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“Como a Metodologia Lean Office revolucionou a operação do Backoffice e trouxe maior qualidade e
redução de custos para a minha operação.”
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1Definição
2Medição
estado atual
3Análise do
estado atual
4Desenho e
Implementação TO BE
5Controle
6Kaizen
Fases da Metodologia LeanOffice
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Services we offer•Audit & Assurance
• Tax Consulting
•Business Consulting
•Risk Advisory
• Financial Advisory
• Solutions for emerging companies
• Integrated Offerings
PMO
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Implementação BPS/RJ
ContábilTIFolha de pagamentoImpostosFinanças
Modelo LeanBPS
PLANEJAMENTO INICIAL
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Implementação BPS/RJ
Folha de pagamentoTIImpostosContábilFinanças
Modelo LeanBPS
Projeto Faseado, permite mudança no planejamento em tempo de projeto
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Case – ABC Telecom- Objetivo: Otimizar os processos das áreas de faturamento, contas à pagar e Contabilidade, além de melhorar o fluxo de informações entre áreas.
- Solução: Implementação da metodologia Lean Office, com Zehnk + Gestão de mudança + Criação de Fluxos de valor
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Case – ABC Telecom
Passo a passo:
123
Planejamento e Mapeamento- Planejamento Inicial;- Treinamentos Lean Office- Levantamento dos Fluxos Operacionais;- Mapeamento AS IS + Levantamento do esforço
Propostas de Valor- Identificação dos KPIs;- Propostas TO BE – Fluxos de valor- Definir Ritos Ágeis;
Operação Assistida- Operação assistida – Lean Office;- Gestão à vista;- Execução dos Ritos Ágeis com Exposição dos KPIs;
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Case – ABC Telecom
Engajamento + Planejamento
- 2 Workshops de imersão Ágil;
- 2 Treinamentos de mudança
organizacional;
- 2 Treinamentos da ferramenta Zehnk;
02
01 Ritos- Definir os Ritos Ágeis;
- Executar os Ritos;
- PDCA Ritos;04
03
05
06
Mapeamentos – Fluxos de valor
- Listagem dos principais processos da área
- Mapeamento Principal processo;
- Estimativa de esforço detalhada;
Gestão à Vista- Utilização do Zehnk como
ferramenta de gestão de
demanda.
Propostas de valor
Identificação dos fluxos de melhoria;
Mapeamento de 3 cenários TO BE, com
estimativa de esforço;
Operação Assistida
+ Kaizen
Acompanhamento dos processos
implementados + Kaizen;
Área de faturamento
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Emissão de notas – AS IS
Case – ABC Telecom
Solicitante
Faturamento
Cliente
Preencher pedido Validar NF
Cadastrar no Zehnk Oracle OM Oracle AR Msaf DFe Revisões Enviar
Terceiros
Receber NF
1 7
2 3 4 5 6 8
9
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Emissão de notas – AS IS
Case – ABC Telecom
Tempo total: 90min Tempo equipe: 38min
Visão em 15/10/18
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Emissão de notas – TO BE 1
Case – ABC Telecom
Cliente
Dtt
Terceiros
Preencher pedido
Validar NF
Cadastrar no Zehnk
Revisão + Preparar
CSV - CargaOracle OM Msaf
DFeRevisões
Enviar Terceiros
Receber NF
1 7
23 4 5 6 8
9
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Emissão de notas – TO BE 1
Case – ABC Telecom
Tempo total: 77min Tempo equipe: 28min
Visão em 10/12/18
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Emissão de notas – TO BE 2
Case – ABC Telecom
Tempo total: 65min Tempo time: 15min
Visão em 25/02/19
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Emissão de notas – Indicadores
Case – ABC Telecom
Redução do Lead Time de 90min para 65min = 28%
Redução do esforço da equipe de 38min para 15min = 40%
Índice de satisfação da equipe de 2,5 para 4,5
Índice de satisfação do cliente de 3 para 4
Índice de percepção da qualidade de 60% para 85%
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Case – ABC Telecom
Muito interessante operar com o Zehnk. Conseguimos nos organizar perante as demandas que chegam dos clientes. Estou conseguindo
até sair no horário! rsrs
O mapeamento dos principais processos me ajudou a ter uma visibilidade maior, do
que minha área faz, além de começarmos a entregar com
maior qualidade e no prazo…
Começamos há pouco
tempo, mas o time já está
bem satisfeito com o
ganho operacional.
Quando todas as melhorias
identificadas entrarem em
operação, o ganho será
bem maior!
Essa nova organização já trouxe um impacto positivo. Hoje, 30/01, pudemos direcionar parte do nosso time para uma
força tarefa da área fiscal, uma vez que as demais atividades estavam sob controle,
inclusive adiantadas, em pleno “Fechamento”.
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Case – ABC Telecom
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Case – ABC Telecom
“Por favor, preencham a ficha de avaliação dessa sessão.
Obrigado!
Palestrante: Felipe Seperuelo, PMP® (PMO Manager – Deloitte)Empresa cliente: ABC Telecom Tema: “Como a Metodologia Lean Office revolucionou a operação do Backoffice e trouxe maior qualidade e redução de custos para a
minha operação.”