análisis del estado del arte de las herramientas del...
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ANÁLISIS DEL ESTADO DEL ARTE DE LAS
HERRAMIENTAS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTAL Y EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO DEL SISTEMA PARA LAS
SECCIONALES ANTIOQUIA, ATLÁNTICO,
CÓRDOBA, PUTUMAYO, SANTANDER Y EL
CENTRO DE INSPECCIÓN Y TRÁNSITO
AGROPECUARIO – CITAG DEL INSTITUTO
COLOMBIANO AGROPECUARIO ICA
INFORME DE PASANTÍA
MARISOL BOHÓRQUEZ PÁEZ YESSICA DANIELA ZÚÑIGA
CAMARGO UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Ingeniería Ambiental
25 DE NOVIEMBRE DE 2017
1
Análisis del Estado del Arte de las Herramientas del Sistema de Gestión Ambiental y
evaluación del Desempeño del Sistema para las seccionales Antioquia, Atlántico,
Córdoba, Putumayo, Santander Y El Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario –
CITAG del Instituto Colombiano Agropecuario ICA.
INFORME DE PASANTÍA
Presentado Por:
Marisol Bohórquez Páez
Código:
201120180086
Yessica Daniela Zúñiga Camargo
Código
20112180089
DIRECTORA INTERNA
ING MARTHA ISABEL MEJÍA DE ALBA
DIRECTOR EXTERNO:
ING WILLIAM CARABALLO MERCADO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA AMBIENTAL
BOGOTÁ D.C
2017
2
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN 6
INTRODUCCIÓN 6
1. JUSTIFICACIÓN 9
2. OBJETIVOS 10
3. RESEÑA DE LA EMPRESA 11
3.1 Antecedentes 11
3.2 Misión Institucional 15
3.3 Visión Institucional 15
3.4 Política Ambiental 15
3.5 Marco Normativo Aplicable 16
4. METODOLOGÍA 16
4.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora 17
4.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA. 17
4.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades,
requerimientos y compromisos adoptados al respecto. 18
4.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la
entidad (análisis GAP). 20
4.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de
Aspectos e Impactos Ambientales. 21
4.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales 22
4.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de
la Organización, en los últimos años. 25
4.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover
la toma de conciencia y la cultura ambiental. 27
4.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales. 27
4.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y
evaluación del cumplimiento de los mismos. 28
4.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales
adelantadas por la organización. 29
4.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e
inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones
que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental. 29
3
4.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e
indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan
RAI. 30
4.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento 30
4.2.1 Definición de indicadores. 30
4.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de
desempeño ambiental. 32
4.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el
desempeño del SGA. 33
5. RESULTADOS 34
5.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora 34
5.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA. 35
5.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades,
requerimientos y compromisos adoptados al respecto. 36
5.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la
entidad (análisis GAP). 38
5.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de
Aspectos e Impactos Ambientales. 39
5.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales 40
5.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de
la Organización, en los últimos años. 48
5.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover
la toma de conciencia y la cultura ambiental. 50
5.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales. 51
5.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y
evaluación del cumplimiento de los mismos. 53
5.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales
adelantadas por la organización. 56
5.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e
inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones
que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental. 57
5.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e
indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan
RAI. 60
5.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento 64
5.2.1 Definición de indicadores. 64
5.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de
desempeño ambiental. 66
4
5.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el
desempeño del SGA. 66
6 CONCLUSIONES 68
7. RECOMENTACIONES 69
8. BIBLIOGRAFÍA 70
9. ANEXOS 71
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Principales Partes Interesadas para el ICA. ............................................................ 19
Tabla 2: Grado de influencia de la parte interesadas ............................................................ 20
Tabla 3: Procedimiento para la Identificación y evaluación de aspectos e impactos
ambientales ........................................................................................................................... 23
Tabla 4: Interpretación de la matriz, valoración de impactos ambientales .......................... 25
Tabla 5: Herramienta PI (programas e indicadores). ............................................................ 27
Tabla 6: Matriz de Requisitos Legales ICA. ........................................................................ 28
Tabla 7: Ítems, Matriz de Requisitos Legales ...................................................................... 28
Tabla 8: Elementos de la Hoja de Vida del Indicador .......................................................... 32
Tabla 9: Matriz Partes Interesadas, Seccional Boyacá ......................................................... 37
Tabla 10: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Atlántico.. .......................... 41
Tabla 11: Aspectos e Impactos identificados para la seccional CITAG. ............................. 42
Tabla 12: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Boyacá............................... 44
Tabla 13: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Santander........................... 46
Tabla 14: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia en las Seccionales. ...................... 47
Tabla 15: Inventario de actividades desarrolladas por la entidad para promover la cultura
ambiental .............................................................................................................................. 50
Tabla 16: Campañas Ambientales del ICA .......................................................................... 53
Tabla 17: Requisitos Ambientales aplicables a la entidad ................................................... 54
Tabla 18: Inversiones adelantadas por la entidad. ................................................................ 56
Tabla 19: Plan de Acción...................................................................................................... 57
Tabla 20: Lista de Indicadores propuesto para los programas ............................................ 64
5
Tabla 21: Hoja de Vida Indicador Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía .......... 66
Tabla 22: Programa de Auditorías ........................................................................................ 67
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Organigrama Institucional. ............................................................................. 13
Ilustración 2: Mapa de procesos ICA ................................................................................... 21
Ilustración 3: Diagrama de flujo del proceso para la gestión de un programa de auditoria. 34
Ilustración 4: Equipo de trabajo SGA .................................. ¡Error! Marcador no definido.
Ilustración 5: Diagrama de Procesos. ................................................................................... 40
Ilustración 6: Relación Política-Objetivos.. .......................................................................... 62
TABLA DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Resumen Diagnostico SGA (Análisis GAP). ...................................................... 38
Gráfico 2: Porcentaje de Valoración del impacto seccional Atlántico. ................................ 41
Gráfico 3: Aspectos ambientales con mayor valor en la seccional Atlántico. ..................... 42
Gráfico 4: Porcentaje de Valoración del impacto para el CITAG. ....................................... 43
Gráfico 5: Aspectos ambientales con mayor valor en el CITAG. ........................................ 43
Gráfico 6: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Boyacá. ....................... 45
Gráfico 7: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Boyacá. ........................ 45
Gráfico 8: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Santander. ................... 46
Gráfico 9: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Santander. ................... 47
Gráfico 10: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia.................................................. 48
Gráfico 11: Resultados Herramienta PI, consumos de agua Seccional Boyacá ................... 49
Gráfico 12: Resultados Herramienta PI, Seccional Boyacá. Consumos de energía ............ 50
Gráfico 13: Resumen Análisis GAP Final. ........................................................................... 63
6
RESUMEN
El proyecto de pasantía inicia como un apoyo a la implementación del Sistema de Gestión
Ambiental (SGA); no obstante, entendiendo la necesidad de actualización del SGA se
propuso apoyar el proceso de mejora continua del Sistema del Instituto Colombiano
Agropecuario (ICA). El grupo de gestión ambiental de dicha entidad se propuso certificar en
ISO 14001:2015 dentro de una primera etapa a 5 de sus 32 seccionales a nivel nacional,
Antioquia, Atlántico, Córdoba, Putumayo, Santander y a nivel distrital El Centro de
Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG.
El desarrollo de la pasantía se realiza en dos etapas con una duración de 5 meses en los que,
a través de la revisión del estado del arte, se identificaron varias oportunidades de mejora
esto llevó a establecer un conjunto de herramientas que permitieron la implementación del
SGA presentadas en este informe y de las que se capacitó al personal encargado del sistema
para la preparación de la auditoría; finalmente, se hace un acompañamiento y seguimiento
de los indicadores efectuados para realizar un diagnóstico del antes y el después y así
fortalezas y debilidades en la implementación de la ISO 14001:2015 para el año 2017.
INTRODUCCIÓN
El Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) como entidad Pública del Orden Nacional,
adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, ubica su sede principal (oficinas
nacionales) en la dirección Av. Calle 26 # 85b-09. Fundamenta su trabajo en la gestión de
los riesgos sanitarios y fitosanitarios asociados a la producción primaria agropecuaria a partir
de la inspección, vigilancia y control.
El ICA Ejerce el control técnico sobre las importaciones de insumos destinados a la actividad
agropecuaria, así como de animales, vegetales y productos de origen animal y vegetal, a fin
de prevenir la introducción de enfermedades y plagas que puedan afectar la agricultura y la
7
ganadería del país, y certificar la calidad sanitaria y fitosanitaria de las exportaciones, cuando
así lo exija el país importador (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2016)
Uno de los principales objetivos organizacionales surge del interés del ICA en implementar
un SGA y de la necesidad de involucrar la dimensión ambiental dentro de los procesos,
especialmente aquellos directamente relacionados con el Plan Institucional de Gestión
Ambiental.
Resultado de dicho proceso, la entidad pretende certificarse en la Norma ISO 14001:2015,
estándar internacionalmente aceptado que indica cómo implementar un SGA efectivo en una
organización y establece los requisitos que deben ser cumplidos para gestionar la prevención
de la contaminación y el control de las actividades, productos y servicios que causan o
podrían causar impactos negativos sobre el medio ambiente; además ayuda a organizar,
identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales, para demostrar su coherencia en el
cumplimiento de su compromiso fundamental de protección y respeto por el medio ambiente.
La certificación de la NTC-ISO 14001:2015 proporcionará al Instituto un marco de referencia
para proteger el medio ambiente y responder así a las condiciones ambientales cambiantes
en equilibrio con las necesidades socioeconómicas, mediante la prevención o mitigación de
impactos ambientales adversos generados por las actividades, productos y servicios sobre el
ambiente, además de apoyar al cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos,
mejorando el desempeño ambiental con una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir
los impactos ambientales, logrando beneficios económicos y operacionales.
Para obtener el mejor desempeño ambiental la norma ISO 14001 establece que una
organización con un SGA establecido debe hacer la evaluación de desempeño del mismo,
estableciendo indicadores que permitan realizar el seguimiento, análisis y evaluación. Es así
como se hace uso de la norma ISO 14031:2013, la cual tiene como objeto ser una herramienta
de gestión interna diseñada para proporcionar continuamente a la dirección, información
fiable y verificable para determinar si el desempeño ambiental de una organización está
cumpliendo con los criterios establecidos por la dirección de dicha organización.
8
En ese contexto, el ICA requiere del apoyo de estudiantes con conocimientos en Ingeniería
Ambiental, ya que no se cuenta con suficiente personal con la competencia para formular e
implementar el SGA. Los pasantes apoyaron el proceso de construcción del SGA y
mejoramiento continuo, contribuyendo positivamente en el desempeño ambiental de forma
coherente con la política de la entidad, mediante la evaluación, actualización y seguimiento
de los programas del SGA.
El desarrollo del proyecto de grado bajo la modalidad de pasantía consistió en dos fases
desarrolladas simultáneamente: 1) Apoyar la implementación del SGA, mediante su revisión
y la identificación de oportunidades de mejora; y, 2) Evaluar el desempeño del SGA.
Para tal fin, se establecieron seguimientos de los procesos durante la pasantía concretando
así un conjunto de documentos actualizados que permita al Instituto cumplir con los
requerimientos legales. La implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora
– ACPM frente a los impactos ambientales que genere el instituto se verán evaluadas con la
finalidad de estructurar una metodología que permita prevenir la contaminación a causa de
la actividad directa o indirecta, cumplir los requisitos ambientales, mejorar el desempeño
ambiental del Instituto para sus trabajadores, demás partes interesadas. El medio ambiente
debe ser el principal benefactor, las generaciones futuras son, en primer plano, los que
agradecerán las labores lideradas por los profesionales ambientales que conlleven a
minimizar los impactos ambientales.
Con el fin de contribuir con la construcción y desarrollo del SGA, en la presente pasantía se
apoyó y brindó acompañamiento a la formulación del SGA con base en la NTC-ISO
14001:2015 y la evaluación del desempeño ambiental del mismo, mediante la intervención,
análisis y mejora de los procesos establecidos en el ICA, dando cumplimiento a la
normatividad actual vigente. Lo anterior, representó una gran oportunidad para la formación
de las Ingenieras Ambientales en la evaluación de impactos ambientales de procesos
productivos, identificación y evaluación de cumplimiento de la normatividad ambiental
aplicable, formulación de directrices de mejoramiento de la gestión ambiental,
9
responsabilidad social, búsqueda del desarrollo sostenible y toma de conciencia para el
entorno en el que opera el Instituto.
1. JUSTIFICACIÓN
Dentro de los procesos desarrollados en la entidad se presentan diversos aspectos ambientales
que generan impactos significativos a los que no se les presta la atención respectiva. Esto
conlleva a presentar riesgos altos que, a su vez, pueden materializarse en una sanción de
carácter ambiental. Para ello, busca continuamente implementar medidas para prevenir la
contaminación y agotamiento de los recursos naturales, minimizar los impactos que puedan
generar sus actividades y procesos mediante la aplicación de estrategias de mejoramiento
continuo, dentro de un marco de respeto y cumplimiento proactivo de la legislación ambiental
aplicable.
El diseño e implementación del SGA es una herramienta estratégica de construcción
colectiva que busca alcanzar el objetivo institucional de lograr el cumplimiento legal
ambiental y demás disposiciones legales para mitigar los impactos ambientales generados
por las actividades desarrolladas en el ICA, además de evidenciar la responsabilidad con las
futuras generaciones y contribuir a generar un proyecto de vida de respeto por el medio
ambiente.
Actualmente, el ICA se encuentra en la etapa de formulación e implementación de los
siguientes programas. (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2016)
PROGRAMA 1: Ahorro y uso eficiente del agua.
PROGRAMA 2: Ahorro y uso eficiente de energía.
PROGRAMA 3: Gestión Integral de Residuos Sólidos.
PROGRAMA 4: Programa de Vertimientos.
PROGRAMA 5: Prácticas y consumo sostenible.
10
Estos programas se formulan con el fin de dar cumplimiento a la política integral de la
entidad, componente ambiental, solucionar problemas de consumo y concienciar a los
funcionarios del Instituto a través de la ejecución de diferentes actividades que se
desarrollarán a lo largo del tiempo. Todos ellos deben contar con un componente importante
dentro de la fase de implementación y operación: La competencia, formación y toma de
conciencia, según lo reglamentado por la Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015.
Dicho componente resulta fundamental para obtener resultados positivos en el proceso de
mejora continua del sistema, garantizando la participación voluntaria y a conciencia de los
trabajadores del ICA.
El Ingeniero Ambiental juega un papel importante en la solución de problemáticas
ambientales relacionadas con los SGA; partiendo de la evaluación y análisis del desempeño
del SGA por medio de la formulación de indicadores que evalúen la eficiencia y efectividad
del mismo; por tal razón, contribuye con la línea de investigación de Evaluación de Impacto
Ambiental del Proyecto Curricular de Ingeniería Ambiental de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas. Esta labor constituye un compromiso exhaustivo con la Institución
y el trabajo como profesional con una base normativa aplicada directamente a procesos del
Instituto.
2. OBJETIVOS
2.1 General
Analizar el Estado del Arte de las Herramientas del Sistema de Gestión Ambiental y realizar
la evaluación del Desempeño del Sistema para las seccionales Antioquia, Atlántico, Córdoba,
Putumayo, Santander y El Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG del
Instituto Colombiano Agropecuario ICA.
2.2 Específicos
● Identificar oportunidades de mejora para la implementación del SGA.
11
● Establecer mecanismo de medición, evaluación y seguimiento del desempeño del
SGA.
3. RESEÑA DE LA EMPRESA
3.1 Antecedentes
El ICA, es una entidad pública del orden nacional, adscrita al Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio
independiente, creada en 1962. Cuenta con treinta y dos (32) Gerencias Seccionales, así como
con un número importante de oficinas locales ubicadas en distintos municipios del país, que
le permiten cubrir un amplio espectro del territorio nacional y acercar a los clientes y/o
usuarios, sus productos y servicios.
El ICA diseña y ejecuta estrategias para prevenir, controlar y reducir riesgos que puedan
afectar la producción agropecuaria de Colombia, es responsable de las negociaciones de
acuerdos zoosanitarios y fitosanitarios bilaterales o multilaterales, que permiten la
comercialización de los productos agropecuarios en el exterior y sus acciones se orientan a
lograr una producción agropecuaria competitiva, con el fin de aportar al logro de los objetivos
de la Apuesta Exportadora de Colombia. (INSTITUTO COLOMBIANO
AGROPECUARIO, 2016)
Las funciones principales del ICA son, entre otras:
1. Asesorar al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en la formulación de la
política y los planes de desarrollo agropecuario, y en la prevención de riesgos
sanitarios y fitosanitarios, biológicos y químicos para las especies animales y
vegetales.
2. Planificar y ejecutar acciones para proteger la producción agropecuaria de plagas y
enfermedades que afecten o puedan afectar las especies animales o vegetales del país
o asociarse para los mismos fines.
12
3. Ejercer el control técnico sobre las importaciones de insumos destinados a la
actividad agropecuaria, así como de animales, vegetales y productos de origen animal
y vegetal, a fin de prevenir la introducción de enfermedades y plagas que puedan
afectar la agricultura y la ganadería del país, y certificar la calidad sanitaria y
fitosanitaria de las exportaciones, cuando así lo exija el país importador.
4. Ejercer el control técnico de la producción y comercialización de los insumos
agropecuarios, material genético animal y semillas para siembra, con el fin de
prevenir riesgos que puedan afectar la sanidad agropecuaria y la inocuidad de los
alimentos en la producción primaria.
5. Ejercer las funciones previstas en las normas vigentes como autoridad nacional
competente para aplicar el régimen de protección a las variedades vegetales.
6. Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean
necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal y la
prevención de riesgos biológicos y químicos.
7. Coordinar la realización de acciones conjuntas con el sector agropecuario,
autoridades civiles y militares y el público en general, relacionadas con las campañas
de prevención, control, erradicación y manejo de plagas y enfermedades de
importancia cuarentenaria o de interés económico nacional o local, para mantener y
mejorar el estatus de la producción agropecuaria del país, y en general para cumplir
con el objeto del Instituto.
8. Procurar la preservación y el correcto aprovechamiento de los recursos genéticos
vegetales y animales del país, en el marco de sus competencias.
9. Financiar y contratar la ejecución de los programas de investigación de transferencia
y tecnología que sean aprobados por el Consejo Directivo del ICA para cumplir el
Plan Nacional de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria
13
adoptado por el Consejo del Programa Nacional de Ciencia y Tecnología
Agropecuarias, o asociarse para el mismo fin.
10. Propiciar los convenios de cooperación técnica nacional e internacional en las áreas
de investigación y transferencia de tecnología y de protección a la producción
agropecuaria.
11. Autorizar personas jurídicas del sector oficial o particular para el ejercicio de
actividades relacionadas con la Sanidad Animal, la Sanidad Vegetal y el Control
Técnico de los Insumos Agropecuarios, dentro de las normas y procedimientos que
se establezcan para el efecto. (Dto4765, 2008)
La estructura organizacional del Instituto Colombiano Agropecuario está determinada de
forma que le permite ejercer sus funciones en todos los ámbitos correspondientes a su misión
en el territorio nacional.
Ilustración 1: Organigrama Institucional. (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)
Esta estructura se encuentra conformada por un Consejo Directivo, el cual preside el Ministro
14
de Agricultura y Desarrollo Rural, seguido del director del Departamento Nacional de
Planeación, un representante del Consejo del Programa Nacional de Ciencia y Tecnología
Agropecuaria, un representante de la Presidencia de la República, el presidente de la
Sociedad de Agricultores de Colombia, el presidente de la Federación Colombiana de
Ganaderos y un representante de la Asociación Nacional de Usuarios Campesinos.
En orden jerárquico le sigue la Gerencia General, de la cual dependen cinco Subgerencias,
que desarrollan la actividad misional de la entidad. Estas son:
● Subgerencia de Protección Animal.
● Subgerencia de Protección Vegetal.
● Subgerencia de Protección Fronteriza.
● Subgerencia de Análisis y Diagnóstico.
● Subgerencia de Regulación Sanitaria y Fitosanitaria.
● Subgerencia Administrativa y Financiera.
De la misma forma, la Gerencia cuenta con tres Oficinas Asesoras para temas Jurídicos, de
Planeación y de Comunicaciones. Así mismo, una oficina de Tecnologías de la Información
y una Oficina de Control Interno.
El Instituto tiene presencia nacional mediante 32 seccionales, 129 oficinas locales y una red
de laboratorios compuesta por 27 Centros de Diagnóstico Veterinario, 11 Agrícolas, 6
laboratorios de diagnóstico de semillas y 8 laboratorios nacionales para un total de 52
laboratorios en el territorio nacional.
Además, para garantizar el estatus sanitario nacional, el ICA a través de su sistema de
prevención de riesgos, presta sus servicios en 30 puestos de control distribuidos en
aeropuertos internacionales, puertos marítimos y fluviales, pasos fronterizos y estaciones de
cuarentena, así:
● 11 Aeropuertos.
15
● 8 Puertos Marítimos.
● 2 Puertos Fluviales.
● 6 Pasos fronterizos.
● 3 Estaciones cuarentenarias.
A través de los cuales se realiza el control de las importaciones y exportaciones de productos
agropecuarios. (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)
3.2 Misión Institucional
“Trabajamos por la sanidad agropecuaria y la inocuidad en la producción primaria para
proyectar los negocios del agro colombiano al mundo”.(INSTITUTO COLOMBIANO
AGROPECUARIO, 2017)
3.3 Visión Institucional
“Para el año 2.022 el ICA incrementará su reconocimiento como autoridad sanitaria y de
inocuidad agroalimentaria, en el ámbito nacional e internacional.” (INSTITUTO
COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017
3.4 Política Ambiental
“El Instituto Colombiano Agropecuario - ICA, acorde con las disposiciones establecidas para
el desarrollo de su misión, y el cumplimiento de la visión y objetivos formulados en el marco
de su Plan Estratégico, declara su compromiso con el mejoramiento continuo de sus procesos,
el cumplimiento de los requisitos institucionales, legales, aplicables y demás requisitos
suscritos por la entidad.
De igual manera, consciente de que en el desarrollo de sus actividades genera riesgos de
naturaleza operativa, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad de la
información, promueve iniciativas encaminadas a la prevención y mitigación de los impactos
16
ambientales, la contaminación, las lesiones y enfermedades, y los asociados a la protección
y preservación de los activos de información, salvaguardando su confidencialidad, integridad
y disponibilidad.” (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)
3.5 Marco Normativo Aplicable
• Decreto 1562 de 1962 Define el Fondo Financiero Agropecuario y se crea el Instituto
Colombiano.
• La Ley 101 de 1993, Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero, en su
Artículo 65, define su ámbito de acción estableciendo su especialización en la
protección sanitaria agropecuaria.
• El Decreto 1840 de 1994 reglamenta y constituye el marco general de la sanidad
agropecuaria en el país, establece la responsabilidad del ICA, sus atribuciones y
funciones en materia de sanidad agropecuaria, control de insumos agropecuarios, de
recursos genéticos y semillas, así como crea el Sistema Nacional de Protección
Agropecuaria (SINPAGRO).
• Decretos 4765 y 4766 de 2008 Por la cual se modifica la estructura del Instituto
Colombiano Agropecuario, ICA y se dictan otras disposiciones. Deroga los decretos
1562 de 1962, 2645 de 1993, 1454 de 2001 y 4904 de 2007 y las demás disposiciones
que le sean contrarias.
• Decreto 3761 de 2009 Por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal
del Instituto Colombiano. Agropecuario – ICA.
El ICA se encuentra ligado a cualquier cambio estructural por parte del gobierno según se
considere necesario.
4. METODOLOGÍA
El proyecto de pasantía se desarrolló en la sede de oficinas nacionales del ICA, durante un
tiempo de 5 meses. El trabajo desarrollado estuvo orientado al apoyo del SGA del ICA,
principalmente en el desarrollo de herramientas para su implementación y evaluación del
17
Desempeño del Sistema, con el fin de obtener la certificación bajo la norma ISO 14001
versión 2015 específicamente en la Gerencia Seccional de Antioquia, Atlántico, Córdoba,
Putumayo, Santander y El Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG del
Instituto Colombiano Agropecuario ICA.
Durante la pasantía en la entidad, se empleó una metodología presentada en dos fases;
Identificación de oportunidades de mejora y el acompañamiento y seguimiento del SGA.
4.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora
Recopilación y evaluación de la información respectiva al SGA junto con la formulación de
los cambios que se requieran para la implementación y mejora del SGA
4.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA.
Para definir el alcance del SGA se realizó una revisión de información primaria y secundaria
que reflejara los límites, actividades, servicios, productos y externalidades que interactúan
con el Instituto. De manera paralela, se realizó una revisión frente al cumplimiento
normativo, requisitos y el cumplimiento del SGA en la entidad, donde los procesos
misionales son los que para el componente Ambiental adquieren un grado de relevancia,
resultado de los ejercicios de identificación de aspectos y valoración de impactos.
(INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)
“El Instituto Colombiano Agropecuario - ICA, acorde con las disposiciones establecidas
para el desarrollo de su misión, y el cumplimiento de la visión y objetivos formulados en el
marco de su Plan Estratégico, declara su compromiso con el mejoramiento continuo de sus
procesos, el cumplimiento de los requisitos institucionales, legales, aplicables y demás
requisitos suscritos por la entidad.
De igual manera, consciente de que en el desarrollo de sus actividades genera riesgos de
naturaleza operativa, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad de la
información, promueve iniciativas encaminadas a la prevención y mitigación de los impactos
18
ambientales, la contaminación, las lesiones y enfermedades, y los asociados a la protección
y preservación de los activos de información, salvaguardando su confidencialidad,
integridad y disponibilidad.”
4.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades, requerimientos y compromisos adoptados al respecto.
Con base en la necesidad de identificar las partes interesadas se diseñó una metodología
estructurando una jerarquía administrativa y, de esta forma, cumplir con las obligaciones
dentro de la empresa respecto a la actualización de la norma ISO 14001:2015.
Los principales grupos identificados se muestran en la tabla1, con base en esta identificación
inicial cada seccional puntualizó en las entidades que influyen notablemente en el desarrollo
de las actividades y de los cuales se dependía.
19
Tabla 1: Principales Partes Interesadas para el ICA. Fuente: Grupo de Gestión Ambiental ICA
Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificación D. Zúñiga & M. Bohórquez, 2017.
Las entidades identificadas se agrupan dependiendo:
● Aquellos que tienen alta influencia y pueden afectar el SGA, se deben tener estrechas
relaciones, mantenerlos informados y nunca ignorarlos.
● Aquellos que tienen que ver con el SGA, pero su influencia sobre él no es relevante,
se deben mantener informados con mínimo esfuerzo.
Para su identificación se puntualizó en:
a) Partes interesadas: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o
percibirse como afectada por una decisión o actividad.
CLIENTES: Importadores, exportadores, productores internos agropecuarios, comercializadoras de insumos agropecuarios, agremiaciones y demás
SOCIEDAD: DE PROXIMIDAD, SOCIEDAD DE AGRICULTORES DE COLOMBIA, SOCIEDAD PECUARIA DE COLOMBIA, AREA DE PRODUCCION DE INSUMOS AGROPECUARIOS
PROVEEDORES
INVERSIONISTAS: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, DNP -Departamento Nacional de Planeación
ACADEMIAS Y TERCEROS: CONVENIOS CON UNIVERSIDADES y SENA
ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES (ONG)
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONES MIEMBROS DE LA INDUSTRIA
REFERENTES INTERNACIONALES: COMUNIDAD ANDINA, ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA ALIMENTACION Y LA AGRICULTURA - FAO, ORGANIZACIÓN MUNDIAL DEL COMERCIO - OMC, CONVENCION INTERNACIONAL DE PROTECCION FITOSANITRTIA - IPPC, ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE SANIDAD ANIAL - OIE
HOMOLOGOS
ORGANISMOS DE REGLAMENTACION: MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE, MINISTERIO DE SALUD Y DE PROTECCION SOCIAL, MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
ORGANOS DE CONTROL: INVIMA, CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION, PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION, POLFA - POLICIA FISCALIA Y ADUANERA, FISCALIA, DIJIN.
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b) Identificar Partes interesadas: En la columna de identificación encontrará un listado
de las partes interesadas según su clasificación, selecciónelas según le aplique o
adicione según correspondan y estén relacionados con el SGA.
c) Necesidades: Que quiere la parte interesada de la entidad como afecta o puede verse
afectada, con respecto del SGA.
d) Expectativas: Que debemos hacer para cumplir con esas necesidades.
e) Requisitos: Establecer de acuerdo con las necesidades si se convierten en requisitos
obligatorios como normas o requisitos que la entidad ha suscrito internamente.
f) Influencia: Determinar el grado de influencia de la parte interesada con respecto al
SGA y/o al desempeño del sistema, clasificado en alto con color rojo o bajo en
amarillo.
Tabla 2: Grado de influencia de la parte interesada. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)
Influencia Descripción
Alto
Aquellos que tienen alta influencia y pueden afectar el SGA,
se deben tener estrechas relaciones, mantenerlos informados
y nunca ignorarlos.
Bajo
Aquellos que tienen que ver con el SGA, pero su influencia
sobre él no es relevante, se deben mantener informados con
mínimo esfuerzo.
4.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la entidad (análisis GAP).
El avance de SGA en cada seccional se realizó por medio de una lista de chequeo, ver
Anexo1, que debe ser diligenciada por cada uno de los líderes ambientales donde se evalúa
cada uno de los puntos de la norma; a su vez, la Oficina Asesora de Planeación realiza la
revisión frente a la información allí generada con el fin de actualizar la información que haga
falta y enviar las herramientas pertinentes para el correcto desarrollo e implementación del
SGA.
21
4.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales.
A continuación, se muestran los procesos desarrollados por el ICA:
Este mapa de procesos se realizó a partir del concepto de “Análisis de Riesgos” que se
maneja a nivel internacional y que se define como “la forma sistemática de evaluar riesgos
asociados a la presencia de peligros en los alimentos para facilitar la adopción de decisiones
en materia de gestión de riesgos y su comunicación.(Grupo de Gestión Ambiental ICA,
2017)
Ilustración 2: Mapa de procesos ICA. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)
Cada uno de los procesos centrales cuenta con unos objetivos que se describen a
continuación:
● Prevención de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios: Evitar la introducción de
agentes nocivos en animales, vegetales y sus productos, o la presencia de los
22
mismos en insumos agropecuarios, así como promover las buenas prácticas
de inocuidad en la producción primaria para mantener y mejorar el estatus
Sanitario y Fitosanitario del país.
● Vigilancia Epidemiológica: Proveer la información (detección, validación,
descripción, y análisis) necesaria para prevenir, controlar o erradicar las
enfermedades y plagas que afectan la sanidad agropecuaria nacional.
● Control de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios: Desarrollar programas de
sanidad animal y vegetal para controlar la propagación de enfermedades y
plagas manteniendo y mejorando el estatus sanitario y fitosanitario.
● Comunicación de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios: Divulgar y socializar
la información referente a las medidas sanitarias y fitosanitarias, y demás
decisiones pertinentes, para garantizar su aplicación por parte del sector
productivo.
● Diseño y desarrollo: elaborar o adoptar Reglamentos Técnicos y Medidas
Sanitarias y Fitosanitarias para proteger la salud o la vida de los animales,
vegetales y personas contra agentes nocivos.
● Gestión de servicio analítico: definir y administrar el sistema de servicios de
los laboratorios del ICA, para soportar la toma de decisiones como autoridad
sanitaria nacional.
(Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)
Con esta información se procedió a identificar los impactos que se pueden llegar a generar
en cada una de las seccionales.
4.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales
Para la valoración de los impactos se manejó una metodología propuesta por la Secretaria
Distrital de Ambiente, SDA, que permitirá a las Gerencias Seccionales y demás
dependencias del Instituto detectar las actividades que producen mayor afectación sobre los
recursos naturales y evaluar sus impactos relacionados, tomando como variables de
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valoración: la Probabilidad de incidencia del impacto, las consecuencias del mismo, el
cumplimiento de la normatividad legal ambiental vigente y las estrategias que se estén
utilizando para el manejo de estos impactos.
Después se procedió a actualizar la matriz de IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES, se realizó su respectivo análisis por
elemento impactado y aspecto asociado en donde se realizó la descripción del aspecto
ambiental, el área implicada y su respectiva valoración en la matriz.
Para la identificación de aspectos se siguió la metodología presentada en la tabla 3.
Tabla 3: Procedimiento para la Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales. Fuente: (Grupo de
Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificación D. Zúñiga & M, Bohórquez, 2017
CAMPO DESCRIPCIÓN
1. INFORMACIÓN MATRIZ
1 PROCESO Corresponde al proceso en que se encuentra la actividad.
2 ACTIVIDADES Escriba la actividad o actividades correspondientes al proceso identificado.
3 ASPECTO
AMBIENTAL
Seleccione de la lista desplegable el aspecto ambiental asociado a la
actividad escogida.
4 IMPACTO
AMBIENTAL
Seleccione de la lista desplegable el impacto ambiental ocasionado, de
acuerdo con el aspecto ambiental identificado.
Si un mismo aspecto ambiental ocasiona varios impactos ambientales
diligencie un registro por cada impacto generado.
5 NATURALEZA DEL
IMPACTO
Seleccione positivo o negativo de acuerdo con el efecto que genera el
impacto sobre el medio ambiente.
6 COMPONENTE
AMBIENTAL
AFECTADO
Seleccione el componente ambiental afectado.
7 CONDICIONES EN
LAS QUE SE
REALIZA LA
ACTIVIDAD
Seleccione: normal, mantenimiento o emergencia, según las condiciones
de las actividades.
8 INCIDENCIA Seleccione la incidencia del impacto; puede ser Directa o Indirecta.
24
2. VALORACIÓN: La valoración se hace sobre el impacto que se está generando, teniendo en
cuenta las condiciones reales y actuales de la actividad.
9 PROBABILIDAD Se le asignara una valoración a la probabilidad de ocurrencia del impacto:
1: El aspecto se genera una vez al mes o menos.
2: El aspecto se genera varias veces al mes.
3: El aspecto se genera una vez cada día.
4: El aspecto se genera varias veces al día.
10 CONSECUENCIA Se le asignara una valoración a la gravedad del impacto que se evalúa,
incluyendo daños personales, materiales o ambientales:
1: Magnitud Baja:
- No implica afectación considerable a la salud ni al ambiente.
- Impacto reversible de inmediato.
2: Magnitud Considerable:
- Implica manifestación de un evento a nivel puntual, asociada a
observación subjetiva (no contemplada en la normatividad legal vigente).
- Impacto reversible a corto plazo.
3: Magnitud Alta:
- Produce impacto con alcance puntual (comunidad).
- Impacto reversible a mediano plazo.
4: Magnitud Extrema:
- Produce un impacto con alcance local (ciudad).
- Impacto irreversible o reversible a largo plazo.
11 CUMPLIMENTO
NORMATIVO
Se le asignara una valoración al cumplimiento de la normatividad legal
aplicable:
1: No existe un requisito legal asociado al aspecto ambiental.
2: Existe un requisito legal asociado al aspecto ambiental y se está
cumpliendo.
3: Existe un requisito legal asociado al aspecto ambiental y no se está
cumpliendo.
12 ESTRATEGIA
AMBIENTAL
Se le asignara una valoración a la existencia de estrategias para prevenir,
mitigar, controlar y compensar el impacto ambiental:
1: Existen varias estrategias de prevención, mitigación, control y/o
compensación.
2: Existe una estrategia de prevención, mitigación, control y/o
compensación.
3: No existen estrategias de prevención, mitigación, control y/o
compensación.
25
CAMPO DE DILIGENCIAMIENTO AUTOMÁTICO
13 VALORACION La valoración de los impactos ambientales será definida así:
Valoración = Probabilidad * Consecuencia * Cumplimiento Normativo *
Estrategia Ambiental
Con base en esta valoración se obtienen los siguientes criterios:
Impacto Bajo: 1 - 35.
Impacto Medio: 36 - 72.
Impacto Alto: 72 - 95.
Impacto Extremo: Mayor a 96.
14 RIESGO Bajo (verde): requiere seguimiento para que el impacto no se convierta en
uno significativo.
Moderado (amarillo): requiere control para la disminución y corrección
del impacto.
Alto (naranja) y Extremo (rojo): requiere de actividades (programas) de
mejora que reduzcan los impactos generados.
3. ACCIONES PROPUESTAS PARA EL SEGUIMIENT, LA MEJORA Y EL CONTROL DE LOS
IMPACTOS
15 OPORTUNIDAD DE
MEJORA
Proponga una actividad para realizar el seguimiento, control y/o reducción
de los impactos de acuerdo con la valoración del riesgo.
Con esta información se procedió a evaluar los aspectos e impactos ambientales presentes en
cada una de las seccionales, donde la valoración de impactos ambientales es la que arroja el
nivel de riesgo de cada impacto como se muestra en la Tabla 4. Por tanto, del resultado del
riesgo se debe generar el respectivo control que se debe implementar, siendo de principal
importancia aquella que presentara un riesgo moderado, alto y extremo.
Tabla 4: Interpretación de la matriz, valoración de impactos ambientales. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental
ICA, 2017) con Modificación D. Zúñiga & M, Bohórquez, 2017.
4.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de la Organización, en los últimos años.
26
El ICA contaba con la Herramienta PI (programas e indicadores), instrumento que fue
diseñado para medir el desempeño ambiental de cada una de las seccionales, frente a los tres
programas que se formularon en su momento:
● PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA.
● PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE ENERGÍA.
● PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS.
El reporte debía hacerse con base a los consumos que tenía cada gerencia seccional de
manera mensual; de esta forma, la oficina asesora de planeación podría realizar el
seguimiento frente al desempeño ambiental que tenía cada seccional y hacer los cambios
pertinentes con el fin de optimizar el desarrollo de los programas.
Boyacá al ser el seccional piloto en la certificación para el año 2012 era la única seccional
que tenía información en la herramienta; las demás seccionales, durante la implementación
de esta herramienta, nunca realizaron el diligenciamiento por ser una herramienta compleja
y porque no se había realizado la capacitación correspondiente, motivo por el cual no fue
posible obtener información de la herramienta.
Como se muestra en la tabla 5, la herramienta contaba con un cronograma, un seguimiento a
consumos, seguimiento a indicadores y, finalmente, un análisis de indicadores el cual se
realizaba de manera cuatrimestral.
27
Tabla 5: Herramienta PI (programas e indicadores). Fuente: (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO,
2017).
4.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover la toma de conciencia y la cultura ambiental.
El ICA cuenta con una plataforma virtual que brinda una constante conexión entre los
trabajadores de la entidad, en la cual se permite promover la toma de conciencia y cultura
ambiental, a través de correos masivos que se envían a cada una de las cuentas de los
funcionarios con correo de extensión @ica.gov.co desde la oficina de comunicaciones,
4.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales.
Para el inventario de obligaciones y compromisos ambientales se trabajó junto con la matriz
de parámetros legales los cuales definen las normas bajo las cuales se siguen los lineamientos
del ICA en temas de carácter ambiental. De ahí parte el compromiso de ICA para desarrollar
un SGA, con el cual busca cumplir con todos los parámetros ambientales nacionales, más
aún por las funciones principales del ICA la mayor preocupación es la generación de residuos
peligrosos, en la cual hay normatividad con la cual la entidad está incumpliendo por tanto su
principal interés es gestionar de manera adecuada el manejo de este tipo de residuos y más
aún contar con el permiso de vertimientos para todas las seccionales.
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4.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y evaluación del cumplimiento de los mismos.
Para el inventario de los requisitos ambientales legales se trabajó con la matriz legal
ambiental en la cual se muestra el marco legal por el cual se debe regir el ICA, donde se
encuentra la normatividad vigente en temas ambientales tales como el recurso hídrico,
manejo de residuos sólidos ordinarios y peligrosos emanados de los procesos de actividad
administrativa y de los laboratorios, procesos administrativos sancionatorios ambientales en
curso, entre otros aplicables en lo ambiental, teniendo en cuenta la necesidad de cada
seccional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación se realizó el formato para la matriz de Requisitos
Legales que tiene el siguiente contenido
Tabla 6: Matriz de Requisitos Legales ICA. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017).
Tabla 7: Ítems, Matriz de Requisitos Legales ICA. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohorquez, 2017.
Sede
Aspecto Ambiental
Impacto Ambiental
Norma
Entidad que la expide
Artículo Aplicable
Requisito
Cumplimiento: si o no
Plan de Acción
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Evidencia del cumplimiento
Frecuencia del cumplimiento
Periodicidad de verificación de la vigencia del requisito legal
Registro
Responsable de la evaluación
4.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales adelantadas por la organización.
Se realizó un análisis previo de la información ambiental con la que contaba el Instituto
resaltando las inversiones llevadas a cabo en años anteriores, teniendo presente que el interés
por la implementación de SGA es muy reciente. Su interés es debido a la necesidad de contar
con la certificación bajo la norma ISO 14001:2015 y cumplir con los parámetros nacionales,
y el interés de la seccional Boyacá, primera seccional del ICA en Colombia en implementar
un SGA para obtener la certificación, la entidad ha empezado a destinar recursos para la
mejora de infraestructura y la compra de elementos de protección en cuanto al manejo de
residuos peligrosos.
4.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental.
Con el fin de abordar de manera planificada y organizada la implementación de un Sistema
de Gestión Ambiental, la entidad definió un Plan de Acción que fue debidamente aprobado
en el marco de la Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión.
El Plan se encuentra organizado de conformidad con el ciclo PHVA y define todas las etapas
y actividades a desarrollar para implementar eficazmente el Sistema, esto se articula con la
RAI y se establecen unas actividades de mejora y deberes que hacen falta para la correcta
implementación del SGA; a cada integrante del grupo de gestión ambiental se le asignó una
o más actividades que deben ser cumplidas en la fecha estipulada, obteniendo como
30
resultado un plan de acción basado en el ciclo PHVA. Esto permite evaluar de manera
periódica los avances entorno a la implantación del SGA y cuáles son las posibles fallas y
faltantes en el sistema, de acuerdo con la presentado en la ISO 14000:2015.
El plan de acción se desarrolla de manera que cada seccional pueda desarrollarlo de manera
general, debido a que se desarrollan actividades generales para que posteriormente
especifiquen o se puntualice en las actividades que sean de carácter específico para cada
seccional.
4.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan RAI.
Se realizó la recopilación de información dentro del sistema de gestión presentado por la
entidad con el fin de determinar los principales aspectos e impactos ambientales
significativos que por medio de la formulación de programas puedan llegar a ser mitigados
o corregidos. Con la RAI y con el apoyo del Grupo de Gestión Ambiental se realizó la
reformulación de los objetivos generales e indicadores los cuales permiten medir el logro de
los objetivos específicos contenidos en las fichas de los programas herramienta que surge de
una oportunidad de mejora que facilitan obtener información sobre el desempeño ambiental
al interior de la entidad y cada seccional.
4.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento
Generación de indicadores de seguimiento para evaluar el desempeño del SGA.
4.2.1 Definición de indicadores.
La implementación de indicadores parte de la necesidad de desarrollar una herramienta que
evalúe el desempeño ambiental de la entidad, de acuerdo a lo estipulado en la norma ISO
14031:2013 busca facilitar la toma de decisiones de la dirección con respecto a su desempeño
31
ambiental mediante la selección de indicadores, la recolección y el análisis de datos, la
evaluación de la información comparada con los criterios de desempeño ambiental, los
informes y comunicaciones, las revisiones periódicas y las mejoras de este proceso. A su vez,
con la definición de indicadores se busca proporcionar información, comparando el
desempeño ambiental pasado y presente de la entidad. (Organización Internacional de
Normalización, 2013).
Se debe tener presente que, según la norma ISO 14031:2013, para la generación de los
indicadores se plantean 2 tipos de indicadores:
1. Indicador del desempeño ambiental (IDA): provee información sobre el
desempeño ambiental.
1.1 Indicador del desempeño de la gestión (IDG): indicador de desempeño
ambiental que proporciona información sobre el esfuerzo de la dirección
para influir en el desempeño ambiental.
1.2 Indicador del desempeño operacional (IDO): indicador de desempeño
ambiental que proporciona información sobre el desempeño ambiental de
las operaciones.
2. indicador de la condición ambiental (ICA): expresión específica que
proporciona información sobre la condición ambiental local, regional,
nacional o global del medio ambiente.
Por otra parte, se busca medir los niveles de eficiencia y efectividad de cada uno de los
programas.
Siendo:
✓ Eficiencia: Relación entre los recursos utilizados en un programa y los logros
conseguidos con el mismo. Se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un
mismo objetivo.
32
✓ Eficacia: Nivel de consecución de metas y objetivos. Hace referencia a la capacidad
para lograr las metas propuestas.
✓ Efectividad: Engloba la eficiencia y la eficacia.
(Organización Internacional de Normalización, 2015)
4.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de desempeño ambiental.
La hoja de vida se realizó con el fin de optimizar los resultados dado por los indicadores
propuestos en cada uno de los programas y, de esta manera, consignar la información que
identificarlos indicadores.
Los elementos propuestos se muestran en la tabla 8
Tabla 8: Elementos de la Hoja de Vida del Indicador. Fuente: (OSORIO, 2006) con Modificación D. Zúñiga & M.
Bohórquez, 2017.
Elemento Descripción
Nombre del indicador Nombre dado al indicador para ser identificado al
momento de realizar su análisis.
Objetivo del indicador Propósito que cumple el indicador en el programa.
Propósito del indicador Describe lo que mide el indicador.
Tipo de Indicador Se indica si mide la eficiencia o la eficacia
Formula Ecuación que explica la forma en que las variables
involucradas sirven para calcular el valor del indicador.
Descripción del indicador
Frecuencia de medición Tiempo en el que se recomienda realizar la medición del
indicador.
Frecuencia de Análisis Tiempo en el que se recomienda para realizar el análisis y
generar oportunidades de mejora con base a los resultados
obtenidos.
Unidad de medición Unidad mínima de identificación del valor del indicador.
33
Tendencia Se indica si el comportamiento del indicador es creciente,
decreciente o estático.
Meta Valor esperado del indicador en el periodo dado y/o en
Cantidad.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR
Valor Esperado Se indica el comportamiento y si fue el resultado esperado.
Análisis del Indicador Se analiza el indicador con relación a la meta, de no
cumplirse se plantea una oportunidad de mejora
Responsable Es la persona encargada de hacer la evaluación y
seguimiento del indicador.
Fecha de creación del
indicador
Fecha en la que se realizó el planteamiento del indicador
Fecha de Medición y/p
modificación
Fecha en la que se realizó el seguimiento del indicador
La hoja de vida de los indicadores permite evaluar la eficiencia y efectividad de los
indicadores planteados en cada uno de los programas a fin de saber si es correcta su
implementación o si es necesario redefinirlo de acuerdo con las necesidades que tenga la
entidad o la seccional.
De esta manera, se dispuso de una hoja de vida que cumpla con los parámetros propuestos
en los programas y que sirva como herramienta complementaria a la medición del
desempeño de ambiental de la entidad frente al SGA.
4.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el desempeño del SGA.
El programa de auditorías se realizó según la norma ISO 19011:2011 Directrices para la
Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental, siguiendo el ciclo PHVA
se realizó un programa de auditoría interna basado en la ilustración 3 que permite evaluar y
realizar mejoras para la certificación con ICONTEC. (Organización Internacional de
normalización, 2011).
34
Ilustración 3: Diagrama de flujo del proceso para la gestión de un programa de auditoria. Fuente: ISO 19011:2011
5. RESULTADOS
5.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora
Los resultados se articulan conforme a la metodología planteada, donde se presentan
específicamente los resultados obtenidos de la seccional Antioquia, Atlántico, Córdoba,
Putumayo, Santander y el Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG. El
diligenciamiento de las herramientas se hizo por parte de los líderes ambientales de cada
seccional y revisados por el grupo de gestión ambiental, por lo cual se desconoce la veracidad
de los datos.
35
5.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA.
La Oficina Asesora de Planeación del ICA cuenta con un Grupo de Gestión Ambiental
encargado de generar herramientas para la implementación del SGA; en las 32 seccionales
el SGA está a cargo de los gerentes seccionales quienes delegan a una persona a quien se le
denomina líder ambiental para que implemente las herramientas en cada oficina del ICA
para la evaluación del desempeño ambiental que se realiza en la Oficina Asesora de
Planeación, ver ilustración 4
Ilustración 4: Equipo de trabajo SGA. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez, 2017.
En cada
una de las seccionales se cuenta con la participación de la alta Gerencia, representada en
cada uno de los gerentes seccionales quienes, a su vez, cuentan con el apoyo del líder
ambiental que es el responsable del tema ambiental. Junto a esto se articula la participación
de los trabajadores directos, los cuales por medio del acompañamiento de la Oficina Asesora
de Planeación y el líder ambiental logran adquirir las habilidades y capacidades para llevar
a cabo la implementación del SGA y, así mismo, la certificación de ICONTEC bajo la norma
ISO 14001:2015.
El alcance del SGA del Instituto definido en el PIGA es: “La entidad ha establecido que, en
el marco de su Sistema Integrado de Gestión, los procesos misionales son los que para el
componente ambiental adquieren un grado de relevancia, resultado de los ejercicios de
identificación de aspectos y valoración de impactos. Es así como se define como alcance del
SGA, los procesos misionales de Diseño y desarrollo de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias
Gerente General
Gerente Seccional
Oficina Asesora de
Planeación
Líder Ambiental
Trabajadores
36
- MSF, Prevención de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios, Vigilancia Epidemiológica,
Control de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios, Comunicación de Riesgos Sanitarios y
Fitosanitarios y Gestión de Servicios Analíticos.” (INSTITUTO COLOMBIANO
AGROPECUARIO, 2017).
5.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades, requerimientos y compromisos adoptados al respecto.
La identificación de partes interesadas se generó de manera independiente para cada
seccional con base en el proceso planteado en la Matriz de Identificación de Partes
Interesadas (Anexo 2).
Los resultados que se obtuvieron y se toman como ejemplo para la identificación de
partes interesadas en el caso de la seccional Boyacá se muestran en la tabla 9, donde se
puede resaltar que la influencia que presenta sobre la entidad es por concepto de:
✓ Certificación de granjas Bioseguras
✓ Capacitación en Buenas Prácticas Agrícolas-BPA
✓ Cumplimiento de la Política Ambiental, los objetivos y programas ambientales
✓ Se gestione y maneje de manera adecuada lo residuos sólidos, por parte del ICA,
segregando y separando los residuos por tipo. Por su parte el ICA espera que
estas empresas cuentes con Licencia Ambiental para la entrega de residuos
peligrosos.
✓ Uso de los medios de comunicación institucionales para fortalecer nuestro SGA.
✓ Compromiso con el cuidado del medio ambiente y los recursos naturales y
cumplimiento de las normas ambientales
37
Tabla 9: Matriz Partes Interesadas, Seccional Boyacá. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)
EXTERNOS
Usuarios de los servicios que presta el ICA en la sede principal de la Gerencia
Seccional, oficina Local Duitama y casa hotel, ganaderos, agricultores,
productores y comercializadores de insumos agropecuarios, agremiaciones
agricolas y ganaderas
ALTO
INTERNOS Funcionarios y Contratistas de la organización ALTO
PROVEEDORES
Personas Naturales o Jurídicas particluares y otras dependencias propias del
ICA, que proveen productos y servicios a la Seccional, para su funcionamiento
(Empresas de transporte, Mantenimiento de Vehículos, Equipos, Papelería,
Resultados de Laboratorio).
ALTO
DE PROXIMIDADJunta de accion comunal Vereda San Lorenzo Bajo, vecinos y la comunidad
aledaña a la granja SurbatáALTO
Asociación Colombiana de Exportadores de Flores: Asocolflores
Asociación Hortofrutícola de Colombia: Asohofrucol
Federación Colombiana de Papa: Fedepapa
Asociación Nacional de Productores e Industriales Lácteos: AnalacAsociación Holstein de Colombia: Asoholstein
Asociación colombiana de criadores de ganado normando: Asonormando
Porkcolombia - Fondo Nacional de la Porcicultura
Federación Colombiana de Ganaderos. Fedegán
Federación Colombiana de Asociaciones Equinas: Fedequinas
Federación Ecuestre de Colombia
Federación Nacional de Avicultores de Colombia. Fenavi ALTO
Asociación de Industriales de Colombia: Andi
Asociación Nacional de Laboratorios de Productos Veterinarios: Aprovet
Asociación de Industrias Farmacéuticas: Asinfar
Ministerio de Hacienda y Credito Publico
DNP -Departamento Nacional de Planeacion
SENA
UNIVERSIDADES PÚBLICAS
UNIVERSIDADES PRIVADAS
CONCEJO DIRECTIVO
GERENCIA GENERAL
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
OFICINA ASESORA JURIDICA ALTO
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ALTO
OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ALTO
OFICINA DE CONTROL INTERNO ALTO
SUBGERENCIA DE ANALISIS Y DIAGNOSTICO ALTO
SUBGERENCIA DE PROTECCION ANIMAL
SUBGERENCIA DE PROTECCION VEGETAL
SEBGERENCIA DE PROTECCION FRONTERIZA
SEBGERENCIA DE REGULACION SANITARIA Y FITOSANITARIA
GERENCIAS SECCIONALES
IDENTIFICA
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ALTO
DESCONT S.A ESP
SERVI ASEO DUITAMA S.A ESP
CAMPOLIMPIO ORG.
Fundación de Recicladores de Paipa
LEXMARK
CORPOBOYACA - Corporación Autónoma Regional de Boyacá.
SECRETARÍA DE SALUD DE BOYACA
POLICÍA NACIONAL
CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION
FISCALIA
INFLUENCIA – IMPACTO
MATRIZ PARTES INTERESADAS SGA - ICA
DE
REPRESENTACION
DE
RESPONSABILIDAD
DE DEPENDENCIA
CONVENIOS CON
UNIVERSIDADES
ACADEMIAS Y
TERCEROSDE INFLUENCIA
ORGANIZACIONES MIEMBROS DE LA
INDUSTRIA
EQUIPO DEL PROYECTO
INFLUENCIA
AREA DE
PRODUCCION DE
INSUMOS
AGROPECUARIOS
IDENTIFICACIONRELACION
BAJO
ALTO
SOCIEDAD DE
AGRICULTORES DE
COLOMBIA
ALTO
PARTES INTERESADAS
ALTO
ALTO
ALTO
INVERSIONISTAS
ORGANOS DE CONTROL
AUTORIDAD
ORGANISMOS DE
REGLAMENTACION
AUTORIDADES:
AMBIENTALES y
OTRAS
CLIENTES
SOCIEDAD SOCIEDAD PECUARIA
DE COLOMBIA
ALTO
ALTO
ALTO
BAJO
38
5.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la entidad (análisis GAP).
Iniciada la pasantía, se realizó un diagnóstico del SGA frente a los requerimientos de la ISO
140001:2015; punto por punto se identificó qué se tenía y qué faltaba de los numerales de la
norma, obteniendo el siguiente resultado:
Gráfico1: Resumen Diagnostico SGA (Análisis GAP). Fuente:(Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)
Se encontró un documento deficiente que carecía de un alcance claro, unos objetivos que
fueran medibles y a los cuales se les pudiera hacer seguimiento; además de ello, no estaban
acordes a la política que, aunque ya había sido planteada por el grupo de gestión ambiental
aún no había sido divulgada al igual que el resto de herramientas que se tenían, como lo eran
los programas y la herramienta PI; además, las partes interesadas tanto internas como
externas desconocían totalmente de la implementación del SGA en la entidad.
39
5.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales.
Las identificaciones de los diferentes procesos desarrollados en la entidad se agrupan en un
diagrama que se conoce como el Mapa de procesos, ver ilustración 5, en el cual se presentan
todas las actividades que lleva a cabo el ICA, donde los procesos en los cuales se centran
son:
✓ Prevención de riesgos sanitarios y fitosanitarios
✓ Vigilancia Epidemiológica
✓ Control de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios
✓ Comunicación de riesgos sanitarios y fitosanitarios
✓ Gestión de servicios analíticos
✓ Diseño y desarrollo de medidas sanitarias y fitosanitarias
Los parámetros estipulados para los procesos que desarrolla el ICA, no aplican de igual
forma para todas las seccionales, debido a que desarrollan diferentes procesos, por tanto para
definir cuales les aplican se generó un documento en el cual ellos estipulan los procesos que
allí desarrollan, este documento se conoce como la caracterización donde cada una de las
seccionales debe realizar y, de esta forma, dar a conocer los procesos que llevan a cabo y las
actividades, para llegar a definir los aspectos e impactos ambientales que se pueden presentar
dentro de la organización.
40
Ilustración 5: Diagrama de Procesos. Fuente: (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)
De acuerdo con el diagrama todas las matrices que generan las seccionales deben estar
ligadas a los procesos que allí se presentan.
5.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales
Tomando como guía los procesos desarrollados por el ICA, se procedió a identificar los
posibles impactos generados, bajo los requerimientos de la norma NTC ISO 14001:2015.
Se manejaba una metodología para la identificación de los impactos que no contaba con los
requerimientos dados por la nueva norma, por tanto, se actualizó la matriz para correcta
evaluación de los impactos, se presentó y fue aprobada por el grupo de gestión ambiental de
la Oficina Asesora de Planeación.
Posterior a esto cada seccional procedió a identificar los aspectos e impactos ambientales que
se generaban en cada uno de sus procesos y el resultado fue el siguiente:
41
✓ ATLÁNTICO
Para la Seccional Atlántico se identificaron un total de 93 aspectos e impactos ambientales
de los cuales se obtuvo la información dada en la tabla10 y gráfico 2.
Tabla 10: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Atlántico. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.
Calificación
Impacto N° Porcentaje Impacto Ambiental Generado N°
Impactos Bajos 66 71% - 66
Impactos Moderado 24 26%
Generación de vertimientos 1
Generación de residuos peligrosos 16
Generación de residuos inertes 1
Generación de emisiones 1
Consumo de combustible 5
Impactos Altos 2 2% Consumo de energía 2
Impactos Extremos 1 1% Generación de vertimientos 1
Gráfico2: Porcentaje de Valoración del impacto seccional Atlántico. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.
Valoración del impacto
42
De acuerdo con el gráfico 2 se encontró que los impactos en su mayoría son bajos pero los
impactos medios siguen siendo de gran significancia para el correcto desarrollo del SGA,
entre los aspectos ambientales que más se vieron afectados por los procesos de la seccional
son los dados en el gráfico 3.
Gráfico3: Aspectos ambientales con mayor valor en la seccional Atlántico. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez,
2017.
✓ CITAG
En el caso del Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario se identificaron un total de 99
impactos, los cuales presentaron la calificación dada en la tabla 11 y gráfico 4.
Tabla 11: Aspectos e Impactos identificados para la seccional CITAG. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.
Calificación
Impacto N° Porcentaje Impacto Ambiental Generado N°
Impactos Bajos 50 51%
Impactos Moderado 46 46%
Generación de agua 6
Generación de residuos peligrosos 12
Generación de residuos no aprovechables 6
Generación de emisiones 8
Consumo de energía 9
Generación de Vertimientos 5
Impactos Altos 1 1% Generación de Vertimientos 1
Impactos Extremos 2 2% Generación de residuos peligrosos 2
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
Generación devertimientos
Generación deresiduos
peligrosos
Generación deresiduosinertes
Generación deemisiones
Consumo decombustible
Consumo deenergía
Aspectos Ambientales con mayor impacto
43
Gráfico4: Porcentaje de Valoración del impacto para el CITAG. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.
De acuerdo con el gráfico 4 se encontró que los impactos, en su mayoría, son bajos pero los
impactos medios siguen siendo de gran significancia para el correcto desarrollo del SGA,
entre los aspectos ambientales que más se vieron afectados por los procesos de la seccional
son los dados en el gráfico 5.
Gráfico5: Aspectos ambientales con mayor valor en el CITAG. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.
0
2
4
6
8
10
12
14
16
Consumo deagua
Generación deresiduos
peligrosos
Generación deresiduos no
aprovechables
Generación deemisiones
Consumo deenergía
Generación deVertimientos
Aspectos Ambientales con mayor impacto
Valoración del impacto
44
✓ BOYACÁ
Para el caso de la Seccional Boyacá se identificaron un total de 320 impactos, ver tabla 12 y
gráfico 6, esta seccional presenta mucha mayor complejidad con relación a las seccionales
evaluadas debido a que cuenta con un hotel, aunque no sea de atención al público en general
recibe a visitantes del ICA, pero, a su vez, no cuenta con laboratorios lo que hace más
sencilla su evaluación.
Tabla 12: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Boyacá. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.
Calificación
Impacto N° Porcentaje Impacto Ambiental Generado N°
Impactos Bajos 259 51% - 259
Impactos Moderado 58 46%
Consumo de Agua 6
Consumo de Combustible 2
Consumo de papel 1
Generación de residuos no aprovechables 6
Consumo de energía 29
Generación de residuos peligrosos 10
Generación de vertimientos 2
Impactos Altos 3 1% Generación de residuos peligrosos 2
Generación de residuos no aprovechables 1
Impactos Extremos 0 - - 0
45
Gráfico6: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Boyacá. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez,
2017.
De acuerdo con el gráfico 6 se encontró que los impactos en su mayoría son bajos pero los
impactos medios siguen siendo de gran significancia para el correcto desarrollo del SGA,
entre los aspectos ambientales que más se vieron afectados por los procesos de la seccional
son los dados en el gráfico 7.
Gráfico7: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Boyacá. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez,
2017.
✓ SANTANDER
La Seccional Santander, posterior a la evaluación generada en la matriz de
IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS
0
5
10
15
20
25
30
35
Consumo deAgua
Consumo deCombustible
Consumo depapel
Generación deresiduos no
aprovechables
Consumo deenergía
Generación deresiduos
peligrosos
Generación devertimientos
Aspectos Ambientales con mayor impacto
Valoración del impacto
46
AMBIENTALES, presentó un total de 384 impactos, está a comparación de las otras
seccionales esta presentó un número mayor de impactos debido a que en su matriz evaluaron
todos los procesos dados en el mapa de procesos, ver tabla 13 y gráfico 8.
Tabla 13: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Santander. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.
Calificación
Impacto N° Porcentaje Impacto Ambiental Generado N°
Impactos Bajos 361 94% - 361
Impactos Medio 21 5%
Consumo de agua 2
Generación de residuos peligrosos 13
consumo de combustible 6
Impactos Altos 1 0,3% Generación de residuos peligrosos 1
Impactos Extremos 1 0,3% Generación de vertimientos 1
Gráfico8: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Santander. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez,
De acuerdo con el gráfico 8 se encontró que los impactos en su mayoría son bajos pero los
impactos medios siguen siendo de gran significancia para el correcto desarrollo del SGA,
entre los aspectos ambientales que más se vieron afectados por los procesos de la seccional
se tienen los dados en el gráfico 9.
Valoración del impacto
47
Gráfico9: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Santander. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez,
2017.
Los resultados de la tabla 14 muestran que uno de los aspectos que más se presenta en las 4
seccionales es la generación de residuos peligrosos, debido a los laboratorios y el constante
manejo de químicos y muestras de laboratorio, resultantes del estudio de muestras de sangre
de animales. Es por esto por lo que el mayor control se genera en cuanto al manejo de
residuos peligrosos que se sustenta en el Programa de Residuos Peligrosos.
Tabla 14: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia en las Seccionales. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez,
2017.
Aspectos Ambiental Cantidad
Generación de residuos peligrosos 56
Consumo de energía 40
Consumo de agua 14
Generación de residuos no aprovechables 13
Consumo de combustible 13
Vertimientos 11
Generación de residuos inertes 9
Generación de emisiones 2
Consumo de papel 1
El Gráfico10 muestra la prevalencia de impactos moderados, altos y extremos, que se
presentaron en las 4 seccionales.
0
5
10
15
Consumo de agua Generación deresiduos peligrosos
consumo decombustible
Generación deresiduos peligrosos
Aspectos Ambientales con mayor impacto
48
Gráfico10: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez, 2017.
Estos resultados se pueden evidenciar en el Anexo 3, el cual muestra la valoración de los
impactos ambientales identificados para cada una de las seccionales.
5.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de la Organización, en los últimos años.
El desempeño ambiental en los últimos años se ha registrado por medio de la herramienta
PI. No se tiene gran medición en cuanto al tema debido a que el interés en tener un grupo de
gestión ambiental y, a su vez, implementar un SGA bajo la norma ISO 14001:2015 partió
desde el año 2016 con el fin de certificar a la Seccional Boyacá. Más aún que la sede
principal del ICA Oficinas Nacionales tuvo un cambio de sede y, por tanto, no se tiene un
registro en cuanto al desempeño ambiental que tenía.
En esta herramienta se midió el desempeño de la entidad específicamente en el consumo de
agua, energía y residuos, por tanto, los resultados se basaron en estos aspectos.
✓ BOYACÀ
El gráfico 11 muestra los índices de consumo de agua dados en la seccional en los años 2016
(línea base) y 2017, teniendo presente que los datos para el 2017 solo se toman hasta el mes
11
56
13 9 214 13
40
10
10
20
30
40
50
60
vertimientos Generacion deresiduos
peligrosos
Generación deresiduos no
aprovechables
Generación deresiduosinertes
Generación deemisiones
Consumo deagua
Consumo decombustible
Consumo deenergía
Consumo depapel
Aspectos Ambientales con mayor prevalencia
49
de julio debido al cambio de metodología, por las fichas de los programas por tanto la
información se procedió a llenar en la nueva herramienta.
El consumo de agua en los primeros meses tendió a ser menor, pero en los meses posteriores
incrementó notablemente, esto en gran parte se debió al tema de Fiebre Aftosa que afectó el
desarrollo agropecuario en Colombia entre los meses de mayo a septiembre, por tanto, cada
seccional debió generar un control respectivo y aumento la población presente en la
seccional.
Gráfico11: Resultados Herramienta PI, consumos de agua Seccional Boyacá. Fuente: (Grupo de Gestión
Ambiental ICA, 2017)
Para el caso de energía se puede evidenciar que los datos están sesgados debido a que se
registró un consumo para los años 2018 y 2019, pero si se analiza la línea base con el año
2017, se presenta una disminución en consumo para los primeros meses.
50
Gráfico12: Resultados Herramienta PI, Seccional Boyacá. Consumos de energía. Fuente: (Grupo de Gestión
Ambiental ICA, 2017)
5.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover la toma de conciencia y la cultura ambiental.
A continuación se encuentra el inventario de las actividades que fueron realizadas por parte
del equipo de gestión ambiental para concientizar a los trabajadores de planta y contratistas
en todas las seccionales del país; además de ello, los resultados de la auditoría interna
identificaron que los trabajadores si han visto uno o más de los correos masivos que envía
la oficina de comunicación y que han generado en la población trabajadora del ICA una toma
de conciencia sobre el uso y ahorro eficiente de los recursos.
Tabla 15: Inventario de actividades desarrolladas por la entidad para promover la cultura ambiental. Fuente:
(Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificaciòn: D. Zúñiga & M. Bohórquez.
Tema de comunicación Fecha
Correos
masivos
Plan integral de gestión ambiental 03/02/2017
Ahorro de energía 17/02/2017
Incentivar puntos ecológicos 03/03/2017
Comunicación ISO 14001:2015 17/04/2017
Ahorro de agua 28/05/2017
51
Disminución de consumo de botellas
plásticas
02/08/2017
Reciclaje de vidrio 25/08/2017
Reciclaje de papel 11/09/2017
Apagar computador ahorra energía 15/10/1934
Política del sistema integrado de
gestión (componente ambiental)
30/10/2017
Comunicación objetivos ambientales 03/11/2017
Comunicación legislación ambientales 10/11/2017
Comunicación programas 15/11/2017
Eventos y
campañas en
todas las
seccionales
Formador de formadores 02/04/2017
Celebración día mundial de las
tecnologías apropiadas
14/07/2017
ICA florece 17/06/2017
Las seccionales, por su parte, adelantan capacitaciones sobre los programas del SGA; en
éstas, los trabajadores participan en la identificación y corrección o mitigación de los
impactos moderados, altos y extremos que surgen de la matriz de identificación de aspectos
y valoración de impactos ambientales; adicional a ello, en las jornadas de aseo se capacita
en separación y reciclaje de los residuos.
5.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales.
El ICA, como entidad del Estado debe ser un modelo de conducta ambiental mediante el
conocimiento, aplicación y cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, por tanto,
busca involucrar la dimensión ambiental dentro de todos los procesos del Instituto, siendo
uno de sus principales objetivos organizacionales dentro de su Plan Estratégico Diamante el
cual se constituye en la carta de navegación para los años comprendidos entre el periodo de
2016-2022. Fuente: PIGA
52
De acuerdo con la información planteada en el PIGA se muestra que es Responsabilidad de
la Alta Dirección velar porque se defina un proceso debidamente planificado de
implementación de un SGA, de igual manera, debe asegurarse que la implementación sea
eficaz y evaluar el grado de ésta, así como la interiorización y socialización del mismo en la
entidad y a las partes interesadas. A su vez, la Gerencia General es la responsable de dirigir
y coordinar, controlar, vigilar y evaluar la gestión ambiental del ICA; para ello, establece el
compromiso ambiental del Instituto y asegura la disponibilidad de recursos humanos,
tecnológicos y financieros necesarios para lograr una mejora en el desempeño ambiental.
La principal obligación adquirida por el ICA se identifica de la Política del Sistema Integrado
de Gestión. “El Instituto Colombiano Agropecuario - ICA, acorde con las disposiciones
establecidas para el desarrollo de su misión, y el cumplimiento de la visión y objetivos
formulados en el marco de su Plan Estratégico, declara su compromiso con el mejoramiento
continuo de sus procesos, el cumplimiento de los requisitos institucionales, legales,
aplicables y demás requisitos suscritos por la entidad.
De igual manera, consciente de que en el desarrollo de sus actividades genera riesgos de
naturaleza operativa, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad de la
información, promueve iniciativas encaminadas a la prevención y mitigación de los impactos
ambientales, la contaminación, las lesiones y enfermedades, y los asociados a la protección
y preservación de los activos de información, salvaguardando su confidencialidad, integridad
y disponibilidad.” (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017).
Para el cumplimiento de la política busca obtener la certificación en la norma ISO
14001:2015 para la seccionales ya descritas; por esto, el principal compromiso es con los
trabajadores de la entidad para lo cual, constantemente, se han enviado campañas a los
funcionarios de la entidad, de esta manera se conozca el compromiso que tiene el ICA con la
sociedad colombiana, de las cuales se pudo identificar el material mostrado en la Ilustración
6
53
Ilustración 6: Campañas Ambientales del ICA. Fuente:(ICA Comunicaciones, 2017)
5.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y evaluación del cumplimiento de los mismos.
Al recolectar la información de cada una de las seccionales, se identificó que las seccionales
priorizadas cuentan con procesos similares a los cuales aplica una normatividad nacional
que siguen bajo los mismos parámetros, teniendo presente que hay excepciones donde
54
cuentan con normas que rigen de manera departamental o municipal de acuerdo a las
entidades ambientales que las regulan como es el caso de las Corporaciones Ambientales y
las alcaldías como es el caso del CITAG donde cuenta con normas estipuladas por parte de
la Secretaria de Medio Ambiente. Cada una de estas normas se muestra en la matriz de
identificación de aspectos y valoración de impactos organizados de la siguiente manera:
Tabla 16: Requisitos Ambientales aplicables a la entidad. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez, 2017.
Aspecto Ambiental Impacto ambiental Requisito legal
Exceso de carga visual Contaminación Visual
Ley 140 de 1994
Emisiones Atmosféricas Contaminación del Recurso Aire Resolución 0910 de 2008
Agua - consumo de agua
Agotamiento de Recursos Naturales Ley 373 de 1997
Decreto 3102 de 1997
Decreto 302 de 2000
Decreto 1575 de 2007
Agua- Generación de
vertimientos
Contaminación del Recurso Agua Decreto 4728 de 2010
Decreto 3930 de 2010
Resolución 0631 de 2015
Generación de Residuos
peligrosos
Afectación a la salud humana y al
medio ambiente
Decreto 351 de 2014
Resolución 228 de 2007
Resolución 789 de 2007
Resolución 1362 de 2007
Manejo de Residuos
Peligrosos
Afectación a la salud humana Decreto 1609 de 2002
Decreto 1443 de 2004
Decreto 4741 de 2005
Resolución 1164 de 2006
Generación RAEES Afectación a la salud humana y al
medio ambiente
Ley 1672 de 2013
55
Generación de escombros Contaminación del recurso suelo -
visual
Ley 1259 de 2008 /
1466 de 2011
Consumo de energía Agotamiento de Recursos Naturales Decreto 2331 de 2007
Decreto 895 de 2008
Decreto 3450 de 2008
Adicional se agregó el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo
Sostenible No. 1076 de 2015, ya que es la compilación de las normas anteriores, además de
buscar en la gaceta municipal y de las autoridades ambientales que tienen jurisdicción en la
ubicación de cada seccional.
• Santander: en aspecto “Residuos” se adicionó el Acuerdo Metropolitano 12 de 2013
y el Plan de Gestión Integral de Residuos o Desechos Peligrosos-PGIRESPEL,
aplicado a micro generadores, expedidos por el Área Metropolitana de
Bucaramanga.
• Antioquia: en el aspecto “Residuos” se adicionó la Ordenanza 10 de 2016 y la
Resolución Metropolitana 879 de 2007 expedida por el Área Metropolitana del
Valle de Aburrá.
• CITAG: se adicionó la Decisión 737 de la Comunidad Andina de Naciones (CAN),
Reglamento Andino de Cuarentena para el comercio o la movilización inter
subregional y con terceros países de animales terrestres y sus productos, por su
condición especial como aeropuerto.
• Para las seccionales restantes no se encontró normatividad adicional expedida por
autoridades ambientales o municipales referentes al tema ambiental.
Al ser las matrices diligenciadas por el respectivo líder ambiental, se evidenció que todas las
seccionales incumplían con la normatividad de vertimientos (Anexo 4), puesto que en el
proceso de gestión de servicios analíticos que se desarrolla en laboratorios se debe contar
con permiso de vertimientos que aún no se tiene.
56
En normatividad de manejo de residuos las seccionales, Santander, Putumayo y Córdoba no
cuentan con un cuarto de almacenamiento de residuos sólidos; por su parte, las seccionales
Antioquia, Atlántico y CITAG requieren de presupuesto para la adecuación de los cuartos
ya que, al ser almacenados ordinarios con peligrosos, puede presentarse contaminación de
los primeros siendo necesaria su gestión como peligrosos.
5.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales adelantadas por la organización.
En el marco de la implementación del SGA y en aras de cumplir con los requisitos
establecidos por la legislación ambiental aplicable y la norma ISO 14001:2015, la alta
dirección invirtió en las sedes conforme a las necesidades de cada una, ver tabla 18.
Tabla 17: Inversiones adelantadas por la entidad. Fuente: Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017.
SECCIONAL/ SEDE
DESCRIPCIÓN DEL GASTO CANTIDAD
Santander
Adecuación cuarto almacenamiento RESPEL ($41,548,153)
Adecuación cuarto de almacenamiento de no peligrosos ($27,011,875)
Reparación locativa Laboratorio Fitosanitario ($26,262,870)
Reparación locativa Laboratorio Veterinario ($29,446,233)
Reparación locativa Laboratorio Semillas ($7,907,675)
Reparación locativa Edificio de Oficinas ($61,958,760)
Adquisición de canecas, insumos y elementos de bioseguridad.
($10.000.000)
Permiso de Vertimientos ($3.000.000)
$ 200.000.000
Atlántico
Mantenimiento Hidrosanitario (Fugas, tuberías, grifos, etc.)
Adecuación cuarto almacenamiento RESPEL
Adecuación cuarto de almacenamiento de no peligrosos
Impermeabilización
Limpieza fachada y patio (Basuras, desechos, escombros)
Adquisición de recipientes y puntos ecológicos
Adquisición de Elementos para la separación de residuos sólidos
Permiso de vertimientos ($3.000.000)
$ 150.000.000
Antioquia Permiso de vertimientos ($3.000.000) $ 150.000.000
57
SECCIONAL/ SEDE
DESCRIPCIÓN DEL GASTO CANTIDAD
Boyacá
Adecuación cuarto de Almacenamiento de Residuos Sólidos
($10.000.000)
Adquisición de recipientes y puntos ecológicos ($2,900,000)
Disposición final de residuos de Plaguicidas y medicamentos
veterinarios ($5,152,000)
Mantenimiento de infraestructura de redes hídricas (Sistema de Riego)
($16,023,700)
Implementación de prácticas sostenibles (Alinderamiento, aislamiento
de franjas de protección de fuentes hídricas, adquisición y siembra de
árboles nativos) ($6,000,000)
Levantamiento de la red del sistema eléctrico para cumplimiento de
RETIE ($12,000,000)
$ 55.000.000
Vaupés Adecuación de canales de recolección de agua lluvia y la instalación de
un tanque de 500 litros que permita dar buen uso a la política de uso
eficiente del recurso
$ 10.000.000
CITAG
Mantenimiento de equipos - incluye PTAR y cuartos fríos ($150.000.000
- asume SPF)
Adquisición de material e insumos ambientales y de bioseguridad.
($100.000.000 - asume SPF)
$ 100.000.000
La columna descripción del gasto es el dinero que la seccional presupuestó para cumplir los
requisitos del SGA y la columna cantidad es el presupuesto que la alta dirección invierte en
la seccional.
5.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental.
Todas las actividades mencionadas en la tabla 19 surgen de la necesidad de implementación
del SGA y del primer diagnóstico realizado al iniciar la pasantía de los requerimientos de
los numerales de la norma ISO 14001:2015.
Tabla 18: Plan de Acción. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)
PLAN DE ACCION SECCIONAL
Actividad Soporte Meta
programada Estado Responsable Plazo
PLANEAR
Realizar diagnóstico ISO
14001:2015. Diagnostico 100% Cerrada
Gerente
Seccional 20 de Mayo de 2017
58
Establecer las necesidades
presupuestales del SGA
Presupuesto
SGA depurado 1 Abierta O.A.P 19 de Julio de 2017
Revisar Política y Objetivos
Política y
Objetivos
revisados
1 Cerrada Gerente
Seccional 2 de agosto de 2017
Revisar funciones y
responsabilidades SGA -
PIGA
PIGA Revisado y
actualizado 1 Cerrada O.A.P 2 de junio de 2017
Definir una metodología para
la identificación de las Partes
Interesadas Pertinentes del
SGA.
Metodología de
identificación
Partes
Interesadas
1 Cerrada O.A.P 12 de Julio 2017
Definir una metodología para
la identificación y valoración
de aspectos e impactos
ambientales.
Procedimiento
de identificación
y valoración de
asp. E imp. Amb.
1 Cerrada O.A.P 12 de Julio 2017
Definir y establecer los
controles operacionales de
los procesos. (Incluir en
PIGA).
Controles
Operacionales
Formalizados
1 Abierta O.A.P 21 de Julio 2017
Definir un Plan de
Sensibilización y
Capacitación en el SGA.
Plan de
Capacitación del
SGA
1 Abierta O.A.P 4 de Julio de 2017
Definir una metodología para
la elaboración de los
Programas Ambientales.
(Estructura Documental).
Plantilla o
Estructura
Documental -
Programas Amb.
1 Abierta O.A.P 21 de Julio 2017
Definir un Plan de
Comunicación Interna y
Externa para el SGA.
(Asociar al SIG).
Plan de
Comunicación
del SGA
1 Abierta
O.A.P Y
Líder
Ambiental
01 junio del 2017
HACER
Definir, priorizar y hacer
seguimiento a la asignación y
ejecución presupuestal del
SGA.
Presupuesto
asignado,
ejecutado y con
seguimiento
1 Abierta O.A.P 17 de Agosto de 2017
Enviar a los Gerentes
Seccionales y Líderes
instrucciones para la
implementación del SGA en
Seccionales.
Correo con
instrucciones
sobre la
implementación
del SGA
1 Cerrada O.A.P 01 de Agosto de 2017
Ajustar los documentos del
Sistema.
Documentos
actualizados. 1 Abierta
Líder
Ambiental 31 de Octubre de 2017
Formular los indicadores de
desempeño del SGA.
Indicadores
SGA ajustados y
formalizados
1 Abierta O.A.P 31 de Julio de 2017
Implementar los programas
ambientales
Programas
diseñados e
implementados
1 Abierta Líder
Ambiental 15 de Agosto de 2017
Capacitar, entrenar y
socializar las herramientas
del SGA.
Plan de
Capacitación del
SGA
implementado
1 Abierta
O.A.P Y
Líder
Ambiental
07 de Agosto de 2017
59
Elaborar y/o actualizar el
Normograma Ambiental.
Normograma
actualizado y
evaluado en
cumplimiento
1 Abierta Líder
Ambiental 15 de Julio de 2017
Revisar y ajustar los Planes
de Respuesta ante
Emergencias e incluir el
componente ambiental.
Planes de
Emergencia
Ajustados a las
Seccionales
Priorizadas
1 Abierta O.A.P Y
ARL
25 de Septiembre de
2017
VERIFICAR
Hacer seguimiento y
evaluación al cumplimiento
del Normograma.
Normograma
actualizado y
evaluado en
cumplimiento
Forma 4-995
1 Abierta
O.A.P Y
Líder
Ambiental
01 de Agosto de 2017
Realizar el seguimiento y
medición del desempeño
ambiental. (Objetivos y
Programas)
Medición del
desempeño
Ambiental
1 Abierta
O.A.P Y
Líder
Ambiental
01 de Noviembre de
2017
Realizar Auditorías Internas
al SGA. (En el marco de las
auditorías al SIG)
Programa de
Auditorías al
SGA planeado y
ejecutado
1 Abierta O.A.P 15 de Noviembre de
2017
Asesorar en la formulación
de ACPM
Planes de Acción
Correctivos 1 Cerrada O.A.P 18 de octubre de 2017
Realizar Revisiones por la
Dirección al SGA (Evaluar
en el marco de las Revisiones
al SIG)
Revisiones por
la Dirección al
SGA
1 Abierta O.A.P 10 de Octubre de 2017
Diligenciar la matriz de
evaluación de impactos
ambientales
Forma 4-919 1 Cerrada Líder
Ambiental 13 de Agosto de 2017
ACTUAR
Formular acciones
correctivas como resultado
de las auditorías internas y
visitas de seguimiento.
Hallazgos con
planes de acción
formulados
1 Abierta
O.A.P Y
Líder
Ambiental
15 de Noviembre de
2017
Evaluar la eficacia de las
acciones formuladas.
Acciones
correctivas
evaluadas
1 Abierta
O.A.P Y
Líder
Ambiental
25 de noviembre de
2017
Presentar solicitud de
información a la corporación
autónoma Regional de la
seccional, sobre requisitos y
permisos requeridos para
establecimiento de
publicidad exterior visual y
trámites pendientes.
Solicitud
radicada 1 Cerrada
líder
ambiental y
responsables
31 Diciembre de 2017
Envío de informes de gestión
ambiental a la autoridad
ambiental competente
Informe de
gestión enviado a
la autoridad
1 Cerrada Gerente
seccional 31 Diciembre de 2017
60
ambiental
competente
Capacitar a los funcionarios
y contratistas de la seccional,
sobre la gestión del riesgo y
primeros auxilios teniendo en
cuenta el componente
ambiental
Listas de
asistencia 1 Abierta
líder
ambiental y
responsables
31 Diciembre de 2017
Coordinar con las
autoridades locales y grupos
de socorro, el desarrollo de
simulacros para enfrentar una
determinada situación de
peligro ante desastres de
origen natural, tecnológico,
social u otro.
Numero de
simulacros
realizados
1 Abierta
líder
ambiental y
líder de
seguridad y
salud en el
trabajo
31 Diciembre de 2017
Analizar en las reuniones de
Revisión por la Dirección
cada situación relacionada
con el sistema de gestión
ambiental, avance en sus
programas y la gestión del
riesgo.
actas de reunión 1 Abierta
Líder
ambiental y
gerente
seccional
31 Diciembre de 2017
5.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan RAI.
Frente a la necesidad de implementar el SGA y que ésta fuese más práctica, se fijaron 4
objetivos centrales de los cuales se generan cada uno de los programas y, a su vez, las metas
respectivas a las cuales cada una de las gerencias seccionales se compromete a cumplir.
● Gestionar en forma eficiente y segura los residuos no peligrosos y peligrosos que se
generen en el marco de las actividades oficiales que se desarrollan en la entidad.
● Promover el uso eficiente y responsable del recurso hídrico y la adopción de
tecnologías ambiental y económicamente viables, acordes con la realidad de cada una
de las sedes del instituto.
● Promover el uso eficiente y responsable del recurso energético y la adopción de
tecnologías ambiental y económicamente viables, acordes con la realidad de cada una
de las sedes del instituto.
61
● Desarrollar acciones que promuevan la adopción de una cultura ambiental positiva en
los funcionarios, contratistas y visitantes de la entidad, buscando la adaptación de
buenas prácticas sostenibles.
Estos objetivos son el eje central en cada uno de los programas y sobre ellos se desglosan
unos objetivos generales, con el fin de profundizar y especificar las actividades a realizar
para lograr el cumplimiento de los mismos.
Por otra parte, siendo de carácter importante según los parámetros de la ISO 14001:2015 se
fijan 3 objetivos complementarios:
● Cumplir la normatividad ambiental vigente aplicable a la empresa.
● Mejorar continuamente el desempeño ambiental de la organización
Sobre estos objetivos se fijan indicadores, que se medirán de manera anual por medio de la
matriz de correlación (Anexo 5) formulada como complemento para la evaluación del
desempeño ambiental. Las oportunidades de mejora se obtendrán de análisis de resultados
de las fichas de los programas que cada seccional tiene que generar de manera trimestral.
62
Ilustración 7: Relación Política-Objetivos. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez.
Los objetivos se enmarcan en el cumplimiento de la política formulada en el marco del Plan
Estratégico del Instituto Colombiano Agropecuario – ICA. De igual manera, la política se
desarrolla con base a los lineamientos dados en la Ley General Ambiental de Colombia LEY
99 DE 1993 la cual indica “El proceso de desarrollo económico y social del país se orientará
según los principios universales y del desarrollo sostenible contenidos en la Declaración de
Río de Janeiro de junio de 1992 sobre Medio Ambiente y Desarrollo”. (Ministerio del Medio
Ambiente, 1993).
Luego de desarrollar las oportunidades de mejora, modificaciones pertinentes y la creación
de herramientas nuevas como las matrices de identificación de impactos, requisitos legales
y partes interesadas, junto con los programas y sus respectivas fichas de los programas; el
grupo de gestión ambiental hizo la capacitación a los líderes ambientales de las seccionales
priorizadas para que hicieran la respectiva implementación y preparar los requerimientos
para la auditoría interna programada por el grupo de gestión ambiental.
63
Del resultado de la auditoría interna se realizaron nuevas oportunidades de mejora y se
realizó un nuevo diagnóstico del SGA de acuerdo con los requisitos de la norma, obteniendo
un nuevo gráfico.
Gráfico13: Resumen Análisis GAP Final. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificación D.
Zúñiga & M, Bohórquez, 2017.
A partir de este nuevo diagnóstico y el documento resultado de la revisión por la dirección
surgieron necesidades como la de gestionar un presupuesto que, de manera oficial, sea
formalizado para la implementación de un SGA en la organización, ya que no es considerado
dentro del presupuesto que hace la entidad para el año entrante; otra es la necesidad de
determinar si en todas las seccionales se cuentan con el personal competente para realizar
actividades de gestión ambiental.
Con base a ello, aunque el sistema es muy nuevo y aún no está implementado en totalidad,
se considera que los resultados del diagnóstico son alentadores para apuntar a la
certificación, aunque hace falta un acto administrativo o evidencia que demuestre que la Alta
64
Dirección asume la responsabilidad sobre el tema. La Entidad cuenta con el compromiso y
liderazgo de la alta dirección para realizar las nuevas oportunidades de mejora que surjan a
raíz de la auditoría con ICONTEC.
5.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento
5.2.1 Definición de indicadores.
Con base en la información dada en la norma ISO 14031:2013 se definieron los indicadores
más idóneos para la medición del desempeño ambiental del SGA, siendo los indicadores que
se presentan en cada una de las fichas de los programas del SGA.
De esta manera, se definieron los indicadores para cumplir con cada uno de los programas y
los objetivos planteados en el PIGA:
Tabla 19: Lista de Indicadores propuesto para los programas. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)
con Modificación D. Zúñiga & M. Bohórquez.
PROGRAMA OBJETIVO INDICADOR FORMULA META
Ahorro y uso
eficiente del
agua.
Reducir el consumo de
agua
Consumo de agua
C: consumo
[(Cm3 año 1) - (Cm3 año
2) /
(Cm3 año 1)] *100
50%
Implementar
actividades que
permitan el ahorro de
agua, sin afectar el
normal desempeño de
las actividades.
Seguimiento de las
actividades realizadas
(Act implementadas/
Act planificadas) *100
100%
Capacitar al personal
acerca del uso racional
de agua.
Capacitaciones
(Número del personal
capacitado/ Número de
personal a capacitar) *100
100%
Ahorro y uso
eficiente de
energía.
Implementar acciones
que permitan el uso
eficiente de energía
Seguimiento de las
actividades
(Act implementadas/
Act planificadas) *100 100%
Reducir el consumo de
energía.
Consumo Energía (Und:
eléctrica-Kw/h, ACPM o
Gasolina-galón, Gas
natural-m3)
[(Und Año 1) - (Und Año
2)/ (Und Año1)]* 100 40%
65
Capacitar al personal
acerca del uso racional
de energía.
Capacitaciones
(Número del personal
capacitado/ Número de
personal a capacitar) *100
100%
Gestión
Integral de
Residuos
Sólidos
Aprovechar los residuos
no peligrosos
generados.
Residuos Aprovechados
(Total de residuos
aprovechados/total de
residuos generados) x100
80%
Disponer de manera
adecuada los residuos
no aprovechables.
Residuos no
aprovechables
(Cantidad dispuesta/
Cantidad que debe ir a
disposición final)x100
100%
Tratar los residuos
peligros para poder
disponer.
Residuos gestionados
(Cantidad de residuos
gestionados/total de
residuos peligrosos
generados) x100
100%
Programa de
Vertimientos.
Cumplir con la
normatividad vigente de
vertimientos.
Permiso de vertimientos
(Normas vigentes
cumplidas / Normas totales
aplicables)x100
100%
Controlar los derrames
de sustancias químicas
peligrosas.
Derrames controlados
(Derrames
controlados/Derrames
totales) x100
100%
Realizar el
mantenimiento del
sistema de tratamiento
de aguas residuales
Mantenimiento del
sistema de tratamiento de
aguas residuales
(Número de
mantenimientos
realizados/Número de
mantenimientos
programados) x100
100%
Prácticas y
consumo
sostenible.
Desarrollar actividades
que promuevan la
adopción de una cultura
ambiental positiva
Porcentaje de Iniciativas
implementadas
(Iniciativas implementadas
/ Iniciativas planificadas en
la vigencia) x 100
100%
Reducir consumos de
papel
Porcentaje del consumo
de resmas por área.
(Cantidad de resmas que
ingresan al área / Número
de resmas consumidas por
el área) x 100
15%
Realizar compras
públicas sostenibles
Porcentaje de compras
públicas sostenibles
(Número de facturas de
compras públicas
sostenibles ejecutadas /
Número de compras
públicas sostenibles
programadas) x 100
80%
Cada uno de los indicadores contiene una meta que es planteada por el gerente seccional y
el líder ambiental, la relación entre objetivos, indicadores y meta se presentan en las fichas
de los programas que son la herramienta que pasa a medir el desempeño de la entidad frente
al SGA que se está desarrollando, ver Anexo 6.
66
5.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de desempeño ambiental.
Tabla 20: Hoja de Vida Indicador Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía. Fuente: Clase de Auditorias
Universidad Distrital Francisco José de Caldas con modificación de autores.
5.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el desempeño del SGA.
El Programa de Auditorías permite hacer una verificación de los numerales de la norma y
así evaluar el desempeño del Sistema, ver tabla 22.
SEDE:
FORMA:
NOMBRE DEL INDICADOR
OBJETIVO QUE MIDE
PROPOSITO DEL INDICADOR
TIPO DE INDICADOR
FORMULA DE CALCULO
Frecuencia de Medición Frecuencia de Análisis Unidad
Mensual Anual Porcentaje (%)
Variable Descripción Fuente de Información
Consumo Reduccion del consumo y uso
eficiente del recurso Recibos del agua
50 Unidad
Medicion
Lider Ambiental
Analisis del Indicador
HOJA DE VIDA DE INDICADOR
Creciente Decreciente Estático
Disminuir el consumo de agua de la seccional
Monitorear y controlar el consumo de agua.
Consumo de agua
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR
HOJA DE VIDA INDICADORES PARA EL PROGRAMA DE
AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA
Valor Esperado
Meta
Eficiencia (Desempeño operacional)
[(Consumo metros cúbicos (m3) año 1) - (Consumo metros cúbicos (m3) año 2)] x100
(Consumo metros cúbicos (m3) año 1)
DESCRIPCIÓN DE INDICADOR
Tendencia
24/11/2017
RESPONSABLE
Fijar metas y tomar decisiones
Lider Ambiental y Gerente Seccional
Analisis
Lider Ambiental y O.A.P
ULTIMA FECHA DE MODIFICACIONFECHA DE CREACION DEL INDICADOR
67
Tabla 21: Programa de Auditorías. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez.
Código:
Versión:
Fecha:
Proceso Seccional Fecha Auditor Líder
Atlantico 19 al 21 de Septiembre William Caraballo
Antioquia 22 al 25 de Agosto Adriana Goméz
Santander 22 al 25 de Agosto Kelly Mantilla
CITAG 22 al 25 de Agosto Margarita Helm
Boyacá 19 al 21 de Septiembre Jonathan Maldonado
Atlantico 19 al 21 de Septiembre William Caraballo
Antioquia 22 al 25 de Agosto Adriana Goméz
Santander 22 al 25 de Agosto Kelly Mantilla
Boyacá 19 al 21 de Septiembre Kelly Mantilla
Atlantico 19 al 21 de Septiembre William Caraballo
Antioquia 27 al 29 de Septiembre William Caraballo
Santander 28 al 29 de Septiembre Kelly Mantilla
CITAG 29 al 29 de Septiembre Natalia Vivas
Santander 25 al 27 de Octubre Kelly Mantilla
CITAG 26 al 27 de Octubre William Caraballo
Boyacá 27 al 27 de Octubre Jonathan Maldonado
Informe de AuditoriaOficina Asesora de
Planeación01 al 03 de Noviembre Margarita Helm
Atlantico 15 al 17 de Noviembre William Caraballo
Santander 16 al 17 de Noviembre Kelly Mantilla
CITAG 17 al 17 de Noviembre Patricia Veloza
Boyacá 18 al 17 de Noviembre William Caraballo
Aprobado Elaborado
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
2017
Compromisos ambientales, política
ambiental y Objetivos ambientales
Roles y las responsabilidades que
tienen frente al SGA
Revisón por la dirección
Tratamiento de no conformidades
Mecanismos y controles establecidos
para realizar el seguimiento a las
actividades del SGA
Fecha de elaboración:
Periodo que cubre: Año 2017
Objetivo del programa: Establecer las actividades y las fechas de auditorias a los procesos del Sistema de Gestión
Ambiental, así mismo la implementación de sistema.
Tipo de auditoría: Auditoría interna
Alcance del programa: Numerales 4 al 8 de la norma ISO 14001:20015
Recursos del programa de auditorias: Auditores internos de la Oficina Asesora de Planeación
68
6 CONCLUSIONES
• La revisión ambiental inicial permitió identificar las oportunidades de mejora como
la modificación de la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales, en la que se evidenció que la generación de residuos es el aspecto que
se repite más en todos los procesos del Instituto; además de ello, se identificó que el
impacto más significativo está en la generación de vertimientos a causa del
incumplimiento de uno de los requisitos legales ya que el ICA, por su proceso de
análisis diagnóstico, debe cumplir con un permiso de vertimientos expedido por la
autoridad ambiental del municipio en jurisdicción.
• En el diagnóstico de cada uno de los numerales de la norma se evidenció que al inicio
de la pasantía el SGA era deficiente y requería de la implementación de varias
herramientas, debido a que los ítems de la norma que más requerían atención eran el
liderazgo, la operación, la evaluación del desempeño y la mejora, siendo la
identificación de partes interesadas la que más incidía ya que no se tenían aun
identificadas; por tanto se diseñó la matriz para identificación de partes interesadas,
a su vez se contó con una mayor participación de la alta dirección identificando
claramente los roles y responsabilidades dentro de la organización. Se ampliaron los
canales de comunicación para la correcta integración de las partes interesadas en el
SGA y entre las herramientas que más se destacaron fue la mejora de la matriz de
identificación y valoración de impactos lo que permitió suministrar una información
clara y puntual frente a los impactos ambientales potenciales significativos y de esta
manera se articularon con las fichas de los programas para así efectuar la evaluación
y seguimiento de los programas, las cuales permitieron el fortalecimiento del SGA.
A lo cual cada una de las seccionales involucradas se comprometieron a realizar un
seguimiento periódico teniendo siempre como soporte la información clara y
documentada de todos los temas relacionados al SGA.
• Los análisis de los indicadores planteados en cada una de las fichas permiten evaluar
el desempeño de los programas de acuerdo a las necesidades identificadas para cada
seccional, a su vez, evalúan los objetivos ambientales y la política ambiental, siendo
así una parte importante de la evaluación del desempeño del sistema el cual debe ser
realizado por los lideres junto al equipo de gestión ambiental dentro del marco de las
69
revisiones por la dirección del sistema integrado de gestión que se realizan en cada
seccional, de esta manera lo que se busca es disminuir el número de impactos
negativos significativos que se identificaron. El resultado final se muestra en la matriz
de correlación la cual busca presentar de manera muy concreta la evaluación del SGA
articulada a la política de la entidad.
7. RECOMENTACIONES
• El Gerente de Seccional y el Líder Ambiental deben asegurar la acogida y
capacitación en el marco del SGA, según necesidades de toma de conciencia,
capacitación y formación, al cien por ciento de los trabajadores, ya sean de planta o
de contratación.
• La Oficina Contractual, encargada de la vinculación de los contratistas, debe incluir
dentro del contrato un numeral en el que los trabajadores se vean obligados a cumplir
con las pautas encaminadas a la implementación o mejora del SGA.
• Es importante definir al comienzo de año un programa con las actividades y
capacitaciones del SGA; además de ello, definir más de dos auditorías internas al año
en las seccionales restantes, así el Grupo de Gestión Ambiental de la Oficina Asesora
de Planeación se asegurará de la implementación del Sistema.
• Cada Seccional debería contar con personal con capacidades técnicas y conocimiento
en el área ambiental para que sea el Líder Ambiental, ya que por ahora este título se
le designa a un trabajador cercano a la Gerencia Seccional, lo que asegura la
competencia y veracidad de la información suministrada.
• Para asegurarse del compromiso de las Seccionales, el Grupo de Gestión Ambiental
debe hacer seguimiento a corto, mediano y largo plazo a los programas y estrategias
planteadas en el SGA.
• Se debe hacer una identificación de las situaciones atípicas en materia de prestación
de servicios públicos con el fin de establecer los mecanismos de medición del
desempeño ambiental para las seccionales presentes en municipios con este
problema.
• La Alta Dirección debe formalizar un presupuesto a comienzo de año que supla los
requerimientos de las seccionales para la implementación del SGA.
70
• Se deben establecer responsabilidades claras para el SGA a cada área del Instituto y
que la responsabilidad no recaiga sobre el Líder Ambiental o la Oficina Asesora de
Planeación revisar anexo 8.
8. BIBLIOGRAFÍA
Dto4765. (18 de diciembre de 2008). Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Por el
cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA.
Grupo de Gestión Ambiental ICA. (2017). Obtenido de Instituto Colombiano
Agropecuario: https://www.ica.gov.co/
Grupo de Gestión Ambiental ICA. (2017). Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA.
Bogota - Colombia .
ICA Comunicaciones. (2017). Campaña educomunicación del Sistema de Gestión
Ambiental. Bogota, Colombia .
INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO. (2016). El ICA. Recuperado el 26 de
octubre de 2016, de www.ica.gov.co
INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO. (2017). PLAN INSTITUCIONAL DE
GESTIÓN AMBIENTAL PIGA. Bogotá.
Ministerio del Medio Ambiente. (22 de diciembre de 1993). Ley General Ambiental de
Colombia. Obtenido de LEY 99 DE 1993:
http://www.humboldt.org.co/images/documentos/pdf/Normativo/1993-12-22-ley-
99-crea-el-sina-y-mma.pdf
Organización Internacional de Normalización. (2011). DIRECTRICES PARA LA
AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O
AMBIENTAL. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011. Bogotá, Colombia:
ICONTEC.
Organización Internacional de Normalización. (2013). GESTIÓN AMBIENTAL.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL. Norma Técnica Colombiana
NTC-ISO 14031. Bogotá, Colombia: ICONTEC.
Organización Internacional de Normalización. (2015). Sistema de Gestión Ambiental
(SGA) NTC-ISO 14001. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001. Colombia:
ICONTEC.
71
OSORIO, A. S. (2006). UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Obtenido de DISEÑO DE
INDICADORES AMBIENTALES PARA LA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
DE PLANES DE MANEJO AMBIENTAL DE PRODUCCIÓN DE
AGROQUIMICOS:
http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/14254/T41.06%20S31d.pdf?
sequence=1.
9. ANEXOS
1. Lista de Chequeo (Análisis GAP)
2. MATRIZ DE PARTES INTERESADAS SGA – ICA
3. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES ICA
4. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE
IMPACTOS AMBIENTALES
5. Formato Ficha de Programas
o PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS
o PROGRAMA DE VERTIMIENTOS Y CONTROL DE DERRAMES DE
SUSTANCIAS QUÍMICAS
o PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE ENERGÍA
o PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA
6. Formato HOJA DE VIDA INDICADORES
7. MATRIZ DE CORRELACIÓN POLÍTICA Y OBJETIVOS AMBIENTALES
8. MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES