“manual de contratación pública para gestión de procesos ...2012/06/07 · el alcance del...
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TÍTULO: Manual de Contratación Pública para Gestión de Procesos
Especiales Versión: 1
1
b
“METODOLOGÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS”
(Identificación, Priorización, Modelado, Medición, Control, Rediseño y
Mejora Continua)
“Manual de Contratación Pública para Gestión de Procesos Especiales” Subsecretaría de Gestión Estratégica e Innovación
2011
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
09/05/2011
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TÍTULO: Manual de Contratación Pública para Gestión de Procesos
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ÍNDICE
INDICE.............................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
OBJETIVO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................. 3
ALCANCE DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL ESPECÍFICO ..................................................................................................................... 3
POLÍTICAS GENERALES .......................................................................................................................... 4
MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO ................................................................................................... 5
POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA ............................................................... 6
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA .................................................... 7
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA ................................................................ 8
POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ........................................ 10
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ......................................... 10
POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES ............................................ 11
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES ........................ 11
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES .................................... 12
POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON Y SIN DECLARATORIA DE INTERES
PÚBLICO............................................................................................................................................... 14
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES
PÚBLICO............................................................................................................................................... 14
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES
PÚBLICO............................................................................................................................................... 15
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL
SECTOR PÚBLICO ................................................................................................................................. 16
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR
PÚBLICO............................................................................................................................................... 16
POLÍTICAS ESPECÍFICAS FERIAS INCLUSIVAS ......................................................................................... 18
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................... 18
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................................ 19
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OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Detallar los PROCESOS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN, como una herramienta de consulta
para los equipos de contratación de las Entidades Públicas, bajo un enfoque en procesos que
fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratación Pública y un servicio de excelencia
al ciudadano.
ALCANCE DEL DOCUMENTO
El alcance del manual, abarca los procesos clasificados como especiales en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General:
o Emergencias o Contratación Integral por Precio Fijo o Arriendo de Bienes Inmuebles o Compra de Bienes Inmuebles o Ferias Inclusivas
MARCO LEGAL ESPECÍFICO
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Resoluciones y Pliegos oficiales del Instituto Nacional de Contratación Pública específicos para Procedimientos Especiales:
Naturaleza de la Contratación Procedimiento
Modelos Oficiales
de Pliegos
Emergencias SI 045-2010 NO
Contratación Integral por
Precio Fijo NO N/A NO
Arriendo de bienes
Inmuebles SI 013/09 NO
Compra de Bienes Inmuebles NO N/A NO
Ferias Inclusivas SI 047/2011 NOEspeciales
Resolución de
procedimiento INCOP
Normas de la Ley de Inquilinato y código civil (Aplica a arrendamiento de bienes inmuebles)
Régimen de traspaso de activos (aplica únicamente a adquisición de bienes inmuebles)
Decreto ejecutivo 1479, de creación de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,
INMOBILIAR. (aplica a arrendamiento y adquisición de bienes inmuebles)
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POLÍTICAS DEL PROCESO GENERALES
A excepción del procedimiento de Contratación integral por Precio Fijo, en el cual su Monto de contratación para selección debe ser superior al 0,1% del presupuesto Inicial del Estado, los demás procedimientos no mantienen relación con variable monto para su selección, como se observa en el siguiente gráfico:
Tipo de bien o servicio a
contratar (Consultoria,
bienes y servicios, Obras)
BIEN O SERVICIO
OBRA
CONSULTORÍA
Contratación Integral
por precio fijo
PRESUPUESTO > 0.1%
Especiales
Ferias Inclusivas
Arriendo de bienes
Inmuebles
Compra de Bienes
Inmuebles
Emergencias
N/A Montos
N/A Montos
N/A Montos
N/A Montos
En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentación de las ofertas, la Máxima Autoridad de la entidad podrá declarar cancelado el procedimiento, sin que dé lugar a ningún tipo de reparación o indemnización, mediante acto administrativo motivado, en los siguientes casos: 1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso se archivará el expediente; 2. Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratación; en cuyo caso se deberá convocar a un nuevo procedimiento; y, 3. Por violación sustancial La Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, antes de resolver la adjudicación, podrá declarar desierto el procedimiento, en los siguientes casos: 1. Por no haberse presentado oferta alguna; 2. Por haber sido inhabilitadas las ofertas presentadas por incumplimiento de las condiciones o requerimientos establecidos en los Pliegos; 3. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente; y, 4. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la única presentada. La declaratoria de inconveniencia deberá estar sustentada en razones económicas, técnicas o jurídicas. Si el adjudicatario no celebrare el contrato por causas que les sean imputables, la Máxima Autoridad de la entidad, declarará fallido al oferente y notificará de esta condición al Instituto Nacional de Contratación Pública.
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Todas las notificaciones que deban efectuarse en virtud de las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento General, incluso respecto de la resolución de adjudicación, se entenderán realizadas, desde que la entidad publique en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública el documento, acto o resolución objeto de la notificación, para lo cual debe existir los registros informáticos correspondientes, salvo que fuese imposible notificar
electrónicamente, en cuyo caso, ésta se realizará por medios físicos. Las entidades contratantes deberán formar y mantener un expediente por cada contratación. MATRIZ DE DEFINICIÓN DE PROCESOS ESPECIALES
La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de EJECUCIÓN DE LA
CONTRATACIÓN PARA OBRAS, su actividad principal, el resultado de su ejecución y el proceso que
utiliza la salida:
PROCESO:
Proveedor Entrada Procedimientos especiales Salida Cliente
o Contratación Integral por Precio Fijo
o Ferias Inclusivas
o Arriendo de Bienes Inmuebles
o Compra de Bienes Inmuebles
o Emergencias
Necesidades de
Contratación bajo
procedimientos
especiales
Especiales
Unidades
Requirentes
CONTRATACIÓN Proceso Epeciales
Proceso de Cierre
de la Contratación
(Adminidatrador del
contrato o
designado a
verificar el bien o
servicio)
Contrato Suscrito,
o instrumento
utilizado
http://www.compraspublicas.gob.ec/
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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA
Este procedimiento podrá ser aplicado únicamente en situaciones de emergencia, que son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. La entidad podrá contratar de manera directa, y bajo responsabilidad de la Máxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultoría, que se requieran de manera estricta para superar la situación de emergencia. Podrá, inclusive, contratar con empresas extranjeras sin requerir los requisitos previos de domiciliación ni de presentación de garantías; los cuales se cumplirán una vez suscrito el respectivo contrato. En todos los casos, una vez superada la situación de emergencia, la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante publicará en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública, un informe que detalle las contrataciones realizadas y el presupuesto empleado, con indicación de los resultados obtenidos.
http://www.compraspublicas.gob.ec/
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FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA
Proceso Contratación en Situación de Emergencia
Unidad JurídicaUnidad de
contratación
Máxima autoridad Unidades Requirentes (incluida la
Máxima autoridad)Unidad Financiera
NO
SI
SI
NO
2.2 Certificación
Presupuestaria
3. Aprueba
requerimiento
bajo declaratoria
de emergencia
Inicio
7.3 Subir al Portal, el informe de
emergencia y documentación
relevante de los procedimientos de
contratación en situación de
emergencia.
3.1 Resolución de inicio
y requerimiento
aprobado
2
GESTIÓN
FINANCIERA
6. Elaborar y suscribir
contrato/s entre la Máxima
autoridad y el o los
oferentes adjudicado.
7. Elaboración del
informe de
emergencia
2. Elaborar informe técnico con
requerimientos que obedezcan estrictamente
a las necesidades para superar la
emergencia
FIN
FIN
6.1 Contrato a suscribir
(las garantías pueden ser
solicitadas después de la firma
del contrato)
1
1.1 Declarar
emergencia
1. Elaborar informe previo
justificativo para la elaboración
de la declaratoria emergencia
con base al numero 31 del
articulo 6 de la LOSNCP ,
2
7.1 Revisar informe de
emergencia
1
5 Resolución/es de
adjudicación
1.2 Elaborar resolución
motivada de declaración de
emergencia y coordinar la
suscripción por la máxima
autoridad
4. La entidad podrá Contratar
directamente y bajo
responsabilidad de la máxima
autoridad, las obras, bienes o
servicios, incluidos los de
consultoría.
Proceso de cierre
1.2.1 Resolución de
Declaración de emergencia
suscrita
7.2 Aprobar informe
de emergencia
2.3.Elaboración
requerimiento de
emergencia (de preferencia se utilizan los modelos de
contrato oficiales según la
naturaleza de la contratación)2.1 .Solicita Certificación
Presupuestaria
1.3. Subir al portal la
resolución de declaración de
emergencia y fecha de inicio
de la emergencia.
6.2. Registrar Contrataciones
realizadas para superar
emergencia.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA
1, 1.1, 1.2, 1.1.2, 1.3 Declarar Emergencia: Las Unidades Requirentes, incluida la Máxima Autoridad como tal, deberán justificar la necesidad de declaratoria de emergencia con base a lo establecido en el numeral 31 del artículo 6 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. La Máxima Autoridad bajo su responsabilidad autorizará la situación de emergencia, la Unidad Jurídica una vez autorizada la situación de emergencia, procederá a elaborar la resolución de declaratoria y coordinará su suscripción por la Máxima Autoridad. La Unidad de Contratación deberá subir al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública la resolución de declaración de emergencia, colocar la fecha de inicio de la emergencia y la información requerida por el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública, utilizando la herramienta ¨Publicaciones de Emergencia¨. Se deberá considerar que los elementos que definen una situación como emergente y que deben resaltarse en la motivación de la correspondiente resolución, son la inmediatez e imprevisibilidad, debiendo ser concreta, objetiva y probada 2.1, 2.2, 2.3, Elaborar Requerimiento: La Unidad Requirente deberá elaborar un informe técnico con requerimientos que obedezcan estrictamente a las necesidades para superar la emergencia y solicitar disponibilidad de fondos para la emergencia a través del portal web http://girg.informatica.gob.ec. Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera deberá Analizar la disponibilidad y gestionar los fondos requeridos para la emergencia. La Unidad de Contratación enviará a través del sistema interno el requerimiento y la certificación presupuestaria para situaciones de emergencia a la Unidad de Contratación, quien deberá elaborar el documento formal ¨Pliegos de Emergencia¨ de preferencia se utilizan los modelos de contrato oficiales según la naturaleza de la contratación.
3, 3.1 Aprobar pliegos e inicio de la contratación: Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad, aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la contratación o aprobación del requerimiento, dentro del portal web http://girg.informatica.gob.ec. El sistema brindará a la Máxima Autoridad la facultad de imprimir una copia física de la resolución suscrita de considerarlo necesario. En caso de no estar de acuerdo con el contenido del requerimiento de contratación, la Máxima Autoridad solicitará a la Unidad de Contratación las correcciones pertinentes. Tanto la resolución suscrita como el requerimiento aprobado, deben ser enviados a través del sistema a la Unidad de Contratación.
4, 5, 6, 6.1, 6.2 Seleccionar Proveedores en Situación de Emergencia: La entidad podrá Contratar directamente y bajo responsabilidad de la Máxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultoría. Una vez realizadas las contrataciones en situación de emergencia la entidad deberá ingresar al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública información básica de cada una de las contrataciones, el detalle de los bienes y servicios contratados, información de los contratistas adjudicados (incluida la fecha de inicio y finalización de los contratos) y los contratos suscritos.
http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://girg.informatica.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/
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7, 7.1, 7.2, 7.3 Elaborar Informe de contrataciones en Situación de Emergencia: Una vez registrada todas las contrataciones realizadas para superar la Situación de Emergencia. La Unidad Requirente debe elaborar el Informe general de resultados, que debe contener:
a) Número y fecha de la resolución que declaro la emergencia b) Número de contratos efectuados para superar la emergencia c) Objeto de cada contrato efectuado d) Identificación del o los contratistas con su respetivo numero de RUC e) Plazo de duración de la emergencia f) Valor de cada contrato incluyéndose reajustes, contratos complementarios o cualquier otra
situación que permita cuantificar con exactitud el valor invertido en la emergencia g) Resultados de la contratación con indicaciones de bienes adquiridos, servicios prestados,
productos de consultoría u obras construidas según sea el caso con referencia al cumplimiento de sus respectivas obligaciones; y,
h) Indicación clara de las situaciones de hecho que se lograron corregirse o superar con los resultados de la contratación
Este informe debe ser revisado por la Unidad Jurídica, aprobado por la Máxima Autoridad y Publicado por la Unidad de Contratación a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública. Cabe recalcar que el Instituto Nacional de Contratación Pública tiene la obligación de informar a la Contraloría General del Estado y a la Procuraduría General del Estado, cualquier infracción cometida por la entidad contratante durante la Emergencia.
http://www.compraspublicas.gob.ec/
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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO
Para celebrar contratos de obra, podrá acordarse mediante resolución razonada de la Máxima Autoridad de la entidad, la celebración del Contrato Integral por precio fijo, cuando se cumplan de forma conjunta los siguientes requisitos: 1. Si del análisis previo a la resolución de la Máxima Autoridad, resulta más ventajosa esta modalidad con respecto a la contratación por precios unitarios; 2. Si se tratare de la ejecución de proyectos de infraestructura en los que fuere evidente el beneficio de consolidar en un solo contratista todos los servicios de provisión de equipo, construcción y puesta en operación; 3. Si el presupuesto referencial de dicha contratación sobrepasa el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,1% por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y, 4. Si la Entidad Contratante cuenta con los estudios completos, definitivos y actualizados. Se prohíbe en esta clase de contratos la celebración de contratos complementarios, la inclusión de fórmulas de reajustes de precios o cualquier otro mecanismo de variación de precios. El plazo de ejecución no será sujeto a modificaciones salvo exclusivamente en los casos de fuerza mayor o caso fortuito. Los contratistas de esta modalidad contractual asumen todos los riesgos y responsabilidades por el cumplimiento del objeto del contrato en las condiciones acordadas. La selección del contratista para la celebración de este tipo de contratos, se realizará por el procedimiento de Licitación previsto en el Capítulo III del Título III de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO
El procedimiento de Licitación para contratación de obras, es aplicables para el procedimiento de Contratación Integral por Precio Fijo, sin embargo el contenido de los pliegos (contrato) en su conjunto deberá satisfacer las políticas específicas de este proceso.
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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES
En los pliegos se preverá la posibilidad de que el interesado realice un reconocimiento previo del bien ofrecido en arrendamiento y se establecerá las condiciones en las que se dará el arrendamiento, con la indicación de la ubicación y características del bien.
Cuando una entidad actúa como Arrendataria seleccionará la oferta que cumpla con las condiciones establecidas en los pliegos y presente el menor valor, mientras que cuando la entidad contratante actúa como arrendadora, buscara el valor más alto o ¨mejor postor¨. Para la selección y suscripción del contrato, el adjudicatario no requiere estar inscrito y habilitado en el RUP.
INMOBILIAR deberá Emitir dictamen técnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo, permuta, comodato o donación de los bienes de las instituciones públicas y asesorar en el proceso. (Decreto Ejecutivo No. 1479)
FLUJO DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES
Arrendamiento de bienes Inmuebles (como arrendador o arrendatario)
Unidad JurídicaMáxima Autoridad/DelegadoUnidad de ContrataciónOferente no requiere estar inscrito y
habilitado en el RUP
SI
NO
NO
SI
5.2
Acepta?
3. Receptar ofertas,
abrir ofertas
5.3 Contrato
Suscrito
4
Adjudicar?
Inicio
1. Subir al Portal resolución de inicio,
convocatoria y pliegos. (Adicionalmente se
publicará la convocatoria en la prensa nacional
o local por una sola vez; sin prejuicio de que se
puedan realizar invitaciones directas)
4.2 Resolución de
adjudicación
4.1 Resolución de
declaración desierto
3.2.1 Acta de
evaluación
3.2. Evaluar
ofertas
PROCESO
DE CIERRE
6.2 Analizar adjudicar al
segundo oferente, según
orden de prelación
2. Enviar oferta
5.1 Contrato a
suscribir
6. Adjudicatario
Fallido
3
Resolución de inicio de contratación
y pliegos (incluye dictamen técnico
de Inmobiliar)
5. Solicitar la
documentación
necesaria, elaborar
contrato a suscribir
entre la Máxima
autoridad o su
delegado y el
proveedor adjudicado
3
Subir al Portal la
documentación relevante del
procedimiento de
arrendamiento
1.1 Revisar
documentación
2
6.1 Notificar al INCOP (resolución
motivada por la Máxima Autoridad)
3.1 Acta de
apertura
2
Fin
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES
1, 1.1, Publicar Pliegos y Resolución de Inicio de la Contratación: Una vez recibida la documentación (pliegos y resolución de Inicio de la contratación suscrita) a través del portal web http://girg.informatica.gob.ec, la Unidad de Contratación deberá Subir al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública resolución de aprobación de pliegos, convocatoria y pliegos. Adicionalmente se publicará la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin prejuicio de que se puedan realizar invitaciones directas. Cabe destacar que actualmente el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública no posee una herramienta específica para arrendamiento de bienes inmuebles.
2. Enviar Ofertas: Una vez publicado el proceso en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública del Instituto Nacional de Contratación Pública, y realizada la convocatoria o invitación directa, el o los oferentes interesados, están en la capacidad de entregar sus ofertas en físico, en el lugar, hora y contacto señalado en los pliegos.
3, 3.1, Apertura de Oferta: La Unidad de Contratación debe receptar las ofertas de manera física; una hora después del día y hora señalados para la entrega de ofertas, la Máxima Autoridad o su delegado procederá a la apertura de la oferta (se recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) .
3.2, 3.2.1 4, 4.1, 4.2 Evaluar y Adjudicar Ofertas: La Máxima Autoridad debe evaluar las ofertas técnicas con base a las condiciones establecidas en los pliegos y el valor del canon arrendaticio. El valor del canon de arrendamiento será de determinado sobre la base de los valores de mercado vigentes en el lugar en el que se encuentre el inmueble. Como resultado de esta evaluación se genera el acta de evaluación.
La Máxima Autoridad o su delegado, adjudicará el contrato o declarará desierto el proceso; Tanto la resolución que declara desierto el proceso, como la de adjudicación deben subirse al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública por la Unidad de Contratación.
5, 5.1, 5.2, 5.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificación de la adjudicación a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública, la Unidad Jurídica procederá a solicitar la documentación requerida para la firma del contrato y a gestionar la suscripción del contrato entre la Máxima Autoridad o su delegado y el proveedor adjudicado dentro del término de 15 días.
La Unidad Jurídica debe facilitar a la Unidad de Contratación una copia del contrato suscrito para regístralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratación debe notificar y entregar el contrato y la documentación que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. El contrato de arrendamiento se celebrará por el plazo necesario, de acuerdo al uso y destinación que se le dará, vencido el cual podrá, de persistir la necesidad, será renovado.
http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/
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6, 6.1, 6.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del término previsto, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, la Máxima Autoridad o su delegado mediante resolución lo declarará adjudicatario fallido, comunicado de esta condición al Instituto Nacional de Contratación Pública; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicará el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarará desierto el proceso. Casos especiales: Los contratos en los que las entidades Públicas participen como arrendadoras, de locales de uso especial, como mercados, camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa de autorización, licencia o concesión de uso público, se arrendaran preferentemente a arrendatarios locales para lo cual no será necesario publicar la convocatoria en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública sino que se podrá cursar invitaciones individuales. Los Contratos que correspondan a hoteles, salones para recepción de eventos, restaurantes entre otros, de propiedad de las entidades contratantes, cuyas características no sean de largo plazo, tampoco se regirán por las normas del presente capítulo sino por los usos y costumbres de la actividad. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON Y SIN
DECLARATORIA DE UTILIDAD PÚBLICA
INMOBILIAR deberá Emitir dictamen técnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo,
permuta, comodato o donación de los bienes de las instituciones públicas y asesorar en el
proceso (Decreto Ejecutivo No. 1479). La Entidad Contratante debe mantener informado a
INMOBILIAR de todas las adquisiciones de bienes inmuebles concretadas.
http://www.compraspublicas.gob.ec/
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FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD
PÚBLICA
Adquisición de un Bien Inmueble privado, con declaratoria de utilidad Pública o interés social
InmobiliarUnidad JurídicaUnidad de contrataciónMáxima autoridad
Unidad FinancieraUnidad
Requirente
NO
SI
SI
SI
NO
NO
SI NO
3.1 Declaratoria de utilidad Pública o de interés
social suscrita
3. Elaborar resolución de declaratoria de utilidad
pública o de interés social de acuerdo con la Ley
y coordinar su la suscripción por la Máxima
Autoridad
5. Tramitar
transferencia
de dominio
1.2 Requerimiento de
contratación (informe
técnico)
2. Resuelve adquirir un
bien inmueble necesario
para la satisfacción de las
necesidades públicas
FIN
FIN
2.1 Emitir
Dictamen técnico
previo
4. Negociar (un delegado de
la máxima autoridad) El precio
puede ser impugnado por el
propietario del bien Inmueble.
1.2.1 Enviar
requerimiento de
contratación y
certificado
presupuestario
Inicio
3.5. Determinar el valor a pagar (no puede ser
superior al 10% del valor avaluado)
6. Proceder a juicio de expropiación conforme al
Código de Procedimiento Civil, en el caso de
municipalidades se regular por las disposiciones de su
propia Ley.
1.1.2 Notificar
unidad unidad
requirente
3.4. Solicitar a la Dirección de Avalúos y Catastros de
la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes,
el avaluó del Bien Inmueble (en caso de no existir una
Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad
o si luego de 30 días de haberse solicitado el avalúo
no ha existido respuesta, el evalúo lo podrá realizar la
DINAC)
PAC aprobado y
publicado (incluido
reformas)
1.Elaborar
requerimiento (debe
estar incluido en el
PAC) Y Solicitar
disponibilidad
Presupuestaria
3.2 Inscribir resolución de declaratoria de utilidad
pública o de interés social en el registro de la
propiedad
4.1 Se logró un
acuerdo (plazo máximo
90 días)
3.3 Notificar al propietario
del bien inmueble
5.1 Elaborar e inscribir la
escritura pública en el
Registro de la Propiedad
FIN2.2 Dictamen
Favorable
1.1.1 Certificación
Presupuestaria
1.1 Existe
disponibilidad
presupuestaria
FIN
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE
UTILIDAD PÚBLICA
1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificación de disponibilidad de fondos, debe detallar en el portal web http://girg.informatica.gob.ec, la información relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicará el gasto, el objeto de la contratación, el informe técnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podrá adjuntar documentación adicional relacionada. Una
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vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviará la solicitud a la Unidad Financiera.
1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisará si la contratación solicitada está registrada en el PAC y verificará la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisición, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificación incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicarán el gasto; y, se conferirá por medio electrónico a la Unidad Requirente, a través del portal web http://girg.informatica.gob.ec. 1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorización: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deberá completar el requerimiento y adjuntarlo en el portal web http://girg.informatica.gob.ec, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización. 2, 2.1, 2.2 Autorizar Requerimiento: La Máxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfacción de las necesidades públicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento de declaratoria de utilidad pública del bien inmueble, debe solicitar dictamen técnico a Inmobiliar para asegurarse de que no disponga de un bien inmueble público que pueda satisfacer su requerimiento. 3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 4, 4.1, 5, 5.1, 6. Declarar el bien inmueble de Utilidad Pública: Una vez Autorizada la compra del inmueble y bajo dictamen técnico favorable al procedimiento de declaratoria de utilidad pública de Inmobiliar, la Unidad Jurídica inicia la elaboración de la resolución de declaratoria de utilidad pública o de interés social y coordina la suscripción por la Máxima Autoridad. Esta resolución debe ser inscrita en el registro de la propiedad por la Unidad Jurídica, previo a que la Máxima Autoridad o su delegado notifique al propietario del bien inmueble. La Unidad Jurídica Solicitará a la Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes, el avaluó del Bien Inmueble, en caso de no existir una Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad o si luego de 30 días de haberse solicitado el avalúo no ha existido respuesta, el evalúo lo podrá realizar la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros (DINAC), para determinar el valor a pagar, que no puede ser superior al 10% del valor avaluado. La Máxima Autoridad o su delegado buscaran llegar a un acuerdo económico con el propietario del bien, en un término no mayor a 90 días, de haber conseguido un acuerdo, la Unidad Jurídica deberá tramitar la trasferencia de dominio y elaborar e inscribir la escritura pública en el Registro de la Propiedad; en caso contrario la Entidad Contratante procederá a juicio de expropiación conforme al Código de Procedimiento Civil, o en el caso de las municipalidades por las disposiciones de su propia Ley.
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FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE
DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO
Adquisición de un Bien Inmueble, por transferencia de dominio entre entidades del sector público.-
Unidad JurídicaInmobiliarUnidad de contrataciónMáxima autoridad
Unidad FinancieraUnidad Requirente
NO
SI
SI
SI
SI
NO
Inicio
1.1.1 Certificación
Presupuestaria
PAC aprobado y publicado
(incluido reformas)
FIN
1.2. Requerimiento de
contratación (informe
técnico)
1.1.2Notificar
unidad unidad
requirente
3.1 Se logró
acuerdo?
FIN
2. Autoriza
requerimiento y
solicita dictamen
Técnico
1.1 Existe
disponibilidad
presupuestaria
1.2.1 Enviar requerimiento
de contratación y
certificado presupuestario
4. Elaborar
resolución motivada y
coordinar su
suscripción entre las
Máximas Autoridades
Aplicar Régimen
de Traspaso de
activos
3. Lograr un acuerdo
entre Entidades
Públicas
1. Elaborar requerimiento
Solicitar disponibilidad
Presupuestaria
FIN
NO
4.1 Resolución
Motivada de las
máximas autoridades
NO
2.1 Emitir
Dictamen
técnico previo
2.1.1 Dictamen
Favorable FIN
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE
DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO
1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificación de disponibilidad de fondos, debe detallar en el portal web http://girg.informatica.gob.ec, la información relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicará el gasto, el objeto de la contratación, el informe técnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podrá adjuntar documentación relacionada. Una vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviará la solicitud a la Unidad Financiera.
1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisará si la contratación solicitada está registrada en el PAC y verificará la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisición, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificación
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incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicarán el gasto; y, se conferirá por medio electrónico a la Unidad Requirente, a través del portal web http://girg.informatica.gob.ec. 1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorización: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deberá completar el requerimiento y adjuntarlo en el portal web http://girg.informatica.gob.ec, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización. 2, 2.1, 2.2, 3, 3.1 Autorizar Requerimiento: La Máxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfacción de las necesidades públicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento, debe solicitar dictamen técnico a Inmobiliar para determinar si dispone de un bien inmueble público a ser utilizado. De ser positivo el dictamen, La Máxima autoridad buscará llegar a un acuerdo con la entidad pública propietaria del bien para su adquisición mediante compraventa, permuta, donación, compensación, de cuentas, traslado de partidas o de activos. 4, 4.1 Adquisición del Bien Inmueble: Una vez llegado a un acuerdo entre las máximas autoridades de las dos entidades públicas, la Unidad Jurídica de la entidad contratante, elaborará la resolución motivada a ser suscrita por la Máxima Autoridad de ambas instituciones y coordinará la adquisición del Bien inmueble, aplicando el régimen de traspaso de activos.
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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE FERIAS INCLUSIVAS
Solo podrán participar en procesos de adquisición de bienes y servicios por ferias inclusivas,
los interesados que cumplan con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 o 3 del artículo 2 de la
resolución 47-2011.
Toda entidad contratante deberá permitir el funcionamiento de veedurías ciudadanas u
otras formas de contrato social, respecto de una o más ferias inclusivas.
Para realizar una Feria Inclusiva, la entidad contratante determinará en los pliegos
respectivos el ámbito territorial de la convocatoria atendiendo a los siguientes criterios:
El lugar donde se va a utilizar el bien o se va a prestar el servicio; o,
El Lugar donde se producen los bienes demandados.
Únicamente los proveedores domiciliados dentro ámbito territorial definido podrán participar de las
ferias. Las ferias inclusivas podrán realizarse respecto de las siguientes circunscripciones territoriales:
Una o más: Zonas de planificación, provincias, cantones y parroquias.
FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS INCLUSIVAS
Ejecución de la Contratación para bienes y servicios mediante Ferias Inclusivas
Unidad JurídicaSubcomisiónMáxima Autoridad/DelegadoComisión Técnica/INCOPUnidad de ContrataciónOferentes
SI
NO
SI
SI
NO
NO
NO
SI
NO
SI
5.1. de Evaluación o calificación
(debe incluir recomendaciones
para adjudicar o declarar
desierto).
7.2. Acepta
6.2 Resolución
para declarar
desierto
2
7. Solicitar la
documentación
necesaria, elaborar
contrato a suscribir entre
la Máxima autoridad o su
delegado y el o los
proveedores adjudicados
6. Adjudicar
total o
parcialmente
4. Receptar (se entregará
al oferente un
comprobante de
recepción) y abrir ofertas
1.2 Participar en la socialización de los pliegos para la
feria inclusiva (solo podrán participar interesados que
cumplan con los requisitos previstos en los numerales
1, 2 o 3 del artículo 2 de la resolución 47-2011
1. Subir al Portal convocatoria para la
feria inclusiva, adicionalmente se
publicará en un medio impreso, radial o
televisivo del lugar donde se realizará la
feria. Los Pliegos también deberán
subirse al Portal
4.4 Convalidar errores
8.1 Notificar al INCOP
(resolución motivada por la
máxima autoridad)
4.2. Requiere apoyo de
subcomisión
4.2.2 Informe de
Subcomisión
Resolución de inicio de
contratación y pliegos
4.3
Existen
errores
de forma
2
4.1 Acta
de
Apertura
2.1 Analizar y disponer las
respuestas y/o aclaraciones
PROCESO
DE CIERRE
2. Realizar
preguntas o solicitar
aclaraciones
7.1 Contrato a
suscribir
3
7.3 Contrato(s)
Suscrito(s)
6.1 Resolución de adjudicación
(debe ser publicada tanto en el
Portal del INCOP, como en el
Portal Institucional de la entidad
o entidades contratantes
3. Enviar oferta(s) y
documentación en físico
(con base a lo establecido
en los pliegos)
4.2.1 Analizar
Ofertas
Inicio
8. Adjudicatario
Fallido
5 Evaluar Ofertas (los resultados
deben ser comunicados a los
oferentes en audiencia Pública y
publicados en el Portal del INCOP)
4.3.1 Solicitud de
convalidación
3
4.2.3
Analizar
Informe
1.2 Socializar los Pliegos de la
feria incusiva
2.2. Acta de preguntas, respuestas,
aclaraciones y modificaciones a los
pliegos, en caso de existir.
Subir al portal
Subir al portal (2.2)
8.1.2. Analizar adjudicar
al siguiente en orden de
prelación
Fin
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS
INCLUSIVAS
Los Flujos y la descripción del proceso de planificación de la Contratación y Cierre, son aplicables a la contratación de ferias inclusivas, sin embargo el contenido de los pliegos en su conjunto deberá satisfacer las políticas específicas de este proceso. Actualmente el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública no presenta una herramienta específica para esta modalidad de contratación.
1. 1.1 1.2 Publicación de Pliegos y Resolución de Inicio de la Contratación: Una vez recibida la documentación (pliegos y resolución de Inicio de la contratación suscrita) a través del portal web http://girg.informatica.gob.ec, la Unidad de Contratación debe publicar los pliegos, convocatoria y resolución de Inicio en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública. Adicionalmente se publicará en un medio impreso, radial o televisivo del lugar donde se realizará la feria.
La entidad deberá realizar un proceso de socialización de los pliegos de la Feria Inclusiva convocada, respeto de los oferentes interesados que reúnan los requisitos previsto en las políticas específicas. La Socialización podrá ser presencial o a través de otros mecanismos, sin embargo es clave para el desarrollo de este proceso y debe permitir la absolución de duda o inquietudes presentadas por los potenciales oferentes, respecto a las condiciones de participación y demás requerimiento contemplados en los pliegos, incluyendo información necesaria para que estos se habiliten en el RUP.
1.2, 2, 2.1, 2.2. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: Una vez publicado y socializado el proceso, los oferentes interesados que se encuentren o no inscritos en el RUP, están en la capacidad de realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos por escrito al funcionario designado de la Entidad Contratante hasta 48 horas antes de presentar las ofertas. La Comisión Técnica, responderá las preguntas y solicitudes de aclaraciones en el término que para el efecto haya establecido en los pliegos.
La Comisión Técnica de la entidad contratante, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a través de aclaraciones podrá modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el presupuesto referencial de los mismos. Deberá elaborarse un acta de preguntas, respuesta y aclaración que debe ponerse en disposición a los oferentes y publicada en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública.
3. Entrega de Propuesta: Una vez finalizada la etapa de preguntas y respuestas, si la entidad contratante ha establecido la calificación de la oferta económica en los pliegos, los oferentes presentaran dos sobres, uno conteniendo la oferta técnica y otro con la oferta económica. En caso que la entidad haya definido que los oferentes deben adherirse o aceptar el presupuesto referencial establecido, lo oferentes deberán aceptar por escrito tal presupuesto y adjuntar la aceptación de la oferta técnica en sobre único.
http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gov.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/
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4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 Apertura de Oferta: La Unidad de Contratación debe receptar las ofertas de manera física; la Comisión Técnica procederá a la apertura de la oferta técnica (formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) y revisará detenidamente si existen errores de forma. De requerirlo el proceso, la respectiva Comisión Técnica integrará subcomisiones de análisis de las ofertas técnicas presentadas. Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que se consideren necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayudas en el proceso de calificación y selección y por ningún concepto serán asumidos como decisorios. La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes y avalar o rectificar la totalidad de los mismos asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de esta etapa de calificación; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo realizado. 4.3, 4.3.1, 4.4 Convalidación de errores: De identificarse errores de forma, la Comisión Técnica debe generar el acta de convalidación de errores y solicitar la respectiva convalidación a los oferentes seleccionados a cada uno de los participantes.
La Unidad de Contratación debe revisar las respuestas a la convalidación; los proveedores tienen la obligación de responder a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública en el tiempo establecido para continuar en el proceso.
5. Evaluar Ofertas: La Comisión Técnica debe evaluar las ofertas con base a los criterios definidos en los pliegos y utilizando la técnica de ¨cumple o no cumple¨, la Unidad de Contratación debe subir el acta de evaluación resultante al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública; adicionalmente los resultados deben ser comunicados por la Comisión Técnica en audiencia pública.
5.1, 6, 6.1, 6.2 Adjudicar: La Comisión Técnica recomendará a la Máxima Autoridad de la entidad contratante o su delegado, la adjudicación total o parcial de los contratos. La Máxima Autoridad o su delegado adjudicaran o no los contratos mediante resolución motivada. Tanto la resolución que declara desierto el proceso, como la de adjudicación deben subirse al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública por la Unidad de Contratación.
7, 7.1, 7.2, 7.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificación de la adjudicación a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública o bajo los mecanismos dispuestos por la o las entidades contratantes, la Unidad Jurídica procederá a solicitar la documentación requerida para la organización de los contrato y a gestionar la suscripción del contrato entre la Máxima Autoridad o su delegado y el o los proveedor adjudicado dentro del término de 15 días.
La Unidad Jurídica debe facilitar a la Unidad de Contratación una copia del contrato suscrito para regístralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratación debe notificar y entregar el contrato y la documentación que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.
http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/http://www.compraspublicas.gob.ec/
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8, 8.1, 8.1.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que un adjudicatario no se presente dentro del término previsto, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, la Máxima Autoridad o su delegado mediante resolución lo declarará adjudicatario fallido, comunicado de esta condición al Instituto Nacional de Contratación Pública; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicará el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarará total o parcialmente desierto el proceso.