aplikasi ms project 2003beginner
DESCRIPTION
microsoft Project For BeginnerJust ShareTRANSCRIPT
PRESENTED BY
INSYIRAHMAN
PT BADAK BONTANG, 21 SEPTEMBER 2007
1
Pengantar
MS Project adalah suatu paket program komputer yangdapat membantu dalam menyusun perencanaan ,pelaksanaan dan pengontrolan jadwal dan biaya suatuproyek secara terperinci dalam lingkup kegiatan demikegiatan
Berfungsi juga dalam hal penjadwalan, pencatatan danpemantauan penggunaan sumberdaya manusia maupunperalatan dan mengemas dalam sajian laporan yangperalatan dan mengemas dalam sajian laporan yangakurat.
Karena MS Project ini adalah product dari Microsoft,maka aplikasi-aplikasi komputer seperti MS Excell dapatdipadukan untuk mencapai hasil yang maksimal
Disarikan dari “Aplikasi MS Project untuk Penjadwalan Kerjadalam Proyek Teknik Sipil”, oleh Syafriandi, Dinastindo 2003
2
PERENCANAAN
/ PLANNING
PELAKSANAAN/
UPDATING
PENGENDALIAN
/ CONTROLING
YES YES YES
YES YES YES
YES YES YES
3
Memulai MS Project 2003
1. Klik 2x icon MS Project 2003 di Desktop layar monitor atau
2. Klik “Start” kemudian “programs” kemudian “Microsoft offices” dan klik
“MS Project 2003”
4
Menu Utama MS Project:
Baris menu dan toolbar menu
Grafik kotak
kombinasi
dengan durasi
Tempat
memasukkan
Item pekerjaan dengan durasiItem pekerjaan
Menu
alternative
untuk
perencanaan
5
1. Tutup menu
alternative dengan
1x klik
Menutup Tampilan yang tidak perlu
2. Drag frame
pembatas ke arah
kanan
6
Sehingga layar utama
menjadi seperti ini
7
PERENCANAAN/ PLANNING
Mengatur project start:
Mengatur tanggal mulai project1. Klik “project information” pada menu baris “project”
2. Muncul kotak dialog “Project Information” dan klik
tanggal dimulainya project, misalnya 3 Juli 2007 dan
klik “OK”
8
PERENCANAAN/ PLANNING
Mengatur kalender “standard” project1. Klik “Change working time” pada menu baris Tools”
2. Muncul kotak dialog “Change working time” dan klik ‘options”
3. Muncul kotak dialog “options” dan atur Jam start dan jam selesai
9
PERENCANAAN/ PLANNING
Menulis Item Pekerjaan1. Ketik nama item pekerjaan pada kolom “Task Name” secara
otomatis kolom durasi, start dan finish akan terisi serta “gantt
chart “tergambar
Tertulis/ tergambar
secara otomatis
10
PERENCANAAN/ PLANNING
Mengelompokkan Item Pekerjaan1. Select item pekerjaan
2. Klik icon “indent”
11
PERENCANAAN/ PLANNING
Hasil mengelompokkan Item Pekerjaan
12
PERENCANAAN/ PLANNING
Memasukkan Durasi Item Pekerjaan1. Ketik durasi per item pekerjaan dan terlihat
setelah semua durasi diisikan
13
PERENCANAAN/ PLANNING
Memperpendek tampilan Grafik kotak1. Klik beberapa kali tombol “zoom out”
Dari harian menjadi
mingguan
14
PERENCANAAN/ PLANNING
Memasukkan hubungan ketergantungan setiap item pekerjaan1. Ketik pada kolom “Predecessor” hubungan yang dinginkan, misalnya: 3SS (Start to Start)
artinya pekerjaan no.4 “Survey/pengukuran lapangan” akan dimulai bersamaan dengan
pekerjaan no. 3 “Mobilisasi demobilisasi peralatan dan tenaga kerja”
4FS-7 days: Finish to Start
artinya: pekerjaan no.5
“Gudang” akan dimulai
setelah pekerjaan no.4
“Survey/pengukuran“Survey/pengukuran
lapangan” kurang 7 hari lagi
selesai
5: artinya: pekerjaan no.6
“Pek. Pembersihan Area”
akan dimulai setelah
pekerjaan no.5 “Gudang”
selesai dikerjakan
15
PERENCANAAN/ PLANNING
Hasil setelah memasukkan hubungan ketergantungan setiap
item pekerjaan
16
PERENCANAAN/ PLANNING
Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 1. Klik “Gantt Chart Wizard” pada menu “Format”
2. Pada Kotak dialog “Gantt Chart Wizard” klik “Next”
3. Klik “Custom Gantt Chart” dan klik “Next”
4. Klik “Yes” dan klik “Next”
5. Klik “Next”
6. Klik “Next”
7. Klik “Next”
17
PERENCANAAN/ PLANNING
Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 8. Klik “Next”
9. Klik “Baseline” dan klik “Next”
10. Klik “Date” dan klik “Next”
11. Klik “Yes” dan klik “Next”
12. Klik “Format It”
13. Klik “Exit Wizard”
18
PERENCANAAN/ PLANNING
Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 14. Klik “Tools” pada baris menu dan “Tracking”
serta “Save Basline”
15. Muncul kotak dialog “save baseline” kemudian
klik “OK”
19
PERENCANAAN/ PLANNING
Hasil menampilkan “Baseline” dan “Critical”
20
PERENCANAAN/ PLANNING
Menyimpan File1. Klik “Save As” pada menu “File”
2. Muncul kotak dialog “Save As”
3. Isi nama File dan tentukan folder penyimpanan
Mencetak Dokumen1. Klik “Print” pada menu “File”
2. Muncul kotak dialog “print”2. Muncul kotak dialog “print”
3. Pilih “printer name”
4. Klik “All” di “Timescale”
5. Check hasil print dengan klik “Preview”
6. Lakukan setting dengan klik “page setup”
7. Pada tab “Page” klik “Fit to”
8. Pilih kertas
9. Check lagi akan hasil cetakan dengan klik
tombol “print preview”
10. Lakukan pencetakan jika sudah sesuai dengan
yang dinginkan
21
PERENCANAAN/ PLANNING
Memasukkan Manhours1. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert
Column”
2. Muncul kotak dialog “Column Definition”
kemudian Pilih “Work” pada kolom “Field name”
dan klik OK
22
PERENCANAAN/ PLANNING
Memasukkan Manhours3. Ketik jumlah manhours untuk setiap item pekerjaan pada kolom “Work”
23
PERENCANAAN/ PLANNING
Memasukkan Harga1. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert
Column”
2. Muncul kotak dialog “Column Definition”
kemudian Pilih “Cost” pada kolom “Field name”
dan klik OK
24
PERENCANAAN/ PLANNING
Memasukkan Harga3. Ketik harga untuk setiap item pekerjaan pada kolom “Cost”
25
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S1. Klik kanan pada baris tool bar menu, klik
“Analysis” dan muncul toolbars group Analysis
26
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S2. Klik tombol “ Analyze Timescaled Data in Excell”
dan akan muncul kotak dialog “ Analyze
Timescaled Data in Excell Wizard step 1 of 5”
kemudian klik “Entire project” dan kemudian klik
“Next”
27
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S3. Pilih “Cost” pada kolom “Available fields” dan Klik
tombol “Add>>” kemudian tekan “Next”
4. Tentukan tanggal start project pada kolom “From”
dan tentukan tanggal finish project pada kolom
“To” serta pilih “weeks” pada kolom “Units”
kemudian tekan “Next”
28
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S5. Klik “Yes Please” lalu tekan “Next”
6. Klik tombol “Export Data”
29
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S7. Hasil Export ke Excell dalam bentuk
grafik
30
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S8. Hasil Export ke Excell dalam bentuk data grafik
Pola Gantt Chart Durasi dalam Mingguan
31
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S9. Lakukan edit pada data grafik
dengan menjumlahkan data
sehingga menjadi
“Cummulative” sehingga
terlihat pola kurva S nya
32
PERENCANAAN/ PLANNING
Membuat kurva S10. Terlihat hasil akhir dari kurva S
33
PELAKSANAAN/ UPDATING
Memasukkan kolom % Complete1. Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert Column”
2. Muncul kotak dialog “Column Definition” dan pilih “% Complete”
pada kolom “Field Name” kemudian klik OK
34
PELAKSANAAN/ UPDATING
Memasukkan kolom % Complete3. Tampak kolom % complete
35
PELAKSANAAN/ UPDATING
Memasukkan Tanggal dan progress % aktual1. Letakkan kursor pada item pekerjaan yang akan di update,
misalnya item no. 4 “Survey/ pengukuran lapangan”
2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task”
36
PELAKSANAAN/ UPDATING
Memasukkan Tanggal dan progress % aktual3. Isikan kolom “% complete = 20%”,
4. isikan “Actual dur: = 3” dan
5. isikan “Actual start= Jul 3’07” dan klik OK
37
PELAKSANAAN/ UPDATING
Memasukkan Tanggal dan progress % aktual6. Hasil updating terlihat durasi item pekerjaan no.4 “Survey /
Pengukuran lapangan” menjadi lebih lama yaitu 15 hari dari durasi
awal/ baseline 7 hari
7. Beberapa pekerjaan bergeser dari rencana awal terutama item
pekerjaan yang berada dijalur kritis atau “Critical path” sehingga
pekerjaan ini akan selesai pada tanggal 15 November 2007,
bergeser dari tanggal rencana awal 5 November 2007bergeser dari tanggal rencana awal 5 November 2007
38
PENGENDALIAN/ CONTROLING
Walaupun sasaran telah ditetapkan, adanya organisasi dankepemimpinan yang handal serta motivasi kerja yang tingginamun tanpa pengendalian maka mustahil proyek terlaksanadengan baik.
Tujuan pengendalian adalah memantau, mengkaji, mengadakan koreksi dan membimbing agar yang telahditetapkan terlaksana sesuai dengan perencanaan.
Pelaksanaan proyek berlangsung secara cepat danPelaksanaan proyek berlangsung secara cepat danpenyimpangan akan selalu terjadi dan harus segera terdeteksisehingga diperlukan sistem pengendalian yang realistik danmemberikan petunjuk akan adanya penyimpangan tersebut.
39
PENGENDALIAN/ CONTROLING
Ada 2 macam penyimpangan dalam proyek:1. Penyimpangan waktu terhadap jadwal2. Penyimpangan biaya terhadap anggaran
Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal
Untuk kasus pekerjaan dibawah ini, terlihat bahwa waktupelaksanaan pekerjaan no.4 Survey/ pengukuran lapanganmenyimpang dari 7 hari menjadi 15 hari, ini disebabkan % progress dalam 3 hari hanya 20 %progress dalam 3 hari hanya 20 %
40
PENGENDALIAN/ CONTROLING
Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal
Pertanyaan adalah: Bagaimana mengembalikan waktupelaksanaan pekerjaan agar kembali ke Baseline?
Lakukan langkah berikut:
1. Letakkan kursor pada item pekerjaan item no. 4 “Survey/ pengukuran
lapangan”
2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task” 2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task” (lihat halaman 36 )
3. Isikan kolom “% complete = 73%” (perkiraan),
4. isikan “Actual dur: = 5” dan
5. klik OK
41
PENGENDALIAN/ CONTROLING
Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal
Terlihat waktu sudah kembali ke baseline
42
PENGENDALIAN/ CONTROLING
Segera beri masukan ke Pelaksana lapangan:1. Pekerjaan no.4 “Survey/ pengukuran lapangan” dalam 2 hari
kedepan harus mencapai progress 73%2. Segera dan jangan ditunda-tunda untuk mencari strategi terbaik
dengan melaksanakan meeting bersama pengawas lapangan dankontraktor pelaksana
43
44