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ANEXO I
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ
“Informe Conjunto de los Auditores Independientes de los Estados
Contables por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2003”
SALVEDADES
Sujeto a:
q La concreción de la ejecución de las obras necesarias para alcanzar la cota de operación prevista en el Tratado, de 83 metros sobre el nivel del mar en el eje Encarnación-Posadas.
q La resolución del Acuerdo Arbitral por los Asuntos Contractuales Pendientes
con el Contratista de la Obra Civil Principal ERIDAY-UTE. q La definición de las Altas Partes Contratantes referida a la compensación por
Cesión de Energía en cuanto a si corresponde o no un costo para la Entidad. Al cierre del ejercicio al 31 de diciembre de 2003 el monto devengado por esta compensación desde el inicio de la generación se ha estimado en aproximadamente U$S 318 millones. La Entidad adoptó el criterio de no contabilizar ningún monto por este concepto, por entender que el devengamiento de la mencionada compensación corresponde a las Altas Partes Contratantes, no siendo un costo para la misma.
q La estimación y registración provisoria de la previsión por compensación en
Razón del Territorio Inundado. Al 31 de diciembre de 2003 el saldo de esta previsión era de U$S 171 millones y al no haberse definido la proporción que corresponde a cada país, la misma se expone en los estados contables en forma global.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
22 de julio de 2004. Al Consejo de Administración de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ Hemos examinado los Estados Contables de la ENTIDAD BINACIONAL
YACYRETÁ que se detallan en el apartado 1. siguiente, expresados en miles de dólares de los Estados Unidos de América.
Los mismos constituyen información preparada y emitida por la Administración
de la Entidad en ejercicio de sus funciones exclusivas. Nuestra responsabilidad consiste en emitir un dictamen sobre dichos Estados Contables, basado en el examen de auditoría con el alcance que se indica en el apartado 2.
1. ESTADOS CONTABLES OBJETO DE AUDITORÍA 1.1. Balance General al 31 de diciembre de 2003. 1.2. Estado de resultados correspondiente al ejercicio comprendido entre el 1° de
enero y el 31 de diciembre de 2003. 1.3. Estado de evolución del patrimonio neto correspondiente al ejercicio terminado el
31 de diciembre de 2003. 1.4. Estado de flujo de efectivo por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2003. 1.5. Notas 1. a 11. y Anexos I a III que forman parte integrante de los Estados
Contables.
1.6. Información Adicional - Información financiera complementaria. Esta información adicional se expone a efectos de ser presentada ante los Organismos Internacionales.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, coincidentes con los criterios sustentados por la profesión en los Estados Unidos de América y en la República del Paraguay y de la Auditoría General de la Nación de la República Argentina, compatibles entre sí.
Dichas normas nos exigen la adecuada planificación y ejecución de la auditoría
para poder establecer con un nivel de razonable seguridad, que la información proporcionada por los Estados Contables considerados en su conjunto, carece de errores o distorsiones significativos.
Una auditoría comprende básicamente, la aplicación de pruebas selectivas para
obtener evidencias respaldatorias de montos y afirmaciones relevantes, la evaluación de aquellas estimaciones importantes realizadas por la Entidad y la revisión del cumplimiento de las normas contables profesionales de valuación y exposición vigentes.
3. DICTAMEN 3.1. En nuestra opinión los Estados Contables mencionados en el apartado 1. sujeto a
la resolución de las siguientes situaciones: a) recuperabilidad de la inversión y concreción de las obras para la elevación a cota 83 y vertedero Aña-Cuá (Notas 1.2.2., 1.2.3. y 1.3.), b) asuntos contractuales pendientes con ERIDAY-UTE (Nota 1.2.4.) y c) compensaciones por Cesión de Energía y Territorio Inundado (Notas 1.4.2. y 1.4.3.), presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la información sobre la situación patrimonial de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ al 31 de diciembre de 2003, los resultados de sus operaciones, la evolución del patrimonio neto y el flujo de efectivo, por el ejercicio finalizado a esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en la República del Paraguay, con las normas contables vigentes en la República Argentina y con algunas disposiciones específicas establecidas en el Tratado de Yacyretá, sus anexos y demás instrumentos diplomáticos vigentes.
3.2. El Informe sobre los Estados Contables por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, fue emitido conjuntamente por AYCA - AUDITORES Y CONSULTORES ASOCIADOS y por la AUDITORIA GENERAL DE LA NACIÓN el 2 de abril de 2003, con similares salvedades.
4. INFORMACION REQUERIDA POR DISPOSICIONES VIGENTES EN
LA REPÚBLICA ARGENTINA. 4.1. Los Estados Contables detallados en el apartado 1., que han sido confeccionados
siguiendo las políticas y prácticas contables expuestas en Nota 2 a dichos Estados, incluyendo disposiciones específicas establecidas en el Tratado de YACYRETÁ, sus anexos y demás instrumentos diplomáticos vigentes, surgen de registros de contabilidad.
4.2. Al 31 de diciembre de 2003 la deuda devengada en concepto de aportes y
contribuciones con destino al Régimen Nacional de Jubilaciones y Pensiones que surge de los registros contables ascendía a $ 521.159,00 (equivalente a US$ 177.880,44), no existiendo deuda exigible a esa fecha.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
22 de julio de 2004 Al Consejo de Administración de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ Hemos examinado los Estados Financieros del Proyecto de la ENTIDAD
BINACIONAL YACYRETÁ, que se detallan en el apartado 1. siguiente. Los mismos constituyen información preparada y emitida por la Administración
de la Entidad en ejercicio de sus funciones exclusivas. Nuestra responsabilidad consiste en emitir un dictamen sobre dichos Estados Financieros, basado en el examen de auditoría con el alcance que se indica en el apartado 2.
1. ESTADOS FINANCIEROS OBJETO DE AUDITORÍA 1.1. Estado de flujo de caja por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2003. 1.2. Estado de fuentes y usos de fondos del Préstamo BIRF 2854-AR al 31 de
diciembre de 2003. 1.3. Estado de fuentes y usos de fondos - Control de desembolsos y aportes locales
Préstamo BID 760/OC-RG al 31 de diciembre de 2003. 1.4. Estado de inversiones y deudas con BID y BIRF al 31 de diciembre de 2003. 1.5. Notas 1 a 6 a los Estados Financieros del Proyecto.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, coincidentes con los criterios sustentados por la profesión en los Estados Unidos de América y en la República del Paraguay y de la Auditoría General de la Nación de la República Argentina, compatibles entre sí.
Dichas normas nos exigen la adecuada planificación y ejecución de la auditoría
para poder establecer con un nivel de razonable seguridad, que la información proporcionada por los estados financieros, considerados en su conjunto, carece de errores o distorsiones significativos.
Una auditoría comprende básicamente, la aplicación de pruebas selectivas para
obtener evidencias respaldatorias de montos y afirmaciones relevantes; la revisión de la aplicación de las normas técnicas de valuación y exposición y el control de la presentación general de los estados auditados.
3. DICTAMEN En nuestra opinión los Estados Financieros mencionados en el apartado 1.
presentan razonablemente en sus aspectos significativos, la situación financiera del Proyecto de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ al 31 de diciembre de 2003, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 2854-AR del BIRF y en el Contrato de Préstamo N° 760/OC-RG del BID.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES SOBRE CERTIFICADOS DE GASTOS (S.O.E.)
22 de julio de 2004 Al Consejo de Administración de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ De acuerdo a lo establecido en los Acuerdos del Proyecto Capítulo 7, Cláusula
7.03 de las Estipulaciones Especiales y Capítulo 7, Artículo 7.03 (b) y (c) de las Normas Generales del Contrato de Préstamo N° 760/OC-RG, hemos examinado la documentación sustentatoria de gastos relacionados con las “Solicitudes de Retiro de Fondos”, presentadas al Banco Interamericano de Desarrollo durante el ejercicio transcurrido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2003 y que se detallan en la planilla denominada “Solicitudes de Fondos - BID”.
1. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, coincidentes con los criterios sustentados por la profesión en los Estados Unidos de América y en la República del Paraguay y de la Auditoría General de la Nación de la República Argentina, compatibles entre sí, incluyendo por consiguiente la evaluación de las actividades de control de los sistemas, pruebas sustantivas con los registros contables financieros, la verificación de activos, pasivos y recursos aplicados y otros procedimientos de auditoría que consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancias.
2. DICTAMEN En nuestra opinión los documentos sustentatorios de gastos que fueron
presentados al Banco Interamericano de Desarrollo en la solicitud de retiro de fondos expuesto en la planilla “Solicitudes de Fondos - BID”, por el ejercicio comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, son razonablemente confiables de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES SOBRE MOVIMIENTO DEL FONDO ROTATORIO B.I.D.
22 de julio de 2004 Al Consejo de Administración de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ De acuerdo a lo establecido en la Cláusula 7.03 y en el Artículo 7.03 secciones
(a) (iii), (a) (iv), y (b) del Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG, hemos examinado la información contable emitida por la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ, prestataria y ejecutora del proyecto, que se detallan en el apartado 1.
1. OBJETO DE LA AUDITORÍA Cuenta Especial “ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ BID 760/OC-RG” Nº
000-00018879/5 mantenida en dólares estadounidenses en el Banco Río de la Plata – Casa Central – Buenos Aires – Argentina, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, coincidentes con los criterios sustentados por la profesión en los Estados Unidos de América y en la República del Paraguay y de la Auditoría General de la Nación de la República Argentina, compatibles entre sí, incluyendo el análisis de la documentación de respaldo obrante en la Entidad, de las transacciones efectuadas mediante la utilización de la Cuenta Especial con el detalle de los movimientos informados por el Banco Río de la Plata Casa Central de Buenos Aires, pruebas sustantivas con los registros contables y demás procedimientos de auditoría que consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancias.
3. DICTAMEN En nuestra opinión los movimientos realizados en la Cuenta Especial mencionada
en el apartado 1. correspondientes al período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, cumplen razonablemente con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLAUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 760/OC-RG DEL BID
22 de julio de 2004. Al Consejo de Administración de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ 1. OBJETO DE AUDITORÍA
Hemos examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las distintas secciones del Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG del BID, correspondiente a la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ, por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2003.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de auditoría, coincidentes con los criterios sustentados por la profesión en los Estados Unidos de América y en la República del Paraguay y de la Auditoría General de la Nación de la República Argentina, compatibles entre sí, incluyendo dicho examen las pruebas de los registros contables-financieros y demás procedimientos de auditoría que consideramos necesarios de acuerdo a las circunstancias.
3. OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLAUSULAS CONTRACTUALES
Contrato de Préstamo N° 760/OC-RG Comentarios
Estipulaciones Especiales
Cláusula 3.01
Amortizaciones: no corresponden por estar vigente el plazo para desembolsar los recursos del Financiamiento. El pago de la primera cuota de amortización deberá ser efectuado el 26 de enero de 2005, conforme lo informado por el BID mediante CAR 4511/2003 del 14 de agosto de 2003.
Cláusula 3.02 Intereses: Abonados el 26 de enero y el 26 de julio de 2003 (mediante financiación del mismo Banco).
Cláusula 3.03 Comisión de Crédito: Abonada el 28 de julio de 2003.
Cláusula 6.02 (b) Uso de Fondos: Cumplido. Los recursos del Financiamiento han sido utilizados para el pago de bienes y servicios de los países miembros del Banco.
Cláusula 6.04 Artículo 6.04 (b)
Recursos adicionales: Cumplido. Para los ejercicios 2002 y 2003, informado por Nota DF N° 40.094 del 5 de diciembre de 2002.
Cláusula 6.14 Artículo 7.03 (a) (i)
Informe semestral de Relocalizaciones y Medio Ambiente: Cumplido. Se remitió el informe enero – junio de 2003 con Nota DF N° 41.326 del 26 de septiembre de 2003.
Cláusula 6.15 Plan de Garantía de Calidad Ambiental y Social: Cumplido. Para el año 2003, informada por Nota DF N° 41.187 del 14 de agosto de 2003.
Contrato de Préstamo N° 760/OC-RG Comentarios
Normas Generales
Artículo 3.06 (b) Tipo de Cambio: Cumplido. Se utilizó el aplicable en la fecha de pago del respectivo gasto.
Artículo 7.01 Control Interno y Registros: Cumplido. En documento aparte se adjuntan las “Sugerencias para mejorar los procedimientos contables y el sistema de control interno” correspondientes al Ejercicio 2003.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES SOBRE LOS MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS DE FIDEICOMISO
22 de julio de 2004 Al Consejo de Administración de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ En nuestro carácter de auditores externos hemos examinado la información
contable emitida por la Entidad Binacional Yacyretá, que se detalla en el apartado 1. siguiente.
1. OBJETO DE LA AUDITORÍA
Cuenta de Fideicomiso y sus depósitos a plazo fijo asociados abierta por la Entidad Binacional Yacyretá en el Banco Francés Sociedad Anónima, mediante Contrato de Fideicomiso de fecha 23 de abril de 1997, por el ejercicio comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, coincidentes con los criterios sustentados por la profesión en los Estados Unidos de América y en la República del Paraguay y de la Auditoría General de la Nación de la República Argentina, compatibles entre sí.
La tarea incluyó el análisis de la documentación de respaldo obrante en la Entidad, de las transacciones efectuadas mediante la utilización de la Cuenta de Fideicomiso con el detalle de los movimientos informados por el Banco Francés S.A., pruebas sustantivas con los registros contables y demás procedimientos de auditoría que consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancias.
3. DICTAMEN En nuestra opinión los movimientos realizados en la Cuenta de Fideicomiso y sus
depósitos a plazo fijo asociados mencionada en el apartado 1., correspondientes al ejercicio comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, cumplen razonablemente con los requisitos establecidos en el Contrato de Fideicomiso suscripto entre la Entidad Binacional Yacyretá y el Banco Francés S.A.
INDICE DE RECOMENDACIONES
CORRESPONDIENTES A EJERCICIOS ANTERIORES Y AUN NO IMPLEMENTADAS 1. Procedimiento administrativo para la compra de bienes, insumos y servicios 2. Suministro de energía eléctrica 3. Integración de inventarios 4. Préstamo BIRF 2854-AR
5. Registración sobre energía eléctrica (DPEC) 6. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico en lo que respecta a la función de
compras y contrataciones 7. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico en lo que respecta a las funciones
de liquidación y pago de las compras y contrataciones 8. Liquidación y registración de la deuda con los proveedores y/o no proveedores
realizada antes de la conformidad del sector usuario sobre el concepto que origina la deuda
9. Ausencia de normas que determinen cuándo la naturaleza del bien, obra o servicio requerido indica la necesidad de preselección de oferentes u ofertas
10. Ausencia de normativa respecto de normas no compatibles 11. No cumplimiento de paso del procedimiento administrativo
12. Falta de procedimiento para los casos de uso de "opciones de prórroga"
contempladas en órdenes de compra anteriores archivadas en Sede Buenos Aires
13. Compensación por cesión de energía
14. Compensación en razón de territorio inundado
15. Inexistencia de normas sobre órdenes de pago no vinculadas a compras y contrataciones perfeccionadas con órdenes de compra o Contratos.
16. Organización de la Entidad
16.1. Modificación de organigrama
16.2. Normas de compras y contrataciones
16.3. Dependencia funcional del Area de Administración del Personal y Recursos Humanos
16.4. Inexistencia de responsable para la recopilación y actualización de la normativa vigente
17. Area Procesamiento Electrónico de Datos - Margen Derecha (Paraguay)
17.1. Integración de los módulos operativos a la contabilidad
17.2. Auditoría a aplicaciones de producción
17.3. Servidor de producción y Servidor de desarrollo
18. Area Administrativa - Contable - Margen Derecha (Paraguay)
18.1. Registro general de personas físicas y jurídicas
18.2. Departamento de Auditoría Interna
CORRESPONDIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO FINALIZADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2002
1. Conciliaciones bancarias. 2. Soporte analítico de las minutas contables.
3. Controles sobre las órdenes de pago en moneda extranjera directa.
4. Conciliación de los conceptos imputados por la Secretaría de Hacienda.
5. Documentación de respaldo de los pagos efectuados.
6. Confección de las solicitudes de desembolsos.
7. Impresión del sello “pagado” en las facturas canceladas.
8. Falta de documentación en los legajos de pago.
9. Exigencia de comprobantes válidos a los contratistas. 10. Area Administrativa – Contable Margen Derecha (Paraguay)
10.1. Pedido de bienes o servicios
10.2. Prórroga de contratos
10.3. Visualización de obras
10.4. Anticipo para gastos
10.5. Circularización de saldos
10.6. Límites de contratación
10.7. Actas de recepción
10.9. Previsión para juicios pendientes
10.10. Licitaciones públicas
11. Area de Procesamiento Electrónico de Datos – Margen Derecha (Paraguay)
11.1. Mantenimiento preventivo y correctivo del hardware
11.2. Plataforma de base de datos
11.3. Espacio físico de “Rack” y “Switcher”
11.4. Manejador de base de datos “SQL Server”
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA
SUGERENCIAS PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EJERCICIO 2003
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I. CORRESPONDIENTES A EJERCICIOS ANTERIORES Y AUN NO IMPLEMENTADAS
1. Procedimiento administrativo para la compra de bienes, insumos y
servicios
De las verificaciones practicadas se observó que para las contrataciones directas no se emiten Ordenes de Compras y en consecuencia el Sector de Compras de la sede Buenos Aires, no participa de las mismas. Recomendación Si bien el Reglamento Interno de la Entidad no lo prevé, se recomienda la emisión de Ordenes de Compra para todas las contrataciones que realice la Entidad, de acuerdo con lo establecido por la Resolución Nº 34/74 del Comité Ejecutivo y por lo dispuesto por la Resolución Nº 2873/99 del Director Ejecutivo. Comentario de la Entidad La Entidad efectúa las gestiones de compras y contrataciones sobre la base de la normativa vigente, dictada a sus efectos por los órganos competentes, esto es el Reglamento Interno, Resoluciones del Consejo de Administración, del Comité Ejecutivo, de Directores, memos instructivos. En ellos se establecen las distintas modalidades de compras y contrataciones a realizar, los límites de competencia y los niveles de autorización de acuerdo al monto, para solicitar, convocar y adjudicar contrataciones. Con relación a las Ordenes de Compra, las mismas son emitidas para todas las compras y contrataciones de la Entidad, con la intervención del Area de Compras, exceptuándose de su emisión los casos de contratos de obras y de locación de servicios (reemplazadas por los respectivos contratos) y compras por fondos fijos que se rigen por las Resoluciones C.E. 1288/88 y D.E. 2861/99. Por todo lo expuesto, se ratifica que la Entidad ha otorgado a este tema el marco de legalidad adecuado, basado en la oposición de intereses, para
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realizar una eficiente gestión en la materia, todo lo cual ha sido y puede continuar siendo comprobado por los Auditores. Algunas secuencias administrativas no cuentan con procedimientos normatizados, o contando con éstos los mismos no se encuentran aprobados. Esto se debe a la dinámica de la Entidad, destacándose que ello no obsta a lo expresado en el párrafo anterior, previéndose continuar el análisis del proyecto de Manual de Procedimientos de Compras y Contrataciones para su redacción definitiva, a través de un Organismo Externo Independiente, para su posterior tratamiento por las Autoridades de la Entidad en el curso del corriente ejercicio.
2. Suministro de energía eléctrica
De la revisión efectuada surge lo siguiente: a) Del convenio de suministro de energía eléctrica vigente al 31 de diciembre
de 1995 no surge expresamente lo relativo al vencimiento de facturas por intereses en concepto de mora para el pago de venta de energía. Asimismo, tampoco se contemplan las acciones a seguir en caso de pagos parciales de las mismas. Además no fija la fecha en que se debería aplicar la tasa LIBOR en caso de proceder al cálculo de los intereses por mora.
b) A la fecha de la auditoría (marzo de 2003) no hay documento que renueve o extienda la vigencia del convenio mencionado precedentemente, el cual venció el 31 de diciembre de 1995.
Recomendación Se recomienda tomar las medidas pertinentes a fin de regularizar las situaciones detalladas. Comentario de la Entidad Se ha conformado una Comisión Bilateral (Diciembre de 2003) presidida por los Ministros de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, de la Argentina y de Obras Públicas y Comunicaciones, del Paraguay, que se encargará de definir los temas inherentes a la conclusión del Proyecto Yacyretá, abastecimiento y revisión del Tratado.
3. Integración de inventarios
La entidad ha realizado un inventario integral de sus Propiedades, Plantas y Equipos y procedió a su cotejo con los registros contables, llegando a resultados satisfactorios en cuanto a la valuación global de las cuentas Obra Civil, Equipos Electromecánicos, Equipos de Generación y Bienes de Uso General, quedando
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únicamente pendiente los Edificios, Adquisición de Inmuebles e Indemnizaciones para la Obra, Relocalizaciones y Obras Complementarias, entre otras. Recomendación
Si bien el mayor porcentaje del rubro referido fue integrado con la contabilidad, se recomienda que a la brevedad posible se completen las tareas pendientes, a efectos de contar con la valorización e integración total de los inventarios con los registros contables de la Entidad.
Comentario de la Entidad
Se continúa avanzando en este tema con la correspondiente carga a la base de datos, actualización de la misma por los distintos sectores participantes y archivo de la documentación de respaldo.
4. Préstamo BIRF 2854-AR
Se observó en las liquidaciones de las cuotas de amortizaciones recibidas que no se discrimina lo que le corresponde pagar a la Entidad Binacional Yacyretá, de lo que le corresponde a la Secretaría de Energía, y que, los pagos al BIRF los efectúa la Secretaría de Hacienda en forma global y sin necesidad de solicitud de pago por parte de la EBY. La Secretaría de Hacienda posteriormente le comunica el pago y registra un débito en la cuenta de la EBY por el monto global del mismo, remitiéndole copia fiel del comprobante, de manera tal que los importes adeudados por la EBY se ven incrementados erróneamente por los que les corresponde a la Secretaría de Energía. Luego al cierre de cada ejercicio la EBY ajusta el saldo de la cuenta del préstamo con el BIRF a través de un cálculo aproximado a la parte que le correspondería a ella, sin el soporte correspondiente por parte de la Secretaría de Hacienda.
Idéntica situación se presenta con el Préstamo BIRF 3520-AR, debido a que le corresponde a la Unidad Especial de Transmisión Yacyretá (UESTY) la suma de U$S 1.000.000 de dicho Préstamo.
Por otra parte, el saldo adeudado al BIRF por SEGBA -anterior prestatario del crédito, que a partir del 29 de agosto de 1994 asumiera la Nación Argentina y subsidiariamente la EBY y la Secretaría de Energía- al 15 de septiembre de 1995, se determina en función del monto Principal Histórico Sin Pagar en U$S 36.225.083. La deuda real según el Valor de las Unidades de la Canasta (Pool Units Value), como informó el BIRF, era de U$S 43.438.955, de lo que surge una diferencia en menos de U$S 7.213.872.
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El ajuste de la cuota de amortización del préstamo se asigna a cada Ente en función de su participación en el total de cada cuota de amortización del crédito según el cronograma de pagos del Principal Original, cuando corresponde asignarlo por el ajuste del Principal sin Pagar (Principal Outstanding), por lo cual resulta una menor asignación a SEGBA.
Recomendación
Se recomienda que a partir de la amortización de la cuota 10, y para cada cuota sucesiva, se proceda a una revisión y se apropie el ajuste del capital de cada cuota, en función de la participación que tiene cada prestatario en el total del ajuste del Principal sin Pagar (Principal Outstanding) a cada vencimiento, antes de la amortización de la cuota.
Sin perjuicio de lo expuesto en el párrafo anterior, no solamente se deberá rever la apropiación de los ajustes del valor de las unidades de la canasta de moneda, sino que también el cómputo y la distribución de los intereses, comisiones y diferencias de cambios entre los distintos Entes. Además, se sugiere confeccionar las notas de débito a la Secretaría de Hacienda, por las apropiaciones que le corresponden a SEGBA y a la Secretaría de Energía y los que puedan surgir de la revisión de las apropiaciones del pago de las cuotas Nº 10 a la 24 a los mencionados Entes. Comentario de la Entidad Con la colaboración de representantes de la Auditoría General de la Nación, se ha concluido la conciliación del Préstamo BIRF 2854–AR, habiéndose realizado los ajustes contables correspondientes. Se considera en este aspecto regularizada la recomendación.
Opinión sobre el comentario de la Entidad Se mantiene la recomendación por cuanto a la fecha de la presente no se ha conciliado dichos saldos con la Secretaría de Hacienda de la República Argentina, y no existe documentación de la misma que preste conformidad a las correcciones registradas. Por otra parte no se efectuó la reconciliación del Préstamo BIRF 3520–AR.
5. Registración sobre energía eléctrica (DPEC)
Se ha observado que la Entidad Binacional Yacyretá considera que la Dirección Provincial de Energía de Corrientes (DPEC), no es la que le suministra la energía que se consume en los campamentos y otras propiedades de la Entidad.
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Es decir, la EBY, no se considera consumidora de la energía suministrada por la DPEC, a través de sus medidores, por ser la Entidad la intermediaria en la venta de la totalidad de la energía a DPEC, que luego ésta distribuye (a través de sus medidores) a todo el Municipio de Ituzaingó, por ser el Organismo competente para suministrar energía eléctrica en el Municipio de Ituzaingó.
El precio de venta al por mayor de la energía que la EBY (como intermediaria) le factura a la DPEC es inferior a la tarifa de la energía que cobra la DPEC a través de sus medidores a la EBY y al resto del Municipio.
La energía distribuida por la DPEC a la Entidad a través de sus medidores, es consumida por:
§ EBY propiamente dicha. § Terceros (campamentos contratados y viviendas) § Viviendas ERIDAY. § Personal EBY. § Grandes Usuarios (Hostería, oficinas ERIDAY, etc.)
En el Acta de Acuerdo del 07-09-88, que firmara la EBY y ERIDAY, se acuerda lo siguiente: la EBY le encomienda a ERIDAY el suministro de energía eléctrica a los campamentos de margen izquierda, estableciendo condiciones y tarifas de servicio.
En los términos del Acta de Acuerdo, ERIDAY suministró energía eléctrica desde el 01-01-88 hasta el 31-12-96, fecha de terminación del Convenio de Operación y Mantenimiento de Campamentos.
Durante el período mencionado, ERIDAY cambió su fuente de energía, pasando de la generación térmica de Rincón Santa María al suministro directo de ANDE, de origen hidráulico, cuyo costo era inferior, motivo por el cual la EBY reclama el cambio de tarifa y su actualización. Recomendación Se recomienda que lo adeudado por la EBY por el consumo de energía provisto por la DPEC sea registrado a la tarifa del medidor de la DPEC, desconociéndose la existencia de algún convenio que estipule lo contrario. Asimismo, se recomienda que el crédito que la Entidad tiene con DPEC por la venta de la energía eléctrica al por mayor, se registre al precio de venta de la misma según el Acta de Acuerdo del 7 de setiembre de 1988. Comentario de la Entidad Se reitera el comentario efectuado en el ejercicio anterior, considerándose regularizada la recomendación en cuanto al procedimiento utilizado para el
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cálculo del crédito que la EBY tiene con la DPEC por diferencias de tarifas y suministro a la Ciudad de Ituzaingó.
Dado que la DPEC no ha dado cumplimiento al Convenio de fecha 27-05-97 por el cual se comprometía, entre otros temas, a reanudar la provisión de energía eléctrica a partir del 15-08-97, la EBY como solución alternativa provisoria solicitó el suministro por parte de ANDE (Período Marzo/98 a Febrero/00 inclusive) y por ende, en concomitancia como expresan los Auditores, no ha cargado diferencias tarifarias a ninguna de las dos partes. Por otra parte se destaca que la EBY no ha incluido en el saldo de la cuenta con la DPEC gastos efectuados durante los períodos de suministro de ERIDAY y ANDE, por trabajos (materiales, equipos y mano de obra) en mantenimiento de las instalaciones, tales como líneas de media tensión, líneas de distribución, alumbrado público, subestaciones transformadoras y centro de distribución.
Para actualizar la información sobre la deuda de la DPEC con la EBY, por Resolución D.E. Nº 5301 (27/05/03), se creó un Grupo de Trabajo integrado por funcionarios del Departamento Financiero, del Departamento Técnico y de la Asesoría Jurídica Adjunta. El Grupo de Trabajo elevó a la Dirección Ejecutiva el informe solicitado. Del mismo surge que los requerimientos a la DPEC para realizar la conciliación, doce en total desde el 26/06/97 hasta el 14/12/98, no tuvieron resultado hasta la fecha. La conciliación y forma de pago de la cuenta por diferencia de tarifas y por suministro de energía eléctrica a la localidad de Ituzaingó, quedó estipulada en el Convenio celebrado entre la EBY y el Gobierno de la Provincia de Corrientes el 27 de mayo de 1997, con vigencia por cinco (5) años contados a partir del inicio del suministro por la DPEC, lo cual se produjo en marzo de 2000. El vencimiento de dicho Convenio opera en febrero de 2005. Con el Informe del Grupo de Trabajo, se encomendó a funcionarios de la Delegación Financiera Ituzaingó convocar a la DPEC a una reunión con el objeto de conciliar posiciones, lo cual no pudo concretarse debido a la falta de respuesta de esta última. Es intención de la Entidad continuar las acciones necesarias a tales efectos.
6. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico en lo que respecta a la función de compras y contrataciones
Se ha observado que si bien existen normas dictadas por el Consejo de Administración, por el Comité Ejecutivo y por el Director Ejecutivo, relativas a modalidades de adquisición en función de montos y a competencias para llevar adelante los procesos de compras y contrataciones, no consta que el procedimiento administrativo estuviese aprobado por órgano competente.
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En el relevamiento efectuado en Sede Ituzaingó se comprobó la existencia de un circuito administrativo para las compras y contrataciones originadas en el Departamento Técnico y sus correspondientes sectores por un lado, y otras que se canalizan a través del Departamento Administrativo y sus correspondientes sectores por el otro. No se ha constatado la existencia de normas que definan como deben intervenir cada uno de estos Departamentos en las compras y contrataciones.
Recomendación
Se recomienda la implementación de un Manual de la función de Compras y Contrataciones por la autoridad competente, que reúna en un cuerpo orgánico y único la totalidad de las normas y procedimientos existentes en la función bajo análisis a ser aplicados por la Entidad en todas sus Sedes, y que comprenda el régimen general y la coherencia de los regímenes especiales (como por ejemplo el vigente para el desarrollo del Programa Base) con el mismo.
Además se sugiere armonizar las distintas modalidades y competencias de compras y contrataciones previstas en el Reglamento Interno de la Entidad, con los procedimientos administrativos para implementarlas en las distintas Sedes por sus correspondientes Departamentos, Áreas y Sectores.
Comentario de la Entidad
Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1.
7. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico en lo que respecta a las funciones de liquidación y pago de las compras y contrataciones
La Resolución Nº 1687/90 del Director Ejecutivo establece las normas relativas a los organismos de la Entidad que deben expedirse a través de dictámenes e informes obligatorios sobre la viabilidad o no de efectivizar todo documento que implique pagar sumas de dinero; la Resolución Nº 2344/97 del Director Ejecutivo dispone la delegación de firmas, en el marco establecido por la Resolución Nº 2998/96 del Comité Ejecutivo; y las Resoluciones Nº 1288/88 del Comité Ejecutivo y Nº 1563/88 del Director Ejecutivo instrumentan las normas del fondo fijo. Sin perjuicio de ello, no se ha previsto procedimiento alguno que defina o explique el circuito administrativo - contable de liquidación y pago de las compras y contrataciones realizadas por la Entidad, ni procedimiento que establezca a que persona o Sector le corresponde controlar el cumplimiento de las regulaciones anteriormente citadas.
Recomendación
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Se recomienda la emisión de las normas y procedimientos administrativos por autoridad competente para efectuar la liquidación, contabilización y pago de las compras y contrataciones que la Entidad desarrolla en el normal desempeño de sus tareas.
Comentario de la Entidad
Se han redactado los procedimientos para la registración, liquidación y pago de las facturaciones, haberes y transferencias, restando únicamente su aprobación por los órganos competentes de la Entidad, lo cual se llevará a cabo una vez que se cuente con el Manual mencionado en el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1.
8. Liquidación y registración de la deuda con los proveedores y/o no
proveedores realizada antes de la conformidad del sector usuario sobre el concepto que origina la deuda
Se observó que en las Sedes Buenos Aires e Ituzaingó se registra la deuda con el proveedor que presentó la factura al cobro, antes que el sector usuario o solicitante del bien o servicio facturado firme el requerimiento de conformidad sobre dicho bien o servicio. De esta forma se reconoce como deuda con el proveedor un concepto para el cual en ese momento no se tiene conocimiento si corresponde ser imputado como deuda específica o como provisión hasta que el usuario se expida sobre la conformidad en cuestión.
Asimismo, no existe norma que defina quiénes tienen competencia para firmar el requerimiento de conformidad, documento tomado como base para la liquidación administrativa de la deuda y su posterior registración contable.
También se observa que no existe procedimiento para la liquidación y posterior registración de la deuda.
Recomendación
A efectos de solucionar lo expuesto en el párrafo precedente, se recomienda la confección de las normas y los procedimientos mencionados en el punto 7. anterior. Comentario de la Entidad
Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1. En la actualidad, luego de que el sector solicitante presta la conformidad de recepción de los bienes, el Área de Compras opina, a través de un sello de conformidad, sobre el cumplimiento del proveedor de las demás condiciones mencionadas en la orden de compra.
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Con relación a las personas que tienen competencia para firmar el requerimiento de conformidad, está establecido en el Manual de Normas de Compras y Contrataciones aprobado por Resolución del Comité Ejecutivo Nº 34/74. Por otra parte, y a efectos de contar con información en tiempo real para control presupuestario, se considera adecuada la registración contable de la provisión en el momento de ingreso de la factura, tal como se efectúa con los certificados de obra. Las facturaciones por las provisiones de bienes y/o servicios son significativamente inferiores a la de los certificados de obras y, además, en la mayoría de los casos son aprobadas sin modificaciones. Además la conformidad del servicio y/o de la recepción de los bienes se realiza en períodos cortos de tiempo y, únicamente, con la misma se procede a efectuar la liquidación correspondiente. Tal como se informara en el punto anterior, se han redactado los procedimientos para la registración, liquidación y pago de las facturaciones, haberes y transferencias, restando únicamente su aprobación por los órganos competentes de la Entidad.
9. Ausencia de normas que determinen cuándo la naturaleza del bien, obra o servicio requerido indica la necesidad de preselección de oferentes u ofertas
El Reglamento Interno de la Entidad expresa que “... Yacyretá procederá a una preselección siempre que la naturaleza de los bienes, obras o servicios requeridos indique esa necesidad. En cada caso específico deberán constar en las bases y condiciones los criterios de preselección.” (Artículo 73º). Al respecto se observa que no se han establecido las pautas que deben tenerse en cuenta para determinar si la naturaleza de lo requerido por la Entidad indica o no la necesidad de preselección.
Recomendación
Se recomienda que la autoridad competente redacte e implemente la norma, a los efectos de suministrar precisión y claridad sobre un punto de significativa relevancia en el proceso de adquisiciones y contrataciones.
Comentario de la Entidad
Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1.
10. Ausencia de normativa respecto de normas no compatibles
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Se ha observado que los “Procedimientos para la prestación de servicios o adquisición de bienes, contratación de obras y pagos de indemnizaciones por expropiaciones en el marco del Programa Base” aprobados por la Resolución Nº 737/97 del Consejo de Administración, establecen pasos adicionales que no se incluyen en las Resoluciones que prevén los procedimientos sobre gestión de compras y gestión de pago; y al mismo tiempo no indican cómo debe ser aplicado lo establecido previamente por dichas Resoluciones. Recomendación
Se sugiere compatibilizar las Resoluciones en cuestión, para permitir un adecuado control, a fin de garantizar una gestión de compras y de pagos más eficientes. Comentario de la Entidad
La Resolución del Consejo de Administración Nº 737/97 establece la aplicación únicamente para el Programa Base, considerándose que no debería necesariamente compatibilizarse con el resto de los procedimientos de compras, por tratarse de un programa de características especiales. Independientemente de lo expuesto el Programa Base está en etapa de conclusión. Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1.
11. No cumplimiento de paso del procedimiento administrativo
El paso del procedimiento administrativo de “envío de documentación a Jefatura del Departamento Administrativo en Sede Asunción”, no se cumple cuando la modalidad de la compra o contratación es adquisición directa, concurso limitado de precios y concurso de precios. Se observa que no existen normas que eximan de la concreción de dicho paso para las compras y contrataciones efectuadas en las citadas modalidades.
Recomendación
Se recomienda que se elaboren normas claras y precisas para el procedimiento administrativo de “envío de documentación a Jefatura del Departamento Administrativo en Sede Asunción”. Comentario de la Entidad
Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1.
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12. Falta de procedimiento para los casos de uso de "opciones de prórroga" contempladas en órdenes de compra anteriores archivadas en Sede Buenos Aires
Cuando se hace uso de la "opción de prórroga" prevista en órdenes de compra emitidas, no se trata a la nueva contratación como tal, sino como una renovación de la aprobada por la orden de compra anterior, con lo cual no se desarrolla el procedimiento administrativo interno correspondiente, dado que no existen normas que especifiquen qué hacer en éstos casos. La extensión de la orden de compra anterior implica un nuevo monto a contratar y a pagar, lo que en realidad configura una nueva contratación que requiere de todas las evaluaciones y autorizaciones internas correspondientes. Recomendación. Se recomienda que la Entidad incluya en el Manual de Compras y Contrataciones el procedimiento que se debe seguir para los casos de uso de “opciones de prórroga” contempladas en órdenes de compras anteriores. Comentario de la Entidad
Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1. El área de Compras (Sede Buenos Aires) trata a las opciones de prórroga como si fueran nuevas contrataciones, con las correspondientes autorizaciones (Asesoría Jurídica, Director Ejecutivo, Directores, etc.).
13. Compensación por cesión de energía
Antecedentes a tener en cuenta:
a) El Tratado de Yacyretá expresa en el punto 6. del Capítulo III - Costo del Servicio de Electricidad del Anexo C que: "El costo del servicio de electricidad estará compuesto por las siguientes partes anuales: el monto necesario, cargado a la energía vendida a las entidades del país cuya Alta Parte Contratante adquiera energía cedida por la otra Alta Parte Contratante, para el pago de la compensación prevista en el Capítulo V del presente Anexo". El Capítulo V se refiere a la Compensación por Cesión de Energía.
b) Se establece una única tarifa a ser pagada a la EBY. La Nota Reversal del 9
de enero de 1992 celebrado por los Gobiernos de la República Argentina y la República del Paraguay estipula en su párrafo 1º que "La tarifa a ser pagada a la EBY por toda la energía posible de generar con el caudal hídrico aportado por el embalse, será de 0,030 U$S/Kwh (treinta milésimos de dólar de los Estados Unidos de América por kilowatio hora)”.
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c) Se fija un mecanismo de pago a cuenta de compensaciones, entre ellas la de cesión de energía, derivado de ésa única tarifa. En el párrafo 2º de la Nota Reversal se estipula que "De la tarifa de 0,030 U$S/Kwh, la República del Paraguay percibirá, al contado, la suma de 0,00175 U$S/Kwh (ciento setenta y cinco cienmilésimos de dólar de los Estados Unidos de América por kilowatio hora) en concepto de pago a cuenta correspondiente a la compensación por cesión de energía, compensación en razón del territorio inundado, resarcimiento y utilidades".
d) Se establece el pago del monto resultante de las compensaciones, entre ellas
la de cesión de energía, dentro de las prioridades a las cuales aplicar los ingresos financieros por la venta de energía eléctrica (calculados sobre la base conformada por la tarifa única). El 5º párrafo de la citada Nota Reversal, establece el orden de prioridades a las cuales aplicar los ingresos financieros que percibe la EBY por la venta de energía eléctrica y por otros conceptos, incluyendo en las prioridades los "conceptos previstos en el párrafo 3°, en el momento que corresponda su efectivización" y el 3º párrafo expresa que el pago del monto resultante de las compensaciones por cesión de energía, en razón del territorio inundado, resarcimiento y utilidades se difiere con el objeto de cooperar con el financiamiento del Proyecto.
Dichos términos fueron confirmados oportunamente por la Secretaría de Energía en su Nota Nº 358 del 23 de diciembre de 1997 dirigida al Director Ejecutivo de la Entidad, al aseverar que: ♦ "Por aplicación de la Nota Reversal de 1992 referida a tarifa y financiamiento
de Yacyretá, en su art. 1º), AyEE (y en el futuro su sucesora Emprendimientos Energéticos Binacionales Sociedad Anónima - EBISA) está obligada a pagar a la EBY la tarifa de U$S 0,030/Kwh. a valor constante de diciembre de 1991. Ello implica que, dado las características del funcionamiento del mercado eléctrico spot en Argentina, se originan diferencias entre este precio acordado y el que finalmente liquida CAMMESA. Estas diferencias son asumidas por el Estado Nacional Argentino, resulten ellas negativas o positivas, respectivamente".
♦ "De lo recaudado por la venta en el mercado spot, el gobierno argentino
asegura que la EBY perciba ingresos suficientes para el pago a cuenta correspondiente a la compensación por cesión de energía, compensación en razón del territorio inundado, resarcimiento y utilidades, los gastos operativos de la EBY en los términos de los mismos acuerdos de 1992 y lo necesario para atender las deudas con proveedores y contratistas, respetando en un todo las prioridades establecidas en los artículos 2° y 5° inc. a) y b) de la Nota Reversal del 9 de enero de 1992".
♦ "Cumplido la anterior, los ingresos de la EBY se aplican a la cancelación de
las deudas con las entidades financieras, multilaterales y comerciales,
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correspondiente a los conceptos previstos en el Art. 5º, inc. c) de la Nota Reversal del 9 de enero de 1992".
Se observa que la Entidad adoptó el criterio de no contabilizar ningún monto en razón de Compensación por Cesión de Energía por entender que el devengamiento del concepto corresponde a las Altas Partes Contratantes, no siendo un costo para la misma, por lo cual detrae los anticipos y su actualización abonados a la República de Paraguay de la deuda con la Secretaría de Hacienda de la República Argentina. Dicho monto asciende al 31 de diciembre de 2002 a aproximadamente U$S 264 millones. La contingencia que surge de la diferencia entre el monto por Compensación por Cesión de Energía y los anticipos abonados a la República de Paraguay, se incrementa a través del tiempo, por el mayor consumo de energía de la Margen Izquierda, hasta que las Altas Partes Contratantes definan el criterio a aplicar. Recomendación Se recomienda propender a que las Altas Partes Contratantes se expidan sobre el tema en cuestión, a través de los Organismos competentes y de los documentos oficiales, a los efectos de registrar en los Estados Contables la Compensación por Cesión de Energía, si así correspondiere.
Comentario de la Entidad
La Entidad mantiene el criterio de no registrar monto alguno por esta compensación por entender que su devengamiento corresponde a las Altas Partes contratantes, no siendo un costo para aquélla. A continuación se indican los motivos que fundamentan tal proceder, a saber:
a) De acuerdo al Anexo “C” del Tratado la Compensación por Cesión de
Energía es un costo para la Alta Parte Contratante que reciba energía cedida por la otra Alta Parte Contratante, siendo esta última la beneficiaria.
b) En virtud del punto III del referido Anexo “C” esta Compensación integra el
Costo del Servicio de Electricidad (Tarifa), dado que debe cargarse a la Entidad del país cuya APC adquiera energía cedida por la otra APC.
Esto no se ha efectuado, dado que por la Nota Reversal del 09-01-92 se fijó
una tarifa de US$ 30 MWH (ajustable), que se facturó regularmente a ANDE y EBISA.
c) ANDE y EBISA han abonado y abonan, igualitariamente, la energía recibida a
la tarifa de la Nota Reversal la cual, por ende, no tiene incluida la Compensación del tema.
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d) Si bien la NR ha establecido que de la tarifa debe abonarse a la República del Paraguay un anticipo por utilidades, resarcimiento y compensaciones (incluyendo a la correspondiente a Cesión de Energía), esto no significa que esta última esté incluida en la tarifa.
e) Por Nota S.E. Nº 207 (25-03-98) del Secretario de Energía RA., se instruyó a
la Entidad sobre el procedimiento contable a seguir para este tema, esto es:
- Por los anticipos por este concepto abonados por la EBY a la República del Paraguay: Remitir Notas de Débito a la Secretaría de Hacienda RA.
- Por el resto de la Compensación: No realizar registración contable alguna.
f) La Entidad remite regularmente a la Secretaría de Hacienda las Notas de Débito por los anticipos de esta compensación (y su actualización) abonados por la EBY a la República del Paraguay, por cuenta de la República Argentina. Se incluye además nota explicativa y Anexo con el saldo de deuda de la Argentina al Paraguay por esta Compensación
Todo esto no ha merecido objeciones por parte de la referida Secretaría.
g) En el transcurso del segundo semestre del año 2003, el Jefe de la
Contaduría de la Entidad ha mantenido reuniones en la Dirección de Administración de la Deuda Pública y en la Dirección de Cuentas Internacionales, ambas del Ministerio de Economía, sobre este tema (en especial por las Notas de Débito y el Saldo de Deuda), lo cual ha sido aceptado de palabra por ambas Direcciones.
h) Consultada la Cancillería Argentina, respondió mediante Nota Nº 39/03 (23-
07-03) del Subsecretario de Política Latinoamericana refiriéndose a la tarifa de la NR del 09-01-92 como “tarifa única”. A continuación expresa que la Compensación por Cesión de Energía compone la tarifa si bien no constituye un costo específico para la EBY.
A este respecto se puede interpretar que ha querido expresar que compone
la tarifa del Anexo “C”, lo cual es correcto (Ver punto b). Esta interpretación se fundamenta en que a posteriori, en la misma nota, expresa que por los anticipos abonados por la EBY a la República del Paraguay, por cuenta de la República Argentina, deberá cancelarse parte de la deuda de la EBY con el Gobierno Argentino, lo cual no hubiera podido producirse si la Compensación hubiese estado incluida en la tarifa única de la NR, ya que la Entidad la hubiera percibido en su totalidad registrándola como deuda, y por los pagos de los anticipos cancelaría parte de la misma.
i) Por Nota DE Nº 41403 (28-10-03) el Director Ejecutivo de la Entidad, solicitó
al Subsecretario de Presupuesto un adelanto de fondos de U$S 5 millones, en concepto de cancelación de la deuda que mantiene la República
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Argentina con la EBY por los anticipos abonados por ésta por Cesión de Energía.
Dichos fondos ingresaron con fecha 07-11-03 y, ante un pedido de aclaración del Departamento Financiero, el Subsecretario de Presupuesto ratifica (25-11-03) que dicho importe está destinado a la cancelación de parte de la deuda que mantiene el Estado Nacional con la EBY por los anticipos abonados por Yacyretá a la República del Paraguay, por cuenta de la Republica Argentina.
Dado que en el ejercicio 2003 han habido nuevos elementos de juicio sobre este tema, puntos g), h) e i), los que incluyen una ratificación explícita del “deudor” se considera correcto el proceder de la Entidad no existiendo, a nuestro entender, motivos para mantener la salvedad en el dictamen de los Auditores Externos, así como también en la Carta de Control Interno.
Copia de toda la documentación aludida en los párrafos anteriores ha sido oportunamente entregada a los representantes de los Auditores Externos. Opinión sobre el comentario de la Entidad La Auditoría General de la Nación solicitó al Secretario de Hacienda de la República Argentina informe sobre las notas de créditos o débitos emitidas por la Entidad Binacional Yacyretá por compensación de tarifas o cesión de energía si las mismas han sido afectadas o no a préstamos de esa Secretaría a la EBY.
14. Compensación en razón de territorio inundado
Respecto del cálculo de la Compensación en Razón de Territorio Inundado se realizan las siguientes consideraciones:
§ Cantidad de “Energía Generable” utilizada para el cálculo de la
compensación
La “Energía Generable” en el año hidrológico medio que a diciembre de 1973 el Tratado en el punto IV.2. del Anexo C estimó en 17.550 Gwh, en estudios recientes efectuados por el Departamento Técnico fue calculada en 20.497 Gwh.
Recomendación
Se recomienda calcular la Compensación con la Energía Generable que fue determinada en estudios recientes por el Departamento Técnico. Comentario de la Entidad
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La cantidad de energía generable utilizada para el cálculo de la compensación es una de las diferencias de criterio entre ambas márgenes para el cálculo de la misma, y se definirá una vez que se acuerde sobre éste y el resto de los criterios a utilizar.
§ Proporciones de las superficies inundadas efectivamente en el territorio
de cada Margen
Respecto de la asignación de la Compensación que debe hacerse a cada Alta Parte Contratante, el punto IV.3. del Anexo C del Tratado de Yacyretá establece que la Compensación debe ser distribuida a cada Alta Parte Contratante en proporción de las superficies de los respectivos territorios inundados. Se observó que las proporciones de asignación utilizadas por las distintas Márgenes son diferentes: mientras que la Margen Izquierda (Argentina) distribuye la Compensación en un 60,46% a Paraguay, un 27,76% a Argentina y deja un 11,78% sin asignar; la Margen Derecha (Paraguay) distribuye un 80% a Paraguay y el 20% restante a Argentina.
Recomendación Se recomienda asignar la Compensación de acuerdo con lo que estipula el Tratado en función de las superficies efectivamente inundadas. Comentario de la Entidad Se comparte la recomendación de asignar la compensación en proporción de las superficies efectivamente inundadas, lo que se efectuará una vez que se determinen las mismas en forma consensuada. Como se ha informado en el punto 2., se ha conformado una Comisión Bilateral (Diciembre de 2003) presidida por los Ministros de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, de la Argentina y de Obras Públicas y Comunicaciones, del Paraguay, que se encargará de definir los temas inherentes a la conclusión del Proyecto Yacyretá, abastecimiento y revisión del Tratado, entre ellos lo relativo a esta Compensación.
15. Inexistencia de normas sobre órdenes de pago no vinculadas a compras y
contrataciones perfeccionadas con órdenes de compra o Contratos.
Se observa la inexistencia de normas que regulen los distintos conceptos que justifiquen la emisión de órdenes de pago, en casos en que no corresponde la emisión previa de órdenes de compra o no existe un contrato vinculante. Asimismo, tampoco existe norma que establezca los requisitos de documentación que debe contener el legajo de pago.
Recomendación
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Se recomienda definir y emitir las normas abarcativas de la totalidad de procedimientos para la emisión de órdenes de pago, estableciendo los requisitos de documentación y niveles de firmas autorizantes, como así también los conceptos por los cuales es necesaria la previa emisión de orden de compra. Comentario de la Entidad Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del punto 1. Se han redactado los procedimientos para la registración, liquidación y pago de las facturaciones, haberes y transferencias, restando únicamente su aprobación por los órganos competentes de la Entidad.
16. Organización de la Entidad
Hemos realizado un relevamiento de los Sistemas Administrativos y Contables formales de la Entidad, seleccionando en esta primera instancia al Departamento Financiero y al Area de Auditoría Interna, habiendo detectado las siguientes situaciones:
16.1. Modificación de organigrama
En fecha 9 de enero de 1992 las Altas Partes Contratantes han canjeado Notas Reversales referidas a mantener Sedes en Asunción y Buenos Aires; concentrar actividades en la Isla Yacyretá, e incorporar un Sector de “Control de Gestión” y otros, y como anexo a las mismas se adjuntó el correspondiente organigrama, considerando solamente un Departamento Financiero.
En fecha 9 de febrero de 1999, mediante Resolución 10605 los Directores aprobaron el Manual de Misiones y Funciones del Departamento Financiero, modificando el organigrama original establecido por Notas Reversales del 9 de enero de 1992, en el cual se consideran dos estructuras de dicho Departamento (Departamento Financiero – BUE y Sub Jefe Departamento Financiero – ASU), que dependen del Director Ejecutivo (Margen Izquierda – Argentina) y del Director (Margen Derecha – Paraguay), ambos dependiendo del Comité Ejecutivo, estableciendo similares misiones y funciones para cada Margen.
La modificación del organigrama original no ha sido debidamente aprobado mediante Notas Reversales de las Altas Partes Contratantes, puesto que la misma ha sido aprobada por los Directores.
Recomendación
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Se recomienda elevar para su aprobación a las Altas Partes Contratantes la modificación al organigrama aprobada por los Directores, fundamentando la conveniencia de la división de responsabilidades y su impacto en la coherencia en la toma de decisiones, tendientes a alcanzar un único objetivo organizacional. Comentario de la Entidad Debido a la dinámica de la Entidad, y a las distintas etapas que se han ido cumpliendo desde la firma de la Nota Reversal del 09-01-92, hizo necesaria la adecuación funcional de la EBY. Se comparte la recomendación de los Auditores, estimándose que la formalización de las modificaciones del Organigrama de la Entidad serán tratadas por las Altas Partes Contratantes en el marco de la Comisión Bilateral presidida por los Ministros de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, de la Argentina y de Obras Públicas y Comunicaciones, del Paraguay. Aquellos aspectos que en la materia sean competencia del Consejo de administración (Art. 15, inc. d) del Reglamento Interno) serán oportunamente sometidos a su tratamiento.
16.2. Normas de compras y contrataciones
A la fecha de elevación del presente, no se tiene conocimiento de norma alguna que derogue lo establecido por la Resolución CE Nº 34/74, que aprueba el Manual de Normas de Compras y Contrataciones por el que deben regirse todos los procedimientos en esa materia de la Entidad a partir del 1º de diciembre de 1974; tras haberse solicitado toda la normativa vigente referida a Compras y Contrataciones al Area correspondiente, y haber recibido la mencionada Resolución, se entiende que la misma tiene plena vigencia.
Se observa que no se da cumplimiento cabal a la citada norma, dado que la Entidad aplica el procedimiento administrativo para compra de bienes, consumos y servicios comunicado mediante Memorándum CyC (Compras y Contrataciones) Nº 4649/93 del 15 de enero de 1993, que rige en todas las Sedes a partir del 18 de enero de 1993 y que introduce modificaciones respecto del establecido por el Comité Ejecutivo.
Por lo expuesto en el párrafo anterior, se aplican disposiciones emanadas por órganos de la Entidad de menor jerarquía, que aquellos a quienes compete el dictado de las normas, lo que evidencia que se vulneran las atribuciones establecidas por el Reglamento Interno a los Órganos Superiores de la Entidad.
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Recomendación Se recomienda considerar, evaluar y revisar lo establecido por la Resolución CE Nº 34/74 en el proceso de análisis que tiene por fin elaborar el proyecto definitivo, aplicable a ambas márgenes, del nuevo Manual de Procedimientos de Compras y Contrataciones (Expediente 6208 del año 1998). Además se sugiere, una vez que se cuente con el referido Manual, que sea puesto a consideración de las Autoridades competentes según lo establece el Reglamento Interno de la Entidad, para su debida aprobación. Comentario de la Entidad Se da por reproducido el último párrafo del Comentario de la Entidad del Punto 1 de Recomendaciones Correspondientes a Ejercicios Anteriores.
16.3. Dependencia funcional del Area de Administración del Personal y
Recursos Humanos La Resolución Nº 136/83 del Consejo de Administración, que aprueba el Reglamento Interno de la Entidad, en su artículo 58 establece las misiones y funciones que competen al Departamento Administrativo, expresando entre otras: “a) Dirigir la administración del personal ...”. La Resolución del Director Ejecutivo Nº 2081 del 15 de marzo de 1996 estableció que a partir de la citada fecha el Responsable del Área de Administración de Personal y Recursos Humanos depende funcional y directamente del Director Ejecutivo y orgánicamente por Subsede, de la Subjefatura del Departamento Administrativo, así como que la encargada de Personal en Sede Buenos Aires depende funcional y directamente del Jefe del Área de Administración de Personal y Recursos Humanos, y orgánicamente del Departamento Financiero. En el año 1999 los Directores, mediante Resolución Nº 10605, aprueban el Manual de Misiones y Funciones del Departamento Financiero, que incluye al Área de Personal como dependiente del Departamento Financiero, sito en la Sede Buenos Aires. Por Resolución Nº 2965, el Director Ejecutivo estableció que a partir del 14 de abril de 2000 ciertas áreas, entre ellas la de Administración de Personal y Recursos Humanos, dependen funcionalmente de la Jefatura del Departamento Financiero de la Delegación Ituzaingó. Se observa que las enunciadas modificaciones de normas concernientes a la Administración de Personal y Recursos Humanos respecto de las normas establecidas originalmente en el Reglamento Interno no han sido debidamente aprobadas mediante Resolución del Consejo de Administración, puesto que las
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mismas han sido aprobadas por los Directores o bien por el Director Ejecutivo, órganos de menor rango jerárquico que el citado Consejo, no cumpliéndose de éste modo con lo establecido en los artículos 15 (último párrafo) del Anexo A “Estatuto de la Entidad Binacional Yacyretá” del Tratado Yacyretá y 16 del Reglamento Interno de la Entidad que establecen: “Las decisiones del Consejo de Administración tomadas a propuesta del Comité Ejecutivo sólo podrán ser modificadas por el mismo procedimiento”.
Recomendación Se recomienda relevar y compatibilizar la totalidad de las normas atinentes al Área de Administración de Personal y Recursos Humanos, a efectos de proceder, en caso de que corresponda, a la aprobación de las mismas por la debida autoridad competente, tal cual lo establece el Reglamento Interno de la Entidad. Comentario de la Entidad Se toma en cuenta la recomendación. Su regularización formará parte del procedimiento indicado en el Comentario de la Entidad del punto 1.1.
16.4. Inexistencia de responsable para la recopilación y actualización de la normativa vigente
No tenemos conocimiento de la existencia en la Entidad de algún responsable (Area, Sector o Unidad Funcional) que recopile, ordene, clasifique, actualice y comunique a los Departamentos, Areas, Sectores y Unidades Funcionales de la Entidad las normas vigentes en cada uno de ellos en particular y las aplicables a todo el ámbito de la Entidad en general.
Recomendación Se recomienda la formación de un Sector dedicado exclusivamente a la compilación, clasificación y actualización de las normas vigentes en cada Departamento, Área o Sector de la Entidad. Comentario de la Entidad
Se comparte la recomendación efectuada por los Auditores. Se evaluará la situación con miras a la implementación del caso, y su posible difusión a través del servicio de Intranet.
17. Area Procesamiento Electrónico de Datos - Margen Derecha (Paraguay)
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17.1. Integración de los módulos operativos a la contabilidad
A la fecha no se han integrado los diferentes módulos operativos a la Contabilidad bajo ambiente INFORMIX, hacemos constar que dicha integración es posible, debido que la base de datos del sistema contable referido es compatible con las demás bases de datos.
Recomendación
Sugerimos su integración a la Contabilidad bajo ambiente INFORMIX a la brevedad posible. Comentario de la Entidad La recomendación está siendo encarada por la EBY, Margen Derecha. A tal efecto, se informa que se está desarrollando un proyecto de integración a la Contabilidad de los distintos módulos operativos.
Se encuentran implementados los módulos operativos de Presupuesto e Inventario y en fase de desarrollo los demás módulos.
17.2. Auditoría a aplicaciones de producción
Hemos constatado que solo queda registrado unas pistas de auditoría LOG (archivos digitales) para el sistema de contabilidad, no así para los demás sistemas disponibles en la Entidad.
Recomendación Sugerimos se cuente con una auditoría para la totalidad de los sistemas de producción donde se detalle el nombre del usuario, hora de acceso y hora de salida de los mismos, de modo de deslindar responsabilidades y controlar el uso de los mismos. Comentario de la Entidad La integración de los sistemas en una base central INFORMIX permitirá utilizar el LOG como registro de auditoría.
17.3. Servidor de producción y Servidor de desarrollo
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Actualmente no existe un Servidor encargado de la producción y otro de desarrollo lo cual crea inconvenientes en la sobrecarga que se produce en los mismos.
Recomendación Sugerimos contar con un Servidor encargado para los Sistemas de Producción y otro Servidor para el desarrollo de Sistemas de modo de optimizar los recursos con que se dispone actualmente en la Entidad. Comentario de la Entidad Se comparte la recomendación del Auditor. Se prevé que, una vez adquiridos, los dos nuevos servidores se utilizarán para producción y para desarrollo, quedando el actual como servidor de Backup y de Internet.
18. Area Administrativa - Contable - Margen Derecha (Paraguay) 18.1. Registro general de personas físicas y jurídicas
Durante nuestro trabajo constatamos que la Entidad cuenta con un registro provisorio de proveedores, el cual no reúne los requisitos previstos en los artículos 73 y 74 del Reglamento Interno, y clasificado de acuerdo a la naturaleza del abastecimiento, además de no contar con legajos actualizados anualmente en lo referente a la situación patrimonial, financiera y técnica del proveedor, experiencia y antigüedad en el ramo, así también los documentos legales actualizados direcciones y otros que avalen su existencia en el mercado.
Recomendación
Sugerimos que la Entidad organice este registro para una mejor selección de los proveedores que prestan servicio a la misma.
Comentario de la Entidad
Se ha procedido a clasificar a los proveedores en función al rubro comercial o de servicio que prestan. Se considera regularizada la recomendación.
Opinión sobre el comentario de la Entidad
Si bien la Entidad cuenta con un listado clasificado por proveedores, la misma debería de contar con informaciones en un legajo por proveedor en donde se tenga las informaciones actualizadas del proveedor con los antecedentes e informaciones como: Situación jurídica, certificados de no-interdicción judicial y quiebra, últimos balances, directivos actuales, antecedentes de sus directivos,
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dirección actualizada, certificados de no adeudar impuestos fiscales y sociales etc.
18.2. Departamento de Auditoría Interna
Durante la realización de nuestro trabajo hemos podido observar que el Departamento de Auditoría Interna de la Entidad Binacional Yacyretá desarrolla actividades en línea con los demás Departamentos según Resolución Nº 59/2000 del Director, el cual especifica el cumplimiento de los siguientes puntos:
a- Intervención (verificación, control y corrección) al inicio de las tramitaciones
de los expedientes antes de la firma del señor Director, visto bueno mediante.
b- Intervención (verificación, control y corrección) de las certificaciones de
pago previo libramiento de cheques de Tesorería.
Recomendación
Sugerimos que el Departamento de Auditoría Interna realice sus funciones de control fuera de las actividades normales de los demás Departamentos, de manera de dar amplio cumplimiento con lo estipulado en el Reglamento Interno, Artículo 51.
Comentario de la Entidad
La recomendación está siendo analizada por la Entidad, para obrar en consecuencia.
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II. CORRESPONDIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO FINALIZADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2003
1. Conciliaciones bancarias.
Se ha observado una falta de homogeneidad en la confección de las conciliaciones bancarias elaboradas en Posadas, Ituzaingó y Buenos Aires, como así también la ausencia de la firma del responsable de las realizadas por el sector Información Contable.
Recomendación
Unificar los criterios de elaboración de las conciliaciones bancarias entre las Sedes Posadas, Ituzaingó y Buenos Aires.
2. Soporte analítico de las minutas contables.
Se observó que no se encuentran adjuntos a las minutas contables, los soportes donde consten los cálculos en función de los cuales se devengan intereses para los distintos préstamos, tal cual puede apreciarse por ejemplo en los casos configurados por las imputaciones contables Nº 265153, 265157, 261798, 261804 y 265187 .
Recomendación
Para un mayor control, se recomienda que las minutas de los asientos contables donde se calculen intereses cuenten con su respectivo soporte analítico.
3. Controles sobre las órdenes de pago en moneda extranjera directa.
Hemos observado que los libramientos emitidos en concepto de moneda de pago para las cancelaciones correspondientes a los Préstamos BID, solicitados por dicho Banco en moneda distinta de dólares estadounidenses, se encuentran valorizados en dólares estadounidenses y no en la correspondiente moneda oportunamente solicitada por el Acreedor.
Recomendación
Se recomienda emitir el libramiento en la correspondiente moneda de pago solicitada oportunamente por el BID, para lo cual se deberá obtener con anticipación la liquidación de dicho Banco.
4. Conciliación de los conceptos imputados por la Secretaría de Hacienda.
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Se observó que en determinados casos, la Secretaría de Hacienda ha imputado la totalidad del monto pagado por ella y solicitado por el BID al concepto “Capital”, mientras que dicho Organismo Multilateral de Crédito informó un monto en concepto de “Capital” y otro en concepto de “Intereses”, y no consta que la Entidad haya solicitado a la Secretaría de Hacienda la corrección del tema, según pudo verse por ejemplo en la Nota SH Nº 2541/2003 respecto del vencimiento del 17/05/03, y en la Nota SH Nº 1619/2003 respecto del vencimiento del 06/04/03.
Recomendación
Se recomienda, de observarse situaciones como las descriptas, se solicite la correspondiente aclaración a la Secretaría de Hacienda.
5. Documentación de respaldo de los pagos efectuados.
En el ítem Nº 11 para la Categoría de Inversión 2.3 “Medio Ambiente” de la Solicitud de Desembolso Nº 19 se observó que la Entidad ha aceptado como documento válido en concepto equivalente a factura, una nota con membrete de la Fundación para la Promoción y Desarrollo Tecnológico del Litoral que se titula “Factura Pro forma” por cuenta y orden del CERIDE (Centro Regional de Investigación y Desarrollo), siendo ésta última institución quien ha celebrado oportunamente el Convenio Marco para Estudios de Calidad de Agua y Red de Monitoreo y sus Actas Complementarias, por los cuales el Banco ha expresado su no objeción.
Recomendación
Se recomienda aceptar como documentos equivalentes a facturas aquellos establecidos para tal efecto por las legislaciones argentina y paraguaya, y expresar como beneficiario a aquel ente con quien se ha celebrado convenio y por el cual el Banco ha expresado su no objeción.
6. Confección de las solicitudes de desembolsos.
Se ha observado en las Solicitudes de Desembolso analizadas, que en muchos ítems no se consignan correctamente la fecha de no objeción y la referencia de nota emitida por el Banco estableciendo la misma, usualmente denominadas “CAR”.
Recomendación
Se recomienda expresar en cada caso la fecha y el CAR correspondiente al ítem respectivo.
7. Impresión del sello “pagado” en las facturas canceladas.
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Se observó que existen facturas pagadas por la Entidad sobre las cuales no ha sido colocado el correspondiente sello de “pagado”, como surge por ejemplo de la documentación adjunta a las órdenes de pago Nº 511599, 511609, 511612, 511620, 511623, y 511629. Recomendación
Se recomienda colocar el sello “pagado” en cada comprobante que la Entidad paga, a efectos de eliminar la posibilidad que sea abonado mas de una vez.
8. Falta de documentación en los legajos de pago.
Se observó la existencia de legajos de pago donde no consta recibo alguno emitido por el contratista beneficiario de los pagos que efectúa la Entidad, o constancias de las transferencias bancarias, emitidas por las respectivas entidades, según pudo apreciarse por ejemplo en los casos constituidos por las OP Nº 80598, Nº 80599, Nº 80620 por , Nº 80621 , Nº 80739 , y Nº 80740 ; entre otras.
Recomendación
Se recomienda adoptar las medidas necesarias a fin de incluir en cada legajo de pago, el recibo, o la constancia de la transferencia bancaria correspondiente.
9. Exigencia de comprobantes válidos a los contratistas.
Se observó que la Entidad aceptó la entrega de comprobantes que no cumplen con los requisitos legales vigentes (facturas emitidas con posterioridad al vencimiento de la Clave de Autorización de Impresión) por parte de determinados contratistas; y que el BID ha rechazado el reintegro de dichos gastos hasta tanto le fuesen presentados comprobantes en regla.
Recomendación
Se recomienda la profundización de los controles efectuados a efectos de evitar este tipo de inconvenientes.
10. Area Administrativa – Contable Margen Derecha (Paraguay)
10.1. Pedido de bienes o servicios En el transcurso de nuestra auditoría hemos podido observar que en algunos casos el formulario de Pedido de Bienes o Servicios fue confeccionado posteriormente a la recepción del bien o servicio, en otros casos fue confeccionado de manera a adjudicar el bien o servicio.
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Recomendación Sugerimos que el pedido de bienes y/o servicios sea utilizado para el fin que fue creado, se realice antes de la contratación, de manera a dejar evidencia de la autorización previa de los mismos, mejorando de este modo el control interno existente.
10.2. Prórroga de contratos
Se observó que existen casos en que la Entidad ha realizado adjudicaciones a proveedores mediante prórroga de sus respectivos contratos a través de la emisión de Ordenes de Compra hasta la realización de un nuevo concurso.
Recomendación Sugerimos se realice en forma periódica un seguimiento a la situación de los contratos vigentes, de manera a proceder en forma oportuna al llamado a Concurso de Precios. Este procedimiento contribuirá al cumplimiento de lo establecido en el reglamento interno en cuanto a compras y contrataciones.
10.3. Visualización de obras
Durante la realización de nuestra visita hemos podido observar que en algunos casos se han realizado compensaciones de ítems con relación a las especificaciones establecidas en las Planillas de Medición de Obras en ejecución en la Ciudad de Encarnación sin dejar evidencia de dichos cambios en las planillas correspondientes.
Sobre este punto hemos recibido contestación sobre la autorización para la realización de dicha compensación en el caso de las modificaciones surgidas en el contrato 372/01 Perlas del Sur – Construcción de Feria Municipal, mediante Memorándum Nº 996/2003 de fecha 20 de octubre de 2003 enviado por el Ing. Osvaldo Núñez, no así para los siguientes contratos citados a continuación:
Contrato
Nº Empresa Obra Observación
364/01 Compañía
Integral de Construcciones
SA
Construcción de Matadero Municipal
de la Ciudad de Encarnación
Certificado Nº 18 del mes de mayo, Planilla Auxiliar Nº 1, Item 3.4.4.3 Modificación del piso de cerámica
antideslizante. 393/02 Constructora
Baumann SA – CCC SA
Construcción del Edificio de la
Gobernación del Departamento de
Itapúa.
Certificado Nº 13 del mes de junio, Planilla Auxiliar Nº 3, Item 6.1.4 y
7.1.3 Modificación de especificaciones con respecto a los
pisos de cerámica y granito. 394/02 PARMET SRL Construcción del Certificado Nº 08 del mes de junio,
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Santuario de la Virgen de ITACUA
Planilla Templo, Item 9.1 Modificación del piso cerámico de
alto tránsito.
Recomendación Sugerimos se estudie la posibilidad de realizar un seguimiento a las observaciones mencionadas, a fin de adoptar medidas necesarias en casos en que es modificado un servicio por otro, de manera a dejar constancia en las planillas de medición correspondientes y efectuar una comparación de precios, fortaleciendo además el control interno del área.
10.4. Anticipo para gastos
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que existen anticipos para gastos pagados a través de los fondos fijos que no son rendidos en el tiempo establecido según Reglamento de Fondos Fijos. Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de regularizar dicha situación, de manera a dar cumplimiento a las reglamentaciones establecidas por la Entidad.
10.5. Circularización de saldos
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que en algunos casos existen diferencias entre el saldo contable y la contestación a las circulares recibidas. Como ejemplo citamos:
Proveedor/Contratista Saldo según Contabilidad
Saldo según Contestación
Diferencia
COPACO 892.222.415 460.469.129 431.753.286 (1)
(1) Corresponde a saldos circularizados al 31 de diciembre de 2002.
Recomendación Sugerimos analizar las diferencias producidas entre el saldo contable y la confirmación de los proveedores a efectos de contar con informaciones exactas en el balance general.
10.6. Límites de contratación
En el transcurso de nuestra auditoría hemos podido observar que en algunos casos se han realizado adquisiciones cuyos montos superan la modalidad de compra en las cuales fueron adjudicadas. Como ejemplo citamos:
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Tipo de
Modalidad Beneficiario Concepto Importe Observaciones
Contratación Directa
Empresa Unipersonal Julián Rótela
Prórroga de la contratación para servicios de servicio de ayuda de gremio, tareas varias y menores a ejecutarse en la Central Hidroeléctrica
US$ 84.800 La adjudicación se debió realizar en la modalidad de Concurso de Precios.
Contratación Directa
Municipalidad de Ayolas
Provisión de mano de obra y materiales necesarios para la ejecución de los servicios de limpieza y mantenimiento de Áreas Verdes de la Villa Permanente y el Campamento Núcleo I y II - Ayolas
G 158.267.200
La adjudicación se debió realizar en la modalidad de convenio.
Recomendación Sugerimos se estudie la posibilidad de evitar la realización de adjudicaciones que superen los límites establecidos, de manera a cumplir en todo momento con las reglamentaciones establecidas por la Entidad Binacional Yacyretá.
10.7. Actas de recepción
En el transcurso de nuestra revisión no hemos podido visualizar las actas de recepción por parte de los beneficiarios finales en caso de compra de víveres y útiles adquiridos como apoyo a familias reasentadas y a reasentar de la Ciudad de Encarnación así como a pescadores afectados por la veda de pesca en zona de influencia de Yacyretá. Como ejemplo citamos:
Fecha OP Nº Beneficiario Concepto Importe
18.03.03 76.236 DICOPAR Adquisición de útiles escolares para
24.421 alumnos como apoyo a familias reasentadas y a reasentar en la Ciudad de Encarnación.
140.420.750
17.01.03 76.692 ALGISA Compra de víveres para contingencia para cubrir necesidades de la población afectadas de ambas márgenes
301.245.000
07.04.03 76.463 Comercial San Luis del
Sur SA
Adquisición de víveres (Productos Básicos de la Canasta familiar) para pescadores afectados por la veda de pesca.
81.954.960
Recomendación
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Sugerimos se estudie la posibilidad de disponer con las actas de recepción por parte de los beneficiarios finales e incluir dentro de los legajos de antecedentes junto con el Informe de Recepción de Almacenes, de manera a contar en todo momento con dicha información.
10.8. Reparaciones varias
Durante la ejecución de nuestra auditoría hemos observado una considerable cantidad de contrataciones para reparación de viviendas, que en algunos casos fueron por daños de temporales y en otros casos por robo, ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá, de proveedores en la misma fecha o fecha cercana, los cuáles de haber sido solicitados de una sola vez no hubieran estado dentro de la competencia de autorización para Contrataciones Directas. Como ejemplo citamos:
Fecha OC Nº Beneficiario Concepto Importe
19.03.03 10.755 Arq. Cesar
Darío Monzón Reparación y Acondicionamiento de 15 viviendas ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá.
41.879.582
25.03.03 10.798 Arq. Luis Alberto Sarquis
Cuquejo
Reparación y Acondicionamiento de 15 viviendas ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá.
41.800.622
27.03.03 10.826 Arq. Lidia Parra Reparación y Acondicionamiento de 21 viviendas ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá.
39.239.881
27.03.03 10.827 Arq. Rosalino Zarate
Reparación y Acondicionamiento de 30 viviendas ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá
41.003.976
27.03.03 10.825 Arq. César Darío Monzón
Reparación y Acondicionamiento de 18 viviendas ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá.
38.171.829
14.04.03 10.896 Arq. Winston Nuñez
Contratación de Servicios para la provisión de mano de obra y materiales para reparación de 19 viviendas construidas en la 2 da. Etapa de Arroyo Porá.
37.771.160
15.04.03 10.899 Arq. Luis Alberto Sarquis
Cuquejo
Reparación y Acondicionamiento de 19 viviendas ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá.
33.010.716
15.04.03 10.901 Arq. Luis Alberto Sarquis
Cuquejo
Reparación y Acondicionamiento de 5 viviendas ubicadas en el Conjunto Habitacional Arroyo Porá.
35.500.000
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Recomendación Sugerimos que la Entidad estudie la posibilidad de evitar contrataciones fraccionadas y realice concursos de acuerdo a las modalidades de compras previstas en su reglamento interno, además de efectuar un seguimiento y tomar las medidas pertinentes para la custodia y conservación de las obras de la Entidad, aún no recepcionadas por los beneficiarios.
10.9. Previsión para juicios pendientes
Hemos podido observar que los informes de asesores jurídicos de la Entidad Binacional Yacyretá no en todos los casos cuantifican la contingencia existente a raíz de los juicios pendientes, de manera que la previsión sólo se realiza sobre aquéllos que fueron cuantificados pudiendo existir una insuficiencia de previsión a raíz de dicha situación. Recomendación Sugerimos se estudie la posibilidad de regularizar dicha situación de manera a contar con la mayor exactitud posible con respecto a los juicios pendientes.
10.10. Licitaciones públicas
Durante la realización de nuestro trabajo hemos podido observar que se han realizado licitaciones públicas a través del PEY- Proyecto Estratégico Yacyretá sin intervención directa de la División de Compras y Contrataciones, debido a dicha situación los antecedentes y documentaciones que respaldan las mismas no se encuentran disponibles en esta División. Recomendación Sugerimos se estudie la posibilidad de que todas las licitaciones públicas sean centralizadas en la dependencia autorizada dentro de la estructura organizativa de la entidad, de manera a contar en todo momento con la información relacionada con las mismas, además de dar cumplimiento a las normativas establecidas y mejorar el control interno en el área.
11. Area de Procesamiento Electrónico de Datos – Margen Derecha (Paraguay) 11.1. Mantenimiento preventivo y correctivo del hardware
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que existen equipos informáticos que necesitan mantenimiento.
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Recomendación Sugerimos tener en cuenta esta situación, sobre todo brindando regularmente un mantenimiento preventivo a los equipos informáticos de la Entidad, evitando con ello posibles contingencias que puedan producirse en los mismos. Mencionamos además la necesidad de que el personal del área de Hardware de la Entidad pueda contar con cursos de actualizaciones periódicas en lo que se refiere a su área, como así también proveer al área del instrumental e insumos que necesita a fin de poder cumplir con sus funciones en tiempo y forma.
11.2. Plataforma de base de datos
Hemos observado que no se cuenta con una plataforma uniforme en materia de Base de Datos, así por ejemplo los módulos de compras y recaudaciones, como el módulo de reclamos se halla en FoxPro For Windows; los módulos de seguimiento de documentos, cotizaciones, presupuestos y costo de materiales se hallan registrados en la Base de Datos Visual FoxPro y el módulo de contabilidad utiliza la Base de Datos Informix.
Recomendación Sugerimos uniformar las Bases de Datos utilizadas en la Entidad, con lo cual se evitarán problemas propios de una posible migración de datos, además de otorgar una mayor estabilidad y seguridad a los datos.
11.3. Espacio físico de “Rack” y “Switcher”
Hemos observado que el espacio físico donde se hallan instalados los RACK y Switcher no se encuentran en condiciones favorables para su buen funcionamiento y durabilidad. Recomendación Recomendamos subsanar esta situación, de modo a otorgar seguridad y óptimo funcionamiento de los equipos informáticos de la Entidad.
11.4. Manejador de base de datos “SQL Server”
Hemos observado que se dispone del Manejador de Base de Datos SQL Server, pero el mismo no es utilizado en el desarrollo de los Programas y Sistemas de la Entidad. Recomendación Sugerimos utilizar el Manejador de Base de Datos SQL Server en el desarrollo de los Programas y Sistemas de la Entidad, con lo cual se estará
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optimizando las diversas aplicaciones y logrando una mayor performance, además de justificar los altos costos de la compra de dicho software.