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“UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA”
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
Elaboración del Manual de Control de Activos Fijos para el Hogar de
Ancianos “Cristo Rey” de la Ciudad de Cuenca, año 2010
Tesis de grado previa a la obtención del Título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Auditor.
AUTOR: CRISPÍN CORREA MARTHA CECILIA
DIRECTORA:
DRA. TANYA ALVARADO
CENTRO UNIVERSITARIO ‐ CUENCA
2009‐2010
Dra. Tanya Alvarado
DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA
CERTIFICA:
Que el presente trabajo de práctica profesional, “Elaboración del Manual de Control de Activos Fijos para el Hogar de Ancianos “Cristo Rey” de la Ciudad de Cuenca para el año 2010, realizado por la estudiante Martha Cecilia Crispín Correa, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
Cuenca, febrero del 2010
f) …………………………………....
CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Martha Cecilia Crispín Correa, declaro ser el autor del presente trabajo y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos a acciones legales.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposicion del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la universidad”. f) …………………………………………
AUTORíA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de exclusiva responsabilidad del autor.
………………………………………………
Martha Cecilia Crispín Correa
DEDICATORIA
A Dios dador de toda vocacion que me ha facilitado todos los
medios, tanto humanos, como materialesofreciendome la
oportunidad de culminar con mi carrera y permitirme continuar
ser participe del Hogar de Ancianos en la ciudad de Cuenca.
AGRADECIMIENTO
A Dios primeramente que ha sabido guiarme ofreciendome esta maravillosa oportunidad de superacion y a mi muy apreciada comunidad de Hermanitas de los Ancianos Desamparados del Hogar de Ancianos Cristo Rey de la ciudad de
Cuenca por haberme apoyado y haberme brindado toda la información y permisos para la elaboración del presente documento.
ÍNDICE Certificación…………………………………………………………………………………………………….. I Cesión de derechos…………………………………………………………………………………………… II Autoría…………………………………………………………………………………………………………… III Dedicatoria………………………………………………………………………………………………………..IV Agradecimiento…………………………………………………………………………………………………...V Indice………………………………………………………………………………………………………………VI Resumen Ejecutivo………………………………………………………………………………………………X
CAPÍTULO I GENERALIDADES
1. El Hogar de Ancianos “Cristo
Rey”………………………………………………………………….2 1.1 Info
rmación General……………………………………………………………………………………3 1.2 Estructura Organizacional…………………………………………………………………………….4 2. Área Geográfica.………………………………………………………………………………..………5 3. Los recursos humanos, tecnológicos y de capital disponibles………………………………..6
3.1 Recursos Humanos……………………………………………………………………………………..6 3.2 Recursos Tecnologicos………………………………………………………………………………...7 4. El Sistema de Inventarios dentro del Hogar de Ancianos………………………………………7 4.1 Antecedentes……………………………………………………………………………………………..7 4.2 Descripción de la Entidad……………………………………………………………………………...7 4.3 Sección Capilla…………………………………………………………………………………………...8 4.4 Sección Oratorio…………………………………………………………………………………...........9 4.5 Sección salón de actos………………………………………………………………………………….9 4.6 Pabellón Varones………………………………………………………………………………………..9 4.6.1 Planta baja………………………………………………………………………………………………..9 4.6.2 Planta alta……………………………………………………………………………………………….10 4.7 Pabellón Señoras………………………………………………………………………………………10 4.7.1 Planta baja………………………………………………………………………………………………10 4.7.2 Planta alta……………………………………………………………………………………………….11 4.8 Sección Enfermería……………………………………………………………………………………12 4.9 Sección Cocina………………………………………………………………………………………….12 4.10 Sección Lavandería general…………………………………………………………………………..13 4.11 Sección Portería…………………………………………………………………………………………13
4.12 Sección Comedor huéspedes………………………………………………………………………...14 4.13 Sección habitaciones huéspedes……………………………………………………………………14 4.14 Sección Trabajo Social………………………………………………………………………………...14 4.15 Sección Terapia Física………………………………………………………………………………..14 4.16 Terapia Ocupacional…………………………………………………………………………………….15 4.17 Sección Farmacia………………………………………………………………………………………15 4.18 Sección Odontología…………………………………………………………………………………..15 4.19 Sección Comunidad Hermanas……………………………………………………………………...15 4.19.1 Comedor-Refectorio…………………………………………………………………………………..15 4.19.2 Sala de descanso……………………………………………………………………………………...16 4.19.3 Lavandería y Ropero de Hermanas………………………………………………………………...16 4.19.4 Dormitorios……………………………………………………………………………………………..16 4.19.5 Enfermería Hermanas…………………………………………………………………………………16 4.19.6 Biblioteca………………………………………………………………………………………………..16 4.19.7 Dormitorios para Hermanas Huéspedes………………………………………………………….17 4.19.8 Costurero Hermanas………………………………………………………………………………….17 4.20 Oficina de Contabilidad……………………………………………………………………………….17 4.21 Sección Aspirantado…………………………………………………………………………………..17 4.22 Comedor…………………………………………………………………………………………………17 4.23 Ropero……………………………………………………………………………………………………17 4.24 Dormitorios……………………………………………………………………………………………...17 4.25 Sala de Estudio…………………………………………………………………………………………18 5. Importancia de llevar Inventarios……………………………………………………………………18 5.1 Objetivos del Establecimiento de un adecuado Sistema de Inventarios…………………….18 5.2 Problemas Actuales…………………………………………………………………………………..19 5.3 Beneficios Esperados con un adecuado Sistema de Inventarios……………………………19
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO 1. Concepto de Activo Fijo..……………………………………………………………………………..21 2. Categorías Importantes de los Activos Fijos……………………………………………………..21 2.1 Activos Fijos Tangibles………………………………………………………………………………21 2.2 Activos Intangibles…………………………………………………………………………………….22 2.3 Recursos Naturales……………………………………………………………………………………22 3. Contabilización del Activo Fijo………………………………………………………………………22 3.1 Costo original…………………………………………………………………………………………..22 4. Mejoras y Reparaciones.……………………………………………………………………………...22 5. La Depreciación………………………………………………………………………………………...23 5.1 Concepto de Depreciación……………………………………………………………………………23
5.2 Vida Útil y Valor de Desecho…………………………………………………………………………23 5.3 Método de Línea Recta………………………………………………………………………………..23 5.4 Métodos de las Unidades Producidas……………………………………………………………...24 5.5 Método de las Sumas de los Dígitos de los Años………………………………………………24 5.6 Método del Doble Saldo Decreciente………………………………………………………………24 6. Control de Activos Fijos………………………………………………………………………………25 6.1 Su Importancia……………………………………………………………………………………........25 6.2 Responsabilidad del Control de Activos Fijos…………………………………………………...26 6.3 Inicio del Control………………………………………………………………………………………26 6.4 Conciliación con Libros Contables………………………………………………………………...26 6.5 Contenido de una Base de Datos de un Sistema de Control de Activos Fijos……… ……27 6.6 Mantenimiento del Sitema de Control de Activos Fijos………………………………….........27 6.7 Sistema Computarizado de Control de Activos Fijos……………………………………………28 6.8 Inventarios Permanentes……………………………………………………………………………..28 7. La importancia de tener un detalle completo de los Activos Fijos……………………………28 7.1 Importe Amortizable y Período de Amortizacion…………………………………………………30
CAPÍTULO III PROPUESTA DE INVENTARIO
1. Factores necesarios para lograr que el control de inventarios tenga éxito…………………33 1.1 Factores Creativos……………………………………………………………………………………..33 1.2 Factores Directivos…………………………………………………………………………………….34 1.2.1 Custodia de los Activos Fijos Tangibles…………………………………………………………..34 1.3 Factores Elementales………………………………………………………………………………….35 1.3.1 Control Físico…………………………………………………………………………………………..35 1.3.2 Comprobación Física…………………………………………………………………………………36 1.3.3 Los Conteos Físicos…………………………………………………………………………………..37 2. Procesos para una Compra…………………………………………………………………………..38 2.1 Solicitud de Compra…………………………………………………………………………………...39 2.2 Orden de Compra……………………………………………………………………………………....39 2.3 Flujograma para las Compras………………………………………………………………………..40 3. Donación de Activos Fijos…………………………………………………………………………....41 3.1 Procedimiento para el ingreso por Donación de Activos Fijos……………………………….41 3.2 Flujograma para el Ingreso de Donaciones………………………………………………………42 4. Registro de baja de Donaciones…………………………………………………………………….43 5. Ciclos de un buen Control de Activos Fijos………………………………………………………43 6. Programación de un Eficiente Sistema de Control………………………………………………44
6.1 Análisis del sistema Actual…………………………………………………………………………..44 6.2 Elaboración de inventarios Valorados……………………………………………………….........45 6.3 Manual de Control de Activos Fijos………………………………………………………………...54 6.3.1 Disposiciones Generales……………………………………………………………………………..54 6.3.2 Objetivo…………………………………………………………………………………………………..54 6.3.3 Alcance…………………………………………………………………………………………………..54 6.3.4 Responsabilidades…………………………………………………………………………………….54 6.3.4.1 Madre Directora………………………………………………………………………………………..54 6.3.4.2 Responsables……………………………………………………………………………………….....55 6.3.5 Normas para Control de los Bienes Muebles del Activo Fijo…………………………………..55 6.3.5.1 Del registro de los Activos……………………………………………………………………………55 6.3.5.2 De la Identificación de los Activos………………………………………………………………….55 6.3.5.3 De la Toma Fisica del Inventario y Movilizacion de los Activos……………………………....55 6.3.6 Responsabilidades…………………………………………………………………………………….56 6.3.6.1 Madre Superiora o Administradora………………………………………………………………...56 6.3.6.2 Personal encargado de las Areas Respectivas……………………………………………….....56 6.3.7 Vigencia………………………………………………………………………………………………....57 6.4 Establecimiento y Capacitación de Personas Responsables………………………………….57 6.5 Flujograma de las operaciones Relacionadas……………………………………………………58 7. Evaluacion de Resultados……………………………………………………………………………59
Conclusión……………………………………………………………………………………………………….61 Recomendación………………………………………………………………………………………………....63 Bibliografía…………………………………………………………………………………………………….....64
RESUMEN EJECUTIVO
En esta tesis se elabora un manual de control de activos fijos para el Hogar de Ancianos “Cristo Rey” de la ciudad de Cuenca.
El Hogar de Ancianos “Cristo Rey” de Cuenca, alberga a 140 personas Adultas mayores, quienes son atendidas por 11 religiosas, 7 profesionales y 18 personas que viven dentro de la misma institución.
Esta institución brinda a los Adultos Mayores cuidado integral; hospedaje, alimentación, vestuario, salud, aseo e higiene, asistencia espiritual, recreación y tranquilidad.
El contenido del presente esta desarrollado así:
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Este capítulo contiene todo lo concerniente a la historia del Hogar Cristo Rey, información, estructura organizacional, área geográfica, los recursos humanos, tecnológicos, antecedentes, descripción de la entidad y objetivo por el que se resalta el debido control de inventarios. Problemas actuales y beneficios que se esperan al culminar con la tesis llevándola a la ejecución dentro del centro.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
El marco teórico desarrolla los siguientes temas:
Conceptos sobre:
• Activo fijo
• categorías importantes de los Activos fijos
• contabilización del Activo Fijo:
• Mejoras y reparaciones
• Depreciación de los activos Fijos
• Vida útil y valor de desechos
• Control de los Activos Fijos
• Importancia de llevar los Activos Fijos en forma detallada
Es importante que los activos fijos que se adquieran se registren contablemente, y establezcan procedimientos con información relacionada con los mismos, (descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciación acumulada, etc.)Para evitarse inconvenientes de no tener dichos registros detallados.
La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de ésta sería imposible.
CAPÍTULO III
PROPUESTA DE INVENTARIOS
Desarrollándose en los siguientes temas:
1. Factores necesarios para lograr que el control de inventarios tenga éxito.
Estos factores tanto creativos como directivos son de vital importancia para poder lograr los resultados esperados, mediante elementos que contribuyan en la ejecución de procesos de control de inventarios y se constate el buen manejo de los Activos Fijos por cada área de responsabilidad que esta asignada, incluido formatos para tal fin.
2. Procesos para una compra
Se deben considerar aspectos importantes, como la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la institución.
Por esta razón No se puede carecer de este punto debido a que la institución como cualquier entidad o empresa están inmersas en estas actividades para alcanzar la visión, misión y objetivos proyectados.
Se incluyen los pasos para la misma, cada uno con sus respectivos formatos.
3. Donaciones de Activos Fijos
Se tiene en cuenta esta disposición debido a la finalidad de servicio que da la institución, servicio social sin ánimo de lucro, donde la autogestión está en la recepción de activos Fijos, ya sea en forma tangible y directa o en activo corriente para la adquisición de dicho bien. Se incluye el proceso y formatos para el efecto.
4. Registro de baja de Donaciones
Se hace mención al presente porque todo activo fijo tiene su tiempo de duración, depreciación y baja del mismo dentro del rubro de los inventarios y valores, incluyendo el respectivo formato.
5. Ciclos de un buen Control de Activos Fijos
Una de las falencias de la institución es la no contabilización de los activos dentro del sistema contable de la institución, pues no se ha llevado a cabo un inventario de todo el edificio.
Sin un control pertinente y permanente de los Activos Fijos de la Institución, se vería está afectada en su economía con una grieta fuerte de escape de los mismos pues el mantenimiento de un edificio requiere de fuerte gasto si ningún control donde puede hasta incurrir en quiebra.
Programación de un eficiente Sistema de Control.
Se hace aquí un análisis de los problemas existentes con respecto al control de los activos en la Institución y se toma en cuenta los siguientes procesos.
Dentro de todo seguimiento del presente trabajo se distribuyó por áreas la Institución para proceder a la codificación y etiquetado de cada uno de los activos correspondientes a cada área utilizando la siguiente guía para la totalización del inventario.
CÓDIGO CUENTA
1.5.11 VEHÍCULOS
1.5.12 MUEBLES Y ENSERES
1.5.13 EQUIPO DE OFICINA, LAVANDERÍA, COCINA E IGLESIA
1.5.14 EQUIPOS MÉDICOS Y DE LABORATORIOS
1.5.15 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y TECNOLÓGICOS
Manual de Control de Activos Fijos
Finalmente se elabora el manual de control de activos fijos en el que si imparten responsabilidades y pautas para llevar a cabo el control de los activos fijos del Hogar de Ancianos “Cristo Rey”.
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CAPITULO I
GENERALIDADES
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CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1. EL HOGAR DE ANCIANOS “CRISTO REY”
El Hogar Cristo Rey fue creado por iniciativa del Padre Miguel Castro y la Srta. Florencia Astudillo
el 23 de Agosto de 1933, tomando el nombre de Asilo de Ancianos Desamparados Cristo Rey en
el año 1957, aprobado legalmente por el Ministerio de Previsión Social y Trabajo con Acuerdo
Ministerial No 1184 del 22 de Abril de 1957.
Originalmente fue regentado por la Madre Sabina Benito (Española) de la Comunidad de
Hermanitas de los Ancianitos Desamparados, quienes hasta la actualidad son las encargadas de
administrarlo.
Las Hermanas de la Congregación han ido cambiando con el transcurso de los años la forma de
vivir de los adultos mayores, logrando conseguir una mejor calidad de vida gracias a la labor que
han venido realizando en Europa, América Latina y en varias ciudades del Ecuador, siendo
Cuenca la primera en el Ecuador.
El Hogar Cristo Rey inicialmente contó con 12 ancianitos, número que ha sido incrementado con el
transcurso del tiempo; hoy en día existen alrededor de 140 Adultos Mayores, teniendo un mayor
porcentaje de mujeres que hombres.
Este Centro está estructurado por tres bloques, uno de varones, otro de mujeres y otro de
enfermería donde solo están adultos postrados, en su totalidad conformados por mujeres; hasta
diciembre del año 2008, se han atendido a 2998 adultos mayores, cifra que va en incremento año
tras año.
Hoy, gracias a Dios, Cuenca es consciente de la responsabilidad que siente para el sostenimiento
de sus mayores, sus habitantes generosamente apoyan y ayudan a esta gran obra de caridad.
En la actualidad esta Casa Hogar es apoyada por el Ministerio de Inclusión Económica y Social-
MIES, institución del gobierno que se interesa por los adultos mayores en forma eficaz. También
son los bienhechores que llevan con generosidad la parte económica y además, para el
sostenimiento de los ancianitos, que por el mismo peso de los años, muchas veces no se dan
cuenta de donde viene el pan de cada día; por eso, quienes realizan esta gran labor, están
seguras de que no faltará nunca el respaldo de los mismos.
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FOTO 1: Adultos Mayores del Hogar Cristo Rey FOTO 2: Religiosas de la Institución
FOTO 3: Jardín interior del Hogar Cristo Rey 1.1 Información General:
El Asilo de Ancianos Desamparados “Cristo Rey”, está ubicado en la Provincia del Azuay, en el
Cantón Cuenca, en la Parroquia Bellavista.
La casa - hogar está localizado en las calles Gaspar Sangurima Nº 13-58 y Estévez de Toral,
perteneciente a la parte céntrica de la ciudad, catalogada como Patrimonio Cultural de la
Humanidad.
El número de teléfono del Asilo es: 072822893 y el número de fax es: 072835657
Esta institución comenzó a realizar sus actividades el 23 de Agosto de 1933, cuya finalidad es el
dar Asistencia Social a las personas Adultas Mayores para mejorar la calidad de vida de los 140
personas adultas mayores que anualmente son atendidos en esta Institución, garantizando así que
las personas adultas mayores tengan la oportunidad de acceder a servicios de salud,
alimentación, hospedaje, vestido, ocupación y recreación.
La actual Congregación es representada por una Superiora General residente en España, Sor
María Purificación Castro , siguiendo en grado de autoridad una superiora provincial, que se
encuentra en la ciudad de Bogotá – Colombia, y para terminar con una Madre Superiora del Asilo
Cristo Rey, Madre Raquel Fernández, quien al momento ejerce esta función.
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El Asilo para el cuidado de las personas adultas mayores cuenta con 11 Hermanas, un equipo
multidisciplinario de 7 profesionales, 13 del personal interno y de 9 para el voluntariado.
1.2 Estructura Organizacional
La Estructura Organizacional del Asilo de Ancianos Desamparados Cristo Rey de la Ciudad de
Cuenca es la siguiente:
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
PABELLONES
DEPARTAMENTOS
CASA MADRE STA. TERESA JORNET
ESPAÑA
CASA PROVINCIAL STA. TERESA JORNET
COLOMBIA
HOGAR CRISTO REY CUENCA-ECUADOR
ADMINISTRACIÓN MADRE SUPERIORA
SECCIONES
Señores
Señoras
Enfermería
Culto sagrado
Portería
Cocina
Lavandería
Trabajo social
Psicología
Terapias
Aspirantes
Bodega
CONTABILIDAD
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2. ÁREA GEOGRÁFICA El área geográfica del Hogar Cristo Rey de la Ciudad de Cuenca, se encuentra distribuida de la
siguiente forma:
PLANO DEL HOGAR DE ANCIANOS “CRISTO REY” DE LA CIUDAD DE CUENCA-ECUADOR
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3. LOS RECURSOS HUMANOS, TECNOLÓGICOS Y DE CAPITAL DISPONIBLES
3.1 Recursos Humanos: representa todo el capital humano con que cuenta la Casa Hogar y es el
siguiente:
Portería: Sor Marina Gastón
Farmacia: Sor Rebeca Barzallo
Sección Varones: Sor Rosa Manrique
Sección Mujeres: Sor Luz Salinas
Sección Enfermería: Sor Maydé Mora
Sección Cocina: Sor Sandra Lizarazo
Sección Lavandería: Sor Aurora Aynoca
Sección Ropería: Sor Alicia Andrade
Sección Capilla: Sor Martha Crispín
Gestiones Varias: Sor Josefina Gallegos
PROFESIONALES: Médico: Dra. Luz Elina Arteaga Mora
Psicóloga Clínica: Dra. María Lorena Villavicencio Ochoa
Terapista física: María José Muñoz León
Terapista Ocupacional: Lcdo. Franklin Antonio Arteaga Matute
Trabajadora Social: Lcda. Katy Magdalena Delgado Barbecho.
PERSONAL DE SERVICIO: Chofer: Manuel Reinaldo Benalcázar Lopez
Atención pabellón Hombres: Lady Marcela Chinkim Kankua Atención pabellón Hombres: Liduvina Wisum Anank
Servicio de Lavandería: Digna Beatriz Guzmán Tapia
Cocinera: Rebeca Jua Wisuma
Cocinera: María Guadalupe Fajardo Bravo
Cocinera: Monica Piedad Cuji Sotamba
Atención enfermería señoras: Hortencia Carrión Atención enfermería señoras: Livia Jimpikit
Atención pabellón Mujeres: Griselda Nurinkias Kayap
Servicio de portería: Guadalupe Chinkim
PERSONAL VOLUNTARIO: Sección Capilla: Ana Leon Paucar - Luz Jimpikit
Sección Panadería: Myriam Pasaca Jadan – Felicitas Jimpikit
Sección Lavandería: Lida Pasaca – Sofia Sharup
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3.2 Recursos Tecnológicos: está representado por toda la tecnología disponible y de la cual se
hace uso para las diversas gestiones, estos recursos son los siguientes:
4 computadoras
7 Lavadoras industriales
1 Amasadora Industrial
1 horno industrial
1 cortadora de hueso industrial
1 ayudante de cocina industrial
Existe además una diversidad de recursos como herramientas y utensilios principalmente de
cocina.
4. EL SISTEMA DE INVENTARIOS DENTRO DEL HOGAR DE ANCIANOS
4.1 Antecedentes
El Hogar “Cristo Rey” en los 75 años de servicio siempre ha manejado muy cuidadosamente la
parte económica; sin embargo, el sistema contable ha presentado deficiencias leves y
principalmente en lo referente a los activos fijos.
La información detallada se registra en libros a los que solo la Superiora y la ecónoma son las
encargadas de mantenerlos al día; la revisión y auditoría, la realizan las autoridades mayores.
Conforme las exigencias y requisitos de ley, en el año 2005 el Hogar sintió la necesidad de
registrar sus movimientos financieros en programas contables y consecuentemente se contrató
profesionales en la rama los mismos que prestan sus servicios contables hasta la presente fecha.
A inicios de cada mes, dos contadores vienen desde la ciudad de Quito a revisar los registros y la
documentación respectiva para ingresarlos al programa respectivo.
Los informes económicos se mantienen al día, pero los balances no reflejan la realidad de los
activos fijos disponibles por lo que es urgente realizar un inventario de los mismos con su
respectiva codificación y valoración.
4.2 Descripción de la Entidad
El Hogar “Cristo Rey” o “Asilo de Ancianos Desamparados “Cristo Rey” es una Institución sin fines
de lucro, la misma que está sometida a una continua revisión que exigen las normas dictadas por
las autoridades civiles para la actividad y a las exigencias modernas de seguridad, higiene y
convivencia.
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Áreas disponibles IGLESIA: Nave central………………………………………………………………………………………..540,00 m²
Naves laterales y sacristía…………………………………………….……………….…………....4,00 m²
Total…………………………………………………………………………………………………544,00 m²
PABELLONES: Plantas bajas…………………………………..………………………………………………..3.918,00 m²
Plantas altas…………………………………………….…………………………….…………3.920,00 m²
Total…..……………..……..……………………………………………………………………..7838,00 m²
TALLERES………………………….…………………………………………………………….240,00 m²
Salón de actos………………………………………………………………………..….………..281,22 m²
4.3 Sección Capilla
FOTO 4: Atar de la Capilla del Hogar Cristo Rey
Esta sección comprende todo lo relacionado con objetos al servicio al culto divino.
La Iglesia o capilla se encuentra edificada por una nave central de 540 m², 2 naves laterales 164
m², una a cada lado, un cuarto de depósito, una sala llamada sacristía y la parte contigua a la
misma para arreglo de las flores. En esta área predomina la madera. Es muy alto lo que respecta
al techo que es de madera todo el cielo raso, y también tiene como altar un fondo en tablilla de
madera en color café oscuro que abarca desde el piso hasta el techo; alrededor de toda la pared
interna se visualiza madera sobrepuesta que se levanta del piso unos 2 mts.
En el altar del centro se encuentra un Crucifijo hermoso muy grande del tamaño de una persona, a
cada lado de este una imagen de la Santísima Virgen, San José, en la nave izquierda la imagen
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de Santa Teresa, en la nave derecha la imagen de Santa Martha; en el altar o presbiterio se
encuentra a cada lado lateral del mismo un ángel de tamaño normal de una persona.
Se encuentra además, el sagrario o capilla, los muebles, los ornamentos y vasos sagrados, la
mantelería propia para su oficio, etc.
4.4 Sección Oratorio Este lugar es una pequeña capillita ubicada en el segundo piso en el área de las hermanas donde
las mismas realizan sus actos piadosos litúrgicos. Tiene 4 imágenes y un Sagrario. Al lado
izquierdo de esta capillita hay un cuarto en dos divisiones que son utilizados como depósitos para
guardar todo lo que respecta al servicio o funcionamiento de esta sección.
Esta área dispone de muebles, manteles, floreros y cristalería.
FOTO 5: Altar del Oratorio del Hogar Cristo Rey
4.5 Sección Salón de Actos Esta área tiene una construcción de 21.80*12.90 mts., es una edificación reciente y está hecha en
hierro, ladrillo y cemento. Cuenta con un escenario de 12.90*6.10 mts., para la actuación de los
personajes que se presentan en los diferentes eventos que se organizan dentro de la institución.
Posee además un cortinaje azul en cada una de las ventanas y un cuarto pequeño donde está el
equipo de amplificación. A cada lado del salón, existe un vestidor.
4.6 Pabellón Varones 4.6.1 Planta baja. En esta parte se encuentran: un dormitorio de 9 camas para las personas adultas mayores que
son invalidas, seguido de este al lado izquierdo y derecho dormitorios de 2 camas cada uno donde
también duermen los abuelitos inválidos; muy cercanos a los dormitorios, están los servicios
higiénicos y los baños respectivos.
Consta de una sala pequeña de estar, luego un comedor grande de 17.50*8.65 mts., con 12
juegos de comedor con una capacidad para 70 personas.
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Posee todo el instrumental de cocina y lavandería, una máquina de coser y armarios incrustados
en pared que son utilizados como roperos.
Al frente del comedor existe un gran patio con áreas verdes, una sala grande de estar para los
adultos mayores y una cancha de 18*9 mts.
A un extremo del patio-jardín esta la peluquería con un básico y sencillo equipamiento para este
servicio, detrás de ésta, están 10 dormitorios individuales y 2 cuartos de 2 camas cada uno.
FOTO 6: Enfermería de varones planta baja 4.6.2 Planta alta Esta área se destina únicamente para dormitorios, se encuentra encima de la anterior y posee 5
dormitorios de 6 camas, 2 de dos camas y 13 individuales.
FOTO 7: Dormitorio de varones planta alta
4.7 Pabellón Señoras 4.7.1 Planta baja En esta parte está el comedor de las señoras, su área es de 17.90*8.60 mts con capacidad para
60 personas.
Posee todo el mobiliario de cocina tanto para preparar los alimentos como para servirlos.
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FOTO 8: Comedor de Señoras Se visualiza además una sala de estar dividida en dos partes: una con claraboya o techo de
cristal y otra normal donde esta un televisor y unos armarios grandes para la vestimenta.
En esta área se encuentran también las duchas y los servicios higiénicos. Un jardín y una cancha
grande donde también pasan los abuelitos. En la parte frontal y muy separado de los servicios
higiénicos, se encuentra el salón de terapia física.
FOTO 9: Sala de estar de Señoras 4.7.2 Planta alta Al igual que el área de varones, esta área se destina únicamente para dormitorios, consta de 8
dormitorios con 6 camas cada y con 6 servicios higiénicos; 3 dormitorios con 2 camas cada uno
con sus servicios higiénicos y 4 dormitorios individuales con sus servicios higiénicos.
FOTO 10: Dormitorios de Señoras
En este piso esta el ropero general en donde se aprecian los armarios de madera incrustados en
pared que cogen desde el suelo hasta casi el techo, maquinas de coser, mesas de costura, etc.
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FOTO 11: Ropería de los Adultos mayores
4.8 Sección Enfermería
En esta área se encuentran las señoras que requieren de cuidados especiales y se encuentra
ubicada junto a la cocina general.
Posee dormitorios, roperos, armarios, y demás utensilios para una correcta atención a las
ancianitas.
En su parte posterior, se encuentra un patio entre el comedor, dormitorios, servicios higiénicos y
rampa que hay para subir al segundo piso.
FOTO 12: Patio de enfermería de Señoras
4.9 Sección Cocina Se encuentra en el centro de toda la casa. Con área de más o menos 11.75*8.60 mts., está
dividida en 4 cuartos que son distribuidos para cada una de las diferentes actividades, es una área
de vital importancia y cuidado debido al servicio que desempeña como es la preparación de los
alimentos para todos los residentes del hogar.
La sección cocina consta de un área para la panadería la misma que produce bienes para el
consumo de todo el personal de la casa.
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FOTO 13: Cocina del Hogar Cristo Rey
4.10 Sección Lavandería General Su objetivo es el lavado de ropa de los adultos mayores que permanecen en los pabellones de
varones y señoras, se encuentra en la planta baja entre un pequeño patio-gruta y un pasillo que da
al jardín grande de la portería, posee maquinas industriales y lavaderos para el lavado de ropa; el
secado se lo realiza en el tercer piso que es una terraza.
FOTO 14: Lavandería del Hogar Cristo Rey
4.11 Sección Portería Esta área comprende la parte de recepción del Hogar Cristo Rey, se encuentra en la entrada
principal del Hogar.
Su función es la atención al público.
FOTO 15: Portería (Sala de Recibo) del Hogar Cristo Rey
4.12 Sección Comedor Huéspedes
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Está ubicado al lado de la portería o sala de recepción. Es un comedor general que está dotado
de lo necesario para sus funciones y posee además un mini comedor , también para huéspedes
que es donde se atienden a las personas que trabajan en la institución de puertas afuera como
obreros, albañiles, etc.
4.13 Sección Habitaciones Huéspedes Consta de 7 habitaciones disponibles, cada cuarto está dividido en dos partes una destinada para
el dormitorio y otra para sala de estar; cada uno esta amoblado
Dentro de esta sección también se tiene en cuenta tres habitaciones de una cama cada una y una
pequeña sala de recibo que están en un segundo piso.
4.14 Sección Trabajo Social Su función es estudiar la situación familiar, social y económica de los adultos mayores que
ingresan al hogar. Está ubicado cerca de la portería en una de las habitaciones para huéspedes.
4.15 Sección Terapia Física Su objetivo principal es conservar las movilidades existentes en las personas adultas mayores.
Está ubicada cerca de la portería, detrás de la sala de recepción. Acuden aquí las ancianitos a
realizar las terapias o actividades diferentes que imparte la profesional en este campo.
Cuenta con los equipos fundamentales para el desempeño de este oficio. Equipos como: Bicicleta,
Hidrocolector, Esterilizador, Grada terapéutica, Multifuerzas, etc.
FOTO 16: Sala de Terapia física del Hogar Cristo Rey
4.16 Terapia Ocupacional
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Se encuentra ubicada en la parte que da a la calle Estévez de Toral, es un sala amoblada a
donde acuden los adultos mayores a ocupar las horas de ocio en actividades como; armar
rompecabezas, hacer guaipe y fundas de plástico para basura para el uso de la misma institución.
4.17 Sección Farmacia Se encuentra ubicada en lo que da la calle Estévez de Toral. Dentro de farmacia se encuentran los
medicamentos debidamente organizados según su indicación
También posee un consultorio médico, que está diseñado de acuerdo al servicio que presta y está
dotado de instrumentos médicos necesarios para examinar al paciente.
FOTO 17: Farmacia del Hogar Cristo Rey
4.18 Sección Odontología Esta parte está ubicada al lado de farmacia. Posee su respectivo equipo odontológico y el
mobiliario necesario para cumplir su función.
4.19. Sección Comunidad Hermanas 4.19.1 Comedor - Refectorio El objetivo de este recinto como su nombre lo indica está organizado para que la comunidad
reunida tenga la recepción de los alimentos. Está dotado de 5 mesas rectangulares, con sus sillas
correspondientes, armario vajillero, una refrigeradora, una cocina a gas, un microondas.
4.19.2 Sala de Descanso
16
Donde habitualmente la comunidad se reúne para tener un breve descanso al mediodía y por la
noche, según horarios estipulados por los reglamentos.
Está dotada de: una mesa rectangular grande y 12 sillas de madera, también un juego de muebles
de 4 piezas, y un televisor más o menos antiguo. Por la parte de las afueras de la sala en los
pasillos también se encuentra un juego de muebles de madera de 6 piezas.
FOTO 18: Sala de descanso de las Religiosas
4.19.3 Lavandería y Ropero de Hermanas Esta sección está dotada de una maquina industrial grande y una mediana para el lavado de ropa.
El ropero está compuesto por armarios altos en madera incrustados en pared, dos mesas
medianas para el doblado de ropa.
4.19.4 Dormitorios Existen 19 dormitorios pequeños, compuestos cada uno con una cama, una silla y un armario
pequeño adaptado a la pared.
4.19.5 Enfermería Hermanas Esta dentro del mismo recinto de los dormitorios. En esta sección se encuentra: 3 armarios de
madera estilo vajilleros, una refrigeradora y un dispensador de agua.
4.19.6 Biblioteca Se encuentra dentro del mismo recinto de los dormitorios de hermanas y que esta el espacio
adaptado para su función, con un armario de madera que da desde el piso hasta casi el techo,
equipo completo de computación.
4.19.7 Dormitorios para Hermanas Huéspedes
17
Estos dormitorios se encuentran fuera de los dormitorios anteriormente descritos pero cercanos a
los mismos y en segundo piso, el cual todos ellos dan al patio grande de portería.
Se encuentran en cada dormitorio 2 camas con sus respectivos veladores y 2 armarios roperos, 2
mesas rectangulares medianas y una mesa redonda pequeña, todas en madera.
4.19.8 Costurero Hermanas Esta sección esta también en el segundo piso separada de los dormitorios de hermanas
huéspedes, por un cuarto utilizado como depósito.
4.20 Oficina de Contabilidad
Está compuesta por 3 muebles de madera adaptados en pared, un escritorio, una computadora
con su impresora y su mueble y una copiadora. Este espacio está dentro del área de la
comunidad, su función es la de llevar los libros de ingreso y egreso mensualmente, realizar los
trámites legales que necesite la institución y demás actividades relacionadas.
4.21. Sección Aspirantado
Su nombre se debe a que en esta sección habitan las jóvenes voluntarias que pasan internas en la
institución haciendo experiencia del carisma que las religiosas desempeñan.
Se encuentra ubicada en el segundo piso.
4.22. Comedor
También está en el segundo piso. Está dotado de 4 mesas rectangulares en madera y 16 sillas, y
un armario vajillero.
4.23 Ropero
Esta diagonal al comedor, donde se encuentran 2 armarios roperos en madera, una mesa de
madera y 2 maquinas de coser.
4.24. Dormitorios
Está dotado de 14 camas literas metálicas, un mueble blanco. Un mueble ropero de madera, un
dispensador de agua, una mesa metálica cuadrada.
4.25 Sala de Estudio
18
Esta área esta seguido de los dormitorios y en ella se encuentran: 13 pupitres un armario de
madera con servicio de biblioteca, un computador con su impresora y muebles para los mismos,
un armario cómoda adaptado para guardar cuadernos. En la misma sala de estudio, pero con
división de madera están 2 grandes armarios de madera utilizados como roperos, un armario
metálico para una televisión y DVD.
5. IMPORTANCIA DE LLEVAR INVENTARIOS
Los activos fijos constituyen bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las
funciones de la entidad y pueden ser maquinarias, instalaciones, muebles y enseres, terrenos,
edificios, equipos, etc.
Los inventarios conforman un proceso administrativo – contable que se inicia en el momento en
que se detecta la necesidad de su tenencia (compra, recepción, utilización) y que en el transcurso
del tiempo hay que mantenerlo y vigilarlo.
Un correcto registro y control de inventarios de activos fijos, permiten administrar e inspeccionar
los bienes tangibles institucionales en forma independiente del volumen de bienes que disponga
cada una de las entidades y de la ubicación local, provincial e incluso a nivel de otros países.
Es por ello, que el presente documento pretende establecer un manual de control de activos fijos
que permita un adecuado registro, control y mantenimiento de todos los bienes disponibles, a
través de la aplicación de conocimientos contables y de técnicas que permitan cumplir con los
objetivos planteados.
5.1 Objetivos del Establecimiento de un adecuado Sistema de Inventarios
• Establecer un conjunto de criterios técnicos y normativos de carácter práctico que permitan
una eficiente administración y control de los activos fijos, apoyado en medidas orientadas a
salvaguardar los diversos bienes que posee el Hogar de Ancianos.
• Conocer y analizar la existencia o no de un sistema de inventarios
• Determinar con exactitud tanto física como monetaria, la cantidad de activos fijos existentes,
su ubicación, los responsables de su uso, custodia, control, mantenimiento y su correcto
registro en los libros contables.
5.2 Problemas Actuales
19
A través de los años, esta Casa hogar ha atravesado una diversidad de problemas relacionados
con la existencia y control de los activos fijos, los mismos que se detallan a continuación:
• No se puede emitir un informe real y detallado de los activos fijos a la Casa Madre
• No existen responsabilidades asignadas para el control y mantenimiento de los activos a
cada persona encargada de las áreas.
• Existen activos fijos que se mantienen a la espera de su reparación
• Algunos activos fijos han desaparecido
• Los balances no reflejan la existencia real de los activos fijos
• En el cambio de autoridad, no se puede entregar informes de los bienes disponibles
5.3 Beneficios esperados con un adecuado Sistema de Inventarios Mediante un adecuado sistema de control de activos fijos se pretende y se espera los siguientes
beneficios:
• Elaboración de un catalogo único de Activos Fijos.
• Descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciación acumulada de los Activos Fijos
• Optimización de la administración de los Activos Fijos.
• Recepción rápida y ordenada
• Determinación de los responsables
• Valorización real de los Activos Fijos.
• Precisión en la información contable.
• Fácil manejo del historial de los activos fijos.
• Consultas “inteligentes” de Activos Fijos ¿Qué Existe?, Dónde Está?, ¿Valor Actual?,
¿Cómo se encuentra?.
• Llevar un control de las características de cada activo fijo(código, marca, serie).
20
CAPITULO II
MARCO TEORICO
21
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
El marco teórico está determinado por las características y necesidades de la investigación. Lo
constituye la presentación de postulados según autores e investigadores que hacen referencia al
problema investigado y que permite obtener una visión completa de las formulaciones teóricas
sobre las cuales ha de fundamentarse el conocimiento científico propuesto en las fases de
observación, descripción y explicación.
Para tener clarividencia sobre el tema a investigar y llevar a cabo lo propuesto en esta tesis a
ejecutarse como es “ELABORACION DE MANUAL DE ACTIVOS FIJOS” es de vital importancia
tener conocimientos teóricos que a continuación se exponen.
1. CONCEPTO DE ACTIVO FIJO
“Los activos fijos son aquéllos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el
año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica monta sus productos es un activo fijo porque
permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Un
contra-ejemplo sería una inmobiliaria: los edificios que la inmobiliaria compra para vender varían
durante el ciclo de explotación y por tanto forma parte del activo circulante. Al mismo tiempo, las
oficinas de la inmobiliaria son parte de su activo fijo”.1
Los activos fijos son poco líquidos, dado que se tardaría mucho en venderlos para conseguir
dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Cuando una empresa,
sin embargo, tiene bienes que son con idea de venderlos o de transformarlos en otros para su
venta, o bien derechos de corta duración (créditos), entonces se trata de activo circulante.
Los activos fijos, si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad obliga a
depreciar los bienes a medida que transcurre su vida normal, debido a que éstos lo hacen de
forma natural por el paso del tiempo, por su uso, por el desgaste propio del tiempo que se use ése
activo y por obsolescencia, de forma que se refleje su valor más ajustado posible, o a amortizar los
gastos a largo plazo (activo diferido). 2
2. CATEGORÍAS IMPORTANTES DE LOS ACTIVOS FIJOS
Los renglones de planta y equipos se clasifican, con frecuencias, en los siguientes grupos:
1 http://es.wikipedia.org/wiki/Activo_fijo 2 http://es.wikipedia.org/wiki/Activo_fijo
22
2.1. Activos Fijos tangibles: el término tangible denota sustancia física como es el caso de un
terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos clasificaciones
claramente diferenciales:
a. Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitada,
tales como los edificios y equipos de oficinas.
b. Terrenos. El único activo fijo que no está sujeto a depreciación es la tierra, que tiene un término
limitado de existencia.
2.2. Activos intangibles: El termino activos intangibles se usa para describir activos que se
utilizan en la operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes. Los
activos corrientes tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento pre pagado, no están
incluidos en la clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física.
2.3. Recursos Naturales: Un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso
valioso tal como el petróleo, minerales o madera se clasifica como un recurso natural, no como
terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a medida que el recurso
natural se extrae del lugar.
3. CONTABILIZACIÓN DEL ACTIVO FIJO
3.1 Costo original
De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser
contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo
original del activo fijo incluye su precio de compra más todos aquellos importes razonables y
necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de uso. Debido a que estos costos
varían de acuerdo a cada tipo de activo fijo. 3
4. MEJORAS Y REPARACIONES
A lo largo de la vida útil de un activo se suelen realizar desembolsos relacionados con los mismos,
los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el silenciador o la batería de un vehículo, hasta la
modernización completa de una planta concentradora, por ejemplo. El problema contable que
presentan estos desembolsos es si deben o no ser incluidos como parte del costo del activo
(capitalizarse) o si deben considerarse como gastos del periodo.
La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos desembolsos relacionados
con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios pueden ser
expresados como un incremento de la vida útil, por una mejora sustancial en la calidad de los
productos manufacturados por el activo, por una reducción en los costos de operación, o por un
aumento de la capacidad productiva.
3 Chong, Esteban. Contabilidad Intermedia – tomo I: Estados financieros y cuentas del activo; Universidad del Pacífico, 1992.
23
“La mejora es un gasto originado por la sustitución del activo original por uno mejor que aumenta
la capacidad o eficiencia de un activo o que amplía su vida útil. Por ejemplo, el cambio del motor
de gasolinero a petrolero de un automóvil es considerado como una mejora. Igualmente lo es una
reparación mayor del motor, que permite usar el vehículo 150,000 kilómetros adicionales”.4
5. LA DEPRECIACIÓN
5.1 Concepto de Depreciación
“La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido
durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de
los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su
distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los
siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de
unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor
técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables”.5
5.2 Vida útil y Valor de Desecho
“A menudo es difícil estimar la vida útil y el valor de desecho o de recuperación de un activo fijo,
pero es necesario determinarlo antes de poder calcular el gasto de depreciación para un período.
Por lo general, una compañía estima la vida útil de acuerdo con la experiencia previa obtenida con
activos similares propiedad de la empresa. Las autoridades fiscales y las distintas agrupaciones
mercantiles establecen pautas para llegar a estimaciones aceptables”. 6
Se han desarrollado varios métodos para estimar el gasto por depreciación de los activos fijos
tangibles. Los cuatro métodos de depreciación más utilizados son:
• El de la línea recta.
• El de unidades producidas.
• El de la suma de los dígitos de los años.
• El del doble saldo decreciente.
5.3 Método de Línea Recta
En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se desgasta por igual durante
cada periodo contable. Este método se usa con frecuencia por ser sencillo y fácil de calcular. EL
método de la línea recta se basa en el número de años de vida útil del activo, de acuerdo con la
fórmula:
4 Chong, Esteban. Contabilidad Intermedia – tomo I: Estados financieros y cuentas del activo; Universidad del Pacífico, 1992. 5 http://www.monografias.com/trabajos15/depreciacion‐fiscal/depreciacion‐fiscal.shtml 6 http://www.monografias.com/trabajos15/depreciacion‐fiscal/depreciacion‐fiscal.shtml
24
Costo – valor de desecho
Años de vida útil =
monto de la depreciación para cada año de vida del activo o gasto de depreciación anual
5.4 Método de las Unidades Producidas
El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el número total de
unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que
trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá de acuerdo con la fórmula.
Costo – valor de desecho Unidades de uso, horas o kilómetros
= Gasto por depreciación del periodo
Unidades de uso, horas o kilómetros
= Costo de depreciación de una unidad hora o kilómetro
x Número de unidades horas o kilómetros usados durante el periodo
5.5 Método de la Suma de los Dígitos de los Años
En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho
del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el
número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los
dígitos para el número de años de vida del activo. Utilizando un camión como ejemplo el cálculo
de la depreciación, mediante el método de la suma de los dígitos de los años, se realiza en la
forma siguiente:
Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15 (denominador)
Puede usarse una fórmula sencilla para obtener el denominador.
Año + (año x año)
2 = denominador
5 + (5 x 5) 30
2 =
2 = 15 (denominador)
5.6 Método del Doble Saldo Decreciente
Un nombre más largo y más descriptivo para el método del doble del saldo decreciente sería el
doble saldo decreciente, o dos veces la tasa de la línea recta. En este método no se deduce el
valor de desecho o de recuperación, del costo del activo para obtener la cantidad a depreciar. En
el primer año, el costo total de activo se multiplica por un porcentaje equivalente al doble
porcentaje de la depreciación anual por el método de la línea recta. En el segundo año, lo mismo
25
que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del activo. El valor en libros
significa el costo del activo menos la depreciación acumulada.
La depreciación del camión, de acuerdo con el método del doble saldo decreciente se calcula
como sigue:
100%
Vida útil de 5 años
= 20% x 2 = 40% anual
La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el
período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a
confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:
1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del
activo de acuerdo con autoevalúo realizados al fin de cada período. La depreciación es una
asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.
2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil
estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el
activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan
utilizando los activos totalmente depreciados.
3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando
lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del
activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.
4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio
en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la
depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de
depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son
menores.
6. CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
El inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para
comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de
venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo
Circulante.7
7 www.pkfperu.com/documentos/bole11.doc Boletín de Interpretación Contable y Tributario, PKF & Villa Naranjo
26
6.1 Su Importancia
Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a
controlar físicamente sus principales activos como son: los inventarios y cuentas por cobrar, de
quienes dependen para el funcionamiento normal de la empresa.
No obstante, una empresa cuenta con una inversión que sin ella sería imposible operar normalmente
y ésta es: los Activos Fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atención en su
control físico.
6.2 Responsabilidad del Control de Activos Fijos
Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los Activos Fijos debía
recaer en el Departamento Contable, quien no respondió adecuadamente a la importancia que tiene
un control de los mismos, limitándose a un registro contable global de las adquisiciones y al prorrateo
contable de las depreciaciones para efectos del cálculo aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los
Activos Fijos salga de su destino sólo contable y pase a la Gerencia de Administración y Finanzas
como encargada y responsable de un control físico y contables, pues con ello podrá:
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la responsabilidad de su
custodia a un puesto o persona determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciación al
estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio.
Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con Compañías de Seguros, al conocer el estado
real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o
continuar una operación sin problemas.8
6.3 Inicio del Control
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Físico al barrer; es decir, tomando
todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u
otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se
encuentre el activo, asignándole de este modo el Área Usuaria y el Centro de Costo Contable al que
pertenece. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que se encuentra cada activo
fijo.
8 www.pkfperu.com/documentos/bole11.doc Boletín de Interpretación Contable y Tributario, PKF & Villa Naranjo
27
Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos inicial de los activos fijos
existentes en la empresa.
6.4 Conciliación con Libros Contables
La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los
costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A
esta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo
inventariado físicamente.
6.5 Contenido de una Base de datos de un Sistema de Control de Activos Fijos
La Base de datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información:
a) Código de Identificación física de cada activo
b) Código de Equipo y Modelo
c) Descripción amplia del activo
d) Fecha de adquisición
e) Documento contable de adquisición y número de registro contable
f) Área Usuaria a la que pertenece
g) Centro de Costo Contable al que pertenece
h) Costo de adquisición
i) Depreciación anual y acumulada
j) Valor neto del activo
k) Estado actual
l) Vida útil estimada
Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga
en un Sistema Computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.
6.6 Mantenimiento del Sistema de Control de Activos Fijos
Como es normal, los Activos Fijos tendrán movimiento futuro por:
Nuevas adquisiciones
Retiros por ventas
Retiros por bajas
Donaciones
Transferencias a otros departamentos
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los
debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera él.
28
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema,
deberá realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:
Los documentos a utilizar a cada movimiento
Las rutas que debe seguir el documento
Las autorizaciones que debe tener el documento
Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda
seguridad, diversas personas manejarán el sistema, la Administración moderna ha compilado cada
movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que contiene el diseño tanto de los documentos
como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos.
6.7 Sistema Computarizado de Control de Activos Fijos
En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control individual del Activo Fijo, el cual
contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos. Dada la agilidad y la
rapidez de los Softwares, la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia Contable podrían mantener
actualizado el Sistema Computarizado, el cual podrían consultar en cualquier momento.
6.8 Inventarios Permanentes Si bien como se ha descrito:
Un Inventario
Un Manual de Procedimientos
Un Software
Son la base de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, es imprescindible que cada cierto
tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de Contabilidad ambas involucradas, revisen cada
cierto tiempo la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante:
Inventarios periódicos rotativos parciales
Inventarios totales cada cierto tiempo
Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de
Control de Activos Fijos esté siempre actualizado.
Partiendo de un análisis y profundización de los análisis financieros del año 2008 y sobre todo
poniendo énfasis en la información de los activos fijos, debido a la no contabilización o registro y
depredación de los activos fijos existentes dentro del ´programa contable que se está ejecutando en
la institución, se procederá a realizar el inventario de los activos fijos del Hogar de Ancianos “Cristo
Rey”, para lo cual será necesario comenzar con su verificación de la existencia de los mismos,
codificación y registro adecuado.
29
7. LA IMPORTANCIA DE TENER UN DETALLE COMPLETO DE LOS ACTIVOS FIJOS (DEPRECIABLES Y NO DEPRECIABLES) QUE FIGUREN EN LA CONTABILIDAD.
Con el paso del tiempo la cantidad de activos fijos que puede adquirir un mismo ente económico (y
sin importar su monto) puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, “es conveniente que desde
el mismo comienzo de operaciones del ente económico, los responsables de llevar los registros
contables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de la información
relacionada con los mismos (descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciación acumulada,
etc”9. Algunos inconvenientes que se podrían dar con el tiempo en caso de no tener dichos
registros detallados.
Es común ver que algunos asistentes contables, al momento de efectuar los cálculos mensuales por depreciación de activos fijos, procedan simplemente a efectuar “cálculos globales”, es decir, tomar el saldo global ajustado por inflación que figura al inicio del mes en la cuenta de “costo histórico” y aplicar a la misma el respectivo porcentaje de depreciación mensual (que se define según el método de depreciación que haya escogido el ente económico), pero sin entrar a detallar, activo por activo, el monto del gasto depreciación que se está determinado. De continuar con dicha práctica, es posible que se caiga en el error de seguir depreciando activos que ya están totalmente depreciados. “La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible. 10 Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa”11.
En el pasado, el Control de los Activos Fijos se limitaba al registro de las adquisiciones de la
empresa y su natural tratamiento fiscal y contable. Hoy la dinámica de los negocios, leyes y
procedimientos han creado la necesidad de poder administrar de manera confiable y eficiente una
de las partes más importantes del balance contable “ El Activo Fijo”.
“¿Dónde se encuentran nuestros activos fijos? Los activos de la empresa pueden tener una trazabilidad o movimiento frecuente dentro y fuera de la misma, por lo que es necesario asignar un código único que nos ayudara a tener su historial de movimiento y ubicación exacta.
¿Cuál es el estado físico de nuestros bienes?
9 http://www.actualicese.com/actualidad/2005/07/12/activos-fijos-contabilidad/ 10 WHITTINGTON – PANY, año 2005, Principios de Auditoria, México, Editorial McGraw-Hill Interamericana, décimo
cuarta edición. 11 http://www.actualicese.com/actualidad/2005/07/12/activos-fijos-contabilidad/
30
Se encuentran en uso, dañados cual es su verdadero status actual, se encuentran respaldados con un contrato de mantenimiento o dentro de una garantía recuerde que podemos estar pagando impuestos por bienes que no tenemos o que no están en uso ya en la compañía. Además es necesario contar con un proceso que nos permita verificar la existencia de un bien antes de realizar compras futuras de bienes que tal vez la empresa ya los tiene”12.
Cualquier activo fijo, bien material o inmaterial, que pasa a formar parte de la estructura de actividad de una sociedad sufre como consecuencia del paso del tiempo una depreciación o pérdida de valor. Esta pérdida de valor se puede producir por dos motivos: a) El bien se deteriora como consecuencia de su uso. b) El bien sufre una obsolescencia tecnológica como consecuencia de la aparición de nuevos equipos o procedimientos que dejan obsoleto nuestro activo. Esta pérdida de valor de los activos que componen el inmovilizado de la empresa se plasma contablemente y fiscalmente aplicando una serie de ajustes en su valor, las denominadas amortizaciones.
Estas amortizaciones aminoran la base imponible del Impuesto de Sociedades o Estimación Directa del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas produciendo un importante ahorro fiscal.13
“Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable del inmovilizado material son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por amortización y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos”14. Amortización: es la distribución sistemática del importe amortizable de un activo a lo largo de su vida útil. El inmovilizado material: son los activos tangibles que: (a) posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y (b) se esperan usar durante más de un ejercicio. La pérdida por deterioro: es la cantidad en que excede el importe en libros de un activo a su importe recuperable. Vida útil es: (a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo amortizable por parte de la entidad; o bien (b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad. El cargo por amortización de cada ejercicio se reconocerá en el resultado del ejercicio, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo. 7.1 Importe Amortizable y Periodo de Amortización
12 http://actualicese.smsecuador. 13 http://www.plangeneralcontable.com/modules.php?name=Manuales&fid=el0adaa 14 http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC16.
31
El importe amortizable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su vida útil. El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de cada ejercicio anual y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas, los cambios se contabilizarán como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores. La amortización se contabilizará incluso si el valor razonable del activo excede a su importe en libros, siempre y cuando el valor residual del activo no supere al importe en libros del mismo. Las operaciones de reparación y mantenimiento de un activo no evitan realizar la amortización.
• La amortización de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la dirección.
• Por tanto, la amortización no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a menos que se encuentre amortizado por completo. Sin embargo, si se utilizan métodos de depreciación en función del uso, el cargo por amortización podría ser nulo cuando no tenga lugar ninguna actividad de producción.
• La vida útil de un activo se definirá en términos de la utilidad que se espere que aporte a la entidad.15
15 http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC16.
32
CAPITULO III
PROPUESTA DE INVENTARIOS
33
CAPÍTULO III
PROPUESTA DE INVENTARIOS 1. FACTORES NECESARIOS PARA LOGRAR QUE EL CONTROL DE INVENTARIOS TENGA ÉXITO:
1.1 Factores Creativos Los factores creativos para lograr que el control de inventarios tenga éxito, son todos aquellos
elementos que contribuirán a lograr los resultados esperados.
Dentro de los factores creativos, está la iniciativa misma al momento de aplicar las normas y
ejecutar los procesos de control de inventarios de la Casa Hogar pues la creatividad en sí,
representa la forma como se logren los objetivos planteados y que podrán ser evaluados a medida
que se ejecute todo el sistema propuesto.
De hecho, el uso de la contabilidad creativa se asocia a una estrategia de control de inventarios
frente a:
Las dificultades de la entidad, para presentar la información exacta de la disponibilidad de
activos fijos.
La preferencia por mostrar resultados precisos, oportunos y detallados y no solo en los libros
contables sino también hacia terceros.
“Determinar si la presentación y revelación de propiedades, planta y equipo junto con la
revelación de los métodos de depreciación son completas y correctas."16
Las técnicas más comunes que se pueden encontrar en la contabilidad manejadas con los criterios
de creatividad para el control de activos fijos son:
Aumento o reducción de gastos: La normativa contable facilita un margen de maniobra
en relación con la cuantificación en un determinado activo ya que al momento de hacer el
levantamiento del inventario, se tendrá que valorar cada uno de los bienes tangibles a precios
actuales; esta valoración incluye los gastos de levantamiento de la información, los gastos
16 WHITTINGTON – PANY, año 2005, PRINCIPIOS DE AUDITORIA, México, Editorial McGraw-
Hill Interamericana, décimo cuarta edición.
34
que se originan por concepto de la valoración de los bienes y otros gastos en los cuales se
incurrirá al momento de iniciar el proceso. Por otro lado, los gastos también pueden ser
disminuidos ya que es probable que existan bienes que no tengan vida útil y que en su lugar
ocupan espacio físico o incluso estaban considerados para futuros gastos de reparación.
Aumento o reducción de ingresos: En algunos casos, el no poseer una información
oportuna de los bienes de esta Casa Hogar, ha retrasado el reconocimiento de las
disponibilidades tanto en cantidad como en valor monetario. El realizar el inventario de los
activos, permitirá
Algunas operaciones contables implican estimaciones, opiniones y predicciones.
En ciertos casos, como en la estimación de la vida útil de los activos fijos para calcular su
depreciación, es normal que estas estimaciones se hagan internamente en la empresa y el
contador “creativo” tiene la oportunidad o posibilidad de ser más o menos cauto u optimista en
la estimación.
Una vez conocidas las principales manifestaciones de esta práctica, se impone una reflexión: qué
hacer para minimizar sus riesgos. En primer plano se destaca la necesidad del fortalecimiento de
los sistemas de control interno, y mejores regulaciones por parte de los hacedores de política en la
esfera contable, incluyendo la armonización de las Normas Internacionales de Contabilidad. Es
esencial, además, priorizar las actividades de supervisión y monitoreo (auditorías,
comprobaciones, etc.) en su enfoque ex antes (preventivo, de gestión) más que en su enfoque de
controles posteriores.
1.2 Factores Directivos 1.2.1 Custodia de los Activos Fijos tangibles Cada responsable de área requiere poseer un documento en el que se haga constar todos y cada
uno de los Activos Fijos en existencia y bajo su custodia debe tener la codificación, descripción,
documento y fecha de movimiento.
Resulta indispensable que ese documento esté identificado con el nombre de la entidad, el
nombre del responsable del área correspondiente así como la fecha en que se habilita el modelo.
En ningún caso se permite por el responsable de la custodia de los AFT el movimiento de los
mismos, de realizarse por el personal capacitado se registra en el modelo de control en su poder,
comprobando que los datos se correspondan con el AFT objeto de movimiento y que aparece
debidamente aprobado y autorizado.
35
HOGAR DE ANCIANOS "CRISTO REY" DE LA CIUDAD DE CUENCA
FORMATO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
ÁREA O SECCIÓN: CAPILLA RESPONSABLE: …………………………….
TIPO DE ACTIVO: MUEBLES Y ENSERES CÓDIGO DE GRUPO: 1.5.12
CÓDIGO CANT. DETALLE UBICACIÓN OBSERVACIÓN
1.5.12.01.01 16
Bancos Medianos de Madera y
Tapizados Sección Central
RESPONSABLE CONTABILIDAD
____________________
SUPERVISIÓN
Fecha del
reporte: ………………………
1.3 Factores Elementales 1.3.1 Control Físico El control de los movimientos de los AFT se realiza según la siguiente estructura:
36
HOGAR DE ANCIANOS "CRISTO REY" DE LA CIUDAD DE CUENCA
DETALLE DE UBICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO CANT. DETALLE
UBICACIÓN
RESPONSABLE
VISTO BUENO
1.5.12.01.0
1 16
Bancos Medianos de Madera y
Tapizados Capilla
Sor Martha
Crispín √
1.5.12.01.0
2 24
Bancos Largos de Madera y
Tapizados Capilla
Sor Martha
Crispín √
1.5.12.01.0
3 2
Bancos Largos de Madera con
Cajones Capilla
Sor Martha
Crispín √
1.5.12.01.0
4 6
Reclinatorios de Madera y
Tapizados Capilla
Sor Martha
Crispín √
1.5.12.01.0
5 8 Sillas Metálicas con Madera Capilla
Sor Martha
Crispín √
1.5.12.01.0
6 5 Sillas de Madera Sencillas Capilla
Sor Martha
Crispín
X
1.5.12.01.0
7 4 Sillas de Madera y Tapizadas Capilla
Sor Martha
Crispín
Se encuentra establecida y se mantiene actualizada la responsabilidad material previa la firma de
los responsables
Son autorizados todos los Activos fijos previamente a su ejecución y firmados por personal
debidamente autorizado.
1.3.2 Comprobación Física Efectuar una prueba física partiendo del control físico para confrontar con el control y señalar el
resultado obtenido.
37
HOGAR DE ANCIANOS "CRISTO REY" DE LA CIUDAD DE CUENCA INFORME DE INVENTARIOS REALIZADOS
Total de Activos Fijos
contados.
De ellos: Con
diferencia (en qué sección)
% de diferencia Observaciones Responsable
85 5 Cocina 5,88%
REALIZADO
POR
REVISADO
POR APROBADO POR
1.3.3 Los Conteos Físicos: Se realizarán tomando en consideración lo siguiente:
a) Se efectúan en base a un plan.
b) En caso de sustitución del responsable de su área.
c) Se deja constancia del resultado en el Modelo "Control de Activos Fijos" o en algún otro
documento.
Los faltantes y sobrantes detectados en los conteos físicos son objeto de verificación y
contabilización, se elaboran y aprueban los expedientes de ajuste y cancelación en el término
establecido.
Para el caso de faltantes y luego de los respectivos justificantes, el asiento contable propuesto sería:
Pérdida por bajas de Activos fijos xxx
Activos fijos (nombre del activo) xxx
Para el caso de sobrantes, el asiento contable propuesto sería:
Activos fijos (nombre del activo) xxx
Ingresos por revalorización de activos fijos xxx
En el caso de recibir donaciones: Activos fijos (nombre del activo) xxx
Donaciones recibidas xxx
38
La empresa utiliza el KEOPS como sistema contable, el mismo es un programa automatizado que
permite integrar diferentes subsistemas contables como el de Nómina, Cobros y pagos,
Contabilidad, Activos Fijos, Inventarios, etc.
Los activos fijos son los bienes y derechos adquiridos, recibidos en donación o adquiridos por la
institución que tienen una larga vida y su adquisición se realiza con el propósito de utilizarlos en la
actividad que desarrolla la entidad y no para ser vendidos.
La guía para el control de los activos fijos es la siguiente:
CÓDIGO CUENTA
1.5.11 Vehículos
1.5.12 Muebles y Enseres
1.5.13 Equipo de Oficina, Lavandería, Cocina e
Iglesia
1.5.14 Equipos Médicos y de Laboratorios
1.5.15 Equipos de Computación y Tecnológicos
2. PROCESOS PARA UNA COMPRA
• Solicitud de orden de compra
• Emisión de orden de compra
• Se solicitan tres cotizaciones del activo a adquirir con las mismas especificaciones
• La cotización que presente el menor valor y las mejores condiciones es aceptada
• Aprobación o aceptación de la compra
• La factura de la compra es entregada al departamento de contabilidad para su registro
• Pago del activo
• Entrega del activo al solicitante
39
2.1 Solicitud de Compra
NUMERO SOLICITUD DE COMPRA 00001
Fecha: DE:
CODIGO
DEL ARTICULO
ITEM CANT DESCRIPCION
1 2 3 4 5 6 7
ELABORADO POR AUTORIZADO POR DEPARTAMENTO DE COMPRAS
RECIBIDO POR REVISADO POR 2.2 Orden de Compra
O R D E N D E C O M P R A SOLICITANTE CARGO CÓDIGO DE UNIDADA
PROVEEDOR CÓDIGO CONTACTO
ESPECIFICACIONES DE LA SOLICITUD
CÓDIGO CANTIDAD COSTO UNITARIO
COSTO TOTAL DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES
PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA PROCESADO
PREPARADO APROVADO FECHA:
40
FUENTE: Libro: Sistemas y procedimientos contables, Figura 15‐3 Ejemplo de una orden de Compra.17
2.3 FLUJOGRAMA PARA LAS COMPRAS
1819
18 FUENTE: Grafico de Flujogramas; Libro: Gudiño D. Emma Lucia, Coral D. Lucy 1991,
Contabilidad 2000, Editorial McGraw-Hill Interamericana s. a.
FIN
P R O C E S O A D M I N I S T R A T I V O P
R O C E S O C O N T A B L E
INICIO
Emisión de orden de compra
Se solicitan 3 cotizaciones del activo a adquirir con las mismas especificaciones
La cotización que presente el menor valor y las mejores condiciones es aceptada.
Entrega de activo al solicitante
La factura de compra es entregada al departamento de contabilidad para su registro y pago y su ingreso al inventario
Solicitud de compra
Factura de compra
Aceptación de copra
SI
NO
Pago del Activo
Archivo
41
3. DONACION DE ACTIVOS FIJOS:
Las donaciones se ofrecen a instituciones de carácter benéfico al sector privado, empresas o personas relacionadas. Obedecen a un proceso interno que va desde la autorización hasta la entrega del objeto a través de actas de donación notarizadas.20
3.1 Procedimiento para el Ingreso por Donación de Activos Fijos
• Verificar la necesidad del bien
• Solicitar la donación a la Institución probable
• Receptar la aceptación o negación de la donación
• En caso de aceptación de la donación proceder a la recepción de dicho bien y/o activo
• Registro de dicho activo a contabilidad mediante el ingreso de la respectiva factura y en caso de no haber, con la respectiva valoración por un perito o evaluador y al inventario de activos fijos.
• Ubicación y entrega del activo al área en que va ha ser utilizado el mismo
20 ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro; año 2005, CONTABILIDAD GENERAL, República de Colombia,
Editorial McGraw-Hill Interamericana, quinta edición
42
43
3.2 FLUJOGRAMA POR EL INGRESO DE DONACIONES
INICIO Emisión del oficio de donaciónRecepción del activo en donación
Aceptación de la donación
SI
NO
Archivo
Solicitud de donación mediante oficios, correos electrónicos
Registro del activo donado en contabilidad.
Entrega del activo al personal que o solicita.
FIN
Entrega del acta o factura del activo en donación
44
45
4. REGISTRO DE BAJA DE DONACIONES
Se podrán vender, donar o dar de baja activos fijos cuando la Gerencia Administrativa compruebe
que estos no son utilidad para la Institución, por cuanto están desechados u obsoletos. Toda
eliminación de equipo requiere autorización escrita de la Gerencia Administrativa. Se identificara la
persona jurídicas sujeta de donación, se prepara un informe sugiriendo la entidad beneficiaria y la
justificación de la donación, se elaborara el acta de entrega del bien, asignando los
correspondientes consecutivos, y se procede a su entrega física
5. CICLOS DE UN BUEN CONTROL DE INVENTARIOS
Mantener un control permanente de los activos fijos tangibles en Contabilidad y servir a su vez como relación de los que se encuentran en poder de las áreas que controlan operativamente los mismos, siendo éstas responsables de su custodia y cuidado sirve como base para el chequeo físico de estos bienes.
1. La Toma Física de Activos Fijos
2. Organización e Implementación
3. Documentación y Personal Asignado
4. Actividades previas a la Toma Física
5. Metodología y procedimiento de la toma física
6. Codificación de Activos Fijos
7. Conciliación con registros Contables
8. Ajuste de Inventarios de Activos Fijos
9. Software para gestión y control de los activos
10. Métodos de Conteo
46
6. PROGRAMACIÓN DE UN EFICIENTE SISTEMA DE CONTROL 6.1 Análisis del Sistema Actual
Al momento la Casa Hogar presenta una serie de problemas sobre el control de activos fijos
los mismos que se detallan a continuación:
• Falta de control administrativo de gran parte de los Activos Fijos.
• Desconocimiento del valor real de los activos fijos existentes en la Casa Hogar así como
también su valor en libros.
• Desconocimiento de su ubicación física (real).
• Desconocimiento del detalle de cada Activo (Contable/Administrativo).
• Dificultad de llevar un historial de los Activos Fijos durante su vida útil.
• No se puede emitir un informe real y detallado de los activos fijos a la Casa Madre.
• No existen responsabilidades asignadas para el control y mantenimiento de los
Activos a cada área encargada de las áreas.
• Existen activos fijos que se mantienen a la espera de su reparación.
• Algunos activos fijos han desaparecido.
47
6.2 Elaboración de Inventarios
1.5.11 VEHÍCULOS 37500.00CÓDIGO CANT. DETALLE DEL ACTIVO VALOR VALOR
1.5.11.01 1 CAMIONETA MARCA NISSAN DOBLE CABINA AÑO 2002 13,000.0 13,000.00 1.5.11.02 1 CAMIONETA MARCA NISSAN SENCILLA AÑO 2004 14,000.0 14,000.00 1.5.11.03 1 FURGONETA MARCA FORD SÚPER CLUB WAGON AÑO 5,000.00 5,000.00 1.5.11.04 1 CAMIONETA MARCA TOYOTA AÑO 1988 5,500.00 5,500.00
.5.12.02. SECCIÓN ORATORIO 880,00 1.5.12.02.01 1 MESA-ALTAR DE MADERA 200,00 200,00 1.5.12.02.02 10 BANCOS DE MADERA TAPIZADOS 25,00 250,00 1.5.12.02.03 3 RECLINATORIOS DE MADERA TAPIZADO 15,00 45,00 1.5.12.02.04 1 GUARDAROPA DE 90*3.30 CMS (PARA MANTELES) 180,00 180,00 1.5.12.02.05 1 COMODA PEQUEÑA 40,00 40,00 1.5.12.02.06 1 ARMARIO DE MADERA DE 90*1.60 CMS. 50,00 50,00 1.5.12.02.07 1 MUEBLE PARA ORGANETA 30,00 30,00 1.5.12.02.08 13 SILLAS EN MADERA 2,30 30,00 1.5.12.02.09 1 SILLA EN MADERA Y TAPIZADA 5,00 5,00 1.5.12.02.10 1 MESA PEQUEÑA DE MARMOL Y METAL 50,00 50,00
1.5.12.03. SECCIÓN SALON DE ACTOS 3.057,05 1.5.12.03.01 200 SILLAS PLASTICAS COLOR CREMA 8,79 1.757,05 1.5.12.03.02 1 ARMARIO METALICO DE 2 MTS, 11 CMS COLOR AMARILLO 1300,00 1.300,00 1.5.12.04 PABELLON VARONES 2.772,00 1.5.12.04.01 12 MESAS DE COMEDOR 15,00 180,00 1.5.12.04.02 58 SILLAS DEL COMEDOR 5,00 290,00 1.5.12.04.03 6 SILLONES LARGOS COLOR VERDE 53,33 320,00 1.5.12.04.04 1 JUEGOS DE SILLAS UNIDAS DE TRES(VERDE) 80,00 80,00 1.5.12.04.05 1 JUEGO DE SALA DE 12 PIEZAS(COLOR CAFÉ CLARO) 45,00 45,00 1.5.12.04.06 28 CAMAS METALICAS EN DORMITORIOS PRIMER PISO 30,00 840,00 1.5.12.04.07 7 CAMAS CLINICAS 70,00 490,00 1.5.12.04.08 8 VELADORES METALICOS 9,38 75,00 1.5.12.04.09 2 MESAS METALICAS(AMARILLAS) 7,50 15,00 1.5.12.04.10 1 CARRO DE PLASTICO Y FIBRA PARA LLEVAR ROPA 250,00 250,00
1.5.12. MUEBLES Y ENSERES 41455.05CÓDIGO CANT. DETALLE DEL ACTIVO VALOR VALOR
1.5.12.01 SECCIÓN CAPILLA 4,215.00 1.5.12.01.01 16 BANCOS MEDIANOS DE MADERA Y TAPIZADOS 70.00 1,120.00 1.5.12.01.02 24 BANCOS LARGOS DE MADERA Y TAPIZADOS 50.00 1,200.00 1.5.12.01.03 2 BANCOS LARGOS DE MADERA CON CAJONES 50.00 100.00 1.5.12.01.04 6 RECLINATORIOS DE MADERA Y TAPIZADOS 15.00 90.00 1.5.12.01.05 8 SILLAS METÁLICAS CON MADERA 5.00 40.00 1.5.12.01.06 5 SILLAS DE MADERA SENCILLAS 5.00 25.00 1.5.12.01.07 4 SILLAS DE MADERA Y TAPIZADAS 30.00 120.00 1.5.12.01.08 2 CONFESIONARIOS 20.00 40.00 1.5.12.01.09 1 MESA PEQUEÑA DE MÁRMOL Y METAL 50.00 50.00 1.5.12.01.10 1 GUARDAROPA DE 2*2.90 CMS(CASULLAS) 300.00 300.00 1.5.12.01.11 1 ARMARIO DE 2*1.50 CMS.(LIBROS) 200.00 200.00 1.5.12.01.12 1 ARMARIO-CALAGERA DE 90.*2.30 cms.(MANTELES) 200.00 200.00 1.5.12.01.13 1 ARMARIO DE 1.61 cms.*2.50 cms.(FLOREROS) 150.00 150.00 1.5.12.01.14 1 ARMARIO DE 1.61 cms.*2.17 cms.(CIRIOS) 250.00 250.00 1.5.12.01.15 1 COMODA DE 96*2.45 cms.(TELAS) 250.00 250.00 1.5.12.01.16 1 ARMARIO DEL AMPLIFICADOR DE 73*1.31 CMS. 80.00 80.00
48
1.5.12.04.11 11 SILLAS DE METAL TAPIZADAS EN ROJO 5,00 55,00
1.5.12.04.12 12 BANCOS DE METAL EN COLOR ROJO Y VERDE 6,00 72,00 1.5.12.04.13 1 CARRO-ESTANTE DE HIERRO DE COLOCAR SABANAS 60,00 60,00 1.5.12.05 SECCION DE SEÑORES SDO.PISO, DORMITORIOS 1.526,00 1.5.12.05.01 40 CAMAS METALICAS 30,00 1.200,00 1.5.12.05.02 1 JUEGO DE SALA COLOR VERDE DE TRES PIEZAS 40,00 40,00 1.5.12.05.03 1 MESA PEQUEÑA METALICO-MADERA 5,00 5,00 1.5.12.05.04 1 ESTANTE DE METAL Y MADERA PARA TELEVISOR 10,00 10,00 1.5.12.05.05 13 SILLAS METALICAS COLOR CREMA 4,23 55,00 1.5.12.05.06 36 VELADORES METALICOS COLOR CREMA 6,00 216,00 1.5.12.06 COMEDOR DE SEÑORAS(SEMANERIA) 3.182,19 1.5.12.06.01 18 JUEGOS DE COMEDOR 40,00 720,00 1.5.12.06.02 74 SILLAS COLOR ROSADO DEL COMEDOR DE SEÑORAS 5,00 370,00 1.5.12.06.03 1 ARMARIO EN ACERO INOXIDABLE 2.092,1 2.092,19 1.5.12.07 SALA GRANDE DE SEÑORAS(SEMANERIA) 2.060,00 1.5.12.07.01 1 JUEGO DE MUEBLES METALICOS DE 10 PIEZAS(VERDE) 360,00 360,00 1.5.12.07.02 11 JUEGOS DE SILLAS UNIDAS DE TRES(VERDE) 30,00 330,00 1.5.12.07.03 20 SILLAS PLASTICAS ROJAS 5,00 100,00 1.5.12.07.04 2 MESAS METALICAS AMARILLAS 10,00 20,00 1.5.12.07.05 1 ARMARIO DE MADERA COLOR CAFÉ (GUARDAROPERO Y 600,00 600,00 1.5.12.07.06 1 ARMARIO-ESTANTE DE MADERA COLOR CAFÉ(COLOCAR 250,00 250,00 1.5.12.07.07 1 ARMARIO-ESTANTE METALICO CON RUEDAS PARA 150,00 150,00 1.5.12.07.08 1 CARRO DE PLASTICO Y FIBRA PARA LLEVAR ROPA 250,00 250,00 1.5.12.08 SECCION DE SEÑORAS SDO.PISO, DORMITORIOS 2.100,00 1.5.12.08.01 47 CAMAS METALICAS 40,00 1.880,00 1.5.12.08.02 4 CAMAS DE MADERA 1 PLAZA 15,00 60,00 1.5.12.08.03 8 VELADORES METALICOS COLOR CREMA 11,25 90,00 1.5.12.08.04 1 JUEGO DE SILLONES METALICO COLOR ROJO DE 8 70,00 70,00 1.5.12.09 SECCION ROPERO GENERAL 1.310,00 1.5.12.09.01 1 ARMARIO DE MADERA 19*1.10 cms. 1200,00 1.200,00 1.5.12.09.02 1 MESA METALICA COLOR CREMA 20,00 20,00 1.5.12.09.03 1 MESA DE MADERA Y FORMICA 83*3.50 cms 20,00 20,00 1.5.12.09.04 1 MESA DE FIBRA 82*1.55 cms. 20,00 20,00 1.5.12.09.05 1 MESA DE MADERA DE 84*2.10 cms. 40,00 40,00 1.5.12.09.06 1 MESA DE MADERA 75 *1.43 cms 10,00 10,00 1.5.12.10 SECCION ENFERMERIA SEÑORAS 3.632,00 1.5.12.10.01 30 CAMAS METALICAS(40 C/U) 40,00 1.200,00 1.5.12.10.02 13 CAMAS CLINICAS 50,00 650,00 1.5.12.10.03 32 SILLAS METALICAS 6,00 192,00 1.5.12.10.04 30 SILLAS PLASTICAS DEL COMEDOR 5,00 150,00 1.5.12.10.05 6 MESAS METALICAS CUADRADAS DE COMEDOR 10,00 60,00 1.5.12.10.06 1 JUEGO DE SALA METALICO COLOR ROJO DE 8 PIEZAS 90,00 90,00 1.5.12.10.07 1 ARMARIO DE MADERA DE 1.80*2.65 CMS. 190,00 190,00 1.5.12.10.08 1 ARMARIO DE MADERA DE 2*2.80 CMS. 220,00 220,00 1.5.12.10.09 1 ARMARIO DE MADERA DE 1*2.20 CMS. 200,00 200,00 1.5.12.10.10 1 ARMARIO DE MADERA DE 1.10*2.40 CMS. 200,00 200,00 1.5.12.10.11 1 ARMARIO DE MADERA DE 1.14*1.80 CMS. 190,00 190,00 1.5.12.10.12 1 MESA DE MADERA Y FORMICA 80*2.20 CMS. 40,00 40,00 1.5.12.10.13 1 CARRO DE FIBRA Y PLASTICO PARA LLEVAR ROPA 250,00 250,00 1.5.12.11 SECCION COCINA 2.273,00 1.5.12.11.01 1 MESA CON 2 LAVADORES ACERO INXIDABLE 2 NIVELES 280,00 280,00 1.5.12.11.02 1 MESA DE TRABAJO 2 NIVELES ACERO INOXIDABLE 295,00 295,00 1.5.12.11.03 1 ESTANTE A./INOXIDABLE 3 PISOS 4 DIVISIONES 485,00 485,00 1.5.12.11.04 1 ESTANTE A./INOXIDABLE 4 PISOS 2 DIVISIONES 525,00 525,00 1.5.12.11.05 3 COCHES TRANSPORTADORES A./INOXIDABLE 34,33 103,00 1.5.12.11.06 3 MESAS LARGAS CON 2 FREGADORES CADA UNA EN 75,00 225,00 1.5.12.11.07 3 MESAS DE TRABAJO EN A./INOXIDABLE 93,33 280,00 1.5.12.11.08 1 MESA PEQUEÑA EN A/INOXIDABLE 2 FREGADEROS 80,00 80,00
49
1.5.12.12 SECCION PANADERIA 1.052,00 1.5.12.12.01 1 MESA DE TRABAJO 2 NIVELES EN A/INOXIDABLE 300,00 300,00 1.5.12.12.02 1 MESA DE TRABAJO MADERA CUBIERTA CON A. /INOXIDABLE 190*88
cms. 102,00 102,00
1.5.12.12.03 5 ESTANTES CON LATAS PARA PAN 30,00 150,00 1.5.12.12.04 1 MESON CON 2 FREGADEROS 150,00 150,00 1.5.12.12.05 1 MESA PEQUEÑA EN A/INOXIDABLE PARA ENRROLLADORA 350,00 350,00 1.5.12.13 SECCION LAVANDERIA GENERAL 0,00
1.5.12.14 SECCION PORTERIA 1.224,00 1.5.12.14.01 1 MESA DE COMEDOR DE 12 PUESTOS EN MADERA 500,00 500,00 1.5.12.14.02 12 SILLAS DE JUEGO DE COMEDOR 7,00 84,00 1.5.12.14.03 1 COMODA DE MADERA (80*2.36) 150,00 150,00 1.5.12.14.04 1 ARMARIO VAJILLERO (2*2.30) 250,00 250,00 1.5.12.14.05 1 ARMARIO PARA CRISTALERIA VASOS (1.90*2.30) 40,00 40,00 1.5.12.14.06 1 MESA METALICA 80,00 80,00 1.5.12.14.07 1 JUEGO DE MUEBLES(10 piezas) COLOR CAFÉ OSCURO EN 200,00 200,00 1.5.12.14.08 2 MESA PEQUEÑA DE SALA (2) una de $40 y otra de $15 27,50 55,00 1.5.12.14.09 1 JUEGO DE SALA EN RECIBIDOR COLOR LACRE EN SALA 100,00 100,00 1.5.12.14.10 1 MESA PEQUEÑA COLOR CAFÉ 50,00 50,00 1.5.12.14.11 2 BANCOS METALICOS TAPIZADOS 20,00 40,00 1.5.12.14.12 12 SILLAS DE MADERA Y TAPIZADAS CAFÉ OSCURO 10,00 120,00 1.5.12.14.13 1 ESCRITORIO METALICO(oficina porteria) 10,00 10,00 1.5.12.14.14 1 VITRINA METALICA Y VIDRIO 5,00 5,00 1.5.12.14. 15 4 BANCOS DE HIERRO COLOR VERDE Y ROJO JARDIN PORTERIA 10,00 40,001.5.12.15 HABITACIONES HUESPEDES 520,00 1.5.12.15.01 4 CAMAS DE MADERA 40,00 160,00 1.5.12.15.02 1 CAMA DE HIERRO 30,00 30,00 1.5.12.15.03 2 GUARDAROPAS DE MADERA (grandes) 2.52*1,56 75,00 150,00 1.5.12.15.04 2 GUARDAROPAS DE MADERA CAFÉ OSCURO,(1.70*1.32) 40,00 80,00 1.5.12.15.05 1 GUARDAROPA DE MADERA 1.80*1.25 30,00 30,00 1.5.12.15.06 1 GUARDAROPA EN MADERA COLOR NEGRO 50,00 50,00 1.5.12.15.07 2 VELADORES METALICOS 5,00 10,00 1.5.12.15.08 1 VELADOR DE MADERA 10,00 10,00 1.15.12.16 HABITACIONES SEGUNDO PISO HUESPEDES 544,00 1.5.12.16.01 4 CAMAS DE MADERA 60,00 240,00 1.5.12.16.02 1 ARMARIO APARADOR COLOR BLANCO 80,00 80,00 1.5.12.16.03 1 GUARDAROPERO DE MADERA COLOR CREMA 80,00 80,00 1.5.12.16.04 1 JUEGO DE SALA EN MADERA COLOR CAFÉ OSCURO DE 5 50,00 50,00 1.5.12.16.05 4 VELADORES DE MADERA 10,00 40,00 1.5.12.16.06 1 COMODA-PEINADORA DE MADERA 30,00 30,00 1.5.12.16.07 4 SILLAS DE MADERA TAPIZADAS EN ROJO 6,00 24,00 1.5.12.17 COMEDOR HUESPEDES 150,00 1.5.12.17.01 1 ARMARIO DE VAJILLAS COLOR CAFÉ OSCURO 2.30*84 Cms. 150,00 150,00 1.5.12.18 SECCION TRABAJO SOCIAL 405,00 1.5.12.18.01 1 ESCRITORIO METALICO 70,00 70,00 1.5.12.18.02 1 ESCRITORIO DE METAL CAFÉ OSCURO 20,00 20,00 1.5.12.18.03 1 ARCHIVADOR METALICO 150,00 150,00 1.5.12.18.04 1 SILLA GIRATORIA 30,00 30,00 1.5.12.18.05 1 CLOSET EN MADERA 2.85*1 METRO. 100,00 100,00 1.5.12.18.06 1 MESA DE MADERA PARA COMPUTADOR 35,00 35,00 1.5.12.19 SECCION TERAPIA FISICA 1.455,00 1.5.12.19.01 2 CAMILLAS METALICAS 380,00 760,00 1.5.12.19.02 1 CAMILLA DE MADERA 10,00 10,00 1.5.12.19.03 2 ARMARIOS DE MADERA COLOR CREMA 40,00 80,00 1.5.12.19.04 1 VITRINA METALICO-VIDRIO 1.70*100 CMS. 70,00 70,00 1.5.12.19.05 1 ARCHIVERO METALICO MARCA IMAP 150,00 150,00 1.5.12.19.06 1 MESA METALICA COLOR CREMA MARCA IMAP 72*55 CMS. 90,00 90,00 1.5.12.19.07 3 MESAS PLASTICAS 20,00 60,00 1.5.12.19.08 47 SILLAS PLASTICAS 5,00 235,00
1.5.12.20 SECCION TERAPIA OCUPACIONAL 646,00 1.5.12.20.01 1 ARMARIO DE MADERA 1.30*1.70 Cms. 120,00 120,00 1.5.12.20.02 1 VITRINA 50,00 50,00 1.5.12.20.03 2 MESAS DE PLASTICO CUADRADAS COLOR BLANCO 62,00 124,00 1.5.12.20.04 1 MESA RECTANGULAR DE ACERO INOXIDABLE 100,00 100,00 1.5.12.20.05 17 SILLAS BLANCAS PLASTICAS 6,00 102,00 1.5.12.20.06 1 MESA CUADRADA METALICA 150,00 150,00 1.5.12.21 SECCION FARMACIA 3.384,00 1.5.12.21.01 1 ARMARIO METALICO COLOR CREMA 1.17*2.80 cms. 150,00 150,00 1.5.12.21.02 1 ESTANTE METALICO 1.17*2.85 cms. 120,00 120,00 1.5.12.21.03 1 ESTANTE METALICO COLOR GRIS 2*96 cms. 90,00 90,00 1.5.12.21.04 2 ARMARIOS VITRINAS METALICOS COLOR CREMA 1.80*1.90 544,50 1.089,00 1.5.12.21.05 2 ARMARIOS VITRINAS METALICOS COLOR BLANCO 1.76*1.60 40,00 80,00 1.5.12.21.06 1 ARCHIVADOR METALICO BLANCO MARCA IMAP 1.29 *51 200,00 200,00 1.5.12.21.07 1 ARCHIVADOR METALICO COLOR MARFIL 1.18*60 120,00 120,00 1.5.12.21.08 1 ESTANTE PARA RADIOGRAFIAS 200,00 200,00 1.5.12.21.09 1 CAMILLA PARA CIRUGIAS 200,00 200,00 1.5.12.21.10 1 ESCRITORIO METALICO MARCA IMAP 70,00 70,00 1.5.12.21.11 1 MESA PARA EL ESTERILIZADOR 150,00 150,00 1.5.12.21.12 1 CARRO METALICO DE RUEDAS(para tranportar medicamentos 10,00 10,00 1.5.12.21.13 1 ESTANTE DE MADERA 2* 3.85 cms. 250,00 250,00 1.5.12.21.14 1 MUEBLE DE MADERA 1.06*94 cms. 50,00 50,00 1.5.12.21.15 1 CAMILLA PARA CONSULTAS 60,00 60,00 1.5.12.21.16 1 ESCRITORIO METALICO MARCA IMAP COLOR NEGRO 150,00 150,00 1.5.12.21.17 1 SILLA GIRATORIA 75,00 75,00 1.5.12.21.18 1 ARCHIVADOR METALICO COLOR CREMA 1.27*46 120,00 120,00 1.5.12.21.19 1 ARCHIVADOR METALICO COLOR CREMA 1.21*30 120,00 120,00 1.5.12.21.20 1 CARRO METALICO DE RUEDAS DE CURACIONES 1.75*60 60,00 60,00 1.5.12.21.21 1 SILLA NEGRA CON APOYADORES 20,00 20,00 1.5.12.22 SECCION ODONTOLOGIA 0,00 1.5.12.23 SECCION COMUNIDAD-HERMANAS 785,00 1.5.12.23.01 5 MESAS DE MADERA LARGAS 60,00 300,00 1.5.12.23.02 16 SILLAS METALICAS DEL COMEDOR 7,81 125,00 1.5.12.23.03 1 ARMARIO VAJILLERO MADER-CRISTAL 1.90*2.77 Cms. 200,00 200,00 1.5.12.23.04 1 ARMARIO ESQUINERO 40,00 40,00 1.5.12.23.05 1 APARADOR DE MADERA 60,00 60,00 1.5.12.23.06 1 CARRO-MESA DE ACERO INOXIDABLE 60,00 60,00 1.5.12.24. PASILLO Y SALA DE DESCANSO 915,00 1.5.12.24.01 1 JUEGO DE SILLAS DE 7 PIEZAS EN MADERA TAPIZADAS EN 140,00 140,00 1.5.12.24.02 1 MESA DE FORMICA REDONDA COLOR AMARILLO 60,00 60,00 1.5.12.24.03 6 SILLAS METALICAS TAPIZADAS COLOR AMARILLO 10,00 60,00 1.5.12.24.04 10 SILLAS DE MADERA TAPIZADAS COLOR CAFÉ OSCURO 10,00 100,00 1.5.12.24.05 1 MESA GRANDE DE MADERA COLOR CAOA DE 2.37*75 CMS 175,00 175,00 1.5.12.24.06 1 JUEGO DE SALA DE 4 PIEZAS COLOR CAFÉ OSCURO 80,00 80,00 1.5.12.24.07 1 MUEBLE-APARADOR GRANDE EN MADERA 300,00 300,00 1.5.12.25 LAVANDERIA HERMANAS 0,00 1.5.12.26 ROPERIA DE HERMANAS 280,00 1.5.12.26.01 1 MESA DE MADERA COLOR CAFÉ OSCCURO 30,00 30,00 1.5.12.26.02 1 MESA DE MADERA TAPIZADA EN FORMICA COLOR NEGRO 20,00 20,00 1.5.12.26.03 1 ARMARIO ROPERO GRANDE DE 2.30* 1.40 Cms. 80,00 80,00 1.5.12.26.04 1 ARMARIO ROPERO DE 3*1.20 Cms. 150,00 150,00 1.5.12.27 DORMITORIOS 1.330,00 1.5.12.27.01 19 CAMAS DE MADERA 40,00 760,00 1.5.12.27.02 19 VELADORES DE MADERA 10,00 190,00 1.5.12.27.03 19 ARMARIOS ROPEROS DE 2.14*80 CMS 20,00 380,00 1.5.12.28 ENFERMERIA-HNAS. 200,00 1.5.12.15.08 1 ARMARIO VAJILLERO DE MADERA DE 1.90*100 CMS 150,00 150,00 1.5.12.15.11 1 CALAGERA DE MADERA CAFÉ CLARO DE 1.77*1.10 CMS 50,00 50,00 1.5.12.29 BIBLIOTECA 250,00 1.5.12.29.01 1 ARMARIO GRANDE DE LIBROS 200,00 200,00 1.5.12.29.02 1 MUEBLE DE GUARDA-DISCOS 30,00 30,00 1.5.12.29.03 1 MUEBLE DE COMPUTADOR 20,00 20,00
50
1.5.12.30 DORMITORIOS HNAS HUESPEDES 920,00 1.5.12.30.01 4 CAMAS DE MADERA 120,00 480,00 1.5.12.30.02 4 VELADORES 20,00 80,00 1.5.12.30.03 2 ARMARIOS DE MADERA DE 1.82*1.33 125,00 250,00 1.5.12.30.04 1 MESA DE MADERA EN COLOR AMARILLO 40,00 40,00 1.5.12.30.05 1 MESA DE MADERA LACADA DE 1.82*77 CMS 40,00 40,00 1.5.12.30.06 1 MESA REDONDA DE MADERA 30,00 30,00 1.5.12.31 COSTURERO HNAS 1.280,01.5.12.31.01 2 ARMARIOS DE MADERA CAFÉ OSCURO DE 1.76*1.40 CMS 240,00 480,00 1.5.12.31.02 1 MESA DE MADERA Y FORMICA PARA CORTE DE 2.45* 84 280,00 280,00 1.5.12.31.03 1 MESA DE MADERA Y FORMICA DE 1.48* 75 CMS 150,00 150,00 1.5.12.31.04 1 COMODA DE MADERA COLOR NEGRO DE 1.60*76 CMS 200,00 200,00 1.5.12.31.05 1 MESA DE MADERA DE 1.19*73 PARA MAQUINA 90,00 90,00 1.5.12.31.06 1 ESTANTE METALICO AMARILLO CON 5 DIVISIONES DE 1.73 80,00 80,00 1.5.12.32 OFICINA DE CONTABILIDAD 650,00 1.5.12.32.01 1 MUEBLE ESCRITORIO DE 1.50*70 CMS 30,00 30,00 1.5.12.32.02 1 APARADOR DE MADERA DE 2 METROS * 100 CMS 40,00 40,00 1.5.12.32.03 1 MUEBLE DE MADERA DE 5 MTS. * 90 Cms 200,00 200,00 1.5.12.32.04 1 ARMARIO DE MADERA 2*2 mts. 150,00 150,00 1.5.12.32.05 1 ARMARIO DE MADERA Y VIDRIO 2*2 mts. 150,00 150,00 1.5.12.32.06 1 MUEBLE DE COMPUTADOR 50,00 50,00 1.5.12.32.07 1 MESA PAQUEÑA DE MADERA Y METAL 30,00 30,00 1.5.12.33 SECCION ASPIRANTADO 450,00 1.5.12.33.01 4 MESAS DE MADERA RECTANGULARES 50,00 200,00 1.5.12.33.02 1 MESA DE MADERA Y FORMICA DE 78*1.82 Cms 30,00 30,00 1.5.12.33.03 16 SILLAS METALICAS Y CON FORMICA 5,00 80,00 1.5.12.33.04 1 COMODA-ARMARIO VAJILLERO CON FORMICA COLOR 80,00 80,00 1.5.12.33.05 2 ARMARIO ROPERO EN MADERA DE 1.80*80 CMS 15,00 30,00 1.5.12.33.06 1 MESA DE MADERA Y FORMICA COLOR BLANCO de 1.80 *78 30,00 30,00
1.5.12.34 DORMITORIO 500,00 1.5.12.34.01 14 CAMAS LITERAS (DOS CAMAS) 30,00 420,00 1.5.12.34.02 1 ARMARIO-BOTIQUIN COLOR BLANCO 20,00 20,00 1.5.12.34.03 1 ARMARIO-ROPERO DIARIO DE 2.60*102 CMS 50,00 50,00 1.5.12.34.04 1 MESA METALICA Y FORMICA AZUL 10,00 10,00
1.5.12.35 SALA DE ESTUDIO 800,00 1.5.12.35.01 13 PUPITRES DE MADERA-HIERRO 15,00 195,00 1.5.12.35.02 1 ESTANTE DE MADERA PARA LIBROSDE 1.30 *1.19 CMS 20,00 20,00 1.5.12.35.03 1 MESA DE MADERA PARA CORTE 2.46 *80Cms. 50,00 50,00 1.5.12.35.04 12 SILLAS DE MADERA Y FORMICA COLOR BLANCO 4,17 50,00 1.5.12.35.05 1 ARMARIO CALAGERA PARA LIBROS DE2.60* 1.20 CMS 60,00 60,00 1.5.12.35.06 1 MUEBLE DE COMPUTADOR 35,00 35,00 1.5.12.35.07 1 ARMARIO-ROPERO DE MADERA COLOR CAOA DE5.52*2.52 150,00 150,00 1.5.12.35.08 1 ARMARIO-ROPERO DE MADERA COLOR CAOA DE 120,00 120,00 1.5.12.35.09 1 JUEGO DE SALA METALICO COLOR VERDE DE 4 PIEZAS 50,00 50,00 1.5.12.35.10 1 MESA-ESCRITORIO DE MADERA DE 1.18*79 CMS 40,00 40,00 1.5.12.35.11 1 ARMARIO-VITRINA METALICO COLOR GRIS DE 1.74* 1.15 30,00 30,00
51
51.5.13 EQUIPO DE OFICINA, LAVANDERIA, COCINA E IGLESIA 61380,34
CODIGO CANTID DETALLE DEL ACTIVO VALOR VALOR 1.5.13.01 SECCIÓN CAPILLA 7.302,60 1.5.13.01.01 4 COLUMNAS DE CEMENTO100 PARA FLORES 25,00 100,00 1.5.13.01.02 2 COLUMNAS-LAMPARAS EN DORADO 170,00 340,00 1.5.13.01.03 1 SAGRARIO DORADO 300,00 300,00 1.5.13.01.04 1 IMAGEN DE VIRGEN DE DESAMPARADOS 495,00 495,00 1.5.13.01.05 1 IMAGEN DE CRISTO CRUCIFICADO(ALTAR) 400,00 400,00 1.5.13.01.06 1 IMAGEN DE SAN JOSE(ALTAR) 200,00 200,00 1.5.13.01.07 2 IMÁGENES GRANDES DE ANGELES(ALTAR) 100,00 200,00 1.5.13.01.08 1 IMAGEN DE SANTA TERESA 90,00 90,00 1.5.13.01.09 1 IMAGEN DE SANTA MARTA 90,00 90,00 1.5.13.01.10 1 JUEGO DE VIACRUCIS DE 14 PIEZAS 40,00 40,00 1.5.13.01.11 6 LAMPARAS GRANDESCOLGANTES DE MADERA CON 4 175,00 1.050,00 1.5.13.01.12 8 LAMPARAS COLGANTES METALICAS 20,00 160,00 1.5.13.01.13 8 LAMPARAS PEQUEÑASPUESTAS EN LAS COLUMNAS 18,00 144,00 1.5.13.01.14 1 REFLECTOR GRANDE COLGANTE 83,60 83,60 1.5.13.01.15 2 LAMPARAS TIPO FAROLES 25,00 50,00 1.5.13.01.16 2 COLUMNAS DORADAS ALTAS DE 1.70 CMS. PARA 200,00 400,00 1.5.13.01.17 2 COLUMNAS DORADAS DE 1.30 CMS. PARA COLOCAR 170,00 340,00 1.5.13.01.18 2 COLUMNAS DORADAS DE 1.15 CMS. PARA COLOCAR 150,00 300,00 1.5.13.01.19 2 COLUMNAS DORADAS DE 1 METRO PARA COLOCAR 100,00 200,00 1.5.13.01.20 2 COLUMNA DORADA DE 60 CMS. PARA COLOCAR 40,00 80,00 1.5.13.01.21 6 CANDELABROS DE 1.12 CM. 25,00 150,00 1.5.13.01.22 8 CANDELABROS DE 70 CM. 20,00 160,00 1.5.13.01.23 2 CANDELABROS DE PIE GRUESO EN COLOR DORADO 30,00 60,00 1.5.13.01.24 2 CANDELABROS CON TRES BASES CADAUNO 40,00 80,00 1.5.13.01.25 6 FLOREROS TIPO COPA DORADOS 150,00 900,00 1.5.13.01.26 10 FLOREROS DORADOS DE VARIOS TAMAÑOS 30,00 300,00 1.5.13.01.27 1 PEDESTAL PARA INCENSARIO 40,00 40,00 1.5.13.01.28 1 BASE-COLUMNA PARA CIRIO 50,00 50,00 1.5.13.01.29 1 COLUMNA DORADA DE 73 CMS. PARA COLOCAR 50,00 50,00 1.5.13.01.30 1 ORGANO MARCA ELECTONE F50 300,00 300,00 1.5.13.01.31 1 AMPLIFICADOR 150,00 150,00 1.5.13.02. SECCIÓN ORATORIO 370,00 1.5.13.02.01 1 SAGRARIO COLOR PLATA 150,00 150,00 1.5.13.02.02 1 JUEGO DE COLUMNAS DE SEIS PIEZAS 120,00 120,00 1.5.13.02.03 1 COLUMNA DORADA DE 62 CMS 60,00 60,00 1.5.13.02.04 1 PEDESTAL DE LA PALABRA EN DORADO DE 1.15CMS 40,00 40,00 1.5.13.03. SECCIÓN SALON DE ACTOS 3.244,23 1.5.13.03.01 1 EQUIPO DE AMPLIFICACION 1754,23 1.754,23 1.5.13.03.02 1 TELEVISOR DE PANTALLA GRANDE 1400,00 1.400,00 1.5.13.03.03 1 MICROFONO INALAMBRICO 90,00 90,00 1.5.13.04 PABELLON VARONES 3.368,51 1.5.13.04.01 1 REFRIGERADORA 45,00 45,00 1.5.13.04.02 1 CAFETERA WEST BEND 53,51 53,51 1.5.13.04.03 1 LAVADORA MILNOR7 55 LIBRAS 3270,00 3.270,00 1.5.13.05 SECCION DE SEÑORES SDO.PISO, DORMITORIOS 0,00
1.5.13.06 COMEDOR DE SEÑORAS(SEMANERIA) 4.960,00 1.5.13.06.01 1 ESTANTE DE LAVAPLATOS EN ACERO INOXIDABLE 4800,00 4.800,00 1.5.13.06.02 1 DISPENSADOR DE AGUA 160,00 160,00 1.5.13.07 SALA GRANDE DE SEÑORAS(SEMANERIA) 60,00 1.5.13.07.01 1 REFRIGERADORA PEQUEÑA 60,00 60,00
1.5.13.08 SECCION DE SEÑORAS SDO.PISO, DORMITORIOS 0,00
1.5.13.09 SECCION ROPERO GENERAL 280,00 1.5.13.09.01 3 MAQUINAS DE COSER 60,00 180,00 1 MAQUINA DE OVERLOCK 100,00 100,00
52
1.5.13.10 SECCION ENFERMERIA SEÑORAS 6.680,00 1.5.13.10.01 1 MAQUINA DE COSER 50,00 50,00 1.5.13.10.02 1 LAVADORA MILNOR7 55 LIBRAS 3270,00 3.270,00 1.5.13.10.03 1 SECADORA WASCO DRY COLOR 1580,00 1.580,00 1.5.13.10.04 1 LAVADORA CALOR HORIZONTAL TURQUEZA 1780,00 1.780,00
1.5.13.11 SECCION COCINA 13.559,00 1.5.13.11.01 1 COCINA CON 11 QUEMADORES EN ACERO 213,00 213,00 1.5.13.11.02 1 PLANCHA TOSTADORA 5 TUBOS EN ACERO 175,00 175,00 1.5.13.11.03 3 OLLAS GRANDES INDUSTRIALES EN ACERO 600,00 1.800,00 1.5.13.11.04 2 COCINAS TOCHAS JOSERRAGO MODELO 1301 SERIE 42,50 85,00 1.5.13.11.05 1 FREIDORA DE PAPAS EN ACERO INOXIDABLE 480,00 480,00 1.5.13.11.06 1 CALENTADOR DE COMIDA 3 PUERTAS A./INOXIDABLE 300,00 300,00 1.5.13.11.07 1 CORTADORA DE HUESO CIERRA METVISA MODELO 1900,00 1.900,00 1.5.13.11.08 2 CONGELADORES TECNOACERO 787,50 1.575,00 1.5.13.11.09 1 CUARTO FRIO(congelador-refrigerador) 2300,00 2.300,00 1.5.13.11.10 1 MOLINO DE CARNE MARCA OMEGA 165,00 165,00 1.5.13.11.11 1 MAQUINA DE PICAR VERDURAS Y OTROS SERVICIOS 200,00 200,00 1.5.13.11.12 1 CORTADORA DE CARNE MARCA OMEGA 186,00 186,00 1.5.13.11.13 1 HORNO 2 PUERTAS A./INOXIDABLE 3500,00 3.500,00 1.5.13.11.14 1 SANDUCHERA BREVILLE 180,00 180,00 1.5.13.11.15 1 LICUADORA INDUSTRIAL 3 LITROS SERIE K04-006784 300,00 300,00 1.5.13.11.16 1 BATIDORA INDUSTRIAL MODELO HL -11010 SERIE 200,00 200,00 1.5.13.12 SECCION PANADERIA 8.130,00 1.5.13.12.01 1 HORNO INDUSTRIAL PARA PAN A./INOXIDABLE 6200,00 6.200,00 1.5.13.12.02 1 AMASADORA MARCA AE-60 G. PANIZ 1930,00 1.930,00 1.5.13.12.03 2 LEUDADORES COLOR AZUL 125,00 250,00 1.5.13.12.04 1 ENRROLLADORA DE PAN MARCA MODELITA-LIEME 450,00 450,00 1.5.13.12.05 1 MAQUINA CORTADORA DE PAN 200,00 200,00 1.5.13.13 SECCION LAVANDERIA GENERAL 4.581,00 1.5.13.13.01 1 LAVADORA MILNOR 7 DE 50 LIBRAS MODELO 30020 2800,00 2.800,00 1.5.13.13.02 1 LAVADORA SANTORT HORIZONTAL VERDE MODELO 1600,00 1.600,00 1.5.13.13.03 1 LAVADORA EN ACERO INOXIDABLE DAÑADA 35,00 35,00 1.5.13.13.04 1 CALEFON BLANCO HUESO RELIANCE MODELO1-30- 146,00 146,00 1.5.13.14 SECCION PORTERIA 1.5.13.14.01 1 NEVERA 60,00 60,00 1.5.13.14.02 1 MICROONDAS 40,00 40,00 1.5.13.14.03 1 DISPENSADOR DE AGUA 60,00 60,00
1.5.13.15 SALAS DE RECIBO 0,00
1.5.13.16 HABITACIONES HUESPEDES 0,00
1.5.13.17 HABITACIONES SEGUNDO PISO HUESPEDES 0,00
1.5.13.18 COMEDOR HUESPEDES 120,00 1.5.13.18.01 1 CALEFON DE AGUA MARCA YANG 120,00 120,00
1.5.13.19 SECCION TRABAJO SOCIAL 0,00
1.5.13.20 SECCION TERAPIA FISICA 3.450,00 1.5.13.20.01 1 POLEA DOBLE(MULTIPESAS) 650,00 650,00 1.5.13.20.02 1 PARALELAS(CAMINADORA ESTATICA) 600,00 600,00 1.5.13.20.03 1 GRADAS DE DOBLE LADO 950,00 950,00 1.5.13.20.04 1 BICICLETA ESTATICA 250,00 250,00 1.5.13.20.05 1 MAQUINA PARA FEMORALES(SILLAS CON PESAS) 650,00 650,00 1.5.13.20.06 2 GRADILLAS PEQUEÑAS CON PELDAÑOS 55,00 110,00 1.5.13.20.07 1 MAQUINA PARA COMPRESAS CALIENTES 80,00 80,00 1.5.13.20.08 1 TINA ELECTRICA PARA PIES 30,00 30,00
53
1.5.13.20.09 2 LAMPARAS DE LUZ INFRAROJAS 30,00 60,00 1.5.13.20.10 1 MINICOMPONENTE 70,00 70,00
1.5.13.21 SECCION TERAPIA OCUPACIONAL 60,00 1.5.13.21.01 1 MAQUINA SELLADORA DE FUNDAS 60,00 60,00
1.5.13.22 SECCION FARMACIA 0,00
1.5.13.23 SECCION ODONTOLOGIA 0,00
1.5.13.24 COMEDOR-REFECTORIO 95,00 1.5.13.24.01 1 MICROONDAS 75,00 75,00 1.5.13.24.02 1 REFRIGERADORA 20,00 20,00
1.5.12.25 PASILLO Y SALA DE DESCANSO 80,00 1.5.12.25.01 1 TELEVISOR 80,00 80,00
1.5.13.26 LAVANDERIA HERMANAS 2.950,00 1.5.13.26.01 1 LAVADORA MILNOR 7 50 LIBRAS 2800,00 2.800,00 1.5.13.26.02 1 LAVADORA PEQUEÑA COLOR BLANCO 150,00 150,00 1.5.13.27 ROPERIA DE HERMANAS 0,00
1.5.12.28 DORMITORIOS 1.330,00 1.5.12.28.01 19 CAMAS DE MADERA 40,00 760,00 1.5.12.28.02 19 VELADORES DE MADERA 10,00 190,00 1.5.12.28.07 19 ARMARIOS ROPEROS DE 2.14*80 CMS 20,00 380,00
1.5.13.29 ENFERMERIA-HNAS. 310,00 1.5.13.29.01 1 DISPENSADOR DE AGUA 60,00 60,00 1.5.12.29.02 1 VAJILLERO CAFÉ OSCURO TAPIZADO EN FORMICA 120,00 120,00 1.5.12.29.03 1 VAJILLERO MEDIANO CAFÉ OSCURO TAPIZADO EN 70,00 70,00 1.5.13.29.04 1 REFRIGERADOR 60,00 60,00
1.5.13.30 BIBLIOTECA 0,00
1.5.13.31 DORMITORIOS HNAS HUESPEDES 70,00 1.5.13.31.01 1 TELEVISION 70,00 70,00
1.5.13.32 COSTURERO HNAS 240,00 1.5.13.32.01 1 MAQUINA DE COSER COLOR NEGRO MARCA SINGER 60,00 60,00 1.5.13.32.02 1 MAQUINA DE COSER COLOR AZUL MARCA SINGER 60,00 60,00 1.5.13.32.03 1 MAQUINA DE COSER COLOR BLANCO MARCA 120,00 120,00
1.5.13.33 OFICINA DE CONTABILIDAD 0,00
1.5.13.34 SECCION ASPIRANTADO 60,00 1.5.13.34.01 3 MAQUINAS DE COSER 20,00 60,00 1.5.13.35 DORMITORIO 80,00 1.5.13.35.01 1 DISPENSADOR DE AGUA 80,00 80,00
1.5.13.36 SALA DE ESTUDIO 0,00
54
1.5.14 EQUIPOS MÉDICOS Y DE LABORATORIOS 6460,00CODIGO DE
CTA. CANTIDAD DETALLE DEL ACTIVO VALOR
UNIT. VALOR TOTAL
1.5.14.01 SECCION FARMACIA 460,00 1.5.14.01.01 1 REFRIGERADORA PEQUEÑA 60,00 60,00 1.5.14.01.02 1 AUTOCLAVE O ESTERILIZADOR 150,00 150,00 1.5.14.01.03 1 LAMPARA GRANDE DE CIRUGIA 50,00 50,00 1.5.14.01.04 1 BALANZA DE PESO 200,00 200,00
1.5.14.02 SECCION ODONTOLOGIA 6.000,00 1.5.14.02.01 2 SILLAS GIRATORIAS METALICAS 1.5.14.02.02 1 ESCRITORIO PEQUEÑO COLOR CREMA 1.5.14.02.03 2 LAMPARAS ODONTOLOGICAS 1.5.14.02.04 1 EQUIPO ODONTOLOGICO 6000,00 6.000,00 1.5.14.02.05 1 SILLA GRANDE DE ODONTOLOGIA 1.5.14.02.06 2 SILLAS ROJAS METALICAS 1.5.14.02.07 1 ESTERILIZADOR COLOR CREMA 1.5.14.02.08 1 VITRINA METALICA 1.65*100 cms.
1.5.15 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y TECNOLÓGICOS 1470,001.5.15.01 SECCION TRABAJO SOCIAL 320,00 1.5.15.01.01 1 COMPUTADOR 320,00 320,00
1.5.15.02 OFICINA DE CONTABILIDAD 700,00 1.5.15.02.01 1 COMPUTADOR CON IMPRESORA 300,00 300,00 1.5.15.02.02 1 COPIADORA 400,00 400,00
1.5.15.03 SALA DE ESTUDIO 150,00 1.5.15.03.01 1 COMPUTADOR CON IMPRESORA 150,00
1.5.15.04 BIBLIOTECA 300,00 1.5.15.04.01 1 COMPUTADOR CON IMPRESORA 300,00
TOTAL ACTIVOS FIJOS 151.557,58
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6.3 Manual de Control de Activos Fijos
6.3.1 Disposiciones Generales
Los activos fijos del Hogar de Ancianos Cristo Rey de la Ciudad de Cuenca Ecuador, están
conformados por los bienes muebles, equipos de oficina, de computación y vehículos adquiridos
por ésta y/o recibidos en calidad de donación, para desempeñar sus funciones y cumplir con su
objetivo general que es el velar por el cuidado integral del adulto mayor.
Se establece como política del Hogar de Ancianos Cristo Rey, el mantener un estricto control
sobre los bienes del activo fijo, siendo la propiedad de los mismos perfectamente demostrable y
su existencia comprobable.
6.3.2 Objetivo Elaborar un manual general que regule el control de los activos fijos del Hogar de Ancianos
Cristo Rey de la Ciudad de Cuenca, estableciendo los mecanismos necesarios que permitan
mantener un adecuado sistema de registro y ubicación de los bienes.
6.3.3 Alcance
Las disposiciones establecidas en el presente manual, se aplicarán a todos los bienes del activo
fijo propiedad del Hogar de Ancianos Cristo Rey de la Ciudad de Cuenca, independientemente de
su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad de adquisición.
El contenido del presente manual es de carácter obligatorio para todas las áreas de la Casa
Hogar; sin embargo, cada situación puede ser mejorada y/o ampliada, dependiendo de las
necesidades y recursos de cada área.
Los responsables de su aplicación serán en primer grado los responsables de cada sección o
área de la Casa Hogar; y, en segundo término, la persona encargada de la administración de
esta Entidad.
Finalmente, todo el proceso debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control interno
de los activos fijos entre cada una de las áreas y de la Casa en general.
6.3.4. Responsabilidades 6.3.4.1 Madre Directora: entregar a todo el personal y aplicar este procedimiento de acuerdo a
lo estipulado y vigilar el cumplimiento del mismo.
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6.3.4.2 Responsables: Cumplir con lo estipulado en el presente manual.
Desarrollo: A continuación se describe el desarrollo del procedimiento.
6.3.5. Normas para Control de los Bienes Muebles del Activo Fijo
6.3.5.1 Del Registro de los Activos
Se mantendrá un archivo actualizado de registro y control de activos fijos muebles, el cual estará
conformado con toda la documentación legal, financiera y administrativa que demuestre
propiedad, costo, ubicación, reparaciones, mantenimiento, factores y código de identificación.
Se llevará un registro de control de los activos fijos muebles, el cual deberá compararse
frecuentemente con el Mayor General de la Contabilidad a objeto de corregir errores y
desviaciones. El registro de control de los activos fijos muebles presentará en detalle información
relacionada a:
- Fecha de Compra
- Lugar y valor de adquisición,
- Valor y lugar de donde se recibe la donación ( en caso de aplicarse)
- Vida útil,
6.3.5.2 De la Identificación de los Activos
El Departamento de Contabilidad, establecerá y mantendrá un sistema de identificación por
código para los activos fijos muebles, dicha identificación informará sobre la propiedad, clase o
naturaleza, ubicación, y orden correlativo de cada activo fijo. En la oportunidad, de levantar el
Acta de Recepción por la adquisición de un activo fijo mueble, se procederá a su identificación.
6.3.5.3 De la toma Física del Inventario y Movilización de los Activos
Se efectuarán inventarios físicos anuales con el fin de verificar la existencia, localización y
condición física de todos los activos existentes de conformidad con los registros auxiliares. Para
ello, el Departamento de Contabilidad, planificará y llevará a cabo la toma física del Inventario de
activos fijos muebles.
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Los cambios de ubicación o reubicación interna de los activos fijos muebles, deben ser
autorizados por la Madre Superiora y realizados por el Departamento de Contabilidad en
coordinación con los responsables de cada área; Contabilidad procederá a efectuar los registros
correspondientes en el Auxiliar de Control, como lo establece la normativa correspondiente.
Se deberá mantener un control adecuado de los activos fijos muebles después de haber sido
totalmente depreciados y se encuentren aún prestando servicios.
La desincorporación de activos fijos muebles, debe obedecer a razones plenamente justificadas y
deberá aplicarse la normativa específica.
6.3.6. Responsabilidades:
6.3.6.1 Madre Superiora o Administradora A la madre Directora o Administradora del Hogar de Ancianos Cristo Rey de la Ciudad de
Cuenca, le corresponde, entre otras atribuciones:
Ejercer la custodia del patrimonio de la Casa,
Entregar el manual de control de activos fijos a todo el personal involucrado en su uso,
manejo y cuidado de los mismos.
Solicitar informes de los activos fijos a cada responsable de las áreas cuando lo considere
necesario
Velar por el cumplimiento de las normas establecidas.
Proporcionar los bienes o recursos tendientes a mejorar el uso, manejo y cuidado de los
activos fijos.
6.3.6.2 Personal Encargado de las Áreas Respectivas Cada una de las áreas de la Casa Hogar, llevará el control y la custodia de los activos fijos
muebles; y, conjuntamente con el departamento de contabilidad, efectuará en forma anual,
la toma física de inventarios a los efectos de verificar su existencia y condiciones físicas y
tomar las acciones que correspondan. Para el efecto, hará uso del auxiliar de control de
inventarios los mismos que serán entregados al momento de entrar en vigencia el presente
documento.
La custodia directa de los activos fijos muebles de la Casa, corresponderá al personal
encargado desde el momento en que los mismos le hayan sido asignados para ejercer las
actividades inherentes a su cargo o área; y, es su deber reportar cualquier situación que
implique cambio de estatus y/o ubicación de los bienes.
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• Deberá comunicar a la Madre Superiora, cualquier anormalidad, deterioro, desaparición,
destrucción o eliminación de cualquier bien sin importar el tamaño, uso o valor que este
represente.
Al momento de ingreso de cualquier activo, ya sea por compra o donación, deberá comunicar
al departamento de Contabilidad para que éste genere las etiquetas de identificación
respectivas.
6.3.7. Vigencia A partir de su aprobación.
6.4 Establecimiento y Capacitación de Personas Responsables Para la determinación de responsabilidades se ha tomado establecido que cada persona
encargada de las secciones, será el responsable de la custodia, buen uso y mantenimiento de los
activos fijos.
En el siguiente cuadro, se detalla los responsables:
Para la Portería: Sor Marina Gastón
Para los Consultorios Médicos: Sor Rebeca Barzallo
Para la Sección Varones: Sor Beatriz Hernández
Para la Sección Mujeres: Sor Luz Salinas
Para la Sección Enfermería: Sor Sandra Lizarazo
Para la Sección Cocina: Sor Rosa Manrique
Para la Sección Lavandería: Sor Aurora Aynoca
Para la Sección Ropería: Sor Alicia Andrade
Para la Sección Capilla: Sor Martha Crispín
Para la Gestiones Varias: Sor Josefina Gallegos
Adicionalmente, será capacitadas sobre el manual, su cumplimiento y sobre todo en el manejo del
documento en donde se registren los activos fijos.
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6.5 FLUJOGRAMA DE OPERACIONES RELACIONADAS
1. Reunión con todo el personal de la casa 2. Entrega del Manual de Control de Activos Fijos 3. Delegación de Funciones 4. Aplicación en cada uno de los procesos 5. Registro 6. Control y seguimiento
Manual de A.F
INICIO
Delegación de funcion
es
Emisión de manual a la responsable de cada área
Entrega del manual al superior inmediato
Registro en contabilidad del dicho manual
Control y seguimiento
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7. EVALUACIÓN DE RESULTADOS Los resultados serán evaluados de forma anual por cuanto se realizará el inventario de activos
fijos que además servirá para los respectivos balances contables.
De ser el caso, se tomarán las medidas necesarias y en el momento oportuno que favorezcan el
buen uso, mantenimiento y registro de los activos fijos.
Además de la Madre Superiora quien será la que emita el primer criterio sobre las evaluaciones
realizadas, será la Casa Provincial y la Casa Madre quienes evalúen los resultados obtenidos.
61
CONCLUSIONES
62
CONCLUSIÓN:
Con el presente manual se busca utilizar mecanismos de control interno que permitan llevar un
adecuado control de los activos fijos del Asilo de Ancianos “Cristo Rey”.
A través del levantamiento de inventario llevado a cabo en la institución como partida para la
investigación y desarrollo del tema, se pretende el ingreso y registro de los activos fijos al sistema
contable.
Con el manual propuesto será posible el conocimiento de existencia de los activos fijos que posee
la institución y así mismo se llevara a cabo la guarda o custodia de los mismos.
Las áreas responsables podrán verificar con más exactitud qué bienes controla y maneja, así
como también qué activos podrían entrar en reparación o cuales podrán darse de baja por no
justificar su servicio o mantenimiento del mismo.
Sera muy útil para los responsables de cada área verificar las ausencias de algún activo si hace
posible el cumplimiento del manual en cuanto a conocimientos de lo que realmente tiene bajo su
cargo.
Para el área de contabilidad se pretende con el presente manual que una vez aprobado el manual
se proceda al ingreso del inventario físico correctamente valorado y pueda una vez ingresado,
constituirse en una base para el análisis de la situación financiera actual en la institución.
Se procura crear conciencia en las personas que manejan los activos para que las mismas
conserven en buen estado los activos que permitan el desarrollo de las diferentes actividades que
se llevan a cabo en el centro Geriátrico.
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RECOMENDACIONES
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RECOMENDACIÓN:
Un activo fijo en buen uso tiene una vida larga útil. El Hogar de Ancianos Cristo Rey, debido a su
funcionamiento, financiamiento y actividades que desempeña, sin ánimo de lucro, debe buscar
mecanismos de control acertados, para el manejo confiable, organizado y seguro de los activos
que posee y aquellos que serán necesarios adquirir en el fiel cumplimiento de su cometido, para
poder mantener los activos en buen estado por mucho tiempo.
Por lo tanto se recomienda que:
Los activos fijos presentes en cada aérea estén en constante limpieza y mantenimiento, para
evitar su deterioro y gastos que se puedan incurrir en ellos por no tener un adecuado control.
A los nuevos activos que ingresen, se recomienda, se usen etiquetas que no sean fáciles de
destruir por el uso del mismo, mantenimiento o limpieza que se haga.
Se proceda con responsabilidad en la actualización del inventario físico anual, para verificar la
existencia o buen estado de los activos fijos aplicándose la debida depreciación en el sistema
contable.
Es indispensable para el personal que esté a cargo de los activos, según su area
correspondiente, proceda con responsabilidad para colaborar con la guarda y mantenimiento
de los activos existentes en la institución.
Mantener un historial debidamente archivado durante por lo menos cinco años, que permitan
evaluar el presente en base a hechos pasados.
En las nuevas adecuaciones de la infraestructura de la institución, cuando a esta se le
incorporen nuevos activos será muy importante se tenga en cuenta que los activos fijos estén
correctamente registrados en el sistema contable y etiquetados para ponerlos en marcha en la
actividad específica a que han sido destinados y bajo el personal responsable del área.
Con la utilización del Modulo de Activos Fijos existentes en el sistema informativo contable se
aprovechara mejor el programa y también el control e información para que esté actualizado.
“Debido a la minuciosidad que conlleva el manejo de los Activos Fijos, sería recomendable
que la institución cree el puesto de Supervisor de Activos Fijos, puesto que la parte
Administrativa (Madre Superiora) actual responsable de la Casa-Hogar, mantiene otras
actividades inherentes a su cargo, que le imposibilitaría mantener un adecuado control sobre
el tema de los Activos Fijos”.
Creándose esta instancia de Supervisor de Activos Fijos, éste deberá encargarse únicamente
del manejo y control de los activos fijos tangibles, para que así se pueda llevar a cabo la
función de: Codificar, Registrar los activos fijos, mantener actualizado el inventario, como los
bienes desde su incorporación, el control de los activos fijos entregados para el uso y manejo
de las distintas áreas responsables de la custodia, participar y controlar los procesos de
entrega y recepción y en general en las acciones que modifiquen la condición y permanencia
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del buen uso; vigilar periódicamente que las normas y procedimientos para el uso y control de
Activos Fijos sean aplicados correctamente; y procurar la capacitación permanente del
personal del área.
BIBLIOGRAFÍA
- Catácora Carpio, Fernando; año 1997, República de Venezuela, Sistemas y Procedimientos
Contables, Editorial McGraw-Hill Interamericana, Primera edición.
- Gudiño D. Emma Lucia, Coral D. Lucy 1991, Contabilidad 2000, Editorial McGraw-Hill
Interamericana s. a.
- Whittington – Pany, año 2005, Principios de Auditoria, México, Editorial McGraw-Hill
Interamericana, décimo cuarta edición.
- Zapata Sánchez, Pedro; año 2005, Contabilidad General, República de Colombia, Editorial
McGraw-Hill Interamericana, quinta edición
Páginas web: http://actualicese.smsecuador. httpp//www.Chong, Esteban. Contabilidad Intermedia – tomo I: Estados financieros y cuentas del activo; Universidad del Pacífico, 1992. http://es.wikipedia.org/wiki/Activo_fijo http://www.actualicese.com/actualidad/2005/07/12/activos-fijos-contabilidad/ http://www.monografias.com/trabajos15/depreciacion-fiscal/depreciacion-fiscal.shtml http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC16. http://www.plangeneralcontable.com/modules.php?name=Manuales&fid=el0adaa http: //www.pkfperu.com/documentos/bole11.doc Boletín de Interpretación Contable y Tributario, PKF & Villa Naranjo
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