ANNEXES V

UTILISATION D'UNE "PLATE-FORME" FOAD

PRESENTATION DU COLLECTICIEL QUICKPLACE

Aide réalisée par Jacques Cartier, chargé de mission FOAD au rectorat de Besançon

109

Utilisation du logiciel QuickPlace

Table des matières Jacques Cartier

Chargé de mission FOAD Rectorat de Besançon

Courriel : jacques.cartier@ac-besancon.fr

CONNEXION AU SITE POUR L’APPRENANT ET LE FORMATEUR................ 111

INTRODUCTION......................................................................................... 111

SAISIE DU NOM D’UTILISATEUR ET DU MOT DE PASSE.............................................. 111

NAVIGATION .......................................................................................... 112

MEMBRES ............................................................................................... 113

GESTION DU MOT DE PASSE : CLIQUER « MEMBRES » ............................................ 113

GERER SA FICHE PERSONNELLE : CLIQUER « MEMBRES » ........................................ 114

UTILISER, TELECHARGER UN DOCUMENT ............................................... 115

CREER UN DOCUMENT ............................................................................ 115

CREER PAGE ............................................................................................ 116

PAGE IMPORTEE ........................................................................................ 118

PAGE MICROSOFT WORD, EXCEL, POWERPOINT................................................... 118

UTILISATION DU SITE PAR LE GESTIONNAIRE ...................................... 118

GESTION DES MEMBRES ............................................................................... 119

CHARTES GRAPHIQUE ET ERGONOMIQUE DU SITE................................................... 120

CREATION D’UNE SALLE ............................................................................... 121

CREATION D’UNE SALLE PRIVEE....................................................................... 122

CREATION ET GESTION DE DOSSIERS ................................................................ 122

110

Connexion au site pour l’apprenant et le formateur Introduction

• La machine doit être reliée à Internet • Il convient d’utiliser de préférence le navigateur Internet Explorer version 4.0 au

minimum ou Netscape 4.7 au minimum. • L’utilisation de Word est vivement recommandée (Version 97 au minimum) • Une adresse Internet permet d’accéder au site :

> Exemple d’adresse : http://foad.ac-besancon.fr/utile-site

Saisie du nom d’utilisateur et du mot de passe Clique sur Connecter dans le menu Aller à

Il convient de bien respecter la casse (majuscules, minuscules) pour le mot de passe.

Ces codes sont personnels et ne doivent pas être divulgués : en effet vous êtes auteurs sur le site et prenez la responsabilité de vos écrits.

Mots de passe pour ce site d’apprentissage :

Apprenant : • Code utilisateur : apprenant • Mot de passe : apprenant

Formateur : • Code utilisateur : formateur • Mot de passe : formateur

111

Navigation

Le menu « Aller à »

Permet de naviguer dans les rubriques.

Le menu « Outils » aide à la recherche de documents,

Le menu « Outils » propose :

un moteur de recherche interne au site

- une discussion en ligne (chat)

- une notification par messagerie

- un menu pour imprimer

- le didacticiel (notice) du logiciel et une aide contextuelle

Le menu « gestion de documents »

Si la personne est « Auteur », elle dispose de ces boutons pour gérer des documents sur le site ou dans une partie du site

Clic sur le nom du site = retour page d’accueil

En haut à droite de l’écran, indication du lieu où l’on se trouve sur le site

En bas de l’écran rappel des boutons « gestion de documents » et retour page d’accueil

112

Membres Pour utiliser un site il faut être inscrit par son organisme de formation qui fournit un code utilisateur et un mot de passe. Trois niveaux d’utilisation sont possibles :

• Lecteur : il peut uniquement lire les informations présentes sur le site. Il peut télécharger les fichiers mis en pièces jointes

• Auteur : il peut écrire, par exemple dans le forum ou dans un dossier. • Gestionnaire : gère le site de A à Z. Gestion des membres, gestion du site

(organisation, mise en forme, …)

Chaque personne inscrite peut gérer son mot de passe et sa fiche personnelle :

Gestion du mot de passe : cliquer « Membres »

• Cliquer « Changer mot de passe » : taper l’ancien et 2 fois le nouveau

• une nouvelle connexion au site est demandée avec le nouveau mot de passe

> Pour aller plus loin :Gestion des membres par le Gestionnaire

113

Gérer sa fiche personnelle : cliquer « Membres » • cliquer votre nom

• cliquer « Modifier » : faire les modifications utiles

• cliquer « Suivant »

114

Utiliser, télécharger un document

Les documents mis à disposition sur le site peuvent être utilisés en ligne et/ou téléchargés pour une utilisation hors ligne

Créer un document La création de documents sur le site est d’une étonnante facilité et d’une grande souplesse. L’éditrice ou l’éditeur peut ainsi mettre en place des documents de différents types :

Traitement de texte intégré en ligne avec correcteur d’orthographe

Utilisation de documents Word, Excel, PowerPoint

Importation de fichiers existants (ce qui permet une saisie hors ligne)

> Remarque : l’aide en ligne du logiciel est précieuse dans bien des cas. De plus elle est contextuelle. Cliquer sur « Aide ».

115

Créer Page C’est le document créé par défaut : un traitement de texte est à disposition incluant vérificateur d’orthographe, insertion d’images et de liens.

Pour joindre un ou plusieurs fichiers (appelés rattachements par le logiciel) utiliser la fenêtre 3 et sélectionner le ou les documents utiles.

Le menu PUBLIER permet d’éditer le document sur le site. Toute modification ultérieure est possible par MODIFIER.

116

Le menu PUBLIER SOUS est très intéressant, il permet :

de notifier par mél la création, modification du document. Dans le mél reçu un clic sur l’adresse envoie automatiquement sur le document cité

d’ajouter des éditeurs communs à la rédaction, ainsi plusieurs personnes auront la main sur la gestion du contenu

117

> Remarque : le menu « Limiter lecteurs » permet de masquer des documents Exemple : fiche de suivi Apprenant/Accompagnateur visible uniquement par ces 2 personnes.

Page importée Ce menu permet d’importer un document saisi hors ligne. Il est traduit automatiquement en html (Hyper Text Markup Language). Toute modification se fait par MODIFIER. Le plus simple est d’utiliser Word, Excel et PowerPoint.

Cliquer Créer, page importée. Cliquer « Browse » = « Parcourir » (oubli de traduction du programmeur) pour choisir le fichier utile

Il reste à cliquer sur « Publier » pour mettre le fichier en ligne.

La même démarche est possible avec des fichiers aux formats Excel et PowerPoint.

Page Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Ces logiciels doivent être présents sur le micro utilisé. Le logiciel ouvre ainsi un document à saisir.

Utilisation du site par le gestionnaire Le gestionnaire d’un site QuickPlace a tous les droits de gestion y compris celui de suppression du site dans sa globalité !

En plus des actions citées dans les précédents chapitres, le gestionnaire gère les activités suivantes :

- Gestion des membres : création, modifications, suppressions, attribution de droits (lecteur, auteur, gestionnaire), gestion de groupes

- Chartes graphique et ergonomique du site : couleurs, polices, barres d’outils (emplacement à l’écran, menus visibles et invisibles,…)

- Création de salles, de salles privées avec gestion des accès

- Création de dossiers avec attribution de droits d’accès

118

Gestion des membres

Menu « Membres », « Ajouter/Supprimer membres »

Trois niveaux d’accès possibles : (voir Membres)

Lecteur L’accès « Anonyme » est intéressant : le code utilisateur n’est pas demandé immédiatement. Il faut cliquer le bouton connecté dans le Menu Outils. Le site a ainsi une partie publique (présentation du site, contacts, …).

> Remarque : le « Lecteur » est un « visiteur ». Il peut néanmoins télécharger les fichiers mis en rattachements.

Auteur La personne déclarée « Auteur » peut écrire dans un dossier et créer un message dans un dossier forum (appelé dossier liste de réponses par le logiciel). Elle ne peut pas créer de dossier et intervenir sur l’ordonnancement des menus des barres d’outils.

Toute personne « Auteur » doit avoir un mot de passe personnel qu ‘elle ne doit pas communiquer. Un tiers pourrait écrire sous son nom dans un forum.

Gestionnaire Il existe 3 niveaux de gestionnaire :

• Le gestionnaire « origine »désigné à la création du site QuickPlace : voir « Le gestionnaire d’un site QuickPlace »

• Le gestionnaire du site général créé par le gestionnaire « origine » • Le gestionnaire d’une salle :

Cette personne a la responsabilité d’une salle particulière dont elle assure la gestion. Elle ne peut néanmoins par créer les « Membres » attribut exclusif du gestionnaire du site. Si elle ajoute une salle privée elle doit donner un accès au gestionnaire du site, les droits ne sont pas « hérités ».

> Remarque : le gestionnaire du serveur QuickPlace gère la machine qui héberge le logiciel : installation du logiciel, mises à jour, paramétrages de sécurité Internet, sauvegardes. Pour toute information : jacques.cartier@ac-besancon.fr.

119

Gestion de groupes

La création de groupes simplifie beaucoup l’attribution des droits d’accès. Pour une notification (envoi d’un mél depuis le site) il suffira de cocher le groupe pour un envoi global.

Menu « Membres », « Groupes », « Créer Groupe »

Chartes graphique et ergonomique du site Il faut adopter une charte graphique et une charte ergonomique simples :

Choisir des couleurs, une police de caractères et s’y tenir dans les différents endroits du site.

Le plan du site total ou partiel est un bon moyen de facilitation de la navigation.

Exemple du plan partiel du site http://foad.ac-besancon.fr/sasu

Il est important de penser que les personnes qui se connectent ne bénéficient pas toutes du haut débit. Attention aux images lourdes !

Ce chapitre nécessitera un document spécifique

120

Création d’une salle Une salle est un sous-site qui peut être réservé à une partie seulement des membres.

Le gestionnaire de cette salle attribue les droits d’accès à des membres ou à des groupes.

Création Se placer à l’accueil (ou salle mère)

Personnaliser

Cliquer Créer salle, donner un nom, donner le lieu d’insertion dans la barre de navigation

121

Gestion des accès Cliquer sur Sécurité de la salle et gérer les accès

Création d’une salle privée

Une salle privée est une salle secondaire. Elle permet d’affiner l’utilisation du site en réservant des espaces réservés. Elle se gère comme une salle.

Bien noter que lors de la création d’une salle et d’une salle privée le gestionnaire du QuickPlace général ne fait pas partie automatiquement des Membres. Il ne voit pas ces salles, il faut donc lui donner des droits d’accès. (voir charte d’utilisation)

Création et gestion de dossiers

Plusieurs types de dossiers

Nom du dossier

122

Rangement du dossier dans la barre de navigation

123

Tables des index

aide contextuelle ........................ 112 Apprenant.................................. 111 Auteur.........................112, 113, 119 auteurs ..................................... 111 Chartes graphique et ergonomique du

site .................................118, 120 chat .......................................... 112 Connecter.................................. 111 Création d’une salle..............121, 122 Création de salles ....................... 118 Créer un document ..................... 115 didacticiel .................................. 112 dossiers..............................118, 122 Gestion de groupes ..................... 120 Gestion des membres.................. 118 Gestionnaire .......................113, 119 haut débit.................................. 120

Internet Explorer........................ 111 la barre de navigation .......... 121, 123 Lecteur .............................. 113, 119 masquer des documents.............. 118 Membres .......113, 114, 119, 120, 122 mot de passe ............... 111, 113, 119 Navigation................................. 112 Netscape 4.7 ............................. 111 Page importée............................ 118 PUBLIER............................. 116, 117 rattachements..................... 116, 119 salle privée......................... 119, 122 sauvegardes .............................. 119 serveur QuickPlace ..................... 119 télécharger un document............. 115 Word .......................... 111, 115, 118

124