de finanţare gestionate;
17
- întocmeşte rapoarte lunare de activitate şi rapoarte de progres semestriale cu privire
la activitatea Departamentului Tehnic și Comunicare;
- derularea procedurilor de achiziții în cadrul FLAG;
- întocmirea unei proceduri interne pentru achiziții în cadrul FLAG;
- aplică corect legislația în vigoare privind achizițiile publice;
- elaborează strategia de achiziții publice;
- aplică principii în elaborarea cerințelor de selecție și elaborare a caietului de sarcini;
- întocmește dosarul de licitație publică;
- derulează procedurile specifice de achiziție publică;
- gestionează contestațiile formulate în procedura de atribuire a contractului;
- evaluează ofertele depuse;
- atribuie contractul de achiziție publică;
-va îndeplini orice atribuție stabilită de Managerul General prin decizie.
Subordonare:
Subordonat Managerului General
Colaborare:
Colaborează cu celelalte departamente din cadrul structurii de management tehnic
al asociaţiei în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu.
FUNCTIE: Coordonator Tehnic - Comunicare
DEPARTAMENT: Departament Tehnic - Comunicare
RAPORTEAZA: Managerului General
RESPONSABILITATI:
Coordonează activitatea de comunicare a FLAG DOBROGEA NORD:
- implementează, Planul de Comunicare al FLAG DOBROGEA NORD;
- elaborează şi implementează Planul anual de acţiuni de comunicare a Strategiei;
- asigură informarea publică asupra activităţii FLAG;
- asigură informarea internă şi instituţională cu privire la activitatea FLAG;
18
- promovează lansarea apelurilor de proiecte;
- elaborează şi asigură realizarea materialelor de informare tipărite sau electronice
(broşuri, pliante, afişe, ghiduri, etc.) şi supune materialele spre avizare şi aprobare;
- arhivează documentele aferente activităţii, în conformitate cu legislaţia naţională şi
comunitară relevantă;
- gestionează activităţile de notificare a solicitanţilor cu privire la rezultatele procesului de
evaluare a cererilor de finanţare depuse;
- gestionează activităţile de înregistrare şi transmitere a contestaţiile privind rezultatele
procesului de evaluare şi selecţie către AM POP;
- notifică aplicanţii cu privire la rezultatele fiecarei etape din procesul de evaluare şi selecţie
a cererilor de finanţare gestionate;
- întocmeşte rapoarte lunare de activitate şi rapoarte de progres semestriale cu privire
la activitatea Departamentului Tehnic și Comunicare;
- derularea procedurilor de achiziții în cadrul FLAG;
- întocmirea unei proceduri interne pentru achiziții în cadrul FLAG;
- aplică corect legislația în vigoare privind achizițiile publice;
- elaborează strategia de achiziții publice;
- aplică principii în elaborarea cerințelor de selecție și elaborare a caietului de sarcini;
- întocmește dosarul de licitație publică;
- derulează procedurile specifice de achiziție publică;
- gestionează contestațiile formulate în procedura de atribuire a contractului;
- evaluează ofertele depuse;
- atribuie contractul de achiziție publică;
-va îndeplini orice atribuție stabilită de Managerul General prin decizie.
C. Departament Evaluare
- asigură efectuarea evaluării proiectelor depuse
- coordoneaza evaluarea şi selectarea proiectelor;
- informează solicitanţii despre decizia referitoare la proiect;
- înaintează proiectele selectate Managerului General pentru consultare şi
aprobare;
19
- creează şi actualizează sistemul informatic de monitorizare a datelor privind
evaluarea proiectelor.
Subordonare:
Subordonat Coordonatorului Tehnic - Comunicare
Colaborare:
Colaborează cu celelalte departamente din cadrul structurii de management tehnic al
asociaţiei în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu.
FUNCTIE: Coordonator Evaluare
RAPORTEAZA: Coordonatorului Tehnic - Comunicare
RESPONSABILITATI:
- asigură efectuarea evaluării proiectelor depuse;
- creează şi actualizează sistemul informatic de monitorizare a datelor privind
evaluarea proiectelor;
- asigură selectarea proiectelor spre finanţare în conformitate cu criteriile aplicabile
POPAM;
- verifică toată documentaţia aferentă procesului de evaluare, selecţie şi contractare
a proiectelor depuse spre finanţare în cadrul FLAG DOBROGEA NORD;
- verifică aplicarea principiilor generale ale FLAG DOBROGEA NORD (separarea
atribuţiilor, separarea activităţilor, etc.);
- gestionează activităţile de verificare a conformităţii administrative a cererilor de
finanţare depuse de către solicitanţi;
- verificarea în teren a veridicităţii declaraţiilor şi a documentelor anexate la dosarul
cererii de finanţare. În această etapă se pot face vizite la sediul beneficiarului şi în
viitoarele locaţii ale desfăşurării acţiunilor din proiect ;
- gestionează activităţile de verificare a eligibilităţii cererilor de finanţare depuse de
către solicitanţi;
- asigură buna desfăşurare a sesiunilor de evaluare tehnică şi financiară;
- primeste şi înregistreaza cererile de finanţare şi documentele suport depuse de către
aplicanti, în vederea obţinerii finanţării în cadrul masurilor; completează registrul special
20
de înregistrare a cererilor de finanţare şi registrul cererilor respinse în diferite etape de
evaluare şi selecţie;
- verifică întocmirea Dosarului Administrativ pentru fiecare cerere de finanţare
înregistrată şi completarea acestuia în conformitate cu cerinţele AM POPAM;
- verifică şi înaintează Managerului General, spre avizare, rapoartele aferente
procesului de evaluare, selecţie şi contractare, pentru a fi transmise AM POPAM;
- gestionează procesul de transmitere a contractelor de finanţare către AM POPAM
în vederea semnării, în conformitate cu procedura internă specifică;
- elaborează punctul de vedere cu privire la contestaţiile depuse de către solicitanţii
de finanţare pentru cererile de finanţare verificate, în cazul în care acest punct de
vedere este solicitat de AM POPAM;
- validează datele cu privire la cererile de finanţare şi contractele semnate;
- gestionează procesul de arhivare a documentelor produse, având în vedere
legislaţia naţională şi comunitară relevantă;
- verifică conformitatea administrativă şi eligibilitatea cererilor de finanţare depuse
de către aplicanţi în conformitate cu procedura stabilită prin manualele de proceduri
specifice, pe baza criteriilor de conformitate administrativă şi eligibilitate stabilite de
FLAG DOBROGEA NORD şi aprobate de AM POPAM, asigurând că proiectele sunt
selectate spre finanţare în conformitate cu criteriile aplicabile POPAM;
- asigură un management adecvat al riscurilor asociate activităţilor;
- verifică şi avizează toate informaţiile, în vederea elaborării de răspunsuri la
solicitările primite de la potenţiali aplicanţi;
- verifică şi avizează procedurile de lucru ale activităţilor specifice compartimentului;
- identifică şi propune soluţii organizatorice şi procedurale în vederea desfăşurării
activităţii în condiţii de performanţă, eficienţă şi eficacitate;
- arhivează documentele aferente activităţii, în conformitate cu legislaţia naţională
şi comunitară relevantă;
- elaborează rapoartele lunare de activitate şi rapoarte de progres;
- coordonează activitatea de evaluare a solicitărilor de modificări contractuale prin
urmărirea stadiului de contractare al fiecărui proiect, stadiului de evaluare în care
se află solicitările de modificări tehnice/constructive, modificări substanțiale ale
21
graficului de eșalonare a investiției, a activităților/achizițiilor descrise în cererile de
finanțare ale beneficiarilor selectați de FLAG Dobrogea Nord și contractați de DGP
AMPOPAM;
- verifică conformitatea administrativă a documentelor aferente solicitărilor de
modificări contractuale;
- centralizează și înaintează în vederea evaluării, solicitările de acte adiționale
pentru modificări tehnice/constructive, modificări substanțiale ale graficului de
eșalonare a investiției, a activităților/achizițiilor descrise în cererile de finanțare ale
beneficiarilor selectați de FLAG Dobrogea Nord și contractați de DGP AMPOPAM,
către experții externi;
- planifică în coordonare cu experții externi activitatea de evaluare a modificărilor
contractuale;
- sprijină monitorizarea stadiului implementării proiectelor depuse în cadrul strategiei;
- gestionează procesul de transmitere a documentației aferente evaluării solicitărilor de
modificări contractuale;
- arhivează documentele aferente procesului de evaluare a modificărilor contractuale în
conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare și a procedurii
operaționale privind arhivarea și păstrarea documentelor;
- va îndeplini orice atribuție stabilită de Managerul General prin decizie.
FUNCTIE: Coordonator Monitorizare
RAPORTEAZA: Coordonatorului Tehnic – Comunicare
RESPONSABILITATI:
- responsabilitatea generală pentru buna implementare a proiectelor finanţate prin
strategie;
- arhivează documentele aferente activităţii, în conformitate cu legislaţia naţională
şi comunitară relevantă;
- asigură respectarea cerinţelor privind informarea şi publicitatea la nivelul zonei;
- asigură respectarea legislaţiei naţionale şi comunitare, în derularea proiectelor
selectate;
22
- asigură verificarea pentru toate proiectele finanţate în cadrul FLAG DOBROGEA
NORD şi implementate în zona, că lucrările, bunurile şi serviciile cofinanţate au fost
efectiv executate, livrate, prestate şi că toate cheltuielile declarate de către
beneficiar în cadrul proiectelor au fost efectiv efectuate şi respectă prevederile
legislaţiei naţionale, în special legislaţia în domeniul achiziţiilor publice, şi a celor
comunitare relevante;
- asigură că informaţiile şi datele necesare pentru managementul financiar si
verificare cheltuieli sunt colectate corespunzător pentru fiecare proiect implementat
în regiune, şi sunt introduse în sistemul electronic, la timp;
- asigură păstrarea pentru o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială sau parţială
a FLAG DOBROGEA NORD, a documentelor referitoare la cheltuieli şi audituri
necesare pentru garantarea unei piste de audit adecvate pentru proiectele finanţate
în cadrul FLAG DOBROGEA NORD;
- coordonează şi verifică procesul de verificare pe teren a conformităţii datelor şi
informaţiilor din fiecare cerere de rambursare;
- coordonează procesul de verificare a Cererilor de Rambursare/Pre-finanţare
depuse de beneficiari şi verifică documentele relevante procesului;
- verifică procesul de verificare a conţinutului documentelor financiare din Cererea
de Rambursare (facturi şi extrase de cont) şi de emitere a concluziei finale în care
se prezintă informaţii privind facturile şi extrasele de cont, stabilindu-se sumele
cheltuielilor eligibile acceptate la plată;
- verifică existenţa unui sistem de contabilitate conform prevederilor legale care să
asigure înregistrarea şi stocarea în formă electronică a documentelor contabile
pentru proiectul pe care îl implementează Beneficiarul şi faptul că datele financiare
sunt colectate în vederea asigurării managementului financiar, monitorizării,
verificărilor, auditurilor şi evaluărilor;
- verifică existenţa corespondenţei dintre cheltuielile eligibile şi neeligibile declarate
de către Beneficiar, înregistrările contabile şi documentele suport ;
- verifică conformitatea documentelor contabile transmise de beneficiar cu
documentele originale şi a faptului că Beneficiarul păstrează documentele privind
cheltuielile şi auditurile necesare;
23
- verifică înscrierea codului proiectului pe documentele originale pe baza cărora se
înregistrează în contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate în cadrul
proiectului, precum şi înscrierea menţiunii „Conform cu originalul” pe copiile
documentelor suport/justificative ce însoţesc cererea de rambursare a
beneficiarului;
- verifică procesul de verificare a faptului că Beneficiarii asigură o pistă de audit
adecvată privind aspectele economico-financiare derulate la nivelul proiectului;
- verifică rezultatele procesului de verificare a realităţii, regularităţii şi legalităţii
cheltuielilor efectuate de beneficiar în implementarea proiectelor care fac obiectul
contractului de finanţare şi solicitate la rambursare;
- verifică aplicarea procedurilor interne la nivelul biroului;
- verifică procesul de arhivare a documentelor produse, având în vedere legislaţia
naţională şi comunitară relevantă;
- asigură un management adecvat al riscurilor asociate activităţilor;
- asigură prevenirea neregulilor din strategie/proiecte, identifică neregulile şi
completează formularul de alertă de nereguli, dacă este cazul, pe care îl transmite
Responsabilului de nereguli din cadrul AM POP;
- identifică soluţii organizatorice şi procedurale în vederea desfăşurării activităţii în
condiţii de performanţă, eficienţă şi eficacitate;
- arhivează documentele aferente activităţii, în conformitate cu legislaţia naţională
şi comunitară relevantă;
- întocmeşte rapoarte lunare de activitate şi rapoarte de progres semestriale cu
privire la stadiul implementării proiectelor de către beneficiari;
- elaborează/actualizează materialele/informaţiile destinate paginii web cu privire la
activitatea desfăşurată;
- iniţiază propuneri de modificare a procedurilor interne de lucru cu parcurgerea
etapelor prevăzute în procedura internă de lucru;
- efectuează vizita pe teren în scopul verificării pe teren a conformităţii datelor şi
informaţiilor incluse în Cererea de Rambursare cu situaţia existentă la faţa locului, în
conformitate cu procedura relevantă; verifică conformitatea documentelor contabile
transmise cu documentele originale şi a faptului că Beneficiarul păstrează documentele
24
privind cheltuielile şi auditurile necesare; completează Lista de verificare a vizitei pe teren
si Raportul de vizita pe teren;
- monitorizarea proiectelor în perioada de implementare a acestora în concordanţă cu
procedurile AMPOP;
- efectuarea verificărilor pe teren în calitate de observator, împreună cu experții CRPOP;
- elaborează punct de vedere (daca se solicită) cu privire la eventualele contestaţii depuse
de beneficiari ca urmare a organizării vizitei la faţa locului sau a activităţii de verificare a
Cererii de Rambursare;
- asigură animarea teritorului şi culegerea de informaţii relevante.
- va îndeplini orice atribuție stabilită de Managerul General prin decizie;
26) Procedura de verificare / supervizare a activitatii echipei de proiect
Activitatea echipei de management tehnic va fi monitorizata de Consiliul Director al
FLAG DOBROGEA NORD, caruia managerul general ii va inainta rapoarte
trimestriale, rapoarte anuale si 1 raport final ce vor contine activitatile desfasurate,
calendarul de executie si incadrarea in grafic a activitatilor previzionate, procentul
de realizare a activitatilor in raport cu planificarile din graficul GANTT ce se va
intocmi in prima luna de implementare a strategiei. Toate aceste rapoarte vor primi
avizul de opinie al Comitetului Director al DGP AMPOP, ca o dovada a monitorizarii
activitatii de proiect.
CAPITOLUL VII. PROCEDURA DE SELECTIE A PROIECTELOR
27) Evaluarea şi aprobarea proiectelor
In procesul de pregatire a proiectelor, potentialii aplicanti pot solicita
Departamentului de Comunicare informatii cu privire la eligibilitatea proiectului pe
care doresc sa il propuna pentru finantare.
In urma analizei acestor expresii de interese (Scrisori de interes), Coordonatorul
Departamentului de Informare va da recomandari pentru dezvoltarea ulterioara a
propunerii de proiect.
In acest fel, se evita pierderea de timp pentru membrii FLAG DOBROGEA NORD
sau pentru aplicanti pentru a pregati o cerere de finantare neeligibila, neconforma
sau care nu corespunde criteriilor de evaluare tehnica si financiara.
25
NU
DA
NU
DA
DEPUNEREA
SCRISORII DE INTERES
ASISTENTA TEHNICA
ASIGURATA
VERIFICAREA
ELIGIBILITATII
APLICANTULUI SI
A OBIECTIVELOR
PROIECTULUI PROPUS
ELIGIBIL?
DOSAR DE CANDIDATURA
DEPUS
VERIFICARE CONFORMITATE ADMINISTRATIVA +
EVALUARE
APROBAT
DOSAR si DECIZIA
FLAG inaintata DGP-
AMPOP
INFORMARE
APLICANT
MOTIVELE
RESPINGERII
ASISTENȚA /
RECOMANDARI
26
NU DA
28)Selectarea proiectelor
În procesul de selectare şi evaluare a proiectelor din cadrul strategiilor de dezvoltare
locala integrate din zonele pescăreşti, Grupul Local Dobrogea Nord, prin Consiliul
Director si structura sa de Management Tehnic si DGP AMPOPAM vor lucra
împreună, responsabilităţile fiind împărţite astfel:
GRUPUL LOCAL DOBROGEA
NORD:
DGP AMPOPAM:
Aplică Regulamentul de Organizare
şi Funcţionare aprobat de catre DG
AM POP pentru implementarea
Strategiei locale integrate, care
include criteriile de selecţie şi
procedurile de lucru (selecţie,
monitorizarea şi verificarea
proiectelor) ;
În urma aprobării / neaprobării
Raportului de evaluare transmis de
Grupul Local Dobrogea Nord, DGP
AMPOP notifică Grupul Local
Dobrogea Nord şi CR POP asupra
rezultatului final al procesului de
selecţie
Lansează apelurile în vederea
depunerii proiectelor;
Verifică respectarea principiilor de
transparenţă privind criteriile de
selecţie, de confidenţialitate şi
conflict de interese în procesul de
selecţie al proiectelor locale
DECIZIE
DGP
-
AMP
OP
INFORMARE
APLICANT
SEMNAREA
CONTRACTULUI DE
FINANTARE
INFORMARE
APLICANT
MOTIVELE
RESPINGERII
27
Realizează selecţia şi evaluarea
proiectelor conform măsurilor
cuprinse în strategia aprobată şi
transmite conducerii DGP
AMPOPAM Raportul de evaluare
(însoţit de grila de evaluare şi
justificările aferente). Are
responsabilitatea privind
oportunitatea proiectelor selectate
şi evaluarea tehnică a acestora;
Semnează contractele de finanţare
Notifică beneficiarii proiectelor
selectate asupra rezultatului final al
evaluării şi selecţiei;
Efectuează verificări de
management prin intermediul
personalului CR POP aferent
După primirea notificării de
acceptare a finanţării din partea
beneficiarilor finali, depune la DGP
AMPOPAM documentaţia de suport
pentru încheierea contractelor;
Verifică şi avizează cererea de
rambursare împreună cu
documentaţia suport
Urmăreşte implementarea acţiunilor
/ proiectelor şi efectuează verificări
de management în procent de
100% împreună cu experţii DGP
AM POPAM.
Pe intregul proces de selectare a proiectelor, in etapele de aplicare, de evaluare si
monitorizare este esential ca personalul FLAG DOBROGEA NORD sa aiba o
28
delimitare clară a responsabilităţilor. De aceea, responsabilitățile se vor împărți
după cum urmează:
Echipa de management tehnic are responsabilitatea gestionării procesului de
selecţie (informare, lansarea apelului, selectare proiecte, propunere spre
contractare către DGP AM POPAM). Conform cerintelor DG-AM POPAM,
majoritatea proiectelor din cadrul unei strategii vor trebui conduse de către sectorul
privat.
Beneficiarii eligibili din zona pescaresca Dobrogea Nord sunt:
Responsabilitate Pozitie
Verificarea eligibilitatii aplicantului si
a obiectivelor proiectului propus /
Raspuns scrisoare de intentie
Coordonator Tehnic - Comunicare
Asistenta intocmire dosar de
candidatura
Coordonator Tehnic - Comunicare
Verificare conformitate
administrativa
Coordonator Tehnic - Comunicare
Evaluare Coordonator Evaluare
Semnarea deciziei de aprobare a
proiectului si inaintarea acesteia
impreuna cu dosarul de candidatura
catre DGP-AMPOP
Manager General
Decizie finala DGP –AM POPAM
Informare aplicant Manager General, DGP –AM
POPAM
Semnarea contractului de finantare Manager General, DGP –AM
POPAM
Monitorizare proiect Coordonator Monitorizare
29
- Sectorul Privat: Intreprinderi individuale, Intreprinderi familiale, IMM-uri, Asociatii
si organizatii de producători, ONG-uri care au cel puțin 6 luni vechime la data
depunerii cererii de finanțare, persoane fizice autorizate, asociații și fundații
constituite în conformitate cu prevederile O.G 26/2000 cu privire la asociații și
fundații.
-Sectorul Public: UAT-uri, instituţii publice.
Membrii structurii de management tehnic nu pot propune / primi spre implementare
proiecte ai căror beneficiari finali în cadrul strategiei locale integrate cu finanţare
prin FEP POPAM sa fie aceştia.
La stabilirea componenţei structurii de management tehnic a fost avută în vedere
eliminarea riscului de conflict de interese, prin crearea unor mecanisme de luare a
deciziei care să asigure transparenta şi imparţialitatea în procesul de selecţie şi să
elimine posibilitatea potenţialilor beneficiari de a influenţa procesul de luare a
deciziei privind selectarea proiectelor.
Pentru a garanta transparenţa în luarea deciziilor şi pentru a evita orice potenţial
conflict de interese, s-au luat urmatoarele masuri:
fiecare membru al FLAG DOBROGEA NORD va face o declaraţie de interese
conform anexei ataşate ROF. Această declaraţie va fi actualizată anual;
cei implicaţi în elaborarea documentaţiei necesare lansării măsurii nu vor fi implicaţi
în evaluarea si selectarea operaţiunilor;
personalul şi colaboratorii vor face numai evaluări tehnice;
un membru al grupului de selecţie care are un interes într-un proiect nu va participa
şi nu va solicita informaţii privind selecţia proiectului.
Anunţurile privind sesiunea de depunere continua a Dosarelor de candidatură
pentru participarea la selecţia proiectelor ce vor fi finantate din Strategia de
dezvoltare locală integrată a zonei pescăreşti Dobrogea Nord, precum şi rezultatele
selecţiei vor fi publicate pe site-ul FLAG DOBROGEA NORD.
30
Întrebările referitoare la depunerea dosarelor de candidatură pot fi transmise prin e-
mail la adresa FLAG DOBROGEA NORD ce va fi facuta publica pe site, precum si
la tel/fax. Întrebările care pot fi relevante şi pentru alţi solicitanţi, împreună cu
răspunsurile, vor fi publicate periodic pe site-ul FLAG DOBROGEA NORD.
Discuţiile cu potenţialii solicitanti vor începe cat mai devreme posibil, pentru a
asigura concordanta intre obiectivele proiectelor si obiectivele strategiei, sau pentru
a putea directiona eventualele proiectele neeligibile catre alte surse de finanţare.
Primul pas in procedura de selectie va fi reprezentat de o scrisoare de intenţie pe
care solicitantul are obligatia de a o depune la FLAG DOBROGEA NORD, fie la
sediul administrativ al FLAG DOBROGEA NORD, fie pe mail sau fax. Dupa
depunerea scrisorii de intentie, echipa de management tehnic va oferi consiliere
solicitantului, oferindu-i informatii detaliate privind urmatoarele aspecte:
dacă proiectul este adecvat strategiei si se incadreaza in obiectivele strategice
dacă proiectul este viabil, este posibil să reuşească, eventual cu sprijin, dacă
este cazul?
dacă proiectul este potrivit pentru Prioritatea Uniunii Europene 4 (PU4) –
Creșterea gradului de ocupare a forței de muncă și sporirea coeziunii teritoriale,
Obiectiv specific 4: Promovarea creșterii economice, a incluziunii sociale și a
creării de locuri de muncă și furnizarea de sprijin pentru creșterea șanselor de
angajare și a mobilității forței de muncă în cadrul comunităților costiere și
interioare, dependente de pescuit și acvacultură, inclusiv diversificareasau dacă
există şi alte surse de finantare, mai adecvate
Daca proiectul va fi declarat eligibil, solicitantul va putea continua procedura de
accesare a fondurilor puse la dispozitie prin strategia de dezvoltare, cu completarea
cererii de finantare, a anexelor acesteia si finalizarea Dosarului de candidatura.
Solicitantul va avea obligaţia de a tehnoredacta Dosarul de candidatură în limba
română şi de a completa toate câmpurile cererii de finantare (acolo unde nu este
cazul va trebui să specifice acest lucru), şi va prezenta toate anexele Dosarului de
candidatură. Va numerota filele specificând numărul total de file (cererea de
finantare + toate anexele şi documentele justificative ale acesteia) pe ultima pagină
31
a Dosarului de candidatură. Pentru completarea Dosarului se va utiliza un font Arial
12.
În ceea ce priveşte bugetul proiectului, toate sumele se vor exprima în lei (RON)
folosind două zecimale. Dosarul de candidatură trebuie să fie semnat şi ştampilat
de solicitant pe fiecare filă. Documentele care constituie Dosarul de candidatură se
vor îndosaria, utilizând dosare de plastic/carton cu şină sau bibliorafturi.
După completare, Dosarul de candidatură se va multiplica de către solicitant în trei
exemplare. Exemplarul original va avea ataşat un CD care va conţine, sub forma
scanată, toate documentele existente in Dosarul de candidatură. Fiecare Dosar va
avea menţionat, în partea superioară dreaptă, “ORIGINAL” respectiv “COPIE 1 “,
„COPIE 2 şi ,,COPIE 3”.
Solicitantul se va prezenta la sediul administrativ al FLAG DOBROGEA NORD cu
originalul şi cele trei copii ale Dosarului de candidatură, în vederea înregistrării.
Solicitantul va avea obligaţia să realizeze o copie identică a Dosarului de
Candidatură, „COPIE 3”, pe care expertul din cadrul echipei de management tehnic
al FLAG DOBROGEA NORD va aplica eticheta de înregistrare a Dosarului de
candidatură, exemplar ce va trebuie păstrat, de către solicitant, pe toată perioada
de evaluare, implementare şi monitorizare a proiectului. Solicitantul trebuie să
depună în Dosarul de candidatură „ORIGINAL” documente originale sau copii ale
unor documente originale care, conform legii, rămân în posesia solicitantului.
Documentele originale trebuie prezentate de Solicitant la depunerea Dosarului de
candidatura pentru a fi confruntate de expertul echipei de management tehnic al
FLAG DOBROGEA NORD cu exemplarele copii depuse în dosare. Expertul echipei
de management tehnic al FLAG DOBROGEA NORD aplică ştampila „CONFORM
CU ORIGINALUL” şi semnează de conformitate. Tot atunci se va verifica şi
valabilitatea documentelor. În caz contrar Dosarul va fi restituit reprezentantului
legal/împuternicitului.
Copiile Dosarului de candidatură (“COPIE 1 “, „COPIE 2” şi” COPIE 3”) se vor obţine
prin multiplicarea Dosarului „ORIGINAL”. Se va recomanda realizarea exemplarelor
copie prin multiplicarea faţă – verso a exemplarului original.
32
Modificarea formatelor standard ale documentelor solicitate de FLAG DOBROGEA
NORD, precum şi înlocuirea, eliminarea, renumerotarea secţiunilor etc, vor conduce
la respingerea Dosarului de candidatură în etapa de verificare a conformităţii
administrative. Dosarele completate de mână nu vor fi acceptate.
Dosarul complet va fi depus personal de reprezentantul legal al Solicitantului sau
prin intermediul unui împuternicit, în original, in fiecare zi, de luni pana vineri,
începând cu data de lansare a apelului pentru depunerea Dosarelor de candidatură
la sediul administrativ al FLAG DOBROGEA NORD. În momentul depunerii Dosarul
de candidatură va fi complet şi va include toate informaţiile solicitate şi documentaţia
specificată. Este responsabilitatea solictiantului să depuna Dosarul de candidatură
la adresa specificată şi în termenul stabilit. Dosarele de candidatură trimise prin
orice alte mijloace (poştă, fax sau e-mail) vor fi respinse.
Dosarul de candidatură primit de echipa de management tehnic al FLAG
DOBROGEA NORD va fi înregistrat atât în registrul special destinat cât şi în
sistemul informatic ce va fi creat, primind automat un număr unic de înregistrare
(codul SIMFLAG DOBROGEA NORD). Codul SIM FLAG DOBROGEA NORD va fi
codul folosit în corespondenţa cu solicitantul, când se va face referire la Dosarul de
candidatură depus.
Dupa aceasta etapa, dosarul de candidatură primit de FLAG DOBROGEA NORD
intra în etapa de verificare a conformităţii administrative. În această etapă se va
verifica respectarea condiţiilor şi a cerinţelor de conformitate administrativă.
În cazul în care Dosarul de candidatură nu respectă formatul cerut, documentele
prezentate nu respectă termenul de valabilitate, documentele nu se adresează
Solicitantului sau Solicitantul nu va depune în termen documentele solicitate de
expertul FLAG DOBROGEA NORD, Dosarul de candidatură va fi declarat
neconform.
33
În cazul în care, pentru clarificări, se solicita informaţii suplimentare, la Dosarul de
candidatură, expertul FLAG DOBROGEA NORD va notifica Solicitantul pentru a
prezenta informaţiile suplimentare. Solicitantul va avea obligaţia ca în termen de
maxim 5 zile lucrătoare de la primirea notificării să se prezinte la sediul
administrative al FLAG DOBROGEA NORD cu informaţiile solicitate.
29) Criteriile de selecţie a proiectelor
Pentru îndeplinirea activităţilor propuse şi atingerea obiectivelor strategiei incluse în
Planul de dezvoltare, Grupul Local Dobrogea Nord a definitivat criteriile de selecţie
pentru fiecare masura, care respecta priorităţile specifice strategiei de dezvoltare
locală integrata. Acestea vor fi facute publice o dată cu lansare cererilor de proiecte
şi aplicate în mod unitar, dupa ce, în prealabil, vor fi avizate de către DGP-AM
POPAM. Aceste criterii includ, în plus faţă de criteriile specifice pentru fiecare
măsură, criterii vizând capacitatea de management de proiect a potenţialilor
beneficiari: resurse umane si financiare, expertiza specifică şi generală de
management de proiect, inclusiv din punct de vedere financiar.
CAPITOLUL VIII. CONTRACTAREA ŞI FUNCŢIONAREA PERSONALULUI
30) Membrii Echipei de Management tehnic vor fi contractati cu contracte de munca
conform legii romane in vigoare. Delegarea şi detaşarea membrilor echipei de
management tehnic se va face cu acordul Managerului General.
CAPITOLUL IX. DREPTURILE ŞI OBLIGAŢIUNILE PERSONALULUI
31) Personalul delegat pentru deplasări în ţară şi în străinătateare dreptul la
cheltuieli decontabile, conform legislatiei romane in vigoare.
CAPITOLUL X. MODIFICAREA ACTULUI CONSTITUTIV ŞI A STATUTULUI.
DIZOLVAREA ŞI LICHIDAREA FLAG
32) Dizolvarea înseamnă desfiinţarea asociaţiei şi poate avea loc prin trei modalităţi
juridice:
a) de plin drept;
34
b) prin hotărâre judecătorească;
c) prin hotărârea adunării generale a asociaţiei.
33) Dizolvarea de plin drept are loc în următoarele situaţii:
a) reducerea numărului membrilor sub limita fixată de lege, dacă acesta nu a fost
complinit timp de 3 luni;
b) când asociaţia, din cauză de insolvabilitate, nu-şi mai poate continua activitatea,
fiind nevoită să se lichideze.
Dizolvarea prin hotărâre judecătoreascã poate avea loc în cazurile prevăzute de
legislaţia în vigoare. Dizolvarea prin voinţa membrilor asociaţiei poate avea loc când
hotărârea este luată în unanimitate de catre membrii fondatori. După dizolvare,
asociaţia intră în lichidare. Aceasta se va face de către lichidatori numiţi de Consiliul
Director al asociaţiei. Lichidatorii vor respecta procedura de lichidare prevăzută de
legea română pentru persoanele juridice non-profit şi în urma inventarului încheierii
tuturor registrelor şi a bilanţului de lichidare, vor distribui patrimoniul conform
prevederilor legale în vigoare.
CAPITOLUL XI. DISPOZIŢII FINALE
In cadrul sedintei de modificare a Asociatiei si in baza procesului-verbal s-a
modificat statutul Asociatiei. Prevederile prezentului statut se completeaza cu
prevederile Ordonantei Guvernului nr. 26 din 30 ianuarie 2000 cu privire la Asociatii
si fundatii, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu alte dispoziiii legale
in vigoare privind Asociatiile neguvernamentale.