El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

¿Qué se necesita para elaborar un MOF?

La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.

Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas.

Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.

Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF

Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.

Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.

Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

MOF: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:

El MOF es un documento formal que elaboran las empresas para plasmar parte de la forma de organización que han adoptado las empresas.Contiene esencialmente la estructura orgánica (organigrama) y la descripción de las funciones de los puestos de la empresa; también suelen incluir el perfil de cada puesto y los indicadores de evaluación.

Su uso interno sirve como:Guía para el personal,Minimiza los conflictos entre las áreas,Define las responsabilidades,Divide el Trabajo, yFomenta el orden.

Para su elaboración se requiere:La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderesEs necesario conformar un equipo técnico, sea interno o externo,La organización debe contar con un Plan EstratégicoEstá supeditado a un Reglamente Organizacional de Funciones, que le sirve como base legal,Se debe hacer un plan de implantación del manualSe debe poner a disposición del personal

ROF: reglamento de organización y funciones:

documento técnico que formaliza (regula y establece) la estructura orgánica de la empresa. Contiene las funciones generales, funciones específicas de los órganos de unidades orgánicas estableciendo relaciones y responsabilidades.

el rof establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el nivel del órgano o unidades orgánicas (tercer nivel). Supedita a los mof que llegan hasta el nivel de cargo.

el rof debe ser utilizado como instrumento de gestión administrativa para establecer campos funcionales, responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control.

el rof debe reflejar una estructura orgánica coherente, con fines y objetivos de la institución.debe reflejar una estructura sin muchos niveles, flexible con delegación y buscando generar valor en los procesos; niveles de autoridad y responsabilidad

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICION

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:

1.     Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.

2.     En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y disposiciones complementarias.

3.     Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.

4.     Cuál es el modelo de gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.

5.     Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir para desarrollar el modelo de gestión.

6.     Qué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organización.

7.     Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.

8.     Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organización y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF

La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:

a.     Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.

b.    Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.

c.     Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la institución y orientada a reforzar a la presentación de los servicios públicos.

d.    Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar valor en los procesos.

e.     Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y tecnológicos.

f.     Contener información por lo menos sobre:

-          Unidades Orgánicas.

-          Cadena de mando.

-          Funciones de las unidades orgánicas.

-          Relaciones funcionales previstas.

-          Atribuciones específicas.

g.    La conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalización Institucional o la que haga sus veces.

h.     El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalización o la que haga sus veces.

i.      La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En general, procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.

j.      Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facilitación o empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3° nivel organizacional.

TUPA- Texto Único de Procedimientos Administrativos,

Es el Texto Único de Procedimientos Administrativos, que se debe de aprobar cada dos años obligatoriamente.

Para Baca corzo, “ ....... el TUPA es un texto de la administración que sirve como guía de acción de todas las actividades inherentes a una determinada entidad con o sin personería jurídica (o sea organismo u órgano, respectivamente). Por tanto, no es de naturaleza normativa o regalía, sino de administración, por lo que no podrá variar restringir válidamente ningún alcance propiamente normativo regalía constitucional, legal o reglamentario bajo ninguna circunstancia. Si lo hace primarán las disposiciones de mayor o igual jerarquía. En este respecto la Ley peca de imprecisa...... “

OBJETIVO DEL TUPASin lugar a dudas el objetivo principal del TUPA es que cada administrado sepa, que tipo de trámites se hacen en cada institución, que requisitos son exigidos para la realización completa de cada trámite la indicación y el monto de los pagos por concepto de derecho de trámite.

APROBACIÓN DEL TUPA.Se aprueba por Resolución Jefatura de Jefatura Nacional que es nuestra norma interna de mayor jerarquía

ALGUNOS CONCEPTOS CONTENIDOS EN EL TUPA

El Texto Único de Procedimientos Administrativos, contiene en su redacción algunos conceptos que es necesario aclarar:

CONCEPTO DE ACTO ADMINISTRATIVO.

De acuerdo al Artículo 1º de la Ley 27444 el Concepto de acto administrativo es el siguiente:

“ .... Son actos administrativos, las declaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta.

No son Actos Administrativos:Los actos de administración interna de las entidades destinados a organizar o hacer funcionar sus propias actividades o servicios. Estos actos son regulados por cada entidad, con sujeción a las disposiciones del Título Preliminar de esta Ley y de aquellas normas que expresamente así lo establezcan.

CALIFICACIÓN O APROBACIÓN AUTOMÁTICA.

Son procedimientos que no requieren evaluación previa, sólo se ajusta el trámite en exigir al administrado los requisitos establecidos, sólo los formalidades. En este tipo de procedimiento no se establecen los recursos impugnativos oponibles.

En este tipo de procedimientos, la solicitud es considerada aprobada desde el mismo momento de su presentación ante la autoridad competente para conocer, siempre que cumpla con los requisitos y entregue la documentación completa, exigidos en el TUPA de la entidad.

EVALUACIÓN PREVIA.

Son procedimientos que requieren evaluación previa, previa a la aprobación nos referimos, todos estos trámites, sin excepción son sometidos a una evaluación por unidades de calificación especializada, y se establecen los recursos impugnativos oponibles con fijación de los plazos de cada etapa impugnativa.

SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO.

Los procedimientos que requieren evaluación previa, en este caso específico, por el trascurso del tiempo, y la unidad que aprueba el trámite no contesta, se dice “opera el silencio administrativo positivo”. Frase administrativa que indica que el trámite ha sido aprobado por el trascurso del tiempo.

SILENCIO ADMINISTRATIVO NEGATIVO.

Los procedimientos que requieren evaluación previa, tiene un tratamiento particular en la Administración pública, en este caso específico, por el trascurso

del tiempo, y la unidad que aprueba el trámite no contesta, se dice “opera el silencio administrativo negativo. Frase administrativa que indica que el trámite ha sido rechazado por el trascurso del tiempo.

Nota importante, el Silencio Administrativo negativo, tiene que estar expresamente indicado en el correspondiente Texto Único de Procedimientos Administrativos.

FISCALIZACIÓN POSTERIOR.

Empero no se piense que los procedimientos que requieren evaluación previa, o los procedimientos de aprobación automática un vez logrados o aprobados, son inamovibles, la entidad ante quien se realizó el procedimiento mediante el sistema de muestreo, verificará de oficio, la autenticidad de las declaraciones, de los documentos, de las informaciones, y de las traducciones proporcionadas por el administrado.

PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EVALUACIÓN PREVIA.

De acuerdo a Ley el plazo máximo que trascurra desde el inicio de un procedimiento administrativo de evaluación previa hasta que sea dictada la Resolución respectiva, no puede exceder de treinta (30) días hábiles, salvo que por Ley o por Decreto Legislativo se establezcan procedimientos cuyo cumplimiento requiera un duración mayo

. QUÉ ES EL RIF?

 

Es el esquema de tributación en el que las personas que venden productos o prestan servicios como negocios pequeños y micro negocios pueden ser formales ante el SAT, informar al gobierno sobre sus ingresos y gastos y cumplir con sus impuestos

.

 

Recuerda que durante el primer año no pagarás impuesto sobre la renta. Y cada año, hasta que pasen diez años desde que estas inscrito, te ofrecemos beneficios importantes, para que puedas cumplir ante el SAT. 

¿Para que funciona?

 Para que te formalices en tus cuentas y así mismo puedas gozar de los beneficios que te brinda este régimen.

 Ejemplo. 

Seguro Social Acceso a Crédito Infonavit Apoyos para crecimiento de tu negocio Fondo de retiro etc.

 

¿Quiénes pueden incorporarse?

Las personas físicas que realicen únicamente actividades empresariales, es decir vendan bienes o presten servicios por los que no se requiera un título profesional, y que sus ingresos no rebasen  2 millones de