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Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
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INTEGRITY PROGRAM
Im Rahmen des IFS Integrity Program führt IFS MANAGEMENT zur Sicherung der Qualität des IFS
unterschiedliche Maßnahmen durch, deren Schwerpunkt in der Überprüfung der von den
Zertifizierungsstellen und ihren Auditoren durchgeführten Audits liegt. Unterschieden werden kann
zwischen den Maßnahmen im Rahmen des Beschwerdemanagements und präventiven Maßnahmen
zur Qualitätssicherung.
(1) Im Rahmen des Beschwerdemanagements können von IFS MANAGEMENT sogenannte
Investigation Audits durchgeführt werden, die der Bearbeitung und Aufklärung von Beschwerden
bezüglich bereits durchgeführter IFS-Audits dienen. Je nach Art und Umfang der jeweiligen
Beschwerde kann ein Investigation CB Office Audit (siehe I. (1) a) unten), ein Investigation On-
Site Supplier Audit (siehe unten I. (1) b) und/oder ein Investigation Witness Audit (siehe I (1) c)
unten) durchgeführt werden. Ziel ist es hierbei immer, den Grund für die Beschwerde festzustellen
sowie mögliche Verstöße gegen die Anforderungen des IFS aufzudecken.
(2) Im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen werden sogenannte Surveillance
Audits durchgeführt. Diese dienen der stichprobenartigen Überprüfung der durchgeführten IFS-Audits
unabhängig vom Vorliegen von Beschwerden. Es gibt drei Arten der Surveillance Audits: die
Surveillance CB Office Audits (siehe I. (2) a) unten), die Surveillance On-Site Supplier Audits
(siehe I. (2) b) unten) und die Surveillance Witness-Audits (siehe I. (2) c) unten).
Sind im Rahmen des Beschwerdemanagements sämtliche Informationen zur Aufklärung der
Beschwerde gesammelt worden und lassen diese Informationen einen Verstoß des Schweregrades 1
oder 2 gegen die Anforderungen des IFS vermuten oder konnten im Rahmen der Surveillance Audits
wichtige Hinweise für einen möglichen Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 gesammelt werden, gibt
IFS MANAGEMENT diese Informationen an das IFS-Sanktionskomitee (siehe I. (4) unten) weiter.
Zusätzlich werden alle anderen Recherchen durch das IFS Quality Assurance Management, die einen
Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 gegen die Anforderungen des IFS vermuten lassen, an das IFS-
Sanktionskomitee weitergeleitet.
Das Sanktionskomitee entscheidet über das Vorliegen und den Schweregrad des mutmaßlichen
Verstoßes (für Themen, bei denen Verstöße des Schweregrades 1 oder 2 vermutet werden).
Verstöße des Schweregrades 3 (basierend auf IFS-Datenbank-Analysen) können vom IFS Quality
Assurance Management selbst beurteilt werden, müssen jedoch durch den Vorsitzenden (Jurist) des
Sanktionskomitees bestätigt werden.
IFS MANAGEMENT verhängt sodann je nach Schweregrad des Verstoßes und des Vorliegens
vorangegangener Verstöße Sanktionen (siehe IV. unten).
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Das nachfolgende Schaubild stellt den groben Aufbau des IFS Integrity Program dar:
On-Site
Supplier
Audit
Integrity
Program
Surveillance
Audits
IFS Quality
Management - Ausreichende
Anhaltspunkte
vorhanden/ Verstoß
des Schweregrades
1 oder 2
wahrscheinlich
Investigation
Audits
Beschwerde-
management
Präventive QS-
Maßnahmen
Witness-
Audit
CB Office
Audit CB
Office
Audit
On-Site
Supplier
Audit
Vorsitzender
Jurist
Verteter des
Handels
Vertreter der
Industrie
Sanktionskomitee
Teilnehmer der
Zertifizierungsstellen
ohne Stimmrecht
Witness-
Audit
IFS Quality
Management - eigene
Entscheidung über
Verstöße des
Schweregrades 3 auf
Grundlage von
Datenbankanalysen,
bestätigt durch den
Vorsitzenden (Jurist)
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I. Definitionen
(1) Investigation Audits
Investigation Audits sind IFS Audits, die aufgrund einer IFS MANAGEMENT vorliegenden Beschwerde
im Auftrag der IFS MANAGEMENT durchgeführt werden.
Abhängig vom Gegenstand der jeweiligen Beschwerde und der Art des Audits, das zur Aufklärung der
Beschwerde am besten geeignet erscheint, entscheidet IFS MANAGEMENT, ob ein Investigation CB
Office Audit, ein Investigation On-Site Supplier Audit und/oder ein Investigation Witness Audit (siehe I.
(1) a) - c) unten) durchgeführt wird.
IFS MANAGEMENT kündigt das Investigation Audit der betreffenden Zertifizierungsstelle und/oder
dem zertifizierten Unternehmen mit einem Vorlauf von 0 - 48 Stunden an (per E-Mail und per Fax an
die in der IFS-Datenbank hinterlegten Kontaktadressen). Auf § 2 Ziffer 3 des Rahmenvertrages wird
verwiesen.
IFS MANAGEMENT stellt sicher, dass der mit dem Investigation Audit beauftragte Auditor die Fach-
sowie die Sprachkompetenz besitzt (bzw. ein Dolmetscher anwesend ist), das betreffende Audit
durchzuführen. Zudem wird die wirtschaftliche und persönliche Unabhängigkeit gewährleistet, indem
IFS MANAGEMENT immer vor der Beauftragung prüft, ob der Auditor zwei Jahre vor dem
Investigation Audit keine wirtschaftliche Beziehungen zum Unternehmen hatte, und indem der Auditor
verpflichtet wird, zwei Jahre nach dem Audit keine wirtschaftlichen Beziehungen zum Unternehmen zu
unterhalten. Außerdem muss der Auditor bei der IFS MANAGEMENT eine Verpflichtungserklärung zur
Unabhängigkeit sowie zur Geheimhaltung unterzeichnen.
Es gibt drei Arten der Investigation Audits: Investigation CB Office Audit, Investigation On-Site
Supplier Audit und/oder Investigation Witness Audit.
a) Investigation CB Office Audits
Investigation CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder
von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor in der nach dem IFS akkreditierten Zertifizierungsstelle
stattfinden, um eine vorliegende Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei, anhand von
Aufzeichnungen und Rechnungen die Arbeit der Zertifizierungsstelle im vorliegenden Fall zu
überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage einer Checkliste, welche die Anforderungen des
Rahmenvertrages, des vorliegenden Addendums und möglicherweise weiterer zukünftiger
Vertragsergänzungen sowie die relevanten Anforderungen der IFS-Standards und der IFS-Regularien
in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Zweck des Audits ist die Überprüfung der Dokumente zu
Zertifizierungsverfahren, wobei der Schwerpunkt auf dem Inhalt der Beschwerde liegt. Diese Audits
können in Kooperation und gemeinsam mit anderen Standardeignern durchgeführt werden, die
ihrerseits entsprechende Vereinbarungen mit der Zertifizierungsstelle getroffen haben. Vor
Durchführung des CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber
geben, ob und welcher andere Standardeigner am Audit teilnimmt. Sobald der Termin für das CB
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Office Audit vereinbart wurde, informiert IFS MANAGEMENT die jeweilige Akkreditierungsstelle, damit
diese als Beobachter am Audit teilnehmen kann. Nach Abschluss des CB Office Audit-Verfahrens
schickt IFS MANAGEMENT eine Kopie des endgültig geprüften CB Office Audit-Berichts und der von
der Zertifizierungsstelle definierten Korrekturmaßnahmen an die jeweilige Akkreditierungsstelle.
b) Investigation On-Site Supplier Audits
Investigation On-Site Supplier Audits sind IFS-Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT
angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor auf Grundlage der jeweils aktuellen
Version der IFS-Checkliste im zertifizierten Unternehmen stattfinden, um eine vorliegende
Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei zum einen, das zertifizierte Unternehmen – also die
Bedingungen des bestehenden Zertifikates – und zum anderen den Auditor des Originalaudits –
anhand der Angaben im Originalauditbericht zu prüfen. Es handelt sich dabei nicht um ein reguläres
IFS-Audit. Es ist thematisch fokussiert auf den Inhalt der Beschwerde. IFS Quality Assurance
Management entscheidet über die Auditdauer.
Beschließt IFS MANAGEMENT, neben dem zertifizierten Unternehmen auch die beschwerte
Zertifizierungsstelle zu informieren, erfolgt die Ankündigung zeitgleich vor dem Audittermin. Die
Zertifizierungsstelle erhält in diesem Fall die Gelegenheit, einen Beobachter an dem geplanten Audit
teilnehmen zu lassen.
Wird die beschwerte Zertifizierungsstelle von IFS MANAGEMENT über das geplante Audit im Vorfeld
unterrichtet, ist es der Zertifizierungsstelle untersagt, jedweden Kontakt (auch nicht über Dritte) mit
dem zertifizierten Unternehmen aufzunehmen. Falls das zertifizierte Unternehmen Kontakt mit der
Zertifizierungsstelle aufnimmt, dürfen keinerlei Auskünfte zum laufenden Beschwerdefall und/oder
dem anstehenden Investigation Audit gegeben werden. Der Verstoß gegen dieses Verbot stellt einen
Verstoß des Schweregrades 2 dar (siehe I. (5) b) unten).
c) Investigation Witness Audits
Investigation Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen
bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten „Witness Auditor“
begleitet wird, um eine vorliegende Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei, die Arbeit des Auditors
in einer Auditsituation durch Beobachtung der Vorgehensweise und seiner Bewertungen der IFS-
Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage der regulären IFS-Checkliste,
wobei das Ergebnis des Investigation Witness Audit hauptsächlich in einem Abgleich der Bewertungen
des Auditors und des beobachtenden Witness Auditors besteht. Der Witness Auditor begleitet die
Teile des Audits, die für die Aufklärung der Beschwerde relevant sind, sodass die Witness-Zeit von der
eigentlichen Auditdauer abweichen kann. IFS MANAGEMENT und die Zertifizierungsstelle
vereinbaren gemeinsam, wann und bei welchem Unternehmen das jeweilige Witness-Audit stattfinden
soll.
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(2) Surveillance Audits
Surveillance Audits sind IFS-Audits zur Überprüfung des IFS-Systems, die von IFS MANAGEMENT
durchgeführt werden. Die Auswahl der Zertifizierungsstellen, IFS-zertifizierten Unternehmen und/oder
der Auditoren, bei denen Surveillance Audits durchgeführt werden, erfolgt nach einem auf objektiven
Kriterien beruhenden Zufallsprinzip. Objektive Kriterien sind zum Beispiel die Anzahl der von der
betreffenden Zertifizierungsstelle ausgestellten Zertifikate, Analyse der IFS-Datenbank zu Auditzeit
oder Auditergebnissen, Prüfung der hochgeladenen Auditberichte und weitere Kriterien.
IFS MANAGEMENT stellt sicher, dass der mit dem Surveillance Audit beauftragte Auditor die Fach-
sowie die Sprachkompetenz besitzt (bzw. ein Dolmetscher anwesend ist), das betreffende Audit
durchzuführen. Zudem wird die wirtschaftliche und persönliche Unabhängigkeit gewährleistet, indem
IFS MANAGEMENT immer vor der Beauftragung prüft, ob der Auditor zwei Jahre vor dem
Surveillance Audit keine wirtschaftliche Beziehungen zum Unternehmen hatte, und indem der Auditor
verpflichtet wird, zwei Jahre nach dem Audit keine wirtschaftlichen Beziehungen zum Unternehmen zu
unterhalten. Außerdem muss der Auditor bei der IFS MANAGEMENT eine Verpflichtungserklärung zur
Unabhängigkeit sowie zur Geheimhaltung unterzeichnen.
Es gibt drei Arten von Surveillance Audits: die Surveillance CB Office Audits, die Surveillance On-Site
Supplier Audits und die Surveillance Witness-Audits:
a) Surveillance CB Office Audits
Surveillance CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder
von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor in der nach dem IFS akkreditierten Zertifizierungsstelle
stattfinden, um die Qualität stichprobenartig ausgewählter Zertifizierungsverfahren anhand einer
Dokumentenprüfung zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage einer Checkliste,
welche die Anforderungen des Rahmenvertrages und des vorliegenden Addendums und
möglicherweise weiterer zukünftiger Vertragsergänzungen sowie die relevanten Anforderungen der
IFS-Standards und IFS-Regularien in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Diese Audits können in
Kooperation und gemeinsam mit anderen Standardeignern durchgeführt werden, die ihrerseits
entsprechende Vereinbarungen mit der Zertifizierungsstelle getroffen haben. Vor Durchführung des
CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber geben, ob und
welcher andere Standardeigner am Audit teilnimmt. Surveillance CB Office Audits werden in der Regel
durch IFS MANAGEMENT im Voraus angekündigt. Sollte bei einer von der Zertifizierungsstelle
beantragten Terminverschiebung auch der zweite Termin nicht zustande kommen und sollte das
Scheitern des zweiten Termins auf das Verhalten der Zertifizierungsstelle zurückzuführen sein, stellt
dies die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht im Sinne des § 9 Ziffer 1 des Rahmenvertrages
dar und kann eine außerordentliche Kündigung zur Folge haben. Sobald der Termin für das CB Office
Audit vereinbart wurde, informiert IFS MANAGEMENT die jeweilige Akkreditierungsstelle, damit diese
als Beobachter am Audit teilnehmen kann. Nach Abschluss des CB Office Audit-Verfahrens schickt
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IFS MANAGEMENT eine Kopie des endgültig geprüften CB Office Audit-Berichts und der von der
Zertifizierungsstelle definierten Korrekturmaßnahmen an die jeweilige Akkreditierungsstelle.
b) Surveillance On-Site Supplier Audits
Surveillance On-Site Supplier Audits sind IFS-Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT
angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor auf Grundlage der jeweils aktuellen
Version der IFS-Checkliste im zertifizierten Unternehmen stattfinden. Ziel ist es dabei zum einen, das
zertifizierte Unternehmen – also die Bedingungen des bestehenden Zertifikates – und zum anderen
den Auditor des Originalaudits – anhand der Angaben im Originalauditbericht zu prüfen. Es muss nicht
in jedem Fall ein vollständiges IFS-Audit sein.
Surveillance On-Site Supplier Audits werden in der Regel von IFS MANAGEMENT ca. 48 Stunden
vorher angekündigt. Die Ankündigung kann unterbleiben bzw. weniger als 48 Stunden betragen, wenn
Anzeichen dafür bestehen, dass die Lebensmittelsicherheit in Gefahr ist und/oder mit einer
Vertuschung von Missständen gerechnet werden muss.
IFS MANAGEMENT wird über ihren Internetauftritt und dort verfügbare Dokumente die Öffentlichkeit
über die diesbezügliche Politik der IFS MANAGEMENT informieren. Die Zertifizierungsstellen sind
ihrerseits aufgefordert, ihre Kunden darüber zu informieren. Es wird auf § 2 Ziffer 3 des
Rahmenvertrages verwiesen.
Beschließt IFS MANAGEMENT, neben dem zertifizierten Unternehmen auch die Zertifizierungsstelle
zu informieren, erfolgt die Ankündigung zeitgleich. Die Zertifizierungsstelle erhält in diesem Fall die
Gelegenheit, einen Beobachter an dem geplanten Audit teilnehmen zu lassen.
Wird die Zertifizierungsstelle von IFS MANAGEMENT über das geplante Surveillance Audit im Vorfeld
unterrichtet, ist es der Zertifizierungsstelle untersagt, jedweden Kontakt (auch nicht über Dritte) mit
dem zertifizierten Unternehmen aufzunehmen. Falls das zertifizierte Unternehmen Kontakt mit der
Zertifizierungsstelle aufnimmt, dürfen keinerlei Auskünfte zum anstehenden Surveillance Audit
gegeben werden.
c) Surveillance Witness Audits
Surveillance Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen
bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten „Witness Auditor“
begleitet wird. Ziel ist es dabei, die Arbeit des Auditors in einer Auditsituation durch Beobachtung der
Vorgehensweise und seiner Bewertungen der IFS-Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung
erfolgt auf Grundlage der regulären IFS-Checkliste, wobei das Ergebnis des Surveillance Witness
Audit hauptsächlich in einem Abgleich der Bewertungen des Auditors und des beobachtenden
Witness Auditors besteht. IFS MANAGEMENT und die Zertifizierungsstelle vereinbaren gemeinsam,
wann und bei welchem Unternehmen das jeweilige Witness-Audit stattfinden soll.
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(3) Audits zur Bestätigung der Kompetenz der Zertifizierungsstelle oder des Auditors
Diese Audits sind erforderlich, wenn gegen eine Zertifizierungsstelle und/oder einen Auditor aufgrund
eines nachgewiesenen Verstoßes oder mehrerer nachgewiesener Verstöße Sanktionsmaßnahmen
erlassen worden sind (siehe unter IV. unten). Zur Durchführung dieser Audits ist keine offizielle
Ankündigung durch IFS MANAGEMENT notwendig. Vielmehr werden in diesen Fällen Absprachen
zwischen IFS MANAGEMENT und der Zertifizierungsstelle getroffen, wann und gegebenenfalls bei
welchem Unternehmen das jeweilige Audit stattfinden soll. Es gibt zwei Arten dieser Audits: Witness
Audits zur Bestätigung der Kompetenz eines Auditors und CB Office Audits zur Betätigung der
Kompetenz einer CB.
a) Witness Audits zur Bestätigung der Kompetenz eines Auditors:
Diese Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen im Rahmen einer erteilten Sanktionsmaßnahme
gegen einen IFS-Auditor ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen bei IFS MANAGEMENT
angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor begleitet wird. Ziel ist es dabei, die
Arbeit des Auditors in einer Auditsituation durch Beobachtung der Vorgehensweise und seiner
Bewertungen der IFS-Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage der
regulären IFS-Checkliste, wobei das Ergebnis des Witness Audits hauptsächlich in einem Abgleich der
Bewertungen des Auditors und des beobachtenden Witness Auditors besteht. Die Überprüfung soll
vor allem die Beseitigung des Problems in den Fokus stellen, welches zur Sanktionsmaßnahme
geführt hat. Ein positives Ergebnis führt zur Bestätigung der Zulassung des Auditors, IFS-Audits
durchzuführen.
b) CB Office Audits zur Bestätigung der Kompetenz der Zertifizierungsstelle
Diese CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS
MANAGEMENT beauftragten Auditor in der von der Sanktion betroffenen Zertifizierungsstelle im
Rahmen einer erteilten Sanktionsmaßnahme durchgeführt werden. Diese Überprüfung erfolgt auf
Grundlage einer Checkliste, welche die Anforderungen des Rahmenvertrages und des vorliegenden
Addendums und möglicherweise weiterer zukünftiger Vertragsergänzungen sowie die relevanten
Anforderungen der IFS-Standards und IFS-Regularien in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Die
Überprüfung soll vor allem die Beseitigung des Problems in den Fokus stellen, welches zur
Sanktionsmaßnahme geführt hat. Diese Audits können in Kooperation und gemeinsam mit anderen
Standardeignern durchgeführt werden, die ihrerseits entsprechende Vereinbarungen mit den
Zertifizierungsstellen getroffen haben. Vor Durchführung des CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT
der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber geben, ob und welcher andere Standardeigner am Audit
teilnimmt.
(4) Sanktionskomitee
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Das Sanktionskomitee besteht insgesamt aus einem Pool von folgenden Personen: ein Vorsitzender
(ein Jurist), Vertreter des Handels, Vertreter aus der Industrie sowie Vertreter aus
Zertifizierungsstellen (nicht stimmberechtigt). Falls notwendig können weitere Gastteilnehmer (z.B.
Experten aus Akkreditierungsstellen) das Komitee in Fachfragen unterstützen, sind aber ebenfalls
nicht stimmberechtigt. Jeder einzelne Fall wird von 4 Komiteemitgliedern („Komiteeausschuss“)
geprüft. Dabei handelt es sich um den Komiteevorsitzenden und je einen Vertreter des Handels, der
Industrie und der Zertifizierungsstellen. Die Auswahl des jeweiligen Komiteeausschusses erfolgt durch
IFS MANAGEMENT nach einem zufallsbasierten, rotierenden Auswahlverfahren. IFS MANAGEMENT
prüft und stellt sicher, dass die ausgewählten Mitglieder von den am Fall beteiligten Unternehmen
weder persönlich noch wirtschaftlich, direkt oder indirekt, abhängig sind.
Der Komiteeausschuss ist dafür zuständig, eine Entscheidung über das Vorliegen eines Verstoßes
des Schweregrades 1 oder 2 und die Schwere dieses Verstoßes zu treffen. Entschieden wird der Fall
nur vom Vorsitzenden und den Vertretern des Handels und der Industrie, da der Vertreter der
Zertifizierungsstelle nicht stimmberechtigt ist, sondern nur einen fachlichen Beitrag leisten soll. Der
Ausschuss wird einberufen, sobald IFS MANAGEMENT alle für die Beurteilung eines Falls
erforderlichen Informationen gesammelt hat und IFS MANAGEMENT konkrete Anzeichen dafür hat,
dass ein Auditor und/oder eine Zertifizierungsstelle gegen die Vertragsanforderungen oder relevante
Anforderungen des IFS-Standards verstoßen hat.
Entscheidung des Sanktionskomitees:
Erscheint ein Verschulden einer Zertifizierungsstelle oder eines Auditors als wahrscheinlich, werden
sämtliche relevanten Informationen in einem geschützten Bereich des IFS-Portals in anonymisierter
Form den Mitgliedern des Sanktionskomitees zugänglich gemacht. Das Sanktionskomitee strebt an,
innerhalb von 4 Wochen nach Bereitstellung der Daten zu entscheiden, ob und von wem
(Zertifizierungsstelle oder Auditor) ein Verstoß vorliegt und welchen Schweregrad der Verstoß
(Schweregrad 1 oder Schweregrad 2) hat.
Nachdem das Sanktionskomitee IFS MANAGEMENT das Ergebnis seiner Entscheidung mitgeteilt hat,
prüft IFS MANAGEMENT, ob der betroffene Auditor bzw. die betroffene Zertifizierungsstelle in der
Vergangenheit bereits Verstöße begangen haben. Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes und
der Anzahl der bereits begangenen Verstöße der Zertifizierungsstelle bzw. des Auditors wird eine
erste Warnung oder entsprechende Sanktionen ausgesprochen (siehe IV (1) a) - e), Schaubilder mit
Sanktionen und Strafen für Zertifizierungsstellen und Auditoren bei unterschiedlichen Schweregraden
der Verstöße).
(5) Schweregrade der Verstöße
Es gibt zwei Schweregrade von Verstößen, die eine Zertifizierungsstelle und/oder ihre Auditoren bei
der Auditierung und Zertifizierung gemäß den IFS-Standards begehen können. Zusätzlich gibt es
einen dritten Schweregrad des Verstoßes, den eine Zertifizierungsstelle bei der Auditierung und
Zertifizierung gemäß den IFS-Standards begehen kann.
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Themen, die wahrscheinlich zu einem Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 führen, werden an das
Sanktionskomitee weitergeleitet. Die Entscheidung darüber, ob ein Verstoß des Schweregrades 3
vorliegt, wird durch das IFS Quality Assurance Management beurteilt und durch den Vorsitzenden
(Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt.
Anmerkung: Je nach Sachlage kann die Entscheidung des Sanktionskomitees zu beidem führen - zu
einem Verstoß des Auditors und einem Verstoß der Zertifizierungsstelle.
Die unten genannten Beispiele für die unterschiedlichen Schweregrade der Verstöße erheben keinen
Anspruch auf Vollständigkeit; je nach Sachlage können auch andere Themen als Verstoß der
Schweregrade 1-3 eingestuft werden.
a) Schweregrad 1
Nicht akzeptable Arbeitsleistung, die die Kompetenz der Zertifizierungsstelle und/oder des Auditors
insgesamt infrage stellt: Verstoß gegen die Vertragsanforderungen und/oder die Anforderungen des
IFS-Standards, wobei der Verstoß in der Regel mit einer Gefährdung der Produktsicherheit und/oder
einem Gesetzesverstoß in Verbindung steht. Relevant sind nur die Gesetze, die in direktem
Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen.
Beispiele für Verstöße des Schweregrades 1 der Zertifizierungsstellen
Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses (Review-Prozess) verkennt die Zertifizierungsstelle
offensichtliche Fehler in einem Auditbericht, wodurch die Produktsicherheit gefährdet wird
und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt.
Die Zertifizierungsstelle erfüllt eine oder mehrere Sanktionsmaßnahmen nicht, die gegen sie
verhängt wurden, weil sie bereits einen Verstoß mit Schweregrad 1 begangen hat.
Beispiele für Verstöße des Schweregrades 1 der Auditoren
Ernsthafter Fehler eines Auditors bei der Auditierung eines Unternehmens, durch den die
Produktsicherheit gefährdet wird und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt.
Der Auditor gibt falsche Informationen/Beurteilungen in seinem Auditbericht an, wodurch die
Produktsicherheit gefährdet wird und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt.
b) Schweregrad 2
Sehr schlechte Arbeitsleistung der Zertifizierungsstelle und/oder eines Auditors, welche unverzüglich
ernsthafte Verbesserungsmaßnahmen erfordert: Fehlerhaftes Verhalten im Rahmen eines Audits
und/oder Verletzung der IFS-Regeln im Hinblick auf die vorgeschriebenen Arbeitsabläufe im
Zertifizierungsprozess, wobei dieses Fehlverhalten in der Regel nicht mit einer Gefährdung der
Produktsicherheit und/oder einem Gesetzesverstoß in Verbindung steht. Relevant sind nur die
Gesetze, die in direktem Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen.
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Beispiele für Verstöße des Schweregrades 2 der Zertifizierungsstellen
Die Berechnungsmatrix des IFS-Food Standards, Version 6,die zusätzlichen im IFS-Food
Standard, Version 6 beschriebenen Bestimmungen und die Doktrin für Zertifizierungsstellen
wurden zur Festlegung der Auditdauer nicht beachtet.
Die Zertifizierungsstelle hat einen/mehrere Auditoren nicht durch ein mindestens alle zwei
Jahre stattfindendes Witness Audit vor Ort gemäß den Regeln in der aktuellen Version der
IFS-Standards überwacht und/oder es gibt keine(n) dokumentierte(n) Witness-Bericht(e).
Die Zertifizierungsstelle hat ihre Auditoren nicht in Übereinstimmung mit den IFS Regularien
regelmäßig (mindestens einmal im Jahr in einem zweitägigen Kurs) geschult und es gibt
kein(e) Dokument(e) zur Teilnahme an den Schulungen.
Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses verkennt die Zertifizierungsstelle offensichtliche
Fehler in einem Auditbericht, wodurch die Produktsicherheit nicht gefährdet wird.
Ein Audit wurde durch einen Auditor / ein Auditteam ohne den zur Durchführung des Audits
erforderlichen Produktscope und/oder Technologie-Scope ausgeführt.
Die gemäß Standardanforderungen erforderliche Aussetzung eines aktuellen Zertifikats ist im
IFS-Portal nicht erfolgt.
Die Zertifizierungsstelle hat bereits einen Verstoß des Schweregrades 3 für die Thematik
"fehlende Aussetzung des aktuellen Zertifikats höchstens 2 Arbeitstage nach dem Audit"
erhalten und innerhalb der nächsten 6 Monate wurde bei > 5 % aller IFS-Audits mit Major-
oder KO-Bewertung die Aussetzung des aktuellen Zertifikats weiterhin nicht innerhalb von
höchstens 2 Arbeitstagen nach dem Auditdatum durchgeführt.
Ein Audit wurde von einem Auditor durchgeführt, der nicht die erforderliche
Sprachenzulassung für das entsprechende Land hat (Land, für das kein Dolmetscher gemäß
der Liste in der Doktrin für Zertifizierungsstellen eingesetzt werden darf).
Ein Audit wurde von einem Auditor durchgeführt, der nicht die erforderliche
Sprachenzulassung für das entsprechende Land hat (Land, für das ein Dolmetscher gemäß
der Doktrin für Zertifizierungsstellen eingesetzt werden darf), ein Dolmetscher wurde nicht
zusätzlich eingesetzt und/oder die Auditzeit wurde nicht dementsprechend erhöht.
Hinweise im zur IFS-Geschäftsstelle gesendeten Lebenslauf eines Auditors sind nachweislich
nicht korrekt.
Die Zertifizierungsstelle kontaktiert das zertifizierte Unternehmen, direkt oder indirekt,
zwischen Ankündigung und Durchführung eines geplanten Integrity On-Site Audits, nachdem
sie von IFS MANAGEMENT darüber informiert wurde.
Sanktionen, die verhängt wurden, weil ein Verstoß mit Schweregrad 2 festgestellt wurde,
werden nicht erfüllt.
Die Zertifizierungsstelle hat nicht an der jährlichen Konferenz der Zertifizierungsstellen
teilgenommen (unter Bezugnahme auf § 3, Ziffer 4 des Rahmenvertrags).
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Beispiele für Verstöße des Schweregrades 2 der Auditoren
Der Auditor gibt im Auditbericht falsche Informationen/Beurteilungen an, die nicht die
Produktsicherheit betreffen.
Der Auditor erwähnt im Scope des Audits Produkte, die während des Audits nachweislich
nicht hergestellt wurden.
Der Auditor erwähnt Daten und Uhrzeiten im Auditbericht, aber er war nachweislich zu den
erwähnten Daten und Uhrzeiten nicht an diesem Standort.
Ein Audit wird durch einen Auditor / ein Auditteam ohne den zur Durchführung des Audits
erforderlichen Produkt-Scope und/oder Technologie-Scope durchgeführt. Der fehlende
Produkt- Scope oder Technologie-Scope ist erforderlich um ein qualitatives und umfassendes
Audit des Unternehmens zu garantieren.
Ein Audit wird durch einen Auditor durchgeführt, der zum Zeitpunkt des Audits keine aktuelle
IFS-Zulassung hat.
c) Schweregrad 3
Sonstige Verstöße gegen den IFS-Standard, die IFS-Prüfsystematik und andere IFS-Prüfvorschriften.
Die unten genannten Punkte basieren auf Datenbankrecherchen der IFS-Geschäftsstelle. In jedem
Fall wird das Thema an die Zertifizierungsstelle mit der Bitte um interne Untersuchung sowie eine
Stellungnahme weitergeleitet. Ist die Stellungnahme ausreichend, wird von IFS Quality Assurance
Management geprüft, ob das vorliegende Problem richtiggestellt werden konnte oder ob ein Verstoß
der Zertifizierungsstelle wahrscheinlich ist.
Die Entscheidung darüber, ob ein Verstoß des Schweregrades 3 vorliegt, wird durch das IFS Quality
Assurance Management beurteilt, dies muss jedoch durch den Vorsitzenden (Jurist) des
Sanktionskomitees bestätigt werden.
Beispiele für Verstöße des Schweregrades 3 der Zertifizierungsstellen
Der Auditor führt in ein und demselben Unternehmen hintereinander mehr Audits durch, als
gemäß den aktuellen IFS Regularien erlaubt ist. Dieser Fakt ist durch die Datenbankanalyse
nachgewiesen und die Stellungnahme der Zertifizierungsstelle kann diesen Fall nicht
klarstellen.
Bei > 5 % aller IFS-Audits mit Major- oder KO-Bewertung, die innerhalb von 6 Monaten durch
IFS QAM analysiert wurden, wurde das aktuelle Zertifikat nicht innerhalb von höchstens 2
Arbeitstagen nach dem Audittermin außer Kraft gesetzt.
Bei einer Reklamationsbearbeitung schickt die Zertifizierungsstelle selbst nach zwei
Erinnerungsmails keine Stellungnahme an die IFS Büros. Bei administrativen Beschwerden
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heißt dies, dass eine Zertifizierungsstelle selbst nach zwei Erinnerungsmails innerhalb eines
Monates nach dem Versand der ersten E-Mail mit der Benachrichtigung über eine
administrative Beschwerde keine Reaktion zeigt. Bei qualitativen Beschwerden heißt dies,
dass eine Zertifizierungsstelle selbst nach zwei Erinnerungsmails innerhalb von zwei Monaten
nach dem Versand der ersten E-Mail mit der Benachrichtigung über eine qualitative
Beschwerde keine Reaktion zeigt.
Sanktionen, die verhängt wurden, weil ein Verstoß mit Schweregrad 3 festgestellt wurde,
werden nicht erfüllt.
Die Zertifizierungsstelle hat nach einer vorherigen ersten Warnung ihr mangelhaftes Ergebnis
bezüglich eines oder mehrerer administrativer CB Indikatoren in weiteren sechs Monaten
Analysezeit nicht verbessert.
(6) Analysen des IFS Quality Assurance Management (administrative Indikatoren der
Zertifizierungsstelle)
IFS Quality Assurance Management begutachtet alle sechs Monate verschiedene administrative
Indikatoren für Zertifizierungsstellen.
Im Folgenden sind Beispiele für diese administrativen Indikatoren beschrieben.
Falls eine Zertifizierungsstelle die IFS-Regeln für administrative Indikatoren innerhalb der ersten
Sechs-Monats-Analyse nicht beachtet, führt dies zu einer ersten Warnung. Sechs Monate später wird
eine weitere Auswertung durchgeführt. Wurde innerhalb dieser sechs Monate keine Verbesserung
erreicht, wird das Ergebnis dieser Auswertung zur Akkreditierungsstelle geschickt. Zusätzlich stellt IFS
Quality Assurance Management einen Verstoß des Schweregrades 3 für die Zertifizierungsstelle fest,
was durch den Vorsitzenden (Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt werden muss.
Administrative Indikatoren der Zertifizierungsstellen:
Unzureichende Arbeitsleistung, welche die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen erfordert,
wobei dies im Zusammenhang mit administrativen Fehlern der Zertifizierungsstelle steht.
Der Terminkalender des IFS-Portals wurde innerhalb von sechs Monaten für > 5 % der von
der Zertifizierungsstelle durchgeführten IFS-Audits nicht angewendet (bezugnehmend auf Teil
1, 3.3 des IFS Food Standard, Version 6).
Innerhalb von sechs Monaten wurden > 5 % der von der Zertifizierungsstelle durchgeführten
IFS-Audits nicht rechtzeitig (acht Wochen nach dem Audittermin) in das IFS-Portal
hochgeladen (bezugnehmend auf Teil 1, 6.1 des IFS Food Standards, Version 6).
Die IFS-Geschäftsstelle erhielt innerhalb von sechs Monaten administrative Beschwerden für
> 2 % der von der Zertifizierungsstelle durchgeführten IFS-Audits aus unterschiedlichen
Beschwerdegründen (z.B. Bericht nicht hochgeladen, Datum im Terminkalender fehlt, neue
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COID-Nummer für bestehendes Unternehmen, kein ausreichender Grund für die Sperrung
des Zertifikats, ...).
(7) Sonstige Definitionen
IFS :
Sämtliche Standards, welche von der IFS MANAGEMENT unter der Marke „International
Featured Standards“ vertrieben werden.
II. IFS Beschwerdemanagement
(1) Grundsätzliches In der Regel erhält IFS MANAGEMENT Beschwerden über IFS-Audits von Handelshäusern. Dazu
verwenden die Handelshäuser das offizielle IFS-Beschwerdeformular. Darüber hinaus können IFS
MANAGEMENT aber auch von Zertifizierungsstellen, Mitarbeitern von IFS-zertifizierten Unternehmen
oder sonstigen natürlichen oder juristischen Personen Beschwerden oder Hinweise zugehen, die in
der gleichen Weise im Beschwerdemanagement behandelt werden wie die Beschwerden der
Handelshäuser. Folgende Sachverhalte können Gegenstand einer Beschwerde sein (kein Anspruch
auf Vollständigkeit):
a) Ein Produkt, welches in einem IFS-zertifizierten Standort produziert wurde, entspricht nicht den
relevanten IFS-Vorgaben an die Produktsicherheit oder anderen rechtlichen Vorgaben, die in direktem
Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen.
b) Ein IFS-zertifizierter Standort spiegelt nicht den Zustand wider, der im aktuellen Auditbericht
dargestellt ist bzw. der aufgrund des auf dem aktuellen Zertifikat angegebenen Gesamtergebnisses
angenommen werden kann.
c) Angaben in einem bestehenden IFS-Bericht oder Angaben eines ausgestellten IFS-Zertifikates
widersprechen erheblich den Feststellungen, die während eines zeitlich nach dem IFS-Audit
durchgeführten Lieferantenaudits gemacht wurden.
d) Sonstige Informationen, die ein vermeintliches Fehlverhalten von den am IFS-Zertifizierungssystem
Beteiligten (IFS-zertifiziertes Unternehmen, Auditor, Zertifizierungsstelle) anzeigen. Diese können
beinhalten:
allgemeine Informationen, wie z.B. Abweichungen des Auditberichts von den wahren
Begebenheiten oder Anpassungen des Produktionsprozesses mit Auswirkungen auf die
menschliche Gesundheit bzw. die Produktsicherheit und/oder
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administrative Mängel im Rahmen der IFS-Audits, wie z.B. Fehler in den IFS-Zertifikaten
und/oder nicht oder nicht richtig und/oder nicht vollständig in das IFS-Portal hochgeladene
IFS-Berichte.
(2) Ablauf a) Den IFS-Büros geht eine Beschwerde im Regelfall über das IFS-Beschwerdeformular von
Handelsunternehmen zu. Qualitative Beschwerden werden ausschließlich durch das IFS Quality
Assurance Management in Berlin bearbeitet. Administrative Beschwerden werden auch durch die
örtlichen Büros (Berlin, Paris, Mailand) bearbeitet.
b) Durch einen Vergleich des Inhaltes der Beschwerde mit den über das IFS-Portal verfügbaren
Informationen wird geprüft, ob die Beschwerde nachvollziehbar ist. Falls diese nicht nachvollziehbar
ist, wird der Zertifizierungsstelle die Beschwerde ausschließlich zur Kenntnis sowie dem
Beschwerdeführer eine entsprechende Mitteilung übermittelt. Der Fall wird dann als abgeschlossen
betrachtet. Ist die Beschwerde nachvollziehbar, wird sie in der internen Beschwerdemanagement-
Datenbank erfasst.
c) Im Regelfall wird der Inhalt der Beschwerde an die Zertifizierungsstelle mit der Bitte um interne
Recherche sowie eine Stellungnahme weitergeleitet. Die Information der Zertifizierungsstelle kann
unterbleiben, sofern die IFS MANAGEMENT durch diesen Schritt eine Beeinflussung der
Beschwerdeaufklärung vermutet.
Handelt es sich um eine Beschwerde, die die inhaltliche Qualität von IFS-Audits oder IFS-
Auditberichten betrifft, bittet IFS MANAGEMENT die Zertifizierungsstelle um eine Stellungnahme zu
Ursache und eingeleiteten Maßnahmen zur Beseitigung des Problems innerhalb von zwei Wochen.
Handelt es sich um Beschwerden, die administrative Fehler in z.B. IFS-Auditberichten, IFS-Zertifikaten
oder im IFS-Portal aufzeigen, bittet IFS MANAGEMENT die Zertifizierungsstelle um Stellungnahme
und Beseitigung des vorliegenden Problems innerhalb einer Woche. Sofern ein triftiger Grund vorliegt,
kann die Zertifizierungsstelle IFS MANAGEMENT um Verlängerung der Frist bitten. Die
Stellungnahme muss schriftlich per E-Mail oder Post erfolgen.
d) Kann nach der Prüfung der Stellungnahme der Zertifizierungsstelle der Grund für die Beschwerde
nicht eindeutig aufgeklärt werden bzw. das Problem nicht beseitigt werden, organisiert IFS
MANAGEMENT in der Regel ein Investigation Audit. Welche Art des Investigation Audits durchgeführt
wird, hängt vom Inhalt der Beschwerde und von den noch fehlenden Informationen ab. Dazu wird ein
unabhängiger Auditor von der IFS MANAGEMENT ausgewählt, beauftragt und mit den vorliegenden
relevanten Informationen versorgt.
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 15 von 24
Falls keine weiteren Informationen benötigt werden, und scheint die Ursache für die Beschwerde
gelöst worden zu sein, wird der Beschwerdeführer gebeten, dem Abschluss des Verfahrens
zuzustimmen (in diesem Fall weiter mit g) unten).
e) Der beauftragte Auditor lässt IFS MANAGEMENT das Ergebnis des Audits zukommen. IFS
MANAGEMENT leitet den Auditbericht unverzüglich an die Zertifizierungsstelle und ggf. das
betroffene Unternehmen weiter. Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen
nach Erhalt des Berichtes dazu schriftlich Stellung zu nehmen. Nimmt die Zertifizierungsstelle nicht
fristgerecht Stellung, kann IFS MANAGEMENT mit dem Verfahren fortfahren.
Wurde im Investigation Audit eine Major- und/oder K.O.-Bewertung vergeben, die eine
Zertifikatsaussetzung notwendig macht, kommt es darüber hinaus zu den folgenden Maßnahmen:
Wurde das Audit durch einen Beobachter der betreffenden Zertifizierungsstelle begleitet, ist die
Zertifizierungsstelle verpflichtet, das Zertifikat innerhalb von 3 Werktagen nach Erhalt des Ergebnisses
außer Kraft zu setzen.
Wurde das Audit ohne Kenntnis der betreffenden Zertifizierungsstelle bzw. ohne Anwesenheit eines
Beobachters der Zertifizierungsstelle durchgeführt, erhält die Zertifizierungsstelle die Gelegenheit, IFS
MANAGEMENT innerhalb 7 Tagen nach Erhalt des Ergebnisses darüber zu informieren, ob sie die
Ergebnisse des Audits anerkennt oder ablehnt. In der Zwischenzeit wird IFS MANAGEMENT das
auditierte Unternehmen in der IFS-Datenbank mit einem Warnzeichen markieren. Wird das
Warnzeichen in der Datenbank gesetzt, werden alle Datenbanknutzer, die als Handelshäuser oder als
zertifizierte Unternehmen registriert sind und das betroffene Unternehmen in ihrer Favoritenliste
hinterlegt haben, automatisch per E-Mail über das Ergebnis des Kontrollaudits informiert. Das
Warnzeichen ist auch für die beteiligte Zertifizierungsstelle sichtbar. Erkennt die Zertifizierungsstelle
das Ergebnis an bzw. gibt die Zertifizierungsstelle keine fristgerechte Erklärung innerhalb von 7 Tagen
ab, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, das Zertifikat innerhalb von weiteren 3 Werktagen außer
Kraft zu setzen. Akzeptiert die Zertifizierungsstelle die Ergebnisse des Investigation Audits nicht, muss
IFS MANAGEMENT ein triftiger Grund sowie ein Nachweis vorgelegt werden, dass weder die
Produktsicherheit in Gefahr ist, noch ein Verstoß gegen rechtliche Vorgaben (z.B. das
Lebensmittelrecht) erfolgt bzw. dies durch Korrekturmaßnahmen beseitigt ist.
Wurde die Aussetzung des Zertifikats durch die Zertifizierungsstelle vollzogen, erhalten alle Nutzer
(Handelshäuser und zertifizierte Unternehmen), die Zugang zur IFS-Datenbank haben und das
betroffene Unternehmen in ihrer Favoritenliste hinterlegt haben, eine E-Mail-Benachrichtigung des
IFS-Auditportals über die Aussetzung des aktuellen Zertifikats. Zudem wird das betreffende
Unternehmen in der Datenbank mit einem entsprechenden Hinweis noch für drei Monate nach der
Aussetzung des Zertifikats für alle Datenbanknutzer sichtbar sein.
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
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f) Nachdem alle relevanten Informationen (Ergebnis Investigation Audit, Stellungnahme(n) der
Zertifizierungsstelle) bei IFS MANAGEMENT eingegangen sind, wird geprüft, ob die Datenlage
ausreichend ist, um den Grund für die Beschwerde zu identifizieren. Wurde ein Investigation Audit
durchgeführt und liegen noch keine ausreichenden Informationen vor, wird ein erneutes Investigation
Audit angesetzt.
g) Ist die Datenlage ausreichend, wird von IFS MANAGEMENT geprüft, ob das vorliegende Problem
bereits behoben wurde und/oder ein Verstoß des Auditors und/oder der Zertifizierungsstelle
wahrscheinlich ist. Wurde das Problem bereits behoben und/oder ist ein Verstoß des Auditors/ der
Zertifizierungsstelle unwahrscheinlich, wird der Fall geschlossen und dem Beschwerdeführer ein
abschließender Bericht zugesendet.
Ist die Datenlage für eine Entscheidung ausreichend und wurde das Problem noch nicht behoben und
erscheint ein Verstoß als wahrscheinlich, werden sämtliche relevanten Informationen in einem
geschützten Bereich des IFS-Portals in anonymisierter Form den Mitgliedern des Sanktionskomitees
zugänglich gemacht. Das Sanktionskomitee strebt an, innerhalb von 4 Wochen nach Verfügbar-
machen der Daten zu entscheiden, ob und von wem ein Verstoß vorliegt sowie ggf. welchen
Schweregrad der Verstoß hat.
h) Nachdem das Sanktionskomitee IFS MANAGEMENT das Ergebnis seiner Entscheidung mitgeteilt
hat, prüft IFS MANAGEMENT, ob der betroffene Auditor und/oder die betroffene Zertifizierungsstelle
in der Vergangenheit bereits Verstöße begangen haben. Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes
und der Anzahl der bereits begangenen Verstöße der Zertifizierungsstelle und/oder des Auditors wird
eine Warnung, eine Aussetzung oder eine außerordentliche Kündigung des Rahmenvertrags
ausgesprochen (siehe IV 1) a) - e), Schaubilder mit Sanktionen und Strafen für Zertifizierungsstellen
und Auditoren bei unterschiedlichen Schweregraden der Verstöße).
i) Nach der Entscheidung über den Verstoß und/oder der Einleitung von Sanktionsmaßnahmen wird
die zuständige Akkreditierungsstelle über den Fall informiert. Erkenntnisse aus einem
abgeschlossenen Fall, die für die Auslegung und/oder Weiterentwicklung des IFS eine Rolle spielen,
werden allen Zertifizierungsstellen und Handelshäusern zur Verfügung gestellt.
j) Der Fall gilt als abgeschlossen, wenn der Beschwerdeführer einen abschließenden Bericht von IFS
MANAGEMENT erhält.
III. Ablauf im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen von IFS
MANAGEMENT
(1) IFS MANAGEMENT wird sämtliche Informationen über Verstöße gegen die Vorgaben des IFS, die
IFS MANAGEMENT im Rahmen der Surveillance Audits erhält, genau so behandeln, als ob IFS
MANAGEMENT die Informationen im Rahmen des Beschwerdemanagements erhalten hätte. Dies
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 17 von 24
bedeutet, dass der vorstehend unter II. (2) e) – i) dargestellte Ablauf des Beschwerdemanagements
auch im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen zur Anwendung kommt. Dies
bedeutet ferner, dass im Falle des Vorliegens eines Verstoßes gegenüber der Zertifizierungsstelle und
ihren Auditoren dieselben Sanktionen verhängt werden, wie es in einem Beschwerdefall der Fall ist.
Desweiteren wird für den Fall, dass in einem Surveillance On-Site Supplier Audit ein K.O. oder ein
Major vergeben wird, die Zertifizierungsstelle aufgefordert, das Zertifikat des betroffenen
Unternehmens, wie in II. (2) e), beschrieben, außer Kraft zu setzen.
(2) IFS MANAGEMENT wird sämtliche Informationen, die über Routinebegutachtungen von IFS-
Berichten, IFS-Zertifikaten oder anderen zur Verfügung stehenden Daten oder über
Auswertungsmöglichkeiten feststellt werden und die auf einen Verstoß gegen die IFS Anforderungen
hinweisen, ebenfalls in gleicher Weise behandeln, wie IFS MANAGEMENT es tun würde, wenn IFS
MANAGEMENT die Informationen im Rahmen des Beschwerdemanagements erhalten hätte.
IV. Sanktionen
Sanktionen werden gegenüber der Zertifizierungsstelle und/oder ihren Auditoren verhängt, wenn das
Sanktionskomitee nach Prüfung aller vorliegenden Informationen zu dem Ergebnis gekommen ist,
dass ein Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 der Zertifizierungsstelle und/oder ihres Auditors vorliegt
und IFS MANAGEMENT entsprechend informiert hat.
Sanktionen für Verstöße des Schweregrades 3 werden gegenüber der Zertifizierungsstelle verhängt,
wenn nach der Untersuchung aller Punkte und Stellungnahmen IFS Quality Assurance Management
entscheidet, dass ein Verstoß des Schweregrades 3 durch die Zertifizierungsstelle begangen wurde
und der Vorsitzende (Jurist) des Sanktionskomitees den Verstoß des Schweregrades 3 bestätigt hat.
Entscheidend für die Art der Sanktionen ist die Anzahl der in der Vergangenheit von dem betreffenden
Auditor und/oder der betreffenden Zertifizierungsstelle bereits begangenen Verstöße und der
Schweregrad dieser Verstöße. IFS MANAGEMENT wird die entsprechende Akkreditierungsstelle
informieren, sobald ein Verstoß der Zertifizierungsstelle und/oder ihres Auditors festgestellt wurde,
d.h., wenn eine erste Warnung ausgesprochen wurde oder weitere Sanktionen erfolgen. Die
Verjährungsfrist für bereits begangene und geahndete Verstöße beträgt 3 Jahre, unabhängig davon,
ob der Auditor die Zertifizierungsstelle wechselt.
Stellt das Sanktionskomitee (oder IFS Quality Assurance Management bei Verstößen des
Schweregrades 3 mit Bestätigung durch den Vorsitzenden des Sanktionskomitees) begangene
Verstöße fest, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, die folgenden eventuell entstandenen Kosten zu
ersetzen:
- Kosten der innerhalb des Integrity Programs durchgeführten Audits,
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 18 von 24
- Kosten des Sanktionskomitees in Zusammenhang mit dem festgestellten Verstoß
- Kosten für die Sanktionsmaßnahmen nach der Entscheidung über den Verstoß (z.B. zusätzliches CB
Office Audit zur Bestätigung der Zulassung der Zertifizierungsstelle, IP-Witness Audit zur
Bestätigung der Kompetenz des Auditors, GAP-Training, oder ein von IP verlangtes
Kalibrierungstraining).
Es besteht eine Verpflichtung, die Kosten zu ersetzen, unabhängig davon, welche der in den
folgenden Schaubildern beschriebenen Strafen gegenüber der Zertifizierungsstelle und/oder dem
Auditor verhängt wurde. Die Kosten sind fällig, sobald IFS MANAGMENT die Zertifizierungsstelle über
den Verstoß informiert und die Kosten in Rechnung gestellt hat.
Desweiteren müssen bei einem Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 eines Auditors alle durch diesen
Auditor durchgeführten Audits durch die Zertifizierungsstelle überprüft werden, um zu beurteilen, ob
weitere Fehler bei bereits durchgeführten Audits gemacht wurden. Dies gilt für alle Audits mit einem
gültigen IFS-Zertifikat.
Bei einer Suspendierung der Zertifizierungsstelle wird der gesamte Zertifizierungsprozess gestoppt
und die Zertifizierungsstelle darf keine IFS-Zertifikate mehr ausstellen. Insbesondere kann die
Zertifizierungsstelle vom Datum der Suspendierung an keine IFS-Zertifikate mehr ausstellen, selbst für
Audits, die bereits durchgeführt wurden, aber sich noch im Zertifizierungsprozess befinden (Prüfung
des Berichts, Zertifizierungsentscheidung, usw.).
Das bedeutet dass, vom Zeitpunkt der Suspendierung an:
Unternehmensstandorte mit ausstehenden Audits
Die Zertifizierungsstelle darf keine Audits planen oder durchführen, während sie suspendiert ist.
Unternehmensstandorte, bei denen Audits aktuell für den Zeitraum der Suspendierung geplant sind,
müssen von der Zertifizierungsstelle kontaktiert werden. Diese Standorte sollten sich an eine andere
für den betreffenden IFS Standard zugelassene Zertifizierungsstelle wenden.
Unternehmensstandorte mit ausstehenden Zertifikaten
Die Zertifizierungsstelle darf während ihrer Suspendierung keine Zertifikate ausstellen und keine
Zertifizierungsentscheidungen treffen.
Bestehende Zertifizierungen für Unternehmensstandorte
Zur Gewährleistung der Gültigkeit der aktuell ausgestellten Zertifikate müssen die von der
Zertifizierungsstelle durchgeführten Prozesse geprüft werden. Inhalt und Umfang der Prüfung hängen
vom Grund der Suspendierung ab.
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 19 von 24
(1) Schaubilder der Prozesse zu Sanktionen bei unterschiedlichen Schweregraden von
Verstößen
a) Verstoß des Schweregrades 1 für Zertifizierungsstellen
Information an IFS
Office Berlin
bezüglich der
Entscheidung zum
Schweregrad des
Verstoßes
vorherige Verstöße
der CB im internen IFS
QAM registriert?
Warnung und Strafe:
- Erstattung der Kosten für
IP Audit und
Sanktionskomitee
- Durchführen eines internen
CB Trainings
- Festlegen entsprechender
Korrekturmaßnahmen
- Strafe: 5.000€
Nachweis der CB an
IFS QAM: Durchführen
eines internen CB
Trainings und
Festlegen
entsprechender
Korrekturmaßnahmen
innerhalb von 3
Wochen nach Erhalt er
Warnung
Warnung und Strafe:
- Erstattung der Kosten für IP
Audit und Sanktionskomitee
- Durchführen eines internen
CB Trainings
- Festlegen entsprechender
Korrekturmaßnahmen
- Strafe: 10.000€
außerordentliche
Kündigung des
Rahmenvertrages
Nein
Ja
2. Verstoß
zusätzlicher
Verstoß
Schweregrad 1 für
das Nichterfüllen
der Forderungen
der Warnung
3. Verstoß
Sperrung der CB
für 1 Jahr
Erfüllen der IFS
Anforderungen für
CBs zur Zulassung
als IFS CB
Unterschreiben des
neuen
Rahmenvertrages
Ergebnis des CB
offcie Audits ist
positiv?
Keine
Bestätigung
für CB
Nein
interne Registrierung
des Verstoßes durch
IFS QAM
Nachweis der CB an IFS
QAM:Durchführen eines
internen CB Trainings
und Festlegen
entsprechender
Korrekturmaßnahmen
innerhalb von 3 Wochen
nach Erhalt er Warnung
zusätzlicher
Schweregrad 1
Verstoß für das
Nichterfüllen der
Forderungen der
Warnung
Nein
Neustart des IP
Prozesses für CB
CB office Audit
(wenn mind.3 IFS
Audits durchgeführt
wurden)
Nein
interne Registrierung
des Verstoßes durch
IFS QAM
Bestätigung der CB
Ja
Neuer
Rahmenvertrag
verliert Gültigkeit
Ja
Entsprechende
Nachweise
erhalten?
Entsprechende
Nachweise
erhalten?
Ja
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 20 von 24
b) Verstoß des Schweregrades 1 für Auditoren
Information an IFS
Office Berlin
bezüglich der
Entscheidung zum
Schweregrad des
Verstoßes
vorherige Verstöße
des Auditoren in
internem IFS QAM
registriert?
Sperrung bis zur
Teilnahme an GAP-
Kurs oder
calibration training
Nein
2ter Verstoß
Ja
Forderung nach
GAP-Kurs oder
calibration training
ErstprüfungNein
Durchführung IP
witness audit
Ergebnis des IP
witness audit
positiv?
Ja
Sperrung für 12
Monate
nach 12 Monaten
Sperrung
Forderung nach
Erstprüfung
Ja
IFS
Prüfungsver
fahren
Nein
Zulassung als IFS
Auditor
Auditor besteht
Erstprüfung?
Auditor nimmt an GAP-Kurs
oder calibration training
innerhalb eines Jahres teil?
Ja
Nein
Im Fall des 2ten Verstoßes beginnt der IP Prozess nach der Zulassung als IFS Auditor von vorn.
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 21 von 24
c) Verstoß des Schweregrades 2 für Zertifizierungsstellen
Information an IFS
Office Berlin
bezüglich der
Entscheidung zum
Schweregrad des
Verstoßes
vorherige Verstöße
der CB im internen IFS
QAM registriert?
Warnung und Strafe:
- Erstattung der Kosten für
IP Audit und
Sanktionskomitee
- Durchführen eines internen
CB Trainings
- Festlegen entsprechender
Korrekturmaßnahmen
Nachweis der CB an
IFS QAM:
Durchführen eines
internen CB Trainings
und Festlegen
entsprechender
Korrekturmaßnahmen
innerhalb von 3
Wochen nach Erhalt er
Warnung
Warnung und Strafe:
- Erstattung der Kosten für IP
Audit und Sanktionskomitee
- Durchführen eines internen
CB Trainings
- Festlegen entsprechender
Korrekturmaßnahmen
- Strafe: 3.000€
Außerordentliche
Kündigung des
Rahmenvertrages
Nein
Ja
2. Verstoß 4. Verstoß
zusätzlicher
Verstoß
Schweregrad 2 für
das Nichterfüllen
der Forderungen
der Warnung
warning and penalty:
- Erstattung der Kosten für IP Audit
und Sanktionskomitee
- Durchführen eines internen CB
Trainings
- Festlegen entsprechender
Korrekturmaßnahmen
- Strafe: 5.000€
3. Verstoß
Sperrung der CB
für 1 Jahr
Erfüllen der IFS
Anforderungen für
CBs zur Zulassung
als IFS CB
Unterschreiben des
neuen
Rahmenvertrages
Durchführung CB
office Audits durch
IP
Ergebnis des CB
offcie Audits ist
positiv?
Bestätigung der CB
Ja
No
confirmation
of CB
Nein
interne Registrierung
des Verstoßes durch
IFS QAM
Nachweis der CB an IFS
QAM:
Durchführen eines
internen CB Trainings und
Festlegen entsprechender
Korrekturmaßnahmen
innerhalb von 3 Wochen
nach Erhalt er Warnung
Ja
5.d zusätzlicher
Verstoß
Schweregrad 2 für
das Nichterfüllen
der Forderungen
der Warnung
Nein
Neustart des IP
Prozesses für CB
Nein
interne Registrierung
des Verstoßes durch
IFS QAM
interne Registrierung
des Verstoßes durch
IFS QAM
CB office Audit
(wenn mind.3 IFS
Audits durchgeführt
wurden)
Verfahren: CB
office Audits
Neuer
Rahmenvertrag
verliert Gültigkeit
Ja
IFS QAM erhält
entsprechende
Nachweise?
IFS QAM erhält
entsprechende
Nachweise?
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 22 von 24
d) Verstoß des Schweregrades 2 für Auditoren
Information an IFS
Office Berlin
bezüglich der
Entscheidung zum
Schweregrad des
Verstoßes
Vorherige Verstöße
Des Auditors im internen
IFS QAM registriert?
Warnung:
Auditor darf Audits
durchführen
Nein
2. Verstoß
Sperrung für 3
Monate
3. Verstoß
Ja
Forderung nach
GAP-Kurs oder
calibration training
innerhalb eines
Jahres nach erster
Warnung
Erstprüfung
Forderung nach
GAP-Kurs oder
calibration training
Bestätigung als IFS
Auditor
Sperrung für 12
Monate
Bestätigung als IFS
Auditor
interne Registrieung
des Verstoßes durch
IFS QAM
Durchführung IP
witness audit
Ergebnis des IP
witness audit ist
positiv?
Ja
Keine
Bestätigung
als IFS
Auditor
Nein
IFS
Prüfungsver
fahren
interne Registrierung
des Verstoßes durch
IFS QAM
Erstprüfung
IFS
Prüfungsver
fahren
Nein
Ja
Auditor nimmt an
GAP-Kurs oder calibration
training innerhalb eines
Jahres teil?
Nein
Ja
Auditor besteht
Erstprüfung? Nein
Ja
Auditor nimmt an
GAP-Kurs oder
calibration training teil?
Ja
Nein
Auditor besteht
Erstprüfung?
Im Fall des dritten Verstoßes beginnt der IP Prozess nach der Zulassung als IFS Auditor von vorn.
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
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e) Verstoß des Schweregrades 3 für Zertifizierungsstellen
Information an IFS Office
Berlin bezüglich der
Entscheidung zum
Schweregrad des
Verstoßes
Warnung
-Durchführen eines
internen CB Trainings
- Festlegen
entsprechender
Korrekturmaßnahmen
3.-5. Verstoß > 5 Verstöße
Warnung und Strafe
-Durchführen eines
internen CB Trainings
- Festlegen
entsprechender
Korrekturmaßnahmen
- Strafe: 500 €
Sperrung für 3 Monate
Bestätigung der CB
Durchführung eines CB
office Audits
Ergebnis des CB office
Audits positiv?
Ja
Keine Bestätigung
der CBNein
interne Registrierung des
Verstoßes durch IFS QAM
Nachweis der CB an
IFS QAM:
Durchführen eines
internen CB Trainings
und Festlegen
entsprechender
Korrekturmaßnahmen
innerhalb von 3
Wochen nach Erhalt
der Warnung
zusätzlicher
Verstoß
Schweregrad
3 für das
Nichterfüllen
der
Forderungen
der Warnung
interne Registrierung des
Verstoßes durch IFS
QAM
Ja
Weiterer Prozess ist
abhängig von der Anzahl der
Verstöße Schweregrad 3
interne Registrierung des
Verstoßes durch IFS
QAM
Ja Weiterer Monat Sperrung und ein zusätzliches CB
office Audit
IFS QAM erhält
entsprechende
Nachweise?
Nein
IFS QAM erhält
entsprechende
Nachweise?
Nein
Nachweis der CB an
IFS QAM:
Durchführen eines
internen CB Trainings
und Festlegen
entsprechender
Korrekturmaßnahmen
innerhalb von 3
Wochen nach Erhalt
der Warnung
Ist der Grund für den Erhalt eines Verstoßes der Selbe wie beim vorherigen Verstoß, wird die Strafe verdoppelt.
Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag
Seite 24 von 24
V. Pflichten der Zertifizierungsstelle
Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, die von ihr beauftragten Auditoren über das vorliegende
Integrity Program und die damit verbundenen Sanktionen zu informieren. Eine entsprechende
Aufklärung hat schriftlich zu erfolgen und muss IFS MANAGEMENT nachgewiesen werden.
Im Inhalt dieses Dokuments wird insbesondere ausgeführt, dass jedem Auditor bewusst ist, dass bei
einem Verstoß gegen die Regeln der IFS-Standards und der dazugehörigen IFS-Regularien IFS
MANAGEMENT das Recht hat, den entsprechenden Fall an das Sanktionskomitee zur Entscheidung
weiterzuleiten. Das Sanktionskomitee kann für Auditoren direkt Verstöße feststellen und in diesen
Fällen können die Auditoren dazu verpflichtet sein, an IFS-Schulungen teilzunehmen oder können für
eine bestimmte Zeit als IFS-Auditoren suspendiert werden.
Jeder Verstoß wird für jeden Auditor aufgezeichnet, um einen Überblick über die "Geschichte" des
Auditors zu erhalten. Auch bei einem Wechsel der Zertifizierungsstelle werden die Verstöße für
Auditoren für einen Zeitraum von 36 Monaten nicht aufgehoben. Bei einem Wechsel der
Zertifizierungsstelle darf IFS MANAGEMENT die neue Zertifizierungsstelle über die früheren immer
noch gültigen Verstöße dieses Auditors informieren.
Die Zertifizierungsstellen senden Kopien der von Ihren IFS Auditoren unterschriebenen
Bestätigungsdokumente, die das Integrity Program betreffen, an das IFS MANAGEMENT.
Alte und neue Kunden sind über den Inhalt des Integrity Programs und mögliche Auswirkungen auf
ihr Unternehmen schriftlich zu informieren.
Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, IFS MANAGEMENT einen Ansprechpartner für das Integrity
Program mitzuteilen. Diese Person ist für die Kommunikation im Zusammenhang mit dem
Beschwerde- und Sanktionsmanagement mit IFS MANAGEMENT zuständig. Falls es diesbezüglich
zu personellen Veränderungen kommt, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, dies unverzüglich IFS
MANAGEMENT schriftlich mitzuteilen.
Berlin, 01.02.2013 ……………………………………. Ort, Datum Ort, Datum
……………………………………. ……………………………………. IFS MANAGEMENT GmbH Zertifizierungsstelle
(Unterschrift und Firmenstempel)