Willibald Heßlinger Multiplikator für das Schulverwaltungsprogramm asv

Anleitung zur Durchführung der Meldung zur US Hinweis:

Voraussetzung für die US ist die erfolgreiche Altdatenübernahme

ein Benutzer mit Schulleitungsrechten

1. Datenprüfung Bevor Sie irgendwelche Daten an ASD senden, führen Sie bitte unbedingt die Datenprüfungen durch. Rufen Sie hierzu die Datenprüfung: <Menü Datei → Verwaltung → Datenprüfung> auf. Für die folgenden Datenbereiche müssen Sie die Datenprüfung durchführen:

Datenprüfungen für folgende Datenbereiche erledigt

Klassen/Klassengruppen

Lehrkräfte

Schüler

Schulen o Oktoberstatistik (US): PL-Prüfungen für den Bereich

Unterrichtsfach o Oktoberstatistik (US): PL-Prüfungen für Abgänger und

Absolventen o Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe

(Lehrkräfte, Personalveränderungen

Hinweise zur Datenprüfung Für die Datenprüfung ist zu beachten, dass der jeweils zu prüfende Datenbereich angeklickt wird.

Im Anschluss daran müssen Sie die Auswahl der Datenprüfung, ebenfalls durch Anklicken, kenn-zeichnen.

Bevor die Prüfung gestartet wird, gibt es die Möglichkeit auszuwählen, ob nur Mussfehler oder Kann- und Mussfehler angezeigt werden sollen. Ferner müssen Sie entscheiden, ob die Fehlermel-dungen in Form eines kurzen oder ausführlichen Protokolls angezeigt werden.

Danach den Button „Prüfung starten“ betätigen.

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2. Überprüfung auf Updates Vor der Erstübermittlung von Daten an ASD muss sichergestellt werden, dass die Anwendung sowie die Wertelisten und Prüfroutinen auf dem aktuellen Stand sind. Vorher ist keine Datenlieferung an ASD möglich. Rufen Sie hierzu das Modul ASD-Schnittstelle auf <Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle> und kli-cken Sie im Reiter Update Wertelisten und ASV auf die Schaltfläche Aktualität prüfen. Im folgenden Dialog werden Sie aufgefordert, Ihre Schulnummer und Ihr OWA-Passwort einzugeben. Anschließend werden die Versionen geprüft und Sie erhalten Rückmeldung, ob ein Update nötig ist.

3. Erstanmeldung der Schüler an ASD Die Erstanmeldung von Schülern ist nur notwendig, wenn Sie diese direkt nach der Altdatenüber-nahme erstmalig nach ASD melden oder wenn Sie die Schüler mit einem Importverfahren (z.B. Im-portdatei vom Einwohnermeldeamt) in die ASV importiert haben. Wechseln Sie nach der Versionsüberprüfung auf den Reiter Übermittlung an ASD und klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden.

Falls die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden inaktiv (ausgegraut) ist, so haben Sie wahrscheinlich noch keine Versionsüberprüfung durchgeführt. Holen Sie dies bitte nach, wie oben beschrieben. Nach Authentifizierung mit Schulnummer und OWA-Passwort werden nun die Schüler einmalig im ASD-System registriert. Nach Abschluss der Übertragung ist die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden inaktiv.

An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

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4. Abholen der Erhebungstermine

Bevor Sie mit einer Datenübermittlung beginnen können, muss der Prozess „Daten abholen“ angesto-ßen werden. Öffnen Sie dazu die ASD-Schnittstelle <Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle> im Reiter „Über-mittlung aus ASD“. Man kann hier wählen, welche Daten man abholen möchte. Meist genügt die Voreinstellung „Neues seit dem letzten Abholen“. Sie werden evtl. zur Eingabe Ihrer Schulnummer und Ihres Schulpasswortes (entspricht dem OWA-Passwort) aufgefordert. Der anschließende Datentransfer dauert nur einige Se-kunden.

• Der Erhebungstermin wird hier übermittelt. Ohne angelegten Termin ist keine Übermittlung der US möglich (Feld grau). • Erhebungsstatus Auf dem Reiter Übermittlung an ASD ist nun die Schaltfläche Datenübermittlung aktiv (ggf. müssen Sie das Modul schließen und neu öffnen, damit die Schaltfläche aktiv wird). Das Abholen des Meldetermins für die US ist erst ab einem bestimmten Termin möglich. Erst dann kann (wie im nächsten Punkt beschrieben) der Ansprechpartner zur US eingetragen werden.

5. Schulleitung und Ansprechpartner für die US eintragen Nach der Abholung der Daten und vor der US-Meldung ergänzen Sie bitte im Modul Schulen: Menü <Datei → Schulische Daten → Schulen> die folgenden Eintragungen:

Schulleitung (auf dem Reiter Unterzeichner <SJ>)

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Ansprechpartner für die US (auf dem Reiter Organisation <SJ>) unbedingt auch die zugehörigen Kommunikationsdaten eintragen (Telefon)

Dieser Reiter ist erst nach Abholung des Erhebungstermins mittels „Daten abholen“ im Modul ASD-Schnittstelle sichtbar.

6. Bemerkung aktualisieren Unter <Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation> Reiter „Bemerkung“, können Sie die Bemerkung zur US auf den aktuellen Stand bringen. Hier können Sie auf Besonderheiten Ihrer Schule eingehen.

7. Lehrerdaten aus ASD übernehmen Bevor Sie die Datenübermittlung beginnen können, müssen Sie zunächst die Lehrerdaten aus ASD übernehmen. Hier ist derzeit noch Vorsicht geboten, weil die VIVA-Daten nur zum Teil aktuell sind. Die Datenübernahme funktioniert so ähnlich wie im Altverfahren mit der Abgleichdatei. Markierte Daten können übernommen werden, die nicht benötigten Daten müssen dann gelöscht werden.

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8. Einzelne Schritte der Übermittlung

Schüler bei ASD anmelden: Ist dieses Feld aktiv, müssen noch Schüler in ASD angemeldet werden, die bisher noch nicht im Zentralsystem registriert waren.

Summendaten erfassen: Diese Daten müssen vor der Übermittlung an ASD erfasst werden.

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Daten übermitteln: Wenn Sie diesen Knopf drücken, startet zunächst die Datenprüfung. Findet diese keine Muss-fehler, so werden die Daten an ASD übermittelt.

Nach der Übermittlung erscheint folgendes Fenster:

Nach der Übermittlung der Daten ist die Abgabe der US noch nicht beendet! Beachten Sie die weiteren Schritte!

Sie können, bis Sie selbst die Abgabe erklären (siehe unten), jederzeit selbständig eine erneute Über-mittlung starten. Ihre alten Daten werden damit in ASD überschrieben. Die Datenhoheit liegt zum jetzi-gen Zeitpunkt noch bei Ihnen.

Abgabe erklären Wenn Sie nun die „Abgabe erklären“ erfolgt zunächst eine Verarbeitung in ASD

dann wird in ASV die sog. STATISTIK-Zeitscheibe angelegt.

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Nach erfolgreichem Abschluss des Prozesses sind sowohl „Daten übermitteln“ als auch „Abgabe erklä-ren“ deaktiviert. ASD befindet sich nun im Zustand „abgegeben“.

Was bedeuten die Farben der Schaltflächen?

Rot hervorgehoben und aktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat.

Grau hervorgehoben und deaktiviert,

wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen kann, aber nicht muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat. Ebenso grau hervorgeho-ben und deaktiviert, wenn die Schule die Datenübermittlung durchführen kann oder muss, der Stichtag aber noch nicht erreicht ist.

Gelb hervorgehoben und aktiviert,

wenn der Stichtag erreicht, aber der Abgabetermin noch nicht überschritten ist, und die Schule die Datenübermittlung durchführen muss.

ausgeblendet, wenn die Schule die Datenübermittlung nicht durchführen kann.

Grün hervorgehoben (und aktiviert, wenn der Abgabetermin noch nicht erreicht ist bzw.

deaktiviert, wenn der Abgabetermin bereits erreicht ist bzw. bei US die Abgabeerklärung er-folgt ist), wenn die Übermittlung erfolgreich war, d. h. die Quittungen von ASD zur Übermitt-lung keinen Fehler ergeben haben.

Vergewissern Sie sich, dass nun ein zusätzliches Schuljahr mit der Bezeichnung „Statistik“ ange-

legt wurde. Diese Zeitscheibe sichert den Stand zum Zeitpunkt der Statistikmeldung.

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Prüfen Sie kurz im Statistikstatus durch den Aufruf der Module „Schüler, Klassen, Lehrkräfte und Mat-rix“, ob diese auch vollständig angelegt wurden. Wenn nicht, wenden Sie sich an das zuständige Staat-liche Schulamt und bitten um die Ablehnung der Meldung, um eine neue Übertragung starten zu kön-nen.

Wenn die Statistik-Zeitscheibe nicht eingerichtet wurde, wechseln Sie in den Reiter „Übermitt-lung aus ASD“ und betätigen Sie den Button: „Erhebungsstatus abholen“.

Geben Sie das OWA-Passwort ein und bestätigen Sie mit O.K.

Bitte führen Sie die Tagesarbeit weiter im aktuellen Schuljahr durch und nicht im „Sta-tistik“- Zeitfenster!

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9. Rückmeldung vom Schulamt

Nachdem Sie die Abgabe erklärt haben, sind die Arbeiten der US-Übermittlung abgeschlossen. Das zu-ständige Schulamt wird die Daten prüfen und Ihnen Rückmeldung geben. Sollte das Schulamt noch Fehler finden, so wird es die Meldung ablehnen. Dann erhalten Sie über OWA eine entsprechende E-Mail. Entweder sind die Fehler schon in dieser aufgelistet, oder Sie müssen telefonisch mit Ihrem Schulamt Kontakt aufnehmen.

Quittungen abholen und Daten ggf. neu übermitteln Falls die Abgabe vom Staatlichen Schulamt abgelehnt wurde, bearbeiten Sie bitte die folgenden Schritte: 1. Wechseln Sie bitte auf das Schuljahr „Statistik“ 2. Über Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle - Übermittlung aus ASD holen Sie erneut die Quittun-gen ab. Sie erhalten folgende Meldung:

3. ASV zeigt nun in allen Modulen die Situation an, die zum Zeitpunkt der Abgabeerklärung bestanden hat. Bereinigen Sie die zu korrigierenden Daten

!!WICHTIG!! Alle Korrekturen müssen Sie in der Zeitscheibe „Statistik“ und im laufen-den Schuljahr vornehmen.

Übermittlung an ASD: Summendaten noch einmal überprüfen

Übermittlung an ASD: Kommentar erfassen - hier ist es sinnvoll zu beschreiben, welche Fehler be-hoben wurden.

Übermittlung an ASD: Daten übermitteln Evtl. werden Sie aufgefordert, noch einmal die Lehrerdaten zu übernehmen; wechseln Sie in : Übermittlung aus ASD - „Lehrerdaten übernehmen“

Übermittlung aus ASD: Quittungen abholen

Übermittlung an ASD: Kontrollzahlen noch einmal anschauen

Übermittlung an ASD: Abgabe erklären am Schluss nicht vergessen!!

Daten sichern Im Menü des Schulungstag 03 finden Sie eine Checkliste für die US (in ASV wird diese auch Roadmap genannt).

Viel Erfolg