1

Công ty cổ phần iPOS.VN

ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN CUNG CẤP VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HỆ THỐNG POS CHO TNC GROUP

Hà Nội, 09/2016

2

MỤC LỤCPHƯƠNG ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG..................................................................1

GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHO HỆ THỐNG NHÀ HÀNG LEGEND BEER..............1

1. Đặt vấn đề...........................................................................................................3

1.1 Mở đầu...........................................................................................................3

1.2 Mục tiêu..........................................................................................................3

1.3 Yêu cầu..........................................................................................................3

1.3.1 Yêu cầu về hạ tầng..................................................................................3

1.3.2 Yêu cầu hệ thống phần mềm...................................................................4

2. Giải Pháp.............................................................................................................5

2.1 Mô hình hệ thống...........................................................................................5

2.1.1 Mô hình hệ thống tại điểm bán hàng........................................................5

2.1.2 Mô hình mô phỏng thiết bị máy...................................................................6

2.1.3 Mô hình hệ thống chuỗi nhà hàng............................................................6

2.2 Thiết kế phần mềm.........................................................................................7

2.2.1 Thiết kế giao diện phần mềm...................................................................7

2.2.2 Chức năng chính của sản phẩm phần mềm quản lý nhà hàng iPOS......8

3. Báo giá sơ bộ điểm Legend Beer Restaurant No2 - TTTM BigC Thăng Long - Hà Nội....................................................................................................................12

4. Kết luận.............................................................................................................13

5. Một số khách hàng tiêu biểu:.............................................................................13

3

1. Đặt vấn đề

1.1 Mở đầuXuất phát từ nhu cầu quản lý và phát triển với số lượng khách hàng lớn, nhu cầu quản lý hệ thống và dịch vụ đã đặt ra yêu cầu triển khai hệ thống quản lý Point Of Sale (POS) cho tập đoàn TNG Group

Đáp ứng yêu cầu này, iPOS.vn xin đề xuất phương án ứng dụng hệ thống quản lý căng-tin và dịch vụ cho trường THPT Nguyễn Siêu, đáp ứng các yêu cầu quản lý đúng, đầy đủ, kịp thời và đặc biệt phải phù hợp với đặc thù môi trường giáo dục của Trường.

1.2 Mục tiêuMục tiêu của giải pháp đề xuất là xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, đáp ứng tốt từ khâu phục vụ các học sinh cho đến việc quản lý tông thể của trường, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý order, hệ thống quản lý chính sách giá, hệ thống quản lý học sinh, thẻ trả trước, thống kê báo cáo, tùy chỉnh hệ thống báo cáo, tính mở, kết nối hệ thống website, kết nối hệ thống phần mềm kế toán…

1.3 Yêu cầu

1.3.1 Yêu cầu về hạ tầng Yêu cầu về máy móc thiết bị:

- Máy order trong căng tino Máy POS hoặc máy tính có màn hình cảm ứng. Cấu hình tối thiểu:

CPU: Intel Pentium DC G3240(3.1GHz/3MB), Bộ nhớ-RAM 2GB, HDD 160GB. Hệ điều hành: Windows XP, Windows 7, hoặc Windows 8

- Máy chủ trạm (Thu ngân)o Cấu hình máy chủ trạm tối thiểu: CPU: Core i3 3.0GHz, Ram 4GB,

HDD 160GB, Hệ điều hành: Windows XP, Windows 7, hoặc Windows 8

- Máy in nhiệt khô 80 tại quầy thu ngân, quầy căng-tin, bếp

Yêu cầu về truyền thông:

- Tại nhà hàng trong hệ thống:

o 01 đường truyền Internet ADSL: Minimum download speed: 2MBps, Minimum upload speed: 640Kbps.

o Có thể dùng giải pháp 3G có tốc độ tương đương.

o Thiết bị Internet load balancing ( đề xuất)

o Hệ thống mạng Lan kết nối với các thiết bị trong hệ thống như máy in, máy order, thu ngân.

4

1.3.2 Yêu cầu hệ thống phần mềm- Tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng hiện có.

- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý hiện tại, hệ thống quản lý chính sách giá theo hệ thống thẻ

- Hệ thống đảm bảo tính kết nối cao giữa các ứng dụng phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau, nhằm tránh trùng lắp thông tin và khai thác thông tin một cách tông thể ở mọi lúc, mọi nơi.

- Hệ thống có tính mở cao, dễ nâng cấp và bảo trì, có thể đáp ứng được các nhu cầu quản lý thông tin trong tương lai.

- Hệ thống phải dễ dàng trong việc sử dụng, giao diện thân thiện.

- Hệ thống phải đảm được tốc độ tối ưu cho nhân viên order, đẩy nhanh tốc độ phục vụ cũng như chất lượng phục vụ.

- Hệ thống phải đảm bảo việc quản lý từ xa, theo dõi chi tiết tình hình hoạt động kinh doanh tại nhà hàng bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu có kết nối internet, phải hỗ trợ trên các thiết bị di động để xem nhanh các mẫu báo cáo.

5

2. Giải Pháp

2.1 Mô hình hệ thống

2.1.1 Mô hình hệ thống tại điểm bán hàng

Chú thích:(1) Khách hàng chọn bàn, gọi món.

(2) Nhân viên ghi nhận các thông tin về số bàn, vị trí bàn, các món được gọi. Các thông tin này được nhập trực tiếp vào hệ thống iPOS. Hệ thống iPOS cũng hiển thị thông tin tức thời tình trạng bàn, món ăn của các bàn trên toàn bộ nhà hàng.

(3) Sau khi hệ thống iPOS ghi nhận thông tin, máy sẽ tự động in order tới máy in đặt tại khu chế biến (bếp, quầy bar) tương ứng với món ăn, đồ uống khách hàng đã chọn. Sau khi chế biến xong, đầu bếp chuyển món khách đã gọi kèm theo yêu cầu cho người phục vụ để chuyển tới khách.

(4) Khi khách yêu cầu tính tiền, thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ in hóa đơn từ hệ thống iPOS giao cho nhân viên phục vụ và chuyển tới khách hàng.

(5) Hệ thống iPOS tự động chuyển các thông tin tới máy chủ của toàn hệ thống chuỗi nhà hàng. Đồng thời, hệ thống cũng tự động cập nhật các thông tin như giá món, chiết khấu, giảm giá. từ quản lý áp cho toàn bộ hệ thống chuỗi nhà hàng.

6

Ghi chú:- Các chức năng của hệ thống iPOS được liệt kê ở phần 2.2.2

2.1.2 Mô hình mô phỏng thiết bị máy

Mô hình mô phỏng thiết bị máy

7

2.1.3 Mô hình hệ thống chuỗi nhà hàng

2.2 Thiết kế phần mềm

2.2.1 Thiết kế giao diện phần mềmPhần mềm iPOS với hệ thống mở rất dễ dàng cho việc thay đôi toàn bộ hệ

thống giao diện một cách nhanh chóng như:

Sơ đồ chính

8

Giao diện chọn bàn

Giao diện chọn món

9

Giao diện thanh toán

2.2.2 Chức năng chính của sản phẩm phần mềm quản lý nhà hàng iPOS Tính năng ưu việt của hệ thống:

iPOS được thiết kế tích hợp với những tiến bộ mới nhất về công nghệ phần cứng (màn hình cảm ứng, máy POS, PDA…).

Công nghệ quản lý tiên tiến theo chuẩn của thế giới và mô hình thực tiễn trong cách quản lý tại Việt Nam với mô hình quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng.

Chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh, tăng hiệu quả công việc.

Tối ưu hóa hoạt động quản lý, giảm chi phí quản lý.

Tùy biến hệ thống theo nhu cầu đặc thù.

Tùy biến các báo cáo đầu ra.

Hệ thống tính toán dữ liệu dựa trên các thông tin đầu vào chính xác.

Hệ thống có cơ chế tự động sao lưu nhằm lưu trữ dữ liệu phòng khi có sự cố. Trong trường hợp có sự cố xảy ra, chương trình có thể được khôi phục bằng dữ liệu đã sao lưu để đảm bảo tính an toàn dữ liệu.

Hệ thống mở, phù hợp với tình hình kinh doanh khi muốn thêm mới hay thay đôi cấu trúc hoạt động.

Dễ dàng sử dụng (đào tạo nhân viên trong vòng một ngày kể cả người chưa có kinh nghiệm về máy tính).

Hỗ trợ nhiều người sử dụng, tính ôn định, bảo mật cao trên internet.

10

Tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên phục vụ, giúp quản lý nhân viên một cách khoa học, chuyên nghiệp.

Thuận tiện cho việc nâng cấp sản phẩm.

Tạo sự yên tâm cho khách hàng vì phương pháp thanh toán chuyên nghiệp và khoa học tuyệt đối chính xác.

Các chức năng chính Chức năng hỗ trợ quản lý

Theo dõi, cập nhật toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh tại bất cứ đâu có kết nối internet.- Theo dõi lượng khách hàng đang trong nhà hàng.

- Theo dõi món ăn khách hàng gọi, tông hóa đơn thanh toán của khách hàng tại bất kỳ bàn nào.

- Phân quyền tại bất kỳ đâu và bất kỳ thời điểm nào cho nhân viên tại các địa điểm nhà hàng trong chuỗi.

Sắp xếp các yêu cầu đặt chỗ, cũng như sơ đồ bố trí phục vụ trong nhà hàng quản lý quy trình phục vụ nhiều bàn ăn cùng một lúc.- Chức năng đặt chỗ, cho phép theo dõi mọi yêu cầu của khách hàng đặt

chỗ, đặt món vào thời gian nào, từ đó giúp người quản lý kiểm soát được tình hình hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả nhất.

- Việc chuyển bàn, ghép bàn, tách bàn được thực hiện dễ dàng với thao tác cực kỳ đơn giản, thay đôi màu, kiểu bàn giúp cho người quản lý dễ định vị trong quy trình phục vụ.

- Thiết kế sơ đồ bàn ăn theo mô hình thực tế của nhà hàng.

- Sắp xếp bàn theo hình thức kéo, thả.

- Hỗ trợ giao diện bàn phong phú, đa dạng.

- Đáp ứng quy trình phục vụ nhiều bàn ăn cùng lúc mà không xảy ra tình trạng nhầm lẫn trong khâu gọi món ăn cũng như thời gian gọi món ăn của khách hàng (ví dụ như: người gọi trước được phục vụ sau, người gọi sau được phục vụ trước).

- Phân quyền đến từng bàn cho nhân viên.

Thay đổi thực đơn, chính sách bán hàng theo từng địa điểm.- Cập nhật chính sách giá, áp giá, chiết khấu cho từng món ăn, nhóm món

ăn, hóa đơn theo bàn (khách hàng thân thiết, chương trình khuyến mại …), tại từng địa điểm hay tất cả các địa điểm nhà hàng trong chuỗi.

- Thêm nhóm món mới, món mới, giá tương ứng bất kỳ lúc nào.

- Phân nhóm món ăn khoa học, dễ sử dụng.

- Hỗ trợ thay đôi vị trí nhóm món ăn cũng như món ăn giúp nhân viên bán hàng thao tác một cách nhanh chóng.

11

- Hỗ trợ cài đặt màu sắc từng nhóm món, món ăn, thứ tự trình bày.

- Hỗ trợ ghi chú từng món ăn, cài đặt hình ảnh của từng món.

Quản lý công thức định nghĩa món ăn.- Lập cấu thành nguyên vật liệu cho một món.

- Dựa vào cấu thành bô sung nguyên vật liệu.

- Trừ tồn nguyên vật liệu theo đúng định mức đã định nghĩa từ trước.

Quản lý xuất nhập tồn kho, nguyên liệu chế biến.- Chi tiết số lượng hàng nhập.

- Tông hợp số lượng hàng nhập.

- Chi tiết số lượng hàng bán.

- Tông hợp số lượng hàng bán.

- Chi tiết số lượng hàng tồn.

Quản lý bán hàng.- Hỗ trợ linh hoạt các thao tác: thêm món, bỏ món, ăn kèm.

- Hỗ trợ bán mang về.

- Hỗ trợ nhập tìm kiếm món ăn theo từ khóa hoặc mã món.

Chức năng hỗ trợ nhân viên thu ngân, kế toán.Quản lý chi tiết doanh thu, chi tiết hóa đơn theo thời gian.- Quản lý doanh thu theo thời gian.

- Quản lý doanh thu theo hóa đơn.

- Quản lý hàng bán trả lại từ khách hàng.

- Quản lý khả năng tiêu thụ của từng món ăn.

- Quản lý doanh thu theo nhóm món ăn.

- Quản lý doanh thu theo từng khách hàng.

- Biểu đồ doanh thu theo từng điểm.

Báo cáo bán hàng, doanh số của từng nhân viên- Chi tiết hóa đơn bán hàng, tông kết báo cáo doanh thu của từng nhân

viên trong mỗi ca làm việc.

- Báo cáo chi tiết doanh thu theo ngày, tuần, tháng, năm.

- Báo cáo doanh thu qua SMS.

- Các báo cáo có thể xuất ra các file Excel, PDF, Word, HTML. Xử lý các hình thức thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng- Thanh toán bằng tiền mặt.

- Thanh toán bằng thẻ do nhà nhà phát hành.

- Thanh toán bằng thẻ hỗ trợ liên kết các ngân hàng.

- Cho phép ghi nợ của khách hàng.

12

Cung cấp thông tin thiết lập các báo cáo tài chính.- Biểu đồ doanh thu hỗ trợ thiết lập các báo cáo tài chính theo ngày, tháng,

quý, năm một cách chính xác.

Áp dụng những chương trình giảm giá, khuyến mại phù hợp theo các tiêu chí khác nhau.- Hỗ trợ giảm giá trên hóa đơn dành cho khách hàng thân thiết.

- Hỗ trợ giảm giá, khuyến mại theo chương trình của nhà hàng.

Chức năng hỗ trợ bộ phận chăm sóc khách hàng- Hỗ trợ giảm giá, khuyến mại theo chương trình của nhà hàng theo từng

phút, từng giờ hay theo từng thời gian chương trình nhà hàng

- Theo dõi được doanh thu, chương trình tích lũy điểm tặng quà hội viên

- Tự động gửi tin nhắn SMS, email cho khách hàng nhân dịp sinh nhật hay các ngày lễ tết theo chương trình nhà hàng.

Chức năng hỗ trợ bộ phận bếp, bar.Cập nhật và in danh sách các món được order ngay tại bếp, bar.- Thông tin món ăn được in ngay tại bếp.

- Thông tin danh sách đồ uống được in tại quầy bar.

- Thông tin danh sách món ăn bỏ, hoặc gọi thêm được in tại bếp.

- Thông tin danh sách các đồ uống bỏ, hoặc thêm được in tại quầy bar.

3. Báo giá sơ bộ điểm Legend Beer Restaurant No2 - TTTM BigC Thăng Long - Hà Nội

Phần Mềm:

Sản phẩm Số lượng Đơn vị Đơn giá Thành tiền

Phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng

(Cài trên 1 máy thu ngân)01 Phiên bản 8,000,000 8,000,000

Phần mềm quản lý bán hàng

Phiên bản thứ hai01 Phiên bản 6,000,000 6,000,000

13

Phần mềm quản lý bán hàng

phiên bản thứ ba, bốn, năm04 Phiên bản 4,000,000 16,000000

Phần mềm từ xa (Đầu tư duy nhất 1 lần cho toàn bộ hệ thống LegendBeer)

Phần mềm quản lý từ xa

(Theo license)01 Phiên bản 8,000,000 8,000,000

Gói phần mềm quản lý từ xa

(Gói cài cho 10 máy)01 Gói 40,000,000 40,000,000

Quản trị xem báo cáo từ xa qua

điện thoại, ipad…01 Phiên bản 3,000,000 3,000,000

Phần cứng:

Sản phẩm Số lượng Đơn vị Đơn giá Thành tiền

Màn hình cảm ứng OTEK

OT15TB01 Chiếc 6,900,000 6,900,000

Case Dell 3010DT core i3 (Máy

chủ trạm)01 Chiếc 9,100,000 9,100,000

Case Lenovo đồng bộ (máy

Order)01 Chiếc 7,290,000 7,290,000

Máy in nhiệt iPOS PRP085 01 Chiếc 2,990,000 2,990,000

Két tiền tự động RT-410 Cash Drawer 01 Chiếc 1,750,000 1,750,000

* Thông số các thiết bị phần cứng theo file đính kèm

4. Kết luậnViệc hoàn thiện và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý là một yêu cầu cấp bách hiện nay của nhà hàng Legend Beer. Nếu dự án được thực hiện sẽ đem lại hiệu quả lớn cho công tác quản lý và hoạt động cung cấp dịch vụ, thể hiện ở:

Hiện đại hóa công tác quản lý. Thông tin trong quản lý được cung cấp một cách chính xác, kịp thời và đầy

đủ. Chuyên nghiệp hóa, nâng cao hình ảnh nhà hàng Kích cầu khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ

14

Quản lý tông thể và chi tiết trên toàn hệ thống Thay thế một phần công việc thủ công bằng công việc sử dụng CNTT, đảm

bảo tính thống nhất, nhanh chóng, chính xác. Giảm tối đa sự tác động của yếu tố con người, nâng cao hiệu suất làm việc

của nhân viên. Nâng cao năng lực khai thác CNTT của nhân viên.

Để đạt được những hiệu quả nêu trên, chúng tôi đề nghị quý công ty Legand Beer, phê duyệt dự án và quan tâm đầu tư kinh phí để có thể triển khai theo đúng kế hoạch.

5. Một số khách hàng tiêu biểu:

Chuỗi nhà hàng bia Goldmalt

Cơ sở 1: 416 Kim Liên Mới- Hà Nội

Cơ sở 2: Linh Đàm - Hà Nội

Cơ sở 3: Số 34G Trần Phú - Hà Nội

Cơ sở 4: Số 65 Ngô Thì Nhậm - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Cơ sở 5: Số 397 Trường Chinh - Hà Nội

Cơ sở 6: Số 9 Hoàng Cầu - Hà Nội

Cơ sở 7: Số 2 Lê Đức Thọ - Mai Dịch - Cầu Giấy - Hà Nội

Cơ sở 8: TP Hải Phòng

Cơ sở 9: Số 41 Hai Bà Trưng - Tô 12 - P. Nguyễn Trãi - TP Hà Giang

Cơ sở 10: Tân Sơn Nhất - TP Hồ Chí Minh

Cơ sở 11: Nhà 13- No1A- KĐT mới Sài Đồng- P. Phúc Đồng- Q. Long Biên- Hà Nội

Cơ sở 12: 65C Quán Sứ - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Chuỗi Quán Ăn Ngon - Công ty TNHH Phúc Hưng Thịnh

Cơ sở 1: 18 Phan Bội Châu- Hoàn Kiếm - Hà Nội

Cơ sở 2: 34 Phan Đình Phùng - Ba Đình - Hà Nội

Cơ sở 3: B2 Vincom Royal City - 72 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Cơ sở 4: 25T2 Trung Hòa Nhân Chính - Cầu Giấy - Hà Nội

15

Cơ sở 5: Bar Croptop 83B Lý Thường Kiệt - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Chuỗi hệ thống thuộc Nhà hàng Ngọc Sương

Cơ sở 1: Tầng 4 - Sân bay Nội Bài - Hà Nội

Cơ sở 2: Tầng 1 - Sân bay Nội Bài - Hà Nội

Cơ sở 3: 106 Sương Nguyệt Ánh- Quận 1- TP. Hồ Chí Minh

Hệ thống nhà hàng thuộc chuỗi Nhà hàng Ngọc Trai

Cơ sở 1: 18 Trần Thái Tông- Cầu Giấy- Hà Nội

Cơ sở 2: D2- R1 - 26 - 27 Royal City- 72 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân - Hà Nội

Cơ sở 3: D2 - R4 - 45 - 46 Royal City- 72 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân - Hà Nội

Cơ sở 4: D2 - R2 - 56 Royal City- 72 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân - Hà Nội

Cơ sở 5: D2-R2-K4K9 Royal City - 72A Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Chuỗi Nhà hàng Phố biển - Công ty CP đầu tư và du lịch Thiên Sơn

Cơ sở 1: 98 Thái Thịnh - Đống Đa - Hà Nội

Cơ sở 2: 89 Lê Đức Thọ - Mỹ Đình - Hà Nội

Cơ sở 3 Số 27A Lý Thái Tô - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Cơ sở 4: Số 94 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Cơ sở 5: 14 Tràng Thi - Hòan Kiếm - Hà Nội

Cơ sở 6: Số 2 Chương Dương Độ, Long Biên, Hà Nội

Hệ thống nhà hàng Nhật thuộc tập đoàn đá quý Doji

Nhà hàng Nhật - Akari MoonTầng 16 Ruby Plaza - 44 Lê Ngọc Hân - Hai Bà Trưng - Hà NộiNhà hàng Việt - Ngọc Mai VàngTầng 17 Ruby Plaza - 44 Lê Ngọc Hân - Hai Bà Trưng - Hà NộiNhà hàng Nhật - Akari SunTầng 15 Ruby Plaza - 44 Lê Ngọc Hân - Hai Bà Trưng - Hà NộiNhà hàng Việt - Ngọc Mai ĐỏTầng 15 Ruby Plaza - 44 Lê Ngọc Hân - Hai Bà Trưng - Hà NộiBar DOJITầng 2 Ruby Plaza - 44 Lê Ngọc Hân - Hai Bà Trưng - Hà Nội

16

Chuỗi Nhà hàng bia tươi Hoàng Đạt

Cơ sở 1: 124 Hai Bà Trưng- Hoàn Kiếm - Hà Nội

Cơ sở 2: 363 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội

Beer Club Bazooka

Số 5 Nguyễn Xiển - Thanh Xuân - Hà Nội

The Camorra beer

20 Núi Trúc - Ba Đình - Hà Nội

Chuỗi Nhà hàng Dạ Lan

Nhà hàng Dạ Lan - Công ty Cô phần Dạ Lan630 Quang Trung 2 - P.Đông Vệ - TP.Thanh HóaNhà hàng Dạ Lan - Công ty Cô phần Dạ LanSố 87 Lê Hoàn - P.Trường Thi - TP.Thanh HóaNhà hàng Dạ Lan - Công ty Cô phần Dạ LanSố 1 Phan Chu Trinh - P. Điện Biên - TP Thanh Hóa

Và hơn 1.500 điểm bán hàng trên toàn quốc