1.- Aplicación de flujo de medios de comunicación ascendente oral y escrita

La comunicación sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: el control, la motivación, la expresión emocional y la información. La comunicación actúa para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. La organización tienen jerarquías de autoridad y guías formarles a las cuales deben atenderse los empleados. Por ejemplo, cuando se le pide a los subordinados que comuniquen primero a su jefe inmediato cualquier irregularidad relacionada con el trabajo, con el propósito de seguir la descripción de su puesto o de cumplir con las políticas de la compañía, la comunicación funge como una función de control. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo molestan o acosan a unos miembros que producen más que los demás (y hacen que el resto del grupo se vea mal), informalmente se lo comunican y controlan su comportamiento.

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente.

Proceso de comunicación

Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una organización o empresa, es la fuente de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una empresa podría tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una información relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa.

El código en este caso se refiere a la forma en que se codificará ese pensamiento, incluyendo la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural. Es más, el éxito total de cada persona se determina también por las habilidades de hablar, escribir, escuchar y razonar. Tenemos ideas preconcebidas sobre temas diversos y esas actitudes afectan nuestras comunicaciones. Se tiene que tomar en cuenta que no se puede comunicar lo que no se sabe y aunque el individuo (emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo entienda.

El mensaje es el producto real de la fuente codificadora. Es toda la información que se transmite y si se logra una comunicación exitosa será también todo lo que reciba el receptor.

El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje. En una organización y en cualquier situación es muy importante seleccionar el medio más adecuado para transmitir la información y esto dependerá del tipo de información, de quienes deberán recibirlo, las condiciones que se requieren para el mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente siguen la red de autoridad de una organización los mensajes relacionados con el trabajo de los miembros de la misma; para esto lo más adecuado es un canal formal. Otras formas de mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales en la organización.

El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero antes de que esto ocurra el mensaje debe ser descodificado proceso mismo que requiere de las habilidades, actitudes y conocimientos previos sobre el tema del receptor.

Y ahora el elemento que indica en el proceso si hubo éxito o no, nos referimos a la retroalimentación. En una organización se medirá si una información llegó adecuadamente si se recupera respuesta ante el mismo.

Flujo de la comunicación en la organización

Dirección de la Comunicación:

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente.

Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel jerárquico más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

Ascendente: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes Supervisor Gerente Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente Informes de desempeños preparados por supervisores Buzones de sugerencia Encuesta de actitud de los empleados Procedimientos para expresar quejas Encuestas.

Quejas

Las quejas ofrecen una oportunidad de corregir problemas inmediatos en los negocios. Además, frecuentemente entregan ideas constructivas para mejorar productos y adaptar prácticas de marketing, actualizar servicios, o modificar material promocional e información del producto.

Sugerencias

Dentro de los canales formales que las organizaciones instituyen para su comunicación ascendente, el buzón de sugerencias se presenta como una de las alternativas de uso más frecuente.

Además de habilitar un canal de información desde el personal de base a la línea jerárquica, que permite un camino hacia la mejora continua, esta herramienta habilita un espacio de participación que permite motivar al personal y desarrollar sentido de pertenencia.

Reuniones

En el ámbito de la comunicación interna, la calidad de las reuniones o juntas son cruciales para lograr que sean una herramienta efectiva.

Toda reunión será un acontecimiento único y diferente. Un momento de producción, resolución y aprendizaje. Las reglas de juego que se estipulen para las reuniones no son un fin en sí mismo sino que por ser un dispositivo diseñado para alcanzar los resultados previstos debe ser flexible. Los medios utilizados (reglas de juego) o técnicas no son fijos y la habilidad de los miembros del equipo consiste en no "encerrarse" en las reglas sino concentrarse en los propósitos de la reunión. De la misma forma se debe tener en cuenta que la participación resulta un factor esencial para el progreso de las reuniones y que las condiciones que facilitan la participación son alternativamente el número de asistentes, el grado de madurez del grupo o el nivel de pertenencia, las condiciones físico-materiales, el clima grupal y su nivel de entusiasmo y cooperación y la calidad y estilo personal del que conduce la reunión. Se hace necesario revisar algunas reglas básicas que pueden ayudar técnicamente a desarrollar una reunión eficazmente.

Asesorías:

Las comunicaciones de la asesoría internas, es decir, entre sus miembros y las que conecta al despacho con el exterior. Si bien en todos los sectores económicos comunicarse bien es importante, en el de los despachos profesionales es fundamental, pues estamos hablando de un servicio en donde la palabra constituye su piedra angular. Aún en un mundo informatizado, sea por E-mail, Internet, fax, teléfono, alrededor de un escritorio, frente a una mesa de reuniones, en un pasillo, la comunicación (el compartir con) entre las personas es el corazón

de la organización. Si es adecuada favorece un buen entendimiento, lo cual es un factor de motivación y una inagotable fuente de energía.

Y es que, si lo pensamos bien, es asombrosa la cantidad de energía que se pierde diariamente en un despacho debido a errores de comunicación. Informes mal escritos, explicaciones mal formuladas, mensajes mal transmitidos. Y como consecuencia de todo esto pérdidas económicas, trabajos rechazados, esfuerzos desperdiciados, conflictos profesionales, laborales y personales, o interdepartamentales, procesos judiciales y hasta el distanciamiento con los clientes.

Uno de los errores que se suele cometer es pensar que la comunicación es algo natural y espontáneo, de lo cual no hace falta ocuparse especialmente. Y realmente es así, pues la simple comunicación sólo requiere un par de interlocutores, pero si queremos que ésta sea eficaz, la cosa cambia.

Sin lugar a dudas, los beneficios de contar con una buena comunicación interna son beneficios concretos y no una extravagancia que se permiten las grandes firmas. Y son beneficios concretos porque una mala comunicación perjudica el buen hacer de cualquier firma: se demora o se duplican trabajos, se pierde calidad en el asesoramiento, baja la productividad, crece la desmotivación y la incertidumbre.

De todos modos, tampoco no podemos engañarnos. La buena comunicación es muy importante, pero no lo es todo. A veces se cae en el error de pensar que todos los problemas son de comunicación per se, y que una vez resueltos todo funcionará como es debido. Lo cierto es que cuando la cultura de la firma no funciona como pilar, se terminan enfrentando fatalmente las dimensiones de identidad (lo que la firma es), de comunicación (lo que la firma dice que es) y de imagen (lo que el cliente interno o externo cree que la firma es).

Tal como hemos dicho, cuando hablamos de comunicación nos referimos tanto a la interna, a la que se establece entre los miembros de una organización, como a la externa, que se establece con el exterior (clientes, proveedores, competencia, Administración, bancos, etc.). Dentro de ésta también podemos incluir a la imagen externa de la firma y a los medios de transmisión de la misma. Es importante tener una información fiable de la realidad, valorando su impacto tanto dentro de la propia firma como en el exterior.

La comunicación externa, si es buena favorece la competitividad y la mejora continua de la firma, así como una cooperación con el entorno y una integración en el medio social en el que se ubica. Por otra parte, una buena comunicación interna incide de forma clara en la motivación y rendimiento de los empleados y los profesionales, favoreciendo un buen clima laboral e incrementando el sentimiento de pertenencia.

Respecto a la interna, hay que pensar que lamentablemente suele ser la más descuidada. A menudo se cuida en exceso la comunicación con el exterior, por aquello de la imagen, olvidando que son los clientes internos (el propio equipo humano) aquellos que más hay que mimar. Éstos necesitan unos mínimos: ser escuchados, recibir información, realizar un trabajo que satisfaga sus expectativas económicas y de autorrealización.

De todas formas, queremos insistir en que es importante conseguir una integración armónica entre la comunicación interna y la comunicación externa, pues sólo así la firma podrá reafirmar su identidad corporativa (personalidad del despacho que se refleja en cómo ve y hace las cosas).

La Entrevista

La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.

Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación.

Otra definición sencilla sería:

La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.

EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.

Funciones de la Entrevista:

Existen cuatro funciones básicas y principales que cumple la Entrevista en la investigación científica:

Obtener información de individuos y grupos

Facilitar la recolección de información

Influir sobre ciertos aspectos de la conducta de una persona o grupo (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)

Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación, personas, permitiendo la posibilidad de aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que pueden encontrar la persona entrevistada.

Ventajas:

La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos desde el punto desde el punto de vista de las ciencias sociales, para averiguar

La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuesta escrita

Su condición es oral y verbal.

A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes nos proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc. Cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.

Desventajas:

Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

Existen muchos tema tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo cuando se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos sexuales, económicos, sociales, etc.

Revistas internas

Se puede decir que la revista interna es la "joya" del área de comunicación. Sin embargo, su enfoque ha de trascender el impulso inicial de convertirlas en meros boletines de la dirección, al servicio únicamente de los intereses empresariales sin espacio para los profesionales, para hacer de ellas el adalid del trabajo en equipo.

Al tratarse de un proyecto compuesto por personas procedentes de distintas áreas, se ha de emplear no tanto como una ventana de publicidad de la propia empresa en donde los trabajadores tienen un peso mínimo, como en un medio donde las distintas áreas puedan mostrar sus progresos, así como la manera de dar a conocer a los demás qué se hace en cada departamento. Será la encargada de colocar las bases de futuros proyectos, impulsar la Comunicación Interna y velar para que los procesos de cambio e innovación lleguen a las personas con transparencia y rigor y, de esta manera, facilitar su aceptación e implicación.

2.- Aplicacion de flujo de medios de comunicación horizontal oral y escrita

Es la que se da entre los miembros de un mismo nivel jerárquico de una organización o de un mismo departamento. Tiene gran importancia a efectos de coordinación.

Ayuda a resolver problemas y tomar decisiones en las que deben intervenir varios departamentos. Ejemplos: Trabajo en equipo o reuniones de trabajo, notas de departamento, comunicados internos.

Viene afectada x 4 clases de factores:

El lenguaje.

Puede ser una barrera porque cada unidad de la organización desarrolla un lenguaje o jerga propio, informáticos, vendedores, contables..., si los protagonistas no conocen bien el lenguaje técnico de otro se producen malentendidos.

Las personalidad de los protagonistas.

Entran motivaciones, efectividad, la imagen de uno mismo, un empleado con personalidad insegura lo interpretara todo a través del filtro de su inseguridad.

Las relaciones interpersonales.

Q se haya establecido entre los comunicantes es decisiva, si existe un cierto antagonismo, los mensajes q intercambien pasaran x el filtro de sus sentimientos

negativos, y si x el contrario hay una sana relación, el mensaje será rectamente interpretado.

Podemos decir q la comunicación y la colaboración son 2 aspectos de una misma realidad.

La relación de autoridad le confiere al superior una iniciativa frente al subordinado q no se da en la relación horizontal.

En el caso de las relaciones horizontales ninguno de los protagonistas tiene + iniciativa q el otro, de ahí q se de con + reciprocidad del trabajo en equipo, para q haya reciprocidad alguien ha de empezar a colaborar.

En el caso de relación jerárquica corresponde la iniciativa al superior y la horizontal ambos x igual, el primer factor organizativo q influye en la comunicación horizontal es el estilo de comunicación.

Puede haber 2 estilos básicos:

DESPACHAR SEPARADAMENTE A CADA UNO DE LOS SUBORDINADOS.

DESPACHAR EN EQUIPO CON TODOS LOS SUBORDINADOS A LA VEZ: esta última facilita la comunicación y colaboración.

Dentro del proceso de comunicación, se utilizan las siguientes herramientas:

Comités: Es un grupo que regularmente se reúne con el propósito de deliberar y tomar decisiones, para el beneficio o representación de una colectividad

Estructura Organizacional Proporcionar información Coordinar las acciones Promover la participación grupal

Juntas

Uno de los canales mas utilizados en la comunicacion interna: son las juntas de trabajo en alguna de las instalaciones de la empresa.

•Se discute sobre algún tema en particular.

3.- Aplicacion de flujo de medios de comunicación cruzada oral y escrita

Dentro de este tipo de flujo de comunicación se considera a la información de

dirección horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarquía

dentro de la organización) y el conocido “flujo diagonal” (el flujo diagonal se

presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de comunicación forman

parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una relación de

dependencia entre ellas).

La finalidad principal de la comunicación cruzada es incrementar la

velocidad en la transmisión de la información, mejorar la comprensión de la

información que se transmite y la coordinación de los esfuerzos para lograr

cumplir con los objetivos de la empresa. La comunicación cruzada es muy

común dentro de las organizaciones, ya que no siempre el flujo de la información

se dirige por las rutas normalmente establecidas en los organigramas.

En la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicación cruzada

tanto oral como escrita, con la principal finalidad de perfeccionar el flujo en

dirección vertical de la información dentro de las empresas.

También es importante recalcar que, debido a que la información en la empresa

no siempre sigue los flujos establecidos (en cuanto a niveles jerárquicos se

refiere), es necesario proteger dicha información ante los problemas u obstáculos

de la información bajo las siguientes premisas:

• El empleo de la comunicación debe presentarse cuando las necesidades de la

empresa así lo requieran.

• Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los límites de

autoridad permitidos.

• Los empleados deben mantener al tanto, en cuanto a información se refiere, a

sus jefes o mando superior de las tareas cruzadas de alta importancia.

Lo anterior permite dejar en claro que un flujo de comunicación cruzada

algunas ocasiones pude desencadenar inconvenientes en la organización,

por lo cual es importante cuiden este tipo de flujo de información, que es

indispensable dentro de las organizaciones por el ambiente interno y externo

complejo y con dinamismo en el mercado empresarial.

Ventajas y desventajas de la comunicaciòn oral y escrita.

4.- Aplicacion de los medios electrónicos de comunicacion oral

MEDIOS ELECTRONICOSLos medios electrónicos de comunicación parecen esenciales en estos días y la gente se pregunta cómo trabajó alguna vez sin ellos. Al mismo tiempo, el volumen

de la comunicación puede ser agobiante. El advenimiento de equipos autodirigidos e ínterfuncionales exige e inspira volúmenes tremendos de comunicaciones.

Una categoría especial de los canales de comunicación son los medios electrónicos.

El volumen de las comunicaciones que recibe una persona depende en parte de su posición en la estructura de toma de decisiones. Quienes toman decisiones descentralizados e independientes tienen las menores necesidades de comunicaciones. Dado el espectacular incremento en la necesidad de comunicaciones y las distancias que debe recorrer la información, la distribución efectiva de ésta y las buenas decisiones no serían posibles sin las tecnologías de información.

El teléfono

Es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales acústicas por medio de señales eléctricas a distancia.

AltavocesUn altavoz (también conocido como parlante en América del Sur, Costa Rica, El Salvador) es un transductor electroacústico utilizado para la reproducción de sonido. Uno o varios altavoces pueden formar una pantalla acústica.

Videoconferencias

Es la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, permitiendo mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares diferentes.

Radiolocalizadores

La radiolocalización unidireccional, está definida como un sistema de comunicación personal y selectiva de alerta , sin mensaje, o con un mensaje definido compuesto por caracteres numéricos o alfanuméricos.

5.- Aplicacion de los medios electrónicos de comunicacion escrita

La comunicación por medios electrónicos se define como la comunicación que se escribe por medio de un dispositivo electrónico, como un teclado, un intérprete que convierte la voz en palabras escritas, en donde existe un emisor y un receptor que intercambian estos roles de forma constante, tal como se describe en el proceso

básico de comunicación y que cumplen con un objetivo, que cada uno de los participantes comprenda el mensaje y que exista retroalimentación al respecto.

Máquina de escribir o maquinilla es un dispositivo mecánico, electromecánico o electrónico, con un conjunto de teclas que, al ser presionadas, imprimen caracteres en un documento, normalmente papel.

Computadora es una máquina electrónica usada para procesar todo tipo de información.

Internet es una red informática descentralizada, que para permitir la conexión entre computadoras opera a través de un protocolo de comunicaciones.

Correo electrónico: es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes  electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. 

Intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. El término intranet se utiliza en oposición a Internet, una red entre organizaciones, haciendo referencia por contra a una red comprendida en el ámbito de una organización.

Extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando Internet. La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet de colaboración con otras compañías.

La telecomunicación («comunicación a distancia»), del prefijo griego tele, "distancia" y del latín communicare) es una técnica consistente en transmitir un mensaje desde un punto a otro, normalmente con el atributo típico adicional de ser bidireccional. El término telecomunicación cubre todas las formas de comunicación a distancia, incluyendo radio, telegrafía, televisión, telefonía transmisión de datos e interconexión de computadoras a nivel de

enlace. Las telecomunicaciones son "toda transmisión, emisión o recepción de signos, señales, datos, imágenes, voz, sonidos o información de cualquier naturaleza que se efectúa a través de cables, medios ópticos, físicos u otros sistemas electromagnéticos".

Fax (abreviación de facsímil), a veces llamado telecopia, es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida. El documento original es escaneado con una máquina de fax, que procesa los contenidos (texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a través del sistema telefónico. El equipo de fax receptor reconvierte la imagen codificada, y la imprime en papel.

Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware.

6.- Ventajas y desventajas de los medios de comunicación electrónicos oral

y escrita

Ventajas: Las ventajas de la tecnología en comunicación electrónica son muchas e impresionantes. Dentro de las empresas, las ventajas de la comunicación electrónica comprenden la distribución de más información, velocidad y eficiencia en la entrega de mensajes de rutina a grandes cantidades de personas a través de vastas áreas geográficas.

Desventajas: Entre las desventajas de la comunicación electrónica están la dificultad para resolver problemas complejos, que requieren interacción más amplia, cara a cara y la incapacidad para captar claves sutiles, no verbales o de inflexion acerca de lo que el comunicador está pensando o transmitiendo.