ANÁLISE DOS PROCESSOS E SISTEMAS DE GESTÃO DE CURSOS DE GRADUAÇÃO A DISTÂNCIA NA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO

GRANDE DO SUL

Magali Teresinha Longhi1, Alexandra Lorandi Macedo2, Silvia de Oliveira Kist3 1Universidade Feral do Rio Grande do Sul/Secretaria de Educação a Distância, magali@cpd.ufrgs.br

2Universidade Feral do Rio Grande do Sul/Secretaria de Educação a Distância, alexandra.macedo@sead.ufrgs.br

3Universidade Feral do Rio Grande do Sul/Secretaria de Educação a Distância, silvia.kist@sead.ufrgs.br

Resumo – O presente relato de experiência é produto de análise crítica sobre os processos e sistemas para a criação, implementação e desenvolvimento de um curso de graduação a distância da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. O relato destaca os resultados de um estudo realizado a partir da identificação de necessidades e fragilidades de cursos de graduação na modalidade a distância que tiveram que ser gerenciados por sistemas informatizados desenvolvidos para cursos presenciais. Os resultados apontam possíveis melhorias em processos e sistemas de modo a atender as necessidades de um curso de graduação a distância e, em paralelo, qualificar os registros acadêmicos, agilizar o trabalho da equipe de gestão do curso, garantir a segurança das informações e fornecer dados precisos sobre o curso a qualquer momento do processo.

Palavras-chave: Educação a Distância, Gestão de processos, Sistemas de Informação.

Abstract – This experience report is the product of a critical analysis of the processes and systems for the creation, implementation and, development of a distance course at the Federal University of Rio Grande do Sul. It highlights the results of a study which identified the requirements and weaknesses of undergraduate courses in the distance modality that used processes and computer systems developed for face-to-face courses. The results point out to the need of improvements that would adjust such processes and systems to the needs of distance-learning courses and that could, in parallel, qualify academic records, streamline the job of the course management team, ensure information security, and provide accurate data.

Keywords: Distance Education, Processes Management, Information System.

1. IntroduçãoO presente relato é produto do estudo realizado sobre os processos envolvidos na criação, implementação e desenvolvimento de um curso de graduação a distância. A análise se debruçou tanto sobre o fluxo de ações quanto da estrutura tecnológica existente na Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) para apoiar os vários eventos relacionados.

Para compor esta análise, a Secretaria de Educação a Distância (SEAD) da UFRGS criou uma ação de aperfeiçoamento para a construção de um diagnóstico e proposição de ações de aprimoramento do fluxo de processos. Teve como parâmetro o curso de Bacharelado em Desenvolvimento Rural desenvolvido na modalidade de Educação a Distância (EaD), atualmente na sua 4ª Edição.

Com base nessa experiência, foram analisadas as diversas etapas, desde a criação do curso na Universidade até a execução (ou seu desenvolvimento, propriamente dito) para, com base nesse diagnóstico, propor melhorias. Muitas das etapas envolvidas em um curso na modalidade a distância apresentam particularidades não previstas no sistema acadêmico de cursos presenciais e, por isso, não são realizadas de forma automatizada, gerando fragilidades nos processos.

A motivação da pesquisa é impulsionada pela decisão da atual gestão da Universidade (2016-2020) em institucionalizar e valorizar os cursos de educação a distância. Por consequência, a SEAD vem apoiando a construção de Projetos Pedagógicos de novos cursos de graduação (bacharelado e licenciatura), a saber: Licenciatura em Ciências da Natureza, a quarta edição do Curso de Bacharelado em Desenvolvimento Rural (PLAGEDER), Licenciatura em Ciências Sociais, Licenciatura em Geografia, Licenciatura em Pedagogia, Licenciatura em Física, Licenciatura em Matemática, Licenciatura em Ciências Biológicas, Licenciatura em Computação e Robótica, Licenciatura em Letras-Português, Licenciatura em Letras-Inglês e Bacharelado em Biblioteconomia.

A Secretaria assessora a equipe de elaboração dos projetos nas questões referentes ao processo de criação de curso, à normativa para cursos de graduação e às especificidades da EaD, tanto pedagógicas quanto administrativas. No que se refere aos aspectos pedagógicos, trata sobre metodologias para educação a distância, avaliação e recuperação, presença virtual e tipos de atividades ou tarefas para favorecer a aprendizagem (KIST et al., 2016). Além disso, apoia com capacitações para a equipe docente (professores e tutores) sobre a implementação das atividades de ensino na plataforma EaD e o uso dos recursos tecnológicos oferecidos pelo ambiente. Também assessora no desenvolvimento de materiais educacionais digitais, motivando sua inclusão no Repositório de Recursos Digitais do Lume, suportado pela Universidade.

Cabe destacar que os dois primeiros cursos (Licenciatura em Ciências da Natureza e a quarta edição do Curso de Bacharelado em Desenvolvimento Rural - PLAGEDER) foram aprovados no âmbito da CAPES e suas atividades iniciaram em 12 de maio de 2018. Tais cursos mostraram as dificuldades no desenvolvimento das ações e os entraves nos sistemas de informatização. Já os cursos de graduação Licenciatura em Computação e Robótica, Licenciatura em Letras-Português, Licenciatura em Letras-Inglês e Bacharelado em Biblioteconomia, estão com previsão de início para o primeiro semestre de 2019. Encontram-se, atualmente, na fase final de tramitação interna na Universidade. Tão logo sejam aprovados, vários processos serão disparados de forma a implementá-los na UFRGS. A implementação implica em seguir as regras de um curso de graduação normal, acrescidas das especificidades da modalidade a distância. Isso assinala, por si só, a urgência de acertos no fluxo de processos.

Atualmente, a UFRGS utiliza o Sistema da Graduação (SISGRAD) para o gerenciamento dos cursos a distância nas formas de aplicativo web e cliente/servidor. Historicamente, o SISGRAD foi implementado para atender os cursos presenciais. Nesse sistema, foram desenvolvidos módulos específicos para atender demandas emergenciais da gestão EaD.

O acesso ao SISGRAD web é feito pelos diversos portais (conforme o tipo de usuário) e seus serviços. No portal da Comissão de Graduação (COMGRAD), o coordenador de curso da modalidade a distância pode: (1) matricular alunos nas atividades de ensino do curso; (2) exibir quais alunos reprovaram ou eventualmente continuam sem conceito; (3) listar os alunos ingressantes no curso e os matriculados em disciplinas; (4) desligar alunos do curso; e (5) registrar os planos das atividades de ensino. No portal da SEAD, há os serviços de (i) cadastramento de polos, coordenadores, tutores e docentes externos conveniados; e (ii) emissão de relatórios para as tomadas de decisão pedagógica e administrativa.

Outros procedimentos, principalmente os relacionados com os processos que ocorrem em qualquer curso de graduação (por exemplo, afastamento por trancamento), continuam a ser executados por aplicativo cliente/servidor. Este aplicativo é instalado em máquinas do órgão responsável para acesso exclusivo. Nele, são executados os processos envolvidos na criação de um curso na modalidade a distância e os registros de (re)ingresso dos alunos conforme as normas internas da Universidade e de suas COMGRADs. Muitas delas estão baseadas no fluxo de processos de cursos presenciais, nem sempre acessíveis à SEAD.

Sabendo da dinamicidade e da complexidade dos processos para gestão dos cursos de graduação, a SEAD vem enfrentando desafios durante a assessoria junto aos proponentes de ações na modalidade a distância. Cabe salientar, também, que vários outros órgãos somam-se à SEAD na condução dessas ações dependendo da fase de execução, são elas: Unidade proponente, Câmara de Graduação (CAMGRAD), Comissão de Graduação (COMGRAD), Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), Comissão Permanente de Seleção (COPERSE), Universidade Aberta do Brasil (UAB) ou entidade financiadora e Polo, caracterizando uma diversidade de informações.

Assim, este relato tem por objetivo apresentar as fragilidades nos processos de criação e desenvolvimento de novos cursos de graduação a distância e apontar possíveis soluções para garantir uma melhoria na assessoria pedagógica e administrativa. Acredita-se que, ao identificar os elementos (atores, processos, atividades, eventos, fluxo das informações e dados registrados ou a registrar) que compõem o atual sistema, será possível localizar, antecipar e amenizar problemas criados por procedimentos que não mais atendem à realidade por alterações de normas internas ou de legislação federal. Problemas esses que impactam de forma direta, tanto a vida acadêmica dos alunos, quanto os registros e processos da Universidade.

A seguir, apresenta-se a metodologia adotada nesta análise. Nela, foram definidos quatro eixos temáticos considerados emergenciais para a condução de um novo curso na modalidade a distância. Em cada um deles discorre-se sobre os problemas e possíveis soluções. Por fim, são feitas as considerações finais do trabalho.

2. MetodologiaO processo de construção deste trabalho levou em conta o método “Diagnóstico Institucional Participativo” apresentado por Oliveira (2018). Tal método foi utilizado como base para identificar a situação real e consolidar conhecimentos como forma para ponderar possibilidades e alternativas aos problemas encontrados. É de caráter participativo porque exige uma equipe formada pelos diversos órgãos transversais ao tema de discussão.

O método é composto pelos caminhos do conhecimento e da escolha. O caminho do conhecimento se processa no formato de uma espiral, num encadeamento dinâmico infinito a partir de fatos e percepções para definir conceitos e/ou chegar a conclusões. Por outro lado, o caminho da escolha, também transcorrendo no formato de espiral, reflete as ações que dialogam entre os objetivos e os meios que a situação exige para atender a solução. Nesses movimentos, entre os dois caminhos, perguntas são formuladas, de tal maneira que há uma influência mútua e contínua sobre o que ocorre no real e o que se pensa dele.

Nesse sentido, a metodologia deste trabalho foi dividida em cinco etapas. As etapas de 1 a 4, fazem parte do caminho do conhecimento e a etapa 5 a do caminho da escolha. São elas:

1. Formação da equipe responsável: a Etapa 1 trata da formação da equipe responsável pela condução do processo de diagnóstico institucional. A equipe foi constituída por membros da SEAD, do Centro de Processamento de Dados (CPD), COMGRAD e colaboradores conforme a necessidade. Os membros são encarregados (1) pela realização do inventário dos problemas ou “incômodos” verificados na criação e desenvolvimento de cursos na modalidade a distância, (2) pelo diagnóstico ou o reconhecimento do que leva ao problema ou “incômodo” e (3) pela identificação das ações necessárias para a solução ou melhoramentos. 2. Identificação dos problemas: a Etapa 2 consiste em identificar as situações ou condições problemáticas que ameaçam o fluxo de processos tanto na criação quanto no desenvolvimento de um curso na modalidade a distância. Também, verificam-se as tendências que podem vir a prejudicar ou comprometer o desenvolvimento do curso, dificultando ou impedindo melhorias. Para tanto, foi utilizada uma matriz SWOT (Hazzan et. alli, 2016), conforme apresentada na Tabela I, que permitiu fazer um diagnóstico estratégico, identificando pontos positivos e negativos, sobre os processos de:

Elaboração: envolve a construção do Projeto Pedagógico do Curso (PPC),a aprovação deste Projeto nas diversas instâncias da Universidade,além do registro no sistema acadêmico.

Implementação: abrange os processos de seleção e ingresso decandidatos, as fases de matrícula e a aula inaugural do curso.

Preparação: inclui a organização do curso, a definição de uma identidade visual,a produção de conteúdo (materiais e mídias), a configuração do ambientevirtual de aprendizagem, a definição das formas de interação dos participantes eda avaliação, capacitação de professores e tutores e a divulgação do curso.

Desenvolvimento: consiste na execução do curso em que o material eatividades devem estar disponibilizados, professores e alunosinteragem e os suportes técnico e pedagógico estão preparados pararesolver problemas.

Tabela 1: SWOT: Plano da coordenação acadêmica para novos cursos EaD

FATORES POSITIVOS FATORES NEGATIVOS

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Pontos Fortes (S) Pontos Fracos (W)

Equipe motivada para assesso-ria pedagógica e de suporte à plataforma

Falta de familiaridade com os processos de ingresso de candidatos a aluno em curso EaD.

Casa de máquinas estruturada para garantir disponibilização de rede 24h, 7 dias.

Não está claro como são feitas as avaliações de fenótipo, baixa renda, deficientes e escola pública para cursos EaD.

Sistemas da Universidade são estruturados para garantir segu-rança de dados.

Não está claro quem é o responsável por novos chamamentos de aluno EaD por vagas remanescen-tes e porque devem ser feitos.

Sincronização do banco de da-dos acadêmico com a platafor-ma EaD tem troughput baixo, embora para o usuário seja in-formado que leva em torno de 10min.

Falta de familiaridade com os processos de cadas-tramento de pessoas externas à Universidade para atuarem como professor de curso EaD. É preciso primeiro cadastrar no sistema como Tutor EaD e, posteriormente, vinculá-lo (como Tutor) no polo.

Não está claro quem deve certificar a documentação dos aprovados no processo seletivo para ingresso no curso EaD em função da abrangência geográfica. O processo seletivo é realizado nos polos e a matrícula presencial é realizada pela COMGRAD do curso proponente.

O tempo despendido no processo de análise da do-cumentação para o ingresso está levando ao atraso no ingresso do aluno no curso.

Professor visitante/colaborador não pode atribuir conceito porque ele não tem vínculo com a Universi-dade. A atribuição deve ser feita pela COMGRAD.

Não há uma normativa para eventos acadêmicos voltados para as atividades de cursos EaD.

Não está claro onde o coordenador de polo é cadas-trado.

Não está claro como um polo e suas características são cadastrados.

Não está claro como um polo é vinculado a um curso EaD.

Atividades de ensino do tipo TCC (Trabalho de Con-clusão de Curso) não permite a indicação de coori-entador.

Atividades de Ensino do tipo TCC não mostram quem são os orientandos de um orientador.

As transferências de alunos entre polos são feitas a partir do processo de transferência de cursos.

Os diversos tipos de tutores são conhecidos apenas na plataforma EaD e não reconhecidos nos sistemas acadêmicos. Neles há apenas o tipo Tutor EaD.

Relatórios de totalizações informados pelo CPD não conferem com os informados por outros órgãos da Universidade.

Não está claro quem desliga aluno nos cursos.

Não está claro qual é a norma para desligar aluno por reprovação. Deveria ser uma norma geral ou por curso EaD?

Não há uma normatização/estruturação para a divul-gação de cursos EaD.

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A análise da documentação dos candidatos não se-gue um calendário definido e os mesmos não são notificados que ela ocorreu. Atualmente, o candidato deve acompanhar o resultado da análise no portal do candidato, muitas vezes ocasionando a perda de prazo para o recurso.

A plataforma EaD não enxerga grupos por polo. A criação é manual e alunos podem ser inseridos de forma errônea.

As transferências de polo na plataforma EaD tem que ser realizadas manualmente pelo coordenador de curso EaD, criando possibilidades de erro.

Oportunidades (O) Ameaças (T)

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Novas versões da plataforma EaD costumam abarcar concei-tos inovadores de ensino e a-prendizagem

Falta de financiamento para aplicação de cursos de EaD

Polos distribuídos em determi-nadas regiões podem ter infraes-trutura mais especializada para determinados cursos do que para outros.

Falta de suporte administrativo e apoio das prefeitu-ras nos polos

Equipamentos de informática insuficientes nos polos

Falta de bolsas para professores e tutores

Falta de manutenção dos equipamentos

Falta de laboratórios ou salas especiais de experi-mentação da aprendizagem

Falta de bibliotecas especializadas

Conexão lenta entre polos e Universidade

3. Levantamento das informações: na Etapa 3 procura-se entender os problemas baseados em um amplo processo de consulta aos envolvidos, questionamentos e análise de sistemas. É nela que se verificam conceitos, legislação, organização das informações e automatização de processos. Na primeira fase do levantamento, foram consideradas todas as peculiaridades envolvidas na criação de um novo curso de graduação a distância, principalmente no conceito Polo e sua relação com os outras entidades do sistema. Para isso, foi preciso utilizar um curso case para reconhecer “incômodos” e levantar perguntas sobre a realidade a ser diagnosticada. O curso case adotado foi o Curso de Graduação Bacharelado em Desenvolvimento Rural (PLAGEDER). A escolha por este curso se justifica porque ao longo das três edições anteriores, o PLAGEDER enfrentou dificuldades para identificar os órgãos e os processos envolvidos na sua criação e gestão, como também, registrar as informações nos sistemas da Universidade. 4. Análise e interpretação das informações: na Etapa 4 há necessidade de adotar critérios para dar significado às informações levantadas, identificando qual é a situação dos processos envolvidos com base nos objetivos e meios de que se dispõe. Portanto, o diagnóstico deve revelar as fragilidades e potencialidades da série de ações executadas pelos diversos órgãos da Universidade. Nesta etapa foram elencados os pontos fracos considerados de maior urgência e, a partir do levantamento das informações, decidiu-se por quatro macroprocessos prioritários: criação de um novo curso; cadastramento de informações não apenas para o registro histórico, mas também de gestão desse novo curso; processo seletivo de alunos e de matrícula de calouros; e acompanhamento da vida acadêmica. 5. Elaboração de sugestões: condensa-se, na Etapa 5, o conhecimento adquirido nas fases anteriores. É nela que são apontadas as direções para o aprimoramento do fluxo de processos. Ou seja, sintetiza-se de forma clara e objetiva o conhecimento construído, discutindo-se os principais pontos (fracos e fortes) e os desafios a serem enfrentados. Salienta-se que o diagnóstico deve ser apresentado e avaliado pelas instâncias participantes. Tal procedimento dará legitimidade às mudanças quando necessário.

3. Eixos temáticos de análiseUma vez realizado o levantamento e análise das informações para compreender os problemas e fragilidades, parte-se para o desenho de soluções. Para orientar a análise, decidiu-se organizar os problemas (ou fatores negativos) em quatro eixos temáticos, a saber:

Criação do curso

Cadastramento de informações

Processo seletivo de alunos e matrícula de calouros

Acompanhamento da vida acadêmica

A cada um dos eixos são apresentados, além da descrição e problemas encontrados, os critérios de análise e a indicação de possíveis melhorias. Os critérios de análise partem dos objetivos, dos recursos tecnológicos e humanos, da qualidade dos serviços, das estratégias políticas e da viabilidade de execução ou da adequação das condições existentes e possíveis melhoramentos.

A Figura 1 ilustra o diagrama do macroprocesso ou o fluxo dos processos envolvidos na elaboração, implementação, preparação e desenvolvimento de novos cursos de graduação a distância. Um macroprocesso é uma modelagem descritiva do processo, que proporciona uma visão abrangente das macroatividades.

Figura 1: Fluxo de processos de elaboração, implementação, preparação e desenvolvimento de novos cursos de graduação EaD

3.1 Criação do curso na Universidade Os cursos de graduação a distância da Universidade têm sido criados no âmbito do Programa Especial de Graduação (PEG), (CEPE/UFRGS, 2006). Um curso PEG deve ter as características de: caráter temporário, experimental e inovador, além de atender a uma necessidade emergencial em uma dada área de formação para determinadas localidades.

Eles são oferecidos, geralmente, em parceria com o Sistema Universidade Aberta do Brasil (UAB). Para serem submetidos ao Edital de financiamento da CAPES/UAB, os cursos propostos precisam seguir o trâmite regimental previsto para a criação de curso graduação da Universidade e obter a aprovação pela CAMGRAD. Na elaboração do projeto, a SEAD presta assessoria às Unidades proponentes em relação ao atendimento à legislação, às especificidades da EaD, às normas do PEG e ao encaminhamento do processo de criação.

Neste eixo aparecem dois problemas. O primeiro refere-se à revisão do projeto que é realizada por um ou mais membros da SEAD e devolvido à equipe proponente por e-mail ou pela plataforma EaD utilizada como ferramenta de trabalho colaborativo. As sugestões ou questionamentos realizados não ficam registrados em nenhum sistema e não há controle de versões, ocasionando a perda de informações, uma vez que pode ocorrer a edição paralela do documento. A SEAD nem sempre tem acesso à versão final antes que ela seja submetida à Câmera de Graduação (CAMGRAD).

O segundo problema refere-se ao acompanhamento do processo enquanto tramita na CAMGRAD, já que ele é de responsabilidade e aberto pela Unidade proponente. A dificuldade está no compartilhamento das atualizações por ser um processo físico e que recebe adequações conforme as diligências apontadas pela Câmara.

Para o primeiro problema, sugere-se como melhoria uma plataforma própria da Universidade para o compartilhamento e edição simultânea de documentos acompanhados de ferramentas de comentário e histórico de versões. A sugestão para o segundo é de que o processo tramite pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Tal solução já está em fase de teste a partir do acompanhamento de um novo Projeto de criação de curso. Um dos benefícios é a publicização dos documentos e a facilidade de acompanhamento da tramitação pelos diferentes órgãos da Universidade. Além disso, a manutenção do histórico de versões facilita o comparativo de alterações e permite consulta sempre que necessária.

3.2. Cadastramento de informações Os registros de dados acadêmicos e das diversas ações aplicadas em uma graduação são parte fundamental de todo curso, tanto para os processos administrativos da Universidade quanto para a orientação, a construção e o histórico da vida acadêmica do aluno. Neste eixo foram analisados quais dados são cadastrados e como as informações são apresentadas para o usuário.

O estudo aponta que, atualmente, há fragilidades nos sistemas que guardam as informações de cursos na modalidade a distância. Diante disso, a coordenação de cada curso encontrou formas de atender suas necessidades a partir de adaptações próprias.

Observa-se, por exemplo, que os atuais relatórios de acompanhamento de alunos matriculados nos cursos de graduação não apresentam informações consideradas importantes à gestão dos cursos. Isso porque os dados são registrados em plataformas independentes que não são sincronizadas. Além disso, alguns dados são cadastrados ou alterados diretamente na base de dados, o que inviabiliza a manutenção do histórico de registros para a gestão do curso. Em paralelo, as informações não ficam acessíveis a todos os setores envolvidos no processo, apenas aos que são considerados responsáveis, gerando demanda extra a setores parceiros para a extração de dados.

Por fim, não há regulação dos processos específicos da EaD através de eventos acadêmicos. Há necessidade de execução de procedimentos manuais, como por exemplo, a abertura de novas Atividades de Ensino a cada período do curso e de período para a atribuição de conceitos.

Como melhoria, sugere-se a construção de uma interface para a indicação e controle dos eventos característicos de um curso de graduação na modalidade a distância, acessível aos setores envolvidos na gestão da ação. Indica-se também que os dados dos diferentes sistemas da Universidade sejam integrados de forma a agregar, na totalidade, o conjunto de informações do curso, atendendo o problema de manutenção de histórico, citado anteriormente como fragilidade no registro de informações.

3.3. Processo seletivo e Ingresso de calouros O processo seletivo nos cursos de graduação a distância obedece a uma particularidade. As vagas do curso são distribuídas por Polo, por isso, no ato da inscrição no curso, o candidato precisa selecioná-lo para nele ser vinculado. A maior fragilidade é a inexistência do conceito de Polo nos diferentes sistemas, acarretando inconsistências quando da necessidade de convergir registros dos alunos em diferentes interfaces.

Exemplo disso é a COPERSE, quando instaura o processo seletivo, cria os Polos e atribui o número de vagas a cada um, conforme Edital de seleção do curso. Em paralelo, a SEAD cria os Polos para vincular seus tutores e coordenadores. Por fim, o CPD, na ausência de uma interface que vincule o curso no Polo, cadastra os calouros no chamado “Grupo Ingresso” - conceito este utilizado nos cursos presenciais para agrupar os candidatos aprovados em tipo de graduações ou turnos diferentes (por exemplo, inscritos no curso de Letras, bacharelado ou licenciatura; ou curso de Direito, diurno ou noturno). Assim, no caso dos cursos a distância, cada Polo é tratado como um Grupo Ingresso. No SISGRAD, o “Grupo Ingresso” é considerado um curso.

Como possibilidade de melhoria, sugere-se a criação da figura Polo na interface de cursos a distância, bem como nos demais sistemas envolvidos, como é caso da COPERSE, responsável pela seleção de alunos.

No ingresso de calouros, encontra-se a etapa de entrega da documentação que, atualmente, ocorre exclusivamente via sistema. Todo candidato aprovado envia, pelo portal, a documentação acadêmica exigida. Nessa etapa, verificam-se diversos problemas. Caso o aluno tenha optado por uma modalidade de cota, ele precisa enviar também a documentação para comprovar a condição que declarou, de acordo com as orientações do manual do candidato. Como esse processo ocorre via sistema, verifica-se um número expressivo de candidatos que perdem a vaga em função do envio de documentação incompleta, de equívocos com os documentos, da digitalização de má qualidade impedindo a identificação das informações e da perda do prazo dos recursos quando a documentação não é homologada, pois o sistema não notifica que a avaliação da documentação foi concluída.

Importante destacar que a documentação de um mesmo candidato, dependendo da cota que ele se inscreveu, pode passar por até quatro comissões de avaliação: análise da documentação acadêmica, análise da documentação socioeconômica, análise da documentação da condição de pessoas com deficiência e análise e avaliação pela comissão de verificação da autodeclaração étnico-racial. Se a documentação não for homologada por qualquer uma das comissões, o candidato tem o direito a entrar com recurso fundamentado no prazo estabelecido pelo edital.

Desse modo, para mitigar a perda de vaga pelas dificuldades na entrega da documentação, sugeriu-se mudanças no Portal do Candidato, que estão em fase de desenvolvimento pelo CPD. Entre as mudanças estão: notificação ao candidato via e-mail sobre qualquer mudança de status em relação à análise de sua documentação em qualquer uma das fases; um checklist personalizado para o candidato conferir se enviou toda a documentação exigida para a modalidade de ingresso a qual se candidatou; criação de um campo para o avaliador justificar o motivo pelo qual o documento não foi homologado e essa justificativa compor um parecer automatizado, mas editável, minimizando erros humanos na avaliação.

Além dessas melhorias no sistema, estão sendo produzidos pequenos vídeos com orientações aos candidatos sobre a documentação exigida, como obtê-la e como inseri-la no sistema.

3.4. Acompanhamento da vida acadêmica

Como discorrido neste relato, nota-se que a maior fragilidade está em não ter interfaces próprias para a graduação a distância e a integração dos dados aos demais órgãos da Universidade que também dialogam na gestão desses cursos.

Dentre todas as fragilidades apontadas até o momento, considera-se como a maior delas, a falta da figura Polo. Isso porque, quando o aluno precisa ser transferido de Polo, ele hoje acaba sendo desvinculado do curso e rematriculado, o que acaba acarretando a perda do histórico acadêmico.

A falta de controles por Polo gera inconsistência nos dados para fins de gestão, pois quando o aluno é desvinculado do Polo, ele também é desvinculado do curso. No polo de vinculação, o aluno será considerado um novo aluno, principalmente para efeitos da plataforma de apoio às Atividades de Ensino (as avaliações não serão importadas para o novo polo).

As fragilidades oriundas dos sistemas acadêmicos refletem no ambiente virtual de aprendizagem, uma vez que os dados dos alunos são sincronizados permanentemente, mas não a figura Polo. Disso, acarreta a necessidade de, a cada nova disciplina, serem criados no ambiente virtual os grupos por Polo e vincular, manualmente, os respectivos alunos. Atividade esta que onera demasiadamente a coordenação do curso e dá significativa margem para erros de vinculação.

Como melhoria, sugere-se a mesma solução dada para o item que trata do processo seletivo e ingresso de calouros, a saber, a criação da figura Polo na interface de cursos a distância, bem como nos demais sistemas que também são envolvidos nessa modalidade de ensino.

4. Considerações FinaisEste relato teve por objetivo apresentar os resultados de um estudo que se debruçou sobre os processos de criação e desenvolvimento de novos cursos de graduação a distância na UFRGS.

Diante do cenário analisado, elegeram-se quatro eixos temáticos considerados como os de maior fragilidade no processo, são eles: (i) criação do curso; (ii) cadastramento de informações; (iii) processo seletivo de alunos e matrícula de calouros e (iv) acompanhamento da vida acadêmica do aluno.

Depois da análise crítica foram sugeridas, respectivamente, as seguintes possíveis melhorias: (i) criação de plataforma própria da Universidade para compartilhamento e edição simultânea de documentos, além de tramitação dos Projetos Pedagógicos dos Cursos via SEI; (ii) construção de interface própria para os cursos de graduação a distância, com previsão de criação de eventos específicos na modalidade, que seja acessível aos setores envolvidos na gestão da ação e que integre as informações dos diferentes sistemas da Universidade; e (iii) criação da figura Polo na interface de cursos a distância, bem como nos demais sistemas que também são envolvidos nessa modalidade de ensino.

Diante do exposto, espera-se alcançar a adequação dos sistemas e, como consequência, qualificar os registros acadêmicos, agilizar o trabalho da equipe de gestão dos cursos, garantir a segurança das informações e fornecer dados precisos sobre o curso.

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CEPE/UFRGS. RESOLUÇÃO Nº 37/2006. Regulamenta o Programa Especial de Graduação. 2006.

HAZZAN, O., HEYD-METZUYANIM, E., EVEN-ZAHAV, A., TAL, T., DORI, Y.J. Application of Management Theories for STEM Education: The Case of SWOT Analysis. In: Springer Briefs in Education. ISSN: 2211-1921, 2017. https://orithazzan.net.technion.ac.il/files/2016/04/Hazzan-Heyd-Metzuyanim-Even-Zahav-Tal-Dori-SWOT-analysis-in-STEM-edu-Full-manuscript-Aug.-15-2017.pdf.

Referências