aplikasi e-log book penatausahaan untuk disposisi …
TRANSCRIPT
APLIKASI E-LOG BOOK PENATAUSAHAAN UNTUK DISPOSISI SURAT
DAN ARSIP PADA KANTOR PERUM BULOG DIVRE KALSEL
KOTA BANJARMASIN
LU’LU NURRAHMAH HIDAYAH
1*, Nur Alamsyah
2, Abdurrahman Sidik
3
1Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad
Arsyad Al Banjari, NPM16630676 2Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad
Arsyad Al Banjari, NIDN1118018001 3Teknik Informatika, 55201, Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad
Arsyad Al Banjari, NIDN1130059201
ABSTRAK
Perusahaan Umum Badan Urusan Logistik, bisa di sebut Perum BULOG adalah perusahaan umum
milik negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Pada Perum BULOG penatausahaan untuk
surat dan arsip masih mengunakan Microsoft Excel, mengakibatkan pendistibusian surat pada tata
usaha ke bidang-bidang menjadi terhambat. Implementasi program yang digunakan pada Aplikasi E-
LOG BOOK Penatausahaan Untuk Disposisi Surat dan Arsip ini menggunakan framework Vue.js
dengan database Firestore yang menyediakan fasilitas untuk mempermudah proses pembuatan
aplikasi tersebut. Merancang aplikasi E-LOG BOOK pada Kantor Perum BULOG Divre Kalsel Kota
Banjarmasin, sehingga memudahkan tata usaha dan memberikan kemudahan untuk Pimpinan
wilayah serta bidang-bidang dalah hal pendistribusian surat yang telah diajukan. Dengan
diterapkannya aplikasi ini, di harapkan dapat memberikan kemudahan pada setiap jajaran yang ada
pada Perum BULOG Kanwil Kalsel untuk pengelolaan disposisi surat dan arsip yang dilakukan setiap
hari, aplikasi ini juga akan membantu pimpinan melakukan disposisi secara langsung agar
pendistribusian tidak terhambat, seluruh user yang terdaftar dapat memantau laporan apakah surat
sudah di tindak lanjuti.
Kata kunci: Aplikasi, E-LOG BOOK, Penatausahaan, BULOG
ABSTRACT
Public Company Logistics Affairs Agency, which can be called Perum Bulog, is a state public
company engaged in food logistics. At Perum BULOG, the administration of letters and archives is
still using Microsoft Excel, causing the distribution of letters in administration to fields to
be hampered. The implementation of the program used in the E-LOG BOOK Administration
Application for Letter and Archive Disposition uses the Vue.js framework with the Firestore database
which provides facilities to ease the process of making the application. Designing the E-LOG BOOK
application at the Perum Bulog Divre of South Kalimantan, Banjarmasin, to ease regional
administration and give improvements for the Leadership and fields in terms of distributing letters
that have been submitted. With the implementation of this application, it is hoped that it
can give benefits to every line in the Perum BULOG of the South Kalimantan Regional Office for
managing the disposition of letters and archives that are carried out every day, this application will
also help the leadership make dispositions directly so that distribution is not hampered, all registered
users can report reports whether it has been followed up.
Keywords: Application, E-LOG BOOK, Administration, BULOG
1. Pendahuluan
Kantor Perum BULOG adalah
perusahaan umum milik Negara yang bergerak
di bidang logistik pangan. Kantor Perum
BULOG Divre Kalsel beralamat di JL.A.Yani
Km 6 no.561 Banjarmasin, Perum BULOG
menyediakan komoditi pangan seperti beras,
gula, tepung, minyak goring, dan daging yang
dapat dibeli masyarakat luas. Sebagai
perusahaan Perum BULOG ditugaskan
pemerintah, untuk tetap melakukan kegiatan
menjaga harga dasar pembelian untuk gabah,
stabilisasi harga khususnya harga pokok,
menyalurkan beras untuk orang miskin
(Raskin) dan pengelolaan stok pangan. Kontor
Perum BULOG juga sering mengadakan pasar
murah untuk membantu masyarakat luas.
Kegiatan administrasi perusahaan di dilakukan
oleh tata usaha, bidang yang sangat berperan
penting mengatur dan jalur akses dengan pusat,
cabang maupun di luar perushaan seperti
instansi dan perushaan yang ingin bekerja
sama. Tata usaha selalu melakukan
pendistribusian surat dan fax dengan pusat
maupun cabang, tata usaha juga pendistribusi
surat, fax dan surat perjanjiaan antar instansi
maupun perushaan yang bekerjasama dengan
BULOG. Pada pendistribusian surat sering
terjadi kendala catatan surat atau fax yang
hilang dan juga sering terjadi dokumen-
dokumen penting yang hilang.
Beberapa penelitian telah dilakukan
berkaitan dengan aplikasi disposisi surat dan
arsip adalah penelitian dengan judul
“Pengembangan Aplikasi Pengarsipan Surat di
Bagian Infornatika Sekretariat Daerah
Kabupaten Garut untuk Kemudahan Dalam
Pendisposisian Surat” Aziz (2015), penelitian
“Aplikasi Pengarsipan Surat Menyurat Pada
Program Pascasarjana Universitas Islam
Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari
Banjarmasin” Faridah (2017), dan penelitian
“Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis
Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa” Pontoh
(2016).
Berdasarkan uraian dari latar belakang
di atas maka perlu di buat aplikasi untuk
pendistribusian serta pengarsipan surat pada
Perum BULOG dengan judul penelitian
“APLIKASI E-LOG BOOK
PENATAUSAHAAN UNTUK DISPOSISI
SURAT DAN ARSIP PADA KANTOR
PERUM BULOG DIVRE KALSEL KOTA
BANJARMASIN”.
2. Metode Penelitian
Dalam skripsi/penelitian ini ada
beberapa metode dalam memperoleh data.
Adapun metode yang dilakukan dalam
mengumpulkan data adalah sebagai berikut:
1. Metode Pengamatan (Observasi) :
Dengan metode ini bisa langsung
mengamati kegiatan yang sedang
berlangsung Pada Kantor Perum BULOG
Divre Kalsel kota Banjarmasin dan
bagaimana penatausahaan untuk disposisi
dan arsip surat.
2. Metode Wawancara (Interview) : Dengan
metode ini bisa berdialog secara tanya
langsung kepada karyawan tata usaha
yang menangani surat maupun fax yang
masuk pada Kantor Perum BULOG Divre
Kalsel Kota Banjarmasin untuk
mengetahui bagaimana pendistribusian
surat yang dilakukan dan pengarsipan
surat.
3. Studi Pustaka dan Studi Dokumentasi; ini
dilakukan dengan cara mempelajari,
meneliti dan menelaah berbagai literatur-
literatur dari perpustakaan yang
bersumber dari buku-buku, teks, jurnal
ilmiah, situs-situs di internet, dan bacaan-
bacaan yang ada kaitannya dengan topik
penelitian.
Kemudian untuk metode pengembangan
sistem perangkat lunak mengacu pada model
waterfall adalah salah satu model
pengembangan software, dimana kemajuan
suatu proses dipandang sebagai terus mengalir
ke bawah seperti air terjun. Dalam Model
Waterfall, setiap tahap harus berurutan, dan
tidak dapat meloncat ketahap berikutnya, harus
menyelesaikan tahap pertama baru lanjut ke
tahap ke dua dan seterusnya. Langkah-langkah
model waterfall dapat dilihat pada gambar
dibawah ini:
Gambar 1 Model Waterfall
1. Requirement Gathering and analysis
Tahap requirement atau spesifikasi
kebutuhan sistem adalah mengumpulkan
kebutuhan secara lengkap kemudian
dianalisis dan didefinisikan kebutuhan
yang harus dipenuhi oleh program yang
akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan
secara lengkap untuk bisa menghasilkan
desain yang lengkap.
2. System Design
Tahap selanjutnya adalah design, desain
dikerjakan setelah kebutuhan selesai
dikumpulkan secara lengkap.
3. Implementation
Tahap implementasi, yaitu desain
program diterjemahkan ke dalam
kode kode dengan menggunakan bahasa
pemrograman yang sudah ditentukan.
Program yang dibangun langsung diuji
baik secara unit.
4. Integration and Testing
Tahap penyatuan unit-unit program
kemudian diuji secara keseluruhan
(system testing).
5. Deployment of System
Tahap mengoperasikan program di
lingkungannya dan melakukan
pemeliharaan, seperti penyesuaian atau
perubahan karena adaptasi dengan situasi
sebenarnya.
6. Maintenance
Tahap proses pemeliharaan sistem yang
sudah dibangun.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Tahapan Analisis Kebutuhan Sistem :
a. Kebutuhan data
Pengolahan Data Surat Masuk
Pengolahan Data Fax Masuk
Pengolahan Data Surat Keluar
Pengolahan Data Fax Keluar
Pengolahan Data Nota Intern
Pengolahan Data Surat Perintah
Pengolahan Data Perjanjian Kerja
Pengolahan Data Surat Edaran
Disposisi Surat Masuk
Disposisi Fax Masuk
b. Kebutuhan Antarmuka
Tampilan Form Menu Login
Tampilan Form Menu Daftar
Tampilan Form Menu
Tampilan Form Dasboard
Tampilan Form Surat Masuk
Tampilan Form Menu Surat Keluar
Tampilan Form Fax Masuk
Tampilan Form Fax Keluar
Tampilan Form Nota Intern
Tampilan Form Surat Perintah
Tampilan Form Perjanjian Kerja
Tampilan Form Surat Edaran
2. Tahapan Desain
Gambar 2 Use Case Diagram
Gambar 3 Activity Diagram
3. Tahapan Implementasi
Gambar 4 Tampilan Form Login
Gambar 5 Tampilan Form Menu Daftar
Gambar 6 Tampilan Form Menu Dasboard
Gambar 7 Tampilan Form Surat Masuk
Gambar 8 Tampilan Form Form Surat
Keluar
Gambar 9 Tampilan Form Fax Masuk
Gambar 10 Tampilan Form Fax Keluar
Gambar 11 Tampilan Form Nota Intern
Gambar 12 Tampilan Form Surat Perintah
Gambar 13 Tampilan Form Surat Edaran
Gambar 14 Tampilan Form Perjanjian
Kerja
4. Tahap Pengujian
Jenis pengujian yang digunakan pada
aplikasi E-LOG BOOK Penatausahaan untuk
disposisi surat dan arsip pada Perum BULOG
ialah metode black box testing. Black box
testing ini lebih menguji ketampilan
luar(interface) dari suatu aplikasi agar mudah
digunakan. Berikut ini adalah black box testing
pada Perum BULOG:
Tabel 1 Tabel Pengujian sistem dengan metode
black box
4. PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan analisis, perancangan dan
implementasi dari Aplikasi E-LOG BOOK
Penatausahaan untuk disposisi surat dan arsip
pada Kantor Perum BULOG Divre Kalsel Kota
Banjarmasin yang telah dilakukan, dapat
ditarik kesimpulan bahwa, dengan
diterapkannya aplikasi ini, akan memberikan
kemudahan terhadap karyawan/ti pada Kantor
Perum BULOG untuk pendistribusian surat
baik yang di ajukan oleh bidang maupun yang
diajukan dari luar perusahaan karna pekerjaan
pada Perum BULOG harus memiliki dasar dari
pekerjaan tersebut yaitu surat yang diajukan
setiap harinya, dan juga aplikasi ini akan
membantu jajaran baik Pimpinan wilayah
maupun bidang untuk memonitoring apakah
yang diajukan sudah di tindak lanjuti dengan
adanya laporan setiap bulannya.
2. Saran
Dalam penelitian yang dilakukan, terdapat
saran-saran yang dapat digunakan sebagai
bahan pertimbangan dalam penelitian
selanjutnya, saran-saran tersebut yaitu:
a. Agar hasil disposisi Pimpinan wilayah
yang telah diteruskan pada bidang dapat
di tindak lanjuti pada aplikasi dan dapat
diteruskan kepada seksi yang sesuai
arahan disposisi kepala bidang.
b. Setiap bidang masing-masing dapat
menginputkan surat yang diajukan, untuk
diteruskan sekretaris kepada Pimpinan
wilayah.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1]. Aziz, U. A. (2015).
PENGEMBANGAN APLIKASI
PENGARSIPAN SURAT DI
BAGIAN INFORMATIKA
SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN GARUT UNTUK
MEMUDAHKAN DALAM
PENDISPOSISIAN SURAT.
[2]. Bulog.co.id. (2018). Diambil kembali
dari Visi dan Misi:
http://www.bulog.co.id/visimisi.php
[3]. Darmalaksana, W. (2018). LOG
BOOK. LOG BOOK PENELITIAN:,
2.
[4]. Dwi, E. (2020, Oktober 30).
PERATURAN DIREKSI
PERUSAHAAN UMUM (PERUM)
BULOG. (L. N. Hidayah,
Pewawancara)
[5]. Eko Budiono, S. M. (2019, Juli 28).
Diambil kembali dari Informasi
Elektronik dan Teknologi Elektronik
dalam Pembuktian:
https://ekobudiono.lawyer/2019/07/28
/informasi-elektronik-dan-teknologi-
elektronik-dalam-pembuktian/
[6]. Farida, M. (2017). APLIKASI
PENGARSIPAN SURAT
MENYURAT PADA PROGRAM
PASCASARJANA UNIVERSITAS
ISLAM MUHAMMAD ARSYAD
AL BANJARI.
[7]. [email protected]. (2018). Perum
BULOG. Diambil kembali dari
BULOG:
http://www.bulog.co.id/sejarah.php
[8]. [email protected]. (2019). Perum
BULOG. Diambil kembali dari
Sekilas Pengadaan:
http://www.bulog.co.id/sekilas_penga
daan.php
[9]. KBBI. (2019). Diambil kembali dari
Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI) Versi 2.8:
https://kbbi.web.id/disposisi
[10]. Lutfi, F. (2017, Januari 19).
CODEPOLITAN. Diambil kembali
dari Mengenal Node.js:
https://www.codepolitan.com/mengen
al-nodejs-5880234fe9ae3
[11]. Maps, G. (2020). Perum Badan Umum
Logistik (BULOG). Diambil kembali
dari BULOG Divre Kalsel Kota
Banjarmasin:
https://www.google.com/maps/place/P
erum+Badan+Urusan+Logistik+(Bulo
g)+-+Divre+Kalimantan+Selatan/@-
3.3493102,114.625766,18z/data=!4m8
!1m2!2m1!1sbulog!3m4!1s0x2de423e
49a274dd1:0x39a7aef7c8efcdbb!8m2!
3d-3.3492108!4d114.6265405
[12]. Muhardian, A. (2020, Januari 15).
Petani Kode. Diambil kembali dari
Pengenalan Dasar Vuejs untuk
Pemula:
https://www.petanikode.com/vuejs-
untuk-pemula/
[13]. Muhardian, A. (2020, Juli). Petani
Kode. Diambil kembali dari [Review]
Text Editor Visual Studio Code di
Linux:
https://www.petanikode.com/text-
editor-vscode/
[14]. Nayoan, A. (2019, Oktober 19).
NIAGAHOSTER. Diambil kembali
dari Pengenalan Node.js Lengkap bagi
Pemula:
https://www.niagahoster.co.id/blog/no
de-js-adalah/
[15]. Pontoh, G. R. (2016). Arsip Digital
Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada
PT. Abadi Pratama Perkasa.
[16]. Santoso, H. (2020, Januari 28).
Materibelajar.co.id. Diambil kembali
dari Pengertian Aplikasi Menurut Para
Ahli dan Sejarah Aplikasi:
https://www.materi.carageo.com/peng
ertian-aplikasi-menurut-para-ahli/